Учет ночного рабочего времени excel

О табеле учета рабочего ночного времени

Табель учета ночного времени представляет собой одно из направлений развития, полюбившегося огромному количеству пользователей, табеля рабочего учета версии 3.2, который всегда доступен для скачивания на страницах нашего ресурса. В данной версии табеля учета ночного времени, которая носит название Ночные часы, представлен обширный функционал для ведения рабочего графика сотрудников, которые работают как в дневное, так и в ночное время. Подсчет дневных и ночных часов, расчет заработной платы по отдельным (или общей) ставкам дневных и ночных часов, учет переработок, больничных, отпусков сотрудников, формирование расчетных зарплатных листов, а также многие другие механики, которые упрощают кропотливый и трудоемкий процесс кадрового учета.

Ссылки для скачивания:
— Скачать табель учета ночного времени (общая дн/нч ставка)
— Скачать табель учета ночного времени (раздельная дн/нч ставка)

Также на нашем сайте представлены различные вариации исполнения табеля учета рабочего времени, ознакомиться с некоторыми из них Вы можете перейдя по соответствующим ссылкам статей:
— Табель стандартного учета рабочего времени 3.2 (небольшой штат)
— Табель стандартного учета рабочего времени 3.3 (большой штат)
— Табель почасового учета TimeSheet (Фото дня)
— Табель учета рабочего времени в днях по форме Т-13
— Табель расчет и планирование вахты

Как начать работу с табелем учета ночного времени в excel:

1. Разархивируйте скачанный архив с файлом с помощью программы 7zip или WinRar.

2. При появлении сообщения о доверенном источнике: закройте программу, кликните правой кнопкой мыши на файле — «Свойства», далее установите галочку напротив «Разблокировать».

3. Если в Вашем Excel запуск макросов по умолчанию отключен, в данном окне необходимо нажать «Включить содержимое».

4. Для полноценной работы с файлом необходимо нажать «Разрешить редактирование» при появлении данного сообщения.

Построение табеля учета ночных часов

Табель учета ночных часов является обычным документом формата xlsm — это файл Microsoft Excel с поддержкой макросов. Все табели упакованы в стандартные архивы, которые Вы можете открыть с помощью любого современного архиватора, такого как, WinRar, 7-Zip и т.д.. Единственное условие работы программы — установленный Microsoft Office на Вашем компьютере!

Далее Вы можете увидеть лист с настройками построения учета ночных часов «Настройки», который, в свою очередь, можно разделить на две части: список сотрудников и опции построения (рисунок ниже). Чтобы лучше рассмотреть изображение кликните по картинке для ее увеличения.

Список сотрудников содержит детальную информацию по каждому работнику: табельный номер, ФИО, должность, вид оплаты, ставки и нормы рабочих часов днем и ночью. Табель учета ночных смен и часов предоставляет возможность выбрать один из двух видов оплаты — оклад или часовая ставка. Если для сотрудника выбран оклад, укажите размер оклада в колонке «Оклад, руб или руб/ч (день)». Если должность предполагает почасовую оплату, введите дневную ставку в колонку «Оклад, руб или руб/ч (день)», ночную — в колонку «руб/ч (ночь)». Нормы часов дневной и ночной смены укажите в соответствующих колонках. Если сотрудник работает только днем или только ночью, заполните лишь необходимы графы.

Опции построения представлены таблицей, состоящей из трех столбцов: название настройки, поле выбора из выпадающего списка, поле ввода. В первом блоке необходимо указать общую информацию по создаваемому табелю: год и месяц построения, режим построения «День/Ночь», название организации, формат отображения временных отметок, формат вывода расчетных показателей и сумм. Второй блок табеля учета ночного времени содержит данные об ответственных лицах. Далее идет настройка расчетных показателей учета, которые для удобства разделены на группы. Просто проставьте Да или Нет напротив каждого пункта, введите соответствующие коэффициенты, где это требуется.

После того как заполнен штат и завершена настройка программы Вы можете приступить к построению, нажав кнопку «Создать табель».

