Using formula in word

In this example was used a simple formula to calculate a discount rate:

See
How to turn on or turn off highlighting off fields in a Word document
and
Show blue hyperlink instead of { HYPERLINK link }.

To create a formula like the one above, it is necessary to make two steps:

   1.   Create a bookmark (variable) for every parameter.

   2.   Create a formula.

To perform these steps, do the following:

   1.   Create a field with the volume of a parameter:

   1.1.   Position the cursor in the document.

It doesn’t important, where: where this variable should be shown in the first time or anywhere in
the text (see both examples below).

   1.2.   On the Insert tab, in the Text group,
select the Quick Parts drop-down list and the click on Field…:

   1.3.   In the Field dialog box:

   1.3.1.   In the Field names list, select the
command Set and click the Field Codes button:

   1.3.2.   In the Field codes textbox, after
proposed SET type the name of this bookmark (variable) and the value.

For example:

   1.3.3.   Click OK to insert the current field in
you document:

Note: Instead of making steps 1.1-1.3, you can press Ctrl+F9 to insert a
field in your document and type:

SET <name> <value>

To create the bookmark (variable) as you type, just update a field: right-click on the field and
choose Update field in the popup menu:

   2.   Repeat the step 1 for every bookmark (variable)
that you want to define.

In this example, the discount with volume 5.

   3.   To insert the bookmark (variable) in the text, do
the following:

   3.1.   Position the cursor where you want to insert the
value of some bookmark (variable).

   3.2.   On the Insert tab, in the Text group,
select the Quick Parts drop-down list and the click on Field….

   3.3.   In the Field dialog box, click the
Formula… button:

   3.4.   In the Formula dialog box, in the
Paste bookmarks drop-down list, if you made all correctly on the previous steps, you will
see all variables that you have created:

Choose one and click OK. For example, price:

Note: Instead of making steps 3.1 – 3.4, if you can press Ctrl+F9 to insert
a field in you document and type:

= <bookmark name>

   4.   To insert a formula, do the following:

   4.1.   Position the cursor where you want to insert
the formula.

   4.2.   On the Insert tab, in the Text group,
select the Quick Parts drop-down list and the click on Field….

   4.3.   In the Field dialog box, click the
Formula… button.

   4.4.   In the Formula dialog box type the
formula:

The first variant where each of the variables defined before their values in the text:

The second variant where the variables defined before the text:

See
Functions and formulas in a Word document
for more details.

Note: The field { SET *** } doesn’t shown in the document by default. So,
this field can be easily removed by mistake with any other text or paragraph. To avoid missing
this field, we recommend use a field { Quote *** } to keep the definition and the first
using of the parameter:

See also this tip in French:
Comment calculer des formules dans un document Word.

Функциональные возможности текстового редактора Microsoft Word на деле не ограничиваются одной только работой с текстом. Так, это офисное приложение позволяет создавать таблицы, диаграммы и графики, добавлять и изменять изображения и много чего другого. Одной из наиболее интересных, хотя и не самых очевидных функций является вставка формул и уравнений, а также их создание с нуля. О том, как это делается, расскажем в данной статье.

Читайте также:
Вставка изображений в Microsoft Word
Создание диаграмм в программе MS Word

Добавление формулы в Ворде

Как и в случае с большинством объектов, работа с которыми поддерживается Word, добавление и создание формул в текстовом документе осуществляется во вкладке «Вставка». На выбор пользователю предоставляется четыре различных варианта — от использования готовых шаблонов до самостоятельного создания записи и даже ее ручного ввода. Все это, а также некоторые дополнительные возможности и нюансы, подробнее рассмотрим далее, но прежде всего расскажем и покажем, как перейти к интересующему нас разделу программы.

1. Из главного окна Майкрософт Ворд перейдите во вкладку «Вставка».



2. В группе инструментов «Символы» (крайняя справа) разверните меню пункта «Уравнение», нажав левой кнопкой мышки (ЛКМ) по указывающей вниз стрелке справа от наименования.



3. Выберите подходящий вариант вставки формулы, а точнее, уравнения, ведь в программе этот раздел называется именно так.



