Учет клиентов программа excel - Word и Excel - помощь в работе с программами

За 2-3 года работы у Вас может накопиться несколько десятков постоянных клиентов и заказчиков, кому нужны Ваши услуги время от времени. Кроме них, накопится огромное количество заказчиков, которые обращались за услугами 1-2 раза, и в идеале с ними необходимо поддерживать контакт и постараться перевести в категорию постоянных клиентов.

Решить эти задачи можно при помощи ведения базы клиентов. Для этого существуют различные CRM, но как правило, они платные. Бесплатный вариант – создать и вести базу клиентов в Excel. Давайте посмотрим, как может формироваться база клиентов в данной программе.

В статье рассмотрим два варианта ведения базы — простой и сложный, с большим числом полей и функций.

База клиентов в Excel (простой вариант)

Специально для фрилансеров мы сделали бесплатную программу для ведения базы клиентов в Excel. В принципе, она универсальна и при небольшой адаптации может использоваться в торговых или сервисных компаниях с небольшим числом клиентов. Ниже будут комментарии, как с ней работать.

Скачать файл для ведения базы клиентов (.xls)

Лист «Мои услуги» – представляет список, в который можно включить до 10 услуг. Услуги из этого списка Вы сможете выбрать при добавлении информации о клиенте в базу данных.

Лист «Клиенты» – база клиентов, с которыми Вы работаете или работали. База включает следующую информацию:

Порядковый номер клиента. Позволяет понять, насколько велико число Ваших клиентов.
Имя клиента – можно вводить имя или ФИО, а также название компании
Телефон
E-mail
Что заказывает – поле заполняется путем выбора услуги из выпадающего списка. Если клиент заказывает несколько услуг, можно выбрать из списка основную, а другие указать в комментариях.
Комментарий – описание клиента в свободной форме, особенности работы с заказчиком.
Дата первого заказа – дата получения первого заказа. Позволяет понять, насколько долго Вы уже работаете с клиентом.
Дата последнего заказа – важный параметр, позволяет отследить последнюю продажу клиенту. Например, Вы можете отсортировать клиентов по дате последнего заказа и посмотреть, кто из клиентов давно ничего не заказывал – написать им, напомнить о себе и, возможно, получить новый заказ.

По каждому полю список клиентов можно сортировать. Например, сделать сортировку по типам заказываемых услуг, чтобы понять, кто из клиентов покупает «копирайтинг» и сделать им специальное предложение на написание текстов (если Вы решили сделать таковое).

При желании количество полей в базе клиентов в Excel можно дополнять, но на мой взгляд, слишком перегружать таблицу не стоит.

Как работать с простой базой клиентов в Excel?

Добавляйте в базу всех новых клиентов, которые оформили реальный заказ (т.е. тех, кто просто позвонил или один раз что-то написал, но не купил – добавлять не нужно);
Раз в полгода отслеживайте клиентов, которые давно не делали заказы. Напишите им, напомните о себе. Чаще, чем раз в полгода, писать не стоит – иначе Вы рискуете слишком надоесть клиенту. Но это верно только для фрилансеров, в каких-то сферах стоит чаще напоминать о себе
Если Вы чувствуете спад в количестве заказов, сделайте клиентам специальное предложение. Например, сделайте скидку на копирайтинг и напишите постоянным клиентам, кто заказывает тексты, о снижении цен.
Используйте столбец с комментариями, чтобы указать особенности каждого клиента, которые помогут Вам эффективно работать с заказчиком. Например, каким-то заказчикам нужно помочь с составлением технического задания – отметьте это в комментариях, чтобы не забыть помочь с ТЗ.

База клиентов в Excel (расширенный вариант)

Скачать шаблон базы данных (расширенный вариант) (.xls)

В расширенном варианте базы у каждого клиента можно указать дополнительные сведения:

Канал привлечения – источник получения клиента. Список источников можно отредактировать на листе «Каналы привлечения». Допускается указывать до 20 каналов.
Статус – активный или не активный. По умолчанию ставьте всем клиентам активный статус. Ниже я расскажу, в каких случаях его нужно менять на не активный.

