Типы адресов ячеек есть в электронной таблице excel

В формулах EXCEL можно сослаться на значение другой ячейки используя ее адрес (=А1). Адрес ячейки в формуле можно записать по-разному, например: А1 или $A1 или $A$1. То, каким образом вы введете адрес в формулу, будет зависеть, как он будет модифицироваться при ее копировании в другие ячейки листа. Это пригодится при как построении обычных формул на листе, так и при создании

Именованных формул

, задания правил

Условного форматирования

и при формировании условий

Проверки данных

.

В подавляющем большинстве формул EXCEL используются ссылки на ячейки. Например, если в ячейке

В1

содержится формула =А1+5 , то означает, что в ячейку

В1

будет помещено значение ячейки

А1

находящейся на пересечении столбца

А

и строки

1

,

к которому прибавлено число 5. Также в формулах используются ссылки на диапазоны ячеек, например, формула =СУММ(А2:А11) вычисляет сумму значений из ячеек

А2

,

А3

, …

А11

. Однако, формула

=СУММ($А$2:$А$11)

также вычисляет сумму значений из тех же ячеек. Тогда в чем же разница? Разница проявляется при копировании этой формулы в соседние ячейки.

Абсолютная адресация (абсолютные ссылки)

Для создания абсолютной ссылки используется знак $. Ссылка на диапазона записывается ввиде

$А$2:$А$11

. Абсолютная ссылка позволяет при

копировании

формулы зафиксировать  адрес диапазона или адрес ячейки. Рассмотрим пример.

Пусть в ячейке

В2

введена формула

=СУММ(

$А$2:$А$11

)

, а в ячейке

С2

формула

=СУММ(А2:А11).

Скопировав формулы вниз, например с помощью

Маркера заполнения,

во всех ячейках столбца

В

получим одну и ту же формулу

=СУММ(

$А$2:$А$11

)

, т.е. ссылка на диапазон ячеек при копировании

не изменилась

. А в столбце

С

получим другой результат: в ячейке

С3

будет формула =СУММ(A3:A12) , в ячейке

С4

будет формула =СУММ(A4:A13) и т.д. Т.е. при копировании ссылка была

модифицирована

.

Какая формула лучше? Все зависит от вашей задачи: иногда при копировании нужно фиксировать диапазон, в других случая это делать не нужно.

Другой пример.

Пусть в диапазоне

А1:А5

имеются числа (например, зарплата сотрудников отдела), а в

С1

– процент премии установленный для всего отдела. Для подсчета премии каждого сотрудника необходимо все зарплаты умножить на % премии. Рассчитанную премию поместим в диапазоне

В1:В5

. Для этого введем в ячейку

В1

формулу =А1*С1 . Если мы с помощью

Маркера заполнения

протянем формулу вниз, то получим в

В2:В5

нули (при условии, что в диапазоне

С2:С5

нет никаких значений). В ячейке

В5

будем иметь формулу =А5*С5 (EXCEL при копировании формулы модифицировал ссылки на ячейки, т.к. их адреса не были записаны в виде абсолютных ссылок).

Чтобы выйти из ситуации — откорректируем формулу в ячейке

В1

.

• выделите ячейку
  
  В1
  
  ;
• войдите в режим правки ячейки (нажмите клавишу
  
  F2
  
  ) или поставьте курсор в

  Строку формул

  ;

• поставьте курсор на ссылку
  
  С1
  
  (можно перед
  
  С
  
  , перед или после
  
  1
  
  );
• нажмите один раз клавишу
  
  F
  
  4
  
  . Ссылка
  
  С1
  
  выделится и превратится в
  
  $
  
  C
  
  $1
  
  (при повторных нажатиях клавиши
  
  F
  
  4
  
  ссылка будет принимать последовательно вид
  
  C
  
  $1, $
  
  C
  
  1,
  
  C
  
  1, $
  
  C
  
  $1
  
  , …). Ссылка вида
  
  $
  
  C
  
  $1
  
  называется
  
  абсолютно
  
  ,
  
  C
  
  $1, $
  
  C
  
  1
  
  – смешанными, а
  
  С1
  
  —
  
  относительной
  
  .

Такм образом, введем в

В1

формулу =А1*$С$1 . Это можно сделать и в ручную, введя знак $ перед буквой столбца и перед номером строки.

Нажмем

ENTER

и протянем ее вниз. Теперь в

В5

будет правильная формула =А5*$С$1 . Всем сотрудникам теперь достанется премия :).