Примечание: В Microsoft Word 2003 встроенные средства для создания уравнений и работы с ними отсутствуют. Если вы до сих пор пользуетесь этой версией программы, ознакомьтесь с последней частью данной статьи.

Способ 1: Выбор шаблонных и часто используемых примеров

В меню создания уравнений Microsoft Word есть несколько готовых шаблонов, для добавления любого из которых в документ достаточно просто нажать по нему ЛКМ. В числе таковых следующие:

Конечно же, большинству пользователей этого будет недостаточно, а потому неудивительно, что столь скромный список можно пополнить как собственными формулами, так и дополнительными уравнениями на сайте Office.com, которые на самом деле доступны прямо в программе. Для их выбора и последующей вставки просто наведите указатель курсора на соответствующий пункт меню добавления новой записи.

Далее кратко расскажем о том, каким образом осуществляется работа с изначально отформатированными, шаблонными математическими записями в Ворде.

Примечание: Для всех формул и уравнений, как шаблонных, так и записанных вручную, применяется шрифт Cambria Math, и изменить его невозможно. Все остальные параметры (изменение типа начертания, размера, цвета и т. д.) при этом остаются доступными.

Сразу же после добавления шаблонного уравнения (как и любого другого) вы будете перенаправлены на вкладку «Конструктор» (не путайте с той, что изначально присутствует не панели инструментов Microsoft Word и расположена между вкладками «Вставка» и «Макет», ранее она называлась «Дизайн»).

Примечание: Вкладка «Конструктор», посредством которой осуществляется вся работа с формулами, активна и открыта исключительно в то время, когда выделено поле вставки нового уравнения и/или вы с ним взаимодействуете.

Здесь представлены три основных категории инструментов, а именно:

• Преобразования;
• Символы;
• Структуры.

Получить доступ к возможностям «Преобразования» можно и через меню с блоком добавленной формулы – просто нажмите ЛКМ на указывающий вниз треугольник. Помимо прочего, отсюда же можно сохранить уравнение в виде шаблона, о чем мы еще расскажем, и определить тип его выравнивания на странице документа.

Если в добавленную запись потребуется внести изменения, используйте инструментарий разделов «Символы» и «Структуры».

Закончив работу с уравнением, просто кликните по пустой области страницы. Если нажать после этого на пробел, запись, изначально вставленная посередине, будет выровнена по левому краю (или по тому, который задан в качестве параметров выравнивания по умолчанию для текущего документа).

Способ 2: Самостоятельное создание уравнений

Куда более часто требуется добавить в текстовый документ не шаблонную запись, а произвольное или просто отсутствующее в списке «Встроенные» уравнение. Делается это следующим образом:

1. В выпадающем списке меню «Уравнение» выберите пункт «Вставить новое уравнение», после чего на страницу будет добавлено поле для записи.
   

   Примечание: Для вставки поля для ввода формулы, которое называется «Место для уравнения», можно воспользоваться горячими клавишами, а именно, комбинацией «ALT+=».

   

2. Для рукописного ввода уравнения воспользуйтесь элементами, представленными во второй и третьей группе инструментов вкладки «Конструктор» — «Символы» и «Структуры».
   
   В число последних входят следующие:
   • Дробь;
   • Индекс;
   • Корень;
   • Интеграл;
   • Крупный оператор;
   • Скобка;
   • Функция;
   • Диакритические знаки;
   • Предел и логарифм;
   • Оператор;
   • Матрица.

   
   Вот пример того, как можно записать простое уравнение:

   • Для начала выбираем подходящую структуру (в нашем примере это «Верхний индекс»).
   • Затем ставим символ (такие как плюс, минус, равно, умножить можно ввести и с клавиатуры, остальные же выбираются на панели «Символы»).
   • Аналогичным образом записываем остальные элементы примера.

   

3. После того как вы введете формулу, кликните ЛКМ по пустой области страницы.
   

   Если потребуется, выровняйте расположение записи по левому краю, нажав пробел или обратившись к меню дополнительных действий (выпадающий список блока с уравнением).


