Учет в цветочном магазине в excel образец

Основатель Посифлоры Евгений Кащеев рассказывает, как работает программа учета и какую пользу приносит бизнесу.

Зачем мы создали Посифлору

Когда мы начали развивать цветочный магазин «Букетная», столкнулись с двумя проблемами:

1. У нас не было понимания того, что происходит с бизнесом. Сколько стеблей осталось на складе? Когда делать закупку? Почему увеличилось количество списаний? Магазин работает в плюс или в минус? Какие цветы приносят доход, а какие убытки на цифрах, а не ощущениях?
2. Всё было завязано на людях. Приходилось постоянно находиться в магазине: следить за остатками, оформлением заказов и работой флористов.

Сначала мы пробовали всё контролировать с помощью тетради и экселевской таблицы, но это было трудно. Потом решили подключить систему по управлению складом, но ни одна программа нам не подошла. Везде нужно было вкладывать деньги в доработку системы. 

Тогда я понял, что на рынке не хватает специализированной системы для цветочных магазинов, и мы стали разрабатывать Посифлору. В этой статье я расскажу, как она работает и как решает задачу складского учета.

Как мы работали без Посифлоры

Сначала мы вели учет на складе с помощью тетради и экселевской таблицы. Когда к нам приходила новая поставка товара, закупщик вручную переносил данные из накладной поставщика в электронную таблицу с остатками на складе. Так, у нас был примерный список товаров.

Флористы должны были ежедневно обновлять данные по наличию. Как показала практика, это было невозможно. В праздничные дни из-за суматохи мы вообще отказывались от учета и считали выручку по кассе. Было стойкое ощущение, что мы что-то упустили.

Представьте ситуацию: к нам приходит покупатель и заказывает букет. Флорист начинает подбирать для него цветы: георгины, розы, маттиолы, хризантемы, антуриумы — всего 5 наименований, к ним в заказ он добавляет упаковку и ленты. После продажи букета все эти использованные стебли нужно убрать из таблицы с остатками на складе. Если этого не сделать, будут расхождения между таблицей и реальным количеством товара на складе.

Обычно флорист сначала записывал в тетрадь стоимость и количество проданных стеблей. В конце дня эти данные он переносил в таблицу с остатками. Иногда он спешил отпустить клиента и записывал только общую сумму заказа. В спешке легко забыть или перепутать, какие цветы купил клиент. В праздник при большом потоке посетителей вести учет таким образом невозможно.

В итоге мы не знали, какие цветы и кому продаем. Из-за этого возникало постоянное расхождение между количеством цветов на складе и тем, что есть в таблице учета.

❌ Без автоматизации: не знаем, сколько у нас остатков на складе

• Хаотичная закупка. Каждый раз покупаешь цветы на свой вкус и в произвольном количестве, вместо того чтобы покупать цветы, которые чаще всего заказывают клиенты.
• Постоянные докупки. Нельзя точно спланировать, на сколько дней хватит цветов.
• Страх не выполнить заказ. Цветы кончаются всегда не вовремя, иногда приходится отменять заказы и терять лояльность клиента.
• Нельзя планировать продажи на праздники. Если купить больше цветов, чем нужно, то они не будут проданы. А если меньше, то придется отказаться от части заказов и потерять прибыль. В праздники у оптовиков цены выше, но самое главное — на закупку просто нет времени, все заняты сбором заказов.
• Сложно отследить, куда уходят товары. Продавец может продать цветы или упаковку не через кассу, а деньги забрать себе. У нас таких продавцов никогда не работало, но такая ситуация на рынке бывает часто.

Как мы стали работать после автоматизации

С Посифлорой мы убрали учет цветов из рук флористов и получили инструмент, который помогает планировать закупки

1. Когда приходит поставка товара, мы получаем накладную от поставщика в электронном виде. Ее загружаем в Посифлору, и она автоматически прибавляет новый товар к остаткам на складе. Все данные сохраняются в базе данных. Одновременно с приходной накладной назначаются цены на каждый товар. Владельцу достаточно один раз назначить цены, а в будущем иногда их корректировать. Все это можно делать удаленно с домашнего компьютера или телефона.

2. Теперь флористу не нужно заполнять таблицу учета товаров, ходить на склад проверять реальное наличие и держать перед глазами прайс-лист, чтобы сверять стоимость стеблей. На этапе составления заказа флорист просто нажимает на кнопку в планшете с цветком или другим товаром, а потом выбирает нужное количество стеблей.

