Using figures in word

Руководство по работе с «Фигурами»

Прежде чем приступать непосредственно к рисованию в Microsoft Word с помощью фигур, необходимо разобраться, что именно позволяет делать программа с этими элементами. Далее будут подробно рассмотрены все возможные функции редактирования геометрических объектов, при этом руководство предоставляется отдельно для программ 2007–2021 годов и 2003 года, так как в них кардинально отличается реализация управления объектами.

Вариант 1: Microsoft Word 2007–2021

Важно! Ниже все скриншоты сделаны на примере Microsoft Word 2016 года, но в других версиях текстового редактора месторасположение элементов меню и набор функций редактирования «Фигур» такой же, поэтому руководство остается актуальным. Основные, но не критические отличия будут заключаться исключительно в графическом оформлении интерфейса.

Добавление «Фигуры» на страницу документа

Первостепенно необходимо научиться добавлять «Фигуру» на станицу документа. Делается это во вкладке «Вставка». Перейдите в нее и раскройте диалоговое меню «Фигуры». Обратите внимание, что объекты в списке поделены на категории и имеют соответствующие своей форме пиктограммы.

Кликните по подходящему пункту и наведите курсор на страницу документа, чтобы появился черный крест. Это будет означать, что активировался режим рисования. Зажмите левую кнопку мыши и начните ею водить, чтобы отобразился эскиз будущей фигуры, задав таким образом предпочитаемый размер объекту.

Точно так же можно разместить новые фигуры на странице, каждый раз выбирая подходящий вариант из предоставляемого списка на вкладке «Вставка».

Примечание! Забегая вперед, отметим, что создание будущего рисунка не ограничивается предоставленными формами, они служат лишь основой. Каждый добавленный на страницу объект можно будет изменять, придавая ему другой внешний вид.

Читайте также: Вставка и создание фигур в Microsoft Word

Базовое редактирование

После того как «Фигура» будет размещена в документе, появится возможность ее отредактировать — изменить размер, расположение, пропорции и угол наклона. Делается это посредством специальных маркеров, расположенных по контуру:

1. Боковые слева и справа. Позволяют изменять размер фигуры по ширине, делая ее уже или толще. При зажатой клавише Ctrl происходит редактирование относительно центра (симметрично).
2. Верхний и нижний. Служат для корректировки высоты объекта. Клавиша Ctrl тоже изменяет размер симметрично.
3. Угловые. Применяются для одновременной смены высоты и ширины. При удержании Shift фиксируются пропорции. Ctrl служит для редактирования относительно центра.
4. Круглая стрелка сверху. Необходима для изменения наклона фигуры. С зажатой клавишей Shift происходит смещение на 15 градусов относительно последнего положения.

Помимо этого, удерживая левую кнопку мыши непосредственно на объекте, можно изменить его расположение на странице документа.

Панель инструментов «Формат»

Если кликнуть по фигуре один раз левой кнопкой мыши, в верхней части интерфейса приложения появится дополнительная вкладка «Формат», в которой будут находиться все доступные инструменты для более продвинутого редактирования «Фигуры». Каждый набор функций, объединенный одной темой, размещается в отдельном блоке. Всего есть шесть наборов инструментов: «Вставка фигур», «Стили фигур», «Стили WordArt», «Текст», «Упорядочение» и «Размер». Далее о них подробнее.

Вставка фигур

В этой группе находятся инструменты для добавления нового объекта и редактирования уже имеющегося. Также отдельно можно поместить текстовую надпись внутри или снаружи фигуры. При этом в дальнейшем она станет таким же объектом, соответственно, сможет редактироваться описанными здесь и далее по тексту инструментами.

Нажатие по пункту «Фигуры» раскрывает уже знакомый список с геометрическими фигурами. Работать с ними можно так же, как описывалось ранее. Стоит отметить, что ограничений по количеству одновременно находящихся объектов на странице документа нет.

В меню «Изменить фигуру» находятся еще три дополнительные функции. «Изменить фигуру» открывает диалоговое окно с выбором объектов, которыми будет заменена выбранная в настоящее время фигура. Повторно задавать ей размер на странице не потребуется, она вставится автоматически в указанное до этого место.

Если кликнуть по пункту «Начать изменение узлов», объект приобретет красный контур и новые маркеры черного цвета, после нажатия на которые появятся дополнительные пункты в виде белых квадратов. Все эти элементы необходимы для придания фигуре новой формы. Путем перемещения черного маркера изменяется точка сопряжения отдельных отрезков, из которых состоит весь объект. Появляющаяся во время этого пунктирная линия будет демонстрировать конечный результат такого редактирования.

Белые пункты, выходящие из черных маркеров, служат для изменения угла наклона, под которым соединительные линии фигуры будут сопрягаться. При их перемещении тоже появляется пунктирная линия для удобства.

Примечание! Посредством этих элементов можно кардинально изменить форму изначального объекта. Данный инструмент — мощное средство для рисования в Microsoft Word, он непрост в освоении, но является базовым для выполнения поставленной задачи.

В меню «Изменить фигуру» остается третья функция под названием «Спрямить соединения». Зачастую она применяется при создании блок-схем, но может быть полезна и для создания собственных рисунков. Чтобы эта опция стала активной, необходимо сгруппировать сразу три объекта, два из которых будут геометрические фигуры, а один — соединительная линия.

Важно! Группировка объектов рассматривается далее, сейчас же будет продемонстрирован только пример использования функции «Спрямить соединения».

Важным фактором для применения обозначенного инструмента является наличие связей соединительной линии с объектами. Зачастую это действие совершается произвольно, из-за чего выбирается не самая корректная форма линии. Нажатием по пункту «Спрямить соединение» можно это исправить, программа автоматически рассчитает самый короткий путь для соединения.

