Use if formula in word

Please Note:
This article is written for users of the following Microsoft Word versions: 97, 2000, 2002, and 2003. If you are using a later version (Word 2007 or later), this tip may not work for you. For a version of this tip written specifically for later versions of Word, click here: Conditional Calculations in Word.

One big benefit of using a spreadsheet program like Excel is the ability to create formulas that define results based on other information within the spreadsheet. Word is not Excel, but it does allow you to perform simple arithmetic based on the contents of a table. This can come in very handy in many instances.

What if you want to perform a conditional calculation, however? For instance, let’s assume you have the following calculation field in a table cell:

{ = (B2-B1) }

What if you want to display the result only if B2 is not equal to zero? If B2 is zero, then you want the result displayed by the calculation to be zero.

To create conditional calculations, you use the IF field. This field causes Word to do a comparison, and then choose different results based on the outcome of the comparison. In this case, you want to test if B2 is equal to zero. If it is, then you want to return a value of zero. If it is not, then you want to do the subtraction. This is how such a compound field calculation would appear:

{ =IF (B2=0,0,B2-B1) }

The key factor in this IF formula is the comparison it performs. The comparison is the first element within the parentheses, in this case B2=0. The result of this comparison determines which of the following elements are used in the field. If the comparison is TRUE, then the first element (0) is used. If the comparison if FALSE, then the second element (B2-B1) is used. You can easily change the comparison to some other operation, if desired. For instance, if you want to make sure that zero was returned anytime that B2 was 0 or less, then you could use the formula B2<=0.

Author Bio

With more than 50 non-fiction books and numerous magazine articles to his credit, Allen Wyatt is an internationally recognized author. He is president of Sharon Parq Associates, a computer and publishing services company. Learn more about Allen…

Выражение может быть именем закладки, строкой текста, числом, вложенным полем, возвращающим значение, или математической формулой.

Коды полей: IF

{ IF Выражение1 Оператор Выражение2 Текст1 Текст2 }

В зависимости от результата сравнения двух выражений вставляет тот или иной текст. В основном документе слияния поле IF можно использовать для анализа записей данных, таких как почтовые индексы или номеров банковских счетов. Например, можно разослать письма только клиентам, проживающим в определенном городе.

Инструкции

Выражение1, Выражение2
Значения, которые требуется сравнить. Выражение может быть именем закладки, строкой текста, числом, вложенным полем, возвращающим значение, или математической формулой. Если выражение содержит пробелы, оно должно быть заключено в кавычки.

Оператор 
Оператор сравнения. Пробелы перед оператором и после него являются обязательными.
Оператор    Описание
=    Равно
<>    Не равно
>    Больше
<    Меньше
>=    Больше или равно
<=    Меньше или равно

Текст1, Текст2
Текст, который вставляется в случае истинности (Текст1) или ложности (Текст2) логического выражения. Если Текст2 не указан, а логическое выражение ложно, не будет вставлено никакого текста. Каждая строка, содержащая несколько слов, должна быть заключена в кавычки.

Примечание.  Если используется оператор = или <>, то Выражение2 может содержать вопросительный знак (?), заменяющий любой отдельный знак, или звездочку (*), заменяющую любую строку символов. Такое выражение должно быть заключено в кавычки. Если Выражение2 содержит звездочку, то сумма длин фрагмента Выражения1, соответствующего этой звездочке, и остальных знаков значения Выражения2 не должна превышать 128 знаков.

Примеры
В приведенном ниже примере указано, что если заказ клиента равен или больше 100 единиц продукции, то будет выведено слово «Спасибо», а если клиент заказывает менее 100 единиц продукции, то будет выведено уведомление «Минимальный заказ равен 100 единиц».
{IF заказ>=100 «Спасибо» «Минимальный заказ равен 100 единиц»}

