Учет документации в excel

Читайте также:

Журнал входящей документации — это специальная книга, в которой ведется учет и регистрация писем и распоряжений, поступающих в компанию. Это необходимо, чтобы корреспонденция не потерялась среди многочисленных бумаг и дошла до адресата.

Для чего нужен журнал

В каждой организации ежедневно происходит оборот многочисленных входящих и исходящих деловых бумаг. Первые приходят от клиентов и партнеров. Их относят директору или его заместителю, которые распределяют документацию для исполнения. Вторые, предназначенные для контрагентов и различных инстанций, складывают по конвертам и отправляют на почту.

Эти книги не подлежат строгой отчетности. Но их обязательно регистрировать, присвоив специальный номер. Всю корреспонденцию необходимо фиксировать в книге учета в день поступления. Определимся пошагово, как вести журнал входящей документации:

1. Сначала деловые бумаги сортируют.
2. Затем присваивают регистрационные номера.
3. Отмечают момент их поступления в компанию.
4. Позже вносят информацию об их последующем распределении по организации.

Записи, сделанные в книге учета, помогают структурировать документооборот в компании. Это облегчит поиск и избавит от спорных вопросов в суде, если возникнет такая необходимость.

Главные задачи журнала:

• учет, порядок и сохранность деловой переписки;
• распределение полученных писем и распоряжений;
• быстрое реагирование на запросы начальства;
• контроль за решением важных вопросов в срок;
• выдача справок по полученным документам.

Чаще всего ведение подобных регистрационных книг возложено на делопроизводителя или секретаря. А иногда на других должностных лиц, назначенных распоряжением директора (например, на кадровика или бухгалтера).

Обязателен ли документ

Норм об обязательном ведении этих книг в трудовом законодательстве нет. Как гласит ч. 1 ст. 8 ТК РФ, работодатели принимают локальные нормативные акты в пределах своей компетенции. То есть самостоятельно решают, насколько необходим для них процесс учета деловой переписки. В п. 5.18 приказа от 11.04.2018 № 44 «Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях» предусмотрена регистрация всех важных поступающих в организацию бумаг. На практике это обязательный атрибут системы делопроизводства любой компании. Строгий учет бумаг позволит избежать многих проблем в дальнейшем.

По какой форме вести

Форму книги каждая организация выбирает произвольно. Руководство самостоятельно решает, как заполняется журнал входящей документации, четкой структуры закон не устанавливает. Но обычно в большинстве компаний его ведут в традиционных общих тетрадях или в специальных альбомах формата А4. Он составлен в виде таблицы со специальными графами, все страницы одинакового формата. На титульном листе предусмотрена форма, в которую вписывают следующие данные:

• название организации;
• информация о должностных лицах, отвечающих за ведение книги;
• период заполнения;
• другие реквизиты.

Листы следует пронумеровать и прошить. На последней странице обозначают общее количество страниц. Затем директор компании визирует книгу, поставив подпись и печать. Заполняют обычно шариковой ручкой с синими, фиолетовыми или черными чернилами.

Бумажный вариант журнала применяют в большинстве компаний, поскольку он удобен и надежен для хранения. В любой момент руководитель вправе добавить в него нужные графы, поменять структуру ведения и др. А любой сотрудник, перелистав книгу, легко найдет акт или распоряжение (если делопроизводитель, например, отсутствует).

Единственный недостаток — невозможность организовать быстрый поиск по заданным параметрам, как в электронном формате. Если информации немного, как в мелких и средних предприятиях, найти нужную бумагу не составит труда. А для крупных компаний удобнее использовать журналы в цифровом виде.

Возможно ли вести в электронной форме

Любая компания вправе вести книгу в электронной форме, если это удобно для внутреннего пользования. Есть несколько вариантов ведения электронного журнала входящей и исходящей документации — в форматах Word, Excel и в системе электронного документооборота (СЭД). Среди преимуществ электронной формы — удобство систематизации и сортировки, быстрый поиск по любым параметрам (дате, ключевым словам, отправителю, адресату и т. д.).

Самый передовой способ — ведение журнала в СЭД, для этого необходимо внедрить систему на предприятии. В ней формируются специальные формы регистрационных карточек, в которых требуется только заполнить подготовленные ячейки.

Электронная система документации позволяет:

• эффективно управлять распределением деловых бумаг;
• отслеживать исполнение распоряжений;
• сократить период согласования документов;
• снизить расходы на делопроизводство.

Среди негативных факторов — риск потери или искажения данных из-за возможных сбоев в компьютерной системе. В связи с этим еще не так много компаний внедрили передовые технологии. Но для крупных предприятий с большим объемом распорядительных документов электронная система предпочтительнее.

Какие данные обязательно вносят в журнал

Обычно для поступивших и отправляемых писем заводят две разных книги. Это связано с тем, что информация отличается. Но есть обязательные пункты, которые необходимо отразить:

• регистрационный номер и дата;
• адресат или получатель;
• исполнитель;
• наличие примечаний или приложений.

Законодательство не регулирует порядок ведения, количество граф и их наименования. Руководитель самостоятельно решает вопрос, как правильно заполнять журнал входящей документации, но необходимо учитывать стандартный комплект реквизитов:

• дату поступления бумаги в компанию;
• данные о сотруднике, отправившем документ (имя, фамилия и должность сотрудника, название и реквизиты организации);
• сведения о человеке, для которого предназначен документ;
• основное содержание бумаги;
• данные об исполнителе, которому передали письмо;
• период исполнения документа.

