Total sum on excel

SUM function

The SUM function adds values. You can add individual values, cell references or ranges or a mix of all three.

For example:

  • =SUM(A2:A10) Adds the values in cells A2:10.

  • =SUM(A2:A10, C2:C10) Adds the values in cells A2:10, as well as cells C2:C10.

Your browser does not support video. Install Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player, or Internet Explorer 9.

SUM(number1,[number2],…)

Argument name

Description

number1   

Required

The first number you want to add. The number can be like 4, a cell reference like B6, or a cell range like B2:B8.

number2-255   

Optional

This is the second number you want to add. You can specify up to 255 numbers in this way.

This section will discuss some best practices for working with the SUM function. Much of this can be applied to working with other functions as well.

The =1+2 or =A+B Method – While you can enter =1+2+3 or =A1+B1+C2 and get fully accurate results, these methods are error prone for several reasons:

  1. Typos – Imagine trying to enter more and/or much larger values like this:

    • =14598.93+65437.90+78496.23

    Then try to validate that your entries are correct. It’s much easier to put these values in individual cells and use a SUM formula. In addition, you can format the values when they’re in cells, making them much more readable then when they’re in a formula.

    Use the SUM function instead of hard-coding values in formulas. Formula in cell D5 is =SUM(D2:D4)

  2. #VALUE! errors from referencing text instead of numbers

    If you use a formula like:

    • =A1+B1+C1 or =A1+A2+A3

    Example of poor formula construction. Formula in cell D2 is =A2+B2+C2

    Your formula can break if there are any non-numeric (text) values in the referenced cells, which will return a #VALUE! error. SUM will ignore text values and give you the sum of just the numeric values.

    Proper formula construction. Instead of =A2+B2+C2, cell D2's formula is =SUM(A2:C2)

  3. #REF! error from deleting rows or columns

    #REF! error caused by deleting a column. Formula has changed to =A2+#REF!+B2

    If you delete a row or column, the formula will not update to exclude the deleted row and it will return a #REF! error, where a SUM function will automatically update.

    SUM function will automatically adjust for inserted or deleted rows and columns

  4. Formulas won’t update references when inserting rows or columns

    =A+B+C formulas won't update if you add rows

    If you insert a row or column, the formula will not update to include the added row, where a SUM function will automatically update (as long as you’re not outside of the range referenced in the formula). This is especially important if you expect your formula to update and it doesn’t, as it will leave you with incomplete results that you might not catch.

    Example portrays a SUM formula automatically expanding from =SUM(A2:C2) to =SUM(A2:D2) when a column was inserted

  5. SUM with individual Cell References vs. Ranges

    Using a formula like:

    • =SUM(A1,A2,A3,B1,B2,B3)

    Is equally error prone when inserting or deleting rows within the referenced range for the same reasons. It’s much better to use individual ranges, like:

    • =SUM(A1:A3,B1:B3)

    Which will update when adding or deleting rows.

  1. I just want to Add/Subtract/Multiply/Divide numbers See this video series on Basic Math in Excel, or Use Excel as your calculator.

  2. How do I show more/less decimal places? You can change your number format. Select the cell or range in question and use Ctrl+1 to bring up the Format Cells Dialog, then click the Number tab and select the format you want, making sure to indicate the number of decimal places you want.

  3. How do I add or subtract Times? You can add and subtract times in a few different ways. For example, to get the difference between 8:00 AM — 12:00 PM for payroll purposes you would use: =(«12:00 PM»-«8:00 AM»)*24, taking the end time minus the start time. Note that Excel calculates times as a fraction of a day, so you need to multiply by 24 to get the total hours. In the first example we’re using =((B2-A2)+(D2-C2))*24 to get the sum of hours from start to finish, less a lunch break (8.50 hours total).

    If you’re simply adding hours and minutes and want to display that way, then you can sum and don’t need to multiply by 24, so in the second example we’re using =SUM(A6:C6) since we just need the total number of hours and minutes for assigned tasks (5:36, or 5 hours, 36 minutes).

    Calculating times

    For more information, see: Add or subtract time.