В расширенной базе имеется функция отслеживания клиентов, которым нужно напомнить о своих услугах. Если у активного клиента с момента последнего заказа прошло более 6 месяцев, в столбике «Пора звонить» ячейка станет красной. В примере выше Вы можете увидеть такую ячейку у клиента №1. В этом случае рекомендую написать клиенту и напомнить о себе.

Если Вы получили новый заказ от такого клиента, укажите дату нового заказ в столбике «Дата последнего заказа». Если клиент ничего не ответит, переводите его в не активный статус. По не активным клиентам система не делает напоминаний.

Резюме

Программа Excel позволяет создать еще более сложные и интересные базы клиентов. В наших примерах достаточно простые варианты, но именно из-за простоты они позволяют не тратить много времени на ведение базы клиентов, а с другой – помогают поддерживать отношения с клиентами и получать больше заказов.

Если у Вас есть предложения по доработке шаблонов, представленных в статье, пишите в комментариях.

Дополнительные материалы

Что такое CRM-система?
Обзор бесплатных и платных CRM, помогающих вести проекты и отслеживать важные задачи.

Как планировать рабочее время и вести учет дел в Excel?
Бесплатная программа в Excel, которая поможет вам привести дела в порядок.

База данных в excel простой вариант

Простой вариант базы данных в excel имеет небольшой функционал и может использоваться, например, частными фрилансерами, мелкими торговыми компаниями или сервисными центрами.

Документ может включать два листа с содержанием услуг, списком клиентов. Первый лист – 10-15 услуг компании. На втором листе создаётся база данных из тех людей, с которыми ведётся или велась работа в разный период времени. Обычно в базу включается следующая информация:

номер заказчика по порядку для понимания их общего количества;
имя клиента – здесь упоминается ФИО или наименование компании;
номер телефона;
прочие контактные данные;
что заказывает клиент – услуга подбирается из выпадающего списка;
примечания – здесь можно указать некоторые индивидуальные особенности взаимодействия с клиентом в свободной форме;
дата первого заказа – информация даст понять, насколько долго ведётся работа с конкретным заказчиком;
дата последнего заказа – параметр поможет отследить последнюю продажу, выявить клиентов, которые давно не делали заказов.

Список сортируется по каждому из полей. К примеру, можно сортировать информацию по типу заказываемых услуг и сделать индивидуальное предложение некоторым клиентам. Количество столбцов в программе зависит от желания автора, но перегружать таблицу данными не рекомендуется.

Каждый раз в таблицу нужно добавлять тех клиентов, кто хотя бы единожды сделал заказ. Просто интересующиеся заказчики ещё не являются клиентами компании. Также стоит определиться с периодом, по истечении которого нужно напоминать о себе клиентам. Например, раз в три месяца выходить на связь с клиентом, давно ничего не заказывающим, предложить ему индивидуальные выгодные условия. Чаще обращаться к клиенту не нужно, в противном случае заказчик посчитает назойливым повышенное внимание к себе.

Также по графе «последние заказы» выявить спад спроса на услуги и объявить о снижении цен или придумать интересную акцию. Графа «примечания» повысит эффективность взаимодействия с покупателем. Если некоторые клиенты заинтересованы в дополнительном обслуживании, то важно об этом не забыть, чтобы сохранить их лояльность.

База данных в excel: расширенный вариант

Расширенный функционал базы данных включает дополнительные столбцы в таблице excel со сведениями о заказах и клиентах. Помимо перечисленных выше, это могут быть:

каналы привлечения: источники, откуда пришёл тот или иной клиент;
клиентский статус: он может быть активным или пассивным, если заказов не было в течении 3-6 месяцев.

