Учет абонементов в excel

Согласно статистике во время финансового
кризиса посещаемость фитнес- центров
вне зависимости от статуса и стоимости
абонементов сократилась на 20%. Поэтому
все оздоровительные заведения сегодня
вынуждены прибегать к весьма существенным
скидкам. В предлагаемой задаче фитнес-
центр предлагает следующую систему
скидок:

• скидки
  не суммируются, но начисляются по гибкой
  системе;

• клиенту
  может быть представлено до 3-х скидок,
  расположенных в таблице исходных данных
  в порядке приоритетности: 1-ая скидка
  действует на всю сумму абонемента,
  последующие — на сумму за вычетом уже
  предоставленных скидок;

• если
  фактическая сумма приобретенных услуг
  (за вычетом скидок) превышает некоторый
  порог (15000р.) клиенту предоставляется
  дополнительный бесплатный пакет услуг
  (по усмотрению администрации – массаж,
  занятия с тренером, SPA-процедуры
  и пр.)

• если
  фактическая сумма приобретенных услуг
  (за вычетом скидок) превышает некоторый
  порог (25000р.) покупателю предоставляется
  клубная карта, дающая клиенту льготы
  и скидки на услуги компаний — участников
  программы из других областей (медицинские
  центры, рестораны, магазины).

Исходные данные представлены в виде
списка клиентов (Рис. 26) с указанием
(«1» в соответствующей ячейке) положенных
ему льгот:

Рис. 26. Исходные
данные к заданию 4

В задании используются более сложные
варианты аргументов рассмотренных
ранее функций. Задание выполняется на
листе «Фитнес» файла-заготовки.

Технология выполнения
задания

1. Откройте файл-заготовку.

2. Откройте
   лист Фитнес. Цветным фоном выделены
   ячейки, которые следует заполнить
   результатами расчетов.

3. В
   ячейке H14 просуммируйте
   содержимое диапазона B14:G14 (функция
   СУММ() игнорирует незаполненные ячейки).

4. Распространите
   формулу суммирования на других клиентов,
   скопировав ее в нижестоящие ячейки.

5. В
   ячейке I14 посчитайте
   максимальное количество скидок, которые
   будут предоставлены клиенту. Т.к. центр
   предоставляет не более 3-х скидок, то
   если этот порог не превышен (ячейкаH14), сумма скидок не
   меняется, в противном случае — сумма
   заменяется на 3 (максимальное количество
   скидок).

Для реализации такой схемы следует
использовать функцию ЕСЛИ():

В ячейку I14: =ЕСЛИ(H14>3;3;H14)
(см. Рис. 27)

Рис. 27. Аргументы
функции ЕСЛИ() для задания 4

1. Скопируйте
   формулу в нижестоящие ячейки.

2. Рассчитайте
   сумму клиента с учетом самой приоритетной
   скидки «Постоянный клиент» (столбец
   Сумм_1): если у клиента признак этой
   скидки есть, то сумма приобретенных
   услуг уменьшается на 10% (ячейка B13),
   иначе остается без изменения:

В ячейку K14: =ЕСЛИ(B14=1;J14*(1-$B$13);J14)

1. Скопируйте
   формулу в нижестоящие ячейки.

2. По
   аналогичной формуле посчитайте столбец
   Сумм_3. Рассчитывая суммы по первым трем
   скидкам, мы не заботились о проверке
   ограничения по количеству ссылок.
   Начиная со столбца Сумм_4 условие в
   функции ЕСЛИ() должно усложниться.

3. Рассчитайте
   сумму клиента с учетом скидки «Годовой
   абонемент» (столбец Сумм_4): если у
   клиента есть признак этой скидки И не
   превышено количество возможных скидок,
   то предыдущая сумма (M14)
   уменьшается на 25% (ячейкаE13),
   иначе остается без изменения:

В ячейку
N14: =ЕСЛИ(И(E14=1;СУММ($B14:D14)<3);M14*(1-$E$13);M14)

Рис. 28. Сложное
условие с вложенными И() и СУММ() в функции
ЕСЛИ()

Как видно из рисунка (Рис. 28), аргумент
Лог_выражениесодержит вложенные функции: логическую
функцию И() и функцию суммирования со
смешанной ссылкой ($B14), означающую, что
начало диапазона суммирования при
копировании формулы всегда будет в
столбце B. Смешанные ссылки получаются
неоднократным нажатием клавиши F4.

