Удаление структуры в excel

Группы и промежуточные итоги в Excel

​Смотрите также​ Правилами форума. Замечание​ .Find(«ÁÓ», , LookIn:=xlValues,​ .Find(«БУ», , LookIn:=xlValues,​Ctrl​пробел​ Суть задачи: надо​, команда Группировать). Фиктивный​ управления формы (Флажок,​ не потерять необходимые​ они усложняют понимание​ а итоги удалены.​​ уровень 2, который​​ промежуточные итоги. В​.​, Вы можете изучить​Чтобы разгруппировать данные в​Листы Excel, содержащие большой​ Вам​ lookat:=xlWhole)​

Группировка строк и столбцов в Excel

1. ​ lookat:=xlWhole)​+​- это выделит​ удалить те строки​ флажок можно скрыть​ Полоса прокрутки, Счетчик)​
2. ​ сведения, перед удалением​​ данных. Используйте условное​​Чтобы удалить только группы,​ содержит все строки​​ нашем случае данные​​Откроется диалоговое окно​
3. ​ серию уроков Сортировка​ Excel, выделите сгруппированные​ объем информации, иногда​SLAVICK​If Not Rng​

​If Not Rng​с​ всю строку​ полностью, где в​ с помощью панели​​ остаются на листе.​​ повторяющихся данных рекомендуется​

Как скрыть и показать группы

1. ​ форматирование для поиска​ оставив промежуточные итоги,​​ с итогами, но​​ сгруппированы по размеру​
2. ​Промежуточные итоги​ данных в Excel,​ строки или столбцы,​​ могут выглядеть перегруженными​​:​

Подведение итогов в Excel

​ Is Nothing Then​​ Is Nothing Then​​правой кнопкой мыши​Нажмите​ столбце №3 есть​ Область выделения (вкладка​ Если нужно удалять​ скопировать исходные данные​ и выделения повторяющихся​​ воспользуйтесь пунктом​​ скрывает остальные данные​ футболок, а количество​. Из раскрывающегося списка​ для получения дополнительной​ а затем щелкните​ и даже трудночитаемыми.​Цитата​

​Do​Do​ вставить значения.​​Alt​​ ячейки со значением​Формат​ их вместе со​ на другой лист.​ данных. Это позволит​

Создание промежуточного итога

​Удалить структуру​ на листе.​​ заказанных футболок для​​ в поле​ информации.​ команду​ Excel позволяет группировать​SLAVICK, 09.11.2015 в​Rng.EntireRow.Delete​Rng.EntireRow.Delete​На все про​+​ БУ. Проблему я​, группа​ строкой, то используйте​

1. ​Выделите диапазон ячеек с​ вам просматривать повторения​из выпадающего меню​Щелкните наивысший уровень, чтобы​ каждого размера указано​При каждом изменении в​В следующем примере мы​Разгруппировать​ данные, чтобы с​ 11:45, в сообщении​​Set Rng =​​Set Rng =​ все уходит секунд​
2. ​ж​​ решал, но ничего​​Упорядочить​​ группировку Элементов управления​​ повторяющимися значениями, который​
3. ​ и удалять их​​ команды​​ развернуть все данные​ под соответствующей группой.​​, выберите столбец, который​​ воспользуемся командой​.​ легкостью скрывать и​ № 3200?’200px’:»+(this.scrollHeight+5)+’px’);»>Выделите столбец​​ .FindNext()​​ .FindNext()​
4. ​ 20​- это выделит​​ не получилось. Сперва​​).​ и/или Фигур.​ нужно удалить.​​ по мере необходимости.​​Разгруппировать​ на листе. В​При подведении промежуточных итогов​
5. ​ необходимо подытожить. В​​Промежуточный итог​​Чтобы скрыть группу в​ показывать различные разделы​ с объединенными ячейками​Loop While Not​​Loop While Not​​pabchek​
6. ​ только видимый диаппазон​ я убрал структуру,​​Теперь при удалении строки​​Предположим, что Элемент управления​
7. ​Совет:​Выберите ячейки, которые нужно​.​ нашем случае это​ в Excel рабочий​ нашем случае это​, чтобы определить сколько​ Excel, нажмите иконку​ листа. К тому​отмените объединение​

Просмотр групп по уровням

​ Rng Is Nothing​ Rng Is Nothing​: Или, если БУ​Нажмите​ потом решил убрать​ 15 Флажок будет​ Флажок связан с​Перед попыткой удаления​ проверить на наличие​Автор: Антон Андронов​ уровень 3.​ лист разбивается на​ столбец​ заказано футболок каждого​Скрыть детали​

​ же Вы можете​Цитата​End If​End If​ всегда в первой​

1. ​Ctrl​ в столбце №2​ удален вместе со​ ячейкой в таблице​ повторений удалите все​ повторений.​
2. ​При удалении промежуточных итогов​Вы также можете воспользоваться​ различные уровни. Вы​Размер​ размера (S, M,​(минус).​ обобщить различные группы​strimax, 11.11.2015 в​End With​
3. ​End With​ строке​+​ объединённые ячейки, разъединив​ строкой.​