В блоке «Вставка фигур» остается последний инструмент — «Добавление надписи». После нажатия по нему курсор сменится на черный крест и можно будет, зажав левую кнопку мыши, обозначить границы текстового поля. Его размещение доступно как в центре фигуры, так и за ее пределами.

В образовавшуюся форму можно будет ввести любой текст и отформатировать его как угодно. Для этого следует воспользоваться инструментами на вкладке «Главная». К слову, на нашем сайте есть отдельная статья, в которой подробно рассказывается обо всех инструментах, предоставляющих возможность графического оформления текстовой информации.

Подробнее: Форматирование текста в документе Microsoft Word

Примечание! По умолчанию текстовое поле имеет непрозрачный фон с четкими границами по контуру. При необходимости это можно исправить инструментами, находящимися в блоке «Стили фигур» и «Стили WordArt», о которых еще будет рассказано далее.

Стили фигур

В группе «Стили фигур» находятся инструменты для изменения внешнего вида объекта. Все они отлично подходят для дизайна собственного рисунка, поэтому рекомендуем внимательно ознакомиться с каждым. Ввиду обширного списка возможностей далее будет предоставлено только условное описание функции. Подробное рассмотрение должно быть самостоятельным, что не вызовет трудностей, так как интерфейс программы богат на контекстные подсказки и следует понятной логике.

Выпадающее меню «Заливка фигуры» содержит в себе основной блок палитры цветов, для применения любого понравившегося достаточно просто кликнуть по его плитке. Если есть необходимость выбрать особый оттенок, нужно открыть дополнительное меню «Другие цвета заливки», где размещен весь цветовой спектр с удобным управлением. Здесь же есть возможность отменить заливку, чтобы у фигуры остался один контур, делается это посредством активации пункта «Нет заливки».

Наименования остальных функций соответствуют своему предназначению:

1. «Рисунок». Позволяет выбрать из глобальной базы сервиса Bing изображение, которое заполнит пространство внутри объекта.
2. «Градиент». Делает определенный переход цвета от светлого к более темному и наоборот, выполняется это в рамках выбранного цветового спектра.
3. «Текстура». Открывает меню с предустановленными графическими решениями для заполнения фигуры. Также позволяет выбрать собственное изображение из внутренней памяти компьютера.

Читайте также: Как сделать заливку в Microsoft Word

Расположенное ниже меню «Контур фигуры» вмещает в себя практически аналогичные опции — позволяет задать определенный цвет линии или убрать ее вовсе. Также есть возможность определить оттенок, воспользовавшись специальным цветовым спектром, вызываемым нажатием по пункту «Другие цвета контура». В дополнение можно выбрать толщину контура из одноименного подменю, а также сделать штрихи. Пункт «Стрелки» будет активен только в том случае, если фигура состоит непосредственно из линии, в замкнутых объектах эта опция недоступна.

В меню «Эффекты фигуры» сосредоточены особые функции, позволяющие наложить физически корректные явления на двумерный объект. При этом в последних версиях текстового редактора появилась возможность преобразовать фигуру в трехмерную модель. В целом позволяется добавлять тень или отражение, делать подсветку по площади, осуществить сглаживание граней и придавать рельеф. Особые эффекты находятся в подменю «Поворот объемной фигуры», именно посредством него можно создать трехмерный объект.

Важным замечанием будет то, что в версиях приложения Microsoft Word 2007 — 2010 годов работа с тенью и объемом происходит в отдельно вынесенных блоках панели инструментов, которые называются соответственно — «Эффекты тени» и «Объем». Принцип их работы идентичен, а в разворачивающихся меню можно задать дополнительные настройки, такие как цвет, глубину фигуры, ее направление и источник света.

Обратите внимание! В версиях программы Microsoft Word 2013–2021 можно вызвать дополнительное боковое меню, где доступна возможность более детальной настройки визуального стиля фигуры. Там находятся уникальные инструменты, отсутствующие на панели вкладки «Формат». Например, можно преобразовать двумерный рисунок в трехмерный объект и изменять его положение в пространстве. Для вызова нажмите по фигуре правой кнопкой мышки и в появившемся контекстном меню выберите пункт «Формат фигуры». После этого откроется соответствующая боковая панель.

В блоке «Стили фигур» неосвещенным осталось еще одно меню, занимающее практически все пространство в этой части панели инструментов. По факту оно содержит уже готовые решения для преобразования фигуры, что можно выполнить самостоятельно описанными ранее опциями. Но в некоторых случаях представленные шаблоны выгодно использовать в качестве основы для ускорения рабочего процесса.

Стили WordArt

Блок «Стили WordArt» присутствует только в версиях программы, которые выходили, начиная с 2013 года. Все представленные там инструменты направлены на работу с текстовой информацией, которая добавляется посредством специальной функции «Добавление надписи», рассматриваемой ранее в статье, когда речь шла о блоке «Вставка фигур».

Инструмент «Заливка текста» позволяет выбрать цвет символов из уже знакомой палитры, также при необходимости можно расширить спектр, открыв меню «Другие цвета заливки». Еще есть возможность применить градиент, воспользовавшись одноименным подменю.

Читайте также: Как изменить цвет текста в Microsoft Word

Все функции из списка «Контур текста» служат для настройки обводки каждого напечатанного символа. Помимо стандартных возможностей, позволяется выбрать толщину контура и тип штрихов.

Читайте также: Как добавить буквам контур в Microsoft Word

Особые инструменты располагаются в выпадающем меню «Текстовые эффекты». Они служат для придания буквам более оригинального вида — позволяют наложить тень, отражение, подсветку, подчеркнуть рельеф или создать объемный объект. Также крайне полезно для дизайна рисунка подменю «Преобразовать», через которое можно добавить искривление текста — написать его полукругом, по периметру фигуры или наложить уникальный визуальный эффект.

