Учет объектов строительства в excel

В данной статье рассмотрим способ ведения затрат по объектам на небольшом предприятии в строительстве или другом единичном производстве.

Прошу обратить внимание — это не полноценный метод ведения учета. Полноценно учет ведется в специализированных бухгалтерских программах (таких как 1С).

Но если вы хотите по какой-то причине вести «блиц-учет», то данный способ вам подойдет. Фактически это учет расходов по кассовому методу, о котором я пишу в статье «Как составлять отчет по затратам по состоянию “сегодня на вчера“» только в Excel.
Для того, чтобы вести подобный подсчет затрат необходимо сделать в электронных таблицах вот такую табличку. В рассматриваемом файле этот лист называется «Движение средств»:

Рассмотрим её подробнее:
Столбец А – дата;

Столбцы В,С,D – приход, расход и остаток по расчетному счету. Отражается полное движение по расчетному счету. Отражаются ВСЕ движения, независимо от того, относятся движения к объекту или нет. Остаток должен соответствовать остатку по расчетному счету;

Столбцы E,F,G – приход, расход и остаток по кассе. Отражается полное движение по кассе. Отражаются ВСЕ движения, независимо от того, относятся движения к объекту или нет. Остаток должен соответствовать остатку по кассе;

Столбец Н – объект к которому относится данная финансовая операция. В данной колонке указываются строящиеся объекты. Объекты должны называться точно так же, как и на карточке этого объекта. Два исключения: «постоянные затраты» и «транзит». О них поговорим позже.

Столбец I – вид операции (затрата, оплата). Здесь указываются виды операций, например: зарплата, закупка материалов (рекомендую просто называть «материалы»), предоплата заказчика и т.д. Соответственно на листе объекта необходимо будет указать все те виды затрат, которые будут написаны в данном столбце. Если какой-то вид затраты не будет написан в карточке объекта, то соответственно эти затраты не попадут в карточку объекта. Вы можете добавить виды затрат в карточку объекта или удалить все те виды затрат, что я написал в карточках объектов и написать свои. Главное, чтобы в данной колонке указывались те же виды затрат, что написаны в карточке объекта.

Столбец J – здесь указываются контрагенты, которым деньги платят или от которых получают платежи. В карточках объектов данный признак не участвует, но для сверки расчетов можно отфильтровать платежи по любому контрагенту и увидеть все совершенные платежи.

Столбец К – примечание. Здесь указывается любая информация, которую считаете необходимым написать по каждой финансовой операции. Например, если это покупка материалов (то есть в столбце I указано «материалы»), то в данной колонке стоит написать какие именно материалы, по какой цене и в каком количестве. Чем больше информации вы напишете, тем легче вам будет понять через некоторое время – что это был за платеж.

В самой верхней строке листа (строке 1) указаны: в столбце А – текущая дата, а все остальные формулы позволяют рассчитывать итоги по результатам фильтрования. Попробуйте отфильтровать таблицу по любому признаку и увидите, что формулы верхней строки пересчитывают только значения в отфильтрованных строках.
Когда вы вносите данные в вышеуказанную таблицу, то данные из неё распределяются по карточкам объектов, которые вы указываете в столбце H.

Объекты

Карточка объекта выглядит следующим образом:

В верхней ячейке столбца E (ячейка отмечена оранжевым цветом) указывается наименование объекта. Соответственно именно это слово вы должны использовать при указании объекта финансовой операции в таблице «Движение средств».
В основной таблице указываются расходы по видам затрат. Оранжевым цветом выделены ячейки куда вы должны написать вид затрат, по которым будет происходить их распределение.
Под таблицей с затратами находится таблица с данными о поступивших доходах.
В ячейке выделенной оранжевым цветом необходимо указать наименование контрагента, который является заказчиком и плательщиком по данному объекту.
В случае если расходы по объекту превысят сумму доходов по объекту, строка доходов окрасится в красный цвет.

Постоянные расходы (расходы, несвязанные с объектами)

Для сбора указанных расходов, есть отдельный лист, который так и называется «Постоянные расходы».

Оранжевым цветом выделены ячейки, которые вы должны заполнить самостоятельно.
Соответственно на листе «Движение средств» в случае, если расход не относится ни к одному объекту, в столбце «Объект» необходимо написать «Постоянные расходы», а в столбце «Вид затрат» необходимо указывать только те затраты, которые вы написали на листе «Постоянные расходы»

Объекты и затраты

Следующим листом рассматриваемого файла является лист «Объекты и затраты».

