Типы данных excel реферат

Обновлено: 16.04.2023

“Формат ячеек” и “тип данных” – определения, которые довольно часто путают пользователи Эксель. Несмотря на то, что эти понятия взаимосвязаны, они, все же, разные. В этой статье мы разберемся, что означает “тип данных”, и какие разновидности существуют.

Определение

Тип данных – это определенная характеристика содержимого в таблице Excel, благодаря которой программа идентифицирует информацию и понимает, каким образом ее следует обрабатывать и отображать.

Разновидности типов данных

Выделяются две большие группы типов данных:

• константы – неизменные значения;
• формулы – значения, которые меняются в зависимости от изменения других.

В группу “константы” входят следующие типы данных:

• числа;
• текст;
• дата и время;
• логические данные;
• ошибки.

Давайте подробнее разберем все перечисленные выше типы данных.

Число

Этот тип данных применяется в различных расчетах. Как следует из названия, здесь предполагается работа с числами, и для которых может быть задан один из следующих форматов ячеек:

• числовой;
• денежный;
• финансовый;
• процентный;
• дробный;
• экспоненциальный.

Формат ячейки можно задать двумя способами:

Для каждого из форматов, перечисленных выше (за исключением дробного), можно задать количество знаков после запятой, а для числового – к тому же, включить разделитель групп разрядов.

Чтобы ввести значение в ячейку, достаточно просто выделить ее (с нужным форматом) и набрать с помощью клавиш на клавиатуре нужные символы (либо вставить ранее скопированные данные из буфера обмена). Или можно выделить ячейку, после чего ввести нужные символы в строке формул.

Также можно поступить наоборот – сначала ввести значение в нужной ячейке, а формат поменять после.

Текст

Данный тип данных не предназначен для выполнения расчетов и носит исключительно информационный характер. В качестве текстового значения могут использоваться любые знаки, цифры и т.д.

Ввод текстовой информации происходит таким же образом, как и числовой. Если текст не помещается в рамках выбранной ячейки, он будет перекрывать соседние (если они пустые).

Дата и время

В данном случае тип данных и формат ячеек полностью совпадают. С помощью этих значений можно, соответственно, производить вычисления и работать с датами и временем. Стоит отметить, что программа видит сутки как число 1.

Например, время 08:30 будет восприниматься как число 0,35 (проверить это можно, переведя формат ячеек в “числовой”), в то время, как в ячейке и строке формул оно будет отображаться в привычном для нас виде.

Для формата ячеек “Время” можно выбрать следующие основные типы отображения:

Для формата ячеек “Дата” также предусмотрены различные варианты отображения данных:

Также, у пользователя есть возможность выбрать вариант с одновременным отображением даты и времени.

Примечание: Эксель в виде дат может отображать данные только с 01.01.1990. Причем, в то время, как мы видим дату в привычном для нас виде, сама программа хранит ее в своей памяти и обрабатывает в виде числа. Например, дате 01.01.2019 соответствует число 43466. Это легко проверить, сменив формат ячейки с “даты” на “числовой”.

Ошибки

В некоторых случаях пользователь может видеть в Excel ошибки, которые бывают следующих видов:

Логические данные

Логические значения “ИСТИНА” и “ЛОЖЬ” используются для того, чтобы при обработке содержимого ячеек вывести определенные результаты или выполнить какие-то действия в зависимости от того, выполнено ли заданное условие (ИСТИНА) или нет (ЛОЖЬ).

Формулы

Этот тип данных принципиально отличается от рассмотренных выше, так как значение результата меняется в зависимости от изменения других значений, на которые оно ссылается. Благодаря формулам выполняются различные расчеты: математические, финансовые и т.д.

Формула будет отображаться в соответствующе строке формул, а результат по ней – в содержащей ее ячейке.

Чтобы Excel “видел” выражение как формулу, обязательно нужно в самом начале поставить знак “равно”.

В формулах используются как конкретные числа, так и ссылки – относительные и абсолютные.

Многие формулы реализованы в виде функций – стандартный набор аргументов и алгоритм их обработки для выдачи финального результата.

Формулу функции можно сразу вводить в нужную ячейку после знака “равно”, если вы знаете, как правильно все оформить. Либо можно воспользоваться предусмотренным для этого Мастером функций, в котором можно найти все внедренные в программу операторы. Для удобства они разделены на категории.

Чтобы попасть в окно Мастера функций, сначала выбираем нужную ячейку, затем щелкаем по кнопке “Вставка функции” рядом со строкой формул. Затем находим нужный оператор и жмем кнопку OK.

Далее корректно заполняем аргументы функции и нажимаем кнопку OK для получения результата в выбранной ячейке.

Заключение

Таким образом, в Эксель выделяются 2 основные группы типов данных: константы и формулы. Причем первая включает в себя подтипы, каждый из которых имеет свое назначение. Умение правильно определять, настраивать и работать со всеми доступными типа данными, в том числе, комбинировать их, позволят максимально эффективно и корректно выполнять поставленные задачи.

Читайте также:

  

• Европейские замки как часть общекультурного исторического наследия реферат

  

• Станиславский константин сергеевич реферат

  

• Сравнительный анализ лидерства и руководства психология реферат

  

• Особенности математического развития детей с различной функциональной организацией мозга реферат

  

• Реферат основные направления в искусстве

Содержание

1. Теоретическая часть на примере электронной таблицы MS Excel

1.1 Электронные таблицы: назначение и основные функции

1.2 Структура электронных таблиц

1.3 Типы и формат данных

1.4 Имя ячейки, относительная и абсолютная ссылки

1.5 Настройка таблиц и ввод данных

1.6 Редактирование структуры таблицы

1.7 Вычисления с использованием стандартных функций

1.8 Сортировка данных

1.9 Поиск данных

1.10 Построение диаграмм

2. Практическая часть

Список использованной литературы

1. Теоретическая часть на примере электронной таблицы MS Excel

Одной из самых продуктивных идей в области компьютерных информационных технологий стала идея электронной таблицы. Многие фирмы разработчики программного обеспечения для ПК создали свои версии табличных процессоров — прикладных программ, предназначенных для работы с электронными таблицами.

1.1 Электронные таблицы: назначение и основные функции

Табличные процессоры (ТП) — позволяют создавать таблицы, являются динамическими, т. е. содержат так называемые вычисляемые поля, значения которых автоматически пересчитываются по заданным формулам при изменении значений исходных данных, содержащихся в других полях. При работе с табличными процессорами создаются документы в памяти компьютера — электронные таблицы (ЭТ). В дальнейшем ее можно просматривать, изменять, записывать на магнитный диск для хранения, печатать на принтере.

Электронная таблица (ЭТ) позволяет решать целый комплекс задач:

Прежде всего, выполнение вычислений. Основное свойство ЭТ — мгновенный пересчет формул при изменении значений входящих в них операндов.

Использование ЭТ в качестве базы данных.

Сортировка и поиск данных. Электронные таблицы позволяют осуществлять сортировку данных. Данные в электронных таблицах сортируются по возрастанию или убыванию. При сортировке данные выстраиваются в определенном порядке. Можно проводить вложенные сортировки, т. е. сортировать данные по нескольким столбцам, при этом назначается последовательность сортировки столбцов.

В электронных таблицах возможен поиск данных в соответствии с указанными условиями — фильтрами. Фильтры определяются с помощью условий поиска (больше, меньше, равно и т. д.) и значений (100, 10 и т. д.). Например, больше 100. В результате поиска будут найдены те ячейки, в которых содержатся данные, удовлетворяющие заданному фильтру.

Построение диаграмм и графиков. Графический режим работы, который дает возможность графического представления (в виде графиков, диаграмм) числовой информации, содержащейся в таблице.

Математическое моделирование. Использование математических формул в ЭТ позволяет представить взаимосвязь между различными параметрами некоторой реальной системы. Благодаря мгновенному пересчету ЭТ представляет собой удобный инструмент для организации численного эксперимента: подбор параметров, прогноз поведения моделируемой системы, анализ зависимостей, планирование.

Программа Excel предназначена для подготовки и обработки электронных таблиц и входит в офисный пакет программ Microsoft Office.

1.2 Структура электронных таблиц

Основная часть рабочего окна программы Microsoft Excel занята рабочим листом, который и является электронной таблицей. Электронная таблица состоит из строк и столбцов, на пересечении которых располагаются ячейки.

Столбцы (3) обозначаются латинскими буквами: А, В, С … далее используется двух буквенное обозначение АА, АВ … Минимальное число столбцов в таблице 256.

Строки (4) нумеруются целыми числами (1, 16, 278 и т. п.). Максимальное число строк – 65536.

/>

Пересечение строки и столбца образует ячейку. Каждая ячейка таблицы имеет свой собственный адрес, который состоит из буквы столбца и номера строки, например: А1, В3. Одна из ячеек на рабочем меню всегда является текущей (5). Текущая ячейка обведена широкой рамкой и называется активной, ее адрес приведен в строке формул.

