The gantt chart excel

A Gantt chart helps you schedule your project tasks and then helps you track your progress.

Need to show status for a simple project schedule with a Gantt chart? Though Excel doesn’t have a predefined Gantt chart type, you can create one using this free template: Gantt project planner template for Excel

Need to show status for a simple project schedule with a Gantt chart? Though Excel doesn’t have a predefined Gantt chart type, you can simulate one by customizing a stacked bar chart to show the start and finish dates of tasks, like this:

To create a Gantt chart like the one in our example that shows task progress in days:

1. Select the data you want to chart. In our example, that’s A1:C6

   

   If your data’s in a continuous range of cells, select any cell in that range to include all the data in that range.

   If your data isn’t in a continuous range, select the cells while holding down the COMMAND key.

   Tip: If you don’t want to include specific rows or columns of data you can hide them on the worksheet. Find out more about selecting data for your chart.

2. Click Insert > Insert Bar Chart > Stacked Bar chart.

   

3. Next, we’ll format the stacked bar chart to appear like a Gantt chart. In the chart, click the first data series (the Start part of the bar in blue) and then on the Format tab, select Shape Fill > No Fill.

   

4. If you don’t need the legend or chart title, click it and press DELETE.

5. Let’s also reverse the task order so that it starts with Task1. Hold the CONTROL key, and select the vertical axis (Tasks). Select Format Axis, and under Axis Position, choose Categories in reverse order.

Customize your chart

You can customize the Gantt type chart we created by adding gridlines, labels, changing the bar color, and more.

• To add elements to the chart, click the chart area, and on the Chart Design tab, select Add Chart Element.

  

• To select a layout, click Quick Layout.

  

• To fine-tune the design, tab through the design options and select one.

  

• To change the colors for the chart, click Change Colors.

  

• To reuse your customized Gantt chart, save it as a template. Hold CONTROL and click in the chart, and then select Save as Template.

  

Did you know?

Microsoft 365 subscription offers premium Gantt chart templates designed to help you track project tasks with visual reminders and color-coded categories. If you don’t have a Microsoft 365 subscription or the latest Office version, you can try it now:

See Also

Create a chart from start to finish

Save a chart as a template

В данной статье мы объясним основные особенности диаграммы Ганта, и пошагово рассмотрим, как сделать диаграмму Ганта в Excel. Данный процесс не займет много времени, но если у вас его нет, то вы можете скачать бесплатно итоговый шаблон диаграммы Ганта в Excel.

Все пользователи Excel знакомы с диаграммами, а также знают, как их создавать в Excel. Однако не всем знаком такой тип, как диаграмма Ганта. Данная статья содержит следующие разделы:

Что такое диаграмма Ганта?

Как сделать диаграмму Ганта в Excel

Диаграмма Ганта в Excel шаблон

Если вы уже знаете, как сделать диаграмму Ганта в Excel, и хотите только скачать шаблон диаграммы Ганта, то он доступен по следующей ссылке:

[ Диаграмма Ганта в Excel скачать шаблон ]

Что такое диаграмма Ганта?

Диаграмма Ганта названа в честь Генри Гантта, американского инженера-механика и консультанта по вопросам управления, который изобрел этот график еще в 1910-х годах. Диаграмма Ганта в Excel представляет собой проекты или задачи в виде каскадных горизонтальных гистограмм. Диаграмма Ганта иллюстрирует структуру разбивки проекта, отображая даты начала и окончания, а также различные отношения между действиями проекта и таким образом помогает отслеживать задачи по сравнению с запланированным временем или предопределенными вехами.

Диаграмма Ганта в Excel – Пример диаграммы Ганта

Как сделать диаграмму Ганта в Excel 2016, 2013 и 2010

К сожалению, Microsoft Excel не имеет встроенного шаблона диаграммы Ганта в качестве опции. Тем не менее, вы можете быстро сделать диаграмму Ганта в Excel, используя функциональность гистограммы и добавив немного форматирования.

Далее мы по шагам рассмотрим, как сделать диаграмму Ганта за 3 минуты.

Мы будем использовать Excel 2013 для создания шаблона диаграммы Ганта, но вы можете точно так же создать диаграмму Ганта в Excel 2016 и Excel 2010.

Шаг 1. Создание таблицы проекта

Для начала необходимо ввести данные своего проекта в электронную таблицу Excel. Список каждой задачи представляет собой отдельную строку и структуру вашего плана проекта, включая дату начала, дату окончания и длительность, т. е. количество дней, необходимых для выполнения задачи.