Работа в табеле учета ночного рабочего времени

Построенный табель учета ночного рабочего времени условно можно разделить на 3 области:

Первая область — персональные данные сотрудников, которые полностью переносятся с листа настроек,
Вторая область — календарь учета рабочих часов и условных обозначений,
Третья область — блок подсчета условных обозначений и начисления переработок, заработной платы

Календарь учета поделен на 2 строки («день» и «ночь») по каждому сотруднику. Отработанные часы вносятся в соответствующую графу, условные же обозначения (больничный, отгул, отпуск и т.д.) следует вводить только в строку «день». Табель учета ночного рабочего времени автоматически проставит выходные (сб и вс по умолчанию) и календарные праздники (по справочнику праздничных дней с листа настроек). Все доступные условные обозначения для работы с табелем указаны в легенде таблицы сверху.

Расчетный блок выстроен в виде связных формул, которые произведут все необходимые расчеты по выбранным показателям в автоматическом режиме. Группа переработок считается по каждой части суток отдельно в связи с разделением нормы рабочего времени и величины ставки. Премии, надбавки и штрафы вводятся по каждому сотруднику вручную. Итоговая заработная плата по каждому работнику за текущий месяц формируется в колонке «К получению».

Расчетные листы табеля учета ночного рабочего времени

Одной из отличительных особенностей табеля учета ночного рабочего времени является возможность формировать расчетный лист по каждому сотруднику в конце месяца. Что существенно экономит затрачиваемое на учет время и обеспечивает ясность и прозрачность механизма начисления заработной платы для работника.

В созданном расчетном листе приведена полная исчерпывающая информация по формированию заработной платы сотрудника, с учетом всех фактических переработок, премий, штрафов и иных активностей. После того как листы построены, их можно отправить на печать и раздать сотрудникам за подписью в получении.

Заказать разработку или доработку программного обеспечения

В данной статье в общих чертах изложено описание основных возможностей табеля учета рабочего времени ночное время ночные часы. Чтобы детальнее ознакомиться со всем расчетным функционалом программы скачайте архив с макросом, по одной из указанных ссылок, и самостоятельно изучите все ее функции.

Представленная в табеле математика расчетов переработок, ЗП может отличаться от используемой в Вашей компании, т.к. являются спецификой рабочего и кадрового учета каждой организации. В таком случае Вы можете сделать индивидуальный заказ на настройку и доработку макроса под особенности Вашей организации.

Связаться со мной, как и всегда, Вы можете через формы сайта и по телефону +79507094770, или написать мне на почту: goryaninov@bk.ru. Всегда рад ответить на любые Ваши вопросы!

Ссылки для скачивания:
— Скачать табель учета рабочего времени ночное время ночные часы (общая дн/нч ставка)
— Скачать табель учета рабочего времени ночное время ночные часы (раздельная дн/нч ставка)

Очень много вопросов приходит по поводу учета рабочего времени с дневными и ночными часами. Как правило, в организации есть различные графики, ночные и дневные, при этом ночные смены могут захватывать дневные часы, поэтом простое перемножение количества часов на ставку не получится, нужно отдельно считать ночные и дневные смены.

Вот один из примеров присланного письма, его и постараемся рассмотреть в упрощенном варианте.

А кто-нибудь занимался составлением графика учета рабочего времени с дневными и ночными сменами? Мне нужно сделать так, чтоб отдельно считались дневные и ночные часы. То есть, если в графике стоит 12, значит 12 считаются как дневные, а вот с ночными сложности..Человек заступает на смену в 20:00, и до 22:00 идут 2 часа дневных, и так же утром с 6:00 до 8:00 тоже 2 часа дневных.. в графике ставят 4 и 8 часов в разные дни, но из них по 2 часа получаются дневные.. вот как бы задать такое условие, чтобы дневные часы считались в одной ячейке, а ночные в другой..

Обычно, данные вопросы поступают в рубрику функции «ЕСЛИ», я бы хотел рассмотреть задачу на примере функции «ВПР». Конечно, я рассматриваю только подсчет одного дня, обычно же это календарный месяц, но никто не мешает вам сделать все то же самое на все дни. Да, придется немного повозиться, но потом можно использовать его как шаблон на все последующие месяцы. В добавок,  в отличии от функции «ЕСЛИ», если будут вводиться другие смены, то вы без труда сможете их добавить, просто приписав к таблице со сменами, не изменяя саму формулу.