Файл (документ) представляет собой файловую книгу (1), которая состоит из одной или многих рабочих листов (2). Листы одной книги связаны тематически. Каждый рабочий лист имеет название (которое можно менять).

Можно вводить и изменять данные одновременно на нескольких рабочих листах, а также выполнять вычисления на основе данных из нескольких листов.

Диапазон или блок – это прямоугольная область таблицы. Блок может состоять из одной или нескольких ячеек, строк, столбцов. Адрес блока состоит из адресов левой верхней и правой нижней ячеек, разделенных двоеточием, н-р АН: В13.

1.3 Типы и формат данных

Основные (исходные) данные – это данные, значения которых определяется самостоятельно.

Производные данные – это данные, значения которых определяются по значениям других ячеек.

Электронные таблицы позволяют работать с тремя основными типами данных: число, текст и формула.

Числовые данные – это отдельное число. Может быть целым, дробным (используется запятая). Числа в электронных таблицах Excel могут быть записаны в обычном числовом или экспоненциальном формате, например: 195,2 или 1,952Е + 02. Если ширина ячейки мала, то числа ставятся символы # # #. При этом число сохраняется.

Текстовые данные – это строка текста произвольной длины.

Текстом в электронных таблицах Excel является последовательность символов, состоящая из букв, цифр и пробелов, например запись «32 Мбайт» является текстовой. По умолчанию текст выравнивается в ячейке по левому краю. Это объясняется традиционным способом письма (слева направо).

Формула – это арифметическое выражение. Оно представляет собой последовательность чисел, ссылок на ячейки и функций, объединенных знаками арифметических операций (+ — / * % ^).

Формула должна начинаться со знака равенства и может включать в себя числа, имена ячеек, функции (Математические, Статистические, Финансовые, Дата и время и т. д.) и знаки математических операций. Например, формула «=А1+B2» обеспечивает сложение чисел, хранящихся в ячейках А1 и B2, а формула «=А1*B» — умножение числа, хранящегося в ячейке А1, на 5.

При вводе формулы в ячейке отображается не сама формула, а результат вычислений по этой формуле. При изменении исходных значений, входящих в формулу, результат пересчитывается немедленно.

Формат представления данных. По умолчанию после создания документа все ячейки находятся в формате «Общий»:

числа выравниваются по правому краю, а текст — по левому;

если, изменяя ширину столбца, сделать ее меньше определенной, то число в ячейках заменяется на символы #. Это не ошибка. Это означает, что нужно сделать столбец пошире;

если число очень большое («6000000000000») или очень маленькое («0,00000000000001»), оно автоматически преобразуется в экспоненциальный (научный) формат («6E+12» и «1E-14» соответственно);

при изменении ширины столбца округляются десятичные дроби. Например, если написать «3,1415», затем изменить ширину так, чтобы «5» перестала помещаться, в ячейке отобразится «3,142».

Часто нужно к числу в ячейке добавить обозначение денежной единицы, знак процента, выставить количество знаков после запятой, представить дату в определенном формате и т.п.

Есть 3 способа изменить формат представления данных в ячейках:

автоматически после ввода определенных данных в ячейку Excel сам сменит формат ячейки;

с помощью кнопок на панели инструментов «Форматирование».

с помощью окна «Формат ячеек».

1.4 Имя ячейки, относительная и абсолютная ссылки

Ссылка в Excel — это адрес ячейки или связного диапазона ячеек. В каждом листе Excel может быть 256 (2 в 8 степени) столбцов и 65536 (2 в 16 степени) строк.

Адрес ячейки определяется пересечением столбца и строки, например: A1, C16. Адрес диапазона ячеек задается адресом верхней левой ячейки и нижней правой, например: A1:C5.

В формулах используются ссылки на адреса ячеек. Существуют два основных типа ссылок: относительные и абсолютные. Различия между ними проявляются при копировании формулы из активной ячейки в другую ячейку.

Относительная ссылка в формуле используется для указания адреса ячейки, вычисляемого относительно ячейки, в которой находится формула. Относительная адресация задана по умолчанию. Относительные ссылки имеют следующий вид: А1, ВЗ.

При использовании относительной адресации в формулах программа запоминает расположение ячеек относительно текущей ячейки. Так формулу D4=B4*C4 программа интерпретирует следующим образом: «Умножить значение, находящееся на две ячейки левее данной, на значение расположенное в ячейке слева от данной».

Относительная адресация позволяет копировать формулы методом заполнения. При перемещении или копировании формулы из активной ячейки относительные ссылки автоматически обновляются в зависимости от нового положения формулы.

Если при копировании формул необходимо сохранить ссылку на конкретную ячейку, то необходимо воспользоваться абсолютной адресацией. Т.е. абсолютная ссылка в формуле используется для указания фиксированного адреса ячейки. Признак абсолютной адресации — знак доллара $ (например, $А$1). Для того, чтобы задать ссылку на ячейку как абсолютную, надо ввести перед именем столбца или номером строки или тем и другим знак «$» Н-р $A1, A$1, $A$1.В режиме редактирования многократное нажатие на клавишу F4 циклически меняет типа адресов.

Если символ доллара стоит перед буквой (например: $А1), то координата столбца абсолютная, а строки — относительная. Если символ доллара стоит перед числом (например, А$1), то, наоборот, координата столбца относительная, а строки — абсолютная. Такие ссылки называются смешанными.

Например, в ячейке С1 записана формула =А$1+$В1, которая при копировании в ячейку D2 приобретает вид =В$1+$В2. Относительные ссылки при копировании изменились, а абсолютные — нет.

Для упрощения работы с адресом ячейки можно дать ей имя, и затем обращаться к ячейке или диапазону не по его адресу, а по символьному имени. Именованные ссылки можно использовать везде, где можно использовать то значение, на которое указывает ссылка. Для создания именованной ссылки нужно выделить нужную ячейку или диапазон, затем щелкнуть в текстовое поле (см. рис.) ввести свое имя и нажать Enter. Можно использовать русские имена. Имя не может содержать пробелов и начинаться с цифры. Именованная ссылка может ссылаться на несвязный диапазон ячеек (выделенный с «Ctrl»).

/>

Для вставки именованной ссылки можно воспользоваться кнопкой со стрелкой вниз:

/>

или нажать клавишу «F3», откроется следующее окно:

—PAGE_BREAK—

/>

Пример использования: «=СУММ(tablica_1)»

1.5 Настройка таблиц и ввод данных

Отдельная ячейка может содержать данные, относящиеся к одному из трех типов: текст, число или формула,– а также оставаться пустой.

Тип данных, размещаемых в ячейке, определяется автоматически при вводе. Если эти данные можно интерпретировать как число, программа Excel так и делает. В противном случае данные рассматриваются как текст. Ввод формулы всегда начинается с символа «=» (знака равенства).

Ввод данных осуществляют непосредственно в текущую ячейку или в строку формул, располагающуюся в верхней части окна программы непосредственно под панелями инструментов. Место ввода отмечается текстовым курсором.

Если начать ввод нажатием алфавитно-цифровых клавиш, данные из текущей ячейки заменяются вводимым текстом.

Если щелкнуть на строке формул или дважды на текущей ячейке, старое содержимое ячейки не удаляется и появляется возможность его редактирования. Вводимые данные в любом случае отображаются: как в ячейке, так и в строке формул.

Чтобы завершить ввод, сохранив введенные данные, используют кнопку Enter в строке формул или клавишу Enter.

Чтобы отменить внесенные изменения и восстановить прежнее значение ячейки, используют кнопку Отмена в строке формул или клавишу Esc.

Для очистки текущей ячейки или выделенного диапазона проще всего использовать клавишу Delete.

Итак, ввод данных: 1. Сделать активной ячейку. 2. Набрать данные, отредактировать. 3. Нажать Enter или клавишу перемещения курсора.

Если в ячейки содержались данные, то они заменяются на новые, а производные данные в других ячейках пересчитываются.

Редактирование данных может проводиться как в процессе ввода данных, так и после ввода:

1. Сделать активной ячейку.

2. Нажать клавишу F2 для перехода в режим редактирования непосредственно в ячейке или щелкнуть мышью в строке ввода.

3. Отредактировать клавишами Backspace, Delete, Insert.

4. Нажать Enter или клавишу перемещения курсора.

Ввод адресов ячеек в формулу можно проводить как с клавиатуры, так и щелчком на нужную ячейку. При этом адрес этой ячейки будет помещен в вводимую формулу

Для того, чтобы таблица выглядела аккуратно, красиво необходимо настроить форматы содержимого ячеек, а так же размеры ячеек.

Программа пытается распознать тип данных еще при вводе и старается отобразить их более наглядным образом. При этом текстовые данные выравниваются по левому краю клетки, а числовые по правому.

