Учет ремонта техники excel

Продолжаем организацию учета затрат на ремонт оборудования в Excel-модели. В предыдущих трех частях мы рассмотрели, как внедрить Заявку на ремонт оборудования, как организовать учет материальных и трудовых затрат. Теперь на основании накопленной базы данных о затратах логически завершим комплекс проделанной работы — настроим калькулирование стоимости ремонта.

СФОРМИРУЕМ СЕБЕСТОИМОСТЬ РЕМОНТНЫХ РАБОТ В ЖУРНАЛЕ

Чтобы рассчитать стоимость ремонта оборудования, нам понадобятся Журналы учета, ранее сформированные в Excel-модели:

• Журнал Заявок на ремонт (часть 1, табл. 3). Имя «умной» таблицы — «Заявки». Журнал заявок необходим для получения информации о ремонтируемом оборудовании, датах ремонтных работ, исполнителях. Образец Заявки на ремонт представлен в части 1;
• Журнал «Накладные склада» (часть 2, табл. 1). Имя таблицы — «Накладные». По данному журналу просуммируем материальные затраты;
• Журнал «Учет трудозатрат» (часть 3, табл. 1). Имя таблицы — «Труд». По данному журналу просуммируем основную заработную плату.

Указанные Журналы-источники продублированы на рис. 1–3.

Формируем в Excel-модели Журнал «Себестоимость» (табл. 1). Название листа в Excel-модели — «Стоимость Р и ТО».

Таблица 1 может показаться громоздкой. При необходимости графы, выделенные серым цветом (подтянуты из Журнала заявок), скрывают и оставляют только номер заявки. Однако именно такое построение таблицы позволит получить полные данные о специфике ремонта при создании отчетов, о которых поговорим позже.

Сейчас рассмотрим, как работает табл. 1, как рассчитана стоимость ремонтных работ по каждой заявке.

Графы «Дата Заявки», «Статус Заявки», «Заявка закрыта», «Вид Р и ТО», «Заказчик Р и ТО», «Оборудование» и «Характеристика работ» автозаполняются на основании номера заявки по формуле «ВПР»:

• Дата Заявки: =ВПР(A2;Заявки;2) — рис. 1;
• Статус Заявки: =ВПР(A2;Заявки;8);
• Заявка закрыта: =ЕСЛИ(‘Стоимость Р_ТО’!$C2=»В работе»;»—«;ВПР(A2;Заявки;7));
• Вид Р и ТО: =ВПР(A2;Заявки;3);
• Заказчик Р и ТО: =ВПР(A2;Заявки;4);
• Оборудование: =ВПР(A2;Заявки;5);
• Характеристика работ: =ВПР(A2;Заявки;6).

В предыдущих частях статьи мы получали показатели о затратах на ремонт по тем или иным статьям с помощью инструмента сводных таблиц. Однако сводные таблицы имеют недостаток: их формируют на основании одного источника данных, а в нашей Excel-модели данные для разных статей затрат содержатся в различных Журналах. Поэтому применим функцию «СУММЕСЛИМН».

Продолжение табл. 1

Аргументы функции «СУММЕСЛИМН» представлены на рис. 4, где «Накладные» — имя «умной» таблицы (Журнал «Накладные склада», рис. 2).

Функция на рис. 4 просуммирует материальные затраты. Обратите внимание на Журнал «Накладные склада»: по одной Заявке на ремонт получали материалы несколько раз в разные дни, были возвраты на склад. Перепроверяют, правильно ли работает формула в графе «Запчасти и материалы, руб.».

Важный момент: аналогично, только по Журналу трудозатрат (см. рис. 3), суммируют основную заработную плату производственного персонала:

=СУММЕСЛИМН(Труд[Основная ЗП, руб.];Труд[№ Заявки];A2).

