Топ полезных функций excel

Таблицы Excel — очень мощный инструмент. В них больше 470 скрытых функций. Поначалу это пугает: кажется, на то, чтобы разобраться со всем, уйдут годы. На самом деле это не так. Всего десятка функций и горячих клавиш уже хватит для того, чтобы сильно упростить себе жизнь. Расскажем о некоторых из них (скоро стартует второй поток курса «Магия Excel»).

Интерфейс

Настраиваем панель быстрого доступа

Начнем с самого простого — добавления самых часто используемых опций на панель быстрого доступа. Чтобы сделать это, заходите в параметры Excel — «Настроить ленту» — и ищите в параметрах «Панель быстрого доступа».

Опции, перенесенные на панель быстрого доступа, будут доступны при работе со всеми вашими книгами Excel (хотя можно ее настроить и отдельно для любой книги). Так что если пользуетесь какими-то командами и инструментами постоянно — добавляйте их туда.

Другой вариант — просто щелкнуть по инструменту на ленте правой кнопкой мыши и нажать «Добавить…»:

Перемещаемся по ленте без мышки

Нажмите на Alt. На ленте инструментов появились цифры и буквы — у каждого инструмента на панели быстрого доступа и у каждой вкладки на ленте соответственно:

Нажмите на клавиатуре любую из букв — попадете на соответствующую вкладку на ленте, а там каждый инструмент в свою очередь тоже будет подписан. Так можно быстро вызвать нужные опции, не трогая мышку.

Ввод данных

Теперь давайте рассмотрим несколько инструментов для быстрого ввода данных.

Автозамена

Если вам часто нужно вводить какое-то словосочетание, адрес, емейл и так далее — придумайте для него короткое обозначение и добавьте в список автозамены в Параметрах:

Прогрессия

Если нужно заполнить столбец или строку последовательностью чисел или дат, введите в ячейку первое значение и затем воспользуйтесь этим инструментом:

Протягивание

Представьте, что вам нужно извлечь какие-то данные из целого столбца или переписать их в другом виде (например, фамилию с инициалами вместо полных ФИО). Задайте Excel одну ячейку с образцом — что хотите получить:

Выделите все ячейки, которые хотите заполнить по образцу, — и нажмите Ctrl+E. И магия случится (ну, в большинстве случаев).

Проверка ошибок

Проверка данных позволяет избежать ошибок при вводе информации в ячейки.

Какие бывают типовые ошибки в Excel?

• Текст вместо чисел
• Отрицательные числа там, где их быть не может
• Числа с дробной частью там, где должны быть целые
• Текст вместо даты
• Разные варианты написания одного и того же значения. Например, сокращения («ЭБ» вместо «Электронная библиотека»), лишние пробелы в конце текстового значения или между словами — всего этого достаточно, чтобы превратить текстовые значения в разные и, соответственно, чтобы они обрабатывались Excel некорректно.

Инструмент проверки данных

Чтобы использовать инструмент проверки данных, нужно выделить ячейки, к которым хотите его применить, выбрать на ленте «Данные» → «Проверка данных» и настроить параметры проверки в диалоговом окне:

Если в графе «Сообщение об ошибке» вы выбрали вариант «Остановка», то после проверки в ячейки нельзя будет ввести значения, не соответствующие заданному правилу.

Если же вы выбрали «Предупреждение» или «Сообщение», то при попытке ввести неверные данные будет появляться предупреждение, но его можно будет проигнорировать и все равно ввести что угодно.

Еще неверные данные можно обвести, чтобы точно увидеть, где есть ошибки:

Удаление пробелов

Для удаления лишних пробелов (в начале, в конце и всех кроме одного между слов) используйте функцию СЖПРОБЕЛЫ / TRIM. Ее единственный аргумент — текст (ссылка на ячейку с текстом, как правило).

Если после очистки данных функцией СЖПРОБЕЛЫ или другой обработки вам не нужен исходный столбец, вставьте данные, полученные в отдельном столбце с помощью функций, как значения на место исходных данных, а столбец с формулой удалите:

Дата и время

За любой датой в Excel скрывается целое число. Датой его делает формат.

Аналогично со временем: одна единица — это день, а часть единицы (число от 0 до 1) — время, то есть часть дня.

Это не значит, что так имеет смысл вводить даты и время в ячейки, вводите их в любом из стандартных форматов — Excel сразу отформатирует их как даты:

ДД.ММ.ГГГГ

ДД/ММ/ГГГГ

ГГГГ-ММ-ДД

С датами можно производить операции вычитания и сложения.

Вычесть из одной даты другую, чтобы получить разницу в днях (результатом вычитания будет число — количество дней.

Прибавить к дате число — и получить дату, которая наступит через соответствующее количество дней.

Поиск и подстановка значений

Функция ВПР / VLOOKUP

Функция ВПР / VLOOKUP (вертикальный просмотр) нужна, чтобы связать несколько таблиц — «подтянуть» данные из одной в другую по какому-то ключу (например, названию товара или бренда, фамилии сотрудника или клиента, номеру транзакции).

=ВПР (что ищем; таблица с данными, где «что ищем» должно быть в первом столбце; номер столбца таблицы, из которого нужны данные; [интервальный просмотр])

У нее есть два режима работы: интервальный просмотр и точный поиск.

Интервальный просмотр — это поиск интервала, в который попадает число. Если у вас прогрессивная шкала налога или скидок, нужно конвертировать оценку из одной системы в другую и так далее — используется именно этот режим. Для интервального просмотра нужно пропустить последний аргумент ВПР или задать его равным единице (или ИСТИНА).

В большинстве случаев мы связываем таблицы по текстовым ключам — в таком случае нужно обязательно явным образом указывать последний аргумент «интервальный_просмотр» равным нулю (или ЛОЖЬ). Только тогда функция будет корректно работать с текстовыми значениями.

Функции ПОИСКПОЗ / MATCH и ИНДЕКС / INDEX

У ВПР есть существенный недостаток: ключ (искомое значение) обязан быть в первом столбце таблицы с данными. Все, что левее этого столбца, через ВПР «подтянуть» невозможно.

В реальных условиях структура таблиц бывает разной и не всегда возможно изменить порядок столбцов. Поэтому важно уметь работать с любой структурой.

