Трансформация таблиц в excel

В этой статье показано, как столбец можно превратить в строку в Excel с помощью функции ТРАНСП, специальной вставки, кода VBA или же специального инструмента. Иначе говоря, мы научимся транспонировать таблицу.

В этой статье вы найдете несколько способов поменять местами строки и столбцы (или столбцы и строки), как бы вы это ни называли, это одно и то же Эти решения работают во всех версиях Excel 2016, 2013, 2010, 2007 и ниже, представляют множество возможных сценариев и объясняют наиболее типичные ошибки. Вот о чём мы поговорим:

О вкусах не спорят. То же самое и с рабочими привычками. Некоторые пользователи Excel предпочитают организовывать данные вертикально в столбцы, тогда как другие выбирают горизонтальное расположение в строках. И при совместной работе над таблицами вкусы зачастую не совпадают …

Довольно часто вы строите сложную таблицу только для того, чтобы в конце концов понять, что имеет смысл повернуть ее для более удобного анализа показателей или же для представления их в виде графиков.

Транспонирование – это математическая операция. Это преобразование матрицы, в результате чего столбцы становятся строками, а строки превращаются в столбцы. Говоря проще, нужно все значения в строке (горизонталь) перекинуть в столбец (вертикаль).

Способ 1. Использовать функцию ТРАНСП.

В случае, когда вам нужно быстро изменить ориентацию вашей таблицы, можно использовать функцию ТРАНСП (TRANSPOSE в англоязычной версии).

Назначение функции ТРАНСП в Excel – транспонировать строку в столбец, т. е. поменять ориентацию данных с горизонтальной на вертикальную или наоборот.

Функция ТРАНСП в Excel — синтаксис

Функция транспонировать принимает только один аргумент:

= ТРАНСП(массив)

Где массив – это диапазон для транспонирования. Данные преобразуются следующим образом: первая строка исходного диапазона становится первым столбцом нового, вторая строка становится вторым столбцом и так далее.

Синтаксис ТРАНСП не оставляет места для ошибок при создании формулы. Более сложная задача –  правильно записать её на рабочий лист. Если у вас нет большого опыта работы с формулами Excel в целом и формулами массивов в частности, внимательно следуйте приведенным ниже инструкциям.

1. Подсчитайте количество столбцов и строк в исходной таблице.

Эти числа понадобятся вам на следующем шаге.

В этом примере мы собираемся транспонировать небольшую таблицу Excel, которая показывает объем экспорта свежих фруктов по регионам:

2. Выберите такое же количество ячеек, но измените их ориентацию.

Ваша новая таблица будет содержать такое же количество значений, но данные теперь будут располагаться не по строке, а вертикально, по столбцам. Итак, вы выбираете диапазон пустых ячеек, который занимает то же количество строк, что и исходная таблица имела столбцов, и такое же количество колонок, как исходная таблица – строк.

В нашем случае мы выбираем диапазон из 5 столбцов и 4 строк:

3. Введите формулу ТРАНСП.

Выделив этот пустой диапазон, используйте функцию транспонирования:

=ТРАНСП(A1:D5)

Вот подробные шаги:

Сначала вы вводите знак равенства, имя функции и открывающую скобку: = ТРАНСП(

Затем выберите исходный диапазон с помощью мыши или введите его вручную:

Наконец, введите закрывающую скобку, но не нажимайте клавишу Enter! На этом этапе ваша формула должна выглядеть примерно так:

4. Запишите формулу.

Нажмите Ctrl + Shift + Enter, чтобы правильно закончить формулу массива. Зачем это? Потому что формула должна применяться ко всем данным. И это именно то, для чего предназначены формулы массива.

После этого Excel окружит вашу формулу транспонирования {фигурными скобками}, которые видны в строке формул и являются визуальным индикатором формулы массива. Ни в коем случае не набирайте их вручную, это не сработает.

На скриншоте ниже показано, что наша исходная матрица значений была успешно транспонирована и 4 столбца были преобразованы в 4 строки. А столбцов теперь стало пять:

Примечание. Конечно, подобным образом вы можете транспонировать отдельный столбец или одну строку. Не обязательно это должна быть целая таблица.

Преимущества функции ТРАНСП:

Основное преимущество использования этой функции заключается в том, что повернутая таблица сохраняет связь с исходной. Всякий раз, когда вы меняете исходные данные, транспонированная таблица будет меняться соответствующим образом.

