Уменьшение размера документа word

There is no need to reiterate just how important Microsoft Word is. Word documents come into use almost everywhere and thus, it is important that we make sure they are applicable at all times. One problem that people may run into with Word documents is their file size; it may be too big at times. Although it’s not an issue people face very frequently, it helps to know what you should do if you ever want to reduce the size of your word document. So, in this article, we will discuss all measures you can implement to cut back on the file size of your word document.

Here’s all that you can do to compress and reduce the size of your Word document.

1. Compress images in the document
2. Don’t embed fonts
3. Save it as a .docx file
4. Don’t store a thumbnail for your document

1] Compress images in the document

There is only so much drive space that words on a document may be eating up, it is the pictures that you’ve uploaded in your document which eat up the space. A method to remediate that is to compress these images. Here’s how media items can be compressed in MS Word:

• Click on a picture in your document
• Once it is selected, a set of Picture Formatting options will appear on the Word taskbar. In there you’ll see an option by the name of Adjust where there is a setting to compress images. Click on it
• This will open a small, separate dialog box. The first thing you have to do is to uncheck Apply only to this picture box because, in order to effectively reduce the size, we would have to apply the changes to all the pictures in the document.
• Keep the Delete cropped areas of pictures box selected. Please note that the areas deleted here will be beyond restoration
• Under Resolution, most of the options will be blurred out. You are recommended to select ‘Use default resolution’

Another tactic that may just come into play here is that you should insert pictures into Word as media objects instead of simply copying and pasting them on here. It has been observed that the file size is smaller when the former is done.

2] Don’t embed fonts

Embedded fonts can also contribute to larger file sizes, so disabling the option to do so can be helpful. Here’s how you can do that:

• Click on File from the top-right corner on MS Word > Options and from the left sidebar click on Save
• Under Preserve fidelity when saving this document, ensure that the Embed fonts in the file box are left unchecked
• If you do feel the need to embed fonts, check that box but further select Embed only the characters used in the document (best for reducing file size) and Do not embed common system fonts

This should help you greatly with the file size.

3] Save it as a .docx file

Microsoft introduced the .docx format in Word 2007, so if you’re someone who’s still using an older version than that you can try changing your file format, which I’m guessing is .doc to .docx. Go to File and then Info. Here, you’ll see a Convert option. Click on it and click on Ok in the subsequent prompt. The .docx file essentially acts as a .ZIP folder which is able to compress a substantial amount of data in a file of a rather small size.

4] Don’t store a thumbnail for your document

This is not something you would find most people doing, but it is worth mentioning while we’re on the subject. On MS Word, you can save a thumbnail image for a Word document, so that when it is viewed in the File Manager, you’re able to get a preview and better identify which file is which. If this option is found to be turned on, you could see a substantial increase in your file size. Follow the steps below to make sure that isn’t so and if it is, then how it can be disabled:

• Click on File > Info. Click on the Properties drop-down and further select Advanced Properties
• From this next dialog box, un-check the Save thumbnails for all Word documents box and save this change by clicking on Ok

There’s a very slight chance that this option may be enabled on your system. An alternative way to disable this is from the Save As file manager box where you can make sure that the ‘Save thumbnail’ box isn’t selected.

If none of the aforementioned methods are of any help and you need to reduce the size of your Word file a bit more, you can always compress it. Different compression levels reduce size and impact document quality differently, so you’re recommended to do it smartly.

How to reduce Word files online free?

Some of the most commonly used online tools for Word document compression are SmallPDF and WeCompress. You can also use a free file compression software.

We hope that this post was of help to you!

Способ 1: Сжатие рисунков

Объём документа Word обычно ощутимо возрастает не из-за текста, а из-за изображений. Существенно уменьшить вес графических файлов можно за счёт их сжатия. Для обработки отдельного элемента выполните такую последовательность действий:

1. Выделите нужную картинку, перейдите во вкладку «Формат» в верхнем меню Word, в блоке «Изменение» выберите функцию «Сжать рисунки».



2. В открывшемся окне «Сжатие рисунков» никакие параметры не изменяйте, нажмите на «ОК».

