Тема работа с таблицами форматирование таблиц в ms excel

ПРАКТИЧЕСКОЕ
ЗАНЯТИЕ

«Создание,
редактирование и форматирование таблицы в среде MS Excel»

Тема 4. Технология
создания и преобразования информационных объектов.

Цель работы: Изучить
функциональные возможности табличного процессора MS
Excel и приобрести навыки
практической работы по созданию, редактированию и форматированию таблиц.

Материально-техническое
обеспечение:
персональный компьютер IBM PC,
операционная система Windows, табличный процессор MS Excel.

ЗАДАНИЯ ДЛЯ ВЫПОЛНЕНИЯ
ПРАКТИЧЕСКОГО ЗАНЯТИЯ:

Задание 1. Создать таблицу финансовой сводки за неделю,
произвести расчеты, построить диаграмму изменения финансового результата,
произвести фильтрацию данных.

Исходные данные представлены на рис. 1.1.

Порядок выполнения:

1. Запустите редактор электронных таблиц
Microsoft Excel и создайте новую электронную книгу (при стандартной установке
MS Office выполните Пуск/Программы/Microsoft Office/ Microsoft
Excel).

Рис 1.1. Исходные данные для Задания 1.1

2. Введите заголовок таблицы «Финансовая
сводка за неделю (тыс. р.)», начиная с ячейки А1.

Проведите форматирование заголовка таблицы. Для
этого выделите интервал ячеек от А1 до D1, объедините их кнопкой панели инструментов Объединить
и поместить в центре или командой меню Формат Ячеек/вкладка
– Выравнивание/отображение – Объединение ячеек. Задайте
начертание шрифта – полужирное, цвет – по вашему усмотрению.

3. Для оформления шапки таблицы выделите
ячейки на третьей строке A3:D3 и создайте стиль для оформления. Для этого на
вкладке Главная  в группе Стили выберите команду
Создать стиль ячейки (рис. 1.2).

Рис. 1.2. Создание стиля
ячеек

В открывшемся окне  наберите имя стиля «Шапка
таблиц» и нажмите кнопку Формат. На вкладке Выравнивание задайте Переносить
по словам и выберите горизонтальное и вертикальное выравнивание – по
центру (рис. 1.3), на вкладке Число укажите формат – Текстовой,
на вкладке Шрифт – полужирный.

Рис. 1.3. Форматирование ячеек – задание переноса
по словам

После
этого нажмите кнопку ОК. Выделите ячейки A3:D3 и примените к ним
созданный стиль.

4. На третьей строке введите названия колонок
таблицы – «Дни недели», «Доход», «Расход», «Финансовый результат», далее
заполните таблицу исходными данными согласно Заданию 1.

Краткая справка. Для ввода дней недели наберите «Понедельник» и
произведите автокопирование до «Воскресенья» (нажатие левой кнопкой мыши на
маркер автозаполнения в правом нижнем углу ячейки и протянуть до ячейки А10).

Выделите ячейки А13:С13, объедините их,
воспользовавшись командой Формат ячеек (вкладка Выравнивание).

5. Произведите расчеты в графе «Финансовый
результат» по следующей формуле:

Финансовый результат = Доход – Расход (= C4-D4)

Поставьте курсор в ячейку D4, поставьте знак
« = », щелкните по ячейке В4, поставьте знак  « – » , щелкните по ячейке С4,
нажмите Enter.

Введите расчетную формулу только для расчета по
строке «Понедельник» – ячейка D4, далее произведите автокопирование формулы
(нажатие левой кнопкой мыши на маркер автозаполнения в правом нижнем углу
ячейки и протянуть до ячейки D10).

6. Для ячеек с результатом расчетов задайте
формат «Денежный» с выделением отрицательных чисел красным цветом (рис. 1.4)
(выделите числовые данный последнего столбца нажмите правой кнопкой мыши Формат
Ячеек/вкладка – Число/формат – Денежный/
отрицательные числа – красные. Число десятичных знаков задайте равное двум.
Обозначение валюты – Нет).

Обратите внимание, как изменился цвет отрицательных
значений финансового результата на красный.

Рис. 1.4. Задание формата отрицательных чисел
красным цветом

Для числовых данных столбцов Доход и Расход
примените денежный формат, Число десятичных знаков задайте равное двум.
Обозначение валюты – Нет.

7. Рассчитайте средние значения Дохода и
Расхода, пользуясь мастером функций (кнопка f_x – рис.1.5).