В таблицу Excel также есть возможность добавить функциональный столбец «напомнить о себе». Если заданный периодзавершился, а заказчик так и не проявил себя, ячейка в столбце загорится красным цветом. Если клиент ничего не отвечает после индивидуального предложения, его статус можно поменять на пассивный и система больше не будет делать о нём напоминаний.

Создание базы данных в excel: пошаговая инструкция

Для корректной работы с базами данных лучше Эксель скачать лицензионный. Программа обладает полным набором инструментов, позволяющих заменить типичные CRM-системы.

Чтобы создать функциональную базу данных, следуйте пошаговой инструкции:

Откройте документ, впишите заголовки столбцов.
Дайте наименования строкам.
Начинайте заполнение базы данных.
Отформатируйте информацию для своего удобства: измените шрифт, добавьте границы, заливку или что-то другое на своё усмотрение.
Перейдите во вкладку «данные» в верхней панели документа.
Выделите диапазон таблицы с заполненными ячейками.
Вызовите контекстное меню, активируйте команду «присвоить имя».
Графа «Имя» – укажите название БД.
Графа «Диапазон» – можно поменять адрес области ячеек Excel, если он был выделен неправильно.

Такой базой данных уже можно пользоваться, но чтобы использовать ещё более широкий функционал, следует добавить несколько функций. Например, можно включить функции сортировки и фильтрации. Для этого нужно кликнуть по клавише «Сортировка», расположенной во вкладке «Данные». Сортировка реализуется по одному из трёх параметров: дате, числу или алфавиту. Выбрать нужные параметры можно через настройки сортировки. Кнопка «фильтр» убирает или возвращает необходимые данные в базу. Инструменты Эксель также позволяют осуществлять поиск, закреплять определённые области, создавать выпадающие списки и многое другое.

Резюме

Приложение Эксель вряд ли может всерьёз конкурировать с современными продвинутыми системами CRM. Но инструментария этой программы зачастую достаточно для того, чтобы удовлетворять потребности частных лиц и небольших организаций. Кроме того, возможности Excel известны многим постоянным пользователям персональных компьютеров, поэтому решать определённые задачи проще и удобнее с помощью продукта Microsoft.

Источник

27 декабря 2022

Обновлена: 14 апреля 2023

1848

Кому полезно вести CRM-систему в Экселе
Кому CRM в Экселе не подойдет
1. Как построить CRM в Excel: инструкция
2. Шаг 1. Соберите базу клиентов
3. Шаг 2. Сформируйте каталог
4. Шаг 3. Ведите учет заказов и продаж
5. Шаг 4. Ведите аналитику
1. Что выбрать: CRM-систему или Excel?
2. Плюсы и минусы работы в Эксель
Частые вопросы по CRM в Excel
Итоги

Если в ходе чтения статьи вы поймете, что ваш бизнес готов вырасти из электронных таблиц и нуждается в полноценной CRM, советуем посмотреть вебинар по пошаговому внедрению системы.

CRM (Customer Relationship Management) — это ПО, которое позволяет выстроить отношения с клиентами и следить за сделками. Систему используют для оптимизации бизнес-процессов. В CRM можно надежно хранить клиентскую базу, оперативно обрабатывать заявки, отслеживать объемы продаж, контролировать работу менеджеров, продумывать маркетинговые планы по продвижению. Расскажем, как создать CRM в Эксель и предложим готовые шаблоны для работы.

Фрилансерам, малому бизнесу и компаниям, которые только начинают свою работу. Если у вас небольшая компания (менее пяти человек), нечастая обработка заказов (1–3 раза в неделю), мало клиентов, длинный цикл продаж от момента обращения до совершения сделки — в этих случаях удобна CRM-система в Excel. Информации не так много, ее легко систематизировать вручную.

Представим, что у вас малый бизнес. Вы знаете свой ассортимент, пока он невелик, закупки осуществляете 1–2 раза в месяц, ориентируетесь, с какой скоростью разбирают те или иные товары, и можете прогнозировать продажи. В Excel можно создать отдельную вкладку «Каталог», куда вы будете заносить категории товаров, их общее количество и остатки, возможную дату поставки.

