Упорядочивание списков в microsoft excel это

Сортировка данных – распространенный способ упорядочивания значений от большего к меньшему, по алфавиту или другим параметрам. В Excel это можно сделать несколькими методами – обращаясь к функциям или используя пункты в меню.

Вариант 1: Быстрая сортировка в Excel

Иногда требуется максимально быстро отсортировать данные в столбце по возрастанию чисел, убыванию или по алфавиту. Для этого идеально подойдут кнопки быстрой сортировки, предназначенные как раз для выполнения поставленной задачи.

1. Выделите зажатой левой кнопкой мыши столбец с данными и вызовите меню «Редактирование».

2. Откройте список «Сортировка и фильтр» и выберите подходящий для вас вариант упорядочения. С числами это по возрастанию или убыванию, а для текста – по алфавиту и в обратную сторону.

3. Если вы выделили не все ячейки в столбце, появится окно с предложением расширить диапазон. Сделайте это, если за пределами выделения тоже находятся значения, которые нужно сортировать. Укажите сортировку в пределах данного диапазона, если за ним находятся исключительно заголовки.

4. Изменения вступают в силу сразу же. Нажмите Ctrl + Z для отмены действия, если что-то выполнено неправильно.

Обратите внимание на то, что сортировка сбивается после внесения любых изменений в клетках. Придется снова обращаться к тем же самым кнопкам, упорядочив уже новый массив с данными.

Вариант 2: Настраиваемая сортировка

Более продвинутый вариант, позволяющий задать сразу несколько условий упорядочения, – это настраиваемая сортировка, выполняющаяся через соответствующее окно. Давайте разберем сортировку по двум разным параметрам:

1. Вы можете не выделять заранее столбец, если для него задано название. Вызовите то же меню редактирования, но на этот раз нажмите по «Настраиваемая сортировка».

2. Выберите вариант с расширением или сохранением диапазона, если предварительно выделили столбец.

3. Вы увидите первый уровень сортировки, который и стоит настроить с самого начала.

4. Выберите столбец для сортировки из первого выпадающего списка.

5. Далее укажите вариант сортировки. Это может быть значение, цвет шрифта или ячейки, знаки условного форматирования.

6. В завершение укажите, в каком порядке необходимо отсортировать данные.

7. Если затем нужно применить еще один вариант сортировки, добавьте уровень и настройте его должным образом.

8. После применения вернитесь к таблице и убедитесь в том, что действия произведены верно. Учитывайте, что в этом случае сортировка тоже собьется, если вы внесете изменения в любой ячейке.

Вариант 3: Функция НАИБОЛЬШИЙ или НАИМЕНЬШИЙ

Последний вариант – единственный динамический, то есть после внесения изменений в клетках сортировка автоматически перестроится и ее последовательность будет правильной. Как вы уже поняли, для этого понадобится использовать функцию НАИБОЛЬШИЙ или НАИМЕНЬШИЙ.

1. В пустом столбце выберите первую ячейку для сортировки (желательно, чтобы она находилась параллельно ячейке с существующего столбца). Вызовите одну из указанных функций, отталкиваясь от необходимого вам типа упорядочения.

2. Далее в скобках укажите (C:C;СТРОКА(C1)), поменяв буквы на номер столбца сортировки.

3. Растяните функцию, зажав левую кнопку мыши в правой нижней точке ячейки и потянув вниз. Вы увидите, что данные указанного столбца перенесены параллельно, но соблюдена сортировка по возрастанию или убыванию. При этом исходные данные остаются в таком же хаотичном порядке, как были и раньше.

Теперь в исходном столбце вы можете вносить любые изменения для значений, а параллельные данные в отсортированном столбце поменяются в зависимости от указанных данных, но порядок все равно будет правильным.

Используйте любой из вариантов сортировки по надобности, но учитывайте, что динамически меняется только способ с применением функции. Конечно, он потребует создания дополнительного столбца, но в некоторых случаях это является оптимальным решением. Только не забудьте дать название столбцу, чтобы все пользователи таблицы понимали, для чего он нужен на листе.

