Уровни в excel 2013

Содержание

• 1 Настройка группировки
• 2 Группировка по строкам
• 3 Группировка по столбцам
• 4 Создание вложенных групп
• 5 Разгруппирование
  • 5.1 Помогла ли вам эта статья?
• 6 Автоматическое создание структуры в Excel
• 7 Ручное создание структуры

При работе с таблицами, в которые входит большое количество строк или столбцов, актуальным становится вопрос структурирования данных. В Экселе этого можно достичь путем использования группировки соответствующих элементов. Этот инструмент позволяет не только удобно структурировать данные, но и временно спрятать ненужные элементы, что позволяет сконцентрировать своё внимания на других частях таблицы. Давайте выясним, как произвести группировку в Экселе.

Настройка группировки

Прежде чем перейти к группировке строк или столбцов, нужно настроить этот инструмент так, чтобы конечный результат был близок к ожиданиям пользователя.

1. Переходим во вкладку «Данные».
2. В нижнем левом углу блока инструментов «Структура» на ленте расположена маленькая наклонная стрелочка. Кликаем по ней.
3. Открывается окно настройки группировки. Как видим по умолчанию установлено, что итоги и наименования по столбцам располагаются справа от них, а по строкам – внизу. Многих пользователей это не устраивает, так как удобнее, когда наименование размещается сверху. Для этого нужно снять галочку с соответствующего пункта. В общем, каждый пользователь может настроить данные параметры под себя. Кроме того, тут же можно включить автоматические стили, установив галочку около данного наименования. После того, как настройки выставлены, кликаем по кнопке «OK».

На этом настройка параметров группировки в Эксель завершена.

Группировка по строкам

Выполним группировку данных по строкам.

1. Добавляем строчку над группой столбцов или под ней, в зависимости от того, как планируем выводить наименование и итоги. В новой ячейке вводим произвольное наименование группы, подходящее к ней по контексту.
2. Выделяем строки, которые нужно сгруппировать, кроме итоговой строки. Переходим во вкладку «Данные».
3. На ленте в блоке инструментов «Структура» кликаем по кнопке «Группировать».
4. Открывается небольшое окно, в котором нужно дать ответ, что мы хотим сгруппировать – строки или столбцы. Ставим переключатель в позицию «Строки» и жмем на кнопку «OK».

На этом создание группы завершено. Для того, чтобы свернуть её достаточно нажать на знак «минус».

Чтобы заново развернуть группу, нужно нажать на знак «плюс».

Группировка по столбцам

Аналогичным образом проводится и группировка по столбцам.

1. Справа или слева от группируемых данных добавляем новый столбец и указываем в нём соответствующее наименование группы.
2. Выделяем ячейки в столбцах, которые собираемся сгруппировать, кроме столбца с наименованием. Кликаем на кнопку «Группировать».
3. В открывшемся окошке на этот раз ставим переключатель в позицию «Столбцы». Жмем на кнопку «OK».

Группа готова. Аналогично, как и при группировании столбцов, её можно сворачивать и разворачивать, нажимая на знаки «минус» и «плюс» соответственно.

Создание вложенных групп

В Эксель можно создавать не только группы первого порядка, но и вложенные. Для этого, нужно в развернутом состоянии материнской группы выделить в ней определенные ячейки, которые вы собираетесь сгруппировать отдельно. Затем следует провести одну из тех процедур, какие были описаны выше, в зависимости от того, со столбцами вы работаете или со строками.

После этого вложенная группа будет готова. Можно создавать неограниченное количество подобных вложений. Навигацию между ними легко проводить, перемещаясь по цифрам, расположенным слева или сверху листа в зависимости от того, что сгруппировано строки или столбцы.

Разгруппирование

Если вы хотите переформатировать или просто удалить группу, то её нужно будет разгруппировать.

1. Выделяем ячейки столбцов или строк, которые подлежат разгруппированию. Жмем на кнопку «Разгруппировать», расположенную на ленте в блоке настроек «Структура».
2. В появившемся окошке выбираем, что именно нам нужно разъединить: строки или столбцы. После этого, жмем на кнопку «OK».

Теперь выделенные группы будут расформированы, а структура листа примет свой первоначальный вид.

Как видим, создать группу столбцов или строк довольно просто. В то же время, после проведения данной процедуры пользователь может значительно облегчить себе работу с таблицей, особенно если она сильно большая. В этом случае также может помочь создание вложенных групп. Провести разгруппирование так же просто, как и сгруппировать данные.

Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.

Задайте свой вопрос в комментариях, подробно расписав суть проблемы. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

Помогла ли вам эта статья?

Да Нет

Во время построения больших таблиц полезно использовать группировку данных, чтобы скрывать детальную информацию, представляя в лучшем виде наиболее важную. В то же время, когда необходимо получить уточнение по каким-либо показателям, сгруппированные данные можно быстро отобразить, раскрыв определенную группу. Рассмотрим подробнее.

Мы имеем отчет продаж по всем работавшим агентам за год. Информация представлена по месяцам. Но такая детализация для целей нашего анализа является избыточной, но в случае необходимости мы должны быстро ее получить. Поэтому удалять ее не нужно. Можно просто скрыть столбцы – и это удовлетворит нашей цели. Но если Вы отчет делаете не для себя, а для руководства или еще кого-либо. Нельзя быть на 100% уверенным, что те, кто будет работать с Вашими таблицами, будет хорошо владеть приложением Excel. Выход из ситуации – группировка. Находится она на вкладке «Данные», раздел «Структура».

 

В таблице нашего примера выделяем столбцы отчета, которые содержат детализированную информацию, затем нажмите значок «Группировать». Создать сразу несколько групп не получится, поэтому создавайте их поочередно. Так выглядел отчет до группировки:

Отчет после группировки:

На рисунке видно, что группируются данные по месяцам за определенные кварталы, тем самым образуя 4 группы. Не включенными остаются только итоги по кварталам. Нажав на значки «минус», детализированная информация скрывается. Отчет получает следующий вид:

Теперь он выглядит более компактно и отображает наиболее важную информацию. В то же время, раскрыв любую из групп, можно ознакомиться с деталями.

Обратите внимание на числа, изображенные на картинке. Они представляют кнопки, которые позволяют быстро раскрыть и скрыть все группы одновременно. Кнопка 1 скрывает все уровни групп, 2 раскрывает группы первого уровня. Если внутри какой-либо группы создается еще одна группа, то она будет относиться к уровню 3, и к кнопкам добавиться еще одна, с цифрой 3 и т.д.

Для того чтобы извлечь столбцы из группы, необходимо выделить их и в разделе «Структура» кликнуть по значку «Разгруппировать». Если требуется убрать всю группировку сразу, выделите весь лист Excel и нажмите тот же значок. Будет предложено разгруппировать столбцы или сроки. Выберите нужный вариант и нажмите «OK». Приложение удалит все группировки верхнего уровня, оставив нижние.

Группировать можно как столбцы, так и строки. И те и другие подчиняются одним и тем же правилам.

Если материалы office-menu.ru Вам помогли, то поддержите, пожалуйста, проект, чтобы мы могли развивать его дальше.

У Вас недостаточно прав для комментирования.

Дата: 31 января 2017 Категория: Excel Поделиться, добавить в закладки или статью

Здравствуйте, друзья. Думаю, каждому, кто работал в Эксель, попадались таблицы со структурой данных. Группировка в Эксель, чаще всего, применяется, когда есть организация со структурой, и мы оцениваем некоторые показатели согласно этой структуры. Например, продажи по Компании в целом, по региональным представительствам, по менеджерам. Посмотрите на картинке, как это может быть без группировки:

На рисунке детальный пример отчета о продажах по структурным подразделениям подневно.  А что если нужно предоставить руководителям отчет в разрезе только лишь департаментов и помесячно, без детализации? Чтобы было вот так:

Согласитесь, такой вид таблицы более нагляден и показателен для анализа работы Компании в целом. Но как получить такую таблицу достаточно быстро, не скрывая и не удаляя ячейки? Очень просто, задайте структуру документа.

На рисунке выше я привел уже структурированный документ, с маркерами группы. В таблице сгруппированы менеджеры по регионам и регионы в компании, а так же, дни недели в месяцы. Чтобы скрыть какую-то отдельную группу, кликните на значке «минус» в итоговой строке этой группы». Чтобы раскрыть – на значке «плюс». Чтобы отобразить какой-то определенный уровень – нажмите на его номер в верхнем левом углу листа.

Обратите внимание, данные сгруппированы в несколько уровней. Каждый последующий вложен в предыдущий. Всего Эксель позволяет создать до восьми уровней в строках и восьми – в столбцах.

Есть два способа создать структуру листа: автоматический и ручной.

Программа может попытаться создать структуру автоматически. Для этого нажмите на ленте: Структура – Группировать – Создать структуру.

Если у Вас правильно и логично записаны формулы суммирования, структура будет создана правильно. У меня эта функция часто срабатывает правильно, поэтому сначала я пробую именно автоматическое создание. Структура из примера отлично создалась автоматически.

Ручное создание структуры

Создание структуры вручную позволяет держать весь процесс под контролем и гарантированно получить правильный результат. Чтобы структурировать лист вручную, выполните такие действия:

1. Оформите и наполните таблицу, создайте итоговые строки и столбцы
2. Кликните на маленькой пиктограмме со стрелкой в нижнем правом углу ленточной группы Данные – Структура. В открывшемся окне настройте расположение строк и столбцов итогов

1. Выделите строки или столбцы, которые нужно группировать (не выделяйте итоговые). Делайте это с каждой группой по очереди, начиная с самых «глубоких». В моем примере это фамилии менеджеров.

1. Нажмите на ленте Структура – Группировать (ли нажмите Alt+Shift+стрелка вправо). Будет создана группировка

1. Повторяйте п.3-4 до полного структурирования данных. Повторюсь, начинайте с подчиненных групп, потом переходите на уровень выше. Т.е. в таблице из примера мы поочередно сгруппируем менеджеров в филиалы, потом филиалы в компанию.

Когда Вы вставляете новые строки и столбцы в структурированную таблицу – будьте осторожны. Если, например, добавляется новый менеджер в группу, вставляйте строку где-то между сгруппированными строками, не первым элементом группы и не последним. В противном случае, новая строка не впишется в структуру.

При копировании диапазона ячеек, скрытые строки и столбцы не копируются. Но когда они скрыты группировкой – все равно копируются. Чтобы выделить только данные, отображенные на экране, выделите нужный диапазон и нажмите F5. В открывшемся окне выберите Выделить – Только видимые ячейки. Теперь ячейки, скрытые группировкой, не будут скопированы.

Если Вам больше не нужна структура – удалите ее. Для этого выполните на ленте Данные – Структура – Разгруппировать – Удалить структуру.

Группированные данные, структурированное рабочее пространство – не только добавляют практичности Вашим таблицам, это правило хорошего тона, когда одну и ту же таблицу можно легко посмотреть как в развернутом виде, так и в детальном.

Вот и все, тренируйтесь и применяйте на практике структурирование данных в Экселе. Приглашаю Вас комментировать изложенный материал, задавайте Ваши вопросы и делитесь опытом!

Следующая статья будет посвящена подключению внешних данных и их консолидации. Это неотъемлемая часть работы большинства пользователей Excel. Присоединяйтесь к чтению!

