Управление запросами в excel

Вы можете управлять запросами в области «Запросы» Редактор Power Query или на вкладке «Запросы» на панели «Запросы & подключения» в Excel. Это особенно полезно, если у вас много запросов и вы хотите быстро найти запрос. После поиска запроса можно выполнить ряд дополнительных действий, таких как дублирование, ссылка, слияние, добавление, совместное использование и удаление запроса.

При создании запроса сведения о подключении создаются в фоновом режиме. Роль запроса — формирование данных. Сведения о подключении должны поддерживать сведения об источнике данных и обновлять их в соответствии с параметрами обновления, такими как частота.

Не все запросы могут быть загружены на лист. Это может произойти, когда вы импортируете данные из внешнего источника данных, формируете данные в Редактор Power Query, выбираете home> Load To, а затем используете диалоговое окно «Импорт данных», чтобы поместить запрос в модель данных или ODC-файл.

Ниже приведена сводка команд, которые можно использовать в том порядке, в котором они отображаются в соответствующих контекстных меню на вкладке «Запросы» на панели «Запросы & Подключение» в Excel или на панели «Запросы» Редактор Power Query. Некоторые команды доступны только на одной панели. Многие из этих команд также доступны на вкладке «Запрос контекста» на ленте. Все запросы в книге отображаются и сортируются по дате и времени последнего изменения, начиная с последнего.

1. Выполните одно из следующих действий:

   в Excel    выберите запросы> данных & подключения> запросы.

   В разделе Редактор Power Query     Выбор данных> получить > запуска Редактор Power Query и просмотреть область запросов слева.

2. Выберите команду управления запросом:

   Edit    Edits the query in the Редактор Power Query. Доступно только на вкладке » Запросы » & «Подключения «.

   Удалить     Удаляет запрос.

   Переименовать Изменяет имя запроса. 

   Обновить     Предоставляет актуальные данные из внешних источников данных. Доступно только на вкладке « Запросы » & «Подключения «. Дополнительные сведения см. в разделе «Обновление подключения к внешним данным» в Excel.

   Загрузить в     Отображает диалоговое окно «Импорт данных», в котором можно выбрать способ просмотра данных, место их размещения и добавить в модель данных. Доступно только на вкладке » Запросы » & «Подключения «.

   Дублировать     Создает копию выбранного запроса с тем же именем, что и исходный запрос, добавленный (2). Вы можете переименовать запрос, чтобы упростить его идентификацию. Последующие изменения исходного запроса не влияют на новый запрос.

   Ссылки     Создает новый запрос, который использует шаги предыдущего запроса без необходимости дублировать запрос. Новый запрос следует тому же соглашению об именовании, что и команда Duplicate . Вы можете переименовать новый запрос, чтобы его было проще идентифицировать. Последующие изменения исходного запроса, которые приводят к изменению выходных данных, влияют на новый запрос.

   Объединить     Объединение столбцов в запросе с соответствующими столбцами в других запросах. Дополнительные сведения о слиянии см. в разделе «Запросы на слияние». Доступно только на вкладке » Запросы » & «Подключения «.

   Добавить    Добавление столбцов в запрос с соответствующими столбцами в других запросах. Дополнительные сведения о добавлении см. в разделе «Запросы на добавление». Доступно только на вкладке » Запросы » & «Подключения «.

   Переместить в группу     Перемещает запрос в группу в списке или, если группы отсутствуют, выберите «Создать группу», чтобы создать ее. Присвойте ему понятное имя, например «Бюджет» или «Маркетинг». Используйте группы для упорядочивания множества запросов по категориям. Вы даже можете создавать группы в группах.

   Вверх     Перемещает запрос вверх в списке запросов.

   Переместить вниз     Перемещает запрос вниз в списке запросов.

   В диалоговом    окне «Создание функции » отображается диалоговое окно «Создание функции». Доступно только на панели запросов в Редактор Power Query. Дополнительные сведения см. в Power Query функции M.

   Преобразование в параметр Преобразует запрос в параметр и отображает его в предварительной версии данных. Если текущий дисплей является параметром, команда переключается на преобразование в запрос.  Доступно только на панели запросов в Редактор Power Query. Дополнительные сведения см. в разделе «Создание запроса параметров Power Query».

   Расширенный редактор    открывает окно Расширенный редактор окна. Дополнительные сведения см. в статье «Создание Power Query в Excel». Доступно только на панели запросов в Редактор Power Query.