Относительная адресация (относительные ссылки)

Введем в ячейку

B1

формулу =А1 , представляющую собой относительную ссылку на ячейку

А1

. Что же произойдет с формулой при ее копировании в ячейки расположенные ниже

В1

? После протягивания ее вниз

Маркером заполнения

, в ячейке

В5

будет стоять формула =А5 , т.е. EXCEL

изменил

первоначальную формулу =A1 . При копировании вправо в ячейку

С1

формула будет преобразована в =В1.

Теперь примеры.

Пусть в столбце

А

введены числовые значения. В столбце

B

нужно ввести формулы для суммирования значений из 2-х ячеек столбца

А

: значения из той же строки и значения из строки выше.

Т.е. в

B2

должна быть формула: =СУММ(A1:A2) , в

B3

: =СУММ(A2:A3) и т.д.

Решить задачу просто: записав в

B2

формулу =СУММ(A1:A2) , протянем ее с помощью

Маркера заполнения

в ячейку

B3

и ниже.

Альтернативное решение

Другим вариантом решения этой задачи является использование

Именованной формулы

. Для этого:

• выделите ячейку
  
  B2
  
  (это принципиально при использовании относительных ссылок в

  Именах

  ). Теперь
  
  B2
  
  – активная ячейка;

• на вкладке
  
  Формулы
  
  в группе
  
  Определенные имена
  
  выберите команду
  
  Присвоить имя
  
  ;
• в поле
  
  Имя
  
  введите, например
  
  Сумма2ячеек
  
  ;
• убедитесь, что в поле
  
  Диапазон
  
  введена формула =СУММ(A1:A2)
• Нажмите ОК.

Теперь в

B2

введем формулу =

Сумма2ячеек

. Результат будет тот, который мы ожидали: будет выведена сумма 2-х ячеек из столбца слева (см. файл примера , лист

пример1

). Если формулу ввести в ячейку

B5

, то она будет суммировать ячейки

A4:A5

, если ввести в

D10

, то – ячейки

С9:С10

.

Другими словами, будут суммироваться 2 ячейки соседнего столбца слева, находящиеся на той же строке и строкой выше.

Ссылка на диапазон суммирования будет меняться в зависимости от месторасположения формулы на листе, но «расстояние» между ячейкой с формулой и диапазоном суммирования всегда будет одинаковым (один столбец влево).

Относительная адресация при создании формул для Условного форматирования.

Пусть необходимо выделить в таблице, содержащей числа от 1 до 100, значения больше 50, причем, только в четных строках (см. файл примера , лист

пример2

). Построим такую таблицу:

Создадим правило для

Условного форматирования

:

• выделите диапазон таблицы
  
  B
  
  2:
  
  F
  
  11
  
  , так, чтобы активной ячейкой была
  
  B
  
  2
  
  (важно выделить диапазон начиная с
  
  B
  
  2
  
  , а не с
  
  F
  
  11
  
  . Во втором случае, активной ячейкой будет
  
  F
  
  11
  
  );
• вызовите инструмент

  Условное форматирование

  (
  
  Главная/ Стили/ Условное форматирование/ Создать правило/ использовать формулу для …
  
  );

• введите формулу =И(ОСТАТ($A2;2)=$I$1;B2>50) ;
• выберите
  
  Формат
  
  ;
• нажмите
  
  ОК
  

Важно отметить, что, если бы, при создании правила, активной ячейкой была

F11

, то формулу необходимо было переписать: =И(ОСТАТ($A11;2)=$I$1;F11>50) . Поменять необходимо только ссылки незафиксированные знаком $:

B2

на

F11

и

$A2

на

$A11

.

Внимание!

При использовании относительной адресации в

Именованных формулах

,

Именованных диапазонах

,

Условном форматировании

,

Проверке данных

(примеры см. в соответствующих статьях) необходимо следить, какая ячейка является активной в момент создания формулы (активной может быть только одна ячейка на листе, не смотря на то, что выделено может быть несколько).

Смешанные ссылки

Смешанные ссылки имеют формат =$В3 или =B$3 . В первом случае при копировании формулы фиксируется ссылка на столбец

B

, а строка может изменяться в зависимости при копировании формулы.