Рис. 1.5. Кнопка вызова мастера функций

Функция СРЗНАЧ находится в разделе
«Статистические». Для расчета функции среднего значения дохода установите
курсор в соответствующей ячейке для расчета среднего значения (В11), запустите
мастер функций (кнопка f_x)  и выберите
функцию СРЗНАЧ (категория – Статистические/СРЗНАЧ). В качестве
первого числа (Число 1) выделите группу ячеек с данными для расчета
среднего значения – В4:В10 и нажмите ОК.

Аналогично рассчитайте среднее значение расхода.

8. В ячейке D13 выполните расчет общего
финансового результата (сумма по столбцу «Финансовый результат»). Запустите
мастер функций и выберите функцию СУММ. В качестве первого числа выделите
группу ячеек с данными для расчета суммы – D4:D10 и нажмите Enter.

Рис. 1.6. Таблица расчета финансового результата
(Задание 1)

9. Выделите всю таблицу (А3:D11), зайдите в Формат
ячеек вкладка Границы и задайте для внешних границ сплошной тип
линии (жирной) синего цвета, для внутренних – сплошной тип линии (тонкой)
синего цвета. Нажмите ОК.

Рис. 1.7. Задание границ для таблицы

Выделите  ячейки B11, C11, D13 и залейте желтым цветом (Формат ячеек – вкладка
Заливка)

10. Постройте диаграмму (линейчатого типа)
изменения финансовых результатов по дням недели с помощью мастера диаграмм.

Для этого выделите интервал ячеек с названием дней
недели А4:А10, зажмите клавишу Ctrl  и выделите интервал ячеек с данными финансового
результата D4:D10.

Рис 1.8. Выбор данных для построения диаграммы

 Выберите команду Вставка/Диаграмма/Линейчатая.

  

Рис. 1.9 Вставка диаграммы

Далее введите название диаграммы, воспользовавшись
вкладкой Макет/Название диаграммы. Добавьте подписи данных (Макет/Подписи
данных).

Рис 1.10. Добавление названия и подписей данных

11. Произведите фильтрацию значений дохода,
превышающих 4000 р. Выделите столбец Доход (В3:В11), зайдите во вкладку Данные
и нажмите на кнопку Фильтр.

Рис. 1.11. Добавление
фильтра

Щелкните на появившийся значок и в открывшемся
окне выберите Числовые фильтры и задайте условие «Больше 4000»
(рис. 1.10).

 

Рис. 1.12. Пользовательский фильтр. Добавление
условия фильтра

Произойдет отбор данных по заданному условию.

Проследите, как изменились вид таблицы и
построенная диаграмма.

Рис 1.13. Конечный вид выполненного Задания 1

Задание 2. Заполнить ведомость учета брака (рис. 2.1),
произвести расчеты, выделить минимальную, максимальную и среднюю суммы брака, а
также средний процент брака; произвести фильтрацию данных по условию процента
брака < 8 %, построить график отфильтрованных значений изменения
суммы брака по месяцам.

1.    Перейдите на второй лист  и создайте таблицу согласно
образцу

Рис. 2.1. Исходные данные для Задания 2

К ячейкам A2: F2 примените созданный в первом задании стиль Шапка
таблиц.

2.    Заполните столбец Месяц используя
автозаполнение.

3.    Рассчитайте данные в столбце Сумма брака.

Формула для расчета:

Сумма брака = Процент брака * Сумма затрат.

Краткая справка. В столбце «Процент брака» установите процентный формат
чисел (Формат ячеек/ вкладка – Число/формат – Процентный).
В столбцах «Сумма брака» и «Сумма затрат»  установите денежный  формат без
обозначений, число десятичных знаков 0.

Для выделения максимального/минимального значения
установите курсор в ячейке расчета, выберите встроенную функцию Excel МАКС
(МИН) из категории «Статистические», в качестве первого числа выделите диапазон
ячеек значений столбца «Сумма брака» (ячейки F3:F10).

4.    Задайте внутренние и внешние границы для таблицы на
свое усмотрение, залейте диапазон ячеек A2: F2 цветом.

КОНТРОЛЬНЫЕ
ВОПРОСЫ:

1.      Как
называется документ в MS Excel и
из чего он состоит?

2.      Как
добавить новый лист в книгу?  Как переименовать лист?

3.      Что такое
ячейка? Из чего состоит адрес ячейки? Что такое активная ячейка?

4.      Какие типы
данных можно ввести в ячейку?

