Учет ремонта оборудования в excel - Word и Excel - помощь в работе с программами

Продолжаем организацию учета затрат на ремонт оборудования в Excel-модели. В предыдущих трех частях мы рассмотрели, как внедрить Заявку на ремонт оборудования, как организовать учет материальных и трудовых затрат. Теперь на основании накопленной базы данных о затратах логически завершим комплекс проделанной работы — настроим калькулирование стоимости ремонта.

СФОРМИРУЕМ СЕБЕСТОИМОСТЬ РЕМОНТНЫХ РАБОТ В ЖУРНАЛЕ

Чтобы рассчитать стоимость ремонта оборудования, нам понадобятся Журналы учета, ранее сформированные в Excel-модели:

Журнал Заявок на ремонт (часть 1, табл. 3). Имя «умной» таблицы — «Заявки». Журнал заявок необходим для получения информации о ремонтируемом оборудовании, датах ремонтных работ, исполнителях. Образец Заявки на ремонт представлен в части 1;
Журнал «Накладные склада» (часть 2, табл. 1). Имя таблицы — «Накладные». По данному журналу просуммируем материальные затраты;
Журнал «Учет трудозатрат» (часть 3, табл. 1). Имя таблицы — «Труд». По данному журналу просуммируем основную заработную плату.

Указанные Журналы-источники продублированы на рис. 1–3.

Формируем в Excel-модели Журнал «Себестоимость» (табл. 1). Название листа в Excel-модели — «Стоимость Р и ТО».

Таблица 1 может показаться громоздкой. При необходимости графы, выделенные серым цветом (подтянуты из Журнала заявок), скрывают и оставляют только номер заявки. Однако именно такое построение таблицы позволит получить полные данные о специфике ремонта при создании отчетов, о которых поговорим позже.

Сейчас рассмотрим, как работает табл. 1, как рассчитана стоимость ремонтных работ по каждой заявке.

Графы «Дата Заявки», «Статус Заявки», «Заявка закрыта», «Вид Р и ТО», «Заказчик Р и ТО», «Оборудование» и «Характеристика работ» автозаполняются на основании номера заявки по формуле «ВПР»:

Дата Заявки: =ВПР(A2;Заявки;2) — рис. 1;
Статус Заявки: =ВПР(A2;Заявки;8);
Заявка закрыта: =ЕСЛИ(‘Стоимость Р_ТО’!$C2=»В работе»;»—«;ВПР(A2;Заявки;7));
Вид Р и ТО: =ВПР(A2;Заявки;3);
Заказчик Р и ТО: =ВПР(A2;Заявки;4);
Оборудование: =ВПР(A2;Заявки;5);
Характеристика работ: =ВПР(A2;Заявки;6).

В предыдущих частях статьи мы получали показатели о затратах на ремонт по тем или иным статьям с помощью инструмента сводных таблиц. Однако сводные таблицы имеют недостаток: их формируют на основании одного источника данных, а в нашей Excel-модели данные для разных статей затрат содержатся в различных Журналах. Поэтому применим функцию «СУММЕСЛИМН».

Продолжение табл. 1

Аргументы функции «СУММЕСЛИМН» представлены на рис. 4, где «Накладные» — имя «умной» таблицы (Журнал «Накладные склада», рис. 2).

Функция на рис. 4 просуммирует материальные затраты. Обратите внимание на Журнал «Накладные склада»: по одной Заявке на ремонт получали материалы несколько раз в разные дни, были возвраты на склад. Перепроверяют, правильно ли работает формула в графе «Запчасти и материалы, руб.».

Важный момент: аналогично, только по Журналу трудозатрат (см. рис. 3), суммируют основную заработную плату производственного персонала:

=СУММЕСЛИМН(Труд[Основная ЗП, руб.];Труд[№ Заявки];A2).