Предположим, у нас есть столбец с ценами в диапазоне

B

3:

B

6

(см. файл примера , лист

пример3

). В столбцах

С,

D

, Е

содержатся прогнозы продаж в натуральном выражении по годам (в шт.). Задача: в столбцах

F

,

G

,

H

посчитать годовые продажи в рублях, т.е. перемножить столбцы

С,

D

, Е

на столбец

B

. Использование механизма относительной адресации позволяет нам ввести для решения задачи только одну формулу. В ячейку

F

вводим: =$В3*C3 . Потом протягиваем формулу

маркером заполнения

вниз до

F

6

,

а затем весь столбец таблицы протягиваем вправо на столбцы

G

и

H

.

Обратите внимание, что в формуле =$В3*C3 перед столбцом

B

стоит значок $. При копировании формулы =$В3*C3 в ячейки столбцов

F,

G

и

H

, этот значок $ говорит EXCEL о том, что ссылку на столбец

B

модифицировать не нужно. А вот перед столбцом

С

такого значка нет и формула в ячейке

H6

примет вид =$В6*E6 .

Вводим знак $ в адрес ячейки

Существует несколько возможностей при вводе формулы ввести знак $ в адрес ячейки или диапазона. Рассмотрим ввод на примере формулы

=СУММ($А$2:$А$5)

1. Ввести знак $ можно вручную, последовательно вводя с клавиатуры все знаки

=СУММ($А$2:$А$5)

2. С помощью клавиши

F4

(для ввода абсолютной ссылки):

• Введите часть формулы без ввода $:
  
  =СУММ(А2:А5
  
• Затем
  
  сразу
  
  нажмите клавишу
  
  F4
  
  , знаки $ будут вставлены автоматически:
  
  =СУММ(
  
  $А$2:$А$5
  
• Для окончания ввода формулы нажмите
  
  ENTER.
  

Если после ввода

=СУММ(А2:А5

в формуле передвинуть курсор с помощью мыши в позицию левее,

а затем вернуть его в самую правую позицию (также мышкой),

то после нажатия клавиши

F4

, знаки $ будут автоматически вставлены только во вторую часть ссылки!

=СУММ(

А2:$А$5

Чтобы вставить знаки $ во всю ссылку, выделите всю ссылку

А2:$А$5

или ее часть по обе стороны двоеточия, например

2:$А

, и нажмите клавишу

F4.

Знаки $ будут автоматически вставлены во всю ссылку

$А$2:$А$5

3. С помощью клавиши

F4

(для ввода относительной ссылки).

• Введите часть формулы без ввода $:
  
  =СУММ(А2:А5
  
• Затем
  
  сразу
  
  нажмите клавишу
  
  F4
  
  , будут автоматически вставлены знаки $:
  
  =СУММ(
  
  $А$2:$А$5
  
• Еще раз нажмите клавишу
  
  F4
  
  : ссылка будет модифицирована в
  
  =СУММ(
  
  А$2:А$5
  
  (фиксируются строки)
• Еще раз нажмите клавишу
  
  F4
  
  : ссылка будет модифицирована в
  
  =СУММ($
  
  А2:$А5
  
  (фиксируется столбец)
• Еще раз нажмите клавишу
  
  F4
  
  : ссылка будет модифицирована в
  
  =СУММ(
  
  А2:А5
  
  (относительная ссылка). Последующие нажатия изменяют ссылку заново по кругу.
• Для окончания ввода нажмите
  
  ENTER.
  

Чтобы изменить только первую или втрорую часть ссылки — установите мышкой курсор в нужную часть ссылки и последовательно нажимайте клавушу

F4.

«СуперАбсолютная» адресация

В заключении расширим тему абсолютной адресации. Предположим, что в ячейке

B

2

находится число 25, с которым необходимо выполнить ряд вычислений, например, возвести в разные степени (см. файл примера , лист

пример4

). Для этого в столбце

C

напишем формулу возведения в степень (значения степени введем в столбец

D

): =$B$2^$D2 .

Мы использовали абсолютную ссылку на ячейку

B

2

. При любых изменениях положения формулы абсолютная ссылка всегда будет ссылаться на ячейку, содержащую наше значение

25

:

• при копировании формулы из
  
  С3
  
  в
  
  Н3
  
  – формула не изменится, и мы получим правильный результат
  
  625
  
  ;
• при вставке нового столбца между столбцами
  
  А
  
  и
  
  В
  
  – формула превратится в =$C$2^$E3 , но мы снова получим правильный результат
  
  625
  
  .