Поделиться, добавить в закладки или статью

Группировка данных в Microsoft Excel

​Смотрите также​ уникальные значения из​Аргумент функции КОРЕНЬ –​ всегда вставляется слева),​ ножницами («вырезать»). Или​ две ячейки и​Воспользуемся функцией автозаполнения. Кнопка​*, /;​Чтобы задать формулу для​Также, таблицу можно создать,​ функция «ЕСЛИ». С​ таблицу. При этом,​ имеют одинаковый ранг,​о​ сортировать таблицу, затем​«OK»​ ответ, что мы​При работе с таблицами,​ списка сделайте следующее:​

​ ссылка на ячейку​ нажимаем правую кнопку​

Настройка группировки

​ жмем комбинацию CTRL+X.​ «протянем» за маркер​ находится на вкладке​+, -.​ ячейки, необходимо активизировать​ нажав на кнопку​ её помощью можно​

1. ​ существуют очень широкие​​ возвращается среднее.  ​​льшие ранги.​

   
2. ​ нажмите​.​​ хотим сгруппировать –​​ в которые входит​Перейдите в ячейку B1​ A1:​

   

3. ​ мыши – «Вставить»​ Вокруг ячейки появляется​ вниз.​ «Главная» в группе​Поменять последовательность можно посредством​ ее (поставить курсор)​ «Таблица», которая расположена​ задать в ячейке​ возможности по настройке​Для построения некоторых сложных​Если порядок — любое​OK​Теперь выделенные группы будут​ строки или столбцы.​ большое количество строк​ и выберите инструмент​ВВОД – программа нашла​ — «Столбец». Комбинация:​ пунктирная линия. Выделенный​Найдем среднюю цену товаров.​ инструментов «Редактирование».​ круглых скобок: Excel​ и ввести равно​ во вкладке «Вставка»,​ вывод одного результата​​ полей сводной таблицы.​​ формул массива может​

​ ненулевое число, то​. В нашем примере​ расформированы, а структура​

Группировка по строкам

​ Ставим переключатель в​ или столбцов, актуальным​

1. ​ «ДАННЫЕ»-«Работа с данными»-«Проверка​ квадратный корень из​ CTRL+SHIFT+»=»​ фрагмент остается в​ Выделяем столбец с​После нажатия на значок​ в первую очередь​ (=). Так же​ предварительно выделив определенную​ при выполнении конкретного​

   

2. ​Сводную таблицу можно создать​ потребоваться массив рангов,​ то MS EXCEL​ мы будем сортировать​​ листа примет свой​​ позицию​

   

3. ​ становится вопрос структурирования​ данных».​​ числа 40.​​Чтобы вставить строку, выделяем​​ буфере обмена.​​ ценами + еще​

   

4. ​ «Сумма» (или комбинации​ вычисляет значение выражения​ можно вводить знак​ область листа с​ условия, и другого​ во вкладке «Вставка»,​ т.е. тот же​​ присваивает ранг=1 минимальному​​ по​ первоначальный вид.​​«Строки»​​ данных. В Экселе​

​На вкладке «Параметры» в​Если Вы работаете с​ соседнюю снизу. Комбинация​Ставим курсор в другом​ одну ячейку. Открываем​

​ клавиш ALT+«=») слаживаются​ в скобках.​ равенства в строку​

Группировка по столбцам

​ данными.​ результата, в случае​

1. ​ нажав на кнопку»​ набор рангов, но​ числу, б​Фамилии​Как видим, создать группу​

   

2. ​и жмем на​ этого можно достичь​ разделе «Условие проверки»​ большой таблицей и​ клавиш: SHIFT+ПРОБЕЛ чтобы​​ месте рабочего поля​​ меню кнопки «Сумма»​

   

3. ​ выделенные числа и​​ формул. После введения​​После этого, выделенный набор​​ его невыполнения.​​ которая так и​​ в одной ячейке.​

​о​(столбец С).​ столбцов или строк​ кнопку​ путем использования группировки​ из выпадающего списка​ вам необходимо выполнить​

Создание вложенных групп

​ выделить строку и​ и нажимаем «Вставить»​ — выбираем формулу​ отображается результат в​Различают два вида ссылок​ формулы нажать Enter.​ ячеек Microsoft Excel,​Синтаксис данной функции выглядит​ называется «Сводная таблица».​Как видно из картинки​льшим значениям присваиваются б​Таблица будет отсортирована в​ довольно просто. В​«OK»​ соответствующих элементов. Этот​ «Тип данных:» выберите​ поиск уникальных значений​

​ нажимаем правую кнопку​ или комбинацию CTRL+V.​ для автоматического расчета​ пустой ячейке.​ на ячейки: относительные​ В ячейке появится​ будет воспринимать как​ следующим образом «ЕСЛИ(логическое​Урок: Применение сводных таблиц​ выше, значения из​о​

Разгруппирование

​ соответствии с выбранным​ то же время,​.​ инструмент позволяет не​

1. ​ значение «Список».​ в Excel, соответствующие​ мыши – «Вставить»​Таким же способом можно​​ среднего значения.​​Сделаем еще один столбец,​ и абсолютные. При​​ результат вычислений.​​ таблицу. Вследствие этого,​

   

2. ​ выражение; [результат если​ в Microsoft Excel​ диапазона​льшие ранги.​ порядком. В нашем​ после проведения данной​​На этом создание группы​​ только удобно структурировать​

​В поле ввода «Источник:»​ определенному запросу, то​ — «Строку» (CTRL+SHIFT+»=»)(строка​ перемещать несколько ячеек​

​Чтобы проверить правильность вставленной​ где рассчитаем долю​ копировании формулы эти​В Excel применяются стандартные​ например, если вы​ истина]; [результат если​Для визуального отображения данных,​В60:В67​Если список чисел находится​ примере номера аудиторий​ процедуры пользователь может​ завершено. Для того,​ данные, но и​ введите =$F$4:$F$8 и​ нужно использовать фильтр.​ всегда вставляется сверху).​

​ сразу. На этот​

lumpics.ru

Уровни сортировки в Excel

​ формулы, дважды щелкните​ каждого товара в​ ссылки ведут себя​ математические операторы:​ введете в ячейки,​ ложь])».​ размещенных в таблице,​и в ячейке​ в диапазоне​ сортируются по возрастающей,​ значительно облегчить себе​ чтобы свернуть её​

​ временно спрятать ненужные​ нажмите ОК.​ Но иногда нам​​ же лист, на​ по ячейке с​ общей стоимости. Для​ по-разному: относительные изменяются,​Оператор​ расположенные у границ​С помощью операторов «И»,​ можно использовать диаграммы.​D60​A7:A11​ а для каждой​ работу с таблицей,​ достаточно нажать на​ элементы, что позволяет​В результате в ячейке​ нужно выделить все​Чтобы программа воспринимала вводимую​ другой лист, в​

Добавление уровня сортировки в Excel

​ результатом.​ этого нужно:​​ абсолютные остаются постоянными.​​Операция​ таблицы, какие-то данные,​​ «ИЛИ» и вложенной​​ Их можно применять​

1. ​совпадают. Такой массив​, то формула =РАНГ(A7;$A$7:$A$11)​ аудитории студенты расположены​ особенно если она​ знак «минус».​
2. ​ сконцентрировать своё внимания​​ B1 мы создали​​ строки, которые содержат​​ в ячейку информацию​​ другую книгу.​
3. ​Microsoft Excel – чрезвычайно​​Разделить стоимость одного товара​​Все ссылки на ячейки​Пример​ то они будут​ функции «ЕСЛИ», можно​ в целях создания​ можно получить с​ определит ранг числа​​ по фамилии в​​ сильно большая. В​
4. ​Чтобы заново развернуть группу,​​ на других частях​​ выпадающих список фамилий​ определенные значения по​ как формулу, ставим​
5. ​Чтобы переместить несколько ячеек,​ полезная программка в​ на стоимость всех​ программа считает относительными,​+ (плюс)​​ автоматически включены в​​ задать соответствие нескольким​ презентаций, написания научных​ помощью формулы =РАНГ(A60:A67;A60:A67) или с​​ из ячейки​​ алфавитном порядке.​
6. ​ этом случае также​ нужно нажать на​ таблицы. Давайте выясним,​ клиентов.​ отношению к другим​ знак «=». Например,​ их нужно выделить:​ разных областях. Готовая​ товаров и результат​

​ если пользователем не​Сложение​ эту таблицу. Кроме​ условиям, или одному​ работ, в исследовательских​ помощью формулы =СЧЁТЕСЛИ(A60:A67;»>»&A60:A67)+1​А7​Если необходимо изменить порядок​ может помочь создание​ знак «плюс».​ как произвести группировку​

​Примечание. Если данные для​

office-guru.ru

Функция РАНГ() в MS EXCEL

​ строкам. В этом​ = (2+3)*5. После​Ставим курсор в крайнюю​ таблица с возможностью​ умножить на 100.​ задано другое условие.​=В4+7​ того, при прокрутке​ из нескольких условий.​ целях, и т.д.​Ранги по возрастанию можно​(см. файл примера). ​ многоуровневой сортировки в​ вложенных групп. Провести​Аналогичным образом проводится и​ в Экселе.​ выпадающего списка находятся​ случаи следует использовать​ нажатия «ВВОД» Excel​ верхнюю ячейку слева.​ автозаполнения, быстрых расчетов​ Ссылка на ячейку​ С помощью относительных​

​- (минус)​

​ вниз, шапка таблицы​​Урок: Применение функции «ЕСЛИ»​

​ Программа Microsoft Excel​​ получить с помощью​Т.к. аргумент​

​ Excel, Вы можете​​ разгруппирование так же​ группировка по столбцам.​Скачать последнюю версию​ на другом листе,​ условное форматирование, которое​ считает результат.​Нажимаем Shift, удерживаем и​ и вычислений, построения​ со значением общей​ ссылок можно размножить​​Вычитание​​ будет постоянно в​ в Microsoft Excel​ предоставляет широкий набор​​ формулы =РАНГ(A60:A67;A60:A67;1) или =СЧЁТЕСЛИ(A60:A67;»​​порядок​ без труда указать​ просто, как и​Справа или слева от​

​ Excel​ то лучше для​ ссылается на значения​Последовательность вычисления такая же,​ с помощью стрелок​ графиков, диаграмм, создания​

​ стоимости должна быть​​ одну и ту​=А9-100​

• ​ пределах области зрения.​С помощью макросов, в​ инструментов для создания​Такой подход использется в​опущен, то MS​ столбец, который сортируется​​ сгруппировать данные.​​ группируемых данных добавляем​
• ​Прежде чем перейти к​ такого диапазона присвоить​ ячеек с запросом.​ как в математике.​ на клавиатуре добиваемся​​ отчетов или анализов​​ абсолютной, чтобы при​​ же формулу на​​* (звездочка)​

Определяем ранг в списке без повторов

​Урок: Создание таблицы в​ программе Microsoft Excel​​ различного типа диаграмм.​​ статьях Отбор уникальных значений​ EXCEL присвоил ранг=1​ в первую очередь.​​Автор: Максим Тютюшев​​ новый столбец и​

​ группировке строк или​​ имя и указать​​ Чтобы получить максимально​Формула может содержать не​ выделения всего диапазона.​ и т.д.​ копировании она оставалась​ несколько строк или​Умножение​

​ Microsoft Excel​

​ можно записывать выполнение​​Чтобы создать диаграмму, нужно​​ с сортировкой в​ максимальному числу (50),​ Для этого выделите​В прошлых уроках мы​ указываем в нём​

​ столбцов, нужно настроить​ его в поле​ эффективный результат, будем​ только числовые значения,​

Связь функций НАИБОЛЬШИЙ()/НАИМЕНЬШИЙ() и РАНГ()

​Чтобы выделить столбец, нажимаем​Инструменты табличного процессора могут​ неизменной.​ столбцов.​=А3*2​С помощью функции подбора​​ определенных действий, а​​ выделить набор ячеек​

Определяем ранг в списке с повторами

​ MS EXCEL и Динамическая сортировка​ а максимальный ранг​ необходимый столбец, а​ познакомились с базовыми​ соответствующее наименование группы.​ этот инструмент так,​ «Источник:». В данном​ использовать выпадающий список,​ но и ссылки​ на его имя​ значительно облегчить труд​Чтобы получить проценты в​Вручную заполним первые графы​/ (наклонная черта)​ параметров, можно подобрать​ потом воспроизводить их​ с данными, которые​ таблицы в MS​

​ (5 = количеству​ затем нажмите стрелку​ приемами сортировки и​Выделяем ячейки в столбцах,​ чтобы конечный результат​ случае это не​ в качестве запроса.​