  4. How do I get the difference between dates? As with times, you can add and subtract dates. Here’s a very common example of counting the number of days between two dates. It’s as simple as =B2-A2. The key to working with both Dates and Times is that you start with the End Date/Time and subtract the Start Date/Time.

    Calculating differences between dates

    For more ways to work with dates see: Calculate the difference between two dates.

  5. How do I sum just visible cells? Sometimes, when you manually hide rows or use AutoFilter to display only certain data you also only want to sum the visible cells. You can use the SUBTOTAL function. If you’re using a total row in an Excel table, any function you select from the Total drop-down will automatically be entered as a subtotal. See more about how to Total the data in an Excel table.

Need more help?

You can always ask an expert in the Excel Tech Community or get support in the Answers community.

Connect with an expert. Learn from live instructors.

See Also

Learn more about SUM

The SUMIF function adds only the values that meet a single criteria

The SUMIFS function adds only the values that meet multiple criteria

The COUNTIF function counts only the values that meet a single criteria

The COUNTIFS function counts only the values that meet multiple criteria

Overview of formulas in Excel

How to avoid broken formulas

Find and correct errors in formulas

Math & Trig functions

Excel functions (alphabetical)

Excel functions (by Category)

Need more help?

Want more options?

Explore subscription benefits, browse training courses, learn how to secure your device, and more.

Communities help you ask and answer questions, give feedback, and hear from experts with rich knowledge.

Источник

Содержание

  • Автосумма
  • Функция «СУММ»
  • Использование формулы
  • Просмотр суммы в приложении Microsoft Excel
  • Вопросы и ответы

Сумма в Microsoft Excel

Во время работы в программе Microsoft Excel часто требуется подбить сумму в столбцах и строках таблиц, а также просто определить сумму диапазона ячеек. Программа предоставляет несколько инструментов для решения данного вопроса. Давайте разберемся, как посчитать сумму в приложении Microsoft Excel.

Автосумма

Самый известный и удобный в использовании инструмент для определения суммы данных в ячейках в программе Microsoft Excel – это австосумма. Для того чтобы подсчитать данным способом сумму, кликаем по крайней незаполненной ячейке столбца или строки, и, находясь во вкладке «Главная», жмем на кнопку «Автосумма».

Ввод формулы Автосумма для подсчета суммы в таблице Microsoft Excel
Программа выводит формулу в ячейку.

Синтаксис формулы Автосумма в таблице Microsoft Excel
Для того чтобы посмотреть результат, нужно нажать на кнопку Enter на клавиатуре.

Результат подсчета суммы с помощью формулы Автосумма в таблице Microsoft Excel

Можно сделать и немного по-другому. Если мы хотим подсчитать сумму не всей строки или столбца, а только определенного диапазона, то выделяем этот диапазон. Затем кликаем по уже знакомой нам кнопке «Автосумма».

Суммирование значений в таблице с помощью Автосуммы в Microsoft ExcelРезультат сразу же выводится на экран.

Сумма значений в строке таблицы посчитана в Microsoft Excel
Главный недостаток подсчета с помощью автосуммы заключается в том, что он позволяет посчитать последовательный ряд данных, находящийся в одной строке или столбце. А вот массив данных, расположенных в нескольких столбцах и строках, этим способом подсчитать нельзя. Тем более, с его помощью нельзя подсчитать сумму нескольких отдаленных друг от друга ячеек.
Например, мы выделяем диапазон ячеек, и кликаем по кнопке «Автосумма».

Суммирование значений в нескольких строках электронной таблицы Microsoft Excel
Но на экран выводится не сумма всех этих ячеек, а суммы для каждого столбца или строчки в отдельности.
Сумма значений для нескольких строк таблицы подсчитана в Microsoft Excel

Функция «СУММ»

Чтобы просмотреть сумму целого массива или нескольких массивов данных в программе Microsoft Excel существует функция «СУММ». Для ее использования выделяем ячейку, в которую хотим, чтобы выводилась сумма, и кликаем по кнопке «Вставить функцию», расположенной слева от строки формул.

Переход к использованию функции СУММ в таблице Microsoft Excel
Открывается окно Мастера функций. В списке функций ищем функцию «СУММ». Выделяем её, и жмем на кнопку «OK».

