Умная таблица excel графики

Построение графиков в Excel по данным таблицы

В MS Excel есть возможность не только проводить вычисления, используя разные формулы, но и также строить на их основе различные диаграммы: гистограммы, круговые диаграммы, точечные и т.д.
В этом уроке мы разберем, для чего применяют графики.
И так, графики – это разновидность диаграммы, схожая с гистограммой. Они бывают трех видов: простой, график с накоплением и нормированный график с накоплением. Каждый из этих графиков бывает двух видов: с маркером и без. Так эти два вида строятся одинаково, рассмотрим только маркированные графики.
Коротко опишем применение каждого графика, и далее на примерах разберем более подробно, как их построить.
a) Простой график нужен для того, чтобы изобразить, как изменяется некое значение во времени (прибыль по месяцам; рождаемость по годам и т.д.).
b) График с накоплением показывает, как изменяется составляющая целого значения с течением времени. (Лучше использовать диаграмму с накоплением)
c) Нормированный график с накоплением показывает изменение доли каждого значения с течением времени.
Есть еще объемный график, который схож с простым графиком. Поэтому мы покажем только его конечный вид.

Простая диаграмма

Рассмотрим простой график на примере таком примере прибыли некоторой фирмы по 3 товарам за определенный период. Для этого выделим нужные нам ячейки, как на рисунке ниже.

Теперь строим простой маркированный график. Для этого выделяем диапазон В1:D6, на главное ленте выбираем Вставка–Диаграммы (нажимаем на стрелочку справа сверху).
В появившемся окне выберем нужную нам диаграмму. В первом случае – простой график. Нажимаем ОК.

Выбираем график слева, т.к. он показывает изменение прибыли во времени.
Если вы все сделали правильно, то должно получиться так, как на рисунке ниже:

Итак, диаграмма построена, но на ней не отображаются года. Изменить название диаграммы очень просто. Нужно нажать на заголовок и ввести подходящее название. Например, Прибыль по товарам в 2010-214 гг.
Для того, чтобы года отображались на оси Х, необходимо нажать на ось правой кнопкой мыши для вызова контекстного меню и нажать Выбрать данные.

После этого появится такое окошко:

Изменяем подписи горизонтальной оси. Должно открыться такое окошко:

Нажимаем туда, где выделено красным и выбираем диапазон. В нашем случае это А2:А6. И нажимаем клавишу Enter и ОК. В результате этого должно открыться предыдущее окно, но выглядеть будет следующим образом:

Нажимаем ОК, меняем название диаграммы. Теперь она должна выглядеть так:

Осталось добавить подписи данных. В версии Excel 2013–2016 это делается очень просто. Нажимаем на плюсик справа, который вызывает различные команды и ставим галочку Название осей. Должно получиться так:

Как и в случае с названием, ставим курсор в область каждой из осей и подписываем их согласно условию. Например, ось Х – Год, ось Y – Прибыль. Должно получиться так, как на рисунке ниже:

В MS Excel версиях 2007-2010 форматировать оси, область диаграммы и т.д. с помощью дополнительной вкладки на ленте Работа с диаграммами.

График с накоплением

Строим по этим же данным график с накоплением. Повторяем все те же самые действия, как и в п.1.
Поэтому мы покажем начало, на котором видно, какой график выбираем, и конец, на котором виден результат работы.

Нормированный график с накоплением

Рассмотрим третий тип графика на том же примере, выполняя все действия, как в первых двух пунктах.

Объемный график

Объемный график похож на первый с той лишь разницей, что выполнен в объеме.

В этой работе были рассмотрены различные варианты построения такой разновидности диаграмм, как графики. А также случаи их применения. Для изучения построения диаграмм в программе Эксель заходите читать статьи на Справочнике!

Тест по теме «Графики в Excel»

Информация воспринимается легче, если представлена наглядно. Один из способов презентации отчетов, планов, показателей и другого вида делового материала – графики и диаграммы. В аналитике это незаменимые инструменты.

Построить график в Excel по данным таблицы можно несколькими способами. Каждый из них обладает своими преимуществами и недостатками для конкретной ситуации. Рассмотрим все по порядку.

Простейший график изменений

График нужен тогда, когда необходимо показать изменения данных. Начнем с простейшей диаграммы для демонстрации событий в разные промежутки времени.

Допустим, у нас есть данные по чистой прибыли предприятия за 5 лет:

Год	Чистая прибыль*
2010	13742
2011	11786
2012	6045
2013	7234
2014	15605

* Цифры условные, для учебных целей.

Заходим во вкладку «Вставка». Предлагается несколько типов диаграмм:

Выбираем «График». Во всплывающем окне – его вид. Когда наводишь курсор на тот или иной тип диаграммы, показывается подсказка: где лучше использовать этот график, для каких данных.

Выбрали – скопировали таблицу с данными – вставили в область диаграммы. Получается вот такой вариант:

Прямая горизонтальная (синяя) не нужна. Просто выделяем ее и удаляем. Так как у нас одна кривая – легенду (справа от графика) тоже убираем. Чтобы уточнить информацию, подписываем маркеры. На вкладке «Подписи данных» определяем местоположение цифр. В примере – справа.

Улучшим изображение – подпишем оси. «Макет» – «Название осей» – «Название основной горизонтальной (вертикальной) оси»:

Заголовок можно убрать, переместить в область графика, над ним. Изменить стиль, сделать заливку и т.д. Все манипуляции – на вкладке «Название диаграммы».