Важно! Сортировка данных в Microsoft Excel — это базовая функция табличного редактора, доступная во всех версиях программы. Но в статье будут отдельно рассматриваться редакции 2007 – 2021 и 2003 годов, так как у них наблюдаются существенные различия в интерфейсе.

Читайте также: Функции сортировки и фильтрации данных в Microsoft Excel

Вариант 1: Microsoft Excel 2007 – 2021

Начиная с 2007 года, кампанией Microsoft было разработано множество версий табличного процессора Excel. Нововведения в основном заключались в изменении визуального оформления программы и добавлении новых функций, поэтому сортировка данных во всех редакциях выполняется одинаково.

Примечание! Все действия, представленные в статье, будут производиться в Microsoft Excel 2021. Это следует учитывать, так как в других версиях есть отличия в наименовании и месторасположении некоторых элементов интерфейса. В остальном же описываемые способы решения поставленной задачи являются актуальными.

Способ 1: Сортировка по алфавиту

Если необходимо отсортировать значения в таблице по возрастанию или убыванию, проще всего воспользоваться инструментами контекстного меню. Для этого необходимо иметь уже заполненный диапазон данных, логично поделенный на столбцы и строки. В качестве примера будет использоваться список товаров с расценками, который можно наблюдать на изображении ниже.

Допустим, есть необходимость выполнить сортировку продуктов по алфавиту. В таком случае, зажав левую кнопку мыши, выделите информацию в первом столбце, после чего вызовите контекстное меню, кликнув по диапазону правой. В появившемся списке опций наведите курсор на пункт «Сортировка», а затем щелкните «Сортировка от А до Я» или «Сортировка от Я до А» (в зависимости от поставленной задачи).

Появится диалоговое окно, в котором необходимо определиться, нужно ли сортировать всю таблицу целиком или требуется изменить значения только в выделенном диапазоне. В первом случае следует установить переключатель в положение «автоматически расширить выделенный диапазон» и кликнуть по кнопке «Сортировка», а во втором — выбрать опцию «сортировать в пределах указанного выделения».

Если использовать первый вариант, подразумевающий сортировку всех данных таблицы, относительно алфавитному порядку позиций в столбце «Список продуктов», то результат будет таким, который продемонстрирован на изображении ниже.

Если не расширять диапазон данных для сортировки, тогда только первый столбец будет подвергнут изменениям.

Это только один способ быстрой сортировки данных в алфавитном порядке, дополнительные решения представлены в отдельной статье на нашем сайте. Также рекомендуем обратить внимание на материал, посвященный теме сортировки чисел, если такие манипуляции необходимо будет проводить.

Подробнее:
Сортировка по алфавиту в Microsoft Excel
Сортировка чисел по возрастанию в Microsoft Excel

Способ 2: Настраиваемая сортировка

Если данные необходимо отсортировать с применением дополнительных аргументов, а не только по алфавиту, потребуется воспользоваться специальным инструментом. Запустить его меню можно несколькими способами, первый подразумевает переход на вкладку «Данные» с последующим нажатием по пункту «Сортировка».

В качестве альтернативы поставленную задачу можно выполнить через контекстное меню, вызываемое правой кнопкой мыши. Для этого кликните по любой ячейке таблицы и в появившемся списке опций наведите курсор на строку «Сортировка», а затем щелкните по пункту «Настраиваемая сортировка».

После проделанных действий откроется дополнительное окно, в котором производится ввод параметров для сортировки данных таблицы.

Важно! Если требуется изменить порядок строк или столбцов только определенной части таблицы, перед выполнением ранее рассмотренных инструкций необходимо выделить нужную область данных и при запросе расширения диапазона выбрать параметр «сортировать в пределах указанного выделения».

Использование предустановленных шаблонов

Откройте окно настраиваемой сортировки и задайте предварительные параметры. Если редактируемая таблица содержит заголовки, установите отметку у строки «Мои данные содержат заголовки», которая находится в верхнем правом углу.

Затем кликните по кнопке «Параметры», расположенной рядом, и в открывшемся меню выберите тип сортировки: «строки диапазона» или «столбцы диапазона». Если обработка данных предполагает четкое соответствие регистру, поставьте галочку рядом с этим пунктом. По завершении щелкните по кнопке «ОК», чтобы применить заданные параметры.