Выбор формулы для добавления в электронную таблицу Microsoft Excel
В открывшемся окне аргументов функции вводим координаты ячеек, сумму которых собираемся подсчитать. Конечно, вручную вводить координаты неудобно, поэтому кликаем по кнопке, которая располагается слева от поля ввода данных.

Добавление аргументов для функции формулы суммы в таблице Microsoft Excel
После этого окно аргументов функции сворачивается, а мы можем выделить те ячейки, или массивы ячеек, сумму значений которых хотим подсчитать. После того как массив выделен, и его адрес появился в специальном поле, жмем на кнопку слева от этого поля.

Работа с окном Аргументы функции для подсчета суммы в таблице Microsoft Excel
Мы опять возвращаемся в окно аргументов функции. Если нужно добавить ещё один массив данных в общую сумму, то повторяем те же действия, о которых говорилось выше, но только в поле с параметром «Число 2». При необходимости подобным образом можно вводить адреса практически неограниченного количества массивов. После того как все аргументы функции занесены, жмем на кнопку «OK».

Lumpics.ru

Добавление аргументов функции для подсчета суммы в таблице Microsoft Excel
После этого в ячейке, в которую мы установили вывод результатов, отобразиться общая сумма данных всех указанных ячеек.

Результат подсчета суммы с помощью аргумента функции в Microsoft Excel

Использование формулы

Сумму данных в ячейках в программе Microsoft Excel можно подсчитать также с использованием простой формулы сложения. Для этого, выделяем ячейку, в которой должна находиться сумма, и ставим в ней знак «=». После этого поочередно кликаем по каждой ячейке, из тех, сумму значений которых вам нужно посчитать. После того как адрес ячейки добавлен в строку формул, вводим знак «+» с клавиатуры, и так после ввода координат каждой ячейки.

Самостоятельный ввод формулы для подсчета суммы в Microsoft Excel
Когда адреса всех ячеек введены, жмем кнопку Enter на клавиатуре. После этого в указанной ячейке выводится общая сумма введенных данных.

Результат подсчета суммы с помощью формулы в Microsoft Excel
Главный недостаток этого способа состоит в том, что адрес каждой ячейки приходится вводить отдельно, и нельзя выделить сразу целый диапазон ячеек.

Просмотр суммы в приложении Microsoft Excel

Также в программе Microsoft Excel имеется возможность просмотреть сумму выделенных ячеек без выведения этой суммы в отдельную ячейку. Единственное условие состоит в том, что все ячейки, сумму которых следует подсчитать, должны находиться рядом, в едином массиве. Для этого просто выделяем диапазон ячеек, сумму данных которых нужно узнать, и смотрим результат в строке состояния программы Microsoft Excel.

Просмотр суммы выделенных значений в таблице в строке состояния Microsoft Excel
Как видим, существует несколько способов суммирования данных в программе Microsoft Excel. Каждый из этих способов имеет свой уровень сложности и гибкости. Как правило, чем проще вариант, тем он менее гибок. Например, при определении суммы с помощью автосуммы, можно оперировать только данными, выстроенными в ряд. Поэтому, в каждой конкретной ситуации сам пользователь должен решить, какой именно способ больше подойдет.

Источник

The SUM function in excel adds the numerical values in a range of cells. Being categorized under the Math and Trigonometry function, it is entered by typing “=SUM” followed by the values to be summed. The values supplied to the function can be numbers, cell references or ranges.

For example, cells B1, B2, and B3 contain 20, 44, and 67 respectively. The formula “=SUM(B1:B3)” adds the numbers of the cells B1 to B3. It returns 131.

The SUM formula automatically updates with the insertion or deletion of a value. It also includes the changes made to an existing cell range. Moreover, the function ignores the empty cells and text values.

