Укажите основные элементы окна microsoft word

47

Microsoft
Word 2010 — это текстовый процессор,
предназначенный для создания
профессионально оформленных документов.
Объединяя в себе лучшие средства
форматирования текста, приложение Word
помогает легко создавать и оформлять
документы. Кроме того, приложение Word
обеспечивает удобную среду для совместной
работы.

Основные элементы интерфейса

Рассмотрим
окно программы Word 2010 (Рисунок 1).

Рисунок
1. Главное окно Word 2010 и элементы его
интерфейса

Основные
элементы интерфейса окна программы
Word
2010.

Строка
заголовка окна.В
строке заголовка окнаотображается
название документа, открытого в данный
момент. Новый документ получает по
умолчанию названиеДокумент 1 (2, 3 и
т.д.).

Кнопки
управления окномрасполагаются в
правой частистроки
заголовка окна. Они позволяют свернуть
окно, перевести окно в полноэкранный
или оконный режим, закрыть окно.

Лента— это полоса в верхней части экрана, на
которой размещаются все основные наборы
команд, сгруппированные по тематикам
на отдельных вкладках и в группах.

Панель
быстрого доступа— настраиваемая
панель инструментов с наиболее часто
используемыми командами.

Рабочая
область(текстовое поле)
находится в центральной части окна
Word. В этой области набирается текст,
создаются и добавляются различные
объекты.

Полосы
прокрутки— вертикальная полоса
прокрутки, находящаяся в правой части
окна, и горизонтальная — в нижней части
(отсутствует, если ширина окна достаточна
для отображения документа).

Линейки.
Горизонтальные и вертикальные линейки
располагаются вверху и слева. Вертикальная
линейка отображается только в режимеРазметка страницы.

Кнопка
Линейки
,
расположенная над полосой прокрутки,
позволяет показать или скрыть линейки.

Строка
состояния располагается внизу
окна. Она позволяет получить сведения
о текущем документе, выбрать режим и
масштаб отображения документа. Настройка
строки состояния осуществляется через
контекстное меню.

К
элементам интерфейса относятся также
Мини-панели инструментов,
содержащие наиболее часто используемые
элементы для оформления текста документа,
рисунков, диаграмм и других объектов,
состав которых не может быть изменён.
Мини-панель для оформления текста
появляется автоматически при выделении
фрагмента документа. Первоначально
отображается полупрозрачная мини-панель,
которая становится яркой при наведении
на неё указателя мыши.

Лента

Лента
является главным элементом пользовательского
интерфейса Microsoft Word 2010.

Рисунок
2 Основные компоненты ленты

Лента
позволяет быстро находить и использовать
необходимые команды, которые упорядочены
в логические группы, собранные на
вкладках (Рисунок 2).

В
начале работы в окне отображается восемь
постоянных вкладок.

Вкладка
Файл,
обеспечивает доступ ко всем действиям
с файлами. Остальные вкладки используются
для работы внутри файла.

Главная
— содержит команды, связанные с буфером
обмена, выбором шрифтов, настройками
абзаца, стилями и правкой.

Вставка
— включает в себя инструменты для
добавления различных объектов в документ.

Разметка
страницы
— позволяет настраивать параметры
страницы и порядок расположения элементов
на странице, работать с темами, фоновыми
изображениями и интервалами между
абзацами в документе.

Ссылки
– позволяет вставлять в документ
специальные элементы: оглавление,
сноски, заголовки, предметный указатель
и пр.

Рассылки
– содержит команды для создания,
предварительного просмотра и реализации
технологии слияния.

Рецензирование
– содержит команды, необходимые для
проверки документа и предоставления
доступа к нему другим пользователям, а
также команды, предназначенные для
добавления комментариев, отслеживания
и обработки изменений, сравнения версий
и защиты документа.

Вид
— содержит все необходимое для отображения
документа различными способами, а также
для работы с документами в нескольких
окнах.

Для
перехода к нужной вкладке нужно щёлкнуть
левой кнопкой мыши по ее названию.

По
умолчанию не отображается одна постоянная
вкладка Разработчик,
на которой собраны средства работы с
макросами, надстройками, защитой
документа и управления шаблонами.

