Удаленные источники данных для excel

Содержание

  1. Как это работает
  2. Подключаем внешние данные из интернет
  3. Импорт внешних данных Excel 2010
  4. Отличите нового и старого мастера импорта
  5. Пример работы функции БИЗВЛЕЧЬ при выборке данных из таблицы Excel
  6. Примеры использования функции БИЗВЛЕЧЬ в Excel
  7. Тип данных: Числовые значения MS Excel
  8. Классификация типов данных
  9. Текстовые значения
  10. Дата и время
  11. Логические данные
  12. Разновидности типов данных
  13. Число
  14. Текст
  15. Ошибки
  16. Подключение к внешним данным
  17. Подключение к базе данных
  18. Импорт данных из базы данных Microsoft Access
  19. Импорт данных с веб-страницы
  20. Копировать-вставить данные из Интернета
  21. Импорт данных из текстового файла
  22. Импорт данных из другой книги
  23. Импорт данных из других источников
  24. Задача для получения данных в Excel

Как это работает

Инструменты для импорта расположены во вкладке меню «Данные».
Если подключение отключено, перейдите:
Далее:
На вкладке «Центр управления» перейдите:

Подключаем внешние данные из интернет

В Excel 2013 и более поздних версиях, по умолчанию для импорта информации из внешних источников используется надстройка Power Query. Как это работает? Перейдите:
Пропишите адрес сайта, с которого импортируются данные:
Выберите что отобразится, нажмите кнопку «Загрузить».
Информация подгрузится в лист Excel. Работайте с ними как с простым документом: используйте формулы графики, сводные таблицы.
Для обновления нажмите ПКМ по таблице:
Или:

Импорт внешних данных Excel 2010

Перейдите:
В новом окне пропишите адрес сайта. Получите информацию из областей страницы, где проставлены желтые ярлыки. Отметьте их мышкой, нажмите «Импорт».
Отметьте пункт «Обновление». Тогда внешняя информация обновится автоматически.

Отличите нового и старого мастера импорта

Преимущества Power Query:

  1. Поддерживается работа с большим числом страниц;
  2. Промежуточная обработка информации перед загрузкой на лист;
  3. Информация импортируется быстрее.

Как создать базу данных в Excel? Базой данных в программе Excel считается таблица, которая была создана с учетом определенных требований:

  1. Заголовки таблицы должны находиться в первой строке.
  2. Любая последующая строка должна содержать хотя бы одну непустую ячейку.
  3. Объединения ячеек в любых строках запрещены.
  4. Для каждой ячейки каждого столбца должен быть определен единый тип хранящихся данных.
  5. Диапазон базы данных должен быть отформатирован в качестве списка и иметь свое имя.

Таким образом, практически любая таблица в Excel может быть преобразована в базу данных. Ее строки являются записями, а столбцы – полями данных.

Функция БИЗВЛЕЧЬ хорошо работает с корректно отформатированными таблицами.

Примеры использования функции БИЗВЛЕЧЬ в Excel

Пример 1. В таблице, которую можно рассматривать как БД, содержатся данные о различных моделях смартфонов. Найти название бренда смартфона, который содержит процессор с минимальным числом ядер.

Вид таблиц данных и критериев:

В ячейке B2 запишем условие отбора данных следующим способом:

=МИН(СТОЛБЕЦ(B1))

Данный вариант записи позволяет унифицировать критерий для поиска данных в изменяющейся таблице (если число записей будет увеличиваться или уменьшаться со временем).

В результате получим следующее:

В ячейке A4 запишем следующую формулу:

Описание аргументов:

  • A8:F15 – диапазон ячеек, в которых хранится БД;
  • 1 – числовое указание номера поля (столбца), из которого будет выводиться значение (необходимо вывести Бренд);
  • A2:F3 – диапазон ячеек, в которых хранится таблица критериев.

Результат вычислений:

При изменении значений в таблице параметров условий мы будем автоматически получать выборку соответственных им результатов.

Тип данных: Числовые значения MS Excel

Числовые значения, в отличие от текстовых, можно и складывать и умножать и вообще, применять к ним весь богатый арсенал экселевских средств по обработке данных. После ввода в пустую ячейку MS Excel, числовые значения выравнивается по правой границе ячейки.

Фактически, к числовым типам данных относятся:

  • сами числа (и целые и дробные и отрицательные и даже записанные в виде процентов)
  • дата и время

Несколько особенностей числовых типов данных

Если введенное число не помещается в ячейку, то оно будет представлено в экспоненциальной форму представления, здорово пугающей неподготовленных пользователей. Например, гигантское число 4353453453453450 х 54545 в ячейку будет записано в виде 2,37459Е+20. Но, как правило в «жизни» появление «странных чисел» в ячейках excel свидетельствует о простой ошибке.

Если число или дата не помещается в ячейку целиком, вместо цифр в ней появляются символы ###. В этом случае «лечение» ещё более простое — нужно просто увеличить ширину столбца таблицы.

Иногда есть необходимостью записать число как текст, например в случае записи всевозможных артикулов товаров и т.п. дело в том, что если вы запишите 000335 в ячейку, Excel посчитав это значение числом, сразу же удалит нули, превратив артикул в 335. Чтобы этого не произошло, просто поместите число в кавычки — это будет сигналом для Excel, что содержимое ячейки надо воспринимать как текст, то есть выводить также, как его ввел пользователь. Естественно, производить с таким числом математических операций нельзя.

Что представляет собой дата в MS Excel?

Если с числами все более-менее понятно, то даты имеют несколько особенностей, о которых стоит упомянуть. Для начала, что такое «дата» с точки зрения MS Excel? На самом деле все не так уж и просто.

Дата в Excel — это число дней, отсчитанных до сегодняшнего дня, от некой начальной даты. По умолчанию этой начальной датой считается 1 января 1900 года.

А что же текущее время? Ещё интереснее — за точку отсчета каждых суток берется 00:00:00, которое представляется как 1. А дальше, эта единичка уменьшается, по мере того как уменьшается оставшееся в сутках время. Например 12.00 дня это с точки зрения MS Excel 0,5 (прошла половина суток), а 18.00 — 0,25 (прошли 3 четверти суток).

В итоге, дата 17 июня 2019 года, 12:30, «языком экселя» выглядит как 43633 (17.06.19) + 0,52 (12:30), то есть число 43633,52.

Как превратить число в текст? Поместите его в кавычки!

Классификация типов данных

Тип данных — это характеристика информации, хранимой на листе. На основе этой характеристики программа определяет, каким образом обрабатывать то или иное значение.

Типы данных делятся на две большие группы: константы и формулы. Отличие между ними состоит в том, что формулы выводят значение в ячейку, которое может изменяться в зависимости от того, как будут изменяться аргументы в других ячейках. Константы – это постоянные значения, которые не меняются.

В свою очередь константы делятся на пять групп:

  • Текст;
  • Числовые данные;
  • Дата и время;
  • Логические данные;
  • Ошибочные значения.

Текстовые значения

Текстовый тип содержит символьные данные и не рассматривается Excel, как объект математических вычислений. Это информация в первую очередь для пользователя, а не для программы. Текстом могут являться любые символы, включая цифры, если они соответствующим образом отформатированы. В языке DAX этот вид данных относится к строчным значениям. Максимальная длина текста составляет 268435456 символов в одной ячейке.

Для ввода символьного выражения нужно выделить ячейку текстового или общего формата, в которой оно будет храниться, и набрать текст с клавиатуры. Если длина текстового выражения выходит за визуальные границы ячейки, то оно накладывается поверх соседних, хотя физически продолжает храниться в исходной ячейке.

Дата и время

Ещё одним типом данных является формат времени и даты. Это как раз тот случай, когда типы данных и форматы совпадают. Он характеризуется тем, что с его помощью можно указывать на листе и проводить расчеты с датами и временем. Примечательно, что при вычислениях этот тип данных принимает сутки за единицу. Причем это касается не только дат, но и времени. Например, 12:30 рассматривается программой, как 0,52083 суток, а уже потом выводится в ячейку в привычном для пользователя виде.

Существует несколько видов форматирования для времени:

  • ч:мм:сс;
  • ч:мм;
  • ч:мм:сс AM/PM;
  • ч:мм AM/PM и др.

Аналогичная ситуация обстоит и с датами:

  • ДД.ММ.ГГГГ;
  • ДД.МММ
  • МММ.ГГ и др.

Есть и комбинированные форматы даты и времени, например ДД:ММ:ГГГГ ч:мм.

Также нужно учесть, что программа отображает как даты только значения, начиная с 01.01.1900.

Логические данные

Довольно интересным является тип логических данных. Он оперирует всего двумя значениями: «ИСТИНА» и «ЛОЖЬ». Если утрировать, то это означает «событие настало» и «событие не настало». Функции, обрабатывая содержимое ячеек, которые содержат логические данные, производят те или иные вычисления.

Разновидности типов данных

Выделяются две большие группы типов данных:

  • константы – неизменные значения;
  • формулы – значения, которые меняются в зависимости от изменения других.

В группу “константы” входят следующие типы данных:

  • числа;
  • текст;
  • дата и время;
  • логические данные;
  • ошибки.

Число

Этот тип данных применяется в различных расчетах. Как следует из названия, здесь предполагается работа с числами, и для которых может быть задан один из следующих форматов ячеек:

  • числовой;
  • денежный;
  • финансовый;
  • процентный;
  • дробный;
  • экспоненциальный.

Формат ячейки можно задать двумя способами:

  1. Во вкладке “Главная” в группе инструментов “Число” нажимаем по стрелке рядом с текущим значением и в раскрывшемся списке выбираем нужный вариант.
  2. В окне форматирования (вкладка “Число”), в которое можно попасть через контекстное меню ячейки.

Для каждого из форматов, перечисленных выше (за исключением дробного), можно задать количество знаков после запятой, а для числового – к тому же, включить разделитель групп разрядов.

Чтобы ввести значение в ячейку, достаточно просто выделить ее (с нужным форматом) и набрать с помощью клавиш на клавиатуре нужные символы (либо вставить ранее скопированные данные из буфера обмена). Или можно выделить ячейку, после чего ввести нужные символы в строке формул.

Также можно поступить наоборот – сначала ввести значение в нужной ячейке, а формат поменять после.

Текст

Данный тип данных не предназначен для выполнения расчетов и носит исключительно информационный характер. В качестве текстового значения могут использоваться любые знаки, цифры и т.д.

Ввод текстовой информации происходит таким же образом, как и числовой. Если текст не помещается в рамках выбранной ячейки, он будет перекрывать соседние (если они пустые).

Ошибки

В некоторых случаях пользователь может видеть в Excel ошибки, которые бывают следующих видов:

  • #ДЕЛ/О! – результат деления на число 0
  • #Н/Д – введены недопустимые данные;

  • #ЗНАЧ! – использование неправильного вида аргумента в функции;
  • #ЧИСЛО! – неверное числовое значение;
  • #ССЫЛКА! – удалена ячейка, на которую ссылалась формула;
  • #ИМЯ? – неправильное имя в формуле;
  • #ПУСТО! – неправильно указан адрес дапазона.

Подключение к внешним данным

Вы можете получить доступ к внешним источникам через вкладку Данные, группу Получить и преобразовать данные. Подключения к данным хранятся вместе с книгой, и вы можете просмотреть их, выбрав пункт Данные –> Запросы и подключения.

Подключение к данным может быть отключено на вашем компьютере. Для подключения данных пройдите по меню Файл –> Параметры –> Центр управления безопасностью –> Параметры центра управления безопасностью –> Внешнее содержимое. Установите переключатель на одну из опций: включить все подключения к данным (не рекомендуется) или запрос на подключение к данным.

Настройка доступа к внешним данным; чтобы увеличить изображение кликните на нем правой кнопкой мыши и выберите Открыть картинку в новой вкладке

Подробнее о подключении к внешним источникам данных см. Кен Пульс и Мигель Эскобар. Язык М для Power Query. При использовании таблиц, подключенных к данным можно переставлять и удалять столбцы, не изменяя запрос. Excel продолжает сопоставлять запрошенные данные с правильными столбцами. Однако ширина столбцов обычно автоматически устанавливается при обновлении. Чтобы запретить Excel автоматически устанавливать ширину столбцов Таблицы при обновлении, щелкните правой кнопкой мыши в любом месте Таблицы и пройдите по меню Конструктор –> Данные из внешней таблицы –> Свойства, а затем снимите флажок Задать ширину столбца.

Свойства Таблицы, подключенной к внешним данным

Подключение к базе данных

Для подключения к базе данных SQL Server выберите Данные –> Получить данные –> Из базы данных –> Из базы данных SQL Server. Появится мастер подключения к данным, предлагающий элементы управления для указания имени сервера и типа входа, который будет использоваться для открытия соединения. Обратитесь к своему администратору SQL Server или ИТ-администратору, чтобы узнать, как ввести учетные данные для входа.

Подключение к базе данных SQL Server

При импорте данных в книгу Excel их можно загрузить в модель данных, предоставив доступ к ним другим инструментам анализа, таким как Power Pivot.

Существует много различных типов доступных источников данных, и иногда шаблоны соединений по умолчанию, представленные Excel, не работают.

Импорт данных из базы данных Microsoft Access

Мы научимся импортировать данные из базы данных MS Access. Следуйте инструкциям ниже

Шаг 1 – Откройте новую пустую книгу в Excel.

Шаг 2 – Перейдите на вкладку ДАННЫЕ на ленте.

Шаг 3 – Нажмите « Доступ» в группе «Получить внешние данные». Откроется диалоговое окно « Выбор источника данных ».

Шаг 4 – Выберите файл базы данных Access, который вы хотите импортировать. Файлы базы данных Access будут иметь расширение .accdb.

Откроется диалоговое окно «Выбор таблицы», в котором отображаются таблицы, найденные в базе данных Access. Вы можете импортировать все таблицы в базе данных одновременно или импортировать только выбранные таблицы на основе ваших потребностей анализа данных.

Шаг 5 – Установите флажок Включить выбор нескольких таблиц и выберите все таблицы.

Шаг 6 – Нажмите ОК. Откроется диалоговое окно « Импорт данных ».

Как вы заметили, у вас есть следующие опции для просмотра данных, которые вы импортируете в свою рабочую книгу:

  • Таблица
  • Отчет сводной таблицы
  • PivotChart
  • Power View Report

У вас также есть возможность – только создать соединение . Далее отчет по сводной таблице выбран по умолчанию.

Excel также дает вам возможность поместить данные в вашу книгу –

  • Существующий лист
  • Новый лист

Вы найдете еще один флажок, который установлен и отключен. Добавьте эти данные в модель данных . Каждый раз, когда вы импортируете таблицы данных в свою книгу, они автоматически добавляются в модель данных в вашей книге. Вы узнаете больше о модели данных в следующих главах.

Вы можете попробовать каждый из вариантов, чтобы просмотреть импортируемые данные и проверить, как эти данные отображаются в вашей рабочей книге.

  • Если вы выберете « Таблица» , опция «Существующая рабочая таблица» будет отключена, будет выбрана опция « Новая рабочая таблица», и Excel создаст столько таблиц, сколько будет импортировано таблиц из базы данных. Таблицы Excel отображаются в этих таблицах.

  • Если вы выберете Отчет сводной таблицы , Excel импортирует таблицы в рабочую книгу и создаст пустую сводную таблицу для анализа данных в импортированных таблицах. У вас есть возможность создать сводную таблицу на существующем листе или новом листе.

    Таблицы Excel для импортированных таблиц данных не будут отображаться в книге. Однако вы найдете все таблицы данных в списке полей сводной таблицы вместе с полями в каждой таблице.

  • Если вы выберете PivotChart , Excel импортирует таблицы в рабочую книгу и создаст пустую PivotChart для отображения данных в импортированных таблицах. У вас есть возможность создать сводную диаграмму на существующем или новом листе.

    Таблицы Excel для импортированных таблиц данных не будут отображаться в книге. Однако вы найдете все таблицы данных в списке полей PivotChart вместе с полями в каждой таблице.

  • Если вы выберите Power View Report , Excel импортирует таблицы в рабочую книгу и создаст Power View Report в новой рабочей таблице. В последующих главах вы узнаете, как использовать отчеты Power View для анализа данных.

    Таблицы Excel для импортированных таблиц данных не будут отображаться в книге. Однако вы найдете все таблицы данных в списке полей Power View Report вместе с полями в каждой таблице.

  • Если вы выберете опцию – Только создать соединение , между базой данных и вашей книгой будет установлено соединение для передачи данных. Таблицы или отчеты не отображаются в книге. Однако импортированные таблицы по умолчанию добавляются в модель данных в вашей книге.

    Вам необходимо выбрать любой из этих параметров в зависимости от вашего намерения импортировать данные для анализа данных. Как вы заметили выше, независимо от выбранной вами опции, данные импортируются и добавляются в модель данных в вашей рабочей книге.

Если вы выберете « Таблица» , опция «Существующая рабочая таблица» будет отключена, будет выбрана опция « Новая рабочая таблица», и Excel создаст столько таблиц, сколько будет импортировано таблиц из базы данных. Таблицы Excel отображаются в этих таблицах.

