Доброго времени суток, друзья. Тем из вас, кто начинал свой долгий и слажный путь в мир системного администрирования с обычного, ничем не примечательного эникея наверняка знакома ситуация, когда ты желая поднять баблишка, носишься, как угорелый по малым и средним предприятиям своего города, обслуживая 10, 20, а где-то порою и 30 машин в каждой отдельно взятой конторе.
Во всём этом хаосе частенько забываешь, какое имя присвоено на том или ином сервере, к какой тачке подключен общий принтер, какая учётка сотрудника, что там за ОСь и прочие сведения, обладая которыми иногда можно ускорить дурную работу раз в 10.
В данном видео, я не буду рассматривать такие узконаправленные программы для учёта компьютеров, как 10-Страйк или Total Network Inventory. Да, они отлично подходят для инвента оборудования крупных и средних предприятий, готовых инвестировать в IT-службу.
Но, как показывает фидбэк в комментах, большинство подписчиков всё же трудятся в, мягко говоря, не особо зажиточных провинциальных конторках. Имеющих средства только на лицензионный Windows, офис и в лучшем случае на бюджетненький антивирус.
Поэтому давайте будем отталкиваться от наших суровых реалий, а не выдумывать космические корабли. Сегодня я на практике покажу, каким образом можно произвести инвентаризацию компьютерной техники в вашей сети обладая только базовыми навыками работы в Excel, ручкой, листком бумаги и располагая изрядной долей энтузиазма. Погнали.
Шаг 1. Создаём в папке на облаке новый Excel’евский документ «Учёт компьютеров».
Шаг 2. Открываем его и переименовываем основной лист в «Компьютеры». Далее создаём дополнительные листы: Принтеры, Серверы, Телефоны, Камеры. Этого вполне достаточно для начала. Больше на вас вряд ли повесят в первое время.
Шаг 3. На первом листе, там, где у нас планируется учёт компов присваиваем имена столбцам в следующем порядке. «Номер». Тут будем указывать инвентарный номер рабочего места. Как правило номера на мониках и системниках совпадают, но если это не так, то тупо будет писать оба варианта.
Далее «Учётка». На каждом предприятии, если ПК находится не в общем пользовании, за ним закреплён сотрудник работающий под определённой учёткой. Доменной или локально это уже другой вопрос, но учётка есть. Я рекомендую сразу фиксировать эту информацию. В будущем она обязательно пригодится.
Третий столбик, я обычно делаю «Last pass» или последний известный мне пароль от этой учётки. Если политика домена настроена на частую смену, то конечно особо не поможет, но если частенько бегаете по машинам, накатывая узкоспециализированный софт, то пригождается.
«ФИО сотрудника» — тут всё понятно. Лучше сразу выяснить эту информацию и обращаться к коллегам по имени/отчеству. В коллективе будут ещё легенды ходить о вашей вежливости. Обязательно «Должность». Хотя бы для того, чтоб различать в новой конторе, зам. перед вами или уборщица. Хотя лично я считаю, что от последних толку гораздо больше.
«Имя ПК» в сети. Идеально, когда они присваивались в соответствии с какой-то логикой. Например, исходя из названия отдела. Хуже – когда по фамилиям или должности. Текучка и всё такое. «Сеть». Если тачка в домене – пишем здесь его полное наименование, если в рабочей группе – тоже отмечаем сей факт.
«ОС» — версия операционки и разрядность. «ОЗУ» — объём и тип оперативки. «ЦП» — выписываем из свойств процессор и частоту. Если в конторе несколько корпусов, то указываем в каком именно здании расположен компьютер. Те, кто сталкивался с тем, что ищешь комп в одном месте, а он оказывается на другом конце города поймут.
Дальше номер кабинета и полное название отдела. Если работаете по звонкам или заявкам в первое время бывает сразу теряешься, куда бежать. «Принтер». Один из самых важных пунктов. Тут фиксируем какое устройство использует для печати данный компьютер. Сетевой ли это принтак или же локальный подключенный по USB. Если сетевой, то пишем имя зашареной тачки или IPшник, если это какая-нить Kyocera.
И последний пункт на данном листе – это «Пожелания». Актуален только при первом обходе, который нам предстоит сделать в ближайшее время. Ну или если вы ооочень чуткий админ, регулярно прислушивающийся к проблемам своих юзверят. Я таких, признаться за практику ещё не встречал, но если вы из тех, то в этом пункте фиксируете все хотелки и нытьё.
Шаг 4. Печатаем всю эту историю с пустой таблицей и шапкой и отправляемся делать первый обход по конторе. Знакомимся с сотрудниками, рассказываем о себе и по ходу дела фиксируем все интересующие нас данные.
Параллельно возьмите с собой пару чистых листков и накидайте схематично расположение компьютеров в кабинетах. В следующем уроке мы будем работать над электронной картой сети предприятия, поэтому, если ты ещё не подписался на канал, то сейчас самое время сделать это. Нажмёшь колокольчик и ролик 100% появится в твоей ленте, братишка.
Ну а мы возвращаемся к основной теме. После того, как вы со всеми перезнакомитесь и заполните данные с 1 листа, выделяем все пункты в шапке и применяем фильтр. С помощью этой функции, мы можем производить элементарную сортировку оставляя в списке только компьютеры из определённого кабинета.
Или те, которые до сих пор работают на 7ке и поры бы уже перевести их на 10ку. Когда руководство спросит, какие машинки нужно обновить в первую очередь, вы просто откроете на ноуте эту таблицу, кликните несколько раз по фильтрам и сразу дадите обоснованный ответ.
Шаг 5. Ну а мы переходим ко 2 листу. Принтеры. Тут информации поменьше, но она не менее важна, если вы эникейщик. Ведь принтеры – это самый геморрой в этой работе. Особенно, если на вас каким-то образом повесят заправки. Но если вы ещё не подвязались на это, то мой совет – шлите подальше руководство если предложат.
Пускай подписывают договор со сторонним сервис и все вопросы по заправкам и ремонтам – туда. Но это лишь идеальный совет. В жизни, как правило, если сильно ноют – то заправляешь. Ладно. Тут важно знать инвентарный номер принтера, IP-шник если он сетевой или же имя тачки, к которой он подключён.
