Урок по базам данных в excel

Практическая работа

по теме: «Microsoft Excel».

Создание базы данных в Excel и работа с ней.

Цели урока:

• знакомство с функциями ЭТ по созданию баз данных и работе с ней;

• закрепление знаний по работе с формулами в ЭТ и соответствующих умений.

Задачи урока:

• обучающие – ввести понятия «база данных», «запись», «поле»; рассмотреть приёмы работы с БД; закрепить работу с формулами;

• развивающие – развитие операционного мышления, понятийного мышления;

• воспитательная – воспитание информационной культуры (поиск информации, обмен между приложениями Windows).

Ход урока:

Мы продолжаем работу с электронными таблицами Excel. Вам уже известны многие из вычислительных возможностей Excel. Но помимо них эта программа может использоваться и для решения других задач. Сегодня мы познакомимся с функциями Excel по созданию базы данных и работе с ней. Кроме того, мы закрепим приемы работы в Excel и использование абсолютной ссылки.

Изучать новый материал и закреплять ранее изученный мы будем, решая задачи, которые могут возникнуть в следующей реальной ситуации: предположим, нам предложили поучаствовать в подготовке книжной ярмарки и различных мероприятий, связанных с нею.

Первая задача, которая стоит перед нами, — необходимо представить всю информацию о книгах в электронном виде, т. е. создать базу данных.

Что это такое? Запишите в тетради: база данных — это совокупность информации об однотипных объектах, некое хранилище данных.

База данных состоит из записей. Запись — это информация об одном объекте.

В нашем случае объектами являются книги. Но существуют базы данных с информацией о железнодорожных билетах, ценных бумагах, сотрудниках некоторой организации. Школьный журнал — это тоже база данных.

Карточка-задание 1.

1. В электронной таблице Excel создать базу данных, внести в нее представленные ниже записи.

2. Заполнить пустые столбцы формулами, получить результат во всех ячейках.

3. Внести информацию о курсе доллара.

Примечание. Используйте абсолютную ссылку так, чтобы изменение курса дол­лара влекло за собой автоматический пересчет цены в рублях.

Название

Автор

Изд-во

Год издания

Кол-во страниц

Область знаний

Цена, $

Цена, руб.

Кол-во экз.

Продано

Осталось

Выручка, руб.

Курс $

Начала информатики

Абрамов С.А.

М, «Наука»

1990

256

Информатика

5

120

28

27,5

Олимпиады по информатике

Алексеев А.В.

Красноярское кн. изд-во

1995

225

Информатика

8

258

179

Железо IBM

Жаров А.

М, «Микроарт»

1994

197

Компьютер

15

450

369

В таблице, которую вы переносили с карточки в файл Excel, — три записи, т. е. информация о трех книгах. Каждая запись состоит из полей. Поле — это одна из характеристик объекта. В таблице это названия столбцов.

Проанализируем поля нашей базы данных. В процессе работы ярмарки для ее организаторов необходима следующая информация — количество поставленных экземпляров каждого наименования, количество проданных экземпляров, цена каждой книги в долларах и рублях и, наконец, выручка от продажи книг. Обратите внимание на то, что есть столбцы, значения в ячейках которых появятся в результате расчета по формулам (используются относительная и абсолютная ссылки). Базы данных, которые можно представить в виде таблицы (столбцы и строки), называются реляционными. Именно такие удобно создавать в Excel.

Рассмотрим, какие операции можно осуществлять с информацией, хранящейся в базе данных. Записи можно сортировать, удалять, вводить новые. Кроме того, в базе данных можно осуществлять поиск по запросу.

Конечно, выполнять все эти действия с тремя записями, которые вы ввели, выполняя первое задание, по меньшей мере, неинтересно и ненаглядно. Поэтому то, что вы сейчас ввели, нужно будет добавить к уже имеющимся записям. На ваших компьютерах имеется файл Книги.xls, в котором подготовлена необходимая инфор­мация. Вам нужно будет выполнить следующее задание:

1. Найти подготовленный мною файл (С:Книжная ярмарка Книги.хls — путь для поиска файла записывается на доске) Прил.

2. Скопировать записи, самостоятельно созданные вами при выполнении первого задания, в этот файл.

3. Скопировать все формулы.

Карточка-задание 2.

Осуществить сортировку записей в базе данных;

1. Выполнить команду меню Данные, Сортировка.

2. В окне Сортировка диапазона выбрать поле для сортировки Сортировать по), например «Автор».

3. Указать, как следует выполнять сортировку: по возрастанию или по убыванию.

Для работы с базой данных в Excel имеется специальная форма, которая позволяет просматривать записи, добавлять новые, удалять записи, осуществлять поиск. Для работы с формой надо выполнить команду Данные, Форма.

Учитель рассказывает о назначении кнопок, имеющихся в окне Форма, подроб­но останавливается на кнопке Критерии и предлагает учащимся выполнить следующее задание:

1. В поле «Автор» ввести букву «С», просмотреть кнопкой Далее.