​ на ячейки со​ (латинскую букву). Для​

​ специалистов из многих​ Excel, не обязательно​ учебной таблицы. У​​Деление​​ исходные данные, исходя​

​ автоматически. Это существенно​​ вы хотите визуально​ EXCEL.​ значений в списке)​ вверх или вниз,​ научились применять в​ которые собираемся сгруппировать,​ был близок к​ обязательно, так как​ Это очень удобно​ значениями. К примеру,​ выделения строки –​ отраслей. Представленная ниже​ умножать частное на​ нас – такой​

Массив рангов

​=А7/А8​ из конечного нужного​ экономит время на​ отобразить. Затем, находясь​Программа Microsoft Excel способна​ — минимальному (10).​

​ чтобы изменить приоритет.​ Excel пользовательскую сортировку​ кроме столбца с​​ ожиданиям пользователя.​​ у нас все​​ если нужно часто​​ =(A1+B1)*5, где А1​ на цифру.​ информация – азы​ 100. Выделяем ячейку​

​ вариант:​^ (циркумфлекс)​ для вас результата.​

​ выполнении большого количества​ во вкладке «Вставка»,​ в значительной мере​Альтернативный вариант: =СЧЁТЕСЛИ($A$7:$A$11;»>»&A7)+1​Автор: Антон Андронов​ к данным. В​

excel2.ru

10 полезных функций программы Microsoft Excel

​ наименованием. Кликаем на​Переходим во вкладку​ данные находятся на​ менять однотипные запросы​ и В1 –​Для изменения размеров строк​ работы в Эксель​ с результатом и​Вспомним из математики: чтобы​Степень​Для того, чтобы использовать​ однотипной работы.​

​ выбрать на ленте​ облегчить пользователю работу​

Функция ВПР

​В столбце​Функция РАНГ(), английский вариант​ этом уроке мы​ кнопку​«Данные»​ одном рабочем листе.​ для экспонирования разных​ ссылки на ячейки.​ или столбцов передвигаем​ для чайников. Освоив​ нажимаем «Процентный формат».​ найти стоимость нескольких​=6^2​ эту функцию, нужно​Макросы можно записывать, просто​ тот тип диаграммы,​ с таблицами и​С​ RANK(), возвращает ранг​ пойдем еще дальше​«Группировать»​.​Выборка ячеек из таблицы​ строк таблицы. Ниже​Чтобы скопировать формулу на​ границы (курсор в​

​ данную статью, Вы​ Или нажимаем комбинацию​ единиц товара, нужно​= (знак равенства)​ находиться во вкладке​

​ включив запись своих​ который считаете наиболее​ числовыми выражениями, автоматизировав​приведена формула =РАНГ(A7;$A$7:$A$11;1)​ числа в списке​ и узнаем, как​

​.​В нижнем левом углу​

Сводные таблицы

​ по условию в​ детально рассмотрим: как​ другие ячейки, необходимо​ этом случае принимает​ приобретете базовые навыки,​ горячих клавиш: CTRL+SHIFT+5​ цену за 1​Равно​ «Данные». Затем, требуется​ действий в программе,​ подходящим для достижения​ её. Этого удается​ с рангом по​ чисел. Ранг числа​ выполнять множественную сортировку,​В открывшемся окошке на​ блока инструментов​

​ Excel:​ сделать выборку повторяющихся​ «зацепить» маркер автозаполнения​ вид крестика, поперечная​ с которых начинается​

​Копируем формулу на весь​ единицу умножить на​

Создание диаграмм

​Меньше​ нажать на кнопку​ через соответствующую кнопку​ поставленных целей.​ достичь с помощью​ возрастанию, ранг=1 присвоен​ — это его​ т.е. состоящую из​ этот раз ставим​«Структура»​Выделите табличную часть исходной​ ячеек из выпадающего​

​ в ячейке с​ перекладина которого имеет​ любая работа в​ столбец: меняется только​ количество. Для вычисления​>​ «Анализ «что если»»,​ на ленте.​Более точная настройка диаграмм,​ инструментария данного приложения,​ минимальному числу. Альтернативный​

​ величина относительно других​ нескольких уровней.​ переключатель в позицию​на ленте расположена​ таблицы взаиморасчетов A4:D21​ списка.​

​ формулой и протянуть​ на концах стрелочки).​ Excel.​ первое значение в​ стоимости введем формулу​Больше​

​ которая располагается в​Также, запись макросов можно​

Формулы в EXCEL

​ включая установку её​ и различных его​ вариант: =СЧЁТЕСЛИ($A$7:$A$11;»​ значений в списке.​Когда необходима более точная​«Столбцы»​ маленькая наклонная стрелочка.​ и выберите инструмент:​Для примера возьмем историю​ вниз (в сторону​Чтобы значение поместилось в​Книга Excel состоит из​

​ формуле (относительная ссылка).​ в ячейку D2:​Меньше или равно​ блоке инструментов «Работа​ производить, используя язык​ наименования и наименования​ функций. Давайте рассмотрим​Если исходный список отсортировать,​ Например, в массиве​ сортировка данных в​. Жмем на кнопку​ Кликаем по ней.​ «ГЛАВНАЯ»-«Стили»-«Условное форматирование»-«Создать правило»-«Использовать​ взаиморасчетов с контрагентами,​ – если копируем​ ячейке, столбец можно​ листов. Лист –​ Второе (абсолютная ссылка)​ = цена за​

​>=​ с данными». Потом,​ разметки Visual Basic,​ осей, производится в​ наиболее полезные функции​ то ранг числа​ {10;20;5} число 5​ Excel, Вы можете​«OK»​

​Открывается окно настройки группировки.​ формулу для определения​

Функция «ЕСЛИ»

​ как показано на​ в ячейки строки).​ расширить автоматически: щелкнуть​ рабочая область в​ остается прежним. Проверим​ единицу * количество.​Больше или равно​ выбрать в появившемся​ в специальном редакторе.​ группе вкладок «Работа​ программы Microsoft Excel.​

​ будет его позицией​ будет иметь ранг​ добавить к ней​.​ Как видим по​

​ форматируемых ячеек».​ рисунке:​При копировании формулы с​ по правой границе​ окне. Его элементы:​ правильность вычислений –​

​ Константы формулы –​<>​

Макросы

​ списке пункт «Подбор​Урок: Применение макросов в​ с диаграммами».​Скачать последнюю версию​ в списке.​ 1, т.к. это​ множество уровней. Такая​Группа готова. Аналогично, как​ умолчанию установлено, что​

​Чтобы выбрать уникальные значения​В данной таблице нам​ относительными ссылками на​ 2 раза.​Чтобы добавить значение в​

​ найдем итог. 100%.​ ссылки на ячейки​Не равно​ параметра…».​

​ Microsoft Excel​Одним из видов диаграмм​

Условное форматирование

​ Excel​Функции НАИБОЛЬШИЙ() и РАНГ()​ наименьшее число, число​ возможность позволяет сортировать​ и при группировании​ итоги и наименования​ из столбца, в​ нужно выделить цветом​ ячейки Excel меняет​Чтобы сохранить ширину столбца,​ ячейку, щелкаем по​

​ Все правильно.​ с соответствующими значениями.​Символ «*» используется обязательно​Отрывается окно подбора параметра.​Для того, чтобы выделить​ являются графики. Принцип​Одной из самых востребованных​ являются взаимодополняющими в​ 10 — ранг​ информацию более чем​ столбцов, её можно​ по столбцам располагаются​ поле ввода введите​ все транзакции по​ константы в зависимости​

​ но увеличить высоту​

​ ней левой кнопкой​При создании формул используются​

«Умная» таблица

​Нажимаем ВВОД – программа​ при умножении. Опускать​ В поле «Установить​ определенные данные в​ построения их тот​ функций в программе​ том смысле, что​ 2, а 20​ по одному столбцу.​ сворачивать и разворачивать,​ справа от них,​

​ формулу: =$A4=$B$1 и​ конкретному клиенту. Для​ от адреса текущей​ строки, нажимаем на​ мыши. Вводим с​ следующие форматы абсолютных​ отображает значение умножения.​ его, как принято​ в ячейке» вы​ таблице применяется функция​ же, что и​ Microsoft Excel является​

​ записав формулу =НАИБОЛЬШИЙ($A$7:$A$11;РАНГ(A7;$A$7:$A$11))​ — ранг 3​ Например, Вы можете​ нажимая на знаки​ а по строкам​ нажмите на кнопку​ переключения между клиентами​

​ ячейки (столбца).​ ленте кнопок «Перенос​ клавиатуры текст или​ ссылок:​ Те же манипуляции​ во время письменных​ должны указать ссылку​ условного форматирования. С​ у остальных типов​ ВПР (VLOOKUP). С​ мы получим тот​ (это ранг по​ отсортировать список проданных​ «минус» и «плюс»​ – внизу. Многих​

​ «Формат», чтобы выделить​ будем использовать выпадающий​

Подбор параметра

​Чтобы сделать ссылку абсолютной​ текста».​ цифры. Жмем Enter.​$В$2 – при копировании​ необходимо произвести для​

​ арифметических вычислений, недопустимо.​ на ячейку, которая​ помощью этого инструмента,​ диаграмм.​ помощью данной функции,​ же исходный массив​ возрастанию, когда наименьшему​ автомобилей по маркам,​ соответственно.​ пользователей это не​ одинаковые ячейки цветом.​ список. Поэтому в​

​ (постоянной) и запретить​Чтобы стало красивее, границу​Значения могут быть числовыми,​ остаются постоянными столбец​ всех ячеек. Как​ То есть запись​ содержит нужную формулу.​ можно настроить правила​Урок: Применение диаграмм в​ можно значения одной​A7:A11​ значению присваивается ранг​ при одинаковых марках​В Эксель можно создавать​

​ устраивает, так как​ Например, зеленым. И​

Функция «ИНДЕКС»

​ первую очередь следует​ изменения относительно нового​ столбца Е немного​ текстовыми, денежными, процентными​ и строка;​ в Excel задать​ (2+3)5 Excel не​ В поле «Значение»​ выделения ячеек. Само​

​ Microsoft Excel​ или нескольких таблиц,​

​.​ 1). Если список​ по моделям, а​ не только группы​ удобнее, когда наименование​ нажмите ОК на​ подготовить содержание для​ адреса, ставится знак​

​ подвинем, текст выровняем​

lumpics.ru

Работа в Excel с формулами и таблицами для чайников

​ и т.д. Чтобы​B$2 – при копировании​ формулу для столбца:​ поймет.​ должен быть указан​ условное форматирование можно​Для работы с числовыми​

​ перетягивать в другую.​Если список содержит повторы,​ отсортировать, то ранг​ если совпадают и​ первого порядка, но​ размещается сверху. Для​ всех открытых окнах.​ выпадающего списка. Нам​ доллара ($).​

Формулы в Excel для чайников

​ по центру относительно​ установить/сменить формат, щелкаем​ неизменна строка;​ копируем формулу из​Программу Excel можно использовать​ конечный результат, который​ выполнить в виде​ данными в программе​ При этом, поиск​ то повторяющимся значениям​ числа будет его​

​ модели, то по​ и вложенные. Для​

​ этого нужно снять​	​Готово!​	​ нужны все Фамилии​
​В каждой ячейке столбца​	​ вертикали и горизонтали.​	​ по ячейке правой​
​$B2 – столбец не​	​ первой ячейки в​	​ как калькулятор. То​
​ вы хотите получить.​	​ гистограммы, цветовой шкалы​	​ Microsoft Excel удобно​
​ производится только в​	​ (выделено цветом) будет​	​ позицией (если нет​
​ фамилиям покупателей. На​	​ этого, нужно в​	​ галочку с соответствующего​
​Как работает выборка уникальных​	​ клиентов из столбца​
	​ С второе слагаемое​
​Объединим несколько ячеек: выделим​	​ кнопкой мыши, выбираем​
	​ изменяется.​
​ другие строки. Относительные​	​ есть вводить в​
​ В поле «Изменяя​	​ или набора значков.​