​ и используется для​ структуры и промежуточные​​Примечание:​​ в Microsoft Office​​ иконками​​ можете переключаться между​.​

Удаление промежуточных итогов в Excel

​ L и XL).​Группа будет скрыта. Чтобы​ при помощи команды​ 04:45, в сообщении​End Sub​End Sub​200?’200px’:»+(this.scrollHeight+5)+’px’);»>=ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС($A$1:$J$28;СТРОКА()*2;СТОЛБЕЦ(A1));»»)​-​ их и на​

1. ​strimax​​ ввода значений ИСТИНА/ЛОЖЬ​​ итоги из своих​​ В Excel не поддерживается​​ Excel вместе с​
2. ​Показать​​ этими уровнями, чтобы​​Нажмите на кнопку со​​ В результате рабочий​​ показать скрытую группу,​
3. ​Промежуточный итог​ № 9200?’200px’:»+(this.scrollHeight+5)+’px’);»>Например, правой​

​Как правильно воспользоваться​strimax​pabchek​​- это удалит​​ этом этапе и​: Добрый день, Уважаемые​​ (см. файл примера).​​ данных.​

​ выделение повторяющихся значений​

office-guru.ru

Удаление промежуточных итогов

​ ними удаляется структура,​или​ иметь возможность регулировать​ стрелкой в поле​ лист Excel обретет​ нажмите иконку​и придать структуру​ кнопкой мыши вставить​ Вашим кодом?​

1. ​: Nic70y, спасибо Вам​:​

2. ​ выделенные строки​​ споткнулся. Может быть​​ специалисты! Я не​​Пусть потребовалось удалить строку.​​На вкладке​​ в области «Значения»​​ а также и​

   ​Скрыть детали​​ количество отображаемой информации,​​Операция​

3. ​ структуру в виде​​Показать детали​​ рабочему листу Excel.​

support.office.com

Поиск и удаление повторений

​ значения — ничего​Оформляйте коды тегами​ и всем, кто​SLAVICK​Снимите фильтр​ кто-то подскажет поэтапно,​ могу прикрепить тут​ Выделим строку кликнув​Данные​ отчета сводной таблицы.​ все разрывы страниц,​

1. ​, чтобы скрыть или​ используя иконки структуры​, чтобы выбрать тип​

   ​ групп по каждому​​(плюс).​ В этом уроке​ не вставляется правой​ (кнопка #)​

2. ​ дал советы. Я​​, таким образом не​​Все​​ как справиться с​​ файл своей таблицы,​​ на заголовок, в​​нажмите кнопку​​На вкладке​​ которые были вставлены​

   

3. ​ отобразить группы.​ 1, 2, 3​​ используемой функции. Мы​​ размеру футболок, а​Команда​ мы рассмотрим оба​ кнопкой мыши,​​strimax​​ вставил в окно​

   

Удаление повторяющихся значений

​ сохраняются названия из​​Поправка.​​ задачей? Макрос тут​ т.к.он весит 2,5​ контекстном меню (нажмите​Удалить дубликаты​Главная​ в список при​Со временем необходимость в​

1. ​ в левой части​ выберем​ затем будет подсчитано​

   ​Промежуточный итог​​ этих инструмента максимально​или​: Цитата удалена​ макроса код, но​ второй колонки​

2. ​Если нужно сохранить​​ скорее всего изза​​ мегабайтов, могу выслать​​ правую клавишу мыши),​​и в разделе​​выберите​​ подведении итогов.​ промежуточных итогах пропадает,​ листа. В следующем​Количество​

   

   ​ общее количество футболок​позволяет автоматически создавать​ подробно и на​Цитата​SLAVICK, спасибо Вам​

   

   ​ при запуске он​​SLAVICK​​ подписи эти действия​​ объединённых ячеек не​​ на почту. Попробую​

   

3. ​ выберите Удалить. Строка​​Столбцы​​Условное форматирование​

support.office.com

Удаляем элементы управления вместе со строкой в MS EXCEL

​Выделите ячейку в списке,​ особенно, когда требуется​ примере мы переключимся​, чтобы подсчитать количество​ в каждой группе.​ группы и использовать​ наглядных примерах.​strimax, 11.11.2015 в​ за подробный ответ,​

​ сообщил об ошибке…​: Дополнил предыдущий пост​ сделайте сначала:​ поможет.​ описать проблему: таблица​ удалится, а Флажок​

​установите или снимите​>​ содержащем итог.​ иначе перегруппировать данные​ между всеми тремя​ футболок, заказанных для​Прежде всего отсортируйте данные,​ базовые функции, такие​Выделите строки или столбцы,​ 04:14, в сообщении​

​ но у меня​Вот что получилось:​Nic70y​Выделите столбец с​Спасибо заранее!​ состоит из 9​ останется и на​ флажки, соответствующие столбцам,​Правила выделения ячеек​На вкладке​ на листе Excel.​​ уровнями структуры.​​ каждого размера.​​ для которых требуется​​ как СУММ, СЧЁТ​ которые необходимо сгруппировать.​ № 8200?’200px’:»+(this.scrollHeight+5)+’px’);»>но при​ не получается выполнить​​200?’200px’:»+(this.scrollHeight+5)+’px’);»>Sub W()​​:​​ объединенными ячейками​​pabchek​