Вместо порядкового номера отчетного года нам нужен именно год. Выделяем значения горизонтальной оси. Правой кнопкой мыши – «Выбрать данные» — «Изменить подписи горизонтальной оси». В открывшейся вкладке выбрать диапазон. В таблице с данными – первый столбец. Как показано ниже на рисунке:

Можем оставить график в таком виде. А можем сделать заливку, поменять шрифт, переместить диаграмму на другой лист («Конструктор» — «Переместить диаграмму»).



График с двумя и более кривыми

Допустим, нам нужно показать не только чистую прибыль, но и стоимость активов. Данных стало больше:

Но принцип построения остался прежним. Только теперь есть смысл оставить легенду. Так как у нас 2 кривые.

Добавление второй оси

Как добавить вторую (дополнительную) ось? Когда единицы измерения одинаковы, пользуемся предложенной выше инструкцией. Если же нужно показать данные разных типов, понадобится вспомогательная ось.

Сначала строим график так, будто у нас одинаковые единицы измерения.

Выделяем ось, для которой хотим добавить вспомогательную. Правая кнопка мыши – «Формат ряда данных» – «Параметры ряда» — «По вспомогательной оси».

Нажимаем «Закрыть» — на графике появилась вторая ось, которая «подстроилась» под данные кривой.

Это один из способов. Есть и другой – изменение типа диаграммы.

Щелкаем правой кнопкой мыши по линии, для которой нужна дополнительная ось. Выбираем «Изменить тип диаграммы для ряда».

Определяемся с видом для второго ряда данных. В примере – линейчатая диаграмма.

Всего несколько нажатий – дополнительная ось для другого типа измерений готова.

Строим график функций в Excel

Вся работа состоит из двух этапов:

1. Создание таблицы с данными.
2. Построение графика.

Пример: y=x(√x – 2). Шаг – 0,3.

Составляем таблицу. Первый столбец – значения Х. Используем формулы. Значение первой ячейки – 1. Второй: = (имя первой ячейки) + 0,3. Выделяем правый нижний угол ячейки с формулой – тянем вниз столько, сколько нужно.

В столбце У прописываем формулу для расчета функции. В нашем примере: =A2*(КОРЕНЬ(A2)-2). Нажимаем «Ввод». Excel посчитал значение. «Размножаем» формулу по всему столбцу (потянув за правый нижний угол ячейки). Таблица с данными готова.

Переходим на новый лист (можно остаться и на этом – поставить курсор в свободную ячейку). «Вставка» — «Диаграмма» — «Точечная». Выбираем понравившийся тип. Щелкаем по области диаграммы правой кнопкой мыши – «Выбрать данные».

Выделяем значения Х (первый столбец). И нажимаем «Добавить». Открывается окно «Изменение ряда». Задаем имя ряда – функция. Значения Х – первый столбец таблицы с данными. Значения У – второй.

Жмем ОК и любуемся результатом.

С осью У все в порядке. На оси Х нет значений. Проставлены только номера точек. Это нужно исправить. Необходимо подписать оси графика в excel. Правая кнопка мыши – «Выбрать данные» — «Изменить подписи горизонтальной оси». И выделяем диапазон с нужными значениями (в таблице с данными). График становится таким, каким должен быть.

Наложение и комбинирование графиков

Построить два графика в Excel не представляет никакой сложности. Совместим на одном поле два графика функций в Excel. Добавим к предыдущей Z=X(√x – 3). Таблица с данными:

Выделяем данные и вставляем в поле диаграммы. Если что-то не так (не те названия рядов, неправильно отразились цифры на оси), редактируем через вкладку «Выбрать данные».

А вот наши 2 графика функций в одном поле.

Графики зависимости

Данные одного столбца (строки) зависят от данных другого столбца (строки).

Построить график зависимости одного столбца от другого в Excel можно так:

Условия: А = f (E); В = f (E); С = f (E); D = f (E).

Выбираем тип диаграммы. Точечная. С гладкими кривыми и маркерами.

Выбор данных – «Добавить». Имя ряда – А. Значения Х – значения А. Значения У – значения Е. Снова «Добавить». Имя ряда – В. Значения Х – данные в столбце В. Значения У – данные в столбце Е. И по такому принципу всю таблицу.

Скачать все примеры графиков

Готовые примеры графиков и диаграмм в Excel скачать:

Скачать шаблоны и дашборды с диаграммами для отчетов в Excel.
Как сделать шаблон, дашборд, диаграмму или график для создания красивого отчета удобного для визуального анализа в Excel? Выбирайте примеры диаграмм с графиками для интерактивной визуализации данных с умных таблиц Excel и используйте их для быстрого принятия правильных решений. Бесплатно скачивайте готовые шаблоны динамических диаграмм для использования их в дашбордах, отчетах или презентациях.

Точно так же можно строить кольцевые и линейчатые диаграммы, гистограммы, пузырьковые, биржевые и т.д. Возможности Excel разнообразны. Вполне достаточно, чтобы наглядно изобразить разные типы данных.

Интерактивная диаграмма

Качественная визуализация большого объема информации – это почти всегда нетривиальная задача, т.к. отображение всех данных часто приводит к перегруженности диаграммы, ее запутанности и, в итоге, к неправильному восприятию и выводам.