Примечание. Для создания диаграммы Ганта в Excel нужны только столбцы «Дата начала» и «Длительность». Однако, если вы указываете даты окончания, вы можете использовать простую формулу для вычисления «Длительности»:

Диаграмма Ганта в Excel – Таблица проекта

Шаг 2. Создание стандартной диаграммы Excel на основе даты начала

Приступим к созданию диаграммы Ганта в Excel, настраивая обычную линейчатую диаграмму с накоплением.

• Выберите диапазон начальных дат с заголовком столбца, в нашем случае это B1:B11. Обязательно выберите только ячейки с данными, а не весь столбец.
• Перейдите на вкладку «ВСТАВКА» —> группа «Диаграммы» и нажмите «Вставить линейчатую диаграмму».
• В разделе «Линейчатая» щелкните «Линейчатая с накоплением».

Диаграмма Ганта в Excel – Создание линейчатой диаграммы с накоплением

В результате на вашем листе будет добавлена следующая диаграмма:

Диаграмма Ганта в Excel – Создание линейчатой диаграммы с накоплением

Шаг 3. Добавление данных Длительность к диаграмме

Теперь нам нужно добавить еще один ряд в будущую диаграмму Ганта в Excel.

1. Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте области диаграммы и выберите «Выбрать данные» в контекстном меню.

Диаграмма Ганта в Excel – Выбрать данные

Откроется окно «Выбор источника данных».

1. В разделе Элементы легенды (ряды) уже добавлена Дата начала. Теперь нам нужно добавить Длительность.

Нажмите кнопку «Добавить», чтобы выбрать дополнительные данные (Длительность), которые вы хотите построить в диаграмме Ганта.

Диаграмма Ганта в Excel – Выбор источника данных

1. Откроется окно Изменение ряда. Выполните следующие пункты:

• В поле «Имя ряда» введите «Длительность» или любое другое имя по вашему выбору. Кроме того, вы можете поместить курсор мыши в это поле и щелкнуть заголовок столбца (ячейка D1) в своей таблице, выбранный заголовок будет добавлен как имя ряда для диаграммы Ганта.
• В поле «Значения» выберите Длительность, щелкнув по первой ячейке D2 и перетащив мышь до последней D11. Убедитесь, что вы ошибочно не включили заголовок или любую пустую ячейку.

Диаграмма Ганта в Excel – Добавление ряда данных

Нажмите кнопку ОК.

1. Теперь вы вернулись в окно «Выбор источника данных» с указанием начальной даты и длительности в разделе «Элементы легенд» (ряды). Просто нажмите «ОК» и «Длительность» будет добавлена в диаграмму.

Диаграмма Ганта в Excel – Выбор источника данных – Добавлен новый ряд

Полученная гистограмма должна выглядеть примерно так:

Диаграмма Ганта в Excel – Гисторгамма – Промежуточный вид диаграммы Ганта

Шаг 4. Добавление описания задач в диаграмме Ганта

Теперь нам нужно заменить дни в левой части диаграммы списком задач.

1. Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте области графика (область с синими и красными полосами) и нажмите «Выбрать данные», чтобы снова открыть окно «Выбор источника данных».
2. Убедитесь, что в левой панели выбрана дата начала и нажмите кнопку «Изменить» в правой панели под надписью «Подписи горизонтальной оси (категории)».

Диаграмма Ганта в Excel – Добавление описания задач в диаграмме Ганта

1. Откроется окно Подписи оси, и вы выбираете свои задачи таким же образом, как выбирали «Длительность» на предыдущем шаге. Помните, что заголовок столбца не должен быть включен. Чтобы закрыть открытые окна, два раза нажмите OK.

1. На этом этапе диаграмма Ганта должна содержать описание задач в левой части и выглядеть примерно так:

Диаграмма Ганта в Excel – Описание задач в левой части диаграммы Ганта

Шаг 5. Преобразование гистограммы в диаграмму Ганта в Excel

Теперь у нас есть сводная гистограмма. Мы должны добавить правильное форматирование, чтобы данная диаграмма больше напоминала диаграмму Ганта. Наша цель – удалить синие полосы, чтобы отображались только оранжевые части, представляющие задачи проекта. С технической точки зрения, мы не будем удалять синие полосы, а просто сделаем их прозрачными и, следовательно, невидимыми.