1. Скопируйте формулу в нижестоящие
   ячейки.

2. Распространите
   формулу в ячейку N14 вправо
   наO14 иP14
   и подправьте ее по смыслу.

3. Заполните столбцы Сумм_5 и Сумм_6-окончат.
   для всех клиентов.

4. Рассчитайте общий процент скидки как
   отношение сэкономленной суммы («общая
   сумма» – «окончательная сумма») к общей
   сумме услуг.

5. Отметьте признаком «1» клиентов, которым
   полагаются дополнительные услуги:

В ячейку R14: =ЕСЛИ(P14>=$B$9;1;»-«)
и заполнить вниз.

1. Составьте список клиентов, которым
   следует оформить клубную карту:

В ячейку S14: =ЕСЛИ(P14>=$B$10;A14;»-«)
и заполнить вниз.

1. Сохраните документ с выполненным
   заданием.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Сначала поговорим о цели нашей разработки и поясним ее необходимость. Рассматриваемая здесь прикладная задача отражает ситуацию, которая часто встречается при предоставлении различными организациями возможности рассрочки платежа для своих клиентов. Нам требуется спроектировать автоматизированную книгу Microsoft Excel, позволяющую эффективно контролировать внесение оплаты за обучение. Создаваемая разработка должна обеспечивать фиксирование в информационной базе выписываемых квитанций на оплату, вести учет сделанных учащимися платежей и выставлять информацию на сайт для доступа (каждый учащийся, используя свой пароль, может получить информацию о своих платежах).

В качестве схемы оплаты взят вариант, который используется в одном из высших учебных заведений. Будем считать, что наша организация устанавливает помесячную индексацию оплаты за обучение. Поясним, как это реально выглядит на примере. Допустим, что для зачисленного учащегося срок обучения но выбранной им специальности составляет 24 месяца, но месячная стоимость обучения при этом возрастает с течением времени (точнее — от месяца к месяцу). Так, скажем, если в марте 2008 года стоимость за месяц составляла 2000 рублей, то, заплатив именно в марте всю сумму (48 000 рублей), учащийся больше ничего учебному заведению не должен. При этом если он по своему желанию прекратит обучение, то учебное заведение возвратит ему сумму за не полностью предоставленную услугу (за оставшиеся месяцы после прекращения учебы).

В реальной ситуации учащиеся платят не за весь период, а только за несколько месяцев. Наша задача заключается в создании удобной технологии для ведения описанного учета сотрудниками нашего учебного заведения. Автоматизация должна привести к сокращению времени выполнения технических операций и минимизации количества ошибок в работе. Для более точного восприятия ситуации в табл. 4.2. представлен фрагмент информации о тарифах месячных оплат.

Таблица 4.2. Информация о тарифах месячных оплат

Конкретная уникальная комбинация номера месяца и года в табл. 4.2 определяет стоимость обучения в определенный месяц в указанном учебном году. Можно сказать, что зга комбинация и является ключом при записи либо извлечении информации о месячной стоимости обучения.

Таблица 4.3. Информация о договорах

Другая важная информация для создания системы учета оплаты представлена в табл. 4.3. Фактически это необходимые сведения об учащихся для ведения учета оплаты. Каждая строка в табл. 4.3 представляет собой запись о конкретном человеке. При зачислении учащегося с ним заключается договор, информация о котором и отражается в первом столбце таблицы. В последующее ноле заносятся данные об учащемся, а в иоле «Число оплачиваемых месяцев» вносится количество месяцев обучения (эго и есть количество месяцев по договору, которые человек должен оплатить). Оплатить он может сразу при поступлении — тогда индексации не будет. При поэтапном же внесении платежей будет учитываться изменение месячной стоимости с течением времени. Наша задача заключается в разработке автоматизированной книги, которая позволит организовать учет выписываемых и оплаченных квитанций. В качестве исходной информации можно рассматривать данные табл. 4.2 и 4.3.