Полное название. Марка, модель, все дела. Тип. МФУшка или просто принтак. Кабинет, в котором он располагается и самое главное — картридж. Справа можете создать дополнительную табличку и фиксировать сколько таких картриджей есть в запасе и сколько сейчас на заправке. Для оперативного реагирования и оповещения пользователей – самое то.
Шаг 6. Следующая страничка – «Серверы». В первое время я бы не стал спешить с внесением изменений в их настройках, но со временем вам в любом случае придётся заниматься их конфигурированием. Так что лучше выяснить минимальную информацию, как можно скорее.
Речь идёт о сетевом имени, IP-адресе, месте расположения. Также не лишним будет выяснить, что там внутри по железу, какая установлена ОСь и какие функции вообще выполняет тот или иной сервер в данной конторе.
Возможно, какой-то из старичков уже давно не справляется с возлагаемыми задачами и потребует модернизации в самом ближайшем будущем. Обязательно выясните это, прежде чем грянет гром.
Шаг 7. С базой в принципе закончили. Что ещё на вас могут повесить? Если контора средних размеров, то велик шанс столкнуться с IP-телефонией. АТСки давно не редкость и если уж придётся ковыряться – то инфы в инете предостаточно. Да и мануалы к ним, как правило путные.
В первое время ваша задача выяснить внешние и внутренние номера кабинетов, а также отдельно взятых сотрудников. Также неплохо узнать номерки внешних провайдеров. Мне не раз приходилось взаимодействовать с техподдержкой наших местных товарищей. Благо всегда удачно.
Шаг 8. И последняя лямка, которая со 100% вероятностью перейдёт в ваше распоряжение, если вы начинающий эникей – это видеонаблюдение. От монтажных работ и проведения, в случае девственности предприятия в этом вопросе, до обслуживания и хранения бэкапов.
Тут к основным моментам относится месторасположения, тип камеры и её номер. Камеры, как известно бывают аналоговые и IPшки. Последние удобнее, современнее и проще в настройке. С первыми больше гемора. Но т.к. в большинстве контор они давно проведены и стабильно работают, приходится обслуживать, что называется по факту.
Такие дела, малята. Ссылочку на макет такого учёта компьютерной техники в Excel оставлю в описании. Предвидя комменты, что мол это не современно и давно уже есть крутые комплексные решения для мониторинга и инвентаризации аля Zabbix, отвечу.
Ребятушки, мне по*уй на понты. Если я работаю в конторе недолго. И чувствую, что денег у них не особо много, но при этом нужно удобное, я подчеркиваю, удобное решение, которое сработает здесь и сейчас. Без долгой настройки, раскидывая агентов и прочих танцев с бубном, то вот оно.
С этим реально можно работать и использовать на практике. Потому что система проверена временем. Я за свой век накидывал такую таблицу уже для стольких контор, что не счесть. И каждый следующий админ, говорил большое спасибо.
Это как дневник тренировок в качалке. Я ещё не разу не видел реально здоровых ребят, которые накачались бы ведя дневничок в смартфоне. Самые лютые и большие типы – всегда калякают ручкой в засаленных школьных тетрадях в клетку. Если будете в зале – обязательно обратите внимание. Олдскул решает.
Ну и к тому же, никто не заставляет вас окончательно останавливаться на этом варианте инвентарки вашей сети. Если поймёте, что вы в этой шараге надолго, то внедряйте хоть Zabbix, хоть Total Inventory. Мне в своё время нравился отдельный модуль в FPinger’е. Там же и карту накидывал.
Кстати, о карте. Следующий урок я посвящу именно этой теме. Будем пошагово учиться рисовать адекватную электронную карту сети исходя из тех данных, что мы зафиксировали на этапе учёта. Причём делать всё будем, как это водится из говна и палок.
Но при этом так, чтобы не стыдно было передать следующему админу, оставив после себя добрую память. Авторитет в сообществе — это важно. Друзья, на этом у меня всё. Обязательно напишите в комментах, каким инструментом для учёта пользуетесь вы.
В идеале, если он будет бесплатный. Тогда я смогу сделать отдельный обзор. Если впервые забрели на канал – то не забудьте кликнуть на колокольчик. С олдов, как обычно, по лайку. Всем удачи, успехов, отличного настроения. Не болейте и главное, никогда не выдумывайте космических кораблей, если того не требует ситуация. До новых встреч, друзья.
Содержание
- Учет компьютерной техники в Excel.Инвентаризация компьютеров сети
- OpenSource кросс-платформенная программа для учета компьютеров и оргтехники. Есть ли такая?
- Программа для учета компьютеров в офисах и IT компаниях
- Прием / Выдача
- Полная история операция
- Создание QR-кодов
- Полноценный складской учет
- Комплектация
- Доступ для всех сотрудников
- Мобильное приложение
- Перемещение между объектами
- Учет цены оборудования
- Optimal
- Пакет Optimal
- Как внедрить EqMan за 1 день?
- Создай
- Сгенерируй
- Установи
- Просканируй
- Что клиенты говорят о нас
- Виталий
- Сергей Коврига
- Ольга Дидова
- Сергей Петренко
- Людмила, Design and Test Lab
- Чорный Тарас
- Учет компьютеров, оборудования и комплектующих
- Автоматизация учета оргтехники
- Экспорт и импорт данных
- Программа для учета техники и расходных материалов
- Простой и правильный учёт оборудования
Учет компьютерной техники в Excel.Инвентаризация компьютеров сети
Доброго времени суток, друзья. Тем из вас, кто начинал свой долгий и слажный путь в мир системного администрирования с обычного, ничем не примечательного эникея наверняка знакома ситуация, когда ты желая поднять баблишка, носишься, как угорелый по малым и средним предприятиям своего города, обслуживая 10, 20, а где-то порою и 30 машин в каждой отдельно взятой конторе.
Во всём этом хаосе частенько забываешь, какое имя присвоено на том или ином сервере, к какой тачке подключен общий принтер, какая учётка сотрудника, что там за ОСь и прочие сведения, обладая которыми иногда можно ускорить дурную работу раз в 10.