Меню «Экспресс стили» является по своей сути уже готовыми шаблонами начертания букв, которые можно создать самостоятельно, воспользовавшись описанными инструментами. Очень удобно их использовать в качестве исходника, на основе которого создается что-то новое.

Обратите внимание! В Microsoft Word 2007–2010 тоже есть возможность изменять внешний вид текстовой информации, созданной посредством вставки надписи. Делается это с помощью инструментов на вкладке «Формат», только прежде потребуется выделить введенные ранее символы.

Читайте также: Как сделать текст полукругом в Microsoft Word

Текст

Группа инструментов в блоке «Текст», как становится понятно из названия, предназначена для работы с текстом. Долго задерживаться на всех возможностях нет смысла, так как их не очень много и они редко используются для создания рисунка из фигур в Microsoft Word.

В выпадающем меню «Направление текста» можно выбрать угол наклона символов. Инструмент «Выровнять текст» служит для определения месторасположения слов относительно границ текстового поля. Опция «Создать связь» позволяет дублировать введенную информацию в другую пустую надпись. При этом изменение данных в исходнике автоматически поменяет их и в связанных объектах.

Упорядочение

Практически все инструменты из блока «Упорядочение» очень важны при создании собственного рисунка из фигур, так как полноценный проект состоит из множества отдельных объектов и часто является важным их месторасположение относительно друг друга. В качестве примера будет взят импровизированный снеговик, состоящий из одиннадцати фигур.

Выпадающие меню «Положение» и «Обтекание текстом» не содержат инструменты, играющие важную роль в создании рисунка. Они необходимы скорее на завершающей стадии проекта, когда требуется качественно интегрировать рисунок в текст: разместить его между строк по центру или вставить ближе к краю страницы; перекрыть им символы документа или поставить на фон.

Важную роль в рисовании играют инструменты «Переместить вперед» и «Переместить назад». Но они актуальны только при создании композиции из нескольких фигур. С их помощью можно размещать каждый слой поверх любого другого. Это отлично наблюдается в примере со снеговиком. Выделив среднюю часть туловища и нажав по кнопке «Переместить вперед», можно увидеть, что круг перекрыл собой все остальные части рисунка. Соответственно, в таких случаях следует воспользоваться опцией «Переместить назад», чтобы придать иллюстрации законченный вид.

Полезным инструментом также является «Область выделения». Выбор этого пункта открывает панель справа, в которой перечисляются все объекты выделения, а нажатие по ним позволяет быстро выбрать для редактирования нужную фигуру. При создании рисунка из мелких элементов это очень удобно, так как вручную щелкать по еле заметному объекту довольно затруднительно.

Примечание! Инструмент «Область выделения» доступен только в Microsoft Word 2013–2021 годов, до этого возможности открыть дополнительную панель с перечислением всех выделенных объектов не было.

Далее идут три дополнительные функции, которые являются вспомогательными при рисовании:

1. «Выровнять». Позволяет определить месторасположение фигуры на странице. Все возможности представлены непосредственно в контекстном меню, которое можно наблюдать на изображении ниже.



2. «Группировать». Важный инструмент для объединения нескольких объектов в группы. После этого между каждой фигурой устанавливается связь, а редактировать внешний вид можно комплексно. Сгруппированные объекты с соединительной линией при этом активируют функцию «Спрямить соединения», которая находится в блоке «Вставка фигур» и описывалась ранее в статье.

   Подробнее: Как сгруппировать фигуры в Microsoft Word



3. «Повернуть». Содержит функции для изменения угла наклона объекта. Позволяет воспользоваться уже заданным значением или ввести собственное, указав градус поворота.

Размер

Блок «Размер» является самым маленьким, но играет важную роль при необходимости задать точные параметры в сантиметрах. В нем размещено всего два поля — «Высота» и «Ширина». Для изменения размера фигуры необходимо предварительно выделить ее и указать желаемые значения. Таким образом можно увеличить целую группу объектов, не нарушив общей композиции.

Вариант 2: Microsoft Word 2003

Текстовый редактор Word 2003 имеет намного меньше инструментов для работы с фигурами, но их все равно достаточно, чтобы создать качественный рисунок. Из-за существенных отличий в интерфейсе и внутренней логике работы программы каждое действие с объектами будет рассматриваться отдельно.

Примечание! Несмотря на различия между Microsoft Word 2003 и 2007–2021 годов, в этих версиях есть и схожие моменты. Они будут освещены вкратце, так как полный их разбор был представлен выше в статье.

Добавление фигуры

Создание рисунка в Microsoft Word 2003 начинается с добавления на страницу документа холста. Делается это посредством выпадающего меню «Вставка». В нем необходимо раскрыть список инструментов «Рисунок» и кликнуть по пункту «Создать рисунок».

Появится прозрачное поле со штрихованными границами, в пределах которого можно будет размещать различные фигуры и настраивать их внешний вид. Делается это посредством панели инструментов «Рисование», по умолчанию расположенной в нижней части интерфейса окна.

Важно! Если панель «Рисование» не отобразилась в программе, необходимо ее активировать вручную. Делается это посредством нажатия кнопки «Панель рисования», местонахождение которой продемонстрировано на изображении ниже.

Чтобы на холсте разместить первый объект, следует выбрать подходящую фигуру. На основную панель вынесено всего четыре вида — это линия, стрелка, прямоугольник и овал, а полный список можно открыть, кликнув по пункту «Автофигуры». Появится перечень категорий, наведение курсора на которые откроет дополнительное меню непосредственно с фигурами.