Функция ПОИСКПОЗ / MATCH определяет порядковый номер значения в диапазоне. Ее синтаксис:

=ПОИСКПОЗ (что ищем; где ищем ; 0)

На выходе — число (номер строки или столбца в рамках диапазона, в котором находится искомое значение).

ИНДЕКС / INDEX выполняет другую задачу — возвращает элемент по его номеру.

=ИНДЕКС(диапазон, из которого нужны данные; порядковый номер элемента)

Соответственно, мы можем определить номер строки, в котором находится искомое значение, с помощью ПОИСКПОЗ. А затем подставить этот номер в ИНДЕКС на место второго аргумента, чтобы получить данные из любого нужного нам столбца.

Получается следующая конструкция:

=ИНДЕКС(диапазон, из которого нужны данные; ПОИСКПОЗ (что ищем; где ищем ; 0))

Оформление

Нужно оформить ячейки в книге Excel в едином стиле? Для этого есть одноименный инструмент — «Стили».

На ленте инструментов нажмите на «Стили ячеек» и выберите подходящий. Он будет применен к выделенным ячейкам:

А самое главное — если вы применили стиль ко многим ячейкам (например, ко всем заголовкам на 20 листах книги Excel) и захотели что-то переделать, щелкните правой кнопкой мыши и нажмите «Изменить». Изменения будут применены ко всем нужным ячейкам в документе.

На курсе «Магия Excel» будет два модуля — для новичков и продвинутых. Записывайтесь→

Фото на обложке отсюда

Microsoft Excel, пожалуй, лучшая офисная программа из когда-либо созданных. На ней держатся целые отрасли экономики, так что, виртуозно овладев этим инструментом, Вы сразу заметите, что дела у Вашего бизнеса идут в гору.

Кроме множества базовых приёмов работы с этой программой, которые Вы наверняка уже знаете, полезно изучить некоторые хитрости «для продвинутых», которые сделают Вас на голову выше всех остальных. Так что, если хотите впечатлить своих боссов и разгромить конкурентов, Вам пригодятся эти 8 хитрых функций Excel.

1. Функция ВПР
Эта функция позволяет быстро найти нужное Вам значение в таблице. Например, нам нужно узнать финальный балл Бетт, мы пишем: =ВПР(“Beth”,A2:E6,5,0), где Beth – имя ученика, A2:E6 – диапазон таблицы, 5 – номер столбца, а 0 означает, что мы не ищем точного соответствия значению.

Функция очень удобна, однако нужно знать некоторые особенности её использования. Во-первых, ВПР ищет только слева направо, так что, если Вам понадобится искать в другом порядке, придется менять параметры сортировки целого листа. Также если Вы выберете слишком большую таблицу, поиск может занять много времени.

2. Функция ИНДЕКС
Отражает значение или ссылку на ячейку на пересечении конкретных строки и столбца в выбранном диапазоне ячеек. Например, чтобы посмотреть, кто стал четвёртым в списке самых высокооплачиваемых топ-менеджеров Уолл-стрит, набираем: =ИНДЕКС(А3:А11, 4).

3. Функция ПОИСКПОЗ
Функция ПОИСКПОЗ выполняет поиск указанного элемента в диапазоне (Диапазон — две или более ячеек листа. Ячейки диапазона могут быть как смежными, так и несмежными) ячеек и отражает относительную позицию этого элемента в диапазоне.

По отдельности ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ не особо полезны. Но вместе они могут заменить функцию ВПР.

Например, чтобы в большой таблице найти, кто является главой Wells Fargo, пишем =ИНДЕКС(А3:А11,ПОИСКПОЗ(«Wells Fargo»,B3:B11,0).
С помощью функции ВПР этого не сделать, потому что она ищет только слева направо. А сочетание двух последних позволяет сделать это с легкостью.

4. 3D-сумма
Допустим, Вы решили подсчитать, сколько денег Вы тратите каждый день, и вести учёт в течение семи недель. Под каждую неделю Вы создали отдельный лист, куда по дням заносите расходы на алкоголь, еду и прочие мелочи.

Теперь на вкладке TOTAL (ИТОГО) нам нужно увидеть, сколько и в какой день Вы потратили за этот период. Набираем =СУММ(‘Week1:Week7’!B2), и формула суммирует все значения в ячейке B2 на всех вкладках. Теперь, заполнив все ячейки, мы выяснили, в какой день недели тратили больше всего, а также в итоге подбили все свои расходы за эти 7 недель.

5. $
Одна из самых удобных функций в арсенале Excel, а также одна из самых простых – это знак $. Он указывает программе, что не нужно делать автоматической корректировки формулы при её копировании в новую ячейку, как Excel поступает обычно.

При этом знак $ перед «А» не даёт программе изменять формулу по горизонтали, а перед «1» – по вертикали. Если же написать «$A$1», то значение скопированной ячейки будет одинаковым в любом направлении. Очень удобный приём, когда приходится работать с большими базами данных.

6. &
Если Вы хотите собрать все значения из разных ячеек в одну, Вы можете использовать функцию СЦЕПИТЬ. Но зачем набирать столько букв, если можно заменить их знаком «&».

7. Массивы
Для создания массива или матрицы Вам потребуется несколько операций, но они сложнее, чем в случае с обычными формулами, ведь для отображения результата требуется не одна, а несколько ячеек.

Например, давайте перемножим две матрицы. Для этого используем функцию МУМНОЖ (Массив 1, Массив 2). Главное, не забудьте закрыть формулу круглой скобкой. Теперь нажмите сочетание клавиш Ctrl+Shift+Enter, и Excel покажет результат умножения в виде матрицы. То же самое касается и других функций, работающих с массивами, – вместо простого нажатия Enter для получения результата используйте Ctrl+Shift+Enter.

8. Подбор параметра
Без этой функции Excel целым легионам аналитиков, консультантов и прогнозистов пришлось бы туго. Спросите кого угодно из сферы консалтинга или продаж, и Вам расскажут, насколько полезной бывает эта возможность Excel.