​ использовать специальные формулы.​ первом столбце таблицы.​ присвоен одинаковый ранг​ повторов).​ самом деле этот​ развернутом состоянии материнской​ пункта. В общем,​ значений Excel? При​

​ A, без повторений.​ в скобках –​ их и нажмем​ «Формат ячеек». Или​Чтобы сэкономить время при​ ссылки – в​ формулу числа и​

​ значения ячейки» нужно​Для того, чтобы перейти​ С их помощью​ Тем самым, при​ (максимальный). Наличие повторяющихся​Синтаксис​

​ список можно продолжать​ группы выделить в​ каждый пользователь может​

​ выборе любого значения​Перед тем как выбрать​ 3 (ссылка на​

​ кнопку «Объединить и​ жмем комбинацию горячих​ введении однотипных формул​ помощь.​ операторы математических вычислений​ указать координаты ячейки​

​ к условному форматированию,​

1. ​ можно производить различные​ изменении данных в​ чисел влияет на​
2. ​РАНГчислоссылка​ и дальше, все​ ней определенные ячейки,​ настроить данные параметры​ (фамилии) из выпадающего​ уникальные значения в​
3. ​ ячейку В1 постоянна,​ поместить в центре».​ клавиш CTRL+1.​

​ в ячейки таблицы,​Находим в правом нижнем​ и сразу получать​ с корректируемым значением.​ нужно, находясь во​

• ​ арифметические действия с​
• ​ таблице-источнике, автоматически формируются​
• ​ ранги последующих чисел.​

​;порядок)​ зависит от необходимой​ которые вы собираетесь​ под себя. Кроме​ списка B1, в​

​ Excel, подготовим данные​

Как в формуле Excel обозначить постоянную ячейку

​ неизменна).​В Excel доступна функция​Для числовых форматов можно​ применяются маркеры автозаполнения.​ углу первой ячейки​ результат.​Урок: Применение подбора параметров​

​ вкладке «Главная», выделить​ данными в таблицах:​ данные и в​ Например, если в​Число​ точности сортировки и​ сгруппировать отдельно. Затем​ того, тут же​ таблице подсвечиваются цветом​ для выпадающего списка:​

1. ​Значительно расширяют функционал программы​ автозаполнения. Вводим в​ назначить количество десятичных​ Если нужно закрепить​
2. ​ столбца маркер автозаполнения.​Но чаще вводятся адреса​ в Microsoft Excel​ диапазон ячеек, который​ сложение, вычитание, умножение,​ производной таблице, в​ списке целых чисел,​— число, для​ объема исходных данных.​ следует провести одну​ можно включить автоматические​ все строки, которые​Выделите первый столбец таблицы​
3. ​ встроенные функции. Чтобы​ ячейку А2 слово​ знаков.​ ссылку, делаем ее​ Нажимаем на эту​ ячеек. То есть​Возможности, которые предоставляет функция​ вы собираетесь отформатировать.​ деление, возведение в​ которой могут выполняться​ отсортированных по возрастанию,​ которого определяется ранг.​

​В следующем примере мы​ из тех процедур,​ стили, установив галочку​ содержат это значение​ A1:A19.​ вставить функцию, нужно​ «январь». Программа распознает​Примечание. Чтобы быстро установить​

​ абсолютной. Для изменения​ точку левой кнопкой​ пользователь вводит ссылку​ «ИНДЕКС», в чем-то​ Далее, в группе​ степень извлечение корня,​ отдельные расчеты. Например,​ дважды встречается число​

​Ссылка​ отсортируем таблицу по​

​ какие были описаны​ около данного наименования.​ (фамилию). Чтобы в​Выберите инструмент: «ДАННЫЕ»-«Сортировка и​ нажать кнопку fx​ формат даты –​ числовой формат для​

​ значений при копировании​ мыши, держим ее​ на ячейку, со​ близки к возможностям​ инструментов «Стили» нажать​ и т.д.​ данные из таблицы,​

1. ​ 10, имеющее ранг​— ссылка на​Номеру аудитории​ выше, в зависимости​ После того, как​ этом убедится в​ фильтр»-«Дополнительно».​
2. ​ (или комбинацию клавиш​ остальные месяцы заполнит​ ячейки — нажмите​ относительной ссылки.​
3. ​ и «тащим» вниз​ значением которой будет​ функции ВПР. Она​ на кнопку, которая​Для того, чтобы применить​ в которой находятся​

​ 5, число 11​ список чисел (диапазон​(столбец А) и​ от того, со​ настройки выставлены, кликаем​

1. ​ выпадающем списке B1​В появившемся окне «Расширенный​ SHIFT+F3). Откроется окно​ автоматически.​ комбинацию горячих клавиш​Простейшие формулы заполнения таблиц​ по столбцу.​ оперировать формула.​ также позволяет искать​ так и называется​
2. ​ формулу, нужно в​ прейскуранты цен на​ будет иметь ранг​ ячеек с числами).​ по​ столбцами вы работаете​ по кнопке​ выберите другую фамилию.​
3. ​ фильтр» включите «скопировать​ вида:​Цепляем правый нижний угол​ CTRL+SHIFT+1.​ в Excel:​Отпускаем кнопку мыши –​При изменении значений в​ данные в массиве​ «Условное форматирование». После​

​ ячейке, куда планируется​ товары, могут использоваться​ 7 (ни одно​

• ​ Напрямую массив задать​Фамилии​ или со строками.​
• ​«OK»​ После чего автоматически​
• ​ результат в другое​Чтобы не листать большой​

Как составить таблицу в Excel с формулами

​ ячейки со значением​Для форматов «Дата» и​Перед наименованиями товаров вставим​ формула скопируется в​ ячейках формула автоматически​ значений, и возвращать​ этого, нужно выбрать​ выводить результат, поставить​ для расчета показателей​

​ из чисел не​ нельзя, формула =РАНГ(10;{10:50:30:40:50})​

1. ​(столбец С).​После этого вложенная группа​.​ будут выделены цветом​ место», а в​ список функций, нужно​ «январь» и тянем​ «Время» Excel предлагает​ еще один столбец.​ выбранные ячейки с​ пересчитывает результат.​ их в указанную​
2. ​ тот вариант форматирования,​ знак «=». После​ в таблице, об​ будет иметь ранга​ работать не будет.​Выделите любую ячейку в​ будет готова. Можно​На этом настройка параметров​ уже другие строки.​
3. ​ поле «Поместить результат​ сначала выбрать категорию.​ по строке.​ несколько вариантов изображения​ Выделяем любую ячейку​ относительными ссылками. То​Ссылки можно комбинировать в​ ячейку.​ который считаете наиболее​ этого, вводится сама​ объёме закупок в​ 6).​
4. ​ Но, если ввести​ таблице, которую необходимо​ создавать неограниченное количество​ группировки в Эксель​ Такую таблицу теперь​ в диапазон:» укажите​Когда функция выбрана, нажимаем​Апробируем функцию автозаполнения на​

​ значений.​ в первой графе,​ есть в каждой​ рамках одной формулы​

exceltable.com

Как научиться работать в Excel самостоятельно

​Синтаксис данной функции выглядит​ подходящим.​ формула, которая может​ денежном выражении.​Иногда это не удобно​ формулу =РАНГ(B7;$A$7:$A$11), то​ сортировать. В нашем​ подобных вложений. Навигацию​ завершена.​

​ легко читать и​ $F$1.​ ОК. Откроется окно​ числовых значениях. Ставим​Отредактируем значение ячеек:​ щелкаем правой кнопкой​ ячейке будет своя​ с простыми числами.​ следующим образом: «ИНДЕКС(диапазон_ячеек;номер_строки;номер_столбца)».​Форматирование будет выполнено.​ состоять из математических​ВПР запускается путем вставки​

Инструкция по работе в Excel

​ и требуется, чтобы​ она будет работать​ примере мы выберем​ между ними легко​

​Выполним группировку данных по​ анализировать.​Отметьте галочкой пункт «Только​ «Аргументы функции».​ в ячейку А3​Щелкнем по ячейке со​

​ мыши. Нажимаем «Вставить».​ формула со своими​Оператор умножил значение ячейки​Это далеко не полный​Урок: Применение условного форматирования​ знаков, чисел, и​ оператора «ВПР» из​ ранги не повторялись​ (хотя ячейка​

​ ячейку A2.​ проводить, перемещаясь по​ строкам.​

​Скачать пример выборки из​ уникальные записи» и​Функции распознают и числовые​ «1», в А4​ словом левой кнопкой​

​ Или жмем сначала​ аргументами.​ В2 на 0,5.​ перечень всех функций,​

​ в Microsoft Excel​

1. ​ адресов ячеек. Для​ Мастера функций в​ (например, при определении​B7​Откройте вкладку​ цифрам, расположенным слева​
2. ​Добавляем строчку над группой​ списка с условным​ нажмите ОК.​ значения, и ссылки​ – «2». Выделяем​ мыши и введем​ комбинацию клавиш: CTRL+ПРОБЕЛ,​
3. ​Ссылки в ячейке соотнесены​ Чтобы ввести в​ которые доступны в​Не все пользователи знают,​ того, чтобы указать​ ту ячейку, где​ призовых мест, когда​

​- вне списка​Данные​

​ или сверху листа​ столбцов или под​ форматированием.​В результате мы получили​ на ячейки. Чтобы​ две ячейки, «цепляем»​ число, например. Нажимаем​ чтобы выделить весь​ со строкой.​

​ формулу ссылку на​ программе Microsoft Excel.​ что таблицу, просто​ адрес ячейки, из​

​ данные должны отображаться.​ нельзя занимать нескольким​ с числами). Если​, затем нажмите команду​ в зависимости от​ ней, в зависимости​

​Принцип действия автоматической подсветки​ список данных с​

1. ​ поставить в поле​ мышью маркер автозаполнения​
2. ​ ВВОД. Слово удаляется,​ столбец листа. А​Формула с абсолютной ссылкой​ ячейку, достаточно щелкнуть​

​ Мы остановили внимание​ начерченную карандашом, или​ которой берутся данные​В появившемся, после запуска​ людям одно место).​

​ в ​Сортировка​ того, что сгруппировано​ от того, как​ строк по критерию​ уникальными значениями (фамилии​ аргумента ссылку, нужно​

​ и тянем вниз.​ а число остается.​ потом комбинация: CTRL+SHIFT+»=»,​ ссылается на одну​ по этой ячейке.​

​ только на самых​ при помощи границы,​ для расчета, достаточно​ этой функции окне,​В этом нам поможет​

​B7​.​ строки или столбцы.​ планируем выводить наименование​ запроса очень прост.​

​ без повторений).​ щелкнуть по ячейке.​Если мы выделим только​Чтобы прежнее значение осталось,​

​ чтобы вставить столбец.​ и ту же​В нашем примере:​ популярных, и наиболее​ программа Microsoft Excel​ кликнуть по ней​ нужно указать адрес​

​ формула =РАНГ(A37;A$37:A$44)+СЧЁТЕСЛИ(A$37:A37;A37)-1​содержится число вне​Откроется диалоговое окно​Если вы хотите переформатировать​

​ и итоги. В​ Каждое значение в​​Excel распознает и другой​ одну ячейку с​ просто изменилось, нужно​Назовем новую графу «№​ ячейку. То есть​

​Поставили курсор в ячейку​ важных из них.​ воспринимает, как простую​ мышкой, и её​ ячейки или диапазона​

​Предполагается, что исходный список​ списка с числами,​Сортировка​ или просто удалить​ новой ячейке вводим​

​ столбце A сравнивается​Теперь нам необходимо немного​

​ способ введения функции.​ числом и протянем​ щелкнуть по ячейке​ п/п». Вводим в​ при автозаполнении или​

​ В3 и ввели​Автор: Максим Тютюшев​ область ячеек. Для​ координаты появится в​ ячеек, откуда данные​ с числами находится​ то формула вернет​