Вот, например, данные по курсам валют за несколько месяцев:

Строить график по всей таблице, как легко сообразить, не лучшая идея. Красивым решением в подобной ситуации может стать создание интерактивной диаграммы, которую пользователь может сам подстраивать под себя и ситуацию. А именно:

• двигаться по оси времени вперед-назад в будущее-прошлое
• приближать-удалять отдельные области диаграммы для подробного изучения деталей графика
• включать-выключать отображение отдельных валют на выбор

Выглядеть это может примерно так:

Нравится? Тогда поехали…

Шаг 1. Создаем дополнительную таблицу для диаграммы

В большинстве случаев для реализации интерактивности диаграммы применяется простой, но мощный прием – диаграмма строится не по исходной, а по отдельной, специально созданной таблице с формулами, которая отображает только нужные данные. В нашем случае, в эту дополнительную таблицу будут переноситься исходные данные только по тем валютам, которые пользователь выбрал с помощью флажков:

В Excel 2007/2010 к созданным диапазонам можно применить команду Форматировать как таблицу (Format as Table) с вкладки Главная (Home):

Это даст нам следующие преимущества:

• Любые формулы в таких таблицах автоматически транслируются на весь столбец – не надо «тянуть» их вручную до конца таблицы
• При дописывании к таблице новых строк в будущем (новых дат и курсов) – размеры таблицы увеличиваются автоматически, включая корректировку диапазонов в диаграммах, ссылках на эту таблицу в других формулах и т.д.
• Таблица быстро получает красивое форматирование (чересстрочную заливку и т.д.)
• Каждая таблица получает собственное имя (в нашем случае – Таблица1 и Таблица2), которое можно затем использовать в формулах.

Подробнее про преимущества использования подобных Таблиц можно почитать тут.

Шаг 2. Добавляем флажки (checkboxes) для валют

В  Excel 2007/2010 для этого необходимо отобразить вкладку Разработчик (Developer), а в Excel 2003 и более старших версиях – панель инструментов Формы (Forms). Для этого:

• В Excel 2003: выберите в меню Вид – Панели инструментов – Формы (View – Toolbars – Forms)
• В Excel 2007: нажать кнопку Офис – Параметры Excel – Отобразить вкладку Разработчик на ленте (Office Button – Excel options – Show Developer Tab in the Ribbon)
• В Excel 2010: Файл – Параметры – Настройка ленты – включить флаг Разрабочик (File – Options – Customize Ribbon – Developer)

На появившейся панели инструментов или вкладке Разработчик (Developer) в раскрывающемся списке Вставить (Insert) выбираем инструмент Флажок (Checkbox) и рисуем два флажка-галочки для включения-выключения каждой из валют:

Текст флажков можно поменять, щелкнув по ним правой кнопкой мыши и выбрав команду Изменить текст (Edit text).

Теперь привяжем наши флажки к любым ячейкам для определения того, включен флажок или нет (в нашем примере это две желтых ячейки в верхней части дополнительной таблицы). Для этого щелкните правой кнопкой мыши по очереди по каждому добавленному флажку и выберите команду Формат объекта (Format Control), а затем в открывшемся окне задайте Связь с ячейкой (Cell link).

Наша цель в том, чтобы каждый флажок был привязан  к соответствующей желтой ячейке над столбцом с валютой. При включении флажка в связанную ячейку будет выводиться ИСТИНА (TRUE), при выключении – ЛОЖЬ (FALSE). Это позволит, в дальнейшем, проверять с помощью формул связанные ячейки и выводить в дополнительную таблицу либо значение курса из исходной таблицы для построения графика, либо #Н/Д (#N/A), чтобы график не строился.

Шаг 3. Транслируем данные в дополнительную таблицу

Теперь заполним дополнительную таблицу формулой, которая будет транслировать исходные данные из основной таблицы, если соответствующий флажок валюты включен и связанная ячейка содержит слово ИСТИНА (TRUE):

Заметьте, что при использовании команды Форматировать как таблицу (Format as Table) на первом шаге, формула имеет использует имя таблицы и название колонки. В случае обычного диапазона, формула будет более привычного вида:

=ЕСЛИ(F$1;B4;#Н/Д)

Обратите внимание  на частичное закрепление ссылки на желтую ячейку (F$1), т.к. она должна смещаться вправо, но не должна – вниз, при копировании формулы на весь диапазон.

Теперь при включении-выключении флажков наша дополнительная таблица заполняется либо данными из исходной таблицы, либо искусственно созданной ошибкой #Н/Д, которая не дает линии на графике.

Шаг 4. Создаем полосы прокрутки для оси времени и масштабирования

Теперь добавим на лист Excel полосы прокрутки, с помощью которых пользователь сможет легко сдвигать график по оси времени и менять масштаб его увеличения.

Полосу прокрутки (Scroll bar) берем там же, где и флажки – на панели инструментов Формы (Forms) или на вкладке Разработчик (Developer):

Рисуем на листе в любом подходящем месте одну за другой две полосы – для сдвига по времени и масштаба:

Каждую полосу прокрутки надо связать со своей ячейкой (синяя и зеленая ячейки на рисунке), куда будет выводиться числовое значение положения ползунка. Его мы потом будем использовать для определения масштаба и сдвига. Для этого щелкните правой кнопкой мыши по нарисованной полосе и выберите в контекстном меню команду Формат объекта (Format control). В открывшемся окне можно задать связанную ячейку и минимум-максимум, в пределах которых будет гулять ползунок:

Таким образом, после выполнения всего вышеизложенного, у вас должно быть две полосы прокрутки, при перемещении ползунков по которым значения в связанных ячейках должны меняться в интервале от 1 до 307.

Шаг 5. Создаем динамический именованный диапазон

Чтобы отображать на графике данные только за определенный интервал времени, создадим именованный диапазон, который будет ссылаться только на нужные ячейки в дополнительной таблице. Этот диапазон будет характеризоваться двумя параметрами:

• Отступом от начала таблицы вниз на заданное количество строк, т.е. отступом по временной шкале прошлое-будущее (синяя ячейка)
• Количеством ячеек по высоте, т.е. масштабом (зеленая ячейка)

Этот именованный диапазон мы позже будем использовать как исходные данные для построения диаграммы.