Для изменения формата данных в выделенном диапазоне ячеек необходимо щелкнуть на панели форматирования по кнопке с необходимым форматом. На панели форматирования можно установить Границы, Цвет заливки, Цвет шрифта выбранного диапазона ячеек.

Для более точного форматирования данных в выбранном диапазоне ячеек необходимо дать команду Формат → Ячейки. Открывается диалоговое окно «Формат ячеек» содержащее группу вкладок. Вкладки этого диалогового окна позволяют выбирать формат записи данных (количество знаков после запятой, указание денежной единицы, способ записи даты и прочее), задавать направление текста и метод его выравнивания, определять шрифт и начертание символов, управлять отображением и видом рамок, задавать фоновый цвет.

1.6 Редактирование структуры таблицы

Формат ячеек. Программа Excel распознает тип данных еще при вводе и отображает данные соответствующим образом. Так текст выравнивается по левому краю ячейки, а числа – по правому краю. Однако можно изменить и способ выравнивания, и другие параметры по своему усмотрению. Настроить формат ячеек можно до их заполнения, но удобнее сначала ввести данные, затем вернуться к ячейке, которую следует отформатировать (или выделить диапазон ячеек с одним типом формата) и приступить к форматированию.

Форматирование ячеек выполняют в диалоговом окне Формат ячеек, которое открывается из контекстного меню текущей ячейки (выделенного диапазона) или в меню Формат4 Ячеек. Это окно содержит несколько вкладок, позволяющих задать различные параметры форматирования.€ и др.).

На вкладке Выравнивание задается способ горизонтального и вертикального выравнивания данных в ячейке, а также вертикальная ориентация или угол наклона.

Многие настройки можно выполнить кнопками панели инструментов.

/>Кнопки числовых форматов

/>Кнопки границ, фона ячейки и цвета текста.

/>Кнопки объединения и отмены объединения ячеек.

/>Кнопка объединения выделенных ячеек и расположение текста по центру объединения.

Эту операцию удобно использовать для оформления заголовков.Например, в таблице на рисунке заголовок размещен по центру объединенных ячеек A1:D1.

/>

Изменение ширины столбцов. Перетащить мышью правую границу заголовка столбца до нужной ширины столбца.

В контекстном меню столбца (щелкнуть правой кнопкой мыши на заголовке столбца, т.е. на букве) выбрать команду Ширина столбца. В диалоговом окне установить нужное значение ширины в пунктах. Это действие можно выполнять для нескольких столбцов, предварительно выделив их.

Выполнить двойной щелчок на правой границе заголовка столбца. Ширина столбца будет установлена по максимальной длине содержимого.

Для выделенных столбцов выполнить команду меню Формат4 Столбец. В подменю выбрать нужную команду:

Ширина– открывает диалоговое окно для установки точного значения;

Автоподбор ширины – устанавливает ширину столбцов по размеру содержимого.

Стандартная ширина– открывает окно Ширина столбца, но в этом случае изменение значения приводит к изменению стандартной ширины, т.е. всех столбцов рабочего листа, которые не были изменены принудительно.

Изменение высоты строк. Перетащить мышью нижнюю границу заголовка строки. В контекстном меню строки (щелкнуть правой кнопкой мыши на заголовке строки, т.е. на цифре), выбрать команду Высота строки. В диалоговом окне установить нужное значение в пунктах. Эту операцию можно выполнять для нескольких строк, предварительно выделив их. Выполнить двойной щелчок на нижней границе строки. Высота строки будет установлена по размеру ее содержимого.

Для выделенных строк выполнить команду меню Формат4 Строка. В открывшемся подменю выбрать нужную команду:

Высота – открывает диалоговое окно для установки точного значения в пунктах;

Автоподбор высоты – устанавливает высоту строк по размеру содержимого.

Для более точной подстройки следует дать команду Формат → Строка или Формат → Столбец и выбрать подходящую команду, т.е. установить точные размеры. Если установить указатель мыши на границе между заголовками столбцов и выполнить двойной щелчок в тот момент, когда указатель превращается в двунаправленную стрелку, столбец автоматически форматируется по методу автоподбора.

Добавление строк (столбцов). Контекстное меню строк (столбцов) 4 Добавить ячейки.

Для выделенных строк (столбцов) выполнить команду меню Вставка 4 Строки (Столбцы).

Новые строки (столбцы) будут вставлены перед выделенными. Причем будет добавлено столько строк (столбцов), сколько их было выделено перед выполнением операции.

Удаление строк (столбцов). В контекстном меню строк (столбцов) выбрать команду Удалить.

Для выделенных строк (столбцов) выполнить команду меню Правка 4 Удалить.

Скрытие строк (столбцов). В контекстном меню строк (столбцов) выбрать команду Скрыть.

Для выделенных строк (столбцов) выполнить команду меню Формат4 Строка (Столбец)4 Скрыть.

Установить значение высоты строки (ширины столбца) равным нулю.

Скрытые строки (столбцы) не отображаются на экране и не выводятся на печать, но их данные участвуют в вычислениях.

Отображение скрытых строк (столбцов).

Выделить диапазон строк (столбцов), включающий скрытые строки (столбцы) и выполнить одну из команд:

контекстное меню 4 Отобразить;

меню Формат4Строка (Столбец)4 Отобразить.

Фиксация областей листа. При пролистывании таблицы большого размера (превышающего размер экрана) желательно, чтобы некоторые области таблицы (например, подписи столбцов и/или строк) оставались видимыми, а не прокручивались вместе со всеми данными.

Закрепление областей:

 активизировать ячейку расположенную ниже и правее области, которая должна быть зафиксирована;

 выполнить команду меню Окно4 Закрепить области.

Например, при пролистывании таблицы, показанной на рисунке 3.2, всегда будут видны заголовок таблицы, подписи столбцов и строк, если команду закрепления выполнить, активизировав ячейку В3 (на рисунке зафиксированная область отмечена точечной заливкой).

/>

Для отмены фиксации областей нужно выполнить команду меню Окно4 Снять закрепление областей.

1.7 Вычисления с использованием стандартных функций

Функции Excel — это специальные, заранее созданные формулы для сложных вычислений, в которые пользователь должен ввести только аргументы. Они используются как для простых, так и для сложных вычислений.

Автоматическая сумма. Суммирование смежных ячеек можно осуществить, например, таким способом:

1. Выделить диапазон ячеек, в который должна входить ячейка, не содержащая данных

    продолжение
—PAGE_BREAK—

2. Нажать кнопку />на панели инструментов

3. Снять выделение

Более сложные вычисления выполняются с помощью специальных функций, которые состоят из двух частей: имени функции и одного или нескольких аргументов. Имя функции описывает операцию, которую эта функция выполняет, например, СУММ. Аргументы функции Excel — задают значения или ячейки, используемые функцией, они всегда заключены в круглые скобки. Открывающая скобка ставится без пробела сразу после имени функции. Например, в формуле «=СУММ(A2;A9)», СУММ — это имя функции, а A2 и A9 — ее аргументы.

Функции делятся на следующие виды: без аргумента; с одним аргументом; с фиксированным числом аргументов; с неопределенным числом аргументов; с необязательными аргументами. Если функция имеет два и более аргумента, то они разделяются между собой точкой с запятой. В одной формуле может быть как одна, так и несколько функций, объединенных между собой различными знаками операций. Если в качестве аргументов функции используются другие функции, то такие функции называются вложенными. Excel предлагает несколько сотен встроенных стандартных функций, которые разделены на категории. Функции имеют следующую форму у=f(x), где х – аргумент, f — функция, у – результат вычисления функции.

Список категорий доступен при выборе команды Функция в меню Вставка.

Финансовые функции осуществляют такие расчеты, как вычисление суммы платежа по ссуде, величину выплаты прибыли на вложения и др.

Функции Дата и время позволяют работать со значениями даты и времени в формулах. Например, можно использовать в формуле текущую дату, воспользовавшись функцией СЕГОДНЯ.

Математические функции выполняют простые и сложные математические вычисления, например вычисление суммы диапазона ячеек, абсолютной величины числа, округление чисел и др.

Статистические функции позволяют выполнять статистический анализ данных. Например, можно определить среднее значение и дисперсию по выборке и многое другое.

Функции Ссылки и массивы позволяют осуществить поиск данных в списках или таблицах, найти ссылку на ячейку в массиве. Например, для поиска значения в строке таблицы используется функция ГПР.

Функции работы с базами данных можно использовать для выполнения расчетов и для отбора записей по условию.

Текстовые функции предоставляют пользователю возможность обработки текста. Например, можно объединить несколько строк с помощью функции СЦЕПИТЬ.

Логические функции предназначены для проверки одного или нескольких условий. Например, функция ЕСЛИ позволяет определить, выполняется ли указанное условие, и возвращает одно значение, если условие истинно, и другое, если оно ложно.

