Удалить непечатаемый символ в excel

Зачистка текста

Зачастую текст, который достается нам для работы в ячейках листа Microsoft Excel далек от совершенства. Если он был введен другими пользователями (или выгружен из какой-нибудь корпоративной БД или ERP-системы) не совсем корректно, то он легко может содержать:

• лишние пробелы перед, после или между словами (для красоты!)
• ненужные символы («г.» перед названием города)
• невидимые непечатаемые символы (неразрывный пробел, оставшийся после копирования из Word или «кривой» выгрузки из 1С, переносы строк, табуляция)
• апострофы (текстовый префикс – спецсимвол, задающий текстовый формат у ячейки)

Давайте рассмотрим способы избавления от такого «мусора».

Замена

«Старый, но не устаревший» трюк. Выделяем зачищаемый диапазон ячеек и используем инструмент Заменить с вкладки Главная – Найти и выделить (Home – Find & Select – Replace) или жмем сочетание клавиш Ctrl+H.

Изначально это окно было задумано для оптовой замены одного текста на другой по принципу «найди Маша – замени на Петя», но мы его, в данном случае, можем использовать его и для удаления лишнего текста. Например, в первую строку вводим «г.» (без кавычек!), а во вторую не вводим ничего и жмем кнопку Заменить все (Replace All). Excel удалит все символы «г.» перед названиями городов:

Только не забудьте предварительно выделить нужный диапазон ячеек, иначе замена произойдет на всем листе!

Удаление пробелов

Если из текста нужно удалить вообще все пробелы (например они стоят как тысячные разделители внутри больших чисел), то можно использовать ту же замену: нажать Ctrl+H, в первую строку ввести пробел, во вторую ничего не вводить и нажать кнопку Заменить все (Replace All).

Однако, часто возникает ситуация, когда удалить надо не все подряд пробелы, а только лишние – иначе все слова слипнутся друг с другом. В арсенале Excel есть специальная функция для этого – СЖПРОБЕЛЫ (TRIM) из категории Текстовые. Она удаляет из текста все пробелы, кроме одиночных пробелов между словами, т.е. мы получим на выходе как раз то, что нужно:

Удаление непечатаемых символов

В некоторых случаях, однако, функция СЖПРОБЕЛЫ (TRIM) может не помочь. Иногда то, что выглядит как пробел – на самом деле пробелом не является, а представляет собой невидимый спецсимвол (неразрывный пробел, перенос строки, табуляцию и т.д.). У таких символов внутренний символьный код отличается от кода пробела (32), поэтому функция СЖПРОБЕЛЫ не может их «зачистить».

Вариантов решения два:

• Аккуратно выделить мышью эти спецсимволы в тексте, скопировать их (Ctrl+C) и вставить (Ctrl+V) в первую строку в окне замены (Ctrl+H). Затем нажать кнопку Заменить все (Replace All) для удаления.
• Использовать функцию ПЕЧСИМВ (CLEAN). Эта функция работает аналогично функции СЖПРОБЕЛЫ, но удаляет из текста не пробелы, а непечатаемые знаки. К сожалению, она тоже способна справится не со всеми спецсимволами, но большинство из них с ее помощью можно убрать.

Функция ПОДСТАВИТЬ

Замену одних символов на другие можно реализовать и с помощью формул. Для этого в категории Текстовые в Excel есть функция ПОДСТАВИТЬ (SUBSTITUTE). У нее три обязательных аргумента:

• Текст в котором производим замену
• Старый текст – тот, который заменяем
• Новый текст – тот, на который заменяем

С ее помощью можно легко избавиться от ошибок (замена «а» на «о»), лишних пробелов (замена их на пустую строку «»), убрать из чисел лишние разделители (не забудьте умножить потом результат на 1, чтобы текст стал числом):

Удаление апострофов в начале ячеек

Апостроф (‘) в начале ячейки на листе Microsoft Excel – это специальный символ, официально называемый текстовым префиксом. Он нужен для того, чтобы дать понять Excel, что все последующее содержимое ячейки нужно воспринимать как текст, а не как число. По сути, он служит удобной альтернативой предварительной установке текстового формата для ячейки (Главная – Число – Текстовый) и для ввода длинных последовательностей цифр (номеров банковских счетов, кредитных карт, инвентарных номеров и т.д.) он просто незаменим. Но иногда он оказывается в ячейках против нашей воли (после выгрузок из корпоративных баз данных, например) и начинает мешать расчетам. Чтобы его удалить, придется использовать небольшой макрос. Откройте редактор Visual Basic сочетанием клавиш Alt+F11, вставьте новый модуль (меню Insert — Module) и введите туда его текст:

	 
Sub Apostrophe_Remove() 
   For Each cell In Selection 
      If Not cell.HasFormula Then 
         v = cell.Value 
         cell.Clear 
         cell.Formula = v 
      End If 
    Next 
End Sub

Теперь, если выделить на листе диапазон и запустить наш макрос (Alt+F8 или вкладка Разработчик – кнопка Макросы), то апострофы перед содержимым выделенных ячеек исчезнут.

Английские буквы вместо русских

Это уже, как правило, чисто человеческий фактор. При вводе текстовых данных в ячейку вместо русских букв случайно вводятся похожие английские («це» вместо русской «эс», «игрек» вместо русской «у» и т.д.) Причем снаружи все прилично, ибо начертание у этих символов иногда абсолютно одинаковое, но Excel воспринимает их, конечно же, как разные значения и выдает ошибки в формулах, дубликаты в фильтрах и т.д.