Скорее всего, вы сами контролируете продажи, а каждый сотрудник вносит информацию в таблицу во время своей смены. Бывают моменты, когда товар заканчивается. Клиентов терять не хочется, поэтому вы собираете контакты, чтобы оповестить человека о том, когда товар снова появится в наличии.

Вам подойдет CRM в Экселе — это бесплатный и гибкий способ контролировать процесс. Вам не нужно тратить время на обучение сотрудников работе с системой, вы можете создавать любые, нужные вам вкладки с описаниями и статусом товаров, вести несложную аналитику.

Кому CRM в Экселе не подойдет

С большой вероятностью, среднему и крупному бизнесу. В некоторых случаях и малому бизнесу вести CRM на базе Excel невыгодно — все зависит от специфики бизнес-процессов.

Также если клиентская база стремительно растет, запросов стало больше, они распределились по разным каналам (соцсети, мессенджеры, формы на сайте), сотрудники не успевают обрабатывать заявки, штат расширяется — пора задуматься о том, как автоматизировать работу и какую CRM-систему подключить.

Таблицы в Эксель требуют ручного сопровождения, хотя и существует множество шаблонов и полезных советов по использованию программы, которые сокращают время работы. К тому же, сами файлы не мобильны в использовании, в них неудобно выстраивать параллельную работу сотрудников. Например, если один менеджер фиксирует клиентскую базу, а другой отслеживает количество товаров. Есть Google Sheets, где эта проблема решается, но появляются другие трудности. Гугл-таблицы имеют более ограниченный функционал, меньшую мощность работы, зависимость от интернета.

В Эксель трудно организовать активную работу большого числа сотрудников. Менеджеры могут просто не успевать вносить данные, а учитывая человеческий фактор, часть информации может и вовсе потеряться. Однако на начальном этапе развития бизнеса возможностей программы будет достаточно.

Как построить CRM в Excel: инструкция

CRM-система в Excel бывает простой и сложной — зависит от того, какие задачи стоят перед бизнесом. Перед тем как работать в Эксель, проанализируйте информацию, которую вам необходимо отслеживать.

Чаще всего это база клиентов, каталог товаров или услуг, заказы и продажи. Если у вас средняя команда (более 7–10 человек), добавляется учет менеджеров и задач, которые они решают. Рассмотрим, как создать CRM в Excel на примере цветочного магазина.

Шаг 1. Соберите базу клиентов

Создайте столбцы с данными о клиентах: номер заказчика, ФИО, контакты, наименование заказываемого товара или услуги, комментарий о покупателе (в свободной форме), дату первого и последнего заказа.

Вносите в таблицу только тех, кто уже сделал заказ, в нашем случае — приобрел букет. Тех, кто просто интересовался и спрашивал о наличии тех или иных цветов, сроках создания букета и стоимости, в таблицу не вносим.

По каждому полю легко потом задать сортировку, например, можно посмотреть, когда чаще всего покупали определенный вид цветов.

Это простая версия таблицы. Для расширенной нужно добавить столбики с дополнительной информацией, но лучше не делать их слишком много. Занесите данные о канале привлечения клиента, активном или неактивном статусе (выходит человек на связь или нет), дате, когда нужно напомнить клиенту о себе.

В Эксель есть функция настройки связей между ячейками. Например, можно задать системе задачу, чтобы у всех активных покупателей спустя несколько месяцев загоралась красным ячейка с датой напоминания.

Шаг 2. Сформируйте каталог

Назовите новый лист «Каталог» и внесите туда всю информацию о товарах и услугах. Это удобно — менеджер в любой момент может к ней обратиться, проверить наличие, уточнить дату поставки, стоимость и быстро ответить на вопросы клиента.