2. В поле «Цена, $» ввести «

3. В поле «Область знаний» ввести «Программирование», в поле «Цена, $» — «Просмотреть, сколько таких книг.

Карточка-задание 3.

Добавить в базу данных новые записи, используя форму, — внести информацию о книгах, имеющихся в кабинете информатики (3-5 записей).

Карточка-задание 4.

Работа с кнопкой Критерии.

1. Сколько на ярмарке было представлено книг по математике?

2. Сколько было представлено книг стоимостью больше 100 рублей?

3. Сколько всего было представлено книг по делопроизводству?

Работа с таблицей, использование автосуммирования.

1. Каково общее количество книг, представленных на ярмарке?

2. Сколько на ярмарке было продано книг и на какую сумму?

В дни работы ярмарки проводились и другие мероприятия: семинар библиотечных работников, презентация новых книг, выставка печатной продукции, встреча книголюбов и др.

После проведения какого-то большого мероприятия, особенно в крупных городах и регионах, подводятся итоги, собираются и обобщаются статистические данные, необходимые для лучшего проведения будущих мероприятий, для более эффективной рекламы и т. д. В частности, устроители нашей книжной ярмарки хотят иметь информацию о посетителях и участниках всех мероприятий. И наша следующая задача — создать соответствующую структуру базы данных.

Карточка-задание 5.

На новом листе ЭТ создать структуру базы данных, обеспечивающей выполнение следующих запросов (т. е. важно правильно задать поля базы):

• Посмотреть список посетителей-студентов.

• Посмотреть список посетителей с высшим образованием

• Посмотреть список посетителей, пришедших по пригласительным билетам.

• Посмотреть, в какие регионы благодаря этой ярмарке поступили книги.

• Посмотреть, какие мероприятия пользовались большей популярностью.

(База данных должна содержать следующие поля: «Ф.И.О.», «Род занятий», «Образование», «Регион», «Место жительства», «Наличие пригласительного биле­та», «Кол-во купленных книг», «Посещаемые мероприятия».)

Итак, вы создали структуру базы данных, но остается открытой задача: как эту информацию собрать для базы данных?

Ребята могут предложить различные варианты решения этой проблемы. Вместе с учениками нужно прийти к выводу, что можно подготовить анкету для участников.

Задание.

Подготовить анкету вида:

Это не что иное, как часть формы:

Чтобы получить такие анкеты от посетителей выставки, необходимо:

1. Создать структуру базы данных, т. е. заполнить строку с названиями полей и еще одну строку (можно с любыми данными).

2. Переименовать лист:

• щелкнуть правой кнопкой мыши на ярлычке «Лист№»;

• выбрать команду Переименовать;

• ввести «Анкета участника ярмарки» (это и будет заголовок формы).

1. Открыть форму с чистыми полями для ввода.

2. Клавишей поместить содержимое экрана в буфер обмена.

3. Загрузить программу Paint (графический редактор).

4. Вставить копию экрана из буфера обмена: команда меню Правка, Вставить

5. Выделить нужный фрагмент формы для анкеты.

6. Поместить полученный рисунок в буфер обмена: команда меню Правка, Копировать.

7. Открыть документ Microsoft Word и вставить рисунок из буфера обмена.

10.Вывести полученную анкету на печать.

При выполнении этого задания происходит закрепление многих умений и навыков: работа с листом ЭТ, осуществление обмена между приложениями (Word, Paint назначение клавиши PrintScreen (все это изучалось при изучении Microsoft Word

Дополнительное задание.

Подумайте, как наиболее наглядно представить информацию о том, книги какого автора пользовались наибольшим спросом? (Построить диаграмму.)

Пролож.( С:Книжная ярмарка Книги.хls)

№	Название	Автор	Изд-во	Год издания	Кол-во страниц	Область знаний	Цена, $	Цена, руб.	Кол-во экз.	Продано	Осталось	Выручка, руб.	Курс $
4	Эффективная работа Flash 6	Сандерс Б	Изд. дом «Питер»	2003	350	Инфоратика	9,5		135	96			27,5
5	Програмирование в среде Turbo PASCAL	Марченко А.И.	Киев «Век+»	1999	457	Програмирование	6,7		85	37
6	Изучаем Интернет Создаем WEB-страничку	Якушинина Е.	Изд. дом «Питер»	2002	255	Инфоратика	4		100	51
7	Изучаем BASIC	Гутман Г.	Изд. дом «Питер»	2002	307	Инфоратика	5		120	47
8	Изучаем DELPHI	Жуков А.	Изд. дом «Питер»	2003	346	Програмирование	3,8		120	52
9	Изучаем программирование	Тимофеевская М.	Изд. дом «Питер»	2003	378	Програмирование	4,3		90	63
10	Изучаем Photoshop	Луций С.	Изд. дом «Питер»	2004	409	Инфоратика	5,2		150	89
11	Изучаем TURBO PASCAL	Немнюгин С.	Изд. дом «Питер»	2002	310	Програмирование	4,5		85	37
12	Работа в сети Internet	Глушаков С.В.	Хартков «Фолио»	2002	345	Програмирование	3,9		160	96
13	Информатика 10 класс	Семакин И. Хеннер Е.	М, Лаборатория	2000	165	Инфоратика	5		120	79
14	Информатика 11 класс	Семакин И. Хеннер Е.	М, Лаборатория	2003	140	Инфоратика	6,3		120	95
15	Информатика	Шауцукова Л.З.	М. «Просвещение»	2003	416	Инфоратика	6,8		150	88
16	Информационные технологии	Шафрин Ю.	М, Лаборатория	2001	335	Инфоратика	9,1		110	47
17	Курс компьютерной технологии	Ефимова О.	Изд-во «АСТ»	1999	416	Инфоратика	8		95	58
18	Энциклопедия для детей. Информатика	Хлебалина Е.	М,»Аванта +»	2003	614	Инфоратика	11,3		75	39