Например, Вы занимаетесь продажами новой видеоигры, и Вам нужно узнать, сколько экземпляров Ваши менеджеры должны продать в третьем месяце, чтобы заработать 100 миллионов долларов. Для этого в меню «Инструменты» выберите функцию «Подбор параметра». Нам нужно, чтобы в ячейке Total revenue (Общая выручка) оказалось значение 100 миллионов долларов. В поле set cell (Установить в ячейке) указываем ячейку, в которой будет итоговая сумма, в поле to value (Значение) – желаемую сумму, а в by Changing cell (Изменяя значение ячейки) выберите ячейку, где будет отображаться количество проданных в третьем месяце товаров. И – вуаля! – программа справилась. Параметрами и значениями в ячейках можно легко манипулировать, чтобы получить нужный Вам результат.

Выпустив Excel 2010, Microsoft чуть ли не удвоила функциональность этой программы, добавив множество улучшений и нововведений, многие из которых не сразу заметны. Неважно, опытный вы пользователь или новичок, найдется немало способов упростить работу с Excel. О некоторых из них мы сегодня расскажем.

Выделение всех ячеек одним кликом

Все ячейки можно выделить комбинацией клавиш Ctrl + A, которая, кстати, работает и во всех других программах. Однако есть более простой способ выделения. Нажав на кнопку в углу листа Excel, вы выделите все ячейки одним кликом.

Открытие нескольких файлов одновременно

Вместо того чтобы открывать каждый файл Excel по отдельности, их можно открыть вместе. Для этого выделите файлы, которые нужно открыть, и нажмите Enter.

Перемещение по файлам Excel

Когда у вас открыто несколько книг в Excel, между ними можно легко перемещаться с помощью комбинации клавиш Ctrl + Tab. Эта функция также доступна по всей системе Windows, и ее можно использовать во многих приложениях. К примеру, для переключения вкладок в браузере.

Добавление новых кнопок на панель быстрого доступа

Стандартно в панели быстрого доступа Excel находятся 3 кнопки. Вы можете изменить это количество и добавить те, которые нужны именно вам.

Перейдите в меню «Файл» ⇒ «Параметры» ⇒ «Панель быстрого доступа». Теперь можно выбрать любые кнопки, которые вам нужны.

Диагональная линия в ячейках

Иногда бывают ситуации, когда нужно добавить в таблицу диагональную линию. К примеру, чтобы разделить дату и время. Для этого на главной странице Excel нажмите на привычную иконку границ и выберите «Другие границы».

Добавление в таблицу пустых строк или столбцов

Вставить одну строку или столбец достаточно просто. Но что делать, если их нужно вставить гораздо больше? Выделите нужное количество строк или столбцов и нажмите «Вставить». После этого выберите место, куда нужно сдвинуться ячейкам, и вы получите нужное количество пустых строк.

Скоростное копирование и перемещение информации

Если вам нужно переместить любую информацию (ячейку, строку, столбец) в Excel, выделите ее и наведите мышку на границу, чтобы изменился указатель. После этого переместите информацию в то место, которое вам нужно. Если необходимо скопировать информацию, сделайте то же самое, но с зажатой клавишей Ctrl.

Быстрое удаление пустых ячеек

Пустые ячейки — это бич Excel. Иногда они появляются просто из ниоткуда. Чтобы избавиться от них всех за один раз, выделите нужный столбец, перейдите на вкладку «Данные» и нажмите «Фильтр». Над каждым столбцом появится стрелка, направленная вниз. Нажав на нее, вы попадете в меню, которое поможет избавиться от пустых полей.

Расширенный поиск

Нажав Ctrl + F, мы попадаем в меню поиска, с помощью которого можно искать любые данные в Excel. Однако его функциональность можно расширить, используя символы «?» и «*». Знак вопроса отвечает за один неизвестный символ, а астериск — за несколько. Их стоит использовать, если вы не уверены, как выглядит искомый запрос.

Если же вам нужно найти вопросительный знак или астериск и вы не хотите, чтобы вместо них Excel искал неизвестный символ, то поставьте перед ними «~».

Копирование уникальных записей

Уникальные записи могут быть полезными, если вам нужно выделить в таблице неповторяющуюся информацию. К примеру, по одному человеку каждого возраста. Для этого выберите нужный столбец и нажмите «Дополнительно» слева от пункта «Фильтр». Выберите исходный диапазон (откуда копировать) и диапазон, в который нужно поместить результат. Не забудьте поставить галочку.

Создание выборки

Если вы делаете опрос, в котором могут участвовать только мужчины от 19 до 60, вы легко можете создать подобную выборку с помощью Excel. Перейдите в пункт меню «Данные» ⇒ «Проверка данных» и выберите необходимый диапазон или другое условие. Вводя информацию, которая не подходит под это условие, пользователи будут получать сообщение, что информация неверна.

Быстрая навигация с помощью Ctrl и стрелки

Нажимая Ctrl + стрелка, можно перемещаться в крайние точки листа. К примеру, Ctrl + ⇓ перенесет курсор в нижнюю часть листа.

Транспонирование информации из столбца в строку

Довольно полезная функция, которая нужна не так уж и часто. Но если она вдруг понадобится, вряд ли вы будете транспонировать по одной. Для транспонирования в Excel есть специальная вставка.

Скопируйте диапазон ячеек, который нужно транспонировать. После этого кликните правой кнопкой на нужное место и выберите специальную вставку.

Как скрывать информацию в Excel

Не знаю, зачем это может пригодиться, но тем не менее такая функция в Excel есть. Выделите нужный диапазон ячеек, нажмите «Формат» ⇒ «Скрыть или отобразить» и выберите нужное действие.

Объединение текста с помощью «&»

Если вам нужно объединить текст из нескольких ячеек в одну, необязательно использовать сложные формулы. Достаточно выбрать ячейку, в которой будет соединен текст, нажать «=» и последовательно выбрать ячейки, ставя перед каждой символ «&».

Изменение регистра букв

С помощью определенных формул можно менять регистр всей текстовой информации в Excel. Функция «ПРОПИСН» делает все буквы прописными, а «СТРОЧН» — строчными. «ПРОПНАЧ» делает прописной только первую букву в каждом слове.