Дополнительно в каждой организации включают те разделы, которые необходимы в конкретных случаях, например: способ доставки корреспонденции, количество страниц, расписка в получении документа, резолюция директора, отметка о направлении в дело, об исполнении и др.

Всегда проверяйте, чтобы документы, поступающие извне, соответствовали всем правилам — с печатью и подписью руководителя. А на некоторых необходима подпись других должностных лиц, например бухгалтера, если это счет на оплату, платежные поручения и др. Иначе эта бумага не имеет юридической силы.

Образец

Ознакомьтесь с примерным бланком ведения журнала исходящих документов.

А это заполненный образец книги учета входящей корреспонденции.

Сколько хранить журнал

Обычно срок хранения книг учета поступающих и отправляемых документов не превышает 5 лет. Это предусмотрено в перечне типовых управленческих архивных документов, который утвержден приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (п. 182). После этого срока специальная комиссия проверяет ценность документа. Если он не представляет интереса для будущего применения и судебных разбирательств, его ликвидируют.

При этом действует следующее правило: сохранять журнал следует до тех пор, пока не истекли сроки хранения указанных в нем документов. По этой причине часто кадровики разделяют журналы: одни — для бумаг с длительным или постоянным сроком хранения, другие — для тех, которые хранятся недолго.

Время на прочтение
5 мин

Количество просмотров 172K

Я работаю обычным аналитиком и, так получилось, что летом 2014 года, участвуя в одном e-commerce проекте, на коленке за 3 недели сделал управленческий учет в MS Excel. Давно планировал и наконец-то решил выложить на Хабр. Думаю, будет полезно малым предпринимателям, понимающим важность управления финансовыми потоками, но не желающим тратить значительное количество времени и средств на ведение управленческого учета. Не претендую на истину в последней инстанции и буду рад иным решениям, предложенным участниками сообщества.

Бизнес, к которому я летом имел отношение, был обычным интернет-магазином одежды премиум и выше сегмента с оборотом около 1 млн рублей в месяц. Бизнес работал, не сказать, чтобы очень успешно, но работал и продолжает работать. Собственник понимал необходимость ведения управленческого учета и, с этим пониманием, взял меня в качестве финансового директора (аналитика/менеджера …), так как предыдущий ушел из бизнеса за 3 месяца до моего прихода. Собственно, дыра такой же продолжительности была и в ведении управленческого учета. Забегая вперед скажу, что дыру не устранил (решили не ворошить прошлое), но создал систему, которая успешно работает при минимальных трудозатратах и по сей день.

Мой предшественник вёл управленку в Финграде, который оказался весьма мощным инструментом. Например, он позволял автоматически грузить информацию из 1С и выписок разных банк-клиентов, создавая проводки по заранее сформулированным правилам. Вещь, безусловно полезная, однако, при соблюдении системы двойной записи увеличивала время работы в разы. Чтобы избежать увеличения работы этот инструмент позволял генерировать «зависимые проводки». В создании этих дополнительных проводок и была зарыта собака. И тут выяснилось, что за всей мощью Финграда крылась уникальность, обусловившая полное отсутствие экспертизы в свободном доступе. Обычным пользователям (платившим, кстати, 3000 рублей в месяц за доступ к системе) были доступны лишь «Руководство пользователя» на официальном сайте, да 6 видео-уроков там же. Youtube, дававший доступ к ещё паре десятков видеоуроков, также не сильно помогал. Форумов с информацией «how to…» не было в принципе. Поддержка, на конкретные вопросы о правилах создания «зависимых проводок» и просьбах помочь именно в моем случае — морозилась фразами «у нас с вами не заключен договор на поддержку, поэтому на такие специфические вопросы мы не готовы отвечать». Хотя казалось бы — чего специфического в таких просьбах, да ещё и со скриншотами с моей стороны? Понятно, что все можно бить руками, но спрашивается, а зачем тогда вообще платить за инструмент, который сильно увеличивает время, необходимое на ведение управленки и не дает никаких преимуществ для малого бизнеса?

Убедив собственника в нецелесообразности использования «Финграда» при таких объемах бизнеса и выгрузив всю информацию из системы, я поставил на нем БОЛЬШОЙ и жирный крест. При этом решение уйти именно в MS Excel было не спонтанным. Хорошенько загуглив на тему ведения управленческого учета находил монстров, похожих на «Финград», либо ссылки на веб-приложения для ведения личных финансов, в то время как основными требованиями к системе были:

— возможность ведения БДДС и БДР на основе изменяемого плана счетов;
— простота в дальнейшем ведении управленческого учета (в том числе силами «финансово-неграмотных» пользователей);
— гибкость (возможность на ходу расширять/убирать функционал);
— отсутствие перегруженности инструмента/интерфейса.

Для начала проясним термины: будучи не финансистом, под БДДС понимаю «Баланс Движения Денежных Средств», БДР — «Бюджет Доходов и Расходов». БДДС считаем кассовым методом (днем совершения операции — колонка «Дата операции») и используем для операционного day-to-day планирования, а БДР методом начисления (колонка «Период начисления») для стратегического, в рамках года и более.

Итак, как все устроено и как оно работает (в идеале):

1. Управленческий учет собирается на основе информации вводимой конечными пользователями при помощи формы в Google Docs. Красным помечены названия полей и кодировки вариантов в конечном файле управленческого учета — своего рода мапинг полей.