В данном видео, я не буду рассматривать такие узконаправленные программы для учёта компьютеров, как 10-Страйк или Total Network Inventory. Да, они отлично подходят для инвента оборудования крупных и средних предприятий, готовых инвестировать в IT-службу.
Но, как показывает фидбэк в комментах, большинство подписчиков всё же трудятся в, мягко говоря, не особо зажиточных провинциальных конторках. Имеющих средства только на лицензионный Windows, офис и в лучшем случае на бюджетненький антивирус.
Поэтому давайте будем отталкиваться от наших суровых реалий, а не выдумывать космические корабли. Сегодня я на практике покажу, каким образом можно произвести инвентаризацию компьютерной техники в вашей сети обладая только базовыми навыками работы в Excel, ручкой, листком бумаги и располагая изрядной долей энтузиазма. Погнали.
Шаг 1. Создаём в папке на облаке новый Excel’евский документ «Учёт компьютеров».
Шаг 2. Открываем его и переименовываем основной лист в «Компьютеры». Далее создаём дополнительные листы: Принтеры, Серверы, Телефоны, Камеры. Этого вполне достаточно для начала. Больше на вас вряд ли повесят в первое время.
Шаг 3. На первом листе, там, где у нас планируется учёт компов присваиваем имена столбцам в следующем порядке. «Номер». Тут будем указывать инвентарный номер рабочего места. Как правило номера на мониках и системниках совпадают, но если это не так, то тупо будет писать оба варианта.
Далее «Учётка». На каждом предприятии, если ПК находится не в общем пользовании, за ним закреплён сотрудник работающий под определённой учёткой. Доменной или локально это уже другой вопрос, но учётка есть. Я рекомендую сразу фиксировать эту информацию. В будущем она обязательно пригодится.
Третий столбик, я обычно делаю «Last pass» или последний известный мне пароль от этой учётки. Если политика домена настроена на частую смену, то конечно особо не поможет, но если частенько бегаете по машинам, накатывая узкоспециализированный софт, то пригождается.
«Имя ПК» в сети. Идеально, когда они присваивались в соответствии с какой-то логикой. Например, исходя из названия отдела. Хуже – когда по фамилиям или должности. Текучка и всё такое. «Сеть». Если тачка в домене – пишем здесь его полное наименование, если в рабочей группе – тоже отмечаем сей факт.
Дальше номер кабинета и полное название отдела. Если работаете по звонкам или заявкам в первое время бывает сразу теряешься, куда бежать. «Принтер». Один из самых важных пунктов. Тут фиксируем какое устройство использует для печати данный компьютер. Сетевой ли это принтак или же локальный подключенный по USB. Если сетевой, то пишем имя зашареной тачки или IPшник, если это какая-нить Kyocera.
И последний пункт на данном листе – это «Пожелания». Актуален только при первом обходе, который нам предстоит сделать в ближайшее время. Ну или если вы ооочень чуткий админ, регулярно прислушивающийся к проблемам своих юзверят. Я таких, признаться за практику ещё не встречал, но если вы из тех, то в этом пункте фиксируете все хотелки и нытьё.
Шаг 4. Печатаем всю эту историю с пустой таблицей и шапкой и отправляемся делать первый обход по конторе. Знакомимся с сотрудниками, рассказываем о себе и по ходу дела фиксируем все интересующие нас данные.
Параллельно возьмите с собой пару чистых листков и накидайте схематично расположение компьютеров в кабинетах. В следующем уроке мы будем работать над электронной картой сети предприятия, поэтому, если ты ещё не подписался на канал, то сейчас самое время сделать это. Нажмёшь колокольчик и ролик 100% появится в твоей ленте, братишка.
Ну а мы возвращаемся к основной теме. После того, как вы со всеми перезнакомитесь и заполните данные с 1 листа, выделяем все пункты в шапке и применяем фильтр. С помощью этой функции, мы можем производить элементарную сортировку оставляя в списке только компьютеры из определённого кабинета.
Или те, которые до сих пор работают на 7ке и поры бы уже перевести их на 10ку. Когда руководство спросит, какие машинки нужно обновить в первую очередь, вы просто откроете на ноуте эту таблицу, кликните несколько раз по фильтрам и сразу дадите обоснованный ответ.
Шаг 5. Ну а мы переходим ко 2 листу. Принтеры. Тут информации поменьше, но она не менее важна, если вы эникейщик. Ведь принтеры – это самый геморрой в этой работе. Особенно, если на вас каким-то образом повесят заправки. Но если вы ещё не подвязались на это, то мой совет – шлите подальше руководство если предложат.
Пускай подписывают договор со сторонним сервис и все вопросы по заправкам и ремонтам – туда. Но это лишь идеальный совет. В жизни, как правило, если сильно ноют – то заправляешь. Ладно. Тут важно знать инвентарный номер принтера, IP-шник если он сетевой или же имя тачки, к которой он подключён.
Шаг 6. Следующая страничка – «Серверы». В первое время я бы не стал спешить с внесением изменений в их настройках, но со временем вам в любом случае придётся заниматься их конфигурированием. Так что лучше выяснить минимальную информацию, как можно скорее.
Речь идёт о сетевом имени, IP-адресе, месте расположения. Также не лишним будет выяснить, что там внутри по железу, какая установлена ОСь и какие функции вообще выполняет тот или иной сервер в данной конторе.
Возможно, какой-то из старичков уже давно не справляется с возлагаемыми задачами и потребует модернизации в самом ближайшем будущем. Обязательно выясните это, прежде чем грянет гром.
В первое время ваша задача выяснить внешние и внутренние номера кабинетов, а также отдельно взятых сотрудников. Также неплохо узнать номерки внешних провайдеров. Мне не раз приходилось взаимодействовать с техподдержкой наших местных товарищей. Благо всегда удачно.
Шаг 8. И последняя лямка, которая со 100% вероятностью перейдёт в ваше распоряжение, если вы начинающий эникей – это видеонаблюдение. От монтажных работ и проведения, в случае девственности предприятия в этом вопросе, до обслуживания и хранения бэкапов.
