Templates for microsoft word 2003

Письма и факсы

Другие документы

Публикации

Записки

Шаблоны MS Word 2003 в Интернете

Надстройки — это подключаемые модули, которые расширяют возможности приложения, в данном случае Microsoft Word. Существуют разные виды надстроек, остановимся пока на надстройках, основанных на шаблонах. Что такое шаблон в Word? Шаблон — это специальный файл, в котором содержатся различные сведения о стилях, структуре, параметрах страниц, содержащихся макросах и так далее, на основе которого можно создавать новые документы.

Существует два вида шаблонов — общие и шаблоны конкретных документов. Файлы шаблонов имеют расширение «.dot» или «.dotm». Общие шаблоны, в том числе и шаблон Normal.dot, в который по умолчанию сохраняются макросы записываемые макрорекордером, содержат настройки, доступные всем документам MS Word. Шаблон конкретного документа содержит настройки, доступные только для документов, основанных на этом шаблоне. В Word имеется ряд встроенных шаблонов документов, например шаблоны писем, контрактов, резюме и прочее. Выбрать нужный шаблон можно при создании нового документа.

Кроме этого пользователи могут сами создавать шаблоны для своих документов. Один и тот же шаблон может использоваться и как общий шаблон и как шаблон документа. Теперь рассмотрим сам процесс загрузки и подключения шаблонов. Чтобы не возникало путаницы, условно разделим шаблоны на «загруженные» и «подключенные». Загруженными будем считать шаблоны, ставшие доступными приложению MS Word, а подключенными будем считать шаблоны, которые не только загружены, но и сделаны активными (в списке шаблонов и надстроек перед ними проставлены флажки). Глобальный шаблон Normal.dot по умолчанию всегда и загружен и подключен. Обратите внимание на скриншот ниже, загружено три шаблона, а подключен из них один (не считая шаблона Normal). 

В зависимости от того насколько часто шаблон будет использоваться, расположить его можно в разных папках. Для того, чтобы шаблон автоматически загружался и также автоматически подключался при каждом запуске MS Word, расположить его нужно в папке по адресу Documents and Settings/Ваше имя/Application Data/Microsoft/Word/Startup.

Если шаблон разместить в папке Documents and Settings/Ваше имя/Application Data/Microsoft/Шаблоны, то загружать и подключать его нужно будет вручную (об этом чуть позже), кроме того при каждом следующем запуске приложения Word, этот шаблон будет в списке загруженных шаблонов и надстроек, но снова будет выключенным. В этом списке отображаются не только общие шаблоны из папки «Шаблоны», но и шаблоны, автоматически загружаемые при запуске MS Word. 

Еще один типичный случай, когда шаблон расположен в совершенно произвольной папке. Подключение рассмотрим в разных версиях в отдельности.

Microsoft Word 2003

Запускаем приложение, заходим в меню Сервис/Шаблоны и надстройки…

В появившемся диалоговом окне «Шаблоны и надстройки» нажимаем кнопку «Добавить…» 

Через открывшееся окно проводника находим папку с нужным шаблоном. После добавления этот шаблон появится в списке шаблонов и надстроек, слева от него будет установлена галочка. Шаблон (надстройка) загружен и подключен.

Microsoft Word 2007

В запущенном приложении нажимаем кнопку Office  и переходим в «Параметры Word». В диалоговом окне «Параметры Word» выбираем раздел «Надстройки». В поле «Управление» выбираем пункт «Надстройки Word» либо «Шаблоны» без разницы, после чего нажимаем кнопку «Перейти…».

Появляется диалоговое окно «Шаблоны и надстройки», в нем нажимаем кнопку «Добавить…» и добавляем нужный шаблон.

Это же диалоговое окно можно вызывать нажатием кнопки «Шаблон документа» на вкладке «Разработчик».

Если такая вкладка в Вашем приложении отсутствует, ее необходимо предварительно отобразить, это упростит и ускорит доступ к окну управления шаблонами и надстройками. 

Microsoft Word 2010

В запущенном приложении переходим на вкладку «Файл», окрашенную в синий цвет, после чего переходим в «Параметры Word». В диалоговом окне «Параметры Word» выбираем раздел «Надстройки». В поле «Управление» выбираем пункт «Надстройки Word» либо «Шаблоны» без разницы, после чего нажимаем кнопку «Перейти…».

В появившемся диалоговом окне «Шаблоны и надстройки» нажимаем кнопку «Добавить…» и выбираем шаблон, который собираемся установить.

Тоже самое можно проделать еще быстрее, просто нажать кнопку «Шаблон документа» на вкладке «Разработчик».

Но есть один нюанс, вкладка «Разработчик» по умолчанию в приложении отсутствует, ее необходимо предварительно отобразить, на вкладке собраны инструменты для работы с макросами и надстройками и отображение этой вкладки упростит и ускорит доступ к окну управления шаблонами и надстройками.

Microsoft Word 2013

Также как и в Word 2010, в Word 2013 надстройки (шаблоны) можно установить двумя способами:

1. Через вкладку «Файл»/Параметры/Надстройки, в поле «Управление» из выпадающего списка выбрать пункт «Надстройки Word» либо «Шаблоны» и кликнуть по кнопке «Перейти». В появившемся окне менеджера надстроек «Шаблоны и надстройки» при помощи кнопки «Добавить» выбрать файл устанавливаемой надстройки и нажать «ОК».

2. Отобразить на ленте вкладку «Разработчик» и кликнуть по кнопке «Надстройки» в группе кнопок «Надстройки» либо по кнопке «Шаблон документа» в группе кнопок «Шаблоны».