Если вы выберете Отчет сводной таблицы , Excel импортирует таблицы в рабочую книгу и создаст пустую сводную таблицу для анализа данных в импортированных таблицах. У вас есть возможность создать сводную таблицу на существующем листе или новом листе.

Таблицы Excel для импортированных таблиц данных не будут отображаться в книге. Однако вы найдете все таблицы данных в списке полей сводной таблицы вместе с полями в каждой таблице.

Если вы выберете PivotChart , Excel импортирует таблицы в рабочую книгу и создаст пустую PivotChart для отображения данных в импортированных таблицах. У вас есть возможность создать сводную диаграмму на существующем или новом листе.

Таблицы Excel для импортированных таблиц данных не будут отображаться в книге. Однако вы найдете все таблицы данных в списке полей PivotChart вместе с полями в каждой таблице.

Если вы выберите Power View Report , Excel импортирует таблицы в рабочую книгу и создаст Power View Report в новой рабочей таблице. В последующих главах вы узнаете, как использовать отчеты Power View для анализа данных.

Таблицы Excel для импортированных таблиц данных не будут отображаться в книге. Однако вы найдете все таблицы данных в списке полей Power View Report вместе с полями в каждой таблице.

Если вы выберете опцию – Только создать соединение , между базой данных и вашей книгой будет установлено соединение для передачи данных. Таблицы или отчеты не отображаются в книге. Однако импортированные таблицы по умолчанию добавляются в модель данных в вашей книге.

Вам необходимо выбрать любой из этих параметров в зависимости от вашего намерения импортировать данные для анализа данных. Как вы заметили выше, независимо от выбранной вами опции, данные импортируются и добавляются в модель данных в вашей рабочей книге.

Импорт данных с веб-страницы

Иногда вам может понадобиться использовать данные, которые обновляются на веб-сайте. Вы можете импортировать данные из таблицы на веб-сайте в Excel.

Шаг 1 – Откройте новую пустую книгу в Excel.

Шаг 2 – Перейдите на вкладку ДАННЫЕ на ленте.

Шаг 3 – Нажмите « Из Интернета» в группе « Получить внешние данные ». Откроется диалоговое окно « Новый веб-запрос ».

Шаг 4 – Введите URL-адрес веб-сайта, с которого вы хотите импортировать данные, в поле рядом с адресом и нажмите «Перейти».

Шаг 5 – Данные на сайте появляются. Рядом с данными таблицы будут отображаться желтые значки со стрелками, которые можно импортировать.

Шаг 6 – Нажмите желтые значки, чтобы выбрать данные, которые вы хотите импортировать. Это превращает желтые значки в зеленые поля с галочкой, как показано на следующем снимке экрана.

Шаг 7 – Нажмите кнопку «Импорт» после того, как вы выбрали то, что вы хотите.

Откроется диалоговое окно « Импорт данных ».

Шаг 8 – Укажите, куда вы хотите поместить данные и нажмите Ok.

Шаг 9 – Организовать данные для дальнейшего анализа и / или представления.

Копировать-вставить данные из Интернета

Другой способ получения данных с веб-страницы – копирование и вставка необходимых данных.

Шаг 1 – Вставьте новый лист.

Шаг 2 – Скопируйте данные с веб-страницы и вставьте их на лист.

Шаг 3 – Создайте таблицу с вставленными данными.

Импорт данных из текстового файла

Если у вас есть данные в файлах .txt или .csv или .prn , вы можете импортировать данные из этих файлов, рассматривая их как текстовые файлы. Следуйте инструкциям ниже

Шаг 1 – Откройте новый лист в Excel.

Шаг 2 – Перейдите на вкладку ДАННЫЕ на ленте.

Шаг 3 – Нажмите « Из текста» в группе «Получить внешние данные». Откроется диалоговое окно « Импорт текстового файла ».

Вы можете видеть, что текстовые файлы с расширениями .prn, .txt и .csv принимаются.

Шаг 4 – Выберите файл. Имя выбранного файла появится в поле Имя файла. Кнопка «Открыть» изменится на кнопку «Импорт».

Шаг 5 – Нажмите кнопку «Импорт». Мастер импорта текста – появляется диалоговое окно « Шаг 1 из 3 ».

Шаг 6 – Выберите опцию «С разделителями», чтобы выбрать тип файла, и нажмите «Далее».

Откроется мастер импорта текста – шаг 2 из 3 .

Шаг 7 – В разделе «Разделители» выберите « Другое» .

Шаг 8 – В поле рядом с Другой введите | (Это разделитель в текстовом файле, который вы импортируете).

Шаг 9 – Нажмите Далее.

Откроется мастер импорта текста – шаг 3 из 3 .

Шаг 10 – В этом диалоговом окне вы можете установить формат данных столбца для каждого из столбцов.

Шаг 11. После завершения форматирования данных столбцов нажмите кнопку «Готово». Откроется диалоговое окно « Импорт данных ».

Вы увидите следующее –

  • Таблица выбрана для просмотра и отображается серым цветом. Таблица – единственный вариант просмотра, который у вас есть в этом случае.

  • Вы можете поместить данные либо в существующий рабочий лист, либо в новый рабочий лист.

  • Вы можете установить или не устанавливать флажок Добавить эти данные в модель данных.

  • Нажмите OK после того, как вы сделали выбор.

Таблица выбрана для просмотра и отображается серым цветом. Таблица – единственный вариант просмотра, который у вас есть в этом случае.

Вы можете поместить данные либо в существующий рабочий лист, либо в новый рабочий лист.

Вы можете установить или не устанавливать флажок Добавить эти данные в модель данных.

Нажмите OK после того, как вы сделали выбор.

Данные появятся на указанном вами листе. Вы импортировали данные из текстового файла в книгу Excel.

Импорт данных из другой книги

Возможно, вам придется использовать данные из другой книги Excel для анализа данных, но кто-то другой может поддерживать другую книгу.

Чтобы получать последние данные из другой книги, установите соединение данных с этой книгой.

Шаг 1 – Нажмите DATA> Соединения в группе Соединения на ленте.

Откроется диалоговое окно « Подключения к книге».

Шаг 2. Нажмите кнопку «Добавить» в диалоговом окне «Подключения к книге». Откроется диалоговое окно « Существующие подключения ».

Шаг 3 – Нажмите кнопку Обзор для более … Откроется диалоговое окно « Выбор источника данных ».

Шаг 4 – Нажмите кнопку « Новый источник» . Откроется диалоговое окно мастера подключения к данным .

Шаг 5 – Выберите Other / Advanced в списке источников данных и нажмите Next. Откроется диалоговое окно «Свойства ссылки на данные».

Шаг 6 – Установите свойства канала передачи данных следующим образом –

  • Перейдите на вкладку « Соединение ».

  • Нажмите Использовать имя источника данных.

  • Нажмите стрелку вниз и выберите « Файлы Excel» в раскрывающемся списке.

  • Нажмите ОК.

Перейдите на вкладку « Соединение ».

Нажмите Использовать имя источника данных.

Нажмите стрелку вниз и выберите « Файлы Excel» в раскрывающемся списке.

Нажмите ОК.

Откроется диалоговое окно « Выбрать рабочую книгу ».

Шаг 7 – Найдите место, где у вас есть рабочая книга для импорта. Нажмите ОК.

Откроется диалоговое окно « Мастер подключения к данным » с выбором базы данных и таблицы.

Примечание. В этом случае Excel обрабатывает каждый рабочий лист, который импортируется, как таблицу. Имя таблицы будет именем рабочего листа. Таким образом, чтобы иметь значимые имена таблиц, назовите / переименуйте рабочие листы в зависимости от ситуации.

Шаг 8 – Нажмите Далее. Откроется диалоговое окно мастера подключения к данным с сохранением файла подключения к данным и завершением.

Шаг 9 – Нажмите кнопку Готово. Откроется диалоговое окно « Выбор таблицы ».

Как вы заметили, Name – это имя листа, которое импортируется как тип TABLE. Нажмите ОК.

Соединение данных с выбранной вами рабочей книгой будет установлено.

Импорт данных из других источников

Excel предоставляет вам возможность выбора различных других источников данных. Вы можете импортировать данные из них в несколько шагов.

Шаг 1 – Откройте новую пустую книгу в Excel.

Шаг 2 – Перейдите на вкладку ДАННЫЕ на ленте.

Шаг 3 – Нажмите Из других источников в группе Получить внешние данные.

Появляется выпадающий список с различными источниками данных.

Вы можете импортировать данные из любого из этих источников данных в Excel.

Задача для получения данных в Excel

И для того чтобы более понятно рассмотреть данную возможность, мы это будем делать как обычно на примере. Другими словами допустим, что нам надо выгрузить данные, одной таблицы, из базы SQL сервера, средствами Excel, т.е. без помощи вспомогательных инструментов, таких как Management Studio SQL сервера.

Примечание! Все действия мы будем делать, используя Excel 2010. SQL сервер у нас будет MS Sql 2008.

И для начала разберем исходные данные, допустим, есть база test, а в ней таблица test_table, данные которой нам нужно получить, для примера будут следующими:

Эти данные располагаются в таблице test_table базы test, их я получил с помощью простого SQL запроса select, который я выполнил в окне запросов Management Studio. И если Вы программист SQL сервера, то Вы можете выгрузить эти данные в Excel путем простого копирования (данные не большие), или используя средство импорта и экспорта MS Sql 2008.

Источники

  • https://public-pc.com/podklyuchenie-vneshnih-dannyh-v-excel/
  • https://exceltable.com/funkcii-excel/vyborka-iz-bazy-dannyh-bizvlech
  • http://bussoft.ru/tablichnyiy-redaktor-excel/tipy-dannyh-v-redaktore-elektronnyh-tablicz-ms-excel.html
  • https://lumpics.ru/data-types-in-excel/
  • https://MicroExcel.ru/tipy-dannyh/
  • https://baguzin.ru/wp/glava-8-rabota-s-vneshnimi-dannymi-v-tablitsah-excel/
  • https://coderlessons.com/tutorials/bolshie-dannye-i-analitika/izuchite-analiz-dannykh-excel/import-dannykh-v-excel
  • https://info-comp.ru/obucheniest/375-excel-get-data-from-sql-server.html

Источник

Если данные всегда в пути, Excel похож на главный центральный станция. Представьте, что данные — это поезд, который регулярно посещает Excel, вносит изменения, а затем покидает его. Существует множество способов войти в Excel, при котором данные всех типов будут импортироваться, и список будет постоянно расти. После того как данные уже есть в Excel, вы можете изменить фигуру в нужном виде с помощью Power Query. Для бесперебойной работы данных, как и для всех нас, требуется «уход и подача». Сюда приходят свойства подключения, запроса и данных. Кроме того, данные сют с док-станции Excel во многих случаях: они импортируются из других источников, делятся как отчеты, диаграммы и совые таблицы, а также экспортируются в Power BI и Power Apps.  

Обзор многих данных Excel был в том, чтобы ввести, обработать и вывести данные.

Вот основные вещи, которые можно делать, когда данные находятся на поезде Excel:

  • Импорт    Вы можете импортировать данные из различных внешних источников. Эти источники данных могут быть на вашем компьютере, в облаке или на полпути по всему миру. Дополнительные сведения см. в теме «Импорт данных из внешних источников данных».

  • Power Query    С помощью Power Query (ранее — » Get & Transform») можно создавать запросы для фигуры, преобразования и объединения данных различными способами. Вы можете экспортировать свою работу как шаблон Power Query, чтобы определить операцию потока данных в Power Apps. Вы даже можете создать тип данных в дополнение к связанным типамданных. Дополнительные сведения см. в справке Power Query для Excel.

  • Безопасность    Конфиденциальность данных, учетные данные и проверка подлинности всегда являются проблемой. Дополнительные сведения см. в сведениях об управлении настройками и разрешениями источников данных, а также настройке уровней конфиденциальности.

  • Обновить    Для внесения в Excel изменений, например дополнений, обновлений и удаления, обычно требуется операция обновления. Дополнительные сведения см. в теме «Обновление подключения к внешним данным в Excel».

  • Подключения и свойства    Каждый внешний источник данных имеет связь с данными о каждом внешнем источнике данных и связанную с ним информацию о свойстве, которая иногда требует внесения изменений в зависимости от обстоятельств. Дополнительные сведения см. в дополнительных сведениях об управлении диапазонами внешних данных и их свойствами, создании,редактировании подключений к внешним данным и свойствах подключения.

  • Устаревшая версия    Традиционные методы, такие как устаревшие мастеры импорта и MSQuery, по-прежнему доступны. Дополнительные сведения см. в параметрах импорта и анализа данных, а также извлечении внешних данных с помощью Microsoft Query.

В следующих разделах более подробные сведения о том, что происходит за кадром на этом занятом поезде Excel.

Существуют свойства подключения, запроса и диапазона внешних данных. Оба свойства подключения и запроса содержат традиционные сведения о под соединении. В заголовке диалогового окна «Свойства подключения» означает, что с ним не связан ни один запрос, а с свойствами запроса — нет. Свойства диапазона внешних данных контролируют макет и формат данных. Во всех источниках данных есть диалоговое окно «Свойства внешних данных», но для источников данных со связанными учетными данными и данными обновления используется большее диалоговое окно «Свойства внешних данных диапазона».

В следующих сведениях общались наиболее важные диалоговые окна, области, пути к командам и соответствующие разделы справки.

Диалоговое окно или области
Пути команд

Вкладки и туннель

Основной раздел справки

Последние источники

Данные>
последние источники

(Без вкладок)

Tunnels to Connect > Navigator dialog box

Управление настройками и разрешениями источника данных

Свойства подключения

МАСТЕР
подключения к данным OR

Data > Queries & Connections > Connections tab > (right click a connection) > Properties

Вкладка Usage

Definition Used In
(Использовано в)

Свойства подключения

Свойства запроса

Data> Existing Connections > (right click a connection) > Edit Connection Properties
ИЛИ
запросы> данных & подключения к| Вкладка «> «Запросы» (щелкните правой кнопкой мыши подключение) > свойств
Или
свойства>запроса
Or
Data> Refresh All>Connections (when positioned on a loaded query worksheet)

Вкладка Usage

Definition Used In
(Использовано в)

Свойства подключения

Запросы & connections

Data > Queries & Connections

Вкладка «Подключения»

вкладки «Запросы»

Свойства подключения

Существующие подключения

Данные>
существующие подключения

Вкладка «Таблицы»

в вкладке «Подключения»

Подключение к внешним данным

Свойства внешних данных

ИЛИ
свойства диапазона внешних данных
Или
свойства> данных (отключено, если не занесо на таблицу запроса)
 

Используется на вкладке (в диалоговом окне «Свойства подключения»)
 

Кнопка «Обновить» в правом туннелье в свойствах запроса

Управление диапазонами внешних данных и их свойствами

Свойства подключения >
«Определение» >
«Экспорт файла подключения»

Or
Query>Export Connection File

(Без вкладок)

Tunnels to
File dialog box
Data sources folder

Создание, изменение подключений к внешним данным и управление ими

Данные в книге Excel могут быть из двух разных мест. Данные могут храниться непосредственно в книге или во внешнем источнике данных, например в текстовом файле, базе данных или кубе OLAP. Этот внешний источник данных подключается к книге с помощью подключения к данным, которое является набором сведений о том, как найти внешний источник данных, войти в систему и получить к нему доступ.

Основное преимущество подключения к внешним данным — возможность периодически анализировать эти данные без многократного копирования в книгу (это операция, которая может быть трудоемкой и частой). После подключения к внешним данным вы также можете автоматически обновлять (обновлять) книги Excel из исходного источника при обновлении источника данных с новой информацией.

Сведения о под соединении хранятся в книге и также могут храниться в файле подключения, например в файле подключения к данным Office (ODC) или файле имени источника данных (DSN).

Чтобы внести внешние данные в Excel, необходим доступ к ним. Если доступ к внешнему источнику данных не находится на локальном компьютере, может потребоваться обратиться к администратору базы данных, чтобы узнать пароль, разрешения пользователей или другие сведения о под соединении. Если источником данных является база данных, убедитесь, что она не открыта в монопольном режиме. Если источником данных является текстовый файл или таблица, убедитесь, что другие пользователи не имеют доступа к ним.

Для многих источников данных для координации потока данных между Excel, файлом подключения и источником данных также требуется драйвер ODBC или поставщик OLE DB.

Подключение к внешним источникам данных

На следующей схеме ключевых моментах подключения к данным нет.

1. Существуют различные источники данных, к которые можно подключиться: службы Analysis Services, SQL Server, Microsoft Access, другие реляционные базы данных OLAP, электронные таблицы и текстовые файлы.

2. У многих источников данных есть связанный драйвер ODBC или поставщик OLE DB.

3. Файл подключения определяет все сведения, необходимые для доступа к источнику данных и извлечения данных из него.

4. Данные подключения копируется из файла подключения в книгу, и их можно легко изменить.

5. Данные копируется в книгу, чтобы их можно было использовать точно так же, как и данные, хранимые непосредственно в книге.

