Управление вводом в ячейку excel

Управление вводом данных в ячейку

На чтение 4 мин. Просмотров 8 Опубликовано 15.05.2021

Мюррею нужен способ контролировать ввод данных в ячейку B1. Если ячейка A1 содержит заглавную букву «A», то пользователь должен иметь возможность вводить данные в ячейку B1. Если ячейка A1 содержит что-либо, кроме заглавной буквы «A», то в ячейку B1 нельзя вводить данные, а в ячейке B1 должно отображаться «N/A» (не значение ошибки № N/A, а буквы «N/A»). “).

Есть два способа сделать это. Один из способов – использовать макрос, который проверяет, содержит ли A1 «A» или нет. Если это так, то макрос сохраняет все, что находится в ячейке B1, если для B1 ранее не было установлено значение «N/A». (Если да, то B1 очищается.) Если A1 не содержит «A», то все, что находится в ячейке B1, заменяется символами «N/A».

 Private Sub Worksheet_Change (  ByVal Target As Range) Dim sTemp As String If Target.Address (False, False) = "A1" Or _ Target.Address (False, False_ = "B1" Then 'Сохранить текст B1 в переменной sTemp = Range ("B1")  .Text Application.EnableEvents = False If Range ("A1"). Text = "A" Then If sTemp = "N/A" Then Range ("B1") = "" Else Range ("B1") = "N/ A "End If Application.EnableEvents = True End IfEnd Sub 

Обратите внимание, что это просто один макро-подход; есть много других подходов, которые можно использовать, в зависимости от того, какое поведение вы хотите иметь происходит, если выбрана ячейка A1 или B1. В случае этого макроса он должен быть сохранен в модуле ThisWorkbook, чтобы он запускался всякий раз, когда что-то изменяется на листе.

Другой подход вы можете использовать совсем не макросы. Вместо этого используется условное форматирование. Fo Выполните следующие действия:

1. Выберите ячейку B1.
2. На вкладке «Главная» ленты выберите параметр «Условное форматирование» в группе «Стили». Excel отображает палитру параметров, связанных с условным форматированием.
3. Щелкните “Управление правилами”. Excel отображает диалоговое окно «Диспетчер правил условного форматирования».
4. Щелкните «Новое правило». Excel отображает диалоговое окно «Новое правило форматирования».
5. В области «Выбор типа правила» в верхней части диалогового окна выберите «Использовать формулу для определения, какие ячейки нужно форматировать». (В Excel 2013 и Excel 2016 щелкните «Новое правило», а затем выберите «Использовать формулу для определения ячеек для форматирования».) (См. Рис. 1.)



Рис. 1. Диалоговое окно” Новое правило форматирования “.

6. В в поле «Значения формата, где эта формула истинна» введите следующее: = NOT (EXACT (LEFT (A1,1), «A»)) . Эта формула вернет значение True, если ячейка содержит не букву «A» в качестве первой буквы ячейки.
7. Нажмите «Форматировать», чтобы отобразить диалоговое окно «Форматирование ячеек».
8. В списке “Категория” выберите “Пользовательский”..
9. В поле “Тип” введите следующее: “Н/Д”; “Н/Д”; “Н/Д”; “Н/Д” ( убедитесь, что вы добавили кавычки, как показано).
10. Нажмите OK, чтобы закрыть диалоговое окно «Формат ячеек». Форматирование, указанное на шаге 7, теперь должно появиться в области предварительного просмотра для правила.
11. Нажмите “ОК”. Диалоговое окно «Новое правило форматирования» исчезнет, ​​и Excel снова отобразит диалоговое окно «Диспетчер правил условного форматирования». Только что определенное правило отображается в диалоговом окне.
12. Нажмите “ОК”. Excel применяет условное форматирование к ячейке B1.

