Upper casing in excel

Unlike Microsoft Word, Microsoft Excel doesn’t have a Change Case button for changing capitalization. However, you can use the UPPER, LOWER, or PROPER functions to automatically change the case of existing text to uppercase, lowercase, or proper case. Functions are just built-in formulas that are designed to accomplish specific tasks—in this case, converting text case.

How to Change Case

In the example below, the PROPER function is used to convert the uppercase names in column A to proper case, which capitalizes only the first letter in each name.

1. First, insert a temporary column next to the column that contains the text you want to convert. In this case, we’ve added a new column (B) to the right of the Customer Name column.

   

   In cell B2, type =PROPER(A2), then press Enter.
   

   This formula converts the name in cell A2 from uppercase to proper case. To convert the text to lowercase, type =LOWER(A2) instead. Use =UPPER(A2) in cases where you need to convert text to uppercase, replacing A2 with the appropriate cell reference.

2. Now, fill down the formula in the new column. The quickest way to do this is by selecting cell B2, and then double-clicking the small black square that appears in the lower-right corner of the cell.
   
    

   Tip: If your data is in an Excel table, a calculated column is automatically created with values filled down for you when you enter the formula.

3. At this point, the values in the new column (B) should be selected. Press CTRL+C to copy them to the Clipboard.
   

   Right-click cell A2, click Paste, and then click Values. This step enables you to paste just the names and not the underlying formulas, which you don’t need to keep.

4. You can then delete column (B), since it is no longer needed.

Need more help?

You can always ask an expert in the Excel Tech Community or get support in the Answers community.

See Also

Use AutoFill and Flash Fill

How to Change Case in Excel: Upper, Lower, and More (2023)

How to Change Case in Excel: Upper, Lower, and More (2023)

Sometimes, you need to change the letter case of a text for proper capitalization of names, places, and things. In Microsoft Word, it’s easy to do that using the Change Case button.

However, there is no Change Case button in Microsoft Excel 🙁 Then how do you change the letter case of texts in Excel? How much more if you need to change the letter case of texts of large data sets? 😱

Good news! Changing the letter case of text is possible in Excel, and you don’t have to manually do it at all!

Excel offers you the UPPER, LOWER, and PROPER functions to automatically change text values to upper case, lower case, or proper case 😊

Let’s do it!

Before you scroll down, make sure to download this free practice workbook we’ve prepared for you to work on.

How to change case to uppercase

To change the case of text into uppercase means to capitalize all lowercase letters in a text string. Simply put, to change them to ALL CAPS.

You can do this in Excel by using the UPPER function. It has the following syntax:

=UPPER(text)

The only argument in this function is the text. It refers to the text that you want to be converted to uppercase. This can be a reference or text string.

It’s time to open your practice workbook and put this function into action 💪

You will see a column named Original Data which contains names, places, and sentences that are written in different text case formats.

You may have encountered this in real life where you have to work with data that do not appear in a format that you want.

Let’s convert text data in the original data column into uppercase using the UPPER function.

1. Double-click on cell B2 to put the cell in Edit mode.

1. Type the UPPER function:

=UPPER(

1. The first and only argument in the UPPER function is the text. You can type in the text string or simply click the cell reference of the text you want to convert to uppercase 😊

In our case, click cell A2. Close the formula with a right parenthesis.

The formula should now look like this:

=UPPER(A2)

1. Press Enter.

You have successfully changed the text case to all caps 👍

1. Fill in the rest of the rows by dragging down the fill handle or double-clicking it.

All caps in no time!

You don’t have to worry about converting text in large data sets into uppercase. The UPPER function is all you need!

But what if you need to capitalize only the first letter of the text, not all the text characters of the whole text string? 🤔

No worries, Excel can help you do that too using the PROPER function!

Kasper Langmann, Microsoft Office Specialist

Capitalize the first letter using the PROPER function

As the name of the function suggests, the PROPER function converts text into proper form or case. It only capitalizes the first letter of each substring of text.

The text could be a single word. It could also be multiple words such as first and last names, cities and states, abbreviations, suffixes, and honorifics/titles.

The PROPER function follows the same syntax and arguments as the UPPER and LOWER functions:

=PROPER(text)

In a new column of our practice workbook, let’s convert the text string to the proper case 😊

1. Double-click cell C2.

1. Type the PROPER function:

=PROPER(

1. Click cell A2 as your text. Then close the formula with a right parenthesis.

=PROPER(A2)

1. Press Enter. Fill in the rest of the rows using the fill handle.

Only the first letter of each of the substrings of the whole text string is capitalized.