Итак, у нас есть три смены, в нашем случае они обозначены как 12,8,4 (но это не обязательно, можно сделать вполне удобочитаемые буквы или сокращения смен для наглядности).
Таблица графика рабочих смен сотрудников за один день.

Для решения задачи мы вводим два поля «день» и «ночь», где будут считаться соответствующие часы (это не обязательно, можно всю формулу прописать в столбце «Всего») и с помощью функции ВПР находим то количество часов, которое соответствует смене.

В данном случае, искомое значение будет «Смена», таблица с данными это таблица со сменами (не забудьте закрепить ее, нажав «F4», чтобы формулу можно было протянуть на всех сотрудников).

И в конце считаем общее количество часов, умножив ночные часы на повышающий коэ-т за ночные смены.

Пример файла — Скачать

График учета рабочего времени (подсчет ночных часов)

igor-potseluev Дата: Пятница, 05.04.2019, 15:40 | Сообщение № 1 Группа: Пользователи Ранг: Прохожий Сообщений: 6 Репутация: 0 ± Замечаний: 0% ± Excel 2016 Добрый день! Впервые зарегистрировался на этом замечательном сайте hands Очень много находил здесь полезных решений :ok: , а в этот раз никак не получается((( Необходимо посчитать кол-во ночных часов по заданным параметрам, а вот формулу не могу подобрать. Есть ячейки в которых прописаны ночные часы (сверху указана буква «н»), но где 4 часа (там 2 приходятся на дневную смену, а 2 на ночную) , так же где 12 часов ( четыре часа приходятся на дневную, а 8 на ночную). Не пойму к чему привязать формулу, то ли к строке где указаны значения (н,в,д) или к форматам ячеек, где указаны часы (8,4,12). Файл прикладываю. Модератор не ссудите строго :prof: , как новичка сайта и форума) К сообщению приложен файл: -15-.xls (71.0 Kb) С уважением и благодарностью!   Ответить

_Boroda_ Дата: Пятница, 05.04.2019, 15:48 | Сообщение № 2 Группа: Модераторы Ранг: Местный житель Сообщений: 16618 Репутация: 6465 ± Замечаний: 0% ± 2003; 2007; 2010; 2013 RUS Так нужно? Код =СУММПРОИЗВ((C19:AG19=»Н»)*ТЕКСТ(C20:AG20;»[=12]8;[=4]2;0″)) Нерабочпраздн нужен список дат * Не совсем понятно почему в 8 не вычитается 2 часа. Насколько я знаю, ночные — с 22 до 6 Если вычитаем, то так можно Код =СУММПРОИЗВ((C19:AG19=»Н»)*ТЕКСТ(C20:AG20-2;»[=10]8;0″)) Скажи мне, кудесник, любимец ба’гов… Платная помощь: Boroda_Excel@mail.ru Яндекс-деньги: 41001632713405 | Webmoney: R289877159277; Z102172301748; E177867141995   Ответить

igor-potseluev Дата: Понедельник, 27.05.2019, 16:30 | Сообщение № 3 Группа: Пользователи Ранг: Прохожий Сообщений: 6 Репутация: 0 ± Замечаний: 0% ± Excel 2016 Уважаемый Boroda! Спасибо за ответ, но вычисления почему-то не сходятся(( Вы все правильно говорите , просто у нас разработали такой «кривой» график!!! 4Н- означает, что человек работал с 20:00 до 24:00 (2 часа ночных); 12Н- означает, что человек работал с 24:00 до 08:00 (6 часов ночных)+ этот же день с 20:00 до 24:00 (2 ночных часа) (итого 8 ночных часов); 8Н- означает, что человек работал с 24:00 до 08:00 (6 часов ночных); Как-то так, надеюсь ,что понятно объяснил. С праздничными совсем туго, т.к. предпраздничный день короче на 1 час. С уважением и благодарностью!   Ответить