Пользовательский формат, определенный на шаге 9, заставляет Excel отображать буквы «N/A», когда значение является числом (положительное, отрицательный или ноль) или текст. Поскольку вы устанавливаете все 4 условия на одно и то же, тогда все они будут отображать «N/A». Этот подход изменяет отображение, но по-прежнему позволяет пользователю вводить значение в ячейку B1 – оно просто не будет отображаться должным образом, если первая буква в ячейке A1 не будет «A.»

Ввод данных в ячейку таблицы

Чтобы ввести данные
в конкретную ячейку, необходимо выделить
ее щелчком мыши, а затем можете набирать
информацию, пользуясь при этом знакомым
вам основным стандартом редактирования
(клавиши курсора, <Backspace>,
<Del>).
Вводимые в строке формул данные
воспроизводятся в текущей ячейке.

При вводе данных
в левой части строки формул возникают
три кнопки, предназначенные для управления
процессом ввода: с красным крестиком,
зеленой галочкой и значком fx.
Если щелкнуть на кнопке с крестиком,
ввод прекращается и данные, поступившие
в ячейку в текущем сеансе ввода, —
удаляются.:

Если
щелкнуть на кнопке со значком fx, на экран
поступит диалоговое окно Мастера
функций. Вы можете ввести функцию.

Завершив ввод
данных, вы должны зафиксировать
их в ячейке любым из трех способов:

1) нажав клавишу
<Enter>;

2) щелкнуть мышью
по другой ячейке;

3)
воспользоваться кнопками управления
курсором на клавиатуре (перейти к другой
ячейке).

Для ввода данных
можно также дважды щелкнуть мышью на
выбранной ячейке, и текстовый курсор
появится непосредственно в ячейке. В
этом случае допускаются только ввод
символов и удаление их клавишей
<Backspace>.
Для фиксации данных можно либо
воспользоваться одним из описанных
выше трех способов, либо сместить
курсорную рамку на другую ячейку любой
из клавиш управления курсором.

Для изменения уже
введенных данных можно использовать
те же способы: щелчок на строке формул
или двойной щелчок на ячейке.

Наконец,
для ввода новых или для замены старых
данных вы можете просто начать их набор
в текущей ячейке. Ячейка очищается,
появляется текстовый курсор и
активизируется строка формул.

Адреса ячеек и
имена функций можно набирать на любом
регистре — верхнем или нижнем.

Каким шрифтом
вводятся данные в ячейку Excel?
Стандартный
шрифт вы можете установить с помощью
диалогового окна команды
[Сервис-Параметры…],
на вкладке
Общие. Именно
этот шрифт Excel
всегда использует при воспроизведении
набираемой информации в строке
формул. Кроме
того, фрагменты содержимого ячеек можно
форматировать обычным способом с помощью
вкладки
[Формат-Ячейки…/Шрифт]
или с помощью панели инструментов
«Форматирование». Эксперименты со
шрифтом вы можете провести самостоятельно.

Изменение ширины столбца и высоты строки

Ширина столбца
измеряется в символах.
Например, ширина 8,5 означает, что в ячейку
данного столбца можно ввести в
среднем 8,5
символов стандартного шрифта (для
пропорционального шрифта точная оценка
невозможна). Ширина столбца – от 0 до
255 символов. Высота строки измеряется
в пунктах
(от 0 до 409).

Чаще всего вам
придется изменять ширину столбца
(например, чтобы разместить тексты или
использовать длинные числа). Впрочем,
длина вводимой информации может и
превышать ширину столбца. Например,
заголовок таблицы часто вводят в левую
ячейку верхней строки, оставляя соседние
ячейки этой строки пустыми.

Для изменения
размеров столбца (строки) в MS
Excel
предусмотрены два способа.

1. Чтобы
   изменить ширину столбца, установите
   указатель мыши на правую
   границу в заголовке столбца (указатель
   примет форму черного крестика, рис. 7)
   и переместите границу влево или вправо
   до нужных вам размеров.