Можно, конечно, вручную заменять символы латинцы на соответствующую им кириллицу, но гораздо быстрее будет сделать это с помощью макроса. Откройте редактор Visual Basic сочетанием клавиш Alt+F11, вставьте новый модуль (меню Insert — Module) и введите туда его текст:

	 
Sub Replace_Latin_to_Russian() 
  Rus = "асекорхуАСЕНКМОРТХ" 
  Eng = "acekopxyACEHKMOPTX" 
  For Each cell In Selection 
    For i = 1 To Len(cell) 
      c1 = Mid(cell, i, 1) 
      If c1 Like "[" & Eng & "]" Then 
         c2 = Mid(Rus, InStr(1, Eng, c1), 1) 
         cell.Value = Replace(cell, c1, c2) 
      End If 
    Next i 
  Next cell 
End Sub

Теперь, если выделить на листе диапазон и запустить наш макрос (Alt+F8 или вкладка Разработчик – кнопка Макросы), то все английские буквы, найденные в выделенных ячейках, будут заменены на равноценные им русские. Только будьте осторожны, чтобы не заменить случайно нужную вам латиницу

Ссылки по теме

• Поиск символов латиницы в русском тексте
• Проверка текста на соответствие заданному шаблону (маске)
• Деление «слипшегося» текста из одного столбца на несколько

In this post, we will show you how to remove non-printable characters in Excel. The first 32 characters in the ASCII character table (a standard data-encoding format for communication between computers) are non-printable characters. These characters aren’t displayed (or printed) but tell the application how to format the data. Backspace (ASCII Code 08), Carriage Return (ASCII Code 13), Horizontal Tab (ASCII Code 09), and Line Feed (ASCII Code 10) are some examples of non-printable characters.

When you import or paste data from an external source into Microsoft Excel, you may end up having some non-printable characters in your worksheet. Excel represents such characters as boxes. In this post, we will show you how you may identify and clean these characters from your Excel data.

We will discuss the following two methods to remove non-printable characters in Excel:

• Use the SUBSTITUTE() function to remove non-printable characters
• Use the CLEAN() function to remove non-printable characters

Let us have a detailed look at both of these methods

Use the SUBSTITUTE() function to remove non-printable characters in Excel

Excel offers a CODE() function which returns the ASCII code for a given character. This is basically the reverse of the CHAR() function which is used to translate a numerical code into a character. Once you identify the non-printable character using the CODE() and the CHAR() functions, you may use the SUBSTITUTE() function to substitute (or replace) the character with an empty string.

The syntax of the CODE() function is:

CODE(text)

• Where text is the text string for which the ASCII character code (for the first character) is required.

The syntax of the CHAR() function is:

CHAR(number)

• • Where number is a numeric value between 1-255 (Extended ASCII character codes).

And, the syntax of the SUBSTITUTE() function is:

SUBSTITUTE(text, old_text, new_text, [instance_num])

Where,

• text refers to the text string in which a substring needs to be replaced.
• old_text refers to the substring that needs to be replaced with new_text.
• new_text refers to the substring to replace old_text with.
• [instance_num] refers to the instance of old_text which needs to be replaced with new_text. If this argument is not specified, each occurrence of the old_text is replaced with new_text.

Now suppose we have a worksheet wherein we have an example string in cell A1, as shown in the above image. The string contains a non-printable character on the extreme right. To remove this character from the string, we may use the above functions in the following way:

Place the cursor in cell B1. Type the following formula in the formula bar on top:

=CODE(RIGHT(A1))

Note: Since the character appears on the right of the original text string, we have used the RIGHT() function to get the last character from the string and then find its ASCII value using the CODE() function.

When you press the Enter key, the above function will return 11, which is the ASCII code for Vertical Tab taken in this example.

Now place your cursor in cell A2 and enter the following formula:

=SUBSTITUTE(A1,CHAR(11),"")

As a result of the function, the non-printable character will be removed from the original string.

Read: 10 Text functions in Excel with examples.

Use the CLEAN() function to remove non-printable characters in Excel

The CLEAN() function in Excel removes all non-printable characters from a given text string. It is the easiest and the most direct way of removing non-printable characters in Excel.

The syntax of the CLEAN() function is:

CLEAN(text)

• Where text represents the text string from which the non-printable characters need to be removed.

For the above example, we may use the CLEAN() function to remove non-printable characters in the following way:

=CLEAN(A1)

Simple? But, the reason, why we are covering it later, is that it only removes characters that have character codes ranging between 0-31 in the ASCII character table. So it will not remove non-breaking spaces ( ) that may sneak in when you copy/paste data from some external source.

A non-breaking space is a space that can’t be broken by the ‘word wrap’ feature in word processors and other application software. If you want to remove all non-printable characters as well as the non-breaking spaces from a text string, you need to use the CLEAN() function, the SUBSTITUTE() function, and the TRIM() function together.

TRIM() function can be used to trim spaces from both ends of a given string. It is used to fix irregular spacing in Excel.

The syntax of the TRIM() function is:

TRIM(text)

• Where text refers to the text string from which the leading and trailing spaces need to be removed.

160 is the ASCII code for non-breaking space. Use the CHAR() function to get the character value for non-breaking space. Then use the SUBSTITUTE() function to replace the non-breaking space with normal space. And then use the TRIM() function to remove all spaces from both ends of the original text string.

For the above example, we may use the following formula to remove non-printable characters and non-breaking spaces from the original string:

=TRIM(SUBSTITUTE(A3,CHAR(160)," "))

I hope you find the above post helpful.

Read Next: Excel Toolbar not working.