Выбрав нужный объект, наведите курсор на холст и, зажав левую кнопку мыши, определите форму и размер. Как и в случае с Microsoft Word 2007–2021, появятся маркеры по периметру, с помощью которых можно менять пропорции и угол наклона.

Работа с текстом

На холст рисунка можно также добавлять текстовую надпись, делается это посредством соответствующего пункта на панели инструментов. Способ ее размещения аналогичен любому другому объекту — необходимо с зажатой левой кнопкой мыши указать границы.

После этого появится поле для ввода текста. Добавив туда любую необходимую информацию, можно сразу же определить направление символов и организовать при необходимости связи с другими пустыми надписями. Делается это посредством всплывающей панели инструментов «Надпись».

Для изменения внешнего вида букв можно применить стандартные функции на верхней панели — изменить размер, цвет, формат и так далее. Но чтобы создать более яркий дизайн, рекомендуется воспользоваться объектом WordArt. Для этого выделите свое слово и кликните по соответствующему пункту, показанному на изображении ниже. Откроется окно «Коррекция WordArt», в котором следует выбрать подходящий стиль и нажать по кнопке «ОК».

В новом меню останется выбрать шрифт, его размер и форматирование. При необходимости можно также внести изменения в сам текст. В завершении щелкните по кнопке «ОК», чтобы применить выбранный стиль.

Примечание! В дальнейшем объект WordArt можно будет редактировать отдельно. Для этих целей следует использовать одноименную всплывающую панель инструментов, с помощью которой можно изменить стиль, надпись, размещение на странице, цвет и многое другое.

Читайте также: Как добавить текст в фигуру в Microsoft Word

Работа с цветом

Для придания фигуре уникального визуального стиля на панели размещены инструменты «Цвет заливки» и «Цвет линий». С их помощью можно изменить цвет внутреннего пространства объекта или его контура. Для этого используется уже знакомая палитра. В Microsoft Word 2003 также есть возможность расширить цветовой спектр, для этого следует перейти в меню «Другие цвета заливки» или «Другие цвета линий».

Вызов меню «Цвет заливки» и выбор пункта «Способы заливки» открывает дополнительное одноименное окно, в котором можно применить градиент, наложить текстуру или узор, а также вставить в качестве заполнителя любую картинку из внутренней памяти компьютера.

Подобные возможности предоставляет окно «Узорные линии», находящееся в меню «Цвет линии». С его помощью можно настроить отображение контура, применив любой узор из списка доступных

Работа с контуром

В Word 2003 также можно изменять визуальное отображение самого контура фигуры. Делается это посредством трех инструментов:

1. «Тип линии». Содержит в своем списке линии различной толщины. При необходимости можно открыть окно «Другие линии», чтобы задать произвольное значение вручную.



2. «Штрих». Предоставляет возможность выбрать в качестве контура сплошную линию или штрихованную. Дополнительных меню не содержит.



3. «Стрелки». Отображает набор различных стрелок и маркеров, которые накладываются на объект. Может применяться только к незамкнутым фигурам, которые имеют начало и конец. В дополнительном меню «Другие стрелки» содержатся инструменты для более гибкой настройки этих параметров.

Читайте также: Как сделать фигуру полностью прозрачной в Microsoft Word

Работа с тенью и объемом

Крайние справа инструменты на панели «Рисование» необходимы для придания некой реалистичности добавленной на холст фигуре. В Microsoft Word 2003 можно настроить тень и задать объем:

1. «Тень». Содержит меню с различными типами теней. Если их будет недостаточно, можно открыть дополнительное окно параметров «Настройка тени», где находятся инструменты для изменения цвета элемента и его месторасположения.



2. «Объем». Предоставляет уже настроенные шаблоны для преобразования двумерного изображения в трехмерный объект. Раскрыв дополнительную панель «Настройка объема», можно задать множество смежных параметров, начиная со степени наклона фигуры и заканчивая размещением источника света.

Инструменты «Рисование»

Оставшаяся группа инструментов имеет название «Рисование» и расположена в одноименном выпадающем списке в левой части панели. Там содержится одновременно много функций, предназначенных для создания конкретной экспозиции рисунка. Они позволяют сгруппировать отдельные объекты, переместить определенную фигуру на задний или передний план, выполнить сдвиг в одном из направлений, настроить обтекание текстом и многое другое. Большая часть этих опций рассматривалась ранее, в Microsoft Word 2007–2021 они находились в блоке «Упорядочение» и «Вставка фигуры». Если во время их использования будут возникать сложности, обратитесь к первой части этой статьи.

Читайте также: Как нарисовать стрелки в Microsoft Word

Практическое применение инструментов для рисования фигурами

Выше нами были детально рассмотрены все инструменты для рисования с помощью фигур. Зная их предназначение и принцип работы, можно попытаться самостоятельно создать рисунок на страницах документа Microsoft Word. Для начала рекомендуется сделать что-то простое, по типу изображенных ранее на скриншотах снеговика и гусеницу. Освоив большую часть функций текстового редактора, взяться потом за что-то сложное будет проще.

Сейчас же для наглядности будет поэтапно продемонстрировано создание рисунка с нуля с детальным объяснением всех процессов по ходу его создания. Идея заключается в изображении плюшевого медведя, который в лапах держит логотип нашего сайта.

1. Прежде всего необходимо спроектировать будущий рисунок, сделать это можно заранее, воспользовавшись карандашом и бумагой, или во время непосредственного применения инструментов Microsoft Word. В любом случае нужно определить, какие фигуры будут использоваться и сколько их понадобится в итоге. В представленном примере для того, чтобы нарисовать «скелет» медведя, потребовалось двенадцать объектов.
   