Рис.
7. Изменение ширины столбца

Чтобы изменить
высоту строки, установите указатель
мыши на нижнюю
границу в заголовке строки (указатель
примет форму черной двойной стрелки) и
переместите границу вверх или вниз. В
поле имен при перемещении границы
высвечивается текущая ширина столбца
(высота строки) в соответствующих
единицах измерения (символах или
пунктах).

1. Если
   вы хотите явно
   задать ширину столбца (в символах) или
   высоту строки (в пунктах), выделите
   хотя бы одну ячейку в столбце или строке,
   затем выберите команду
   [Формат-Столбец-Ширина…]
   или
   [Формат-Строка-Высота…]
   и укажите в соответствующем диалоговом
   окне необходимое значение ширины
   (высоты).

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

В процессе преподавания курсов Excel мне часто приходилось сталкиваться с некоторым непониманием начинающих пользователей особенностей ввода данных в таблицы Excel. Как правило, это касается не очень уверенных пользователей Windows. Впрочем, часто люди, считающие, что вполне умеют работать в Windows, на самом деле многого не знают, отчего и возникают проблемы при обучении работе с конкретными программами.

В данном случае мне хотелось бы остановиться на некоторых особенностях ввода данных в ячейки Excel — как простого текста или чисел, так и формул. Я рассмотрю здесь вопрос о первичном вводе данных в ячейку Excel, исправлении уже написанного, а также удаление содержимого ячейки. Обычно пользователи применяют только один способ, в то время как их существует несколько. Прочтение данной статьи позволит вам повысить эффективность работы с таблицами Excel.

Всё, что я здесь описываю, разбирается на моих дистанционных курсах Excel по Skype. О преимуществах индивидуальных занятий по Skype вы можете прочитать в отдельной статье. Итак, приступим.

Здесь рассмотрены только способы ручного ввода. Автоматизированный ввод данных производится другими способами, например, при помощи Мастера импорта текста или подключении источников данных.

Первичный ввод и редактирование ячеек

Существует несколько способом ввода данных в ячейки. Все они очень простые, но, как правило, каждый из них эффективнее применять в определённых случаях. Также сразу стоит отметить, что некоторые способы характерны не только для Excel, но и для Windows в целом, о чём часто большинство пользователей и не догадываются, приписывая всё это лишь одной конкретной программе.

Стоит отметить одну важную особенность: признаком того, что можно редактировать данные ячейки, является мигающий в ней текстовый курсор. Курсор появляется при выполнении любого из нижеперечисленных действий. За исключением последнего указанного с списке случая, если курсор не появился, то значит вы что-то сделали не так.

Двойной щелчок на ячейке

Пожалуй, это самый распространённый способ отредактировать содержимое любой ячейки Excel. Способ подходит как для ввода данных в пустую ячейку, так и для редактирования существующего содержимого ячейки. Если вам нужно что-то ввести в ячейку или изменить в ней (текст, числа, формулы), то просто выполните двойной щелчок.

Если в ячейке уже есть текст, то вы можете щёлкать на соответствующей его части для того, чтобы курсор появился сразу там.

Клавиша F2 на клавиатуре

Про данный способ отредактировать содержимое ячейки листа Excel почему-то мало кто знает. Мой опыт проведения различных учебных курсов показывает, что это, прежде всего, связано с недостаточным знанием Windows. Дело в том, что наиболее распространённой функцией клавиши F2 в Windows является начало редактирования чего-либо. Excel тут не исключение. Данный способ работает независимо от того, есть данные в ячейке или нет.

Также вы можете использовать нажатие F2 для редактирования имён файлов и папок в Проводнике Windows — попробуйте и убедитесь сами, что способ достаточно универсален (файл или папка должны быть выделены).

Клавиша Backspace на клавиатуре

Хорошо подходит для случая, когда в ячейке уже есть данные, но их нужно удалить и ввести новые. Нажатие Backspace (не путать с Esc!) приводит к стиранию имеющихся в ячейке данных и появлению текстового курсора. Если вам нужно просто стереть данные ячейки, но вводить новые не требуется, то лучше нажать Delete.