Наборы
команд каждой вкладки объединены
контурной линией и названием в группы,
связанные с видом выполняемого действия.
В правом нижнем углу каждой группы
находится кнопка
группы.

При
выполнении некоторых задач, например,
таких, как форматирование таблиц или
изображений, при переходе в определённые
режимы либо при выделении объекта
автоматически появляются контекстные
вкладки. При снятии выделения или
перемещения курсора контекстная вкладка
автоматически скрывается. Такие вкладки
нельзя отобразить принудительно.

Команды
в группах представляют следующиеэлементы управления:

• обычные
  кнопки, которые используются
  для выполнения определённого действия
  или вызова диалогового окна; работают
  в режиме переключателей;

• кнопки
  с раскрывающимися списками,имеющие стрелку в правой части, при
  нажатии на которую открывается меню
  или коллекция¹,
  позволяющие выбрать необходимое
  действие или параметр, которые
  запоминаются на кнопке.

• кнопки
  команд,отображающие меню, в
  котором выбирается нужное действие,
  или вызывающие диалоговое окно (без
  запоминания);

• списки,
  в которых можно выбрать для применения
  какой-либо параметр;

• счетчики,
  которые применяют для установки
  числовых значений параметров с помощью
  кнопок счетчика или вводом с клавиатуры;

• флажки,используемые для установки или снятия
  выбранного параметра (нажатием кнопки
  мыши);

• кнопка
  группы– значокв правом нижнем углу группы элементов
  во вкладке. Щелчок по значку открывает
  соответствующее этой группе диалоговое
  окно или область задач, предоставляя
  дополнительные возможности.

При
наведении на элемент управления указателя
мыши отображается всплывающая подсказка
с информацией о назначении этого
элемента. Клавиша F1 вызывает
окно справкиWord.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Лекция
№4.

Тема: текстовые
процессоры.

Цели
занятия:
познакомить студентов с основными  элементами текстового редактора, возможностями
программы Word, элементами  окна Word, форматированию и  использованию
графических изображений в документах Microsoft Word.

MICROSOFT
WORD
представляет собой приложение для обработки текстов. Его можно использовать для
создания писем, отчетов, накладных, брошюр, романов и других текстовых
документов.

Текстовый
документ
– это любая информация, изображенная символами клавиатуры компьютера.

Документы,
созданные в WORD , могут содержать как текст, так и графику, и другие объекты,
например, звук и видео клипы.

Загрузка
WOPD
.

Ÿ  Стандартная: Пуск
Программы Microsoft WORD

Ÿ  Через панель
Microsoft OFFICE

Ÿ  Через ярлык
программы.

Ÿ  Через открытие
документа WORD .

После входа в
программу открывается окно редактора.

Окно
программы WORD содержит стандартные элементы управления окном:

Ÿ  Заголовок;

Ÿ  Строка меню;

Ÿ  Панели
инструментов – Стандартная и Форматирование;

Ÿ  Линейки прокрутки;

Ÿ  Строка состояния.

Строка
меню
программы WORD состоит из следующих разделов:

 Файл –
работа с файлами документов.

 Правка –
редактирование документа.

 Вид –
настройка окна программы и вида документа.

 Вставка –
вставка в документ рисунков, диаграмм, математических формул, нестандартных
символов и других объектов.

 Формат –
форматирование документа (установка параметров шрифта, абзаца, стиля и пр.).

 Сервис –
сервисные функции (проверка орфографии, параметры настройки WORD ).

 Таблица –
работа с таблицами.

 Окно –
работа с окнами документов.

 ? –
справочная информация про WORD .

Обычно на экране
мы видим две панели инструментов Стандартная и Форматирование. Они содержат
кнопки для быстрого доступа к командам меню. Если навести указатель мыши на
любую кнопку, то появляется всплывающая подсказка, а в строке состояния
появляется краткое описание этой команды.

Рассмотрим некоторые
команды первых трех пунктов меню, параллельно изучая соответствующие кнопки.

Меню Файл.