Для цветочного магазина таблица будет включать колонки: наименования цветов, стоимость за одну штуку, количество, дату ближайшей поставки. А также услуги — сбор букета, консультирование по флористике, доставку свежих букетов каждую неделю. Для услуг лучше создать отдельную вкладку, так как тут учитывают отличные от товаров показатели — наименование, стоимость, средние сроки выполнения, исполнителя.

Шаг 3. Ведите учет заказов и продаж

Каждое действие — это отдельная вкладка. Например, чтобы вести учет количества обращений в цветочный магазин и продаж, назовите категории «Дата», «Посещения», «Звонки», «Продажи». Чтобы отследить, какие цветы покупают клиенты, какие услуги выбирают и как это формирует доход, нужны столбцы «Дата», «Имя товара», «Сумма продажи», «Сумма заработка», «Клиент».

Шаг 4. Ведите аналитику

После того, как назвали столбцы, зажмите Ctrl+T и создайте рабочую таблицу. С помощью этой функции можно задавать фильтры для ручной сортировки.

В Excel можно создавать сводные таблицы и графики, чтобы наглядно проанализировать интересующие параметры и проследить зависимость между показателями. Выделите любую колонку, нажмите «Вставка» → «Сводная таблица». Справа появится окно, выберите столбцы, которые хотите сравнить. Например, чтобы проанализировать продажи цветов, выберите категории «Товар», «Сумма продаж» и «Сумма заработка». Снова выделите столбцы, на вкладке «Главная» нажмите на «Условное форматирование» → «Гистограммы». Теперь помимо цифр в столбцах видны окрашенные отрезки, которые визуализируют данные.

Еще в Эксель можно делать срезы. Нажмите на любую ячейку → «Вставка» → «Срезы». В появившемся окне выберите параметры. Например, чтобы проанализировать продажи отдельных категорий цветов, выберите «Товар». Далее обозначьте позиции: «Розы», «Ромашки», «Тюльпаны». Появится статистика относительно таблицы, которую задали выше («Товар» — «Сумма продаж» — «Сумма заработка»). Чтобы углубить аналитику, подключите еще один параметр — «Дата». Это поможет понять, какие цветы лучше всего продавались в сезон. Зайдите в «Срез», выберите «Дата» и задайте период. Сводная таблица изменится с учетом уже двух показателей — будет понятно, какие цветы за выбранный сезон принесли наибольшую прибыль.

Эти возможности Эксель заменяют расширенную аналитику в полноценной CRM-системе. Все наглядно, но задавать категории и создавать графики нужно вручную.

Что выбрать: CRM-систему или Excel?

Перечислим основные преимущества и недостатки Эксель по сравнению с CRM.

Плюсы и минусы работы в Эксель

Плюсы

Не во всех CRM есть бесплатная демоверсия или пробный период, в отличие от Excel или Google Sheets.
Для работы на фрилансе и малого бизнеса CRM система на базе Эксель — оптимальное решение. Скорее всего, вам не нужно погружаться в глубокую аналитику и проводить детальные сравнения. Базовых функций хватит.
Для небольшой команды легче и быстрее настроить процессы через электронные таблицы.

Минусы

Если работать с большим количеством данных, программу нужно знать на высоком уровне. Освоение Excel приравнивается к программированию. Научиться работать с автоматизированной CRM намного легче.
Получить многоуровневый отчет через Эксель часто бывает невозможным или требует глубокой настройки и прописывания макросов и формул. CRM позволяет анализировать много параметров из разных таблиц.
Сложно настроить доступ. В CRM для каждого сотрудника устанавливается ограничение. Например, используя Эксель, менеджер видит результаты работы своего коллеги. Информация не защищена, каждый сотрудник может скопировать себе клиентскую базу и воспользоваться ей в личных целях.
С помощью таблиц практически невозможно оценивать всю коммуникацию с клиентом. Нельзя зафиксировать все сообщения, диалоги звонков, ответы в форме на сайте. Программа не предусматривает интеграцию с сервисами коммуникации.
Excel не позволяет контролировать работу менеджеров, особенно качество обработки заявок.
Нельзя синхронизировать с другими сервисами, например, бухгалтерскими системами и программами для планирования работы.
Нет возможности прикреплять дополнительные файлы: договоры, счета, чеки.
Нужно следить и проверять на ошибки, ведь все данные вносятся вручную, на точность и качество сильно влияет человеческий фактор.