Это сводный лист по всем карточкам распределения затрат будь то затраты по объектам или постоянные расходы, не связанные с объектами. Этот лист необходим для проверки полноты распределения всех затрат и доходов с листа «Движение средств».
Самая верхняя строка, обозначенная как «Движение средств» отражает сумму всех финансовых операций с листа «Движение средств» за минусом расходов, обозначенных как «Транзит».
Непосредственно в таблице на этом листе находится информация о распределении доходов и затрат по-объектно:
Столбец А – наименование объекта.
Столбцы В,С,D – приходы по расчетному счету, приходы по кассе и сумма.
Столбцы E,F,G – расходы по расчетному счету, расходы по кассе и сумма.
Если общая сумма расходов превышает общую сумму доходов по объекту, то строка данного объекта окрасится в красный цвет.
Так как в этой таблице отражается распределение всех приходов и расходов, то общая сумма операций по объектам и постоянным затратам должна быть равна сумме всех операций по данному столбцу минус затраты на «Транзит». В противном случае соответствующая колонка на листе «Движение средств» окрасится в красный цвет.
Пример:
Вот так будет выглядеть лист «Движение средств», если вы забыли поставить наименование объекта:

Вот так будет выглядеть, если вы забыли поставить вид затраты:

При помощи такой индикации вы всегда можете увидеть, что не все обязательные признаки для корректного распределения затраты были поставлены.

Расчеты с собственниками

Вполне возможны ситуации, когда в бизнес собственникам приходится вкладывать дополнительные средства, а так же собственники могут изымать средства из бизнеса. Расчеты с собственниками предусмотрены только в файле на 50 объектов. Этот раздел рассмотрен ниже.

Что такое «Транзит»

Если вы совершаете операцию по обналичиванию средств, то с точки зрения ваших финансов эта операция не может относиться ни к затратам, ни к доходам. Соответственно такую операцию нельзя разносить на объекты. Поэтому в таблице «Движение средств» и в объекте операции необходимо написать «Транзит» и в виде затрат.

Вы можете написать расход с расчетного счета и приход в кассу в одной строке (как показано выше) или разбить на две строки:

Смысл от этого не поменяется. Главное, чтобы стояли все необходимые признаки. А на листе «Объекты и затраты» в ячейке G2 стояло слово «Транзит».

Советы по заполнению и ведению файла.

1. Заполняйте все ячейки по каждой операции. Пропусков быть не должно. Во-первых, это позволит сохранять больше информации по каждой операции, а во-вторых, даст вам больше возможностей для фильтрации данных.
2. Если один платеж по банку или кассе предназначен для нескольких объектов – разбивайте платеж на необходимое количество частей.
3. Если один из столбцов в «Движении средств» стал красным (это означает, что в столбце «Объект» или «Вид затрат» не заполнены соответствующие ячейки). Необходимо с помощью автофильтра выбрать пустые ячейки в этих столбцах.И так вы сможете отловить те строки, в которых цифры есть, а признаков для распределения не хватает.
4. Кроме не написания необходимого признака, может быть ошибка, если вы пишете признак (объект или вид затрат) неправильно. Необходимо сверять данные по каждому объекту и каждому виду затрат.
5. Даты в первой колонке таблицы «Движение средств» необходимо вносить вручную, но изначально там вбиты по всему столбцу ссылки на предыдущую ячейку. Это позволяет вносить дату один раз в день (поверх ссылки), а все последующие ссылки тут же отражают только что внесенную дату. Если необходимо убрать все изменения дат, то нужно просто опять скопировать ссылку на все ячейки столбца.
6. Не используйте в названиях объектов пробелы. Если в названии объекта имеется два слова — пишите их через нижнее подчеркивание. Например: «Белый_камень». А лучше называйте объекты в одно слово. Кстати, случайно поставленный пробел в конце названия тоже будет проблемой.
7. ВАЖНО! НЕ ПЕРЕИМЕНОВЫВАЙТЕ ЛИСТЫ! Это нарушает работу навигации в файле. Вернее если Вы умеете обновлять гиперссылку, то проблем нет — просто после переименования листа обновите гиперссылку. Если же Вы не умеете работать с гиперссылками, то названия листов лучше не трогать.

Где приобрести этот файл?

Его можно приобрести в нашем магазине.

