Учет оборудования таблица excel - Word и Excel - помощь в работе с программами

Список оборудования

Этот шаблон учета складских запасов обеспечивает отслеживание оборудования, людей, которым оно назначено, и время предоставления оборудования. Условное форматирование позволяет легко просматривать, каким сотрудникам требуется обновление на основе определенных периодов. Очень полезный шаблон.

Excel

Скачать

Источник

Инвентарный список оборудования

Отслеживайте физическое состояние оборудования и связанные с ним финансовые показатели. Вы можете записывать номера моделей и серийные номера, сведения о приобретении, эксплуатационную стоимость, а амортизация будет вычислена автоматически с помощью этого шаблона со специальными возможностями.

Excel

Скачать

Источник

Эффективный процесс управления инвентарём имеет крайне важное значение при ведении бизнеса. Подобный процесс можно использовать и дома: для документирования имеющегося домашнего имущества для страховых целей, отслеживания сданных на хранение личных вещей или планирования, какое количество продуктов и напитков необходимо для мероприятия. Во всех этих случаях отслеживание имеющегося инвентаря поможет вам быть организованнее. Компании также получают преимущества от учёта инвентаря, так как отслеживая, какие элементы инвентаря пользуются большим спросом, и контролируя потенциальные излишки товара на складах, можно обеспечить более непрерывное выполнение бизнес-операций.

Чтобы сэкономить вам время и денежные средства, мы собрали здесь ключевые шаблоны для управления инвентарём в Microsoft Excel, любой из которых вы можете загрузить бесплатно. Эти шаблоны легки в использовании, могут быть индивидуализированы для нужд вашего бизнеса или домашнего проекта, а также совместимы с Excel 2003, Excel 2007, Excel 2010 и Excel 2013. Вы также узнаете, как применять шаблоны для управления инвентарём в Smartsheet, инструменте для совместной работы на основе электронных таблиц, который более прост в использовании, чем Excel.

Преимущества от использования шаблонов управления инвентарём

Бесплатные шаблоны, которые вы найдёте ниже, отличаются друг от друга в зависимости от того, о каком инвентаре идёт речь – об основных бизнес-средствах, личном имуществе, запасах пищевых продуктов и т.д. Тем не менее у всех этих шаблонов есть основные общие преимущества, которые становятся доступны при их использовании:

Просмотр текущего уровня инвентаря: с помощью шаблона можно легко представить, сколько продуктов различного типа имеется в наличии на текущий момент, а это необходимо, чтобы бизнес-операции выполнялись непрерывно.
Управление повторными заказами: с помощью отслеживания инвентаря вы сможете аккуратно определять, какие продукты необходимо заказать повторно, а также какие продукты были сняты с производства.
Создание бизнес-статистики: просматривайте модели продаж, определяйте хиты продаж, а также отслеживайте ваших ключевых поставщиков и продавцов.
Защита инвестиций: эта функция может использоваться на индивидуальном уровне для страхования личного имущества, а также на уровне компаний для отслеживания компьютерного программного обеспечения, инструментов, оборудования или продукции. Если вы знаете, что у вас есть в наличии, где всё расположено и сколько всё стоит, вы сможете держать под контролем ваши основные средства и вовремя выполнять обновления.
Экономия времени и денежных средств: эта функция особенно полезна для мелкого бизнеса, так как шаблон позволяет быстро вводить данные и получать доступ к сведениям о продукции и заказах, а также имеет персонализируемый формат, который можно будет менять по мере развития бизнеса.

Шаблон домашнего инвентаря

Наличие шаблона домашнего инвентаря может оказаться очень полезным в случае пожара, кражи или стихийного бедствия. Переживать травмирующие события и терять личные вещи и так тяжело, а ведь вам придётся держать в голове, какие именно предметы были утеряны и сколько они стоили. Шаблон домашнего инвентаря упростит задачу документирования ваших предметов обихода, включая модель и серийный номер, текущую стоимость и стоимость при покупке. Таблица включает в себя столбец, содержащий местонахождение предмета, так что вы сможете организовать данные по комнатам вашего дома. В шаблоне вы найдёте поля для указания информации о страховке, так что вы легко сможете найти номер вашего страхового полиса и сведения о страховом агенте.

Загрузить шаблон домашнего инвентаря

Шаблон базового управления инвентарём

Шаблон базового управления инвентарём очень легко использовать. Этот шаблон идеально подходит для ведения мелкого бизнеса или для любого бизнеса, который нуждается в очень простом способе управления инвентарём. Сортируйте и просматривайте данные об элементах инвентаря по названию, описанию или идентификационному номеру, а также по цене за единицу. Отслеживайте общее количество и стоимость вашего текущего инвентаря, держите под рукой даты ближайших повторных заказов и информацию о снятой с производства продукции. Благодаря дизайну этого шаблона управлять инвентарём проще простого. Как и все другие шаблоны Microsoft Excel, собранные в этой статье, этот шаблон содержит столбцы, которые можно настроить для нужд вашего бизнеса, а все расчёты выполняются за вас автоматически.

Загрузить шаблон базового управления инвентарём

Шаблон управления запасами в наличии

Если вы управляете запасами продукции для розничной продажи или материалами, необходимыми для производства, вы знаете, насколько важным для оптимизации продаж и роста продуктивности может быть эффективное управление инвентарём. Этот шаблон поможет вам определять, когда необходимо выполнить повторный заказ, сокращать излишки продукции на складе, получать доступ к данным о поставщиках и без труда находить продукцию на складе. Крупным компаниям могут понадобиться более продвинутые базы данных для отслеживания инвентаря, но представители небольшого бизнеса получат все преимущества от использования данного шаблона благодаря его простоте и продуманности, так как смогут представить весь цикл обращения ваших запасов, включая элементы и недопоставки.

Загрузить шаблон управления запасами в наличии

Шаблон средства отслеживания основных средств

Отслеживайте ваши основные средства, например компьютерное оборудование, оборудование, которое нуждается в обслуживании, или инструменты, с помощью этого бесплатного шаблона отслеживания основных средств. Эта очень простая система отслеживания была разработана для небольших компаний, хотя она позволяет просматривать не только количество и стоимость ваших основных средств, но и такие данные, как сроки истечения гарантии, сведения о поставщиках и местонахождении средств, серийные номера и многое другое. Чтобы изменить шаблон, просто удалите ненужные вам столбцы или добавьте новые столбцы для увеличения степени детализации данных.

Загрузить шаблон средства отслеживания основных средств

Шаблон средства отслеживания инвентаря (программное обеспечение)

Профессионалы в сфере IT могут сэкономить время, используя этот шаблон управления имеющимся в наличии программным обеспечением. Шаблон позволит вам контролировать приобретенное программное обеспечение и оборудование, следить за датами истечения сроков действия лицензий и необходимыми обновлениями. Этот шаблон будет особенно полезен для отслеживания программного обеспечения, поэтому он отличается от других таблиц, созданных для управления инвентарём. Вы можете без труда найти данные о том, когда определённое ПО было установлено, посмотреть сведения о поставщике и покупке, а также узнать, когда истекает срок действия лицензии.

Загрузить шаблон средства отслеживания программного обеспечения

Шаблон средства отслеживания инвентаря (оборудование)

Если ваша компания использует дорогостоящее оборудование, вам подойдёт этот бесплатный шаблон для отслеживания стоимости, состояния и месторасположения вашего оборудования. С помощью шаблона у вас всегда будет доступ к стоимости, степени амортизации, кредитному балансу и многому другому. Тот факт, что все эти данные собраны в одном месте, поможет вам не упускать из виду, когда нужно выполнить обновление оборудования, знать, где хранится оборудование, а также какое оборудование используется чаще всего, а какое является самым дорогостоящим в облуживании. Экономьте денежные средства и увеличивайте продуктивность вашей компании, используя шаблон отслеживания оборудования.

Загрузить шаблон средства отслеживания инвентаря (оборудование)

Шаблон инвентаризации пищевых продуктов

Этот бесплатный шаблон разработан специально для отслеживания запасов пищевых продуктов. Владельцы ресторанов и поставщики продуктов питания для мероприятий смогут систематизировать свой инвентарь, используя такие категории продуктов питания, как мясные продукты, овощи или десерты, а также смогут легко и просто просмотреть количество продуктов в наличии и инвентарную стоимость каждой категории.

Загрузить шаблон инвентаризации пищевых продуктов

Шаблон персонального инвентаря

Как и шаблон домашнего инвентаря, о котором мы уже рассказывали, этот шаблон позволяет вам вести учёт ваших личных вещей на случай природных бедствий и других непредвиденных ситуаций. Шаблон персонального инвентаря представляет собой полезный инструмент для простого отслеживания личных коллекций, например коллекций виниловых пластинок, произведений искусства, книг и других коллекционных предметов. Шаблон позволяет вам сортировать личные вещи по категориям, описывать их состояние и документировать их стоимость. Это также отличный инструмент для отдельного отслеживания ваших дорогостоящих вещей.

Загрузить шаблон персонального инвентаря

Узнайте, как использовать шаблон инвентаря в Smartsheet

Предоставьте своим сотрудникам возможность работать максимально эффективно с помощью гибкой платформы, разработанной с учётом потребностей вашей команды и умеющей адаптироваться по мере их изменения. Платформа Smartsheet упрощает планирование, сбор, управление и составление отчётов о работе, помогая вашей команде работать более эффективно и добиваться большего, где бы вы ни находились. Создавайте отчёты по ключевым показателям и получайте информацию о работе в режиме реального времени с помощью сводных отчётов, панелей мониторинга и автоматизированных рабочих процессов, специально разработанных для поддержания совместной работы и информированности вашей команды. Когда у команд есть ясность в отношении выполняемой работы, невозможно предсказать, насколько больше они смогут сделать за одно и то же время. Попробуйте Smartsheet бесплатно уже сегодня.