1

Урок №9

«Работа с таблицей Excel как с базой данных»

С помощью Microsoft Excel можно создавать и обрабатывать базы данных. База данных в Microsoft Excel – таблица, состоящая из однотипных записей (строк). Столбцы таблицы являются полями записи в базе данных. Под имена полей выделяется первая строка базы данных.

Список представляет собой электронную таблицу с большим объемом взаимосвязанной информации (список товаров на складах или список номеров телефонов и адресов абонентов).

Список — это набор строк электронной таблицы со взаимосвязанными однотипными данными постоянного формата. Другими словами список — это плоская база данных, а строки и столбцы списка соответствуют записям и полям в базе данных. Образец списка представлен на рисунке

К спискам в Excel предъявляются более строгие требования, чем к обычным электронным таблицам. Количество столбцов в списке должно быть постоянным, а количество строк переменным. Это позволяет добавлять, удалять или переставлять строки таблицы или записи списка (базы данных).

К средствам, которые предназначены для обработки и анализа данных в списке относятся команды из меню Данные: Сортировка, Фильтр, Форма, Итоги, Проверка. При выполнении этих команд, редактор автоматически распознает список как базу данных и осуществляет обработку и анализ данных в списке как в базе данных.

При применении команды сортировка можно отсортировать записи по одному или нескольким полям. С помощью фильтров (Автофильтра и Расширенного фильтра) можно быстро найти (отфильтровать) необходимые данные в списках по одному, двум или нескольким параметрам поиска. Командой Итоги можно упорядочить данные в списках с помощью итоговых значений.

Для добавления новых записей в список, удаления и поиска существующих записей в списках применяется команда Форма. Для проверки данных при вводе используется средство, которое называется проверкой ввода (команда Проверка).

При создании списка необходимо выполнить определенные требования:

• чтобы редактор автоматически распознавал список как базу данных и обрабатывал данные при выполнении команд обработки необходимо на рабочем листе располагать один список;

• формат шрифта заголовков (подписей) столбцов или имен полей в списках должен отличаться от формата шрифта записей. Обычно шрифту заголовкам столбцов назначается полужирный шрифт, а ячейкам для заголовков присваивается текстовый формат;

• ячейки под заголовками столбцов необходимо отформатировать в соответствии с данными, которые будут вводиться в эти ячейки (например, установить денежный формат, выбрать выравнивание и т.д.);

• для обеспечения автоматического форматирования введенных данных в список целесообразно активизировать команду «Расширение форматов и формул». Для этого необходимо установить флажок «Расширять форматы и формулы в диапазонах данных» в окне диалога «Параметры» на вкладке «Правка», которое открывается командой «Параметры» в меню Сервис;

• в списке не должно быть пустых записей (строк) и полей (столбцов), даже для отделения имен полей от записей следует использовать границы ячеек, а не пустые строки.

Рассмотрим пример.

Если базой данных считать телефонный справочник, то полями записи будут: фамилия, имя, номер телефона абонента (рис.1).

Рисунок 1.

Существует ряд ограничений накладываемых на структуру базы данных:

1. первый ряд базы данных должен содержать уникальные (неповторяющиеся) имена полей;

2. для имен полей следует использовать шрифт, тип данных, формат, рамку, отличные от тех, которые используются для данных в записях;

3. таблицу следует отделить от других данных рабочего листа пустой строкой и столбцом;

4. информация по полям должна быть однородной, т.е. только числа или только текст.

Работа с любой базой данных заключается в поиске информации по определенному критерию, перегруппировке записей в зависимости от критерия и обработке информации.

Сортировка данных.

Сортировка позволяет переупорядочить строки в таблице по любому полю. Например, по фамилии. Для сортировки данных следует выделить одну из ячеек таблицы и вызвать команду Сортировка меню Данные (рис. 2).

Рисунок 2.