Вспоминаю, как на первых шагах работы тренером я вёл таблицу в Excel и регулярно проверял, а все ли платят вовремя и по необходимости писал клиентам напоминания об оплате. В какой-то момент из-за роста клиентской базы эта рутина стала забирать слишком много времени. К тому же сам факт постоянных просьб об оплате клиентам не доставлял мне радости. Спрашивать свои хоть и честно заработанные деньги мне никогда не нравилось.

В итоге я пришёл к идее, что такой процесс необходимо автоматизировать. Но то, что было на рынке (CRM-системы, 1С и прочие сервисы) показались мне или сложными в использовании в связи с перегруженностью ненужными функциями или требовали серьёзной доработки. Общаясь с коллегами, я пришёл к выводу, что проблема с учетом есть у каждого, а вот удобного решения как не было, так и нет. Поэтому с партнёрами мы приняли решение создать простой и универсальный сервис для тренеров и репетиторов, помогающий автоматизировать учет и упростить бизнес-процессы, отвлекающие от основной деятельности.

От идеи к MVP

На стадии планирования технического задания мы расширили задачу из нашего узкого кейса до построения максимально универсальной системы, отвечающей сложившимся способам тарификации услуг тренеров и репетиторов: подписки и абонементы.

Основной путь использования состоит из четырёх шагов:

В случае приближающейся оплаты/просрочки робот отправляет емайл с напоминанием и пуш сообщение, если клиент тоже установил себе приложение.

Сразу же пришлось реализовать механизм пауз, без которого в принципе не возможно работать. А для тарифов предусмотреть предоплату и постоплату, что влияет на алгоритм отправки напоминаний.

Последний штрих — вывод статистики за текущий месяц, отображающей финансовые результаты вашей работы:

Просто = эффективно

Чтобы добавить клиента, вам достаточно ввести его имя, фамилию и емайл, на который будет отправлено письмо с подтверждением. Вы можете не указывать емайл сразу (это разрешено сделать позже в любой момент), но в таком случае клиент не будет получать уведомления.

Создавая услугу, вы выбираете из трёх вариантов:

Подписка хороша в том случае, если вам, например, платят за ежемесячный план тренировок. Если же вы — преподаватель пения и вам необходимо создать услугу, содержащую 8 уроков в месяц, то создавайте абонемент. Сначала добавьте одноразовую услугу «Урок пения», а потом абонемент, в котором указываете количество:

Назначив абонемент клиенту, вы сможете не только контролировать своевременную оплату, но и вести учёт использования занятий от месяца к месяцу. В дополнение можно управлять, а что делать с неиспользованным остатком занятий в конце месяца (сгорает или переносится на будущий период).

По аналогичной схеме работает и учёт занятий в том случае, если вы присвоите клиенту сразу несколько одноразовых услуг.

Список клиентов позволяет как видеть состояние оплаты по каждому клиенту, так и управлять связанными с этим операциями:

В настоящий момент мы лишь планируем ввести процессинг в приложении, поэтому учёт оплаты от клиентов происходит вручную путём вызова мастера добавления платежа. Вам нужно лишь выбрать за какие услуги поступила оплата:

Есть релиз, что дальше?

Приложение навсегда бесплатное в том случае, если у вас не больше трёх клиентов и доступно для iOS и Android:

В ближайших планах сделать группы клиентов и календарь для планирования занятий. Мы постепенно набираем пользователей (на сегодня их 25) и полируем процессы на основании обратной связи. Будем рады, если проблема, которую решает OperCrew вам знакома и вы попробуете воспользоваться нашим продуктом или посоветуете знакомым.