Умный график отпусков на 2022 год в excel скачать бесплатно с диаграммой

График отпусков — обязательный для работодателя документ. Его готовят и согласовывают заранее, учитывая и интересы персонала, и производственные нужды. Чтобы избежать штрафа, утвердить документ следует не позже чем за 2 недели до конца текущего года.

Унифицированная форма: обязанность или добровольное использование

На основании ст. 123 ТК РФ, работодатели регулярно составляют план будущего отдыха сотрудников и утверждают его не позже чем за 2 недели до окончания текущего года. На будущий, 2023, год шаблон таблицы графика отпусков утверждается до 17.12.2022. Последний срок — 16 число.

Закон не требует использовать конкретный бланк, и не страшно, если форма графика отпусков у работодателя отличается от унифицированного шаблона Т-7, утв. Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004. Но все реквизиты разработанного документа должны совпадать с теми, которые включает унифицированный бланк.

Инструкция по заполнению на примере унифицированной формы Т-7

Рассмотрим, как заполнить график отпусков на 2023 год на унифицированном бланке. Этот вариант актуален для компаний, где оформляют форму Т-7 в бумажном варианте, но он поможет и тем кадровикам, которые работают в 1С: порядок и правила заполнения аналогичные.

Отметим, что в некоторых компаниях сначала выпускают специальное распоряжение, в котором указывают:

• кто и в какие сроки утверждает график;
• в какой период знакомят сотрудников с его нормами.

Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru» (ООО «Clubtk.ru») ПРИКАЗ
«13» декабря 2022 года	№ 1257
Санкт-Петербург
Об утверждении графика отпусков В соответствии с частью 1 статьи 123 Трудового кодекса Российской Федерации, с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации от 10 декабря 2022 года № 52, полученного в соответствии с положениями статьи 372 Трудового кодекса Российской Федерации, ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить прилагаемый график отпусков работников ООО «Clubtk.ru» на 2023 год. 2. Начальнику отдела кадров И.И. Иванову обеспечить в течение 2023 года: 2.1. Соблюдение утвержденного графика отпусков. 2.2. Извещение работников о времени начала отпусков, установленных графиком, под подпись не менее чем за две недели до начала отпусков. 3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой. Приложение: на 5 л. в 1 экз.
Генеральный директор	Воронов	А.В. Воронов
С приказом ознакомлены:
начальник отдела кадров	Иванов 13 декабря 2022 года	И.И. Иванов

Заполнение и работу с бланком разделим на несколько этапов. И сразу обращаем внимание: надо составлять график отпусков на 2023 год по новым правилам, включая в него временно не работающих мобилизованных граждан и добровольцев.

Этап первый. Заполнение

В первый столбец вносится наименование структурного подразделения.

Во второй — наименование должности лица из этого подразделения в соответствии со штатным расписанием (форма Т-3).

В третий столбец заносится Ф.И.О. лица из указанного подразделения, занимающего данную должность.

В четвертый столбец записываем табельный номер лица, его посмотрите либо в личной карточке (форма Т-2), либо в приказе о приеме работника (форма Т-1).

В пятый столбец заносим общее количество дней отдыха, которые положены сотруднику за отработанное время. Если работник не использовал какие-то дни отдыха в предыдущие периоды, они все суммируются.

В шестой столбец вносим сведения о планируемых датах отдыха.

Этап второй. Согласование (при наличии профсоюза)

Если у вас нет профсоюза, вам ничего согласовывать не надо. Если есть, то, в соответствии со статьей 123 ТК РФ, проект утверждает руководитель, но с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ. В случае разногласий с профсоюзом руководитель вправе утвердить подготовленный документ, но профсоюзу разрешается обжаловать это решение в государственной инспекции труда или в суде.

Этап третий. Подписание

В графу «Наименование организации» на титульной странице документа вносим сведения о наименовании организации в соответствии с учредительными документами (если название написано заглавными буквами, пишем заглавными) без каких-либо сокращений.

В поле «Код» проставляем число из восьми цифр в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций (ОКПО).

При необходимости вносим сведения о реквизитах документа, которым профсоюз уведомил работодателя о своем мнении относительно проекта графика.

Присваиваем порядковый номер, текущую дату, период, на который составлен документ.

Документ подписывает на последней странице руководитель кадровой службы или лицо, исполняющее его обязанности.

Отправляемся к руководителю для утверждения.