   Экспорт файла подключения    Сохраняет запрос в виде ODC-файла подключения. ODC-файл содержит определение запроса, сведения о подключении к источнику данных и все шаги преобразования. Это полезно, если вы хотите поделиться запросами с другими пользователями и книгами. Кроме того, можно использовать команду «Свойства» на вкладке «Контекст запроса» Power Query ленты. Дополнительные сведения см. в статье «Создание, изменение подключений к внешним данным и управление ими».  Доступно только на вкладке » Запросы » & «Подключения «.

   Показать окно просмотра    Отображает всплывающее окно запроса с предварительным просмотром данных и другими полезными сведениями.  Доступно только на вкладке » Запросы » & «Подключения «.

   Вариантов размещения     Используйте эту команду для управления запросом и сведениями о подключении к источнику данных. На вкладке « Запросы » на панели & connections (Запросы) откроется диалоговое окно «Свойства запроса». На панели «Запросы» в Редактор Power Query откроется диалоговое окно «Параметры запроса». 

Вы можете включить или отключить отображение всплывающего элемента запроса при наведении указателя мыши на имя запроса на вкладке «Запрос» на панели «Запросы & подключения». Этот параметр управляет отображением всплывающего элемента только путем наведения указателя мыши. Вы по-прежнему можете отобразить всплывающее окно запроса, щелкнув правой кнопкой мыши имя запроса, а затем выбрав команду «Показать».

1. Выберите параметры > «Получение > данных».

2. Слева в разделе GLOBAL выберите » Общие».

3. Справа в разделе » Предварительный просмотр запроса» снимите флажок рядом с кнопкой «Показать окно при наведении указателя мыши». Действие по умолчанию — отображение всплывающего меню при наведении указателя мыши.

Excel для Интернета включает Power Query (также называемую get & Transform) для повышения производительности при работе с импортируемыми источниками данных. Запросы и связанные сведения можно просмотреть в области задач «Запросы».

Примечание: Следите за дальнейшими объявлениями об улучшениях Excel для Интернета и Power Query интеграции.

Запросы и связанные сведения можно просмотреть на панели запросов.

1. Убедитесь, что вы в режиме правки ( выберите «Просмотр > редактирование»).

2. Выберите запросы > данных.

Результат

Excel отображает область задач » Запросы» и все запросы в текущей книге, а также сведения о запросах, такие как количество строк, дата последнего обновления, расположение и состояние загрузки. Если запрос загружается в модель данных, а не в сетку, в Excel отображается значение «Только подключение».

Вы можете выполнять различные задачи группирования, чтобы лучше упорядочить запросы.

1. Убедитесь, что вы в режиме правки ( выберите «Просмотр > редактирование»).

2. Выберите запросы > данных.

3. Выполните одно или несколько из указанных ниже действий.

   Создание группы

   1. В правом верхнем углу области » Запросы» выберите «Дополнительные параметры» > «Создать группу».

   2. Введите имя (при необходимости описание) и нажмите кнопку » Сохранить».

   Перемещение запроса или группы в другую группу

   1. Рядом с запросом или именем группы выберите «Дополнительные параметры» >«Переместить в группу».

   2. Выберите группу, в которую нужно переместить, а затем нажмите кнопку «Сохранить».

   Перемещение группы на верхний уровень

   • Рядом с именем группы выберите «Дополнительные параметры» >«Переместить на верхний уровень».

   Развертывание или свертывание групп

   • Чтобы развернуть или свернуть все группы, в правом верхнем углу области «Запросы» выберите «Дополнительные параметры» > «Развернуть все» или «Свернуть все».

   • Чтобы развернуть или свернуть определенную группу, щелкните стрелку рядом с ее именем.

   Обновление всех запросов в группе

   • Рядом с именем группы выберите » Дополнительные параметры» >«Обновить».

     Примечание    Обновление работает только для поддерживаемых источников данных. Дополнительные сведения см. в Power Query источниках данных в версиях Excel.

   Разгруппировка запросов в группе

   • Рядом с именем группы выберите « Дополнительные параметры… > группировать«.

     Примечание    Это действие удаляет группу, но не запросы в этой группе.

   Переименование группы

   1. Рядом с именем группы выберите » Дополнительные параметры»… > переименовать.

   2. Введите новое имя и нажмите клавишу RETURN.

