Учет расходов на автомобиль в excel

Для фиксирования расходов на авто можно выделить несколько способов:
1. Банально завести тетрадку.
2. Скачать готовое приложение на телефон и радоваться (Нет).
3. Составить таблицу в Excel или Google Таблицы.

Тетрадь — самый надежный, но менее функциональный способ. Большинство, я думаю, в тетрадке и делают заметки о растратах (хотя некоторые не парятся по этому поводу и не ведут учет финансов вообще).

Приложение. Хочу сказать, приложения есть. Сильно не вникал, но по первым ощущениям — все корявое, большинство без русского языка, куча рекламы и, к тому же, приложение будет жрать память телефона, которой и так уже впритык. В общем, тоже не мой вариант.

Excel или Google Таблицы — то, что нужно. Именно по этому пути я и пошел. Почему? Да потому, что все данные по всем автомобилям останутся у меня навсегда, в отличии от приложения, где оно сегодня есть, а завтра его нет. Самый главный критерий — гибкость. Можно сформировать отчет на основе огромного количества данных именно так, как я хочу. По сути, таблицами можно добиться того же функционала, что и в приложении, но бесплатно и без рекламы.

Именно таким шаблоном Google таблицы для ведения бортжурнала и учета расходов на авто я хочу поделиться.

—————
Скачать Excel (Google Sheets) шаблон таблицы для учета расходов на авто.
—————
P.S. Конвертер валют будет работать только при использовании файла в Google Sheets. Если скачивать документ для Excel, обновление курса происходить не будет.

Реализованы такие функции как:
— Подсчет затрат без учета топлива, штрафов, докуметов, паркинга и платных доро
— Подсчет затрат с учетом всех статей расходов
— Подсчет полного пробега автомобиля на основе данных последней записи расходов
— Подсчет пробега с момента покупки авто
— Подсчет срока владения авто
— Подсчет оставшегося пробега до замены масла в двигателе
— Подсчет оставшегося пробега до замены масла в КПП/АКПП
— Подсчет оставшегося пробега до плановой диагностики
— Подсчет количества дней до окончания страховки
— Конвертер валют с автоматической конвертацией в выбранную в настройках валюту. Курс автоматически обновляется каждые 20 мин.

Руководство по настройке
Шаг 1. Указать требуемые данные в разделе «Настройки» (внизу листа «Главная»).
Шаг 2. Удалить демо записи.
Шаг 3. Можно добавлять расходы.

Что нужно помнить при добавлении расходов?
Расходы разделяются на категории. Каждой категории соответствует отдельный лист. При добавлении следует придерживаться следующих правил:
1. Все ячейки, к которым привязаны выпадающие списки, должны заполняться исключительно данными из этих выпадающих списков. В противном случае будет ошибочный итоговый подсчет растрат.
2. Даты указываются в формате «27.09.2021»
3. В некоторых категориях доставка детали и стоимость детали указываются в отдельных столбцах. Данные автоматически суммируются формулой и подставляются в соседний третий столбец, который править вручную не нужно. По такому же принципу работает и суммарная стоимость работ.

В далеком 2004 году звезды сложились так, что неожиданно для самих себя мы с женой пришли к решению обзавестись нашим первым автомобилем. Будучи полными чайниками в этом деле, сделали выбор в пользу самой что ни есть классики отечественного автопрома, пятой модели, «любовно» именуемой иногда в народе «ведром с гайками», впрочем речь сейчас не совсем об этом.

Практически сразу же после приобретения автомобиля как то сама собой пришла в голову мысль, естественная видимо только для АйТи-шника или экономиста, что интересно было бы узнать, сколько на самом деле стоит владение таким средством передвижения. Не менее естественным делом было сразу же завести отдельный файл в формате MS Excel, в котором создал несколько страниц для ведения списков затрат на приобретение и содержание автомобиля: дата, на что и сумма.