As mentioned above, this works best in converting first and last names, cities and states, abbreviations, and more.

You can convert the text in Microsoft Excel into the proper case in no time! 😀

Pro Tip!

Excel automatically suggests formulas as you type.

For example, you can just type “=pro” and the suggestion for “=PROPER” will appear.

Press the Tab key to input the suggested formula.

How to change case to lowercase

If you have a list that comes in all caps, you can convert them all to lowercase using the LOWER function.

This is the syntax of the LOWER function:

=LOWER(text)

Remember Column B in our practice workbook where we placed all converted uppercase text? Let’s convert that to lowercase letters.

Let’s create a new column where we will place the text converted to lowercase 👇

1. Start by double-clicking cell D2.

1. Type the formula:

=LOWER(B2)

1. Press Enter. Fill in the other rows by double-clicking the fill handle or dragging it down.

Now all text is now in lowercase letters 👍

This is how your practice workbook should look overall ✨

Comparing the data in the original column, you can convert any text data into upper case, proper case, or lower case.

For UPPER and LOWER functions, it would just change all the text characters to upper case or lower case.

For the PROPER function, there are a couple of limitations you need to be aware of ✍

As you know, it only capitalizes the first character in a text string. The limitation is that it does not know the difference between an actual word and an abbreviation – like an acronym for instance.

For example, if we apply the PROPER function to something like “FIFA”, it will return “Fifa”.

Another example would be using the suffix “md” for a medical doctor. If we apply the PROPER function to it, it will return “Md”.

This is not the desired outcome and should be kept in mind 💭

That’s it – Now what?

Nice work! Now you know how to convert text into upper, proper, and lower letter cases. You won’t have to worry about changing letter cases of large sets of data, and no more manual typing 🥳

Convert text like a pro, get work done faster, and impress your boss with this advanced skill in Microsoft Excel.

There are still so many functions in Excel that will help you save a lot of work. Learn functions you actually NEED like the IF, the SUMIF, and the most popular Excel function: the VLOOKUP function 🚀

You might be thinking 🤔 if there is an easy and quick way to learn these.

Of course! Join my FREE Excel Intermediate Training where I send you free lessons about the IF, SUMIF, and VLOOKUP function. Plus, you’ll learn how to effectively clean your data in Excel too.

Click here to join 😀

Other resources

Do you want to extract text substrings in Excel instead? Learn exactly with LEFT, RIGHT, and MID Functions in Excel. Read more here.

You can also learn how to convert numbers or dates to text to increase their readability or to bring them to a certain format. You can do that using the TEXT function in Excel! Read about Excel’s TEXT function here.

I hope this was a helpful read 👋

Frequently asked questions

You can use the UPPER function to convert small letters to capital letters.

1. In a cell, type “=UPPER(“
2. Click the cell reference of the text you want to convert to capital letters, then close the formula with a right parenthesis.
3. Press Enter.

Kasper Langmann2023-02-23T14:55:02+00:00

Method #1: Using Formulas

The main advantage to using formulas is that if the source data changes, the updated formula version automatically updates.

In our data set, we have a list of names with a variety of issues.  Some names are lower case, some are upper case, some are proper case, and some are mixed up beyond all reason.

We will create a version of each name in the list to upper case, lower case, and proper case using formulas.  Each of these methods are incredibly simple.

Upper Case

The function to convert any cell’s text to upper case is known as the UPPER function.  The syntax for the UPPER function is as follows:

=UPPER(text)

The variable “text” can refer to a cell address or to a statically declared string.

=UPPER(A1)

or

=UPPER(“This is a test of the upper function”)

In most cases, the cell reference version is the most useful option of the two.

In our sample file, we will select cell B5 and enter the following formula:

=UPPER(A5)

Fill the formula down column B to finish converting the list in column A.

If you don’t want the formulas in the resultant cells, you just want the new upper-cased versions of the names as if they had been hand-typed, you can select the names and perform a Copy -> Past Values operation on them.

A lesser-know technique to converting formulas to the formula’s results is to do the following:

• highlight the desired cells to be converted
• using your RIGHT mouse button, right-click on the thick, green border surrounding the selection
• drag a small amount away form the selection and then immediately return to the original selection location
• release your right mouse button

This presents you with a menu of choices.  The choice we want is labeled “Copy Here as Values Only”.