Все правильно, т.к. это и есть суть абсолютной адресации: ссылки автоматически модифицируются для сохранения адресации на нужные ячейки при любых модификациях строк и столбцах листа (ну, кроме удаления ячейки с формулой, конечно). Однако бывают ситуации, когда значения на лист попадают из внешних источников. Например, когда созданный пользователем макрос вставляет внешние данные в ячейку

B

2

(т.е. всегда во второй столбец листа). Теперь, при вставке столбца между столбцами

А

и

В

– формула как и раньше превратится в =$C$2^$E3 , но т.к. исходное число (25) будет вставляться макросом не в

С2

, а по прежнему в ячейку

B

2

, и мы получим неправильный результат.

Вопрос: можно ли модифицировать исходную формулу из

С2

( =$B$2^$D2 ), так чтобы данные все время брались из второго столбца листа и независимо от вставки новых столбцов?

Решение заключается в использовании функции ДВССЫЛ() , которая формирует ссылку на ячейку из текстовой строки. Если ввести в ячейку формулу: =ДВССЫЛ(«B2») , то она всегда будет указывать на ячейку с адресом

B2

вне зависимости от любых дальнейших действий пользователя, вставки или удаления столбцов и т.д.

Небольшая сложность состоит в том, что если целевая ячейка пустая, то ДВССЫЛ() выводит 0, что не всегда удобно. Однако, это можно легко обойти, используя чуть более сложную конструкцию с проверкой через функцию ЕПУСТО() :

=ЕСЛИ(ЕПУСТО(ДВССЫЛ(«B2″));»»;ДВССЫЛ(«B2»))

При ссылке на ячейку

В2

с другого листа =ДВССЫЛ(«пример4!B2») может возникнуть и другая сложность: при изменении названия листа

пример4

– формула перестает работать. Но это также можно обойти – см. пример из статьи

Определяем имя листа

.

Другим способом заставить формулу ссылаться на один и тот же столбец является использование функции СМЕЩ() – об этом читайте статью

Как заставить формулу все время ссылаться на один и тот же столбец

.

При копировании или
перемещении формулы в другое место
таблицы необходимо организовать
управление формированием адресов
исходных данных. Поэтому в электронной
таблице при написании формул наряду с
введенным ранее понятием ссылки
используются понятия относительной и
абсолютной ссылок.

Ссылки на ячейки могут быть
относительные,
абсолютные
и
смешанные.
Относительная ссылка
на ячейку используется
в формулах для указания адреса ячейки
относительно позиции ячейки, содержащей
формулу. Относительная ссылка записывается
в виде последовательности заголовков
столбца и строки, например В14. Абсолютная
ссылка – это
фиксированная ссылка на ячейку. Абсолютная
ссылка устанавливается путем указания
символа доллара ($) в адресе ячейки,
например $В$14. В смешанных
ссылках используются
разные способы адресации, например А$1
или $А1.

При копировании или переносе формулы
на некоторое число позиций каждая
содержащаяся в ней относительная ссылка
заменяется ссылкой на другую ячейку,
смещенную относительно исходной на
такое же число позиций и в том же
направлении, что и формула. При
использовании в данном случае абсолютной
ссылки адрес ячейки, на которую ссылается
формула, остается неизменным. В случае
использования смешанных ссылок изменяется
только относительная часть ссылки.

В формулах можно использовать
встроенные функции. Функции
– это специальные, заранее созданные
формулы, позволяющие быстро выполнять
сложные вычисления. Например, рассмотрим
логическую функцию ЕСЛИ,
которая используется
при проверке условий для значений и
формул. Ее синтаксис имеет вид:

=ЕСЛИ(логическое_выражение;значение_если_истина;значение_если_ложь).

Примером может быть формула:
=ЕСЛИ (A7>0;5;4),
в которой проверяется значение ячейки
A7. В случае,
если оно положительно, в текущую ячейку
заносится 5, в противном случае – 4.

Для вставки формул, содержащих
функции, можно воспользоваться мастером
функций, который
вызывается по команде Вставка
4
Функция или кнопкой на
панели инструментов
.

Абсолютная ссылка — это не изменяющийся
при копировании и перемещении формулы
адрес ячейки, содержащий исходное данное
(операнд).

Для указания абсолютной адресации
вводится символ $. Различают два типа
абсолютной ссылки: полная и частичная.

Полная абсолютная ссылка указывается,
если при копировании или перемещении
адресклетки,
содержащий исходное данное, не меняется.
Для этого символ $ ставится перед
наименованием
столбца и номером строки.

$В$5; $D$12
— полные абсолютные ссылки.