Тут к основным моментам относится месторасположения, тип камеры и её номер. Камеры, как известно бывают аналоговые и IPшки. Последние удобнее, современнее и проще в настройке. С первыми больше гемора. Но т.к. в большинстве контор они давно проведены и стабильно работают, приходится обслуживать, что называется по факту.
Такие дела, малята. Ссылочку на макет такого учёта компьютерной техники в Excel оставлю в описании. Предвидя комменты, что мол это не современно и давно уже есть крутые комплексные решения для мониторинга и инвентаризации аля Zabbix, отвечу.
Ребятушки, мне по*уй на понты. Если я работаю в конторе недолго. И чувствую, что денег у них не особо много, но при этом нужно удобное, я подчеркиваю, удобное решение, которое сработает здесь и сейчас. Без долгой настройки, раскидывая агентов и прочих танцев с бубном, то вот оно.
С этим реально можно работать и использовать на практике. Потому что система проверена временем. Я за свой век накидывал такую таблицу уже для стольких контор, что не счесть. И каждый следующий админ, говорил большое спасибо.
Это как дневник тренировок в качалке. Я ещё не разу не видел реально здоровых ребят, которые накачались бы ведя дневничок в смартфоне. Самые лютые и большие типы – всегда калякают ручкой в засаленных школьных тетрадях в клетку. Если будете в зале – обязательно обратите внимание. Олдскул решает.
Ну и к тому же, никто не заставляет вас окончательно останавливаться на этом варианте инвентарки вашей сети. Если поймёте, что вы в этой шараге надолго, то внедряйте хоть Zabbix, хоть Total Inventory. Мне в своё время нравился отдельный модуль в FPinger’е. Там же и карту накидывал.
Кстати, о карте. Следующий урок я посвящу именно этой теме. Будем пошагово учиться рисовать адекватную электронную карту сети исходя из тех данных, что мы зафиксировали на этапе учёта. Причём делать всё будем, как это водится из говна и палок.
Но при этом так, чтобы не стыдно было передать следующему админу, оставив после себя добрую память. Авторитет в сообществе — это важно. Друзья, на этом у меня всё. Обязательно напишите в комментах, каким инструментом для учёта пользуетесь вы.
В идеале, если он будет бесплатный. Тогда я смогу сделать отдельный обзор. Если впервые забрели на канал – то не забудьте кликнуть на колокольчик. С олдов, как обычно, по лайку. Всем удачи, успехов, отличного настроения. Не болейте и главное, никогда не выдумывайте космических кораблей, если того не требует ситуация. До новых встреч, друзья.
Источник
OpenSource кросс-платформенная программа для учета компьютеров и оргтехники. Есть ли такая?
Нужно срочно провести инвентаризацю компьютеров, оргтехники, IP-шников, маршрутизаторов.
Перед тем как я это начну делать в Excel/Calc хочу узнать, существуют ли человеческие программы такого класса в OpenSource?
Перемещено mono из talks
Не, это акакой-то ад и содомия. Залез на демосайт, и понял что таким поделием пользоваться невозможно. Реально, люди не понимают что такое пользовательский интерфейс.
Русификации нет, формы все кривые и косые, логика интерфейса отсутствует. Для запуска нужны апач, пхп, майэскуэль. Неюзабельно.
ну, «делай в экселе», чо.. в нём ведь тоже есть агенты для автоматической инвентаризации, да? 😉
ЕМНИП, более-менее годного ничего нет.
Инвентаризация относится к учёту собственных средств предприятия и естественно с обязательной увязкой с бухгалтерией для расчёта амортизации, списания и тп. Например в 1С (упомянута потому, что она самая распространённая в стране) это дело есть, нормы инвентаризации с обновлениями учитывают изменяющееся законодательство и прекрасно увязаны с остальными компонентами бухгалтерского учёта.
p.s. для собственного удобства пометок характеристик и характеров оборудования (например, выгорел порт N на свитче XX) многие используют штатные поля комментариев к оборудованию в системах мониторинга.
Да, это ответ, почему так мало подобных программ.
Источник
Программа для учета компьютеров в офисах и IT компаниях
Поможем грамотно, удобно и точно вести учет компьютерной техники
Это способ облегчить и оптимизировать работу за 1 день!
Устанавливайте EqMan и наслаждайтесь автоматизацией:
— никакой путаницы и лишних записей,
— сводите к нулю недостачи,
— избавьтесь от бумажной и рутинной работы
Прием / Выдача
Простой процесс выдачи и приема: выберете единицу оргтехники и кому вы ее выдаёте
Полная история операция
Вся подробная информация о взаимодействии работников с материальными ценностями на одном экране
Создание QR-кодов
Генерируйте QR-коды, распечатайте и приклейте их к компьютерам и оргтехнике
Полноценный складской учет
Оптимизируйте поиск необходимого оборудования в офисе
Комплектация
Укомплектуйте оборудование, компьютеры дополнительными комплектующими
Доступ для всех сотрудников
Добавляйте всех сотрудников от офис-менеджера, до директора вашей компании
Мобильное приложение
Пользуйтесь всеми функциями EqMan, а также получайте мгновенные уведомления о перемещениях любых своих активов
Перемещение между объектами
Отслеживайте перемещения техники между объектами и локациями
Учет цены оборудования
Отслеживайте не только в номенклатурном эквиваленте комплектацию ваших объектов и складов, но и в денежном
Optimal
Пакет Optimal
Как внедрить EqMan за 1 день?
Создай
пользователей и ТМЦ
Сгенерируй
уникальный QR-код и прикрепи к ТМЦ
Установи
приложение и веди учет ТМЦ
Просканируй
и привяжи QR код к ТМЦ
Что клиенты говорят о нас
Реальные отзывы наших клиентов!
Виталий
Ответственный за учет ТМЦ. СК «Строй сервис»
Начали пользоваться EqMan несколько месяцев назад и сразу ощутили эффект — весь инструмент промаркирован, все сотрудники пользуются мобильным приложением, я точно знаю у кого инструмент и на каком объекте, а сдача инструмента после объекта происходит быстро и без лишних вопросов.
Планируем охватить EqMan’ом еще и расходные материалы, и остатки по строй материалам.