Создать. При
выборе этого пункта меню открывается диалоговое окно, в котором мы можем
выбрать шаблон для создаваемого документа: Общие, Письма и факсы, Записки,
Другие документы, WEB-страницы. Кнопка Создать на панели инструментов быстро
создает обычный документ.

Открыть. При
выборе этого пункта меню открывается диалоговое окно, в котором мы можем найти
нужный документ, чтобы его прочесть, исправить или распечатать. Этому пункту
меню соответствует кнопка Открыть на панели инструментов.

Закрыть. Эта
команда закрывает открытый документ. Ей соответствует кнопка y в правом верхнем
углу окна документа.

Сохранить. Эта
команда предназначена для сохранения открытого в данный момент документа. При
первом выборе этой команды или при нажатии кнопки сохранить появляется
диалоговое окно, в котором мы можем указать имя файла, в котором будет сохранен
документ и, если необходимо, папку. При повторном выборе этой команды документ
будет сохраняться в этом же файле.

Сохранить
как…
Если необходимо сделать копию документа или сохранить его в другом месте
(например, на дискете), то используется эта команда. В диалоговом окне нужно
указать другое имя ил путь.

Параметры
страницы.
Эта команда устанавливает параметры страницы для размещения на ней документа.
Диалоговое окно состоит из 4 вкладок: Поля, Размер бумаги, Источник бумаги и
Макет. Рассмотрим первые две. На вкладке Поля устанавливаются отступы от краев
бумаги до начала текста. Расстояние указывается в см. На вкладке Размер бумаги
мы можем выбрать стандартный размер или указать его в см. (если это позволяет
принтер) и ориентацию текста на листе – Книжная или Альбомная.

Предварительный
просмотр.
Эта команда показывает как будет выглядеть документ при печати. Ей
соответствует кнопка на панели инструментов.

Печать. Эта
команда устанавливает параметры печати, например можно указать номера страниц,
которые нужно печатать, число копий и т.д. Кнопка Печать на панели документов
печатает весь документ только одну копию.

 Меню Правка.

Отменить.
Последовательно отменяет выполненные действия и введенный текст.

Повторить
или вернуть.
Повторяет последнее действие или возвращает, то что мы отменили командой
отменить. Эти команды имеют соответствующие им кнопки на ПИ.

Вырезать,
Копировать, Вставить – работа с буфером обмена.

Выделить
все –
выделяет весь документ.

Меню Вид.

Первые пять команд
определяют вид документа на экране компьютера:

Обычный. В этом
случае мы видим большой бесконечный белый лист с текстом на нем. В этом режиме
WORD работает быстрее, но он не очень удобный.

Электронный
документ.
Экран делится на две части, в правой части размещается документ, а в левой –
комментарии к нему.

Разметка
страницы.
Самый удобный режим. В нем документ выглядит так, как он будет выглядеть при
печати, причем, сверху и слева располагаются линейки, в которых можно
устанавливать абзацные отступы.

Структура. Этот
режим удобно использовать, если документ содержит всевозможные разделы, главы и
пр.

Главный
документ.
Этот режим используется тогда, когда приходится работать с большим, текстом,
состоящим из нескольких файлов, например с книгой. Он позволяет объединить
насколько файлов в одно целое.

Панели
инструментов.
При обращении к этому пункту меню появляется еще одно подменю, в котором
находиться список всех возможных панелей инструментов. Если установить галочку
слева от соответствующей панели, то она выведется на экран.

Линейка.
Установив или убрав галочку возле этой команды, мы можем вывести или убрать с
экрана линейки.

Ввод и
редактирование текста.

Текст
вводится
с клавиатуры в месте расположения мигающего курсора. Указатель мыши в виде
латинской буквы I не является местом ввода текста. С его помощью можно
перемещать курсор, щелкнув кнопкой мыши в нужном месте текста.

Для
вставки
символов или слов нужно переместить курсор в нужное место и просто набирать
текст или символы. Остальной текст будет сдвигаться вправо.

Для
удаления
символа слева от курсора нужно нажать BACKSPACE, а справа – DEL.

Основные
элементы текстового документа.

 Работая с
редактором Word, вы имеете дело с символами, словами, строками и предложениями
текста.