Частые вопросы по CRM в Excel

Для начала решите, какие параметры вам нужно учитывать и фиксировать, затем создайте для каждого из них вкладки (листы). Начните с базового:

клиентская база;
каталог товаров и услуг;
учет продаж и заказов.

Внутри вкладок создавайте столбцы с более детальной информацией (ФИО, дата заказа, сумма, статус клиента и пр.).

В интернете шаблонов много — подберите нужные под задачи бизнеса. Эти шаблоны CRM в Excel помогут учитывать лиды и данные по воронке продаж.

Шаблон клиентской базы, продаж, действий команды. Скачать
Шаблон клиентской базы и входящих заявок. Скачать
Шаблон журнала телефонных звонков клиента. Скачать
Шаблон таблицы для продаж, воронки, расширенной клиентской базы в Excel. Скачать

В таблице создайте соответствующие столбцы с данными о клиентах: номер заказчика, ФИО, контакты, заказываемый товар, комментарий, дату первого и последнего заказа. Записывайте только тех, кто совершил покупку, а не просто обратился с вопросом. Следите за активным или неактивным статусом, напоминайте о новых предложениях. Сортируйте данные, используйте различные фильтры, чтобы упростить этот процесс.

Итоги

Эксель как упрощенная версия CRM подходит для небольших компаний и малого оборота данных.
Таблицы знакомы большинству менеджеров и не потребуют отдельного обучения сотрудников.
В Excel можно вести клиентскую базу, ассортимент, отслеживать продажи и делать аналитические срезы по разным показателям.
В Экселе нельзя настроить разграничение доступа и интеграцию со сторонними сервисами. Также эта программа не подходит для контроля качества работы сотрудников.
Стоит перейти на автоматизированную систему управления бизнес-процессами (CRM), если компания разрастается, заказов и продаж становится больше.

Вам также может понравиться

Источник

В статье рассмотрим два варианта ведения базы — простой и сложный, с большим числом полей и функций.

Скачать файл для ведения базы клиентов (.xls)

Лист «Клиенты» – база клиентов, с которыми Вы работаете или работали. База включает следующую информацию:

Порядковый номер клиента. Позволяет понять, насколько велико число Ваших клиентов.
Имя клиента – можно вводить имя или ФИО, а также название компании
Телефон
E-mail
Что заказывает – поле заполняется путем выбора услуги из выпадающего списка. Если клиент заказывает несколько услуг, можно выбрать из списка основную, а другие указать в комментариях.
Комментарий – описание клиента в свободной форме, особенности работы с заказчиком.
Дата первого заказа – дата получения первого заказа. Позволяет понять, насколько долго Вы уже работаете с клиентом.
Дата последнего заказа – важный параметр, позволяет отследить последнюю продажу клиенту. Например, Вы можете отсортировать клиентов по дате последнего заказа и посмотреть, кто из клиентов давно ничего не заказывал – написать им, напомнить о себе и, возможно, получить новый заказ.

Как работать с простой базой клиентов в Excel?

Добавляйте в базу всех новых клиентов, которые оформили реальный заказ (т.е. тех, кто просто позвонил или один раз что-то написал, но не купил – добавлять не нужно);
Раз в полгода отслеживайте клиентов, которые давно не делали заказы. Напишите им, напомните о себе. Чаще, чем раз в полгода, писать не стоит – иначе Вы рискуете слишком надоесть клиенту. Но это верно только для фрилансеров, в каких-то сферах стоит чаще напоминать о себе 🙂
Если Вы чувствуете спад в количестве заказов, сделайте клиентам специальное предложение. Например, сделайте скидку на копирайтинг и напишите постоянным клиентам, кто заказывает тексты, о снижении цен.
Используйте столбец с комментариями, чтобы указать особенности каждого клиента, которые помогут Вам эффективно работать с заказчиком. Например, каким-то заказчикам нужно помочь с составлением технического задания – отметьте это в комментариях, чтобы не забыть помочь с ТЗ.