5.      Что подразумевает
понятие «Редактирование таблицы», «Форматирование таблицы»?

6.      Какое
стандартное количество листов включает в себя электронный документ Книга,
созданный с помощью электронных таблиц?

В Excel доступно множество готовых стилей таблиц, которые можно использовать для быстрого форматирования таблицы. Если вам не подходят существующие стили, вы можете создать и применить собственный стиль таблицы. Хотя удалять можно только пользовательские стили, вы можете отменить любой стиль таблицы, чтобы он к ней больше не применялся.

Форматирование таблиц можно дополнительно настраивать, задавая параметры экспресс-стилей для элементов таблиц, например строк заголовков и итогов, первого и последнего столбцов, чередующихся строк и столбцов, а также параметры автофильтра.

Примечание: Снимки экрана в этой статье получены в Excel 2016. Если вы используете другую версию, интерфейс может немного отличаться, но функции будут такими же.

Выбор стиля таблицы

Если в книге есть диапазон данных, не отформатированный как таблица, Excel автоматически преобразует его в таблицу, когда вы выберете ее стиль. Вы также можете изменить формат существующей таблицы, выбрав другой вариант.

1. Выделите любую ячейку таблицы или диапазон ячеек, который вы хотите отформатировать как таблицу.

2. На вкладке Главная выберите Форматировать как таблицу.

   

3. Выберите нужный стиль.

Примечания: 

• Автопросмотр: при форматировании диапазона данных или таблицы в Excel вы сможете автоматически просматривать, как будет выглядеть выбранный стиль, который будет применен только после нажатии клавиши ВВОД или щелчка мышью. Вы можете выбирать разные форматы таблицы с помощью мыши или клавиш со стрелками.

• При выборе команды Форматировать как таблицу диапазон данных автоматически преобразуется в таблицу. Если использовать таблицу для работы с данными больше не нужно, ее можно преобразовать назад в обычный диапазон, сохранив при этом примененные стили таблицы. Дополнительные сведения см. в статье Преобразование таблицы Excel в диапазон данных.

В Excel в Интернете можно применять параметры стиля таблицы для форматирование элементов таблицы.

Выбор параметров для форматирования элементов таблицы

Для таблиц можно включить и отключить различные параметры, связанные со стилем. Для этого выполните указанные ниже действия.

1. Выделите ячейки таблицы.

2. На вкладке Конструктор таблиц в области Параметры стиляпроверьте или сберем один из следующих параметров:

   • Строка заголовков — применение или отмена форматирования первой строки таблицы.

   • Строка итогов — быстрое добавление строки с результатами функции промежуточного итога, (например СУММ, СРЗНАЧ, СЧЁТ, МИН или МАКС), которую можно выбрать в раскрывающемся списке. Скрытые строки можно как включать в вычисления, так и нет.

   • Чередующиеся строки. Отображает нечетные и четные строки с чередующимся затенением для удобства чтения.

   • Первый столбец — применение или отмена форматирования первого столбца таблицы.

   • Последний столбец — применение или отмена форматирования последнего столбца таблицы.

   • Чередующиеся столбцы. Отображает нечетные и четные столбцы с чередующимся затенением для удобства чтения.

   • Кнопка фильтра — включение и отключение автофильтра.

Одним из самых важных процессов при работе в программе Excel является форматирование. С его помощью не только оформляется внешний вид таблицы, но и задается указание того, как программе воспринимать данные, расположенные в конкретной ячейке или диапазоне. Без понимания принципов работы данного инструмента нельзя хорошо освоить эту программу. Давайте подробно выясним, что же представляет собой форматирование в Экселе и как им следует пользоваться.

Урок: Как форматировать таблицы в Microsoft Word

Форматирование таблиц

Форматирование – это целый комплекс мер регулировки визуального содержимого таблиц и расчетных данных. В данную область входит изменение огромного количества параметров: размер, тип и цвет шрифта, величина ячеек, заливка, границы, формат данных, выравнивание и много другое. Подробнее об этих свойствах мы поговорим ниже.

Автоформатирование

К любому диапазону листа с данными можно применить автоматическое форматирование. Программа отформатирует указанную область как таблицу и присвоит ему ряд предустановленных свойств.

1. Выделяем диапазон ячеек или таблицу.



2. Находясь во вкладке «Главная» кликаем по кнопке «Форматировать как таблицу». Данная кнопка размещена на ленте в блоке инструментов «Стили». После этого открывается большой список стилей с предустановленными свойствами, которые пользователь может выбрать на свое усмотрение. Достаточно просто кликнуть по подходящему варианту.