• Разовые затраты (начиная с оплаты медицинской справки, обучения на курсах вождения, покупки самого автомобиля в салоне и т.д.)
• Текущие расходы
  • Стоянка (плата за стоянку в центре нашего города)
  • Бензин (без горючего — никуда)
  • Прочее (то, на что пришлось тратиться во время эксплуатации автомобиля – обслуживание и ремонт, расходные материалы, налог и прочее)
• ИТОГО по всем статьям за весь период (самая первая страница файле, но по смыслу является итогом по всем вышеперечисленным статьям)

Итог по каждой статье считается автоматически, и также автоматически используется для подсчета итоговых сумм и процентных соотношений между статьями. На странице ИТОГО отображаются итоговые суммы общих расходов на автомобиль, разовых расходов, текущих расходов по статьям и вместе, а также стоимость содержания в месяц и стоимость владения автомобилем в месяц.

Благодаря нечастому использованию автомобиля и только в тёплое время года, его пробег за 7 лет оказался достаточно скромным, всего чуть более 30 тыс. километров. Соответствующим ему стал и расход топлива с вполне предсказуемыми затратами на него.

В списках затрат на содержание авто нашли свое отражение буквально все ремонты и замены комплектующих, особенно частые в первые годы вождения. Среди них были и особо запомнившиеся курьезы, относящиеся к обескураживающие низкому ресурсу комплектующих, использованных при сборке авто. Так, например, во время движения в одном из самых оживленных мест города, внезапно отломился под самое основание рычаг переключения передачи (скоростей) – хорошо еще, что в самый последний момент я почувствовал ускользающее в никуда сопротивление рычага и успел переключить скорости в нейтральное положение.

В другой раз обнаружилась утечка в главном тормозном цилиндре, а при его ремонте выяснилось попутно, что провод датчика уровня тормозной жидкости почему-то был просто снят с контакта бачка, в который эта жидкость заливается. Кто и когда его отсоединил? Only God knows. После этого отчего то стало чаще тянуть заглянуть лишний раз под капот .

В итоге, за 7 лет с начала эксплуатации общая стоимость владения по статьям выглядела так:

Этот несложный калькулятор пригоден для учета затрат для любого авто. Его недостатком является лишь то, что он не позволяет эти затраты спрогнозировать до приобретения нового автомобиля, однако для этого уже существуют готовые онлайновые инструменты. Он также не учитывает инфляцию, однако кто знает, были бы эти деньги куда-нибудь вложены и какой с них бы был процент? Да и добираться из точки А в точку Б также пришлось бы за какие-то другие деньги.

Пользоваться калькулятором очень просто – достаточно вносить в него расходы, а итоги он считает сам. Добавление новых строк в таблицы также не составляет труда: поставить курсор в пустое поле над нижней жирной чертой, кликнуть правой мышкой, выбрать из меню «Вставить…», потом пункт «Строку», и после этого нажать Ctrl-Y нужное количество раз (клавиатурное сочетание в Excel для повторения последнего действия).

Скачать файл-шаблон калькулятора

Прогаем в Экселе: автомобиль в кредит или по подписке?

Программерский подход, подручные средства.

Представим ситуацию: семье нужен новый автомобиль. 

Муж говорит: давай купим новую машину за 2 миллиона в кредит. Мы можем платить по 50 000 в месяц.

А жена в ответ: не, сейчас многие автокомпании запускают такую тему — машина по подписке. За машину просят те же 50 000 в месяц. А если через год она нам надоест, поменяем на другую.

Попробуем разрешить их спор с помощью экселя. 

Исходные данные

Муж хочет новую машину за 2 миллиона рублей в кредит. Ему предлагают взять его на 4 года под 6% — так у него выйдет как раз 50 000 рублей в месяц. Кроме этого, нужно будет оплачивать бензин, страховки, налоги и покупать резину.

Жена хочет такую же машину, но по подписке и тоже за 50 000 в месяц. Кроме этого, платить больше ничего не нужно, если уложиться в пробег в 2 500 в месяц. Вместе они решили, что столько в месяц у них как раз и получится независимо от решения.

Чтобы внести эти и остальные данные, создадим табличку и заполним её числами.

👉 Мы не знаем точную стоимость ОСАГО, каско, налогов и стоимости ТО для этой машины, поэтому в таблице напишем средние цены. Если эта семья захочет воспользоваться нашей табличкой, то просто заменит наши показатели на свои.

Добавляем параметры

Независимо от формы владения машиной, ей нужен бензин. Добавим в таблицу стоимость за литр и средний расход топлива у этой модели.