Table of contents
  • SUM Function in Excel
    • The Syntax of the SUM Excel Function
    • The Procedure to Enter the SUM Function in Excel
    • The AutoSum Option in Excel
    • How to Use the SUM Function in Excel?
      • Example #1
      • Example #2
      • Example #3
      • Example #4
      • Example #5
    • The Usage of the SUM Excel Function
    • The Limitations of the SUM Function in Excel
    • The Nesting of the SUM Excel Function
    • Frequently Asked Questions
    • SUM Function in Excel Video
    • Recommended Articles

The Syntax of the SUM Excel Function

The syntax of the function is shown in the following image:

SUM Formula

The function accepts the following arguments:

  • Number1: This is the first numeric value to be added.
  • Number2: This is the second numeric value to be added.

The “number1” argument is required while the subsequent numbers (“number 2”, “number 3”, etc.) are optional.

The Procedure to Enter the SUM Function in Excel

You can download this SUM Function Excel Template here – SUM Function Excel Template

To enter the SUM function manually, type “=SUM” followed by the arguments.

The alternative steps to enter the SUM excel function are listed as follows:

  1. In the Formulas tab, click the “math & trig” option, as shown in the following image.
sum function first step

2. From the drop-down menu that opens, select the SUM option.

sum function seccond step

3. In the “function arguments” dialog box, enter the arguments of the SUM function. Click “Ok” to obtain the output.

sum function third step

The AutoSum Option in Excel

The AutoSum option is the fastest way to add numbers in a range of cells. It automatically enters the SUM formula in the selected cell.

Let us work on an example to understand the working of the AutoSum option. We want to sum the list of values in A2:A7, shown in the succeeding image.

The steps to use the AutoSum command are listed as follows:

  1. Select the blank cell immediately following the cell to be summed up. Choose the cell A8.

  2. In the Home tab, click “AutoSum”. Alternatively, press the shortcut keys “Alt+=” together and without the inverted commas.

    auto Sum option in excel 1

  3. The SUM formula appears in the selected cell. It shows the reference of the cells that have been summed up.

  4. Press the “Enter” key. The output appears in cell A8, as shown in the following image.

    auto Sum option in excel 3

How to Use the SUM Function in Excel?

Let us consider a few examples to understand the usage of the SUM function. The examples #1 to #5 show an image containing a list of numeric values.

Example #1

We want to sum the cells A2 and A3 shown in the succeeding image.

Apply the formula “=SUM(A2, A3).” It returns 20.7 in cell C2.

SUM Example 1

Example #2

We want to sum the cells A3, A5, and the number 45 shown in the succeeding image.

Apply the formula “=SUM (A3, A5, 45).” It returns 58.8 in cell C2.

SUM Example 2

Example #3

We want to sum the cells A2, A3, A4, A5, and A6 shown in the succeeding image.

Apply the formula “=SUM (A2:A6).” It returns 135.4 in cell C2.

SUM Example 3

Example #4

We want to sum the cells A2, A3, A5, and A6 shown in the succeeding image.

Apply the formula “=SUM (A2:A3, A5:A6).” It returns 35.4 in cell C2.

SUM Example 4

Example #5

We want to sum the cells A2, A3, A5, A6, and the number 500 shown in the succeeding image.

Apply the formula “=SUM (A2:A3, A5:A6, 500).” It returns 535.4 in cell C2.

SUM Example 5

The Usage of the SUM Excel Function

The rules governing the usage of the function are listed as follows:

  • The arguments supplied can be numbers, arrays, cell references, constants, ranges, and the results of other functions or formulas.
  • While providing a range of cells, only the first range (cell1:cell2) is required.
  • The output is numeric and represents the sum of values supplied.
  • The arguments supplied can go up to a total of 255.

Note: The SUM excel function returns the “#VALUE!” error if the criterion supplied is a text string longer than 255 characters.

The Limitations of the SUM Function in Excel

The drawbacks of the function are listed as follows:

  • The cell range supplied must match the dimensions of the source.
  • The cell containing the output must always be formatted as a number.

The Nesting of the SUM Excel Function

The built-in formulas of Excel can be expanded by nesting one or more functions inside another function. This permits multiple calculations to take place in a single cell of the worksheet.

The nested function acts as an argument of the main or the outermost function. Excel calculates the innermost function first and then moves outwards.