3. Затем открывается небольшое окно, в котором нужно подтвердить правильность введенных координат диапазона. Если вы выявили, что они введены не верно, то тут же можно произвести изменения. Очень важно обратить внимание на параметр «Таблица с заголовками». Если в вашей таблице есть заголовки (а в подавляющем большинстве случаев так и есть), то напротив этого параметра должна стоять галочка. В обратном случае её нужно убрать. Когда все настройки завершены, жмем на кнопку «OK».

После этого, таблица будет иметь выбранный формат. Но его можно всегда отредактировать с помощью более точных инструментов форматирования.

Переход к форматированию

Пользователей не во всех случаях удовлетворяет тот набор характеристик, который представлен в автоформатировании. В этом случае, есть возможность отформатировать таблицу вручную с помощью специальных инструментов.

Перейти к форматированию таблиц, то есть, к изменению их внешнего вида, можно через контекстное меню или выполнив действия с помощью инструментов на ленте.

Для того, чтобы перейти к возможности форматирования через контекстное меню, нужно выполнить следующие действия.

1. Выделяем ячейку или диапазон таблицы, который хотим отформатировать. Кликаем по нему правой кнопкой мыши. Открывается контекстное меню. Выбираем в нем пункт «Формат ячеек…».



2. После этого открывается окно формата ячеек, где можно производить различные виды форматирования.

Инструменты форматирования на ленте находятся в различных вкладках, но больше всего их во вкладке «Главная». Для того, чтобы ими воспользоваться, нужно выделить соответствующий элемент на листе, а затем нажать на кнопку инструмента на ленте.

Форматирование данных

Одним из самых важных видов форматирования является формат типа данных. Это обусловлено тем, что он определяет не столько внешний вид отображаемой информации, сколько указывает программе, как её обрабатывать. Эксель совсем по разному производит обработку числовых, текстовых, денежных значений, форматов даты и времени. Отформатировать тип данных выделенного диапазона можно как через контекстное меню, так и с помощью инструмента на ленте.

Если вы откроете окно «Формат ячеек» чрез контекстное меню, то нужные настройки будут располагаться во вкладке «Число» в блоке параметров «Числовые форматы». Собственно, это единственный блок в данной вкладке. Тут производится выбор одного из форматов данных:

• Числовой;
• Текстовый;
• Время;
• Дата;
• Денежный;
• Общий и т.д.

После того, как выбор произведен, нужно нажать на кнопку «OK».

Кроме того, для некоторых параметров доступны дополнительные настройки. Например, для числового формата в правой части окна можно установить, сколько знаков после запятой будет отображаться у дробных чисел и показывать ли разделитель между разрядами в числах.

Для параметра «Дата» доступна возможность установить, в каком виде дата будет выводиться на экран (только числами, числами и наименованиями месяцев и т.д.).

Аналогичные настройки имеются и у формата «Время».

Если выбрать пункт «Все форматы», то в одном списке будут показаны все доступные подтипы форматирования данных.

Если вы хотите отформатировать данные через ленту, то находясь во вкладке «Главная», нужно кликнуть по выпадающему списку, расположенному в блоке инструментов «Число». После этого раскрывается перечень основных форматов. Правда, он все-таки менее подробный, чем в ранее описанном варианте.

Впрочем, если вы хотите более точно произвести форматирование, то в этом списке нужно кликнуть по пункту «Другие числовые форматы…». Откроется уже знакомое нам окно «Формат ячеек» с полным перечнем изменения настроек.

Урок: Как изменить формат ячейки в Excel

Выравнивание

Целый блок инструментов представлен во вкладке «Выравнивание» в окне «Формат ячеек».

Путем установки птички около соответствующего параметра можно объединять выделенные ячейки, производить автоподбор ширины и переносить текст по словам, если он не вмещается в границы ячейки.

Кроме того, в этой же вкладке можно позиционировать текст внутри ячейки по горизонтали и вертикали.

В параметре «Ориентация» производится настройка угла расположения текста в ячейке таблицы.

Блок инструментов «Выравнивание» имеется так же на ленте во вкладке «Главная». Там представлены все те же возможности, что и в окне «Формат ячеек», но в более усеченном варианте.