   Удаление группы

   • Рядом с именем группы выберите » Дополнительные параметры… >удалить группу».

   Изменение свойств группы

   1. Рядом с именем группы выберите «Дополнительные параметры… >«.

   2. Переименуйте группу или измените ее описание, а затем нажмите кнопку «Сохранить».

   Совет    Чтобы просмотреть описание группы, наведите на нее указатель мыши.

См. также

Справка по Power Query для Excel

Изменение свойств параметров запроса

Использование панели «Запросы» (docs.com)

Что это? Power Query – это бесплатная надстройка для продуктов «Майкрософт», которая значительно облегчает работу с данными: сбор, подготовку, преобразование. Ее не нужно скачивать и как-то специально настраивать.

Как использовать? Интерфейс PQ интуитивно понятен, разобраться в нём не составит труда. Чтобы понять, на что способна эта надстройка, и получить базовые навыки работы в ней, читайте наш материал.

В статьях о MS Excel в последнее время часто встречаются малопонятные термины, начинающиеся со слова Power. Из контекста этих материалов не всегда получается понять, что подразумевается под Power Query, Power Pivot, Power BI и т. п. Самое главное — неясно, каким образом эти понятия связаны между собой и какую пользу они приносят простому пользователю табличного редактора.

Между тем еще в 2013 году в Microsoft была создана специальная группа разработчиков с целью выпуска бесплатной надстройки для Excel. Разработка получила несколько названий: Power Query, Data Explorer, Get&Transform. Данная надстройка служит для выполнения множества повседневных задач:

• Загрузка данных в таблицу Excel

Экспортировать данные можно из почти 40 сторонних форматов: SQL, Oracle, MS Access, Teradata, целый ряд корпоративных систем ERP (SAP, Microsoft Dynamics, 1C и др.), а также источники из интернета (почти все сайты, сервисы Facebook и Google Analytics).

• Сбор информации из файлов всех основных типов данных

Среди поддерживаемых типов — XLSX, TXT, CSV, JSON, HTML, XML. При этом возможно групповое извлечение данных сразу из нескольких файлов, находящихся в одной папке. Доступна автоматическая загрузка информации из всех листов Excel.

Скачать файл

• Очищение полученных данных от лишних элементов

Надстройка удаляет в частности пустые столбцы и строки, лишние пробелы, непечатаемые символы, различную служебную информацию, а также повторяющиеся значения в ячейках.

• Приведение данных к нужному виду

С помощью PQ можно менять регистр на правильный, приводить цифры к числовому формату, заполнять пробелы, исправлять заголовки таблиц, разделять текстовые фрагменты на столбцы и склеивать их снова в единый текст, выполнять некоторые другие полезные операции.

• Приведение таблицы к нужному виду

Среди возможных операций над таблицами — фильтрация, сортировка и смена порядка столбцов, транспонирование значений, генерация итогов, трансформация кросс-таблиц в обычный плоский формат и обратно.

• Подстановка значений из одной таблицы в другую

Эта операция выполняется по совпадению одного или нескольких параметров. Таким образом, она является полной заменой встроенной в Excel функции ВПР (VLOOKUP) и ее аналогов.

Надстройка представлена в двух вариантах: как отдельный модуль, доступный для скачивания с официального сайта Microsoft (для Excel 2010-13), и как сервисная функция в составе редактора (для Excel 2016). В первом варианте установка PQ добавляет в таблицу новую вкладку. Во втором же случае весь функционал надстройки уже имеется в табличном редакторе по умолчанию — он доступен как группа Get & Transform (Получить и преобразовать) во вкладке Data (Данные).

Оба варианта имеют абсолютно одинаковые возможности.

Power Query обладает отличительной особенностью: все совершенные операции сохраняются как запрос из совокупности шагов, представленный на внутреннем языке программирования M. Каждый шаг может редактироваться и повторяться неограниченное число раз. При этом происходит обновление запроса.

Многие пользователи считают эту надстройку самой полезной в Excel. С ее помощью значительно облегчается выполнение многих рутинных задач. В прежние времена для автоматизации действий писались сложные макросы, теперь же это легко выполняется в PQ. К тому же этот инструмент абсолютно бесплатен, что делает его лидером среди возможных конкурентов. Сегодня он должен иметься в арсенале каждого пользователя Excel, обладающего навыками работы выше среднего.