Если у вас выделена группа ячеек, то нажатие Backspace приведёт к стиранию содержимого только левой верхней ячейки выделенного диапазона. Для удаления содержимого группы ячеек также лучше использовать Delete.

Редактирование в строке формул

Как правило применяется при редактировании больших формул, которые непосредственно в самой ячейке изменять просто неудобно. Однако можно использовать и для ввода простого текста или чисел. Чтобы начать редактирование содержимого ячейки в строке формул, выделите ячейку щелчком и установите курсор в строке формул, как показано на рисунке.

[нажмите на картинку для увеличения]

Справка: как сохранять фото с сайтов

Если нужно написать много текста или большую и сложную формулу, то строку формул можно расширить. Для этого есть специальная кнопка, показанная на рисунке ниже. Также не забывайте, что перенос строк в Excel делается через сочетание Alt + Enter.

[нажмите на картинку для увеличения]

Справка: как сохранять фото с сайтов

Щёлкнуть на ячейке и начать писать

Самый простой способ. Лучше всего подходит для ввода данных в пустую ячейку — выделите ячейку щелчком и начните вводить данные. Как только вы нажмёте первый символ на клавиатуре, содержимое ячейки очиститься (если там что-то было), а в самой ячейке появится текстовый курсор. Будьте внимательны — таким образом можно случайно(!) стереть нужные вам данные, нажав что-то на клавиатуре!

Подтверждение ввода данных в ячейку

Проводя курсы Excel, я наблюдал очень(!) распространённую проблему у начинающих пользователей Excel — многие, написав в ячейку данные, забывают подтвердить ввод. Обязательно подтверждайте ввод данных в ячейку одним из ниже указанных способов!

После подтверждения ввода данных, текстовый курсор в ячейке пропадает. Если курсор не пропал, значит ввод данных не подтверждён!

Клавиша Enter

Универсальный и самый распространённый способ подтверждения ввода данных куда-либо. Нажатие Enter завершает ввод данных в ячейку в любом случае, независимо от того, пишете ли вы там формулу или простой текст. Выделение переходит на ячейку ниже (если не настроить иное, чего обычно никто никогда не делает).

Щелчок мышкой на другую ячейку

Работает всегда, за исключением ввода формул. Особенности ввода формул в Excel уже разбирал ранее — рекомендую ознакомиться.

Использование стрелок на клавиатуре

Работает только в том случае, если это первый ввод данных в пустую ячейку. В противном случае, если вы просто редактируете ранее введённый текст, будет перемешаться текстовый курсор по тексту внутри ячейки.

Стоит иметь ввиду, что если вы пишете данные в ранее пустую ячейку и, допустив опечатку, нажимаете стрелку Назад для возврата текстового курсора к месту ошибки, то вместо возврата курсора получите незапланированное вами подтверждение данных и перескок выделения на другую ячейку слева! Довольно неприятная особенность Excel, которую необходимо учитывать, поэтому при первичном вводе данных в пустую ячейку для перевода текстового курсора используйте щелчки мышкой по написанному в ячейке тексту.

Использование кнопки в строке формул

Слева от строки формул есть кнопка в виде зелёной или серой галочки, нажатие на которую подтверждает ввод данных в ячейку. При этом неважно, писали ли вы данные (текст, число, формулу) непосредственно в строке формул или в самой ячейке. По правде сказать, применяется редко, поскольку нужно переносить руку с клавиатуры на мышку и целиться в довольно мелкую кнопку. Кнопка показана на самом первом рисунке.

Отмена ввода данных

Здесь можно выделить два принципиально разных случая. Много раз, проводя курсы Excel в Рыбинске, я замечал проблемы с обоими. Будьте внимательны!