В сравнении с рассмотренным нами выше способом вставки шаблонных формул, их самостоятельное создание предоставляет куда более широкие возможности. Именно таким образом можно добавить в текстовый документ запись любой сложности и структуры, хотя и выполняется данная процедура не всегда удобно.

Способ 3: Рукописный ввод уравнений

Если набор математических символов и структур, представленных во вкладке «Конструктор» и предназначенных для самостоятельного создания записей, вас по каким-то причинам вас не устраивает, формулу или уравнение можно добавить и старым-добрым способом – написав его от руки, а точнее, с помощью мышки (или стилуса на устройствах с сенсорным экраном). Делается это следующим образом:

1. В меню вставки нового уравнения выберите предпоследний пункт «Рукописное уравнение».



2. Будет открыто окно «Ввод математической формулы», верхняя часть которого является областью предварительного просмотра, нижняя – панелью инструментов, а наибольшую часть занимает расположенная посредине область для ввода.
   
   Как раз в ней с помощью мышки (или стилуса, если таковой поддерживается экраном) и инструмента «Написать» и следует писать формулу от руки. Старайтесь делать это аккуратно, так как алгоритм распознавания рукописного текста отнюдь не совершенен.
   

   Примечание: По ходу написания формулы поле для ее ввода будет автоматически расширяться.

   
   Если вы допустили ошибку, воспользуйтесь инструментом «Стереть», который удаляет сразу весь выбранный символ.
   
   Помимо удаления, доступно и исправление ошибок, что делается инструментом «Выбрать и исправить». С его помощью выделяете символ, обводя его по кругу, а затем из выпадающего меню выбираете то, на что вы хотите его заменить.
   

   Выделять можно и более одного символа, к примеру, букву и степень, и в таком случае будет доступно еще больше вариантов исправления. Все это явно пригодиться в тех случаях, когда алгоритм программы спутает один символ с другим, например, цифру «2» и латинскую букву «Z», или просто некорректно его распознает.
   
   При необходимости вы также можете очистить поле для рукописного ввода и начать писать формулу заново.



3. Для добавления созданной вручную записи на страницу нажмите по кнопке «Вставка», расположенной в нижней области окна «Ввод математической формулы».



Дальнейшее взаимодействие с формулой ничем не отличается от шаблонных и тех, что созданы посредством встроенных в Ворд символов и структур.

Сохранение собственных формул в качестве шаблона

Если в процессе работы с документами вам часто требуется записывать одни и те же формулы, разумно будет добавить их в список часто используемых. Таким образом вы создадите готовый шаблон, который будет доступен из меню вставки буквально в пару кликов мышкой.

1. Создайте формулу, которую хотите добавить в список шаблонов, а затем выделите ее нажатием ЛКМ по «рамке».



2. Нажмите на кнопку «Уравнение», расположенную в группе «Сервис» (вкладка «Конструктор») и в появившемся меню выберите пункт «Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию уравнений…».



3. В появившемся диалоговом окне придумайте имя для сохраняемой формулы. В выпадающем списке «Коллекция» выберите пункт «Уравнения» и, при желании, определите категорию или оставьте ту, которую автоматически «подберет» программа.



4. В случае необходимости определите другие параметры (добавьте описание и выберите то, куда сохраняемое уравнение будет добавляться), после чего нажмите «ОК».



5. Сохраненная в качестве шаблона формула появится в списке быстрого доступа Ворд, который открывается сразу после нажатия на кнопку «Уравнение» («Формула») в группе «Сервис».

Вставка формулы в ячейку таблицы

Несмотря на то что в пакете Microsoft Office за работу с таблицами отвечает Excel, Word тоже позволяет создавать и обрабатывать элементы данного типа. Да, возможности текстового редактора в этом плане куда более скромные, чем у его собрата, но для решения базовых задач встроенной функциональности будет достаточно.

Вставка непосредственно уравнений, шаблонных или самостоятельно созданных, в таблицу осуществляется ровно по тому же алгоритму, что и во всех рассмотренных нами случаях, что можно понять из представленного выше скриншота. Однако помимо этого в программе имеется возможность добавления именно формулы в любую ячейку таблицы Ворд, по типу того, как это делается в Экселе. Об этом далее и расскажем.