Частичная абсолютная ссылка указывается,
если при копировании и перемещении не
меняется номер строки или наименование
столбца. При этом символ $ в первом случае
ставится перед номером строки, а во
втором — перед наименованием столбца.

В$5, DS12
— частичная абсолютная ссылка, не
меняется номер строки; $В5, S$12
— частичная абсолютная ссылка, не
меняется наименование столбца.

Относительная ссылка — это
изменяющийся при копировании и перемещении
формулы адрес ячейки, содержащий исходное
данное (операнд). Изменение адреса
происходит по правилу относительной
ориентации клетки с исходной формулой
и клеток с операндами. Форма написания
относительной ссылки совпадает с обычной
записью.

По умолчанию ссылка на ячейку является относительной. Например, если вы ссылаетесь на ячейку A2 из ячейки C2, вы указываете адрес ячейки в том же ряду (2), но отстоящей на два столбца влево (C минус A). Формула с относительной ссылкой изменяется при копировании из одной ячейки в другую. Например, вы можете скопировать формулу =A2+B2 из ячейки C2 в C3, при этом формула в ячейке C3 сдвинется вниз на один ряд и превратится в =A3+B3.

Если необходимо сохранить исходный вид ссылки на ячейку при копировании, ее можно зафиксировать, поставив перед названиями столбца и строки знак доллара ($). Например, при копировании формулы =$A$2+$B$2 из C2 в D2 формула не изменяется. Такие ссылки называются абсолютными.

В некоторых случаях ссылку можно сделать «смешанной», поставив знак доллара перед указателем столбца или строки для «блокировки» этих элементов (например, $A2 или B$3). Чтобы изменить тип ссылки на ячейку, выполните следующее.

1. Выделите ячейку со ссылкой на ячейку, которую нужно изменить.

2. В строка формул щелкните ссылку на ячейку, которую вы хотите изменить.

3. Для перемещения между сочетаниями используйте клавиши +T.

   В следующей таблице огововодятся сведения о том, что происходит при копировании формулы в ячейке A1, содержаной ссылку. В частности, формула копируется на две ячейки вниз и на две ячейки справа, в ячейку C3.

   

Текущая ссылка (описание):	Новая ссылка
$A$1 (абсолютный столбец и абсолютная строка)	$A$1 (абсолютная ссылка)
A$1 (относительный столбец и абсолютная строка)	C$1 (смешанная ссылка)
$A1 (абсолютный столбец и относительная строка)	$A3 (смешанная ссылка)
A1 (относительный столбец и относительная строка)	C3 (относительная ссылка)

A cell is the storage unit in a spreadsheet program like Microsoft Excel or Google Sheets. Cells are the boxes in a spreadsheet that may contain data. The cells in a spreadsheet are organized within a column and row in the worksheet, and can be formatted for aesthetics or visibility.

Spreadsheet Cell Types

Cells hold four types of information (also called data types):

• Numbers that can include formulas, dates, and times.
• Text, often referred to as text strings or just strings.
• Boolean values of TRUE or FALSE.
• Errors including #NULL!, #REF!, and #DIV/0! that indicate a problem.

What Are Cell References?

Cell referencing is a system that identifies data and gives it an address so that data can be located in a spreadsheet. A cell reference is used in spreadsheets to identify individual cells and is a combination of the column letter and row number where it is located.

To write a cell reference, start with the column letter and end with the row number, such as A14 or BB329. In the image above, the word Household is located in cell F1 and the highlighted cell is G7.

Cell references are used in formulas to reference other cells. For example, instead of entering the number $360 into a formula found in cell D1, enter a reference to cell G5. When a cell reference is used, if the data in cell G5 changes, the formula in cell D1 also changes.

Cells Can Be Formatted

By default, all cells in a worksheet use the same formatting, but this makes large worksheets containing lots of data difficult to read. Formatting a worksheet draws attention to specific sections and makes data easier to read and understand.

Cell formatting involves making changes to the cell, such as changing the background color, adding borders, or aligning the data in the cell. In contrast, number formatting deals with the way numbers in the cells are displayed, for example, to reflect a currency or percent.

Displayed vs. Stored Numbers

In both Excel and Google Sheets, when number formats are applied, the number that displays in the cell may differ from the number that is stored in the cell and used in calculations.

For example, if the number 5.6789 in a cell is formatted to display only two decimal places (two digits to the right of the decimal), the cell displays the number as 5.68 due to rounding of the third digit.