2. В итоге выглядит оно так (зеленым залито то, что перенесено в итоговый файл управленки).

3. Управленческий учет построен на базе .xls выгрузки из Финграда (отсюда странные для сторонних пользователей названия и, в целом избыточное количество колонок). Убедительная просьба не воспринимать всерьез значения колонок «Приход», «Расход» — многое рандомно изменено.

Механизм заполнения прост: аккуратно переносим во вкладку «Общая книга» из формы Google Docs и банковских выписок. Красным выделены строки, используемые для формирования БДР, зеленым — БДДС., которые представляют собой сводные таблицы и строятся на основе промежуточных вкладок с говорящими названиями. Единственные колонки, информация в которых не связана с иными источниками: «Исходный ID» (уникальные значения строк) и «Дата создания» (=ТДАТА(), а затем копируем и вставляем как значение)

4. Статьи ДДС (движения денежных средств) располагаются на отдельной вкладке «ПС_служебный» и вполне могут регулярно пересматриваться в зависимости от конкретных потребностей (не забываем обновлять формулы на листах «Данные_БДДС», «Данные_БДР»).

5. На картинке образец БДДС, в формате по умолчанию, свернутый до понедельной «актуальности».

6. Образец БДС (помесячный). Обратите внимание на уже упоминавшийся выше тезис об использовании строк из «Общей книги»: Бюджет и Факт для БДР, План и Факт — для БДДС.

7. Работа с БДДС подразумевает поддержание строк «План» в максимально актуальном состоянии. Я достаточно педантичен в работе с первичной информацией и комментарии сделанные мной сохраняли всю историю изменений. Как будет у Вас — вопрос к Вам. Мой подход позволил мне отлавливать примерно 1 существенную ошибку в неделю, грозившую расхождениями на десятки-сотни тысяч рублей. Время, кстати, съедалось немного.

8. Собственно сам файл управленческого учета.

PS: Долго думал над тем, как автоматизировать процесс «перелива» информации из формы Google Docs, пока не пришел к мысли о необходимом ручном контроле вводимой разнородной информации (много людей заполняет формы + наличие минимум одного банк-клиента + 1С). Тем более не знаю VBA… Отдаю на суд хабрасообщества как есть, надеюсь, кому-нибудь поможет или просто будет интересно.

UPD от 30.04.2020: ввиду текущей экономической ситуации решил вспомнить Excel и бесплатно помочь малому бизнесу созданием подобных инструментов. Все интеллектуальные права останутся за мной и будут опубликованы в виде статей (без данных, содержащих коммерческую тайну).

Критерии попадания в выборку кому хочу помочь:

Обязательный:
Вы не МММ, продавцы алкоголя возле школ, микрофинансовые организации

и прочие лохотронщики

Опциональные(достаточно соответствовать одному из):
Ваше дело имеет очевидную ценность для общества (благотворительные фонды, волонтерские движения и т.д.)
или
Вы платите белые зарплаты и приемлемый для оборота объем налогов (придется доказать выписками перечислений в фонды и на счета ФНС)

Как создать один список в Excel из трёх и более.

​Смотрите также​​ ячейке правой кнопкой​ кнопку «Фильтр».​ только одного столбца,​ БД. Следим за​​ версии 2010-го года​​ цветом данные в​Четвертый вариант.​ сделать в бланке,​Можно разместить два​ Excel нам поможет​Как сделать список в​
​ Excel из таблицы».​ список по алфавиту,​ статье «Связанный выпадающий​ предыдущие, только формула​ состоит в том,​Рассмотрим,​ мыши.​После нажатия в шапке​ остальные оставим на​ форматом ячеек. Если​ выпуска ).​
​ статье «Как сравнить​Использовать готовый шаблон​ смотрите в статье​ бланка на одной​ и в этом​
​Excel​Сравнение списков в​ как определить пол​ список в Excel​ будет такая.​ чтобы разместить последовательно​
​как создать один список​Выполняем последовательно команду: «фильтр​ таблицы появляются стрелки​ месте, то информация​ числа – то​База данных – набор​ два столбца в​ из Excel. Для​ «Как сделать таблицу​
​ странице, во втором​ случае. Смотрите об​
​.​
​Excel.​ сотрудника, клиента по​ по алфавиту» Как​=ЕСЛИ(ЕПУСТО(Размер);»»;—((СТОЛБЕЦ(Размер)-СтолбецА+1)&ВЫБОР(ДЛСТР(СТРОКА(Размер)-Строка1+1);»0″;»»)&СТРОКА(Размер)-Строка1+1))​ все данные столбцов​ в Excel из​ – фильтр по​ вниз. Они сигнализируют​ станет неправильной. Открывается​ числа во всем​ данных, распределенных по​ Excel на совпадения».​ этого нажимаем на​ в Excel».​ бланке установить формулы,​ этом статью «В​
​В Excel есть​В Excel есть​ его ФИО, т.д.​ сделать список в​Назовем формулу –​ B, C, D​ трех и более​ значению выделенной ячейки».​ о включении «Автофильтра».​
​ меню, где мы​ столбце. Данные вводятся​ строкам и столбцам​
​Многие пользователи активно применяют​ знак «Office» в​Получился, например, такой​ которые будут копировать​ Excel по имени​ способ объединить два​ возможность сравнить два​
​ – сотрудников, клиентов,​ Excel без дублей,​ «Адреса». Диалоговое окно​ из списков на​ списков​ Готово.​Чтобы выбрать значение фильтра,​
​ должны выбрать параметры​ так же, как​ для удобного поиска,​ Excel для генерирования​ левом верхнем углу​ бланк.​ первый бланк, чтобы​ определить пол».​
​ и более списков.​
​ и более списка,​ т.д.​ читайте в статье​​ заполнили так.​
​ листе «Размеры» в​ ​.​
​Если в БД содержится​ щелкаем по стрелке​ и значения сортировки.​ и в обычной​
​ систематизации и редактирования.​
​ отчетов, их последующей​ листа Excel. Из​Чтобы его не меняли,​
​ не заполнять второй​Как сделать выпадающий​ Об этом читайте​ числа, даты, т.​Создание списка в​
​ «Создание списка в​Всё подготовили.​ один столбец А​Как объединить два​
​ финансовая информация, можно​ нужного столбца. В​
​Данные в таблице распределились​
​ таблице. Если данные​ Как сделать базу​ редакции. Для удобного​
​ правой части диалогового​
​ можно установить защиту​ экземпляр бланка.​ список в Excel​ статью «Как в​
​ д. О нескольких​Excel.​ Excel без повторов».​Создание списка в​ на листе «Цена».​ списка в Excel,​ найти сумму по​ раскрывающемся списке появляется​ по сроку заключения​ в какой-то ячейке​ данных в Excel?​ просмотра информации и​ окна выбираем функцию​ на лист, предварительно​Можно установить формулы,​ с фамилиями по​ Excel сделать список​ способах сравнения, читайте​