Настройки остальных граф зависят от учетной политики компании:

• графа «Доп. з/п (20 %), руб.» — в компании принято, что в среднем для целей калькулирования себестоимости ремонтов дополнительная заработная плата принята в размере 20 % от основной: =ОКРУГЛ(J2*20/100;2). Чтобы исключить ошибки округления, применяют формулу ОКРУГЛ и округляют значение до двух знаков после запятой;
• графа «Начисления, руб.» — процент начислений зависит от видов деятельности компании. Для условного примера примем 35 %: =ОКРУГЛ((J2+K2)*35/100;2);
• графа «Цеховые расходы (40 %), руб.» — в компании базой для начисления цеховых (общепроизводственных, общезаводских) расходов служит весь фонд заработной платы основных рабочих. Для расчета себестоимости ремонтов принят средний процент за прошлый год — 40 % (пример условный);
• графа «Стоимость ремонтных работ, руб.» определяется суммированием перечисленных выше граф, включая «Запчасти и материалы, руб.».

Для удобства работы с табл. 1 к стоимостной графе применено условное форматирование: вкладка Главная → Стили → Условное форматирование → Цветовые шкалы.

Поскольку использована формула суммирования, то при отсутствии показателей в табл. 1 будут выводиться нули, что усложняет работу с таблицей.

Чтобы скрыть нули, применено Условное форматирование: Правила выделения ячеек → Равно → Пользовательский формат (если значение равно нулю, белый шрифт скроет цифру с экрана, но настроенная формула продолжит работу).

Как видно из табл. 1, для компании наиболее дорогостоящей оказалась Заявка № 1008 — 37 318,00 руб. (насыщенная зеленая заливка). Причины: высокая стоимость запчастей и материалов, проводили плановое техническое обслуживание Дробилки щековой № 1.

Вторая по дороговизне ремонта заявка — № 1005. Причина высоких затрат на ремонт электрооборудования Аспирационно-технологической установки № 2 — высокие трудозатраты и связанные с ними начисления.

 Для чего делают линейные графики выполнения работ

Вот и началась моя головная боль: срочно составить график проведения ремонтных работ, с учетом всех нюансов 

Надвигается капитальный ремонт оборудования цеха. Как минимум за месяц, все участники процесса ремонта обязаны предоставить утверждённые графики проведения ремонтных работ. 

А участников бывает много: механики, электрики, изолировщики, строители и прочие «жадные» до денег подрядчики.  К примеру, я механик, изначально предоставляю свой график работ на основании технического задания. Затем вношу корректировки в график с учетом очередности и сроками работа других служб и подрядчиков. Потом все графики согласуются и объединяются в единый общий график работ. 

В общем, понятно, для чего заказчик требует графики. Наша система тендеров на практике устроена так, что торги выигрывает фирма готовая работать за минимальную цену. В результате часто в тендерах участвуют фирмы однодневки, с купленными лицензиями, сертификатами соответствия и удостоверениями прошедшего проф. подготовку персонала. Фирмы, умеющие уходить от   налогов и набирающие людей с улицы по объявлению. 

График по шаблону таблиц Excel

Ну да ладно, не будем о наболевшем… Итак, о графиках. Обычно требуется расписать работы по дням, сменам, иногда по часам. Вся сложность в том, что предусмотреть нюансы порой сложно, и потому каждый исполнитель стремиться по возможности растянуть в графиках время выполнения работ. 

Раньше делались сложные, запутанные сетевые графики. Сейчас заказчика устраивают линейные графики, в таблицах Excel

L. В наше время при желании несложно сотворить понятный и качественный график. 

Как правило, я беру готовый шаблон прошлогоднего графика (который когда-то сам разрабатывал). График мой состоит из нескольких столбцов и типов данных 

1. Наименование оборудования 
2. Наименование работ
3. Процент выполнения (заполняется обычно в электронном виде для отчетного периода) 
4. Дни, смены, месяцы ремонта 
5. количество задействованного персонала ежедневно по каждому объекту 
6. количество персонала на каждый день 

В графах заполняются сроки и количество персонала на каждый день. В нижней части вставляю формулу по количеству задействованного персонала за день. 

Цветом выделяем критические точки выполнения работ, выходные и праздничные дни.  

Ниже приведен пример такой таблицы. Нажав на картинку,вы можете скачать готовый график и использовать как шаблон

Есть, конечно, специальные программы составления графиков, но как, то они у нас не приживаются. График составляю с исполнителями работ (мастера, прорабы) По окончании всех согласований распечатываем на цветном плоттере и вывешиваем по кабинетам и мастерским участкам. Естественно, у каждого мастера есть график в электронном виде. 