Также будем маркировать все что находится в административных зданиях, чтобы вести учет и инвентаризацию основных средств, мебели и оргтехники.
EqMan действительно очень хорошо подошел под наши нужды, лично мне стало гораздо проще работать. Так держать!
Сергей Коврига
Руководитель. Строительная компания
Ольга Дидова
Офис менеджер, Darly Solution
Сергей Петренко
Ответственный за склад. Оскар. Производство и продажа поликарбоната
Людмила, Design and Test Lab
Чорный Тарас
Учет компьютеров, оборудования и комплектующих
Если говорить о бухгалтерском аспекте, то учет компьютерной техники осуществляется либо в составе основных средств, либо в составе материально-производственных запасов. Когда речь идет о сфере IT, то первый вариант будет более подходящим, так как основной продукт фирмы производится непосредственно с помощью этих активов.
ПК и комплектующие требуют регулярной замены или усовершенствования. Это обусловлено не только поломками и естественным расчетным сроком эксплуатации, но и стремительным моральным устареванием такого рода активов. Чем в такой ситуации поможет программа для учета компьютерной техники в организации EqMan – она помогает четко обозначить даты покупки, доработки, ремонта, сроков плановой замены или модернизации.
Благодаря этому планируется постепенное и своевременное обновление. Вы планируете покупку новинок, вовремя отдаете оргтехнику на обслуживание. Получается избежать авралов, когда приходится одним махом ремонтировать всё и стопорить работу целого подразделения. А еще возникает шанс планировать затраты на модернизацию и ремонт и распределять их равномерно в течение отчетного периода, избегая перерасхода, непредвиденных затрат.
Автоматизация учета оргтехники
EqMan – это Ваш шанс вести учет компьютеров и оргтехники бесплатно. Приложение предлагает пробный период, который не ограничен во времени, но имеет ограниченный функционал. Такой базы достаточно для того, чтобы понять, как функционирует приложение и что оно дает. Для действительно маленьких предприятий с небольшим перечнем ТМЦ этого может хватить даже на постоянной основе. Остальные же фирмы могут установить приложение, сполна испробовать его функции, а потом выбрать подходящий тарифный план и продолжить использование уже с расширенным функционалом.
Одно из преимуществ EqMan заключается в том, что эта программа учета компьютерной техники имеет гибкую ценовую политику – оплата зависит от количества пользователей, ТМЦ и дополнительного набора возможностей. Получается, что маленькое предприятие не будет переплачивать за слишком сложную систему, которая не используется полностью, а крупные фирмы смогут позволить себе все необходимые опции. Это выгодно, удобно и легко можно переходить с одного тарифа на другой без потери базы.
Экспорт и импорт данных
Стандартной бухгалтерской системы недостаточно, ведь кроме типичных операций она не позволяет отслеживать замену оргтехники, правомерность модернизации, смену картриджей и количество их заправок и т.д.
Программа для учета ИТ-оборудования обладает большим набором опций, а также возможностью настройки функционала под требования бизнеса, можно задавать свойства пользовательским формам и генерировать отчеты. Туда легко загрузить существующую базу данных, если она уже есть. Забудьте по Excel и Google Таблицы – теперь хранить и структурировать информацию принято на специальной платформе. В платной версии есть функции загрузки ТМЦ через файл и выгрузка CSV и PDF отчетов.
Программа для учета техники и расходных материалов
Со специальной программой для учета компьютерной техники получится организовать систему удобно и быстро:
Источник
Простой и правильный учёт оборудования
Пишу в догонку в статье Идентификаторы для инвентаризации ИТ оборудования это легко и просто.
Сначала писал комментарий, но оказалось что материала слишком много.
Начнём с резюме статьи:
1. Для управленческого учета вообще не имеют значения начинка компьютеров и характеристики периферии. Имеют значение только инвентарный номер, ФИО материально ответственного лица, местонахождение и, факультативно, заводской номер изделия.
2. Баркоды рулят. Все остальное — не рулит. Из баркодов рулит кодировка Code128.
3. Если что-то можно баркодировать, это нужно баркодировать.
4. Чтобы получить профессионально изготовленные этикетки, надо всего лишь купить этикетки. Софт покупать не надо.
5. Баркод-сканер ускоряет работу в тысячи раз. Даже самый дешевый.
6. При условии, что вы поддерживали инвентарную ведомость в актуальном состоянии, годовую инвентаризацию вы сможете провести практически с той скоростью, с которой вы в состоянии перемещаться по офису. Задиктовывать вслух инвентарные номера и забивать их в компьютер руками вам больше не придется.
Итак, считаю что автор вводит читателей Хабра в заблуждение:
1. Местонахождение — не нужно, т.к. состав и расположение отделов может часто меняться.
2. Тип устройства — не нужно. Админы пробьют в БД по номеру и поймут что это, а простым людям оно не надо.
3. Фирмамодель устройства — не нужно. Смотрим п. 2
4. Баркоды не рулят. Основное, по мнению автора, их назначение в инвентаризации, а инвентаризация это де-факто пробежки группы людей по кладовкамкабинетам. Так вот простых и мобильных решений за вменяемые деньги пока не встречал. Автор был бы прав если бы все мат. ответственные лица приносили бы на руках всё, что на них числится и подставляли бы это админу под сканнер. Наш выбор — распечатка из собственной БД (GLPI) с сортировкой по кабинетам + карандаш = рулят
5. Если что-то можно баркодировать, это нужно баркодировать — не нужно. См п. 4
6. Чтобы получить профессионально изготовленные этикетки, надо всего лишь купить этикетки. Софт покупать не надо. Этикетки покупать не надо, они дорогие и за полгода на лазерном принтере краска осыпается. Наш выбор — распечатанный в Avery софте лист А4 + ножницы + скотч поверх для долговечности. Дешево и сердито.
7. Баркод-сканер ускоряет работу в тысячи раз. Даже самый дешевый. См. п.4
6. При условии, что вы поддерживали инвентарную ведомость в актуальном состоянии, годовую инвентаризацию вы сможете провести практически с той скоростью, с которой вы в состоянии перемещаться по офису. — согласен с автором
Задиктовывать вслух инвентарные номера и забивать их в компьютер руками вам больше не придется. Неверно — см. п.4
А теперь как сделали мы.