Источник

Складской учет в Excel подходит для любой торговой или производственной организации, где важно учитывать количество сырья и материалов, готовой продукции. С этой целью предприятие ведет складской учет. Крупные фирмы, как правило, закупают готовые решения для ведения учета в электронном виде. Вариантов сегодня предлагается масса, для различных направлений деятельности.

На малых предприятиях движение товаров контролируют своими силами. С этой целью можно использовать таблицы Excel. Функционала данного инструмента вполне достаточно. Ознакомимся с некоторыми возможностями и самостоятельно составим свою программу складского учета в Excel.

В конце статьи можно скачать программу бесплатно, которая здесь разобрана и описана.

Как вести складской учет в Excel?

Любое специализированное решение для складского учета, созданное самостоятельно или приобретенное, будет хорошо работать только при соблюдении основных правил. Если пренебречь этими принципами вначале, то впоследствии работа усложнится.

Заполнять справочники максимально точно и подробно. Если это номенклатура товаров, то необходимо вносить не только названия и количество. Для корректного учета понадобятся коды, артикулы, сроки годности (для отдельных производств и предприятий торговли) и т.п.
Начальные остатки вводятся в количественном и денежном выражении. Имеет смысл перед заполнением соответствующих таблиц провести инвентаризацию.
Соблюдать хронологию в регистрации операций. Вносить данные о поступлении продукции на склад следует раньше, чем об отгрузке товара покупателю.
Не брезговать дополнительной информацией. Для составления маршрутного листа водителю нужна дата отгрузки и имя заказчика. Для бухгалтерии – способ оплаты. В каждой организации – свои особенности. Ряд данных, внесенных в программу складского учета в Excel, пригодится для статистических отчетов, начисления заработной платы специалистам и т.п.

Однозначно ответить на вопрос, как вести складской учет в Excel, невозможно. Необходимо учесть специфику конкретного предприятия, склада, товаров. Но можно вывести общие рекомендации:

Для корректного ведения складского учета в Excel нужно составить справочники. Они могут занять 1-3 листа. Это справочник «Поставщики», «Покупатели», «Точки учета товаров». В небольшой организации, где не так много контрагентов, справочники не нужны. Не нужно и составлять перечень точек учета товаров, если на предприятии только один склад и/или один магазин.
При относительно постоянном перечне продукции имеет смысл сделать номенклатуру товаров в виде базы данных. Впоследствии приход, расход и отчеты заполнять со ссылками на номенклатуру. Лист «Номенклатура» может содержать наименование товара, товарные группы, коды продукции, единицы измерения и т.п.
Поступление товаров на склад учитывается на листе «Приход». Выбытие – «Расход». Текущее состояние – «Остатки» («Резерв»).
Итоги, отчет формируется с помощью инструмента «Сводная таблица».

Чтобы заголовки каждой таблицы складского учета не убегали, имеет смысл их закрепить. Делается это на вкладке «Вид» с помощью кнопки «Закрепить области».

Теперь независимо от количества записей пользователь будет видеть заголовки столбцов.

Таблица Excel «Складской учет»

Рассмотрим на примере, как должна работать программа складского учета в Excel.

Делаем «Справочники».

Для данных о поставщиках:

* Форма может быть и другой.

Для данных о покупателях:

* Обратите внимание: строка заголовков закреплена. Поэтому можно вносить сколько угодно данных. Названия столбцов будут видны.

Для аудита пунктов отпуска товаров:

Еще раз повторимся: имеет смысл создавать такие справочники, если предприятие крупное или среднее.

Можно сделать на отдельном листе номенклатуру товаров:

В данном примере в таблице для складского учета будем использовать выпадающие списки. Поэтому нужны Справочники и Номенклатура: на них сделаем ссылки.

Диапазону таблицы «Номенклатура» присвоим имя: «Таблица1». Для этого выделяем диапазон таблицы и в поле имя (напротив строки формул) вводим соответствующие значение. Также нужно присвоить имя: «Таблица2» диапазону таблицы «Поставщики». Это позволит удобно ссылаться на их значения.

Для фиксации приходных и расходных операций заполняем два отдельных листа.

Делаем шапку для «Прихода»:

Следующий этап – автоматизация заполнения таблицы! Нужно сделать так, чтобы пользователь выбирал из готового списка наименование товара, поставщика, точку учета. Код поставщика и единица измерения должны отображаться автоматически. Дата, номер накладной, количество и цена вносятся вручную. Программа Excel считает стоимость.

Приступим к решению задачи. Сначала все справочники отформатируем как таблицы. Это нужно для того, чтобы впоследствии можно было что-то добавлять, менять.

Создаем выпадающий список для столбца «Наименование». Выделяем столбец (без шапки). Переходим на вкладку «Данные» — инструмент «Проверка данных».

В поле «Тип данных» выбираем «Список». Сразу появляется дополнительное поле «Источник». Чтобы значения для выпадающего списка брались с другого листа, используем функцию: =ДВССЫЛ(«номенклатура!$A$4:$A$8»).

Теперь при заполнении первого столбца таблицы можно выбирать название товара из списка.

Автоматически в столбце «Ед. изм.» должно появляться соответствующее значение. Сделаем с помощью функции ВПР и ЕНД (она будет подавлять ошибку в результате работы функции ВПР при ссылке на пустую ячейку первого столбца). Формула: .

По такому же принципу делаем выпадающий список и автозаполнение для столбцов «Поставщик» и «Код».

Также формируем выпадающий список для «Точки учета» — куда отправили поступивший товар. Для заполнения графы «Стоимость» применяем формулу умножения (= цена * количество).

Формируем таблицу «Расход товаров».

Выпадающие списки применены в столбцах «Наименование», «Точка учета отгрузки, поставки», «Покупатель». Единицы измерения и стоимость заполняются автоматически с помощью формул.

Делаем «Оборотную ведомость» («Итоги»).

На начало периода выставляем нули, т.к. складской учет только начинает вестись. Если ранее велся, то в этой графе будут остатки. Наименования и единицы измерения берутся из номенклатуры товаров.

Столбцы «Поступление» и «Отгрузки» заполняется с помощью функции СУММЕСЛИМН. Остатки считаем посредством математических операторов.

Скачать программу складского учета (готовый пример составленный по выше описанной схеме).

Вот и готова самостоятельно составленная программа.

Источник

Содержание

Учет компьютерной техники в Excel.Инвентаризация компьютеров сети
Выжимаем максимум из учета компьютерной техники. Часть 1
Шаг 1. Определить границы учетной системы
Шаг 2. Разработать справочник категорий оборудования
Шаг 3. Разработать модель жизненного цикла оборудования
Шаг 4. Определить способ идентификации оборудования
Шаг 5. Разработать атрибутную модель
Бесплатные шаблоны управления инвентарём в Excel
Преимущества от использования шаблонов управления инвентарём
Узнайте, как повысить производительность с помощью Smartsheet
Как я делал управленческий учет в Excel

Учет компьютерной техники в Excel.Инвентаризация компьютеров сети

Доброго времени суток, друзья. Тем из вас, кто начинал свой долгий и слажный путь в мир системного администрирования с обычного, ничем не примечательного эникея наверняка знакома ситуация, когда ты желая поднять баблишка, носишься, как угорелый по малым и средним предприятиям своего города, обслуживая 10, 20, а где-то порою и 30 машин в каждой отдельно взятой конторе.

Во всём этом хаосе частенько забываешь, какое имя присвоено на том или ином сервере, к какой тачке подключен общий принтер, какая учётка сотрудника, что там за ОСь и прочие сведения, обладая которыми иногда можно ускорить дурную работу раз в 10.

В данном видео, я не буду рассматривать такие узконаправленные программы для учёта компьютеров, как 10-Страйк или Total Network Inventory. Да, они отлично подходят для инвента оборудования крупных и средних предприятий, готовых инвестировать в IT-службу.

Но, как показывает фидбэк в комментах, большинство подписчиков всё же трудятся в, мягко говоря, не особо зажиточных провинциальных конторках. Имеющих средства только на лицензионный Windows, офис и в лучшем случае на бюджетненький антивирус.

Поэтому давайте будем отталкиваться от наших суровых реалий, а не выдумывать космические корабли. Сегодня я на практике покажу, каким образом можно произвести инвентаризацию компьютерной техники в вашей сети обладая только базовыми навыками работы в Excel, ручкой, листком бумаги и располагая изрядной долей энтузиазма. Погнали.

Шаг 1. Создаём в папке на облаке новый Excel’евский документ «Учёт компьютеров».

Шаг 2. Открываем его и переименовываем основной лист в «Компьютеры». Далее создаём дополнительные листы: Принтеры, Серверы, Телефоны, Камеры. Этого вполне достаточно для начала. Больше на вас вряд ли повесят в первое время.

Шаг 3. На первом листе, там, где у нас планируется учёт компов присваиваем имена столбцам в следующем порядке. «Номер». Тут будем указывать инвентарный номер рабочего места. Как правило номера на мониках и системниках совпадают, но если это не так, то тупо будет писать оба варианта.

Далее «Учётка». На каждом предприятии, если ПК находится не в общем пользовании, за ним закреплён сотрудник работающий под определённой учёткой. Доменной или локально это уже другой вопрос, но учётка есть. Я рекомендую сразу фиксировать эту информацию. В будущем она обязательно пригодится.

Третий столбик, я обычно делаю «Last pass» или последний известный мне пароль от этой учётки. Если политика домена настроена на частую смену, то конечно особо не поможет, но если частенько бегаете по машинам, накатывая узкоспециализированный софт, то пригождается.