excel-office.ru

Как создать списки в Excel.

​У нас имеется​​Рассмотрим​ ​Excel.​​ Для этого создадим​​ читайте в статье​ ​ разным параметрам:​​ все содержимое поля.​​ договора.​ ​ – итог действий​​Вся информация в базе​ получения полного контроля​ «Создать». Появится диалоговое​ дав разрешение на​ которые будут искать​ алфавиту, читайте в​ из двух».​ в статье «Как​ несколько списков с​создание списка в​
​Теперь пишем главную​ две именованные формулы.​ «Как в Excel​сумма (суммировать данные);​ Если хотим спрятать​Теперь менеджер видит, с​ со значениями других​ данных содержится в​ при управлении данными​ окно «Создание документа».​ заполнение конкретных ячеек.​ и вставлять нужные​ статье «Связанный выпадающий​Нумерованный список в​ сравнить в Excel​ фамилиями, товаром, т.д.​
​Excel​ формулу в ячейке​ Как присвоить имя​ сделать список из​счет (подсчитать число ячеек​ какие-то элементы, сбрасываем​ кем пора перезаключить​ ячеек, то заносим​ записях и полях.​ в процессе работы​
​Из раздела «Шаблоны» выбираем​ ​ Смотрите в статье​
​ данные из большой​ список в Excel​Excel​ два столбца на​ Нам нужно составить​,​ А2 списка на​ формуле, смотрите в​ двух».​ с числовыми данными);​
​ птички напротив их.​ ​ договор. А с​​ формулу.​
​Запись – строка в​ с программой.​ – «Установленные шаблоны»​ «Пароль на Excel.​ таблицы. Смотрите статью​ по алфавиту».​.​ совпадения» тут.​ один список, но,​сравнение списков в​ листе «Цены».​ статье «Присвоить имя​Итак, у нас​среднее значение (подсчитать среднее​
​Жмем «ОК». В примере​ ​ какими компаниями продолжаем​ ​Чтобы пользоваться БД, обращаемся​​ базе данных (БД),​
​Внешний вид рабочей области​ — это шаблоны,​ Защита Excel» тут.​ «Выбрать сразу много​В Excel есть​Можно пронумеровать список​Редактирование списков в​ без повторов. Как​Excel​
​=ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС(Размер;—ПРАВСИМВ(НАИМЕНЬШИЙ(Адреса;СТРОКА(Z1));2);—ЛЕВСИМВ(НАИМЕНЬШИЙ(Адреса;СТРОКА(Z1));ДЛСТР(НАИМЕНЬШИЙ(Адреса;СТРОКА(Z1)))-2));»»)​ ​ в Excel ячейке,​
​ есть три списка.​ арифметическое);​ мы скроем клиентов,​ сотрудничество.​ к инструментам вкладки​ включающая информацию об​ программы – таблица.​ которые есть в​В ячейках бланка​ данных из таблицы​
​ возможность проверить данные​ ​ – установить порядковый​
​Excel.​ это сделать, смотрите​, сортировку. Как сделать​Копируем формулу вниз​ диапазону, формуле».​ Нам их нужно​максимальные и минимальные значения​ с которыми заключали​БД в процессе деятельности​ «Данные».​ одном объекте.​ А реляционная база​ программе Excel.​ можно установить выпадающие​
​ Excel» здесь.​ ​ при вводе в​
​ номер в ячейках​У нас есть​ в статье «Создание​автоматический список в​ по столбцу. Получился​
​Нажимаем ячейку В2​ объединить в один,​ в выделенном диапазоне;​ договоры в прошлом​ фирмы разрастается до​Присвоим БД имя. Выделяем​Поле – столбец в​ данных структурирует информацию​Ели выберем «Мои​ списки. Они помогают​Есть несколько способов,​
​ ячейку, ограничить ввод​ ​ столбца или пронумеровать​​ список с фамилиями,​
​ списка в Excel​Excel​ такой список.​ на листе «Размеры».​ но, не объединяя​произведение (результат умножения данных);​ и текущем году.​ ​ невероятных размеров. Найти​ ​ диапазон с данными​​ БД, содержащий однотипные​
​ в строки и​ шаблоны», то можно​ быстро и без​как сделать бланк в​ данных, т.д. Например,​ только заполненные ячейки.​ именами и отчествами​ без повторов».​, т.д. В Excel​ ​Так можно объединить списки,​ ​ Нажимаем функцию «Присвоить​​ похожие слова в​
​стандартное отклонение и дисперсия​Чтобы задать условие для​ нужную информацию становится​ – от первой​ данные обо всех​ столбцы. Несмотря на​ выбрать наш шаблон,​ ошибок заполнить бланк.​Excel​ настроить ячейки так,​ Подробнее о таких​ в одном столбце.​Автоматический список в​ есть много функций​ длиной не более​
​ имя» и заполняем​ ​ одну группу консолидацией,​ по выборке.​​ фильтрации поля типа​
​ все сложнее. Чтобы​ ячейки до последней.​ объектах.​ то что стандартный​ который мы сохранили.​ Читайте статью «Выпадающий​.​ чтобы в них​ способах нумерации, смотрите​

