Шаблон журнала учета договоров
В данной статье покажем, как самостоятельно, быстро и бесплатно можно организовать табель учета договоров.
Реестр учета договоров в Excel (образец)
Создаем новую книгу Excel, вводим необходимые колонки — разрезы учета. Для примеры мы взяли:
- Номер договора
- Действует до
- Вид договора
- Контрагент
Дополнительно добавили колонки
- Примечание (чтобы вписывать комментарии)
- Текущий статус (эта колонка будет автоматически выводить значения Договор действует или Договор истек)
Настроили фильтры, выбрали цветовое оформление, получилось следующее:
Проверка данных в Excel
Чтобы в будущем можно было пользоваться фильтрами, вводимые данные необходимо нормировать. Например, чтобы в одной строке не ввели ООО «Сириус», а в другой — Сириус ООО. В 1С это делается справочниками, в Excel есть функция — Проверка данных.
Заводим листы с нашей нормативно-справочной информацией:
Виды договоров (с покупателем, поставщиком, прочее)
Контрагенты (здесь будут заноситься наши контрагенты)
Далее выделяем столбец D, идем в меню Данные — Проверка данных. На вкладке параметры выбираем Тип данных — Список, указываем диапазон-источник (лист Виды договоров).
Цветовое выделение просроченных договоров
Здесь на помощь приходит Условное форматирование. Выделяем наш реестр договоров целиком, идем в раздел Условное форматирование — Управление правилами.
=СЕГОДНЯ()-$C2>1
В том случае, когда разница между текущей датой и датой окончания договора составит более 1 дня, будет выполняться условие для условного форматирования.
В формате выбираем кирпичный цвет фона для подсветки просроченных договоров
Текущий статус договора
Идем в ячейку А2 и вводим формулу:
=ЕСЛИ(СЕГОДНЯ()-C2>1;»Договор истек»;»Договор действует»)
Работает по такому же принципу, если дата окончания договора больше текущей хоть на 1 день, выводится сообщение «Договор истек».
Копируем формулу на другие ячейки столбца А, вводим данные, убеждаемся, что все работает.
Получившийся файл можно скачать по ссылке.
Учет договоров в 1С
Для этой цели подойдут различные конфигурации, приведем пример самой распространенной и специализированной
1С:Бухгалтерия 8
Если Вы уже пользуетесь 1С:Бухгалтерия 8, справочник «Договоры» прекрасно справится с функцией системы учета договоров. 
- прикреплять сканы,
- печатать договор по шаблону,
- контролировать возврат оригиналов.
1С:Договоры 8
Отдельный специализированный продукт, подробное описание и стоимость можно посмотреть здесь
Если статья оказалась полезной, поддержите авторов, оставляйте комментарии, поделитесь ссылкой с друзьями в соц. сетях.
Для кого?
Руководители
Менеджеры
по продажам
Специалисты
по договорной работе
Юридический
отдел
Возможности и функции
Единый цифровой архив и реестр всех договоров
Менеджеры хранят договоры на своих компьютерах, теряют документы и путаются в них?
Пора организовать единую цифровую базу, где можно быстро найти любой договор, и откуда он точно не будет случайно удален или уничтожен вирусом.
Регистрируйте и храните копии договоров в “Ведоке”. Они будут доступны в любой момент, даже если ответственный за договор менеджер в отпуске, заболел или больше не работает в компании, а его компьютер сломан.
Автоматическая нумерация договоров
Если в организации нет единого реестра договоров, один и тот же номер может случайно использоваться для разных документов и контрагентов. Это не только усложняет учет, но и влечет за собой риски в случае претензий со стороны клиента.
Нумерацию договоров в пределах компании и по конкретным группам можно и нужно упорядочить и автоматизировать.
“Ведок” автоматически присваивает каждому новому договору актуальный номер. Если групп документов несколько — например, договоры услуг и поставки — учет ведется в разрезе каждой из них отдельно.
Контакты клиентов и их реквизиты хранятся в телефонах менеджеров, в блокнотах, в договорах, и их невозможно быстро найти?
Пора организовать единый справочник, и для этого не обязательно покупать сложную CRM или вести справочник в 1С.
В системе “Ведок” все договоры и другие первичные документы обязательно “привязываются” к контрагенту. Заполните краткую карточку контрагента один раз, и в дальнейшем у вас не возникнет проблем с поиском его контактов и документов.