Символы, слова,
строки, предложения. В позицию текстового курсора может быть введен любой
символ (с кодом 32-255) из любого шрифта, подключенного к Windows.

Символ —
минимальная единица текстовой информации. Если для какого-то символа текущего
шрифта нет клавиши или вы не помните ее (например, «№», «е»), введите символ
клавиши  Alt+ONNN, где NNN — десятичный код символа. Для вставки символа можно
выбрать в меню Вставка команду Символ, затем выбрать вкладку Символы или
Специальные символы, указать нужный символ и щелкнуть кнопку «Вставить».

 Слово — это
произвольная последовательность букв и цифр, ограниченная с обоих концов
служебными символами.

 Служебный
символ
— это пробел, точка, запятая, дефис и т. п.

 Строка —
произвольная последовательность символов между левой и правой границей абзаца.

 Предложение
— произвольная последовательность слов между двумя точками.

 Абзац —
это произвольная последовательность символов, замкнутая символом «Возврат
каретки» (код 13), который вводится нажатием клавиши Enter.

 Допускаются и
пустые абзацы (одиночные символы «Возврат каретки»).

 Абзац —
простейшее, но фундаментальное понятие Word. Абзац всегда начинается с новой
строки, однако, в отличие от многих текстовых редакторов, Word не требует
обязательного отступа вправо в первой (красной) строке абзаца. Первая строка
может начинаться с отступом влево по отношению к остальным строкам абзаца
(«висячая строка»), с нулевым отступом или, как обычно, с отступом вправо.

 Word фактически
рассматривает абзац как поток текста в одну длинную строку, размещая набранные
слова в строке страницы и перенося слово на новую строку, если оно не
уместилось в текущей.

 WORD позволяет
легко форматировать символы и абзацы. Встроенные программы проверки орфографии
и грамматики проверяют документ не только после его завершения, но и в процессе
создания. Существующие средства работы с объектами позволяют создавать
привлекательные документы для печати, отображения на экране и размещения в
INTERNET . И, наконец, поддержка формата HTML обеспечивает хороший инструмент
для начинающих дизайнеров WEB -страниц.

Форматирование
символов.

 С целью повышения
информативности текста применяется форматирование символов. Различают следующие
основные атрибуты символов текста: гарнитура (рисунок символов), размер,
начертание, цвет. Для задания параметров форматирования предназначены команды
меню Формат. Для этих же целей используется и панель инструментов
форматирования, основные инструменты которой представлены на рис. 3.

Рис. 3.

Для применения
форматирования к ранее введенному тексту необходимо его выделить, затем на
панели инструментов Форматирование выбрать название шрифта в поле Шрифт, как
показано на рис. 3, в поле Размер шрифта задать необходимый размер шрифта. Если
нужно изменить начертание, то нажмите кнопку «Ж» (полужирный), «К» (курсив) или
«Ч» (подчеркивание). Для задания цвета символов щелкните стрелку на ярлыке Цвет
текста и в предложенной палитре выберите нужный цвет.

 Если символам
текста требуется придать особую выразительность, то применяются эффекты
«Утопленный», «Приподнятый», «Контур» и «С тенью». Для их применения выделите
текст, который необходимо отформатировать, затем в меню Формат выберите команду
Шрифт. Выбрав в окне Шрифт вкладку Шрифт, включите необходимые параметры в
группе Эффекты.

 Щелкая по
вкладкам Интервал, Анимация, вы можете определить интервал между символами, а
также выбрать вид эффекта анимации.

Форматирование
абзацев.

При форматировании
используются следующие атрибуты абзаца:

Отступ —
изменение положения текста относительно левого и правого полей.

Отступ
первой строки
— положение текста в первой строке относительно левой границы абзаца.

Междустрочный
интервал
— величина расстояния между строками текста. По умолчанию используется
одинарный междустрочный интервал. Выбранный междустрочный интервал появится
между всеми строками текста в выделенном абзаце или в абзаце, содержащем место
вставки.

Выравнивание —
выравнивание выделенных абзацев относительно отступов.

Интервал (перед и
после абзаца).

Положение на
странице.