Calculations and Formatted Numbers

When using formatted cells of data in calculations, the entire number, in this case, 5.6789, is used in all calculations, not the rounded number appearing in the cell.

How to Add More Cells to a Worksheet

A worksheet has an unlimited number of cells, so you don’t need to add more to the sheet. But, you can add data inside the spreadsheet by adding a cell or group of cells between other cells.

To add a cell to a worksheet:

1. Right-click or tap-and-hold the cell location where you want to add a cell.

2. In Google Sheets, select Insert cells, then choose Shift right or Shift down. This moves every cell in that direction one space and inserts a blank cell in the selected area.

   In Excel, choose Insert, then choose either Shift cells right, Shift cells down, Entire row, or Entire column. Select OK to insert the cell.

   If you select more than one cell, the program inserts that many cells into the worksheet. For example, highlight one cell to insert just one cell or highlight five cells to add five cells to that location.

3. The cells move and blank cells are inserted.

Delete Cells and Cell Contents

Individual cells and their contents can be deleted from a worksheet. When this happens, cells and their data from either below or to the right of the deleted cell move to fill the gap.

1. Highlight one or more cells to be deleted.

2. Right-click the selected cells and choose Delete.

3. In Excel, choose either Shift cells left or Shift cells up, then select OK. The menu shown here is one way to remove rows and columns.

   In Google Sheets, choose Shift left or Shift up.

4. The cells and the corresponding data are removed.

Thanks for letting us know!

План урока:

Понятие и назначение электронных таблиц

Рабочий лист и книга, ячейка и ее адрес, диапазон ячеек

Интерфейс MS Excel: строка заголовка, строка меню, панель инструментов

Типы данных в Excel

Виды ссылок: абсолютные и относительные

Встроенные функции и их использование

Диаграмма. Виды и порядок построения диаграммы

Понятие и назначение электронных таблиц

Электронной таблицей (табличным процессором) называют программное обеспечение, основными задачами которого являются создание, изменение, сохранение и визуализация данных, представленных в табличной форме.

Современные электронные таблицы выпускаются и поддерживаются разными коммерческими производителями, а также открытыми сообществами разработчиков, но основные функциональные возможности этих продуктов, представленные на первом рисунке, схожи.

Рисунок 1 – Основные функции электронных таблиц

Как правило, электронные таблицы предназначены для решения следующих задач:

— хранение разнородных данных в электронном виде в табличной форме;

— организация вычислений, выполняемых в автоматическом режиме;

— статистический анализ данных и поиск управленческих решений;

— построение графиков и диаграмм для наглядного представления данных;

— создание отчетов в форматах, удобных для последующей печати или распространения в сети.

Рабочий лист и книга, ячейка и ее адрес, диапазон ячеек

Электронные таблицы представляют собой строгую иерархическую конструкцию из книг, содержащих листы, каждый из которых разделен на пронумерованные строки и столбцы, по аналогии с архивными записями или бухгалтерскими книгами прошлого века, для замены которых была придумана этап программа. Далее работу с электронными таблицами мы будем рассматривать на примере Microsoft Excel.

Книгой в среде Excel называют файл, содержащий один или несколько листов с данными, часто объединенных по какому-то признаку, например, расписания занятий на каждый день недели.  

Рабочий лист электронной таблицы – это базовый элемент Excel, представляющий собой отдельную таблицу, имеющую свое имя (заголовок), и свою внутреннюю адресацию. Именно на листах хранятся и редактируются данные, задаются формулы для расчетов и выводятся графики.

Адресация рабочего листа Excel задается в двумерной системе координат, где первой координатой является столбец листа, а второй – строка.  

Ячейка Excel – это хранилище одного элемента данных таблицы, доступ к которому осуществляется по адресу ячейки – номерам столбца и строки, на пересечении которых находится ячейка. Например, ячейка, расположенная в столбце «B» строки «6», будет иметь адрес «B6».

Диапазоном ячеек называют прямоугольную область, охватывающую стразу несколько строк и/или столбцов. Такие области имеют составную адресацию. Например, диапазон, охватывающий столбцы от «A» до «E» и строки от «4» до «9» включительно, будет иметь адрес «A4:E9».

Интерфейс MS Excel: строка заголовка, строка меню, панель инструментов

Интерфейс электронной таблицы Excel видоизменяется с каждым выпуском, следуя общему стилю и функциональности всего пакета MS Office. Тем не менее некоторые ключевые элементы, такие как строка заголовка, меню и панель инструментов присутствуют в каждой версии.