Распечатка на устройство выглядит так: 
Первый блок (слева) делаем для бухгалтеров, для инвентаризации:
1. Название фирмы однозначно определяет владельца оборудования
2. Название устройства согласно бухгалтерской книге. (т.к. учёт у бухов бывает совершенно конский и с неоднозначными названиями). А искать приходится именно по этим дебильным названиям из инвентарной ведомости.
3. Собственно сам инвентарный либо отметка на каком счете единица числится (бывает забалансовый учет и т.п.). Не уникален, к сожалению. Бывает и такое.
4. Дата — отмечает период на который данные об оборудовании точно были верными.
Эта наклейка не обязательна, т.к. оборудование не всегда числится в бухгалтерии
Второй блок (в центре) делаем для себя:
1. Название фирмы однозначно определяет владельца оборудования. Клеим даже на личные устройства используемые в рабочих целях, т.к. их технической поддержкой занимаемся тоже мы.
2. Уникальный пожизненный номер устройства. Строится из двух блоков — аббревиатура типа устройства и последние 6 символов серийного номера. Для комповноутбуковсерверов — последние 6 символов mac адреса первой сетевой карты. Уникально, просто и легко восстановить при порче наклейки. Символы типа устройства позволяют админу сразу понять о чём идет речь, когда бабка из охраны труда диктует по телефону содержимое наклейки. Возможно символьное обозначени (PC, MFU и т.д.) стоит вести в числовом виде, т.к. пользователю легче продиктовать цифры чем символы латиницы. Но в нашем случае это поняли слишком поздно.
3. Дата — отмечает период на который данные об оборудовании точно были верными.
Третий блок (справа) делаем для людей:
1. Название фирмы однозначно определяет владельца оборудования. Клеим даже на личные устройства используемые в рабочих целях, т.к. их технической поддержкой занимаемся тоже мы.
2. Название отдела сужает поиск мат. ответственных лиц. Сразу ясно в каком филиале ада издевались над оборудованием.
3. Фамилия — ясно с кого спрашивать.
4. Дата — отмечает период на который данные об оборудовании точно были верными.
Наклейки клеим на самые видные места.
База ведётся в GLPI, т.к. её избавили от многих детских болезней (кодировки и тикеты).
Когда людям нужна помощь просим продиктовать компьютерный или инвентарный номер и сразу ясно с чем нужно работать.
Резюме: Несмотря на большой выбор систем по инвентаризации, систему учёта скорее всего придётся дорабатывать своими руками по тысячам причин (например, конский бухучет). А раз этого не избежать, то выбор этой системы должен базироваться на возможности самостоятельной её доработки, чтобы потом не наступить на грабли (например vendorlock или ошибки в лицензировании). Как сказано выше, мы выбрали GLPI.
Теперь касательно бар и QR кодов. К сожалению в наш просвещённый век, когда люди летают в космос, в погоне за трендами и чужими идеями люди часто не учитывают человеческий фактор. Система должна быть простой, иначе её будут просто игнорировать. В идеале я вижу это так: У каждого бухалтера иили админа, который занимается инвентаризацией на руках есть смартфонпланшет, которым они могли бы сканировать коды поднося смартфонпланшет к устройству. Результатом сканирования было бы создание на экране смартфонапланшета отметок в актуальном списке подлежащего учёту оборудования. Вот это просто, это учитывает человеческий фактор. С таким инструментарием инвентаризацию смогут провести даже самые тупые бухгалтеры с низкой мотивацией недалёкие (и очень распространённые) сотрудники. К сожалению подобных таких решений с вменяемым ценником не нашёл, поэтому пришлось вернуться на ступеньку ниже — к распечаткам и карандашам.
Спасибо за внимание
P.S. Пост написал за 20 минут, поэтому прошу извинить за недостатки в оформлении и сумбурный стиль изложения.
P.P.S. Автору статьи спасибо за публикацию боевого приёма по быстрому пробросу табличных данных из Excel в пригодный для расклейки вид.
P.P.P.S Веду учёт более 1000 единиц оборудования.
UPD. Буду благодарен если каждый минус посту будет подкреплён ссылкой на соответствующий софт.
UPD. И что странно, статья в минусе, а в избранное добавляют.
Источник
Инвентарный список оборудования
Отслеживайте физическое состояние оборудования и связанные с ним финансовые показатели. Вы можете записывать номера моделей и серийные номера, сведения о приобретении, эксплуатационную стоимость, а амортизация будет вычислена автоматически с помощью этого шаблона со специальными возможностями.
Excel
Скачать
Поделиться
Как вести учет компьютеров, мебели, оргтехники в офисе? Чем маркировать и как отслеживать перемещение ТМЦ между сотрудниками?
Зачем вести учет оргтехники и мебели в офисе, в IT компании?
Из наших наблюдений, когда в офисе работает от 25-30 человек и более, количество ТМЦ — 150+. Это и компьютеры, и мониторы, столы, стулья, принтеры/сканеры, тестовые девайсы, кухонная техника, кондиционеры и так далее
Если предприятие оформлено как ООО, то все эти ТМЦ должны быть заведены на баланс, они должны по законодательству амортизироваться и должны быть проинветаризированы раз в год.
К ФОП, требования законодательства не относятся, но владельцу бизнеса или руководителю все равно интересно, чем владеет компания, все ли есть для выхода нового сотрудника, где именно находится то или иное устройство и кто за что ответственный. Особенно эти вопросы актуальны, если у компании несколько офисов, или ТМЦ (товарно-материальные ценности) распределены по проектам и финансируются раздельно.
В современных условиях, когда нагрянул карантин и нужно срочно организовать удаленную работу сотрудников, передать им соответствующие компьютеры и другую технику, учет ТМЦ выходит на передний план.
Как понять какую технику, какой сотрудник забрал домой?
Как понять что должен сотрудник вернуть в компанию, когда он переводится в другой отдел или увольняется?
Как быстро и эффективно провести инвентаризацию в компании, в которой работает 30+ человек? А если 100+?
На все эти вопросы мы дадим ответы в этой статье.
Как построить процесс учета ТМЦ?