Этап четвертый. Утверждение

Для утверждения есть два способа. Какой выбрать, решайте самостоятельно: закон не регламентирует этот вопрос.

1. Руководитель ставит подпись, фамилию, инициалы и дату в соответствующих графах документа на первом листе. Формально документ утвержден.

2. Готовится приказ, которым утверждается и согласуется документ. Сам график идет приложением к приказу.

Первый и второй варианты одинаково законны, разница — в сроках хранения: в первом случае — до 31 декабря следующего года, во втором случае — 5 лет.

Этап пятый. Ознакомление

Унифицированная форма Т-7 не имеет столбца для подписи в ознакомлении с графиком, но Постановление государственного комитета Российской Федерации по статистике № 20 от 24.03.1999 позволяет работодателю вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы. Изменения оформляются локальным нормативным актом (приказ или распоряжение на фирменном бланке), которым добавляются 11 и 12 столбцы в форму Т-7. В указанных столбцах предусматривается возможность для проставления даты и подписи работника при ознакомлении с графиком.

Работодателям разрешено использовать и иные варианты ознакомления подчиненных с этим документом, важным остается дата ознакомления работника с периодом предстоящего отдыха (не менее чем за две недели, в соответствии со статьей 123 ТК РФ).

Этап шестой. Убытие в отпуск

Когда форма Т-7 (иной бланк) утверждена, отдых в соответствии с этим планом обязателен для всех. Отменить документ невозможно. Дальнейшие действия такие:

1. Работник пишет заявление на отпуск. Внимательно читайте его: ГИТ штрафует, если работодатель по собственному усмотрению добавляет к отпуску субботу и воскресенье, когда период отдыха завершается в пятницу. Это неправомерно, настаивают в Роструде.

2. Издается приказ (форма Т-6).

3. Сотрудник знакомится с приказом под подпись.

4. В столбец 7 вносятся даты отпуска из приказа.

5. В личную карточку работника (форма Т-2), в раздел VIII, вносят сведения о датах отдыха в соответствии с приказом.

Этап седьмой. Перенос отпуска

При всей простоте работы с формой Т-7 жизнь вносит свои коррективы, и иногда работнику необходимо перенести запланированный отдых в зависимости от обстоятельств. В таком случае алгоритм работы следующий:

1. Сотрудник заблаговременно пишет заявление в свободной форме.

2. Заявление работника согласовывает непосредственный начальник (в данном случае — руководитель предприятия).

Руководитель принимает соответствующее решение. При внесении изменений в форму Т-7 помните, что все они вносятся тем же порядком, которым утвержден бланк (приказ или виза руководителя).

3. Лицо, ответственное за работу с Т-7, вносит необходимые сведения в столбцы 8, 9 и 10. Сведения берут либо из заявления работника, либо из приказа о внесении изменений в график.

Посмотрите, как выглядит пример заполнения графика отпусков на 2023 год после оформления всех полей.

Формирование умного графика отпусков

Если в вашей компании активно используют программное обеспечение, рекомендуем скачать в начале статьи умный график на 2023 год в excel с учетом праздников — сервис, который сам считает дату начала и окончания периода отдыха, если он выпадает на официальные нерабочие дни. Но если в вашем регионе утверждены дополнительные даты отдыха, их придется вписать в программу самостоятельно, чтобы они тоже учитывались.

Пользоваться программой легко. Вводите сведения обо всех работниках и запланированных датах отпусков, их продолжительности во вкладке «Планировщик». Автоматически появятся сведения о датах окончания отдыха, причем допускается заполнять сразу несколько периодов. Сервис самостоятельно определит дату, когда уведомить работника (выделено красным).

Во вкладке «Сформировать график» нажмите кнопку и появится заполненный данными унифицированный бланк.

Обязательно загляните во вкладку «Ближайшие отпуска». В колонке (выделено красным) перечислены все федеральные праздничные дни. Если в вашем регионе добавлены дополнительные нерабочие даты, дополните колонку. Программа автоматически учтет их при расчете периода отдыха.

А если нажать на кнопку «Ближайшие отпуска», в таблице появится список работников, которых вскоре придется отправить отдыхать. Таблицу легко распечатать и разослать начальникам подразделений или оставить себе, чтобы ни о чем не забыть.

Когда оформить график отпусков

График отпусков (ст. 123 ТК РФ) устанавливает очередность отдыха работников организации на календарный год. Предварительно следует провести ряд мероприятий: сбор информации от подразделений, проверка и сведение данных в общую таблицу. На основании последней и составляется документ. Для упорядочения этого процесса закрепите алгоритм составления документа в локальном правовом акте (внутреннем трудовом распорядке или отдельном приказе).