Строка заголовка, помимо стандартных кнопок сворачивания/разворачивания/закрытия, присущих большинству программных окон, содержит название текущей открытой книги, что позволяет идентифицировать ее среди множества других открытых книг.   

Рисунок 2 – Строка заголовка Excel

Под строкой заголовка располагается меню, в состав которого в стандартном режиме работы входят следующие разделы:

— «Файл»;

— «Главная»;

— «Вставка»;

— «Разметка страницы»;

— «Формулы»;

— «Данные»;

— «Рецензирование»;

— «Вид»;

— «Разработчик»;

— «Справка».

Рисунок 3 – Строка меню

При выполнении определенных задач состав меню может динамически видоизменяться, дополняясь новыми пунктами. Например, при редактировании диаграмм добавляются «Конструктор диаграмм» и «Формат».

Рисунок 4 – Динамически добавляемые пункты меню

На панели инструментов Excel, находящейся непосредственно под строкой меню, размещаются элементы управления, относящиеся к данному разделу. Пример содержимого панели приведен на рисунке.

Рисунок 5 – Фрагмент панели инструментов для пункта меню «Главная»

Типы данных в Excel

Мы уже выяснили, что в таблицах можно хранить разнородные данные, но, чтобы Excel мог их правильно отображать, сортировать и корректно обрабатывать в функциях, каждому элементу данных должен быть сопоставлен его тип.

Тип данных – это формальное соглашение о том, какой объем памяти будет занимать элемент данных, как он будет храниться, обрабатываться в формулах и преобразовываться в другие типы.

Основные типы данных Excel:

— число;

— текст;

— дата и время;

— логическое значение;

— формула.

В большинстве случаев тип данных определяется автоматически, но бывают ситуации, когда Excel «не понимает» что имел в виду пользователь, тогда формат данных (включающий тип и способ его представления) указывают вручную. Это можно сделать как для отдельных ячеек, так и для целых столбцов, строк или диапазонов. Функция выбора формата доступна из контекстного меню.

Рисунок 6 – Команда контекстного меню для выбора формата данных

В появившемся окне «Формат ячеек», в первой его вкладке «Число», можно указать формат данных.

Рисунок 7 – Окно «формат ячеек»

Не все форматы отвечают за разные типы данных. Например, форматы «Числовой», «Денежный» и «Финансовый» – это просто разные представления числового типа, определяющие количество знаков после запятой, правила вывода отрицательных чисел, разделители разрядов и пр.

Виды ссылок: абсолютные и относительные

Поскольку каждая ячейка, строка, столбец или диапазон имеют свой адрес, при составлении формул и выражений мы можем ссылаться на эти элементы.

Ссылка в Excel – это адрес элемента или группы элементов данных, заданный в абсолютном или относительном виде.

Относительная ссылка – это простой адрес вида «столбец, строка», используемый в качестве аргумента в формуле. Относительной она называется потому, что Excel запоминает расположение адресуемой ячейки относительно ячейки с формулой, и при изменении положения формулы на листе будет меняться и ссылка.

Примеры относительных ссылок: «B3», «F2», «AP34».

Абсолютная ссылка – это адрес вида «$столбец, $строка», ссылающийся на ячейку, позиция которой остается неизменной при перемещении ячейки с формулой. Допускается отдельно «фиксировать» столбец или строку, указывая перед ними знак «$».

Примеры абсолютных ссылок:

— на ячейку E32: «$E$32»;

— на столбец F: «$F2»;

— на строку 4: «A$4».

Порядок создания формулы в Excel

Рассмотрим шаги создания формулы на примере произведения чисел.

При правильном выполнении всех шагов, в ячейке C1 отобразится произведение чисел из ячеек A1 и B1. Более того, это произведение будет автоматически изменяться при изменении множителей.

Ошибки при вводе формул

При вводе новой формулы в ячейку, перед ее выполнением Excel осуществляет синтаксический анализ выражения и контроль входящих в него ссылок. Несоответствия приводят к выводу ошибки, которую необходимо устранить, прежде чем формула будет вычисляться.

Самые распространенные ошибки при вводе формул:

«#ДЕЛ/0!» – произошло деление на ноль или на пустую ячейку;

«#Н/Д» – один из аргументов функции в данный момент недоступен;

«#ИМЯ?» – некорректно задано название функции или аргумента;

«#ПУСТО!» – указанный диапазон не содержит ячеек;

«#ЧИСЛО!» – ячейка содержит значение, которое нельзя преобразовать в число;

«#ССЫЛКА!» – ссылка некорректна;

«#ЗНАЧ!» – один или несколько аргументов функции принимают недопустимые значения.