Функции Проверка свойств и значений предназначены для определения данных, хранимых в ячейке. Эти функции проверяют значения в ячейке по условию и возвращают в зависимости от результата значения ИСТИНА или ЛОЖЬ.

Для вычислений в таблице с помощью встроенных функций рекомендуется использовать Мастер функций.

Для вставки функции в формулу необходимо:

1. Дать команду Вставка → Функция или щелкнуть по кнопке с изображением />. Появится окно «Мастер функции».

2. В списке «Категория» выбирать нужную категорию функций, а затем в списке «Функция» выбирать конкретную функцию.

3. Открывается окно конкретной функции. В верхней части окна размещаются поля, предназначенные для ввода аргументов. В нижней части указывается общее описание функции, сведения о задаваемом аргументе.

4. Задавать аргументы функции можно в числовом виде или как ссылки на ячейки. Некоторые функции могут принимать в качестве параметра диапазон ячеек.

Программа допускает вложение функций, т.е. в качестве параметра одной функции может быть указано значение другой функции.

1.8 Сортировка данных

Таблица состоит из столбцов и строк. Если таблица является базой данных, то столбцы являются полями, а строки записями. Возможности таких баз в Excel заметно меньше, чем у баз данных, разработанных в программе Access, но их бывает достаточно.

Программа Excel позволяет производить сортировку и фильтрацию данных.

Сортировка – это упорядочение данных по возрастанию или по убыванию. Чтобы отсортировать данные необходимо:

а) Выделить область базы данных или поместить в нее курсор.

б) Щелкнуть по кнопке Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию.

Более точную сортировку можно задать по команде Данные Сортировка. В диалоговом окне «Сортировка диапазона» выбрать от 1 до 3 полей сортировки и задать порядок сортировки по каждому полю.

Фильтрация – это отбор и отображение записей, обладающих определенными свойствами. Фильтрация возможна как через автоматический фильтр – автофильтр, так и через ручной – пользовательский.

При использовании Автофильтра необходимо:

а) Поместить курсор в область, содержащую базу данных, или выделить ее.

б) Дать команду Данные Фильтр Автофильтр. В ячейках, содержащих заголовки полей, появляются раскрывающиеся кнопки.

/>

в) Щелкнуть по кнопке поля и выбрать критерии фильтрации. Отобразятся записи, удовлетворяющие условиям фильтрации.

Для отключения фильтрации необходимо дать команду Данные → Фильтр → Отобразить все. Это позволяет отобразить все записи.

Чтобы отменить использование Автофильтра надо повторно дать команду Данные → Фильтр → Автофильтр.

При использовании пользовательского фильтра необходимо:

1. Поместить курсор в область, содержащую базу данных, или выделить ее.

2. Дать команду Данные → Фильтр → Расширенный фильтр

3. Указать исходный диапазон, диапазон условий и диапазон, куда поместить результат.

4. В диапазоне условий по каждому полю выбрать критерии фильтрации.

1.9 Поиск данных

Для поиска данных или записей в списках используются фильтры, которые отображают на экране только записи, соответствующие определенным условиям, а записи, не удовлетворяющие заданным требованиям, редактор временно скрывает. Отображенные записи (строки), можно форматировать, редактировать, распечатывать и т.д. К средствам фильтрации относятся:

Автофильтр существуют два способа применения команды Автофильтр:

с помощью меню Данные — Фильтр — Автофильтр — раскрывающийся список команд автофильтра.

с помощью кнопки «Автофильтр» на панели инструментов стандартная.

2)Расширенный фильтр (Данные — Фильтр — Расширенный фильтр).

Автофильтр предназначен для простых условий отборов строк, а расширенный фильтр для более сложных условий отбора записей. Условие отбора — это ограничения, заданные для отбора записей, которые отбираются редактором для отображения на экране.

Использование автофильтра для поиска записей. Перед применением команды «Автофильтр» выделите ячейку в диапазоне списка. Далее выполните команду Данные — Фильтр — Автофильтр, справа от заголовков (подписей) столбцов появятся кнопки со стрелками автофильтра (раскрывающиеся списки команд автофильтра). Если щелкнуть стрелку автофильтра, отображается список различных вариантов фильтрации и сортировки по возрастанию и убыванию. При выполнении фильтрации стрелка активного автофильтра окрашивается в синий цвет.

/>

Список команд автофильтра и их назначение:

Все — все записи будут отображаться на экране.

Первые 10… — откроется окно диалога «Наложение условия по списку» в том случае, если данные в столбце являются числами. С помощью этого окна можно быстро просмотреть до десяти наибольших или наименьших чисел в столбце.

Условие… — откроется окно диалога «Пользовательский автофильтр». С помощью этого окна можно отсортировать записи, удовлетворяющие одному или двум условиям.

Уникальные имена — это список неповторяющихся записей в ячейках столбца. Если щелкнуть левой кнопкой мыши на одном из уникальных имен, то редактор скроет строки, которые не содержат выбранных данных. Для того чтобы после фильтрации отобразились все записи необходимо нажать активную кнопку и выбрать команду «Все» или выполнить команду Данные — Фильтр — Отобразить все, а для удаления автофильтра необходимо снять флажок команды «Автофильтр» в меню «Данные».

Алгоритм поиска записей отвечающих одному условию в одном столбце:

Выберите ячейку в списке.

Выполните команду Данные — Фильтр – Автофильтр.

Щелкните на кнопке автофильтра в том столбце, который используете для фильтрации данных.

Щелкните на одном из уникальных имен, редактор мгновенно скроет строки, которые не содержат выбранных данных.

На рисунке представлен отфильтрованный список по столбцу «Категории» при выбранном условии отбора «Конд. Продукты».

/>

При необходимости отфильтрованный список по одному столбцу можно фильтровать по другим столбцам.

Алгоритм поиска записей отвечающих одному или двум условиям в одном столбце. Для поиска записей по двум условиям применяется «Пользовательский автофильтр»:

Выберите ячейку в списке.

Выполните команду Данные — Фильтр – Автофильтр.

Щелкните на кнопке автофильтра в том столбце, который используете для фильтрации данных.

Щелкните на команде «Условие», откроется окно диалога «Пользовательский автофильтр».

В двух левых раскрывающих списках выберите соответствующие операторы, а в двух правых раскрывающих списках выберите требуемые значения. Затем установите переключатель в одно из двух положений: «и», «или».

Щелкните на кнопке ОК для выполнения фильтрации. В списке будут отображены записи, удовлетворяющие заданным критериям. Для примера выберем следующие условия отбора: показать в списке строки, содержащие продукты, цены которых больше или равны 69,80 руб. и меньше 99,99 руб.

В окне диалога «Пользовательский фильтр» можно выбрать следующие операторы: равно, не равно, больше, больше или равно, меньше, меньше или равно Кроме того, можно задавать операторы сравнения, которые, используются при фильтрации текста: «начинается с», «не начинается с», «оканчивается на», «не заканчивается на», «содержит» и «не содержит».

    продолжение
—PAGE_BREAK—

На рисунке представлен отфильтрованный список по столбцу «Цена» при выбранных условиях отбора.

/>

Фильтрация по выделенному — это быстрый способ отфильтровать записи по одному условию с помощью кнопки «Автофильтр» на панели инструментов стандартная.

Фильтрация списка с помощью расширенного фильтра. Команда «Расширенный фильтр» используется для фильтрации по более сложным условиям отбора записей, чем автофильтр, например, по нескольким условиям отбора в одном столбце, по нескольким условиям отбора в нескольких столбцах или для отбора записей по условиям отбора с помощью формулы. Перед применением команды «Расширенный фильтр» необходимо подготовить условия отбора, которые, как правило, надо располагать над списком. В связи с этим требованием на рабочем листе со списком должно быть не менее трех пустых строк, расположенных над списком. Кроме того, между списком и значениями условий отбора должна находиться хотя бы одна пустая строка.

Создание диапазона условий отбора:

Выделите заголовки фильтруемых столбцов списка и выполните команду «Копировать» любым из известных методов

Выделите первую строку для ввода условий отбора и выполните команду «Вставить» любым из известных методов

Введите требуемые критерии отбора записей в строки, расположенные под заголовками условий. На рисунке представлен образец диапазона условий отбора: показать в списке строки содержащие кондитерские продукты типа печенье в первом складе и напитки в четвертом складах.

/>

После создания диапазона условий отбора, можно применить к списку команду «Расширенный фильтр». На рисунке представлен образец «Расширенного фильтра» выбранными параметрами фильтрации.

1.10 Построение диаграмм

Для более наглядного представления табличных данных часто используют графики и диаграммы. В программе Excel термин диаграмма используется для обозначения всех видов графического представления числовых данных.

Диаграмма представляет собой вставной объект, внедренный на один из листов рабочей книги. Она может располагаться на том же листе, на котором находятся данные, или на любом другом листе (часто для отображения диаграммы отводят отдельный лист). Диаграмма сохраняет связь с данными, на основе которых она построена, и при обновлении этих данных немедленно изменяет свой вид.