Ещё этой машине нужно делать техобслуживание каждые 15 000 километров, а это тоже стоит денег. Добавим интервал ТО и его стоимость.

Чтобы знать, сколько машина проехала, добавим средний километраж за месяц и количество месяцев, а общий пробег получим перемножением этих параметров. Так как машина по подписке даётся на год, то количество месяцев поставим 12.

Вот что получается на этом этапе:

Считаем первый год владения

Стоимость владения машиной за год складывается из трёх параметров:

🤔 Сюда хорошо бы добавить ещё расходы на ремонт и прочую настройку, но будем исходить из того, что новая машина за первый год не сломается.

Общая сумма платежей за год считается просто: умножаем срок владения (12 месяцев) на стоимость ежемесячного платежа:

Затраты на бензин рассчитываются так: 

Чтобы посчитать ТО, нужно поступить похожим образом: разделить общий пробег на межсервисный интервал (так мы получим, сколько раз нужно пройти ТО за год), а потом умножим это число на стоимость ТО:

Осталось обслуживание — страховки, налоги и комплект резины на зиму:

Теперь мы можем посчитать первый год владения машиной. Для этого достаточно сложить все числа в разделе «Итого за год». Сделаем это для одного года и для четырёх лет:

Выводы

Если машина нужна только на год, то подписка выгоднее.

Общие затраты на машину за 4 года составят 3,5 миллиона рублей. За эти деньги можно 5 лет каждый год брать новую машину по подписке. 

Если семья не планирует её продавать через 4–5 лет, то покупка получается выгоднее подписки.

Эти выводы делаются на основе конкретных цен и финансовых условий этой семьи. Для другой семьи выводы могут быть другими. 

Скачать Excel-файл с расчётами.

ГЛАВНАЯ

ТРЕНИНГИ

   Быстрый старт
   Расширенный Excel
   Мастер Формул
   Прогнозирование
   Визуализация
   Макросы на VBA

КНИГИ

   Готовые решения
   Мастер Формул
   Скульптор данных

ВИДЕОУРОКИ

ПРИЕМЫ

   Бизнес-анализ
   Выпадающие списки
   Даты и время
   Диаграммы
   Диапазоны
   Дубликаты
   Защита данных
   Интернет, email
   Книги, листы
   Макросы
   Сводные таблицы
   Текст
   Форматирование
   Функции
   Всякое
PLEX

   Коротко
   Подробно
   Версии
   Вопрос-Ответ
   Скачать
   Купить

ПРОЕКТЫ

ОНЛАЙН-КУРСЫ

ФОРУМ

   Excel
   Работа
   PLEX

© Николай Павлов, Planetaexcel, 2006-2022
info@planetaexcel.ru

Использование любых материалов сайта допускается строго с указанием прямой ссылки на источник, упоминанием названия сайта, имени автора и неизменности исходного текста и иллюстраций.

Техническая поддержка сайта

ООО «Планета Эксел» ИНН 7735603520 ОГРН 1147746834949

ИП Павлов Николай Владимирович         ИНН 633015842586         ОГРНИП 310633031600071

Журналы должен заполнять сотрудник, ответственный за контроль расхода топлива. После каждого выхода ТС на рейс ответственный сотрудник должен сравнить данные из путевого листа с данными о топливе, затраченном по факту. Кроме того, эти данные сравниваются с теоретическим количеством топлива, которое должно было быть затрачено на рейс. В случае, если расчеты сильно расходятся с фактическими затратами топлива, ответственный сотрудник должен сообщить руководству. Руководство предприятия в этом случае незамедлительно выясняет причины дисбаланса и устраняет их.

Обязательные пункты, которые должны быть в карточке учета расхода топлива:

1. Шапка с указанием номера, названия и регистрационных данных ТС, видом топлива и месяца.
2. Основная часть в виде таблицы:

• Число
• Номер путевого листа
• ФИО и табельный номер водителя
• Пробег ТС перед выездом
• Остаток топлива перед отправлением на рейс
• Количество выданного топлива
• Количества оставшегося после рейса топлива
• Сравнение фактического и теоретического расхода топлива
• Данные по перерасходу или экономии

3. Графа «итого за месяц» (для общего перерасхода или экономии)
4. ФИО и подписи составителя и проверяющего