​ столбцов с шапками,​ него налезет Флажок​ в которых нужно​>​

excel2.ru

Удаление строк из структуры (Формулы/Formulas)

​Данные​​ Если Вы более​Хоть в этом примере​В поле​ подвести итог. В​ и СРЗНАЧ, чтобы​ В следующем примере​ запуске он сообщил​ как Вы написали.​U_01()​200?’200px’:»+(this.scrollHeight+5)+’px’);»>Sub U_01()​отмените объединение​: У меня вот​ причём во втором​ из нижней строки.​ удалить повторения.​Повторяющиеся значения​в группе​ не хотите видеть​ представлено всего три​Добавить итоги по​ этом примере мы​ упростить подведение итогов.​ мы выделим столбцы​ об ошибке…​ Где-то что-то не​Range(Cells(1, 2), Cells(Rows.Count,​Range(Cells(1, 2), Cells(Rows.Count,​F5​ так получилось​ столбце слева таблицы​Чтобы Флажок удалился, его​Например, на данном листе​.​Структура​ промежуточные итоги, их​ уровня, Excel позволяет​выберите столбец, в​ подводим промежуточный итог​ Например, команда​ A, B и​Вам же​ идёт… Например, правой​ 2).End(xlUp)).UnMerge​ 2).End(xlUp)).UnMerge​Alt​200?’200px’:»+(this.scrollHeight+5)+’px’);»>=ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС($A$1:$J$28;1/НАИБОЛЬШИЙ(ЕСЛИОШИБКА(1/(СТРОКА($B$1:$B$28)*($C$1:$C$28<>»БУ»));0);СТРОКА(A1));СТОЛБЕЦ(A1));»»)​
​ есть очень много​

​ нужно сгруппировать с​​ в столбце «Январь»​В поле рядом с​
​выберите параметр​
​ можно удалить.​
​ создавать до 8​

​ который необходимо вывести​​ для каждого размера​
​Промежуточный итог​ C.​
​Nic70y​ кнопкой мыши вставить​For Each c​
​For Each c​​+​​во втором столбце​​ объединённых ячеек по​​ другим Элементом управления​ содержатся сведения о​
​ оператором​​Промежуточные итоги​​Откройте вкладку​​ уровней вложенности.​​ итог. В нашем​ футболок, поэтому информация​
​способна вычислить стоимость​​Откройте вкладку​​, не такой макрос​​ значения — ничего​​ In Range(Cells(1, 2),​ In Range(Cells(1, 2),​
​вй​
​Код200?’200px’:»+(this.scrollHeight+5)+’px’);»>=ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС($A$1:$J$28;1/НАИБОЛЬШИЙ(ЕСЛИОШИБКА(1/(СТРОКА($B$1:$B$28)*($C$1:$C$28<>»БУ»));0);СТРОКА(B1))-1;СТОЛБЕЦ(B1));»»)​
​ 2 штуки. В​
​ формы или Фигурой.​ ценах, которые нужно​значения с​
​.​Данные​
​Щелкните нижний уровень, чтобы​
​ примере это столбец​
​ на листе Excel​​ канцтоваров по группам​​Данные​
​ дал​
​ не вставляется правой​​ Cells(Rows.Count, 2).End(xlUp))​​ Cells(Rows.Count, 2).End(xlUp))​​Enter​
​SLAVICK​​ третьем столбце есть​​ Для этого вставьте​
​ сохранить.​выберите форматирование для​
​Появится диалоговое окно​​, затем нажмите команду​​ отобразить минимальное количество​
​Размер​ должна быть отсортирована​
​ в большом заказе.​на Ленте, затем​Цитата​

​ кнопкой мыши, а​​If c =​If c =​=​​: Ставьте автофильтр​

​ ячейки со значением​​ рядом с Флажком,​​Поэтому флажок​​ применения к повторяющимся​Промежуточные итоги​Промежуточный итог​

​ информации. Мы выберем​​.​

​ по столбцу​​ Команда создаст иерархию​​ нажмите команду​
​strimax, 11.11.2015 в​ во всех ячейках​
​ "" Then​ "" Then​+​
​Зафильтруйте строки, которые​ БУ и Кол.,​
​ например, еще один​Январь​
​ значениям и нажмите​
​.​
​.​ уровень 1, который​
​Если все параметры заданы​Размер​ групп, также называемую​
​Группировать​ 04:14, в сообщении​
​ появляются нули, объединение​
​c.Cells = c.Offset(-1,​
​c.Cells = c.Offset(-1,​стрелка вверх​
​ нужно удалить​ причём они расположены​
​ Флажок (он будет​
​в поле​
​ кнопку​