Построение графического изображения производится на основе ряда данных. Так называют группу ячеек с данными в пределах отдельной строки или столбца. На одной диаграмме можно отображать несколько рядов данных.

Для создания диаграммы необходимо определить, какие данные на листе будут использованы. Область данных диаграммы — это выделенная область ячеек на листе, значения которых используются для построения диаграммы. Она может содержать данные вместе с заголовками (метками) строк и столбцов. Метки строк и столбцов используются соответственно для определения оси X и наименований групп данных, так называемой легенды.

Область числовых данных — это ячейки, которые содержат числовые данные. Последовательность однотипных данных определяется как ряд. Ряды данных могут быть заданы по строкам или по столбцам. В зависимости от выбранного метода определения рядов меняются метки по оси X.

/>

Категории оси X — это область, содержащая имена, которые представляют собой метки, помещаемые вдоль оси X (горизонтальной оси) диаграммы. В круговой (pie) диаграмме категории оси X используются для обозначения сегментов круга.

Легенда — это область, содержащая имена, которые используются для обозначения отображаемых элементов указанных категорий данных.

Часто именно прямоугольная область листа используется для создания диаграммы. В этом случае достаточно выделить эту область, чтобы сгенерировать диаграмму.

Пример построения диаграммы приведен на рисунке. Excel строит диаграмму в соответствии с выделенными областями данных (табл.).

Таблица данных для построения диаграммы «Образование сотрудников»

Образование

Магазины

Магнолия

Лилия

Фиалка

Высшее

25

20

9

Среднее спец.

28

23

20

ПТУ

27

58

20

Другое

8

10

9

Диаграммы создаются с использованием Мастера диаграмм при последовательном заполнении полей предлагаемых диалоговых окон. Мастер диаграмм может быть запущен с помощью команды Вставка, Диаграмма или с помощью выбора кнопки Мастер диаграмм — />на панели инструментов Стандартная.

Мастер диаграмм создает диаграмму последовательно шаг за шагом.

1. Выделите область, по данным которой необходимо создать диаграмму.

2. Щелкните кнопку Мастер диаграмм, появится окно Мастер диаграмм (рис. 108).

3. Выберите Тип и Вид диаграммы.

На закладке Стандартные представлены основные типы диаграмм. Каждый тип имеет несколько различных видов. Щелкнув мышью нужный тип диаграммы, в окне Вид можно подобрать конкретный вид представления данных.

4. Выберите Далее. Появится диалоговое окно Мастер диаграмм (шаг 2 из 4): источник данных диаграммы (рис. 109).

5. Убедитесь, что необходимая информация о диапазоне данных указана правильно. Поле Диапазон показывает область данных для отображения на диаграмме.

Переключатель Ряды используется для определения способа отображения данных на диаграмме (легенда и метки оси X).

6. Выберите Далее. Появится диалоговое окно Мастер диаграмм (шаг 3 из 4): параметры диаграммы (рис. 110).

/>

Шаг 1 мастера диаграмм

/>

Шаг 2 мастера диаграмм

/>

Шаг 3 мастера диаграмм

7. Укажите необходимые параметры диаграммы.

Поле Название диаграммы используется для ввода заголовка, который появится вверху диаграммы.

Поля Ось X (категории) и Ось Y (значений) используются для ввода заголовков, которые будут показаны в соответствующих частях диаграммы.

8. Выберите Далее. Появится диалоговое окно Мастер диаграмм (шаг 4 из 4): размещение диаграммы.

/>

Шаг 4 мастера диаграмм

9. Выберите необходимый вариант Поместить диаграмму на листе.

В поле Поместить диаграмму на листе задается размещение диаграммы на отдельном или на имеющемся листе.

10. Выберите Готово после завершения. На листе появится созданная диаграмма.

Редактирование диаграммы. Готовую диаграмму можно изменить. Она состоит из набора отдельных элементов, таких, как сами графики (ряды данных), оси координат, заголовок диаграммы, область построения и прочее. При щелчке на элементе диаграммы он выделяется маркерами, а при наведении на него указателя мыши – описывается всплывающей подсказкой. Открыть диалоговое окно для форматирования элемента диаграммы можно через меню Формат (для выделенного элемента) или через контекстное меню (команда Формат). Различные вкладки открывшегося диалогового окна позволяют изменять параметры отображения выбранного элемента данных.

Если внести изменения в табличные данные, использованные при создании диаграммы, то диаграмма изменится автоматически. Если требуется внести в диаграмму существенные изменения, следует вновь воспользоваться Мастером диаграмм.

2. Практическая часть

В MS Excel построить таблицу по выплате заработной платы сотрудникам предприятия (фирмы).

1) Входные данные:

1. Должностной оклад сотрудника.

2. Стаж работы (лет).

2) Расчетные данные:

Районный коэффициент — 30%.

Северная надбавка — 30%.

Выплата 13 з/пл. – 100% от оклада (на 13 з/пл начисляются все коэффициенты и удерживается НДФЛ).

НДФЛ – 13%.

Профвзносы – 1% (работник – член профсоюза).

Начисления: Оклад+Коэффициенты+ 13з/пл.

Сумма к выдаче: Начисления-НДФЛ-Профвзносы.

3) Выполнить построение диаграммы, отображающей уровень з/пл работников.

4) Сохранить на дискету и приложить к описанию работы с таблицей.

/>dhgt251659776fHidden0fPseudoInline0fLayoutInCell1

Ведомость на выплату заработной платы ООО «РолиК» за май 2010 г.

№ пп

    продолжение
—PAGE_BREAK—

ФИО

Должность

Начислено

ИТОГО

Удержано

Итого

Сумма к выдаче

Стаж, лет

Уровень з/пл

Должностной оклад

Районный коэффициент 30%

Северная надбавка 30%

13 з/пл 100%

НДФЛ 13%

Профсоюз 1%

1

Иванов

директор

25000,00

7500,00

7500,00

25000,00

65000,00

8450,00

650,00

9100,00

55900,00

10

25,52

2

Козлова

зам директора

20000,00

6000,00

6000,00

10000,00

42000,00

5460,00

420,00

5880,00

36120,00

5

16,49

3

Коровина

гл. бухгалтер

20000,00

6000,00

6000,00

16000,00

48000,00

6240,00

480,00

6720,00

41280,00

5

18,84

4

Кошкина

уборщица

4500,00

1350,00

0,00

1350,00

7200,00

936,00

0,00

936,00

6264,00

0,5

2,86

5

Мышкин

рабочий

8500,00

2550,00

1700,00

2550,00

15300,00

1989,00

153,00

2142,00

13158,00

1,4

6,01

6

Овечкин

рабочий

8400,00

2520,00

2520,00

2520,00

15960,00

2074,80

159,60

2234,40

13725,60

2

6,27

7

Петров

рабочий

8300,00

2490,00

2490,00

4150,00

17430,00

2265,90

174,30

2440,20

14989,80

3

6,84

8

Петухов

рабочий

8200,00

2460,00

1640,00

2460,00

14760,00

1918,80

147,60

2066,40

12693,60

1

5,79

9

Сидоров

рабочий

8100,00

2430,00

1620,00

2430,00

14580,00

1895,40

145,80

2041,20

12538,80

1

5,72

10

Собакин

рабочий

8000,00

2400,00

1600,00

2400,00

14400,00

1872,00

144,00

2016,00

12384,00

1

5,65

ИТОГО

119000,00

35700,00

31070,00

68860,00

254630,00

33101,90

2474,30

35576,20

219053,80

100,00

Список использованной литературы

Заболотнова, Е.Ю. Организация данных в виде таблиц: практическая работа с программой Microsoft Excel: Практикум / Под ред. д-ра физ.-мат. наук В.А.Гриценко. – Калининград: Калинингр. ун-т., 2000. – 36 с.

Рычков В. Microsoft Excel 2000: краткий курс / В.Рычков. – СПб.: Питер, 2001. – 320 с.

Свиридова, М.Ю. Электронные таблицы Excel: Учебное пособие для нач. проф. Образования / М.Ю.Свиридова. – М.: Издательство: Академия, 2008.- 144 с.

Шауцукова, Л.З. Информатика: Учебник для 10-11 классов / Л.З.Шауцукова. — М.: Просвещение, 2004. – 420 с.

Электронный учебник по дисциплине «Информатика» для студентов по теме «Электронная таблица Excel» [Электронный ресурс]. Режим доступа: www.tct.ru/EXCEL/Praktick/SOD.htm

ФГБОУ
ВПО КГАВМ имени Н.Э. Баумана

Кафедра
менеджмента и информационных технологий

Реферат
на тему:

Анализ
данных средствами Microsoft
Excel

Работу
выполнил

Студент
102 группы ФВМ

Сагдеев
Д.Р.

Проверил:

Домолазов
С.М.

