Убираем проверку данных excel - Word и Excel - помощь в работе с программами

Проверка данных в Excel: как сделать, использовать и убрать

Мы рассмотрим, как выполнять проверку данных в Excel: создавать правила проверки для чисел, дат или текстовых значений, создавать списки проверки данных, копировать проверку данных в другие ячейки, находить недопустимые записи, исправлять и удалять проверку данных.

При настройке рабочей книги для пользователей часто может потребоваться контролировать ввод информации в определенные ячейки, чтобы убедиться, что все введенные данные точны и непротиворечивы. Кроме того, вы можете захотеть разрешить в ячейке только определенный тип данных, например числа или даты, или ограничить числа определенным диапазоном, а текст — заданной длиной. Возможно, вы даже захотите предоставить заранее определенный список допустимых значений, чтобы исключить возможные ошибки. Проверка данных Excel позволяет выполнять все эти действия во всех версиях Microsoft Excel 365, 2019, 2016, 20013, 2010 и более ранних версиях.

Что такое проверка данных в Excel?
Как сделать проверку данных в Excel
Как настроить ограничения проверки данных Excel
Проверка даты и времени в Excel
Разрешить только будни или выходные
Проверить даты на основе сегодняшней даты
Проверка времени на основе текущего времени
Проверка длины текста
Список проверки данных Excel (раскрывающийся список)
Разрешить только числа
Разрешить только текст
Разрешить текст, начинающийся с определенных символов
Формула проверки с логикой ИЛИ (несколько критериев)
Проверка ввода с учетом регистра
Разрешить только значения, содержащие определенный текст
Разрешить только уникальные записи и запретить дубликаты
Как отредактировать проверку данных в Excel
Как скопировать правило проверки данных Excel в другие ячейки
Как найти ячейки с проверкой данных в Excel
Как убрать проверку данных в Excel
Советы по проверке данных в Excel
Проверка данных на основе другой ячейки
Правила проверки на основе формул
Как найти неверные данные на листе
Как поделиться книгой с проверкой данных
Почему проверка данных Excel не работает?

Что такое проверка данных в Excel?

Проверка данных Excel — это функция, которая ограничивает (проверяет) пользовательский ввод на рабочем листе. Технически вы создаете правило проверки, которое контролирует, какие данные можно вводить в определенную ячейку.

Вот лишь несколько примеров того, что может сделать проверка данных в Excel:

Разрешить только числовые или текстовые значения в ячейке.
Разрешить только числа в указанном диапазоне.
Разрешить ввод данных определенной длины.
Ограничить даты и время вне заданного диапазона.
Ограничить записи выбором из раскрывающегося списка.
Проверка вводимого на основе другой ячейки.
Показать входное сообщение, когда пользователь выбирает ячейку.
Показывать предупреждающее сообщение при вводе неверных данных.
Найти неправильные записи в проверенных ячейках.

Например, вы можете настроить правило, которое ограничивает ввод данных 3-значными числами от 100 до 999. Если пользователь вводит что-то другое, Excel покажет предупреждение об ошибке, объясняющее, что было сделано неправильно:

Как сделать проверку данных в Excel

Чтобы добавить проверку данных в Excel, выполните следующие действия.

1. Откройте диалоговое окно «Проверка данных».

Напомним, где находится кнопка проверки данных в Excel. Выбрав одну или несколько ячеек для проверки, перейдите на вкладку «Данные» > группа «Работа с данными» и нажмите кнопку «Проверка данных».

2. Создайте правило проверки Excel.

На вкладке «Параметры» определите критерии проверки в соответствии с вашими потребностями. В критериях вы можете указать любое из следующего:

Значения — введите числа в поля критериев, как показано на снимке экрана ниже.
Ссылки на ячейки — создание правила на основе значения или формулы в другой ячейке.
Формулы — позволяют выразить более сложные условия.

В качестве примера создадим правило, разрешающее пользователям вводить только целое число от 100 до 999:

Настроив правило проверки, нажмите кнопку «ОК», чтобы закрыть окно «Проверка вводимых значений», или переключитесь на другую вкладку, чтобы добавить подсказку по вводу и/или сообщение об ошибке.

3. Подсказка по вводу (необязательно).

Если вы хотите отобразить сообщение, объясняющее пользователю, какие данные разрешены в данной ячейке, откройте соответствующую вкладку и выполните следующие действия:

Убедитесь, что установлен флажок Отображать подсказку при выборе ячейки.
Введите заголовок и текст сообщения в соответствующие поля.
Нажмите OK, чтобы закрыть диалоговое окно.

Как только пользователь выберет проверяемую ячейку, появится следующее сообщение, как на скриншоте ниже:

4. Отображение предупреждения об ошибке (необязательно)

В дополнение к входному сообщению вы можете отобразить одно из следующих предупреждений, когда в ячейку введены недопустимые данные.

Тип оповещения	Описание
Стоп (по умолчанию)	Самый строгий тип предупреждений, запрещающий пользователям вводить неверные данные. Вы нажимаете «Повторить», чтобы ввести другое значение, или «Отмена», чтобы удалить запись.
Предупреждение	Предупреждает пользователей о том, что данные недействительны, но не препятствует их вводу. Вы нажимаете «Да», чтобы ввести недопустимое значение, «Нет», чтобы изменить его, или «Отмена», чтобы удалить запись.
Информация	Наименее строгий тип оповещения, который информирует пользователей только о неверном вводе данных. Нажмите «ОК», чтобы ввести недопустимое значение, или «Отмена», чтобы удалить его из ячейки.

Чтобы настроить пользовательское сообщение об ошибке, перейдите на вкладку «Сообщение об ошибке» и задайте следующие параметры:

Установите флажок Выводить сообщение об ошибке (обычно установлен по умолчанию).
В поле Вид выберите нужный тип оповещения.
Введите заголовок и текст сообщения об ошибке в соответствующие поля.
Нажмите ОК.

И теперь, если пользователь введет недопустимые значения, Excel отобразит специальное предупреждение с объяснением ошибки (как показано в начале этого руководства).

Примечание. Если вы не введете собственное сообщение, появится стандартное предупреждение Stop со следующим текстом: Это значение не соответствует ограничениям проверки данных, установленным для этой ячейки.

Как настроить ограничения проверки данных Excel

При добавлении правила проверки данных в Excel вы можете выбрать один из предопределенных параметров или указать новые критерии на основе собственной формулы. Ниже мы обсудим каждую из встроенных опций.

Как вы уже знаете, критерии проверки определяются на вкладке «Параметры» диалогового окна «Проверка данных» (вкладка «Данные» > «Проверка данных»).

В первую очередь нужно настроить проверку типа записываемых данных.

К примеру, чтобы ограничить ввод данных целым или десятичным числом, выберите соответствующий элемент в поле Тип данных. Затем выберите один из следующих критериев в поле Данные:

Равно или не равно указанному числу
Больше или меньше указанного числа
Между двумя числами или вне, чтобы исключить этот диапазон чисел

Например, вот как выглядят ограничения по проверке данных Excel, которые допускают любое целое число больше 100:

Проверка даты и времени в Excel

Чтобы проверить даты, выберите «Дата» в поле «Тип данных», а затем выберите соответствующий критерий в поле «Значение». Существует довольно много предопределенных параметров на выбор: разрешить только даты между двумя датами, равные, большие или меньшие определенной даты и т. д.

Точно так же, чтобы проверить время, выберите Время в поле Значение, а затем определите необходимые критерии.

Например, чтобы разрешить только даты между датой начала в B1 и датой окончания в B2, примените это правило проверки даты Excel:

Разрешить только будни или выходные

Чтобы разрешить пользователю вводить даты только будних или выходных дней, настройте пользовательское правило проверки на основе функции ДЕНЬНЕД (WEEKDAY).

Если для второго аргумента установлено значение 2, функция возвращает целое число в диапазоне от 1 (понедельник) до 7 (воскресенье). Так, для будних дней (пн-пт) результат формулы должен быть меньше 6, а для выходных (сб и вс) — больше 5.

Таким образом, разрешить только рабочие дни:

=ДЕНЬНЕД( ячейка ; 2)<6

Разрешить только выходные :

=ДЕНЬНЕД( ячейка ; 2)>5

Например, чтобы разрешить ввод только рабочих дней в ячейки C2:C8, используйте следующую формулу:

=ДЕНЬНЕД(A2;2)<6

Проверить даты на основе сегодняшней даты

Во многих случаях может потребоваться использовать сегодняшнюю дату в качестве начальной даты допустимого диапазона дат. Чтобы получить текущую дату, используйте функцию СЕГОДНЯ , а затем добавьте к ней нужное количество дней, чтобы вычислить дату окончания временного периода.

Например, чтобы ограничить ввод данных через 6 дней (7 дней, включая сегодняшний день), мы можем использовать встроенное правило даты с критериями в виде формул:

Выберите Дата в поле Тип данных
Выберите в поле Значение – между
В поле Начальная дата введите выражение =СЕГОДНЯ()
В поле Конечная дата введите =СЕГОДНЯ() + 6

Аналогичным образом вы можете ограничить пользователей вводом дат до или после сегодняшней даты. Для этого выберите меньше или больше, чем в поле Значение, а затем введите =СЕГОДНЯ() в поле Начальная дата или Конечная дата соответственно.

Проверка времени на основе текущего времени

Чтобы проверить вводимые данные на основе текущего времени, используйте предопределенное правило времени с собственной формулой проверки данных. Для этого сделайте следующее:

В поле Тип данных выберите Время .

В поле Значение выберите «меньше», чтобы разрешить только время до текущего времени, или «больше», чтобы разрешить время после текущего времени.

В поле Время окончания или Время начала (в зависимости от того, какие критерии вы выбрали на предыдущем шаге) введите одну из следующих формул:

Чтобы проверить дату и время на основе текущей даты и времени:

=ТДАТА()

Чтобы проверить время на основе текущего времени, используйте выражение:

=ВРЕМЯ(ЧАС(ТДАТА());МИНУТЫ(ТДАТА());СЕКУНДЫ(ТДАТА()))

Проверка длины текста

Чтобы разрешить ввод данных определенной длины, выберите Длина текста в поле Тип данных и укажите критерии проверки в соответствии с вашей бизнес-логикой.

Например, чтобы ограничить ввод до 15 символов, создайте такое правило:

Примечание. Параметр «Длина текста» ограничивает количество символов, но не тип данных. Это означает, что приведенное выше правило разрешает как текст, так и числа до 15 символов или 15 цифр соответственно.

Список проверки данных Excel (раскрывающийся список)

Чтобы добавить для проверки вводимых данных раскрывающийся список элементов в ячейку или группу ячеек, выберите целевые ячейки и выполните следующие действия:

Откройте диалоговое окно «Проверка данных» (вкладка «Данные» > «Проверка данных»).
На вкладке «Настройки» выберите «Список» в поле «Тип данных».
В поле Источник введите элементы списка проверки Excel, разделенные точкой с запятой. Например, чтобы ограничить пользовательский ввод тремя вариантами, введите Да; Нет; Н/Д.
Убедитесь, что выбрана опция Список допустимых значений, чтобы стрелка раскрывающегося списка отображалась рядом с ячейкой.
Нажмите ОК.

Выпадающий список проверки данных Excel будет выглядеть примерно так:

Примечание. Будьте осторожны с опцией «Игнорировать пустые ячейки», которая активна по умолчанию. Если вы создаете раскрывающийся список на основе именованного диапазона, в котором есть хотя бы одна пустая ячейка, установка этого флажка позволит ввести любое значение в проверенную ячейку. Во многих случаях это справедливо и для формул проверки данных: если ячейка, указанная в формуле, пуста, любое значение будет разрешено в проверяемой ячейке.

Другие способы создания списка проверки данных в Excel

Предоставление списков, разделенных точкой с запятой, непосредственно в поле «Источник» — это самый быстрый способ, который хорошо работает для небольших раскрывающихся списков, которые вряд ли когда-либо изменятся. В других сценариях можно действовать одним из следующих способов:

Создать список проверки данных из диапазона ячеек.
Создать динамический список проверки данных на основе именованного диапазона.
Получить список проверки данных Excel из умной таблицы. Лучше всего то, что раскрывающийся список на основе таблицы является динамическим по своей природе и автоматически обновляется при добавлении или удалении элементов из этой таблицы.

Во всех этих случаях вы просто записываете соответствующую ссылку на диапазон либо элемент таблицы в поле Источник.

Разрешить только числа

В дополнение к встроенным правилам проверки данных Excel, обсуждаемым в этом руководстве, вы можете создавать собственные правила с собственными формулами проверки данных.

Удивительно, но ни одно из встроенных правил проверки данных Excel не подходит для очень типичной ситуации, когда вам нужно ограничить пользователей вводом только чисел в определенные ячейки. Но это можно легко сделать с помощью пользовательской формулы проверки данных, основанной на функции ЕЧИСЛО(), например:

=ЕЧИСЛО(C2)

Где C2 — самая верхняя ячейка диапазона, который вы хотите проверить.

Примечание. Функция ЕЧИСЛО допускает любые числовые значения в проверенных ячейках, включая целые числа, десятичные дроби, дроби, а также даты и время, которые также являются числами в Excel.

Разрешить только текст

Если вы ищете обратное — разрешить только текстовые записи в заданном диапазоне ячеек, то создайте собственное правило с функцией ЕТЕКСТ (ISTEXT), например:

=ЕТЕКСТ(B2)

Где B2 — самая верхняя ячейка выбранного диапазона.

Разрешить текст, начинающийся с определенных символов

Если все значения в определенном диапазоне должны начинаться с определенного символа или подстроки, выполните проверку данных Excel на основе функции СЧЁТЕСЛИ с подстановочным знаком:

=СЧЁТЕСЛИ(A2; » текст *»)

Например, чтобы убедиться, что все идентификаторы заказов в столбце A начинаются с префикса «AРТ-», «арт-», «Aрт-» или «aРт-» (без учета регистра), определите пользовательское правило с этой проверкой данных.

=СЧЁТЕСЛИ(A2;»АРТ-*»)

Формула проверки с логикой ИЛИ (несколько критериев)

В случае, если есть 2 или более допустимых префикса, добавьте несколько функций СЧЁТЕСЛИ, чтобы ваше правило проверки данных Excel работало с логикой ИЛИ:

=СЧЁТЕСЛИ(A2;»АРТ-*»)+СЧЁТЕСЛИ(A2;»АБВ-*»)

Проверка ввода с учетом регистра

Если регистр символов имеет значение, используйте СОВПАД (EXACT) в сочетании с функцией ЛЕВСИМВ, чтобы создать формулу проверки с учетом регистра для записей, начинающихся с определенного текста:

=СОВПАД(ЛЕВСИМВ(ячейка; число_символов); текст)

Например, чтобы разрешить только те коды заказов, которые начинаются с «AРТ-» (ни «арт-», ни «Арт-» не допускаются), используйте эту формулу:

=СОВПАД(ЛЕВСИМВ(A2;4);»АРТ-«)

В приведенной выше формуле функция ЛЕВСИМВ извлекает первые 4 символа из ячейки A2, а СОВПАД выполняет сравнение с учетом регистра с жестко заданной подстрокой (в данном примере «AРТ-«). Если две подстроки точно совпадают, формула возвращает ИСТИНА и проверка проходит успешно; в противном случае возвращается ЛОЖЬ и проверка завершается неудачно.