Если вам необходимо разносить расходы больше, чем на 10 объектов

Если вам недостаточно 10 объектов в файле, то для вас у нас есть файл с 20ю и 30ю объектами. Эти файлы, кроме количества объектов, имеют ещё одно отличие. Это навигация по файлу. Необходимость в навигации появляется из-за количества листов в файле. Ибо в файле на 10 объектов все листы одновременно присутствуют на экране:

В этом случае никакая навигация не нужна, все листы видны сразу. В файлах на 20 и 30 объектов не все листы одновременно видны на экране:

И для того, чтобы найти нужный объект — необходимо прокручивать листы в поисках нужного. Это неудобно. Чтобы избежать подобных неудобств, в файлах на 20 и 30 объектов предусмотрены быстрые переходы между листами при помощи гиперссылок. В файле появился дополнительный лист — «Навигация». С которого можно попасть на любой лист файла. Для этого курсор необходимо навести на нужный лист и кликнуть левой кнопкой мыши.

Кроме того, на каждом листе файла находятся гиперссылки, с помощью которых можно попасть на лист «Навигатор» или на лист «Движение средств».

На листе «Движение средств» ссылка для перехода на лист «Навигатор» находится, над столбцом «Объект»

Расчеты с собственниками

Эти расчеты предусмотрены в файле на 50 объектов.

В столбец В «Наименование» вносятся имена участников бизнеса. Тех кто имеет право вкладывать средства в бизнес и изымать их. Далее на листе «Движение средств» при вложении средств в графе «Объект» пишется «Расчеты с собственниками» (то есть так как написано в на рассматриваемом листе в ячейке Е1). В графе «Вид затрат/платежа» указывается вид операции, то есть «Вложение» или «Изъятие», а в графе «Контрагент» указывается имя собственника (точно так же, как написано на листе «Расчеты с собственниками».

В случае неправильного написания имени собственника (то есть отличного от написания на листе «Расчеты с собственниками»), будут окрашиваться красным столбцы прихода и расхода средств на листе «Движение средств», а так же на листе «Расчеты с собственниками» столбцы «Вложения» и «Изъятия». Ниже указано как будет выглядеть рассматриваемый лист, если на листе движения средств неправильно указали имя собственника.

Если вам необходимо вести учет по объектам с учетом финансирования бизнеса с разных юридических лиц

Для этого в нашем магазине есть «Таблицы с несколькими юрлицами на 50 объектов». Информация по использованию этого файла находится в этой статье «Как в Excel вести учет строительства по объектам при условии наличия нескольких юридических лиц в бизнесе».

Строительные проекты имеют комплексную природу, поэтому и управлять ими достаточно сложно. Они обычно включают в себя много заинтересованных лиц, сотни деталей и огромное количество документации. Упущенный из виду элемент может повлечь за собой задержку выполнения проекта, увеличение временных и финансовых расходов владельца или подрядчика и даже судебные иски. Именно поэтому для успеха проекта так важна организованность на всех его этапах.

Структурировать все детали проекта очень просто с помощью шаблона Excel. Мы просмотрели ключевые шаблоны Excel, применимые к строительным работам, и составили для вас список, содержащий описание и основные способы применения. 

Мы также расскажем, как использовать шаблоны для строительных работ в Smartsheet, инструменте управления с элементами электронных таблиц, который упрощает процесс управления и совместной работы ещё больше, чем Excel.

Наше обучающее видео

С НАМИ ЭФФЕКТИВНЕЕ!

In this article, you will find a roundup of the top construction Excel templates to help you plan, track, and manage your construction projects from start to finish. We’ve included brief descriptions of each template to guide you towards the best, most efficient way to use them.

Included on this page, you’ll find a construction timeline template, a construction budget template, a construction documentation tracker, a project punchlist template, and many more helpful templates.

Как сформировать справочники норм и проектно-сметной документации для Excel-модели?

Как организовать Журнала учета сдельной заработной платы и объемов выполненных работ, наладить работу с ним?

Учет выработки по объектам строительства, начисление сдельной бригадной заработной платы и одновременно контроль применяемых норм — это трудоемкий процесс, облегчить который поможет использование Excel-модели. Расскажем, как организовать Excel-модель с учетом специфики строительной отрасли.