Подключение к данным в Power Query

Как упоминалось ранее, подключаться могут данные из большого количества различных источников. Это и другие Excel-таблицы, и базы данных популярных форматов, и данные из OData, и даже документы PDF. Также доступна загрузка информации из Power BI с последующим написанием запроса с нуля.

Как получить полный список источников, с которыми может работать Power Query? Excel позволяет увидеть в разделе «Получить данные» («Создать запрос»), находящемся во вкладке «Данные».

Разберем этот процесс на примере переноса значений из обычной таблицы.

Сперва необходимо выделить таблицу и перейти в меню «Из таблицы». В разных версиях редактора это делается по-разному:

• Excel 2010-13 — через вкладку «Power Query».
• Excel 2016 и выше — через меню Данные.

Откроется окно, в котором нужно поставить галочку «Таблица с заголовками».

После этого произойдет преобразование обычной таблицы в «умную». Останется перейти во вкладку «Главная» и нажать «Закрыть и загрузить».

Далее для данного файла полезно посмотреть запросы Power Query. Списки их доступны во вкладке «Данные» в разделе «Запросы и подключения».

Предварительная настройка Power Query

Редактор запросов в Excel открывается следующим образом:

• Вкладка «Данные» — раздел «Получить и преобразовать данные» — пункт «Получить данные» — «Запустить редактор запросов»

Далее в открывшемся окне выполняются следующие действия: «Файл» — «Параметры и настройки» — «Параметры запроса» — «Редактор Power Query». Здесь напротив пункта «Отобразить редактор запросов» должна быть поставлена галочка.

Теперь необходимо перейти в пункт «Конфиденциальность» и включить опцию «Всегда игнорировать уровни конфиденциальности». После нажатия на кнопку ОК нужно перезапустить редактор.

Редактор запросов Power Query

Открыть редактор также можно путем двойного клика по имени запроса на вкладке «Запросы и подключения». Рассмотрим интерфейс более подробно.

Редактор запросов состоит из следующих функциональных блоков:

• Лента для вкладок «Главная», «Преобразование», «Добавить столбец» и «Просмотр».
• Список созданных запросов (может быть свернут).
• Строка для ввода формул.
• Имя открытого запроса.
• История выполненных операций над запросом и данными (доступны редактирование шагов, изменение их последовательности выполнения, добавление новых или удаление существующих шагов).

  

  

  Читайте также

• Область предварительного просмотра, позволяющая просматривать в реальном времени результат изменений на каждом шаге.
• Меню операций с данными (может быть открыто кликом правой клавишей мыши).
• Контекстное меню каждого шага (в случае выбора этого шага правой клавишей мыши).

Преобразование данных в Power Query

Полезно подробнее изучить, каким образом преобразовывать данные посредством Power Query. Пример, рассмотренный ниже, наглядно продемонстрирует достаточно простую работу с надстройкой.

Итак, имеется таблица расходов, разбитых по месяцам, а также разделенных на две категории.

Общеизвестно, что такое форматирование данных не позволит построить сводную таблицу. Для приведения значений к нужной структуре используем функционал PQ. Последовательность действий будет следующей:

• Выделение всей таблицы либо одной ячейки.
• Выбор пункта «Из таблицы» (или « Из таблицы/диапазона») во вкладке «Данные».
• Активация опции «Таблица с заголовками» в открывшемся окне.
• Выделение столбцов с месяцами (например, май и июнь) путем одновременного нажатия Ctrl и левой клавиши мыши по соответствующим названиям столбцов внутри редактора запросов.
• Преобразование таблицы (меню «Преобразование» — «Заполнить» — «Вниз») с заполнением пустых строк значениями верхних ячеек.

Все действия, выполняемые с использованием надстройки, автоматически фиксируются. Они отображены в правой части рабочего пространства («Параметры запроса» — «Примененные шаги»).

Как уже упоминалось, шаги запроса доступны для редактирования. Для этого необходимо выбрать конкретное действие указателем мыши и изменить это действие. Изменение сразу же отобразится в панели предварительного просмотра. Перемещение или добавление шагов также осуществляется мышью.

Все операции с данными PQ выполняет пошагово. То есть, каждое следующее действие опирается на результаты предыдущего. Это нужно учитывать, добавляя новые шаги или изменяя последовательность их выполнения. То есть, следует всегда проверять корректность всех следующих шагов путем клика по самому нижнему.