Для создания такого диапазона будем использовать функцию СМЕЩ (OFFSET) из категории Ссылки и массивы (Lookup and Reference) — эта функция умеет создавать ссылку на диапазон заданного размера в заданном месте листа и имеет следующие аргументы:

В качестве точки отсчета берется некая стартовая ячейка, затем задается смещение относительно нее на заданное количество строк вниз и столбцов вправо. Последние два аргумента этой функции – высота и ширина нужного нам диапазона. Так, например, если бы мы хотели иметь ссылку на диапазон данных с курсами за 5 дней, начиная с 4 января, то можно было бы использовать нашу функцию СМЕЩ со следующими аргументами:

=СМЕЩ(A3;4;1;5;2)

Хитрость в том, что константы в этой формуле можно заменить на ссылки на ячейки с переменным содержимым – в нашем случае, на синюю и зеленую ячейки. Сделать это можно, создав динамический именованный диапазон с функцией СМЕЩ (OFFSET). Для этого:

• В Excel 2007/2010 нажмите кнопку Диспетчер имен (Name Manager) на вкладке Формулы (Formulas)
• В Excel 2003 и старше – выберите в меню Вставка – Имя – Присвоить (Insert – Name – Define)

Для создания нового именованного диапазона нужно нажать кнопку Создать (Create) и ввести имя диапазона и ссылку на ячейки в открывшемся окне.

Сначала создадим два простых статических именованных диапазона с именами, например, Shift и Zoom, которые будут ссылаться на синюю и зеленую ячейки соответственно:    

 

Теперь чуть сложнее – создадим диапазон с именем Euros, который будет ссылаться с помощью функции СМЕЩ (OFFSET) на данные по курсам евро за выбранный отрезок времени, используя только что созданные до этого диапазоны Shift и Zoom и ячейку E3 в качестве точки отсчета:

Обратите внимание, что перед именем диапазона используется имя текущего листа – это сужает круг действия именованного диапазона, т.е. делает его доступным в пределах текущего листа, а не всей книги. Это необходимо нам для построения диаграммы в будущем. В новых версиях Excel для создания локального имени листа можно использовать выпадающий список Область.

Аналогичным образом создается именованный диапазон Dollars для данных по курсу доллара:

И завершает картину диапазон Labels, указывающий на подписи к оси Х, т.е. даты для выбранного отрезка:

Общая получившаяся картина должна быть примерно следующей:

Шаг 6. Строим диаграмму

Выделим несколько строк в верхней части вспомогательной таблицы, например диапазон E3:G10 и построим по нему диаграмму типа График (Line). Для этого в Excel 2007/2010 нужно перейти на вкладку Вставка (Insert) и в группе Диаграмма (Chart) выбрать тип График (Line), а в более старших версиях выбрать в меню Вставка – Диаграмма (Insert – Chart). Если выделить одну из линий на созданной диаграмме, то в строке формул будет видна функция РЯД (SERIES), обслуживающая выделенный ряд данных:

Эта функция задает диапазоны данных и подписей для выделенного ряда диаграммы. Наша задача – подменить статические диапазоны в ее аргументах на динамические, созданные нами ранее. Это можно сделать прямо в строке формул, изменив

=РЯД(Лист1!$F$3;Лист1!$E$4:$E$10;Лист1!$F$4:$F$10;1)

на

=РЯД(Лист1!$F$3;Лист1!Labels;Лист1!Euros;1)

Выполнив эту процедуру последовательно для рядов данных доллара и евро, мы получим то, к чему стремились – диаграмма будет строиться по динамическим диапазонам Dollars и Euros, а подписи к оси Х будут браться из динамического же диапазона Labels. При изменении положения ползунков будут меняться диапазоны и, как следствие, диаграмма. При включении-выключении флажков – отображаться только те валюты, которые нам нужны.

Таким образом мы имеем полностью интерактивную диаграмму, где можем отобразить именно тот фрагмент данных, что нам нужен для анализа.

Ссылки по теме

• Умные таблицы Excel 2007/2010

Практически каждый пользователь Excel встречался с ситуацией, когда при добавлении новой строки или столбца в табличный массив, приходится пересчитывать формулы и форматировать данный элемент под общий стиль. Указанных проблем не было бы, если вместо обычного варианта применять, так называемую, «умную» таблицу. Это позволит автоматически «подтянуть» к ней все элементы, которые пользователь располагает у её границ. После этого Эксель начинает воспринимать их, как часть табличного диапазона. Это далеко не полный перечень того, чем полезна «умная» таблица. Давайте узнаем, как её создать, и какие возможности она предоставляет.

Применение «умной» таблицы

«Умная» таблица представляет собой специальный вид форматирования, после применения которого к указанному диапазону данных, массив ячеек приобретает определенные свойства. Прежде всего, после этого программа начинает рассматривать его не как диапазон ячеек, а как цельный элемент. Данная возможность появилась в программе, начиная с версии Excel 2007. Если сделать запись в любой из ячеек строки или столбца, которые находятся непосредственно у границ, то эта строчка или столбец автоматически включаются в данный табличный диапазон.

Применение этой технологии позволяет не пересчитывать формулы после добавления строк, если данные из неё подтягиваются в другой диапазон определенной функцией, например ВПР. Кроме того, среди преимуществ следует выделить закрепление шапки вверху листа, а также наличие кнопок фильтрации в заголовках.