Внесение информации с нулями в начале

Если вы введете в Excel число 000356, то программа автоматически превратит его в 356. Если вы хотите оставить нули в начале, поставьте перед числом апостроф «’».

Ускорение ввода сложных слов

Если вы часто вводите одни и те же слова, то обрадуетесь, узнав, что в Excel есть автозамена. Она очень похожа на автозамену в смартфонах, поэтому вы сразу поймете, как ей пользоваться. С ее помощью можно заменить повторяющиеся конструкции аббревиатурами. К примеру, Екатерина Петрова — ЕП.

Больше информации

В правом нижнем углу можно следить за различной информацией. Однако мало кто знает, что, нажав туда правой кнопкой мыши, можно убрать ненужные и добавить нужные строки.

Переименование листа с помощью двойного клика

Это самый простой способ переименовать лист. Просто кликните по нему два раза левой кнопкой мыши и введите новое название.

Часто ли вы пользуетесь Excel? Если да, то у вас наверняка есть свои секреты работы с этой программой. Делитесь ими в комментариях.

Обновил Сергей Ломакин

Краткая справка

Прежде чем приступить к обзору, рассмотрим значения определений, которые встретятся в статье.

Синтаксис – это формула функции, которая начинается со знака равенства и состоит из 2 частей: названия функции и аргументов, имеющих определенную последовательность и заключенных в круглые скобки.

Аргументы функции могут быть представлены текстовыми, числовыми, логическими значениями или ссылками на ячейки, диапазон ячеек. Между собой аргументы разделяются точкой с запятой.

1. ВПР

ВПР расшифровывается как «вертикальный просмотр».

ВПР позволяет найти данные в текстовой строке таблицы или в диапазоне ячеек и добавить их в другую таблицу.

Синтаксис

Функция состоит из 4 аргументов и представлена следующей формулой:

=ВПР(искомое_значение;таблица;номер_столбца;[интервальный_просмотр])

• «Искомое значение» указывают в первом столбце диапазона ячеек. Аргумент может являться значением или ссылкой на ячейку.
• «Таблица». Группа ячеек, в которой выполняется поиск искомого и возвращаемого значения. Диапазон ячеек должен содержать искомое значение в первом столбце и возвращаемое значение в любом месте.
• «Номер столбца». Номер столбца, содержащий возвращаемое значение.
• «Интервальный просмотр» – необязательный аргумент. Это логическое выражение, определяющее, насколько точное совпадение должна обнаружить функция. В связи с этим условием выделяют 2 функции:

○ Истина – функция, вводимая по умолчанию, ищет ближайшее к искомому значение. Данные первого столбца должны быть упорядочены по возрастанию или в алфавитном порядке.

○ Ложь – ищет точное значение в первом столбце.

Примеры

Рассмотрим несколько примеров использования функции ВПР.

Предположим, нам нужно найти в таблице количество просмотров по запросу «купить планшет».

Чтобы найти в табличке нужное значение, понадобится функция ВПР

Функции нужно найти данные, соответствующие значению «планшет», которое указано в отдельной ячейке (С3) и выступает в роли искомого значения. Аргумент «таблица» здесь – диапазон поиска от A1:B6; номер столбца, содержащий возвращаемое значение – «2». В итоге получаем следующую формулу: =ВПР(С3;А1:B6;2). Результат – 31325 просмотров в месяц.

Используем формулу ВПР

В следующих двух примерах применен интервальный просмотр с двумя вариантами функций: ИСТИНА и ЛОЖЬ.

Применен интервальный просмотр с функцией ИСТИНА, которая выдает приблизительное значение «886146» («купить машину») при искомом значении «900000»

Применение интервального просмотра с функцией ЛОЖЬ позволяет найти значение, в точности равное искомому

2. ЕСЛИ

Функция ЕСЛИ выполняет проверку заданных условий, выбирая один из двух возможных результатов: если сравнение истинно и если сравнение ложно.

Синтаксис

Формула функции состоит из трех аргументов и выглядит следующим образом:

=ЕСЛИ(логическое_выражение;«значение_если_истина»;«значение_если_ложь»),

где:

• «логическое выражение» – формула;
• «значение если истина» – значение, при котором логическое выражение выполняется;
• «значение если ложь» – значение, при котором логическое выражение не выполняется.

Примеры

Рассмотрим пример использования обычной функции ЕСЛИ.

Выполнение плана продаж здесь обусловлено наличием суммы выручки больше 30 000 руб.

Чтобы узнать, кто из продавцов выполнил план, а кто нет, нужно ввести следующую формулу:

=ЕСЛИ(B2>30000;«План выполнен»;«План не выполнен»)

• Логическое выражение здесь – формула «B2>30000».
• «Значение если истина» – «План выполнен».
• «Значение если ложь» – «План не выполнен».

Вложенные функции ЕСЛИ

Помимо обычной функции ЕСЛИ, которая выдает всего 2 результата – «истина» и «ложь», существуют вложенные функции ЕСЛИ, выдающие от 3 до 64 результатов. В данном случае формула может вмещать в себя несколько функций.

В этом примере одна функция вложена в другую, и всего внесено 3 результата

Вложенные функции довольно сложны в использовании и часто выдают ошибки в формуле, поэтому рекомендую пользоваться ими в самых исключительных случаях.

Существует еще один способ использования функции ЕСЛИ – для проверки, пуста ячейка или нет. Для этого ее можно использовать с функцией ЕПУСТО:

=ЕСЛИ(ЕПУСТО(номер ячейки);«Пустая»;«Не пустая».

Пример совмещения 2 функций, позволяющего выявить верный результат

Вместо функции ЕПУСТО также можно использовать другую формулу:

«номер ячейки=«» (ничего).

Формула не требует добавления других функций

ЕСЛИ – одна из самых популярных функций в Excel. Она помогает определить истинность тех или иных значений, получить результаты по разным данным и выявить пустые ячейки, к тому же ее можно использовать в сочетании с другими функциями.

Функция ЕСЛИ является основой других формул: СУММЕСЛИ, СЧеТЕСЛИ, ЕСЛИОШИБКА, СРЕСЛИ. Мы рассмотрим три из них – СУММЕСЛИ, СЧеТЕСЛИ и ЕСЛИОШИБКА.