Помимо рассмотренных простейших операций, надстройка может выполнять и более сложные, среди которых фильтрация, замена и группировка значений, заполнение пустых ячеек, удаление дубликатов. Поддерживаются расширенная работа с текстом и числами, выполнение простых вычислений, различные виды трансформации таблиц, объединение данных и многое другое.

Строка формул и расширенный редактор

В работе с графическим редактором рано или поздно возникают ситуации, когда штатными средствами грамотно преобразовать данные не представляется возможным. Это требует особой конфигурации программы с применением параметров, не поддерживаемых графическим интерфейсом. Для таких случаев существуют специальные формулы Power Query, являющиеся частью встроенного языка M. Подсистема позволяет выполнять скрипты преобразований в фоновом режиме.

Язык преобразования данных M обрабатывает каждое событие, происходящее внутри запроса. Однако для использования расширенного функционала PQ лучше использовать соответственно расширенный редактор.

Он предоставляет полный доступ к скрипту запроса для последующей модификации. Другими словами, если функции пользовательского интерфейса не обеспечивают требуемую точность, следует воспользоваться расширенным редактором и инструментами языка M для гибкой настройки функций и преобразований.

При этом глубоко разбираться в коде необязательно. Большая часть операций выполняется мышью по пунктам меню.

Для ввода формул используется соответствующая строка, которая по умолчанию скрыта. Для ее включения необходимо перейти во вкладку «Просмотр» и активировать пункт «Строка формул».

Ознакомиться с доступными формулами можно в этом же блоке, нажав на кнопку «Расширенный редактор». Откроется окно, в котором отобразится полный текст запроса.

Типы данных Power Query

Типы данных — это неотъемлемая составляющая любого запроса PQ. Поэтому их обязательно нужно определять. Как правило, типы данных задаются после всех выполненных преобразований. Делается это одним из трех способов:

• через вкладку «Главная», далее «Тип данных» («Преобразование»), далее «Определить тип данных»;
• через клик указателем мыши по значку типа данных в названии столбца;
• через вкладку «Преобразование», далее «Дата», далее «Выполнить анализ».

Проверку правильности задания типов данных нужно проводить перед каждым сохранением запроса. При этом рекомендуется вручную удалять автоматически добавляемый шаг «Измененный тип».

Импорт данных из Power Query

Что делать с данными после преобразования в Power Query? Как добавить их в другие программы? Разберем несколько доступных вариантов импорта данных.

Для начала следует определить подходящие способы в процессе сохранения запроса («Главная» — «Закрыть и загрузить в…»). В сохраненном запросе параметры импорта задаются на вкладке «Запросы и подключения» путем клика правой клавишей мыши по названию запроса и выбора «Загрузить в…».

В редакторе Excel предлагается импортировать преобразованные данные одним из нескольких способов:

• Выгрузка на лист

Сперва задаем способ представления данных, затем переходим во вкладку «Таблица», далее вставляем данные на лист. При этом автоматически создается смарт-таблица.

• Сводная таблица (диаграмма)

Здесь после определения способа представления нужно перейти в «Отчет сводной таблицы» («Сводная таблица»). Импорт данных будет выполнен в соответствующем виде.

• Только подключение

Для сохранения запроса следует выбрать пункт «Только создать подключение».

• Добавление данных в модель данных

Активация пункта «Добавить эти данные в модель данных» приводит к добавлению выбранных данных в модель Power Pivot.

Использование Power Query в продуктах и службах «Майкрософт»

Различные продукты от Microsoft могут так или иначе поддерживать Power Query. Таблица, приведенная ниже, демонстрирует наличие либо отсутствие этой настройки в конкретном ПО.

Итак, Power Query обладает внушительным арсеналом средств для автоматизации рутинных действий, связанных с обработкой данных из различных источников. У каждого опытного пользователя MS Excel эта надстройка должна быть подключена, изучить ее возможности под силу практически каждому.

---

Расскажи друзьям, если статья оказалась полезной:

    Видеоинструкции по использованию надстройки MulTEx

Суть запроса на выборку – выбрать из исходной таблицы строки, удовлетворяющие определенным критериям (подобно применению

фильтра

). В отличие от фильтра отобранные строки будут помещены в отдельную таблицу.