Особенности учета в строительной отрасли

Функции учета в строительной отрасли:

• отражение нормативной и фактической трудоемкости на выполненные объемы работ в разрезе объектов строительства;

• фиксирование работ на основании проектно-сметной документации;

• анализ выработки и степени выполнения норм в целом по бригаде и отдельными рабочими;

• распределение сдельной заработной платы внутри бригады на основе объективных учетных данных;

• исключение приписок в зарплате;

• учет принятых работ по объектам строительства;

• возможность формирования сводных отчетов.

Наша задача — оптимизировать учет в строительстве. Для этого создадим Excel-модель. Начнем с формирования справочников и нормативов.

Формируем справочники для Еxcel-модели

Чтобы заполнить справочники, необходимо хорошо знать строительную отрасль и специфику компании.

Простые справочники

Начнем с простых справочников (рис. 1, 2). Каждый из них отформатируем как «умную» таблицу: вкладка Главная → Стили → Форматировать как таблицу.

На вкладке Конструктор → Свойства присвоим справочникам соответствующие имена, как в названии столбца. Такой алгоритм будем соблюдать и далее.

В справочнике «Тариф» (см. рис. 2) тарифные разряды — интервальные. Это связано с тем, что в рассматриваемых в Excel-модели сметных нормах на строительные работы применяются средние разряды работы — 2,2; 2,3 и т. д.

Справочник «Проекты»

Справочник «Проекты» (рис. 3) нужен для учета выполненных объемов работ и начисления сдельной зарплаты в разрезе проектов (заказов).

Графа «№+Наим.» этого справочника — это «сцепка» двух граф с пробелом:

=[@[№ проекта]]&» «&[@Наименование].

Такое построение справочника обеспечит как лаконичный вывод только номера проекта — 501, так и развернутый — «501 Строительство дома ул. Садовая, 123» (например, в отчетах сводных таблиц).

Справочник «Бригады»

В Excel-модели учет объемов работ и начисление сдельной заработной платы организовано по бригадам (табл. 1). Для эффективного труда рабочих необходимо, чтобы каждый выполнял работу, которая соответствует его квалификации — уровню знаний, умений и навыков. Показателем квалификации является разряд.

Рабочих организуют в группы:

При необходимости в справочнике «Бригады» (см. табл. 1) могут указываться участки, иные структурные единицы.

Важно обеспечить специальную структуру справочника бригад — всех рабочих последовательно группируем в бригады.

Учитывая текучесть кадрового состава, в справочник добавляем вакансии по количеству возможных членов бригад. Это упростит работу с поименованными диапазонами.

Диапазону фамилий (рабочих одной бригады) присваиваем имя: вкладка Формулы → Определенные имена → Присвоить имя.

В окне «Создание имени» указываем имя, идентичное названию из столбца «Бригада».

При внесении данных в Журнал учета (как его сформировать, расскажем далее; табл. 4) это обеспечит создание двухуровневого справочника (рис. 4). Доступный к выбору список рабочих будет соответствовать заданной бригаде, что позволит оптимизировать ввод данных и минимизировать ошибки.

Профессия рабочих определяется видом строительно-монтажных работ — каменщики, бетонщики, маляры. Специальность — более узкая специализация по виду работ, например монтажник металлических конструкций, каменщик-трубоклад, машинист бульдозера.

При необходимости в справочник «Бригада» можно добавить графы «Профессия», «Специальность» и т. д.

Формируем справочники норм и проектно-сметной документации

Справочник норм

Перейдем к главному — формированию справочника норм (табл. 2). Нормы будем устанавливать на основе Государственных элементных сметных норм (ГЭСН) — сборников государственных элементных сметных нормативов на строительные и специальные строительные работы, приходящиеся на единицу объема строительных работ и конструктивных элементов, норм расход строительных материалов, затрат труда строительных рабочих и времени работы строительных машин. Сметные нормы служат базой для определения сметной стоимости отдельного вида работ, конструкций и зданий.

Зачем нужно автоматизировать управленческий учет в строительном бизнесе?

На предыдущих этапах, описанных в статье 1 и статье 2, мы определили требования к отчетности, источники данных (как и где получить данные для отчетности) и создали правила для реализации сформированных требований. То есть, требуемую отчетность уже можно формировать. В этой статье мы рассмотрим: что необходимо учитывать для автоматизации сформированных правил создания отчетности. 

Автоматизация УУ: преимущество или деньги на ветер?