«Имя ПК» в сети. Идеально, когда они присваивались в соответствии с какой-то логикой. Например, исходя из названия отдела. Хуже – когда по фамилиям или должности. Текучка и всё такое. «Сеть». Если тачка в домене – пишем здесь его полное наименование, если в рабочей группе – тоже отмечаем сей факт.

Дальше номер кабинета и полное название отдела. Если работаете по звонкам или заявкам в первое время бывает сразу теряешься, куда бежать. «Принтер». Один из самых важных пунктов. Тут фиксируем какое устройство использует для печати данный компьютер. Сетевой ли это принтак или же локальный подключенный по USB. Если сетевой, то пишем имя зашареной тачки или IPшник, если это какая-нить Kyocera.

И последний пункт на данном листе – это «Пожелания». Актуален только при первом обходе, который нам предстоит сделать в ближайшее время. Ну или если вы ооочень чуткий админ, регулярно прислушивающийся к проблемам своих юзверят. Я таких, признаться за практику ещё не встречал, но если вы из тех, то в этом пункте фиксируете все хотелки и нытьё.

Шаг 4. Печатаем всю эту историю с пустой таблицей и шапкой и отправляемся делать первый обход по конторе. Знакомимся с сотрудниками, рассказываем о себе и по ходу дела фиксируем все интересующие нас данные.

Параллельно возьмите с собой пару чистых листков и накидайте схематично расположение компьютеров в кабинетах. В следующем уроке мы будем работать над электронной картой сети предприятия, поэтому, если ты ещё не подписался на канал, то сейчас самое время сделать это. Нажмёшь колокольчик и ролик 100% появится в твоей ленте, братишка.

Ну а мы возвращаемся к основной теме. После того, как вы со всеми перезнакомитесь и заполните данные с 1 листа, выделяем все пункты в шапке и применяем фильтр. С помощью этой функции, мы можем производить элементарную сортировку оставляя в списке только компьютеры из определённого кабинета.

Или те, которые до сих пор работают на 7ке и поры бы уже перевести их на 10ку. Когда руководство спросит, какие машинки нужно обновить в первую очередь, вы просто откроете на ноуте эту таблицу, кликните несколько раз по фильтрам и сразу дадите обоснованный ответ.

Шаг 5. Ну а мы переходим ко 2 листу. Принтеры. Тут информации поменьше, но она не менее важна, если вы эникейщик. Ведь принтеры – это самый геморрой в этой работе. Особенно, если на вас каким-то образом повесят заправки. Но если вы ещё не подвязались на это, то мой совет – шлите подальше руководство если предложат.

Пускай подписывают договор со сторонним сервис и все вопросы по заправкам и ремонтам – туда. Но это лишь идеальный совет. В жизни, как правило, если сильно ноют – то заправляешь. Ладно. Тут важно знать инвентарный номер принтера, IP-шник если он сетевой или же имя тачки, к которой он подключён.

Шаг 6. Следующая страничка – «Серверы». В первое время я бы не стал спешить с внесением изменений в их настройках, но со временем вам в любом случае придётся заниматься их конфигурированием. Так что лучше выяснить минимальную информацию, как можно скорее.

Речь идёт о сетевом имени, IP-адресе, месте расположения. Также не лишним будет выяснить, что там внутри по железу, какая установлена ОСь и какие функции вообще выполняет тот или иной сервер в данной конторе.

Возможно, какой-то из старичков уже давно не справляется с возлагаемыми задачами и потребует модернизации в самом ближайшем будущем. Обязательно выясните это, прежде чем грянет гром.

В первое время ваша задача выяснить внешние и внутренние номера кабинетов, а также отдельно взятых сотрудников. Также неплохо узнать номерки внешних провайдеров. Мне не раз приходилось взаимодействовать с техподдержкой наших местных товарищей. Благо всегда удачно.

Шаг 8. И последняя лямка, которая со 100% вероятностью перейдёт в ваше распоряжение, если вы начинающий эникей – это видеонаблюдение. От монтажных работ и проведения, в случае девственности предприятия в этом вопросе, до обслуживания и хранения бэкапов.

Тут к основным моментам относится месторасположения, тип камеры и её номер. Камеры, как известно бывают аналоговые и IPшки. Последние удобнее, современнее и проще в настройке. С первыми больше гемора. Но т.к. в большинстве контор они давно проведены и стабильно работают, приходится обслуживать, что называется по факту.

Такие дела, малята. Ссылочку на макет такого учёта компьютерной техники в Excel оставлю в описании. Предвидя комменты, что мол это не современно и давно уже есть крутые комплексные решения для мониторинга и инвентаризации аля Zabbix, отвечу.

Ребятушки, мне по*уй на понты. Если я работаю в конторе недолго. И чувствую, что денег у них не особо много, но при этом нужно удобное, я подчеркиваю, удобное решение, которое сработает здесь и сейчас. Без долгой настройки, раскидывая агентов и прочих танцев с бубном, то вот оно.

С этим реально можно работать и использовать на практике. Потому что система проверена временем. Я за свой век накидывал такую таблицу уже для стольких контор, что не счесть. И каждый следующий админ, говорил большое спасибо.

Это как дневник тренировок в качалке. Я ещё не разу не видел реально здоровых ребят, которые накачались бы ведя дневничок в смартфоне. Самые лютые и большие типы – всегда калякают ручкой в засаленных школьных тетрадях в клетку. Если будете в зале – обязательно обратите внимание. Олдскул решает.

Ну и к тому же, никто не заставляет вас окончательно останавливаться на этом варианте инвентарки вашей сети. Если поймёте, что вы в этой шараге надолго, то внедряйте хоть Zabbix, хоть Total Inventory. Мне в своё время нравился отдельный модуль в FPinger’е. Там же и карту накидывал.

Кстати, о карте. Следующий урок я посвящу именно этой теме. Будем пошагово учиться рисовать адекватную электронную карту сети исходя из тех данных, что мы зафиксировали на этапе учёта. Причём делать всё будем, как это водится из говна и палок.

Но при этом так, чтобы не стыдно было передать следующему админу, оставив после себя добрую память. Авторитет в сообществе — это важно. Друзья, на этом у меня всё. Обязательно напишите в комментах, каким инструментом для учёта пользуетесь вы.

В идеале, если он будет бесплатный. Тогда я смогу сделать отдельный обзор. Если впервые забрели на канал – то не забудьте кликнуть на колокольчик. С олдов, как обычно, по лайку. Всем удачи, успехов, отличного настроения. Не болейте и главное, никогда не выдумывайте космических кораблей, если того не требует ситуация. До новых встреч, друзья.

Источник

Выжимаем максимум из учета компьютерной техники. Часть 1

Грамотно настроенный учет компьютерной техники защитит вас от факапов в инфраструктуре и сохранит десятки часов рабочего и личного времени. О том, как добиться такого результата, читайте в этой статье.

Сразу хочу предупредить, что все изложенное ниже это не вычитанный в книгах best practice, а выжимка моего, порой не всегда удачного опыта. Поэтому с благодарностью приму конструктивную критику.

Итак, начнем. Зачем ИТ-службе нужно вести свой учет компьютерного оборудования? Ведь вся компьютерная техника учитывается на счетах организации и данные об оборудовании уже есть в бухгалтерской системе. Зачем тогда отвлекать технических специалистов от разработки софта/администрирования систем/ремонта оборудования и грузить их «бухгалтерской» работой?
Дело в том, что собранные в бухгалтерской системе данные не спасут вас от проблем, например, при вирусной атаке.

«Заразить компьютер в корпоративной сети, поднять привилегии, получить доступ к домену администратора и одной кнопкой остановить деятельность компании любого размера» — так описал специфику работы вируса WannaCry его автор.

Чтобы остановить этого проныру как минимум нужно знать местоположение зараженных компьютеров. В бухгалтерской системе будет указана кладовая, в которой числится компьютер, и пользователь (но это не точно). Фактическое местоположение компьютера и его IP-адрес вы не узнаете.

Чем больше времени будет потрачено на выяснение, в какому закутке стоит зараженная машина, тем ниже шансы остановить распространение вируса и деградацию инфраструктуры. Как вы понимаете, финансовые и репутационные потери от остановки бизнес-процессов будут на порядок выше затрат на ведение учета ИТ-оборудования. Впрочем, wannacry это еще цветочки. Есть угроза и посерьезней…

Помните старую шутку, что зима в Россию всегда приходит неожиданно, поэтому коммунальные службы не успевают к ней подготовиться? Аналогичная беда с подготовкой бюджета на следующий год – вроде все знают о сроках, но почему-то заявки на замену техники подают в самый последний момент. И крайним обычно остается ИТ-специалист, отвечающий за распределение оборудования – не предусмотрел, не предпринял должные меры, не проявил настойчивости и т.д. и т.п. Если вирусная атака может обойти вас стороной, то наезды из-за не вовремя выделенной техники точно прилетят вам в голову.

Но выход есть: прекратите собирать заявки на замену техники. Начните вести учет параметров, по которым техника должна попадать в программу модернизации (например, объём HDD, диагональ монитора, скорость печати принтера и т.д.). В этом случае вы сможете формировать перечни техники на замену автоматически из своей учетной системы. Нет заявок – нет проблем.

Чем еще поможет налаженная система учета ИТ-оборудования? Тем, что на любой, даже самый каверзный вопрос руководства вы сможете дать ответ уже через 5-15 минут, а не в «завтра с самого утра». Например, финансовый директор спрашивает: «сколько принтеров у нас в кладовке, сколько в ремонте, сколько у пользователей, сколько было утилизировано в этом году, в каких отделах принтера простаивают?». Если у вас учитываются стадии жизненного цикла ИТ-оборудования, то на все (!) эти вопросы вы дадите ответ в течении 15 минут. В противном случае придется собирать данные из разных источников в течении 2-3 часов (если не больше).