Прогулки по кабинетам с листом согласования и копиями договоров отнимают уйму времени, а еще уходит много бумаги на экземпляры для каждого согласующего.
Перенесите процесс согласования в электронный вид и автоматизируйте его.
Согласовывайте договоры в “Ведоке” последовательно с каждым ответственным, или параллельно сразу с несколькими сотрудниками. Участники процесса согласования могут обсуждать проект в системе, и указывать причины отклонения визы. В итоге вы не только экономите время и бумагу, но и получаете историю согласования всех договоров в электронном виде.
Задания и поручения по договорам
Менеджеры записывают поручения по договорам, но забывают про них. Или задачи ставят в программе, которая не связана с базой договоров, что вызывает путаницу.
Намного удобнее, когда ведение договоров и постановка задач совмещены в одной программе.
В “Ведоке” вы можете создавать задачу сразу из карточки договора, указывать ответственного за нее сотрудника и срок выполнения, а также видеть отчет исполнителя. Уведомления о новых задачах, напоминания о сроках и отчеты приходят на email.
Ведение договоров и сроки исполнения
Если у сотрудников нет удобной системы для отслеживания сроков договоров, есть риск не выполнить обязательства до нужной даты. Это может не только нанести урон репутации компании, но и стать поводом для судебных разбирательств.
Система учета договоров поможет легко отслеживать сроки исполнения, если указывать их сразу при создании договора.
В Ведоке карточка договора уже содержит поле “срок исполнения”, где можно указать конкретную дату, или количество календарных или рабочих дней. Сроки отображаются на календаре-дашборде, откуда можно сразу кликнуть на нужный договор.
Быстрый поиск договоров и составление реестра
При хранении договоров на компьютере невозможно быстро найти их по конкретным параметрам и сформировать реестр или отчет. Ведение реестра в Excel также не всегда помогает, ведь там не укажешь абсолютно все параметры договора.
Если договоров много, удобнее внедрить общую систему для их хранения.
В “Ведоке” вы можете искать договоры по десяткам параметров, указанных в карточке. Можно создавать из них отдельные подборки — например, выделять договоры на крупные суммы, за исполнением которых важно пристально наблюдать. А еще можно использовать простой полнотекстовый поиск по всем параметрам.
Заявка на Ведок Мини
Чтобы начать работу в бесплатной версии до 3-х пользователей, заполните форму ниже. Если вы не получили письмо с дистрибутивом в течение 30 минут с момента отправки заявки, проверьте папку «спам» или напишите нам в Whats App.
Как работает система «Ведок»?
«Ведок» — это веб-приложение, которое можно открыть в любом популярном браузере. Перед использованием необходимо установить приложение и СУБД на сервер вашей компании, и настроить доступ к нему для пользователей.
Заказать презентацию
Преимущества системы «Ведок»
Бессрочная лицензия, нет абонентской платы за использование
Поддержка для всех, даже на бесплатном тарифе
Удобный и понятный интерфейс
Год персональной техподдержки и обновлений в подарок при покупке
«Всё в одном» — не нужно устанавливать множество программ и пытаться их «подружить»
Гибкая система легко подстроится под ваши бизнес-процессы
Вебинар «Учет и ведение договоров в системе Ведок»
Цены
Выберите подходящий для вас вариант
Попробовать онлайн демо прямо сейчас
Бесплатно
Онлайн-демо
4 и более пользователей
10 000 RUB
2 500 RUB за лицензию
Купить
Купить систему
«Ведок»
Заказ презентации
системы «Ведок»
|
Бесплатная версия Бесплатная версия не имеет ограничений по функциональности и времени использования. Вы можете использовать бесплатную версию в рабочем режиме (с указанными ограничениями). После приобретения полной версии программы вы можете использовать данные, наработанные в бесплатной версии.