Читайте также:
Создание таблиц в Word
Работа с таблицами в MS Word

1. Создайте таблицу, если не сделали это заранее, а затем выделите кликом ЛКМ ту ее ячейку, в которую будет добавлена формула.
2. Перейдите во вкладку «Макет», но не ту, что в основной группе вкладок, а ту, которая располагается в категории «Работа с таблицами», и нажмите там по кнопке «Формула» (группа инструментов «Данные»).
   

   Примечание: Если просто навести указатель курсора на кнопку «Формула», можно увидеть краткое описание того, что данная функция позволяет. С ее помощью можно добавить в ячейку таблицы формулу для выполнения простого расчета, например, среднего значения или суммы.



3. В небольшом диалоговом окошке, которое будет открыто, впишите в первую строку формулу, во второй определите формат числа, а в третьей, если это потребуется, выберите функцию, которую требуется вставить в формулу. Сделав все это, нажмите «ОК» для закрытия окна и добавления созданной записи в ячейку таблицы.



У вас может возникнуть вполне логический вопрос – как правильно записывать такие формулы, какой у них должен быть синтаксис? Общий алгоритм в данном случае мало чем отличается от такового в MS Excel, с той лишь разницей, что переменными в записи выступают не адреса ячеек, а их расположение – над ячейкой (ABOVE) или под ней (BELOW), справа (RIGHT) или слева от нее (LEFT). Например, вот так будет выглядеть формула суммы значений:

=SUM(ABOVE)

В нашем примере она записана в в четвертую ячейку третьей строки таблицы, а значит, будет суммировать указанные над ней значения: 25+17, что равно 42.

Остальные примеры различных вариантов записи формулы суммы для таблиц в Ворде показаны на следующем изображении, а под ним есть ссылка на официальную страницу поддержки на сайте Microsoft, посвященную данной теме — на ней можно найти синтаксис всех поддерживаемых программой формул и подробное описание их использования.



Работа с формулами в таблицах MS Word

Работа с формулами в Microsoft Word 2003

Как было сказано во вступлении, в Ворд 2003 нет собственных средств для добавления, изменения и создания уравнений и формул. Но решение нашей сегодняшней задачи, хоть и весьма ограниченное, доступно и в этой версии программы. Используются для этих целей специальные надстройки — Microsoft Equation и Math Type, об использовании которых мы кратко расскажем далее.

1. Откройте вкладку «Вставка» и выберите пункт «Объект».
2. В открывшемся диалоговом окне выберите «Microsoft Equation 3.0» и нажмите на кнопку «ОК».
3. Сразу же после этого будет открыто небольшое окно под названием «Формула», в котором можно выбирать математические символы и структуры, аналогичные таковым в более новых версиях Microsoft Word, и использовать их для создания формул и уравнений любой сложности.

Для того чтобы выйти из режима работы с формулами, просто кликните левой кнопкой мышки по пустому месту на листе. К сожалению, помимо самостоятельного, причем весьма ограниченного в функциональном плане, создания математических выражений, для решения нашей сегодняшней задачи Ворд 2003 не предоставляет более никаких возможностей.

Заключение

Несмотря на то что Microsoft Word предназначен в первую очередь для работы с текстом, в нем возможно в том числе и выполнение таких отнюдь не рутинных задач, как вставка шаблонных уравнений и формул, их изменение или создание с нуля, и даже рукописный ввод.

Create Calculations in Word Tables Using Formulas

by Avantix Learning Team | Updated October 9, 2021

Applies to: Microsoft^® Word^® 2013, 2016, 2019 or 365 (Windows)

You can insert formulas in Word tables to perform calculations. These formulas can include functions such as SUM or AVERAGE or basic operators. When you insert formulas in Word tables, you are really inserting fields so the fields will need to be updated if the data in the table changes. For more complex calculations, it’s usually best to create formulas in Excel where they will update automatically.

Formulas and functions in Word tables only work with numbers. You can’t perform text calculations or output text.