База клиентов в Excel (расширенный вариант)

Скачать шаблон базы данных (расширенный вариант) (.xls)

В расширенном варианте базы у каждого клиента можно указать дополнительные сведения:

Канал привлечения – источник получения клиента. Список источников можно отредактировать на листе «Каналы привлечения». Допускается указывать до 20 каналов.
Статус – активный или не активный. По умолчанию ставьте всем клиентам активный статус. Ниже я расскажу, в каких случаях его нужно менять на не активный.

Резюме

Если у Вас есть предложения по доработке шаблонов, представленных в статье, пишите в комментариях.

Дополнительные материалы

Что такое CRM-система?
Обзор бесплатных и платных CRM, помогающих вести проекты и отслеживать важные задачи.
Как планировать рабочее время и вести учет дел в Excel?
Бесплатная программа в Excel, которая поможет вам привести дела в порядок.

Источник

Многие пользователи активно применяют Excel для генерирования отчетов, их последующей редакции. Для удобного просмотра информации и получения полного контроля при управлении данными в процессе работы с программой.

Внешний вид рабочей области программы – таблица. А реляционная база данных структурирует информацию в строки и столбцы. Несмотря на то что стандартный пакет MS Office имеет отдельное приложение для создания и ведения баз данных – Microsoft Access, пользователи активно используют Microsoft Excel для этих же целей. Ведь возможности программы позволяют: сортировать; форматировать; фильтровать; редактировать; систематизировать и структурировать информацию.

То есть все то, что необходимо для работы с базами данных. Единственный нюанс: программа Excel — это универсальный аналитический инструмент, который больше подходит для сложных расчетов, вычислений, сортировки и даже для сохранения структурированных данных, но в небольших объемах (не более миллиона записей в одной таблице, у версии 2010-го года выпуска ).

Структура базы данных – таблица Excel

База данных – набор данных, распределенных по строкам и столбцам для удобного поиска, систематизации и редактирования. Как сделать базу данных в Excel?

Вся информация в базе данных содержится в записях и полях.

Запись – строка в базе данных (БД), включающая информацию об одном объекте.

Поле – столбец в БД, содержащий однотипные данные обо всех объектах.

Записи и поля БД соответствуют строкам и столбцам стандартной таблицы Microsoft Excel.

Если Вы умеете делать простые таблицы, то создать БД не составит труда.

Создание базы данных в Excel: пошаговая инструкция

Пошаговое создание базы данных в Excel. Перед нами стоит задача – сформировать клиентскую БД. За несколько лет работы у компании появилось несколько десятков постоянных клиентов. Необходимо отслеживать сроки договоров, направления сотрудничества. Знать контактных лиц, данные для связи и т.п.

Как создать базу данных клиентов в Excel:

Вводим названия полей БД (заголовки столбцов).

Вводим данные в поля БД. Следим за форматом ячеек. Если числа – то числа во всем столбце. Данные вводятся так же, как и в обычной таблице. Если данные в какой-то ячейке – итог действий со значениями других ячеек, то заносим формулу.

Чтобы пользоваться БД, обращаемся к инструментам вкладки «Данные».

Присвоим БД имя. Выделяем диапазон с данными – от первой ячейки до последней. Правая кнопка мыши – имя диапазона. Даем любое имя. В примере – БД1. Проверяем, чтобы диапазон был правильным.

Основная работа – внесение информации в БД – выполнена. Чтобы этой информацией было удобно пользоваться, необходимо выделить нужное, отфильтровать, отсортировать данные.