Но, к сожалению, у этой технологии имеются и некоторые ограничения. Например, нежелательно применение объединения ячеек. Особенно это касается шапки. Для неё объединение элементов вообще недопустимо. Кроме того, даже если вы не желаете, чтобы какое-то значение, находящееся у границ табличного массива, было в него включено (например, примечание), оно все равно будет расцениваться Excel, как его неотъемлемая часть. Поэтому все лишние надписи нужно размещать хотя бы через один пустой диапазон от табличного массива. Также в нём не будут работать формулы массивов и книгу невозможно будет применять для совместного использования. Все наименования столбцов должны быть уникальными, то есть, не повторяться.

Создание «умной» таблицы

Но прежде, чем перейти к описанию возможностей «умной» таблицы, давайте узнаем, как её создать.

1. Выделяем диапазон ячеек или любой элемент массива, для которого хотим применить табличное форматирование. Дело в том, что даже, если выделить один элемент массива, то программа во время процедуры форматирования захватит все сопредельные элементы. Поэтому и нет большой разницы в том, выделите вы весь целевой диапазон или только его часть.

   После этого перемещаемся во вкладку «Главная», если вы в данный момент находитесь в другой вкладке Excel. Далее кликаем по кнопке «Форматировать как таблицу», которая размещена на ленте в блоке инструментов «Стили». После этого открывается список с выбором различных стилей оформления табличного массива. Но выбранный стиль на функциональность никак влиять не будет, поэтому щелкаем по тому варианту, который визуально больше вам нравится.

   

   Существует также ещё один вариант форматирования. Точно также выделяем полностью или часть диапазона, который собираемся преобразовать в табличный массив. Далее перемещаемся во вкладку «Вставка» и на ленте в блоке инструментов «Таблицы» щелкаем по большому значку «Таблица». Только в этом случае выбор стиля не предоставляется, и он будет установлен по умолчанию.

   

   Но самый быстрый вариант — это после выделения ячейки или массива использовать нажатие горячих клавиш Ctrl+T.

2. При любом из указанных выше вариантов действий открывается небольшое окошко. В нем располагается адрес диапазона, который будет подвергнут преобразованию. В подавляющем большинстве случаев программа определяет диапазон правильно, независимо от того выделили вы его весь или только одну ячейку. Но все-таки на всякий случай требуется проверить адрес массива в поле и, если он не соответствует тем координатам, которые вам нужны, то изменить его.

   Кроме того, обратите внимание на то, чтобы стояла галочка около параметра «Таблица с заголовками», так как в большинстве случаев заголовки у исходного набора данных уже имеются. После того, как вы удостоверились, что все параметры правильно введены, жмите на кнопку «OK».



3. После этого действия диапазон данных будет преобразован в «умную» таблицу. Это будет выражаться в приобретении некоторых дополнительных свойств у данного массива, а также в смене его визуального отображения, согласно выбранному ранее стилю. Об основных возможностях, которые предоставляют эти свойства, мы и поговорим далее.

Урок: Как сделать таблицу в Excel

Наименование

После того, как «умная» таблица сформирована, ей автоматически будет присвоено имя. По умолчанию это наименование типа «Таблица1», «Таблица2» и т.д.

1. Чтобы посмотреть, какое имя имеет наш табличный массив, выделяем любой его элемент и перемещаемся во вкладку «Конструктор» блока вкладок «Работа с таблицами». На ленте в группе инструментов «Свойства» будет располагаться поле «Имя таблицы». В нем как раз и заключено её наименование. В нашем случае это «Таблица3».





2. При желании имя можно изменить, просто перебив с клавиатуры название в указанном выше поле.

Теперь при работе с формулами для того, чтобы указать конкретной функции, что нужно обработать весь табличный диапазон, вместо обычных координат в качестве адреса достаточно будет ввести её имя. К тому же, это не только удобно, но и практично. Если применять стандартный адрес в виде координат, то при добавлении строки внизу табличного массива, даже после того, как она будет включена в его состав, функция не захватит для обработки эту строку и аргументы придется перебивать заново. Если же вы укажите, как аргумент функции, адрес в виде наименования табличного диапазона, то все строчки, в будущем добавленные к нему, автоматически будут обрабатываться функцией.

Растягивающийся диапазон

Теперь остановим внимание на том, каким образом в табличный диапазон добавляются новые строки и столбцы.

1. Выделяем любую ячейку в первой же строчке ниже табличного массива. Делаем в ней произвольную запись.



2. Затем жмем на клавишу Enter на клавиатуре. Как видим, после этого действия вся строчка, в которой находится только что добавленная запись, была автоматически включена в табличный массив.

Более того, к ней было автоматически применено то же форматирование, что и у остального табличного диапазона, а также были подтянуты все формулы, расположенные в соответствующих столбцах.

Аналогичное добавление произойдет, если мы произведем запись в столбце, который находится у границ табличного массива. Он тоже будет включен в её состав. Кроме того, ему автоматически будет присвоено наименование. По умолчанию название будет «Столбец1», следующая добавленная колонка – «Столбец2» и т. д. Но при желании их всегда можно переименовать стандартным способом.

Ещё одним полезным свойством «умной» таблицы является то, что как бы много записей в ней не было, даже если вы опуститесь в самый низ, наименования столбцов всегда будут перед глазами. В отличие от обычного закрепления шапок, в данном случае названия колонок при переходе вниз будут размещаться прямо в том месте, где располагается горизонтальная панель координат.