Основные подходы к автоматизации подробно рассмотрим на примере создания отчета, в котором выполняется сравнение плановых и фактических показателей для строительной компании «Строим все». Компания строит один объект, состоящий из нескольких сооружений  и выполняет СМР:

Отчет сопоставления плановых и фактических значений компании «Строим все» по одному сооружению

Ввод данных из учетных систем

Для начала определяем из каких систем необходимы данные для построения этого отчета:

• системы учета договоров;

• сметы;

• системы бухучета;

• ЗУП;

• системы учета рабочего времени;

• системы учета техники;

• учет материалов.

Для того чтобы управленческая отчетность отражала фактическое состояние проекта, необходима загрузка  больших объемов данных из различных систем. Без автоматизации этого процесса потребуется длительное время для подготовки отчетов, за это время информация в них уже не будет соответствовать текущей ситуации. То есть, станет бесполезной.

Учет договоров

Шаги автоматизации для проектного и строительного учета

Структура договорных связей в строительном бизнесе зачастую многоуровневая, поэтому крайне важна связь между договорами, субподрядчиками и внешним контрактом

Пример схемы договорных связей

Для чего автоматизировать систему учета договоров? Для сокращения времени на обмен информацией между участниками бизнес-процесса. Как видно из схемы, в строительном бизнесе большое количество разнообразных участников, поэтому вопрос автоматизации договорных отношений  между всеми участниками стоит очень остро.

Смета

Это основной источник плановых показателей управленческой отчетности для строительного бизнеса. Она формируется за пределами учетной системы и имеет глубокую детализацию статей. 

Сооружение 1. Смета 

Распределение одной хозоперации между несколькими объектами

При учете данных из сметы необходимо их соотнести (выполнить мэппинг) статей из сметы и справочника статей для управленческого учета.. Например, один материал ‒ песок используется при строительстве нескольких объектов внутри одного сооружения, а также при благоустройстве территории.

Практика. Использование сметы для оперативного управления результатом

Схема получения плановых значения для отчета

Общий алгоритм заполнения плановых значений:

• расходы берем из сметы;

• выручку ‒ из договора.

Расчет фактических данных

1.Алгоритм  расчета фактической  выручки

Общий объем плановых расходов на строительство Сооружения 1 — 6 580 000 руб. На каждом этапе строительства известен объем фактических расходов. Так как актов выполненных работ еще нет, оплат тоже нет. Необходимо рассчитать сумму выручки, чтобы понять: на каком этапе в денежном выражении находится строительство. 

Как это сделать? Из системы учета договоров получаем плановую сумму выручки по данному сооружению: 9 500 000 руб.

Далее берем плановые расходы из сметы и рассчитываем степень завершенности объекта. Допустим, материалы были израсходованы на 60%, объем выполненных работ — 30%, получаем некоторую усредненную цифру ‒ 40%. Делаем запись в системе управленческого учета и начисляем выручку 3 800 000 руб.‒ 40% от 9 500 000 руб.

В Excel это делать достаточно трудоемко, так как необходимо учитывать большое количество ресурсов, то есть объем базы для расчета степени завершения объекта довольно велик, алгоритмы распределения гораздо сложнее, чем, например в проектном учете. Для реализации этих алгоритмов распределения используются плановые данные из внешних источников: договоров и смет. Сбор всех данных из множества источников и их консолидация без автоматизации потребуют больших затрат времени и труда. 

2.Алгоритм расчета фактических расходов

Строительные предприятия в своей производственной  деятельности используют три основных ресурса:

1. производственный персонал

2. материалы

3. технику

Напомним, что управленческий учет  — это система контроля. 

Контроль — инструмент достижения цели

Для оперативного контроля использования ресурсов необходимо использовать данные непосредственно из систем по отражению факта использования этих ресурсов: 

1. система поступления материалов

2. система отражения фактически отработанного времени производственных сотрудников

3. система контроля использования техники (контроль использования топлива, датчики передвижения)

Из данных систем производится сбор показателей отдельных рабочих процессов, которые влияют на ключевые показатели всего предприятия.

Фактические данные о хозяйственных  непроизводственных операциях компании переносятся в управленческий учет из бухгалтерского. Но не копируются, а дополняются несколькими аналитическими признаками и зачастую изменяются:

• по сумме операции;

• по сути операции;

• по аналитике.

На основании данных БУ невозможно выполнить  расчет финансового результата по объектам строительства.  В БУ нет требований учета ресурсов по объектам строительства.