Чтобы найти файлы подключения, используйте диалоговое окно «Существующие подключения». (Выберите «Данные>существующие подключения.) В этом диалоговом окне можно увидеть следующие типы подключений:

  • Подключения в книге    

    В этом списке отображаются все текущие подключения в книге. Список создается на окне подключений, которые вы уже определили, с помощью диалоговых окна «Выбор источника данных» мастера подключения к данным, или на окне подключений, выбранных в этом диалоговом окне как подключение.

  • Файлы подключения на компьютере    

    Этот список создается из папки «Мои источники данных», которая обычно хранится в папке «Документы».

  • Файлы подключения в сети    

    Этот список можно создать на основе набора папок в локальной сети, расположение которых можно развернуть в сети при развертывании групповых политик Microsoft Office или библиотеки SharePoint. 

Excel также можно использовать в качестве редактора файлов подключений для создания и изменения подключений к внешним источникам данных, которые хранятся в книге или файле подключения. Если нужного подключения нет, вы можете создать подключение, нажав кнопку «Обзор» и выбрав диалоговое окно «Выбор источника данных», а затем нажав кнопку «Создать источник», чтобы запустить мастер подключения к данным.

После создания подключения вы можете использовать диалоговое окно «Свойства подключения» (выберите «Свойства подключения» >«Запросы & Подключения >» > (щелкните правой кнопкой мыши «Свойства > подключения») для управления различными настройками подключений к внешним источникам данных, а также использования, повторного использования или переключения файлов подключения.

Примечание    Иногда диалоговое окно «Свойства подключения» называется диалогом «Свойства запроса», если с ним связан запрос, созданный в Power Query (прежнее название — «& Преобразовать»).

Если для подключения к источнику данных используется файл подключения, Excel копирует сведения о подключении из файла подключения в книгу Excel. При внесении изменений в диалоговом окне «Свойства подключения» вы редактируете данные подключения к данным, хранимые в текущей книге Excel, а не исходный файл подключения, который мог использоваться для создания подключения (указывается именем файла, которое отображается в свойстве «Файл подключения» на вкладке «Определение»). После изменения данных подключения (за исключением свойств «Имя подключения» и «Описание подключения») ссылка на файл подключения удаляется, а свойство «Файл подключения» удаляется.

Чтобы гарантировать, что файл подключения всегда используется при обновлении источника данных, на вкладке «Определение» нажмите кнопку «Всегда пытаться использовать этот файл для обновления данных». Если этот установить, все книги, которые используют этот файл подключения, всегда будут использовать изменения файла подключения, для которых также должно быть за установлено это свойство.

В диалоговом окне Connections можно легко управлять этими подключениями, включая их создание, редактирование и удаление (выберите данные> Запросы & Connections >Connections > > (щелкните правой кнопкой мыши подключение) > Свойства.) В этом диалоговом окне можно сделать следующее: 

  • Создание, изменение, обновление и удаление подключений, которые используются в книге.

  • Проверьте источник внешних данных. Это можно сделать, если подключение было определено другим пользователем.

  • Показывать, где каждое подключение используется в текущей книге.

  • Диагностика сообщения об ошибке, которое касается подключений к внешним данным.

  • Перенаправить подключение к другому серверу или источнику данных или заменить файл подключения для существующего подключения.

  • Легко создавайте файлы подключения и делитесь ими с пользователями.

Файлы подключений особенно полезны для совместного доступа к подключениям, что делает подключения более обнаруживаемыми, повышает уровень безопасности подключений и облегчает администрирование источников данных. Лучший способ поделиться файлами подключения — поместить их в безопасное и надежное расположение, например в сетевую папку или библиотеку SharePoint, где пользователи могут читать файл, но только назначенные пользователи могут изменять его. Дополнительные сведения см. в подмноговом окне «Совместное передачу данных с помощью ODC».

Использование ODC-файлов

Вы можете создавать файлы подключения к данным Office (ODC), подключаясь к внешним данным с помощью диалоговых окна «Выбор источника данных» или с помощью мастера подключения к новым источникам данных. В ODC-файле для хранения сведений о под соединении используются пользовательские HTML- и XML-теги. Вы можете легко просматривать и редактировать содержимое файла в Excel.

Вы можете поделиться файлами подключения с другими людьми, чтобы предоставить им такой же доступ к внешнему источнику данных. Другим пользователям не требуется настроить источник данных для открытия файла подключения, но им может потребоваться установить драйвер ODBC или поставщик OLE DB, необходимый для доступа к внешним данным на компьютере.

Рекомендуется использовать ODC-файлы для подключения к данным и обмена данными. Вы можете легко преобразовать другие традиционные файлы подключения (DSN, UDL и файлы запросов) в ODC-файл, открыв файл подключения и нажав кнопку «Экспорт файла подключения» на вкладке «Определение» в диалоговом окне «Свойства подключения».

Использование файлов запросов

Файлы запросов — это текстовые файлы, которые содержат сведения об источнике данных, включая имя сервера, на котором находятся данные, и сведения о под соединении, которые вы предоставляете при создании источника данных. Файлы запросов — это традиционный способ поделиться запросами с другими пользователями Excel.

Использование DQY-файлов запросов    С помощью Microsoft Query можно сохранять DQY-файлы, содержащие запросы на данные из реляционных баз данных или текстовых файлов. Открыв эти файлы в Microsoft Query, вы можете просмотреть данные, возвращенные запросом, и изменить запрос, чтобы получить другие результаты. DQY-файл можно сохранить для любого запроса, который вы создаете, с помощью мастера запросов или непосредственно в Microsoft Query.

Использование OQY-файлов запросов    OQY-файлы можно сохранять для подключения к данным в базе данных OLAP на сервере или в автономный файл куба (.cub). При создании источника данных для базы данных или куба OLAP с помощью мастера многомерных подключений автоматически создается OQY-файл. Так как базы данных OLAP не уорганизованы в записи или таблицы, для доступа к ним нельзя создавать запросы и DQY-файлы.

Использование RQY-файлов запросов    Excel может открывать файлы запросов в формате RQY, чтобы поддерживать драйверы источников данных OLE DB, которые используют этот формат. Дополнительные сведения см. в документации к драйверу.

Использование файлов запросов QRY    Microsoft Query может открывать и сохранять файлы запросов в формате QRY для использования с более ранними версиями Microsoft Query, в которые не удается открыть DQY-файлы. Если у вас есть файл запроса в формате QRY, который вы хотите использовать в Excel, откройте его в Microsoft Query, а затем сохраните в формате DQY. Сведения о сохранении DQY-файлов см. в справке Microsoft Query.

Использование файлов веб-запроса Iqy    Excel может открывать файлы веб-запросов Iqy для извлечения данных из Интернета. Дополнительные сведения см. в теме «Экспорт в Excel из SharePoint».

Диапазон внешних данных (также называемый таблицей запроса) — это определенное имя или имя таблицы, которое определяет расположение данных, передаренных на таблицу. При подключении к внешним данным Excel автоматически создает диапазон внешних данных. Единственным исключением из этого правила является отчеты pivotttable, подключенные к источнику данных, в которых не создается диапазон внешних данных. В Excel можно форматирование и разложить диапазон внешних данных или использовать его в вычислениях, как и любые другие данные.

Excel автоматически называет диапазон внешних данных следующим образом:

  • Имена внешних данных в диапазоне от файлов подключения к данным Office (ODC) и имени файла одинаковы.

  • Диапазоны внешних данных из баз данных называются именем запроса. По Query_from_источником данных является имя источника данных, который использовался для создания запроса.

  • Диапазоны внешних данных от текстовых файлов называются текстовыми именами файлов.

  • Диапазоны внешних данных от веб-запросов называются именем веб-страницы, на которой были извлечены данные.

Если на вашем компьютере несколько диапазонов внешних данных из одного источника, они нуметы. Например, MyText, MyText_1, MyText_2 и т. д.

У диапазона внешних данных есть дополнительные свойства (которые не следует путать с свойствами подключения), которые можно использовать для управления данными, например для сохранения форматирования ячеок и ширины столбцов. Эти свойства диапазона внешних данных можно изменить, нажав кнопку «Свойства» в группе «Подключения» на вкладке «Данные» и внося изменения в диалоговые окна «Свойства диапазона внешних данных» или «Свойства внешних данных».

Пример диалогового окна "Свойства диапазона внешних данных"

Пример диалогового окна "Свойства внешнего диапазона"

Существует несколько объектов данных (например, диапазон внешних данных и отчеты в отчете, которые можно использовать для подключения к различным источникам данных). Однако тип источника данных, к который можно подключиться, отличается от типа каждого объекта данных.

Вы можете использовать и обновлять подключенные данные в службы Excel. Как и для любого внешнего источника данных, может потребоваться проверка подлинности для доступа. Дополнительные сведения см. в теме «Обновление подключения к внешним данным в Excel». Fдополнительные сведения об учетных данных см. в службы Excel параметрах проверки подлинности.

В таблице ниже общались сведения о том, какие источники данных поддерживаются для каждого объекта данных в Excel.

Excel
данные
объект



Создает
Внешняя
данные
диапазон?

OLE
DB

ODBC

Текст
файл

HTML
файл

XML
файл

SharePoint
список

Мастер импорта текста

Да

Нет

Нет

Да

Нет

Нет

Нет

Отчет в области «Отчеты и отчеты»
(не OLAP)

Нет

Да

Да

Да

Нет

Нет

Да

Отчет в области «Отчеты и отчеты»
(OLAP)

Нет

Да

Нет

Нет

Нет

Нет

Нет

Таблица Excel

Да

Да

Да

Нет

Нет

Да

Да

Карта XML

Да

Нет

Нет

Нет

Нет

Да

Нет

Веб-запрос

Да

Нет

Нет

Нет

Да

Да

Нет

Мастер подключения к данным

Да

Да

Да

Да

Да

Да

Да

Microsoft Query

Да

Нет

Да

Да

Нет

Нет

Нет

Примечание: Эти файлы: текстовый файл, импортируемый с помощью мастера импорта текста, XML-файл, импортируемый с помощью карты XML, и HTML- или XML-файл, импортируемый с помощью веб-запроса, не используют драйвер ODBC или поставщик OLE DB для подключения к источнику данных.

службы Excel обходного пути для таблиц и именовых диапазонов Excel

Если вы хотите отобразить книгу Excel в службы Excel, вы можете подключиться к данным и обновить их, но для этого нужен отчет таблицы. службы Excel не поддерживает диапазоны внешних данных, то службы Excel не поддерживает таблицу Excel, подключенную к источнику данных, веб-запросу, карте XML или Microsoft Query.

Однако это ограничение можно обойти, подключив с помощью таблицы к источнику данных, а затем спроектировать и разметить ее как двумерную таблицу без уровней, групп или подытогов, чтобы отображались все нужные значения строк и столбцов. 

Давайте отпустим дорожку памяти базы данных.

О MDAC, OLE DB и OBC

Во-первых, приносим извинения за все акронимы. Компоненты доступа к данным Майкрософт (MDAC) 2.8 входят в состав Microsoft Windows. С помощью MDAC можно подключаться к данным из самых разных реляционных и нереляционных источников и использовать их. Вы можете подключаться к различным источникам данных с помощью драйверов ODBC или поставщиков OLE DB, которые были либо разработаны корпорацией Майкрософт, либо разработанными сторонними поставщиками. При установке Microsoft Office на компьютер добавляются дополнительные драйверы ODBC и поставщики OLE DB.

Чтобы отобразить полный список поставщиков OLE DB, установленных на компьютере, отобразите диалоговое окно «Свойства связи данных» из файла связи с данными, а затем перейдите на вкладку «Поставщик».

Чтобы посмотреть полный список установленных на компьютере поставщиков ODBC, отобразите диалоговое окно «Администратор базы данных ODBC» и перейдите на вкладку «Драйверы».

Вы также можете использовать драйверы ODBC и поставщики OLE DB других производителей для получения информации из других источников, кроме источников данных Майкрософт, включая другие типы баз данных ODBC и OLE DB. Чтобы получить сведения об установке этих драйверов ODBC или поставщиков OLE DB, ознакомьтесь с документацией к базе данных или обратитесь к ее поставщику.

Использование ODBC для подключения к источникам данных

В архитектуре ODBC приложение (например, Excel) подключается к диспетчеру драйверов ODBC, который, в свою очередь, использует определенный драйвер ODBC (например, Microsoft SQL ODBC) для подключения к источнику данных (например, к базе данных Microsoft SQL Server).

Чтобы подключиться к источникам данных ODBC, сделайте следующее:

  1. Убедитесь, что на компьютере с источником данных установлен соответствующий драйвер ODBC.

  2. Определите имя источника данных (DSN) с помощью администратора источника данных ODBC для хранения сведений о подключении в реестре или файле DSN либо строки подключения в Microsoft Visual Basic для передачи сведений о подключении непосредственно в диспетчер драйверов ODBC.

    Чтобы определить источник данных, в Windows нажмите кнопку «Начните» и выберите «Панель управления». Щелкните «Система и обслуживание»и выберите «Администрирование». Щелкните «Производительность и обслуживание»и выберите «Администрирование». и щелкните «Источники данных» (ODBC). Для получения дополнительных сведений о различных параметрах нажимайте кнопку справки в каждом диалоговом окне.

Машинные источники данных

Машинные источники данных хранят сведения о подстройке в реестре на определенном компьютере с определенным пользователем именем. Машинные источники данных можно использовать только на том компьютере, на который они были определены. Существует два типа машинных источников данных — пользовательские и системные. Источники данных пользователя могут использоваться только текущим пользователем и видны только этому пользователю. Источники системных данных могут использоваться всеми пользователями на компьютере и видны всем пользователям на этом компьютере.

Машинный источник данных особенно полезен, если требуется обеспечить дополнительные сведения о безопасности, так как он гарантирует, что только пользователи, во входя в систему, смогут просматривать его и что удаленный пользователь не сможет скопировать его на другой компьютер.

Файлы источников данных

Файлы источников данных (также называемые DSN-файлами) хранят сведения о под соединении в текстовом файле, а не в реестре и, как правило, более гибки в использовании, чем машинные источники данных. Например, вы можете скопировать файлный источник данных на любой компьютер с правильным драйвером ODBC, чтобы приложение использовало согласованную и точную информацию о под соединении на всех своих компьютерах. Кроме того, вы можете разместить файл данных на одном сервере, совместно использовать его на разных компьютерах в сети и легко сохранять сведения о под соединении в одном месте.

Файл может также стать недоступным для всех пользователей. Файл, который невозможно сделать одним из источников данных, находится на одном компьютере и указывает на машинный источник данных. Для доступа к существующим машинным источникам данных из файловых источников данных можно использовать такие источники.

Использование OLE DB для подключения к источникам данных

В архитектуре OLE DB приложение, которое имеет доступ к данным, называется потребителем данных (например, Excel), а программа, которая обеспечивает доступ к данным, называется поставщиком баз данных (например, поставщиком Microsoft OLE DB для SQL Server).

Файл универсальных связей данных (UDL) содержит сведения о под соединении, которые используются потребителем данных для доступа к источнику данных через его поставщика OLE DB. Чтобы создать сведения о подмыве, с помощью одного из следующих окна:

  • В мастере подключения данных в диалоговом окне «Свойства связи с данными» определите связь данных для поставщика OLE DB. 

  • Создайте пустой текстовый файл с расширением UDL и отредактйте его, чтобы отобразить диалоговое окно «Свойства ссылки на данные».

См. также

Справка по Power Query для Excel

Нужна дополнительная помощь?

Источник

Бывают ситуации, когда на рабочей станции отсутствуют такие средства взаимодействия с БД как: MS SQL Server Management Studio, Aquafold Aqua Data Studio, DBeaver и т.п., а вероятность их установки в краткосрочной перспективе близка к нолю. В то же время, присутствует острая необходимость подключения к этой самой БД и работы с данными. Как оказалось, на помощь может прийти старый добрый MS Excel.

В моем случае требовалось подключиться к MS SQL Server, однако, MS Excel умеет устанавливать соединение не только с ним, но и с большинством современных БД: MySQL, PostgreeSQL, IBM DB2 и даже Oracle и Teradata, а также с файлами данных CSV, XML, JSON, XLS(X), MDB и другими.

Теперь немного о действиях, совершенных мной с целью подключения к базе:

В новой книге на ленте выбираем «(1) Данные» -> «(2) Получение внешних данных» -> «(3) Из других источников» -> «(4) С сервера SQL Server».

Далее, в окне Мастера подключения к данным, заполняем «(1) Имя сервера» -> «(2) Учетные сведения»[ -> «(3) Имя пользователя» и «Пароль»]. Таким образом, мы сообщаем MS Excel, с каким сервером мы хотим установить соединение и какой метод аутентификации хотим использовать. Я использовал «проверку подлинности Windows», но возможно также указать учетные данные отличные от установленных в Windows.

Выбираем целевую «(1) Базу данных» -> «(2)(3) Определенную таблицу» или «Несколько таблиц» или же базу в целом (тогда оба «чекбокса» оставляем пустыми).

После всех проделанных манипуляций, Мастер подключения предложит сохранить файл подключения. Потребуется задать «(1) Имя файла». Желательно также указать «(2) Описание» и «(3) Понятное имя файла», чтобы спустя время было понятно какой файл подключения к какой базе или таблице обращается.