Если документ содержит большое количество изображений, можно сжать их все сразу:

1. Перейдите в меню «Файл», кликните по «Сохранить как», выберите «Обзор».



2. Укажите будущее месторасположение сжатого документа, раскройте пункт «Сервис». В появившемся списке выберите «Сжать рисунки», кликните на «ОК».



Изображения можно сжимать и предварительно с помощью специальных онлайн-сервисов – наиболее эффективные из них рассмотрены в материале ниже.

Подробнее: Как уменьшить размер картинки без потери качества

Способ 2: Отказ от внедрения шрифтов

В каждый документ Word внедряются шрифты, использованные автором. Это обеспечивает возможность чтения и печати с помощью этих шрифтов даже в ситуации, когда они отсутствуют в используемой системе. Отказ от их внедрения поможет уменьшить размер конечного файла:

1. В открытом документе перейдите во вкладку «Файл», откройте пункт «Параметры».



2. Перейдите в раздел «Сохранение», в блоке «Сохранение качества при совместном использовании документа» снимите галочку с пункта «Внедрение шрифтов в файл». Если в файле встраивались шрифты и их нужно сохранить, активируйте внедрение и выделите пункт «Внедрять только знаки, используемые в документе».

Способ 3: Изменение формата

В актуальных выпусках Word по умолчанию используется формат DOCX – ранее применялся обычный DOC. Один и тот же файл, сохранённый в DOCX, получится меньшего объёма, чем в DOC. Чтобы переформатировать DOC в DOCX без использования сторонних сервисов, следуйте такой инструкции:

1. Откройте DOC, перейдите в «Файл», воспользуйтесь опцией «Экспорт», нажмите на «Изменить тип файла» и выберите первый доступный вариант.



2. Нажмите на «Сохранить как», укажите подходящее место.

Способ 4: Удаление автосохранённых версий

Во время работы с документом автоматически создаются копии. Удалив устаревшие версии файла, можно снизить его размер:

1. В меню «Файл» разверните раздел «Сведения», перейдите в пункт «Управление документом», кликните по «Восстановить…».



2. В появившемся окне появятся все несохраненные копии – удалите их.

Способ 5: Отказ от сохранения миниатюр

Word сохраняет миниатюры обрабатываемого файла, используемые для быстрого просмотра содержимого. Отказавшись от использования этой опции, можно немного уменьшить размер объекта:

1. В меню «Файл» перейдите в раздел «Сведения», раскройте пункт «Свойства» и откройте «Дополнительные свойства».



2. Переместитесь во вкладку «Документ», уберите галочку с пункта «Сохранять эскизы…».



3. Те же действия выполняются при сохранении – просто деактивируйте пункт «Сохранять эскизы».

Способ 6: Удаление скрытых данных

Word сохраняет сведения о свойствах файла – эти скрытые параметры также увеличивают размер конечного файла. Удаление личных данных не только сэкономит пространство, но и обеспечит конфиденциальность при передаче файлов:

1. Перейдите в «Файл», откройте «Сведения». В блоке «Проверка документа» воспользуйтесь функцией «Найти проблемы» и выберите опцию «Проверить документ».



2. В открывшемся «Инспекторе» запустите проверку и дождитесь появления результатов.



3. В блоке «Свойства документа» нажмите на «Удалить все».

Способ 7: Архивирование документа

Если документ нужно сжать только для переноса на другое устройство, можно воспользоваться услугами архиваторов. Если на ПК уже установлено такое ПО, раскройте контекстное меню документа и воспользуйтесь пунктом «Добавить в архив».

В материале ниже разобран процесс работы с самыми популярными архиваторами.

Подробнее: Как максимально сжать файл в архив

Способ 8: Использование онлайн-сервисов

Если времени на выполнение описанных действий нет, а файл нужно сжать быстро, можно воспользоваться онлайн-сервисами – например, Compress.

Официальный сайт сервиса Compress

1. Кликните по области добавления файлов, с зажатой клавишей Ctrl выберите до 100 документов для сжатия.



2. Укажите качество изображений и плотность пикселей, проверьте размер выходного файла, нажмите на DOCX для скачивания сжатого документа.