ПОЧЕМУ МЫ?
|
Новости Возможности 28 марта 2023 г. Одно из крупнейших предприятий по разработке, внедрению и производству оборудования для очистки и перекачки сточных вод выбирает «Договор Партнер»
22 февраля 2023 г. ФКП «Анозит», крупнейший производитель основных неорганических химических веществ, выбирает «Договор Партнер»
24 января 2023 г. Производитель промышленного оборудования и заводов для различных сфер выбирает «Договор Партнер»
6 января 2023 г. Вышло обновление до версии 14.0 (2023 год)
5 января 2023 г. Один из ведущих производителей систем промышленной изоляции выбирает «Договор Партнер»
15 ноября 2022 г. АО «ЦЕНТР ТЕХНИЧЕСКОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ И РЕМОНТА ВОЗДУШНЫХ СУДОВ РУСАЭРО» выбирает «Договор Партнер» Весь список |
|
Maxbank Пользователь Сообщений: 76 |
Добрый день! P.S. И как сделать, чтобы в таблице «Договора поставки» при добавлении новой строки автоматом проставлялся № п/п. Спасибо. А может можно форму ввода сделать? Изменено: Maxbank — 22.12.2013 00:14:27 |
|
gling  Пользователь Сообщений: 4024 |
#2 21.12.2013 13:27:03 Хотя бы названия столбцов перевели, «Додаткова угода»- это столбец № Доп.соглашений?
Изменено: gling — 21.12.2013 13:46:52 |
||
|
Maxbank Пользователь Сообщений: 76 |
Спасибо. |
|
gling Пользователь Сообщений: 4024 |
наверное если таблицы будут одинаковые по форме и названиям столбцов. |
|
Maxbank Пользователь Сообщений: 76 |
Ну что, Люди Добрые!? |
|
VDM Пользователь Сообщений: 779 |
Доброй ночи. Сам являясь большим поклонником Excel считаю что данную задачу (а мне тема учета договоров весьма близка) нужно реализовывать на базе Access, либо использовать готовый продукт со всеми фишками, поищите в рунете, за небольшую денюшку — можно найти варианты. |
|
Maxbank Пользователь Сообщений: 76 |
VDM, спасибо за сообщение. |
|
vikttur Пользователь Сообщений: 47199 |
#8 22.12.2013 00:11:38
Где лучше?
. Там, где мы чего-то умеем.
профан в Access |
||
, считаю, что эту задачу можно реализовать в Excel.|
Maxbank Пользователь Сообщений: 76 |
Наконе-то, Вы обратили внимание и откликнулись. Подскажите, пожалуйста, как это можно реализовать в Excel. Я знаю, что можно. |
|
VDM Пользователь Сообщений: 779 |
Виктор, ну, тут уже кому как удобнее конечно В Excel веду все спецификации по этим самым договора, сроки, количества, деньги, отгрузки – то же всё тянет (столбцов правда меньше). Наверное здесь вопрос удобства в каждом конкретном случае. Реестр Договоров же на мой взгляд — несколько иное, меньше цифр и расчётов – больше ветвлений и поводов для реляционной БД. |
|
vikttur Пользователь Сообщений: 47199 |
Испытания трансформатора класса 110 кВ, схема для измерения частичных разрядов. Ничего сложного. Покажут — разберетесь, если нет знаний основ электротехники? Данные хранятся на отдельном листе. Работа с данными — через формы пользователя. Просмотр-корректировка-стирание-добавление. Вывод печатных форм, сохранение данных в отдельных книгах. Почта, подтягивание данных из Word и Excel. |
|
VDM Пользователь Сообщений: 779 |
Виктор, не спорю, но согласитесь, с одной и той же точки отсчёта — овладевание базовыми навыками в Access для самостоятельной реализации подобного проекта значительно проще альтернативе приобретения уверенных знаний VBA! |
|
vikttur Пользователь Сообщений: 47199 |
#13 22.12.2013 00:59:41 Это не альтернатива — это приобретение уверенных знаний VBA для применения в Access
|
||
|
Maxbank Пользователь Сообщений: 76 |
Для меня лучше Excel. Тут тоже можно приобрести уверенные знания VBA. Чего я и хочу. |
|
vikttur Пользователь Сообщений: 47199 |
Да что я — знаток VBA или единственный знающий, как таблицы формировать? |
|
Maxbank Пользователь Сообщений: 76 |
Я так понимаю, что могу обойтись одной таблицей, в которой будут и договора и допы. Надо только пользовательскую форму хорошую сделать. Так? |
|
Maxbank Пользователь Сообщений: 76 |
#17 25.12.2013 01:28:14 Добрый вечер!