Колонки.

 При большой длине
строки для лучшего восприятия текста читателем его разбивают на колонки. Для
создания колонок следует переключиться в режим разметки страницы, выбрав в меню
Вид команду Разметка страницы.

 Для создания
колонок из части текста документа выделите требуемую часть текста и выберите в
меню Формат команду Колонки.

 В диалоговом окне
Колонки укажите тип колонок и их число, задайте ширину колонок и
промежутков между ними, включите, если требуется, разделитель между колонками.
В поле Применить выберите область применения разбиения текста на колонки. По
изображению текста в поле  Образец оцените получающееся разбиение, внесите
коррективы в параметры разбиения и завершите настройку параметров колонок,
щелкнув кнопку «ОК».

Примечание. Текст
в колонтитулах, примечаниях и рамках не может быть оформлен в виде газетных
колонок. Для оформления текста в этих областях следует использовать таблицы.

Границы и
заливка.

 Для выделения
текста или абзаца текста используются границы, для повышения выразительности текста
задний план заполняется каким-либо узором выбранного вами цвета.

 Чтобы выделить
абзац границей, сделайте щелчок в любом месте абзаца. Чтобы установить границу
только для определенного текста, такого, как слово, выделите текст. Выберите
команду Границы и заливка в меню Формат. Для получения подсказки
о любом параметре нажмите кнопку с вопросительным знаком «?», а затем щелкните
интересующий вас параметр диалогового окна.

На вкладке  Граница
выберите нужные параметры: вариант рамки, тип, цвет и толщину линии.
Просмотрите в поле Образец выбранную схему оформления абзаца или текста. При
этом вы можете щелчком кнопки включить или выключить границы. Убедитесь, что в
списке Применить к выбран верный параметр (абзацу или тексту). Щелкнув кнопку
«Параметры», вы можете определить отступ границ от текста. Выбрав вкладку
Заливка, установите цвет заливки, тип узора и цвет фона. Убедитесь, что в
списке Применить к выбран верный параметр (абзацу или тексту).

 Выбрав вкладку Страница,
вы можете определить границы на странице. В поле Применить к определите
диапазон применения границ на странице: ко всему документу, этому разделу и
т.п. Для вступления в силу заданных вами параметров оформления абзаца (текста)
с границей и заливкой щелкните кнопку «ОК». Для отмены нажмите клавишу Esc.

 Таблицы в
Microsoft Word.

 Microsoft Word
предоставляет пользователю возможность разместить информацию на листе в сложном
формате, включив ее в ячейки таблицы. Таблица состоит из столбцов и строк.
Основной структурный элемент таблицы — ячейка, т. е. фрагмент документа на
пересечении столбца и строки. Ячейку таблицы можно считать «микродокументом» —
это обычный фрагмент документа, который подчиняется почти всем законам
«нормального» текста. Ячейка может состоять из нескольких строк (абзацев),
содержать рисунки и рисованные объекты; текст ячейки можно форматировать по
обычным правилам (включая выравнивание).

 Можно создать
новую чистую таблицу и заполнить пустые ячейки либо преобразовать существующие
абзацы текста (разделенные, например, символами табуляции) в таблицу. Можно
также создать таблицу на основе существующего источника данных, такого, как
база данных или электронная таблица.

Наиболее быстрый
путь создания простой таблицы — щелкнуть кнопку «Добавить таблицу» в панели
инструментов Стандартная, а затем, перетащив курсор мыши по сетке, указать
нужное число строк и столбцов. Можно преобразовать существующий текст в
таблицу, для чего сначала нужно выделить его, а затем выбрать в меню  Таблица
команду Преобразовать в таблицу.

 С помощью новой
команды Нарисовать таблицу в панели инструментов Стандартная можно легко
создать более сложную таблицу, например такую, которая содержит ячейки разной
высоты или различное количество столбцов на строку, — метод, сходный с
рисованием таблицы от руки.

Для выделения
таблицы, строк или столбцов выберите в меню Таблица команду Выделить,
затем выберите вариант (Таблица, Строка, Столбец, Ячейка).

Использование
графических изображений в документах Microsoft Word.