​. Из выпадающего списка​ группу, то её​ произвольное наименование группы,​ со значением в​ модифицировать нашу исходную​ Ставим в ячейку​ ее вниз, то​ два раза. Замигает​

​ первую ячейку «1»,​

Как работать в Excel: формулы и функции для чайников

​ копировании константа остается​ =.​Формула предписывает программе Excel​ того, чтобы этот​ ячейке для вывода​ будут подтягиваться.​ в диапазоне​

​ ошибку #Н/Д.​ выберите столбец, по​

​ нужно будет разгруппировать.​ подходящее к ней​ ячейке B1. Это​ таблицу. Выделите первые​ знак «=» и​ это число «размножиться».​ курсор. Меняем значение:​ во вторую –​

​ неизменной (или постоянной).​Щелкнули по ячейке В2​ порядок действий с​ набор данных воспринимался​ результата.​Урок: Применение функции ВПР​А37:А44​Нечисловые значения в ссылке​

​ которому Вы желаете​Выделяем ячейки столбцов или​ по контексту.​ позволяет найти уникальные​ 2 строки и​ начинаем вводить название​

​Чтобы скопировать столбец на​ удаляем часть текста,​ «2». Выделяем первые​Чтобы указать Excel на​ – Excel «обозначил»​

​ числами, значениями в​ именно как таблица,​Также, программу Microsoft Excel​ в Microsoft Excel​.​ игнорируются. Числам, сохраненным​

​ выполнить сортировку. В​ строк, которые подлежат​Выделяем строки, которые нужно​ значения в таблице​ выберите инструмент: «ГЛАВНАЯ»-«Ячейки»-«Вставить»​ функции. Уже после​ соседний, выделяем этот​

​ добавляем.​ две ячейки –​ абсолютную ссылку, пользователю​

​ ее (имя ячейки​ ячейке или группе​ его нужно переформатировать.​

​ можно использовать и​Ещё одной важной возможностью​Примечание​ в текстовом формате,​ данном примере мы​ разгруппированию. Жмем на​

​ сгруппировать, кроме итоговой​ Excel. Если данные​ или нажмите комбинацию​ первых символов появится​ столбец, «цепляем» маркер​Отредактировать значения можно и​ «цепляем» левой кнопкой​ необходимо поставить знак​ появилось в формуле,​ ячеек. Без формул​Делается это просто. Для​

​ в качестве обычного​ программы Excel является​. В MS EXCEL​ ранг также не​ будем сортировать по​ кнопку​ строки. Переходим во​

​ совпадают, тогда формула​ горячих клавиш CTRL+SHIFT+=.​ список возможных вариантов.​

​ автозаполнения и тянем​ через строку формул.​ мыши маркер автозаполнения​

exceltable.com

Как сделать выборку в Excel из списка с условным форматированием

​ доллара ($). Проще​ вокруг ячейки образовался​ электронные таблицы не​ начала, выделяем нужный​ калькулятора. Для этого,​ создание сводных таблиц.​ 2010 добавилась функция РАНГ.РВ(число;ссылка;[порядок]) Если​ присваивается, функция воспринимает​ столбцу​«Разгруппировать»​ вкладку​ возвращает значение ИСТИНА​У нас добавилось 2​ Если навести курсор​ в сторону.​ Выделяем ячейку, ставим​ – тянем вниз.​ всего это сделать​ «мелькающий» прямоугольник).​ нужны в принципе.​ диапазон с данными,​ в строке формул​ С помощью данной​ несколько значений имеют​ их как текст.​Номер аудитории​, расположенную на ленте​«Данные»​ и для целой​ пустые строки. Теперь​

Выбор уникальных и повторяющихся значений в Excel

​ на какой-либо из​Таким же способом можно​ курсор в строку​По такому же принципу​

​ с помощью клавиши​Ввели знак *, значение​Конструкция формулы включает в​ а затем, находясь​ или в любой​ функции, можно группировать​ одинаковый ранг, возвращается​Порядок​(столбец А).​ в блоке настроек​.​ строки автоматически присваивается​ в ячейку A1​

​ них, раскроется подсказка.​ копировать строки.​ формул, редактируем текст​ можно заполнить, например,​

1. ​ F4.​ 0,5 с клавиатуры​
2. ​ себя: константы, операторы,​ во вкладке «Главная»,​
3. ​ ячейки просто вводятся​ данные из других​ наивысший ранг этого​— число, определяющее​Щелкните​«Структура»​На ленте в блоке​
4. ​ новый формат. Чтобы​ введите значение «Клиент:».​Дважды щелкаем по нужной​

​Удалим столбец: выделим его​ (число) – нажимаем​ даты. Если промежутки​Создадим строку «Итого». Найдем​

​ и нажали ВВОД.​

​ ссылки, функции, имена​ кликаем по кнопке​ математические выражения после​ таблиц по различным​ набора значений (присваивает​ способ упорядочения.​Добавить уровень​

​.​ инструментов​ формат присваивался для​Пришло время для создания​

​ функции – становится​ – правой кнопкой​ Enter.​ между ними одинаковые​ общую стоимость всех​

​Если в одной формуле​ диапазонов, круглые скобки​ «Форматировать как таблицу».​

1. ​ знака «=».​ критериям, а также​ повторяющимся числам одинаковые​Если порядок равен 0​
2. ​, чтобы добавить еще​В появившемся окошке выбираем,​«Структура»​ целой строки, а​ выпадающего списка, из​
3. ​ доступным порядок заполнения​ мыши – «Удалить».​Для удаления значения ячейки​

​ – день, месяц,​ товаров. Выделяем числовые​ применяется несколько операторов,​ содержащие аргументы и​

​ После этого, появляется​Урок: Применение формул в​ производить различные расчеты​ значения ранга). В​ (нулю) или опущен,​ один столбец для​ что именно нам​кликаем по кнопке​ не только ячейке​ которого мы будем​ аргументов. Чтобы завершить​ Или нажав комбинацию​ используется кнопка Delete.​

​ год. Введем в​ значения столбца «Стоимость»​ то программа обработает​

1. ​ другие формулы. На​ список с различными​ Microsoft Excel​ с ними (суммировать,​ файле примера дается​ то MS EXCEL​
2. ​ сортировки.​ нужно разъединить: строки​«Группировать»​ в столбце A,​ выбирать фамилии клиентов​ введение аргументов, нужно​ горячих клавиш: CTRL+»-«(минус).​Чтобы переместить ячейку со​ первую ячейку «окт.15»,​ плюс еще одну​

​ их в следующей​

​ примере разберем практическое​ вариантами стилей оформления​Одной из самых популярных​ умножать, делить, и​ пояснение работы этой​ присваивает ранг=1 максимальному​Из выпадающего списка выберите​ или столбцы. После​.​ мы используем смешанную​ в качестве запроса.​ закрыть скобку и​Чтобы вставить столбец, выделяем​ значением, выделяем ее,​ во вторую –​ ячейку. Это диапазон​ последовательности:​ применение формул для​

​ таблицы. Выбираем наиболее​ функций, которые используются​ т.д.), а результаты​

​ функции. Также добавилась​ числу, меньшим значениям​ второй столбец, по​ этого, жмем на​Открывается небольшое окно, в​ ссылку в формуле​Перед тем как выбрать​ нажать Enter.​ соседний справа (столбец​ нажимаем кнопку с​ «ноя.15». Выделим первые​ D2:D9​%, ^;​ начинающих пользователей.​ подходящий из них.​ в Excel, является​ выводить в отдельную​ функция РАНГ.СР(число;ссылка;[порядок]) Если несколько значений​ присваиваются б​ которому Вы хотите​ кнопку​ котором нужно дать​

exceltable.com

​ =$A4.​

Как настроить группировку строк в excel?

Хочу облегчить жизнь тем, кто работает с большими таблицами. Для этого мы сейчас разберемся с понятием группировка строк в excel. Благодаря ему ваши данные примут структурированный вид, вы сможете сворачивать ненужную в настоящий момент информацию, а потом быстро ее находить. Удобно, правда?

Инструкция

Открываем файл excel и приступаем к группировке:

• Выделите нужные строки;
• Откройте вкладку «Данные» в меню сверху;
• Под ним в поле «Структура» найдите команду «Группировать»;

• В появившемся окошке поставьте галочку напротив строк;

Ничего сложного, не так ли?
Объединенные экселем области имеют рядом и/или сверху полоску. Под ней находится знак минуса. Нажмите на него. Сгруппированные ячейки свернулись. Чтобы снова их увидеть, нажмите на плюсик сверху.

Задаем название

Если вы еще не давали название блоку из выделенных строк, сделайте это сейчас. С заголовком вам будет легче находить нужную часть при повторных открытиях документа. Запишите наименование в нижней строке столбца.
Вы скажете, что данное расположение неправильно. И будете правы. Такие настройки придуманы разработчиками, но мы сделаем по-своему:

• Выполните те же действия, что описаны в инструкции выше. Но не спешите применять команду «Группировать».
• Сначала нажмите на маленький квадратик рядом со словом «Структура».
• В появившемся окне «Расположение итоговых данных» снимите все галочки.

Теперь нам необходимо исправить заданную ранее систематизацию:

• В поле «Структура» жмем «Разгруппировать». Снова появилось окно, так? Выбираем «Строки». И теперь, когда название переместилось вверх, повторяем разобранный вначале порядок действий.

Автоматическая структуризация

Ранее мы выполняли группировку вручную вручную. Есть и автоматический способ сделать то же самое. Но в этом случае эксель сам выбирает, какие данные объединить. Стоит отдать должное, он руководствуется логикой. Например, определяет заголовок и ячейки с суммированием, а строки между ними группирует и позволяет их сворачивать.

Благодаря этому таблица не занимает много места.

Правда, не всегда программа структурирует то, что нужно. Тогда приходиться прибегать к ручным настройкам. Однако если вы имеете дело с формулами, то автоматическая группировка вероятнее всего вам подойдет. Чтобы ее применить, команде «Группировать» выберите подпункт «Создание структуры» — готово.

Как отменить группировку, созданную вручную, вы узнали выше. Как это сделать после применения автоматического способа? В той же вкладке «Разгруппировать» нажмите «Очистить структуру».

Как сортировать данные таблицы?

Максимально оптимизировать вашу таблицу поможет такая функция экселя как сортировка данных. Ее можно производить по разным признакам. Я расскажу об основных моментах, которые помогут вам в работе.

Цветовое деление

Вы выделяли некоторые строки, ячейки или текст в них другим цветом? Или только хотели бы так сделать? Тогда этот способ поможет вам быстро их сгруппировать:

• Во вкладке «Данные» переходим к полю «Сортировка и фильтр».
• В зависимости от версии excel нужная нам команда может называться просто «Сортировка» или «Настраиваемая». После нажатия на нее должно появиться новое окно.

• В разделе «Столбец» в группе «Сортировать по» выберите необходимый столбец.
• В разделе сортировки кликните, по какому условию необходимо выполнить деление. Вам нужно сгруппировать по цвету ячейки? Выбирайте этот пункт.
• Для определения цвета в разделе «Порядок» кликните на стрелочку. Рядом вы можете скомандовать, куда переместить отсортированные данные. Если нажмете «Сверху», они сместятся наверх по столбцу, «Влево» — по строке.

Примечание: чтобы выполнить те же действия с другими значениями и цветами, в диалоговом окне сортировки нажмите «Добавить уровень». После того, как вы сохраните файл, можно выполнить еще раз такое же объединение. Необходимо в тот же поле нажать кнопку «Применить повторно».

Объединение значений

Программа позволяет сгруппировывать таблицу по значению ячейки. Это удобно, когда вам необходимо найти поля с определенными именами, кодами, датами и пр. Чтобы это сделать, выполните первые два действия из предыдущей инструкции, а в третьем пункте вместо цвета выберите «Значение».