«Google Таблицы»: большой и простой гайд

3. СУММЕСЛИ и СУММЕСЛИМН

Функция СУММЕСЛИ позволяет суммировать данные, соответствующие условию и находящиеся в указанном диапазоне.

Синтаксис

Функция состоит из трех аргументов и имеет формулу:

=СУММЕСЛИ(диапазон;условие;[диапазон_суммирования])

• «Условие» – аргумент, определяющий какие именно ячейки нужно суммировать. Это может быть текст, число, ссылка на ячейку или функция. Обратите внимание на то, что условия с текстом и математическими знаками необходимо заключать в кавычки.
• «Диапазон суммирования» – необязательный аргумент. Позволяет указать на ячейки, данные которых нужно суммировать, если они отличаются от ячеек, входящих в диапазон.

Пример

В приведенном ниже примере функция суммировала данные запросов, количество переходов по которым больше 100 000.

Используем синтаксис. В примере функция вычислила сумму (519414), которая является сложением ячеек (B2:B4), удовлетворяющих условию (>100000). Формула: =СУММЕСЛИ(B2:B6;«>100000»)

Если нужно суммировать ячейки в соответствии с несколькими условиями, можно воспользоваться функцией СУММЕСЛИМН.

Синтаксис

Формула функции имеет следующий вид:

=СУММЕСЛИМН(диапазон_суммирования; диапазон_условия1; условие1; [диапазон_условия2; условие2]; …)

«Диапазон условия 1» и «условие 1» – обязательные аргументы, остальные – необязательные.

4. СЧЕТЕСЛИ и СЧЕТЕСЛИМН

Функция СЧеТЕСЛИ считает количество непустых ячеек, соответствующих заданному условию внутри указанного диапазона.

Синтаксис

Формула функции:

=СЧЕТЕСЛИ(диапазон;критерий)

• «Диапазон» – группа ячеек, которые нужно подсчитать.
• «Критерий» – условие, согласно которому выбираются ячейки для подсчета.

Пример

В примере функция подсчитала количество ключей, переходов по которым больше 100 000.

Функция подсчитывает количество элементов, не указывая ссылок на них

В функции СЧЕТЕСЛИ можно использовать только один критерий. Если нужно сделать подсчет по нескольким условиям, примените функцию СЧЕТЕСЛИМН.

Синтаксис

Функция позволяет подсчитать количество ячеек, соответствующих нескольким заданным условиям. Каждому условию соответствует один вариант диапазона ячеек.

Формула функции:

=СЧЕТЕСЛИМН(диапазон_условия1;условие1;[диапазон_условия2;условие2];…)

«Диапазон условия 1» и «условие 1» – обязательные аргументы, остальные необязательны. Можно использовать до 127 пар диапазонов и условий.

5. ЕСЛИОШИБКА

Функция возвращает указанное значение, если вычисление по формуле дает ошибочный результат. Правильный результат она оставляет.

Синтаксис

Функция имеет 2 аргумента и представлена формулой:

=ЕСЛИОШИБКА(значение;значение_если_ошибка),

где:

• «значение» – формула, которая проверяется на наличие ошибки;
• «значение_если_ошибка» – значение, появляющееся в ячейке в том случае, если вычисление в формуле выдало ошибку.

Что-то не сходится

Предположим, что у вас сломался счетчик аналитики, и в ячейке, в которой нужно указать число посетителей, стоит ноль, а число покупок – 32. Как такое может быть? Функция указывает на ошибку и вводит значение, соответствующее ей – «перепроверить».

Функция знает, что на ноль делить нельзя, поэтому вводит значение, указываемое при возможной ошибке

6. ЛЕВСИМВ

Функция ЛЕВСИМВ позволяет выделить необходимое количество знаков с левой стороны строки.

Синтаксис

Функция состоит из 2 аргументов и представлена формулой:

=ЛЕВСИМВ(текст;[число_знаков]),

где:

• «текст» – текстовая строка, содержащая знаки, которые необходимо извлечь;
• «число знаков» – необязательный аргумент, указывающий на количество извлекаемых знаков.

Пример

Использование функции позволяет посмотреть, как будут выглядеть тайтлы к страницам сайта или статьям.

Получаем автоматическое заполнение тайтла

Если вы хотите, чтобы тайтлы были лаконичными и состояли из 60 знаков, функция отсчитает первые 60 символов и покажет, как будет выглядетьтайтл. Для этого необходимо составить формулу: =ЛЕВСИМВ(А5;60), где А5 – адрес рассматриваемой ячейки, «60» – число извлекаемых символов.

7. ПСТР

Функция ПСТР позволяет извлечь необходимое количество символов внутри текста, начиная с указанной позиции.

Синтаксис

Формула функции состоит из 3 аргументов:

=ПСТР(текст;начальная_позиция;число_знаков)

• «Текст» – строка, содержащая символы, которые нужно извлечь.
• «Начальная позиция» – позиция знака, с которого начинается извлекаемый текст.
• «Число знаков» – количество извлекаемых символов.

Пример

Функцию можно применять, чтобы упростить названия тайтлов, убрав стоящие в их начале слова.

Тайтл стал более читабельным

8. ПРОПИСН

Функция ПРОПИСН делает все буквы в тексте прописными.

Синтаксис

Формула функции:

=ПРОПИСН(текст)

«Текст» здесь – текстовый элемент или ссылка на ячейку.

Пример

Если ячеек много, мы сэкономим кучу времени

9. СТРОЧН

Функция СТРОЧН делает все буквы в тексте строчными.

Синтаксис

Формула функции:

=СТРОЧН(текст)

Аргумент «текст» – текстовый элемент или адрес ячейки.

Пример

Замены прошла успешно и «РОЖДЕНИЯ» превратилось в «рождения»

10. ПОИСКПОЗ

Функция ПОИСКПОЗ помогает найти указанный элемент в массиве ячеек и определяет его положение.

Синтаксис

Формула функции:

=ПОИСКПОЗ(искомое_значение;просматриваемый_массив;тип_сопоставления)

«Искомое значение» и «просматриваемый массив» – обязательные аргументы, «тип сопоставления» – необязательный.