 В документах
Microsoft Word используются два основных типа изображений: графические объекты
и рисунки. Графические объекты включают автофигуры, схемы, кривые, линии и
объекты WordArt. Эти объекты являются частью документа Microsoft Word. Для
изменения этих объектов, а также цветов, заливок, границ и других параметров
служит панель инструментов Рисование.

Инструменты
панели Рисование в Microsoft Word. Для отображения в окне Word
панели инструментов Рисование щелкните кнопку «Рисование» в панели инструментов
Стандартная или выберите в меню Вид команду Панели инструментов — Рисование. На
панели инструментов  Рисование расположены инструменты для рисования,
управления и форматирования всех видов графических объектов. Назначение
большинства инструментов этой панели интуитивно понятно, их названия и
назначения можно просмотреть с помощью всплывающей подсказки

Рис. 15.

Назначение
инструментов панели Рисование: выполнить действия с выделенным объектом;
выбрать объект; вставить автофигуру; нарисовать линию; стрелку; прямоугольник;
овал; надпись; объект WordArt; вставить диаграмму; добавить картинку; добавить
рисунок; задать цвета заливки, линий и шрифта; определить тип линии; тип
штриха, вид стрелки; определить стиль тени, объем

 При выделении
рисунка на экране появляется панель инструментов Настройка изображения (рис. 16),
которую можно использовать для обрезки изображения, добавления границ,
регулировки яркости и контрастности, а также для использования рисунка в
качестве подложки.

                            

Рис. 16.

Для создания
рисунка Microsoft Word выберите в меню Вставка команду  Объект, а затем —
вкладку Создание. Из списка Тип объекта выберите тип Рисунок Microsoft Word. С
помощью панели инструментов Рисование вставьте и отредактируйте нужные
графические объекты. По окончании работы выберите в меню Файл команду Закрыть
рисунок для возврата в Word.

Контрольные
вопросы.

1.    Каково
назначение текстовых процессоров? Опишите функциональные возможности
современных текстовых процессоров.

2.    Охарактеризуйте
возможности текстового процессора Microsoft Word.

3.    Опишите
все известные вам способы запуска Microsoft Word. В чем преимущества и
недостатки каждого?

4.    Опишите
элементы окна Microsoft Word и их назначение. Чем отличается панель
инструментов Стандартная от панели Форматирования?

5.    Назовите
пиктограммы панели инструментов Стандартная, которые полностью дублируют
команды горизонтального меню.

6.    Опишите
способы выделения элементов в окне документа Microsoft Word.

7.    Каково
назначение непечатаемых символов? Зачем они нужны на экране? Как включить
отображение непечатаемых символов в документе?

8.    Что такое
абзац текста, чем он отличается от предложения? Какие параметры оформления
абзаца вы знаете?

9.    Что такое
текстовый редактор?

10.    Основные функции, 
предназначение текстового редактора.

Литература.

1.       
Безручко
В. Т. Практикум по курсу «Информатика».l: Учеб. пособие. — 2-е изд.-,2003.

2.       
Практикум
по информатике/ А. А. Землянский; Г. А. Кретова; Ю.Р. Стратонович; Под ред. А.
А. Землянского. -М.: КолосС, 2003.

3.       
В.
Ф. Лянович, С.О. Краморов. Основы информатики.Изд.3-е.- Ростов-н/ Д: изд-во
«Феник», 2004.

4.       
Информатика:
Учебник. -3-е перераб. Изд./ Под ред.Н. В. Макаровой. -М.: Финансы и
статистика,2003.

5.       
Microsoft
Word 2000: Пер. с англ ./ Дж. Крейнак. — М.:ООО «Издательство АСТ»,2004.

6.       
Стратонович
Ю. Р., Яшкова Е. А. Текстовый редактор MS Word: Учеб. Пособие. — М.: МСХА,
2005.

7.    Шафрин
Ю.А. Информационные технологии. — М.: Лаборатория Базовых Знаний, 1998. — 704
с.

8.       
Угринович
Н. Информатика и информационные технологии. Учебное пособие для
общеобразовательных учреждений. — М.: БИНОМ, 2001. — 464 с. (Глава 12.
Технология обработки числовых данных в электронных таблицах, с. 311–328.)