Казань
2013

Содержание

Введение…………………………………………………………….3

1.Microsoft
Excel.
Понятия и возможности……………………….5

2.Анализ
данных. Использование сценариев:

2.1
Анализ данных в MS Excel…………………………………….7

2.2Сценарии…………………………………………………………..9

2.3Пример
расчета внутренней скорости оборота
инвестиций….10

Заключение………………………………………………………….14

Список
литературы………………………………………………….15

Введение.

Microsoft
Office , самое популярное семейство
офисных программных продуктов, включает
в себя новые версии знакомых приложений,
которые поддерживают технологии
Internet, и позволяют создавать гибкие
интернет-решения

Microsoft
Office — семейство программных продуктов
Microsoft, которое объединяет самые популярные
в мире приложения в единую среду,
идеальную для работы с информацией. В
Microsoft Office входят текстовый процессор
Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft
Excel, средство подготовки и демонстрации
презентаций Microsoft PowerPoint
и новое приложение Microsoft Outlook. Все эти
приложения составляют Стандартную
редакцию Microsoft Office. В Профессиональную
редакцию входит также СУБД Microsoft
Access.

Microsoft
Excel
– программа предназначенная для
организации данных в таблице для
документирования и графического
представления информации.

Программа
MS
Excel
применяется при создании комплексных
документов в которых необходимо:

• использовать
  одни и те же данные в разных рабочих
  листах;

• изменить
  и восстанавливать связи.

Преимуществом
MS
Excel
является то, что программа помогает
оперировать большими объемами информации.
рабочие книги MS
Excel
предоставляют возможность хранения и
организации данных, вычисление суммы
значений в ячейках. Ms
Excel
предоставляет широкий спектр методов
позволяющих сделать информацию простой
для восприятия.

В
наше время, каждому человеку важно знать
и иметь навыки в работе с приложениями
Microsoft Office, так как современный мир насыщен
огромным количеством информацией, с
которой просто необходимо уметь работать.

Более
подробно в этой курсовой будет представлено
приложение MS
Excel,
его функции и возможности. А также
использование сценариев с их практическим
применением.

Табличный
процессор MS Excel (электронные таблицы) –
одно из наиболее часто используемых
приложений пакета MS Office, мощнейший
инструмент в умелых руках, значительно
упрощающий рутинную повседневную
работу. Основное назначение MS Excel –
решение практически любых задач
расчетного характера, входные данные
которых можно представить в виде таблиц.
Применение электронных таблиц упрощает
работу с данными и позволяет получать
результаты без программирования
расчётов. В сочетании же с языком
программирования Visual Basic for Application (VBA),
табличный процессор MS Excel приобретает
универсальный характер и позволяет
решить вообще любую задачу, независимо
от ее характера.

Особенность
электронных таблиц заключается в
возможности применения формул для
описания связи между значениями различных
ячеек. Расчёт по заданным формулам
выполняется автоматически. Изменение
содержимого какой-либо ячейки приводит
к пересчёту значений всех ячеек, которые
с ней связаны формульными отношениями
и, тем самым, к обновлению всей таблицы
в соответствии с изменившимися данными.

Основные
возможности электронных таблиц:

1. проведение
   однотипных сложных расчётов над большими
   наборами данных;

2. автоматизация
   итоговых вычислений;

3. решение
   задач путём подбора значений параметров;

4. обработка
   (статистический анализ) результатов
   экспериментов;

5. проведение
   поиска оптимальных значений параметров
   (решение оптимизационных задач);

6. подготовка
   табличных документов;

7. построение
   диаграмм (в том числе и сводных) по
   имеющимся данным;

8. создание
   и анализ баз данных (списков).

2.Анализ данных. Использование сценариев.

2.1 Анализ данных в ms Excel

Данные
— сведения:

—
полученные путем измерения, наблюдения,
логических или арифметических операций;

—
представленные в форме, пригодной для
постоянного хранения, передачи и
(автоматизированной) обработки.

В
Excel
тип
данных
– тип, значения хранящегося в ячейке.

Когда
данные вводятся на рабочий лист, Excel
автоматически анализирует их определяет
тип данных. Тип данных, присваиваемый
ячейке по умолчанию, определяет способ
анализа данных, который можно применять
к данной ячейке.

Например,
в большинстве инструментах анализа
данных используются именно числовые
значения. Если вы попробуете ввести
текстовое значении, то программа
отреагирует сообщением об ошибке.

Типы
данных:

1. Текстовый

2. Числовой

3. Число

4. Числовые
   символы

5. Дроби

6. Дата
   и время

7. Даты

8. Время

9. Формулы

Анализ
данных
— область информатики, занимающаяся
построением и исследованием наиболее
общих математических методов и
вычислительных алгоритмов извлечения
знаний из экспериментальных (в широком
смысле) данных.

Анализ
данных – сравнение различной информации.

Работа
с таблицей не ограничивается простым
занесением в нее данных. Трудно представить
себе область, где бы ни требовался анализ
этих данных.

Таблицы
данных являются частью блока задач,
который иногда называют инструментами
анализа «что-если». Таблица данных
представляет собой диапазон ячеек,
показывающий, как изменение определенных
значений в формулах влияет на результаты
этих формул. Таблицы предоставляют
способ быстрого вычисления нескольких
версий в рамках одной операции, а также
способ просмотра и сравнения результатов
всех различных вариантов на одном листе.

Ms
Excel
представляет широкие возможности для
проведения анализа данных, находящихся
в списке. К
средствам анализа относятся:

• Обработка
  списка с помощью различных формул и
  функций;

• Построение
  диаграмм и использование карт Ms
  Excel;

• Проверка
  данных рабочих листов и рабочих книг
  на наличие ошибок;

• Структуризация
  рабочих листов;

• Автоматическое
  подведение итогов (включая мстер
  частичных сумм);

• Консолидация
  данных;

• Сводные
  таблицы;

• Специальные
  средства анализа выборочных записей
  и данных – подбор параметра, поиск
  решения, сценарии и др.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Содержание

1    Основы работы в программе Excel

1.1     Ввод данных

1.2     Формат ячеек

1.3     Обрамление

1.4     Автоформат, условное
форматирование

1.5     Ввод формул

1.6     Суммирование и другие
функции

1.7     Сортировка

1.8     Работа с листами –
переименование, вставка, удаление, копирование

2    Расширенные возможности Excel

2.1     Графики

2.2     Настройка параметров
страницы

2.3     Перенос в Word и обратно

2.4     Условное форматирование
и Фильтрация

2.5     Структурные таблицы

2.6     Поиск, Замена и
Макросы

2.7     Собственные функции и
Visual Basic

июнь 2004г.

Основы работы в программе Excel

Программа Microsoft Excel
– входит в пакет программ Microsoft Office и предназначена
для создания электронных таблиц, вычислений в них и создания диаграмм. Как и в
программе Microsoft Word в программе Excel можно создавать обычные текстовые документы, бланки, прайс-листы,
проводить сортировку, отбор и группировку данных, анализировать и т.п.

1.1     
Ввод данных

В программе Excel
существует несколько типов данных:

• текстовый
• графический
• числовой

Числовой в свою очередь состоит из

• Числовой (целые числа и числа с дробной
  частью)
• Денежный (после числа указывается
  обозначение валюты)
• Процентный (20% = 0,02 )
• Дата и время

(число дней начиная
от 01.01.1900г – это целая часть, время – дробная часть)

При вводе данных Excel
автоматически пытается распознать тип:

пример текста ;    12;    1.2 или 1,2 ;    
123р. ;  18%;       27/05/04  или 27.05.04;

Для изменения типа значения выделите нужные
ячейки (белым крестиком) и откройте Формат-Ячейки… и откройте закладку Число.
Выберите нужный формат и нажмите кнопку ОК

Программа Excel округляет
числовые данные. Для отображения нужного количества чисел после запятой нажмите
кнопку  —
для увеличения числа цифр после запятой или  — для уменьшения числа цифр после запятой.

Для выравнивания значения по горизонтали служат
кнопки, аналогичные кнопкам программы Word:

Для определения параметров текста (шрифта) –
воспользуйтесь кнопками

·        
Для установки разделителей необходимо:

открыть Пуск-Настройка-Панель
управления  и выбрать Языки и стандарты

на закладке Числа выбрать Разделитель
целой и дробной части    , или  .

на закладке Дата выбрать Разделитель
компонентов даты  . или / или  –

• Для продолжения значений (арифметическая
  прогрессия) используется механизм автопродолжения.
  

Для
продолжения значений необходимо выделить 2 ячейки (компьютер рассчитывает
разность значений), после этого подвести курсор мыши в нижний угол этих ячеек
(курсор становится черным крестиком ) и, удерживая левую кнопку мыши – потянуть
вниз.

Автопродолжение
действует для всех типов данных. При этом числа и даты – увеличиваются (или
уменьшаются), а текст – повторяется!