   Обратите внимание! На начальных этапах рекомендуется пользоваться стандартными настройками каждой фигуры, не изменяя цвет и не накладывая никаких дополнительных эффектов.

2. После того как эскиз будет готов, следует сгруппировать все части, чтобы в процессе редактирования дополнительных объектов не нарушить их целостности. Для этого сначала, зажав клавишу Ctrl, выделите все составные части, а затем перейдите во вкладку «Формат» и примените соответствующий инструмент в блоке «Упорядочение».



3. Следом можно переходить непосредственно к рисованию более мелких элементов, и делать это рекомендуется не на основном холсте, а отдельно. На изображении ниже видно, что было подготовлена лицо медведя и контуры ушей. Отдельно находятся полоски из кривых линий для условного обозначения пальцев. При их создании периодически производилась сверка с эскизом, чтобы подобрать нужный масштаб и пропорции. В конечном итоге каждый отдельный элемент группировался.



4. Отдельно стоит уделить внимание работе с кривыми линиями. Не следует сразу же стараться придавать им правильную форму, в большинстве случаев это попросту невозможно. Важно постараться задать исходное направление, а потом доработать посредством редактирования узлов. На изображении ниже видно, что для создания рта потребовалась одна линия с тремя основными маркерами. Придание правильной формы обеспечили белые маркеры угла сопряжения отдельных отрезков.
   

   Читайте также: Как нарисовать кривую линию в Microsoft Word

5. После того как все составные части будут готовы, можно приступать к приданию им подобающего вида. Прежде всего следует раскрасить эскиз, для чего применяется заливка фигур и изменение цвета контуров. Результат виден на изображении.
   

   Обратите внимание! Для элементов, которые будут размещены поверх эскиза, была изменена толщина контура. Пользуйтесь этой функцией при необходимости.

6. Следующий этап — «сборка» медведя. Следует переместить каждый объект на свое место, при этом корректно расположить относительно других фигур. Для этого воспользуйтесь инструментами в блоке «Упорядочение», а именно — «Переместить вперед» и «Переместить назад».

   Примечание! Не забывайте также включать опцию «Область выделения», чтобы появилась боковая панель. Она поможет правильно распределить слои, чтобы они не перекрывали друг друга.



7. В завершении был добавлен непосредственно сам логотип нашего сайта. Рисунок, созданный с помощью фигур можно считать законченным.

В этой статье не приводились примеры того, как можно импортировать на страницу документа картинки, но в другом материале на нашем сайте есть подробное руководство по выполнению этого действия.

Подробнее: Как добавить изображение на страницу документа Microsoft Word

Важно! Представленный выше способ создания рисунка из фигур в Microsoft Word не является эталонным, это лишь пример. Каждый способен выработать собственные решения тех или иных задач. Внимательно изучите работу каждого инструмента и совершенствуйте свое умение на практике.

Была ли эта статья полезной?

You can list and organize the figures, pictures, or tables in your Word document by creating a table of figures, much like a table of contents. First add captions to your figures, and then use the Insert Table of Figures command on the References tab. Word then searches the document for your captions and automatically adds a list of figures, sorted by page number.

Before you begin

Before you create a table of figures, you must add captions to all the figures and tables that you want included in your table of figures. For more information, see Add, format, or delete captions in Word.

Insert a table of figures

1. Click in your document where you want to insert the table of figures.

2. Click References > Insert Table of Figures.

   

   Note: If your Word document is not maximized, the Insert Table of Figures option might not be visible. Some minimized views show only the Insert Table of Figures icon .

3. You can adjust your Format and Options in the Table of Figures dialog box. Click OK.

Update a table of figures

If you add, delete, change, or move captions, use Update Table so the table of figures reflects your changes.

1. Click on the table of figures in your document. This will highlight the entire table.

2. Click References > Update Table.

   

   Note: 
   Update Table becomes an option only when you click the table of figures in your document. You can also press F9 to update your table of figures.

3. Select an Update in the in the Update Table of Figures dialog box.

   • Select Update page numbers if you need to adjust the page numbers.

   • Select Update entire table if you have moved figures or altered captions.

4. Click OK.

See Also

Add, format, or delete captions

Create a table of contents

Insert a table

The ability to insert a figure in Word is the bane of most people’s existence, and I’ve known many a science writer who switched to LaTeX just for the simplicity of inserting figures.

BUT, inserting figures in Word doesn’t have to be complicated, and once you know how the figures work in Word, it doesn’t have to mess up the formatting of your entire document every time you so much as look sideways at it.

Also, I’ve helped no less than 10 people with this quick technique to insert a figure in Word in the last month alone, and that makes this as good of a time as any to make a post about it!

Video on YouTube

The video for this post is nice and short – in less than 8 minutes, I can teach you just what you need to know to get a figure in your text and how it will behave in your document.

Understanding anchors

In the example I am going to show, I initially have a figure and caption on its own page:

To insert the figure anywhere in the text, just grab the figure with your mouse and drag it to where you want to locate it. This cursor will appear to show you where the figure will be dropped in the text. For maximum chaos, I’ll insert this figure in the middle of a sentence in this paragraph:

Now, though, the figure in in line with the text, meaning that the text isn’t wrapped around the figure, and the figure is splitting the paragraph in two:

So now we want to click on the figure and change the text wrap using the wrap symbol that will pop up in the upper right-hand corner of the figure. If we click on “square”, the text will wrap squarely around our image, with is the standard setting we want.

Fixing the anchor – key point!

Now we can start to play with the anchor, or what holds our figure in place in the text. When the figure is highlighted, you’ll see this blue anchor appear somewhere in the text on that same page – this is the location in the text where your figure is “anchored” or fixed to the text.

What this anchor text does, your figure does!