Ввод данных в ячейку ещё не подтверждён

Если в ячейке по-прежнему мигает текстовый курсор, то ввод данных ещё не подтверждён. В этом случае работает универсальная отмена в виде нажатия клавиши Esc на клавиатуре (левая верхняя кнопка!). При нажатии Esc то, что вы ввели в ячейку, стирается, и возвращается предыдущее подтверждённое содержимое ячейки (в том числе «пусто», если там раньше ничего не было).

Помимо нажатия Esc можно воспользоваться крестиком слева от строки формул (см. первый рисунок).

Щелчок мышкой на другую ячейку

Если же вы уже успели подтвердить написанное в ячейке и текстовый курсор пропал, то нажатие Esc не поможет! В этом случае следует воспользоваться обычной отменой действия. Про отмену в Excel и вообще в программах Microsoft Office я уже писал здесь.

Подведём итоги

Используйте по усмотрению тот способ ввода данных, который Вам более удобен в данных обстоятельствах. Не забывайте подтверждать ввод данных в ячейку!

На моих онлайн курсах Excel Вы можете научиться эффективно использовать Excel, изучив все основные функции данной программы, необходимые для создания таблиц, графиков и прочего. Возможностей в Excel много, но далеко не все о них знают!

Выпадающий список в ячейке листа

Видео

 У кого мало времени и нужно быстро ухватить суть — смотрим обучающее видео:

Кому интересны подробности и нюансы всех описанных способов — дальше по тексту.

Способ 1. Примитивный

Один щелчок правой кнопкой мыши по пустой ячейке под столбцом с данными, команда контекстного меню Выбрать из раскрывающегося списка (Choose from drop-down list) или нажать сочетание клавиш ALT+стрелка вниз. Способ не работает, если ячейку и столбец с данными отделяет хотя бы одна пустая строка или вам нужен товар, который еще ни разу не вводился выше:

Способ 2. Стандартный

1. Выделите ячейки с данными, которые должны попасть в выпадающий список (например, наименованиями товаров).
2. Если у вас Excel 2003 или старше — выберите в меню Вставка — Имя — Присвоить (Insert — Name — Define), если Excel 2007 или новее — откройте вкладку Формулы (Formulas) и воспользуйтесь кнопкой Диспетчер имен (Name Manager), затем Создать. Введите имя (можно любое, но обязательно без пробелов и начать с буквы!) для выделенного диапазона (например Товары). Нажмите ОК.
3. Выделите ячейки (можно сразу несколько), в которых хотите получить выпадающий список и выберите в меню (на вкладке) Данные — Проверка (Data — Validation). Из выпадающего списка Тип данных (Allow) выберите вариант Список (List) и введите в строчку Источник (Source) знак равенства и имя диапазона (т.е. =Товары).

Нажмите ОК.

Все! Наслаждайтесь!

Важный нюанс. В качестве источника данных для списка может выступать и динамический именованный диапазон, например прайс-лист. Тогда при дописывании новых товаров к прайсу, они будут автоматически добавляться к выпадающему списку. Еще одним часто используемым трюком для таких списков является создание связанных выпадающих списков (когда содержимое одного списка меняется в зависимости от выбора в другом).

Способ 3. Элемент управления

Этот способ представляет собой вставку на лист нового объекта — элемента управления «поле со списком» с последующей привязкой его к диапазонам на листе. Для этого:

1. В Excel 2007/2010 откройте вкладку Разработчик (Developer). В более ранних версиях — панель инструментов Формы (Forms) через меню Вид — Панели инструментов — Формы (View — Toolbars — Forms). Если этой вкладки не видно, то нажмите кнопку Офис — Параметры Excel — флажок Отображать вкладку Разработчик на ленте (Office Button — Excel Options — Show Developer Tab in the Ribbon)
2. Найдите значок выпадающего списка среди элементов управления форм (не ActiveX!). Ориентируйтесь по всплывающим подсказкам — Поле со списком:
   
   Щелкните по значку и нарисуйте небольшой горизонтальный прямоугольник — будущий список.
3. Щелкните по нарисованному списку правой кнопкой мыши и выберите команду Формат объекта (Format control). В появившемся диалоговом окне задайте

• Формировать список по диапазону — выделите ячейки с наименованиями товаров, которые должны попасть в список
• Связь с ячейкой — укажите ячейку куда нужно выводить порядковый номер выбранного пользователем элемента.
• Количество строк списка — сколько строк показывать в выпадающем списке. По умолчанию — 8, но можно больше, чего не позволяет предыдущий способ.