Рассмотрим подробнее аргумент «тип сопоставления». Он указывает, каким образом сопоставляется найденное значение с искомым. Существует 3 типа сопоставления:

1 – значение меньше или равно искомому (при указании данного типа нужно учитывать, что просматриваемый массив должен быть упорядочен по возрастанию);

0 – точное совпадение;

-1 – наименьшее значение, которое больше или равно искомому.

Примеры

Рассмотрим следующий пример. Здесь я попыталась узнать, какой из запросов в приведенной таблице имеет количество переходов, которое равно или меньше 900.

Получаем значение 3

Формула функции здесь:

=ПОИСКПОЗ(900;B2:B6;1)

• 900 – искомое значение.
• B2:B6 – просматриваемый массив.
• 1 – тип сопоставления (меньше или равно искомому).

Результат – «3», то есть третья позиция в указанном диапазоне.

11. ДЛСТР

Функция ДЛСТР позволяет определить длину текста, содержащегося в указанной ячейке.

Синтаксис

Формула функции имеет всего один аргумент – текст (номер ячейки):

=ДЛСТР(текст)

Пример

Функцию можно использовать для проверки длины символов в description.

Длина – 125 символов

12. СЦЕПИТЬ

Функция СЦЕПИТЬ позволяет объединить несколько текстовых элементов в одну строку. В формуле для объединения элементов указываются как номера ячеек, содержащих текст, так и сам текст. Можно указать до 255 элементов и до 8192 символов.

Синтаксис

Для того чтобы объединить текстовые элементы без пробелов, используются следующие формулы:

=СЦЕПИТЬ(текст1;текст2;текст3)

Аргумент «текст» – текстовый элемент или ссылка на ячейку.

Примеры

В приведенном ниже примере введена формула:

=СЦЕПИТЬ(А2;B2;С2)

Сделаем ФИО читаемым при помощи формулы

Для того же, чтобы слова в строке разделялись пробелами, в формулу необходимо вставить знаки пробелов в кавычках:

=СЦЕПИТЬ(текст1;« »;текст2;« »;текст3;« »)

В следующем примере функция представлена формулой:

=СЦЕПИТЬ(A2;» «;B2;» «;C2)

Получилось. Текст стал читаемым

Существует и другой вариант добавления пробелов в формулу функции – введение слов, заключенных в кавычки вместе с пробелами:

=СЦЕПИТЬ(«текст1 »;«текст2 »;«текст3 »)

Не перепутайте. Номера ячеек не сработают

13. ПРОПНАЧ

Функция ПРОПНАЧ преобразует заглавные буквы всех слов в тексте в прописные (верхний регистр), а все остальные буквы – в строчные (нижний регистр).

Синтаксис

Функция представлена короткой формулой, имеющей всего один аргумент:

=ПРОПНАЧ(текст)

Пример

Рассмотрим пример, в котором представлены образцы с различными вариантами написания букв. Функция быстро привела их в читабельное состояние.

Получили читаемый текст, исправив регистровку букв в ячейках

Эту функцию очень удобно использовать при составлении списков с именами собственными, для преобразования текстовых элементов, напечатанных строчными, прописными или различными по размеру буквами.

14. ПЕЧСИМВ

Функция ПЕЧСИМВ позволяет удалить все непечатаемые знаки из текста.

Синтаксис

Формула функции:

=ПЕЧСИМВ(текст)

Пример

В приведенном примере текст в ячейке A1 содержит непечатаемые знаки конца абзаца.

Если в ячейке присутствовали непечатаемые знаки конца абзаца, то они будут автоматически удалены

Эту функцию нужно использовать в тех случаях, когда текст переносится в таблицу из других приложений, имеющих знаки, печать которых невозможна в Excel.

15. СЖПРОБЕЛЫ

Функция удаляет все лишние пробелы между словами.

Синтаксис

Формула функции:

=СЖПРОБЕЛЫ(номер_ячейки)

Пример

Лишние пробелы удалены сразу

Функция простая и полезная. Единственный минус состоит в том, что она не различает границ слов, и если внутри него стоят пробелы, функция этого не поймет и не удалит их.

Такие придется поправить вручную

16. НАЙТИ

Функция НАЙТИ позволяет обнаружить искомый текст внутри текстовой строки и указывает на начальную позицию этого текста относительно начала просматриваемой строки.

Синтаксис

Функция НАЙТИ состоит из 3 аргументов и представлена формулой:

=НАЙТИ(искомый_текст;просматриваемый_текст;[начальная_позиция]);

«Начальная позиция» – необязательный аргумент, обозначающий символ, с которого нужно начать поиск.

В первом случае функция находит начальную позицию символа, с которого начинается искомый текст, а во втором начальная позиция определяется указанным количеством байтов.

Пример

В примере функция представлена следующей формулой: =НАЙТИ(«чай»;A4)

Аналогичный результат даст функция НАЙТИБ (1 байт равен одному символу)

17. ИНДЕКС

Функция ИНДЕКС позволяет возвращать искомое значение.

Синтаксис

Формула функции ИНДЕКС имеет следующий вид:

=ИНДЕКС(массив; номер_строки; [номер_столбца])

«Номер столбца» – необязательный аргумент.

Пример

Можно заменить ВПР, применив ИНДЕКС + ПОИСКПОЗ

Функцию ИНДЕКС можно использовать вместе с функцией ПОИСКПОЗ с целью замены функции ВПР.

18. СОВПАД

Функция проверяет идентичность двух текстов, и, если они совпадают, выдает значение ИСТИНА, если различаются – значение ЛОЖЬ.

Синтаксис

Формула функции:

=СОВПАД(текст1;текст2)

Пример

Получаем значение true

Пары слов из строк 1 (A1 и B1) и 2 (A2 и B2) различны по написанию, поэтому функция выдает значение ЛОЖЬ, а слова из 3-й строки идентичны, поэтому определяются как ИСТИНА.

Использование функции будет полезно при анализе большого объема информации, чтобы выявить разное написание одних и тех же слов.

19. ИЛИ

Логическая функция ИЛИ возвращает значение ИСТИНА, если хотя бы один аргумент в формуле имеет значение ИСТИНА, и значение ЛОЖЬ, если все аргументы имеют значение ЛОЖЬ.