Как вести базу клиентов в Excel

Чтобы упростить поиск данных в базе, упорядочим их. Для этой цели подойдет инструмент «Сортировка».

Выделяем тот диапазон, который нужно отсортировать. Для целей нашей выдуманной компании – столбец «Дата заключения договора». Вызываем инструмент «Сортировка».

При нажатии система предлагает автоматически расширить выделенный диапазон. Соглашаемся. Если мы отсортируем данные только одного столбца, остальные оставим на месте, то информация станет неправильной. Открывается меню, где мы должны выбрать параметры и значения сортировки.

Данные в таблице распределились по сроку заключения договора.

Теперь менеджер видит, с кем пора перезаключить договор. А с какими компаниями продолжаем сотрудничество.

БД в процессе деятельности фирмы разрастается до невероятных размеров. Найти нужную информацию становится все сложнее. Чтобы отыскать конкретный текст или цифры, можно воспользоваться одним из следующих способов:

Одновременным нажатием кнопок Ctrl + F или Shift + F5. Появится окно поиска «Найти и заменить».

Функцией «Найти и выделить» («биноклем») в главном меню.

Посредством фильтрации данных программа прячет всю не интересующую пользователя информацию. Данные остаются в таблице, но невидимы. В любой момент их можно восстановить.

В программе Excel чаще всего применяются 2 фильтра:

Автофильтр;
фильтр по выделенному диапазону.

Автофильтр предлагает пользователю выбрать параметр фильтрации из готового списка.

На вкладке «Данные» нажимаем кнопку «Фильтр».

После нажатия в шапке таблицы появляются стрелки вниз. Они сигнализируют о включении «Автофильтра».

Чтобы выбрать значение фильтра, щелкаем по стрелке нужного столбца. В раскрывающемся списке появляется все содержимое поля. Если хотим спрятать какие-то элементы, сбрасываем птички напротив их.

Жмем «ОК». В примере мы скроем клиентов, с которыми заключали договоры в прошлом и текущем году.

Чтобы задать условие для фильтрации поля типа «больше», «меньше», «равно» и т.п. числа, в списке фильтра нужно выбрать команду «Числовые фильтры».

Если мы хотим видеть в таблице клиентов, с которыми заключили договор на 3 и более лет, вводим соответствующие значения в меню пользовательского автофильтра.

Готово!

Поэкспериментируем с фильтрацией данных по выделенным ячейкам. Допустим, нам нужно оставить в таблице только те компании, которые работают в Беларуси.

Выделяем те данные, информация о которых должна остаться в базе видной. В нашем случае находим в столбце страна – «РБ». Щелкаем по ячейке правой кнопкой мыши.

Выполняем последовательно команду: «фильтр – фильтр по значению выделенной ячейки». Готово.

Если в БД содержится финансовая информация, можно найти сумму по разным параметрам:

сумма (суммировать данные);
счет (подсчитать число ячеек с числовыми данными);
среднее значение (подсчитать среднее арифметическое);
максимальные и минимальные значения в выделенном диапазоне;
произведение (результат умножения данных);
стандартное отклонение и дисперсия по выборке.

Порядок работы с финансовой информацией в БД:

Выделить диапазон БД. Переходим на вкладку «Данные» — «Промежуточные итоги».

В открывшемся диалоге выбираем параметры вычислений.

Инструменты на вкладке «Данные» позволяют сегментировать БД. Сгруппировать информацию с точки зрения актуальности для целей фирмы. Выделение групп покупателей услуг и товаров поможет маркетинговому продвижению продукта.

Готовые образцы шаблонов для ведения клиентской базы по сегментам.

Шаблон для менеджера, позволяющий контролировать результат обзвона клиентов. Скачать шаблон для клиентской базы Excel. Образец:

Простейший шаблон.Клиентская база в Excel скачать бесплатно. Образец:

Шаблоны можно подстраивать «под себя», сокращать, расширять и редактировать.

Источник