Теперь выбрать созданное подключение можно будет следующим образом: «(1) Данные» -> «(2) Получение внешних данных» -> «(3) Существующие подключения».

Открыв только что созданное подключение, в случае если вы соединялись с базой в целом, MS Excel опять предложит выбрать одну или несколько конкретных таблиц:

Определив таблицы, MS Excel предложит выбрать «(1) Способ представления данных» и «(2) Куда следует поместить данные». Для простоты я выбрал табличное представление и размещение на уже имеющемся листе, чтобы не плодить новые. Далее следует нажать на «(3) Свойства».

В свойствах подключения, нужно перейти на вкладку «(1) Определение». Здесь можно выбрать «(2) Тип команды». Даже если требуется выгружать лишь одну таблицу без каких-либо связей, настоятельно рекомендую выбрать SQL команду, чтобы иметь возможность ограничить размер выгружаемой таблицы (например, с помощью TOP(n)). Так, если вы попытаетесь выгрузить целиком таблицу базы, это может привести в лучшем случае к замедлению работы MS Excel, а в худшем к падению программы, к тому же – это необоснованная нагрузка на сам сервер базы данных и на сеть. После того как «(3) Текст команды» будет введен и нажата кнопка «ОК», MS Excel предложит сохранить изменения запроса – отвечаем положительно.

В итоге получаем данные прямо из базы, что и требовалось.

Теперь наше подключение будет находиться в книге и доступно в меню «(1) Данные» -> «(2) Подключения».

Как видно из кнопок формы, здесь мы можем:

«(1) Добавить» в книгу новое подключение из уже существующих;

«(2) Удалить» подключение из книги;

Отредактировать «(3) Свойства» подключения;

«(4) Обновить» данные, предоставляемые подключением.

Подытоживая весь вышеописанный опыт, хочется сказать, что конечно же по функционалу и кругу решаемых задач MS Excel не сравнится с такими системами как MS SQL Server Management Studio, Oracle SQL Developer и подобными. Но, в условиях ограниченного времени и доступных инструментов, при необходимости быстро получить доступ к данным из базы, MS Excel вполне справляется.

Источник

Программа Excel является прекрасным средством обработки и анализа данных. По сути, сводные таблицы сами по себе являются доказательством аналитической мощи Excel. Однако, говоря обо всех достоинствах программы, нельзя не упомянуть и об одном существенном упущении. Программа Excel построена на относительно простой платформе управления данными, обладающей тремя недостатками. [1]

  • Размер набора данных сильно влияет на скорость обработки данных в сводной таблице. Это накладывает серьезные ограничения на эффективность использования сводных таблиц как самодостаточных структур. Причина подобного поведения программы — в специфике управления оперативной памятью. Файл при открытии в Excel полностью перемещается в оперативную память для более быстрой обработки и доступа к данным. Но при этом в программе не реализован надежный механизм оптимального управления оперативной памятью при извлечении из нее даже небольшого фрагмента данных. Несмотря на то что в Excel 2013 предусматривается использование до 1 млн. строк и 16 тыс. столбцов, даже средние по размеру наборы данных приводят к значительным задержкам при обработке.
  • Отсутствие реляционной модели данных вынуждает нас использовать «плоские» таблицы, которые хранят избыточные данные и увеличивают вероятность появления ошибок.
  • Отсутствие индексации полей данных в Excel для оптимизации процесса извлечения больших объемов данных.

Скачать заметку в формате Word или pdf, скачать примеры в формате Excel, скачать базу данных Access в формате архива (по соображениям безопасности провайдер не позволяет размещать файлы в формате .accdb)

Именно поэтому в серьезных организациях для управления данными используется не Excel, а такие СУБД, как Microsoft Access и SQL Server. Эти СУБД применяются для хранения миллионов записей, которые можно быстро находить и извлекать. При подобном разделении производственных задач формируется уровень управления данными (сама база данных) и уровень приложения (Excel). Трудность заключается в том, чтобы найти наилучший способ извлечения информации из уровня управления данными и передачи ее на уровень приложения для эффективного использования в сводной таблице.

Управление данными — это основная операция, осуществляемая в рамках проекта по созданию сводных таблиц и анализу информации в них. Внешние источники данных максимально приспособлены для создания на их основе сводных таблиц большого размера. Это означает, что Excel прекрасно справляется с анализом информации, полученной из внешних источников данных, и передачей их на уровень приложения.

Создание сводных таблиц на основе данных Microsoft Access

Программа MS Access применяется для управления наборами таблиц, которые связаны согласно определенным правилам или полям. При управлении данными в Access в вашем распоряжении оказываются все преимущества реляционных баз данных: целостность информации, отсутствие избыточных данных и получение необходимых сведений с помощью запросов.

Для большинства пользователей Excel базы данных Access представляют ценность только как хранилища информации, данные из которых извлекаются с помощью запросов. После импорта данных в Excel их можно представить в виде сводных таблиц, а потому и быстро проанализировать самым тщательным образом. Проблема такого подхода заключается в том, что он предполагает хранение в одной рабочей книге сразу двух копий одного и того же набора данных: на рабочем листе и в кеше сводной таблицы. Это автоматически делает рабочую книгу громоздкой, а ее файл — в два раза большего размера, чем того требует ситуация. В результате возникают проблемы производительности.

В Excel 2013 поддерживается удивительно простой способ извлечения данных из файлов Access, не требующий создания двух их копий. Просто запустите Excel и откройте пустую рабочую книгу. Далее перейдите на вкладку ленты Данные и в группе Получение внешних данных щелкните на кнопке Из Access (рис. 1).

Рис. 1. Получение данных из Access

Рис. 1. Получение данных из Access

На экране появится диалоговое окно с просьбой указать базу данных, из которой будет извлекаться информация. Укажите исходную базу данных. (Ссылка на базу данных, используемую в данном примере, приведена в начале заметки; вам потребуется сохранить базу данных на локальном диске). После выбора базы данных на экране появится диалоговое окно, подобное показанному на рис. 2. В нем перечислены все таблицы и запросы, присутствующие в указанной базе данных. В нашем примере выбран запрос Sales By Employee. Щелкните на кнопке ОК.

Рис. 2. Выберите запрос или таблицу, данные которой нужно проанализировать

Рис. 2. Выберите запрос или таблицу, данные которой нужно проанализировать

В диалоговом окне Выбор таблицы имеется столбец Тип. В Access существуют два типа объектов, которые могут импортироваться в Excel: представление (VIEW) и таблица (TABLE). Представления соответствуют запросам Access. В нашем примере Sales_By_Employee — это запрос Access. Таким образом, в сводную таблицу будет импортироваться результат выполнения запроса. Это очень важный аспект обработки данных. Выборку необходимых данных, соответствующих запросу, выполняет программа Access, a Excel всего лишь выполняет анализ выбранных данных.

Следующим на экране появляется диалоговое окно Импорт данных. В нем указывается формат, в котором будут импортироваться данные (рис. 3). Можно импортировать исходные данные как таблицу, сводную таблицу или сводную таблицу с соответствующей диаграммой. Кроме того, нужно указать Excel, куда именно следует поместить данные. Щелкните ОК. На листе появится панель Поля сводной таблицы. Можно начинать работать с только что созданной сводной таблицей (рис. 4).

Рис. 3. Установите переключатель Отчет сводной таблицы

Рис. 3. Установите переключатель Отчет сводной таблицы

Рис. 4. Сводная таблица готова к использованию

Рис. 4. Сводная таблица готова к использованию

Преимущество описанного способа заключается в сохранении в рабочем файле только одной копии исходных данных, которая заносится в кеш сводной таблицы. Ни в каких рабочих листах в явном виде импортированные данные не сохраняются. Представляет ли это проблему, если вы захотите вывести импортированные данные? Конечно же, нет!

При создании сводной таблицы на основе базы данных Access вы сможете обновить ее данные только в случае доступности исходной таблицы или запроса. Таким образом, удаление, перемещение или переименование базы данных или отдельных ее компонентов приводит к нарушению связи сводной таблицы с внешним источником, а потому и к невозможности ее обновления.

Именно по этой причине многие клиенты, использующие связанные с базой данных сводные таблицы, не могут своевременно обновлять информацию и из-за этого отказываются от применения внешних источников. Поэтому лучше всего при создании сводных таблиц использовать внешние данные, располагаемые на общедоступных файловых серверах.

Создание сводных таблиц на основе данных SQL Server

В связи с популяризацией коллективных вычислений в Excel 2013 были серьезно усовершенствованы средства подключения к транзакционным базам данных, таким как SQL Server. С помощью новых, встроенных в Excel инструментов создание сводных таблиц на основе баз данных SQL Server становится предельно простым занятием. Начните с перехода на вкладку ленты Данные. Щелкните на кнопке Из других источников и в раскрывающемся списке выберите команду С сервера SQL Server (рис. 5).

Рис. 5. Выберите в раскрывающемся списке команду С сервера SQL Server

Рис. 5. Выберите в раскрывающемся списке команду С сервера SQL Server

Тем самым вы запустите мастер подключения к данным (рис. 6). С его помощью в Excel настраивается ссылка на внешние данные, расположенные на сервере.

Рис. 6. Введите регистрационные данные и щелкните на кнопке Далее

Рис. 6. Введите регистрационные данные и щелкните на кнопке Далее

В рассматриваемом случае файл примера отсутствует. Здесь проиллюстрирована процедура взаимодействия Excel и SQL Server. Действия, которые вы будете выполнять для подключения к собственной базе данных, полностью повторяют описанные ниже. На первом шаге мастера нужно предоставить Excel регистрационные данные. Как видно на рис. 6, от вас требуется ввести имя сервера, а также имя пользователя и пароль доступа к данным. При вводе регистрационных данных в Windows достаточно установить переключатель Использовать проверку подлинности Windows.

Далее укажите нужную базу данных, выбрав ее в раскрывающемся меню, в котором перечисляются все базы данных, хранящиеся на соответствующем сервере (рис. 7). В примере выбрана база MyServer66. Выбор этой базы данных приводит к отображению в нижней части окна всех ее таблиц и представлений. Вам осталось только указать анализируемую таблицу или представление, а затем щелкнуть на кнопке Далее.

Рис. 7. Укажите исходную базу данных, а затем выберите таблицу или представление

Рис. 7. Укажите исходную базу данных, а затем выберите таблицу или представление

В следующем диалоговом окне мастера (рис. 8) можно ввести описательную информацию о создаваемом подключении. Все текстовые поля заполнять не обязательно. Даже если вы не введете ни один из параметров, подключение все равно будет работоспособным.

Рис. 8. Описательная информация о создаваемом подключении

Чаще всего в этом диалоговом окне используются такие параметры.

  • Имя файла. В этом поле можно изменить имя файла с расширением .ode (Office Data Connection), генерируемого с целью хранения параметров создаваемого подключения.
  • Сохранить пароль в файле. Этот флажок, расположенный под полем ввода имени файла, обеспечивает хранение пароля доступа к внешнему источнику в файле, содержащем описание параметров конфигурации подключения. Имейте в виду, что пароль не зашифрован, поэтому любой пользователь может узнать ваш пароль, просто просмотрев файл в текстовом редакторе.
  • Описание. В этом поле вводится краткое описание назначения устанавливаемого подключения.
  • Понятное имя. В качестве понятного (для пользователей) имени обычно используется собственное название внешнего источника данных. Это название должно быть более значимым для вас, чем то, которое дал ему его создатель.

Завершив ввод всей необходимой информации, щелкните на кнопке Готово. Вы увидите на экране последнее диалоговое окно — Импорт данных (такое же, как на рис. 3). Установите переключатель Отчет сводной таблицы и щелкните ОК, после чего переходите к непосредственному управлению отчетом сводной таблицы.

Практикум: создание модели данных, включающей несколько внешних таблиц

Предположим, что в вашем распоряжении имеется база данных Access из примера выше. Вы хотите проанализировать данные из этой базы в Excel. Выполните следующие действия.

1. Выделите вкладку Данные и перейдите в группу Получение внешних данных. Щелкните на кнопке Из Access (см. рис. 1).

2. Найдите базу Access и откройте ее. На экране появится диалоговое окно Выбор источника данных. Установите флажок Разрешить выбор нескольких таблиц. Отметьте флажками таблицы, которые будут включаться во внутреннюю модель данных. Щелкните ОК (рис. 9).

Рис. 9. Отметьте флажками таблицы, которые будут включены во внутреннюю модель данных

Рис. 9. Отметьте флажками таблицы, которые будут включены во внутреннюю модель данных

3. На экране появится диалоговое окно Импорт данных. Установите переключатель Отчет сводной таблицы. Щелкните на стрелке раскрывающегося списка, находящейся справа от кнопки Свойства, и снимите флажок Импорт связей между таблицами (рис. 10). Это исключит вероятность появления ошибки в случае некорректной интерпретации связей между таблицами. Это действие требуется в том случае, если вы собираетесь создавать связи между таблицами самостоятельно. Щелкните на кнопке ОК для создания базовой сводной таблицы

Рис. 10. Снимите флажок Импорт связей между таблицами

Рис. 10. Снимите флажок Импорт связей между таблицами

4. Выберите вкладку ленты Данные и в области Работа с данными щелкните на кнопке Отношения. На экране появится диалоговое окно Управление связями. Кликните Создать. Откроется окно Изменение связи (рис. 11). Используя раскрывающиеся списки создайте нужные связи через поля, представляющие собою первичные ключи. В нашем примере – это поле Employee_Number. Щелкните OK, чтобы закрыть окно Изменение связи.Щелкните Закрыть, чтобы закрыть окно Управление связями (рис. 12).

Рис. 11. Создайте требуемые связи для только что импортированных таблиц

Рис. 11. Создайте требуемые связи для только что импортированных таблиц

Рис. 12. Окно Управление связями с только что созданной связью

Рис. 12. Окно Управление связями с только что созданной связью между таблицами Sales_by_Employeeи Employee_Master

5. В вашем распоряжении появилась сводная таблица, основанная на внешних данных, которые были импортированы в модель данных. Можно, например, проанализировать продажи по рынкам сбыта и ФИО торговых представителей (рис. 13).

Рис. 13. Сводная таблица на основе нескольких внешних таблиц

Рис. 13. Сводная таблица на основе нескольких внешних таблиц

[1] Заметка написана на основе книги Джелен, Александер. Сводные таблицы в Microsoft Excel 2013. Глава 7.

Источник

Работа с внешними данными в Excel 2010

  • Получение данных из Access.
  • Получение данных с веб­страниц.
  • Получение данных из текстовых файлов.
  • Получение данных с сервера MS SQL Server.
  • Получение данных из XML­файлов.
  • Использование Microsoft Query.

Поскольку Excel является высокотехнологичным инструментом анализа и обработки данных, часто возникает необходимость поместить на листы Excel данные из внешних источников данных, обработать и проанализировать их. Эта обработка может происходить как отдельно, так и вместе с уже имеющимися в Excel данными. Внешними источниками данных в этом случае могут выступать:

  • базы данных различных типов;
  • данные с веб-страниц;
  • данные из текстовых файлов.

В Excel встроены хорошо развитые и удобные в настройке и использовании средства выборки данных при их получении из внешних источников. Для получения данных из баз данных, Интернета, текстовых файлов и других источников данных используются различные мастера, делающие импорт данных делом удобным и иногда даже приятным.

Для получения любых внешних данных и последующей работы с ними используется группа инструментов Получить внешние данные на вкладке Данные ленты инструментов (рис. 8.1).

Рис. 8.1. Инструменты получения внешних данных

Рассмотрим эти инструменты и порядок работы с ними.

Получение данных из Access

Для получения данных из баз данных Microsoft Access служит инструмент Из Access, причем он позволяет получать данные из файлов в формате как последней версии Microsoft Access, так и предыдущих версий. При щелчке на кнопке Из Access на экран выводится окно выбора источника данных. Поскольку источником данных в этом случае является файл, это стандартное окно открытия файла. В данном окне можно выбрать и открыть файлы с расширениями .mdb и .mde (форматы предыдущих версий Access), а также .accdb и .accde (форматы последней версии Access). После выбора нужного файла на экран будет выведено окно выбора таблицы, показанное на рис. 8.2 (поскольку в одном файле Access может быть множество таблиц, такое окно необходимо).

Рис. 8.2. Окно выбора таблицы Access

Как только вы выберете таблицу (пусть в нашем случае это будет таблица Клиенты из демонстрационной базы данных Борей, поставляемой с Microsoft ffice XP), на экране появится следующее окно, позволяющее более подробно настроить параметры и тип импорта данных (рис. 8.3).

Рис. 8.3. Настройка импорта данных

В этом окне способ представления данных задается с помощью группы переключателей Выберите способ представления данных в книге:

  • Таблица — данные будут представлены в простом табличном виде;
  • Отчет сводной таблицы — данные будут представлены как сводная

таблица, позволяющая выполнять группирование данных по отдельным полям, а затем отображать данные по группам и итоги по группам;

  • Сводная диаграмма и отчет сводной таблицы — помимо сводной таблицы, на лист будет помещена также сводная диаграмма;
  • Только создать подключение — создание подключения без импорта

данных (созданным подключением к данным можно будет воспользоваться позже).