Lower Case

The function to convert any cell’s text to upper case is known as the LOWER function.  The syntax for the LOWER function is as follows:

=LOWER(text)

The variable “text” can refer to a cell address or to a statically declared string.

=LOWER(A1)

or

=LOWER(“THIS IS A TEST OF THE LOWER FUNCTION”)

As with the UPPER function, the cell reference version is the most useful option of the two.

In our sample file, we will select cell C5 and enter the following formula:

=LOWER(A5)

Fill the formula down column C to finish converting the list in column A.

Proper Case

The function to convert any cell’s text to upper case is known as the PROPER function.  The syntax for the PROPER function is as follows:

=PROPER(text)

The variable “text” can refer to a cell address or to a statically declared string.

=PROPER(A1)

or

=PROPER(“THIS IS A TEST OF THE PROPER FUNCTION”)

In our sample file, we will select cell D5 and enter the following formula:

=PROPER(A5)

Fill the formula down column D to finish converting the list in column A.

Bonus Problem to Solve

Notice in our solution columns (B:D), “James Willard” has an extra space between his first and last names.

A less obvious issue is that “Gary Miller” has an extra space at the end of his name.

If you need to remove any unnecessary leading spaces, trailing spaces, or multiple spaces in between words, you can use the TRIM function.  The syntax for the TRIM function is as follows:

=TRIM(text)

The variable “text” can refer to a cell address or to a statically declared string.

=TRIM(A1)

or

= TRIM(“    This   is  a     test    of   the  TRIM    function     ”)

In our sample file, we will select cell E5 and enter the following formula:

=TRIM(A5)

Fill the formula down column E to finish converting the list in column A.

We can combine these functions to both trim and fix text casing.  Suppose we wish to convert the text to upper case and trim all the extraneous spaces.  We can write the formula two different ways.

=UPPER(TRIM(A3))

or

=TRIM(UPPER(A3))

Either version produces the desired results.  Pick the one that makes the most sense to your brain.

Method #2: Flash Fill

The advantage of Flash Fill is that it doesn’t require the use of functions and the result is like the Copy -> Paste Values action in that the result cells contain the text, not formulas.

The disadvantage is that there is no dynamic connection back to the original list of text.  If the original list changes, the “fixed” version of the list does not update.  This is okay if you have a static list or you only need to perform the conversion one time and you don’t require updates.

There are many ways to use Flash Fill, but a simple way is to type on the same row as the data a version of the data as you WISH it were formatted.

After you press ENTER to commit the new version to a cell, press the keyboard combination CTRL-E.

The system will look for patterns in what you typed against other text on the same row.  If a pattern exists, such as “I see the text you typed, but you typed it in upper case letters”, the system will repeat the pattern for the remainder of the rows in the table.

The Flash Fill tool can also be activated by selecting Home (tab) -> Editing (group) -> Fill (button) -> Flash Fill.

Another way to activate the Flash Fill tool is to select Data (tab) -> Data Tools (group) -> Flash Fill.

If we use the Flash Fill technique to convert the names in column A to upper case version in column B, notice that “James Willard” still has the extra space between his names.

Flash Fill can fix that problem as well.  Flash Fill can perform the TRIM and the UPPER functions simultaneously.  The trick is to select a name that contains extra spaces before, after, or within itself.  In this case, we will use “james  willard”.

In cell B4, type “JAMES WILLARD” with only a single space separating the first from the last name.

After you press ENTER, press the keyboard combination CTRL-E.

Flash Fill will fix the names in BOTH directions of the list.  Not only will it create upper case versions of the names, but it is smart enough to detect that you only placed a single space between the names and that it should do the same thing.  Also, because you didn’t add any additional leading or training spaces, Flash Fill doesn’t place any in the results list of names.

Although Flash Fill is a fantastic tool that can quickly correct may data entry mishaps, it isn’t perfect.  If there isn’t a recognizable pattern, or if it perceives multiple patterns, it may produce unexpected results.  It’s always a good idea to double-check the output of Flash Fill for accuracy.

Method #3: ALL CAPS FONT

The advantage of this method is lack of composing any formulas or using Flash Fill.

Imagine a scenario where you always want a page title to be in upper case, but you don’t want to worry about how the user type the title.  If the user enters the title in lower case, proper case, or sentence case, we want the typed text to automatically convert to upper case.

We can accomplish this by using a font that contains no lower case version of the letters.