3. После оплаты заказа Посифлора автоматически спишет со склада использованные стебли и пробьет чек на кассе. Самому флористу делать ничего не нужно: он может сосредоточиться на сборке букетов и общении с клиентами.

4. В любой момент мы можем сделать отчеты по проданным товарам и посмотреть, какие цветы чаще покупают.

✅ С автоматизацией: всегда знаем, сколько стеблей на складе и какие цветы в предзаказах

• Это быстро. Флористу не нужно заполнять таблицу учета товаров, проверять наличие на складе и сверяться с прайс-листом по каждому цветку. Посифлора автоматически считает цену букета и сверяет остатки.
• Проще планировать закупку. Можно сопоставить остатки на складе с показателями продаж прошлого года или с предзаказами.
• Забыть об учете товара невозможно. Чтобы оформить заказ, флористу нужно внести использованные стебли в программу.
• Контроль за движением товара. Продавец не сможет провести сделку вне кассы или даже скрутить лишний рулон бумаги без ведома владельца.

Работа по рецептам и шаблонам

Чтобы не тратить время на подсчет по стеблям, можно заранее составить шаблоны букетов. Для этого в Посифлоре мы создаем карточку-рецепт с фотографией. В ней уже указан состав: название и количество стеблей в композиции.

Как только флорист добавляет шаблон в корзину, программа автоматически учитывает все используемые стебли. Можно оставить как есть или заменить какие-то цветы и добавить упаковку. После закрытия сделки программа уберет проданные стебли из складских остатков.

Работа по рецептам упрощает жизнь магазину. Особенно это полезно в праздники, когда не хватает времени на сбор букетов, например 1 Сентября или 8 Марта. В эти дни чаще покупают стандартные букеты, поэтому тут важна скорость сборки. Флорист сразу видит, какие цветы и в каком количестве ему нужно использовать.

Складской учет в Excel подходит для любой торговой или производственной организации, где важно учитывать количество сырья и материалов, готовой продукции. С этой целью предприятие ведет складской учет. Крупные фирмы, как правило, закупают готовые решения для ведения учета в электронном виде. Вариантов сегодня предлагается масса, для различных направлений деятельности.

На малых предприятиях движение товаров контролируют своими силами. С этой целью можно использовать таблицы Excel. Функционала данного инструмента вполне достаточно. Ознакомимся с некоторыми возможностями и самостоятельно составим свою программу складского учета в Excel.

В конце статьи можно скачать программу бесплатно, которая здесь разобрана и описана.

Как вести складской учет в Excel?

Любое специализированное решение для складского учета, созданное самостоятельно или приобретенное, будет хорошо работать только при соблюдении основных правил. Если пренебречь этими принципами вначале, то впоследствии работа усложнится.

1. Заполнять справочники максимально точно и подробно. Если это номенклатура товаров, то необходимо вносить не только названия и количество. Для корректного учета понадобятся коды, артикулы, сроки годности (для отдельных производств и предприятий торговли) и т.п.
2. Начальные остатки вводятся в количественном и денежном выражении. Имеет смысл перед заполнением соответствующих таблиц провести инвентаризацию.
3. Соблюдать хронологию в регистрации операций. Вносить данные о поступлении продукции на склад следует раньше, чем об отгрузке товара покупателю.
4. Не брезговать дополнительной информацией. Для составления маршрутного листа водителю нужна дата отгрузки и имя заказчика. Для бухгалтерии – способ оплаты. В каждой организации – свои особенности. Ряд данных, внесенных в программу складского учета в Excel, пригодится для статистических отчетов, начисления заработной платы специалистам и т.п.

Однозначно ответить на вопрос, как вести складской учет в Excel, невозможно. Необходимо учесть специфику конкретного предприятия, склада, товаров. Но можно вывести общие рекомендации:

1. Для корректного ведения складского учета в Excel нужно составить справочники. Они могут занять 1-3 листа. Это справочник «Поставщики», «Покупатели», «Точки учета товаров». В небольшой организации, где не так много контрагентов, справочники не нужны. Не нужно и составлять перечень точек учета товаров, если на предприятии только один склад и/или один магазин.
2. При относительно постоянном перечне продукции имеет смысл сделать номенклатуру товаров в виде базы данных. Впоследствии приход, расход и отчеты заполнять со ссылками на номенклатуру. Лист «Номенклатура» может содержать наименование товара, товарные группы, коды продукции, единицы измерения и т.п.
3. Поступление товаров на склад учитывается на листе «Приход». Выбытие – «Расход». Текущее состояние – «Остатки» («Резерв»).
4. Итоги, отчет формируется с помощью инструмента «Сводная таблица».