For example, the following formula shows the SUM function nested within the ROUND functionThe ROUNDUP excel function calculates the rounded value of the number to the upward side or the higher side. In other words, it rounds the number away from zero. Being an inbuilt function of Excel, it accepts two arguments–the “number” and the “num_of _digits.” For example, “=ROUNDUP(0.40,1)” returns 0.4.
read more:

For the given formula, the output is calculated as follows:

  • First, the sum of the values in cells A1 to A6 is computed.
  • Next, the resulting number is rounded to three decimal places.

With Microsoft Excel 2007, nested functions up to 64 levels are permitted. Prior to this version, one could nest functions only till 7 levels.

Frequently Asked Questions

1. Define the SUM function of Excel.

The SUM function helps add the numerical values. These values can be supplied to the function as numbers, cell references, or ranges. The SUM function is used when there is a need to find the total of specified cells.

The syntax of the SUM excel function is stated as follows:
“SUM(number1,[number2] ,…)”
The “number1” and “number2” are the first and second numeric values to be added. The “number1” argument is mandatory while the remaining values are optional.

In the SUM function, the range to be summed can be provided, which is easier than typing the cell references one by one. The AutoSum option provided in the Home or Formulas tab of Excel is the simplest way to sum two numbers.

Note: The numeric value provided as an argument can be either positive or negative.

2. How to sum the values of filtered data in Excel?

To add the values of filtered data, use the SUBTOTAL function. The syntax of the function is stated as follows:

“SUBTOTAL(function_num,ref1,[ref2],…)”

The “function_num” is a number ranging from 1 to 11 or 101 to 111. It indicates the function to be used for the SUBTOTALThe SUBTOTAL excel function performs different arithmetic operations like average, product, sum, standard deviation, variance etc., on a defined range.read more. The functions used can be AVERAGE, MAX, MIN, COUNT, STDEV, SUM, and so on.

The “ref1” and “ref2” are the cells or ranges to be added.

The “function_num” and “ref1” arguments are mandatory. The “function_num” 109 is used for adding the visible cells of filtered data.

Let us consider an example.

• The sales revenue generated by A and B of team X are:
$1,240 and $3,562 given in cells C2 and C3 respectively

• The sales revenue generated by C and D of team Y are:
$2,351 and $4,109 given in cells C4 and C5 respectively

We filter only team X rows and apply the formula “SUBTOTAL(109,C2:C3).” It returns $4,802.

Note: Alternatively, the AutoSum property can be used to sum the filtered cells.

3. State the benefits of using the SUM function in Excel.

The benefits of using the SUM function are listed as follows:
• It helps obtain the totals of ranges irrespective of whether the cells are contiguous or non-contiguous.
• It ignores the empty cells and text values entered in a cell. In such cases, it returns an output representing the sum of the remaining numbers of the range.
• It automatically updates to include the addition of a row or a column.
• It automatically updates to exclude the deletion of a row or column.
• It eliminates the difficulty associated with typing manual entries.
• It makes the output more readable by allowing the cell to be formatted as a number.

SUM Function in Excel Video

Recommended Articles

This has been a guide to the SUM function in Excel. Here we discuss how to use Sum Formula along with step by step examples and FAQs. You can download the Excel template from the website. Take a look at these useful functions of Excel–

  • SUMIFS with Multiple Criteria
  • SUMX in Power BISUMX is a function in power BI which returns the sum of expression from a table. It is an inbuilt mathematical function. The syntax used for this function is SUMX(,).read more
  • TEXT Function
  • Concatenate Excel Function
  • Excel Alternate Row ColorThe two different methods to add colour to alternative rows are adding alternative row colour using Excel table styles or highlighting alternative rows using the Excel conditional formatting option.read more

    • Reader Interactions

Источник

  1. Изображение с названием Use the Sum Function in Microsoft Excel Step 1

    1

    Определите какую колонку цифр или слов вы хотите сложить.

  2. Изображение с названием Use the Sum Function in Microsoft Excel Step 2

    2

    Выберите клетку для результата суммы.

  3. Изображение с названием Use the Sum Function in Microsoft Excel Step 3

    3

    Напишите знак равно и потом SUM. Вот так: =SUM

  4. Изображение с названием Use the Sum Function in Microsoft Excel Step 4

    4

    Напишите ссылку на первую клетку, потом двоеточие и ссылку на последнюю клетку. Вот так: =Sum(B4:B7).