_Boroda_ Дата: Понедельник, 27.05.2019, 16:37 | Сообщение № 4 Группа: Модераторы Ранг: Местный житель Сообщений: 16618 Репутация: 6465 ± Замечаний: 0% ± 2003; 2007; 2010; 2013 RUS Что конкретно не сходится, как должно быть и почему. Прямо в файле покажите Скажи мне, кудесник, любимец ба’гов… Платная помощь: Boroda_Excel@mail.ru Яндекс-деньги: 41001632713405 | Webmoney: R289877159277; Z102172301748; E177867141995   Ответить

igor-potseluev Дата: Вторник, 28.05.2019, 10:29 | Сообщение № 5 Группа: Пользователи Ранг: Прохожий Сообщений: 6 Репутация: 0 ± Замечаний: 0% ± Excel 2016 _Boroda_, По факту у «Иванова» 56 ночных часов, а по вашей формуле получается 64. Файл прикладываю С уважением и благодарностью!   Ответить

_Boroda_ Дата: Вторник, 28.05.2019, 10:36 | Сообщение № 6 Группа: Модераторы Ранг: Местный житель Сообщений: 16618 Репутация: 6465 ± Замечаний: 0% ± 2003; 2007; 2010; 2013 RUS Так нужно? Код =СУММПРОИЗВ((C19:AG19=»Н»)*ТЕКСТ(C20:AG20-2;»[=10]8;0″)) Или еще вариант Код =СУММПРОИЗВ((C19:AG19=»Н»)*((C20:AG20-2)-2*(C20:AG20=12))) Скажи мне, кудесник, любимец ба’гов… Платная помощь: Boroda_Excel@mail.ru Яндекс-деньги: 41001632713405 | Webmoney: R289877159277; Z102172301748; E177867141995   Ответить

igor-potseluev Дата: Четверг, 30.05.2019, 15:34 | Сообщение № 7 Группа: Пользователи Ранг: Прохожий Сообщений: 6 Репутация: 0 ± Замечаний: 0% ± Excel 2016 _Boroda_, Это просто ВОЛШЕБСТВО Спасибо, вот сейчас разобрался в формуле. С уважением и благодарностью!   Ответить

igor-potseluev Дата: Пятница, 07.06.2019, 15:46 | Сообщение № 8 Группа: Пользователи Ранг: Прохожий Сообщений: 6 Репутация: 0 ± Замечаний: 0% ± Excel 2016 _Boroda_, Подскажите, пожалуйста! Как атоматизировать праздничные дни в табеле учетного времени. Меняеться месяц, меняется норма и…… хотелось бы, чтобы и менялись автоматически праздничные дни, при этом , конечно, и сразу же считалась норма рабочего времени (она еще зависит и от отпуска работника)! Благодарю заранее! С уважением и благодарностью!   Ответить

_Boroda_ Дата: Пятница, 07.06.2019, 15:53 | Сообщение № 9 Группа: Модераторы Ранг: Местный житель Сообщений: 16618 Репутация: 6465 ± Замечаний: 0% ± 2003; 2007; 2010; 2013 RUS Мне все это самому придумать? Особенно расчет нормы рв и график отпусков? Приложите файл со всей этой красотой, опишите хотелки подробно Скажи мне, кудесник, любимец ба’гов… Платная помощь: Boroda_Excel@mail.ru Яндекс-деньги: 41001632713405 | Webmoney: R289877159277; Z102172301748; E177867141995   Ответить

lubadu104 Дата: Вторник, 08.03.2022, 23:16 | Сообщение № 10 Группа: Пользователи Ранг: Прохожий Сообщений: 2 Здравствуйте !!! У нас не много своеобразный график, начальство менять ничего не хочет и поэтому приходится считать часы на калькуляторе))). В графике 11,5 это дневная смена (с 8:00 до 20:00) ставим 11,5 часов. Когда смена приходит в ночь (смена с 20:00 до 8:00) допустим 7 марта приходим в ночь, то ставим 4/2 7 марта и 7,5/5,5 на 8 марта, из них 4/2 — это 4 часа дневных, а 7,5/ 5,5 — это 7,5 часов ночные. Из-за того что есть такие значения как 4/2 и 7,5/5,5 не получается посчитать количество часов. Подскажите пожалуйста, как это можно сделать. Что бы считались общее количество часов и количество ночных часов. Спасибо!!! К сообщению приложен файл: _2022..xls (78.0 Kb)   Ответить