Так как структура деятельности строительной компании многоуровневая: 

Дерево аналитик компании «Строим все»

для получения итогового финансового результата деятельности компании в целом, в разрезе отдельных подразделений и объектов строительства, необходимо рассчитывать отклонения фактических показателей от плановых в отдельной системе. Для этого расчета используются фактические данные из производственных систем и плановые данные из сметы.

Как и при включении  в отчет плановых показателей из сметы, в случае изменений в структуре проекта или компании изменятся требования к отчетности ‒ следовательно, возникнет необходимость добавлять или изменять аналитические признаки фактических хозяйственных операций, что легко и быстро можно сделать только в том случае, если система управленческого учета, то есть сбора и контроля всех показателей, автоматизирована.

Почему  необходимо автоматизировать создание этого отчета:

• каждый раз при формировании отчетности будет необходимо разнести статьи сметы по некоторым правилам, уникальным для каждой сметы и каждого предприятия. Кроме того, управленческий учет — это гибкая система, быстро настраиваемая в соответствии с изменениями внутренней и внешней экономической ситуации в компании. Это означает, что требования к  детализации статей отчетов могут меняться. Тогда и соотнесение статей отчетности и статей сметы может измениться.

• для распределения затрат на работу строительной техники и сотрудников  необходимо соотнести данные бухгалтерского учета и  данные из системы учета рабочего времени, чтобы соотнести время работы сотрудника или спецтехники с суммами денежных затрат;

• при распределении административных и производственных расходов в управленческом учете для строительных компаний используются различные драйверы затрат;

• большое количество и сложность алгоритмов распределения хозяйственных операций усложняет ведение учета и требует автоматизации. 

Must have: Архитектура автоматизации УУ

Автоматизированная система весь этот значительный объем работ сводит практически к нулю. Задав настройки на Этапе 1 — определения требований к учету и Этапе 2 — реализации этих требований, получать отчетность можно «здесь и сейчас», без затрат рабочего времени. Необходимые изменения вносятся при помощи настроек. 

Выводы:

В связи с тем, что в строительном бизнесе используются большие объемы материалов, работает множество людей, время завершения проектов значительное ‒ цена ошибок крайне высока. Поэтому требуется высокий уровень контроля и наличие системы оценки этого контроля, что автоматически приведет к максимизации прибыли собственников, владеющих такими инструментами.

Работаем на результат: Контроль vs Интуиция

Зачастую, когда говорят о работе в офисных приложениях, подразумевается использование ПК в качестве печатной машинки и, если честно, то это достаточно дорогая замена физическим механизмам, если не пользоваться возможностями который дает нам ПК. Давайте об этом и поговорим.

Введение.

На мой взгляд ПК появился как инструмент для решение принципа автоматизации рутинных процессов и в этом он чертовски хорош. Кроме того развитие функциональных программ есть история создания инструментов для реализации перевода авральных задач в рутинные действия, как следствие углубление разделения труда. Однако есть области, в т.ч. и документооборота, где на сегодняшний день ПК используется именно как печатная машинка в т.ч. и потому, что серьезных разработок не велось в силу того, что оклады людей сидят в накладных расходах и, как следствие, не велики, что не скажешь о возрастающих объемах документооборота.

Итак, поговорим про строительство, конкретно про составление Исполнительной документации (далее ИД).

Большая часть работ закрывается по форме Акта освидетельствования скрытых работ (утвержденным приказом Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору от 26 декабря 2006 года N 1128 (В редакции, введенной в действие с 6 марта 2016 года приказом Ростехнадзора от 26 октября 2015 года №42. Далее АОСР).

Исходные данные для автоматизации.

По-этому возьмем форму АОСР за основу. Итак, у нас есть шаблон документа, в который заносится следующая информация:

— постфикс номера акта;
— наименование объекта капитального строительства;
— юридические данные об участниках строительства (Застройщик или Заказчик; Лицо, осуществляющее строительство; Лицо, осуществляющее подготовку проектной документации;
Лицо, осуществляющее строительство, выполнившее работы, подлежащие освидетельствованию; иные лица.)
— перечень лиц с наименованием организаций, должностей и приказов подтверждающих их полномочия;
— наименование выполненных работ;
— сроки выполнения работ;
— перечень работ, входящих в выполненные работы;
— ссылки на НТД и разделы проекта/тех.документации;
— ссылки на исполнительные схемы, акты испытаний (если таковые требуются);
— перечень используемых материалов с сылками на документы подтверждающими их соответствие (паспорта, сертификаты и т.п.)