Урок: Как добавить новую строку в Excel

Автозаполнение формулами

Ранее мы видели, что при добавлении новой строчки, в её ячейку того столбца табличного массива, в котором уже имеются формулы, производится автоматическое копирование этой формулы. Но изучаемый нами режим работы с данными умеет больше. Достаточно заполнить одну ячейку пустого столбца формулой, чтобы она была автоматически скопирована во все остальные элементы данной колонки.

1. Выделяем первую ячейку пустого столбца. Вписываем туда любую формулу. Делаем это обычным способом: устанавливаем в ячейку знак «=», после чего щелкаем по тем ячейкам, арифметическое действие между которыми собираемся выполнить. Между адресами ячеек с клавиатуры проставляем знак математического действия («+», «-», «*», «/» и т.д.). Как видим, даже адрес ячеек отображается не так, как в обычном случае. Вместо координат, отображающихся на горизонтальной и вертикальной панели в виде цифр и латинских букв, в данном случае в виде адреса отображаются наименования колонок на том языке, на котором они внесены. Значок «@» означает, что ячейка находится в той же строке, в которой размещается формула. В итоге вместо формулы в обычном случае

   =C2*D2

   мы получаем выражение для «умной» таблицы:

   =[@Количество]*[@Цена]



2. Теперь, чтобы вывести результат на лист, жмем на клавишу Enter. Но, как видим, значение вычисления отображается не только в первой ячейке, но и во всех остальных элементах столбца. То есть, формула была автоматически скопирована в другие ячейки, и для этого даже не пришлось применять маркер заполнения или другие стандартные средства копирования.

Данная закономерность касается не только обычных формул, но и функций.

Кроме того, нужно заметить, что, если пользователь будет вводить в целевую ячейку в виде формулы адреса элементов из других столбцов, то они будут отображаться в обычном режиме, как и для любого другого диапазона.

Строка итогов

Ещё одной приятной возможностью, которую предоставляет описываемый режим работы в Excel, является выведение итогов по столбцам в отдельной строке. Для этого не придется специально вручную добавлять строку и вбивать в неё формулы суммирования, так как инструментарий «умных» таблиц уже имеет в своем арсенале заготовки необходимых алгоритмов.

1. Для того, чтобы активировать суммирование, выделяем любой табличный элемент. После этого перемещаемся во вкладку «Конструктор» группы вкладок «Работа с таблицами». В блоке инструментов «Параметры стилей таблиц» устанавливаем галочку около значения «Строка итогов».
   

   Для активации строки итогов вместо вышеописанных действий можно также применить сочетание горячих клавиш Ctrl+Shift+T.

2. После этого в самом низу табличного массива появится дополнительная строка, которая так и будет называться – «Итог». Как видим, сумма последнего столбца уже автоматически подсчитана с помощью встроенной функции ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ.



3. Но мы можем подсчитать суммарные значения и для других столбцов, причем использовать при этом совершенно разные виды итогов. Выделяем щелчком левой кнопки мыши любую ячейку строки «Итог». Как видим, справа от этого элемента появляется пиктограмма в виде треугольника. Щелкаем по ней. Перед нами открывается список различных вариантов подведения итогов:
   • Среднее;
   • Количество;
   • Максимум;
   • Минимум;
   • Сумма;
   • Смещенное отклонение;
   • Смещенная дисперсия.

   Выбираем тот вариант подбития итогов, который считаем нужным.



4. Если мы, например, выберем вариант «Количество чисел», то в строке итогов отобразится количество ячеек в столбце, которые заполнены числами. Данное значение будет выводиться все той же функцией ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ.



5. Если вам недостаточно тех стандартных возможностей, которые предоставляет список инструментов подведения итогов, описанный нами выше, то жмем на пункт «Другие функции…» в его самом низу.



6. При этом запускается окошко Мастера функций, где пользователь может выбрать любую функцию Excel, которую посчитает для себя полезной. Результат её обработки будут вставлен в соответствующую ячейку строки «Итог».

Читайте также:
Мастер функций в Экселе
Функция промежуточные итоги в Excel

Сортировка и фильтрация

В «умной» таблице по умолчанию при её создании автоматически подключаются полезные инструменты, которые обеспечивают выполнение сортировки и фильтрации данных.

1. Как видим, в шапке около наименований столбцов в каждой ячейке уже имеются пиктограммы в виде треугольников. Именно через них мы получаем доступ к функции фильтрации. Жмем на значок около наименования того столбца, над которым мы собираемся производить манипуляцию. После этого открывается список возможных действий.



2. Если в столбце расположены текстовые значения, то можно применить сортировку согласно алфавиту или в обратном порядке. Для этого нужно выбрать соответственно пункт «Сортировка от А до Я» или «Сортировка от Я до А».
   

   После этого строки будут выстроены в выбранном порядке.

   

   Если вы попытаетесь отсортировать значения в колонке, которая содержит в себе данные в формате даты, то вам будет предложено на выбор два варианта сортировки «Сортировка от старых к новым» и «Сортировка от новых к старым».

   

   Для числового формата тоже будет предложено два варианта: «Сортировка от минимального к максимальному» и «Сортировка от максимального к минимальному».



3. Для того, чтобы применить фильтр, точно таким же образом вызываем меню сортировки и фильтрации, щелкнув по значку в том столбце, относительно к данным которого вы собираетесь задействовать операцию. После этого в списке снимаем галочки с тех значений, строки которых мы хотим скрыть. После выполнения вышеуказанных действий не забываем нажать на кнопку «OK» внизу всплывающего меню.



4. После этого останутся видны только строки, около которых в настройках фильтрации вы оставили галочки. Остальные будут спрятаны. Что характерно, значения в строке «Итог» тоже изменятся. Данные отфильтрованных строк не будут учитываться при суммировании и подведении других итогов.
   