Местоположение импортируемых данных задается с помощью группы переключателей Куда следует поместить данные:

  • Имеющийся лист — данные помещаются на тот лист и в тот диапазон ячеек, которые указаны в расположенном ниже поле;
  • Новый лист — для размещения импортируемых данных в книге Excel создается новый лист.

Кнопка Свойства позволяет произвести дополнительную настройку источника данных. Обратите на эту кнопку особое внимание, поскольку с ее помощью можно выполнить тонкую настройку таких параметров импорта, которые в дальнейшем будут оказывать прямое влияние на поведение импортируемых данных. При щелчке на этой кнопке на экран выводится окно с двумя вкладками (рис. 8.4).

Рис. 8.4. Тонкая настройка подключения

Два первых поля окна заполняются автоматически, но вы можете изменить их содержимое, задав другое имя для подключения и подправив описание.

Первая вкладка в этом окне позволяет настроить режим, в котором будет использоваться подключение. Ниже описаны элементы управления этой вкладки.

  • Фоновое обновление — установка этого флажка позволяет выполнять запрос к источнику данных без прекращения работы в Excel (без «подвисания»).
  • Обновлять каждые … минут — установив этот флажок и задав интервал обновления, вы включаете режим, при котором через заданный вами промежуток времени данные на листе обновляются из указанного источника. Такой режим целесообразно устанавливать для тех источников данных, в которых изменения происходят часто и информация, полученная в момент импорта данных быстро устаревает.
  • Обновление при открытии файла — если этот флажок установлен, то при открытии книги данные будут обновлены из источника, если сброшен — открытие книги будет проведено без обновления данных.
  • Удалить данные из внешнего диапазона перед закрытием книги — этот флажок доступен только тогда, когда при открытии книги внешние данные обновляются. В этом случае при закрытии книги все данные, полученные из внешнего источника, удаляются, а запрос на получение данных сохраняется в книге. Таким образом, при установке обоих флажков данные будут импортироваться в книгу при ее открытии и удаляться из нее при закрытии. Это, естественно, значительно уменьшит размер самой книги Excel.
  • Форматирование сервера OLAP — эта группа флажков включает или

отключает режимы получения соответствующих параметров форматирования данных с LAP-сервера (естественно, для того чтобы эти флажки были доступны, вы должны получать данные с такого сервера).

  • Детализация OLAP — введя значение в это поле, вы можете ограничить количество «дочерних» записей, извлекаемых для каждого уровня иерархии в LAP-кубах.
  • Язык — установите этот флажок, если вы хотите, чтобы сообщения об ошибках и уведомления выводились вам на том же языке, на котором у вас «разговаривают» офисные программы (то есть на русском).

Вторая вкладка окна настройки свойств подключения, Определение (рис. 8.5), позволяет задать или сменить подключение (можно поменять параметры извлечения данных или источник данных). Ниже описаны элементы управления этой вкладки.

  • Файл подключения — по умолчанию в этом поле отображается путь к файлу базы данных Access. После того как подключение настроено, его параметры сохраняются в специальном файле с расширением .odc. Все такие файлы находятся в папке Мои источники данных, и, щелкнув на кнопке Обзор, вы можете заменить существующее содержимое поля Файл подключения любым из сохраненных ранее файлов. В качестве файла подключения могут также выступать файлы источников данных DBC (.dsn) или LE DB (.udl).

Рис. 8.5. Определение параметров подключения

  • Всегда использовать файл подключения — этот флажок становится доступным, если вы выбрали при помощи кнопки Обзор один из файловых источников данных. В этом случае каждый раз, когда производится обращение к источнику данных, информация об источнике извлекается из файла подключения. Если флажок сброшен, то будет использована информация об источнике данных, сохраненная в книге.
  • Строка подключения — в этом поле вы можете отредактировать па-

раметры строки подключения. Вручную эти параметры меняют крайне редко. Обычно это требуется только в тех случаях, когда в строки подключения надо внести какие-то экзотические параметры, не учтенные мастером настройки подключения.

  • Сохранить пароль — если установить этот флажок, то имя пользова-

теля и пароль будут сохранены в строке подключения (и в файле подключения), причем в виде простого незашифрованного текста. Если флажок сбросить, пароль придется вводить при каждом подключении к данным.

  • Тип команды — в этом списке вы можете выбрать между двумя предопределенными командами, Таблица и SQL. При выборе пункта Таблица вся указанная таблица данных полностью импортируется

в книгу Excel, а при выборе пункта SQL вы сможете отобрать необходимые записи с помощью запроса.

  • Текст команды — при выборе в списке Тип команды пункта Таблица в этом поле отображается имя таблицы, при выборе пункта SQL в этом поле необходимо ввести запрос на языке SQL.
  • Параметры проверки подлинности — щелкнув на этой кнопке, вы можете выбрать один из трех вариантов проверки подлинности:
    • Проверка подлинности Windows — применяются имя и пароль текущего пользователя Windows;
    • SSO — используется строка кода SS (вход через подключение к серверу единого входа);
    • Нет — имя пользователя и пароль сохраняются в файле подключения.
  • Изменить запрос — когда в качестве источника данных используется запрос, щелчок на этой кнопке позволяет отредактировать текст запроса.
  • Параметры — редактирование параметров подключения с использованием Microsoft Query или веб-запроса.
  • Экспорт файла подключения — сохранение текущего набора параметров в качестве файла подключения.

После задания всех параметров (если они необходимы) в окне, показанном на рис. 8.3, вы можете щелкнуть на кнопке OK, и данные будут импортированы в таблицу Excel. После импорта данных кнопки инструментов импорта становятся недоступными, но это вовсе не означает, что вы больше не можете импортировать данные на этот рабочий лист; надо щелкнуть на любой свободной от импортированных данных ячейке.

Получение данных с веб-страниц

С веб-страниц можно получать данные, оформленные в виде таблиц. Если учесть, что почти все современные веб-страницы оформляются с использованием каскадных таблиц стилей (Cascading Style Sheets, CSS), то практически любую страницу можно получить в виде табличных данных на листе Excel. Естественно, в реальной ситуации вы будете получать именно табличные данные, например, результаты

Получение данных с веб­страниц

финансовых анализов, прайс-листы, таблицу умножения. Учиться получать данные с веб-страниц мы будем на практике.

Упражнение

Для упражнения я выбрал один из популярнейших в России поисковых веб-сайтов, на первой странице которого есть явная «однощелчковая» ссылка на табличные данные. Это сайт Rаmbler.

ВНИМАНИе

Для выполнения данного упражнения необходимо, чтобы ваш компьютер был подключен к Интернету.

  1. Создайте новую книгу Excel.
  2. На ленте инструментов перейдите на вкладку Данные и в группе инструментов Получить внешние данные щелкните на кнопке Из веба. На экран будет выведено окно, показанное на рис. 8.6.

Рис. 8.6. Окно получения данных с веб­страниц

  1. Как видите, это окно представляет собой модифицированное окно программы Internet Explorer. Наберите в адресной строке адрес http://www.rambler.ru/ и щелкните на кнопке Пуск. После того как первая страница сайта появится в окне, переместитесь в нижний правый угол страницы, используя полосы прокрутки, и найдите там раздел Курсы валют. Щелкните на ссылке Доллар (ЦБ), как показано на рис. 8.7.

Рис. 8.7. Выбор ссылки в окне создания веб­запроса

  1. После того как вы перейдете по ссылке, в окне будет открыта следующая страница (рис. 8.8).

Рис. 8.8. Окно с таблицей курсов валют

Каждая таблица в этом окне автоматически помечается значком в виде стрелки. Как видите, в формате таблиц на веб-страницах

Получение данных с веб­страниц

представлено практически все, а не только то, что мы привыкли считать таблицами. Распознавание инструментом импорта всех таблиц на странице и пометка их такими значками позволяет нам легко выбрать ту таблицу, содержимое которой мы хотим перенести на лист Excel.

  1. Щелкните на значке стрелки рядом с таблицей валют, таб лица будет выделена жирной рамкой, а значок стрелки пре-

вратится в значок флажка (рис. 8.9).

Рис. 8.9. Выделение таблицы для импорта

  1. Значок флажка означает, что таблица выделена, и можно щелкнуть на кнопке Импорт для вставки содержимого таблицы в лист Excel. Щелкните на кнопке Импорт. На экран будет выведено диалоговое окно, позволяющее уточнить местоположение данных на листе и свойства вставленной таблицы (рис. 8.10).

Рис. 8.10. Диалоговое окно вставки данных

Установив в этом окне переключатель Имеющийся лист, можно указать начальную ячейку или область листа Excel, куда должны быть вставлены данные. Указываемая область листа должна быть больше, чем область, занимаемая данными. При установке переключателя Новый лист импортированные данные будут помещены на специально созданный новый лист в текущей книге. После щелчка на кнопке Свойства откроется диалоговое окно, позволяющее задать некоторые свойства внешнего диапазона данных, например, сохранить определение запроса в книге, включить режим периодического обновления данных (сохранение связи с источником), настроить формат и разметку данных, задать действия при изменении количества строк или столбцов во внешних данных.

  1. После того как процесс получения данных завершится, на лист Excel будет выведена выбранная таблица, причем каждая ячейка исходной таблицы будет импортирована в отдельную ячейку листа (рис. 8.11).

Рис. 8.11. Данные, полученные с сайта Rambler

Получение данных из текстовых файлов

Извлекать данные из текстовых файлов приходится не часто. Практически все современные базы данных способны обмениваться дан-

Получение данных из текстовых файлов

ными через DBC, но еще несколько лет назад в нашей стране были широко распространены текстовые редакторы, электронные таблицы и базы данных, работающие под управлением операционной системы MS-DS. Кроме того, практически все программы для Windows имеют возможность экспортировать свои данные в текстовый формат. В том случае, когда вы сталкиваетесь с сохраненными в виде текста табличными данными, которые вы хотите поместить на лист Excel, нужно воспользоваться командой ДанныеПолучить внешние данныеИз текста.

Упражнение

Как и в случае получения данных с веб-страниц, получение данных из текстовых файлов будем изучать на примере.

  1. Создайте маленькую учебную базу данных в текстовом формате. Для этого запустите программу Блокнот и наберите в ней текст, показанный на рис. 8.12.

Рис. 8.12. Текстовая база данных в окне программы Блокнот

  1. Данные в столбцах разделяйте между собой знаками табуляции. То есть, набрав слово Фамилия, нажмите клавишу Tab для перевода курсора к следующей позиции табуляции. На рис. 8.12 между столбцами Фамилия и Дата рождения введено по два символа табуляции в каждой строке, потому что один символ табуляции не обеспечивал наглядного представления данных. После того как таблица будет заполнена, сохраните ее в файле primer.txt.
  2. Создайте новую книгу Excel.
  3. Выберите команду ДанныеПолучить внешние данныеИз текста. На экран будет выведено первое окно мастера импорта текстовых данных. Это обыкновенное окно открытия файла с расширением .txt. Найдите свой файл primer.txt и откройте его.
  4. Первое окно мастера импорта содержит элементы управления для распознавания формата данных и просмотра импортируемо-

го файла (рис. 8.13). В общем случае Excel корректно распознает импортируемые данные (как и в нашем случае). Если же механизм автоматического распознавания не сработает, вы можете самостоятельно задать формат и кодировку, в которой сохранен файл.

Рис. 8.13. Первое окно мастера импорта текстов

  1. Щелкнув на кнопке Далее, вы перейдете ко второму шагу — анализу данных. Если вы вводили двойной знак табуляции между столбцами Фамилия и Дата рождения, как это делал я в своем примере, то результат анализа данных будет выглядеть так, как показано на рис. 8.14. Как видите, в таблице образовался пустой столбец. Для того чтобы избавится от него, необходимо в этом окне мастера установить флажок Считать последовательные разделители одним.
  2. Последнее, третье, окно мастера позволяет уточнить, в каком формате будут отображаться в Excel данные каждого столбца. Мастер по умолчанию предлагает вам установить для всех столбцов формат Общий. Это приведет к тому, что все числа будут отображены в числовом формате, даты — в формате даты, а текст — в текстовом формате. Чтобы уточнить формат даты, выделите требуемый столбец в области Образец разбора данных и установите нужный

Получение данных с сервера Microsoft SQL Server

переключатель в группе Формат данных столбца. Щелчок на кнопке Подробнее позволит вам настроить вывод числовых значений в общем формате. Закончив настройку, щелкните на кнопке Готово. Результат импорта показан на рис. 8.15.

Рис. 8.14. Результат анализа данных

Рис. 8.15. Текстовый файл, импортированный в Excel

Получение данных с сервера Microsoft SQL Server

Для того чтобы получить данные с сервера Microsoft SQL Server, необходимо выполнить команду ДанныеПолучить внешние данныеИз других источниковС сервера SQL Server. Эта команда выводит на экран окно мастера подключения данных (рис. 8.16).

Рис. 8.16. Окно мастера подключения данных

Как видно из рисунка, в этом окне вы должны указать имя сервера, к которому вы собираетесь подключаться. Это имя можно посмотреть, щелкнув на значке SQL Service Manager в области уведомлений панели задач (рис. 8.17), или спросить у системного администратора.

Рис. 8.17. Определение имени сервера

Кроме того, вам необходимо указать, каким образом будет выполняться вход на сервер. Если для идентификации пользователя потребуются имя и пароль, необходимо установить нижний переключатель и ввести

Получение данных с сервера Microsoft SQL Server

эти пароль и имя. После указания всех необходимых на данном этапе сведений вы можете щелкнуть на кнопке Далее и перейти к следующему окну мастера (рис. 8.18).

Рис. 8.18. Окно выбора базы данных и таблицы

На этом этапе вы выбираете базу данных на сервере и таблицу, из которой будут выбраны данные.

ПРИМеЧАНИе

На данном этапе вы можете сбросить флажок Подключение к определенной таблице, но это нецелесообразно, поскольку в конце работы мастера окно выбора таблицы снова появится на экране. Таким образом, лучше выбрать ее сразу, не совершая лишнего шага.

Последнее окно мастера позволяет отредактировать некоторые параметры файла подключения к данным и сохранить его. Выбор, сохранять или нет этот файл, вам не предоставляется, то есть каждый раз, когда вы создаете новое подключение, файл будет сохраняться в папке файлов подключения.

Щелкнув на кнопке Готово в последнем окне, а также задав параметры вставки диапазона данных в соответствующем диалоговом окне (см. рис. 8.10), вы увидите выбранные данные на листе Excel (рис. 8.19).

Рис. 8.19. Фрагмент листа Excel с импортированными данными

Получение данных из XML-файлов

Для получения данных из файла в формате XML необходимо выполнить команду ДанныеПолучить внешние данныеИз других источниковИз импорта данных XML. Если у вас есть соответствующий XML-файл с данными, то никаких затруднений работа с этим мастером у вас не вызовет. Первое окно мастера представляет собой стандартное диалоговое окно открытия файла, в котором необходимо указать XML-документ, из которого вы собираетесь импортировать данные. Следующее окно мастера также знакомо вам — это окно задания параметров вставки диапазона данных (см. рис. 8.10). Указав, на каком листе размещать данные, вы получите в Excel такую же картину, как и при импорте данных с SQL-сервера.

Использование Microsoft Query

Microsoft Query является наиболее гибким и универсальным средством получения данных путем формирования запросов к источникам данных. После выполнения команды ДанныеПолучить внешние данныеИз других источниковИз Microsoft Query на экран выводится окно мастера, позволяющее задать источник данных и тип запроса (рис. 8.20).

В этом окне на вкладке Базы данных перечислены все источники данных

DBC, зарегистрированные в системе. Вы можете выбрать один из

существующих источников или создать новый. Для создания нового источника данных на основе установленного в системе драйвера DBC необходимо выбрать в списке пункт Новый источник данных и щелкнуть на кнопке OK. На экран будет выведено стандартное диалоговое окно создания источника данных DBC. В случае выбора в списке одного из уже сконфигурированных источников, вы увидите на экране окно программы Microsoft Query, а также окно добавления таблицы из выбранной базы данных (рис. 8.21).

Рис. 8.20. Окно выбора источника данных

Рис. 8.21. Добавление таблицы в запрос

После добавления таблицы в запрос на экране остается основное окно программы Microsoft Query с добавленной в запрос таблицей (рис. 8.22).

Рис. 8.22. Окно программы Microsoft Query

Давайте подробно рассмотрим кнопки панели инструментов Microsoft Query.

  • Назначение инструментов Создать запрос, Открыть

запрос и Сохранить запрос вполне очевидно. Они по-

зволяют, соответственно, создать новый запрос, открыть запрос, сохраненный на диске, и сохранить созданный запрос на диске.

  • Инструмент Вернуть данные возвращает данные в Excel.

  • Инструмент Режим SQL служит для открытия окна с текстом SQL-запроса.
  • Инструменты Отображение таблиц и Отображение условий позволяют вывести на экран или скрыть, соответственно, список выбранных таблиц или заданных условий запроса.