Встроенные функции и их использование

Программный пакет Excel не был бы таким эффективным и удобным инструментом, если бы не огромное количество встроенных функций, позволяющих пользователям, не являющимся ни программистами, ни математиками, решать задачи анализа данных разной степени сложности, приложив минимум усилий.

В списке встроенных представлены математические, логические, статистические и финансовые функции, операции обработки текста, дат и времени, процедуры взаимодействия с базами данных.

 Для использования встроенных функций откройте раздел меню «Формулы». На панели инструментов появятся кнопка «Вставить функцию», а также библиотека функций с удобными рубрикаторами по типам решаемых задач.

Рисунок 13 – Библиотека функций на панели инструментов

Рассмотрим использование встроенных функций на конкретном примере.

Пример вычисления математической функции

Допустим, перед нами стоит задача определения среднего балла ученика по имеющемуся списку оценок.

Шаг 1. На пустом листе в столбце B создайте список дисциплин, а в столбце C – соответствующих им оценок. Под списком дисциплин разместите ячейку с текстом «Средний балл».

Шаг 2. Поместите курсор в ячейку столбца C, расположенную напротив ячейки с текстом «Средний балл». В меню выберите пункт «Формулы» и нажмите на панели инструментов кнопку «Вставить функцию».

Шаг 3. Из списка функций выберите «СРЗНАЧ» — вычисление среднего значения, и нажмите кнопку «ОК». Появится окно заполнения аргументов функции, в которое Excel уже автоматически вписал столбец оценок.

Шаг 4. Если автоматически выбранный диапазон вас не устраивает, его можно скорректировать вручную. В нашем случае в диапазон попала ячейка с адресом C9, в которой никаких оценок нет. Ограничьте диапазон строками с третьей по восьмую, просто выделив его мышью.

Шаг 5. Подтвердите выбор, нажав кнопку «ОК». В ячейке C10 при этом появится среднее значение.

Шаг 6. Выводимое значение получилось не очень красивым, ограничим его одним знаком после запятой. Для этого щелкните правой кнопкой мыши по ячейке и в контекстном меню выберите «Формат ячеек…»

Шаг 7. В появившемся окне выберите формат «Числовой», число десятичных знаков – 1.

Теперь расчет и отображение среднего балла работают как нам нужно.

Диаграмма. Виды и порядок построения диаграммы

Диаграмма в excel – это форма наглядного графического представления набора данных.

Доступ к панели инструментов «Диаграммы» осуществляется через меню «Вставка».

В Excel имеется множество шаблонов диаграмм, объединенных в группы, самые популярные среди которых:

            — гистограммы;

            — точечные диаграммы;

            — графики;

            — круговые диаграммы.

Рассмотрим пошаговый порядок построения диаграммы успеваемости по четвертям учебного года. В качестве наиболее подходящего вида диаграммы определим столбчатую (гистограмму).

Шаг 1. Дополните таблицу из предыдущего примера тремя столбцами оценок, сформировав тем самым аттестацию за четыре четверти. Над оценками проставьте номера соответствующих четвертей.

Шаг 2. Выделите на листе область, охватывающую все введенные данные и подписи.

Шаг 3. В меню «Вставка» — «Диаграммы» выберите первый элемент – «Гистограмма».

Шаг 4. Проверьте корректность создания диаграммы, при необходимости отмените шаги 2,3 и выделите диапазон заново.

Шаг 5. Измените название диаграммы. Щелкнув по нему мышью, введите «Успеваемость по четвертям».

Шаг 6. Слева на оси оценок мы видим значения 0 и 6. Таких оценок не бывает, поэтому исправим формат вывода. Наведите курсор мыши на ось оценок, нажмите правую кнопку и выберите «Формат оси…».

Шаг 7. В открывшемся окне параметров введите минимум – 1, максимум – 5, основные и промежуточные деления – 1.

Шаг 8. Добавьте к диаграмме таблицу оценок, нажав кнопку «+» в правом верхнем углу диаграммы и выбрав «Таблица данных».

Если вы все сделали правильно, то диаграмма будет выглядеть как на рисунке.

Поздравляем! Вы научились основам ввода, обработки и визуализации данных в программе Microsoft Excel.