Разрешить только значения, содержащие определенный текст

Чтобы разрешить ввод значений, которые содержат определенный текст в любом месте ячейки (в начале, середине или конце), используйте функцию ЕЧИСЛО (ISNUMBER) в сочетании с НАЙТИ (FIND) или ПОИСК (SEARCH) в зависимости от того, хотите ли вы совпадение с учетом регистра или без учета регистра:

Проверка без учета регистра:

ЕЧИСЛО(ПОИСК( текст ; ячейка ))

Проверка с учетом регистра:

ЕЧИСЛО(НАЙТИ( текст ; ячейка ))

В нашем примере, чтобы разрешить только записи, содержащие текст «AР» в ячейках A2: A8, используйте одну из следующих формул, создав правило проверки в ячейке A2:

Без учета регистра:

=ЕЧИСЛО(ПОИСК(«ар»;A2))

С учетом регистра:

=ЕЧИСЛО(НАЙТИ(«АР»;A2))

Формулы работают по следующей логике:

Вы ищете подстроку «AР» в ячейке A2, используя НАЙТИ или ПОИСК, и оба возвращают позицию первого символа в подстроке. Если текст не найден, возвращается ошибка. Если поиск успешен и «АР» найден в ячейке, мы получаем номер позиции в тексте, где эта подстрока была найдена. Далее функция ЕЧИСЛО возвращает ИСТИНА, и проверка данных проходит успешно. В случае, если подстроку не удалось найти, результатом будет ошибка и ЕЧИСЛО возвращает ЛОЖЬ. Запись не будет разрешена в ячейке.

Разрешить только уникальные записи и запретить дубликаты

В ситуациях, когда определенный столбец или диапазон ячеек не должны содержать дубликатов, настройте пользовательское правило проверки данных, разрешающее только уникальные записи. Для этого мы можем использовать классическую формулу СЧЁТЕСЛИ для выявления дубликатов :

=СЧЁТЕСЛИ( диапазон ; самая верхняя_ячейка )<=1

Например, чтобы убедиться, что в ячейки с A2 по A8 вводятся только уникальные идентификаторы заказов, создайте настраиваемое правило со следующей формулой проверки данных:

=СЧЁТЕСЛИ($A$2:$A$8; A2)<=1

При вводе уникального значения формула возвращает ИСТИНА, и проверка проходит успешно. Если такое же значение уже существует в указанном диапазоне (счетчик больше 1), функция СЧЁТЕСЛИ возвращает ЛОЖЬ, и вводимые данные не проходят проверку.

Обратите внимание, что мы фиксируем диапазон абсолютными ссылками на ячейки (A$2:$A$8) и используем относительную ссылку для верхней ячейки (A2), чтобы формула корректно изменялась для каждой ячейки в проверяемом диапазоне.

Как отредактировать проверку данных в Excel

Чтобы изменить правило проверки Excel, выполните следующие действия:

Выберите любую из проверенных ячеек.
Откройте диалоговое окно «Проверка данных» (вкладка «Данные» > «Проверка данных»).
Внесите необходимые изменения.
Установите флажок Применить эти изменения ко всем другим ячейкам с теми же параметрами, чтобы скопировать внесенные вами изменения во все остальные ячейки с исходными критериями проверки.
Нажмите OK, чтобы сохранить изменения.

Например, вы можете отредактировать список проверки данных Excel, добавив или удалив элементы из поля «Источник», и применить эти изменения ко всем другим ячейкам, содержащим тот же раскрывающийся список.

Как скопировать правило проверки данных Excel в другие ячейки

Если вы настроили проверку данных для одной ячейки и хотите проверить другие ячейки с теми же критериями, вам не нужно заново создавать правило с нуля.

Чтобы скопировать правило проверки в Excel, выполните следующие 4 быстрых шага:

Выберите ячейку, к которой применяется правило проверки, и нажмите Ctrl + С , чтобы скопировать его.
Выберите другие ячейки, которые вы хотите проверить. Чтобы выделить несмежные ячейки, нажмите и удерживайте клавишу Ctrl при выборе ячеек.
Щелкните выделенный фрагмент правой кнопкой мыши, выберите «Специальная вставка» и выберите параметр «Условия на значения».

Либо используйте комбинацию клавиш Ctrl + Alt + V, и затем — Н.

Нажмите ОК.

Подсказка. Вместо того, чтобы копировать проверку данных в другие ячейки, вы можете преобразовать свой набор данных в таблицу Excel. По мере добавления строк в таблицу Excel будет автоматически применять правило проверки к новым строкам.

Как найти ячейки с проверкой данных в Excel

Чтобы быстро найти все проверенные ячейки на текущем листе, перейдите на вкладку «Главная» > группа «Редактирование» и нажмите «Найти и выделить» > «Проверка данных» :

Это выберет все ячейки, к которым применены какие-либо правила проверки данных. Если необходимо, из этих выбранных ячеек вы можете удалить проверку.

Как убрать проверку данных в Excel

В целом, есть два способа удалить проверку в Excel: стандартный подход, разработанный Microsoft, и метод без мыши, разработанный фанатами Excel, которые никогда не отрывают руки от клавиатуры без крайней необходимости (например, чтобы выпить чашку кофе:)

Способ 1: Обычный способ отключить проверку данных

Обычно, чтобы удалить проверку данных на листах Excel, выполните следующие действия:

Выберите ячейку (ячейки) с проверкой данных.
На вкладке «Данные» нажмите кнопку «Проверка данных».
На вкладке «Настройки» нажмите кнопку «Очистить все», а затем нажмите «ОК».

Советы:

Чтобы удалить проверку данных из всех ячеек на текущем листе, используйте инструмент «Найти и выделить», чтобы выбрать все ячейки с проверкой.
Чтобы удалить определенное правило проверки данных, выберите любую ячейку с этим правилом, откройте диалоговое окно «Проверка данных», установите флажок «Применить эти изменения ко всем другим ячейкам с такими же настройками» и нажмите кнопку «Очистить все».

Как видите, стандартный метод работает довольно быстро, но требует нескольких щелчков мышью, что, на мой взгляд, не имеет большого значения. Но если вы предпочитаете работать с клавиатурой, а не с мышью, вам может понравиться следующий подход.

Способ 2: Удалить правила проверки данных при помощи Специальной вставки

Изначально специальная вставка Excel предназначена для вставки определенных элементов скопированных ячеек. На самом деле она может делать гораздо больше полезных вещей. Среди прочего, он может быстро удалить правила проверки данных на листе. Вот как:

Выберите пустую ячейку без проверки данных и нажмите Ctrl + С, чтобы скопировать ее в буфер обмена.
Выберите ячейки, в которых вы хотите отключить проверку данных.
Нажмите Ctrl + Alt + V, и затем Н. Эта комбинация клавиш вызовет «Специальная вставка» > «Проверка данных».
Нажимаем ОК.

Советы по проверке данных в Excel

Теперь, когда вы знакомы с основами проверки данных в Excel, позвольте мне поделиться несколькими советами, которые могут сделать ваши правила намного более эффективными.

Проверка данных на основе другой ячейки

Вместо того, чтобы вводить значения непосредственно в поля критериев, вы можете ввести их в некоторые ячейки, а затем ссылаться на эти ячейки. Если вы решите позже изменить условия проверки, вы просто запишете новые значения на рабочем листе, не редактируя правило. Это сэкономит много времени.

Чтобы ввести ссылку на ячейку, либо введите ее в поле, перед которым стоит знак равенства, либо щелкните стрелку рядом с полем, а затем выберите ячейку с помощью мыши. Вы также можете щелкнуть в любом месте поля, а затем выбрать ячейку на листе.

Например, чтобы разрешить любое целое число, находящееся между 100 и 999, выберите критерии «минимум» и «максимум» в вкладке «Параметры» и введите в них адреса ячеек с этими числами:

Рис18

Вы также можете ввести формулу в ячейку, на которую указывает ссылка, и Excel проверит ввод на основе этой формулы.

Например, чтобы запретить пользователям вводить даты после сегодняшней даты, введите формулу =СЕГОДНЯ() в какую-нибудь ячейку, скажем, B1, а затем настройте правило проверки даты на основе этой ячейки:

Или вы можете ввести формулу =СЕГОДНЯ() непосредственно в поле Конечная дата, что будет иметь тот же эффект.

Правила проверки на основе формул

В ситуациях, когда невозможно определить желаемые критерии проверки на основе значения или ссылки на ячейку, вы можете выразить это с помощью формулы.

Например, чтобы ограничить ввод минимальным и максимальным значениями в существующем списке чисел, скажем, A1:A10, используйте следующие формулы:

=МИН($С$2:$С$10)

=МАКС($С$2:$С$10)

Обратите внимание, что мы фиксируем диапазон с помощью знака $ (абсолютная ссылка на ячейки), чтобы наше правило проверки Excel работало правильно для всех выбранных ячеек.

Как найти неверные данные на листе

Хотя Microsoft Excel позволяет применять проверку данных к ячейкам, в которых уже есть данные, он не уведомит вас, если некоторые из уже существующих значений не соответствуют критериям проверки.

Чтобы найти недействительные данные, которые попали в ваши рабочие листы до того, как вы добавили проверку данных, перейдите на вкладку «Данные» и нажмите «Проверка данных» > «Обвести неверные данные».

Это выделит все ячейки, которые не соответствуют критериям проверки.

Как только вы исправите неверную запись, отметка автоматически исчезнет. Чтобы удалить все отметки, перейдите на вкладку «Данные» и нажмите «Проверка данных» > «Удалить обводку неверных данных».

Как поделиться книгой с проверкой данных

Чтобы разрешить нескольким пользователям совместную работу над книгой, обязательно предоставьте к ней общий доступ после проверки данных.

После совместного использования книги ваши правила проверки данных продолжат работать, но вы не сможете ни изменить их, ни добавить новые правила.

Почему проверка данных Excel не работает?

Если проверка данных не работает должным образом на ваших листах, это, скорее всего, происходит по одной из следующих причин.

Проверка данных не работает для скопированных данных

Проверка данных в Excel предназначена для запрета ввода недопустимых данных непосредственно в ячейку, но не может помешать пользователям копировать недопустимые данные.

Хотя нет способа отключить клавиши копирования/вставки (кроме использования VBA), вы можете, по крайней мере, предотвратить копирование данных путем перетаскивания ячеек. Для этого выберите «Файл» > «Параметры» > «Дополнительно» > «Параметры редактирования» и снимите флажок «Включить маркер заполнения и перетаскивания ячеек».

Проверка данных Excel не активна

Кнопка «Проверка данных» не активна (выделена серым цветом), если вы вводите или изменяете данные в ячейке. Закончив редактирование ячейки, нажмите Enter или Esc, чтобы выйти из режима редактирования, а затем выполните проверку данных.

Проверка данных не может быть применена к защищенной или общей книге

Хотя существующие правила проверки продолжают работать в защищенных и общих книгах, невозможно изменить параметры проверки данных или настроить новые правила. Для этого сначала отмените общий доступ и/или снимите защиту с книги.

Неправильные формулы проверки данных

При проверке данных на основе формул в Excel необходимо проверить три важные вещи:

Формула проверки не возвращает ошибок.
Формула не ссылается на пустые ячейки.
Используются правильные ссылки на ячейки.

Ручной пересчет формул включен

Если в Excel включен режим ручного расчета, невычисленные формулы могут помешать правильной проверке данных. Чтобы снова изменить параметр расчета Excel на автоматический, перейдите на вкладку «Формулы» > группу «Расчет», нажмите кнопку «Параметры расчета» и выберите «Автоматически».

Проверьте правильность формулы проверки данных

Для начала скопируйте формулу проверки в какую-нибудь ячейку, чтобы убедиться, что она не возвращает ошибку, такую как #Н/Д, #ЗНАЧ или #ДЕЛ/0!.

Если вы создаете пользовательское правило , формула должна возвращать логические значения ИСТИНА и ЛОЖЬ или приравненные к ним значения 1 и 0 соответственно.

Если вы используете критерий на основе формулы во встроенном правиле (как мы делали для проверки времени на основе текущего времени), он также может возвращать неправильное числовое значение.

Формула проверки данных не должна ссылаться на пустую ячейку

Если вы активируете опцию «Игнорировать пустые ячейки» при определении правила (обычно выбрано по умолчанию), то следите, чтобы ваши формулы или условия не ссылались на пустую ячейку.

В случае, когда одна или несколько ячеек, на которые есть ссылки в вашей формуле, пусты, то в проверяемой ячейке будет разрешено любое значение.

Абсолютные и относительные ссылки на ячейки в формулах проверки

При настройке правила проверки Excel на основе формулы помните, что все ссылки на ячейки в вашей формуле относятся к верхней левой ячейке в выбранном диапазоне.

Если вы создаете правило для нескольких ячеек и ваши критерии проверки содержат адреса конкретных ячеек , обязательно зафиксируйте ячейку в формуле при помощи абсолютной ссылки (со знаком $, например, $A$1), иначе ваше правило будет правильно работать только для первой ячейки.

Чтобы лучше проиллюстрировать это, рассмотрим следующий пример.

Предположим, вы хотите ограничить ввод данных в ячейках с A2 по A8 целыми числами от 100 (минимальное значение) до 999. Чтобы проще было при необходимости изменить критерии проверки, используем ссылки на ячейки с этими значениями, как показано на скриншоте ниже:

Это правило будет корректно выполняться только для первой ячейки диапазона – A2. Для ячейки A3 критерии максимума и минимума изменятся на E3 и F3. Поскольку эти ячейки пусты, то условие ввода теперь – любое число больше либо меньше нуля. Правда, символьные значения и дробные числа вы вводить не сможете, так как продолжает действовать ограничение на тип данных – целые числа.

Чтобы исправить формулу, просто введите «$» перед ссылками на столбцы и строки, чтобы зафиксировать их: =$E$2 и $F$2. Или используйте клавишу F4 для переключения между различными типами ссылок.

Вот как вы можете добавить и использовать проверку данных в Excel. Я благодарю вас за чтение и надеюсь ещё увидеть вас в нашем блоге!

Источник

Примечание:
Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим
ссылку на оригинал (на английском языке)
.

Проверка данных — возможность автоматически проверка на наличие ошибок при заполнении формы. Добавление проверки данных к элементам управления в шаблоне формы, можно убедитесь, что данные, собранные точность и согласованность, а также соответствие стандартам, которые уже используются в вашей компании. Например с помощью проверки данных сообщая при вводе расхода сумма превышает сумму утвержденными или при их по ошибке введите его имя в поле, который используется для сбора телефонных номеров пользователям.

Если форма содержит ошибки проверки данных, и оно подключено к базе данных или веб-службы, пользователи не смогут отправить форму, пока они избежать этих ошибок. Пользователи могут сохранить локальную копию формы и исправьте и отправить данные более поздней версии.

В этой статье

Способами, уведомления пользователей о проверки ошибок
Проблемы совместимости
Добавление проверки данных
Изменение состояния проверки данных
Удаление проверки данных

Способами, уведомления пользователей о проверки ошибок

Для формы, которая предназначена для заполнения с помощью InfoPath можно настроить сообщение проверки данных, которое будет отображаться как всплывающая подсказка. После просмотра всплывающей подсказки пользователей по желанию можно открыть подробное оповещения, можно предоставить. Кроме того можно настроить подробные оповещение автоматически отображается. Например при указании ошибку в случае, если пользователь вводит его имя в поле, используемый для сбора телефонные номера можно включить всплывающая подсказка для отображения сообщения «Тип телефонный номер в этом поле». При включении оповещение автоматического добавления вы можете Показать подробные сообщения по умолчанию, такие как «в этом поле требует телефонный номер в формате (555) 555-0100». При выборе для отображения всплывающей подсказки по умолчанию пользователей можно вручную отображать оповещение, которые предоставляют, щелкнув правой кнопкой мыши поле в InfoPath и выбрав параметр, чтобы отображать оповещение.

1. указатель примет i-образный при наведении на поле, отображается всплывающая подсказка.

2. при щелчке правой кнопкой мыши поле, появляется контекстное меню, а при наведении указателя мыши на полное описание ошибки указатель примет вид стрелки.

3. Если щелкнуть полное описание ошибки, появляется соответствующее оповещение.

Формы, заполнения в веб-браузере не удается автоматически отображается оповещения. Тем не менее пользователи могут отображать оповещение, нажав в поле на веб-страницу, содержащую всплывающей подсказки, а затем щелкнуть ссылку, которая появляется.

1. указатель примет i-образный при наведении на поле, отображается всплывающая подсказка.

2. указатель примет форму руки при перемещении всплывающая подсказка.

3. Если щелкнуть ссылку, появляется соответствующее оповещение.

К началу страницы

Совместимость

При разработке шаблона формы в InfoPath, вы можете специального режима совместимости для шаблона формы с поддержкой браузера разработки. Когда шаблона формы с поддержкой браузера, опубликованные на сервере под управлением InfoPath Forms Services, а затем поддержкой веб-браузера, форм, основанных на шаблоне формы можно просмотреть в веб-браузере. При разработке шаблона формы с поддержкой браузера некоторые элементы управления будут недоступны в области задач элементы управления, так как они не отображается в веб-браузере.

Некоторые функции проверки данных работают по-разному в браузере, аналогичных в InfoPath. Например при добавлении проверки данных в элементе управления создать поясняющий текст, который будет отображаться при вводе недопустимых данных в этот элемент управления. У вас есть этот поясняющий текст отображается во всплывающей подсказке, и при необходимости позволяют пользователям отображать оповещение, содержащий дополнительные сведения или у вас есть оповещение появляются в ней автоматически при вводе недопустимых данных. Оповещения не отображаться автоматически для форм, которые можно просматривать в браузере, но пользователи могут по-прежнему просматривать всплывающая подсказка и при необходимости отображать оповещение, содержащий дополнительные сведения.

Примечание: При заполнении формы с помощью браузера, их можно быстро отобразить предупреждений о проверке данных, нажав клавиши CTRL + SHIFT + I.

Список элементов управления, которые поддерживают проверки данных

В следующей таблице перечислены элементы управления Microsoft Office InfoPath 2007 с поддержкой проверки данных и ли они доступны для шаблонов форм с поддержкой браузера.

Элементы управления, которые поддерживают привязк данных Название	Доступно для шаблонов форм с поддержкой браузера?
Флажок	Да
Элемент выбора даты	Да
Раскрывающийся список	Да
Список	Да
Переключатель	Да
Текстовое поле	Да
Поле форматированного текста	Да
Маркированные, нумерованные, или простой список	Нет
Поле со списком	Нет

К началу страницы

Добавление проверки данных

Щелкните элемент управления, который вы хотите добавить проверки данных.
В меню Формат выберите пункт Проверка данных.
В диалоговом окне Проверка данных нажмите кнопку Добавить.
В разделе это условие добавьте условие.

Пример

Приведенный ниже показано, как создать условие проверки данных, чтобы убедиться, что данные, введенные в элемент управления текстового поля соответствует определенному значению — в данном случае это слово Hello.
1. В первом поле нажмите кнопку Выбор поля или группы и выберите поля или группы, который связан элемент управления.
2. Во втором поле выберите не равно.
3. В третьем поле выберите Введите текст и введите Hello.
Примечание: Чтобы предписать пользователям ввод данных в элемент управления, в диалоговом окне Свойства элемента управления установите флажок не может быть пустым.
Автоматически отображать диалоговое окно с сообщением, когда пользователь выходит за пределы элемента управления пустой, установите флажок Показать сообщения сразу после ввода пользователем неверных данных.

Примечание: Так как диалоговые окна сообщений не отображаются автоматически в веб-браузере, пользователь, которому заполняет форму с помощью веб-браузере будут видеть только всплывающая подсказка.
В поле всплывающая подсказка введите текст, который требуется отобразить, когда пользователь указывает элемент управления или щелчке правой кнопкой мыши элемент управления.
В поле сообщение введите текст, который вы хотите отобразить в диалоговом окне сообщения либо сразу же или когда пользователь запрашивает Дополнительные сведения.

Примечание: Всплывающая подсказка для ошибка проверки данных не будут отображаться для элементов управления, у которых также по умолчанию, заданные всплывающая подсказка на вкладке » Дополнительно » диалогового окна Свойств элемента управления. Это помогает убедиться, что имя элемента управления точно донести до пользователей, которые используют программы чтения с экрана.

К началу страницы

Изменение состояния проверки данных

Щелкните элемент управления которого проверки данных, которую требуется изменить.
В меню Формат выберите пункт Проверка данных.
В диалоговом окне Проверка данных нажмите кнопку условие, которое вы хотите изменить, нажмите кнопку Изменить, а затем внесите нужные изменения.

К началу страницы

Удаление проверки данных

Щелкните элемент управления проверки данных, которого вы хотите удалить.
В меню Формат выберите пункт Проверка данных.
В диалоговом окне Проверка данных нажмите кнопку условие, которое вы хотите удалить и нажмите кнопку Удалить.

К началу страницы

Источник

Что такое проверка данных в Excel?
Как сделать проверку данных в Excel
Как настроить ограничения проверки данных Excel
Проверка даты и времени в Excel
Разрешить только будни или выходные
Проверить даты на основе сегодняшней даты
Проверка времени на основе текущего времени
Проверка длины текста
Список проверки данных Excel (раскрывающийся список)
Разрешить только числа
Разрешить только текст
Разрешить текст, начинающийся с определенных символов
Формула проверки с логикой ИЛИ (несколько критериев)
Проверка ввода с учетом регистра
Разрешить только значения, содержащие определенный текст
Разрешить только уникальные записи и запретить дубликаты
Как отредактировать проверку данных в Excel
Как скопировать правило проверки данных Excel в другие ячейки
Как найти ячейки с проверкой данных в Excel
Как убрать проверку данных в Excel
Советы по проверке данных в Excel
Проверка данных на основе другой ячейки
Правила проверки на основе формул
Как найти неверные данные на листе
Как поделиться книгой с проверкой данных
Почему проверка данных Excel не работает?

Что такое проверка данных в Excel?

Вот лишь несколько примеров того, что может сделать проверка данных в Excel:

Разрешить только числовые или текстовые значения в ячейке.
Разрешить только числа в указанном диапазоне.
Разрешить ввод данных определенной длины.
Ограничить даты и время вне заданного диапазона.
Ограничить записи выбором из раскрывающегося списка.
Проверка вводимого на основе другой ячейки.
Показать входное сообщение, когда пользователь выбирает ячейку.
Показывать предупреждающее сообщение при вводе неверных данных.
Найти неправильные записи в проверенных ячейках.

Как сделать проверку данных в Excel

Чтобы добавить проверку данных в Excel, выполните следующие действия.

1. Откройте диалоговое окно «Проверка данных».

2. Создайте правило проверки Excel.

Значения — введите числа в поля критериев, как показано на снимке экрана ниже.
Ссылки на ячейки — создание правила на основе значения или формулы в другой ячейке.
Формулы — позволяют выразить более сложные условия.

В качестве примера создадим правило, разрешающее пользователям вводить только целое число от 100 до 999:

3. Подсказка по вводу (необязательно).

Убедитесь, что установлен флажок Отображать подсказку при выборе ячейки.
Введите заголовок и текст сообщения в соответствующие поля.
Нажмите OK, чтобы закрыть диалоговое окно.

Как только пользователь выберет проверяемую ячейку, появится следующее сообщение, как на скриншоте ниже:

4. Отображение предупреждения об ошибке (необязательно)

Тип оповещения	Описание
Стоп (по умолчанию)	Самый строгий тип предупреждений, запрещающий пользователям вводить неверные данные. Вы нажимаете «Повторить», чтобы ввести другое значение, или «Отмена», чтобы удалить запись.
Предупреждение	Предупреждает пользователей о том, что данные недействительны, но не препятствует их вводу. Вы нажимаете «Да», чтобы ввести недопустимое значение, «Нет», чтобы изменить его, или «Отмена», чтобы удалить запись.
Информация	Наименее строгий тип оповещения, который информирует пользователей только о неверном вводе данных. Нажмите «ОК», чтобы ввести недопустимое значение, или «Отмена», чтобы удалить его из ячейки.

Установите флажок Выводить сообщение об ошибке (обычно установлен по умолчанию).
В поле Вид выберите нужный тип оповещения.
Введите заголовок и текст сообщения об ошибке в соответствующие поля.
Нажмите ОК.

Как настроить ограничения проверки данных Excel

В первую очередь нужно настроить проверку типа записываемых данных.

Равно или не равно указанному числу
Больше или меньше указанного числа
Между двумя числами или вне, чтобы исключить этот диапазон чисел

Например, вот как выглядят ограничения по проверке данных Excel, которые допускают любое целое число больше 100:

Проверка даты и времени в Excel

Разрешить только будни или выходные

Таким образом, разрешить только рабочие дни:

=ДЕНЬНЕД( ячейка ; 2)<6

Разрешить только выходные :

=ДЕНЬНЕД( ячейка ; 2)>5

Например, чтобы разрешить ввод только рабочих дней в ячейки C2:C8, используйте следующую формулу:

=ДЕНЬНЕД(A2;2)<6

Проверить даты на основе сегодняшней даты

Выберите Дата в поле Тип данных
Выберите в поле Значение – между
В поле Начальная дата введите выражение =СЕГОДНЯ()
В поле Конечная дата введите =СЕГОДНЯ() + 6

Проверка времени на основе текущего времени

В поле Тип данных выберите Время .

Чтобы проверить дату и время на основе текущей даты и времени:

=ТДАТА()

Чтобы проверить время на основе текущего времени, используйте выражение:

=ВРЕМЯ(ЧАС(ТДАТА());МИНУТЫ(ТДАТА());СЕКУНДЫ(ТДАТА()))

Проверка длины текста

Например, чтобы ограничить ввод до 15 символов, создайте такое правило:

Список проверки данных Excel (раскрывающийся список)

Откройте диалоговое окно «Проверка данных» (вкладка «Данные» > «Проверка данных»).
На вкладке «Настройки» выберите «Список» в поле «Тип данных».
В поле Источник введите элементы списка проверки Excel, разделенные точкой с запятой. Например, чтобы ограничить пользовательский ввод тремя вариантами, введите Да; Нет; Н/Д.
Убедитесь, что выбрана опция Список допустимых значений, чтобы стрелка раскрывающегося списка отображалась рядом с ячейкой.
Нажмите ОК.

Выпадающий список проверки данных Excel будет выглядеть примерно так:

Другие способы создания списка проверки данных в Excel

Создать список проверки данных из диапазона ячеек.
Создать динамический список проверки данных на основе именованного диапазона.
Получить список проверки данных Excel из умной таблицы. Лучше всего то, что раскрывающийся список на основе таблицы является динамическим по своей природе и автоматически обновляется при добавлении или удалении элементов из этой таблицы.

Разрешить только числа

=ЕЧИСЛО(C2)

Где C2 — самая верхняя ячейка диапазона, который вы хотите проверить.

Разрешить только текст

=ЕТЕКСТ(B2)

Где B2 — самая верхняя ячейка выбранного диапазона.

Разрешить текст, начинающийся с определенных символов

=СЧЁТЕСЛИ(A2; » текст *»)

=СЧЁТЕСЛИ(A2;»АРТ-*»)

Формула проверки с логикой ИЛИ (несколько критериев)

=СЧЁТЕСЛИ(A2;»АРТ-*»)+СЧЁТЕСЛИ(A2;»АБВ-*»)

Проверка ввода с учетом регистра

=СОВПАД(ЛЕВСИМВ(ячейка; число_символов); текст)

=СОВПАД(ЛЕВСИМВ(A2;4);»АРТ-«)

Разрешить только значения, содержащие определенный текст

Проверка без учета регистра:

ЕЧИСЛО(ПОИСК( текст ; ячейка ))

Проверка с учетом регистра:

ЕЧИСЛО(НАЙТИ( текст ; ячейка ))

Без учета регистра:

=ЕЧИСЛО(ПОИСК(«ар»;A2))

С учетом регистра:

=ЕЧИСЛО(НАЙТИ(«АР»;A2))

Формулы работают по следующей логике:

Разрешить только уникальные записи и запретить дубликаты

=СЧЁТЕСЛИ( диапазон ; самая верхняя_ячейка )<=1

=СЧЁТЕСЛИ($A$2:$A$8; A2)<=1

Как отредактировать проверку данных в Excel

Чтобы изменить правило проверки Excel, выполните следующие действия:

Выберите любую из проверенных ячеек.
Откройте диалоговое окно «Проверка данных» (вкладка «Данные» > «Проверка данных»).
Внесите необходимые изменения.
Установите флажок Применить эти изменения ко всем другим ячейкам с теми же параметрами, чтобы скопировать внесенные вами изменения во все остальные ячейки с исходными критериями проверки.
Нажмите OK, чтобы сохранить изменения.

Как скопировать правило проверки данных Excel в другие ячейки

Чтобы скопировать правило проверки в Excel, выполните следующие 4 быстрых шага:

Выберите ячейку, к которой применяется правило проверки, и нажмите Ctrl + С , чтобы скопировать его.
Выберите другие ячейки, которые вы хотите проверить. Чтобы выделить несмежные ячейки, нажмите и удерживайте клавишу Ctrl при выборе ячеек.
Щелкните выделенный фрагмент правой кнопкой мыши, выберите «Специальная вставка» и выберите параметр «Условия на значения».

Либо используйте комбинацию клавиш Ctrl + Alt + V, и затем — Н.

Нажмите ОК.

Как найти ячейки с проверкой данных в Excel

Как убрать проверку данных в Excel

Способ 1: Обычный способ отключить проверку данных

Обычно, чтобы удалить проверку данных на листах Excel, выполните следующие действия:

Выберите ячейку (ячейки) с проверкой данных.
На вкладке «Данные» нажмите кнопку «Проверка данных».
На вкладке «Настройки» нажмите кнопку «Очистить все», а затем нажмите «ОК».

Советы:

Чтобы удалить проверку данных из всех ячеек на текущем листе, используйте инструмент «Найти и выделить», чтобы выбрать все ячейки с проверкой.
Чтобы удалить определенное правило проверки данных, выберите любую ячейку с этим правилом, откройте диалоговое окно «Проверка данных», установите флажок «Применить эти изменения ко всем другим ячейкам с такими же настройками» и нажмите кнопку «Очистить все».

Способ 2: Удалить правила проверки данных при помощи Специальной вставки

Выберите пустую ячейку без проверки данных и нажмите Ctrl + С, чтобы скопировать ее в буфер обмена.
Выберите ячейки, в которых вы хотите отключить проверку данных.
Нажмите Ctrl + Alt + V, и затем Н. Эта комбинация клавиш вызовет «Специальная вставка» > «Проверка данных».
Нажимаем ОК.

Советы по проверке данных в Excel

Проверка данных на основе другой ячейки

Рис18

Или вы можете ввести формулу =СЕГОДНЯ() непосредственно в поле Конечная дата, что будет иметь тот же эффект.

Правила проверки на основе формул

=МИН($С$2:$С$10)

=МАКС($С$2:$С$10)

Как найти неверные данные на листе

Это выделит все ячейки, которые не соответствуют критериям проверки.

Как поделиться книгой с проверкой данных

Почему проверка данных Excel не работает?

Проверка данных не работает для скопированных данных

Проверка данных Excel не активна

Проверка данных не может быть применена к защищенной или общей книге

Неправильные формулы проверки данных

При проверке данных на основе формул в Excel необходимо проверить три важные вещи:

Формула проверки не возвращает ошибок.
Формула не ссылается на пустые ячейки.
Используются правильные ссылки на ячейки.

Ручной пересчет формул включен

Проверьте правильность формулы проверки данных

Формула проверки данных не должна ссылаться на пустую ячейку

Абсолютные и относительные ссылки на ячейки в формулах проверки

Чтобы лучше проиллюстрировать это, рассмотрим следующий пример.

Источник

Удалить раскрывающийся список (проверка данных) в Excel и Google Таблицах

В этом руководстве будет показано, как удалить раскрывающийся список в Excel и Google Таблицах.

Если у вас есть раскрывающийся список в Excel, созданный с помощью проверки данных, вы можете удалить его, чтобы пользователь мог вводить любую информацию в ячейку, а не только то, что содержится в раскрывающемся списке.

Удаление проверки данных

1. Чтобы удалить проверку данных, сначала выберите ячейку, содержащую раскрывающийся список.

2. Затем в Лента, Выбрать Данные> Инструменты данных> Проверка данных.

3. В Настройки вкладку, щелкните Очистить все, а затем щелкните OK.

Выпадающий список будет удален из выбранной ячейки.

1. Выберите ячейку в Google Таблицах, в которой есть раскрывающийся список.

2. В Меню, Выбрать Проверка данных.

3. Щелкните Удалить проверку.

Выпадающий список будет удален из выбранной ячейки.

Вы поможете развитию сайта, поделившись страницей с друзьями

Источник

Remove all data validation from a cell in Excel with this free Excel macro. This is a great macro to use when you need to remove all data validation from cells in Excel. This removes drop down menus and lists, input messages, and all other data validation from a cell in Excel.

Below, there are two versions of this macro. The first version works on a specific hard-coded cell or range of cells in Excel while the second macro will work on any selected cell or range of cells within Excel.

To use the first macro, replace A1 with the cell reference or range of cells from which you want to remove data validation. The second macro does not need to be changed; simply select any cell or range of cells in Excel and run the second macro and it will work.

Where to install the macro: Module

Excel Macro to Remove All Data Validation from a Specific Cell or Range of Cells in Excel

Sub Remove_Data_Validation_Cell()

Range("A1").Validation.Delete

End Sub

Excel Macro to Remove All Data Validation from a Selection of Cells in Excel

Sub Remove_Data_Validation_Selection()

Selection.Validation.Delete

End Sub

Excel VBA Course — From Beginner to Expert

200+ Video Lessons
50+ Hours of Instruction
200+ Excel Guides

Become a master of VBA and Macros in Excel and learn how to automate all of your tasks in Excel with this online course. (No VBA experience required.)

View Course

1. Что такое проверка данных в Excel?

Наблюдения и советы этой статьи мы подготовили на основании опыта команды проверка достоверности данных Функция может помочь вам ограничить вводимое содержимое на листе. Обычно вы можете создать некоторые правила проверки для предотвращения или разрешения ввода только некоторых данных в список выбранных ячеек.

Некоторые основные способы использования функции проверки данных:

1. Любое значение: проверка не выполняется, вы можете вводить что угодно в указанные ячейки.
2. Полная стоимость: разрешены только целые числа.
3. Десятичный: позволяет вводить как целые, так и десятичные числа.
4. Список: можно вводить или выбирать только значения из предопределенного списка. Значения отображаются в раскрывающемся списке.
5. дата: разрешены только даты.
6. Время: допускается только время.
7. Длина текста.: разрешить ввод только указанной длины текста.
8. изготовленный на заказ: создание правил настраиваемых формул для проверки вводимых пользователем данных.

2. Как добавить проверку данных в Excel?

В лист Excel вы можете добавить проверку данных, выполнив следующие действия:

1. Выберите список ячеек, в котором вы хотите настроить проверку данных, а затем щелкните Данные > проверка достоверности данных > проверка достоверности данных, см. снимок экрана:

2. В проверка достоверности данных диалоговое окно под Настройки на вкладке, создайте свои собственные правила проверки. в полях критериев вы можете указать любой из следующих типов:

Ценности: Введите числа непосредственно в поля критериев;
Ссылка на ячейку: Ссылка на ячейку на листе или другом листе;
Формулы: Создание более сложных формул в качестве условий.

В качестве примера я создам правило, которое позволяет вводить только целые числа от 100 до 1000, здесь установите критерии, как показано на скриншоте ниже:

3. После настройки условий вы можете перейти к входное сообщение or Предупреждение об ошибке Вкладка, чтобы установить входное сообщение или предупреждение об ошибке для ячеек проверки по своему усмотрению. (Если вы не хотите устанавливать оповещение, нажмите OK заканчивать сразу.)

3.1) Добавить входное сообщение (необязательно):

Вы можете создать сообщение, которое появляется при выборе ячейки, содержащей проверку данных. Это сообщение помогает напомнить пользователю, что он может ввести в ячейку.

Перейдите в входное сообщение tab и сделайте следующее:

Проверить Показывать входное сообщение, когда ячейка выбрана вариант;
Введите желаемый заголовок и напоминание в соответствующие поля;
Нажмите OK чтобы закрыть это диалоговое окно.

Теперь, когда вы выбираете проверенную ячейку, окно сообщения будет отображаться следующим образом:

3.2) Создавайте содержательные сообщения об ошибках (необязательно):

Помимо создания входного сообщения, вы также можете отображать предупреждения об ошибках, когда недопустимые данные вводятся в ячейку с проверкой данных.

Перейдите в Предупреждение об ошибке вкладки проверка достоверности данных диалоговое окно, сделайте следующее:

Проверить Показывать предупреждение об ошибке после ввода неверных данных вариант;
В разделе Стиль в раскрывающемся списке выберите нужный тип оповещения:
- Стоп (по умолчанию): Этот тип предупреждения не позволяет пользователям вводить недопустимые данные.
- Предупреждение: Предупреждает пользователей о том, что данные недействительны, но не препятствует их вводу.
- Информация: Информирует пользователей только о неверной записи данных.
Введите желаемый заголовок и предупреждающее сообщение в соответствующие поля;
Нажмите OK для закрытия диалогового окна.

И теперь при вводе недопустимого значения появится окно с предупреждением о сообщении, как показано на скриншоте ниже:

Stop вариант: вы можете нажать Повторите ввести другое значение или Отмена чтобы удалить запись.

Предупреждение вариант: нажмите Да ввести неверную запись, Нет изменить его, или Отмена чтобы удалить запись.

Информация вариант: нажмите OK ввести неверную запись или Отмена чтобы удалить запись.

Внимание: Если вы не устанавливаете собственное сообщение в Предупреждение об ошибке коробка, по умолчанию Stop Появится окно с предупреждением, как показано ниже:

3. Основные примеры для проверки данных

При использовании этой функции проверки данных есть 8 встроенных опций, позволяющих настроить проверку данных. Например: любое значение, целые числа и десятичные дроби, дата и время, список, длина текста и настраиваемая формула. В этом разделе мы обсудим, как использовать некоторые встроенные параметры в Excel?

3.1 Проверка данных для целых и десятичных чисел

1. Выберите список ячеек, в котором вы хотите разрешить только целые числа или десятичные дроби, а затем щелкните Данные > проверка достоверности данных > проверка достоверности данных.

2. В проверка достоверности данных диалоговое окно под Настройки tab выполните следующие операции:

Выберите соответствующий пункт Целое число or Десятичная дробь в Разрешить выпадающий список.
А затем выберите один из нужных вам критериев в Данные коробка (в этом примере я выбираю между опция).
Tips: Критерии содержат: между, не между, равно, не равно, больше, меньше, больше или равно, меньше или равно.
Затем введите минимальный и максимальная значения, которые вам нужны (мне нужны числа от 0 до 1 00).
Наконец, нажмите OK кнопку.

3. Теперь в выбранные ячейки можно вводить только целые числа от 0 до 100.

3.2 Проверка данных для даты и времени

Чтобы подтвердить конкретную дату или время, которые нужно ввести, легко использовать этот проверка достоверности данных, пожалуйста, сделайте следующее:

1. Выберите список ячеек, в котором вы хотите разрешить только определенные даты или время, а затем щелкните Данные > проверка достоверности данных > проверка достоверности данных.

2. В проверка достоверности данных диалоговое окно под Настройки tab выполните следующие операции:

Выберите соответствующий пункт Время or Продолжительность в Разрешить выпадающий список.
А затем выберите один из нужных вам критериев в Данные коробка (здесь я выбираю больше опция).
Tips: Критерии содержат: между, не между, равно, не равно, больше, меньше, больше или равно, меньше или равно.
Затем введите Начало вам нужно (я хочу даты больше, чем 8).
Наконец, нажмите OK кнопку.

3. Теперь в выбранные ячейки можно вводить только даты, превышающие 8.

3.3 Проверка данных для длины текста

Если вам нужно ограничить количество символов, которые можно ввести в ячейку. Например, чтобы ограничить содержимое не более чем 10 символами для определенного диапазона, это проверка достоверности данных также могу оказать вам услугу.

1. Выберите список ячеек, в которых вы хотите ограничить длину текста, а затем щелкните Данные > проверка достоверности данных > проверка достоверности данных.

2. В проверка достоверности данных диалоговое окно под Настройки tab выполните следующие операции:

Выберите Длина текста из Разрешить выпадающий список.
А затем выберите один из нужных вам критериев в Данные коробка (в этом примере я выбираю меньше, чем опция).
Tips: Критерии содержат: между, не между, равно, не равно, больше, меньше, больше или равно, меньше или равно.
Затем введите максимальная число, которое нужно ограничить (хочу, чтобы длина текста не превышала 10 символов).
Наконец, нажмите OK кнопку.

3. Теперь выбранные ячейки позволяют набирать только текстовую строку длиной менее 10 символов.

3.4 Список проверки данных (раскрывающийся список)

С этим мощным проверка достоверности данных функцию, вы также можете быстро и легко создать раскрывающийся список в ячейках. Пожалуйста, сделайте так:

1. Выберите целевые ячейки, в которые нужно вставить раскрывающийся список, а затем щелкните Данные > проверка достоверности данных > проверка достоверности данных.

2. В проверка достоверности данных диалоговое окно под Настройки tab выполните следующие операции:

Выберите Список из Разрешить выпадающий список.
В разделе Источник В текстовом поле введите элементы списка, разделенные запятыми. Например, чтобы ограничить ввод данных пользователем тремя вариантами, введите «Не начато», «Выполняется», «Завершено» или вы можете выбрать список ячеек, содержащий значения, на основе которых следует вставить раскрывающийся список.
Наконец, нажмите OK кнопку.

3. Теперь выпадающий список был создан в ячейках, как показано на скриншоте ниже:

Щелкните, чтобы получить более подробную информацию из раскрывающегося списка…

4. Расширенные настраиваемые правила проверки данных.

В этом разделе я расскажу, как создать некоторые расширенные пользовательские правила проверки данных для решения ваших проблем, таких как: создание формул проверки, разрешающих только числа или текстовые строки, только уникальные значения, только указанные номера телефонов, адреса электронной почты и т. Д. .

4.1 Проверка данных разрешает только числа или текст

Разрешить ввод только чисел с функцией проверки данных

Чтобы разрешить только числа в диапазоне ячеек, сделайте следующее:

1. Выберите диапазон ячеек, в который нужно вводить только числа.

2. Нажмите Данные > проверка достоверности данных > проверка достоверности данных, в выскочившем проверка достоверности данных диалоговое окно под Настройки Вкладка, выполните следующие действия:

Выберите На заказ из Разрешить выпадающий список.
А затем введите эту формулу: = ЕЧИСЛО (A2) в Формула текстовое окно. (A2 это первая ячейка выбранного диапазона, который вы хотите ограничить)
Нажмите OK кнопку, чтобы закрыть это диалоговое окно.

3. С этого момента в выбранные ячейки можно вводить только числа.

Внимание: Это ISNUMBER Функция допускает любые числовые значения в проверенных ячейках, включая целые числа, десятичные дроби, дроби, даты и время.

Разрешить ввод только текстовых строк с помощью функции проверки данных

Чтобы ограничить записи ячеек только текстом, вы можете использовать проверка достоверности данных функция с настраиваемой формулой на основе ISTEXT функции, сделайте следующее:

1. Выберите диапазон ячеек, в который нужно вводить только текстовые строки.

Выберите На заказ из Разрешить выпадающий список.
А затем введите эту формулу: = ISTEXT (A2) в Формула текстовое окно. (A2 это первая ячейка выбранного диапазона, который вы хотите ограничить)
Нажмите OK кнопку, чтобы закрыть это диалоговое окно.

3. Теперь при вводе данных в определенные ячейки можно разрешить данные только в текстовом формате.

4.2 Проверка данных допускает только буквенно-цифровые значения

Для некоторых целей вы просто хотите разрешить вводить алфавиты и числовые значения, но ограничить использование специальных символов, таких как ~,%, $, пробел и т. Д., Этот раздел познакомит вас с некоторыми хитростями.

Разрешить только буквенно-цифровые значения с функцией проверки данных

Чтобы запретить использование специальных символов, но разрешить только буквенно-цифровые значения, вы должны создать настраиваемую формулу в проверка достоверности данных функции, сделайте следующее:

1. Выберите диапазон ячеек, в который нужно ввести только буквенно-цифровые значения.

Выберите На заказ из Разрешить выпадающий список.
Затем введите приведенную ниже формулу в Формула текстовое окно.
=IF(A2=»»,TRUE,IF(ISERROR(SUMPRODUCT(SEARCH(MID(A2,ROW(INDIRECT(«1:»&LEN(A2))),1),»0123456789abcdefghijklmnopqrstuvwxyz»))),FALSE,TRUE))
Нажмите OK кнопку, чтобы закрыть это диалоговое окно.

Внимание: В приведенных выше формулах A2 — первая ячейка выбранного диапазона, который вы хотите ограничить.

3. Теперь разрешено вводить только алфавиты и числовые значения, а использование специальных символов будет ограничено при вводе, как показано на скриншоте ниже:

Разрешить только буквенно-цифровые значения с замечательной функцией

Возможно, приведенная выше формула сложна для понимания и запоминания, здесь я представлю удобную функцию — Предотвратить ввод of Kutools for Excel, с помощью этой функции вы можете быстро и легко решить эту задачу.

После установки Kutools for Excel, пожалуйста, сделайте так:

1. Выберите диапазон ячеек, в который нужно ввести только буквенно-цифровые значения.

2, Затем нажмите Кутулс > Предотвратить ввод > Предотвратить ввод, см. снимок экрана:

3. В выскочившем Предотвратить ввод диалоговое окно, выберите Запретить ввод специальных символов вариант, см. снимок экрана:

4, Затем нажмите Ok и в следующих полях подсказок щелкните Да > OK чтобы закончить операцию. Теперь в выбранных ячейках разрешены только алфавиты и числовые значения, см. Снимок экрана:

4.3 Проверка данных позволяет текстам начинаться или заканчиваться определенными символами

Если все значения в определенном диапазоне должны начинаться или заканчиваться определенным символом или подстрокой, вы можете использовать проверку данных с помощью настраиваемой формулы, основанной на функциях ТОЧНО, ВЛЕВО, ВПРАВО или СЧЁТЕСЛИ.

Разрешить тексту начинаться или заканчиваться определенными символами только с одним условием

Например, я хочу, чтобы тексты начинались или заканчивались на «CN» при вводе текстовых строк в определенные ячейки, сделайте следующее:

1. Выберите диапазон ячеек, в котором разрешены только тексты, начинающиеся или заканчивающиеся определенными символами.

2, Затем нажмите Данные > проверка достоверности данных > проверка достоверности данных, в выскочившем проверка достоверности данных диалоговое окно под Настройки Вкладка, выполните следующие действия:

Выберите На заказ из Разрешить выпадающий список.
Затем введите приведенную ниже формулу в Формула текстовое окно.
Begin with: =EXACT(LEFT(A2,2),»CN»)
End with: =EXACT(RIGHT(A2,2),»CN»)
Нажмите OK кнопку, чтобы закрыть это диалоговое окно.

Внимание: В приведенных выше формулах A2 первая ячейка выбранного диапазона, число 2 это количество символов, которое вы указали, CN текст, которым вы хотите начать или закончить.

3. С этого момента в выбранные ячейки можно вводить только текстовую строку, начинающуюся или заканчивающуюся указанными символами. В противном случае появится предупреждение, напоминающее вам, как показано на скриншоте ниже:

Советы: Приведенные выше формулы чувствительны к регистру. Если регистр не требуется, примените следующие формулы CONTIF:

Begin with (non case sensitive): =COUNTIF(A2,»CN*»)
End with (non case sensitive): =COUNTIF(A2,»*CN»)

Внимание: Звездочка * — это подстановочный знак, соответствующий одному или нескольким символам.

Разрешить тексты начинаться или заканчиваться определенными символами с несколькими критериями (логика ИЛИ)

Например, если вы хотите, чтобы тексты начинались или заканчивались буквами «CN» или «UK», как показано на скриншоте ниже, вам необходимо добавить еще один экземпляр EXACT, используя знак плюса (+). Пожалуйста, сделайте следующие шаги:

1. Выберите диапазон ячеек, в котором разрешены только тексты, которые начинаются или заканчиваются несколькими критериями.

Выберите На заказ из Разрешить выпадающий список.
Затем введите приведенную ниже формулу в Формула текстовое окно.
Begin with: =EXACT(LEFT(A2,2),»CN»)+EXACT(LEFT(A2,2),»UK»)
End with: =EXACT(RIGHT(A2,2),»CN»)+EXACT(RIGHT(A2,2),»UK»)
Нажмите OK кнопку, чтобы закрыть это диалоговое окно.

Внимание: В приведенных выше формулах A2 первая ячейка выбранного диапазона, число 2 это количество символов, которое вы указали, CN и UK — это конкретные тексты, которыми вы хотите начать или закончить.

3. Теперь в выбранные ячейки можно вводить только текстовую строку, начинающуюся или заканчивающуюся указанными символами.

Советы: Чтобы игнорировать регистр, примените следующие формулы CONTIF:

Begin with (non case sensitive): =COUNTIF(A2,»CN*»)+COUNTIF(A2,»UK*»)
End with (non case sensitive): =COUNTIF(A2,»*CN»)+COUNTIF(A2,»*UK»)

Внимание: Звездочка * — это подстановочный знак, соответствующий одному или нескольким символам.

4.4 Записи разрешений проверки данных должны содержать / не должны содержать конкретный текст

В этом разделе я расскажу о том, как применить проверку данных, чтобы разрешить значения, которые должны содержать или не должны содержать одну конкретную подстроку или одну из многих подстрок в Excel.

Разрешить записи должны содержать один или один из множества конкретных текстов

Разрешить записи должны содержать один конкретный текст

Чтобы разрешить записи, содержащие определенную текстовую строку, например, все введенные значения должны содержать текст «KTE», как показано на скриншоте ниже, вы можете применить проверку данных с помощью настраиваемой формулы на основе функций НАЙТИ и ЕЧИСЛО. Пожалуйста, сделайте так:

1. Выберите диапазон ячеек, в котором разрешены только тексты, содержащие определенный текст.

Выберите На заказ из раскрывающегося списка Разрешить.
Затем введите одну из формул ниже в Формула текстовое окно.
=ISNUMBER(FIND(«KTE»,A2)) (Case sensitive)
=ISNUMBER(SEARCH(«KTE»,A2)) (Non case sensitive)
Нажмите OK кнопку, чтобы закрыть это диалоговое окно.

Внимание: В приведенных выше формулах A2 первая ячейка выбранного диапазона, текст КТЭ текстовая строка, которую должны содержать записи.

3. Теперь, когда введенное значение не содержит заданного текста, появится окно с предупреждением.

Разрешить записи должны содержать один из многих конкретных текстов

Приведенная выше формула работает только для одной текстовой строки, если вам нужно, чтобы в ячейках была разрешена одна из многих текстовых строк, как показано на следующем снимке экрана, вы должны использовать функции СУММПРОИЗВ, НАЙТИ и ЕЧИСЛО вместе для создания формулы.

1. Выберите диапазон ячеек, в котором разрешены только тексты, содержащие любой из множества элементов.

Выберите На заказ из Разрешить выпадающий список.
Затем введите одну из приведенных ниже формул по мере необходимости в Формула текстовое окно.
=SUMPRODUCT(—ISNUMBER(FIND($C$2:$C$4,A2)))>0 (Case sensitive)
=SUMPRODUCT(—ISNUMBER(SEARCH($C$2:$C$4,A2)))>0 (Non case sensitive)
А затем нажмите OK для закрытия диалогового окна.

Внимание: В приведенных выше формулах A2 первая ячейка выбранного диапазона, C2: C4 — это список значений, которые вы хотите разрешить, чтобы записи содержали любое из них.

3. И теперь можно вводить только записи, содержащие любое из значений в конкретном списке.

Разрешить записи не должны содержать один или один из множества конкретных текстов.

Разрешить записи не должны содержать один конкретный текст

Чтобы проверить, что записи не должны содержать определенный текст, например, чтобы разрешить значения, которые не должны содержать текст «KTE» в ячейке, вы можете использовать функции ISERROR и FIND для создания правила проверки данных. Пожалуйста, сделайте так:

1. Выберите диапазон ячеек, в котором разрешены только тексты, не содержащие определенного текста.

Выберите На заказ из Разрешить выпадающий список.
Затем введите одну из формул ниже в Формула текстовое окно.
=ISERROR(FIND(«KTE»,A2)) (Case sensitive)
=ISERROR(SEARCH(«KTE»,A2)) (Non case sensitive)
Нажмите OK кнопку, чтобы закрыть это диалоговое окно.

Внимание: В приведенных выше формулах A2 первая ячейка выбранного диапазона, текст КТЭ текстовая строка, которую записи не должны содержать.

3. Теперь записи, содержащие конкретный текст, не будут введены.

Разрешить записи не должны содержать один из многих конкретных текстов

Чтобы предотвратить ввод одной из многих текстовых строк в список, как показано на скриншоте ниже, вы должны сделать следующее:

1. Выберите диапазон ячеек, в котором вы хотите запретить некоторые тексты.

Выберите На заказ из Разрешить выпадающий список.
Затем введите приведенную ниже формулу в Формула текстовое окно.
=SUMPRODUCT(—ISNUMBER(FIND($C$2:$C$4,A2)))=0 (Case sensitive)
=SUMPRODUCT(—ISNUMBER(SEARCH($C$2:$C$4,A2)))=0 (Non case sensitive)
А затем нажмите OK для закрытия диалогового окна.

Внимание: В приведенных выше формулах A2 первая ячейка выбранного диапазона, C2: C4 — это список значений, которые вы хотите предотвратить, если записи содержат какое-либо из них.

3. С этого момента будет запрещено вводить записи, содержащие какой-либо из конкретных текстов.

4.5 Проверка данных допускает только уникальные значения

Если вы хотите предотвратить ввод повторяющихся данных в диапазон ячеек, в этом разделе будут представлены некоторые быстрые методы решения этой задачи в Excel.

Разрешить только уникальные значения с функцией проверки данных

Обычно вам может помочь функция проверки данных с настраиваемой формулой, основанной на функции СЧЁТЕСЛИ. Для этого выполните следующие действия:

1. Выберите ячейки или столбец, в которые нужно ввести только уникальные значения.

2, Затем нажмите Данные > проверка достоверности данных > проверка достоверности данных, в выскочившем проверка достоверности данных диалоговое окно под Настройки tab выполните следующие операции:

Выберите На заказ из Разрешить выпадающий список.
Затем введите приведенную ниже формулу в Формула текстовое окно.
=COUNTIF($A$2:$A$9,A2)=1
Нажмите OK кнопку, чтобы закрыть это диалоговое окно.

Внимание: В приведенной выше формуле A2: A9 — это диапазон ячеек, в котором вы хотите разрешить только уникальные значения, и A2 — первая ячейка выбранного диапазона.

3. Теперь можно вводить только уникальные значения, а при вводе повторяющихся данных будет появляться предупреждающее сообщение, см. Снимок экрана:

Разрешить только уникальные значения с кодом VBA

Следующий код VBA также может помочь вам предотвратить ввод повторяющихся значений, пожалуйста, сделайте следующее:

1. Щелкните правой кнопкой мыши вкладку листа, на которой вы хотите разрешить только уникальные значения, и выберите Просмотреть код из контекстного меню во всплывающем Microsoft Visual Basic для приложений окна, скопируйте и вставьте следующий код в пустой модуль:

Код VBA: разрешены только уникальные значения в диапазоне ячеек:

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
'Updateby Extendoffice
  Dim xRg As Range, iLong, fLong As Long
  If Not Intersect(Target, Me.[A1:A100]) Is Nothing Then
     Application.EnableEvents = False
     For Each xRg In Target
     With xRg
         If (.Value <> "") Then
          If WorksheetFunction.CountIf(Me.[A:A], .Value) > 1 Then
            iLong = .Interior.ColorIndex
            fLong = .Font.ColorIndex
            .Interior.ColorIndex = 3
            .Font.ColorIndex = 6
            MsgBox "Duplicate Entry !", vbCritical, "Kutools for Excel"
            .ClearContents
            .Interior.ColorIndex = iLong
            .Font.ColorIndex = fLong
          End If
       End If
     End With
     Next
     Application.EnableEvents = True
  End If
End Sub

Внимание: В приведенном выше коде A1: A100 и A: — это ячейки в столбце, дублирование которых вы хотите предотвратить, пожалуйста, измените их по своему усмотрению.

2. Затем сохраните и закройте этот код, теперь при вводе повторяющегося значения в ячейку A1: A100 появляется окно с предупреждением, как показано ниже:

Разрешить только уникальные значения с помощью удобной функции

Если у вас есть Kutools for Excel, С его Предотвратить дублирование вы можете настроить проверку данных для предотвращения дублирования для диапазона ячеек с помощью всего нескольких щелчков мышью.

После установки Kutools for Excel, пожалуйста, сделайте так:

1. Выберите диапазон ячеек, в котором вы хотите предотвратить повторяющиеся значения, но разрешить только уникальные данные.

2, Затем нажмите Кутулс > Предотвратить ввод > Предотвратить дублирование, см. снимок экрана:

3. Появится предупреждающее сообщение, напоминающее о том, что проверка данных будет удалена при применении этой функции, нажмите Да и в следующем окне подсказки щелкните OK, смотрите скриншоты:

4. Теперь, когда вы вводите некоторые повторяющиеся данные в указанные ячейки, отображается окно подсказки, чтобы напомнить вам, что повторяющиеся данные недействительны, см. Снимок экрана:

4.6 Проверка данных разрешает только верхний / нижний / правильный регистр

Эта проверка данных — мощная функция, она также может помочь пользователю вводить только прописные, строчные или правильные регистры в диапазон ячеек. Пожалуйста, сделайте следующие шаги:

1. Выберите диапазон ячеек, в который нужно вводить текст только в верхнем, нижнем или правильном регистре.

2, Затем нажмите Данные > проверка достоверности данных > проверка достоверности данных, в выскочившем проверка достоверности данных диалоговое окно под Настройки tab выполните следующие операции:

Выберите На заказ из Разрешить выпадающий список.
Затем введите одну из следующих формул, которая вам нужна, в Формула текстовое окно.
=AND(EXACT(A2,UPPER(A2)),ISTEXT(A2)) (only allow uppercase text)
=AND(EXACT(A2,LOWER(A2)),ISTEXT(A2)) (only allow lowercase text)
=AND(EXACT(A2,PROPER(A2)),ISTEXT(A2)) (only allow proper case text)
Нажмите OK кнопку, чтобы закрыть это диалоговое окно.

Внимание: В приведенной выше формуле A2 это первая ячейка столбца, который вы хотите использовать.

3. Теперь будут приняты только те записи, которые соответствуют созданному вами правилу.

4.7 Проверка данных позволяет значениям, которые существуют / не существуют в другом списке

Разрешение значениям существовать или не существовать в другом списке для ввода в диапазон ячеек может быть болезненной проблемой для большинства из нас. Фактически, вы можете использовать функцию проверки данных с простой формулой, основанной на функции СЧЁТЕСЛИ, чтобы справиться с этим.

Например, я хочу, чтобы только значения в диапазоне C2: C4 вводились в диапазон ячеек, как показано на скриншоте ниже, чтобы решить эту задачу, сделайте следующее:

1. Выберите диапазон ячеек, к которому вы хотите применить проверку данных.

2, Затем нажмите Данные > проверка достоверности данных > проверка достоверности данных, в выскочившем проверка достоверности данных диалоговое окно под Настройки tab выполните следующие операции:

Выберите На заказ из Разрешить выпадающий список.
Затем введите одну из следующих формул, которая вам нужна, в Формула текстовое окно.
=COUNTIF($C$2:$C$4,A2)>0 (only allow values exist in another column)
=COUNTIF($C$2:$C$4,A2)=0 (prevent values exist in another column)
Нажмите OK кнопку, чтобы закрыть это диалоговое окно.

Внимание: В приведенной выше формуле A2 это первая ячейка столбца, который вы хотите использовать, C2: C4 — это список значений, которые вы хотите запретить или разрешить, если записи являются одним из них.

3. Теперь записи соответствуют только тому правилу, которое вы создали, могут быть введены, другие будут запрещены.

4.8 Проверка данных требует ввода только формата номера телефона

Когда вы вводите информацию о сотрудниках вашей компании, в одном столбце необходимо ввести номер телефона, чтобы обеспечить быстрый и точный ввод телефонных номеров, в этом случае вы можете установить проверку данных для номеров телефонов. Например, я просто хочу, чтобы номер телефона в формате (123) 456-7890 можно было вводить на листе, в этом разделе будут представлены два быстрых приема для решения этой задачи.

Принудительно использовать только формат номера телефона с функцией проверки данных

Чтобы разрешить ввод только определенного формата номера телефона, сделайте следующее:

1. Выберите список ячеек, в который нужно ввести определенный формат номера телефона, а затем щелкните правой кнопкой мыши и выберите Формат ячеек из контекстного меню см. снимок экрана:

2. В Формат ячеек диалоговое окно под Число вкладка, выберите На заказ слева Категория список, а затем введите нужный формат номера телефона в текстовое поле Тип, например, я буду использовать это (###) ### — #### формат, см. снимок экрана:

3, Затем нажмите OK для закрытия диалогового окна.

4. После форматирования ячеек продолжайте выбирать ячейки, а затем откройте проверка достоверности данных диалоговое окно по щелчку Данные > проверка достоверности данных > проверка достоверности данных, в появившемся диалоговом окне под Настройки tab выполните следующие операции:

Выберите На заказ из Разрешить выпадающий список.
А затем введите эту формулу = И (ЕЧИСЛО (A2); ДЛИНА (A2) = 10) в текстовое поле Формула.
Нажмите OK кнопку, чтобы закрыть это диалоговое окно.

Внимание: В приведенной выше формуле A2 — это первая ячейка столбца, в котором вы хотите проверить номер телефона.

5. Теперь при вводе 10-значного числа оно будет автоматически преобразовано в конкретный формат номера телефона по мере необходимости, см. Скриншоты:

Внимание: Если введенный номер не 10 цифр, появится окно с предупреждением, напоминающее вам, см. Снимок экрана:

Принудительный формат только номера телефона с полезной функцией

Kutools for ExcelАвтора Подтвердить номер телефона Функция также может помочь вам принудительно ввести только формат номера телефона с помощью всего нескольких щелчков мышью.

После установки Kutools for Excel, пожалуйста, сделайте так:

1. Выберите список ячеек, в которых разрешен только определенный номер телефона, затем нажмите Кутулс > Предотвратить ввод > Подтвердить номер телефона, см. снимок экрана:

2. В Номер телефона в диалоговом окне выберите нужный формат номера телефона или вы можете создать собственное форматирование, щелкнув значок Добавить кнопку, см. снимок экрана:

3. После выбора или настройки форматирования номера телефона нажмите OK, теперь можно ввести только номер телефона с определенным форматированием, в противном случае появится предупреждающее сообщение, напоминающее вам, см. снимок экрана:

4.9 Проверка данных требует ввода только адресов электронной почты

Предположим, вам нужно ввести несколько адресов электронной почты в столбец рабочего листа, чтобы предотвратить ввод некорректного форматирования адресов электронной почты, обычно вы можете установить правило проверки данных, разрешающее только форматирование адресов электронной почты.

Принудительный формат только адресов электронной почты с функцией проверки данных

Используя функцию проверки данных с настраиваемой формулой, вы можете создать правило для предотвращения быстрого ввода недействительных адресов электронной почты, пожалуйста, сделайте следующее:

1. Выделите ячейки, в которые нужно ввести только адреса электронной почты, затем нажмите Данные > проверка достоверности данных > проверка достоверности данных.

2. В выскочившем проверка достоверности данных диалоговое окно под Настройки tab выполните следующие операции:

Выберите На заказ из Разрешить выпадающий список.
А затем введите эту формулу = ISNUMBER (MATCH («*@*.?*»; A2,0)) в Формула текстовое окно.
Нажмите OK кнопку, чтобы закрыть это диалоговое окно.

Внимание: В приведенной выше формуле A2 это первая ячейка столбца, который вы хотите использовать.

3. Теперь, если введенный текст не является форматом адреса электронной почты, появится окно с предупреждением, напоминающее вам, см. Снимок экрана:

Принудительный формат только адресов электронной почты с помощью удобной функции

Kutools for Excel поддерживает удивительную функцию — Подтвердить адрес электронной почты, с помощью этой утилиты вы можете предотвратить неверные адреса электронной почты одним щелчком мыши.

После установки Kutools for Excel, пожалуйста, сделайте следующее:

1. Выберите ячейки, в которые можно вводить только адреса электронной почты, затем нажмите Кутулс > Предотвратить ввод > Подтвердить адрес электронной почты. Смотрите скриншот:

2. Затем можно ввести только форматирование адреса электронной почты, в противном случае появится окно с предупреждением, чтобы напомнить вам, см. Снимок экрана:

4.10 Проверка данных заставляет вводить только IP-адреса

В этом разделе я расскажу о некоторых быстрых приемах, позволяющих настроить проверку данных на прием только IP-адресов в диапазоне ячеек.

Принудительный формат только IP-адресов с функцией проверки данных

Разрешите вводить только IP-адреса в определенный диапазон ячеек, сделайте следующее:

1. Выберите ячейки, в которые нужно ввести только IP-адрес, затем нажмите Данные > проверка достоверности данных > проверка достоверности данных.

Выберите На заказ из Разрешить выпадающий список.
Затем введите приведенную ниже формулу в Формула текстовое окно.
=AND((LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2,».»,»»)))=3,ISNUMBER(SUBSTITUTE(A2,».»,»»)+0))
Нажмите OK кнопку, чтобы закрыть это диалоговое окно.

Примечание: В приведенной выше формуле A2 это первая ячейка столбца, который вы хотите использовать.

3. Теперь, если вы введете неверный IP-адрес в ячейку, появится окно с предупреждением, напоминающее вам, как показано на скриншоте ниже:

Принудительный формат только IP-адресов с кодом VBA

Здесь следующий код VBA также может помочь разрешить ввод только IP-адресов и ограничить другой ввод, пожалуйста, сделайте следующее:

1. Щелкните правой кнопкой мыши вкладку листа и щелкните Просмотреть код из контекстного меню в открывшемся Microsoft Visual Basic для приложений окно, скопируйте в него приведенный ниже код VBA.

Код VBA: проверить ячейки, чтобы они принимали только IP-адрес

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
'Update by ExtendOffice
Dim xArrIp() As String
Dim xIntIP1, xIntIP2, xIntIP3, xIntIP4 As Integer
If Intersect(Target, Range("A2:A10")) Is Nothing Then
    Exit Sub
Else
    If Target = "" Then
        Exit Sub
    End If
    xArrIp = Split(Target.Text, ".")
    If UBound(xArrIp) <> 3 Then
        GoTo EIP
    Else
    xIntIP1 = CInt(xArrIp(0))
    xIntIP2 = CInt(xArrIp(1))
    xIntIP3 = CInt(xArrIp(2))
    xIntIP4 = CInt(xArrIp(3))
    If (xIntIP1 < 1) Or (xIntIP1 > 255) _
    Or (xIntIP2 < 1) Or (xIntIP2 > 255) _
    Or (xIntIP3 < 1) Or (xIntIP3 > 255) _
    Or (xIntIP4 < 1) Or (xIntIP4 > 255) Then
    GoTo EIP
     End If
    End If
End If
Exit Sub
EIP:
    MsgBox "Please enter correct IP address"
    Target = ""
End Sub

Внимание: В приведенном выше коде A2: A10 — это диапазон ячеек, который вы хотите принимать только IP-адресами.

2. Затем сохраните и закройте этот код, теперь только правильные IP-адреса позволяют вводить в определенные ячейки.

Форсировать только формат IP-адресов с помощью простой функции

Если у вас есть Kutools for Excel установлен в вашей книге, его Подтвердить IP-адрес функция также может помочь вам решить эту задачу.

После установки Kutools for Excel, пожалуйста, сделайте так:

1. Выберите ячейки, в которые разрешено вводить только IP-адреса, затем нажмите Кутулс > Предотвратить ввод > Подтвердить IP-адрес. Смотрите скриншот:

2. После применения этой функции теперь можно вводить только IP-адрес, в противном случае появится окно с предупреждением, напоминающее вам, см. Снимок экрана:

4.11 Проверка данных ограничивает значения, превышающие общее значение

Предположим, у вас есть ежемесячный отчет о расходах, а общая сумма бюджета составляет 18000 долларов США, теперь вам нужно, чтобы общая сумма в списке расходов не превышала предварительно установленную общую сумму 18000 долларов США, как показано на скриншоте ниже. В этом случае вы можете создать правило проверки данных с помощью функции СУММ, чтобы предотвратить превышение суммы значений предварительно установленной суммы.

1. Выберите список ячеек, в которых вы хотите ограничить значения.

2. Затем нажмите Данные > проверка достоверности данных > проверка достоверности данных, в выскочившем проверка достоверности данных диалоговое окно под Настройки tab выполните следующие операции:

Выберите На заказ из Разрешить выпадающий список.
Затем введите приведенную ниже формулу в Формула текстовое окно.
=SUM($B$2:$B$7)<=18000
Нажмите OK кнопку, чтобы закрыть это диалоговое окно.

Внимание: В приведенной выше формуле B2: B7 — это диапазон ячеек, в который нужно ограничить количество записей.

3. Теперь при вводе значений в диапазоне B2: B7, если сумма значений меньше 18000 долларов США, проверка проходит. Если какое-либо значение превысит 18000 долларов, появится окно с предупреждением, напоминающее вам.

4.12 Проверка данных ограничивает ввод ячеек на основе другой ячейки

Если вы хотите ограничить ввод данных в список ячеек на основе значения в другой ячейке, функция проверки данных также может помочь решить эту задачу. Например, если ячейка C1 представляет собой текст «Да», в диапазон A2: A9 разрешено вводить что угодно, но, если ячейка C1 представляет собой другой текст, ничего нельзя вводить в диапазоне A2: A9, как показано ниже. :

Чтобы решить эту проблему, сделайте следующее:

1. Выберите список ячеек, в которых вы хотите ограничить значения.

Выберите На заказ из Разрешить выпадающий список.
Затем введите приведенную ниже формулу в Формула текстовое окно.
=$C$1=»Yes»
Нажмите OK кнопку, чтобы закрыть это диалоговое окно.

Внимание: В приведенной выше формуле C1 содержит ли ячейка конкретный текст, который вы хотите использовать, а текст «Да»- это текст, на основе которого вы хотите ограничить количество ячеек, пожалуйста, измените их по своему усмотрению.

3. Теперь, если в ячейке C1 есть текст «Да», что угодно можно ввести в диапазон A2: A9, если в ячейке C1 есть другой текст, вы не сможете ввести какое-либо значение, см. Демонстрацию ниже:

4.13 Проверка данных позволяет вводить только будние или выходные дни.

Если вам нужно ввести в список ячеек только рабочие дни (с понедельника по пятницу) или выходные (суббота и воскресенье), проверка достоверности данных также может вам помочь, выполните следующие действия:

1. Выберите список ячеек, в который вы хотите ввести дни недели или дни недели.

Выберите На заказ из Разрешить выпадающий список.
Затем введите одну из формул ниже в Формула текстовое поле, как вам нужно.
=WEEKDAY(A2,2)<6 (allow only weekdays)
=WEEKDAY(A2,2)>5 (allow only weekends)
Нажмите OK кнопку, чтобы закрыть это диалоговое окно.

Внимание: В приведенной выше формуле A2 это первая ячейка столбца, который вы хотите использовать.

3. Теперь вы можете вводить только дату буднего или выходного дня в определенные ячейки в зависимости от ваших потребностей.

4.14 Проверка данных позволяет ввести дату на основе сегодняшней даты

Иногда вам может потребоваться разрешить ввод в список ячеек только дат, которые больше или меньше сегодняшнего дня. В проверка достоверности данных особенность с СЕГОДНЯ функция может оказать вам услугу. Пожалуйста, сделайте так:

1. Выберите список ячеек, в который вы хотите ввести только дату в будущем (дату, более позднюю, чем сегодня).

Выберите На заказ из Разрешить выпадающий список.
Затем введите приведенную ниже формулу в Формула текстовое окно.
=A2>Today()
Нажмите OK кнопку, чтобы закрыть это диалоговое окно.

Внимание: В приведенной выше формуле A2 это первая ячейка столбца, который вы хотите использовать.

3. Теперь в ячейки можно вводить только даты, превышающие сегодняшнюю, в противном случае появится окно с предупреждением, напоминающее вам, см. Снимок экрана:

Советы:

1. Чтобы разрешить ввод прошлой даты (дата меньше сегодняшней), пожалуйста, примените следующую формулу к проверке данных:

=A2<Today()

2. Разрешите вводить дату в пределах определенного диапазона дат, например даты в следующие 30 дней, введите следующую формулу в проверку данных:

=AND(A2>TODAY(),A2<=(TODAY()+30))

4.15 Проверка данных позволяет ввести время на основе текущего времени

Например, если вы хотите проверить данные на основе текущего времени, в ячейки можно ввести только время до или после текущего времени. Вы можете создать свою собственную формулу проверки данных, сделайте следующее:

1. Выберите список ячеек, в который вы хотите ввести только время до или после текущего времени.

Выберите Продолжительность из Разрешить выпадающий список.
Затем выберите меньше, чем разрешить только раз до текущего времени, или больше чтобы позволить время после текущего времени, как вам нужно из Данные падать.
А затем в Время окончания or Время начала поле введите следующую формулу:
=TIME(HOUR(NOW()),MINUTE(NOW()),SECOND(NOW()))
Нажмите OK кнопку, чтобы закрыть это диалоговое окно.

Внимание: В приведенной выше формуле A2 это первая ячейка столбца, который вы хотите использовать.

3. Теперь в определенные ячейки можно вводить только время до или после текущего времени.

4.16 Проверка данных дата конкретного или текущего года

Чтобы разрешить ввод только дат определенного года или текущего года, вы можете использовать проверку данных с помощью настраиваемой формулы, основанной на функции ГОД.

1. Выберите список ячеек, в который вы хотите ввести только даты определенного года.

Выберите На заказ из Разрешить выпадающий список.
Затем введите приведенную ниже формулу в Формула текстовое окно.
=YEAR(A2)=2020
Нажмите OK кнопку, чтобы закрыть это диалоговое окно.

Внимание: В приведенной выше формуле A2 это первая ячейка столбца, который вы хотите использовать, 2020 — номер года, который вы хотите ограничить.

3. И затем можно ввести только даты в 2020 году, в противном случае появится окно с предупреждением, как показано на скриншоте ниже:

Советы:

Чтобы разрешить только даты в текущем году, вы можете применить приведенную ниже формулу для проверки данных:

=YEAR(A2)=YEAR(TODAY())

4.17 Проверка данных дата в текущей неделе или месяце

Если вы хотите разрешить пользователю вводить даты текущей недели или месяца в определенные ячейки, в этом разделе будут представлены некоторые формулы для решения этой задачи в Excel.

Разрешить ввести дату текущей недели

1. Выберите список ячеек, в который вы хотите ввести только даты текущей недели.

Выберите Время из Разрешить выпадающий список.
А затем выберите между из Данные падать.
В разделе Начало текстовое поле введите эту формулу: = СЕГОДНЯ () — ДЕНЬ НЕДЕЛИ (СЕГОДНЯ (); 3)
В разделе Дата окончания текстовое поле введите эту формулу: = СЕГОДНЯ () — ДЕНЬ НЕДЕЛИ (СЕГОДНЯ (); 3) +6
Наконец, нажмите OK кнопку.

3. Затем можно будет ввести только даты в пределах текущей недели, другие даты будут запрещены, как показано на скриншоте ниже:

Разрешить вводить дату текущего месяца

Чтобы можно было вводить только даты текущего месяца, сделайте следующее:

1. Выберите список ячеек, в который вы хотите ввести только даты текущего месяца.

Выберите Время из Разрешить выпадающий список.
А затем выберите одно из Данные падать.
В разделе Начало текстовое поле введите эту формулу: = ДАТА (ГОД (СЕГОДНЯ ()); МЕСЯЦ (СЕГОДНЯ ()); 1)
В разделе Дата окончания текстовое поле введите эту формулу: = ДАТА (ГОД (СЕГОДНЯ ()), МЕСЯЦ (СЕГОДНЯ ()), ДЕНЬ (ДАТА (ГОД (СЕГОДНЯ ()), МЕСЯЦ (СЕГОДНЯ ()) + 1,1) -1))
Наконец, нажмите OK кнопку.

3. Отныне в выбранные ячейки можно вводить только даты текущего месяца.

5. Как отредактировать валидацию данных в Excel?

Чтобы отредактировать или изменить существующее правило проверки данных, выполните следующие действия:

1. Выберите любую из ячеек с правилом проверки данных.

2, Затем нажмите Данные > проверка достоверности данных > проверка достоверности данных , чтобы перейти к проверка достоверности данных диалоговом окне, в поле отредактируйте или измените правила в соответствии с вашими потребностями, а затем установите флажок Примените эти изменения ко всем остальным ячейкам с такими же настройками. возможность применить это новое правило ко всем другим ячейкам с исходными критериями проверки. Смотрите скриншот:

3. Нажмите OK для сохранения изменений.

6. Как найти и выделить ячейки с проверкой данных в Excel?

Если вы создали несколько правил проверки данных на своем листе, теперь вам нужно найти и выбрать ячейки, в которых были применены правила проверки данных, Перейти к специальному Команда может помочь вам выбрать все виды проверки данных или конкретный тип проверки данных.

1. Активируйте лист, который вы хотите найти, и выберите ячейки с проверкой данных.

2, Затем нажмите Главная > Найти и выбрать > Перейти к специальному, см. снимок экрана:

3. В Перейти к специальному диалоговое окно, выберите Валидация данных > Все, см. снимок экрана:

4. И все ячейки с проверкой данных были выбраны сразу на текущем листе.

Tips: Если вы просто хотите выбрать один конкретный тип проверки данных, сначала выберите одну ячейку, содержащую определенную проверку данных, которую вы хотите узнать, затем перейдите к Перейти к специальному диалоговое окно и выберите Валидация данных > Одна и та же.

7. Как скопировать правило проверки данных в другие ячейки?

Предположим, вы создали правило проверки данных для списка ячеек, и теперь вам нужно применить то же правило проверки данных к другим ячейкам. Вместо того, чтобы создавать правило заново, вы можете быстро и легко скопировать и вставить существующее правило в другие ячейки.

1. Щелкните, чтобы выбрать одну ячейку с правилом проверки, которое вы хотите использовать, а затем нажмите Ctrl + C чтобы скопировать его.

2. Затем выберите ячейки, которые вы хотите проверить, чтобы выбрать несколько несмежных ячеек, нажмите и удерживайте кнопку Ctrl при выборе ячеек.

3. Затем щелкните выделение правой кнопкой мыши и выберите Специальная вставка вариант, см. снимок экрана:

4. В Специальная вставка диалоговое окно, выберите Проверка вариант, см. снимок экрана:

5. Нажмите OK кнопка, теперь правило проверки копируется в новые ячейки.

8. Как использовать проверку данных, чтобы обвести недопустимые записи в Excel?

Иногда вам может потребоваться создать правила проверки данных для существующих данных, в этом случае некоторые недопустимые данные могут появиться в диапазоне ячеек. Как проверить неверные данные и изменить их? В Excel вы можете использовать Неверные данные круга функция, чтобы выделить недопустимые данные красным кружком.

Чтобы обвести нужные вам недействительные данные, вы должны применить проверка достоверности данных возможность установить правило для диапазона данных. Пожалуйста, выполните следующие действия:

1. Выберите диапазон данных, в котором вы хотите обвести недопустимые данные.

2, Затем нажмите Данные > проверка достоверности данных > проверка достоверности данных, В проверка достоверности данных В диалоговом окне установите правило проверки в соответствии с вашими потребностями, например, здесь я проверю значения больше 500, см. снимок экрана:

3, Затем нажмите OK чтобы закрыть диалоговое окно. После настройки правила проверки данных нажмите Данные > проверка достоверности данных > Неверные данные круга, то все недопустимые значения меньше 500 обведены красным овалом. Смотрите скриншоты:

Ноты:

1. Как только вы исправите неверные данные, красный кружок автоматически исчезнет.
2. Это Неверные данные круга функция может обвести максимум 255 ячеек. Когда вы сохраните текущую книгу, все красные кружки будут удалены.
3. Эти круги нельзя распечатать.
4. Вы также можете удалить красные кружки, нажав Данные > проверка достоверности данных > Очистить круги проверки.

9. Как убрать проверку данных в Excel?

Чтобы удалить правила проверки данных из диапазона ячеек, текущего листа или всей книги, вам могут помочь следующие методы.

Удалить проверку данных в выбранном диапазоне с помощью функции проверки данных

1. Выберите ячейки с проверкой данных, которые вы хотите удалить.

2. Затем нажмите Данные > проверка достоверности данных > проверка достоверности данных, в появившемся диалоговом окне под Настройки вкладку нажмите Очистить все кнопку, см. снимок экрана:

3, Затем нажмите OK кнопку, чтобы закрыть это диалоговое окно. И правило проверки данных, примененное к выбранному диапазону, было сразу удалено.

Tips: Чтобы удалить проверку данных из текущего рабочего листа, просто выберите сначала весь лист, а затем примените описанные выше действия.

Удалите проверку данных в выбранном диапазоне с помощью удобной функции

Если у вас есть Kutools for Excel, Его Очистить ограничения проверки данных Функция также может помочь удалить правила проверки данных из выбранного диапазона или всего рабочего листа.

После установки Kutools for Excel, пожалуйста, сделайте так:

1. Выделите диапазон ячеек или весь лист, содержащий данные проверки, которые вы хотите удалить.

2, Затем нажмите Кутулс > Предотвратить ввод > Очистить ограничения проверки данных, см. снимок экрана:

3. Во всплывающем окне подсказки щелкните OK, и правило проверки данных было очищено по мере необходимости.

Удалите проверку данных со всех листов с кодом VBA

Чтобы удалить правила проверки данных из всей книги, вышеуказанные методы потребуют много времени, если существует много рабочих листов. Здесь приведенный ниже код может помочь вам быстро справиться с этой задачей.

1. Удерживайте ALT + F11 , чтобы открыть Microsoft Visual Basic для приложений окно.

2. Затем нажмите Вставить > Модули, и вставьте следующий макрос в Модули окно.

Код VBA: удалить правила проверки данных на всех листах:

Sub RemoveDataValidation()
'Updateby Extendoffice
  Dim xwsh As Worksheet
  For Each xwsh In ActiveWorkbook.Worksheets
    xwsh.Cells.Validation.Delete
  Next xwsh
End Sub

3, Затем нажмите F5 ключ для запуска этого кода, и все правила проверки данных были немедленно удалены из всей книги.

Лучшие инструменты для работы в офисе

Kutools for Excel Решит большинство ваших проблем и повысит вашу производительность на 80%

Бар Супер Формулы (легко редактировать несколько строк текста и формул); Макет для чтения (легко читать и редактировать большое количество ячеек); Вставить в отфильтрованный диапазон…
Объединить ячейки / строки / столбцы и хранение данных; Разделить содержимое ячеек; Объедините повторяющиеся строки и сумму / среднее значение… Предотвращение дублирования ячеек; Сравнить диапазоны…
Выберите Дубликат или Уникальный Ряды; Выбрать пустые строки (все ячейки пустые); Супер находка и нечеткая находка во многих рабочих тетрадях; Случайный выбор …
Точная копия Несколько ячеек без изменения ссылки на формулу; Автоматическое создание ссылок на несколько листов; Вставить пули, Флажки и многое другое …
Избранные и быстро вставляйте формулы, Диапазоны, диаграммы и изображения; Зашифровать ячейки с паролем; Создать список рассылки и отправлять электронные письма …
Извлечь текст, Добавить текст, Удалить по позиции, Удалить пробел; Создание и печать промежуточных итогов по страницам; Преобразование содержимого ячеек в комментарии…
Суперфильтр (сохранять и применять схемы фильтров к другим листам); Расширенная сортировка по месяцам / неделям / дням, периодичности и др .; Специальный фильтр жирным, курсивом …
Комбинируйте книги и рабочие листы; Объединить таблицы на основе ключевых столбцов; Разделить данные на несколько листов; Пакетное преобразование xls, xlsx и PDF…
Группировка сводной таблицы по номер недели, день недели и другое … Показать разблокированные, заблокированные ячейки разными цветами; Выделите ячейки, у которых есть формула / имя…

Вкладка Office — предоставляет интерфейс с вкладками в Office и значительно упрощает вашу работу

Включение редактирования и чтения с вкладками в Word, Excel, PowerPoint, Издатель, доступ, Visio и проект.
Открывайте и создавайте несколько документов на новых вкладках одного окна, а не в новых окнах.
Повышает вашу продуктивность на 50% и сокращает количество щелчков мышью на сотни каждый день!

Источник

На чтение 6 мин Просмотров 21.7к. Опубликовано 11.05.2018

Иногда при работе с таблицами в редакторе Excel появляется уведомление, что «набор значений, которые могут быть введены в ячейку, ограничен». Самая главная проблема в том, что из-за этого вы не можете ввести нужную вам информацию. На самом деле ничего страшного тут нет. Это ситуацию можно исправить в несколько шагов. В этой статье мы подробно рассмотрим, из-за чего именно появляется это окно и что можно сделать в этой ситуации.

Содержание

Условие проверки
Любое значение
Целое число
Действительное
Список
Дата
Время
Длина текста
Другой
Сообщение об ошибке
Отличие версий Microsoft Excel
Сообщение для ввода данных
Как отключить эту ошибку
Примеры от компании Microsoft
Заключение
Видеоинструкция

Условие проверки

В редакторе Excel существует возможность ограничить ввод информации по каким-нибудь критериям. Процесс происходит следующим образом.

Нажмите на любую клетку.
Перейдите на вкладку «Данные».
Кликните на выделенный инструмент.
Выберите пункт «Проверка данных».

После этого появится окно, в котором можно будет выбрать формат информации для проверки.

Рассмотрим эти форматы более внимательно.

Любое значение

В этом случае в ячейку можно будет вводить что угодно. Параметр используется по умолчанию для любой клетки.

Целое число

Выбрав этот формат, вы сможете отредактировать дополнительную настройку во втором поле.

Например, если выбрать вариант «между», то вы увидите, что в этом окне появятся два дополнительных поля: «Минимум» и «Максимум».

Если выбрать «больше» какой-то величины, то вам нужно будет ввести минимальный допустимый порог. Именно поэтому вы увидите только одно поле – «Минимум», поскольку «Максимум» неограничен.

Действительное

В этом случае принцип работы точно такой же, как и с целыми числами. Разница в том, что на этот раз вы можете использовать любые величины. В том числе и дробные. Для тех, кто не знает, что такое действительные числа, более подробно о них можно прочитать в «Википедии».

Список

Этот формат наиболее интересный.

Для того чтобы понять его возможности, нужно выполнить несколько простых действий.

Заполните чем-нибудь несколько клеток. Неважно чем.

Нажмите на какую-нибудь клетку. Перейдите на знакомую вам вкладку. Кликните на иконку «Работа с данными». Выберите выделенный инструмент.

В поле «Тип данных» выберите вариант «Список». Кликните в графу «Источник». Затем выделите нужный диапазон клеток. Так намного удобнее, чем редактировать ссылку вручную. Для продолжения нажмите на «OK».

Благодаря этому теперь в этой ячейке можно выбирать нужное слово из выпадающего списка. Это намного удобнее, чем изменять текст вручную.

Дата

Данный формат подходит для тех случаев, когда ячейка должна содержать только дату. При этом доступны точно такие же дополнительные условия, как с целыми и действительными числами.

Время

Аналогично и тут. Только здесь указывается одно время (без даты).

Длина текста

Иногда бывают ситуации, когда необходимо ограничить не формат клетки, а длину содержимого выражения. То есть, благодаря этой настройке, вы можете сделать так, чтобы в определенных полях можно было указать текст не больше нужного количества символов. Например, в графе номер телефона или название города.

Вариантов довольно много. Этот способ используется при заполнении каких-нибудь бланков или анкет.

Другой

Данный формат отличается от всех остальных. Здесь вы можете указать какую-нибудь формулу для проверки соответствия информации какому-либо условию.

Сообщение об ошибке

При желании вы можете добавить какое-нибудь уведомление о допущенной ошибке при вводе данных в ячейку. Для это вам нужно выполнить несколько простых операций.

Повторите описанные выше шаги по вызову окна «Проверка вводимых значений».
Выберите какой-нибудь тип данных. В качестве примера мы укажем, что необходимо вводить «Действительное» число, которое больше 10.

Теперь переходим на вкладку «Сообщение об ошибке».
Выбираем вид отображения:
- «Останов»;
- «Предупреждение»;
- «Сообщение».
Указываем заголовок и текст уведомления.
Для сохранения проверки ввода значений нажмите на «OK»

В качестве примера мы укажем следующие настройки.

Введите любое число. Например, что-нибудь меньше указанного значения. Нажмите на клавишу [knopka]Enter[/knopka]. И вы увидите уведомление о том, что была допущена ошибка ввода данных.

В данном случае в поле «Вид» был указан формат «Сообщение». В этом случае вы можете вводить любые числа. Но каждый раз будете видеть подобное уведомление.

Если сделать тип «Останов», то ввести неверное значение не удастся.

А теперь попробуйте убрать введенные настройки и оставить пустые поля.

В результате этого вы и увидите указанную ранее ошибку. То есть, если ничего не указывать вручную, редактор выведет предупреждение по умолчанию.

Но обратите внимание на то, что текст сообщения отличается!

Отличие версий Microsoft Excel

Описанная выше инструкция подходит для современных редакторов 2010, 2013 и 2016 годов. По сравнению со старыми программами существуют некоторые отличия.

Откройте этот же файл в Экселе 2007. Введите неправильное значение. И вы увидите эту ошибку. То есть в современных редакторах текст сообщения по умолчанию был изменён. Привычный всем вид существовал до 2007 года.

В старом Excel 2003 ошибка точно такая же.

Сообщение для ввода данных

Чтобы у пользователей после ввода информации подобных ошибок не возникало, необходимо указывать такие подсказки заранее. Делается это очень просто.

Кликните на любую клетку, для которой вы хотите задать какие-нибудь правила.
Откройте в меню раздел «Данные».
Выберите инструмент «Работа с данными».
Нажмите на иконку «Проверка данных».

В появившемся окне перейдите на вкладку «Сообщение для ввода».
Укажите любой текст в указанных полях.
Для продолжения нажмите на «OK».

Теперь каждый раз, когда бы будете активировать эту ячейку, будете видеть подобную подсказку. Это значительно облегчит ситуацию другим пользователям, которые будут работать с созданными вами файлами.

Как отключить эту ошибку

Если вы открыли чужую таблицу и вам нужно сделать какие-нибудь изменения, но при этом видите подобную ошибку при вводе данных, то не нужно отчаиваться. Исправить ситуацию довольно просто.

Выберите ячейку, в которой вы не можете указать нужное вам значение.
Перейдите на панели инструментов на вкладку «Данные».
Нажмите на инструмент «Работа с данными».
Кликните на иконку «Проверка данных».

Для того чтобы убрать все настройки, достаточно нажать на кнопку «Очистить всё».
Сохраняем изменения кликом на «OK».

Теперь можно вносить любые данные, словно вы открыли пустой файл и никаких настроек там нет.

Примеры от компании Microsoft

Если вы не совсем понимаете, каким образом нужно указывать условия для ввода значений, рекомендуется открыть официальный сайт компании Майкрософт. Там вы сможете найти файл примеров. В нём указаны абсолютно все типы данных и различные случаи составления документов и отчётов.

Заключение

В данной статье мы рассмотрели, в каких случаях может появляться ошибка ввода значений в таблицах Excel. Кроме этого, особое внимание было уделено настройкам различных условий для определения допустимого набора величин.

Если у вас что-то не получается, значит, вы что-то упускаете из виду или выбираете не тот формат данных. Попробуйте повторить эти действия более внимательно.

Видеоинструкция

Если вдруг вы не смогли понять данную инструкцию, ниже прилагается видеоролик, в котором все шаги описываются еще более детально с дополнительными пояснениями.

Источник

Иногда возникает необходимость перестраховаться от ошибок перед вводом в ячейки данных несоответствующим определенным условиям. Например, в номенклатуре магазина товаров и цен недолжно быть возможности ввода отрицательных чисел и нулей. Ведь магазин не раздает товар с доплатой или за бесплатно.

Проверка вводимых данных в Excel

Для того, чтобы предотвратить ошибки оператора компьютерного набору в Excel, будем использовать проверку данных ввода. Тем самым создадим ему комфортные условия для рутинной работы, где сложно не допустить ошибки.

У нас имеется лист номенклатуры товаров магазина:

Выделите столбец B и выберите инструмент «Данные»-«Проверка данных».

Заполняем значениями поля на вкладке «Параметры» как показано на рисунке:

На вкладке «Сообщение для ввода» создаем особое примечание, в котором при помещения курсора на ячейку будет отображаться условия для ее заполнения. И жмем ОК.

Теперь проверим. В ячейку B2 введите натуральное число, а в ячейку B3 отрицательное. Как видно в ячейке B3 действие оператора набора – заблокировано. Отображается сообщение об ошибке: «Введенное значение неверно».

Примечание. При желании можно написать собственный текст для ошибки на третей закладке настроек инструмента «Сообщение об ошибке».

Чтобы удалить проверку данных в Excel нужно: выделить соответствующий диапазон ячеек, выбрать инструмент и нажать на кнопку «Очистить все» (указано на втором рисунке).

Особенности проверки данных

Данным способом проверяются данные только в процессе ввода. Если данные уже введенные они будут не проверенные. Например, в столбце B нельзя ввести текст после установки условий заполнения в нем ячеек. Но заголовок в ячейке B1 «Цена» остался без предупреждения об ошибке.

Внимание! Если ячейки будут скопированы, а не введены то их значения так же не будут проверены.

Чтобы проверить соответствуют ли все введенные данные, определенным условиям в столбце и нет ли там ошибок, следует использовать другой инструмент: «Данные»-«Проверка данных»-«Обвести неверные данные».

Если значения в столбце B должны соответствовать определенным условиям, но содержит ошибки, то все они будут обведены красным овалом. Этот инструмент очень удобно использовать, когда нужно проверить уже введенные или скопированные данные.

Конечно, можно выполнить проверку данных в столбце с помощью логической функции Excel – «ЕСЛИ». Или условное форматирование. Но применение инструмента «Проверка данных» – более эффективно, удобно и продуктивно для данной задачи. Особенно если нам нужно одновременно выполнить проверку по нескольким столбцам. В таком случаи более заметна рациональность его использования.

Источник

Настоящая сила Microsoft Excel заключается в его формулах. Однако, как хорошо известно пользователю Microsoft Excel, ошибки в формулах случаются часто, поскольку они сложны. Вы можете исправить это, отследив эти ошибки и проверив предложения по улучшению. Это называется фоновой проверкой ошибок. Мы покажем вам процедуру включения или отключения того же самого.

Как включить или отключить правила проверки ошибок в Microsoft Excel

Что такое фоновая проверка ошибок в Excel?

Microsoft Excel предназначен не только для организации данных на листах. Настоящая цель программного обеспечения — производить расчеты. Microsoft Excel используется для создания информации из случайных данных. Для этого используются формулы. Поскольку формулы в Microsoft Excel могут быть очень сложными, важно проверять их на наличие ошибок. Когда Microsoft Excel выполняет этот процесс автоматически в фоновом режиме, это называется фоновой проверкой ошибок.

Как включить или отключить правила проверки ошибок в Microsoft Excel

Фоновая проверка ошибок включена в Microsoft Excel по умолчанию. Однако, если стороннее расширение отключило его или другой пользователь отключил параметр, его можно снова включить следующим образом:

Запустить Эксель
Щелкните Файл.
В меню выберите Параметры.
Перейдите на вкладку Формулы.
В разделе Проверка ошибок установите флажок, связанный с Включить фоновую проверку ошибок.
Если вы хотите отключить фоновую проверку ошибок, просто снимите флажок.
Нажмите OK, чтобы сохранить настройки.

Если включение или отключение или фоновая проверка ошибок вызваны сторонним расширением, вам придется отключить его.

Как изменить цвет для фоновой проверки ошибок в Excel?

Все ошибки, отмеченные в процессе фоновой проверки ошибок, окрашены в зеленый цвет. Это связано с тем, что зеленый цвет является цветом по умолчанию для этих отмеченных ошибок. Вы также можете изменить этот цвет. Процедура следующая:

Перейдите в окно «Формулы», как описано ранее.
В группе «Проверка ошибок» вы найдете параметр «Указать ошибку, используя этот цвет».
Измените цвет в раскрывающемся меню.

Как сбросить пропущенные ошибки в Microsoft Excel?

Процесс фоновой проверки ошибок помечает ошибки в соответствии с установленной процедурой. Многие ошибки, отмеченные процессом, могут быть подлинными формулами или инструкциями. В этом случае вы можете игнорировать их или добавить в белый список. Если вы хотите сбросить этот список игнорируемых ошибок, выполните следующие действия:

Перейдите в окно «Формулы», как описано ранее.
Прокрутите вниз до раздела Проверка ошибок.
Вы заметите кнопку для сброса проигнорированных ошибок.
Нажмите на нее, чтобы сбросить пропущенные ошибки.

Как изменить правила проверки ошибок в Microsoft Excel?

Фоновая проверка ошибок зависит от набора правил, которые можно изменить. По сути, эти правила указывают, какая цифра или формула будут помечены как ошибочные. Процедура изменения этих правил проверки ошибок следующая:

Перейдите в окно «Формулы», как описано ранее.
Вы заметите варианты с флажками.
Установите флажок, чтобы включить связанный параметр, и снимите флажок, чтобы отключить связанный параметр.
Нажмите OK, чтобы сохранить настройки.

Как изменить правила проверки ошибок в Microsoft Excel?

Значения правил проверки ошибок следующие:

1]Ячейки, содержащие формулы, которые приводят к ошибке

Всякий раз, когда ошибка связана с синтаксисом самой формулы, вступает в действие это правило. Он помечен #ЗНАЧ! или #ДЕЛ/0! .

2]Несовместимая формула вычисляемого столбца в таблицах

Это правило помечает ячейки, в которых синтаксис формулы может быть правильным, но формула может не соответствовать столбцу. Например. Если вы отметите столбец, который не вписывается в формулу, вы получите ошибку.

3]Ячейки, содержащие годы, представленные в виде 2 цифр

Годы должны быть представлены в виде 4 цифр. Некоторые люди предпочитают их как 2 цифры. Это правило будет помечать ячейку, если год отмечен как 2 цифры. Если вы сделали это намеренно, то можете снять флажок, связанный с этим правилом.

4]Числа в текстовом формате или с предшествующим апострофом

Написание десяти и упоминание 10 по-разному читается Microsoft Excel. Точно так же запись 10 и «10» читается Excel по-разному. Ничего, кроме числового представления чисел, не читается формулами.

5} Формулы, несовместимые с другими формулами в регионе

Когда вы используете много формул в Microsoft Excel, со временем формулы становятся зависимыми друг от друга. Во многих случаях значение, полученное по одной формуле, используется по другой. В этом случае указанное правило будет помечать ошибку, если созданная вами формула не будет использоваться совместно с другими формулами региона на листе Microsoft Excel.

6]Ячейки, содержащие типы данных, которые не могут быть обновлены

Многие данные в Microsoft Excel берутся из других источников. Например, вы можете добавить данные фондового рынка в Microsoft Excel. Поскольку эти данные постоянно меняются, Microsoft Excel постоянно обновляет данные и использует их для других вычислений. Однако представьте себе случай, когда интернет не работает или сервер фондовой биржи не работает. В этом случае данные не будут обновляться. Это правило пометит ошибку, чтобы указать то же самое.

7]Формулы, которые пропускают ячейки в регионе

Формулы могут влиять или не влиять на все ячейки в регионе. Однако, если они не влияют на каждую ячейку, сработает упомянутое правило. Если это сделано вами намеренно, правило можно не проверять.

8]Формулы, относящиеся к пустым ячейкам

Пустая ячейка имеет значение по умолчанию 0, но это не всегда может быть намерением оставить ячейку пустой. Если ячейка, включенная в формулу, пуста, она будет помечена, если это правило активно.

9]Данные, введенные в таблицу, недействительны

В случае, если формулы используются либо для оценки таблиц, либо с использованием данных, упомянутых в них, данные могут не соответствовать используемой(ым) формуле(ам). В такой ситуации это правило будет помечать запись цветом.

10]Вводящие в заблуждение числовые форматы

Когда вы читаете даты, время и т. д., они используют определенный формат. Это называется числовым форматом. Правило неправильного числового формата может помочь в маркировке таких числовых форматов.

Почему фоновая проверка ошибок в Excel продолжает отключаться сама по себе?

Многие функции в Microsoft Excel управляются его расширениями. Эти расширения также могут управлять фоновой проверкой ошибок и отключать эту опцию. Простое повторное включение не решит проблему в долгосрочной перспективе. Вы можете отключить проблемное расширение следующим образом.

Откройте Microsoft Excel.
Выберите «Файл» > «Параметры».
На левой панели перейдите на вкладку «Надстройки».
В раскрывающемся меню, связанном с Управлением, выберите надстройки COM.
Проверьте надстройку и нажмите «Удалить», чтобы удалить ее.

Попробуйте этот метод, пока ваша проблема не будет решена. Вы сможете определить проблемное расширение, используя метод проб и ошибок.

Что такое #ЦЕННОСТЬ! Ошибка в Microsoft Excel?

При возникновении проблем с формулами в Microsoft Excel ошибка #ЗНАЧ! Ошибка довольно распространенная. Эта ошибка означает, что либо сама формула неверна, либо значения в ячейках не совпадают. Это можно исправить с небольшим усилием.

Что произойдет, если я оставлю ячейку пустой в Excel?

Если вы оставите ячейку пустой, числовое значение ячейки автоматически станет равным нулю. Однако текстовое значение ячейки не будет существовать. Это означает, что формулы будут считывать ячейку как ноль для числовых вычислений. Однако для текстовых выходов это даст пустой возврат.

Источник