Как уже отмечалось, при выполнении команды ДанныеПолучить внешние данныеИз других источниковИз Microsoft Query на экран выводится окно выбора источника данных (см. рис. 8.20). Из трех вкладок в этом окне на данном этапе вам потребуется только вкладка Базы данных. В ней имеется список баз данных, доступных в вашей системе, непосредственно на вашем компьютере или же в локальной сети. В этом списке вы можете выбрать необходимую базу данных. Список доступных баз данных хранится в реестре Windows. Кнопка Обзор позволяет выбрать источники данных, сохраненные в специальных файлах с расширением .dsn. Такие источники данных обычно поставляются производителями баз данных, источники для которых не входят в стандартную поставку Windows. Кнопка Параметры позволяет задать постоянный путь к папкам, в которых у вас хранятся файлы источников данных. Флажок Использовать мастер запросов позволяет составить запрос к базе данных в интерактивном режиме. Если вы сбросите этот флажок, то усложните себе жизнь, поскольку тогда весь запрос придется формировать самостоятельно. Сбрасывать флажок Использовать мастер запросов нужно только в том случае, если вы хотите создать очень сложный запрос, а мастер запросов не справляется с этой задачей.

Для примера выберем в качестве источника данных базу данных MS Access, поскольку она входит в состав пакета Microsoft ffice и подключение к ней не требует настройки никаких дополнительных параметров. После того как вы выберете пункт MS Access Database в списке источников данных и щелкнете на кнопке OK, на экран будет выведено окно выбора файла с данными (рис. 8.23).

Рис. 8.23. Выбор файла с данными

С помощью этого окна необходимо найти на диске соответствующий файл с расширением .mdb. Обычно подобные файлы можно найти в каталоге C:Program FilesMicrosoft OfficeOfficeSamples. В случае если вы установили Microsoft ffice в другой каталог, то вам придется внести соответствующую поправку в путь поиска. Выберите в каталоге Samples файл Борей.mdb (или Northwind.mdb в некоторых версиях Microsoft ffice) и щелкните на кнопке OK. После открытия источника данных в работу вступает мастер выбора таблиц и столбцов (рис. 8.24).

Рис. 8.24. Выбор таблиц и столбцов

Щелчок на кнопке Параметры позволяет выбрать таблицы, данные из которых должны присутствовать в списке Имеющиеся таблицы и столбцы (это могут быть не только таблицы пользовательской базы данных, а еще и другие таблицы, в частности системные). Каждую из таблиц в списке Имеющиеся таблицы и столбцы можно раскрыть щелчком на значке «плюс» слева от названия таблицы. В этом случае под названием таблицы отобразятся входящие в состав таблицы столбцы. Выбрав один из столбцов и щелкнув на кнопке Просмотр, вы выведете в списке Данные выбранного столбца содержимое этого столбца (рис. 8.25).

Щелчок на кнопке с направленной вправо стрелкой добавляет выбранный столбец в список Столбцы запроса. Щелчок на кнопке с направленной влево стрелкой удаляет из списка Столбцы запроса выбранный там столбец, а щелчок на кнопке с направленной влево сдвоенной стрелкой удаляет из этого списка все столбцы. Кнопки с направленными вверх и вниз стрелками позволяют устанавливать порядок следования столбцов в тексте запроса. После того как вы определите, из каких столбцов нужно отбирать данные, и щелкните на кнопке Next, вы перейдете в следующее окно мастера построения запросов — окно отбора данных (рис. 8.26).

Рис. 8.25. Просмотр содержимого выбранного столбца

Рис. 8.26. Окно отбора данных

В этом окне для каждого из отобранных столбцов вы можете задать условия отбора записей. Для этого в списке Столбцы для отбора нужно выбрать столбец (в нашем случае это Должность) и в области справа — задать условия отбора. Сами условия нужно выбирать, пользуясь раскрывающимися списками, причем в левых списках можно только выбирать значения, а в правых можно как выбирать значения в списках, так и вводить значения вручную в поля списков. После задания условий отбора для одного столбца можно в списке Столбцы для отбора выбрать другой столбец и задать условия для его значений. Щелкнув после этого на кнопке Next, вы перейдете в окно задания порядка сортировки (рис. 8.27).

Рис. 8.27. Задание порядка сортировки

Следующий шаг позволяет вам решить, что именно вы будете делать с выбранными при помощи мастера запросов данными — передадите их в Excel, продолжите редактирование запроса внутри Microsoft Query или сформируете на их основе LAP-куб. Поскольку данный раздел посвящен изучению Microsoft Query, установите в завершающем диалоговом окне переключатель Просмотр или изменение данных в Microsoft Query и щелкните на кнопке Finish.

Таблица, состоящая из отобранных вами полей и данных, будет открыта в Microsoft Query (рис. 8.28).

Рис. 8.28. Таблица в Microsoft Query

Данные в этой таблице отобраны при помощи мастера запросов. Текст созданного им запроса можно увидеть, щелкнув на кнопке Режим SQL. На экран будет выведено окно, в котором можно не только просмотреть текст запроса, но и отредактировать его вручную (рис. 8.29).

Рис. 8.29. Текст запроса в режиме SQL

Если редактирование запроса вручную для вас затруднительно, вы можете щелкнуть на кнопке Отображение условий, открыв дополнительную таблицу с заданными условиями запроса. Выбирая в этой таблице поле, в котором устанавливаются условия, и вводя или изменяя само условие, вы можете легко отредактировать запрос. Кроме того, вы можете выделить любое значение из отобранных уже записей и, используя это значение, установить фильтр (для этого нужно щелкнуть на кнопке Фильтр по выделенному).

Инструменты Microsoft Query дублируют только наиболее часто используемые команды и не дают представления обо всех возможностях этой программы. Восполним этот пробел, рассмотрев команды меню. Ниже перечислены команды меню Файл.

  • Создать запрос — вывод на экран окна мастера запросов и создание нового запроса.
  • Открыть запрос — открытие файла запроса, сохраненного на диске.
  • Закрыть запрос — закрытие текущего запроса, при этом окно Microsoft Query остается активным, но из него удаляются все данные, относящиеся к текущему запросу.
  • Сохранить запрос — сохранение текущего запроса на диске .
  • Сохранить как — сохранение текущего запроса с новым именем.
  • Определение таблицы — вызов на экран окна настройки, позволяю-

щего создавать новые таблицы в любой из баз данных, источники данных которых позволяют выполнять эту операцию, а также создавать новые поля в существующих таблицах или переопределять свойства уже имеющихся полей. Кроме того, вы можете создавать такие объекты базы данных, как индексы по одному или нескольким полям (рис. 8.30).

Рис. 8.30. Создание индекса

  • Выполнить запрос SQL — вывод на экран окна, в котором можно ввести с клавиатуры SQL-запрос к любой доступной базе данных и затем выполнить его. В запрос можно встраивать хранимые процедуры, если таковые определены в запрашиваемой базе данных. Хранимую процедуру можно выбрать в списке, выводимом щелчком на кнопке Процедуры (рис. 8.31).
  • Создать куб OLAP — эта команда выводит на экран окно мастера создания LAP-кубов, при помощи которого вы можете создать, сохранить и вернуть в Excel в виде сводной таблицы или диаграммы LAP-куб на основе текущего запроса.
  • Отмена и возврат в Microsoft Excel — эта команда отменяет редакти-

рование запроса и закрывает окно программы Microsoft Query, не возвращая данные в Excel.

  • Вернуть данные в Microsoft Excel — эта команда закрывает окно про-

граммы Microsoft Query, возвращая в Excel данные, выбранные с помощью запроса.

Рис. 8.31. Выбор запроса и хранимой процедуры

Меню Правка содержит стандартный набор команд правки. Среди других команд этого меню интерес представляют только две. Команда Специальное копирование позволяет скопировать в буфер обмена не только данные из выделенного столбца или диапазона записей, но и заголовок столбца, а также номера строк. Команда Параметры открывает одноименное диалоговое окно, которое с помощью флажков позволяет настроить некоторые из параметров Microsoft Query.

  • Разрывать связь при отсутствии активности через — при установленном флажке Microsoft Query будет осуществлять попытку подключения к заданному источнику данных в указанное время (время в секундах вводится в расположенное рядом поле), после чего, если подключение не состоится, выведет сообщение об этом. Если флажок сбросить, то Microsoft Query будет осуществлять подключение все время своей активности. Прервать этот процесс удастся лишь нажатием клавиши Esc.
  • Максимальное число возвращаемых записей — установив этот флажок, вы получаете возможность ограничить количество возвращаемых в результате запроса записей (число записей вводится в расположенное рядом поле). При сброшенном флажке запрос вернет все записи, соответствующие параметрам запроса.
  • Поддерживать открытые каналы связи до закрытия Microsoft Query — при установке этого флажка связь с источником данных будет сохраняться до тех пор, пока вы не закроете Microsoft Query, даже если запрос, использующий этот источник данных, будет закрыт. Это ускоряет повторные запросы к тому же самому источнику данных.
  • Запретить изменение результатов запроса — когда этот флажок сбро-

шен, вы можете редактировать поля записей, и эти изменения будут внесены в базу данных, из которой они получены. Установка флажка предотвращает внесение изменений в исходные данные.

ВНИМАНИе

Работая с запросом в окне программы Microsoft Query, вы работаете с данными той базы данных, к которой был производен запрос. Таким образом, редактирование данных в таблицах Microsoft Query приводит к изменению этих данных в исходной базе данных. После передачи данных в Microsoft Excel связь с исходным источником разрывается. Внутри таблицы Microsoft Excel вы можете редактировать данные, полученные в результате запроса, не опасаясь повлиять на исходные данные.

  • Проверять запросы перед сохранением или возвратом данных — если этот флажок установлен, то при получении команды на возврат данных в Microsoft Excel или на сохранение запроса программа Microsoft Query сначала выполнит запрос и только при успешном его завершении сохранит этот запрос на диске или передаст данные в Microsoft Excel. Если флажок сбросить, то такая проверка выполнена не будет.
  • Указывать имена таблиц в инструкции SQL — этот флажок устанавли-

вается в том случае, когда запрос производится из файловых баз данных, размещенных в нестандартном месте. При установленном флажке в запрос включается полный путь к соответствующему файлу.

Ниже перечислены команды меню Вид.

  • Таблицы и Условия — установка флажков рядом с именами этих команд в меню приводит к появлению соответствующих областей в окне Microsoft Query (рис. 8.32).
  • Область ввода — эта команда доступна только тогда, когда в режиме редактирования курсор находится в определенной ячейке таблицы запроса. При ее выборе содержимое соответствующей ячейки выводится на экран внутри диалогового окна и может быть отредактировано в этом окне. Это бывает удобно, когда содержимое ячеек в таблице трудноразличимо.

Рис. 8.32. Области таблиц и условий в окне Microsoft Query

  • Свойства запроса — вывод на экран окна с двумя флажками, по-

зволяющими показывать в запросе только записи с уникальными значениями, а также осуществлять группировку записей по определенному признаку (соответствует SQL-команде GROUP BY).

  • Запрос SQL — вывод на экран окна с текстом запроса, который в этом окне можно отредактировать вручную.

Команды меню Формат не нуждаются в особых комментариях, они позволяют установить параметры шрифта, которым будут отображаться данные в таблице Microsoft Query, ширину и высоту ячеек, а также предоставляют возможность скрывать и отображать столбцы.

Ниже перечислены команды меню Таблица.

  • Добавить таблицу — добавление таблицы к текущему запросу.
  • Удалить таблицу — удаление таблицы из текущего запроса.
  • Объединение — вывод на экран окна настройки (рис. 8.33), позволяющего задать параметры объединения записей из двух таблиц (соответствующая SQL-команда — INNER JOIN).

Рис. 8.33. Задание параметров объединения записей из двух таблиц

Ниже перечислены команды меню Условия.

  • Добавить условие — добавление в запрос условия с помощью специ-

ального окна (рис. 8.34). Например, код показанного на рисунке условия выглядит так:

HAVING (Клиенты.КодКлиента>’PICCO’) AND

(Клиенты.КодКлиента=’PRINI’)

Рис. 8.34. Добавление условия в запрос  Удалить все условия — удаление из запроса всех условий.

Ниже перечислены команды меню Записи.

  • Добавить столбец — добавление к запросу столбца (поля) с заданными параметрами.
  • Удалить столбец — удаление из запроса выделенного столбца.
  • Изменить столбец — изменение параметров выделенного столбца.
  • Сортировать — сортировка записей по убыванию или возрастанию для выделенного поля.
  • Перейти — перевод курсора на запись с указанным номером.
  • Разрешить правку — включение режима внесения изменений в дан-

ные запроса, ведущих к изменениям данных в источнике (в базе) данных.

  • Выполнить запрос — выполнение текущего запроса с заданными параметрами.
  • Автоматический режим — включение режима автоматического вы-

полнения запроса после каждого изменения параметров запроса или данных.

Упражнение

Для того чтобы на практике освоить нюансы применения команд и инструментов Microsoft Query, выполним полный цикл формирования запроса и возвращения данных в Excel.

  1. Создайте в Excel новую книгу.
  2. Выберите команду ДанныеПолучить внешние данныеИз других источниковИз Microsoft Query.
  3. Выберите в качестве источника данных MS Access. В списке баз данных окна Выбор источника данных это будет либо пункт База данных MS Access, либо пункт MS Access database (точное название зависит от вашего программного обеспечения).
  4. В следующем окне откройте базу данных Борей.mdb, при стандартной установке расположенную по адресу C:Program FilesMicrosoft OfficeOfficeSamples.
  5. Включите в запрос таблицу Клиенты (поля КодКлиента, Название и Должность), таблицу Заказы (поля КодЗаказа и КодКлиента) и таблицу Сведения о заказах (все поля).
  6. Задайте условие отбора данных — поле КодКлиента больше CACTU.
  7. Выберите сортировку по полю КодЗаказа.
  8. Установите переключатель Просмотр или изменение данных в MS Query и щелкните на кнопке Готово.
  9. В открывшемся окне MS Query раскройте меню Вид и установите флажки возле команд Таблицы и Условия. В результате в окне MS Query вы должны увидеть область результата выполнения запроса, довольно большую таблицу с запрошенными полями

и данными в них, область таблиц (рис. 8.35) и область условий (рис. 8.36). Вы можете видеть, что три таблицы связаны между собой, причем линии связи показывают, какие поля связывают таблицы. В области условий отображено условие, которое мы задали с помощью мастера запросов. Полный текст запроса, согласно которому из базы данных были извлечены данные, можно увидеть, щелкнув на кнопке Режим SQL. Запрос получился довольно объемным. Последняя его строка (ORDER BY Заказы.КодЗаказа) указывает на то, что сортировка записей будет произведена по полю КодЗаказа из таблицы Заказы.

Рис. 8.35. Область таблиц

Рис. 8.36. Область условий

  1. Как вы помните, из таблицы Заказы мы включили в запрос только два поля. В области просмотра таблиц очень легко добавить к запросу недостающие поля. Щелкните дважды на поле КодСотрудника прямо в области просмотра таблицы Заказы, и соответствующее поле будет добавлено как последний столбец к основной таблице вывода результата запроса.
  2. Щелкните в области просмотра таблиц на таблице Сведения о Заказах. Откройте меню Таблица и выберите команду Удалить таблицу. Вы немедленно увидите результат в основном поле данных: все поля (столбцы) этой таблицы пропадут из таблицы данных.
  3. Добавим в запрос еще одно условие. Для этого можно непосредственно вводить условия в таблицу или выбрать команду УсловияДобавить условие, которая выводит на экран окно задания условия. Выберем то же поле КодКлиента, зададим объединение условий оператором И, само условие (меньше) и значение (EASTC). После щелчка на кнопке Добавить количество строк в таблице данных резко уменьшится.
  4. Теперь проверим, как работает команда Специальное копирование меню Правка. Для этого выделите все записи в таблице, начинающиеся с символа С. Раскройте меню Правка и выберите команду Специальное копирование. В открывшемся диалоговом окне установите флажки Включить заголовки столбцов и Включить номера строк, а затем щелкните на кнопке OK. Перейдите в книгу Excel, выделите ячейку С3 и нажмите сочетание клавиш Ctrl+V. Результатом будет помещение в таблицу не только скопированных данных, но и номеров строк и заголовков столбцов. Далее можно выделить этот фрагмент и задать ему параметры форматирования при помощи команды Автоформат. На рис. 8.37 вы можете видеть, как выглядит этот фрагмент данных после назначения ему встроенного формата Список 2.

Рис. 8.37. Фрагмент внешних данных в Excel

ПРИМеЧАНИе

В данном случае мы передали часть данных из запроса в таблицу через буфер обмена. Естественнее воспользоваться командой Вернуть данные в Microsoft Excel меню Файл. Все данные, соответствующие параметрам запроса, будут вставлены на текущий лист книги или на новый лист.

Источник

Хотите использовать регулярно обновляющиеся данные из интернета? Мы покажем Вам, как легко и быстро настроить импорт данных из интернета в Excel 2010, чтобы Ваша таблица была постоянно в актуальном состоянии.

Как создать таблицу, связанную с интернетом?

Чтобы импортировать данные в таблицу Excel, выберите команду From Web (Из интернета) в разделе Get External Data (Получение внешних данных) на вкладке Data (Данные).