В поле списка Сортировать по (рис.2) выбирается поле, по которому будут отсортированы данные, и тип сортировки:

При сортировке по возрастанию используется следующий порядок:

Числа сортируются от наименьшего отрицательного до наибольшего положительного числа.

При сортировке алфавитно-цифрового текста сравниваются значения по знакам слева направо. Например, если ячейка содержит текст «Дом100», она будет поставлена после ячейки, содержащей запись «Дом1», и перед ячейкой, содержащей запись «Дом11».

Текст, в том числе содержащий числа, сортируется в следующем порядке:

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 (пробел) ! » # $% ( ) *,. /:; ? @ [ ] ^ _ ` { | } ~ + A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z А Б В Г Д Е Ё Ж З И Й К Л М Н О П Р С Т У Ф Х Ц Ч Ш Щ Ъ Ы Ь Э Ю Я.

Апострофы (‘) и дефисы (-) игнорируются с единственным исключением: если две строки текста одинаковы, не считая дефиса, текст с дефисом ставится в конец.

Если предназначенный для сортировки столбец содержит как числа, так и числа с текстом (например, 1, 1 а, 2, 2 а), все они должны быть отформатированы как текст. В противном случае после сортировки первыми будут располагаться числа, а за ними — числа с текстом.

По убыванию – сортировка в обратном порядке.

В поле списка Затем по указывается поле, по которому будут отсортированы данные, имеющие одинаковые значения в первом ключевом поле последнюю очередь, по указывается поле, по которому будут отсортированы данные, имеющие одинаковые значения в первых двух ключевых полях.

Результат сортировки вы видите на рисунке 3.

Рисунок 3.

Для сортировки данных также используются кнопки . Перед их использованием следует выделить столбец, по которому необходимо сортировать записи.

При сортировке по одному столбцу, строки с одинаковыми значениями в этом столбце сохраняют прежнее упорядочение. Строки с пустыми ячейками в столбце, по которому ведется сортировка, располагаются в конце сортируемого списка. Microsoft Excel позволяет также сортировать не всю таблицу, а только выделенные строки или столбцы.

Обработка базы данных.

При просмотре, изменении, добавлении и удалении записи в базе данных, а также при поиске записей по определенному критерию удобно использовать формы данных. При обращении к команде Форма меню Данные Microsoft Excel считывает данные и создает диалоговое окно формы данных (рис.4).

Рисунок 4.

В форме данных на экран выводится одна запись. При вводе или изменении данных в полях этого окна изменяется содержимое соответствующих ячеек базы данных.

Для использования форм данных таблица должна иметь имена столбцов.

Имена столбцов становятся именами полей в форме данных. Поле соответствует каждому столбцу таблицы.

С помощью полосы прокрутки можно прокручивать записи базы данных.

Позиция выведенной записи указывается в верхнем правом углу.

Передвигаться по полям формы можно с помощью мыши и клавиш Tab (вниз), Shift+Tab (вверх).

В правой части окна расположены следующие кнопки.

Добавить – очищает поля для ввода новой записи базы данных. Если снова щелкнуть кнопку Добавить, то введенные данные будут добавлены, как новая запись, в конец базы данных.

Удалить – удаляет выведенную запись, другие записи базы данных сдвигаются. Удаленные записи не могут быть восстановлены.

Вернуть – восстанавливает отредактированные поля в выведенной записи, удаляя сделанные изменения. Чтобы восстановить запись, необходимо нажать Вернуть перед нажатием клавиши Enter или перед переходом к другой записи.

Назад – выводит предыдущую запись в списке. Если был определен критерий с помощью кнопки Критерии, то кнопка Назад выведет предыдущую запись из тех, которые удовлетворяют заданному критерию.

Далее – выводит следующую запись базы данных.

Критерии – очищает поля перед вводом критериев сравнения с операторами сравнения для поиска необходимого подмножества записей.

Правка – служит для выхода из режима ввода критериев. Доступна только после нажатия кнопки Критерии.

Очистить – удаляет существующий критерий из окна диалога. Доступна только после нажатия кнопки Критерии.

Закрыть – закрывает форму данных.

Для добавления записи к базе данных необходимо:

1. выделить ячейку в таблице, к которой следует добавить запись;

2. в меню Данные выбрать команду Форма;

3. щелкнуть кнопку Добавить;

4. заполнить поля новой записи;

5. для перемещения к следующему полю нажать клавишу Тab;

6. после ввода данных нажать клавишу Enter для добавления записи;

7. после добавления всех необходимых записей, щелкнуть кнопку Закрыть.

Новые записи будут добавлены в конец базы данных.

Поиск данных.

Для поиска с помощью формы данных записей, отвечающих критерию, необходимо:

1. выделить ячейку в таблице;

2. в меню Данные выбрать команду Форма;

3. щелкнуть кнопку Критерии;

4. в полях редактирования ввести критерии для поиска данных, например, ввести Иванов в поле Фамилия;

5. для вывода на экран первой записи, отвечающей критерию, щелкнуть кнопку Далее;

6. для вывода на экран предыдущей записи, отвечающей критерию, щелкнуть кнопку Назад;

7. для поиска записей в списке по другим критериям щелкнуть кнопку Критерии и ввести новые критерии;

8. по окончанию щелкнуть кнопку Закрыть.