Вот как-то так. Хотелось бы узнать, как графики делают в вашей конторе? Пишите в комментариях, не стесняйтесь! 

Продолжим тему, связанную с фирмой, которая занимается поставкой и ремонтом сложной строительной техники. В данном случае нас будет интересовать именно учет продаж машин. Разработка будет представлять новую автоматизированную книгу Microsoft Excel, и поэтому начнем работу с ее создания. На рис. 3.15 показан первый лист, который содержит данные о моделях предлагаемой техники. Столбец Код мы используем для обеспечения уникальности модели.

Для внесения нового названия модели мы воспользуемся формой, показанной на рис. 3.16. Вызов ее производится программно с помощью щелчка на кнопке Добавить новое название. Необходимая для этого процедура представлена в листинге 3.10. Из текста процедуры видно, что для значения свойства Name выбрано AddMod.

1
2
3
4

' Листинг 3.10. Обработка щелчка на кнопке Добавить новое название
Private Sub CommandButton1_Click()
    AddMod.Show
End Sub

Форма на рис. 3.16 включает несколько элементов управления. Два элемента Label играют поясняющую роль для соответствующих текстовых окон. Для текстового окна, отводимого под код модели, в качестве значения свойства Name выбрано Cod. Нижнее текстовое окно отводится для названия модели (Name Nazv). Еще один элемент на форме — кнопка (Name — Coml), которая позволяет добавить указанную новую модель на лист.

Добавление модели производится с помощью процедуры, представленной в листинге 3.11. Обработка проверяет уникальность кода, и при положительном ответе информация записывается на лист Модели.

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26

' Листинг 3.11. Обработка щелчка на кнопке Добавить модель
Private Sub Com1_Click()
If Cod.Text = "" Then
    MsgBox ("Поле КОД необходимо заполнить")
    Exit Sub
End If
If Nazv.Text = "" Then
    MsgBox ("Поле названия необходимо заполнить")
    Exit Sub
End If
Nom = 0
While Worksheets("Модели").Cells(Nom + 2, 2).Value <> ""
    Nom = Nom + 1
Wend
For i = 1 To Nom
    CodList = Worksheets("Модели").Cells(i + 1, 1).Value
    If CStr(CosList) = CStr(Cod.Text) Then
    MsgBox ("Такой код модели уже встречался")
    Exit Sub
    End If
Next
Worksheets("Модели").Cells(i + 1, 1).Value = Cod.Text
Worksheets("Модели").Cells(i + 1, 2).Value = Nazv.Text
MsgBox ("Информация внесена")
AddMod.Hide
End Sub

На рис. 3.17 продемонстрирован один из вариантов заполнения информации о модели.

Добавим небольшой сервис — при активизации формы в текстовое окно для указания кода обеспечим внесение кода модели предыдущей записи. Для этого процедуру UserForm_Activate необходимо оформить так, как показано в листинге 3.12.

1
2
3
4
5
6
7
8
9

' Листинг 3.12. Процедура, выполняемая при активизации формы на рис. 3.16
Private Sub UserForm_Activate()
Nom = 0
While Worksheets("Модели").Cells(Nom + 2, 1).Value <> ""
    Nom = Nom + 1
Wend
NumPred = Worksheets("Модели").Cells(Nom + 1, 1).Value
Cod.Text = NumPred
End Sub

Теперь перейдем к следующему листу (рис. 3.18), который будет хранить информацию о номенклатуре (конкретных серийных номерах моделей). Здесь данные в столбце Код модели представляют значения уникальных кодов, содержащихся на листе Модели.

Щелчком на кнопке Добавить открывается форма (рис. 3.19), которая позволяет добавить в перечень номенклатуры еще одну позицию. Для начала потребуется оформить процедуру, выполняемую по щелчку на кнопке Добавить на рис 3.18 (листинг 3.13).

1
2
3
4

' Листинг 3.13. Обработка щелчка на кнопке, расположенной на листе Номенклатура
Private Sub CommandButton1_Click()
    AddSerNum.Show
End Sub

Теперь перейдем к процедурам, непосредственно связанным с формой на рис. 3.19. Первая процедура (листинг 3.14), которая потребуется, выполняется при открытии данной формы.