Слабые стороны функции ТРАНСП:

• Исходное форматирование не сохраняется в преобразованной таблице, как вы видите на скриншоте выше.
• Если в исходной таблице есть пустые клетки, вместо них ячейки новой таблицы будут содержать ноль. Чтобы исправить это, используйте ТРАНСП в комбинации с функцией ЕСЛИ, как описано в этом примере ниже: Как транспонировать без нулей.
• Вы не можете редактировать какие-либо данные в преобразованной таблице, потому что она полностью завязана на исходные данные. Если вы попытаетесь изменить какое-либо значение, то получите ошибку «Вы не можете изменить часть массива».

Итак, какой бы хорошей и простой в использовании не была бы функция ТРАНСП, ей определенно не хватает гибкости. Поэтому она может быть не самым оптимальным вариантом во многих ситуациях.

Как транспонировать таблицу без замены нулей на пробелы.

Выше мы уже упоминали, что если одна или несколько ячеек в исходной таблице пусты, то они будут иметь нулевые значения после преобразования, как показано на скриншоте ниже:

То есть, если при транспонировании строки в столбец программа обнаруживает пустую ячейку, то вместо нее сразу же вставляется ноль. Это особенность Экселя: стоит с пустой ячейкой произвести какую-то математическую операцию, и там тут же появляется ноль. А транспонирование в Excel – это математическая операция с матрицей значений.

С одной стороны, это выглядит несущественно, поскольку не меняет математические результаты в итогах. Но для вас эти нули могут выглядеть не совсем эстетично, так как меняют внешний вид данных. Ну а если они появляются посреди текстовых значений – это совсем некрасиво.

Если вы хотите оставить в новой таблице по-прежнему пустые ячейки, а не нули, то вложите функцию ЕСЛИ в формулу ТРАНСП, чтобы предварительно проверить, является ли ячейка пустой. Если она пуста, функция ЕСЛИ вернет пустую строку («»), в противном случае предоставит значение для транспонирования:

=ТРАНСП(ЕСЛИ(A1:D5=»»;»»;A1:D5))

Введите формулу, как описано выше (не забудьте нажать Ctrl + Shift + Enter, чтобы правильно завершить формулу массива), и вы получите результат, подобный этому:

Как видите, мы транспонируем не все ячейки, а только непустые.

Советы по использованию ТРАНСП

Как вы только что видели, функция ТРАНСП имеет ряд особенностей, которые могут сбить с толку неопытных пользователей. Приведенные ниже советы помогут вам избежать некоторых типичных ошибок.

1. Как редактировать формулу?

Как функция массива, ТРАНСП не позволяет изменять часть возвращаемого массива. Чтобы отредактировать формулу транспонирования, выберите весь диапазон, к которому относится формула, внесите необходимые изменения и нажмите Ctrl + Shift + Enter, чтобы сохранить обновленную формулу.

2. Как удалить формулу?

Чтобы удалить формулу транспонирования с листа, выберите весь диапазон, на который имеется ссылка в формуле, и нажмите клавишу Del.

3. Как заменить формулу на значения?

Когда вы переворачиваете таблицу с помощью функции ТРАНСП, исходная и новая таблицы связываются. Это означает, что всякий раз, когда вы изменяете какое-либо значение в исходной таблице, соответствующее значение в новой изменяется автоматически.

Если вы хотите разорвать связь между ними, замените формулы вычисленными значениями. Для этого выберите все ячейки преобразованной таблицы, затем нажмите Ctrl + C, чтобы скопировать их в буфер обмена. Кликните правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню «Специальная вставка» > « Значения». Или используйте для вставки значений вместо формул комбинацию клавиш Ctrl+Alt+V.

Способ 2. Как транспонировать с помощью формул

Этот способ отчасти похож на предыдущий, но позволяет свободно редактировать значения во второй таблице и вносить в нее любые правки при необходимости.

Для создания ссылок на строки и столбцы нам понадобятся четыре функции из категории Ссылки и массивы:

• Функция АДРЕС(номер_строки; номер_столбца) – выдает адрес ячейки по номеру строки и столбца на листе, т.е. АДРЕС(2;3) выдаст, например, ссылку на C2.
• Функция ДВССЫЛ(ссылка_в_виде_текста) – преобразует текстовую строку, например, «F3» в настоящую ссылку на ячейку F3.
• Функции СТРОКА() и СТОЛБЕЦ() — выдают номер строки и столбца для заданной ячейки, например =СТРОКА(F1) выдаст 1, а формула =СТОЛБЕЦ(А3) возвратит 3.

Теперь соединяем эти функции, чтобы получить нужную нам ссылку на исходную таблицу. Предположим, координаты её верхнего левого угла – A1.

Вводим в любую свободную ячейку (скажем, в A8) вот такую формулу:

=ДВССЫЛ(АДРЕС(СТОЛБЕЦ(A1);СТРОКА(A1)))

в английской версии Excel это будет =INDIRECT(ADDRESS(COLUMN(A1),ROW(A1)))

Чтобы столбцы превратились в строки, копируем (протягиваем) формулу вправо и вниз, перетащив маленький черный крестик в нижнем правом углу выбранных ячеек. В итоге должно получиться примерно следующее:

Вот и все! В вашей вновь созданной таблице все столбцы поменяны местами со строками.