Шрифт

Во вкладке «Шрифт» окна форматирования имеются широкие возможности по настройке шрифта выделенного диапазона. К этим возможностям относятся изменение следующих параметров:

• тип шрифта;
• начертание (курсив, полужирный, обычный)
• размер;
• цвет;
• видоизменение (подстрочный, надстрочный, зачеркнутый).

На ленте тоже имеется блок инструментов с аналогичными возможностями, который также называется «Шрифт».

Граница

Во вкладке «Граница» окна форматирования можно настроить тип линии и её цвет. Тут же определяется, какой граница будет: внутренней или внешней. Можно вообще убрать границу, даже если она уже имеется в таблице.

А вот на ленте нет отдельного блока инструментов для настроек границы. Для этих целей во вкладке «Главная» выделена только одна кнопка, которая располагается в группе инструментов «Шрифт».

Заливка

Во вкладке «Заливка» окна форматирования можно производить настройку цвета ячеек таблицы. Дополнительно можно устанавливать узоры.

На ленте, как и для предыдущей функции для заливки выделена всего одна кнопка. Она также размещается в блоке инструментов «Шрифт».

Если представленных стандартных цветов вам не хватает и вы хотите добавить оригинальности в окраску таблицы, тогда следует перейти по пункту «Другие цвета…».

После этого открывается окно, предназначенное для более точного подбора цветов и оттенков.

Защита

В Экселе даже защита относится к области форматирования. В окне «Формат ячеек» имеется вкладка с одноименным названием. В ней можно обозначить, будет ли защищаться от изменений выделенный диапазон или нет, в случае установки блокировки листа. Тут же можно включить скрытие формул.

На ленте аналогичные функции можно увидеть после клика по кнопке «Формат», которая расположена во вкладке «Главная» в блоке инструментов «Ячейки». Как видим, появляется список, в котором имеется группа настроек «Защита». Причем тут можно не только настроить поведение ячейки в случае блокировки, как это было в окне форматирования, но и сразу заблокировать лист, кликнув по пункту «Защитить лист…». Так что это один из тех редких случаев, когда группа настроек форматирования на ленте имеет более обширный функционал, чем аналогичная вкладка в окне «Формат ячеек».

.
Урок: Как защитить ячейку от изменений в Excel

Как видим, программа Excel обладает очень широким функционалом по форматированию таблиц. При этом, можно воспользоваться несколькими вариантами стилей с предустановленными свойствами. Также можно произвести более точные настройки при помощи целого набора инструментов в окне «Формат ячеек» и на ленте. За редким исключением в окне форматирования представлены более широкие возможности изменения формата, чем на ленте.

ИНСТРУКЦИОННАЯ КАРТА к
лабораторной работе №2 по дисциплине
«КИТ»

ЦЕЛЬ:
Получить практические навыки: создания
и заполнения данными таблицы, использования
в таблице простых формул, копирования
формул в другое место таблицы,
форматирования объектов табличного
документа различными способами, задания
различных форматов чисел.

Краткие теоретические сведения: Интерфейс Excel 2010

Интерфейс Excel 2010 кардинально
отличается от предыдущих классических
версий 1997-2003. Стартовое окно программы
содержит три пустых листа рабочей книги.

Рисунок 1 – Окно программы Excel

Вверху находятся семь лент с инструментами:
Главная, Вставка, Разметка страницы,
Формулы, Данные, Рецензирование, Вид.
Некоторые из них (Разметка страницы,
Вид) очень похожи на своих «собратьев»
из Word 2010.

Каждая лента состоит из панелей, на
которых, собственно, и расположены
инструменты для работы с электронными
таблицами. Как правило, на панель вынесены
наиболее часто используемые инструменты.
Для вызова полного набора инструментов
той или иной панели надо открыть окно
данной панели, нажав на стрелочку в
правом нижнем углу.

Рисунок 2 — Окно программы в режиме форматирования шрифта

При этом откроется соответствующее
окно с инструментами.

Рисунок 3 — Окно с инструментами

В левом верхнем углу окна программы
находится главная кнопка программы
«Файл».

Рисунок 4 — Главная кнопка программы «Файл»

Не забывайте, что
по умолчанию программа сохраняет файл
с расширением xlsx (),
который не смогут прочитать предыдущие
версии Excel. Для того чтобы документ был
совместим с ранними версиями электронных
таблиц, необходимо во время сохранения
файла выбрать соответствующую опцию.

Рисунок 5 – Условное форматирование

Условное форматирование

Excel 2010 предоставляет мощные и удобные
инструменты условного форматирования.