Настройки остальных граф зависят от учетной политики компании:

графа «Доп. з/п (20 %), руб.» — в компании принято, что в среднем для целей калькулирования себестоимости ремонтов дополнительная заработная плата принята в размере 20 % от основной: =ОКРУГЛ(J2*20/100;2). Чтобы исключить ошибки округления, применяют формулу ОКРУГЛ и округляют значение до двух знаков после запятой;
графа «Начисления, руб.» — процент начислений зависит от видов деятельности компании. Для условного примера примем 35 %: =ОКРУГЛ((J2+K2)*35/100;2);
графа «Цеховые расходы (40 %), руб.» — в компании базой для начисления цеховых (общепроизводственных, общезаводских) расходов служит весь фонд заработной платы основных рабочих. Для расчета себестоимости ремонтов принят средний процент за прошлый год — 40 % (пример условный);
графа «Стоимость ремонтных работ, руб.» определяется суммированием перечисленных выше граф, включая «Запчасти и материалы, руб.».

Для удобства работы с табл. 1 к стоимостной графе применено условное форматирование: вкладка Главная → Стили → Условное форматирование → Цветовые шкалы.

Поскольку использована формула суммирования, то при отсутствии показателей в табл. 1 будут выводиться нули, что усложняет работу с таблицей.

Чтобы скрыть нули, применено Условное форматирование: Правила выделения ячеек → Равно → Пользовательский формат (если значение равно нулю, белый шрифт скроет цифру с экрана, но настроенная формула продолжит работу).

Как видно из табл. 1, для компании наиболее дорогостоящей оказалась Заявка № 1008 — 37 318,00 руб. (насыщенная зеленая заливка). Причины: высокая стоимость запчастей и материалов, проводили плановое техническое обслуживание Дробилки щековой № 1.

Вторая по дороговизне ремонта заявка — № 1005. Причина высоких затрат на ремонт электрооборудования Аспирационно-технологической установки № 2 — высокие трудозатраты и связанные с ними начисления.

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Планово-экономический отдел» № 10, 2020.

Источник

In this article, we’ve compiled the most useful free equipment schedule templates for maintenance, replacement, calibration, and more, including customizable templates for project managers, supervisors, architects, and engineers.

Included on this page, you’ll find many helpful equipment schedule templates, including a simple equipment maintenance schedule template and an equipment inventory and depreciation schedule template. You’ll also find best practices for filling out an equipment schedule template.

Simple Equipment Maintenance Schedule Template

Use this simple equipment maintenance schedule template to keep your equipment-schedule records up to date and ensure that your projects run on time. Enter the name of each individual piece of equipment, the model number, the serial number (if applicable), the date for its maintenance work, the frequency for maintenance, the service engineer’s name, and the status. This customizable template is available in Excel and Word as an individual equipment maintenance template and as a Google Sheets and Docs template that you can easily save to your Google Drive.

Download Simple Equipment Maintenance Schedule Template

Excel | Word | Google Sheets | Google Docs | Smartsheet

For more on asset management, see “The Modernization of Enterprise Asset Management.”

Machine Maintenance Schedule Template

This machine-specific equipment maintenance schedule template is designed for teams that need to proactively schedule and track every aspect of their machines’ maintenance scheduling.

Simply enter each machine’s condition, name, location, last maintenance date, next maintenance date, maintenance cadence (frequency of maintenance), assigned machine tech, and any relevant notes. Use this all-in-one machine maintenance schedule template to keep team members and managers up to date on the machine-maintenance lifecycle and enable them to keep machines running smoothly for maximum productivity.

Download Machine Maintenance Schedule Template

Excel | Word | Google Sheets | Google Docs | Smartsheet

For more on how Smartsheet syncs with equipment maintenance schedules, see “Create an Excel Schedule Template in Minutes.”

Equipment Inventory and Depreciation Schedule Template

Use this equipment inventory and depreciation schedule template to keep tabs on your equipment’s productivity, expected lifespan, and maintenance schedule in order to ensure accurate equipment inventory.

This template comes pre-built with columns for a piece of equipment’s name and serial number, condition, description, location, assigned to, vendor, purchase date, expected life (in years), and expected asset end date. Use this tool to keep all of your stakeholders apprised of the complete equipment inventory and individual depreciation schedules. In doing so, you’ll also thoroughly account for your equipment and maintain a proactive maintenance schedule and contingency plan for equipment replacement.

Download Equipment Inventory and Depreciation Schedule Template