Примеры полей IF

Поле IF выполняет одну из двух операций в зависимости от указанных условий. Например, утверждение «Если погода будет хорошей, мы прогуляемся по парку, а если нет — пойдем в кино» определяет условие, (хорошая погода), при котором произойдет определенное событие (прогулка по парку). Если это условие не соблюдено, происходит альтернативное событие (поход в кино).
Приведенное ниже поле IF представляет собой утверждение того же типа. Если текущая запись данных содержит значение «Саратов» в поле «Город», в документ, полученный в результате слияния с этой записью данных, будет включен текст, содержащийся в первых кавычках. В противном случае будет добавлен второй текст. Следующий пример использует поля IF и MERGEFIELD.
{ IF { MERGEFIELD Город } = «Саратов» «Пожалуйста, позвоните в местное отделение нашей фирмы.» «Пожалуйста, отправьте заполненный формуляр в приложенном конверте.» }
Чтобы вставить поле IF в документ, на панели инструментов Слияние нажмите кнопку Добавить поле Word, а затем выберите поле IF…THEN…ELSE.
Ниже приведены некоторые примеры способов изменения кодов поля IF.

Сравнение поля данных с другим полем или закладкой
В приведенном ниже примере выполняется сравнение значения поля данных «Ставка» со значением поля данных «Скидка». Если числа равны, печатается указанный текст.
{ IF { MERGEFIELD Ставка } = { MERGEFIELD Скидка } «Мы предложим вам еще большую скидку. » » » }
(Если число в поле данных «Ставка» не равно числу в поле данных «Скидка», текст не печатается.)

Вставка других полей Word в поле IF
Пример 1
В случае выполнения условия, указанного в приведенном ниже поле IF, в документ вставляется содержимое файла, указанного в поле INCLUDETEXT. При задании местоположения и имени включаемого документа следует использовать двойные обратные косые черты (), как показано в примере. Если условие не будет выполнено, будет вставлен элемент списка автотекста «Авторское право».
{ IF { MERGEFIELD Штат } = » Нью-Йорк » «{ INCLUDETEXT c:\worddocs\contract.doc }» «{ AUTOTEXT Авторское право }» }

Пример 2
Если поле «Компания» в записи данных содержит какую-либо информацию — т. е. не является пустым, — печатается текст из поля «АдресКомпании». В противном случае печатается текст из поля «ДомашнийАдрес».
{ IF { MERGEFIELD Компания } <> » » «{ MERGEFIELD АдресКомпании }» «{ MERGEFIELD ДомашнийАдрес }» }

Выполнение вычислений в поле IF
В приведенном ниже примере первое поле = (Формула) вычисляет текущее сальдо для каждого счета. Если сальдо положительно, печатается значение второго поля = (Формула). Если вычисленное сальдо равно 0 (нулю) или отрицательно, печатается альтернативный текст «Ваш счет пуст. Спасибо.».
{ IF { = { MERGEFIELD Сальдо } — {MERGEFIELD Платеж } } > 0 «Текущее сальдо { = { MERGEFIELD Сальдо } — { MERGEFIELD Платеж } # «#,##0.00р.; » }.» «Ваш счет пуст. Спасибо» }

Задание нескольких условий
Чтобы задать несколько условий в поле IF, в него следует включить поле COMPARE или другие поля IF.

Пример 1
В приведенном ниже примере при слиянии каждой записи данных поле COMPARE сравнивает поля данных «НомерКлиента» и «РангКлиента». Функция AND в поле = (Формула) возвращает значение «1» (истина), если значения обоих полей указывают на удовлетворительное состояние счета. В этом случае печатается текст из первых кавычек.
{ IF { = AND ( { COMPARE { MERGEFIELD НомерКлиента } >= 4 }, { COMPARE { MERGEFIELD РангКлиента } <= 3 } ) } = 1 » Удовлетворительно » » Неудовлетворительно «}

Пример 2
В приведенном ниже примере жителям Калифорнии и Вашингтона предоставляются особые скидки. Если в поле «Штат» указан другой штат, никакой текст не печатается, поскольку во втором поле IF не указан альтернативный текст.
{IF {MERGEFIELD Штат } = » Калифорния » » Для жителей Калифорнии предлагаются особые скидки на посещение Азии и Японии.» «{IF {MERGEFIELD Штат } = «Вашингтон» «Для жителей Вашингтона предлагаются особые скидки на посещение Азии и Японии.» » «} «}