bigor Дата: Среда, 09.03.2022, 14:04 | Сообщение № 11 Группа: Проверенные Ранг: Ветеран Сообщений: 804 Репутация: 163 ± Замечаний: 0% ± нет lubadu104, добрый день. Как вариант для расчета ночных Код =СУММ(ЕСЛИ(ЕЧИСЛО(НАЙТИ(«/»;D9:AH9));(—СЖПРОБЕЛЫ(ПРАВСИМВ(ПОДСТАВИТЬ(D9:AH9;»/»;»     «);5)));0)) массивная дневных Код =СУММ(ЕСЛИОШИБКА(—СЖПРОБЕЛЫ(ЛЕВСИМВ(ПОДСТАВИТЬ(D9:AH9;»/»;»     «);5));0)) массивная   Ответить

lubadu104 Дата: Среда, 09.03.2022, 21:19 | Сообщение № 12 Группа: Пользователи Ранг: Прохожий Сообщений: 2 bigor, огромное спасибо всё получилось! Последний вопросик и всё! Подскажите пожалуйста как сделать чтобы больничный и отпуск автоматом считались в графу табеля отпуск и больничный ( один день больничного или отпуска это 5,71 часов ) в гафике Б — больничный, О- отпуск И что бы эти часы ( больничные и отпускные) приплюсовывались в графу «Всего часов» Укороченную версию графика приложил. ЕЩЁ РАЗ ОГРОМНОЕ СПАСИБО !!!! К сообщению приложен файл: _2022-.xls (70.0 Kb) Сообщение отредактировал lubadu104 — Среда, 09.03.2022, 21:21   Ответить

bigorq Дата: Среда, 09.03.2022, 23:44 | Сообщение № 13 Группа: Проверенные Ранг: Форумчанин Сообщений: 184 Репутация: 38 ± Замечаний: 0% ± Нет Заведите новую тему, нельзя злоупотреблять лояльностью/занятостью модераторов. Если предыдущий вопрос был как то связан с расчётом ночных, то этот уже никаким боком.   Ответить

Single simple formula to calculate the hours worked for a day shift or night shift and including lunch and all breaks in the calculation.

This tutorial will show you the simple formula that you can use for this and tell you how you can customize it to work for your situation, where you might have more breaks or fewer breaks for which to account.

(Some times in this tutorial are presented using the 24 hour clock, or military time, but that doesn’t change anything in regard to the formulas or their outcomes.)

Sections:

Magic Formula to Calculate Hours Worked

Simple Hours Worked

Day Shift Hours Worked with Breaks and Lunch

Night Shift Hours Worked with Breaks and Lunch

Notes

Magic Formula to Calculate Hours Worked

=MOD(Time_Out - Time_In,1)*24

Time_Out is when they stopped work for whatever reason.

Time_In is when they started work.

*24 is what changes the time format into a decimal format that is easier to read and can be used in mathematical calculations, such as for wages.

This simple formula is the building block for the rest of the tutorial and works for day and night shifts alike.

Using the MOD function, we are able to seamlessly calculate the number of hours and minutes worked during a day shift, night shift, or over both without the hassel of unmanageably long formulas.

This formula also lets us take breaks and lunch into account; we simply create this formula for each break from work and then subtract that from the total time between the first IN and last OUT of the day.

Everything in this tutorial will be an extension of this formula, basically just adding it again for each IN/OUT section.

Let’s start with a simple example in the next section and work our way up to the full example.

Simple Hours Worked

Note: the easiest way to perform this calculation is also the least useful in the real-world and so I won’t cover it beyond this next sentence. With simple times, you can subtract the OUT time from the IN time to get the result, such as =B1-A1 where A1 has the IN time and B1 has the OUT time. This formula breaks-down very quickly in the real world though, so it won’t be covered here; however, I felt it was important to mention it in this note.