Чтобы заголовки каждой таблицы складского учета не убегали, имеет смысл их закрепить. Делается это на вкладке «Вид» с помощью кнопки «Закрепить области».

Теперь независимо от количества записей пользователь будет видеть заголовки столбцов.



Таблица Excel «Складской учет»

Рассмотрим на примере, как должна работать программа складского учета в Excel.

Делаем «Справочники».

Для данных о поставщиках:

* Форма может быть и другой.

Для данных о покупателях:

* Обратите внимание: строка заголовков закреплена. Поэтому можно вносить сколько угодно данных. Названия столбцов будут видны.

Для аудита пунктов отпуска товаров:

Еще раз повторимся: имеет смысл создавать такие справочники, если предприятие крупное или среднее.

Можно сделать на отдельном листе номенклатуру товаров:

В данном примере в таблице для складского учета будем использовать выпадающие списки. Поэтому нужны Справочники и Номенклатура: на них сделаем ссылки.

Диапазону таблицы «Номенклатура» присвоим имя: «Таблица1». Для этого выделяем диапазон таблицы и в поле имя (напротив строки формул) вводим соответствующие значение. Также нужно присвоить имя: «Таблица2» диапазону таблицы «Поставщики». Это позволит удобно ссылаться на их значения.

Для фиксации приходных и расходных операций заполняем два отдельных листа.

Делаем шапку для «Прихода»:

Следующий этап – автоматизация заполнения таблицы! Нужно сделать так, чтобы пользователь выбирал из готового списка наименование товара, поставщика, точку учета. Код поставщика и единица измерения должны отображаться автоматически. Дата, номер накладной, количество и цена вносятся вручную. Программа Excel считает стоимость.

Приступим к решению задачи. Сначала все справочники отформатируем как таблицы. Это нужно для того, чтобы впоследствии можно было что-то добавлять, менять.

Создаем выпадающий список для столбца «Наименование». Выделяем столбец (без шапки). Переходим на вкладку «Данные» — инструмент «Проверка данных».

В поле «Тип данных» выбираем «Список». Сразу появляется дополнительное поле «Источник». Чтобы значения для выпадающего списка брались с другого листа, используем функцию: =ДВССЫЛ(«номенклатура!$A$4:$A$8»).

Теперь при заполнении первого столбца таблицы можно выбирать название товара из списка.

Автоматически в столбце «Ед. изм.» должно появляться соответствующее значение. Сделаем с помощью функции ВПР и ЕНД (она будет подавлять ошибку в результате работы функции ВПР при ссылке на пустую ячейку первого столбца). Формула: .

По такому же принципу делаем выпадающий список и автозаполнение для столбцов «Поставщик» и «Код».

Также формируем выпадающий список для «Точки учета» — куда отправили поступивший товар. Для заполнения графы «Стоимость» применяем формулу умножения (= цена * количество).

Формируем таблицу «Расход товаров».

Выпадающие списки применены в столбцах «Наименование», «Точка учета отгрузки, поставки», «Покупатель». Единицы измерения и стоимость заполняются автоматически с помощью формул.

Делаем «Оборотную ведомость» («Итоги»).

На начало периода выставляем нули, т.к. складской учет только начинает вестись. Если ранее велся, то в этой графе будут остатки. Наименования и единицы измерения берутся из номенклатуры товаров.

Столбцы «Поступление» и «Отгрузки» заполняется с помощью функции СУММЕСЛИМН. Остатки считаем посредством математических операторов.

Скачать программу складского учета (готовый пример составленный по выше описанной схеме).

Вот и готова самостоятельно составленная программа.

{«id»:13915,»url»:»/distributions/13915/click?bit=1&hash=6bf6b0c7853c287bb5fe5adc65c64f0b629d0dc4b99b11aef464193a2f3383de»,»title»:»u041fu0440u043eu0434u0432u0438u0433u0430u0442u044cu0441u044f u0434u0430u0436u0435 u043fu0440u0438 u0432u044bu0441u043eu043au043eu0439 u043au043eu043du043au0443u0440u0435u043du0446u0438u0438″,»buttonText»:»u041du0430u0443u0447u0438u0442u044cu0441u044f»,»imageUuid»:»c74bb768-53df-5ae8-9544-76ab96b50911″,»isPaidAndBannersEnabled»:false}