1. Нажмите на любую синюю полосу в диаграмме Ганта, чтобы выбрать их все; щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Формат ряда данных» в контекстном меню.

Диаграмма Ганта в Excel – Преобразование гистограммы в диаграмму Ганта

1. Появится окно «Формат ряда данных». Во вкладке «Заливка и границы» в группе «Заливка» выберите «Нет заливки», и в группе «Граница» выберите «Нет линий».

Диаграмма Ганта в Excel – Изменение формата ряда данных в диаграмме Ганта

1. Как вы, наверное, заметили, задачи в диаграмме Ганта перечислены в обратном порядке. И теперь мы это исправим.

Нажмите на список задач в левой части диаграммы Ганта, чтобы выбрать их. Появится окно «Формат оси». Выберите пункт «Обратный порядок категорий» в разделе «Параметры оси».

Диаграмма Ганта в Excel – Изменение порядка задач в диаграмме Ганта

Результаты внесенных изменений:

• Задачи упорядочены в соответствии с диаграммой Ганта.
• Маркеры даты перемещаются снизу вверх в начало графика.

Диаграмма Excel начинает выглядеть как обычная диаграмма Ганта:

Диаграмма Ганта в Excel – Промежуточная диаграмма Ганта

Шаг 6. Улучшение дизайна диаграммы Ганта в Excel

Добавим еще несколько штрихов для улучшения внешнего вида диаграммы Ганта.

1. Удаление пустого пространства в левой части диаграммы Ганта.

Как вы помните, первоначально начальная дата синих полос находилась в начале диаграммы Ганта. Теперь вы можете удалить это пустое пространство, чтобы ваши задачи немного приблизились к левой вертикальной оси.

• Щелкните правой кнопкой мыши по первой начальной дате в таблице данных, выберите «Формат ячеек» —> «Общий». Запишите число, которое вы видите – это числовое представление даты, в данном случае 42826. Нажмите «Отмена» (!), потому что нам здесь не нужно вносить какие-либо изменения.

Диаграмма Ганта в Excel – Числовое представление начальной даты

• Нажмите на любую дату над панелью задач в диаграмме Ганта. Щелкните правой кнопкой мыши в данной области и выберите «Формат оси» в контекстном меню.

Диаграмма Ганта в Excel – Удаление пустой области в правой части диаграммы Ганта

• В разделе «Параметры оси» в поле «Минимум» введите число, записанное на предыдущем шаге. Также в этом разделе вы можете изменить основные и промежуточные деления для интервалов дат. Как правило, чем короче время вашего проекта, тем меньшее число вы используете. Вы можете увидеть какие настройки мы используем в нашем примере на нижеприведенном изображении.

Примечание. Если вы пользуетесь Excel 2010, для того чтобы ввести число, вам необходимо выбрать вариант «фиксированное».

Диаграмма Ганта в Excel – Изменение дат в диаграмме Ганта

1. Удаление лишнего пустого пространства между полосами.

Уплотнение полос задач сделает диаграмму Ганта еще лучше.

• Нажмите на любую красную полоску, чтобы выбрать их все; щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Формат ряда данных».
• В диалоговом окне «Формат ряда данных» установите Перекрытие рядов на 100%, а Боковой зазор — на 0% (или близкий к 0%).

Диаграмма Ганта в Excel – Удаление пустого пространства в диаграмме Ганта

И вот результат наших усилий – простая, но симпатичная диаграмма Ганта в Excel:

Диаграмма Ганта в Excel – Финальная версия диаграммы Ганта

Помните, что, хотя диаграмма Excel очень хорошо имитирует диаграмму Ганта, она по-прежнему сохраняет основные функции стандартной диаграммы Excel:

• Диаграмма Ганта в Excel изменит размер при добавлении или удалении задач.
• Вы можете изменить Дату начала или Длительность, диаграмма будет отражать изменения и автоматически настраиваться.

Диаграмма Ганта в Excel шаблон

Вы можете видоизменить свою диаграмму Ганта в Excel различными способами, изменяя цвет заливки, цвет границы, тень и даже применяя трехмерный формат. Все эти параметры доступны в окне «Формат данных».

Когда вы создали свой дизайн, хорошей идеей будет сохранить диаграмму Ганта в Excel как шаблон для будущего использования. Для этого щелкните правой клавишей мыши в области диаграммы, и выберите пункт «Сохранить как шаблон» в контекстном меню.