Так, например, можно быстро создать список
товаров с номером (см. рис. справа)

1.2      Формат ячеек

Для изменения типа значения ячейки
предназначены кнопки:

 — денежный формат,  — процентный,  — числовой.

Для любых выделенных ячеек в главном меню Формат
выберите пункт Ячейки… В открывшемся окне можно полностью настроить все
свойства ячеек:

• тип – число, дата, денежный,
• Выравнивание – по горизонтали и по вертикали;
• Шрифт — размер и цвет текста,
• Границы — обрамление ячеек
• Вид — цвет ячеек…

Это же окно можно вызвать нажатием правой
кнопки мыши и выбором Формат ячеек…

1.3     
Обрамление

Для изменения
обрамления, цвета заливки и цвета текста выделенных ячеек предназначены кнопки:
  

Для более сложного
обрамления необходимо открыть  главное меню Формат, выбрать пункт Ячейки…
на закладке Границы – определить цвет и тип линий обрамления. После
этого выбрать границы – внешние и/или внутренние и нажать кнопку ОК

1.4     
Автоформат, условное форматирование

Для автоматического
оформления таблиц в программе Excel необходимо нажать на
одну из ячеек таблицы и открыть главное меню Формат пункт Автоформат.

В открывшемся окне
выбрать тип оформления таблицы и нажать кнопку ОК

1.5     
Ввод формул

Выполнение расчетов в таблицах Excel осуществляется при помощи формул.

Для создания
формулы, которая будет вычисляться для каждой строки таблицы, необходимо в
пустой ячейке ввести знак = после этого нажать на ячейку первого числа
(вместо чисел появляется адрес ячейки!), после этого  ввести на клавиатуре
действие (+,-,*,/) и нажать на вторую ячейку.

После нажатия на клавишу [Enter] или [Tab] в ячейке появится вычисленное
значение.

Формулы, как и
данные, можно продолжать при помощи автопродолжения

Для некоторых вычислений требуется
использовать фиксированную строку или столбец, для этого в формуле используется
знак $. Например для таблицы умножения в ячейке F4 необходимо исправить
формулу на =$B4*F$2, т.е. зафиксировать первый столбец B  и первую строку таблицы 2

Если для всей таблицы используется единая
константа то необходимо фиксировать и столбец и строку, т.е. в формулах использовать
$J$2

Например, в таблице товаров вычислить налог,
значение которого может меняться см. рис.

1.6     
Суммирование и другие функции

Для суммирования по
столбцу или строке достаточно нажать кнопку:

при этом появляется пунктирная рамка,
показывающая ячейки, которые будут просуммированы. Для изменения области
суммирования достаточно выделить нужные ячейки и нажать клавишу [Enter]

            Для вызова других функций нажмите
кнопку ,
расположенную рядом с

При этом появится окно выбора функций.

Все функции разбиты по категориям.

Наиболее полезными являются

«10 недавно использовавшихся» — это те
функции, которые Вы используете

«Математические» — это функция СУММ(), 
ОКРУГЛ(), ЦЕЛОЕ(), SIN(), COS()…

«Статистические» —  это среднее СРЗНАЧ(),
отклонение от среднего СТАНДОТКЛОН()

 «Дата и время» — работа с датами, функции
ТДАТА() – выдают текущую дату или  текущее время в зависимости от формата ячейки.

1.7     
Сортировка

Для сортировка таблицы по одному из столбцов
достаточно нажать на ячейку столбца, по которому Вы хотите сделать сортировку
(Выделять столбец не нужно!)

и нажать кнопку:  — для сортировки по алфавиту (по
возрастинию)

или кнопку:  — для сортировки против алфавита (по убыванию)

см. также п.2.4

1.8     
Работа с листами – переименование, вставка,
удаление, копирование

В отличии от программы Word, в программе Excel существует несколько листов,
обычно они выглядят как закладки внизу экрана Лист1,Лист2, Лист3

Каждый из листов представляет собой плоскость,
размером 256 столбцов и 65 536 строк  Каждая ячейка имеет свой уникальный адрес
(как на шахматной доске) A1, F3, G8….

            Для изменения формата отображения
– нумерация по строкам и по строчкам необходимо открыть главное меню Сервис
выбрать пункт Параметры закладка Общие включить флажок Стиль
ссылок R1C1. Соответственно для нумерации ячеек в стиле A1, F3, G8 необходимо открыть главное меню Сервис
выбрать пункт Параметры закладка Общие и выключить флажок Стиль
ссылок R1C1.

            Для изменения названия листа
достаточно дважды щелкнуть на закладку, например Лист1, при этом
название «почернеет», после этого введите новое название и нажмите клавишу [Enter]                    

Удаление листа  — Правка –Удалить лист

            Добавление нового листа
осуществляется из главного меню Вставка – Лист

Если Вы хотите сделать новый лист очень
похожий на уже готовый – то можно сделать копию листа.

Для этого перейдите
на готовый лист, с которого Вы хотите сделать копию и откройте главное меню Правка-Переместить/скопировать
лист.

В открывшемся окне включите флажок Создать
копию и нажмите кнопку ОК

2       Расширенные возможности Excel

2.1     
Графики

В программе Excel можно
создавать красивые графики и диаграммы на основе таблиц.

Для этого в таблице необходимо выделить нужные
столбцы (выделить первый столбец, затем, удерживая клавишу [Ctrl] выделить следующий столбец) После этого достаточно нажать кнопку  или главное меню Вставка
– Диаграмма. При этом открывается мастер создания диаграмм, который состоит
из четырех шагов. На первом шаге определяется тип диаграммы: обычно это Гистограмма,
График или Круговая. После выбора типа диаграммы нажмите Далее>>

      

На втором шаге показывает предварительный вид
Вашей диаграммы.

Если на этом
шаге ничего не показывает, значит Вы не сделали выделение нужных столбцов.
Нажмите кнопку  в
конце стоки Диапазон  и сделайте выделение столбцов.

 

На третьем шаге
определяются основные параметры диаграммы: Заголовок, Оси, Линии сетки, Легенда
(подписи при наличии нескольких рядов), подписи данных.

Выберите нужные параметры и нажмите Далее>>
 

На последнем шаге
выберите размещение диаграммы (на отдельном листе или на имеющемся, радом с
таблицей) нажмите Готово

2.2     
Настройка параметров страницы

В отличие от программы Word в программе Excel не видно печатной страницы. Для
того, чтобы увидеть страницу достаточно нажать кнопку  или открыть главное меню Файл-Предварительный
просмотр. В отрывшемся окне можно нажать кнопку Страница для
настройки полей, ориентации страницы и процента отображения таблицы на листе
бумаги.

Для печати больших
таблиц для отображения заголовка таблицы на каждой странице необходимо открыть
главное меню Файл-Параметры страницы и на закладке Лист
установить способ нумерации страниц, а также в строчке сквозные строки
установить диапазон строк шапки таблицы (см. рис)

После этого можно
нажать кнопку Просмотр

2.3     
Перенос в Word и обратно

Готовую таблицу (с
формулами и расчетами) можно перенести в программу Word,
например, в готовый документ вставить информацию о закупке товара.

Для вставки из Excel в Word необходимо сначала выделить ячейки таблицы
в программе Excel (белым крестиком, удерживая левую кнопку
мыши выделить все нужные ячейки), затем выполнить копирование. Для этого
достаточно нажать кнопку

После этого нужно открыть программу Word или готовый документ Word. И в открывшемся окне
программы поместить текстовый курсор (нажать в нужном месте) и нажать кнопку

Также можно
переносить и диаграмму из Excel в программу Word, однако! при вставке диаграммы вставляется весь документ Excel.

Копирование
других элементов осуществляется прямым копированием видимых элементов в буфер
обмена при нажатии на клавишу [Print Screen]
или для копирования активного окна – [Alt]+ [Print
Screen]. После этого можно вставлять это изображение,
нажатием на кнопку или выбором Правка-Вставить. Желательно
предварительно вырезать только нужный элемент, для этого откройте программу Paint:

Пуск-Программы-Стандартные – Paint

Выберите главное меню Правка и пункт
 вствить. После этого нажмите кнопку  и выделите нужный
элемент. Скопируйте его в буфер обмена: Правка – копировать. После этого
можно переходить в программу Excel или Word и вставлять, нажатием на кнопку

2.4      Условное форматирование и Фильтрация

Условное форматирование позволяет
выделить нужные данные другим цветом. Например, все суммы более 10 000р.
оформить красным цветом.

Для этого
необходимо:

• выделить столбец (или нужные ячейки)
• Выбрать главное меню Формат – Условное
  форматирование
• определить условие, например больше   10 000
• Нажать на кнопку Формат… в окне
  Условного форматирования
• Определить цвет, стиль шрифта, на закладке Вид
  — определить цвет фона.
• нажать ОК в этом окне
• Аналогично можно определить еще два условия,
  нажатием на кнопку А также>>
• Окончательно нажать в окне Условного
  форматирования кнопку ОК

Фильтрация очень похожа на Условное
форматирование, однако при выборе по условию нескольких строк — только они
и отображаются при выводе на печать.