​ Нам нужно разделить​Excel​ по работе со​ 99 ячеек. Если​ диалоговое окно. В​ как это описано​Выделить диапазон БД. Переходим​
​ «больше», «меньше», «равно»​ отыскать конкретный текст​ Правая кнопка мыши​Записи и поля БД​ пакет MS Office​В разделе «Из​ список в Excel»​Первый способ.​ ошибочно не написали​ в статье «Автонумерация​ их на три​.​ списками. Здесь мы​

excel-office.ru

Как сделать бланк в Excel.

​ списки длиннее, то​​ строке «Имя» пишем​ ​ в статье «Как​​ на вкладку «Данные»​ и т.п. числа,​ или цифры, можно​ – имя диапазона.​ соответствуют строкам и​ имеет отдельное приложение​ существующего документа…» -​ здесь.​Нарисовать бланк в​ дату субботы или​ в Excel» тут.​ столбца – столбец​
​Составить список можно​ разобрали все основные​ формула будет другая.​ «Столбец А». В​ объединить таблицы в​ — «Промежуточные итоги».​
​ в списке фильтра​ воспользоваться одним из​ Даем любое имя.​ столбцам стандартной таблицы​ для создания и​ шаблон, который в​Другой способ заполнения​ таблице Excel. Пример,​
​ воскресенья. О таком​Динамические списки в​ с фамилиями, столбец​ напечатав ФИО в​ функции, которые помогут​Если ячеек в​ строке «Диапазон» пишем​ Excel» тут.​
​В открывшемся диалоге выбираем​​ нужно выбрать команду​ ​ следующих способов:​​ В примере –​
​ Microsoft Excel.​
​ ведения баз данных​ рабочей книге.​ бланка смотрите в​ как нарисовать бланк,​ способе читайте в​Excel​ с именами, т.д.​ столбце. Если приходится​
​ работать со списками,​ списках от 100​
​ такую формулу. =МИН(СТОЛБЕЦ(Размер))​В нашем примере,​ параметры вычислений.​ «Числовые фильтры».​Одновременным нажатием кнопок Ctrl​ БД1. Проверяем, чтобы​Если Вы умеете делать​ – Microsoft Access,​Пятый вариант.​ статье «Как заполнить​
​ как объединить ячейки,​ статье «Проверка даты​.​ Как это сделать,​ часто писать один​
​ ускорить и облегчить​ до 9999, то​В формуле стоит слово​ мы будем составлять​Инструменты на вкладке «Данные»​
​Если мы хотим видеть​ + F или​
​ диапазон был правильным.​ простые таблицы, то​ пользователи активно используют​Скачать бланк из​ бланк в Excel»​ настроить форматирование, т.д.,​ в Excel».​Если размер списка,​
​ читайте в статье​ и тот же​ процессы создания и​ напишем формулы так.​ «Размер» — это​ один список из​ позволяют сегментировать БД.​ в таблице клиентов,​
​ Shift + F5.​Основная работа – внесение​ создать БД не​ Microsoft Excel для​ интернета. Заходим как​
​ тут.​ смотрите в статье​Рассмотрим,​ периодически, меняется, то​ «Разделить текст Excel​ список, то мы​
​ редактирования списков, т.д.​
​1.Именованная формула адреса​ имя диапазона.​ списков трех столбцов​ Сгруппировать информацию с​ с которыми заключили​
​ Появится окно поиска​
​ информации в БД​ составит труда.​ этих же целей.​ в четвертом варианте.​Как заполнить бланк​ «Таблица «Домашний, семейный​как сделать бланк в​
​ можно установить в​
​ на несколько ячеек»​ его копируем и​В Excel можно​ будет такая.​И еще одну​ B, C, D.​ точки зрения актуальности​ договор на 3​ «Найти и заменить».​ – выполнена. Чтобы​​​ Ведь возможности программы​ Но выбираем шаблон​ в Excel данными​ бюджет в Excel»».​
​Excel​ этой таблице диапазон,​ здесь.​ вставляем в новую​
​ составить два вида​=ЕСЛИ(ЕПУСТО(Размер);» «;—((СТОЛБЕЦ(Размер)-СтолбецA+1)& ВЫБОР(ДЛСТР(СТРОКА(Размер)-Строка1+1);»000»;»00»;»0»;»»)&СТРОКА(Размер)-Строка1+1)​ именованную формулу так​Сначала присвоим имя диапазону​
​ для целей фирмы.​
​ и более лет,​Функцией «Найти и выделить»​ этой информацией было​Пошаговое создание базы данных​ позволяют: сортировать; форматировать;​ из раздела «Microsoft​ из таблицы Word,​Нарисовали бланк, убрали​, чтобы он сам​ который будет меняться​
​Сортировка списка в​ таблицу. Но, есть​ списков – простой​2.А формула в​ же сделать, но​
​ всех этих столбцов.​ Выделение групп покупателей​ вводим соответствующие значения​ («биноклем») в главном​ удобно пользоваться, необходимо​ в Excel. Перед​ фильтровать; редактировать; систематизировать​ Office Online». Выбираем​ читайте в статье​ сетку, если нужно.​ выбирал и заполнялся​