Команда Фильтр меню Данные позволяет отыскивать и использовать нужное подмножество данных в списке. В отфильтрованном списке выводятся на экран только те строки, которые содержат определенное значение или отвечают определенным критериям, при этом другие строки скрываются. Для фильтрации данных используются команды Автофильтр и Расширенный фильтр пункта Фильтр меню Данные.

Команда Автофильтр устанавливает кнопки скрытых списков (кнопки со стрелками) непосредственно в строку с именами столбцов (рис.5).

Рисунок 5.

С их помощью можно выбирать записи базы данных, которые следует вывести на экран. После выделения элемента в открывшемся списке, строки, не содержащие данный элемент, будут скрыты. Например, если в скрытом списке поля Фамилия выбрать Иванов, то будут выведены только записи, у которых в поле Фамилия содержится значение Иванов. (рис. 6)

Рисунок 6.

Если в поле списка выбрать пункт Условие … , то появится окно Пользовательский автофильтр (рис.7).

Рисунок 7.

В верхнем правом списке следует выбрать один из операторов (равно, больше, меньше и др.), в поле справа – выбрать одно из значений. В нижнем правом списке можно выбрать другой оператор, и в поле по левую сторону – значение. Когда включен переключатель И, то будут выводиться только записи, удовлетворяющие оба условия. При включенном переключателе ИЛИ будут выводиться записи, удовлетворяющие одному из условий.

Чтобы вывести все данные таблицы, необходимо вызвать команду Отобразить все или отменить команду Автофильтр меню Данные, подменю Фильтр.

При упоминании баз данных (БД) первым делом, конечно, в голову приходят всякие умные слова типа SQL, Oracle, 1С или хотя бы Access. Безусловно, это очень мощные (и недешевые в большинстве своем) программы, способные автоматизировать работу большой и сложной компании с кучей данных. Беда в том, что иногда такая мощь просто не нужна. Ваш бизнес может быть небольшим и с относительно несложными бизнес-процессами, но автоматизировать его тоже хочется. Причем именно для маленьких компаний это, зачастую, вопрос выживания.

Для начала давайте сформулируем ТЗ. В большинстве случаев база данных для учета, например, классических продаж  должна уметь:

• хранить в таблицах информацию по товарам (прайс), совершенным сделкам и клиентам и связывать эти таблицы между собой
• иметь удобные формы ввода данных (с выпадающими списками и т.п.)
• автоматически заполнять этими данными какие-то печатные бланки (платежки, счета и т.д.)
• выдавать необходимые вам отчеты для контроля всего бизнес-процесса с точки зрения руководителя

Со всем этим вполне может справиться Microsoft Excel, если приложить немного усилий. Давайте попробуем это реализовать.

Шаг 1. Исходные данные в виде таблиц

Информацию о товарах, продажах и клиентах будем хранить в трех таблицах (на одном листе или на разных — все равно). Принципиально важно, превратить их в «умные таблицы» с автоподстройкой размеров, чтобы не думать об этом в будущем. Это делается с помощью команды Форматировать как таблицу на вкладке Главная (Home — Format as Table). На появившейся затем вкладке Конструктор (Design) присвоим таблицам наглядные имена в поле Имя таблицы для последующего использования:

Итого у нас должны получиться три «умных таблицы»:

Обратите внимание, что таблицы могут содержать дополнительные уточняющие данные. Так, например, наш Прайс содержит дополнительно информацию о категории (товарной группе, упаковке, весу и т.п.) каждого товара, а таблица Клиенты — город и регион (адрес, ИНН, банковские реквизиты и т.п.) каждого из них.

Таблица Продажи будет использоваться нами впоследствии для занесения в нее совершенных сделок.

Шаг 2. Создаем форму для ввода данных

Само-собой, можно вводить данные о продажах непосредственно в зеленую таблицу Продажи, но это не всегда удобно и влечет за собой появление ошибок и опечаток из-за «человеческого фактора». Поэтому лучше будет на отдельном листе сделать специальную форму для ввода данных примерно такого вида:

В ячейке B3 для получения обновляемой текущей даты-времени используем функцию ТДАТА (NOW). Если время не нужно, то вместо ТДАТА можно применить функцию СЕГОДНЯ (TODAY).

В ячейке B11 найдем цену выбранного товара в третьем столбце умной таблицы Прайс с помощью функции ВПР (VLOOKUP). Если раньше с ней не сталкивались, то сначала почитайте и посмотрите видео тут.