Если ваши данные начинаются с некоторой строки, отличной от 1, и столбца, отличного от A, вам придется использовать немного более сложную формулу:

=ДВССЫЛ(АДРЕС(СТОЛБЕЦ(B6) — СТОЛБЕЦ($B$6) + СТРОКА($B$6); СТРОКА(B6) — СТРОКА($B$6) + СТОЛБЕЦ($B$6)))

Где B6 — самая верхняя левая ячейка исходной таблицы. Также обратите внимание на использование абсолютных и относительных ссылок.

Однако транспонированные данные выглядят очень просто и тускло по сравнению с исходными. Всё форматирование потеряно.

Но не расстраивайтесь, эту проблему легко решить. Чтобы восстановить исходное форматирование, выполните следующие действия:

• Скопируйте исходную таблицу.
• Выделите получившуюся таблицу.
• Щелкните её правой кнопкой мыши и выберите «Параметры вставки» > «Форматирование» .

Преимущества: эта формула обеспечивает более гибкий способ замены строк и столбцов в Excel. Это позволяет вносить любые изменения в итоговую таблицу, поскольку вы используете обычную формулу, а не формулу массива.

Недостатки: вижу только один — теряется форматирование данных. Хотя вы можете быстро восстановить его, как описано выше.

Способ 3. Специальная вставка

Предположим, у вас есть набор данных, аналогичный тому, что вы видите в верхней части рисунка ниже. Названия стран организованы в столбцы. Но их список слишком длинный, поэтому нам лучше перевернуть столбцы в строки, чтобы всё поместилось на экране:

Для этого выполните следующие действия:

1. Выберите исходные данные. Чтобы быстро выделить всю таблицу, то есть все ячейки с данными в ней, нажмите Ctrl + Home, а потом Ctrl + Shift + End. Вы также можете транспонировать отдельную строку или столбец.
2. Скопируйте выделенное, щелкнув правой кнопкой мыши и выбрав пункт Копировать в контекстном меню, или нажав Ctrl + C.
3. Выберите первую позицию целевого диапазона.
   Обязательно выберите клетку, расположенную вне вашей исходной таблицы, чтобы области копирования и области вставки не перекрывались. Например, если у вас сейчас 4 столбца и 10 строк, преобразованная таблица будет иметь 10 столбцов и 4 строки.
4. Щелкните правой кнопкой мыши целевую ячейку и выберите «Специальная вставка» в контекстном меню, затем выберите «Транспонировать».

Как вы только что видели, функция «Специальная вставка» позволяет выполнять преобразование из строки в столбец (или из столбца в строку) буквально за несколько секунд. Этот метод также копирует форматирование ваших исходных данных, чем добавляет еще один плюс в свою пользу.

Однако у этого подхода есть два недостатка, которые не позволяют называть его идеальным решением чтобы перевернуть данные в Excel:

• Он не слишком подходит для вращения полнофункциональных таблиц Excel. Если вы скопируете всю таблицу и затем откроете диалоговое окно «Специальная вставка», то обнаружите, что пункт «Транспонировать» неактивен. В этом случае вам нужно либо скопировать ее без заголовков столбцов, либо сначала преобразовать ее в обычный диапазон.
• Операция Специальная вставка > Транспонировать не связывает новую таблицу с исходными данными. Поэтому она хорошо подходит только для одноразовых преобразований. Всякий раз, когда исходные данные меняются, вам нужно будет повторить процесс и повернуть таблицу заново. Никто не захочет тратить свое время на преобразование одних и тех же строк и столбцов снова и снова, верно?

Как транспонировать таблицу и связать ее с исходными данными

Давайте посмотрим, как вы можете превращать строки в столбцы, используя уже знакомую нам технику специальной вставки, но при этом связывая полученную таблицу с исходным набором данных. То есть, всякий раз, когда вы меняете данные в исходной, перевернутая будет отражать изменения и обновляться соответствующим образом. Чуть выше мы назвали отсутствие такой связи недостатком. А сейчас посмотрим, как этот недостаток можно обойти.

1. Скопируйте строки, которые нужно преобразовать в столбцы (или столбцы, которые нужно превратить в строки).
2. Выберите пустую ячейку на том же или другом листе.
3. Откройте диалоговое окно «Специальная вставка», как описано в предыдущем примере, и нажмите «Вставить связь» в нижнем левом углу.