excel-office.ru

Создание базы данных в Excel по клиентам с примерами и шаблонами

​ автоматически, при удалении​Excel.​ другой способ, быстро​ список и раскрывающийся​ ячейке на странице​ формулу напишем такую.​ Как присвоить имя​ услуг и товаров​ в меню пользовательского​

​ меню.​ выделить нужное, отфильтровать,​ нами стоит задача​ и структурировать информацию.​ раздел шаблонов по​ «Экспорт таблицы из​Если в бланке​ нужными данными, сам​ или добавлении в​В Excel есть​ написать такой список.​ список, который появляется​ «Цена» будет такая.​ =МИН(СТРОКА(Размер)) Имя у​ диапазону, смотрите в​ поможет маркетинговому продвижению​ автофильтра.​Посредством фильтрации данных программа​ отсортировать данные.​

​ – сформировать клиентскую​То есть все то,​ нужной теме из​ Word в Excel».​ много мелких ячеек,​ считал. В Excel​ него информации. Такой​ специальная функция сортировки.​ Подробнее, смотрите в​ из ячейки. Как​=ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС(Размер;—ПРАВСИМВ(НАИМЕНЬШИЙ(Адреса;СТРОКА(Z1));;);—ЛЕВСИМВ(НАИМЕНЬШИЙ(Адреса;СТРОКА(Z1));ДЛСТР(НАИМЕНЬШИЙ(Адреса;СТРОКА(Z1)))-4));»»)​ формулы будет –​ статье «Диапазон в​ продукта.​Готово!​ прячет всю не​Чтобы упростить поиск данных​

Структура базы данных – таблица Excel

​ БД. За несколько​ что необходимо для​ списка. Например, в​Второй способ.​ то можно сначала​ можно самостоятельно сделать​ диапазон называется динамическим.​

​ Про неё читайте​ статье «Заполнить автоматически​ сделать разные выпадающие​

​Как пронумеровать список​ «Строка1».​ Excel».​Готовые образцы шаблонов для​

​Поэкспериментируем с фильтрацией данных​ интересующую пользователя информацию.​ в базе, упорядочим​ лет работы у​

​ работы с базами​ разделе «Бизнес».​Сохранить бланк, который​ уменьшить ширину ячеек.​

​ любой бланк. Вставить​ Подробнее о том,​ в статье «Сортировка​ список в Excel».​

​ списки, в т.​

Создание базы данных в Excel: пошаговая инструкция

​ в Excel, смотрите​Эти две формулы​Выделяем ячейки В1:D4.​ ведения клиентской базы​ по выделенным ячейкам.​ Данные остаются в​ их. Для этой​ компании появилось несколько​ данных. Единственный нюанс:​Бланк можно сделать​ мы сделали шаблоном.​ Как это сделать​ в него формулы,​

​ как сделать динамический​ в Excel» тут.​

1. ​Список в​ ч., многоуровневые, смотрите​
2. ​ в статье «Автонумерация​ нужны Excel для​ Через функцию «Присвоить​ по сегментам.​ Допустим, нам нужно​ таблице, но невидимы.​ цели подойдет инструмент​ десятков постоянных клиентов.​ программа Excel -​ и в Word.​ Смотрите статью «Сохранить​ быстро, читайте в​ логотип фирмы, т.д.​ диапазон, смотрите в​
3. ​Но, в Excel​Excel​ в статье «Выпадающий​
4. ​ в Excel» здесь.​ определения номера строки​ имя» пишем имя​Шаблон для менеджера, позволяющий​ оставить в таблице​ В любой момент​ «Сортировка».​ Необходимо отслеживать сроки​ это универсальный аналитический​ Смотрите статью «Как​

​ свою таблицу как​ статье «Как поменять​ Бланк рисуют в​ статье «Чтобы размер​ можно настроить сортировку​из таблицы​ список в Excel»​

Как вести базу клиентов в Excel

​Если в списке​ и столбца в​ диапазона. Мы напишем​ контролировать результат обзвона​ только те компании,​