Утверждается документ на следующий период за две недели до его наступления: на 2023 год — до 16.12.2022. Унифицированный шаблон таблицы графика отпусков выглядит так:

Подробнее: как обозначать отпуск в табеле учета рабочего времени

Как его составить

Рекомендуем использовать удобную в обращении унифицированную форму № Т-7, утвержденную Постановлением Госкомстата России № 1 от 05.01.2004. До конца 2012 года форма была обязательная для применения. А теперь у работодателей есть возможность построить график отпусков в excel с календарем на 2023 год в произвольной форме или применять унифицированный вариант.

Шаг 1. Заполните поля «Наименование организации», ОКУД и ОКПО.

Шаг 2. В полях «Дата составления» и «На год» укажите текущую дату и год, на который составляется документ.

Шаг 3. В разделе «Утверждаю» укажите Ф.И.О. и должность руководителя организации.

Шаг 4. В таблице заполните каждую строку отдельно на каждого сотрудника: структурное подразделение, должность по штатному расписанию, Ф.И.О. и табельный номер.

Шаг 5. Заполните отпускные периоды. Если сотрудник планирует несколько периодов отдыха, внесите каждый отдельной строкой. Например, 2 периода по 14 дней и т. д. В поле «Запланированная дата» укажите желаемую дату начала отдыха. «Фактическая дата» вносится после оформления приказа: она совпадает с плановой, если сотрудник отдыхает, как и первоначально планировал.

Шаг 6. Графа «Перенесение отпуска» заполняется, если тот перенесен по приказу, информация о котором вносится в графу «Основание (документ)», а в графу «Дата предполагаемого отпуска» вносится новая дата.

Шаг 7. В поле «Примечание» указывают рабочий период, за который предоставляется отдых, реквизиты приказа или причины переноса, если таковой был.

Вот так выглядит образец заполнения графика отпусков по форме Т-7, согласованный работодателем на 2023 год:

Как утвердить

Для утверждения необходимо издать приказ по организации. Он составляется в свободной форме. Обязательно укажите:

• полное наименование организации;
• реквизиты приказа (название, номер и дата);
• какой документ и на какой период утверждают;
• Ф.И.О. руководителя и ответственных за исполнение сотрудников.

Может пригодиться: как рассчитать новый период отпуска после декрета

Как вносить изменения

Запланированные даты отдыха часто не совпадают с фактическими, поэтому в течение года в график вносят изменения. Для корректировки сведений необходимо получить от работника письменное заявление, в котором он указывает дату начала нового периода и причину переноса. На основании этого издается приказ в произвольной форме о внесении изменений в документ, а сами корректировки оформляют таблицей по форме Т-7 как приложение к приказу.

Дополнения оформляются, если после утверждения принимаются новые сотрудники. В этом случае от работника потребуется заявление с указанием желаемых периодов и дат отдыха. После чего издается приказ, а дополнения оформляются в виде таблицы по форме Т-7 как приложение к нему.

Оба заявления составляются в свободной форме.

Отдых вне плана

Сотрудник вправе просить об отдыхе вне плана, для этого он пишет заявление в свободной форме. Работодатель принимает решение, согласиться или отказать. Согласие является правом, а не обязанностью нанимателя. Существуют исключения — категории граждан, которым работодатель обязан предоставить отдых вне графика по их письменному заявлению.

Работник вправе попросить работодателя об отдыхе без сохранения заработной платы тоже вне установленного плана. В этом случае наниматель вправе отказать, так как эта норма является правом, а не обязанностью, кроме тех категорий, кому его нельзя не предоставить (ст. 128 ТК РФ).

Оформляются оба случая так же, как и любые другие изменения.

Можно ли вызвать сотрудника на работу

Работника по инициативе работодателя разрешается отозвать из ежегодного отдыха (без сохранения заработной платы, учебный, по беременности и родам и другие — нельзя), но только с его согласия (ст. 125 ТК РФ). Согласие оформляется письменно в виде уведомления от сотрудника, что он не возражает против отзыва.

По правилам, работодатель сначала предлагает работнику прервать отдых в связи с производственной необходимостью.

Затем работник соглашается или отказывается в письменной форме.

После этого руководитель издает приказ об отзыве сотрудника.