Диаграмма Ганта в Excel – Сохранить шаблон диаграммы Ганта в Excel

Если вы хотите скачать бесплатно шаблон диаграммы Ганта в Excel, созданный в этой статье для примера, то он доступен по ссылке:

[ Диаграмма Ганта в Excel скачать шаблон ]

Microsoft Excel is a popular tool to create data-driven charts. However, it does not come with Gantt charts. If you’re looking for a step-by-step tutorial on how to make a Gantt chart in Excel, this article is for you.

In this article you’ll learn:

• What is a Gantt chart?
• What are the important elements of a Gantt chart?
• Advantages and disadvantages of creating Gantt charts in Excel
• Step-by-step process to create a Gantt chart using Excel
• Free Excel Gantt chart templates
• A simpler and free alternative to making Excel Gantt charts

Let’s get started.

What is a Gantt Chart?

A Gantt chart is a visual representation of a project’s timeline. It helps project managers, stakeholders, and team members understand:

• A project’s roadmap,
• Important milestones along the way,
• Work dependencies,
• Required resources,
• And the risks involved.

Like most charts, a Gantt chart has two axes. The horizontal axis represents the project’s timeline. On the other hand, the vertical axis lists the activities or tasks to complete to finish the project.

Important elements of a Gantt chart

A Gantt chart has 5 important elements. These are:

• Tasks: Project tasks are listed along the vertical axis. In the early stages, these are often high-level tasks. On the other hand, as the project progresses, tasks become more detailed.
• Timeline: A dateline runs across the horizontal axis of a Gantt chart. It is divided into days, weeks, and months. 
• Bars: Each bar represents a task on the Gantt chart. Because of the timeline, you can visualize each task with its start date, end date, and duration.
• Milestones: Milestones represent important dates by which certain tasks must be completed. Project milestones make the project more manageable and risk-free.
• Resources: Each task may have one or more team members assigned to complete a task.

Types of Gantt Charts

Most projects have two types of timelines charts. These are:

• Project plan timeline chart: A project timeline helps visually plan a project, track its progress, and identify resources/risks on the way.
• Team timeline chart: A team timeline helps visually plan resource availability and allocation. It also helps manage the workload of your team members.

There are a lot of ways you can make a Gantt chart.

You can use a whiteboard, or spreadsheet software like Microsoft Excel, or an online tool like Toggl Plan.

Each tool has its own advantages and disadvantages. Let’s look at the pros and cons of using Excel to create a project Gantt chart.

Advantages of Excel Gantt Charts

Using Microsoft Excel to create a Gantt chart may sound like a no-brainer for the below reasons:

• Easy to get started: Over a billion people use the MS Office. It’s reasonable to assume that using Excel has almost a zero learning curve. 
• No need to sign up for a new tool: Since most people already have access to Microsoft Excel, there isn’t a need to purchase or sign up for a new tool.
• Plays along nicely with other Office tools: Charts created in Excel can be easily embedded into a presentation and document. This is great for presentations and reports.
• Customizable: Excel makes it easy to customize charts. You can easily color charts to match your business brand.

Disadvantages of Excel Gantt Charts

Getting started with Excel charts is easy. But, collaborating with stakeholders and team members to keep the Gantt chart updated is hard. Particularly, if you’re working with a remote team.

Excel Gantt charts have the following disadvantages:

• Can’t work collaboratively: It’s almost impossible to work collaboratively on an Excel project plan. Whether it’s for creating a plan with stakeholders or keeping track of the project’s progress with team members.
• No access control: It’s often chaotic when multiple people work on the same spreadsheet. It takes just one mistake to ruin all the hard work.
• Hard to keep up-to-date: Plans change and need adjustments from time to time. You may need to update rows upon rows of data to accommodate these changes.
• Multiple versions: Often managers combat these disadvantages by keeping backup copies of Excel sheets. But, keeping track of all these versions can quickly become a nightmare.

How to make a Gantt chart in Excel?

Even with all these big drawbacks, there are times when it makes sense to create a Gantt chart using Excel. Particularly, in the early stages of a project. Or when you have to quickly present a project plan visually.

Here’s how you can make one using a stacked bar chart:

Note: The screenshots below are from Excel 2019. Some of these screenshots are slightly different in Excel 2010, 2013, and 2016. However, these steps work for all Excel 2010+ versions.

1. Add Project Data to Excel

Let’s start by adding our project’s planned timeline in text format.