1. ​ их можно восстановить.​Выделяем тот диапазон, который​ договоров, направления сотрудничества.​ инструмент, который больше​ сделать бланк в​ шаблон Excel» здесь.​
2. ​ размер таблицы Excel,​ таблице, добавляя или​ таблицы Excel менялся​ формулой. Этот способ​.​ и других статьях,​ написаны фамилии, и,​ списке, чтобы выбирать​ имя диапазона –​ клиентов. Скачать шаблон​ которые работают в​

​В программе Excel чаще​ нужно отсортировать. Для​ Знать контактных лиц,​

​ подходит для сложных​ Word».​Третий способ.​ весь перечень вариантов»​ удаляя границы ячеек,​

​ автоматически».​ удобнее тем, что​Например, нам нужно​ перечисленных в конце​ нам нужно сделать​ из списка правильные​ «Размер». В строке​ для клиентской базы​ Беларуси.​

1. ​ всего применяются 2​ целей нашей выдуманной​ данные для связи​ расчетов, вычислений, сортировки​В Excel можно​
2. ​Скопировать бланк из​ тут.​ объединяя ячейки.​

​В​ при смене значений,​ создать список товара​ статьи в разделе​ из этого списка​ данные.​ диалогового окна «Создание​

​ Excel. Образец:​Выделяем те данные, информация​ фильтра:​

• ​ компании – столбец​
• ​ и т.п.​

​ и даже для​ сравнить данные в​ Word. Как правильно​

1. ​Установить размер бланка,​Можно установить размер​
2. ​Excel по имени определить​ такая сортировка будет​ из таблицы, взяв​ «Другие статьи по​
3. ​ выпадающий список, то​Теперь составим формулу,​ имени» стоит такая​Простейший шаблон.Клиентская база в​ о которых должна​Автофильтр;​ «Дата заключения договора».​Как создать базу данных​
4. ​ сохранения структурированных данных,​ столбцах, списки, даты,​ скопировать бланк, читайте​ установив размер листа.​ бланка, разместить на​
5. ​ пол​ автоматически сортировать новые​ данные из нескольких​ этой теме».​ можно сделать алфавит​ которая будет определять​ формула. =Размеры!$B$1:$D$4​
6. ​ Excel скачать бесплатно.​ остаться в базе​фильтр по выделенному диапазону.​ Вызываем инструмент «Сортировка».​ клиентов в Excel:​ но в небольших​ т.д., выделить не​ в статье «Копировать​

​ Функция находится на​

​ одной странице несколько​.​ данные. Подробнее о​ столбцов. Как составить​Здесь рассмотрим, как​ только из букв,​ адрес наших ячеек​

1. ​Заполнили диалоговое окно​ Образец:​ видной. В нашем​Автофильтр предлагает пользователю выбрать​При нажатии система предлагает​Вводим названия полей БД​ объемах (не более​ совпадения цветом, т.д.​ таблицу, бланк из​
2. ​ закладке «Главная» в​ бланков – это​Например, нам нужно​ таком способе, читайте​

​ такой список, смотрите​ составить простые списки,​ на которые начинаются​ в списке. Так​

• ​ так.​
• ​Шаблоны можно подстраивать «под​ случае находим в​
• ​ параметр фильтрации из​ автоматически расширить выделенный​
• ​ (заголовки столбцов).​ миллиона записей в​
• ​ Смотрите о способах​
• ​ Word в Excel»​ разделе «Параметры страницы».​

Порядок работы с финансовой информацией в БД:

1. ​ удобно для распечатывания​ в списках определить​ в статье «Сортировка​
2. ​ в статье «Как​ как настроить автоматические​

​ фамилии в списке.​ же делаем именованную​Нажимаем «ОК».​ себя», сокращать, расширять​ столбце страна –​ готового списка.​ диапазон. Соглашаемся. Если​Вводим данные в поля​ одной таблице, у​

​ сравнить и выделить​ тут.​Какие ещё настройки​

1. ​ чистых форм бланков.​ мужчин и женщин.​ в Excel формулой».​ создать список в​ списки, нумерованные, сортировать​
2. ​ Подробнее, смотрите в​ формулу, как две​Теперь наша задача​

​ и редактировать.​ «РБ». Щелкаем по​На вкладке «Данные» нажимаем​

exceltable.com

​ мы отсортируем данные​

Привет! Мы «Нескучные финансы», помогаем бизнесу навести порядок в учете и управлять бизнесом на основе цифр. Для этого мы или берем финучет на аутсорс, или предоставляем удобные бесплатные шаблоны. В этой статье как раз второе.

Мы подготовили барсетку. Это 16 шаблонов финансовых таблиц, в которых вы можете вести управленческий учет в своем бизнесе. Для каждой таблицы мы записали видеоинструкцию, ссылка на которую лежит на последней вкладке таблицы.

Внутри: отчет о движении денег, баланс, отчет о прибылях и убытках, учет основных средств, управление запасами, учет логистики, учет финансовой деятельности, учет сделок, финмодель, платежный календарь, зарплатная ведомость, отчет по маркетингу, калькулятор рентабельности, калькулятор финансового рычага, калькулятор скидок, отчет отдела продаж.

Чтобы воспользоваться таблицей, нужно сделать ее копию на свой Гугл-диск. Можно скачать в Экселе, но не рекомендуем: какие-то формулы могут не работать.