Настраиваемая сортировка позволяет редактировать таблицу с использованием нескольких параметров одновременно. Таким образом можно обработать большой объем информации, не только выровняв в алфавитном порядке, но и применив фильтр по цветам. Всего есть четыре параметра сортировки:

1. Значения ячеек. Позволяет изменить расположение данных в таблице по содержимому. По умолчанию доступно две опции — «От А до Я» и «От Я до А», но при необходимости можно настроить список, тем самым разместив данные по дням недели, месяцам и так далее.
2. Цвет ячейки. Если в таблице есть цветовое выделение данных, всю информацию можно отсортировать с учетом этой особенности. Программа автоматически проверит наличие использующихся цветов и предложит выбрать нужный в соответствующем выпадающем списке.
3. Цвет шрифта. Аналогичным образом можно выполнить сортировку, взяв за основу цвет используемого шрифта.
4. Значок условного форматирования. Если при заполнении таблицы было применено условное форматирование, редактирование можно произвести с учетом этой особенности. Обратите внимание, что на нашем сайте есть отдельная статья, в которой демонстрируются все возможности такой опции.

   Подробнее: Условное форматирование: инструмент Microsoft Excel для визуализации данных

Зная все параметры настраиваемой сортировки, можно перейти непосредственно к обработке данных. В последующей инструкции продемонстрирован пример с использованием всех шаблонов:

1. Если необходимо выполнить сортировку по нескольким столбцам, параметрам и порядковым данным, щелкните по кнопке «Добавить уровень», чтобы дополнить список в основной области окна еще одной строкой. Рядом располагается опция «Удалить уровень», предназначенная для очистки списка.



2. Разместив необходимое количество строк, определите все столбцы, которые будут отформатированы. Делается это в выпадающих списках «Столбец». Обратите внимание, что один и тот же столбец таблицы можно сортировать несколько раз.



3. В выпадающих списках «Сортировка» определите один из четырех параметров, значения которых описывались в статье ранее.



4. В зависимости от выбранных параметров в столбце «Порядок» выберите для каждого из них сценарий выполнения. Например, при обработке значений ячеек можно выполнить сортировку по алфавиту, а при обращении к цвету шрифта выбрать в соответствующем списке нужную окраску. Обратите внимание, что в некоторых случаях требуется указать месторасположение проверяемых данных («Сверху» или «Снизу»), которое они займут после выполнения сортировки.

Примечание! При одновременном использовании нескольких уровней сортировки обработка будет происходить поочередно. Таким образом сначала применятся параметры, указанные в первой строке, затем во второй, третьей и так далее.

Имеются также некоторые дополнительные возможности настройки сортировки, которые позволяют редактировать список задаваемых параметров. В верхней части открытого окна есть кнопка «Копировать уровень», она будет полезна при необходимости добавить уже имеющуюся строку. Стрелки, расположенные правее, служат для перемещения параметров вверх или вниз, соответственно. Перед их использованием важно выделить нужную строку, кликнув по ней левой кнопкой мыши.

Когда все настройки будут завершены, нажмите по кнопке «ОК» для их применения. Но прежде рекомендуем внимательно перепроверить выбранные параметры.

Создание собственного списка

Как уже упоминалось ранее, сортировать данные в таблице можно не только в алфавитном порядке, но и по дням неделям, месяцам и так далее. Для этого необходимо в окне «Сортировка» выбрать необходимый для изменения столбец, указать параметр «Значения ячеек», а затем в выпадающем списке «Порядок» щелкнуть по пункту «Настраиваемый список».

Обратите внимание! Откроется дополнительное меню, в котором уже есть предустановленные списки, озвученные ранее. Заметьте, что каждый из них имеет разное форматирование, что следует учитывать на этапе заполнения таблицы данными.

Если для более точной сортировки необходимо использовать индивидуальный список, создать его можно самостоятельно. Для этого следует в левой рабочей области выбрать пункт «НОВЫЙ СПИСОК», после чего в поле «Элементы списка» начать вводить текст, разделяя каждую позицию новым абзацем с помощью клавиши Enter. Вписав все необходимые данные, нажмите по кнопке «Добавить», чтобы изменения зарегистрировались в программе.