Как сделать чтобы excel брал данные из интернета?

В открывшемся диалоговом окне введите адрес веб-сайта, из которого требуется импортировать данные и нажмите Go (Пуск). Страница будет загружена в это же окно для предпросмотра, её можно пролистать и найти нужную информацию

Как сделать чтобы excel брал данные из интернета?

Перед каждой из web-таблиц имеется маленькая стрелочка, которая указывает, что эта таблица может быть импортирована в Excel. Кликните по ней, чтобы выбрать данные для загрузки, а затем нажмите Import (Импорт).

Как сделать чтобы excel брал данные из интернета?

Появится сообщение Downloading (Загрузка) – это означает, что Excel импортирует данные с указанной web-страницы.

Как сделать чтобы excel брал данные из интернета?

Выберите ячейку, в которой будут размещены данные из интернета, и нажмите ОК.

Как сделать чтобы excel брал данные из интернета?

В выбранной ячейке появится системное сообщение о том, что Excel импортирует данные.

Как сделать чтобы excel брал данные из интернета?

Через некоторое время информация с выбранной web-страницы появится в таблице Excel. Возможно, в таблицу попадут некоторые лишние данные – их можно спокойно удалить.

Как сделать чтобы excel брал данные из интернета?

Импортированные данные Вы можете использовать точно так же, как и любую другую информацию в Excel. Их можно использовать для построения графиков, спарклайнов, формул. Спарклайны – это новый инструмент для работы с данными, появившийся в Excel 2010.

Более подробно о спарклайнах Вы можете узнать из урока Как использовать спарклайны в Excel 2010. Использование динамических данных в Excel даёт одно замечательное преимущество – они будут автоматически обновляться при изменении информации на web-странице.

Как сделать чтобы excel брал данные из интернета?

Обновление данных

Если Вы хотите быть уверенными, что информация в таблице обновлена и максимально актуальна, нажмите команду Refresh All (Обновить все) на вкладке Data (Данные). Это действие отправит запрос web-странице и, если есть более свежая версия данных, запустит процесс обновления в таблице.

Как сделать чтобы excel брал данные из интернета?

Если же нужно, чтобы информация в таблице автоматически обновлялась с какой-то заданной периодичностью, выберите ячейку таблицы, содержащую динамические данные, и нажмите команду Properties (Свойства) в разделе Connections (Подключения) на вкладке Data (Данные).

Как сделать чтобы excel брал данные из интернета?

В открывшемся диалоговом окне поставьте галочку Refresh every (Обновлять каждые) и укажите частоту обновления в минутах. По умолчанию Excel автоматически обновляет данные каждые 60 минут, но Вы можете установить любой необходимый период. Или, например, указать Excel обновлять информацию каждый раз при открытии файла.

Если Вы используете статические данные из интернета в Excel, например, удельные веса минералов или площади территорий государств, тогда обновление в фоновом режиме можно отключить, чтобы Excel не соединялся с интернетом без необходимости.

Заключение

Интернет предоставляет бездонную сокровищницу информации, которую можно применять с пользой для Вашего дела.

С помощью инструментов, позволяющих импортировать информацию в Excel, Вы легко можете использовать онлайн-данные в своей работе.

Спортивные таблицы результатов, температуры плавления металлов или обменные курсы валют со всех точках земного шара – теперь нет необходимости вводить их вручную и постоянно проверять актуальность информации на различных интернет-ресурсах.

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Источник: https://office-guru.ru/excel/import-dannyh-v-excel-2010-iz-interneta-85.html

Импорт данных с Excel книги, находящейся на веб-сайте

Одной из самых распространённых задач многих пользователей Excel является консолидация данных, которая заключается в том, чтобы собрать воедино информацию из разных источников.

На реализацию данной потребности в Excel создано множество средств: от инструментов непосредственной консолидации до импорта данных, находящихся на других источниках. Частностью данной задачи может служить импорт данных с Excel книги, находящейся в сети интернет.

Недавно, одним из читателей сайта Exceltip.ru, Сергеем, был задан вопрос, который заставил задуматься. Вопрос звучал следующим образом:

A как сделать, чтобы на моем компьютере книга обновлялась на основании excel файла с какого-либо сайта?

Ответа на тот момент я не знал, но вопрос настолько заинтересовал меня, что мне самому захотелось разобраться. При попытке импорта данных стандартными инструментами, Excel не воспринимает URL адрес, указывающий путь к файлу в интернет. Решение было найдено, но у данного решения есть серьезное ограничение, необходимо, чтобы у пользователя, запрашиваемого данные, были права доступа к файловой системе сайта. Данный принцип заключается в следующем, зная логин и пароль доступа к директории хостинга, на котором находится сайт, подключаем сетевой диск, содержащий данные сайта (и excel книгу, данные из которой требуется импортировать, в том числе). Затем получаем данные этой книги, как будто Excel файл находится на нашем компьютере.

В сегодняшнем уроке мы будем импортировать данные с Excel файла, которые я предварительно разместил на своем хостинге, и который можно найти по адресу http://exceltip.ru/test/82-test-import.xlsx. Файл содержит небольшую выдуманную таблицу с двумя колонками.

Как сделать чтобы excel брал данные из интернета?

Итак, обо все по порядку…

Открываем Проводник, переходим в директорию Компьютер. Windows отобразит все подключенные диски на данный момент: как физические, так и сетевые. В панели управления Проводника находим кнопку Подключить сетевой диск и жмем на нее.

Как сделать чтобы excel брал данные из интернета?

Перед вами появится диалоговое окно Подключить сетевой диск, находим вкладку Подключение к сайту, на котором можно хранить документы и изображения и переходим по ней. Windows запустит мастер добавления сетевого размещения. На первом шаге будет дано описание процесса, щелкаем Далее.

 В следующем окне на вопрос Укажите, где вы хотите создать сетевое размещение,выделите Выберите другое сетевое размещение и щелкните Далее. На третьем шаге нам будет предложено указать адрес FTP-сайта. Так как я пользуюсь услугами хостинга Timeweb (не реклама!)), мой FTP выглядит следующим образом: ftp://fabula.

timeweb.ru. Щелкаем Далее.

Как сделать чтобы excel брал данные из интернета?

В следующем окне нам необходимо будет указать название подключения, именно это название будет отображаться в окне проводника как сетевое подключение. В этом же окне снимаем галочкуАнонимный вход и, в появившемся поле Пользователь, указываем логин, используемый для входа на хостинг.

После щелчка Далее, попадаем на завершающее окно мастера Подключения сетевого размещения, где можно увидеть итоговую информацию. Щелкаем Готово, Windows попросит нас ввести пароль для входа на FTP-сервер, вводим его и жмем Вход.

Как сделать чтобы excel брал данные из интернета?

В окне Проводника наряду с физическими дисками вы увидите новый сетевой диск, который мы назвали exceltip. Перейдя в директорию сайта, увидим файл, который мы разместили для импорта.

Как сделать чтобы excel брал данные из интернета?
Следующий шаг — импорт данных. Для этого я воспользовался функционалом PowerPivot для Excel, о котором вы можете узнать в моих предыдущих статьях. Открываем книгу, куда мы планируем импортировать данные, переходим на вкладку PowerPivotи щелкаем по кнопке Окно PowerPivot.

Как сделать чтобы excel брал данные из интернета?

В появившемся диалоговом окне PowerPivotдля Excelпереходим по вкладке В начало в группуПолучение внешних данных. Выбираем Из других источников –> Файл Excel -> ОК.

Появится Мастер импорта таблиц, где необходимо будет указать местоположение импортируемого файла. Для этого щелкаем кнопку Обзор и выбираем необходимый файл из сетевой директории, которую мы ранее добавили. Жмем Далее.

Как сделать чтобы excel брал данные из интернета?

Здесь PowerPivot отобразит все таблицы (листы), которые он нашел в нашем файле. Выбираем необходимый лист, щелкаем Далее. Мастер импорта укажет статус выгрузки и количество строк, которое удалось передать. Жмем Закрыть.

Как сделать чтобы excel брал данные из интернета?

В окне PowerPivotдля Excelпоявится таблица с импортированными данными, которые уже можно использовать в своих целях.

Как сделать чтобы excel брал данные из интернета?

Сегодня мы рассмотрели вопрос импорта данных с Excel файла, находящихся на веб сайте. Метод, описанный выше, подходит только для тех, кто имеет доступ к директории сайта, на котором находится требуемый файл. Наверняка, существуют и другие способы импорта данных, если у вас есть интересные методики, не стесняйтесь, описывайте их, наиболее занимательные я опубликую на сайте.

Источник: http://internet-pages.blogspot.com/2016/09/excel.html

Как получить данные из закрытого файла Excel

03 Авг

Добрый день, уважаемые подписчики и читатели блога! 

Сегодня мы поговорим о получении данных из закрытых файлов Excel. В одном из предыдущих уроков рассматривалась та же задача, но с применением макроса. Теперь посмотрим как обойтись без него.

Способ №1

Воспользуемся строкой формул, это самый простой и понятный способ действий. Представим картину: есть папка с несколькими книгами Excel; в каждой книге несколько листов, они заполнены данными; эти данные нужно собрать в один общий файл.

Как сделать чтобы excel брал данные из интернета?

Итак, книга «Итог» должна собрать из файла «Магазины» наименование магазина за определённый месяц и из файла «Продажи» сумму продаж за каждый месяц по магазинам.

Взглянем в строчку формул книги «Итого» на листе «январь». 

=’C:папка[Продажи.xlsx]январь’!$B$3

Как сделать чтобы excel брал данные из интернета?

Весь фокус заключается в чём — необходимо путь до папки с файлом заключить в кавычки, имя файла заключить в квадратные скобки, далее через знак восклицания указать адрес ячейки откуда хотим забрать данные.

=’C:папка[Магазины.xlsx]январь’!$A$3

Как сделать чтобы excel брал данные из интернета?

Точно так же и с именем магазина, который подгружается из файла «Магазины».

Итог: необходимо правильно прописать имена файлов и их пути. 

Способ №2

Воспользуемся Power Query.  Как им пользоваться мы рассматривали ранее.

Напомню — если у вас Excel версии 2013 придётся установить этот модуль дополнительно. Если Excel 2016 он уже будет в комплекте.

Переходим на вкладку «Power Query», нажимаем кнопку «Из файла» и выбираем вариант «Из файла Excel».

Как сделать чтобы excel брал данные из интернета?

В появившемся окне выбираем файл из которого нужно выгрузить информацию.

Как сделать чтобы excel брал данные из интернета?

Далее выберем информацию с каких листов нужно загрузить. Щёлкаем галку «Несколько элементов» и отмечаем листы.

Как сделать чтобы excel брал данные из интернета?

Нажимаем кнопку «Загрузить в» и выбираем «Таблица», будет выгружена информация на новые листы. Если хотим всё на один лист — придётся по очереди выгружать каждый лист.

Как сделать чтобы excel брал данные из интернета?

Каждый лист загрузится в таблицу «Итог» и можно будет оперировать данными как угодно.

Как сделать чтобы excel брал данные из интернета?

Наведя курсор в часть запроса, можно будет увидеть подробную статистику по элементу Power Query.

Вот такие два способа получения данных из закрытых файлов Excel. Всем удачи!

Источник: http://pcandlife.ru/kak-poluxhit-dannie-iz-zakritogo-faila-excel/

Как переносить табличные данные с сайта в «Excel». Порядок действий для импорта таблицы из интернет-сайта

Как переносить табличные данные с сайта в «Excel»

Если вы обладаете достаточным количеством времени и ресурсов перенести данные с сайта в таблицу «Excel» можно в «ручном режиме». Тот случай, когда таблица на сайте выделяется курсором мыши, копируется и вставляется в файл «Эксель».   Естественно, этот способ долог и неудобен.

Я хочу рассказать Вам о другом, автоматизированном способе переноса данных с сайта в программу «Excel». Этот способ позволяет настроить процесс импорта обновленных актуальных данных с сайта прямо в таблицу одним нажатием кнопки мыши.

Для автоматизации импорта данных в «Эксель» из интернета потребуется «Excel» версии 2013 и выше, а так же надстройка Power Query.

Последовательность настройки скачивания данных:

Порядок действий для импорта таблицы из интернет-сайта в таблицу Excel

Программа Excel соединится с сайтом, обнаружит все опубликованные на странице сайта таблицы и предложит Вам выбрать, какую таблицу загрузить с сайта в Ваш документ Excel.

  • Шаг 5. Выбрать нужную таблицу из предложенного списка и нажать «Правка» или «Загрузить»Как сделать чтобы excel брал данные из интернета?

Если нажать «Загрузить», таблица будет импортирована целиком. В режиме правки можно редактировать вид загружаемой таблицы, выбирать нужные столбцы и т.д.

Как сделать чтобы excel брал данные из интернета?Результат скачивания таблицы в Excel

Источник: http://RuExcel.ru/powerquery/

Excel. Получение информации с веб-страницы

Если требуется регулярно обращаться к обновляемым данным с веб-страницы, создайте веб-запрос. На рис. 1 представлен сайт https://news.yandex.ru, показывающий курс доллара. [1]

Как сделать чтобы excel брал данные из интернета?

Рис. 1. Использование диалогового окна Создание веб-запроса для указания данных, которые следует импортировать; чтобы увеличить изображение кликните на нем правой кнопкой мыши и выберите Открыть картинку в новой вкладке

Скачать заметку в формате Word или pdf, примеры в формате Excel

Термин «веб-запрос» немного неточен, так как с его помощью можно получать данные не только из Сети.

Можно также выполнять веб-запрос к HTML-файлу, расположенному на локальном компьютере, или к файлу, хранящемуся на сетевом сервере либо на веб-сервере в Интернете. Чтобы получить информацию с веб-сервера, необходимо подключиться к Интернету.

Когда данные получены, соединение с Интернетом для работы с ними больше не нужно (конечно, если вы не собираетесь обновлять эти данные).

Создать веб-запрос, обеспечивающий получение информации, которую позже можно будет обновить одним щелчком мыши, можно следующим образом.

  1. Выполните команду Данные –> Получение внешних данных –> Из Интернета, чтобы открыть диалоговое окно Создание веб-запроса.
  2. В поле Адрес введите URL сайта и нажмите Пуск. В нашем примере (рис. 1) изображена веб-страница, расположенная по адресу https://news.yandex.ru/quotes/1.html. Обратите внимание: в диалоговом окне Создание веб-запроса открывается браузер (Internet Explorer). В нем вы можете щелкать на ссылках и переходить по сайту, пока не найдете интересующие вас данные. Когда веб-страница отображается в окне Создание веб-запроса, вы видите один или несколько желтых квадратов со стрелками, соответствующих таблицам, находящимся на странице. Еще один такой же квадрат будет соответствовать странице целиком.
  3. Если щелкнуть на желтом квадрате со стрелкой, он превращается в зеленый флажок, указывающий, что данные этой таблицы будут импортированы. К сожалению, таблицу с курсами валют нельзя выделить, поэтому единственный выход — импортировать страницу целиком.
  4. Нажмите Параметры, чтобы выбрать формат импорта данных и иные настройки.
  5. Нажмите кнопку Импорт, чтобы отобразить диалоговое окно Импорт данных. Укажите местоположение для импортированной информации. Это может быть, как ячейка на актуальном листе, так и новый лист. Нажмите Свойства, если хотите изменить настройки импорта по умолчанию.
  6. Нажмите Ok, и Excel импортирует данные.

Результат импорта (рис. 2) не совсем то, чего мы хотели. Нас интересовала только таблица валют, а веб-запрос вернул страницу целиком. По умолчанию импортированные данные являются веб-запросом. Чтобы обновить информацию, щелкните правой кнопкой мыши на любой ячейке в импортированном диапазоне и в контекстном меню выполните команду Обновить.

Как сделать чтобы excel брал данные из интернета?

Рис. 2. Информация, полученная с помощью веб-запроса

Если вы не собираетесь создавать обновляемый запрос, укажите это в шаге 5 приведенного выше порядка действий. В диалоговом окне Импорт данных нажмите кнопку Свойства и снимите флажок Сохранить определение запроса.

Встроенная в Excel возможность работы с веб-запросами позволяет находить в HTML-документе таблицы (обозначаемые HTML-тегом

Как понятно из данного примера, Excel не распознает такие таблицы и не показывает желтого квадрата со стрелкой, поэтому получить таблицу вы не сможете — вам может потребоваться получить целый документ, а потом удалить (или скрыть) все данные, кроме интересующей вас таблицы. 

Еще один способ отобразить данные с веб-страницы на рабочем листе напрямую открыть URL в Excel, воспользовавшись командой Файл –> Открыть. Просто введите URL полностью в поле Имя файла и нажмите Открыть (рис. 2). Результаты могут различаться в зависимости от макета веб-страницы. Как правило, итог удовлетворительный.

Иногда вы получаете немного лишней информации. Обратите внимание: такие данные не обновляются. Если информация на веб-странице изменится, нужно будет закрыть книгу и снова воспользоваться командой Файл –> Открыть. Мне не удалось этого сделать.