9.    uchinfo.com.ua›exclusive/word/word1.htm

10.    metod-kopilka.ru›МОУ
СОШ

Окна текстовых процессоров имеют типовую структуру. Возьмем в качестве примера окно текстового процессора Microsoft Office Word.

Вдоль верхнего края окна располагается строка заголовка, которая содержит имя документа, имя программы, кнопки управления.

Строка меню содержит вкладки, каждая из которых имеет свой функционал.

На главной вкладке содержатся инструменты для редактирования и форматирования текста.

Линейка определяет границы документа (в сантиметрах).

Курсор — это вертикальная линия, мигающая на рабочем поле в том месте, где отобразится вводимый с клавиатуры символ или другой элемент.

Строка состояния показывает общую информацию о состоянии документа: количество страниц, число слов, язык клавиатуры.

После создания нового документа рекомендуется сразу установить параметры страницы (если стандартные установки не подходят для решения задачи).

Все служебные документы оформляются на бумаге стандартных форматов.

ГОСТом установлены основные форматы потребительских бумаг.

Для их измерения принята метрическая система.

Площадь самого большого формата (А0) равна квадратному метру, а его стороны составляют (0,841) м и (1,189) м. Каждый следующий формат получается из предыдущего делением пополам большей стороны.

При выборе формата бумаги следует ориентироваться на печатающее устройство. Так, лист формата А4 и меньше может быть распечатан на любом принтере, а формат A3 поддерживается только специальными модификациями принтеров, как правило, очень дорогими. 

Можно использовать два вида ориентации листа бумаги:

• книжную — ширина листа меньше высоты;
• альбомную — высота листа меньше ширины.

На каждой странице текст документа находится в области печати, ограниченной полями.

Обычно на колонтитулах находится нумерация страниц, название города, организации, сноски и т. п.

Виды колонтитулов:

• верхний;
• нижний;
• на первой странице;
• на чётной странице;
• на нечётной странице.

Колонтитул может размещаться частично или полностью в верхнем или нижнем поле.
Установки, касающиеся колонтитулов, можно применить к текущему разделу или ко всему документу.
В разных разделах документа колонтитулы могут различаться, но могут быть и одинаковыми.

В художественных книгах, например, колонтитул на чётной странице обычно содержит название произведения, а на нечётной — имя автора.

Если книга представляет собой сборник произведений нескольких авторов, то каждое произведение надо выделить в отдельный раздел. Затем в каждом разделе установить в колонтитулах чётных страниц название произведения, а в остальных — имя автора.

Колонтитул представляет собой текстовую область, в которую помещается текст или изображение. На линейке отображаются маркеры абзацных отступов, а также символы табуляции. Область колонтитула окружена пунктирной линией и содержит справочную информацию, в которой указаны вид колонтитула и номер текущего раздела.

Обычно текст в документе располагается в одну колонку по ширине страницы. Однако есть возможность расположить текст в две, три и более колонок. Текст с узкими колонками применяется, например, в газетной и журнальной вёрстке.

Установленные параметры могут быть изменены в процессе работы над документом.

Для уменьшения интервалов между словами при выравнивании текста по ширине страницы настраивают функцию автоматической расстановки переносов.

При работе с многостраничным текстом иногда требуется, чтобы некоторая его часть всегда начиналась с новой страницы.
Тогда перед этим текстом устанавливают разрыв страницы.

Иногда при работе над документом требуется изменить параметры отдельных страниц или даже частей страниц. В этом случае необходимо разбить документ на разделы.

Можно выбрать следующие виды разрыва раздела:

• на текущей странице,
• с новой страницы,
• с чётной страницы,
• с нечётной страницы.

Во время работы над документом в справочной строке отображается номер раздела, в котором находится в данный момент курсор.

Чаще всего документ разбивается на разделы, если у каких-либо страниц надо изменить ориентацию. Это может понадобиться, если вы хотите поместить в документ большой рисунок, не помещающийся в ширину на страницу или таблицу с большим количеством столбцов.