Recommended article: 3 Simple Ways to Copy or Import Excel Data into Word (Linked or Unlinked)

Note: Buttons and Ribbon tabs may display in a different way (with or without text) depending on your version of Word, the size of your screen and your Control Panel settings. For Word 365 users, Ribbon tabs may appear with different names. For example, the Table Tools Design tab may appear as Table Design.

To insert a formula in a cell in a Word table, you’ll need to use the Function command on the Table Tools Layout or Table Layout tab in the Ribbon:

Do you want to learn more about Microsoft Word? Check out our virtual classroom or live classroom Word courses >

Understanding formula syntax

When you insert a table in Word, each column and row are identified like cells in Excel worksheets and each cell is assigned a cell reference. In a Word table, the first column would be column A and the first row would be row 1 so the first cell would be identified as A1. Therefore, you can create calculations that refer to cells (such as =A1+A2).

In Word and Excel, you can use the same basic operators:

• addition (+)
• subtraction (-)
• multiplication (*)
• division (/)

Typically, formulas in Word tables are created using common functions such as SUM, AVERAGE, MIN, MAX or COUNT and refer to a range. They must start with an equal sign (=).

You can refer to ranges of cells using ABOVE, LEFT, RIGHT or BELOW as the arguments for functions. If you’re trying to sum the cells at the bottom of a column, the formula would be =SUM(ABOVE). You can also combine these arguments. For example, you could enter a formula =SUM(ABOVE,LEFT) and it would sum all cells that are above and to the left of that cell. Functions can also refer to cell references such as =SUM(C1:C10). You can also refer to individual cells such =SUM(B1,C1,D5).

Word tables can also perform more complex calculations using the IF function with the syntax =IF(test,true,false). For example, =IF(A5>=1000,0,50) could be used to calculate a shipping cost of 50 if orders are less than 1000. You can also use the AND and OR functions with the IF function.

Inserting a formula in a table

To insert a formula in a table:

1. Click in the cell where you want to enter a formula.
2. Click the Table Tools Layout or Table Layout tab in the Ribbon.
3. Select Function (fx) in the Data group. A dialog box appears. Word will typically insert a function and arguments in the Formula box.
4. If you want to accept the suggested formula, click OK. If you want to change the formula, click in the Formula box and enter a formula (starting with =). You can also choose other functions from the Paste Function drop-down menu.
5. If necessary, select a format from the Format drop-down menu.
6. Click OK. Word inserts the formula as a field and displays the results.

The Function dialog box appears as follows with a formula and a format selected:

Updating a formula

If the original data changes, you can right-click the Formula field and select Update from the drop-down menu or press F9. If you want to update all formulas in a table, select all of the cells in the table and press F9. To select the entire table, click the four arrows on the top left of the table.

Changing a formula

To change a formula in a table:

1. Right-click the formula or error. A drop-down menu appears.
2. Select Edit field.
3. Make the desired changes.
4. Click OK.

Updating all fields

To update all fields in all tables:

1. Press Ctrl + A to select all.
2. Press F9.

Formula fields are just one type of field you can use in Word. There are many other fields that can insert variable information in Word documents.

Subscribe to get more articles like this one

Did you find this article helpful? If you would like to receive new articles, join our email list.

More resources

4 Ways to Create a Table in Word

How to Insert Fields in Word (Built-in or Custom)

5 Ways to Insert the Division Symbol in Word (Type or Insert ÷)

How to Insert Reusable Text Snippets in Word with Quick Parts

10 Microsoft Word Tips, Tricks and Shortcuts for Selecting in Tables

Related courses

Microsoft Word: Intermediate / Advanced

Microsoft Excel: Intermediate / Advanced

Microsoft PowerPoint: Intermediate / Advanced

Microsoft Word: Long Documents Master Class

Microsoft Word: Styles, Templates and Tables of Contents

Microsoft Word: Designing Dynamic Word Documents Using Fields

VIEW MORE COURSES >

Our instructor-led courses are delivered in virtual classroom format or at our downtown Toronto location at 18 King Street East, Suite 1400, Toronto, Ontario, Canada (some in-person classroom courses may also be delivered at an alternate downtown Toronto location). Contact us at info@avantixlearning.ca if you’d like to arrange custom instructor-led virtual classroom or onsite training on a date that’s convenient for you.