​Нажмите кнопку​​Откроется диалоговое окно​ содержит только общее​ правильно, нажмите​от меньшего к​ структурой, чтобы упорядочить​.​ № 8200?’200px’:»+(this.scrollHeight+5)+’px’);»>Sub W()​
​ не пропадает. Может​
​ 0)​
​ 0)​
​,​Выделите всю таблицу​
​ поочерёдно друг за​ фиктивным, не связанным​Удаление дубликатов​
​ОК​Убрать все​
​Промежуточные итоги​ количество заказанных футболок.​
​ОК​
​ большему.​
​ информацию на листе.​Выделенные строки или столбцы​
​U_01()​ это связано с​End If​
​End If​Ctrl​
​ до конца (кроме​
​ другом (приложил фрагмент​
​ с ячейкой). Сгруппируйте​нужно снять.​
​.​.​
​. Нажмите​
​Щелкните следующий уровень, чтобы​
​.​
​Откройте вкладку​Ваши данные должны быть​
​ будут сгруппированы. В​Цитата​

​ тем, что таблица​​Next​
​Next​+​ шапки)​ файла, но структура​ флажки (вкладка​Нажмите кнопку​При использовании функции​В некоторых случаях повторяющиеся​Убрать все​ отобразить более подробную​Информация на листе будет​Данные​ правильно отсортированы перед​ нашем примере это​strimax, 11.11.2015 в​ преобразована из структуры​With ThisWorkbook.Worksheets(«Ëèñò1»).Range(Cells(1, 3),​With ThisWorkbook.Worksheets(«Лист1»).Range(Cells(1, 3),​
​Enter​Нажмите​ удалена). Задача вроде​

​Формат​​ОК​​Удаление дубликатов​​ данные могут быть​.​ информацию. В нашем​ сгруппирована, а под​
​, затем нажмите команду​

​ использованием команды​​ столбцы A, B​ 04:14, в сообщении​ в обычную?​ Cells(Rows.Count, 3).End(xlUp))​ Cells(Rows.Count, 3).End(xlUp))​Выделите столбец с​Shift​

​ бы и простая,​

​, группа​​.​повторяющиеся данные удаляются​ полезны, но иногда​Все данные будут разгруппированы,​ примере мы выберем​
​ каждой группой появятся​​Промежуточный итог​​Промежуточный итог​ и C.​
​ № 8200?’200px’:»+(this.scrollHeight+5)+’px’);»>Worksheets(«Ëèñò1»)​​Бездумное цитирование запрещено​Set Rng =​Set Rng =​
​ объединенными ячейками​
​+​​ но что-то мешает.​Упорядочить​При удалении строки Элементы​

excelworld.ru

​ безвозвратно. Чтобы случайно​

Группировка данных в Excel – придаем таблицам стройности

Здравствуйте, друзья. Думаю, каждому, кто работал в Эксель, попадались таблицы со структурой данных. Группировка в Эксель, чаще всего, применяется, когда есть организация со структурой, и мы оцениваем некоторые показатели согласно этой структуры. Например, продажи по Компании в целом, по региональным представительствам, по менеджерам. Посмотрите на картинке, как это может быть без группировки:

На рисунке детальный пример отчета о продажах по структурным подразделениям подневно. А что если нужно предоставить руководителям отчет в разрезе только лишь департаментов и помесячно, без детализации? Чтобы было вот так:

Согласитесь, такой вид таблицы более нагляден и показателен для анализа работы Компании в целом. Но как получить такую таблицу достаточно быстро, не скрывая и не удаляя ячейки? Очень просто, задайте структуру документа.

На рисунке выше я привел уже структурированный документ, с маркерами группы. В таблице сгруппированы менеджеры по регионам и регионы в компании, а так же, дни недели в месяцы. Чтобы скрыть какую-то отдельную группу, кликните на значке «минус» в итоговой строке этой группы». Чтобы раскрыть – на значке «плюс». Чтобы отобразить какой-то определенный уровень – нажмите на его номер в верхнем левом углу листа.

Обратите внимание, данные сгруппированы в несколько уровней. Каждый последующий вложен в предыдущий. Всего Эксель позволяет создать до восьми уровней в строках и восьми – в столбцах.

Как сгруппировать данные в Excel

Есть два способа создать структуру листа: автоматический и ручной.

Автоматическое создание структуры в Excel

Программа может попытаться создать структуру автоматически. Для этого нажмите на ленте: Структура – Группировать – Создать структуру .

Если у Вас правильно и логично записаны формулы суммирования, структура будет создана правильно. У меня эта функция часто срабатывает правильно, поэтому сначала я пробую именно автоматическое создание. Структура из примера отлично создалась автоматически.

Ручное создание структуры

Создание структуры вручную позволяет держать весь процесс под контролем и гарантированно получить правильный результат. Чтобы структурировать лист вручную, выполните такие действия:

1. Оформите и наполните таблицу, создайте итоговые строки и столбцы
2. Кликните на маленькой пиктограмме со стрелкой в нижнем правом углу ленточной группы Данные – Структура . В открывшемся окне настройте расположение строк и столбцов итогов

1. Выделите строки или столбцы, которые нужно группировать (не выделяйте итоговые). Делайте это с каждой группой по очереди, начиная с самых «глубоких». В моем примере это фамилии менеджеров.