считает неправильно, т.к. есть еще дополнения к договору. Прикрепленные файлы
Изменено: Maxbank — 25.12.2013 01:34:11 |
||
|
ZVI  Пользователь Сообщений: 4328 |
=ЕСЛИ(ЕПУСТО(I2);»»;СЧЁТЕСЛИМН($B$2:B2;B2;$I$2:I2;I2)) P.S. Изменено: ZVI — 25.12.2013 04:51:47 |
|
Maxbank Пользователь Сообщений: 76 |
Если появляется допсоглашение № 2 с другой датой, то нумерация неправильная — опять № 1. Изменено: Maxbank — 25.12.2013 14:52:31 |
|
ZVI Пользователь Сообщений: 4328 |
Тогда =ЕСЛИ(ЕПУСТО(I2);»»;СЧЁТЕСЛИМН($B$2:B2;B2;$I$2:I2; «<>» ) ) Изменено: ZVI — 25.12.2013 17:20:07 |
|
Maxbank Пользователь Сообщений: 76 |
Спасибо. |
|
Maxbank Пользователь Сообщений: 76 |
Добрый день! |
|
ZVI Пользователь Сообщений: 4328 |
А как Вы добавляете строки? |
|
Maxbank Пользователь Сообщений: 76 |
Я хочу, чтобы юрист добавлял строки TABом. |
|
Z  Пользователь Сообщений: 6111 Win 10, MSO 2013 SP1 |
#25 26.12.2013 12:56:02
А что, в умной таблице 2007-2013 разве не так добавляется новая строка снизу?!. «Ctrl+S» — достойное завершение ваших гениальных мыслей!.. |
||
|
ZVI Пользователь Сообщений: 4328 |
Tab-ом строки добавляются снизу, при этом формулы обновляются автоматически, их не нужно переписывать. |
|
Maxbank Пользователь Сообщений: 76 |
TABом добавляю строку, а формулы выше рушатся. Добавьте, пожалуйста, в моем файле строку и увидите. И в файле я выделил красным те ячейки, в которых формула нарушилась при добавлении строки. |
|
Maxbank Пользователь Сообщений: 76 |
#28 26.12.2013 16:41:51
Именно так. Да только вот формулы при этом рушатся. Не знаю почему. |
||
|
Z Пользователь Сообщений: 6111 Win 10, MSO 2013 SP1 |
#29 26.12.2013 16:52:22
Вариант, однако — проверить настройки, все, и эти… Прикрепленные файлы
«Ctrl+S» — достойное завершение ваших гениальных мыслей!.. |
||
|
Maxbank Пользователь Сообщений: 76 |
#30 26.12.2013 16:57:23 Спасибо. Проверил. Все так и есть, в смысле галочки стоят.
при добавлении TABом строки в
B6 поменялось на В11??? Изменено: Maxbank — 26.12.2013 17:02:06 |
||||
СКАЧАТЬ
Описание
Отзывы
Выберите вариант загрузки:
- скачать с сервера SoftPortal
Учет договоров — программа для учета всех заключаемых договоров организации с посредниками (полное описание…)
Рекомендуем популярное
RusExcel 2020.11
Бесплатный редактор электронных таблиц WindowsExcel предоставляет пользователю поддержку…
Фото на документы 10.11
Фото на документы — программа предназначена для автоматизации процесса подготовки…
Кадры Плюс 7.2.2
Кадры Плюс — мощное профессиональное приложение для автоматизации работы отдела кадров…
Регистрация 1.2.4
Простая в использовании программа, которая позволяет автоматизировать процесс учета…
Notion 2.0.34
Мощнейшее приложение, позволяющее создавать, планировать и организовывать заметки в…
Регистрация документов организации 4.8
Регистрация документов организации — программа предназначена для регистрации и ведения…
Новая Excel-таблица
«Реестр договоров»
Контроль выполнения, контроль оплат
версия 1.0 от 7 декабря 2022
Если есть большое количество договоров, находящихся на различной стадии выполнения, сложно контролировать их все. Ситуация усложняется, если договоры с отсрочкой платежа и оплате частями. Трудно держать в голове сроки каких платежей подходят, а какие уже просрочены.
В подобной ситуации вам поможет моя таблица.
Меня зовут Владимир Прохоров (ИП Прохоров В.В., ОГРНИП 311645410900040), я занимаюсь экономическими расчетами более 20 лет. С 1992 по 2008 год работал программистом и начальником отдела IT в банках и коммерческих организациях. Имею большой опыт в разработке программного обеспечения для банковских систем и бухгалтерии. С 2008 года разрабатываю Excel-таблицы экономическиой и управленческой тематики.