В группе «Порядок» есть пункт «Настраиваемый список», нажав на который вы можете воспользоваться предложением сортировки по спискам экселя или настроить собственный. Таким способом можно объединить данные по дням недели, с одинаковыми значениями и пр.

Упрощаем большую таблицу

Excel позволяет применять не одну группировку в таблице. Вы можете создать, к примеру, область с подсчетом годового дохода, еще одну — квартального, а третью — месячного. Всего можно сделать 9 категорий. Это называется многоуровневой группировкой. Как ее создать:

• Проверьте, чтобы в начале всех столбцов, которые мы будем объединять, был заголовок, что все они содержат информацию одинакового типа, и нет пустых мест.
• Чтобы столбцы имели опрятный вид, в поле сортировки выберите команду «Сортировать от А до Я» или наоборот.
• Вставьте итоговые строки, то есть, те, что имеют формулы и ссылаются на объединяемые нами ячейки. Сделать это можно с помощью команды «Промежуточные итоги», которая находится в том же поле, что и кнопка «Группировать».

• Выполните группировку всех столбцов, как мы делали раньше. Таким образом, у вас получится гораздо больше плюсиков и минусов с левой стороны. Вы можете также переходить от одного уровня к другому путем нажатия вкладок с цифрами в той же панели сверху.

На этом всё, друзья.

Если же вы хотите изучить Excel поглубже, то рекомендую приобрести данный видео курс: « Неизвестный Excel ».

Группировка данных в Microsoft Excel

При работе с таблицами, в которые входит большое количество строк или столбцов, актуальным становится вопрос структурирования данных. В Экселе этого можно достичь путем использования группировки соответствующих элементов. Этот инструмент позволяет не только удобно структурировать данные, но и временно спрятать ненужные элементы, что позволяет сконцентрировать своё внимания на других частях таблицы. Давайте выясним, как произвести группировку в Экселе.

Настройка группировки

Прежде чем перейти к группировке строк или столбцов, нужно настроить этот инструмент так, чтобы конечный результат был близок к ожиданиям пользователя.

Переходим во вкладку «Данные».

Открывается окно настройки группировки. Как видим по умолчанию установлено, что итоги и наименования по столбцам располагаются справа от них, а по строкам – внизу. Многих пользователей это не устраивает, так как удобнее, когда наименование размещается сверху. Для этого нужно снять галочку с соответствующего пункта. В общем, каждый пользователь может настроить данные параметры под себя. Кроме того, тут же можно включить автоматические стили, установив галочку около данного наименования. После того, как настройки выставлены, кликаем по кнопке «OK».

На этом настройка параметров группировки в Эксель завершена.

Группировка по строкам

Выполним группировку данных по строкам.

Добавляем строчку над группой столбцов или под ней, в зависимости от того, как планируем выводить наименование и итоги. В новой ячейке вводим произвольное наименование группы, подходящее к ней по контексту.

Выделяем строки, которые нужно сгруппировать, кроме итоговой строки. Переходим во вкладку «Данные».

На ленте в блоке инструментов «Структура» кликаем по кнопке «Группировать».

На этом создание группы завершено. Для того, чтобы свернуть её достаточно нажать на знак «минус».

Чтобы заново развернуть группу, нужно нажать на знак «плюс».

Группировка по столбцам

Аналогичным образом проводится и группировка по столбцам.

Справа или слева от группируемых данных добавляем новый столбец и указываем в нём соответствующее наименование группы.

Выделяем ячейки в столбцах, которые собираемся сгруппировать, кроме столбца с наименованием. Кликаем на кнопку «Группировать».

В открывшемся окошке на этот раз ставим переключатель в позицию «Столбцы». Жмем на кнопку «OK».

Группа готова. Аналогично, как и при группировании столбцов, её можно сворачивать и разворачивать, нажимая на знаки «минус» и «плюс» соответственно.

Создание вложенных групп

В Эксель можно создавать не только группы первого порядка, но и вложенные. Для этого, нужно в развернутом состоянии материнской группы выделить в ней определенные ячейки, которые вы собираетесь сгруппировать отдельно. Затем следует провести одну из тех процедур, какие были описаны выше, в зависимости от того, со столбцами вы работаете или со строками.

После этого вложенная группа будет готова. Можно создавать неограниченное количество подобных вложений. Навигацию между ними легко проводить, перемещаясь по цифрам, расположенным слева или сверху листа в зависимости от того, что сгруппировано строки или столбцы.

Разгруппирование

Если вы хотите переформатировать или просто удалить группу, то её нужно будет разгруппировать.

Выделяем ячейки столбцов или строк, которые подлежат разгруппированию. Жмем на кнопку «Разгруппировать», расположенную на ленте в блоке настроек «Структура».

В появившемся окошке выбираем, что именно нам нужно разъединить: строки или столбцы. После этого, жмем на кнопку «OK».

Теперь выделенные группы будут расформированы, а структура листа примет свой первоначальный вид.

Как видим, создать группу столбцов или строк довольно просто. В то же время, после проведения данной процедуры пользователь может значительно облегчить себе работу с таблицей, особенно если она сильно большая. В этом случае также может помочь создание вложенных групп. Провести разгруппирование так же просто, как и сгруппировать данные.

Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.

Группировка в Excel

Во время построения больших таблиц полезно использовать группировку данных, чтобы скрывать детальную информацию, представляя в лучшем виде наиболее важную. В то же время, когда необходимо получить уточнение по каким-либо показателям, сгруппированные данные можно быстро отобразить, раскрыв определенную группу. Рассмотрим подробнее.

Мы имеем отчет продаж по всем работавшим агентам за год. Информация представлена по месяцам. Но такая детализация для целей нашего анализа является избыточной, но в случае необходимости мы должны быстро ее получить. Поэтому удалять ее не нужно. Можно просто скрыть столбцы – и это удовлетворит нашей цели. Но если Вы отчет делаете не для себя, а для руководства или еще кого-либо. Нельзя быть на 100% уверенным, что те, кто будет работать с Вашими таблицами, будет хорошо владеть приложением Excel. Выход из ситуации – группировка. Находится она на вкладке «Данные», раздел «Структура».

В таблице нашего примера выделяем столбцы отчета, которые содержат детализированную информацию, затем нажмите значок «Группировать». Создать сразу несколько групп не получится, поэтому создавайте их поочередно. Так выглядел отчет до группировки:

Отчет после группировки:

На рисунке видно, что группируются данные по месяцам за определенные кварталы, тем самым образуя 4 группы. Не включенными остаются только итоги по кварталам. Нажав на значки «минус», детализированная информация скрывается. Отчет получает следующий вид:

Теперь он выглядит более компактно и отображает наиболее важную информацию. В то же время, раскрыв любую из групп, можно ознакомиться с деталями.

Обратите внимание на числа, изображенные на картинке. Они представляют кнопки, которые позволяют быстро раскрыть и скрыть все группы одновременно. Кнопка 1 скрывает все уровни групп, 2 раскрывает группы первого уровня. Если внутри какой-либо группы создается еще одна группа, то она будет относиться к уровню 3, и к кнопкам добавиться еще одна, с цифрой 3 и т.д.

Для того чтобы извлечь столбцы из группы, необходимо выделить их и в разделе «Структура» кликнуть по значку «Разгруппировать». Если требуется убрать всю группировку сразу, выделите весь лист Excel и нажмите тот же значок. Будет предложено разгруппировать столбцы или сроки. Выберите нужный вариант и нажмите «OK». Приложение удалит все группировки верхнего уровня, оставив нижние.

Группировать можно как столбцы, так и строки. И те и другие подчиняются одним и тем же правилам.

Если материалы office-menu.ru Вам помогли, то поддержите, пожалуйста, проект, чтобы мы могли развивать его дальше.

У Вас недостаточно прав для комментирования.

Группировка строк и столбцов в Excel — как сделать?

Группировка строк и столбцов в Excel.

Как в Экселе (Excel) сделать группировку данных?

При работе с большими объёмами данных в Excel нередко возникает необходимость сделать группировку, которая позволяет представить всю информацию в структурированном виде.

Группировка в Excel — возможности

С помощью специальных функций в Эксель (Excel) можно выполнять группировку строк, группировку столбцов и выводить промежуточные итоги. Можно создавать до 8 уровней вложенности.

Группировка также позволяет «спрятать» промежуточные данные.

Параметры группировки

В программе Excel по умолчанию строчка/столбец с итоговыми данными располагается под данными (группировка строк) или справа от данных (группировка столбцов).

Если вы хотите изменить отображение итогов, то нужно открыть вкладку «Данные» и в разделе «Структура» нажать на наклонную стрелку.

Откроется окно настройки, где вам нужно будет убрать соответствующие флажки.

Как сделать группировку данных в Excel?

Рассмотрим подробно на примере, как можно сгруппировать данные в таблице разными способами:

1) Группировка по строкам.

2) Группировка по столбцам.

3) Автоматическая группировка.

Группировка по строкам

У нас есть таблица, отражающая поступление различных товаров по месяцам. Необходимо выполнить группировку данных по каждому месяцу.

Сначала нужно добавить строчку с названием группы. В данном примере будет 3 группы — «июль», «август», «сентябрь».

Для того, чтобы сделать группировку по строкам в Экселе (Excel), необходимо выделить требуемую область (группу) и в меню выбрать пункт «Данные» -> «Группировать». В появившемся окне выбираем «Группировать строки».

Поочерёдно выбираем строки, соответствующие каждому периоду и группируем их с помощью данного инструмента.

Таблица приобретёт следующий вид:

Если нужно скрыть группу, то нужно сбоку нажать на минус, а если развернуть — на плюс. Кроме того, Excel отображает число уровней группировки — в нашем примере их 2.

При нажатии на «1» будут показаны только итоговые строки, в то время, как цифра «2» разворачивает структуру.

Автоматическая группировка

В программе Excel также можно осуществлять группировку данных автоматически. Но для этого в таблице должны содержаться итоговые формулы.

Добавим в ранее созданную таблицу формулы, рассчитывающие суммарные цены и количество товаров по каждой группе (функция СУММ).

Для создания автоматической группировки строк в Экселе заходим в «Данные» -> «Группировать» -> «Создание структуры».

Если всё сделали правильно, то строки автоматически будут сгруппированы. Если нет — Excel выдаст ошибку «Невозможно создать структуру документа». Это означает, что на листе отсутствуют формулы, позволяющие сгруппировать данные автоматически по определённым признакам.

Наша таблица будет иметь следующий вид:

Создание нескольких уровней группировки

Как было сказано выше, в Экселе можно создавать довольно сложные структуры данных.

Добавим в нашу таблицу ещё один уровень группировки. Для этого создадим наверху таблицы строчку «Итого» и напишем формулы, позволяющие считать итоги по месяцам.

После этого воспользуемся автоматической группировкой. Вот какая таблица получится:

Принцип отображения сгруппированных данных остаётся тем же. Например, если нас интересуют только итоговые данные по месяцам и общий итог, то можно спрятать нижний уровень.

Группировка по столбцам

Такой вид группировки в Excel осуществляется схожим образом — указываем требуемые столбцы и создаём группу (в диалоговом окне выбираем «Группировать столбцы»).

Убрать группировку

Для того, чтобы разгруппировать данные, нужно выбрать «Данные» -> «Разгруппировать». В зависимости от способа группировки выбираем либо «Разгруппировать», либо «Удалить структуру».

Многоуровневая группировка строк

Если у вас имеется большая и сложная таблица на небольшом мониторе (например, ноутбука), то в процессе работы с ней часто возникает желание скрыть часть ненужных в текущий момент данных (строк или столбцов). Основные способы для решения этой проблемы — скрытие строк и группировка. Вот о последнем способе и пойдет речь далее.

Предположим, что мы работаем вот с такой сложной многоуровневой таблицей с данными:

Обратите внимание на то, что в таблице ясно и четко прослеживаются вложенные друг в друга уровни данных. Такую структуру часто можно увидеть в:

• бюджетировании — статьи доходов/расходов группируются в блоки (cost centers) или по географическому признаку (страна-край-город)
• управлении проектами — этапы проектов разбиты обычно на более мелкие подзадачи и действия
• строительных сметах — похожим образом обычно расписываются расчеты расхода материалов и их стоимости при строительстве
• и т.д. — дальше придумайте сами.