Excel сначала писал, что открывает страницу в режиме защищенного просмотра, долго работал, а потом выдал, что книга повреждена, и открыть ее нельзя((

[1] По материалам книги Джон Уокенбах. Excel 2013. Трюки и советы. – СПб.: Питер, 2014. – С. 194–196.

Источник: http://baguzin.ru/wp/excel-poluchenie-informatsii-s-veb-stranitsy/

Импорт данных в Excel из Интернета

В Excel есть множество встроенных инструментов для импорта данных из самых разных внешних источников. Есть среди них, разумеется, и инструмент для выгрузки информации из Интернета.

https://www.youtube.com/watch?v=20WP8lF7QwU

Все инструменты для импорта данных расположены на ленте на вкладке «Данные».

Инструменты импорта данных на ленте

В новых версиях Excel по умолчанию встроена надстройка Power Query, которая и занимается импортом всех данных из внешних источников (пример показывали тут).

В более ранних версиях использовался специальный мастер импорта (пример был тут).

Если Вы привыкли именно к нему, то включить его в новой версии Excel можно пройдя по пути «Файл»-«Параметры»-«Данные» и поставив галочку на пункте «Из интернета (прежних версий)»

Включение старого мастера в новой версии

Как Вы уже догадались, для импорта данных из мировой паутины нужно найти команду «Из интернета», после чего перед вами откроется окно старого мастера импорта или новое окно Power Query. Разберем оба способа.

Старый мастер импорта данных из интернета

Если у Вас Excel 2013 или более старый, то этот мастер откроется по умолчанию при выборе команды «Из интернета» на вкладке «Данные». Если у Вас Excel 2016, то после того, как Вы включили старый мастер в настройках, как показано выше, он будет доступен по следующему пути: «Данные»-«Получить данные»-«Устаревшие мастеры»-«Из интернета (прежних версий)».

Старый мастер в Excel 2016

После запуска откроется окно «Создание веб-запроса». Оно похоже на стандартное окно браузера. В адресную строку вверху нужно ввести URL страницы, с которой необходимо выгрузить данные.

После того, как страница будет загружена, все данные, которые Excel может импортировать, будут помечены небольшой желтой стрелкой. Кликните по ней и нажмите кнопку «Импорт» в правом нижнем углу.

Если на странице нет желтых стрелок или они расположены не там, где нужно, то данным способом выгрузить данные в Excel не получится.

Пример таблицы, которую можно импортировать

До нажатия кнопки импорт, можете задать некоторые настройки, кликнув на кнопке «Параметры» в правом верхнем углу. Наиболее полезной здесь является настройка «Отключить распознавание дат». Она позволяет избежать частой ошибки, вызванной особенностями региональных настроек системы, когда число в формате «2.15» выгружается в Excel как «фев.15».

Настройки веб-запроса

После нажатия кнопки «Импорт» программа спросит у Вас, куда именно нужно выгрузить данные. После указания листа и диапазона, таблица из интернета будет выгружена в файл Excel. При этом, будет создан именованный диапазон, содержащий выгруженные ячейки.

Выгруженные данные

После выгрузки с данными можно работать так же, как и с обычной информацией на листе (применять формулы, изменять, удалять, строить графики, сводные таблицы и т.д.).

Если поставить курсор в любую ячейку выгруженной таблицы и кликнуть правой кнопкой мыши, то в контекстном меню будет доступна команда «Обновить», по нажатию которой произойдет обновление источника данных (повторная выгрузка информации из интернета на лист). Там же (в контекстном меню) есть команда «Свойства диапазона данных…». Вызвав ее можно задать, например, настройки обновления или изменить имя диапазона.

Свойства импортированных данных

На данный момент, этот способ импорта данных несколько устарел. Всё тяжелее найти сайты и страницы с «желтыми стрелочками». Поэтому рекомендуем обновить Excel и прибегнуть к использованию второго способа импорта данных.

2. Импорт данных с помощью Power Query

После нажатия кнопки «Из интернета» в Excel 2016 Вы увидите не окно «Создание веб-запроса», а маленькое окошко, в котором нужно будет указать адрес страницы.

Указание адреса

После нажатия кнопки «ОК» нужно подождать, пока Power Query подключится к источнику. Когда это произойдет, Вы увидите окно «Навигатор». В левой части будет представлен список всех таблиц, которые программа смогла распознать на странице сайта.

После клика на любой из них в правой части окна появится предпросмотр данных (будут отображены те, которые Power Query выгрузит на лист при выборе данной таблицы).

Если в правой части переключить вкладку вверху с «Представление таблицы» на «Веб-представление», то можно увидеть, как выглядит выбранная Вами таблица на странице сайта (и понять, это ли вы хотите выгрузить).

Предпросмотр данных

Если результат предпросмотра Вас устраивает, жмите кнопку «Загрузить». Если нет, то можно нажать кнопку «Правка». Тогда Вы попадете в окно редактора Power Query. Здесь можно настроить обработку данных после получения их из Интернета и перед выгрузкой на лист. Например, удалить лишние столбцы, изменить заголовки или поменять регистр текста.

Окно редактора запросов Power Query

После того, как данные примут нужный вид, нажмите кнопку «Закрыть и загрузить» на вкладке «Главная» в редакторе запросов.

Данные будут выгружены на новый лист. Обратите внимание, что импортированная таблица будет автоматически преобразована в «умную таблицу», а в списке запросов («Данные» — «Запросы и подключения») появится новый запрос.

Выгруженные данные

Обновить его можно кликнув правой кнопкой мыши и выбрав команду «Обновить», либо нажав на иконку в правом верхнем углу рядом с названием запроса. Там же (в контекстном меню по правой кнопке мыши) есть команда «Свойства», с помощью которой можно, например, настроить автообновление запроса.

Свойства запроса

  • В отличие от старого мастера импорта, Power Query имеет ряд преимуществ:
  • 1) Может работать с гораздо большим числом сайтов и страниц;
  • 2) Может осуществлять промежуточную обработку данных перед тем, как они будут выгружены на лист;
  • 3) Выгружает данные из Интернета гораздо быстрее;
  • 4) Автоматически создает «Умную таблицу».
  • Учитывая всё вышесказанное, настоятельно рекомендуем Вам пользоваться новыми версиями Excel в целом и Power Query в частности (в Excel 2016 он встроен по умолчанию, в Excel 2010 и 2013 может быть установлен как бесплатная надстройка).
  • Ваши вопросы по статье можете задавать через нашего бота обратной связи в Telegram: @ExEvFeedbackBot

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/59affb7afd96b11e8eadd771/59f052e279885e817b721ef4

Как Связать Ваши Данные из Разных Книг в Excel

По мере того как вы используете и создаете больше рабочих документов Excel, у вас может возникнуть необходимость связать их между собой. Может быть вы захотите написать формулу, которая использует данные с разных Листов. Или может даже вы напишете формулу, которая будет использовать данные из разных Книг (стандартное название рабочего документа Excel — workbook (анг.))

Я понял, что если я хочу, чтобы мои файлы были понятными и аккуратными, лучше разделять большие Листы с данными от формул, которые их обрабатывают. Я часто использую одну Книгу или Лист, который обрабатывает все что мне нужно.

В этом уроке, вы узнаете как добавлять ссылки на данные в Excel. Сначала, мы научимся связывать данные из разных Листов в пределах одной Книги. Затем, мы перейдем к связыванию нескольких Книг Excel, чтобы импортировать и синхронизировать данные между файлами.

Как Можно Быстро Организовать Ссылку Между Данными в Книгах Excel (Смотри и Учись)

Я покажу вам два примера, как можно связать данные из ваших электронных таблиц. Вы узнаете как извлекать данные из другой таблицы в Excel и как организовать связь между двумя Книгами. Мы также рассмотрим основные примеры написания формул, использующих данные из различных Листов в пределах одного рабочего документа.

Давайте посмотрим иллюстрированное руководство по связыванию Листов и Книг в Excel.

Основы: Как Добавить Ссылку между Листами в Excel

Давайте начнем с того, что научимся создавать формулы, которые используют данные с других Листов. Вы возможно уже знаете, что рабочий документ (Книга) Excel, может содержать несколько рабочих страниц (Листов). Каждый лист имеет свою вкладку, и вы можете переключаться между ними щелкая по вкладкам в нижней части документа Excel.

Сложные документы могут содержать большое количество листов. И в какое-то время, вам придется написать формулу которая будет использовать данные из разных листов.

Может вы будете использовать один лист в документе для всех ваших формул, которые обрабатывают данные, а данные будете распределять по отдельным листам.

В моем документе три вкладки с Листами (Sheet). Я собираюсь написать формулу, которая будет работать с данными из каждого листа.

Давайте разберемся как написать многостраничную формулу, которая работает с данными из разных Листов в пределах одного рабочего документа.

1. Создайте в Excel новую Формулу

Многие формулы в Excel начинаются со знака равно (=). Дважды щелкните или начните печатать в ячейке, и вы начнете создавать формулу, в которую вы хотите вставить ссылку. Например, я собираюсь написать формулу, которая будет суммировать значения из разных ячеек.

Я открываю запись знаком =, и затем щелкаю по первой ячейке на текущем листе, чтобы создать первую часть формулы. Затем, я напечатаю знак +, чтобы добавить значение из второй ячейки в этой формуле.

Начните записывать формулу в ячейке и щелкните по первой ячейке, чтобы бы включить ее в формулу, но при этом, пока не завершайте ввод формулы.

Пока не завершайте ввод формулы и не жмите Enter! Вам нужно оставить формулу открытой перед тем как вы переключитесь на другой Лист.

2. Переключитесь между Листами в Excel

Пока ваша формула не закончена, щелкните на вкладке другого листа в нижней части программы. Очень важно, чтобы вы не закрывали формулу, перед тем как вы щелкните по другой ячейке, которую вы хотите вставить в формулу.

Перейдите на другой Лист Excel

После того, как вы переключитесь на другой лист, щелкните по ячейке которую вы хотите добавить в формулу. Как вы можете видеть на картинке ниже, Excel автоматически запишет часть формулы, которая будет обращаться к ячейке на другом Листе.

Заметьте на картинке ниже, что для ссылки на ячейку  на другом Листе, Excel добавил  надпись «Sheet2!B3», которая ссылается на ячейку В3 на листе с названием Sheet2. Вы можете написать это вручную, но когда в щелкаете по ячейке, Excel делает эту надпись автоматически за вас.

Excel автоматически записывает за вас часть формул, чтобы добавить ссылку на ячейку с другого Листа.

3. Закройте Excel формулу

Теперь, вы можете нажать enter, чтобы завершить создание мульти-страничной формулы. Когда вы это делаете, Excel вернется туда, где вы начали создавать формулу и покажет вам результат.

Вы можете продолжать набирать формулу, включая в нее ячейки с других листов и другие ячейки на этом же листе. Продолжайте комбинировать ссылки со всего рабочего документа, на все данные, которые вам нужны.

Повышаем Уровень Сложности: Как Создать Связь Между Несколькими Книгами Excel

Давайте узнаем, как извлечь данные из другого рабочего документа. С помощью этого навыка, вы сможете писать формул, которые связывают данные из разных рабочих документов Excel.

Для этого раздела урока, вам понадобится два рабочих документа, которые вы можете скачать в виде бесплатного приложения к этому уроку. Откройте их оба в Excel, и следуйте дальнейшим указаниям.

1. Откройте Две Рабочие Книги

Давайте начнем создавать формулу, которая будет использовать данные из двух различных документов.

Самый простой способ сделать это, это открыть два документа Excel, одновременно и расположить их рядом друг с другом. Я использую для этого функцию Windows Snap, чтобы каждое окно занимало пол экрана. Вам нужно иметь две книги перед собой, чтобы писать формулу, которая будет взаимодействовать с двумя Книгами.

На рисунке ниже, я открыл два рабочих документа один рядом с другим, для которых я буду создавать формулы. В моем примере, я веду бизнес, и покупаю различные продукты, и продаю их в разные страны. Итак, я использую разные рабочие документы, чтобы отслеживать покупки/продажи и данные по стоимости.

В этом примере, я использую разные рабочие документы, чтобы отслеживать покупки/продажи и данные по стоимости.

2. Начните Создавать Формулу в Excel

Цена за которую я покупаю товары, может измениться, а так же может измениться соотношение курсов к валюте в которой я получаю выплаты. Поэтому мне нужно иметь список в котором отслеживаются курсы валют и умножать их на стоимость моих закупок. Это подходящая возможность, чтобы использовать информацию из двух файлов и записать формулу, которая будет использовать данные обоих файлов.

Давайте рассмотрим число баррелей нефти которую я покупаю каждый месяц и цену за баррель.

Сначала в ячейке из колонки Cost (ячейка C3), я начинаю создавать формулу, щелкнув в ней и нажав знак равно (=), а затем щелкаю по ячейке В3, чтобы взять значение для количества. Теперь, я жму знак *, чтобы уможножить количество на курс.

Итак, ваша формула, пока должна выглядеть так:

=B3*

Не закрывайте пока вашу формулу. Убедитесь, что она осталась открытой перед тем как перейти к следующему шагу; нам нужно указать Excel данные по цене, на которую будет умножаться количество.

3. Переключитесь на Другой Рабочий Документ Excel 

Пришло время переключиться на другой рабочий документ, вот почему так важно иметь данные из двух документов между собой, когда вы работаете с двумя Книгами.

Пока ваша формула открыта, щелкните по вкладке другой книги. Затем, щелкните по ячейке в вашей второй Книге, чтоб связать данные из двух файлов Excel.

Excel автоматически добавит ссылку на другой рабочий документа, как часть формулы:

=B3*[Prices.xlsx]Sheet1!$B$2

  • После того как вы нажмете Enter, Excel автоматически рассчитает окончательную стоимость умножив количество в первой книге на цену из второй книги.
  • Потренируйте свои навыки работы в Excel, умножая количество товара или объем на соответствующую ему цену из документа «Prices«.
  • Главное, расположить книги одну рядом с другой, и создавать формулу переключаясь между ними.

При этом, ничего не мешает вам использовать больше, чем два рабочих документа. Вы можете открыть много рабочих документов, на которые вы хотите ссылаться, и создавать формулы, связывающие данные между множеством листов.

Как Обновлять Данные При Работе с Несколькими Книгами

Когда вы используете формулы, которые ссылаются на разные книги Excel, вам нужно позаботится о том, как будут обновляться данные.

Итак, что же произойдет, если данные в Книге, на которую вы ссылаетесь, поменяются? Будут ли выполнены автоматические изменения в вашей Книге, или вам нужно обновлять ваши файлы, чтобы извлечь последние изменения и импортировать их?

Ответ такой, «зависит», и в основном зависит от того, открыты ли два документа одновременно.

Пример 1: Открыты Обе Книги Excel

Давайте проверим пример используя те же книги, что мы использовали раньше. Обе книги открыты. Давайте посмотрим, что произойдет, если мы изменим цену нефти за баррель с 45$ на 75$:

На сриншоте ниже, вы можете видеть, что когда мы изменили цену на нефть, результаты в другом документе автоматически поменялись.

Важно помнить: если оба рабочих документа открыты одновременно, изменения будут внесены автоматически в реальном времени. Когда вы меняете переменную, то информация в другом документе будет автоматически изменена или пересчитана, на основании новых данных.

Пример 2: Если Один Рабочий Документ Закрыт

А что если вы открыли только один рабочий документ? Например, каждое утро мы обновляем цены на наши товары и валюты, а вечером мы рассматриваем влияние изменений на наши покупки и продажи.

В следующий раз, когда вы откроете документ, который ссылается на другие таблицы, вы должны увидить сообщение подобное тому, что приведено ниже. Вы можете щелкнуть по  кнопке Обновить (Update), чтобы извлечь полседние данные из документа, на который ссылается формула.

Щелкните по кнопке Обновить в  выпадающем окне, когда откроете документ, чтобы извлечь полседние данные из друго файла.

Вы так же можете видеть меню, где можно нажать на копку Включить содержимое (Enable Content), чтобы автоматически обновлять данные между файлами Excel.

Подводим итоги и продолжаем обучаться работе в Excell

Написание формул которые берут данные из разных Листов и Книг, важный навык, при работе в Excel. Тем более, что это совсем не сложно, если вы знаете как это делать.

Посмотрите эти дополнительные уроки, чтобы узнать больше о том как работать с программой Excel и как обрабатывать в ней данные. Эти уроки, хорошо подойдут для того, чтобы продолжить обучение.

Дайте мне знать в х, если у вас остались какие-то вопросы, по поводу того как организовать связь между различными рабочими документами Excel.

Источник: https://business.tutsplus.com/ru/tutorials/how-to-link-data-in-excel-workbooks—cms-28950

Оценка статьи:

1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд (нет голосов)

Загрузка…

Adblock
detector

). Однако веб-дизайнеры для отображения табличной информации все чаще пользуются каскадными таблицами стилей (CSS).

Источник

Like this post? Please share to your friends:
  • Удалить апостроф в excel начале ячейки
  • Удаленная ссылка в excel это
  • Удалить автоматический разрыв страницы excel
  • Удаленная работа по перепечатке текстов в word
  • Удалить автозаполнение в excel