Полагаю, с вопросом «зачем нужен свой учет ИТ-оборудования» разобрались. Это меньшее из зол по сравнению с ситуацией, когда у вас только разрозненные данные бухгалтерского учета и сырые отчеты SCCM.

Давайте теперь спроектируем такую систему учета ИТ-оборудования, которая поможет решить обозначенные выше проблемы. Нам потребуется:

Шаг 1. Определить границы учетной системы

Не стоит распылять усилия и пытаться наладить учет сразу и везде. Изучите данные по инцидентам/проблемам и найдите «бутылочное горлышко», т.е. группы оборудования, которые доставляют вам больше всего хлопот. Начните налаживать учет именно в этих группах.

По моему опыту чаще всего в «застревают в бутылочном горлышке» компьютеры и оргтехника. Реже всего комплектующие и расходные материалы (как правило по ним хватает данных складского учета).

Шаг 2. Разработать справочник категорий оборудования

Чтобы было удобнее формировать отчеты, каждую группу техники нужно разделить по категориям. Например, вы решили наладить учет пользовательского оборудования. Берем группу «компьютеры». Из каких категорий она будет состоять? Персональный компьютер, ноутбук, планшет и т.д. Затем берем следующую группу – «устройства отображения» и делим на категории ее. В итоге у вас получится примерно вот такой справочник категорий:

Группа	Категория
Компьютеры	Персональный компьютер, ноутбук, планшет
Устройства отображения	Монитор, телевизор
Оргтехника	Принтер, копир, сканер

Благодаря этому делению вы сможете быстро делать выборки из базы данных и получать отчеты как по группе «компьютеры», так и по каждой из категорий этой группы.

Шаг 3. Разработать модель жизненного цикла оборудования

Чтобы оперативно получать информацию о том, в каком статусе находится оборудование нужно разработать т.н. «модель жизненного цикла оборудования».

Советую начать с простой модели и детализировать ее по мере необходимости:

Событие	Статус	Что отслеживает статус?
Новое оборудование поступило на склад, неиспользуемое оборудование вернулось на склад	Хранение на складе	Отслеживает фактический складской запас
Оборудование передано ИТ-специалистам для настройки, ремонта, апгрейда	Настройка/Ремонт	Отслеживаем нагрузку на персонал ИТ-службы
Оборудование передано пользователю	Эксплуатация	Отслеживаем фактическое количество техники в работе
Пользователь уволился, но оборудование осталось на рабочем месте (ждут нового сотрудника)	Хранение в подразделении	Отслеживаем скрытые резервы
Оборудование снято с рабочего места, как непригодное к эксплуатации	Подготовка к утилизации	Отслеживаем хлам, который нужно утилизировать
Передали оборудование на утилизацию подрядчику	Утилизация	Отслеживаем выполнение договора на утилизацию

По моему опыту самый быстрый способ повысить эффективность системы учета ИТ-оборудования, это начать отслеживать статусы жизненного цикла. Не пренебрегайте этим шагом!

Шаг 4. Определить способ идентификации оборудования

Поскольку вам придется заниматься поиском и инвентаризацией оборудования, нужно заранее определить, как вы будете идентифицировать найденную технику. Мне известно пять способов идентификации:

Способ идентификации	Преимущества	Недостатки
Бирка с номером. На оборудование приклеивается бумажная бирка с учетным номером или учетный номер наносится маркером.	Низкие затраты на расходные материалы и оборудование для маркировки	Достаточно высокие трудозатраты на актуализацию данных и учет перемещений оборудования. Низкая износостойкость бумажных бирок.
Серийные номера производителя. Используются нанесенная при изготовлении оборудования этикетка с SN и штрихкодом.	Нет затрат на оборудование и расходные материалы для маркировки	Не подходит для идентификации «самосборных» ПК. Высокие трудозатраты на актуализацию данных и учет перемещений, т.к. серийные номера находятся в труднодоступных местах.
Этикетка со штрих-кодом. На оборудование наносится износостойкая этикетка с учетным номером и штрих-кодом.	Низкие затраты на оборудование для маркировки и расходные материалы. Сокращение трудозатрат на актуализацию данных и учет перемещения оборудования.	Явных недостатков не выявил.
RFID-метка. На оборудование наносится радиометка.	Значительное сокращение трудозатрат на инвентаризацию и учет перемещения большого количества оборудования.	Высокая стоимость оборудования и расходных материалов. Невозможность идентифицировать оборудование без использования RFID-сканера.
Штрих-код + RFID. На оборудование наносится радиометка с напечатанным на ней штрих-кодом и учетным номером	Значительное сокращение трудозатрат на инвентаризацию и учет перемещения большого количества оборудования.	Высокая стоимость оборудования и расходных материалов.

Оптимальным способом я считаю маркировку техники этикетками со штрихкодом. Кстати, Yurich еще в 2013 году написал пошаговую инструкцию по изготовлению этикеток. Крайне рекомендую его статью к прочтению.

Шаг 5. Разработать атрибутную модель

Вот теперь давайте приступим к самому важному – к разработке атрибутной модели. Мой список рекомендуемых к учету атрибутов, с указанием для чего они нужны, приведен ниже. Используйте его как отправную точку при разработке своей атрибутной модели.

На первый взгляд атрибутов слишком много и у персонала уйдет уйма времени на поддержание системы учета в актуальном состоянии. Давайте проверим, так ли это.

В зависимости от интерфейса учетной системы на первичную регистрацию каждого устройства потребуется 5-10 минут, на актуализацию данных 1-2 минуты. Предположим у вас в организации 350 пользователей, устройств для учета 1 000 штук. В год заменяется 20% парка техники (из расчета срока службы 5 лет), 10% парка проходит ремонт и модернизацию. Значит каждый год вам нужно будет:

Итого вы потратите 4 000 минут в год. Накинем еще 10% на непредвиденные перемещения. Получим 4 400 минут в год или 17 минут в день. Полагаю, это вполне приемлемые трудозатраты для поддерживания в актуальном виде системы учета на 1 000 единиц техники.

К тому же их можно сократить до 10-12 минут: технические атрибуты забирать из SCCM, данные о пользователе из кадровой системы. Но это вопросы архитектуры, их я планирую раскрыть во второй части статьи. Также во второй части я покажу, как оперативно организовать внедрение спроектированной системы учета. Пока же давайте сделаем паузу.

Прошу дать в комментариях обратную связь. Это поможет мне подробнее раскрыть интересующие вас вопросы при подготовке продолжения статьи.

Источник

Бесплатные шаблоны управления инвентарём в Excel

Преимущества от использования шаблонов управления инвентарём

Узнайте, как повысить производительность с помощью Smartsheet

Посмотрите демонстрационный ролик, чтобы узнать, как эффективно управлять своими командами, проектами и процессами в режиме реального времени в Smartsheet.

Источник

Как я делал управленческий учет в Excel

Мой предшественник вёл управленку в Финграде, который оказался весьма мощным инструментом. Например, он позволял автоматически грузить информацию из 1С и выписок разных банк-клиентов, создавая проводки по заранее сформулированным правилам. Вещь, безусловно полезная, однако, при соблюдении системы двойной записи увеличивала время работы в разы. Чтобы избежать увеличения работы этот инструмент позволял генерировать «зависимые проводки». В создании этих дополнительных проводок и была зарыта собака. И тут выяснилось, что за всей мощью Финграда крылась уникальность, обусловившая полное отсутствие экспертизы в свободном доступе. Обычным пользователям (платившим, кстати, 3000 рублей в месяц за доступ к системе) были доступны лишь «Руководство пользователя» на официальном сайте, да 6 видео-уроков там же. Youtube, дававший доступ к ещё паре десятков видеоуроков, также не сильно помогал. Форумов с информацией «how to. » не было в принципе. Поддержка, на конкретные вопросы о правилах создания «зависимых проводок» и просьбах помочь именно в моем случае — морозилась фразами «у нас с вами не заключен договор на поддержку, поэтому на такие специфические вопросы мы не готовы отвечать». Хотя казалось бы — чего специфического в таких просьбах, да ещё и со скриншотами с моей стороны? Понятно, что все можно бить руками, но спрашивается, а зачем тогда вообще платить за инструмент, который сильно увеличивает время, необходимое на ведение управленки и не дает никаких преимуществ для малого бизнеса?

Убедив собственника в нецелесообразности использования «Финграда» при таких объемах бизнеса и выгрузив всю информацию из системы, я поставил на нем БОЛЬШОЙ и жирный крест. При этом решение уйти именно в MS Excel было не спонтанным. Хорошенько загуглив на тему ведения управленческого учета находил монстров, похожих на «Финград», либо ссылки на веб-приложения для ведения личных финансов, в то время как основными требованиями к системе были:

— возможность ведения БДДС и БДР на основе изменяемого плана счетов;
— простота в дальнейшем ведении управленческого учета (в том числе силами «финансово-неграмотных» пользователей);
— гибкость (возможность на ходу расширять/убирать функционал);
— отсутствие перегруженности инструмента/интерфейса.

Для начала проясним термины: будучи не финансистом, под БДДС понимаю «Баланс Движения Денежных Средств», БДР — «Бюджет Доходов и Расходов». БДДС считаем кассовым методом (днем совершения операции — колонка «Дата операции») и используем для операционного day-to-day планирования, а БДР методом начисления (колонка «Период начисления») для стратегического, в рамках года и более.

Итак, как все устроено и как оно работает (в идеале):

1. Управленческий учет собирается на основе информации вводимой конечными пользователями при помощи формы в Google Docs. Красным помечены названия полей и кодировки вариантов в конечном файле управленческого учета — своего рода мапинг полей.

2. В итоге выглядит оно так (зеленым залито то, что перенесено в итоговый файл управленки).