Со мной можно связаться по почте v_v_prokhorov@mail.ru (v_v_prokhorov@mail.ru), по телефону +7 927 055 9473, ВКонтакте vk.com/vvprokhorov
Таблица предназначена для ведение реестра (списка) договоров, контроля хода выполнения договоров, контроля оплаты.
Таблица работает следующим образом — вводим данные договора и периодичность платежей, таблица рассчитывает даты платежей и добавляет их в общий список платежей.
По мере поступления оплат вводим их в таблицу.
По графику плановых платежей и введенным данным о фактической оплате таблица рассчитывает суммарные показатели фактической оплаты, задолженности и просроченной задолженности на текущую дату:
- По всем договорам в разбивке по степени выполнения
- По всем договорам в разбивке по продуктам
- По месяцам по всем продуктам суммарно за 24 месяца
- По месяцам по продукту выборочно за 24 месяца
- В разбивке по продуктам по месяцу выборочно
Кроме того, для каждого договора можно задать до 10 этапов выполнения, например: Замер, Изготовление, Установка, Полная оплата.
Выполнение этапа отмечается проставлением 1 в соответствующей ячейке. Таблица считает количество выполненных этапов и процент выполнения.
Ход выполнения отображается цветом фона ячеек в столбце [Выполнение].
Предусмотрено 4 градации цвета: белый, желтый, светло-зеленый, зеленый (100% выполнение).
При необходимости количество этапов можно увеличить.
Посмотрите демо-версию https://finances-analysis.ru/download/reestr-demo.zip
На приведенных ниже рисунках показаны скриншоты (образы экрана) всех рабочих листов таблицы. Не показаны 2 листа с пояснениями.
Лист «Настройки РСТ» — Список продуктов (работ, услуг), Список видов оплаты, Периодичность оплаты.
Здесь и далее значения вводятся в ячейки с голубым фоном.
Значения ячеек обведенных синей рамкой попадают в выпадающие списки. Далее, при вводе договоров надо просто выбирать из выпадающих списков, см. рисунок ниже.
При необходимости строки можно добавить.
Лист «Новый» — Ввод нового договора.
Лист «Договоры» — Список договоров.
Лист «Платежи» — Список плановых платежей по договорам.
С помощью фильтра можно выбрать определенные платежи, например по клиенту:
Посмотрите демо-версию https://finances-analysis.ru/download/reestr-demo.zip
Лист «Сумм РСТ» — Суммарные показатели.
По всем договорам в разбивке по степени выполнения
По всем договорам в разбивке по продуктам
По месяцам по всем продуктам суммарно за 24 месяца
По месяцам по продукту выборочно за 24 месяца
В разбивке по продуктам по месяцу выборочно
Я гарантирую:
- Доставка в течение от нескольких минут до нескольких часов после прихода платежа. Сроки прохождения платежа для различных способов оплаты см. ниже.
- Все таблицы заполнены данными, которые служат примером и помогают понять логику работы.
- Таблицы снабжены подробными пояснениями по заполнению и работе.
- Отвечаю на любые вопросы по работе с таблицами. Конечно, предполагается что вы знакомы с предметной областью и имеете базовые навыки работы с Excel.
При выходе новой версии:
- Стоимость обновления зависит от того, насколько увеличивается функциональность новой версии таблицы.
- Сообщения о новых версиях получают только подписчики рассылки. Форма подписки внизу страницы.
Таблица
«Реестр договоров»
Версия 1.0 для Windows: 1990 руб.
Таблица работает в Excel для Windows (2007, 2010, 2013, 2016, 365). В ОpenOffice не работает.Сейчас я переделываю таблицы для работы под Mac. Чтобы получать сообщения о выходе новых версий подпишитесь на рассылку внизу страницы.
Телефон для вопросов оплаты и доставки +7 927 055 9473
почта v_v_prokhorov@mail.ru (v_v_prokhorov@mail.ru)
Видео инструкция по оформлению заказа и оплате
Откроется в новом окне
Способы оплаты:
- Robokassa. Сервис приема платежей в интернете. Можно оплачивать используя компьютер (телефон) или через терминалы приема платежей и салоны связи.
- Карты Visa, MasterCard, Maestro, Мир
- Интернет-клиент Альфа-Банк, Русский Стандарт, Промсвязьбанк и др.
- Электронные деньги Яндекс.Деньги, QIWI, WebMoney, Wallet One (W1), Элекснет
- Терминалы
- Салоны связи Евросеть, Связной
Robokassa высылает электронный чек согласно 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники».