Обычно, в подобных компаниях, за ТМЦ ответственный либо офис менеджер, сис админ, либо завхоз. Тут важно настроить правильный учет, чтобы можно было оперативно получать информацию о ТМЦ.
Разберем реальный бизнес-процесс с применения EqMan в IT компании либо офисе, в котором работают ваши сотрудники.
Во-первых, все текущие ТМЦ должны быть промаркированы. Мы предлагаем использовать специальные наклейками с QR кодами. Они стойкие к стиранию и эстетично выглядят. Бывают полимерные, со специальной защитной пленкой, в виде металлических табличек и так далее. Тему маркировок мы разберем отдельно.
Для мебели, оргтехники и стационарных компьютеров подойдут обычные «белые» наклейки, напечатанные на термотрансферном принтере. Для ноутбуков и тестовых девайсов, зарядок лучше использовать стойкие, полимерные или «черные».
После маркировки, ответственный за ТМЦ сотрудник может распределить ответственных за ТМЦ. Это очень удобно делать с помощью мобильного приложения, считывая QR код, благо смартфоны сейчас в моде.
Все перемещения и распределения должны автоматически заноситься и сохраняться в базу данных, чтобы можно было в будущем посмотреть жизненный цикл каждой ТМЦ.
В веб приложении, должны отображаться все ТМЦ, кто за них ответственный, где они находятся. Также хорошо бы видеть всю аналитику по ТМЦ в дашбордах, чтобы руководитель мог анализировать информацию о ТМЦ визуально.
Когда какая-то ТМЦ сломалась, например компьютер, то должна быть возможность отправить ее в сервис, а в программе отметить в какой сервис и по какой причине. Если ТМЦ пришла в негодность и эксплуатировать ее уже невозможно, нужна функция списания и удаления из программы.
Когда сотруднику нужно передать например ноутбук другому сотруднику, ему нужно всего лишь навести камеру на QR код и выбрать кому он передает его. Принимающему, нужно зайти в мобильное приложение, навести свой телефон на QR код и подтвердить передачу. Таким способом, вы в любой момент узнаете, кто ответственный за любое ТМЦ посмотрев соответствующую информацию в веб приложении или просто наведя свой телефон на QR код.
Инвентаризация, с использованием EqMan, происходит очень быстро и комфортно для того, кто ее проводит. Она сводится к сканированию кодов на всем, что есть в компании. Автоматически формируется отчет по инвентаризации, можно посмотреть чего не хватает и понять как работать дальше по недостачам. Все ТМЦ в отчете имеют статусы — Соответствие, Недостача и Излишек. Отдельно про инвентаризацию — тут.
Если в компании используется 1С в качестве бухучета, то в EqMan есть интеграция, которая позволяет автоматически загружать данные и синхронизировать операции.
В результате:
— все ТМЦ у вас в компании промаркированы
— вы достоверно знаете что есть у вас в компании и кто за что ответственный
— у вас есть инструмент для частой и быстрой инвентаризации
— не нужно вести длинные Excel документы по ТМЦ. Вся информация о них попадает в систему автоматически, при использовании мобильного приложения.
Эффективный процесс управления инвентарём имеет крайне важное значение при ведении бизнеса. Подобный процесс можно использовать и дома: для документирования имеющегося домашнего имущества для страховых целей, отслеживания сданных на хранение личных вещей или планирования, какое количество продуктов и напитков необходимо для мероприятия. Во всех этих случаях отслеживание имеющегося инвентаря поможет вам быть организованнее. Компании также получают преимущества от учёта инвентаря, так как отслеживая, какие элементы инвентаря пользуются большим спросом, и контролируя потенциальные излишки товара на складах, можно обеспечить более непрерывное выполнение бизнес-операций.
Чтобы сэкономить вам время и денежные средства, мы собрали здесь ключевые шаблоны для управления инвентарём в Microsoft Excel, любой из которых вы можете загрузить бесплатно. Эти шаблоны легки в использовании, могут быть индивидуализированы для нужд вашего бизнеса или домашнего проекта, а также совместимы с Excel 2003, Excel 2007, Excel 2010 и Excel 2013. Вы также узнаете, как применять шаблоны для управления инвентарём в Smartsheet, инструменте для совместной работы на основе электронных таблиц, который более прост в использовании, чем Excel.
Преимущества от использования шаблонов управления инвентарём
Бесплатные шаблоны, которые вы найдёте ниже, отличаются друг от друга в зависимости от того, о каком инвентаре идёт речь – об основных бизнес-средствах, личном имуществе, запасах пищевых продуктов и т.д. Тем не менее у всех этих шаблонов есть основные общие преимущества, которые становятся доступны при их использовании:
- Просмотр текущего уровня инвентаря: с помощью шаблона можно легко представить, сколько продуктов различного типа имеется в наличии на текущий момент, а это необходимо, чтобы бизнес-операции выполнялись непрерывно.
- Управление повторными заказами: с помощью отслеживания инвентаря вы сможете аккуратно определять, какие продукты необходимо заказать повторно, а также какие продукты были сняты с производства.
- Создание бизнес-статистики: просматривайте модели продаж, определяйте хиты продаж, а также отслеживайте ваших ключевых поставщиков и продавцов.
- Защита инвестиций: эта функция может использоваться на индивидуальном уровне для страхования личного имущества, а также на уровне компаний для отслеживания компьютерного программного обеспечения, инструментов, оборудования или продукции. Если вы знаете, что у вас есть в наличии, где всё расположено и сколько всё стоит, вы сможете держать под контролем ваши основные средства и вовремя выполнять обновления.
- Экономия времени и денежных средств: эта функция особенно полезна для мелкого бизнеса, так как шаблон позволяет быстро вводить данные и получать доступ к сведениям о продукции и заказах, а также имеет персонализируемый формат, который можно будет менять по мере развития бизнеса.