Механизм заполнения прост: аккуратно переносим во вкладку «Общая книга» из формы Google Docs и банковских выписок. Красным выделены строки, используемые для формирования БДР, зеленым — БДДС., которые представляют собой сводные таблицы и строятся на основе промежуточных вкладок с говорящими названиями. Единственные колонки, информация в которых не связана с иными источниками: «Исходный ID» (уникальные значения строк) и «Дата создания» (=ТДАТА(), а затем копируем и вставляем как значение)

4. Статьи ДДС (движения денежных средств) располагаются на отдельной вкладке «ПС_служебный» и вполне могут регулярно пересматриваться в зависимости от конкретных потребностей (не забываем обновлять формулы на листах «Данные_БДДС», «Данные_БДР»).

5. На картинке образец БДДС, в формате по умолчанию, свернутый до понедельной «актуальности».

6. Образец БДС (помесячный). Обратите внимание на уже упоминавшийся выше тезис об использовании строк из «Общей книги»: Бюджет и Факт для БДР, План и Факт — для БДДС.

7. Работа с БДДС подразумевает поддержание строк «План» в максимально актуальном состоянии. Я достаточно педантичен в работе с первичной информацией и комментарии сделанные мной сохраняли всю историю изменений. Как будет у Вас — вопрос к Вам. Мой подход позволил мне отлавливать примерно 1 существенную ошибку в неделю, грозившую расхождениями на десятки-сотни тысяч рублей. Время, кстати, съедалось немного.

PS: Долго думал над тем, как автоматизировать процесс «перелива» информации из формы Google Docs, пока не пришел к мысли о необходимом ручном контроле вводимой разнородной информации (много людей заполняет формы + наличие минимум одного банк-клиента + 1С). Тем более не знаю VBA… Отдаю на суд хабрасообщества как есть, надеюсь, кому-нибудь поможет или просто будет интересно.

UPD от 30.04.2020: ввиду текущей экономической ситуации решил вспомнить Excel и бесплатно помочь малому бизнесу созданием подобных инструментов. Все интеллектуальные права останутся за мной и будут опубликованы в виде статей (без данных, содержащих коммерческую тайну).

Критерии попадания в выборку кому хочу помочь:

Обязательный:
Вы не МММ, продавцы алкоголя возле школ, микрофинансовые организации ~~и прочие лохотронщики~~

Опциональные(достаточно соответствовать одному из):
Ваше дело имеет очевидную ценность для общества (благотворительные фонды, волонтерские движения и т.д.)
или
Вы платите белые зарплаты и приемлемый для оборота объем налогов (придется доказать выписками перечислений в фонды и на счета ФНС)

Источник

Шаг 1. Создаём в папке на облаке новый Excel’евский документ «Учёт компьютеров».

«ФИО сотрудника» — тут всё понятно. Лучше сразу выяснить эту информацию и обращаться к коллегам по имени/отчеству. В коллективе будут ещё легенды ходить о вашей вежливости. Обязательно «Должность». Хотя бы для того, чтоб различать в новой конторе, зам. перед вами или уборщица. Хотя лично я считаю, что от последних толку гораздо больше.

«ОС» — версия операционки и разрядность. «ОЗУ» — объём и тип оперативки. «ЦП» — выписываем из свойств процессор и частоту. Если в конторе несколько корпусов, то указываем в каком именно здании расположен компьютер. Те, кто сталкивался с тем, что ищешь комп в одном месте, а он оказывается на другом конце города поймут.

Полное название. Марка, модель, все дела. Тип. МФУшка или просто принтак. Кабинет, в котором он располагается и самое главное — картридж. Справа можете создать дополнительную табличку и фиксировать сколько таких картриджей есть в запасе и сколько сейчас на заправке. Для оперативного реагирования и оповещения пользователей – самое то.

Шаг 7. С базой в принципе закончили. Что ещё на вас могут повесить? Если контора средних размеров, то велик шанс столкнуться с IP-телефонией. АТСки давно не редкость и если уж придётся ковыряться – то инфы в инете предостаточно. Да и мануалы к ним, как правило путные.

Источник

Шаблоны Excel для складского учёта полезны в управления складами, так как они позволяют контролировать вход и выход продукции и количество товаров, которые находятся на складе. Таким образом, мы можем управлять складскими остатками и торговыми потенциалом, которым мы располагаем. Это также поможет в проведении инвентаризации в Excel.

Элементы расчётного листа для складского учёта в Excel

Складской учёт для управления складами также позволяет нам знать, когда мы должны пополнит запасы и заказать товары у поставщиков. Поэтому важно, чтобы каждый расчётный лист Excel для складского учёта имел ряд характеристик:

Учёт продаж: с кодами продукта, количеством, ценой и общей стоимостью
Учёт покупок: с кодами продукции, количеством, ценой и общей стоимостью
Информационный регистр продуктов: код, описание, акции, запас, минимальный инвентарь, максимальный инвентарь и продажная цена

Складской учёт в Excel бесплатно

Системы хранения могут отслеживать или нет запасы, поэтому рекомендовано скачать какой-нибудь шаблон Excel, разработанный для складского учёта, который нам позволит управлять запасами нашего предприятия. Здесь вы можете скачать бесплатно шаблон для складского учёта в Excel, содержащий необходимые функции Excel , так что вы можете включить его в свою систему склада легко и просто, вам нужно только ввести свои данные.

Шаблон складского учёта для Excel

С этим шаблоном складского учёта в Excel вы сможете управлять и контролировать складские остатки через регистр входа и выхода в его расчётных листах.

Источник

Идентификаторы для инвентаризации ИТ оборудования это легко и просто

Время на прочтение
10 мин

Количество просмотров 178K

Доброго дня почтенной публике.

Немалая часть моей работы — инвентарный учет оборудования. Я занимаюсь этим уже много лет и во многих компаниях, занимаюсь достаточно успешно, поэтому могу поделиться тем, как нужно делать первые шаги к тому, чтобы этот мутный процесс не превращался в головную боль для человека, которому его поручили.

Начну издалека: чтение статей про инвентаризацию на хабре показало, что в головах моих коллег по цеху творится лютый ужас, они вообще не понимают, с какого конца к задаче подходить и, что еще хуже, не понимают, какая задача, собственно решается.

Отчего-то мои уважаемые коллеги считают, что инвентаризация ит-оборудования должна отвечать на вопрос «какая начинка внутри компьютера?» или нечто вроде того. Для решения этой задачи привлекаются всякие системы вроде Aida, ведутся совершенно дикие способы учета и мониторинга и так далее. а между тем отношения с бухгалтерией портятся, оборудование теряется, админ носится с выпученными глазами по офису и ничего не может найти.

Парни, открываю страшную тайну: никому вообще нет дела до того, что установлено внутри компьютера. Никого, абсолютно никого не интересует весь тот объем шлака, который выдают автосборщики информации, никому не интересно то, что хранит обычный админ в своих учетных таблицах. Почему? Потому, что бизнес думает в рублях, ему нет никакого дела до мегабайт и мегагерц, потому, что если оборудование до сих пор находится в эксплуатации, его конфигурация наверняка достаточна для решения задач, которые на нем решаются (а если нет, то отслеживание и управление конфигурацией совершенно точно осуществляется не в рамках процесса инвентарного учета).

И тут возникает вопрос: а что же ожидает бухгалтер от ИТ-подразделения? Ответ прост, их интересует всего лишь одно: на месте ли предмет с инвентарным номером ABC1234? Несколько более продвинутого бухгалтера может также заинтересовать, соответствует ли всё ещё инвентарному номеру ABC1234 то изделие, которому этот номер был присвоен? Другими словами, не пытаются ли нам выдать микроволновку LG за дисковое хранилище HP EVA P6000? Иногда нас еще волнует вопрос, соответствует ли изделию с этим инвентарным номером заранее известный нам заводской номер — этот вопрос мы тоже решим. Следует также понимать, что упомянутая микроволновка от упомянутого дискового хранилища с точки зрения бухгалтера отличается именно что инвентарным номером (ну там есть еще стоимость, амортизация и так далее, но, по счастью, это уже не айтишная головная боль). А это понимание нас приводит к дополнительному бонусу: мы легким движением руки можем выстроить прекрасные отношения не только с бухгалтерией, но и с тем подразделением, что учитывает шкафы, столы и стулья, предоставив им удобный инструмент для работы. Кстати, заодно мы решим еще одну задачу: облегчение идентификации оборудования, принадлежащего вашей компании — это поможет вашим коллегам из сторонних организаций легко определить, кто забыл ноутбук в их переговорке.

При написании этого текста я исхожу из предположения, что в вашей компании уже имеется некий софт, в котором как минимум бухгалтерия ведет учет материальных ценностей. Поэтому у вас как минимум нет проблем с получением таблицы соответствия описаний единиц хранения их инвентарным номерам. Мы же сделаем так, чтобы эта информация была наглядно представлена и могла быть легко использована при инвентарном учете оборудования.

А, и еще я предполагаю, что у вас установлен Microsoft Office. Всю работу мы будем делать именно в нем.

Итак, наш первый шаг — изготовление правильной инвентарной этикетки.

Правильная инвентарная этикетка это то, чего как правило нет нигде. Как делают инвентарную этикетку, если вообще ею заморачиваются? Пишут туда то, что не нужно, не пишут то, что нужно, изготавливают ее неподобающим инструментом (например, ленточным принтером LetraTag — вещь прикольная, только вот не контролирует уникальность вводимых данных и изготовить на ней пару тысяч этикеток без ошибок невозможно. Хоть раз, да облажаешься.)