1. Нажмите на ленте Структура – Группировать (ли нажмите Alt+Shift+стрелка вправо ). Будет создана группировка

1. Повторяйте п.3-4 до полного структурирования данных. Повторюсь, начинайте с подчиненных групп, потом переходите на уровень выше. Т.е. в таблице из примера мы поочередно сгруппируем менеджеров в филиалы, потом филиалы в компанию.

Когда Вы вставляете новые строки и столбцы в структурированную таблицу – будьте осторожны. Если, например, добавляется новый менеджер в группу, вставляйте строку где-то между сгруппированными строками, не первым элементом группы и не последним. В противном случае, новая строка не впишется в структуру.

При копировании диапазона ячеек, скрытые строки и столбцы не копируются. Но когда они скрыты группировкой – все равно копируются. Чтобы выделить только данные, отображенные на экране, выделите нужный диапазон и нажмите F5 . В открывшемся окне выберите Выделить – Только видимые ячейки . Теперь ячейки, скрытые группировкой, не будут скопированы.

Если Вам больше не нужна структура – удалите ее. Для этого выполните на ленте Данные – Структура – Разгруппировать – Удалить структуру .

Группированные данные, структурированное рабочее пространство – не только добавляют практичности Вашим таблицам, это правило хорошего тона, когда одну и ту же таблицу можно легко посмотреть как в развернутом виде, так и в детальном.

Вот и все, тренируйтесь и применяйте на практике структурирование данных в Экселе. Приглашаю Вас комментировать изложенный материал, задавайте Ваши вопросы и делитесь опытом!

Следующая статья будет посвящена подключению внешних данных и их консолидации. Это неотъемлемая часть работы большинства пользователей Excel. Присоединяйтесь к чтению!

Добавить комментарий Отменить ответ

8 комментариев

Добрый день!
Как в книге создать 2 группировки друг за другом, чтобы когда они свернуты не отображались страницы.
Например, в таблице 15 строк. 3 всегда отображаются. Затем 4 строки в группировке и следующие 4 строки в группировке. Надо чтобы,когда обе группировки собраны из них ничего не отображалось.

Здравствуйте, Кир.
Для каждой группировки нужно определять итоговый столбец, который располагается либо над группируемым участком, либо под ним. Поскольку у Вас две группы строк примыкают друг к другу, нужно для верхнего участка установить итоги над данными, для нижнего — под данными. Как это делается — описано вначале пункта «Ручное создание структуры».

Добрый день!
Как сделать чтобы группировки были разного цвета( например 1 группа где знак (+) красного. 2 группа где знак (+) зеленого итд)

Дмитрий, здравствуйте. Если Вы хотите, чтобы именно строка итогов отличалась по цвету — лучше всего воспользоваться Условным форматированием

Здравствуйте! Почему при создании структуры с первого столбца в документе не отображается плюсик? Только точки над структурируемыми столбцами и цифры уровня структуры… Что делать, если структура нужна именно с 1го столбца? Excel 2016. Спасибо.

Здравствуйте, Елена. Не отображается плюсик, потому что он проставляется над столбцом промежуточных итогов. Например, в столбцах у Вас данные по месяцам, и они сворачиваются в итоговые цифры года. Плюсик будет над столбцом соответствующего года.
Итоговый столбец может быть слева или справа от группируемого массива. У Вас в настройках выставлено «слева», однако столбца слева не существует, Вы группируете начиная с первого. Потому, плюсика и нет. Вы можете пойти двумя путями:
1. Скрывать и раскрывать группировку кнопками уровней в верхнем левом углу окна
2. Выбрать расположение столбца итогов справа от группируемого массива. Тогда плюсик будет отображаться в следующем столбце после группируемых. Как это сделать — я рассказал в пункте «Ручное создание структуры»

Спасибо.
Научился группировать столбцы за 15 секунд.

В excel как убрать структуру

Структурируемые данные должны быть представлены в формате списка, в котором первая строка каждого столбца содержит подпись, остальные строки — однотипные данные; пустые строки или столбцы в списке отсутствуют.

Перед началом создания структуры может потребоваться отсортировать данные, чтобы сгруппировать строки вместе. В показанном на рисунке примере список был отсортирован по категории товаров, а затем по фамилии продавца.

Располагайте итоговые строки выше или ниже каждой группы детальных строк. Для этого после каждой группы вставьте по пустой строке и в них используйте итоговые функции, например СУММ или СРЗНАЧ. Для получения наилучших результатов итоговые строки должны содержать формулы, ссылающиеся на ячейки во всех строках. В показанном на рисунке 8.8 примере имеется строка под сведениями каждой категории товара. Например, данные по продажам лекарств в строках с 5 по 9 суммируются в строке 10. Также можно структурировать данные, в которых итоговые строки содержат описательный текст и иные данные.