Мысли о принципиальных методах решения задачи

Итак, в первом приближении, можно просто создать наглядную таблицу, в которой назначив соответствующие однотипные поля каждому акту мы получим наглядную портянку схемы выполнения работ на объекте. И в этом нет ничего нового. Итак, нам необходимо связать форму с ячейками в таблицах данных и здесь есть 2 варианта:

1. Слияние с файлом Word
2. Заполнение при помощи макросов шаблона на базе Excel.

Каждый из этих способов имеет свои плюсы и минусы, но т.к. слияние производит замену в реальном времени, то мною было принято решение выбрать второй пункт, который в реальном времени слияние не обеспечивает и каждый раз необходимо будет осуществлять вывод актов, в случае корректировки данных, заново. Это связано с тем, что мне зачастую необходима история моих действий.

Итак, теперь мы упираемся в 2 задачи:

1. Заполнение шаблона на основе табличных данных
2. Какие поля достаточно ввести один раз, какие будет меняться время от времени и какие поля будут отличаться в каждом акте.

Решая задачу №2 мы вынесем на отдельный лист те данные, которые будут едины в рамках объекта/раздела проекта строительства — это:

Спойлер

На текущем листе заполним лишь один раз, а для остальных актов просто проставим ссылки на эти значения:

Спойлер

И поля, которые будут меняться в каждом акте:

Спойлер

Теперь об удобствах, если записать ФИО ответственных лиц, их организацию, приказ о назначении с датой, то при помощи инструмента «проверка данных» можно занести их фамилии в спойлер, а формулой подтягивать их регалии.

=ЕСЛИОШИБКА(ДВССЫЛ(СЦЕПИТЬ("'Данные для проекта'!";АДРЕС((ПОИСКПОЗ(E30;'Данные для проекта'!$G$15:$G$34;0))+14;6)));"-")

Т.е. на листе ‘Данные для проекта’ в диапазоне $G$15:$G$34, в 6м столбце ищем значение в ячейке Е30, и как только находим нехитрым методом преобразуем в адрес, который будет преобразован в ссылку формулами.

Новая проблема уже упирается в длину строки, если использовать шрифт Times New Roman №10, то длина текста, которая будет выводится на печать, не превышает 105 символов. Т.е. мы упираемся в необходимость создавать костыль для переносов. Итак код функции на VBA:

Function PatrOfString(StringOfTable As String, Nnumber As Byte) As String  Dim МассивБлоков(1 To 10) As String Dim i As Integer                      '  Dim j As Integer                      '  Dim k As Integer                      '  Dim p As Integer                      '   For i = 1 To 10     Let МассивБлоков(i) = " " Next i  Let k = 1 Let p = Len(StringOfTable) Let p1 = Len(StringOfTable)  For i = 1 To Round(Len(StringOfTable) / 105) + 1 Step 1            If p > 0 And p < 105 Then             If k <= p1 Then Let МассивБлоков(i) = Mid$(StringOfTable, k, p)         Else             If Mid(StringOfTable, k, 1) = " " Then                If k <= p1 Then Let МассивБлоков(i) = Mid$(StringOfTable, k, 105)                Let p = p - 105                k = k + 105             Else                j = 105 * i                                If j - k >= 105 Then                   j = k + 105                End If                                Do                   j = j - 1                Loop While Mid$(StringOfTable, j, 1) <> " "                 Let МассивБлоков(i) = Mid$(StringOfTable, k, j - k + 1)                Let p = p - (j - k + 1)                Let k = j + 1             End If          End If        Next i  If Nnumber - 1 > 0 Then    If МассивБлоков(Nnumber) = МассивБлоков(Nnumber - 1) Then МассивБлоков(Nnumber) = " " End If   PatrOfString = МассивБлоков(Nnumber)

Т.е. мы сперва забираем текст, потом вырезаем 105 символов, ищем с конца первый символ пробел, как его находим, то закидываем в первую строку массива текст длиной с первого символа, по номер найденного пробела. Затем продолжаем операцию до тех пор пока текст не закончится или не забьется выводной массив. На данном этапе он ограничен памятью в 10 строк. Затем мы выводим по ссылке содержание нужной строки из 1-10. Из минусов решения — забивается память, и для каждого нового запроса осуществляется пересчет заново. Но костыль работает.