When you are browsing through your list of fonts, you can tell if a font is upper case only because the font name will be in all upper case letters.

Some of the supplied fonts in Microsoft Windows/Office that contain only upper case letters are:

• Copperplate Gothic
• Engravers
• Felix Tilting
• Stencil

You are not restricted to fonts that came with Windows or Office.  Many websites exist that provide both free and “pay-to-play” fonts.

• WebsitePlant.com
• 1001freefonts.com
• dafont.com
• fontsquirrel.com

When you are downloading a font from one of these sites, or other font supplier’s sites, be mindful that some fonts are free for personal use, but other fonts may require a fee when used in a business capacity.

When you download and install the font based on the website’s installation instructions, the font will be available to all your Windows and Office applications, not just Excel.

Using the Newly Installed Font

With the font installed, we return to Excel and select a cell where we will enter our title.

From the font dropdown list, select the desired font that contains all upper case letters.

It doesn’t matter weather you type your title in upper case, lower case, or mixed case, the result will always be in an upper case format.

Using Cell Styles to Expedite Font Assignment

Locating a specific font for all for all your titles can be time consuming, especially if you must repeatedly scroll through long list of font choices.

A timesaving way to apply an ALL CAPS font to a cell is to utilize Cell Styles.

Cell Styles are located on the Home tab in the Styles group.

You have the option to use an existing style, create your own style and add it to the library, or modify an existing style.

If we wish to use the Heading 1 style, but we wish it to be in all upper case letters, right-click on the Heading 1 style and select Modify.

In the Style dialog box, click the Format button.

In the Format Cells dialog box, select the Font tab and set the font to the desired ALL CAPS font.  You can also use this opportunity to set the font color, underline color, border color, etc…

We can now select a cell and type in our new title.  Once entered, with the title cell selected, click the Heading 1 style from the Cell Styles list.

Practice Workbook

Feel free to Download the Workbook HERE.

Is this article up to date?

Содержание

• Трансформация строчных символов в прописные
  • Способ 1: функция ПРОПИСН
  • Способ 2: применение макроса
• Вопросы и ответы

В некоторых ситуациях весь текст в документах Excel требуется писать в верхнем регистре, то есть, с заглавной буквы. Довольно часто, например, это нужно при подаче заявлений или деклараций в различные государственные органы. Чтобы написать текст большими буквами на клавиатуре существует кнопка Caps Lock. При её нажатии запускается режим, при котором все введенные буквы будут заглавными или, как говорят по-другому, прописными.

Но, что делать, если пользователь забыл переключиться в верхний регистр или узнал о том, что буквы нужно было сделать в тексте большими лишь после его написания? Неужели придется переписывать все заново? Не обязательно. В Экселе существует возможность решить данную проблему гораздо быстрее и проще. Давайте разберемся, как это сделать.

Читайте также: Как в Ворде сделать текст заглавными буквами

Трансформация строчных символов в прописные

Если в программе Word для преобразования букв в заглавные (прописные) достаточно выделить нужный текст, зажать кнопку SHIFT и дважды кликнуть по функциональной клавише F3, то в Excel так просто решить проблему не получится. Для того, чтобы преобразовать строчные буквы в заглавные, придется использовать специальную функцию, которая называется ПРОПИСН, или воспользоваться макросом.

Способ 1: функция ПРОПИСН

Сначала давайте рассмотрим работу оператора ПРОПИСН. Из названия сразу понятно, что его главной целью является преобразование букв в тексте в прописной формат. Функция ПРОПИСН относится к категории текстовых операторов Excel. Её синтаксис довольно прост и выглядит следующим образом:

=ПРОПИСН(текст)

Как видим, оператор имеет всего один аргумент – «Текст». Данный аргумент может являться текстовым выражением или, что чаще, ссылкой на ячейку, в которой содержится текст. Данный текст эта формула и преобразует в запись в верхнем регистре.

Теперь давайте на конкретном примере разберемся, как работает оператор ПРОПИСН. У нас имеется таблица с ФИО работников предприятия. Фамилия записана в обычном стиле, то есть, первая буква заглавная, а остальные строчные. Ставится задача все буквы сделать прописными (заглавными).

1. Выделяем любую пустую ячейку на листе. Но более удобно, если она будет располагаться в параллельном столбце тому, в котором записаны фамилии. Далее щелкаем по кнопке «Вставить функцию», которая размещена слева от строки формул.