Правильная инвентарная этикетка, с моей точки зрения, должна содержать:
1. Краткое название объекта хранения (чтоб ни у кого не возникало соблазна при увольнении, например, наклеить инвентарник от дорогого ноутбука на дырокол).
2. Собственно, инвентарный номер объекта
3. Машиночитаемый инвентарный номер — здесь уместен и достаточен только штрихкод. Я видел предложение кодировать информацию QR-кодом, оно ужасно, и я быстро объясню, почему: это решение не предполагает быстрого и массового ввода информации в компьютер. Сканер баркодов представляет собой с точки зрения компьютера usb-клавиатуру, считывание баркода приводит к отправке в компьютер символьной последовательности закодированного текста, как если бы его набрали руками на клавиатуре и нажатию кнопки Enter. Соответственно, при желании можно идти по офису с ноутбуком, к которому подключен сканер бар-кодов, снимать код за кодом и получить на выходе инвентарную таблицу. Будете использовать QR-коды — такого у вас не получится. Ну сосканируете вы код телефоном, ну распознаете, а что дальше?
4. Логотип компании

Сейчас мы это все и сделаем, причем не потратим ни копейки на софт для того, чтобы сделать действительно годную штуку.

Для начала мы получаем в бухгалтерии таблицу с инвентарными номерами и описанием позиций. Не смущаемся, что там много текста в описаниях, он нам нужен, чтобы понимать, о чем идет речь, но печатать на этикетках мы будем свое и сами.
Важно: то, что мы получили инвентарную таблицу от бухгалтерии в электронном виде, дает нам 100% гарантию того, что мы будем делать этикетки с
заведомо правильными инвентарными номерами.
Не менее важно: убедитесь, что инвентарные номера не содержат кириллицы. Если содержат — решите этот вопрос, пока не начали делать всё остальное.

Итак, исходный вид таблицы (описания позиций взяты из реальной жизни, инвентарные номера и логотип компании — нет, но это неважно):

Таблица хороша, будем ее дорабатывать. Введем еще несколько колонок:
Line 1 — сюда мы впишем тип устройства (ноутбук, МФУ, сервер или что там у вас еще есть)
Line 2 — сюда мы впишем марку и модель устройства (например HP Elitebook 6930p)
Barcode — сюда мы вставим баркод-представление нашего инвентарного номера. Об этом чуть ниже.
Sheet — не менее важный параметр. Он нужен для того, чтобы легко находить нужную этикетку на этикеточном листе. Если вы решитесь делать все с нуля по моему рецепту, у вас образуется прорва листов, на которых будут некоторым образом упорядоченные этикетки. Проблема в том, что оборудование разбросано по офису абсолютно хаотичным образом, и, подходя к очередному устройству, вы вряд ли захотите перелопачивать все свои 50-60 листов по 48 этикеток на листе. Позаботьтесь о себе заранее, укажите, на каком листе у вас находится нужная вам этикетка: первые 48 записей — лист 1, с 49 по 96 — лист 2 и так далее. Уверен, справитесь.

Самый важный момент — как же транслировать инвентарный номер в баркод-представление.

Сначала скачиваем c сайта http://code128.narod.ru/ маленький архив, в котором есть нужный нам макрос: http://code128.narod.ru/Barcode.zip, и распаковываем его.

Находим файл со шрифтом barcode.ttf и импортируем шрифт в систему.

Находим прекрасный файл Barcode.bas — его надо втащить в файл с нашей инвентарной таблицей: Alt-F11, File->Import file…, находим и выбираем Barcode.bas -> Open, Alt-F4

Ура, макрос импортировался в нашу таблицу. Воспользуемся им.

Автор макроса предлагает массу вариантов кодирования данных в баркод. Опыт показывает, что наиболее подходящий для наших целей тип кодирования — Code 128, ибо он позволяет кодировать буквы латиницы в верхнем и нижнем регистрах, цифры и знаки препинания, при этом он достаточно компактен и легко читается сканерами.

Таблица к моменту своей готовности (на всякий случай я показываю и то, как пользоваться макросом):

На этом, собственно, самая муторная часть мероприятия закончена. Сохраняем таблицу, закрываем Excel.

Быстренько идем на сайт чудесного производителя материалов Avery Zweckform и загружаем программу генерации этикеток с этой страницы: http://www.avery-zweckform.ru/download/avery-wizard-for-microsoft-office

Чуть не забыл: к этому моменту у вас под рукой уже должны быть инвентарные этикетки, на которых мы все и будем печатать. Я использую этикетки Avery L6009-20, чего и вам желаю. Они имеют оптимальный размер (45.7 x 21.2 мм), они прочные, они хорошо клеятся и хорошо проходят через лазерный принтер. С моей точки зрения, идеал. Вы можете использовать другие размеры, в этом случае делайте соответствующие поправки при создании макета.

Итак, Avery Wizard для Microsoft Office установлен, открываем MS Word, в нем уже появилось меню Avery c единственной кнопкой:

Нажимаем ее, запускаем плагин, нажимаем очевидное «Далее». В меню выбора этикеток находим нужный нам сорт L6009:

В следующем окне выбираем «Слияние данных из существующего файла», жмем «Далее».

В следующем окне находим и выбираем выбираем созданный нами файл Excel, нажимаем «Далее»

В следующем окне выбираем очевидный «Лист1$» или «Sheet1$», не забываем поставить чекбокс, что первая строка содержит заголовки:

И в результате получаем окно верстки наклейки. По сути, это все то же окно Microsoft Word с практически всеми инструментами верстки текста. В правой части окна верстки имеется список полей таблицы, двойной щелчок вставляет нужное нам поле данных в нужное место этикетки.

Чтобы сэкономить время верстающим, сразу дам оптимальные величины:
Первая строка – поле Line1: Шрифт Arial, высота шрифта 8пт.
Вторая строка – поле Line2: Шрифт Arial, высота шрифта 8пт.
Третья строка – инвентарный номер: Шрифт Arial полужирный, высота шрифта 10пт.
Четвертая строка – баркод-представление инвентарного номера. Шрифт Barcode, высота шрифта 18пт. Обратите внимание, что во время верстки эта строка выглядит ужасно. Этого не надо бояться, так и должно быть.
Слева остается полно места для размещения логотипа.

Итак, вот наш макет:

И мы в одном шаге от победы.
Нажимаем «Далее», нажимаем «Готово», плагин далее сам раздраконит наш файл данных и подготовит листы с этикетками.

Печатаем этикетки на обчном лазерном принтере, получаем этикеточные листы. Не забываем эти листы пронумеровать. Хотите, можете сделать это через добавление колонтитулов с номером страницы, не хотите — надпишите каждый лист ручкой. Будете делать колонтитул — проконтролируйте, чтоб он не сдвинул содержимое вниз.

Итак, вот у нас этикетки:

Наклеиваем по устройствам, наслаждаемся полученным эффектом. Мы только что стали лучшими друзьями бухгалтеров, только те еще об этом не знают. Ерунда, узнают, когда будет проходить инвентаризация.

Да, кстати: о том, куда именно наклеивать номера. У себя я использую два варианта: либо так, чтоб этикетка была легкодоступна, но не бросалась в глаза, либо рядом с заводской табличкой с маркой и моделью оборудования, заводским номером и тому подобной информацией.

Первое удобно тем, что инвентарник можно можно легко считать, второе — тем, что нужно меньше вертеть изделие при его инвентаризации: считываем не только инвентарный номер, но и заводской. Да-да. Не все знают, но практически все производители дублируют написание заводского номера баркодом, что изрядно облегчает жизнь специалисту, ответственному за инвентаризацию.

Итак, у нас есть чудесные инвентарные этикетки, мы оклеили ими все, до чего смогли дотянуться в нашей организации, при помощи сканера баркодов мы установили соответствие инвентарных номеров заводским — там, где это можно сделать. Мы молодцы? Да. Можно остановиться? Да, но можно сделать и еще лучше.

Сейчас мы можем быстро проинвентаризировать все офисное имущество, но еще не можем ответить на вопрос «где что лежит?».

Давайте сделаем так, чтобы и это было возможно.

Берем в руки план офиса — нас в нем интересует все вообще: как расположены рабочие места, где комнаты печати, где складские помещения, где что еще.

Взяв план, берем карандаш и начинаем нумеровать все, что видим. У себя я применяю следующую схему:
Location/Room/Place
Где:
Location — трехбуквенная аббревиатура офиса. Например, MSW — Москва, SPB — Питер, NSK — Новосибирск и так далее.
Room — номер помещения
Place — номер места в помещении. Это может быть номер стола, за которым сидит работник, номер полки на складе, номер шкафа и так далее.

В результате у нас получается нечто вроде MSW/123/15A

Полученные номера сводим в табличку Excel — в ней будет всего четыре колонки:
Address — адрес рабочего места
Barcode — баркод-представление адреса
Comment — текстовый комментарий для себя любимого. Я в это поле пишу фамилию работника, если речь идет об адресе рабочего места и прочие комментарии, если это требуется обстоятельствами.
Sheet — номер этикеточного листа, мы это уже проходили.

Теперь, имея подготовленную табличку в Excel, формируем этикетки. Не буду перегружать рассказ картинками, просто расскажу готовый рецепт:

Формат наклейки: наклейка белого цвета Avery Zweckform №3659 (97×42.3мм)
Расположение и формат надписей на наклейке:
1. Первая строка — логотип компании
2. Вторая строка – описание типа места (рабочее место, складское место, складское помещение и т.п.) Шрифт Arial, высота шрифта 11пт.
3. Третья строка – идентификатор рабочего места (вот это вот MSW/123/15A). Шрифт Arial, полужирный, высота шрифта 14пт.
4. Четвертая строка – баркод-представление идентификатора места. Тип кодирования CODE128. Шрифт – Barcode, высота шрифта 18пт.
5. Пятая строка – контактная информация службы ИТ-поддержки.

Заметили?

У наших сотрудников прямо перед глазами появились телефон и е-мейл адрес хелпдеска, причем практически на халяву. И теперь никто не сможет сказать, что не знал, куда звонить — мы позаботились.