Copyright 2023 Avantix^® Learning

Microsoft, the Microsoft logo, Microsoft Office and related Microsoft applications and logos are registered trademarks of Microsoft Corporation in Canada, US and other countries. All other trademarks are the property of the registered owners.

Avantix Learning |18 King Street East, Suite 1400, Toronto, Ontario, Canada M5C 1C4 | Contact us at info@avantixlearning.ca

Did you know Word can contain formulas? Yes. It can.

For simple calculations you don’t need to use Excel.

Estimated learning time 5 min

The Need

Word is not Excel.

Word tables can contain data. Therefore, Word does provide a limited set of formulas.

This eliminates the need to create an Excel file for performing simple calculations.
Let us see how we can use these to our advantage.

Tables and Formulas

Add a table containing some numbers. Keep the last column and last row empty. We will use these to add formulas.

Here is the base table.

Now go to the first row, last column and choose Table Tools – Layout – Formula

Word understands that you are in the rightmost cell of the table and suggests a formula
=SUM (LEFT)

For now, click Ok. The calculation is shown immediately.

Now let us do the same thing for the last row of the first column.
This time the formula is SUM (ABOVE)

Now, click inside the result and see that the background becomes gray in color.
This means that it is a field – a calculation.

If you click inside and it does not become gray, you have to change one option in Word – File – Options – Advanced (scroll down) as shown below. The Field Shading option should be When Selected. It means that show the gray shading when you click inside a field. Otherwise, it will look like regular text. This avoids distracting gray fields being shown all over the document. But also gives you a visual indication that it is a field, in case you are looking at it directly by clicking inside it.

Formulas are NOT calculated dynamically

Now change the numbers in the first column. None of the formulas are updated.

Select the table, right click and choose Update Fields to refresh the formula results.

If you have lots of formulas, select the entire document (CTRL A) and then right click and choose Update Field.

The numbers must be contiguous

If there is any text in between, the calculation fails. It needs contiguous numbers.

More functions

Open the Formula dialog dropdown to see more functions.

The following functions are available:
and, average, count, defined, false, if, int, max, min, not, or, mod, product, sign, sum, round, true

You can change number formats as well.

Bookmarks

These are like external variables. For example, there is a 5 % tax.

I have written 5 elsewhere (outside the table) and I want to use the tax rate in multiple places and tables.

No problem. Select that number and choose Insert – Bookmark – give it a name Tax.

 

Now the formula can use the bookmark.

Here is the result.

Excel like formulas also work

Think of each cell of the Word table as though it was an Excel sheet starting with A1.

Now type a formula exactly as you would in Excel.

Here is the result.

Automatic reference change does not work. If you copy that formula to all the rows, it will still show the same result. So think of it as a fixed formula $A$1 / $C$1

Add formulas anywhere

If you use bookmarks as shown above, you can use formulas anywhere – not just within tables.

For example, if I have two bookmarks Length and Breadth as shown here…

You can type a formula using these bookmarks.

To create a formula anywhere press CTRL F9

Curly braces will open with gray background. Type the formulas as shown here.

When you finish, press F9 to finalize the formula and calculate the result.

Change the input values and right click in the field – Update Field – to show new results.

When are Word formulas useful?

Simple totals, easy calculations where the row and column positions are unlikely to change. If you use Above, Left type of syntax, and if the rows or columns increase, you have to refresh the formulas manually.

Remember that table borders can be removed – still the formulas will work.

For complex calculations it is always better to use Excel.

Behind the Scenes: Word Fields

Actually, Word contains many things which are dynamically calculated – like formulas in Excel. These things are called Fields.

Many of you may not have used fields directly. But indirectly we use them all the time. The most commonly used dynamic formula in Word is the Page Number!

There are hundreds of them and they are very powerful.

How do you know there is a field? If you click inside the field and it becomes gray in color, that means it is a field.

Word provides fascinating collection of extremely powerful dynamic fields. We will cover fields in detail in separate articles.

***