Для осуществления
фильтрации данных необходимо открыть главное меню Данные-Фильтр и
выбрать пункт Автофильтр. При этом в заголовке таблицы появляются кнопки
выбора из списка. При выборе можно отобразить только первые 10 (минимальные или
максимальные) по конкретному значению или по условию (например, сумма больше
1000р.).

            Для данных, выбранных при помощи
фильтрации, при нажатии на  появляется специальная функция
ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ()  и суммирование осуществляется только по выбранным
данным!

Фильтрация особенно
полезна для больших таблиц и прайс-листов, когда Вам требуется найти нужный
набор товаров и распечатать полученные данные.

2.5     
Структурные таблицы

Структурные таблицы
встречаются достаточно часто, например, список организаций, а в каждой из них –
фамилия и телефон директора, главного бухгалтера и т.д. Иногда возникает
необходимость просмотра (и печати) только итоговых результатов, а не всех
данных. Для этого также можно использовать структуру таблицы.

Для создания
структуры необходимо выделить те строки, которые Вы хотите не отображать и
после этого открыть главное меню Данные – Группа и структура выбрать Группировать…
после этого слева от нумерации строк появится значок свертки  В результате можно
просматривать (и распечатать) только итоговые данные. (см. рис.)

2.6     
Поиск, Замена и Макросы

В большом документе
Excel можно осуществлять поиск информации. Для этого
откройте главное меню Правка – Найти или нажмите кнопку

Для замены в
документе одного выражения на другое – воспользуйтесь функцией замены. Откройте
главное меню Правка – Заменить введите исходную фразу и фразу для
замены. Нажмите кнопку Заменить или Заменить все

Если Вы часто делаете какую-то
последовательность операций, то можно облегчить себе этот труд – записав эту
последовательность как Макрос и вызывать ее одним нажатием!

Для этого откройте
главное меню Сервис – Макрос… – Начать запись…

после этого
выберите комбинацию клавиш для запуска макроса, например, [Ctrl+Ф]

сделайте всю
последовательность действий и остановите запись макроса нажатием на кнопку ÿ

2.7     
Собственные функции и Visual Basic

Некоторые функции отсутствуют в программе Excel, и это не беда. Любую, даже очень сложную функцию, Вы можете сделать
сами! Для этого предназначен Редактор Visual Basic.

Откройте главное меню Сервис – Макрос — 
Редактор Visual Basic…

Для каждого листа документа Excel Вы можете создать свою функцию и использовать ее.

В
некоторых случаях удобнее сделать макрос, а затем его редактировать!

Function НазваниеФункции(перем1 as integer; перем2
as string) as string

<действия>

End Function

Для того, чтобы при следующем включении все
функции и макросы работали — откройте главное меню Сервис – Макрос — 
Безопасность   — установите уровень – Средний.

Многие пользователи Excel не видят разницы между понятиями «формат ячеек» и «тип данных». На самом деле это далеко не тождественные понятия, хотя, безусловно, соприкасающиеся. Давайте выясним, в чем суть типов данных, на какие категории они разделяются, и как можно с ними работать.

Классификация типов данных

Тип данных — это характеристика информации, хранимой на листе. На основе этой характеристики программа определяет, каким образом обрабатывать то или иное значение.

Типы данных делятся на две большие группы: константы и формулы. Отличие между ними состоит в том, что формулы выводят значение в ячейку, которое может изменяться в зависимости от того, как будут изменяться аргументы в других ячейках. Константы – это постоянные значения, которые не меняются.

В свою очередь константы делятся на пять групп:

• Текст;
• Числовые данные;
• Дата и время;
• Логические данные;
• Ошибочные значения.

Выясним, что представляет каждый из этих типов данных подробнее.

Урок: Как изменить формат ячейки в Excel

Текстовые значения

Текстовый тип содержит символьные данные и не рассматривается Excel, как объект математических вычислений. Это информация в первую очередь для пользователя, а не для программы. Текстом могут являться любые символы, включая цифры, если они соответствующим образом отформатированы. В языке DAX этот вид данных относится к строчным значениям. Максимальная длина текста составляет 268435456 символов в одной ячейке.

Для ввода символьного выражения нужно выделить ячейку текстового или общего формата, в которой оно будет храниться, и набрать текст с клавиатуры. Если длина текстового выражения выходит за визуальные границы ячейки, то оно накладывается поверх соседних, хотя физически продолжает храниться в исходной ячейке.

Числовые данные

Для непосредственных вычислений используются числовые данные. Именно с ними Excel предпринимает различные математические операции (сложение, вычитание, умножение, деление, возведение в степень, извлечение корня и т.д.). Этот тип данных предназначен исключительно для записи чисел, но может содержать и вспомогательные символы (%, $ и др.). В отношении его можно использовать несколько видов форматов:

• Собственно числовой;
• Процентный;
• Денежный;
• Финансовый;
• Дробный;
• Экспоненциальный.

Кроме того, в Excel имеется возможность разбивать числа на разряды, и определять количество цифр после запятой (в дробных числах).

Ввод числовых данных производится таким же способом, как и текстовых значений, о которых мы говорили выше.

Дата и время

Ещё одним типом данных является формат времени и даты. Это как раз тот случай, когда типы данных и форматы совпадают. Он характеризуется тем, что с его помощью можно указывать на листе и проводить расчеты с датами и временем. Примечательно, что при вычислениях этот тип данных принимает сутки за единицу. Причем это касается не только дат, но и времени. Например, 12:30 рассматривается программой, как 0,52083 суток, а уже потом выводится в ячейку в привычном для пользователя виде.

Существует несколько видов форматирования для времени:

• ч:мм:сс;
• ч:мм;
• ч:мм:сс AM/PM;
• ч:мм AM/PM и др.

Аналогичная ситуация обстоит и с датами:

• ДД.ММ.ГГГГ;
• ДД.МММ
• МММ.ГГ и др.

Есть и комбинированные форматы даты и времени, например ДД:ММ:ГГГГ ч:мм.

Также нужно учесть, что программа отображает как даты только значения, начиная с 01.01.1900.

Урок: Как перевести часы в минуты в Excel

Логические данные

Довольно интересным является тип логических данных. Он оперирует всего двумя значениями: «ИСТИНА» и «ЛОЖЬ». Если утрировать, то это означает «событие настало» и «событие не настало». Функции, обрабатывая содержимое ячеек, которые содержат логические данные, производят те или иные вычисления.

Ошибочные значения

Отдельным типом данных являются ошибочные значения. В большинстве случаев они появляются, когда производится некорректная операция. Например, к таким некорректным операциям относится деление на ноль или введение функции без соблюдения её синтаксиса. Среди ошибочных значений выделяют следующие:

• #ЗНАЧ! – применение неправильного вида аргумента для функции;
• #ДЕЛ/О! – деление на 0;
• #ЧИСЛО! – некорректные числовые данные;
• #Н/Д – введено недоступное значение;
• #ИМЯ? – ошибочное имя в формуле;
• #ПУСТО! – некорректное введение адресов диапазонов;
• #ССЫЛКА! – возникает при удалении ячеек, на которые ранее ссылалась формула.

Формулы

Отдельной большой группой видов данных являются формулы. В отличие от констант, они, чаще всего, сами не видны в ячейках, а только выводят результат, который может меняться, в зависимости от изменения аргументов. В частности, формулы применяются для различных математических вычислений. Саму формулу можно увидеть в строке формул, выделив ту ячейку, в которой она содержится.

Обязательным условием, чтобы программа воспринимала выражение, как формулу, является наличие перед ним знака равно (=).

Формулы могут содержать в себе ссылки на другие ячейки, но это не обязательное условие.

Отдельным видом формул являются функции. Это своеобразные подпрограммы, которые содержат установленный набор аргументов и обрабатывают их по определенному алгоритму. Функции можно вводить вручную в ячейку, поставив в ней предварительно знак «=», а можно использовать для этих целей специальную графическую оболочку Мастер функций, который содержит весь перечень доступных в программе операторов, разбитых на категории.

С помощью Мастера функций можно совершить переход к окну аргумента конкретного оператора. В его поля вводятся данные или ссылки на ячейки, в которых эти данные содержатся. После нажатия на кнопку «OK» происходит выполнение заданной операции.

Урок: Работа с формулами в Excel

Урок: Мастер функций в Excel

Как видим, в программе Excel существует две основные группы типов данных: константы и формулы. Они, в свою очередь делятся, на множество других видов. Каждый тип данных имеет свои свойства, с учетом которых программа обрабатывает их. Овладение умением распознавать и правильно работать с различными типами данных – это первоочередная задача любого пользователя, который желает научиться эффективно использовать Эксель по назначению.