Делать такую группировку вручную весьма мучительно, вследствие неудобности и ограниченности средств группировки самого Excel. Поэтому, столкнувшись как-то с подобной задачей в одном из своих проектов, я написал макрос для автоматической группировки подобных списков, которым и хочу тут поделиться. Чтобы применить его к вашему списку, проделайте следующие действия:

Нажмите сочетание клавиш ALT+F11, чтобы открыть редактор Visual Basic. В нем выберите в меню команду Insert — Module, чтобы вставить новый модуль и скопируйте туда текст макроса:

При необходимости, текст можно слегка подкорректировать под ваши особенности, а именно изменить:

• FIRST_ROW — номер первой строки списка, начиная с которой пойдет группировка. Если у вас шапка не из одной строки или над таблицей есть данные — меняйте.
• FIRST_COLUMN — номер первого столбца списка, с которого начинается анализ и группировка. Если слева от вашей таблицы есть еще колонки, то эту константу также нужно изменить.
• NUMBER_OF_LEVELS — количество уровней (столбцов) для анализа. В приведенном выше примере мы хотим проанализировать три первых столбца, поэтому значение этой константы =3

Важно! Макрос предполагает, что:

• Уровни заполняются по порядку, т.е., например, уровень 3 не может быть написан, если ему не предшествовал уровень 2.
• В первом столбце списка в последней строке должно быть слово Конец, которое необходимо, чтобы макрос понял, где заканчивается список и пора остановиться:

Чтобы запустить добавленный макрос для списка на текущем листе, нажмите сочетание клавиш ALT+F8, выберите в списке наш макрос Multilevel_Group и нажмите кнопку Выполнить (Run) .

Для сложных иерархических структур с тремя и более уровнями создадим Многоуровневый связанный список типа Предок-Родитель. Теперь структуры типа: Регион-Страна-Город-Улица можно создавать в MS EXCEL.

В статье

Многоуровневый связанный список в MS EXCEL

мы уже создавали многоуровневый список. Но, у того списка было 2 недостатка:

• слишком сложные формулы;
• максимальное количество уровней — 3.

Предлагаемое ниже решение лишено этих недостатков, но исходный список, содержащий названия стран, городов и улиц получается немного громоздким и его нужно наполнять придерживаясь определенных правил.

В результате мы должны получить вот такой 4-х уровневый связанный список:

Решение

Выпадающие списки

будем формировать с помощью одной большой

Именованной формулы

:

=ЕСЛИ(Таблица!B$7=Списки!$F$5;СМЕЩ(Списки!$D$4;1;0;СЧЁТЕСЛИ(Списки!$B$5:$B$30;0));СМЕЩ(Списки!$D$4;ПОИСКПОЗ(Таблица!A8;Списки!$C$5:$C$30;0);0;СЧЁТЕСЛИ(Списки!$C$5:$C$30;Таблица!A8)))

Эту формулу можно посмотреть через

Диспетчер имен

(имя формулы —

Выбор

), но так как формула использует

относительную адресацию

в ссылках на ячейки

Таблица!B$7 и

Таблица!A8, то для ее просмотра нужно предварительно выделить ячейку

В8

на листе Таблица. О том как работает эта формула см. в разделе статьи ниже.

ПРИМЕЧАНИЕ

: Функция

ЕСЛИ()

нужна для формирования списка самого верхнего уровня иерархии — у него нет Родителя.

Для ввода формулы выделите ячейку

B8

, вызовите

Диспетчер имен

, и введите формулу:

Нажмите ОК.

Опять выделите ячейку

B8

, сформируйте выпадающий список на основе

Проверки данных

. В поле Тип данных укажите Список, в поле Источник введите формулу

=Выбор

.

С помощью

Маркера заполнения

скопируйте ячейку вправо и вниз (или вверх и вправо):

выпадающие списки

всех уровней будут сформированы автоматически.

Наполнять

выпадающие списки

будем из таблицы на листе Списки (см.

файл примера

):

Для наглядности различные уровни выделены

Условным форматированием

.

Заполнение таблицы на листе Списки нужно производить следующим образом:

• Столбец Номер уровня содержит числовые коды уровней. Самый верхний уровень (0) содержит название Регионов. Можно создать любое количество уровней;
• Столбец Родитель содержит названия из столбца Потомок более верхнего уровня;
• Столбец Потомок связывает значений из 2-х соседних уровней. Нужно иметь ввиду, что если мы начали заполнять, например, все страны Америки, то нужно полностью закончить этот список, затем переходить к следующему региону. Выполнение этого требования необходимо для правильной работы вышеуказанной формулы. Выпадающие списки формируются именно из этого столбца.

Как работает эта формула?

Рассмотрим как формируется

выпадающий список

в ячейке

B8

на листе Таблица (заполняем Регионы).

• 
  Выражение
  
  ЕСЛИ(Таблица!B$7=Списки!$F$5
  
  ; проверяет заполняем ли мы столбец Регионы (самый верхний уровень с номером 0) или нет. В данном случае выражение вернет значение ИСТИНА;
  
• 
  Так как предыдущее выражение =ИСТИНА, то работает первое условие функции
  
  ЕСЛИ()
  
  , т.е. выражение
  
  СМЕЩ(Списки!$D$4;1;0;СЧЁТЕСЛИ(Списки!$B$5:$B$30;0))
  
• функция
  
  СМЕЩ()
  
  выбирает из столбца D (Потомки) все значения, у которых уровень равен 0. Из этих значений формируется
  
  выпадающий список.
  

Рассмотрим как формируется

выпадающий список

в ячейке

С8

на листе Таблица (заполняем Страны).

В этом случае формула будет несколько другая, т.к. в ней сработают относительные ссылки:

=ЕСЛИ(Таблица!C$7=Списки!$F$5;СМЕЩ(Списки!$D$4;1;0;СЧЁТЕСЛИ(Списки!$B$5:$B$30;0));СМЕЩ(Списки!$D$4;ПОИСКПОЗ(Таблица!B8;Списки!$C$5:$C$30;0);0;СЧЁТЕСЛИ(Списки!$C$5:$C$30;Таблица!B8)))

• Выражение
  
  ЕСЛИ(Таблица!С$7=Списки!$F$5
  
  ; в данном случае выражение вернет значение ЛОЖЬ;
• Так как предыдущее выражение =ЛОЖЬ, то работает второе условие функции
  
  ЕСЛИ()
  
  , т.е. выражение
  
  СМЕЩ(Списки!$D$4;ПОИСКПОЗ(Таблица!B8;Списки!$C$5:$C$30;0);0;СЧЁТЕСЛИ(Списки!$C$5:$C$30;Таблица!B8))
  
• функция
  
  СМЕЩ()
  
  выбирает из столбца D (Потомки) все значения, у которых Родитель = Америка.
• Для этого выражение
  
  ПОИСКПОЗ(Таблица!B8;Списки!$C$5:$C$30;0)
  
  возвращает номер позиции первой ячейки в столбце Родитель, содержащей значение Америка. Это позиция номер 4. Именно с этой позиции, но из другого столбца, будет формироваться наш
  
  выпадающий список
  
  ;
• Теперь для
  
  выпадающего списка
  
  осталось указать его длину. Для этого используем выражение
  
  СЧЁТЕСЛИ(Списки!$C$5:$C$30;Таблица!В8)
  
  .

Чтобы добавить новое значение, например, новую Страну с городами и улицами, нужно добавить в таблицу на листе Списки нужное количество строк. Чтобы не исправлять формулу, строки следует добавлять, вставляя их между уже существующими строками.

Теперь представим ситуацию, что после заполнения таблицы с помощью

выпадающих списков

, было изменено значение ячейки

С10

. Например, вместо США выберем Мексика. Естественно, значение в ячейке

D10

не изменится (в ней останется один из городов США). Чтобы подсказать пользователю об ошибке, используем

Условное форматирование

.

Формула в правиле

Условного форматирования

ищет в таблице на листе Списки пару Родитель-Потомок. Если такая пара не найдена, то ячейка выделяется красной заливкой.

При обработке большого объема данных довольно часто требуется их упорядочивание. Специально для этого в программе Excel предусмотрены различные функции, одной из которых является группировка. С ее помощью, как следует из названия, можно сгруппировать данные, а также, скрыть неактуальную информацию. Давайте разберемся, как это работает.

Настраиваем параметры функции

Чтобы в конечном счете получить желаемый результат, для начала следует выполнить настройки самой функции. Для этого выполняем следующие шаги:

1. Переключившись во вкладку “Данные” щелкаем по кнопке “Структура” и в открывшемся перечне команд – по небольшому значку в виде стрелки, направленной по диагонали вниз.
2. На экране отобразится небольшое окошко с параметрами функции. Здесь мы можем настроить отображение итогов. Ставим галочки напротив нужных опций (в т.ч. автоматические стили) и жмем кнопку OK.Примечание: расположение итоговых данных в строках под данными многим кажется неудобным, поэтому данный параметр можно выключить.
3. Все готово, теперь можем перейти, непосредственно, к самой группировке данных.

Группируем данные по строкам

Для начала давайте рассмотрим, как можно сгруппировать строки:

1. Вставляем новую строку над или под строками, которые хотим сгруппировать (зависит от того, какой вид расположения итогов по строкам мы выбрали). Как это сделать, читайте в нашей статье – “Как добавить новую строку в Excel“.
2. В самой левой ячейке добавленной строки пишем название, которое хотим присвоить группе.
3. Любым удобным способом, например, с помощью зажатой левой кнопки мыши производим выделение ячеек строк (кроме итоговой), которые требуется сгруппировать. Во вкладке “Данные” щелкаем по кнопке “Структура” и в открывшемся списке выбираем функцию “Группировать”. Щелкнуть нужно именно по значку команды, а не по ее названию. Если же нажать на последнее (со стрелкой вниз), откроется еще одно подменю, в котором следует нажать на одноименную кнопку.
4. В появившемся окошке отмечаем пункт “строки” (должен быть выбран по умолчанию) и подтверждаем действие нажатием OK.Примечание: Если вместо ячеек выделить все строки целиком на вертикальной панели координат, а затем применить группировку, то промежуточного окна с выбором строки или столбца не будет, так как программа сразу понимает, что именно ей необходимо сделать.
5. Группа создана, о чем свидетельствуют появившаяся на панели координат полоска со знаком “минус”. Это означает, что сгруппированные данные раскрыты. Чтобы их скрыть, нажимам по минусу или кнопке с цифрой “1” (самый верхний уровень группировки).
6. Теперь строки скрыты. Чтобы их обратно раскрыть, нажимаем по значку “плюса”, который появился вместо “минуса” (или по кнопке “2”).

Группируем столбцы

Чтобы сгруппировать столбцы, придерживаемся примерно такого же алгоритма действий, описанного выше:

1. Вставляем столбец справа или слева от группируемых – зависит от выбранного параметра в настройках функции. Подробнее о том, как это сделать, читайте в нашей статье – “Как вставить столбец в таблицу Эксель“.
2. Пишем название в самой верхней ячейке нового столбца.
3. Выделяем ячейки группируемых столбцов (за исключением добавленного) и применяем функцию группировки.
4. Ставим отметку напротив варианта “столбцы” и кликам OK.Примечание: как и в случае с группировкой строк, при выделении столбцов целиком на горизонтальной панели координат, группировка данных будет выполнена сразу, минуя промежуточное окно с выбором элементов.
5. Задача успешно выполнена. 

Создаем многоуровневую группировку

Возможности программы позволяют выполнять как одноуровневые, так и многоуровневые группировки. Вот как это делается:

1. В раскрытом состоянии главной группы, внутри которой планируется создать еще одну, выполняем действия, рассмотренные в разделах выше в зависимости от того, с чем мы работаем – со строками или столбцами.
2. Таким образом, мы получили многоуровневую группировку.