В ячейке B7 нам нужен выпадающий список с товарами из прайс-листа. Для этого можно использовать команду Данные — Проверка данных (Data — Validation), указать в качестве ограничения Список (List) и ввести затем в поле Источник (Source) ссылку на столбец Наименование из нашей умной таблицы Прайс:

Аналогичным образом создается выпадающий список с клиентами, но источник будет уже:

=ДВССЫЛ(«Клиенты[Клиент]»)

Функция ДВССЫЛ (INDIRECT) нужна, в данном случае, потому что Excel, к сожалению, не понимает прямых ссылок на умные таблицы в поле Источник. Но та же ссылка «завернутая» в функцию ДВССЫЛ работает при этом «на ура» (подробнее об этом было в статье про создание выпадающих списков с наполнением).

Шаг 3. Добавляем макрос ввода продаж

После заполнения формы нужно введенные в нее данные добавить в конец таблицы Продажи. Сформируем при помощи простых ссылок строку для добавления прямо под формой:

Т.е. в ячейке A20 будет ссылка =B3, в ячейке B20 ссылка на =B7 и т.д.

Теперь добавим элементарный макрос в 2 строчки, который копирует созданную строку и добавляет ее к таблице Продажи. Для этого жмем сочетание Alt+F11 или кнопку Visual Basic на вкладке Разработчик (Developer). Если эту вкладку не видно, то включите ее сначала в настройках Файл — Параметры — Настройка ленты (File — Options — Customize Ribbon). В открывшемся окне редактора Visual Basic вставляем новый пустой модуль через меню Insert — Module и вводим туда код нашего макроса:

Sub Add_Sell()
    Worksheets("Форма ввода").Range("A20:E20").Copy                         'копируем строчку с данными из формы
    n = Worksheets("Продажи").Range("A100000").End(xlUp).Row                'определяем номер последней строки в табл. Продажи
    Worksheets("Продажи").Cells(n + 1, 1).PasteSpecial Paste:=xlPasteValues 'вставляем в следующую пустую строку
    Worksheets("Форма ввода").Range("B5,B7,B9").ClearContents               'очищаем форму
End Sub

Теперь можно добавить к нашей форме кнопку для запуска созданного макроса, используя выпадающий список Вставить на вкладке Разработчик (Developer — Insert — Button):

После того, как вы ее нарисуете, удерживая нажатой левую кнопку мыши, Excel сам спросит вас — какой именно макрос нужно на нее назначить — выбираем наш макрос Add_Sell. Текст на кнопке можно поменять, щелкнув по ней правой кнопкой мыши и выбрав команду Изменить текст.

Теперь после заполнения формы можно просто жать на нашу кнопку, и введенные данные будут автоматически добавляться к таблице Продажи, а затем форма очищается для ввода новой сделки.

Шаг 4. Связываем таблицы

Перед построением отчета свяжем наши таблицы между собой, чтобы потом можно было оперативно вычислять продажи по регионам, клиентам или категориям. В старых версиях Excel для этого потребовалось бы использовать несколько функций ВПР (VLOOKUP) для подстановки цен, категорий, клиентов, городов и т.д. в таблицу Продажи. Это требует времени и сил от нас, а также «кушает» немало ресурсов Excel. Начиная с Excel 2013 все можно реализовать существенно проще, просто настроив связи между таблицами.

Для этого на вкладке Данные (Data) нажмите кнопку Отношения (Relations). В появившемся окне нажмите кнопку Создать (New) и выберите из выпадающих списков таблицы и названия столбцов, по которым они должны быть связаны:

Важный момент: таблицы нужно задавать именно в таком порядке, т.е. связанная таблица (Прайс) не должна содержать в ключевом столбце (Наименование) повторяющихся товаров, как это происходит в таблице Продажи. Другими словами, связанная таблица должна быть той, в которой вы искали бы данные с помощью ВПР, если бы ее использовали.

Само-собой, аналогичным образом связываются и таблица Продажи с таблицей Клиенты по общему столбцу Клиент:

После настройки связей окно управления связями можно закрыть, повторять эту процедуру уже не придется.

Шаг 5. Строим отчеты с помощью сводной

Теперь для анализа продаж и отслеживания динамики процесса, сформируем для примера какой-нибудь отчет с помощью сводной таблицы. Установите активную ячейку в таблицу Продажи и выберите на ленте вкладку Вставка — Сводная таблица (Insert — Pivot Table). В открывшемся окне Excel спросит нас про источник данных (т.е. таблицу Продажи) и место для выгрузки отчета (лучше на новый лист):

Жизненно важный момент состоит в том, что нужно обязательно включить флажок Добавить эти данные в модель данных (Add data to Data Model) в нижней части окна, чтобы Excel понял, что мы хотим строить отчет не только по текущей таблице, но и задействовать все связи.