This is a key point with figures that people miss and what can mess with your formatting. If this text moves, your figure will move.

Check the video for examples of this text moving. As an example, say you delete a paragraph above this. If there is not enough space for the text AND figure to move, you will just have a chunk of white space here and the text will not move. If you get enough space for this figure to move, the text and figure will jump to the previous page.

You can drag this figure around and move the anchor to exactly where you want it in the text, and the figure will stay in contact with that piece of text.

Keep figure and caption together – use a text box!

Now, though, we have only a figure, and its caption is still below this paragraph, hanging out on its own.

To keep a figure and caption together, I recommend putting them both together in one text box. This text box will act just like an image – it will have an anchor in the text and will move just like a figure, AND it will keep your figure and caption together!

To insert the text box, go to the insert menu and click simple text box (part 1 in the figure below).

A text box will appear in your text (part 2 in the figure below).

Now, make your text box bigger that your figure and caption.

Cut the figure from the text and insert it into the text box.

Cut the caption and insert it into the text box under the figure.

Finally, resize the text box to fit snugly around the figure and caption.

Now your figure and caption are together and can be moved around in your text without the caption getting lost!

The text box has a default black box around it. That can be nice for grants, wherein everything is a bit crammed and the delineation is nice. If you want to remove the box, though, it is as simple as right clicking on the text box and changing the outline to “no outline”.

And there you are! An easy way to insert a figure in Word that helps to keep your figures and captions together and where you want them in your text!

So, how are your figures now? Do you feel better about controlling your figures in your Word documents in the future?

Related articles

How to create a table in Excel

Excel is a powerful tool for formatting, analyzing and presenting your data. Excel lets you create tables that perfectly organize groups of data and provide useful features like sorting and filtering functions, for example. In this tutorial, you’ll learn how to create Excel tables and tailor them to your individual needs.

How to create a table in Excel

How to create a bibliography in Word

Anyone writing a paper for college or school will need to use citations—and they shouldn’t forget the bibliography either. In principle, creating a bibliography in Microsoft Word is not too difficult. If you make a database with all your references, you’ll only need a few clicks to generate references and a bibliography.

How to create a bibliography in Word

Word table: Creating a table in Microsoft Word

In Word, tables prove useful in the most diverse situations, and you have several options for creating them. You can either use the table templates provided by the Microsoft tool, or you can design your own. This enables you to improve your reports, invoices or the performance of household tasks. Even data from Excel can be integrated as a table into a Word file.

Word table: Creating a table in Microsoft Word

Word Shortcuts: an overview of the best ones

Word shortcuts make working with the popular word processing program quicker and easier. Whether you are copying text, printing a document or changing the formatting – many commands do not need a mouse click to be activated. Thanks to shortcuts, you can work faster and more effectively. Here is a list of the most common Word shortcuts.

Word Shortcuts: an overview of the best ones

Depending on the selected type of objects (captions label), the list generated by Table of Figures may contain:

• List of figures (see How to create automatic numbers and captions for figures: images, pictures):

  

• List of tables (see How to create automatic numbers and titles for tables):

  

• List of custom objects, labeled in the Caption functionality as a separate item. E.g., a List of photographs (see How to insert numbers, captions, and cutlines for photographs):

  

Note: See how to transform captions and titles for including or excluding different text parts to the Table of Figures.

Prepare items for a List of Tables or Figures

Before starting a Table of Figures functionality in Word, ensure that all visual objects have captions (or at least style you will use for creating a list). These allow Word to recognize and include them in the appropriate list.

You can create a list of objects and add a caption to the missed object later. Don’t forget to update caption numbering and already created lists!

Create a List of Figures or Tables in Word

To create a list of some objects in a Word document, position the cursor to insert the list. Then, on the Reference tab, in the Captions group, click the Insert Table of Figures button:

In the Table of Figures dialog box, on the Table of Figures tab (is displayed by default, all other tabs are grayed):

• In the General section (we recommend starting from this section because its options can change the selected parameters in other sections):
  • From the Format dropdown list, select a visual format:

    

    • From template is based on the styles established in the current template
    • Classic
    • Distinctive
    • Centered
    • Formal
    • Simple

    Note: Choose any proposed formats and see how the new list will look in the Print Preview section. E.g., the Formal format:

    

  • From the Caption label dropdown list, select the type of items you want to include in the Table of Figures:

    

    • (none)
    • Figure (selected by default) – see how to create captions for figures,
    • Equation – see how to create captions for equations,
    • Table – see how to create captions for tables,
    • Any other label (in this example, My Caption, Photo) was created using the New Label… button of the Caption dialog box. E.g., see how to create captions for photographs.

    Note: There is no option for listing different labels in that list, such as figures and tables together. See how to create a list of all captions in the document below.

  • Ensure that the Include label and number check box is selected if you want the label (i.e., Figure or Table) and the number to be included in the list. E.g.:
    • With the selected Include label and number check box, the list displays the entire captions:

    

    • With unselected Include label and number check box, the list displays only text from captions:

    

See all the changes and choices in the Print Preview and Web Preview sections:

• In the Print Preview section (all changes in that section can be changed by the selected options in the General section):
  • Clear the Show page numbers check box if you prefer to hide page numbers from the list:

    

    If you deselect this option, all other options in the Print Preview section will disappear.

  • Clear the Right align page numbers check box to display page numbers right after items text:

    

    If you deselect this option, you can’t choose the tab leader for page numbers.