Синтаксис

Формула функции:

=ИЛИ(логическое_значение1;[логическое_значение2];…)

Здесь «логическое значение1» – обязательный аргумент, остальные аргументы необязательны. В формулу можно добавлять от 1 до 255 логических значений.

Пример

Формула в примере появляется значение ИСТИНА, так как 2 из 3 аргументов имеют значение ИСТИНА.

Истинность подтвердилась

20. И

Функция И возвращает значение ИСТИНА, если все аргументы в формуле имеют значение ИСТИНА, и значение ЛОЖЬ, если хотя бы один из аргументов имеет значение ЛОЖЬ.

Синтаксис

Функция может содержать множество аргументов и имеет формулу:

=И(логическое_значение1;[логическое_значение2];…)

«Логическое_значение1» – обязательный аргумент, остальные аргументы – необязательные.

Проверили корректность формулы. Получилось значение true

В этом примере все аргументы имеют значение ИСТИНА, поэтому результат соответствующий.

Функции И и ИЛИ просты в использовании, но, если сочетать их друг с другом или с другими функциями (ЕСЛИ и НЕ), можно вывести более сложные и интересные формулы.

21. СМЕЩ

Функция СМЕЩ возвращает ссылку на диапазон, отстоящий от ячейки или группы ячеек на указанное число строк и столбцов.

Синтаксис

Функция состоит из 5-ти аргументов и представлена следующей формулой:

=СМЕЩ(ссылка;смещ_по_строкам;смещ_по_столбцам;[высота];[ширина])

Рассмотрим каждый из аргументов:

• «Ссылка» на ячейку или диапазон ячеек, от которых вычисляется смещение.
• «Смещение по строкам» показывает количество строк, которые необходимо отсчитать, чтобы переместить левую верхнюю ячейку массива или одну ячейку в нужное место. Значение аргумента может быть положительным (если отсчет строк ведется вниз) и отрицательным числом (если отсчет строк ведется вверх).
• «Смещение по столбцам». Здесь указывается количество столбцов, которые нужно отсчитать, чтобы переместить ячейку или группу ячеек влево или вправо. Левая верхняя ячейка диапазона при этом должна находиться в указанном месте. Значение аргумента может быть положительным (если отсчет столбца ведется вправо) и отрицательным числом (если отсчет столбца ведется влево).
• «Высота» – необязательный аргумент. Здесь указывается число строк возвращаемой ссылки. Значение аргумента должно быть положительным числом.
• «Ширина» – необязательный аргумент. Здесь указывается число столбцов возвращаемой ссылки. Значение аргумента должно быть положительным числом.

Пример

Рассмотрим пример использования функции СМЕЩ, имеющую следующую формулу:

=СМЕЩ(А4;-2;2)

A4 – ссылка на ячейку, от которой вычисляется смещение.

С2 – ячейка, на которую ссылается ячейка А4, а в ячейке E2 введена формула с результатом «27» – возвращаемая ссылка.

Обратите внимание на подсказку. Мы получили значение 27 – корректно

Зачем маркетологу Excel

Функции Excel помогут при анализе данных страниц сайта, подсчете количества символов в тайтле и description, преобразовании текста, поиске различных элементов в таблице.

Excel — удобный и доступный инструмент, содержащий сотни полезных функций. В электронных таблицах можно быстро рассчитать значения по заданным критериям, найти в огромном массиве данных нужную информацию. Поэтому многие компании используют его для финансового моделирования и управления.

Формулы в Excel довольно гибкие. В их основе лежат порядка десятка категорий различных функций — логических, математических, статистических, финансовых, инженерных, аналитических, текстовых.

Вы можете воспользоваться нашей памяткой, которая поможет не забыть, какой инструмент Excel для чего предназначен (таблица 1).