- Банк. Можно оплачивать через Сбербанк Онлайн, сервисы интернет-клиент других банков или через кассу любого банка.
На расчетный счет 40802810556000029171
Индивидуальный предприниматель Прохоров Владимир Викторович,
ИНН 645400330452,
КПП 0 (у ИП нет реквизита КПП, если требуется ввести — вводите 0),
ПОВОЛЖСКИЙ БАНК ПАО СБЕРБАНК,
кор.сч. 30101810200000000607,
БИК 043601607.
Обратите внимание, что указание формы собственнсти (Индивидуальный предприниматель) является обязательным.После оформления заказа можно распечатать счет для юр. лиц
или квитанцию по форме ПД-4 для физ. лиц.Также можно получить счет, написав на v_v_prokhorov@mail.ru (v_v_prokhorov@mail.ru).
В назначении платежа обязательно указывайте номер счета, например:
По счету № … За электронные таблицы «Реестр договоров». Без НДС.При платежах не из России в начале назначения платежа укажите код валютной операции {VO10100}
Например, назначение платежа:
{VO10100} По счету № … За электронные таблицы «Реестр договоров». Без НДС.
Где VO — заглавные латинские буквы, 10100 — цифры. Фигурные скобки обязательны. Пробелы внутри фигурных скобок не допускаются.
Доставка:
Cсылка на скачивание таблиц будет отправлена на указанный в заказе e-Mail после поступления денег. Придет письмо с темой «Вы оплатили счет №…». Если его долго нет, проверьте папку СПАМ.
Для способа 1 (Robokassa) письмо со ссылкой отправляется автоматически, сразу после поступления денег. Обычное время поступления денег — минуты. Сервис Robokassa высылает электронный чек согласно 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники».
Для способа 2 (Банк) письмо со ссылкой отправляется после поступления платежа на расчетный счет. Время поступления денег от нескольких часов до 2 рабочих дней, обычно, в пределах рабочего дня. Юридическим лицам и ИП высылаю pdf-копии накладной по форме Торг 12. Оригинал накладной высылается по запросу, в запросе укажите, пожалуйста, почтовый адрес.
Если нужны еще какие-либо документы, прошу согласовать этот вопрос ДО ОПЛАТЫ.
Дальнейшая переписка по поводу полученных таблиц
Дальнейшая переписка по поводу полученных таблиц (вопросы по работе с таблицами, обновления и т.п.) происходит через адрес, на который были отправлены таблицы. При переписке по эл.почте сохраняйте, пожалуйста, историю переписки, т.е. включайте в ответ все предыдущие письма и ответы на них. При этом помещайте Ваше сообщение вверху (перед историей).
Владимир Прохоров, 7 декабря 2022
P.S.
Если вы хотите получить рабочую версию одной таблицы и демо-версии всех остальных моих таблиц, подпишитесь на ознакомительную серию из 9 писем с кратким описанием таблиц
Вы получаете:
- Рабочую версию таблицы «Учет доходов и расходов». Ссылка на скачивание в первом письме.
- Демо-версии всех моих таблиц: Оценка стоимости бизнеса, Платежный календарь, Себестоимость, Инвестиции, Фин.анализ МСФО, Фин.анализ РСБУ, Точка безубыточности, Анализ ассортимента, Диаграмма Ганта, Личное планирование. Ссылка на скачивание в первом письме.
- Скидку 40% (4706 руб.) на комплект из пяти моих таблиц. Как получить скидку — во втором письме.
- Скидку порядка 20% на отдельные таблицы. Как получить скидку — в письме с описанием конкретной таблицы.
- Скидку 20% на новые таблицы. Срок действия скидки трое суток с момента отправки письма о новой таблице.
- Сообщения о новых таблицах.
- Сообщения о новых версиях таблиц.
- Сообщения об акциях скидок. Обычно срок действия скидки трое суток с момента отправки письма о скидке.
- Сообщения об исправленных вариантах при обнаружении ошибок.
Кроме этого, прошу учесть, что извещения об акциях скидок и выходе новых версий получают только подписчики. Никаких специальных объявлений на сайте не делается.
Некоторые письма рассылки будут содержать предложения с ограниченным сроком, поэтому рекомендую подписаться на тот адрес, который вы регулярно просматриваете.
Не рекомендую подписываться на корпоративные почтовые ящики, т.к. есть вероятность что почтовый сервер посчитает рассылку спамом.