Create a new spreadsheet and columns for tasks. Each task has the task name, a start date, and duration. Here’s a sample spreadsheet for a simple construction project.

2. Insert a Stacked Bar Chart

Excel does not come with an inbuilt Gantt chart.

Instead, we’ll improvise and create one using a stacked bar chart.

To do that, select your task information. Next, click on the Insert Tab > Bar Chart > Stacked Bar Chart.

Next, let’s populate the chart with our task data. To do that, right-click on the chart. Then click Select Data…

This opens the Select Data Source dialog. Here we’ll set the Legend Entries to task start dates and durations. Also, we’ll set the Horizontal Axis Labels to display task names.

Click on the Add button in the Legend Entries (Series) section to add the range of start dates and durations.

Task start date:

• Set the Series name to “Start Dates”.
• Set the Series values to the cell range that contains the task start dates.

Task durations:

• Set the Series name to “Durations”.
• Set the Series values to the cell range that contains the task durations.

Next, we want to add the tasks to the vertical axis. This is done by editing the Horizontal (Category) axis labels.

Click on the Edit button to add task names to the Horizontal (Category) axis labels.

3. Format the chart to make it look like a Gantt Chart

The stacked bar is ready. Your tasks are laid out on the chart as blue and orange bars. But, it doesn’t look like a Gantt chart.

Let’s format it to look like one.

Right-click on the blue part of the bar. Then click on Format Data Series… to open the Formatting dialog.

On the dialog, set the Fill option to No fill.

Now our chart looks a bit more like a Gantt chart. But still has a couple of issues:

• The tasks on the vertical axis are in reverse order.
• And, the start date range on the horizontal axis is too wide.

4. Fix the task order

To fix the first issue, right-click on the vertical axis. 

Then click on the Format Axis… context menu to open the Format Axis dialog. 

On this dialog, check Axis Options > Categories in reverse order. The tasks should now appear in the right order.

5. Fix the task durations range

Next, let’s fix the Minimum Bound of the horizontal axis. This can be done from Axis Options > Minimum Bound in the Format Axis dialog box

Unfortunately, it’s not that easy. That’s because Excel handles dates as numbers. We’ll first need to convert the project start date into a number that Excel understands

To do that, copy the first start date from your task data, and paste it into an empty cell. Next, set the formatting of the cell to Number from the Home tab > Number Format group. That should give you the Number formatted start date

Next, right-click on the horizontal axis and open the Format Axis dialog box. Set Axis Options > Minimum Bound to the Number formatted start date.

With that done, your Excel Gantt chart is ready. Any changes you make to the data will also reflect automatically in the chart.

Gantt Chart Templates for Excel

Microsoft Office comes with free and premium project timeline templates for making Excel Gantt charts. Here’re some templates you may find useful.

• Simple Gantt Chart Template: This is a free template that you can download from the official MS Office Templates website. However, this template does not have any options to add milestones.
• Milestone and Task Project Timeline Template: This is a premium template. It offers more features than a simple Gantt chart. However, this template is available only for Office 365 subscribers. 
• Agile Gantt Chart Template: This is another premium template for Agile project teams. Like all premium templates, it’s only available for Office 365 subscribers.

Using these templates, you can somewhat simplify the process of creating a Gantt chart in Excel. However, these templates still need you to add all that data. And, collaborating with your team is still not very smooth.

A Simple & Free Alternative to Excel Gantt Charts

Most people know how to create charts in MS Excel. That’s why it’s a natural choice to turn to when they want to create a Gantt chart.

But, as you’ve seen, creating a Gantt chart in Excel is quite a task. And, it’s almost impossible to collaborate with stakeholders and team members. Plus, it’s hard to keep the Excel sheet up-to-date

That’s where Toggl Plan can help.

With Toggl Plan, you can:

• Create a Gantt chart timeline to plan and track a project’s schedule.
• Create a team timeline to manage resource availability and workloads.
• Add project milestones to manage project risk better.
• Collaborate with stakeholders. Add them to a timeline or share a read-only view.
• Assign tasks to multiple team members, and track progress as they complete work.

Toggl Plan’s Gantt charts are easy to use. You can just click to add tasks on the timeline. And move them around with simple drag and drop

Best of all, Toggl Plan is completely free for solo users. Teams can try our 14-day free trial. Paid plans are very affordable starting at $9 /user/month. 

Try out Toggl Plan for free.