1. Результат будет примерно таким:

1. Выберите новую таблицу и откройте диалоговое окно Excel «Найти и заменить» (или нажмите Ctrl + H, чтобы сразу перейти на вкладку Заменить).
2. Замените все знаки «=» на «###» или любые другие символы, которых нет нигде в ваших реальных данных. Таким нехитрым образом мы преобразуем наши формулы-ссылки в текст.

Эта операция превратит ваши данные во что-то немного пугающее, как вы видите на скриншоте ниже. Но не паникуйте – еще 2 шага, и вы достигнете желаемого результата.

1. Скопируйте диапазон со значениями «###» в буфер обмена, а затем используйте Специальная вставка > Транспонировать, чтобы преобразовать столбцы в строки.

1. Наконец, откройте диалоговое окно «Найти и заменить» еще раз, чтобы отменить изменение, т.е. обратно заменить все «###» на «=», и восстановить ссылки на исходные данные.

Это длинноватое, но элегантное решение, не правда ли? Единственным недостатком этого подхода является то, что исходное форматирование теряется в процессе, и вам нужно будет восстановить его вручную (в дальнейшем в этом руководстве я покажу вам быстрый способ сделать это).

Способ 4. Транспонировать матрицу данных в Excel с помощью макроса VBA

Чтобы автоматизировать преобразование строк в столбцы в Excel, вы можете использовать следующий макрос:

  Sub TransposeColumnsRows()
     Dim SourceRange As Range
     Dim DestRange As Range
      Set SourceRange = Application.InputBox(Prompt:="Выделите диапазон для транспонирования", Title:="Транспонирование строк в столбцы", Type:=8)
     Set DestRange = Application.InputBox(Prompt:="Укажите верхнюю левую ячейку новой таблицы", Title:="Транспонирование строк в столбцы", Type:=8)
      SourceRange.Copy
     DestRange.Select
     Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteAll, Operation:=xlNone, SkipBlanks:=False, Transpose:=True
     Application.CutCopyMode = False
  End Sub 

Чтобы добавить макрос на лист, следуйте инструкциям, описанным в разделе Как вставить и запустить код VBA в Excel .

Примечание. Транспонирование с помощью VBA имеет ограничение в 65536 элементов. Если ваш массив превышает этот предел, дополнительные данные будут автоматически отброшены.

Как использовать макрос для преобразования строки в столбец

Вставив макрос в книгу, выполните следующие шаги, чтобы повернуть таблицу:

1. Откройте целевой рабочий лист, нажмите Alt + F8, выберите макрос TransposeColumnsRows и нажмите «Выполнить».

1. Выберите диапазон, который вы хотите преобразовать, и нажмите OK :

1. Выберите верхнюю левую позицию целевого диапазона и нажмите ОК:

Матрица значений транспонирована. Наслаждайтесь результатом

Способ 5. Сводная таблица.

Еще один способ как можно транспонировать таблицу в Excel — с помощью сводной таблицы. К сожалению, этот способ работает только в одном направлении — из столбцов переворачивает данные в строки. Но его преимущество, по сравнению с предыдущими, – это возможность фильтровать данные и использовать всю мощь сводных таблиц. 

Сначала необходимо создать сводную таблицу (здесь есть подробная инструкция). Выделяем исходные данные:

Создаем её на новом листе.

В свойствах сводной таблицы отключаем общие и промежуточные итоги по столбцам и строкам.

Перетаскиваем поля в макете таблицы, и получаем результат – таблица повёрнута набок.

Преобразуйте столбцы в строки с помощью инструмента транспонирования

Если вам нужно выполнять преобразования строки в столбец достаточно часто, то возможно, вы действительно ищете более быстрый и простой способ. К счастью, у меня есть такой способ в моем Excel, как и у других пользователей надстройки Ultimate Suite 

Позвольте мне продемонстрировать вам, как перенести строки в столбцы в Excel буквально за пару кликов при помощи инструмента транспонирования таблицы:

1. Выделите любую отдельную ячейку в таблице, перейдите на вкладку AblebitsTools > Transform и нажмите кнопку Transpose.

1. В большинстве случаев настройки по умолчанию работают нормально, поэтому вы просто нажимаете «Транспонировать», ничего не меняя.

Если вы хотите Создать ссылки на исходные данные, чтобы повернутая таблица обновлялась автоматически при каждом изменении исходной таблицы, выберите соответствующий вариант:

Готово! Таблица транспонирована:

Если вам интересно попробовать этот и более 60 других профессиональных инструментов для Excel, я приглашаю вас загрузить пробную версию  Ultimate Suite. 

Итак, вы можете выбрать для себя любой из этих шести методов транспонирования таблицы в Excel.

Благодарю вас за чтение и надеюсь увидеть вас в нашем блоге!