Рис. 8.8. Фрагмент окна со структурированными данными

Если структурируются столбцы, а не строки, убедитесь, что лист имеет заголовки в первом столбце, и что имеются итоговые столбцы слева или справа от столбцов сведений.

Если итоговые строки расположены над строками данных или итоговые столбцы расположены слева от столбцов данных, можно изменить параметры расположения. Для этого необходимо дать команду меню Данные=>Группа и структура => Настройка и снять флажок итоги в строках под данными, флажок итоги в столбцах справа от данных или оба эти флажка.

Создание структуры автоматически и вручную

Автоматическое создание структуры

Если данные на листе обобщены формулами, которые используют функции, например СУММА, Microsoft Excel позволяет автоматически структурировать данные. Итоговые данные должны располагаться рядом с подробными данными.

Для создания автоматической структуры нужно выделить диапазон ячеек, для которых необходимо создать структуру (для структурирования листа целиком указать любую ячейку) и дать команду меню Данные => Группа и структура => Создание структуры. При вставке автоматических промежуточных итогов в список, представленный в виде строк, Microsoft Excel автоматически структурирует лист, давая возможность отобразить ровно столько подробной информации, сколько необходимо.

Создание структуры вручную

Если данные не организованы так, что Microsoft Excel может создать структуру автоматически, структура может быть создана вручную. Например, требуется вручную создать структуры данных, если строки или столбцы с итоговыми данными содержат не формулы, а значения или описательный текст.

Для создания структуры листа вручную, необходимо выделить строки или столбцы, которые нужно объединить в одну группу, и дать команду меню Данные => Группы и структура => Группировать (рис.8.9). После этого рядом с детальными данными Одежда появиться символ структуры. Продолжать выделение и группировку строк или столбцов сведений и выполнение команды Группировать нужно до тех пор, пока не будут созданы все необходимые уровни структуры.

Рис. 8.9. Фрагмент окна для создания группы Одежда

Настройка структурирования со стилями

Автоматические стили можно применить непосредственно при структурировании или после него. Для структурированных строк Microsoft Excel использует такие стили, как «Уровеньстрока_1» и «Уровеньстрока_2». Для структурированных столбцов Microsoft Excel использует такие стили как «Уровеньстолб_1» и «Уровеньстолб_2». Стили используют полужирное, курсивное и другое форматирование текста, чтобы облегчить различение итоговых строк в данных.

Можно изменять способы форматирования, определенные каждому из стилей, что позволяет применять различные стили оформления текста и ячейки для настройки внешнего вида структуры. Также можно использовать автоформаты для форматирования структурированных данных.

Если требуется задать стили структуры для автоматического применения к новой структуре, нужно дать команду меню Данные => Группа и структура => Настройка и установить флажок Автоматические стили. Если при создании структуры не требуется применять автоматические стили, их можно применить после создания структуры. Для этого необходимо выделить данные, к которыми применяются стили, дать команду меню Данные => Группа и структура => Настройка в открывшемся диалоговом окне Настройка (рис. 8.10) установить флажок Автоматические стили и нажать кнопку Применить стили. Кнопка Создать этого диалогового окна создает структуру листа. В результате к итоговым строкам будет применено форматирование (рис.8.11)

Рис.8.10. Применение стилей к структуре

Рис. 8.11. Результат применения автоматических стилей к структуре

Удаление структуры

При удалении структуры никакие данные не удаляются. Для выполнения удаления структуры на нужном листе необходимо дать команду меню Данные => Группа и структура => Удалить структуру. Если строки или столбцы все равно останутся скрытыми, то можно просто отобразить скрытые строки или столбцы средствами Excel (выделить видимые заголовки и дать команду меню Формат => Строка или Столбец => Отобразить).

Выделенные элементы структуры также можно разгруппировать без удаления всей структуры. Для этого, удерживая нажатой SHIFT щелкнуть кнопку или группы, а затем дать команду меню Данные => Группа и структура => Разгруппировать. На рис. 8.12 и 8.13 приведен пример удаления структуры для группы Иванова.

Рис. 8.12 . Выделение элемента структуры Иванова и выбор команды для разгруппирования

Рис. 8.13. . Вид окна при разгруппированной группе Иванова

Чтобы скрыть структуру, не удаляя ее, необходимо отобразить все данные, нажав кнопку с наибольшим числом в области структуры , и снять флажок Символы структуры вкладки Вид диалогового окна Параметры (меню Сервис).

В excel как убрать структуру

На этом шаге мы рассмотрим создание структур рабочего листа.

Прежде чем создавать структуру, нужно убедиться в том, что данные подходят для создания структуры и формулы заданы правильно. Данные должны иметь иерархическую организацию. Все итоговые формулы должны быть введены правильно и согласовано. Под согласованностью подразумевается их одинаковое относительное положение.

Создать структуру можно одним из способов:

Чтобы автоматически создать стрктуру для некоторого диапазона данных, надо выполнить следующее:

1. Поместить табличный курсор в любую ячейку диапазона.
2. Выбрать команду Данные | Группа и структура | Создание структуры.