Пусть имеется таблица с перечнем сотрудников (см. лист

Сотрудники

в

файле примера

). Все сотрудники работают в дирекциях, а дирекции состоят из отделов и руководителей дирекций. В каждой строке таблицы содержится фамилия сотрудника, номер его телефона, номер его комнаты и наименование подразделения, к которому он относится.

Задача

Необходимо отобразить всех сотрудников выбранного отдела.

Решение с помощью стандартного фильтра

Это можно легко сделать с помощью

стандартного фильтра

EXCEL. Выделите заголовки таблицы и нажмите

CTRL+SHIFT+L

. Через выпадающий список у заголовка

Отделы

выберите нужный отдел и нажмите ОК.

Будут отображены все сотрудники выбранного отдела.

Решение с помощью трехуровневого Связанного списка

Другим подходом является использование

трехуровневого Связанного списка

с использованием

элементов управления формы

, где из исходной таблицы

Сотрудники

последовательно выбирая

Дирекцию

и

Отдел,

можно быстро отобразить всех сотрудников соответствующего отдела в отдельной таблице.

Преимущества использования

трехуровневого Связанного списка

– субъективны. Кому-то нравится работать с фильтром, кому-то со списками. Работать со списками несколько быстрее и информативнее (выбрав дирекцию, автоматически получим список всех ее отделов). Кроме того, в отличие от фильтра отобранные строки будут помещены в отдельную таблицу — своеобразный отчет, который можно форматировать в стиль отличный от исходной таблицы. В этот отчет можно вынести не все столбцы, а только нужные (хотя после применения фильтра ненужные столбцы можно скрыть).

Основной недостаток – сложность реализации трехуровневого

Связанного списка

. Но, единожды его создав и поняв принцип работы, этот недостаток в достаточной мере компенсируется.

Алгоритм создания запроса на выборку следующий:

ШАГ 1

Сначала создадим Лист

Списки

, в котором будут содержаться перечень дирекций и названия отделов (см.

файл примера

).

Перечень дирекций (столбец

А

) будет извлекаться

формулой массива

из исходной таблицы с перечнем сотрудников:

=ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС(Сотрудники[Дирекция]; ПОИСКПОЗ(0;СЧЁТЕСЛИ($A$1:A1;Сотрудники[Дирекция]);0));»»)

Подробности работы этой формулы можно прочитать в статье

Отбор уникальных значений

.

Перечень отделов (диапазон

B

2:

E

8

) будет извлекаться аналогичной

формулой массива

в соответствующие столбцы на Листе

Списки

:

=ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС(Сотрудники[Отдел]; ПОИСКПОЗ(0;ЕСЛИ(B$1=Сотрудники[Дирекция];0;1)+ СЧЁТЕСЛИ($B$1:B1;Сотрудники[Отдел]);0));»»)

Теперь создадим

Динамический диапазон

Дирекции

:

=СМЕЩ(списки!$A$2;;;СЧЁТЕСЛИ(списки!$A$2:$A$18;»*?»))

ШАГ 2

Теперь создадим Лист

Просмотр

, в котором будут содержаться перечень сотрудников выбранного отдела и два списка (дирекции и отделы), сформированных на основе

Элемента управления форм Список

.

Первый список создадим для вывода перечня дирекций. Источником строк для него будет созданный ранее

динамический диапазон

Дирекции.

Свяжем его с ячейкой

А1

.

Теперь создадим

Динамический диапазон

Выбранная_дирекция

, который будет содержать название выбранной дирекции:

=СМЕЩ(списки!$A$2;;просмотр!$A$1;12)

Также создадим

Динамический диапазон

Отделы

, который будет содержать перечень отделов выбранной дирекции и служить источником строк для второго списка:

=СМЕЩ(списки!$A$2;;просмотр!$A$1; СЧЁТЕСЛИ(Выбранная_дирекция;»*?»))

И, наконец, для вывода фамилий сотрудников (ячейка

B

6

), их номеров телефонов и комнат используем зубодробительную формулу:

=ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС(Сотрудники[Сотрудник]; НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ((СТРОКА(Сотрудники[Телефон])* (просмотр!$C$1=Сотрудники[Отдел]))=0;»»; СТРОКА(Сотрудники[Телефон])*(просмотр!$C$1=Сотрудники[Отдел])); СТРОКА(Просмотр[[#Эта строка]; [Должность]])-СТРОКА(Просмотр[[#Заголовки]; [Должность]]))-СТРОКА(Сотрудники[[#Заголовки];[Отдел]]));»»)