После нажатия на ОК списком можно пользоваться.

Чтобы вместо порядкового номера элемента выводилось его название можно дополнительно использовать функцию ИНДЕКС (INDEX), которая умеет выводить содержимое нужной по счету ячейки из диапазона:

Способ 4. Элемент ActiveX

Этот способ частично напоминает предыдущий. Основное отличие в том, что на лист добавляется не элемент управления, а элемент ActiveX «Поле со списком» из раскрывающегося набора под кнопкой Вставить (Insert) с вкладки Разработчик (Developer):

Механизм добавления тот же — выбираем объект из списка и рисуем его на листе. А вот дальше начинаются серьезные отличия от предыдущего способа.

Во-первых, созданный выпадающий ActiveX список может находится в двух принципиально разных состояниях — режиме отладки, когда можно настраивать его параметры и свойства, двигать его по листу и менять размеры и — режиме ввода, когда единственное, что можно — выбирать из него данные. Переключение между этими режимами происходит с помощью кнопки Режим Конструктора (Design Mode) на вкладке Разработчик (Developer):

Если эта кнопка нажата, то мы можем настраивать параметры выпадающего списка, нажав соседнюю кнопку Свойства (Properties), которая откроет окно со списком всех возможных настроек для выделенного объекта:

Самые нужные и полезные свойства, которые можно и нужно настроить:

• ListFillRange — диапазон ячеек, откуда берутся данные для списка. Выделить мышью диапазон он не даст, надо просто вписать его руками с клавиатуры (например, Лист2!A1:A5)
• LinkedCell — связанная ячейка, куда будет выводиться выбранный из списка элемент
• ListRows — количество отображаемых строк
• Font — шрифт, размер, начертание (курсив, подчеркивание и т.д. кроме цвета)
• ForeColor и BackColor — цвет текста и фона, соответственно

Большим и жирным плюсом этого способа является возможность быстрого перехода к нужному элементу в списке при вводе первых букв с клавиатуры(!), чего нет у всех остальных способов. Приятным моментом, также, является возможность настройки визуального представления (цветов, шрифтов и т.д.)

При использовании этого способа, также возможно указывать в качестве ListFillRange не только одномерные диапазоны. Можно, например задать диапазон из двух столбцов и нескольких строк, указав дополнительно, что выводить нужно два столбца (свойство ColumnCount=2). Тогда можно получить весьма привлекательные результаты, окупающие все потраченные на дополнительные настройки усилия:

Итоговая сравнительная таблица всех способов

	Способ 1. Примитивный	Способ 2. Стандартный	Способ 3. Элемент управления	Способ 4. Элемент ActiveX
Сложность	низкая	средняя	высокая	высокая
Возможность настройки шрифта, цвета и т.д.	нет	нет	нет	да
Количество отображаемых строк	всегда 8	всегда 8	любое	любое
Быстрый поиск элемента по первым буквам	нет	нет	нет	да
Необходимость использования дополнительной функции ИНДЕКС	нет	нет	да	нет
Возможность создания связанных выпадающих списков	нет	да	нет	нет

Ссылки по теме:

• Выпадающий список с данными из другого файла
• Создание зависимых выпадающих списков
• Автоматическое создание выпадающих списков надстройкой PLEX
• Выбор фото из выпадающего списка
• Автоматическое удаление уже использованных элементов из выпадающего списка
• Выпадающий список с автоматическим добавлением новых элементов