После этого можно переходить в основное меню настраиваемой сортировки для изменения порядка в таблице в соответствии с только что созданным новым списком.

Способ 3: Применение функций

В случае обработки чисел для сортировки данных можно воспользоваться специальными формулами, которые доступны в Microsoft Excel по умолчанию. Они позволяют изменять порядок значений в отдельно взятом массиве, но результат будет выводиться в другом диапазоне таблицы. Стоит также отметить, что при редактировании исходных данных вычисления, произведенные с помощью формул, будут тоже корректироваться автоматически.

Сортировка посредством формул выполняется с помощью двух функций — НАИМЕНЬШИЙ и НАИБОЛЬШИЙ. Логика их работы аналогична друг другу, отличается только результат. В первом случае будет выводиться диапазон исходных данных отсортированный от меньшего числа к большему, во втором — наоборот.

Установите курсор в ячейку, с которой будет начинаться создание нового списка. Кликните по строке формул и начните вводить функцию следующего образца:

=НАИМЕНЬШИЙ(X:X;СТРОКА(X1)) или =НАИБОЛЬШИЙ(X:X;СТРОКА(X1))

Вместо X впишите букву столбца, в котором находится информация для обработки, остальную часть формулы не изменяйте. Затем нажмите по клавише Enter, чтобы произошел расчет первого наименьшего или наибольшего значения в заданном диапазоне. Чтобы продолжить расчет остальных данных, наведите курсор в нижний правый угол ячейки и протяните его вниз.

Вариант 2: Microsoft Excel 2003

Табличный процессор 2003 года имеет все вышеперечисленные функции для сортировки данных, только отличается интерфейсом и месторасположением некоторых опций.

Примечание! Инструкция по работе функций НАИМЕНЬШИЙ и НАИБОЛЬШИЙ не будет рассмотрена, так как ничем не отличается от ранее представленной в статье.

Стандартная сортировка в алфавитном порядке или от меньшего к большему производится похожим образом, но только посредством панели инструментов — в контекстном меню соответствующих опций нет. Для этого выделите столбец данных, порядок которых нужно изменить, после чего щелкните по пиктограмме «Сортировка по возрастанию» или «Сортировка по убыванию».

Настраиваемая сортировка в Microsoft Excel 2003 тоже есть, но она имеет меньший набор возможностей, позволяет только менять порядок исходных данных по возрастанию или убыванию. Чтобы этим воспользоваться, нужно выделить таблицу, раскрыть меню «Данные» и кликнуть по пункту «Сортировка».

Затем необходимо настроить последовательность сортировки. Для этого в каждом выпадающем списке выберите столбец, который будет изменяться, а следом установите параметр «по возрастанию» или «по убыванию». Щелкните по кнопке «ОК», чтобы применить заданные настройки.

Также можно задать дополнительные параметры сортировки, нажав по кнопке «Параметры». В открывшемся окне из выпадающего списка «Сортировка по первому ключу» выберите подходящее значение, после чего при необходимости установите отметку «Учитывать регистр».

Примечание! В отличие от Microsoft Excel 2007 – 2021, добавлять собственные списки ключей в программе 2003 года нельзя, поэтому доступны лишь предустановленные — дни недели и месяцы.

Excel позволяет анализировать данные по разным параметрам. Встроенный элемент анализа – сортировка. Чтобы элемент сработал, информация должна быть представлена в виде списка, оформленного определенным способом.

Данные в таблице распределены по строкам и столбцам. В столбцах – однотипные значения. Числа, даты, текст. Но не вперемешку. Сортировка не будет работать при наличии пустых строк либо столбцов.

Сортировка данных в Excel

В Excel можно упорядочить списки:

• по возрастанию;
• по убыванию;
• по заданным пользователем параметрам (по дням недели, месяцам и т.п.).

Отсортировать по возрастанию значит упорядочить данные:

• от 0 до 9;
• от А до Я;
• от A до Z.

По убыванию – в обратном порядке.

Чтобы вызвать пользовательский порядок сортировки, необходимо выполнить следующую последовательность: «данные» — «сортировка» — «порядок» — «настраиваемый список». Появляется меню такого вида.