А заодно мы пронумеровали все рабочие места, и теперь любой работник может объяснить, где он находится, не прибегая к языку жестов, HR-служба сможет нам давать заявки на организацию рабочих мест для новых работников, не прибегая к рассказам про «это через стол от Любочки», а новый работник хелпдеска не будет бродить по всему офису в поисках того, кто его позвал, он просто спросит номер рабочего места и посмотрит в поэтажный план, чтобы понять, куда ему идти.

Я намеренно не рассказываю о том, каким софтом пользоваться для сбора и анализа данных. Это может быть и Access, и Excel, и модуль учета 1С, и что угодно еще.
Все, что мы сейчас сделали, может быть интегрировано в любую существующую систему управления активами.

Проведя первичный ввод данных, если мы этого еще не делали, мы получаем таблицу, в которой есть соответствие инвентарного номера, заводского номера, адреса установки, ФИО пользователя — этого достаточно, чтоб уверенно беседовать с бухгалтерами и отвечать на их каверзные вопросы.

В дальнейшем надо просто поддерживать информацию в актуальном состоянии. Задача не из тяжелых.

И, резюмируя:

1. Для управленческого учета вообще не имеют значения начинка компьютеров и характеристики периферии. Имеют значение только инвентарный номер, ФИО материально ответственного лица, местонахождение и, факультативно, заводской номер изделия.
2. Баркоды рулят. Все остальное — не рулит. Из баркодов рулит кодировка Code128.
3. Если что-то можно баркодировать, это нужно баркодировать.
4. Чтобы получить профессионально изготовленные этикетки, надо всего лишь купить этикетки. Софт покупать не надо.
5. Баркод-сканер ускоряет работу в тысячи раз. Даже самый дешевый.
6. При условии, что вы поддерживали инвентарную ведомость в актуальном состоянии, годовую инвентаризацию вы сможете провести практически с той скоростью, с которой вы в состоянии перемещаться по офису. Задиктовывать вслух инвентарные номера и забивать их в компьютер руками вам больше не придется.

В этом году я проводил инвентаризацию. Over 9000 позиций — нашлось все, работа заняла два дня на обход и еще пару дней на поиски того, что не обнаружилось сразу, вроде ноутбуков по домам и в запертых кабинетах, оборудования в технологических помещениях и т.п.

В общем, я доволен.

Чего и вам желаю.

Источник

учет взятого в аренду оборудования

novikovd

Дата: Понедельник, 02.03.2015, 15:13 |
Сообщение № 1

Группа: Пользователи

Ранг: Прохожий

Сообщений: 2

Репутация:
0
±

Замечаний:
0% ±

Excel 2007

Уважаемые знатоки. Прошу помочь создать таблицу учета взятого в аренду оборудования.
Список оборудования в столбце 1. Оборудование берется на несколько дней. В этом случае на каждую единицу оборудования и дату добавляется необходимое кол-во в соответствующую ячейку(выделил красным шрифтом как делаем).
Необходимо:
1. Сделать менее громоздкую таблицу, иначе, в конце года она получается очень большой.
2.Не могу найти варианты, как сделать учет иначе. На мой взгляд, есть более изящное решение.
3. В каждом месяце необходимо создавать сводную таблицу сколько в итоге и какого оборудования было взято в аренду.

К сообщению приложен файл:

5998985.xls
(43.0 Kb)

Ответить

МВТ

Дата: Понедельник, 02.03.2015, 18:14 |
Сообщение № 2

Группа: Проверенные

Ранг: Обитатель

Сообщений: 476

Репутация:
137
±

Замечаний:
0% ±

Excel 2007

Простите, но что означают таблицы «Жди» и «Служи», а так же откуда берутся 1+2, 1+4 и т.п. — это значит, что взяли одну, а потом, не возвращая, еще 4?

Ответить

Russel

Дата: Понедельник, 02.03.2015, 18:26 |
Сообщение № 3

Группа: Друзья

Ранг: Старожил

Сообщений: 1392

Репутация:
318
±

Замечаний:
0% ±

Excel 2010

Как вариант — с изменением формы таблицы учета, дальше отчет формулами либо сводной таблицей

К сообщению приложен файл:

2385401.xls
(77.0 Kb)

QIWI 9173973973

Ответить

novikovd

Дата: Среда, 04.03.2015, 11:45 |
Сообщение № 4

Группа: Пользователи

Ранг: Прохожий

Сообщений: 2

Репутация:
0
±

Замечаний:
0% ±

Excel 2007

благодарю за помощь.
Ответы МВТ: Таблицы ЖДи и Служи — это названия тв-передач. Суть в том, что в техническом центре наши съемочные группы берут технику на разное кол-во дней. например, берется камера и штатив одной группой на период с 1 по 8 марта, а второй группой еще одна камера с 3 по 9 марта, нужно организовать учет кол-ва дней, когда это оборудование было в нашем пользовании. т.е. да возможен вариант, когда взяли одну, а потом не возвращая еще 4.
Ответ Russel: Во-первых ,спасибо за помощь
из предложенных вариантов второй, где данные по аренде в каждый день не важны, подходит больше , но 1. остается вопрос как фиксировать данные в первоначальной таблице (не очень удобно каждый раз рисовать формулы суммирования) и 2. в сводной таблице достаточно отображать наименование оборудование и общее кол-во дней в месяце, которые оно было в аренде.

Ответить

Источник

Складской учет через Excel позволяет считать: остаток, расход и приход всякой продукции на складе фирмы или какого-либо завода, в особенности для тех организаций, которым требуется постоянное ведение отчетности материалов или готовых изделий. Если на больших предприятиях заказывают специальные программы, то в небольших фирмах обычно применяют табличный процессор, функциональности которого хватит для этих целей.

Excel — легкая программа ведения автоматизированного контроля на складе

Является простой и понятной платформой, к тому же поставляется совместно с самой популярной операционной системой — Windows.

Если хотите отказаться от ручного учета товаров на складе, то обратите внимание на наше решение для автоматизации. Узнать подробнее >>

Как вести складской учет в Excel (Эксель): особенности

Существуют определенные особенности использования, которые следует учитывать при его использовании:

нет очередей на складе;
вы нацелены на то, чтобы кропотливо работать с артикулами и сводками;
готовы забывать в базу данных всю информацию вручную.

Также эффективно работать с Экселем можно в случае, когда контролем занимаются лишь несколько человек.

Готовые решения для всех направлений

Сократите издержки в работе склада до 70% : ускорьте складские операции, устраните ошибки человеческого фактора и забудьте про потерю и пересортицу товаров.

Узнать больше

У вас всегда будут актуальные ценники на товарах и витринах, товар перестанет теряться при перемещении между магазинами, а в вашей системе учета — только точные остатки по товарам.

Узнать больше

С маркировкой вы на 100% исключите приемку контрафактного товара на свой склад, а также сможете отслеживать полную цепочку поставок товара от производителя.

Узнать больше

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Узнать больше

Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Узнать больше

Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Узнать больше

RFID

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Узнать больше

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Узнать больше

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Узнать больше

Показать все решения по автоматизации

Кому могут помочь электронные реестры

Они используются теми предпринимателями, у которых небольшой поток покупателей, имеется достаточно времени для переноса информации о продаже в электронную таблицу.

Вот приблизительная «эволюция» товароучета на небольших предприятиях. Этот рисунок был выполнен после опроса нескольких десятков предпринимателей.

Главным недостатком учета товара в Excel (Эксель) является то, что его невозможно связать с кассой.

Мобильное решение от Клеверенс исключает этот недостаток. Подробнее >>

Но при этом у ПО существуют и преимущества:

в интернете имеется большое число свободных шаблонов для контроля;
также можно самому или из ютуб-уроков научиться их заполнению.

Как вести контроль

Конечно, одного и того же ответа на этот вопрос дать нельзя, но существуют рекомендации, способные помочь вам понять, как вести учет товаров склада в Excel (Эксель) правильно.

Требуется сделать справочники, для маленьких предприятий с одним магазином это условие не является обязательным.
При некотором постоянстве перечня продукции нелишне вводить лист под названием «Номенклатура», в котором все будет представлено в электронном виде. Он может включать в себя совершенно разные сведения о продуктах, в зависимости от особенностей вашего бизнеса.
Поступающий продукт должно учитывать на листе под названием «Приход», страница «Расход» предназначается выбывшим позициям, а в «Остатке» следует записывать нынешнее состояние.

Организация складского учета в Excel — таблица

Программа ведения создается очень просто, для этого рассмотрим пример, на который вы сможете ориентироваться при формировании своего софта.

Создаем справочники

Справочники «Поставщики» и «Покупатели» заполняются по одной и той же форме: первый столбец — наименование компании, второй — код, третий — юридический адрес, и четвертый — комментарий, в котором вы можете вносить различные примечания, связанные с организацией.

Затем создадим справочник «Точки учета», это требуется, если в вашей компании несколько магазинов и/или складов. Она состоит из трех столбцов.

Название места.
Кода точки.
Комментария.

После чего создадим раздел «Номенклатура» состоящий из 5 столбцов.

Название.
Сорт (или про другую подобную характеристику).
Единица измерения.
Размеры.
Комментарий.

Разработка «Прироста»

Создаем новый лист и называем его «Приход». Он будет состоять из 10 колонок: имя, дата, № накладной, поставщик, код, точка контроля, единицы измерения, количество, цена и стоимость.

Таблица для учета расходов товаров в Excel (Эксель) составляется аналогичным образом, только после графы «№ накладной» идут следующие столбцы: «Точки отгрузки», «Точки поставки», а также столбец «Покупатель» — затем следует сразу же начать вставить четыре последних полос из листа «Приход».