Подводные камни использования Excel Power Query и MySQL для автоматизации отчетности

Теперь вывод в типовой шаблон АОСР. Есть опять 2 варианта, либо вручную прописывать сопоставлению столбцу(/строки в случае горизонтально расположенных данных под каждый акт), то это будет долго и ресурсоемко подгонять каждый новый шаблон или изменения под таблицы данных. Потому делаем оптимизацию. Данные на каждый один акт будут располагаться вертикально, а сопоставление управляющей комбинации символов (на латинице, т.к. сами акты сплошь на кириллице) будут строки с информацией в этих актах, таким образом в двойном вложенном цикле поиском в тексте управляющих символов мы сопоставим нужное значение из колонки.

Do             wb.Worksheets("Пример акта входного контроля").Copy after:=Worksheets(Worksheets.Count)             Set новыйЛист = wb.Worksheets(Worksheets.Count)              For x = 1 To 15 Step 1                                                      ' Перебираем столбцы в листе "Пример акта входного контроля"                 For y = 1 To 71 Step 1                                                  ' Перебираем строки в листе "Пример акта входного контроля"                     If Sheets(новыйЛист.Name).Cells(y, 20) = 1 Then                         Let k = CStr(Sheets(новыйЛист.Name).Cells(y, x))                ' Ищем только если в ячейке что-то есть                         If k <> "" Then                             For i = 1 To Кол_воЭл_овМассиваДанных Step 1                                Let k = Replace(k, arrСсылкиДанных(i), Worksheets("БД для входного контроля (2)").Cells(i, НомерСтолбца))                             Next i                         новыйЛист.Cells(y, x) = k                         End If                     End If                 Next y             Next x                                      ' Если Вы захотите добавить новые данные для автозаполнения, продолжайте этот список.             ' Ячейки имеют координаты формата Cells(3, 2), где 3 - пример номера строки, 2 - пример номера столбца             ' Чтобы легко узнавать номер столбца, можно включить стиль ссылок R1C1             ' (Файл -> Параметры -> Формулы -> галочка на поле "Стиль ссылок R1C1")             ' либо задавать координаты в формате Cells(1, "A"), где 1 - пример номера строки, "А" - пример буквенного обозначения столбца                          Rem -= Уточняем имя файла и текущий путь к папке откуда запущен макрос =-             Let ИмяФайла = ИмяФайла + CStr(Worksheets("БД для входного контроля (2)").Cells("1", НомерСтолбца)) + "-"             Let ИмяФайла = ИмяФайла + CStr(Worksheets("БД для входного контроля (2)").Cells("2", НомерСтолбца)) + ".xlsx"             НовыйПуть = Replace(ThisWorkbook.FullName, ThisWorkbook.Name, ИмяФайла)              Application.DisplayAlerts = False                                           ' выключаем вывод предупреждений             Sheets(новыйЛист.Name).Copy                                                 ' Копируем текущий лист в новую книгу             ActiveWorkbook.SaveAs Filename:=НовыйПуть, _                 FileFormat:=51             ActiveWindow.Close              Sheets(новыйЛист.Name).Delete                                               ' Удаляем созданный лист             Application.DisplayAlerts = True                                            ' Включаем вывод предупреждений обратно              Let НомерСтолбца = НомерСтолбца + 1                     Loop While НомерСтолбца <= КонечныйНомерСтолбца         End Sub

Ну и последний момент на данном этапе — мы упираемся в производительность системы и при большом кол-ве актов их вывод будет занимать часы. Дабы ускорить процесс я использую следующий вариант: Копирую содержимое листа с данными в новый лист макросом, он получает в своем имени циферку (2), затем запускается еще один макрос, ускоряющий Excel, но отключающий ряд функционала:

'Ускоряем Excel путём отключения всего "тормозящего"  Public Sub AccelerateExcel()     'Больше не обновляем страницы после каждого действия   Application.ScreenUpdating = False     'Расчёты переводим в ручной режим   Application.Calculation = xlCalculationManual     'Отключаем события   Application.EnableEvents = False     'Не отображаем границы ячеек   If Workbooks.Count Then       ActiveWorkbook.ActiveSheet.DisplayPageBreaks = False   End If     'Отключаем статусную строку   Application.DisplayStatusBar = False     'Отключаем сообщения Excel   Application.DisplayAlerts = False    End Sub

А после вывода всех данных из форм я прогоняю аналогичный макрос где тем же самым переменным присваиваю значение true и удаляю дублирующий лист, что бы не мешался.