Как отсортировать данные в таблице Excel по столбцу?

У нас есть учебная таблица со списком работников и окладом:

Отсортируем оклад по убыванию, от большего к меньшему. Выделяем нужный столбец – правая кнопка мыши – опция сортировка – от максимального значения к минимальному значению – ввод:

Диапазон сортировки расширяется автоматически. Получается так:

Как в Excel отсортировать по возрастанию?

Выделяем столбец – правая кнопка мыши – в этот раз указываем: от минимального значения к максимальному значению.

Результат:

Как сортировать по алфавиту в Excel?

Выделяем столбец с фамилиями – правая кнопка мыши – выбираем: настраиваемая сортировка.

«Сортировать по» — выбираем имя столбца, значения которого нужно отсортировать по алфавиту. У нас – «ФИО». В сортировке выбираем, на какие параметры будет ориентироваться инструмент. Это может быть цвет ячейки, шрифта, значок ячейки. В нашем примере – «значения» (анализ значений в ячейке). «Порядок» — от А до Я либо от Я до А. Сделаем прямой порядок. Жмем ОК.

Результат сортировки по алфавиту:

Как сделать сортировку по дате в Excel?

Исходные данные:

Нам нужно отсортировать товар по дате поступления на склад.

Порядок действий:

Проверить, чтобы в столбце с датами был правильный формат («Дата»). Выделяем столбец и сортируем от старых дат к новым (от новых к старым).

Выбираем от «старых к новым». Значения списка располагают в хронологическом порядке.

Отсортировать данные в диапазоне можно по дням недели, по месяцам. Для этого в меню «Настраиваемая сортировка» выбираем «Настраиваемый список».

Сортируем данные по смыслу

Допустим, информацию в таблице нужно распределить по должностям, воинским званиям, сертификатам, клиентам и товарам в зависимости от их важности для конкретного предприятия и т.д. Для этих целей предназначены пользовательские списки, которые можно составлять самостоятельно.

В меню «Настраиваемый список» выбираем новый список. Формируем иерархию любых объектов. Разделителями могут быть запятые либо клавиша «Ввод».

Когда иерархические объекты внесены, нажимаем «Добавить».

А вот результат сортировки учебной таблицы по должностям:

Сортировка данных по нескольким столбцам

Если нужно отсортировать информацию по разным условиям в разных столбцах, используется меню «Настраиваемый список». Там есть кнопка «Добавить уровень».

Данные в таблице будут отсортированы по нескольким параметрам. В одном столбце, например, по возрастанию. В другом («затем по…») – по алфавиту и т.д. В результате диапазон будет сформирован так, как задано сложной сортировкой.

Уровни можно добавлять, удалять, копировать, менять местами посредством кнопок «Вверх»-«Вниз».

Это самые простые способы сортировки данных в таблицах. Можно для этих целей применять формулы. Для этих целей подходят встроенные инструменты «НАИМЕНЬШИЙ», «СТРОКА», СЧЕТЕСЛИ».

Работать в программе Excel, как правило, приходится с очень большим объемом данных, которые необходимо каким-то образом сортировать. А еще бывает так, что для выполнения каких-либо задач требуется не вся информация, а лишь ее определенная часть. В связи с этим рациональным решением будет упорядочить информацию по различным параметрам и критериям, иначе есть риск запутаться в огромном массиве данных. В этой статье мы рассмотрим принципы фильтрации и сортировки информации в программе Эксель.

Обычная (простая) сортировка

Одним из самых полезных инструментов программы Эксель, безусловно, является сортировка. Благодаря этой функции можно значительно облегчить работу с таблицей. К примеру, есть возможность упорядочить данные в алфавитном порядке по выбранной ячейке, строке или столбцу.

Для того, чтобы воспользоваться этим инструментом перейдите в основном меню программы во вкладку «Главная». Здесь нас интересует блок «Редактирование», в котором и находится кнопка «Сортировка и фильтр».

Если окно программы достаточно растянуто по горизонтали, то, возможно, вы найдете кнопку «Сортировка и фильтр», минуя промежуточный блок “Редактирование”.