   Это особенно важно, учитывая то, что при применении стандартной функции суммирования (СУММ), а не оператора ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ, в подсчете участвовали бы даже скрытые значения.

Урок: Сортировка и фильтрация данных в Экселе

Преобразование таблицы в обычный диапазон

Конечно, довольно редко, но иногда все же существует необходимость преобразовать «умную» таблицу в диапазон данных. Например, это может произойти в том случае, если нужно применить формулу массива или другую технологию, которую не поддерживает изучаемый нами режим работы Excel.

1. Выделяем любой элемент табличного массива. На ленте перемещаемся во вкладку «Конструктор». Щелкаем по иконке «Преобразовать в диапазон», которая расположена в блоке инструментов «Сервис».



2. После этого действия появится диалоговое окно, в котором будет спрашиваться, действительно ли мы хотим преобразовать табличный формат в обычный диапазон данных? Если пользователь уверен в своих действиях, то следует нажать на кнопку «Да».



3. После этого единый табличный массив будет преобразован в обычный диапазон, для которого будут актуальными общие свойства и правила Excel.

Как видим, «умная» таблица намного более функциональная, чем обычная. С её помощью можно ускорить и упростить решение многих задач по обработке данных. К преимуществам её использования можно отнести автоматическое расширение диапазона при добавлении строк и столбцов, автофильтр, автозаполнение ячеек формулами, строку итогов и другие полезные функции.

Умные таблицы появились в Excel, начиная с 2007 версии. Это привычные многим полосатые таблицы, которые выглядят примерно так:

И несмотря на то, что их используют уже много лет, еще остаются пользователи, которые используют этот крутой инструмент только потому что “красиво” или не используют совсем. Давайте разберемся, какие преимущества дают умные таблицыв Excel, помимо приятно-полосатого внешнего вида. Но сначала узнаем, как ее создать.

• Как создать умную таблицу в Excel
• Плюсы и минусы умной таблицы в Excel
• Форматирование умной таблицы
• Добавляем срезы (фильтры) к умной таблице
• Как убрать умную таблицу

Чтобы из обычной таблицы Excel сделать “умную” таблицу, нужно:

1. Щелкнуть на любой ячейке таблицы. 

Обратите внимание, что всю таблицу выделять не обязательно — если в таблице нет пустых строк или столбцов, Excel сам определит границы диапазона.

2. Нажать сочетание клавиш Ctrl + T. Вокруг таблицы появится рамочка- выделение и окно Создать таблицу, в котором указан выделенный диапазон

Если вдруг это выделение не захватило какую-то нужную область, можно выделить область таблицы вручную.

Обратите внимание на предыдущую картинку — если ваша таблица уже имеет заголовки (“шапку”), то обязательно должна быть установлена “галочка” Таблица с заголовками. Иначе заголовки будут добавлены автоматически в формате Столбец1, Столбец2 и т.д.

Если таблица не имеет заголовков, то “галочку” Таблица с заголовками лучше снять и уже потом переименовать заголовки. Иначе в качестве заголовков будут назначены значение из первой строки.

3. Нажать Ок или клавишу Enter. Готово, у нас получилось преобразовать обычный диапазон в умную таблицу Excel.

Также есть второй способ создания умной таблицы.

1. Также щелкаем в любой ячейке таблицы.

2. Вкладка Главная — Блок Стили — Форматировать как таблицу — в Выпадающем окне выбираем стиль таблицы.

3. Далее также смотрим, чтобы выделение захватило весь нужный диапазон и была установлена галочка Таблица с заголовками и нажимаем Ок.

Плюсы и минусы инструмента умные таблицы в Excel

Преимущества инструмента Умные таблицы в Excel

1. Таблица автоматически расширяется при добавлении строк или столбцов. 

Главное требование при этом — новый столбец или строка должны добавляться “впритык” к таблице — без пропусков строк или столбцов.

2. Формулы, введенные в ячейку, после нажатия Enter автоматически копируются на весь столбец.

3. Автоматически добавляются автофильтры ко всем столбцам. И на столбцы, добавленные уже после создания таблицы, фильтры также “навешиваются” автоматически. При этом фильтр можно убрать (см. в разделе Форматирование умной таблицы)

При прокрутке таблицы строка с заголовками и фильтрами закреплена вверху страницы, даже если вы отдельно не закрепляли области. 

4. Умные таблицы в Excel имеет имя, которое присваивается автоматически, но его можно изменить. 

Посмотреть и изменить имя умной таблицы в Excel можно на вкладке Конструктор таблиц (при этом курсор должен быть установлен на любой ячейке в таблице, иначе вкладка Конструктор таблиц не появится на ленте)

5. К умной таблице можно добавить срезы, такие же, как для сводной таблицы. Срезы в умной таблице упрощают ее фильтрацию и делают более отчет более профессиональным.

6. Структурированные формулы, которые легко читать.

В формулах внутри таблицы используются не привычные адреса ячеек и диапазонов, а специальные адреса, отражающие называние столбца или области внутри таблицы. Это облегчает “чтение” формулы (если, конечно, столбцам в таблице были даны релевантные названия).

7. Автоматическое добавление итогов к таблице с возможностью выбора вида итога (сумма, среднее и т.д.).

8. Удобно создавать сводные таблицы на основании умных таблиц. При добавлении новых столбцов или строк в исходную таблицу, они автоматически добавляются в сводную таблицу (после ее обновления) без необходимости настраивать диапазон.