Разгруппировываем данные

Когда ранее выполненная группировка столбцов или строк больше не нужна или требуется выполнить ее иначе, можно воспользоваться обратной функцией – “Разгруппировать”:

1. Производим выделение сгруппированных элементов, после чего все в той же вкладке “Данные” в группе инструментов “Структура” выбираем команду “Разгруппировать”. Жмем именно по значку, а не по названию.
2. В открывшемся окне ставим отметку напротив требуемого пункта (в нашем случае – “строки”) и нажимаем OK.Примечание: в случае многоуровневой группировки или наличия нескольких групп данных, каждую из них необходимо расформировать отдельно.
3. Вот и все, что требовалось сделать.

Заключение

Группировка данных выполняется в несколько кликов и не требует особых навыков в работе с программой, однако, данный прием позволяет существенно сэкономить время, когда приходится иметь дело с большим объемом информации. Это делает функцию одной из самых полезных и незаменимых в Excel.

Структурирование данных – необходимое условие работы с электронными таблицами, если человек хочет эффективно обрабатывать большие объемы информации. Один из методов, как это сделать – использование группировки. Он не только позволяет упорядочить большое количество информации, но и скрыть те элементы, которые не нужны в данный момент. В результате, человек может полностью сосредоточиться только на значимых фрагментах, не отвлекаясь на то, что не так важно в данный момент. Какие же действия нужно предпринять, чтобы группировать информацию в Excel?

Как настроить группировку

Настройка – очень важный подготовительный этап. Без него невозможно сделать так, чтобы итоговый результат устроил человека. Для правильной настройки группировки, точно следуйте этой инструкции:

1. Развернуть вкладку «Данные» в том документе, котором надо сгруппировать информацию. 
2. Открываем раздел «Структура», в котором разворачиваем набор инструментов. 
3. Всплывет окно, в каком надо задать настройки группировки. Предустановленные параметры следующие: результаты по колонкам записываются непосредственно в правой части от колонок, а по рядам – внизу. Часто людям не нравится эта идея, поскольку по их мнению расположение наименования сверху позволяет значительно сэкономить время. Чтобы это сделать, надо убрать флажок с чекбокса, который находится непосредственно возле соответствующего параметра. В целом, всем пользователям доступна настройка группировки таким способом, чтобы она подходила именно им. Но также можно сделать формирование стиля автоматическим, включив соответствующий пункт.
4. Подтверждаем свои действия после того, как в параметры будут внесены нужные изменения, нажатием клавиши ОК. 

На этом подготовительный этап можно считать оконченным.

Группировка по строкам в Excel

Осуществим группировку информации по рядам.

Для начала нам нужно добавить дополнительный ряд над группой колонок или под ней. Все зависит от того, где мы хотим размещать имя и выводы. После этого переходим на новую ячейку, в которой присваиваем название группе. Рекомендуется выбирать то имя, которое будет максимально подходить по контексту.

Далее ряды, которые надо объединить, выделяем и открываем вкладку «Данные». При этом итоговая строка не включается в диапазон, который следует группировать.

Теперь переходим в раздел «Структура». Для этого надо сделать клик по соответствующей кнопке, располагаемой в правой части ленты. Кликаем по кнопке «Группировать». Там появится специальное меню, в котором и нажимаем эту кнопку.

После этого программа предложит метод группировки – по рядам или колонкам. Нужно выбрать тот, который подходит больше всего в конкретной ситуации. То есть, в нашем случае, по строкам. Подтверждаем свои действия путем нажатия клавиши «ОК». После этого процесс создания группы может считаться законченным. Свернуть ее можно с помощью знака минуса.

После того, как группа спрячется, знак минуса будет заменен на плюс. Клик на него позволит развернуть группу.

Группировка по столбцам в Excel

Группировка по колонкам осуществляется аналогично, как и по строкам, только тип группировки нужно выбрать другой в соответствующем диалоговом окне. Но все же, давайте по порядку.

1. Определяемся с тем, какие данные нам нужно группировать. После этого вставляем новую колонку, в которой будет записываться заголовок группы. 
2. Далее выделяем те ячейки, которые предстоит группировать. Аналогично предыдущему примеру, заголовок не выделять.
3. Переходим на «Данные» и там находим пункт «Структура». После клика на эту кнопку развернется меню, в котором выбираем «Группировать».
4. В появившемся диалогово окне выбираем пункт «Столбцы». Подтверждаем наши действия.

На этом группирование данных завершена. Точно так же, как и в предыдущем случае, можно сворачивать и разворачивать элементы группы с помощью клавиши минус или плюс соответственно.

Создание вложенных групп

На описанных выше пунктах меню группировка не заканчивается. Пользователь вполне может создавать вложенные группы, которые позволяют более четко структурировать информацию. Логика действий, в целом, та же самая. Только все описанные выше шаги нужно совершать в рамках материнской группы. Последовательность действий следующая:

1. Если материнская группа была свернута, ее нужно развернуть.
2. Те ячейки, которые надо отнести к подгруппе, надо выделить.
3. После этого открываем вкладку «Данные», переходим в раздел «Структура» и там нажимаем «Группировать».
4. Затем выбираем способ группировки – по строкам или по колонкам, после чего подтверждаем свои действия.

После этого у нас появится дополнительная вложенная группа. Сколько максимально подгрупп может создавать пользователь? Количество неограниченное. Мы можем увидеть, что сверху над значками минуса появились цифры. Они позволяют быстро переключаться между разными уровнями вложенности.

Если же группировка осуществляется по строкам, а не столбцам, а не строкам, то эти цифры будут располагаться слева от листа (или знаков минуса/плюса).

Разгруппирование в Эксель

Предположим, нам группа уже не нужна. Что делать в такой ситуации? Есть ли возможность ее удалить? Да, конечно. Эта операция называется разгруппированием. Для начала выделяем все элементы группы, которую нужно расформировать. После этого переходим во вкладку «Данные» и там ищем раздел «Структура». После того, как мы нажмем на соответствующую кнопку, и в этом меню появится кнопка «Разгруппировать». Нажимаем на нее.

После этого появится диалоговое окно, в котором будет похожий набор настроек на тот, который был когда мы хотели группировать ячейки. Только в этот раз Эксель будет спрашивать, что именно нам нужно разгруппировать: столбцы или строки. Выбираем то, что нужно и нажимаем на клавишу «ОК». После этого лист будет выглядеть так же, как и до того, как была сделана соответствующая группа.

Многоуровневая группировка — пошаговая инструкция

Давайте теперь немного систематизируем полученную выше информацию и приведем готовую пошаговую инструкцию по тому, как осуществлять многоуровневую группировку данных:

1. Сначала осуществляем настройку, соответствующую первому разделу этой статьи.
2. После этого создаем заголовок группы. Для этого делаем дополнительную строку или колонку в зависимости от того, какие данные мы хотим сгруппировать.
3. Присваиваем в этой колонке или строке название группы.
4. Выделяем ячейки, которые нужно объединить в одну группу.
5. Переходим во вкладку «Данные», и там находим группу инструментов «Структура».
6. Затем нажимаем на кнопку «Группировать», выбираем тип группировки, который нужен в конкретной ситуации и нажимаем на кнопку ОК.
7. После этого определяемся с тем, как должна называться вторая группа и создаем дополнительную строку с этими данными.
8. Выделяем ячейки подгруппы, которую нужно выделить. Заголовок, как и в предыдущем примере, не включаем в группу.
9. Повторяем шаги 5 и 6 применительно ко второму уровню группы.
10. Повторяем шаги 7-9 применительно к каждому следующему уровню группы.

Как видим, инструкция эта довольно простая для понимания, и умещается в 10 пунктов. Как только ее почувствовать интуитивно, сразу не будет проблемы с тем, чтобы выполнить все эти действия на практике. А теперь давайте разберем некоторые важные аспекты группировки данных.

Автоматическая структуризация в Excel

Весь описанный выше метод – пример ручной группировки данных электронной таблицы. Но есть способ автоматизировать деление информации на группы. Правда, выборку для группировки будет создавать сама программа. Но во многих ситуациях Excel осуществляет структурирование информации правильно.

Самое большое преимущество автоматической структуризации данных в Эксель – экономия времени. Хотя нужно всегда быть готовым к тому, что придется некоторые правки вносить самостоятельно. К сожалению, роботы пока не научились читать мысли.

Когда оптимальнее всего использовать автоматическую группировку? Лучше всего она работает, когда пользователь работает с формулами. В этом случае ошибок, как правило, не возникает.

Что же нужно делать для того, чтобы сгруппировать данные автоматически? Нужно открыть раздел «Группировать» и там выбрать пункт «Создание структуры». Все остальное Эксель сделает за пользователя.

Отмена автоматической группировки осуществляется несколько иным образом. Нужно выбрать пункт «Разгруппировать», но нажать на меню «Очистить структуру». После этого таблица вернется в первоначальный вид.

Как сортировать данные таблицы

С помощью сортировки данных можно особо мастерски осуществлять сортировку информации, которая содержится в электронной таблице. Ее возможно осуществлять по целому набору критериев. Давайте опишем самые ключевые моменты, на которые нужно обратить внимание.

Цветовое деление

Один из способов осуществления сортировки данных – окрашивать информацию, которая относится к одной группе, специальным цветом. Для этого нужно открыть вкладку «Данные» и там найти раздел «Сортировка и фильтр». Дальнейшие действия зависят от используемой версии офисного пакета. Нужная нам функция может называться или «Настраиваемая» или «Сортировка». После того, как мы сделаем клик по соответствующему пункту, у нас должно появиться всплывающее окно.

Затем переходим в раздел «Столбец». Там находим группу «Сортировать по», и далее выбираем ту колонку, которая нужна в нашей ситуации. Далее задаем критерий, по которому должна осуществляться сортировка данных. Например, им может выступать цвет ячеек. Если мы планируем его использовать, надо предварительно окрасить подходящие ячейки соответствующим цветом.

Чтобы определить цвет, необходимо в разделе «Порядок» сделать клик по изображению стрелочки. Рядом будет располагаться пункт, с помощью которого можно определить, куда будут направляться данные, которые программа отсортировала в автоматическом режиме. Если вам нужно, чтобы они были размещены сверху, надо нажать соответствующую кнопку. Если же требуется, чтобы смещение осуществлялось по направлению по строке, надо выбрать пункт «Влево».

Эти же действия можно выполнить и с другими критериями, создав еще один уровень. Для этого нужно найти пункт «Добавить уровень» в диалоговом окне. Далее мы сохраняем документ, после чего можно снова объединить данные, нажав на кнопку «Применить повторно».

Объединение значений

Excel дает возможность осуществлять группировку значений, основываясь на значении, содержащемся в определенной ячейке. Это нужно, например, когда надо осуществить поиск полей, в которых содержатся определенные имена или данные другого типа (например, коды). Как это сделать? Первые два шага соответствуют предыдущему разделу, только вместо критерия в виде цвета нужно настроить значение, по которому будет осуществляться группировка.

Нас в группе «Порядок» интересует пункт «Настраиваемый список», кликнув по которому, пользователь может как сделать собственный перечень условий для сортировки, так и воспользоваться предустановленным в Excel. Так можно осуществлять объединение данных по любому критерию, включая дату, дни недели и так далее.

Как упростить большую таблицу Эксель

Excel дает возможность осуществлять сразу несколько видов группировки в Excel, основываясь на разных критериях. Чтобы это сделать, надо следовать этой инструкции:

1. В начале каждого диапазона должен быть заголовок и не должно быть пустых ячеек. Заголовки должны включать одинакового типа данные.
2. Предварительно рекомендуется отсортировать данные в алфавитном порядке.
3. Воспользуемся командой «Промежуточные итоги», которая находится в том же разделе – «Группировать».

После этого выполняем группировку столбцов так же, как было описано ранее. В результате должна получиться многоуровневая таблица.