2. Запускается окошко Мастера функций. Перемещаемся в категорию «Текстовые». Находим и выделяем наименование ПРОПИСН, а затем жмем на кнопку «OK».



3. Происходит активация окна аргументов оператора ПРОПИСН. Как видим, в этом окне всего одно поле, которое соответствует единственному аргументу функции – «Текст». Нам нужно в это поле ввести адрес первой ячейки в столбце с фамилиями работников. Это можно сделать вручную. Вбив с клавиатуры туда координаты. Существует также и второй вариант, который более удобен. Устанавливаем курсор в поле «Текст», а потом кликаем по той ячейке таблицы, в которой размещена первая фамилия работника. Как видим, адрес после этого отображается в поле. Теперь нам остается сделать последний штрих в данном окне – нажать на кнопку «OK».



4. После этого действия содержимое первой ячейки столбца с фамилиями выводится в предварительно выделенный элемент, в котором содержится формула ПРОПИСН. Но, как видим, все отображаемые в данной ячейке слова состоят исключительно из заглавных букв.



5. Теперь нам нужно произвести преобразование и для всех других ячеек столбца с фамилиями работников. Естественно, мы не будем для каждого сотрудника применять отдельную формулу, а просто скопируем уже существующую при помощи маркера заполнения. Для этого ставим курсор в нижний правый угол элемента листа, в котором содержится формула. После этого курсор должен преобразоваться в маркер заполнения, который выглядит как небольшой крестик. Производим зажим левой кнопки мыши и тянем маркер заполнения на количество ячеек равное их числу в столбце с фамилиями сотрудников предприятия.



6. Как видим, после указанного действия все фамилии были выведены в диапазон копирования и при этом они состоят исключительно из заглавных букв.





7. Но теперь все значения в нужном нам регистре расположены за пределами таблицы. Нам же нужно вставить их в таблицу. Для этого выделяем все ячейки, которые заполнены формулами ПРОПИСН. После этого кликаем по выделению правой кнопкой мыши. В открывшемся контекстном меню выбираем пункт «Копировать».



8. После этого выделяем столбец с ФИО сотрудников предприятия в таблице. Кликаем по выделенному столбцу правой кнопкой мыши. Запускается контекстное меню. В блоке «Параметры вставки» выбираем пиктограмму «Значения», которая отображена в виде квадрата, содержащего цифры.



9. После этого действия, как видим, преобразованный вариант написания фамилий заглавными буквами будет вставлен в исходную таблицу. Теперь можно удалить диапазон, заполненный формулами, так как он нам больше не нужен. Выделяем его и кликаем правой кнопкой мыши. В контекстном меню выбираем пункт «Очистить содержимое».

После этого работу над таблицей по преобразованию букв в фамилиях сотрудников в прописные можно считать завершенной.

Урок: Мастер функций в Экселе

Способ 2: применение макроса

Решить поставленную задачу по преобразованию строчных букв в прописные в Excel можно также при помощи макроса. Но прежде, если в вашей версии программы не включена работа с макросами, нужно активировать эту функцию.

1. После того, как вы активировали работу макросов, выделяем диапазон, в котором нужно трансформировать буквы в верхний регистр. Затем набираем сочетание клавиш Alt+F11.



2. Запускается окно Microsoft Visual Basic. Это, собственно, редактор макросов. Набираем комбинацию Ctrl+G. Как видим, после этого курсор перемещается в нижнее поле.



3. Вводим в это поле следующий код:

   for each c in selection:c.value=ucase(c):next

   Затем жмем на клавишу ENTER и закрываем окно Visual Basic стандартным способом, то есть, нажав на кнопку закрытия в виде крестика в его правом верхнем углу.



4. Как видим, после выполнения вышеуказанных манипуляций, данные в выделенном диапазоне преобразованы. Теперь они полностью состоят из прописных букв.

Урок: Как создать макрос в Excel

Для того, чтобы сравнительно быстро преобразовать все буквы в тексте из строчных в прописные, а не терять время на его ручное введение заново с клавиатуры, в Excel существует два способа. Первый из них предусматривает использование функции ПРОПИСН. Второй вариант ещё проще и быстрее. Но он основывается на работе макросов, поэтому этот инструмент должен быть активирован в вашем экземпляре программы. Но включение макросов – это создание дополнительной точки уязвимости операционной системы для злоумышленников. Так что каждый пользователь решает сам, какой из указанных способов ему лучше применить.

Еще статьи по данной теме:

Помогла ли Вам статья?