  5. Изображение с названием Use the Sum Function in Microsoft Excel Step 5

    5

    Нажмите enter. Excel сложит номера в клетках B4 на B7

    Реклама

  1. Изображение с названием Use the Sum Function in Microsoft Excel Step 6

    1

    Если у вас есть колонка с цифрами, используйте автосумму. Нажмите на клетку в конце списка, который вы хотите сложить (под цифрами).

    • В Windows, нажмите Alt + = одновременно.
    • На Mac, нажмите Command + Shift + T одновременно.
    • Или на любом компьютере, вы можете нажать на кнопку Автосумма в меню/ленте Excel.

  2. Изображение с названием Use the Sum Function in Microsoft Excel Step 7

    2

    Убедитесь, что выделенные клетки – это те, которые вы хотите просуммировать.

  3. Изображение с названием Use the Sum Function in Microsoft Excel Step 8

    3

    Нажмите Enter для результата.

    Реклама

  1. Изображение с названием Use the Sum Function in Microsoft Excel Step 9

    1

    Если у вас есть несколько колонок для сложения, наведите курсор на правую нижнюю часть клетки с результатом. Курсор изменит вид на крестик.

  2. Изображение с названием Use the Sum Function in Microsoft Excel Step 10

    2

    Удерживайте левую кнопки мышки и перетяните ее на клетки аналогичных колонок, сумму которых вы хотите получить.

  3. Изображение с названием Use the Sum Function in Microsoft Excel Step 11

    3

    Наведите мышку на последнюю клетку и отпустите. Excel автоматически заполнит результаты сумм выбранных колонок!

    Реклама

Советы

  • Как только вы начнете писать после знака =, Excel покажет выпадающий список доступных функций. Нажмите на функцию, которую хотите использовать, в нашем случае, на SUM.
  • Представьте, что двоеточие – это слово НА, например, B4 НА B7.

Реклама

Об этой статье

Эту страницу просматривали 12 332 раза.

Была ли эта статья полезной?

Источник

Return value 

The sum of values supplied.

Usage notes 

The SUM function returns the sum of values supplied. These values can be numbers, cell references, ranges, arrays, and constants, in any combination. SUM can handle up to 255 individual arguments.

The SUM function takes multiple arguments in the form number1, number2, number3, etc. up to 255 total. Arguments can be a hardcoded constant, a cell reference, or a range. All numbers in the arguments provided are summed. The SUM function automatically ignores empty cells and text values, which makes SUM useful for summing cells that may contain text values.

The SUM function will sum hardcoded values and numbers that result from formulas. If you need to sum a range and ignore existing subtotals, see the SUBTOTAL function.

Examples

Typically, the SUM function is used with ranges. For example:

=SUM(A1:A9) // sum 9 cells in A1:A9
=SUM(A1:F1) // sum 6 cells in A1:F1
=SUM(A1:A100) // sum 100 cells in A1:A100

Values in all arguments are summed together, so the following formulas are equivalent:

=SUM(A1:A5)
=SUM(A1,A2,A3,A4,A5)
=SUM(A1:A3,A4:A5)

In the example shown, the formula in D12 is:

=SUM(D6:D10) // returns 9.05

References do not need to be next to one another. For example:

=SUM(A1,F13,E100)

Sum with text values

The SUM function automatically ignores text values without returning an error. This can be useful in situations like this, where the first formula would otherwise throw an error.

Keyboard shortcut

Excel provides a keyboard shortcut to automatically sum a range of cells above. You can see a demonstration in this video.

Notes

  • SUM automatically ignores empty cells and cells with text values.
  • If arguments contain errors, SUM will return an error.
  • The AGGREGATE function can sum while ignoring errors.
  • SUM can handle up to 255 total arguments.
  • Arguments can be supplied as constants, ranges, named ranges, or cell references.
Источник

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
  • Total population of the word
  • Total pdf в word
  • Total number of english word
  • Total names in excel
  • Total lines in word