После этого в появившемся окне «Шаблоны и надстройки» кликнуть по кнопке «Добавить» и выбрать файл надстройки, которую необходимо установить.

Процесс установки надстроек (шаблонов) для Word, на примере Word 2013 записан на видео и выложен в youtube (смотреть видео по установке надстроек).

Microsoft Word 2016

В Word 2016 установить надстройку/шаблон можно также, как и в предыдущих версиях, либо через вкладку «Файл»/Параметры/Надстройки с выбором пункта «Надстройки для Word» в поле «Управление», либо отобразить на ленте вкладку «Разработчик», кликнуть по кнопке «Надстройки» либо «Шаблон документа» и при помощи кнопки «Добавить» выбрать файл надстройки, которые требуется установить.

Автозагрузка надстроек в Microsoft Word

Чтобы надстройка автоматически загружалась и подключалась при запуске Word, её необходимо разместить в определенной папке по адресу …/Microsoft/Word/Startup. Если в папке …/Microsoft/Word нет папки Startup, то её можно создать вручную. Та часть пути к папке, которая обозначена многоточием, может различаться в зависимости от версий Windows и Office. Универсальный способ при помощи которого можно определить весь путь к папке автозагрузки, независимо от версий операционной системы и Office — найти место расположения шаблона Normal.dot или Normal.dotm, подняться на один уровень вверх, это будет папка «…/Microsoft» найти и перейти в папку «Word». Путь к папке автозагрузки должен выглядеть примерно так:

C:UsersВашеИмяAppDataRoamingMicrosoftWordSTARTUP

Often during the day you’ll get a feeling of déjà vu that tells you that you’ve done some task before. When it’s a document you find yourself creating time and again, perhaps it’s time to turn the original document into a reusable template. In this article I’ll show you how to create templates from standard Word documents.

Using a template not only saves time, it ensures a level of consistency. Every document – an office memo, for example ‑‑ that goes out from your office will look the same.

Create the Document

You can create templates from scratch, but if you already have a document you often create, you can also turn that into a template. Open the original document and delete everything except the basic content appropriate to that document type.

Click-Here Blocks

If there are areas in the document where you will insert content in the future, you can create click-here blocks to make typing it easier. These blocks are useful where, for example, you have text that needs to be typed in a particular place in the document. Using a click-here block will make it easier for you to see what content needs to be inserted and to line it up neatly. This is handy if you’re creating the template for yourself and invaluable when you’re making them for other people to use.

To create a click-here block, click in the document where the content should be inserted. This can be anywhere such as a new paragraph, inside a paragraph or at a tab position. Choose Insert > Field and from the Categories dropdown list select Document Automation. From the Field Names list click MacroButton and click the Field Codes button at the bottom left of the dialog.

If you now look at Advanced Field Properties it should read as follows: MACROBUTTON AcceptAllChangesInDoc

Remove the phrase AcceptAllChangesInDoc and replace it with: NoNameMacro [Click here and type]. Click OK, and you will see a click-eere block appear in your document.

This is how the MacroButton works: in the Field dialog the NoNameMacro entry is the name of a macro that does not exist. By design, the MacroButton field code is supposed to run a macro. In this case we’ve used a macro name that doesn’t actually exist, so that when the button is clicked nothing happens. The side benefit is that the MacroButton field code then acts as a sort of click-and-type option, and it disappears once you’ve typed the text.

The text that appears inside the square brackets in the Field code, and even the brackets themselves, are optional and simply one way to indicate to the user what is expected of them.

You can place any text after the phrase NoNameMacro with or without the brackets. Additionally, you can replace NoNameMacro with any term you want, provided you do not have a macro with that name on your computer.

You can create multiple click-here blocks throughout the document in exactly the same way you created this one. You can use the same macro name, and you can insert whatever text makes sense at that point in the document ‑‑ [Add Date] or [Type Name], for example.

Pre-Set Styles

If you want your document to look a certain way, you can pre-format it using the Styles tool. You can also use Styles to format the click-here blocks. That way, the text will be properly formatted when someone types text into a click-box.

Select the text or the click-here block and apply a format to it. You can also customize existing styles such as Normal and Heading1 by choosing Format > Styles and Formatting. Click the dropdown arrow to the right of the style name, click Modify and change the style’s properties. Saving the template also saves the styles, and they’ll be accessible any time you create a new document based on that template.

Other features that you can add to your template include images, headers and footers and page numbers. Adding these to the template saves you from having to add them later on and ensures that they’re used when they should be.

Save the Template

Once your document looks the way you want, save it as a template by choosing File > Save As. From the Save As Type dropdown list select Document Template (*.dot). This takes you automatically to Word’s templates folder. You can either sve your work in the main template folder, or you can a click on a subfolder, such as Letters and Faxes, and save it there. Name the file and save it with the extension .dot.

When you have saved the file, return to the editing area and close the current document, as you will not need it again.

Using the Template

In the future, to create a new document based on this template, choose File > New, and then select the On My Computer link in the New Document task pane. This displays the tabbed dialog containing your templates. Locate the one you just created, click it and click OK. This creates a new document based on this template – editing and saving this document has no affect on the original template.

Whenever you find yourself creating a document more than once or reaching for a previous version of a document to alter it for a new task, consider spending a little time to convert it into a template. Templates save you a lot of time, and they make it easier to create variety of documents.

Helen Bradley is a respected international journalist writing regularly for small business and computer publications in the USA, Canada, South Africa, UK and Australia. You can learn more about her at her Web site, HelenBradley.com

This article was first published on SmallBusinessComputing.com.