Как наладить автоматическую работу

Чтобы все работало в режиме автоматизации, нужно связать некоторые столбцы из неодинаковых таблиц, такие как заглавие изделия, ед.изм., количество и цена. Чтобы сделать это, следует в реестрах, графа в котором присутствует 2-й и последующие разы, указать в качестве типа данных «Список», а строка «Источник» состоит из надписи: ДВССЫЛ («номенклатура!$А$ 4:$A$ 8») — приведен пример к столбцу «Наименование товара». По аналогии надо сделать и в оставшихся столбцах.

«Итоги»

«Оборотная ведомость»/»Итоги» состоит из 8 столбцов: наименование, ед.изм., сорт, характеристика, остаток на начало, поступление, отгрузка, сальдо на _, шт.

Каждый из них заполняется автоматически, лишь «Отгрузка» и «Поступление» используя формулу: СУММЕСЛИМН, а остаток — с помощью математических операций.

Инструкция по ведению

Для внедрения учета необходимо следовать следующему порядку шагов.

Сначала следует провести инвентаризацию, главное — делать это внимательно, не допуская ошибок.
Определить структуру.
Следует выбрать шаблон, по которому будет вестись таблица, ведь помимо предложенного нами, в сети существует ещё большое количество всяческих вариаций, которые предназначены для многообразных целей.
Сделайте или скачайте, а затем установите образец.
Проведите первичное детальное заполнение справочников.
Если требуется, то проведите редакцию, введя новые поля.
Проверьте ошибки, проведя имитацию активности в магазине.
Научите работников работать с ПО.
Лучше создавать на каждый отчетный период отдельные листы, для предотвращения нагромождения.

Несколько обязательных принципов

При формировании собственной программы для учета склада в Excele необходимо придерживаться всех правил, чтобы не допустить ошибок.

Распорядок приемки

Принимать товар у подрядчика следует, придерживаясь одних и тех же правил. Кладовщик обязан не только изучить документы но, но и также сверить позиции и провести сравнение сведений.
Не вносить изменения в таблицу, пока не будет проведена сверка.
Во избежание ошибок необходимо делать перепроверку показаний на всех этапах.

Режим перемещения

Довольно часто случается так, что изделие перемещается от одного хранилища к другому, или же он мигрирует внутри склада. В таком случае ответственный с того склада, откуда переместилось изделие, делает пометку в листе «Расход», а ответственный на базе, куда поступило, делает об этом заметку в «Приходе». Когда же подобные манипуляции происходят в пределах одного и того же помещения, эти операции выполняет один и тот же работник.

Норма отпуска со склада

В случае использования одной таблицы для всего, фиксация движения товара происходить внутри файла. Если вы работаете не с одним документом, то всё это отражается в обоих файлах, и делать это будете вручную.

Условия проведения инвентаризаций, когда используются Excel-таблицы

Процесс слишком слабо автоматизирован, из-за этого проведение инвентаризации будет примитивным, но одновременно простым. Всё, что потребуется, это пересчитать изделия вручную, а после сравнить полученные данные с цифрами из документа. После частичного списания документ надо привести к соответствию с информацией об инвентаризации, сделать это надо вручную.

Со слов наших клиентов ПО «Склад 15» ускоряет процесс инвентаризации в 5 раз. Узнать подробнее >>

Шаблон Excel при аналитике продаж

При учете продукта подобает подбирать удобный для вас стандарт, в который вы будете вносить какие-либо сведения.

Так, шаблон продаж может принять следующий вид.

Наименование.
Его артикул.
Ед.изм.
Количество.
Стоимость.
Цена.

Для гораздо большего удобства проведения аналитики следует создавать для каждого месяца новый лист. Ниже приведен пример таблицы учета склада в Excel.

А	В	С	D
Поставщики
Наименьшее	Код	Юридический адрес	Комментарий
ООО «Москва»	12-01
ООО «Лето-3»	12-02
ЗАО «Утро»	12-03

Готовые решения для всех направлений

Узнать больше

RFID

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

Показать все решения по автоматизации

«Складской учет» в Эксель

Таблица в обязательном порядке должна состоять из таких разделов.

Артикул, необходимый, чтобы быстро искать товар в списке, его берут согласно данным производителя.
Название с краткой характеристикой. К примеру: сарафан «Роза» красный с цветами.

Также название возможно придумать самому или же взять у производителя.

Единица измерения. Могут быть как штуки, так и погонные метры с другими видами измерения.
Остатки.
Цена.
Шипчандлер.

Помимо этого, вы можете создавать и другие столбцы, всё зависит от специализации вашего бизнеса.

На отдельной странице нужно поместить справочник представителей торговых организаций (ритейлеров).

Проблемы при работе с реестром

В таблице Excel (Эксель) при учете расхода и прихода товаров используется программа, но она имеет ряд минусов.

В случае случайного изменения сотрудником данных, а затем выходя из документа, сохранив его, отыскать ошибку будет трудно.
Чтобы учитывать все удаленно, можно использовать Google Tables, но когда будет достигнут порог в 100 и более строк, программа станет «тормозить».
Запрещено интегрировать таблицу с ПО ведения бухгалтерии и кассой.
Не существует шансов провести контроль остатка по сроку реализации, планировки поставок, доходов и т. д.
Не выйдет включить сканер, работа производится вручную.
Файл не может использоваться единовременно разными пользователями, за исключением таблицы от Гугла.
Отсутствие настройки автоматической проверки сведений, кроме числовых, буквенных и т. п.

Обзор бесплатного программного обеспечения учета

Чтобы сэкономить бюджет компании, можно прибегнуть к общедоступному софту. В интернете можно найти программы, которые на первых этапах бизнеса могут стать прекрасной альтернативой Excel.

Редактор OpenOffice

Этот вариант является самым популярным среди пользователей. Поставляется в составе бесплатного пакета Apache OpenOffice.

Софт имеет русскую локализацию, и грузится быстрее Экселя, при меньшем весе продукта.

Единственным неудобством при работе может быть то, что автоматически файлы сохраняются в формате ODS, но также имеется формат XLS.

LibreOffice Calc

По интерфейсу и доступным функциям очень похожа на предыдущую. Что не удивительно, ведь разрабатывалась она одним из программистов OpenOffice. Но в отличие от неё, программа умеет не только читать, но и также сохранять файлы в более совершенно формате XLSX.

Открывается приложение в течение нескольких секунд. Имеется возможность поработать с макросами и дополнительными функциями.

PlanMaker

PlanMaker является третьим бесплатным решением для ведения отчетности. Разработчиком она включена в пакет SoftMaker.

Может выполнить те же операции, что и две предыдущие, но в отличие от них имеет бесплатную и платную версии. Первая поддерживает старый формат Эксель — XLS, а вот платное ПО будет работать с файлами более современного типа — XLSX.

Что дает учет через Excel

Функционал ориентируется на макросы. Но чем опытнее программист, написавший программу, тем большее число различных действий может делать юзер.

Наиболее встречаемые действия, в таких Эксель-шаблонах, следующие:

Приход и расход товаров на разных листах.
Поиск в базе настраиваемый.
Перспектива вести клиентскую базу.
Формируется прайс.
Отображаются скидки.
Возможно создать автонаценки.
Возможность вести финансовую отчетность.
История отгрузки и поступление доступна ламеру.
Можно формировать оборотную ведомость за отчетный период.
Можно, используя различное число фильтров, просматривать текущее количество.
Согласно введенным данным создается шаблон счета, а также накладная для печати.

Перечисленные выше функции практически максимальные, которые возможно создать, работая в табличном процессоре Microsoft Excel.

Аналоги в платном сегменте

Отличия бесплатно распространяемых продуктов от программ, за которые необходимо заплатить, заключается в том, что все шаблоны уже загружены в них. Но при этом они десктопные, что является неудобным при работе с нескольких устройств из-за того, что ПО загружается в память девайса. Ниже приведено сравнение.

Таблица — Сравнение «Склад Excel» и «Склад производства»

Название

Ключевые характеристики

Стоимость в рублях

Склад Excel

Позволяет входить с различным уровнем доступа;
доставка;
печать прайса;
прием заявок
создание справочников;
печать накладных;
формирование заявок для поставщиков;
изменение накладных;
аналитика;
оприходование.

Семь-восемь тысяч рублей

Склад производcтва

аналитика;

аналитика поступления;
создание отчета по расходу сырья;
создается таблица отгрузки товаров;
оприходование сырье;
контроль расходов.

8 500 рублей

Достоинства учета складских остатков

Из-за некоторых преимуществ, она популярна среди некоторых предпринимателей.

Относительная дешевизна.
Не требуется интернет.
Бесконечная настройка под себя.
Потенциал ведения нескольких таблиц.
Простота в ведении.
Готовые шаблоны.
Схожие по функционалу программы, за которые не надо платить.
Имеется реализация подключения мобильной кассы, но все данные придется вносить всё равно вручную.

Схема подключения

Складской учет: недостатки ведения

Из-за больших минусов контроль с помощью Эксель применяется лишь малыми предпринимателями.

Одна ошибка при заполнении реестра складского учета приходов, расходов, остатков в Excel с большой долей вероятности приведет к серьезному перекосу отчетности.
Исключено напрямую интегрировать онлайн-кассу.
Промежуточные носители информации необходимы в использовании.
Сложно формировать в автоматическом режиме различные документы.
Присутствует возможность потери данных.
Невыполнимо удаленное ведение.
При проведении инвентаризации возникают трудности.
Отсутствует техническая поддержка.

Мы постарались подробно рассказать о том, как правильно вести учет на складе товаров, все нюансы и правила. Важно учитывать специфику деятельности вашего предприятия. Компания «Клеверенс» реализует ПО для различных отраслей бизнеса, поэтому вы можете смело обращаться к нам за помощью в подборе необходимого софта.

Количество показов: 186537

Источник