Примечание: перед тем как проделать вышеперечисленные шаги, выберите столбец по которому будет производиться сортировка, щелкнув мышью по абсолютно любой ячейке этого столбца.

Возьмем, к примеру, ниже представленную таблицу. Допустим, наша цель упорядочить по алфавиту наименования продукции. В этом случае выделяем любую ячейку из столбца с наименованиями (например, А1). Затем находим и нажимаем кнопку «Сортировка и фильтр». Так как нам требуется выполнить сортировку по алфавиту, выбираем соответствующий пункт — «Сортировка от А до Я».

В итоге данные таблицы будут упорядочены по столбцу с наименованиями в алфавитном порядке.

Если требуется вывести данные в обратном порядке, то на этот случай также предусмотрена соответствующая функция — «Сортировка от Я до А».
Как видите, данные отсортировались начиная с конца, что и требовалось.

Примечание: Такой тип сортировки применим только к буквенным значениям в таблице.

1. Если необходимо упорядочить ячейки с числовыми значениями, сортировка будет предлагаться по возрастанию или убыванию.
   
2. При работе с датами будет также предложено 2 варианта: “Сортировка от старых к новыми” или “Сортировка от новых к старым”.

Пользовательская сортировка данных

Простая сортировка по одному параметру не всегда применима и эффективна. Зачастую случается так, что этот параметр у значений совпадает. Вот, к примеру, отсортировали мы наименования по алфавиту, но у нас в списке имеется несколько одинаковых наименований, но по разной цене. В таком случае после сортировки данные могут упорядочиться в случайной последовательности.

Давайте попробуем добавить второй параметр сортировки. К примеру, чтобы при совпадении наименования срабатывала вторая стадия упорядочивания.

1. Чтобы осуществить задуманное, идем в ту же самую вкладку «Сортировка и фильтр», как и при простой сортировке. Но далее, при нашей нынешней задаче, потребуется выбрать пункт «Пользовательская сортировка…»
   
2. Появится диалоговое окно с настройками. Обратите внимание, если ваша таблица содержит заголовки, то в настройках это обязательно необходимо будет отметить. Для этого поставьте галочку напротив пункта «В списке есть заголовки».
   
3. В графе «Столбец» необходимо указать название нужного столбца, по которому производится сортировка данных. В приведенном примере этот столбец носит название «Наименование».
   
4. Затем нужно выбрать параметр пункта «Сортировка». Он отвечает за принцип, по которому будут упорядочиваться данные. Всего есть четыре варианта: по цвету ячейки, по значку ячейки, по цвету шрифта и по значению данных.
   Чаще всего используется вариант – по значениям данных. Поэтому по умолчанию стоит именно этот параметр. В нашей ситуации нам также необходима сортировка по значениям, так что ничего менять не нужно.
5. Затем обратите внимание на пункт «Порядок». Так как у нас текстовая информация, нам требуется нажать на «От А до Я» (при необходимости, можно выбрать наоборот).
   
6. Теперь нам нужно усложнить сортировку, добавив в нее второе условие – по цене. Для этого щелкните по кнопке “Добавление уровня” в виде плюса в нижней левой части окна.
   
7. Добавится еще одна строка под названием “Затем по”. Здесь нужно выполнить все то же самое – заполнить столбцы в соответствии с условиями второго этапа сортировки.
   В нашем примере название столбца – «Цена, руб.». Сортировать будем по значению, а порядок – «По возрастанию» (или наоборот, если требуется).
   
8. Аналогичным способом можно задать сортировку по неограниченному числу условий в порядке их очередности. После того как все параметры выставлены, подтвердите действие нажатием «OK».
   
9. В результате проделанных действий данные теперь сортируются по двум критериям. Сперва по наименованиям, а при совпадении значений – по цене.
   

Примечание: Сортировку можно проводить не только по столбцам, также имеется возможность настроить ее по строкам.

1. Для того, чтобы это осуществить, перейдите во вкладку «Параметры».
   
2. Перед вами появится окно с настройками. Чтобы изменить сортировку со столбцов на строки выберите соответствующий параметр. После чего подтвердите изменения нажатием на «OK».
   
3. Далее, действуем по вышеописанной схеме – указываем требуемые параметры сортировки и нажимаем «OK».
   