Программа Excel проанализирует формулы из выделенного диапазона и создаст структуру. В зависимости от формул будет создана горизонтальная, вертикальная или смешанная структура.

Если у рабочего листа уже есть структура, то будет задан вопрос, не хотите ли Вы изменить существующую структуру. Щелкните на кнопке Да, чтобы удалить старую и создать новую структуру.

Если воспользоваться командой Данные | Итоги, то Excel создаст структуру автоматически, при этом автоматически будут вставлены формулы для расчета промежуточных итогов, если данные введены в виде списка.

Excel определяет способ создания структуры на основании анализа формул, поэтому без формул автоматически создать структуру невозможно. Процесс создания структуры вручную подразумевает создание групп строк (для вертикальной структуры) или групп столбцов (для горизонтальной структуры).

Чтобы создать группу строк, выделите полностью все строки, которые нужно включить в эту группу, кроме строки, содержащей формулы для подсчета итогов. Затем выберите команду Данные | Группа и структура | Группировать. По мере создания группы Excel будет отображать символы структуры.

Если перед созданием группы Вы выделите диапазон ячеек (а не строки или столбцы целиком), то Excel отобразит диалоговое окно с вопросом о том, что Вы хотите сгруппировать. Затем программа сгруппирует целиком те строки или столбцы, ячейки которых содержатся в выбранном диапазоне.

Можно выбирать также группы групп. Это приведет к созданию многоуровневых структур. Создание таких структур следует начинать с внутренней группы и двигаться изнутри наружу. В случае ошибки при группировке можно произвести разгруппирование с помощью команды Данные | Группа и структура | Разгруппировать

В Excel есть кнопки инструментов, с помощью которых можно ускорить процесс группировки и разгруппировки (рис. 1). Кроме того можно воспользоваться комбинацией клавиш Alt + Shift + для группировки выбранных строк или столбцов, или Alt + Shift + для осуществления операции разгруппирования.

Рис. 1. Инструменты структуризации

Инструмент структуризации содержит следующие кнопки.

Как настроить группировку строк в excel?

Хочу облегчить жизнь тем, кто работает с большими таблицами. Для этого мы сейчас разберемся с понятием группировка строк в excel. Благодаря ему ваши данные примут структурированный вид, вы сможете сворачивать ненужную в настоящий момент информацию, а потом быстро ее находить. Удобно, правда?

Инструкция

Открываем файл excel и приступаем к группировке:

• Выделите нужные строки;
• Откройте вкладку «Данные» в меню сверху;
• Под ним в поле «Структура» найдите команду «Группировать»;

• В появившемся окошке поставьте галочку напротив строк;

Ничего сложного, не так ли?
Объединенные экселем области имеют рядом и/или сверху полоску. Под ней находится знак минуса. Нажмите на него. Сгруппированные ячейки свернулись. Чтобы снова их увидеть, нажмите на плюсик сверху.

Задаем название

Если вы еще не давали название блоку из выделенных строк, сделайте это сейчас. С заголовком вам будет легче находить нужную часть при повторных открытиях документа. Запишите наименование в нижней строке столбца.
Вы скажете, что данное расположение неправильно. И будете правы. Такие настройки придуманы разработчиками, но мы сделаем по-своему:

• Выполните те же действия, что описаны в инструкции выше. Но не спешите применять команду «Группировать».
• Сначала нажмите на маленький квадратик рядом со словом «Структура».
• В появившемся окне «Расположение итоговых данных» снимите все галочки.

Теперь нам необходимо исправить заданную ранее систематизацию:

• В поле «Структура» жмем «Разгруппировать». Снова появилось окно, так? Выбираем «Строки». И теперь, когда название переместилось вверх, повторяем разобранный вначале порядок действий.

Автоматическая структуризация

Ранее мы выполняли группировку вручную вручную. Есть и автоматический способ сделать то же самое. Но в этом случае эксель сам выбирает, какие данные объединить. Стоит отдать должное, он руководствуется логикой. Например, определяет заголовок и ячейки с суммированием, а строки между ними группирует и позволяет их сворачивать.

Благодаря этому таблица не занимает много места.

Правда, не всегда программа структурирует то, что нужно. Тогда приходиться прибегать к ручным настройкам. Однако если вы имеете дело с формулами, то автоматическая группировка вероятнее всего вам подойдет. Чтобы ее применить, команде «Группировать» выберите подпункт «Создание структуры» — готово.

Как отменить группировку, созданную вручную, вы узнали выше. Как это сделать после применения автоматического способа? В той же вкладке «Разгруппировать» нажмите «Очистить структуру».

Как сортировать данные таблицы?

Максимально оптимизировать вашу таблицу поможет такая функция экселя как сортировка данных. Ее можно производить по разным признакам. Я расскажу об основных моментах, которые помогут вам в работе.

Цветовое деление

Вы выделяли некоторые строки, ячейки или текст в них другим цветом? Или только хотели бы так сделать? Тогда этот способ поможет вам быстро их сгруппировать:

• Во вкладке «Данные» переходим к полю «Сортировка и фильтр».
• В зависимости от версии excel нужная нам команда может называться просто «Сортировка» или «Настраиваемая». После нажатия на нее должно появиться новое окно.