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11

' Листинг 3.14. Процедура, выполняемая при активизации формы
Private Sub UserForm_Activate()
Nom = 0
While Worksheets("Модели").Cells(N + 2, 1).Value <> ""
    N = N + 1
Wend
Spk.Clear
For i = 1 To N
    Spk.AddItem Worksheets("Модели").Cells(i + 1, 2).Value
Next
End Sub

Таким образом, список моделей на форме заполнен, и пользователь, выбрав модель, может внести в текстовое окно ее серийный номер. После этого осталось щелкнуть на кнопке Добавить (Name — OK), а необходимая процедура обработки щелчка на данной кнопке приведена в листинге 3.15.

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22

' Листинг 3.15. Процедура внесения очередной записи на лист Номенклатура
Private Sub OK_Click()
If Spk.ListIndex = -1 Then
    MsgBox ("He указана модель")
    Exit Sub
End If
' Индекс списка, который соответствует выбранной модели
NomMod = Spk.ListIndex
' Извлечение кода модели
KodModel = Worksheets("Модели").Cells(NomMod + 2, 1).Value
' Считывание серийного номера из текстового окна на форме
NumberSer = SerNum.Text
' Подсчет строк на листе Номенклатура
N = 0
While Worksheets("Номенклатура").Cells(N + 2, 1).Value <> ""
    N = N + 1
Wend
' Запись информации о модели и новом серийном номере
Worksheets("Номенклатура").Cells(N + 2, 1).Value = KodModel
Worksheets("Номенклатура").Cells(N + 2, 2).Value = Number.Ser
Hide
End Sub

Технически наиболее трудоемкая задача заключается в заполнении бланка заказа (рис. 3.20). Для облегчения труда сотрудников офиса мы создадим дополнительный лист управления, который представлен на рис. 3.21. Он позволит, используя имеющиеся данные на разных листах книги, эффективно, с минимальной потерей времени производить заполнение списка заказа.

При активизации листа, представленного на рис. 3.21, мы произведем заполнение поля со списком моделей (Name — Spk1). Далее пользователь, выбрав в этом списке необходимую модель, автоматически получает (за счет процедуры Spk1_Click) в правом поле со списком (Name — Spk2) перечень имеющихся серийных номеров. Теперь ему осталось выбрать конкретный серийный номер и щелчком на кнопке Включить добавить запись на лист Бланк. Перейдем к технической реализации рассмотренных действий. Первая процедура, которая нам понадобится для реализации описанного плана, выполняется при активизации листа (листинг 3.16).

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12

' Листинг 3.16. Процедура, выполняемая при активизации листа Управление
Private Sub Worksheet_Activate()
N = 0
While Worksheets("Модели").Cells(N + 2, 1).Value <> ""
    N = N + 1
Wend
Spk1.Clear
For i = 1 To N
    Spk1.AddItem Worksheets("Модели").Cells(i + 1, 2).Value
Next
Spk2.Clear
End Sub

При выборе пользователем необходимой модели с помощью щелчка в поле со списком Spk1 автоматически выполняется процедура Spk1_Click, которая приводит к заполнению на листе Управление (см. рис. 3.21) правого списка (Spk2) серийными номерами выбранной модели. Для этого требуется оформить процедуру Spk1_Click в соответствии с листингом 3.17. Здесь последовательно перебираются все серийные номера на листе Номенклатура, и при нахождении серийного номера, относящегося к указанной модели, он включается в поле со списком Spk2.

Для удобства мы сделали автоматическое выделение в списке серийных номеров первого (самого верхнего) элемента:

1
2
3

If Spk2.ListCount > 0 Then
Spk2.ListIndex = 0
End If

Таким образом, мы обеспечили пользователю выбор модели машины и ее серийного номера.