Как настроить фильтр в таблице

Помимо сортировки в программе Эксель есть возможность фильтрации информации. Эта функция дает возможность отображать лишь часть выбранных данных, а остальную информацию можно при этом срыть. При этом скрытые данные никуда не теряются, и их в любой момент можно сделать снова видимыми, когда это потребуется.

Давайте на практике посмотрим, как это работает.

1. Для этого кликните мышью по любой ячейке (лучше, если это будет шапка таблицы). После этого перейдите во вкладку «Сортировка и фильтр» и выберете здесь блок «Редактирование». В открывшемся списке функций требуется нажать на «Фильтр».
   
2. В результате ячейки с названиями столбцов должны быть отмечены специальным значком. Это квадрат, по центру которого расположен треугольник острием вниз.
   
3. Теперь выберите столбец, который хотите отфильтровать и щелкните мышью по значку фильтрации. К примеру, стоит задача отфильтровать данные по цене.
   
4. Скажем, нам нужны только наименования товара по цене 6 990 руб. В таком случае убираем галочки напротив остальных значений.
   
5. В результате в таблице должна остаться только информация, связанная с выбранной ценой. Понять, что в столбце действует фильтр можно по изменившемуся значку фильтра в нижней правой части ячейки.
   

Задачу можно усложнить, добавив дополнительные условия фильтрации. Допустим, требуется оставить видимыми только наименования, продажи в 1 квартале по которым, превышают определенное значение, например, 3 млн. руб.

1. Чтобы это сделать, нужно нажать на значок фильтра в ячейке «Итого за 1 кв., руб.» и выбрать нужные значения, поставив напортив них галочки. В результате в видимой части таблицы останется только требуемая информация.
   
2. Также, когда данных очень много, вместо выбора нужных значений можно задать условие фильтрации. Для этого заходим в окно фильтрации нужного столбца, щелкаем по параметру «выберите», задаем условие «больше» и указываем желаемое числовое значение.
   

Как убрать фильтр в таблице

1. Чтобы вернуть скрытые данные и удалить параметры фильтрации столбца щелкаем по значку фильтра в нужном столбце и нажимаем «Очистить фильтр».
   
2. В случае, когда перед вами стоит задача убрать абсолютно все параметры фильтрации в таблице, перейдите в раздел «Сортировка и фильтр» и нажмите кнопку «Очистить».
   
3. Чтобы в принципе убрать из таблицы фильтр, все в том же разделе «Сортировка и фильтр» щелкаем по кнопке «Фильтр», напротив которого стоит галочка, свидетельствующая о том, что сейчас в таблице активен этот инструмент.
   

Как создать “умную таблицу”

При работе с большим объемом информации в программе Excel данные можно превратить в «умную таблицу», что существенно упростит работу с фильтрами и сортировкой. Создать «умную таблицу» можно 2 способами.

Первый способ создания “умной таблицы”

1. Выделите мышью область таблицы, с которой намерены дальше работать. Далее во вкладке «Главная» нажмите на кнопку “Форматировать как таблицу”.
   
2. Выберите стиль будущей таблицы – любой понравившийся, т.к. на работу он никак не повлияет, и это лишь визуальное оформление.
   
3. В результате перед вами появится окно с настройками. Тут можно изменить границы таблицы. Однако, если вы изначально верно выделили область, координаты трогать не нужно. Единственный параметр, на который следует обратить внимание — «Таблица с заголовками». Если в вашей таблице присутствуют заголовки, то обязательно отметьте этот пункт галочкой. После подтвердите действие нажатием кнопки «OK».
   
4. “Умная таблица” создана и готова для дальнейшей работы. В ячейках шапки таблицы должны появиться значки фильтров, о которых мы уже писали выше.

Второй способ создания “умной таблицы”

1. Как и в первом варианте, выделяем нужную область мышью. Но теперь в основном меню выбираем вкладку «Вставка». В блоке инструментов нажимаем «Таблицы», и далее кликаем по кнопке «Таблица».
   В некоторых случаях, когда размеры окна позволяют, во вкладке “Вставка” сразу отображаются варианты вставки таблицы.
2. Далее действуем так же, как и в первом способе. Откроются настройки, которые можно корректировать в случае необходимости. Нажимаем «OK» и получаем “умную таблицу”.
   