Шаблон домашнего инвентаря
Наличие шаблона домашнего инвентаря может оказаться очень полезным в случае пожара, кражи или стихийного бедствия. Переживать травмирующие события и терять личные вещи и так тяжело, а ведь вам придётся держать в голове, какие именно предметы были утеряны и сколько они стоили. Шаблон домашнего инвентаря упростит задачу документирования ваших предметов обихода, включая модель и серийный номер, текущую стоимость и стоимость при покупке. Таблица включает в себя столбец, содержащий местонахождение предмета, так что вы сможете организовать данные по комнатам вашего дома. В шаблоне вы найдёте поля для указания информации о страховке, так что вы легко сможете найти номер вашего страхового полиса и сведения о страховом агенте.
Загрузить шаблон домашнего инвентаря
Шаблон базового управления инвентарём
Шаблон базового управления инвентарём очень легко использовать. Этот шаблон идеально подходит для ведения мелкого бизнеса или для любого бизнеса, который нуждается в очень простом способе управления инвентарём. Сортируйте и просматривайте данные об элементах инвентаря по названию, описанию или идентификационному номеру, а также по цене за единицу. Отслеживайте общее количество и стоимость вашего текущего инвентаря, держите под рукой даты ближайших повторных заказов и информацию о снятой с производства продукции. Благодаря дизайну этого шаблона управлять инвентарём проще простого. Как и все другие шаблоны Microsoft Excel, собранные в этой статье, этот шаблон содержит столбцы, которые можно настроить для нужд вашего бизнеса, а все расчёты выполняются за вас автоматически.
Загрузить шаблон базового управления инвентарём
Шаблон управления запасами в наличии
Если вы управляете запасами продукции для розничной продажи или материалами, необходимыми для производства, вы знаете, насколько важным для оптимизации продаж и роста продуктивности может быть эффективное управление инвентарём. Этот шаблон поможет вам определять, когда необходимо выполнить повторный заказ, сокращать излишки продукции на складе, получать доступ к данным о поставщиках и без труда находить продукцию на складе. Крупным компаниям могут понадобиться более продвинутые базы данных для отслеживания инвентаря, но представители небольшого бизнеса получат все преимущества от использования данного шаблона благодаря его простоте и продуманности, так как смогут представить весь цикл обращения ваших запасов, включая элементы и недопоставки.
Загрузить шаблон управления запасами в наличии
Шаблон средства отслеживания основных средств
Отслеживайте ваши основные средства, например компьютерное оборудование, оборудование, которое нуждается в обслуживании, или инструменты, с помощью этого бесплатного шаблона отслеживания основных средств. Эта очень простая система отслеживания была разработана для небольших компаний, хотя она позволяет просматривать не только количество и стоимость ваших основных средств, но и такие данные, как сроки истечения гарантии, сведения о поставщиках и местонахождении средств, серийные номера и многое другое. Чтобы изменить шаблон, просто удалите ненужные вам столбцы или добавьте новые столбцы для увеличения степени детализации данных.
Загрузить шаблон средства отслеживания основных средств
Шаблон средства отслеживания инвентаря (программное обеспечение)
Профессионалы в сфере IT могут сэкономить время, используя этот шаблон управления имеющимся в наличии программным обеспечением. Шаблон позволит вам контролировать приобретенное программное обеспечение и оборудование, следить за датами истечения сроков действия лицензий и необходимыми обновлениями. Этот шаблон будет особенно полезен для отслеживания программного обеспечения, поэтому он отличается от других таблиц, созданных для управления инвентарём. Вы можете без труда найти данные о том, когда определённое ПО было установлено, посмотреть сведения о поставщике и покупке, а также узнать, когда истекает срок действия лицензии.
Загрузить шаблон средства отслеживания программного обеспечения
Шаблон средства отслеживания инвентаря (оборудование)
Если ваша компания использует дорогостоящее оборудование, вам подойдёт этот бесплатный шаблон для отслеживания стоимости, состояния и месторасположения вашего оборудования. С помощью шаблона у вас всегда будет доступ к стоимости, степени амортизации, кредитному балансу и многому другому. Тот факт, что все эти данные собраны в одном месте, поможет вам не упускать из виду, когда нужно выполнить обновление оборудования, знать, где хранится оборудование, а также какое оборудование используется чаще всего, а какое является самым дорогостоящим в облуживании. Экономьте денежные средства и увеличивайте продуктивность вашей компании, используя шаблон отслеживания оборудования.
Загрузить шаблон средства отслеживания инвентаря (оборудование)
Шаблон инвентаризации пищевых продуктов
Этот бесплатный шаблон разработан специально для отслеживания запасов пищевых продуктов. Владельцы ресторанов и поставщики продуктов питания для мероприятий смогут систематизировать свой инвентарь, используя такие категории продуктов питания, как мясные продукты, овощи или десерты, а также смогут легко и просто просмотреть количество продуктов в наличии и инвентарную стоимость каждой категории.
Загрузить шаблон инвентаризации пищевых продуктов
Шаблон персонального инвентаря
Как и шаблон домашнего инвентаря, о котором мы уже рассказывали, этот шаблон позволяет вам вести учёт ваших личных вещей на случай природных бедствий и других непредвиденных ситуаций. Шаблон персонального инвентаря представляет собой полезный инструмент для простого отслеживания личных коллекций, например коллекций виниловых пластинок, произведений искусства, книг и других коллекционных предметов. Шаблон позволяет вам сортировать личные вещи по категориям, описывать их состояние и документировать их стоимость. Это также отличный инструмент для отдельного отслеживания ваших дорогостоящих вещей.
Загрузить шаблон персонального инвентаря
Узнайте, как использовать шаблон инвентаря в Smartsheet
Предоставьте своим сотрудникам возможность работать максимально эффективно с помощью гибкой платформы, разработанной с учётом потребностей вашей команды и умеющей адаптироваться по мере их изменения. Платформа Smartsheet упрощает планирование, сбор, управление и составление отчётов о работе, помогая вашей команде работать более эффективно и добиваться большего, где бы вы ни находились. Создавайте отчёты по ключевым показателям и получайте информацию о работе в режиме реального времени с помощью сводных отчётов, панелей мониторинга и автоматизированных рабочих процессов, специально разработанных для поддержания совместной работы и информированности вашей команды. Когда у команд есть ясность в отношении выполняемой работы, невозможно предсказать, насколько больше они смогут сделать за одно и то же время. Попробуйте Smartsheet бесплатно уже сегодня.