  • From the Tab leader dropdown list, select the tab leader you need. You can select dots, dashes, or lines that appear before the page numbers:

    

• In the Web Preview section (shows how your list will look if you convert your Word file to a web page):
  • Clear the Use hyperlinks instead of page numbers check box if you prefer to see the same view as in Print Preview:

  

Create a list for the style or Table entry fields

In the Table of Figures dialog box, on the Table of Figures tab:

• Click the Options… button to use styles and Table entry fields for the Table of Figures instead of caption labels:

  

  In the Table of Figures Options dialog box:

  • Select the Style from the dropdown list (check box will be selected automatically) to add all text with the selected style in a Table of Figures:

    

    Note: The Style dropdown list contains all styles already used in the Word document.

    So, Word creates a list of all text blocks in a document with that style. E.g., if you select the Caption style, you will see all captions in a List:

    

    Note: You can create a custom style for some titles or blocks of text and include them in the list. See some examples below.

  • Select the Table entry fields check box to insert Table of Contents entries (see how to create and use the Table of Contents Entries):

    

    For example, if you have the table titles in the separate line of the label and number, you can create the Table entry fields for such tables:

  

  ***

  

  So, the List of Table will display specified titles:

  

  Note: The issue of this example can also be solved using the transformation of the captions and titles.

Customize the Table of Figures style

In the Table of Figures dialog box, on the Table of Figures tab:

• Click the Modify… button to modify a predefined style for a Table for Figures.

  In the Style dialog box:

  • In the Styles list, is selected a style that Word will use for a created Table,
  • In the Preview field, check how the style looks,
  • Under Preview, the main options for the style are listed:

    

  • Click the Modify… button to change the style.

  In the Modify Style dialog box, make changes you need, then click the OK button:

  

  For example, the Table of Figures with double spacing and indentation for the long captions:

  

  See how to customize the Table of Figure style for more details.

Add a title to the custom Table of Figures

After inserting a new Table of Figures, manually type a title above the list. E.g.:

Attention! We highly recommend checking the formatting requirements, accepted by your college, university, company, or established on the project, etc. For example:

See also how to customize the Table of Figures style.

Empty Table of Figures or Table of Tables

After creating a Table of Figures, Word can create a message “No table of figures entries found”:

The leading cause for this message is that Word could not find the text with the Caption style for the selected caption label (e.g., Figures, Tables, etc.).

To solve that problem, check the style for items captions such as figures and tables which you want to be displayed in the Table of Figures.

Don’t forget to update captions and any related items in a document!

Update a List of Tables or Figures

Microsoft Word inserts Table of Figures as a field:

So, you can change the TOC field using switches.

Word will not automatically update any Table of Figures after adding, deleting, or modifying included items and pages. To manually update them, follow the next steps:

   1.   Click on the list and do one of the following:

• On the References tab, in the Captions group, click the Update Table button:

  

  Note: Only if your cursor is positioned on any of the generated Tables (Table of Figures, Table of Content, etc.), that button is not grayed.

• Right-click the list and select Update Field from the shortcut menu:

  

   2.   In the Update Table of Figures dialog box, select elements you need to update:

We recommend selecting the Update entire table option always.

   3.   Click the OK button to start updating.

Note: See how to turn on or turn off highlighting of fields in a Word document to display all fields in a document with a gray background.

Edit an existing Table of Figures or Table of Tables

If you need to modify an existing Table of Figures, you can:

• Delete existing Table of Figures and create a new one,
• Edit an existing field.

To edit the existing Table of Figures, follow the next steps:

   1.   Do one of the following:

• Click anywhere on the Table, then on the References tab, in the Captions group, click the Insert Table of Figures button.
• Select all the lines of the Table, then right-click on the selection and choose Edit Field… in the popup menu:

  

In the Field dialog box, click the Table of Contents… button:

Note: The button is visible only if you have selected all the existing Table of Figures lines.

   2.   In the Table of Figures dialog box, on the Table of Figures tab, select the options you need.

Be careful! Word opens the Table of Figures dialog box with default options. All the options selected for the existing Table disappear.

Delete a Table of Figures

To delete a List of Figures (List of Tables, or List of any objects), select all the lines of a Table of Figures and press Delete.

How to make a Table of Figures in Microsoft Word.

By Michael Barden

In last week’s issue, we looked at how to make a table of contents.

This week, we’ll look at the similar concept of how to make a table of figures. That’s a list of the images, graphs, tables or equations in a document.

In Word a ‘figure’ can mean anything you like. Normally it’s the obvious things like pictures and graphs but it can also mean tables, equations or (as we’ll see) any place in the document you put a special field code.

Like the table of contents, you can have page references or links to each figure.

A Table of Figures can be useful for creating a proper appendix of figures or tables within more formal documentation. It can be handy to have a list of all the images used in a document either for publication or just for ‘in-house’ use during writing.

Since ‘Figures’ can mean anything in a document you can make reference “Tables of ” beyond anything intended by Word’s developers.

ADDING CAPTIONS TO FIGURES

To create a table of figures, you must first add captions beneath the figures in your document. These captions are usually in the format of “Figure #: Short Description of Figure”, although they can be tailored to suit more specific needs.

To manually add a caption to a figure, first select the item under which you want to create the caption. Navigate to Insert | Reference | Caption to bring up the “Caption” dialog box.

The “Label” drop-down list effectively groups the type of figure the caption belongs to, and has the following preset options: Figure, Equation, and Table. The ‘Label’ is used to define the type of table it will belong in.

For example ‘Figure 1’ will appear in a Table of Figures while a label ‘Equation 1’ will be in a ‘Table of Equations’.

The “New Label” button allows you to replace the currently selected “Label” with a label of your choice. You can remove this custom label by clicking the “Delete Label” button. Just some ideas of additional labels are: Recipe, Diagram, Illustration, Chart or Quiz.

The “Numbering” button brings up a dialog that allows you to format the numbering system to be used on the label. These formats include the usual Word options.