После нажатия на ОК в правой половине окна появится панель Поля сводной таблицы, где нужно щелкнуть по ссылке Все, чтобы увидеть не только текущую, а сразу все «умные таблицы», которые есть в книге.А затем можно, как и в классической сводной таблице, просто перетащить мышью нужные нам поля из любых связанных таблиц в области Фильтра, Строк, Столбцов или Значений — и Excel моментально построит любой нужный нам отчет на листе:

Не забудьте, что сводную таблицу нужно периодически (при изменении исходных данных) обновлять, щелкнув по ней правой кнопкой мыши и выбрав команду Обновить (Refresh), т.к. автоматически она этого делать не умеет.

Также, выделив любую ячейку в сводной и нажав кнопку Сводная диаграмма (Pivot Chart) на вкладке Анализ (Analysis) или Параметры (Options) можно быстро визуализировать посчитанные в ней результаты.

Шаг 6. Заполняем печатные формы

Еще одной типовой задачей любой БД является автоматическое заполнение различных печатных бланков и форм (накладные, счета, акты и т.п.). Про один из способов это сделать, я уже как-то писал. Здесь же реализуем, для примера, заполнение формы по номеру счета:

Предполагается, что в ячейку C2 пользователь будет вводить число (номер строки в таблице Продажи, по сути), а затем нужные нам данные подтягиваются с помощью уже знакомой функции ВПР (VLOOKUP) и функции ИНДЕКС (INDEX).

Ссылки по теме

• Как использовать функцию ВПР (VLOOKUP) для поиска и подстановки значений
• Как заменить ВПР функциями ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ
• Автоматическое заполнение форм и бланков данными из таблицы
• Создание отчетов с помощью сводных таблиц

В пакете Microsoft Office есть специальная программа для создания базы данных и работы с ними – Access. Тем не менее, многие пользователи предпочитают использовать для этих целей более знакомое им приложение – Excel. Нужно отметить, что у этой программы имеется весь инструментарий для создания полноценной базы данных (БД). Давайте выясним, как это сделать.

Процесс создания

База данных в Экселе представляет собой структурированный набор информации, распределенный по столбцам и строкам листа.

Согласно специальной терминологии, строки БД именуются «записями». В каждой записи находится информация об отдельном объекте.

Столбцы называются «полями». В каждом поле располагается отдельный параметр всех записей.

То есть, каркасом любой базы данных в Excel является обычная таблица.

Создание таблицы

Итак, прежде всего нам нужно создать таблицу.

1. Вписываем заголовки полей (столбцов) БД.



2. Заполняем наименование записей (строк) БД.



3. Переходим к заполнению базы данными.



4. После того, как БД заполнена, форматируем информацию в ней на свое усмотрение (шрифт, границы, заливка, выделение, расположение текста относительно ячейки и т.д.).

На этом создание каркаса БД закончено.

Урок: Как сделать таблицу в Excel

Присвоение атрибутов базы данных

Для того, чтобы Excel воспринимал таблицу не просто как диапазон ячеек, а именно как БД, ей нужно присвоить соответствующие атрибуты.

1. Переходим во вкладку «Данные».





2. Выделяем весь диапазон таблицы. Кликаем правой кнопкой мыши. В контекстном меню жмем на кнопку «Присвоить имя…».



3. В графе «Имя» указываем то наименование, которым мы хотим назвать базу данных. Обязательным условием является то, что наименование должно начинаться с буквы, и в нём не должно быть пробелов. В графе «Диапазон» можно изменить адрес области таблицы, но если вы её выделили правильно, то ничего тут менять не нужно. При желании в отдельном поле можно указать примечание, но этот параметр не является обязательным. После того, как все изменения внесены, жмем на кнопку «OK».



4. Кликаем по кнопке «Сохранить» в верхней части окна или набираем на клавиатуре сочетание клавиш Ctrl+S, для того, чтобы сберечь БД на жестком диске или съемном носителе, подключенном к ПК.

Можно сказать, что после этого мы уже имеем готовую базу данных. С ней можно работать и в таком состоянии, как она представлена сейчас, но многие возможности при этом будут урезаны. Ниже мы разберем, как сделать БД более функциональной.

Сортировка и фильтр

Работа с базами данных, прежде всего, предусматривает возможность упорядочивания, отбора и сортировки записей. Подключим эти функции к нашей БД.

1. Выделяем информацию того поля, по которому собираемся провести упорядочивание. Кликаем по кнопке «Сортировка» расположенной на ленте во вкладке «Данные» в блоке инструментов «Сортировка и фильтр».
   

   Сортировку можно проводить практически по любому параметру:

   • имя по алфавиту;
   • дата;
   • число и т.д.
2. В следующем появившемся окне будет вопрос, использовать ли для сортировки только выделенную область или автоматически расширять её. Выбираем автоматическое расширение и жмем на кнопку «Сортировка…».