Таблица 1. 17 полезных функций Excel

Функция	Назначение	Пример
1	СУММ	Позволяет складывать отдельные значения, диапазоны ячеек, ссылки на ячейки или данные всех этих трёх видов.	=СУММ(Число 1;Число 2;…Число n) или =СУММ(А1;B1;C1) — сумма значений в ячейках
2	ПРОИЗВЕД	Перемножает все числа, переданные как аргументы, и возвращает произведение.	=ПРОИЗВЕД(Число 1; Число 2;…;Число n) или =ПРОИЗВЕД(А1;B1;C1) — произведение значений в ячейках
3	СРЗНАЧ	Считает среднее арифметическое числовых значений.	=СРЗНАЧ(Число 1; Число 2;…;Число n) или =СРЗНАЧ(А1;A2;A3)
4	ЕСЛИ	Позволяет выполнять логические сравнения значений и ожидаемых результатов (проверить, выполняются ли заданные условия в выбранном диапазоне таблицы). У функции возможны два результата (ИСТИНА и ЛОЖЬ). Функцию ЕСЛИ можно настроить сразу по нескольким критериям.	=ЕСЛИ(логическое выражение; [функция если истина]; [функция если ложь]) Например, если в таблице нужно определить значения меньше 100, то значение 96 будет отмечено функцией как истинное, а значение 125 — как ложное. =ЕСЛИ(A1>=100;»истина»;ЕСЛИ(A1<100;»ложь«))
5	СУММЕСЛИ	Суммирует значения, удовлетворяющие заданным условиям (например, все затраты из одной категории).	=СУММЕСЛИ(ячейки которые нужно проверить на условие; условие; какие ячейки складывать при удовлетворении условию)
6	СЧЁТЕСЛИ	Подсчитывает количество ячеек в диапазоне, удовлетворяющих заданному условию (например, сколько раз в списке повторяется то или иное название).	= СЧЕТЕСЛИ(ячейки которые надо подсчитывать, критерий по которым ячейку принимать в расчёт)
7	СРЗНАЧЕСЛИ	Рассчитывает условное среднее значение.	=СРЗНАЧЕСЛИ(ячейки которые нужно проверить на условие; условие; для каких ячеек рассчитывать среднее при удовлетворении условию)
8	МИН	Возвращает наименьшее значение в списке аргументов.	=МИН(Число 1; Число 2;…;Число n) или =МИН(A2:A6)
9	МАКС	Возвращает максимальное значение в списке аргументов (функция обратная МИН).	=МАКС(Число 1; Число 2;…;Число n) или =МАКС(A2:A6)
10	НАИМЕНЬШИЙ	Используется для получения минимального значения из заданного диапазона ячеек (возвращает k-ое наименьшее значение из массива данных).	В ячейках А1;A5 находятся числа 1;3;6;5;10. =НАИМЕНЬШИЙ (A1;A5) при разных k: k=1; результат =1 (первое наименьшее значение) k=2; результат=2 (второе наименьшее значение) k=3; результат=5 (третье наименьшее значение)
11	НАИБОЛЬШИЙ	Позволяет выбрать значение по его относительному местоположению (возвращает k-ое по величине значение из множества данных). Функцией можно воспользоваться для определения наилучшего, второго или третьего результатов.	В ячейках А1;A5 находятся числа 1;3;6;5;10. = НАИБОЛЬШИЙ (A1;A5) при разных k: k=1; результат = 10 (первое наибольшее значение) k=2; результат = 6 (второе наибольшее значение) k=3; результат = 5 (третье наибольшее значение)
12	СЖПРОБЕЛЫ	Позволяет избавиться от всех лишних пробелов в заданных ячейках (кроме уместных одинарных).	=СЖПРОБЕЛЫ(адрес ячейки)
13	ЛЕВСИМВ	Возвращает заданное количество знаков из указанной строки слева.	=ЛЕВСИМВ(адрес ячейки; количество знаков)
14	ПРАВСИМВ	Возвращает заданное количество знаков из указанной строки справа.	=ПРАВСИМВ(адрес ячейки; количество знаков)
15	ПСТР	Возвращает знаки из текстовой строки, начиная с указанной позиции.	=ПСТР(адрес ячейки; начальное число; число знаков)
16	ВПР	Позволяет находить данные по строкам в таблице или диапазоне (по фрагменту известных данных можно найти неизвестные) Например, по номеру товара можно найти его цену или по идентификатору найти имя сотрудника.	=ВПР(искомое значение; таблица; номер столбца; тип совпадения) Тип совпадения может быть приблизительным или точным. Для передачи точного значения в формуле нужно прописать 0 или ЛОЖЬ, для передачи приблизительных значений указывается 1 или ИСТИНА
17	Конкатенация	Позволяет объединить в одной ячейке данные из двух и более ячеек. Самый простой способ — вставить между адресами ячеек амперсанд (&).	=ячейка 1&ячейка 2…&ячейка n (=A1&A2&A3)

В Excel немало и других инструментов, и хитростей, зная которые можно существенно упростить себе работу. Вот шесть из них.

1. Чем полезно умное форматирование

Чтобы систематизировать данные, привести таблицы в понятный и презентабельный вид можно использовать условное форматирование (рисунок 1). Это целый массив способов обработки данных.

Методы основаны на цветном выделении ячеек в зависимости от различных критериев:

• ранжирования по диапазону значений с помощью гистограмм
• сравнения с константой
• различных значков

Благодаря динамике, данные корректируются при каждом изменении.

Рисунок 1. Условное форматирование

2. Как создать умную таблицу

Список данных в Excel можно преобразовать в умную таблицу (рисунок 2), у которой есть масса полезных функций:

• шапка таблицы автоматически закрепляется при прокрутке, включаются кнопки фильтра для отбора и сортировки;
• при дописывании новых столбцов и строк таблица автоматически растягивается;
• появляется дополнительная вкладка «Конструктор» с дополнительными инструментами анализа и настроек;
• введённые формулы автоматом копируются на весь столбец.

Рисунок 2. Умная таблица

3. Как визуализировать данные с помощью спарклайнов

Чтобы отобразить динамику ваших данных, можно использовать спарклайны. Это маленькие диаграммы, расположенные прямо в ячейках.

Чтобы создать спарклайн, нажмите «Вставка» → группа «Спарклайны» → кнопка «График» или «Гистограмма» (рисунок 3).

Рисунок 3. Спарклайны

4. Как перенести большую формулу

При переносе большой формулы, содержащей ссылки на ячейки, может измениться ссылка. Чтобы этого не произошло, можно прибегнуть к небольшой хитрости.

Замените знак «=» на «!». Формула превратится в символьную строку, которая перемещается без изменений. После того как формула полностью вписана в нужную ячейку, поменяйте знак обратно на «=».

5. Как ускорить и упростить работу с помощью Power Query

Представьте, что вам нужно составлять еженедельный отчёт. Вы готовите таблицы в Excel. А исходные вы получаете в виде CSV-файлов. Нужно каждый раз искать в них только необходимую вам информацию, вставлять данные в Excel, обновляя сводные данные и графики. Всё можно сделать намного проще, воспользовавшись Power Query.

Это технология подключения к данным. С помощью Power Query можно находить, загружать, объединять, преобразовывать, обновлять, и уточнять данные из различных источников.

Надстройка умеет собирать данные из фалов почти 40 различных форматов (например, TXT, XLSX, HTML, CSV, JSON, XML). Помогает менять регистр на правильный, приводить цифры к числовому формату, заполнять пробелы, исправлять заголовки таблиц, разделять текстовые фрагменты на столбцы и склеивать их снова в единый текст, удаляет пустые столбцы и строки, выполняет многие другие полезные операции.

Power Query представлена в двух вариантах:

• отдельным модулем, доступным для скачивания с официального сайта Microsoft (для Excel 2010-13).
• как сервисная функция в составе редактора (рисунок 4).

В большинстве последних версий Excel надстройка находится на вкладке «Данные» → Получить и преобразовать.

Рисунок 4. Power Query

6. Как восстановить несохранённые файлы

Даже если вы закрыли документ, забыв «согласиться» с сохранением, есть шанс восстановить данные. Вот алгоритм для разных версий Excel:

• Excel 2010: «Файл» → «Последние» и найдите в правом нижнем углу экрана кнопку «Восстановить несохранённые книги».
• Excel 2013: «Файл» → «Сведения» → «Управление версиями» → «Восстановить несохранённые книги».
• Для последующих версий Excel: «Файл» → «Сведения» → «Управление книгой».

Здесь вы найдёте временные копии созданных, изменённых, но несохраненных книг.