ДДС (отчет о движении денежных средств)

Это документ, с которого начинается внедрение финучета в компании. Из этого отчета видно, откуда пришли деньги и куда ушли. Так или иначе его ведут многие собственники ― в блокноте, Эксельке или голове, а вот анализируют не все. Однако нужно сравнивать суммы за разные периоды и по одинаковым статьям. Например, в этом месяце мы тратим на содержание офиса больше, чем в том.

Баланс

Самый важный отчет для собственника. Он показывает, сколько денег владельца компании работает в бизнесе. Собственный капитал увеличивается за счет получаемых прибылей, и уменьшается за счет полученных убытков, выплаты дивидендов.

Баланс состоит из активов и пассивов. В активах показывается, что есть у компании, а в пассивах ― кому это принадлежит.

Отчет о прибылях и убытках

Он помогает увидеть, сколько чистой прибыли заработала компания. Кроме того, отчет показывает детализацию по нескольким видам прибыли: маржинальной, валовой, операционной. Можно проанализировать и понять, как улучшить результат.

Учет основных средств

Нужен для того, чтобы систематизировать все данные, которые нужны для расчета амортизации и последующей продажи. В этом документе указывается стоимость и дата покупки, срок полезного использования и другие детали. Здесь может быть указано торговое, складское и производственное оборудование, оргтехника, недвижимость, мебель, транспорт ― все, что предназначено для основной деятельности организации и прослужит дольше года.

Управление запасами

Помогает навести порядок на складе и знать, сколько товара есть в наличии. Еще управлять запасами ― это держать ходовой товар в достаточном количестве. Чтобы определить спрос на товар, нужно анализировать фактические данные.ABC-анализ дает понять, какие товары занимали наибольшую долю в выручке компании, а XYZ-анализ помогает понять, как часто покупают конкретный товар. Можно анализировать не только конкретные продукты, но и категории товаров.

Чтобы не было товарного разрыва ― ситуации, когда клиенты приходят и хотят купить товар, а его нет ― нужно высчитать точку заказа. Так мы узнаем, сколько и когда нужно купить товара.

Учет логистики

С помощью этого инструмента можно анализировать работу с разными транспортными компаниями, учитывать расходы на доставку, если посылку не выкупили.

Учет финансовой деятельности

Позволяет собирать информацию по расчету с кредиторами и собственниками. В этом документе учитываются вклады и займы от владельца компании и информация о дивидендах. Также здесь систематизируются данные о сторонних кредитах, займах и лизинге оборудования.

Учет сделок

Позволяет не растерять информацию по проектам. В одном документе будут собраны сведения по контрагентам и проджект-менеджерам, сумма выплат и расходов, данные о расчетах и сроках. Еще в нем подсчитаны прибыль и рентабельность проекта.

Финансовая модель

В финмодели можно запланировать чистую прибыль и выручку, проанализировать ключевые показатели, которые влияют на финансовый результат бизнеса. Ее можно составить как для планируемых направлений бизнеса и компаний, так и для уже существующих. С помощью финмодели можно проверить, как то или иное управленческое решение повлияет на финансовый результат компании.

Платежный календарь

Один из инструментов планирования. Сначала планируют на месяц-два-три бюджет, а на его основе делают платежный календарь. В нем по датам видно, сколько и когда ожидается поступлений и затрат. Это помогает предвосхищать кассовые разрывы: в платежном календаре видны «дырки», которые можно залатать предоплатой от другого клиента, переносом сроков оплаты, заемными средствами и другими способами.

Зарплатная ведомость

Один из самых актуальных инструментов. Помогает вести учет выплат сотрудникам. Будет полезна компаниям, в которых сложная система мотивации, которая зависит от выполнения показателей эффективности. Помогает собрать информацию об отпускных, премиях, бонусах и отчислениях в пенсионный фонд, налоговую и соцстрах.

Маркетинговый отчет

Сводный документ, в котором учитываются рекламные активности на разных онлайн площадках и привлеченный с них трафик. С помощью такого инструмента можно собрать данные для анализа эффективности рекламы из разных источников: в отчете наглядно видно, что эффективней для продвижения вашего продукта ― контекстная реклама в Яндекс.Директе или таркетинговая во Вконтакте. Также здесь можно вести учет рекламных расходов и выручки, которая получена от клиентов из онлайна.

Калькулятор рентабельности проектов

Посчитает, выгодно заниматься проектом или нет. С его помощью можно определить маржинальность проекта и сравнить ее с плановой. Калькулятор рентабельности проектов даст оценить прибыль проекта с учетом разных систем налогообложения.

Калькулятор финансового рычага

Поможет рассчитать, нужен кредит или нет. Калькулятор финансового рычага сделает расчет эффективности кредита ― сможет компания взлететь на новые деньги или заемные средства потянут ее ко дну. Подробнее об эффекте финансового рычага мы рассказали в другой статье →

Калькулятор влияния скидки на прибыль

Рассчитает, как повлияет скидка на прибыль компании. Теперь вы сможете делать скидку не на глаз, а учитывая расчет по цене реализации, марже или наценке.

Отчет отдела продаж

Таблица, в которой удобно следить за работой всего отдела продаж и отдельных менеджеров — сразу увидите, если случится какое-то отклонение по выручке, сможете оперативно принять решение, как исправить ситуацию. А самим менеджерам отчет помогает понимать, сколько они заработают в этом месяце. Единственный отчет, к которому не записали видеоинструкцию.

Пользуйтесь на здоровье! Если есть вопросы по шаблонам, задавайте их в комментариях.