3. Открывается окно настройки сортировки. В поле «Сортировать по» указываем имя поля, по которому она будет проводиться.
   • В поле «Сортировка» указывается, как именно она будет выполняться. Для БД лучше всего выбрать параметр «Значения».
   • В поле «Порядок» указываем, в каком порядке будет проводиться сортировка. Для разных типов информации в этом окне высвечиваются разные значения. Например, для текстовых данных – это будет значение «От А до Я» или «От Я до А», а для числовых – «По возрастанию» или «По убыванию».
   • Важно проследить, чтобы около значения «Мои данные содержат заголовки» стояла галочка. Если её нет, то нужно поставить.

   После ввода всех нужных параметров жмем на кнопку «OK».

   

   После этого информация в БД будет отсортирована, согласно указанным настройкам. В этом случае мы выполнили сортировку по именам сотрудников предприятия.



4. Одним из наиболее удобных инструментов при работе в базе данных Excel является автофильтр. Выделяем весь диапазон БД и в блоке настроек «Сортировка и фильтр» кликаем по кнопке «Фильтр».



5. Как видим, после этого в ячейках с наименованием полей появились пиктограммы в виде перевернутых треугольников. Кликаем по пиктограмме того столбца, значение которого собираемся отфильтровать. В открывшемся окошке снимаем галочки с тех значений, записи с которыми хотим скрыть. После того как выбор сделан, жмем на кнопку «OK».
   

   Как видим, после этого, строки, где содержатся значения, с которых мы сняли галочки, были скрыты из таблицы.

6. Для того, чтобы вернуть все данные на экран, кликаем на пиктограмму того столбца, по которому проводилась фильтрация, и в открывшемся окне напротив всех пунктов устанавливаем галочки. Затем жмем на кнопку «OK».



7. Для того, чтобы полностью убрать фильтрацию, жмем на кнопку «Фильтр» на ленте.

Урок: Сортировка и фильтрация данных в Excel

Поиск

При наличии большой БД поиск по ней удобно производить с помощь специального инструмента.

1. Для этого переходим во вкладку «Главная» и на ленте в блоке инструментов «Редактирование» жмем на кнопку «Найти и выделить».



2. Открывается окно, в котором нужно указать искомое значение. После этого жмем на кнопку «Найти далее» или «Найти все».



3. В первом случае первая ячейка, в которой имеется указанное значение, становится активной.
   

   Во втором случае открывается весь перечень ячеек, содержащих это значение.

Урок: Как сделать поиск в Экселе

Закрепление областей

Удобно при создании БД закрепить ячейки с наименованием записей и полей. При работе с большой базой – это просто необходимое условие. Иначе постоянно придется тратить время на пролистывание листа, чтобы посмотреть, какой строке или столбцу соответствует определенное значение.

1. Выделяем ячейку, области сверху и слева от которой нужно закрепить. Она будет располагаться сразу под шапкой и справа от наименований записей.



2. Находясь во вкладке «Вид» кликаем по кнопке «Закрепить области», которая расположена в группе инструментов «Окно». В выпадающем списке выбираем значение «Закрепить области».

Теперь наименования полей и записей будут у вас всегда перед глазами, как бы далеко вы не прокручивали лист с данными.

Урок: Как закрепить область в Экселе

Выпадающий список

Для некоторых полей таблицы оптимально будет организовать выпадающий список, чтобы пользователи, добавляя новые записи, могли указывать только определенные параметры. Это актуально, например, для поля «Пол». Ведь тут возможно всего два варианта: мужской и женский.

1. Создаем дополнительный список. Удобнее всего его будет разместить на другом листе. В нём указываем перечень значений, которые будут появляться в выпадающем списке.



2. Выделяем этот список и кликаем по нему правой кнопкой мыши. В появившемся меню выбираем пункт «Присвоить имя…».



3. Открывается уже знакомое нам окно. В соответствующем поле присваиваем имя нашему диапазону, согласно условиям, о которых уже шла речь выше.



4. Возвращаемся на лист с БД. Выделяем диапазон, к которому будет применяться выпадающий список. Переходим во вкладку «Данные». Жмем на кнопку «Проверка данных», которая расположена на ленте в блоке инструментов «Работа с данными».



5. Открывается окно проверки видимых значений. В поле «Тип данных» выставляем переключатель в позицию «Список». В поле «Источник» устанавливаем знак «=» и сразу после него без пробела пишем наименование выпадающего списка, которое мы дали ему чуть выше. После этого жмем на кнопку «OK».

Теперь при попытке ввести данные в диапазон, где было установлено ограничение, будет появляться список, в котором можно произвести выбор между четко установленными значениями.

Если же вы попытаетесь написать в этих ячейках произвольные символы, то будет появляться сообщение об ошибке. Вам придется вернутся и внести корректную запись.

Урок: Как сделать выпадающий список в Excel

Конечно, Excel уступает по своим возможностям специализированным программам для создания баз данных. Тем не менее, у него имеется инструментарий, который в большинстве случаев удовлетворит потребности пользователей, желающих создать БД. Учитывая тот факт, что возможности Эксель, в сравнении со специализированными приложениями, обычным юзерам известны намного лучше, то в этом плане у разработки компании Microsoft есть даже некоторые преимущества.