Вводите адрес способом копирования/вставки. При ручном вводе велика вероятность ошибки. Я это вижу по адресам подписчиков ***@gmai.com, ***@gmail.ru, ***@mall.ru и подобным. Сколько опечаток делают в той части адреса, которая стоит до @, трудно представить.
Если письмо с подтверждением подписки не пришло в течение нескольких минут — адрес с ошибкой или письмо попало в спам.
Посмотрите полный список таблиц
Финансовый анализ. Главная страница
© 2008-2023 ИП Прохоров В.В. ОГРНИП 311645410900040
Показан опыт агрохолдинга по ведению реестра договоров в Excel или Access, которые есть на большинстве офисных компьютеров в составе MS Office. Из первой части статьи вы узнаете: какие задачи это поможет решить; какие данные фиксировать в реестре о договорах и их допсоглашениях, спецификациях и т.п. сопутствующих документах; как можно цветом и заливкой ячеек выделять копии и договоры, расторгнутые раньше срока; как настроить выбор вида договора из выпадающего списка; как можно автоматически заполнять срок хранения в зависимости от вида договора; как добавить цветовую идентификацию договоров по срокам хранения.
Эффективную систематизацию договоров в агрохолдинге мы составляем из трех «пазлов»: номенклатура дел, систематизация договоров внутри дела, электронный реестр (журнал, база данных).
Номенклатура договоров и сроки хранения
Номенклатура дел договоров – систематизированный перечень групп договоров с указанием сроков их хранения. Она разрабатывается на основе Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень 2010 года).
В Примере 1 показаны лишь некоторые дела с договорами, которые формируются в разных структурных подразделениях.
Пример 1. Фрагмент номенклатуры дел
Разделы номенклатуры договоров разрабатываются структурными подразделениями, а сводная номенклатура организации – отделом, осуществляющим документационное обеспечение управления. Сводный документ утверждается руководителем организации. Номенклатура устанавливает сроки хранения договоров, после истечения которых они могут быть уничтожены.
Обратите внимание на срок хранения трудовых договоров (отмечено «!» в Примере 1). По ст. 657 Перечня 2010 года он составляет 75 л. ЭПК. Но документом более высокого ранга – Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон об архивном деле, Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ) – он дифференцируется в зависимости от даты окончания делопроизводством:
- если работник был уволен в период по 31.12.2002 включительно, то трудовой договор с ним (экземпляр работодателя) должен храниться 75 лет;
- а если человек уволился позже – то 50 лет.
Данные положения не сразу появились в упомянутом законе – он «помнит» 2 варианта формулировок в ст. 22.1. В номенклатуре дел у трудовых договоров в графе 4 надо ссылаться на ст. 22.1 Закона об архивном деле, а не на последний закон, который вносил изменения в эту статью, и не на Перечень 2010 года.
Большинство договоров в Перечне 2010 года имеют 5-летний срок хранения после истечения срока действия договора. Поэтому его ст. 436, которая предназначена для договоров / соглашений, не указанных в отдельных статьях Перечня 2010 года, содержит срок хранения «5 лет ЭПК после истечения срока действия договора, соглашения». Но есть, конечно же, договоры, которым установлен иной срок хранения, в т.ч. постоянный.
Обратите внимание на то, что срок хранения по правилам архивного дела исчисляется с 1 января года, следующего за тем, в котором договор был исполнен 1 (прекратилось его действие), с учетом всех дополнительных соглашений. Проиллюстрируем сказанное:
Пример 2
Некий договор аренды транспортного средства заключен 10 января 2018 года и действует до 10 января 2019 года. Срок хранения такого договора согласно Перечню 2010 года – 5 лет после истечения срока действия (ст. 826). По архивным правилам он отсчитывается с 1 января 2020 года:
- 1-й год хранения – 2020-й;
- 2-й год хранения – 2021-й;
- 3-й год хранения – 2022-й;
- 4-й год хранения – 2023-й;
- 5-й год хранения – 2024-й;
- и только начиная с января 2025 года этот договор можно уничтожить.
Но усложним задачу: допустим, 20 декабря 2018 года было заключено дополнительное соглашение, которое продлило действие договора до 20 декабря 2020 года. В этом случае срок хранения договора будет отсчитываться уже с 1 января 2021 года и заканчиваться 31 декабря 2025 года (в 2026 году его можно будет уничтожить).