The “Include chapter number” checkbox allows you even more control of the numbering format. It treats headings of a particular heading style (e.g. Heading 1) as the start of a new chapter, and the caption numbers increment accordingly. The first figure in the second chapter of a document using an ABC numbering format would appear as: Figure 2-A.

The “AutoCaption” button allows you to set up preferences that will automatically create a default caption when a particular type of object is inserted into the document. Selecting the “Microsoft Word Picture” or “Microsoft Word Table” options in this dialog would prevent you from having to manually create labels every time a new object of these types was inserted.

MAKING A SIMPLE TABLE OF FIGURES

How you have some ‘figures’ in the document you can make a reference table of them.

To create a simple table of figures, you must first click where you want the table to appear (most likely as an appendix or close to your table of contents). Navigate to Insert | Reference | Index and Tables to bring up the “Index and Tables” dialog then choose the “Table of Figures” tab. The options are similar to the TOC options discussed in the last issue.

To start off, take a look at how the table of figures will appear in the “Print Preview” and “Web Preview” panes. By default, page numbers are displayed and aligned to the right, although you can change this.

The “Caption label” drop down list allows you to select which type of caption (a figure, equation, table or user-defined label) will appear in this table of figures. You can only select one grouping of caption labels per table of figures. Captions relating to images and tables for example, will not normally both appear within the same table of figures (although this can be done as we’ll see below). Instead, they can be placed in separate table of figures, for images and another for tables, thereby keeping the grouping of the image and table entries separate.

The “Formats” drop-down list directly affects the style of the table of figures as can be seen in the preview panes. The available options are:

• From template
• Classic
• Distinctive
• Centered
• Formal
• Simple

To design a custom table of figures layout, click the “Modify” button and create your own style.

When you are happy with the layout, and click “OK” to build you table of figures, Word will search for the captions, sort them by number, and display the table of figures in the document.

If all this seems familiar, that’s because it’s almost exactly the same as the ‘Table of Contents’ options. In fact, a Table of Figures uses the same underlying Word technology as Table of Contents (the {TOC } field).

UPDATING A TABLE OF FIGURES

Updating a table of figures to reflect changes to captions or page numbers works the same way as it does with a table of contents. Right-click on the table and choose the “Update Field” option.

In the “Update Table of Figures” dialog you are given the option to “Update page numbers only” or “Update entire table”. Just like ‘Table of Contents’, it is generally a good idea to choose the “Update entire table” option to make sure any and all changes made within the document are reflected within the table of figures.

REORDERING FIGURES AND CAPTIONS

The caption numbers will not automatically update themselves if you decide to add, delete or reorder the caption numbering for figures throughout your document after they have been labeled and numbered.

Let’s say you move “Figure 1” below “Figure 2”. Ideally, Word would recognize this and the numbering would be updated for each of the captions. In reality, the first figure as it appears within the document will now be labeled as “Figure 2”.

To fix this you must select the caption (or just the number within the caption), and press F9. This will correctly change the number for that particular caption, but NOT the numbers for the rest of the captions.

Your best bet is to select the entire document (excluding the table of figures) and press F9. This will completely update the numbering in all of the captions throughout the entire document. Then proceed to update the table of figures as described above.

Alternative: select the entire document and press F9 twice. This will update the captions then the table of figures (regardless of where it is in the document).

If you add, delete, move, or edit captions or other text in a document, you should always remember to update the table of figures before printing.

STYLISTIC OPTIONS

If you want a single table of figures that includes all of your captions in order of appearance regardless of whether they are a figure, table, equation or belong to a label you have created. Simple – group by style.

By default, Word applies a “Caption” style to any caption inserted into the document. If all of your captions are kept in this default style, or are all changed into another customized style, then you can create a complete table of figures.

Click where you want to insert the table of figures and navigate to Insert | Reference | Index and Tables, and click on the “Table of Figures” tab as before. Click on the “Options” button and select the “Style” checkbox. Now click the style name that you have used for the figure captions (by default this is “Captions”, although other options include “Normal”, “Heading 1” and so on), and then click the “OK” button.

The corresponding table of figures will now appear with all of your different types of captions placed within the same table in the order that they appear within the document.

Even for journals that want figures at the end, I like to write papers (and everything else) with embedded figures. It’s much easier for the reader.

Most of you know about inserting figures into Word, and many of you know how to wrap text around them. But figures also have associated figure legends. In order to insure that figure legends stay with their figures, it’s best to put both into a single text box. To do so, proceed as follows:

• Select “Insert >> Text Box >> Text Box” and then drag to create a text box of roughly the desired size (but you can re-size later), about where you want it. Before issuing this request, place your cursor near where the text box will be, as that will be the “anchor point” for the text box.

• From the Layout tab, select “Wrap Text >> Square“

• Inside the text box, in a second line (paragraph) type your figure legend, or a temporary placeholder. I like to use a noticeably different font for the legend, as that helps the viewer readily distinguish it from the text.

• Now paste, or better, “Insert >> Pictures >> Picture from File” your figure and re-size and re-position the box, as needed. For things from Illustrator, I generally “Save as” from Illustrator in EPS format, as this tends to behave well in Word. You could also use PNG (for vector art) or JPG (for figures with gels), but your original should always be saved and edited in Illustrator format.

• Finally, if you don’t like having the box outlined, select the box and then go to “Format >> Format Object…” For Outline, select “No line.”

You can then resize the text box (and as needed, you can resize the figure within the text box, to obtain your desired effect.

I am a huge proponent of Paragraph Styles, so within the Text Box, I always create and apply a “figure legend” style to the legend (that way I can later change the look of all figure legends at once). I even usually apply a style to the paragraph containing the figure, in this case a different “figure” style, that is, for example, center justified.