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17

' Листинг 3.17. Процедура, выполняемая при щелчке на списке моделей
rivate Sub Spk1_Click()
Kod = Worksheets("Модели").Cells(Spk1.ListIndex + 2, 1).Value
N = 0
While Worksheets("Номенклатура").Cells(N + 2, 1).Value <> ""
    N = N + 1
Wend
Spk2.Clear
For i = 1 To N
    If Worksheets("Номенклатура").Cells(i + 1, 1).Value = Kod Then
    Spk2.AddItem Worksheets("Номенклатура").Cells(i + 1, 2).Value
    End If
Next
If Spk2.ListCount > 0 Then
    Spk2.ListIndex = 0
End If
End Sub

Теперь, когда определены модель машины и ее серийный номер, следует включить указанную позицию в бланк заказа (лист Бланк). Однако, кроме включения, указанная позиция должна быть удалена с листа Номенклатура. В листинге 3.18 представлена необходимая для этого процедура, которая выполняется при щелчке на кнопке Включить.

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40

' Листинг 3.18. Процедура, выполняемая при щелчке на кнопке Включить
Private Sub OK_Click()
' Подсчет имеющихся записей в заказе на листе Бланк
Nzakaz = 0
While Worksheets("Бланк").Cells(Nzakaz + 5, 1).Value <> ""
    Nzakaz = Nzakaz + 1
Wend
' Подсчет имеющихся записей на листе Номенклатура
N = 0
While Worksheets("Номенклатура").Cells(N + 2, 1).Value <> ""
    N = N + 1
Wend
' Извлечение кода модели указанной в поле со списком Spk1
Kod = Worksheets("Модели").Cells(Spk1.ListIndex + 2, 1).Value
' Обработка указанной модели с выбранным серийным номером
For i = 1 To N
If Worksheets("Номенклатура").Cells(i + 1, 1).Value = Kod _
And Worksheets("Номенклатура").Cells(i + 1, 2).Value = Spk2.Text Then
' Запись нового номера позиции в списке заказа
    Worksheets("Бланк").Cells(Nzakaz + 5, 1).Value = Nzakaz + 1
' Внесение названия модели
    Worksheets("Бланк").Cells(Nzakaz + 5, 2).Value = Spk1.Text
' Внесение серийного номера
    Worksheets("Бланк").Cells(Nzakaz + 5, 3).Value = Spk2.Text
' Удаление строки с указанным серийным номером на листе
    Worksheets("Номенклатура").Row(i + 1).Delete
    Exit For
End If
Next
' Очистка списка Spk2 и повторное заполнение его серийными номерами
Spk2.Clear
For i = 1 To N
If Worksheets("Номенклатура").Cells(i + 1, 1).Value = Kod Then
    Spk2.AddItem Worksheets("Номенклатура").Cells(i + 1, 2).Value
End If
Next
If Spk2.ListCount > 0 Then
Spl2.ListIndex = 0
End If
End Sub

Здесь после включения указанного серийного номера модели в список заказа производится повторное заполнение списка серийных номеров и активизация верхнего элемента поля со списком. Это действие можно также реализовать меньшим количество строк программного кода:

1
2
3
4

Spk2.Delete Spk2.ListIndex
If Spk2.ListCount > 0 Then
Spk2.ListIndex = 0
End If

На рис. 3.22 представлен заполненный вариант бланка заказа. Разумеется, рассмотрешгая задача подразумевает развитие, которое является достаточно индивидуальным для каждой организации.

Текст задания

Вариант 15.

Используя электронные таблицы Excel, создать список ремонтируемой бытовой техники в сервис центре. Необходимые данные:

• Название техники;
• Какой группе принадлежит (видео, аудио, телефоны и т.д.);
• Дата приема техники;
• Дата выполнения заказ;
• Имя мастера;
• Стоимость ремонта;
• Отметка о повторном ремонте.

На отдельном листе необходимо предоставлять различную статистическую информацию в численном и в графическом виде:

• Среднее время затрачиваемое мастером на ремонт каждой группы товаров;
• Число повторных ремонтов для каждого мастера
• Средняя стоимость ремонта для каждой группы товаров;
• Наиболее дорогие позиции техники для ремонта в каждой группе товаров;
• Наименование техники имеющее наибольшее время ремонта в каждой группе товаров;
• Дополнительно, заданные преподавателем статистические данные.

In this article, we’ve compiled the most useful free equipment schedule templates for maintenance, replacement, calibration, and more, including customizable templates for project managers, supervisors, architects, and engineers.

Included on this page, you’ll find many helpful equipment schedule templates, including a simple equipment maintenance schedule template and an equipment inventory and depreciation schedule template. You’ll also find best practices for filling out an equipment schedule template.