Сложность организации хранения договоров обусловлена наличием дополнительных соглашений / спецификаций / соглашений о расторжении или продлении срока действия основного документа. Хранение дополнительных соглашений отдельно от базовых договоров затрудняет поиск, исчисление срока действия, а значит, и определение контрольной даты, с которой исчисляется срок хранения договора. Поэтому целесообразно хранить договоры вместе с их неотъемлемыми частями в мини-досье.
Среди договоров временного (до 10 лет включительно) и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения нужно выделить документы с неопределенным сроком действия и / или с автоматической пролонгацией на каждый последующий год, которые фактически могут храниться вечно.
Упорядочение договоров внутри дел и изъятие договоров, закончивших свое действие
Кроме группировки документов в дела (папки), важным элементом эффективной системы хранения является упорядочение договоров с их приложениями внутри дел.
Внутри папки они могут быть разложены по видам, датам подписания, алфавиту наименований контрагентов, структурным подразделениям, в которых создаются документы, и пр. Удобной является комбинация двух признаков систематизации, например:
- сначала «номинальный», если в одно дело собираются договоры разных видов с одинаковым сроком хранения: договоры поставки товаров, аренды транспортных средств,…
1 марта 2016 г.
Вопрос учета договоров актуален для любой компании. Он позволяет упростить работу с документами, минимизировать их потери, иметь четкую хронологию договорных взаимоотношений с контрагентами.
Небольшие компании зачастую ведут учет в специализированных журналах. Это удобно, если количество регулярно заключаемых договоров в организации не превышает несколько десятков. Когда объем подписываемых документов сотнями, компания задумывается об использовании электронных таблиц учета договоров. Одним из наиболее популярных инструментов в данном случае является программа Excel.
Учет договоров в Excel предполагает ведение таблицы-реестра, куда вписываются основные сведения по каждому договору или дополнительному приложению к нему.
К преимуществам рассматриваемого метода можно отнести:
- Простота и доступность использования.
- Отсутствие затрат: ведение учета договоров в Excel бесплатно.
- Возможность сделать простой отчет, сортировку, выгрузку.
- При необходимости таблицу учета договоров легко распечатать.
За простотой использования Excel для учета договоров скрывается ряд недостатков, которые важно принять во внимание:
- Программа не позволяет эффективно работать со справочниками контрагентов, ответственных лиц. Корректировка, вносимая в справочные данные, не отражается автоматически в записях таблицы.
- Учет договоров в Excel не дает возможности осуществлять оперативный контроль сроков исполнения, учитывать мероприятия и события, связанные с конкретным документом.
- Поиск по нескольким заданным критериям в таблице учета договоров требует значительных временных затрат.
- Одновременная работа с файлом нескольких пользователей затруднена, в результате плодятся копии реестра.
- Программа не обеспечивает эффективного хранения, поиска и защиты данных.
Учет договоров в Excel – это просто и бесплатно, однако инструмент может оказаться неэффективным в случае высокой интенсивности документооборота. Понимая это, большинство организаций рано или поздно приходят к выводу о необходимости перехода на специальные программы автоматизации бизнес-процессов.
Текущий рынок программных решений в области документооборота крайне насыщен. Растущее количество предложений затрудняет выбор. Для пользователей важно, чтобы система позволяла быстро и эффективно работать с документами, обладала широкой функциональностью, но при этом могла гибко подстроиться под специфику конкретного бизнеса. Одним из таких решений является ТурбоКонтракт.
ТурбоКонтракт – облачная система, предназначенная для создания, согласования и хранения договорных документов. Уникальность функционала сочетается в ней с простотой и доступностью использования.
Учет договоров в ТурбоКонтракт позволяет:
- Автоматически вести реестр документов в системе, отсутствует необходимость в ручной работе.
- Мгновенно получать необходимую информацию о любом договоре и сопровождающих его документах.
- Поддерживать высокий уровень безопасности и надежности хранения договоров.
- Назначать исполнителя и отслеживать поставленные задачи.
Важным преимуществом является то, что использование ТурбоКонтракт не требует установки специального программного обеспечения. Начать работу можно в любой момент с любого компьютера, используя обычный браузер. Кроме того, есть специальные тарифы, позволяющие работать в системе абсолютно бесплатно.
Учет договоров в Excel удобное и быстрое, но краткосрочное решение. Надежность, качество и высокую эффективность работы с документами в долгосрочной перспективе сможет обеспечить только специальная автоматизированная система.