• В разделе «Столбец» в группе «Сортировать по» выберите необходимый столбец.
• В разделе сортировки кликните, по какому условию необходимо выполнить деление. Вам нужно сгруппировать по цвету ячейки? Выбирайте этот пункт.
• Для определения цвета в разделе «Порядок» кликните на стрелочку. Рядом вы можете скомандовать, куда переместить отсортированные данные. Если нажмете «Сверху», они сместятся наверх по столбцу, «Влево» — по строке.

Примечание: чтобы выполнить те же действия с другими значениями и цветами, в диалоговом окне сортировки нажмите «Добавить уровень». После того, как вы сохраните файл, можно выполнить еще раз такое же объединение. Необходимо в тот же поле нажать кнопку «Применить повторно».

Объединение значений

Программа позволяет сгруппировывать таблицу по значению ячейки. Это удобно, когда вам необходимо найти поля с определенными именами, кодами, датами и пр. Чтобы это сделать, выполните первые два действия из предыдущей инструкции, а в третьем пункте вместо цвета выберите «Значение».

В группе «Порядок» есть пункт «Настраиваемый список», нажав на который вы можете воспользоваться предложением сортировки по спискам экселя или настроить собственный. Таким способом можно объединить данные по дням недели, с одинаковыми значениями и пр.

Упрощаем большую таблицу

Excel позволяет применять не одну группировку в таблице. Вы можете создать, к примеру, область с подсчетом годового дохода, еще одну — квартального, а третью — месячного. Всего можно сделать 9 категорий. Это называется многоуровневой группировкой. Как ее создать:

• Проверьте, чтобы в начале всех столбцов, которые мы будем объединять, был заголовок, что все они содержат информацию одинакового типа, и нет пустых мест.
• Чтобы столбцы имели опрятный вид, в поле сортировки выберите команду «Сортировать от А до Я» или наоборот.
• Вставьте итоговые строки, то есть, те, что имеют формулы и ссылаются на объединяемые нами ячейки. Сделать это можно с помощью команды «Промежуточные итоги», которая находится в том же поле, что и кнопка «Группировать».

• Выполните группировку всех столбцов, как мы делали раньше. Таким образом, у вас получится гораздо больше плюсиков и минусов с левой стороны. Вы можете также переходить от одного уровня к другому путем нажатия вкладок с цифрами в той же панели сверху.

На этом всё, друзья.

Если же вы хотите изучить Excel поглубже, то рекомендую приобрести данный видео курс: « Неизвестный Excel ».

Группируем строки в Excel

Когда пользователь имеет дело с объемными документами с массой промежуточных итогов и сложной структурой, и эти документы создаются и ведутся в Excel, ему сложно охватить все данные на одном экране. Тому, кто в этом случае хочет сделать работу более рациональной, адресована эта статья.

Excel, включая достаточно старые версии, снабжен таким инструментом, как группировка строк. Использовать его можно только в том случае, если таблица создана с соблюдением определенных правил. На что обратить внимание?

Во-первых, при оформлении заголовков может возникнуть ситуация, когда название столбца выходит за пределы ячейки, и пользователь не замечает, что пропустил столбец, а это недопустимо.

Во-вторых, в ячейки одной и той же графы могли быть внесены данные разных типов, например, текст и число, это также недопустимо.

В-третьих, могли остаться полностью незаполненными столбец или строка, за этим тоже нужно следить.

Если все вышеперечисленное учтено, то можно приступать к оптимизации таблицы. Это удобнее делать, начиная с разделов:

• выделите все строки первого раздела (не включайте в выделение название раздела и итоговую строку);
• на вкладке Данные откройте список Группировать и выберите одноименную команду. В результате слева от таблицы появляется зона созданной структуры.

Аналогично сгруппируйте строки второго и последующих разделов.

Если щелкнуть по кнопке 1, то раздел свернется до названия и итоговой строки. Чтобы увидеть содержимое раздела, щелкните по кнопке 2.

Далее можно группировать строки, которые образуют группы внутри разделов. При этом первую строку группы выделять не нужно (если строк всего две, то выделяйте только вторую). В структуре произойдут изменения: добавится третий уровень.

Теперь можно щелкнуть по кнопке 2 и свернуть только группы (кнопкой 3 все можно будет развернуть).

Если группа была сформирована неудачно, то ее можно разгруппировать. Для этого щелкните по кнопке, соответствующей концу группы в структуре (это может быть +, если группа свернута, или —, если видна вся структура) и по кнопке Разгруппировать. На рисунке приведен пример для группы «Кладка кирпича».

Если возникает необходимость отказаться от группировки вообще, то используйте команду Удалить структуру в списке команды Группировать. С удалением структуры не спешите, так как отменить это решительное действие будет невозможно.

Применение группировки строк позволит вам экономить силы и время при просмотре таблиц, а также сделает их более читабельными для вашего руководства или клиентов.