=MOD(C2-B2,1)

C2 is the time work stoped. OUT

B2 is the time work started. IN

This returns a time like this:

Get Hours from the Time

The current format is still a time format and is not very useful for calculating how much to pay someone, among other considerations, so let’s change the time to hours.

=MOD(C2-B2,1)*24

*24 was added to the end of the formula, which multiplies the time by 24. This effectively converts the time into a decimal form.

Now:

8 hours and 30 minutes becomes 8.5

8 hours and 45 minutes becomes 8.75

Etc.

Result:

Problem: Weird Format for the Time

If you get a weird time result when you multiply the time by 24, make sure to change the formatting of the cell to General.

If the format is still set to a time or date format, it will not display correctly.

Hint: Ctrl + Shift + ~ will quickly change all selected cells to the General format.

Wage Calculation

Now that you have hours and decimals for the time someone worked, you can easily use this number to calculation wages or sum hours worked per week or month or year, etc.

Day Shift Hours Worked with Breaks and Lunch

We use one MOD function for each IN/OUT segment and subtract the breaks from the total time worked.

=(MOD(G12-B12,1)-MOD(D12-C12,1)-MOD(F12-E12,1))*24

MOD(G12-B12,1) calculates the total time that was worked, using the first time IN and last time OUT.

-MOD(D12-C12,1) calculates the time of the first break. Notice the minus sign in front of this MOD; that is because we are subtracting this break from the total time worked in the day.

-MOD(F12-E12,1) calculates the time of the second break. Notice the minus sign in front of this MOD; that is because we are subtracting this break from the total time worked in the day.

*24 this is put on at the end in order to convert the time format into an hour decimal format that is easy to view and use in calculations such as how much to pay someone. It converts something from 8:30 into 8.5 or 8:45 into 8.75, etc.

() remember to enclose all of the MOD functions together within a set of parentheses before multiplying by 24 or the result will be incorrect.

Result:

This is the basic formula.

Add or remove as many MOD() chunks as you need in order to account for all of the breaks that someone can take during the day.

Funky Formatting

If the result doesn’t look right, make sure to set the result cell’s formatting to General. You can do this from the Home tab or use the keyboard shortcut Ctrl + Shift + ~.

Night Shift Hours Worked with Breaks and Lunch

This heavenly formula is exactly the same as the one for the day shift! 

We use one MOD function for each IN/OUT segment and subtract the breaks from the total time worked.

=(MOD(G13-B13,1)-MOD(D13-C13,1)-MOD(F13-E13,1))*24

Cell references have been updated, from the day formula; in Excel I literally just copied the formula down one cell, so the only change was the automatically updating relative cell references.

MOD(G13-B13,1) calculates the total time that was worked, using the first time IN and last time OUT.

-MOD(D13-C13,1) calculates the time of the first break. Notice the minus sign in front of this MOD; that is because we are subtracting this break from the total time worked.

-MOD(F13-E13,1) calculates the time of the second break. Notice the minus sign in front of this MOD; that is because we are subtracting this break from the total time worked.

*24 this is put on at the end in order to convert the time format into an hour decimal format that is easy to view and use in calculations such as how much to pay someone. It converts something from 8:30 into 8.5 or 8:45 into 8.75, etc.

() remember to enclose all of the MOD functions together within a set of parentheses before multiplying by 24 or the result will be incorrect.

Result:

This is the basic formula.

Add or remove as many MOD() chunks as you need in order to account for all of the breaks that someone can take.

Funky Formatting

If the result doesn’t look right, make sure to set the result cell’s formatting to General. You can do this from the Home tab or use the keyboard shortcut Ctrl + Shift + ~.

Notes

There are many different ways to calculate time and hours worked in Excel, but, every single way, when used in the real world, is going to be more complicated and confusing than using the MOD function method exhibited in this tutorial. With the MOD function, everything is simple and logical and easy-to-follow. As such, I didn’t spend time showing you other methods because, in reality, you shouldn’t use any other method for the vast majority of situations.

Use the MOD function, keep the code modular, build on it as needed with required logic, and it will all work out, just give it time!

Download the workbook for this tutorial to view these examples in Excel.