Примечание: Способ создания “умной таблицы” абсолютно не важен. Пользуйтесь тем, который покажется вам наиболее удобными и быстрым. Результат в обоих вариантах будет одинаковым.

Заключение

Итак, как вы могли убедиться, в фильтрации и сортировке данных в программе Эксель нет ничего сложного. Это очень важные и эффективные инструменты, которые могут значительно облегчить работу таблицами, в особенности, когда приходится обрабатывать большой объем информации.

При работе с текстовой информацией в программе Microsoft Excel часто требуется оформлять все в алфавитном порядке. Согласитесь, вручную формировать список, ведя подсчет каждой буквы, крайне неудобно и занимает много времени. Но в электронной таблице предусматриваются различные опции, в том числе и как организовать список в алфавитном порядке. Рассмотрим весь процесс подробнее.

Как перевести список из обычного в алфавитный

Об отличительных свойствах приложения Excel наслышан каждый пользователь, которому приходилось с ним работать. Тем не менее не все знают о такой полезной способности, как оформление в алфавитном порядке. Вот, что вам нужно сделать для этого.

1. Один из простых способов воспользоваться инструментом для преобразования списка в вариант в алфавитном порядке — это проведение действий на панели управления. Для этого открываем наш документ с готовым не отформатированным списком, переходим во вкладку Главная и находим блок Редактирование, после чего нажимаем кнопку Сортировка и фильтр. Перед нами появится список возможных действий, в котором стоит выбрать Сортировка от А до Я.

1. После этого список в таблице Excel изменит свое положение, и все текстовые значения сформируются в алфавитном порядке. При этом будет учитываться не только первая буква, но и последующие для более качественной и правильной сортировки.

Настраиваемая сортировка по алфавиту

В качестве правильной настройки вы можете воспользоваться специальным фильтром, который способствует скрытию ненужной информации или ее перемещению в другое пространство на электронном листе.

1. Снова заходите на Главную вкладку, переходите в раздел Редактирование, где вызываете список действий путем нажатия на кнопку Сортировка и фильтр. Здесь кликаете на отметку Фильтр.

1. После нажатия у вас на списке появляется флажок. Кликнув по нему, перед вами появится выпадающее окошко с инструментами для сортировки. Чтобы ими воспользоваться, необходимо знать, что конкретно нужно исключить из вашего списка.

1. Если некоторые объекты списка содержат лишние символы (например, точки или ненужные запятые), их можно убрать следующим образом. Открываете этот список и выбирает утилиту «Текстовые фильтры». Переходим в подпункт Содержит, так как в нашем списке присутствуют лишние знаки препинания, собственные имена с которыми в списках неуместны.

1. Перед вами открывается окно, в котором вы должны выбрать точный аргумент, где есть дефекты или лишние символы. Затем подтверждаете кнопкой «Ок». После этого вы увидите каким образом изменился ваш список.

Обработка списков в нескольких столбцах одновременно

Эта процедура тоже не требует больших временных затрат. От вас требуется только внимательно отнестись к инструкции. Имея в таблице не только имя и фамилию сотрудника, но и его возраст, а также день работы. Нам нужно отсортировать этот список тремя способами. На примере покажем, как это сделать.

1. Выбираем в Главной вкладке меню Редактирование, откуда переходим на кнопку Сортировка и фильтр. Перед вами появляется список, в котором необходимо выбрать Настраиваемая сортировка.

1. Отрывшееся окно мастера заполняем по установленным требованиям. Отмечаем в нем нужные способы сортировки. Для первого столбика выбираем сортировку по алфавиту, а для остальных по возрастанию или убыванию. Затем нажимаете кнопку «Ок».

Работа со списками с тестовыми или числовыми символами проходит в несколько этапов, на каждом из которых необходимо быть внимательным, чтобы вносить все изменения безошибочно, иначе это может отразится на внешнем виде вашей работы.

Не забудьте удалить одинаковые значения из одинаковых списков. Подробную инструкцию по этому действию читайте здесь.

Тест по теме «Как по алфавиту сортировать списки в Excel»