9. Умные таблицы в Excel удобно загружать в Power Query для последующей обработки. 

10. Ну и конечно, красивый “полосатый” внешний вид без “танцев с бубнами” с условным форматированием. 

Еще одно преимущество “внешности” — легкая настройка форматирования умной таблицы в Excel. На вкладке Конструктор таблиц его можно быстро настроить (см. раздел Форматирование умной таблицы)

Но, конечно, “умные” таблицы в Excel имеют и ряд особенностей, которые могут затруднить их использование. 

Минусы инструмента Умные таблицы в Excel

1. При достаточно большом размере таблицы и большом количестве формул файл с умной таблицей может тормозить. Это связано с тем, что форматирование умной таблицы сделано по типу условного форматирования, которое “нагружает” файл.
2. Если добавить строку итогов, то функция автоматического расширение «умной таблицы» по строкам при добавлении данных перестает работать. Это логично, т.к. не могут же новые строки с данными быть после строки итогов. Расширить таблицу в этом случае можно только растягиванием за уголок.
3. Заголовки можно располагать только в первой строке умной таблицы. Это лишает возможность делать сложные «шапки» таблиц, а также использовать одинаковые названия столбцов — если столбцы будут называться одинаково, Excel автоматически добавить к ним цифру 2, 3 и т.д. 
4.  Формулы могут становятся очень длинными, поскольку в формулу прописывается наименование столбца. Особенно если заголовки длинные сами по себе. Этот момент ограничивает возможность давать сложные названия столбцам.
5. Нет возможности закрепить ячейки или столбцы абсолютными/относительными ссылками, и при “протягивании” формулы ссылки съезжают.
6. Нельзя установить режим совместного доступа в файл, который содержит хотя бы одну “умную” таблицу.

Форматирование умной таблицы

Можно достаточно гибко настраивать форматирование умной таблицы в Excel. 

Настройка внешнего вида умной таблицы

1. Откроем вкладку Конструктор таблиц (при этом должна быть активна любая ячейка внутри таблицы)
2. В блоке Стили таблиц можно выбрать подходящий стиль из выпадающего списка.

Также можно создать собственный стиль таблицы умной таблицы в Excel. 

Вкладка Конструктор таблиц — блок Стили таблиц — выпадающий список — Создать стиль таблицы. И далее поочередно настроить форматирование для каждого элемента таблицы. Для этого нужно выбрать элемент, нажать на кнопку Формат и выбрать нужные параметры заливки, шрифта и т.д.

К тому же, никто не запрещает настраивать внешний вид таблицы вручную. Например, сделать заливку определенного заголовки или ячейки другим цветом.

Также можно очистить стиль умной таблицы. 

Это отличное решение для таблиц, которые используются в промежуточных расчетах, и находятся не “на виду”, поскольку отсутствие стиля облегчает работу файла.

Для этого нужно щелкнуть на любой ячейке таблицы — вкладка Конструктор таблиц — блок Стили таблиц — выпадающий список — Очистить.

Теперь таблица не имеет форматирование. Но она не перестала быть умной таблицей! Обратите внимание, что у нее так же есть границы и имя, следовательно, это такая же умная таблица, просто не цветная.

Параметры стиля умных таблиц в Excel

Если вы выбрали предустановленный стиль умной таблицы в Excel, то можно сделать его поднастройку. На вкладке Конструктор таблиц в блоке Параметры стилей таблиц можно настроить параметры установкой/снятием “галочек”

• Строка заголовков: включает и отключает заголовки в таблице
• Строка итогов: включает/отключает строку итогов. 
• Чередующиеся строки — включает/отключает “полосатость” таблицы, все строки становятся бесцветными.
• Чередующиеся столбцы — включает/отключает чередования цвета столбцов. Со включенным параметром столбцы окрашиваются цветом “через один”
• Первый столбец и Последний столбец — включает/отключает жирный шрифт для первого и последнего столбца в таблице.
• Кнопка фильтра — включает/отключает автофильтр.

Как изменить имя умной таблицы в Excel

Также на вкладке Конструктор таблиц можно изменить имя таблицы. По умолчанию Excel присваивает таблицам имена типа Таблица1, Таблица2… Однако, лучше их менять на более релевантные, это удобно для использования в формулах.

Чтобы изменить имя умной таблицы, заходим на вкладку Конструктор таблиц — Блок Свойства — в поле Имя таблицы пишем новое имя.

Добавляем срезы (фильтры) к умной таблице

Срезы в умных таблицах выглядят аналогично срезам в сводных таблицах. Они упрощают фильтрацию таблиц.

Чтобы добавить срез к умной таблице в Excel, нужно перейти на вкладку Конструктор таблиц (должна быть активна любая ячейка внутри таблицы) — блок Инструменты — Вставить срез.

Далее нужно отметить галочками, срезы по каким столбцам нужны. Для примере выберем срезы по Дате и Адресу магазина.

Срезы добавлены. Теперь можно фильтровать данные в умной таблице Excel с их помощью.

Как убрать умную таблицу

Иногда нужно преобразовать умную таблицу обратно в диапазон — это значит, что нужно убрать умную таблицу и оставить просто данные.

Для этого переходим на вкладку Конструктор таблиц — блок Инструменты — Преобразовать в диапазон

В появившемся окне нажимаем кнопку Да.

Таблица не изменила свой внешний вид — но она перестала быть умной таблицей (т.е. лишилась всех ее функций — см. раздел Плюсы и минусы умной таблицы в Excel).

В этой статье мы узнали, что такое умные таблицы в Excel, а также познакомились с особенностями таких таблиц.

Вам может быть интересно: