Трудовую книжку в excel

Срок действия документа ограничен 1 сентября 2027 года.

Приложение N 1

к приказу Министерства труда

и социальной защиты

Российской Федерации

от 19 мая 2021 г. N 320н

ФОРМА ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

• Главная /
• Бланки /

• 
  Бланк трудовой книжки
  

Бланк трудовой книжки

Если в вашей компании есть хоть один работник, который отказался переходить на электронную трудовую книжку,  то вам обязательно  нужен особый учетный журнал. С 2021 года работодатели разрабатывают и ведут его по особым правилам.

Что это за журнал (книга) и кому он нужен

Каждый работодатель обязан вести учет бумажных трудовых книжек (ТК) своих сотрудников с момента заключения договоров с ними. Данные о датах трудоустройства, работнике и принадлежащем ему документе записывает в журнал регистрации трудовых книжек работодатель или назначенное лицо, например специалист отдела кадров. Закон требует, чтобы такую регистрационную книгу вела каждая организация и каждый ИП, у которых имеются наемные работники, решившие вести документ о стаже на бумаге.

Разработка и заполнение

С 1 сентября 2021 г. действует обновленный Порядок ведения и хранения ТК (утвержден Приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н), где указано, что бланк книги учета движения ТК работодатель разрабатывает и утверждает самостоятельно. Для удобства пользования в нем предусматривают следующие столбцы:

• порядковый номер регистрируемой записи;
• дату приема сотрудника на работу и получения от него ТК (число, месяц, год цифрами);
• фамилию, имя и отчество (при наличии) работника;
• серию и номер ТК или вкладыша, если они имеются;
• дату и номер приказа о приеме на работу (не заполняется при оформлении вкладышей);
• сумму, внесенную за бланк (если он выдается за деньги);
• дату выдачи на руки;
• подписи представителя работодателя и работника.

После разработки и утверждения шаблона документ распечатывают. Рекомендуется страницы пронумеровать, документ прошнуровать, а концы шнура — опломбировать.

Руководитель организации заверяет книгу подписью, уточняя количество пронумерованных и прошнурованных листов в ней, ставит печать, если есть.

Заполняя документ, помните, что все записи следует делать разборчивым, аккуратным почерком. Данные подтверждаются подписью специалиста, который их внес.

Когда сотрудник увольняется или переходит на электронные сведения о профессиональной деятельности и стаже, этот факт обязательно регистрируют в журнале, поскольку в этот момент отдают бумажную ТК ее владельцу.

Если человек увольняется, то указывают последний рабочий день сотрудника. Но если документы ему отсылаются по почте, то вместо даты их выдачи на руки указывается дата почтовой пересылки. Дополнительно к делу подшивается квитанция об отправке.

Факт получения на руки ТК необходимо заверить подписью работника. Если он лично трудовую книжку не получал, то предусмотренная для подписи графа остается незаполненной.

Так выглядит образец журнала выдачи трудовых книжек на руки, который актуален и при выдаче ТК в связи с увольнением, и после подачи заявления об отказе от ее ведения на бумажном носителе.

Каждое ваше место работы, а также продолжительность пребывания на конкретной должности фиксируются в трудовой книжке. Именно о данном документе пойдет речь в этой статье. Но прежде чем рассказывать об особенностях оформления и содержания документа, необходимо дать определение.

Трудовая книжка представляет собой официальный документ, содержащий информацию о местах работы. В частности, работодателя, период пребывания на должности и причину увольнения.

Важность данного документа заключается в необходимости работодателю получить полную и достоверную информацию о новоиспеченном кандидате на конкретную должность. Залогом успешного собеседования является опыт работы и положительная «трудовая» история.
[contents]

Внешний вид документа

Данный документ имеет стандартный вид, единый для всех. Внешне ТК может быть двух видов:

• Размером 10х14 см – это свидетельствует о выпуске в 1977 году.
• Размером 8,8х12,5 см, что говорит о новом образце 2003 года, утвержденный постановлением Правительства «О трудовых книжках».

Вследствие этого могут присутствовать цветовые различия: серые, темно-синие и темно-зеленые ТК.

Ниже представлен внешний вид ТК, а также титульная страница:

Российское законодательство о трудовых книжках

Следует отметить отдельное Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках»  (см. ссылку www.consultant.ru), где регламентируется общий порядок действия с данным документом (порядок оформления, правила ведения, а также выдачи после увольнения), а также ст. 2-3 устанавливаются форма ТК и вкладыша в ТК.

Кроме того, Трудовой Кодекс РФ определяет практическое значение книжки о трудоустройстве. О чем свидетельствуют ст. 63, ст. 66, ст. 77. (см. ссылку rulaws.ru)

Законодатель отдельно выделил инструкцию по заполнению документа, которая утверждена Министерством Труда РФ 10.10.03, № 69 (см. ссылку normativ.kontur.ru)

Основные параметры

Проблема, с которой боятся столкнуться работодатели – поддельный документ о трудоустройстве. Так, на оригинальном документе присутствует отличительная черта – водяной знак на каждой странице.

• У ТК старого образца – это змеевидный знак, который видно на просвет.
• У ТК нового образца – сочетание букв «ТК», которые также видны на просвет.

Следующее отличие старого и нового образца в количестве страниц. В старой ТК их 40, а в новой – 46.

Как правило, в ТК имеется и заполняется три раздела:

• Сведения о работнике (ФИО, дата рождения, место проживания – вся информация заполняется на титульном листе и подкрепляется печатью).
• Данные о трудовой деятельности. В частности, прием на должность, а также перевод, увольнение и их причины. Каждая запись должна содержать наименование должности, предприятия и, обязательно, дату. Предоставленные сведения подтверждаются печатью организации и номером приказа.
• Награды и достижения (отдельно фиксирует факт получения награды за какое-либо достижение на занимаемой должности, подкрепляется датой и номером приказа).

Каждая запись имеет свой порядковый номер. В случае если один из разделов полностью заполнен в основной трудовой книжке, то специалистом отдела кадров оформляется и вклеивается вкладыш.

Следует отметить особенность оформления дат: они прописываются исключительно арабскими цифрами. Правила написания:

• Год – ХХХХ.
• Месяц и день – ХХ.

В итоге получим, что у сотрудника, принятого на работу 1 марта 2017 года в трудовой книжке будет написано: 1.03.2017

Язык заполнения – официальный язык страны/республики.

Важно! Имеется отдельное требование к ручке, которой заполняется документ: она обязательно должна быть шариковой фиолетового, синего или черного цвета. Гелиевые ручки не допускаются!

Кроме того, в документе не должно быть никаких сокращений, каждое слово прописывается полностью, для точности понимания.

Сроки оформления трудовой книжки также следует знать:

• По истечении 5 дней выполнения сотрудником своих непосредственных обязанностей, работодатель обязан внести в ТК соответствующие сведения.
• Если работник впервые устроился на работу, работодателю даётся 7 дней на оформление трудовой книжки.

Срок действия самой трудовой книжки не ограничен. Всё время выполнения сотрудником своих должностных обязанностей ТК хранится у работодателя и выдается только после увольнения. Однако часто в государственные органы или банки требуется копия ТК для подтверждения трудовой активности гражданина. В данном случае действуют сроки действия:

• Общий срок действительности копии ТК – 1 месяц.
• Исключение составляет заверенная копия трудовой книжки для банка – сроки в данном случае ограничиваются двумя неделями.

На законодательном уровне также устанавливается минимальный возраст, когда возможно оформление трудовой книжки.

По общему правилу, документ оформляется работодателем по истечении 5 дней выполнением сотрудником своих должностных обязанностей.

Принято считать, что официальное трудоустройство возможно только при достижение 18-летнего возраста. Но трудовым кодексом установлено, что подросток, достигший 14-летнего возраста, может устроиться на работу, а соответственно оформить трудовую книжку, но при следующих условиях:

• письменное согласие одного из родителей.
• работа не будет мешать учебе.

С 15 лет подросток может устроиться самостоятельно, без специального согласия родителей, однако на работу, которая признается легкой.

Уже с 16 лет гражданин вправе самостоятельно заключать трудовой договор и, вместе с ним, оформлять ТК.

Выдача чистого бланка (скачать в doc)

Следуя из п. 3 Постановления Правительства № 225 (см. ссылку выше), организация должна предоставлять сотруднику чистый бланк книги о трудоустройстве установленного образца. Из этого следует, предприятие за свой счет приобретает данный документ и оформляет его новому сотруднику в следующих случаях:

• если гражданин устроился на работу впервые.
• если ранее им была утеряна трудовая книжка.

Так выглядят чистый бланк ТК:

Важно! Бланк нельзя использовать в работе как документ, только в ознакомительных целях.

Внесение данных в документ

Сведения о новом месте работы вносятся специалистом отдела кадров в соответствии с п.8 Постановления Минтруда России № 69 (см ссылку выше). Сотрудник лишь обязан предоставить необходимые и достоверные документы.

Следует отметить, что прием сотрудника на новую должность начинается не с оформления записи в его книжке о трудоустройстве, а с издания приказа о заключении трудового договора. Впоследствии номер данного приказа будет записан в ТК.

Важно! Трудовая книжка не заполняется самим физическим лицом, то есть её обладателем. Это делает исключительно уполномоченное на то лицо организации-работодателя.

Содержание информации о работнике включает в себя:

• ФИО.
• Образование.
• Дата рождения.
• Специальность, присвоенная после окончания обучения.
• Дата заполнения.
• Подпись.

Документы, необходимые для заполнения

Как уже говорилось выше, оформление трудовой книжки производится специалистом в отделе кадров. Для этого необходимо предоставить перечень документов:

• Паспорт сотрудника.
• Документ о высшем или среднем образовании.

На основании данных документов заполняется титульный лист.

Писать заявление на выдачу бланка книжки о трудоустройстве не требуется, ведь она оформляется по закону, а не по личной просьбе сотрудника. Исключением, когда потребуется заявление, является ситуация, когда прежний документ был утерян.

Список, указанный выше является исчерпывающим. Дополнительный перечень документов может быть дополнен в случае потери ТК при необходимости восстановления данных о прошлом месте работы.

Электронная трудовая книжка

Сегодня с развитием технологий и внедрением в нашу жизнь электронных технологий Министерство труда разрабатывает план об электронной ТК. Она представляет собой базу данных о трудовой деятельности населения.

Содержание информации о работнике не меняется и включает в себя те же данные, что и в печатном варианте.

Выделим основные отличительные особенности электронной трудовой книжки:

• для хранения информации создаются специальные базы данных.
• для быстрого поиска информации создается удобный интерфейс.
• санкционированная защита всех данных.
• взаимосвязь с иными государственными органами (Пенсионный фонд, социальные службы).

Также следует на практическом примере разграничить ТК в электронном и бумажном виде:

• Электронный вариант подразумевает хранение информации в конкретной базе данных без необходимости физического носителя, тогда как бумажный вариант предполагает исключительно наличие самой книжки.
• Ведение информации в электронной книжке производится в печатном виде. Тогда как на бумажном носителе — исключительно письменно, от руки.
• Взаимосвязь с другими государственными службами возможна только на электронной ТК.
• Автоматизация процесса также применяется исключительно в электронном варианте.

В чем существенное преимущество электронного документа? Он не подлежит материальному износу, а также возможности быть утерянным или украденным. Также значительно сокращается риск противозаконных действий.

Следует сказать, что сейчас активно разрабатывается план введения в работу электронных трудовых книжек. Однако никаких проектов соответствующих нормативно-правовых актов пока не вносится на рассмотрение.

Таким образом, трудовая книжка является важным и существенным атрибутом, подтверждающим трудовую деятельность граждан. Правильное заполнение всех разделов способствует работодателю получить точную картину о новом сотруднике.

Минтруд высказался о введении электронных трудовых книжек еще в прошлом году. В этом году планируется постепенный переход на новый формат с сохранением привычного бумажного варианта.

С середины текущего года вступают в силу новые правила, касающиеся заверения копии трудовой книжки (ГОСТ-2016), однако они является добровольными.

Еще одним нововведением станет возможность заключения электронного трудового договора с помощью портала www.gosuslugi.ru, с удаленными специалистами, при обоюдном согласии нанимателя и работника. Подписание подобного договора будет осуществляться посредством усиленной электронной подписи. Для получения бумажного экземпляра документа, потребуется обратиться в МФЦ.

А пока многие рассуждают о плюсах и минусах перехода на электронный документооборот, предлагаю вспомнить о том, какие нововведения произошли в 2017 году: в феврале Минтруд разрешил работодателям направлять электронные расчетные листки своим сотрудникам, а начиная с июля стали применяться электронные больничные.

В настоящее время трудовая книжка выдается сотруднику на руки не только при увольнении. Работник имеет право получить оригинал, а не копию или выписку из трудовой книжки, как это было ранее, для того, чтобы оформить пенсию. При этом необходимо составить заявление в произвольной форме.

https://www.youtube.com/watch?v=AFyDpbcTdys

☰

Форма трудовой книжки

Тематика документа: Книжка

Файл текстовой версии: 5,2 кб

Образец документа:

Утверждена Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225

                      ФОРМА ТРУДОВОЙ КНИЖКИ
                           (Обложка)
                             Герб
                     Российской Федерации
                        ТРУДОВАЯ КНИЖКА
                       (Титульный лист)
                             Герб
                     Российской Федерации
                        ТРУДОВАЯ КНИЖКА
Фамилия __________________________________________________________
Имя ______________________________________________________________
Отчество _________________________________________________________
Дата рождения ____________________________________________________
                            (число, месяц, год)
Образование ______________________________________________________
__________________________________________________________________
Профессия, специальность _________________________________________
Дата заполнения __________________________________________________
                            (число, месяц, год)
Подпись владельца книжки _________________________________________
   М.П.                   Подпись лица, ответственного за ведение
                                       трудовых книжек
                          _______________________________________
                                       (разборчиво)
                       Сведения о работе
Серия и номер <*>                                  (10 разворотов)
------------------------------------------------------------------
¦  N   ¦     Дата      ¦ Сведения о приеме на  ¦  Наименование,  ¦
¦записи+---------------+ работу, переводе на   ¦  дата и номер   ¦
¦      ¦число¦месяц¦год¦   другую постоянную   ¦  документа, на  ¦
¦      ¦     ¦     ¦   ¦ работу, квалификации, ¦    основании    ¦
¦      ¦     ¦     ¦   ¦увольнении (с указанием¦    которого     ¦
¦      ¦     ¦     ¦   ¦   причин и ссылкой на ¦     внесена     ¦
¦      ¦     ¦     ¦   ¦ статью, пункт закона) ¦     запись      ¦
+------+-----+-----+---+-----------------------+-----------------+
¦  1   ¦       2       ¦            3          ¦        4        ¦
+------+---------------+-----------------------+-----------------+
¦      ¦     ¦     ¦   ¦                       ¦                 ¦
+------+-----+-----+---+-----------------------+-----------------+
¦      ¦     ¦     ¦   ¦                       ¦                 ¦
+------+-----+-----+---+-----------------------+-----------------+
¦      ¦     ¦     ¦   ¦                       ¦                 ¦
+------+-----+-----+---+-----------------------+-----------------+
¦      ¦     ¦     ¦   ¦                       ¦                 ¦
-------+-----+-----+---+-----------------------+------------------
   --------------------------------
   <*> Серия и номер указываются  на  одной  из  четырех  страниц
каждого развернутого листа трудовой книжки.
                    Сведения о награждении
Серия и номер                                      (10 разворотов)
------------------------------------------------------------------
¦  N   ¦     Дата      ¦Сведения о награждении ¦  Наименование,  ¦
¦записи+---------------+     (поощрении)       ¦  дата и номер   ¦
¦      ¦число¦месяц¦год¦                       ¦  документа, на  ¦
¦      ¦     ¦     ¦   ¦                       ¦    основании    ¦
¦      ¦     ¦     ¦   ¦                       ¦    которого     ¦
¦      ¦     ¦     ¦   ¦                       ¦     внесена     ¦
¦      ¦     ¦     ¦   ¦                       ¦     запись      ¦
+------+-----+-----+---+-----------------------+-----------------+
¦  1   ¦       2       ¦            3          ¦        4        ¦
+------+---------------+-----------------------+-----------------+
¦      ¦     ¦     ¦   ¦                       ¦                 ¦
+------+-----+-----+---+-----------------------+-----------------+
¦      ¦     ¦     ¦   ¦                       ¦                 ¦
+------+-----+-----+---+-----------------------+-----------------+
¦      ¦     ¦     ¦   ¦                       ¦                 ¦
+------+-----+-----+---+-----------------------+-----------------+
¦      ¦     ¦     ¦   ¦                       ¦                 ¦
-------+-----+-----+---+-----------------------+------------------

Приложения к документу:

• Форма трудовой книжки.rtf (Rich Text Format)

Какие документы есть еще:

• Все документы из раздела «Книжка»
• Рубрикатор всех типовых образцов и бланков документов

Что еще скачать по теме «Книжка»:

• Фрагмент трудовой книжки (образец заполнения)
• Членская книжка сельскохозяйственного потребительского кооператива
• Трудовая книжка. Титульный лист (образец заполнения)
• Ветеринарная книжка собаки
• Вторая страница купонной книжки, оформляемой ручным способом (международное пассажирское сообщение)

• Важные нюансы при покупке фирмы
• Процесс переписки квартиры на другого человека
• Процесс получения визы в США
• Процесс продажи машины
• Процесс строительства гаража (с бюрократической точки зрения)
• Строительство частного дома в городской черте