Такое форматирование является удобным
для анализа данных — можно раскрасить
рабочий лист так, что каждый цвет будет
соответствовать определенным данным.
В таком случае хватит даже беглого
взгляда на лист документа, чтобы оценить
проблемные места.

Для применения условного форматирования
служит кнопка «Условное форматирование»
на панели «Стили» ленты
«Главная»(см. рисунок 5).

Чтобы лучше понять, как работает условное
форматирование, выделите группу ячеек
с уже введенными данными, нажмите кнопку
«Условное форматирование» и
посмотрите различные варианты
форматирования.

Рисунок 6 – Варианты форматирования

По умолчанию программа автоматически
определяет минимальное и максимальное
значение в выделенном диапазоне и затем
форматирует в равных процентных
соотношениях.

Если вас не устраивают параметры
форматирования по умолчанию, воспользуйтесь
пунктом «Другие правила..»для
формирования нужных правил форматирования.

Рисунок 7 – Формирование нужных правил форматирования

Следует обратить внимание на возможность
условного форматирования одной ячейки,
содержащей текст, число или дату. Данный
способ позволяет быстро найти ячейки
с определенным значением. Для применения
такого вида форматирования, необходимо
выделить ячейку, нажать кнопку «Условное
форматирование» и выбрать пункт
«Правила выделения ячеек».

В появившемся окне задайте конкретные
условия форматирования. Если не подходят
стандартные операторы для форматирования,
воспользуйтесь пунктом «Другие
правила..».

Рисунок 8 – Распространение условного форматирования

В нашем случае выделенная пустая ячейка
окрасилась, т.к. по умолчанию Excel считает,
что пустые ячейки эквиваленты нулевому
значению. Если в ячейку ввести число
меньше 4, то ячейка обесцветится. Чтобы
распространить условное форматирование
на другие ячейки, необходимо правой
кнопкой мыши потянуть за правый нижний
угол только что отформатированной
ячейки и в контекстном меню выбрать
пункт «Заполнить только форматы».

В Excel 2010 имеется возможность условного
форматирования верхних и нижних значений
в диапазоне ячеек.

Для этого нажмите кнопку «Условное
форматирование», выберите пункт
меню «Правила отбора первых и
последних значений», и соответствующее
правило форматирования.

В появившемся окне можно подстроить условие форматирования.

Рисунок 9 – Правила отбора первых и последних значений

В Excel 2010 к одному и тому же диапазону
можно применять одновременно несколько
правил условного форматирования. Для
того, чтобы расставить приоритеты
форматирования, необходимо воспользоваться
пунктом «Диспетчер правил условного
форматирования» кнопки «Условное
форматирование».

Рисунок 10 – Управление правилами

Правило, находящееся вверху списка,
является самым приоритетным.

Рисунок 11 – Диспетчер правил условного форматирования

Для прекращения действия какого-либо
правила форматирования, необходимо
установить флажок «Остановить, если
истина».

Условные форматы можно копировать (вы
в этом уже убедились на примере выше).
Для копирования формата в любую ячейку
(диапазон ячеек) можно воспользоваться
«метелкой» «Формат по образцу»,
расположенной на панели «Буфер
обмена» ленты «Главная».

Для удаления условного форматирования
необходимо выделить нужный диапазон
ячеек, нажать кнопку «Условное
форматирование» и выбрать пункт
«Удалить правила».

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

  23.08.2019159.74 Кб17оп.doc

• #

Форматирование – это один из основных процессов при работе с табличным процессором. Применяя форматирование, можно изменить внешний вид табличных данных, а также задать параметры ячеек. Важно уметь правильно его осуществлять, чтобы выполнять свою работу в программе быстро и эффективно. Из статьи вы узнаете, как правильно форматировать таблицу.

Форматирование таблиц

Форматирование – это набор действий, который необходим для редактирования внешнего вида таблицы и показателей внутри неё. Эта процедура позволяет редактировать кегль и цвет шрифта, размер ячеек, заливку, формат и так далее. Разберем каждый элемент более подробно.

Автоформатирование

Автоформатирование можно применить к абсолютно любому диапазону ячеек. Табличный процессор самостоятельно отредактирует выделенный диапазон, применив к нему назначенные параметры. Пошаговое руководство:

1. Производим выделение ячейки, диапазона ячеек или всей таблицы.

1. Переходим в раздел «Главная» и нажимаем «Форматировать как таблицу». Найти этот элемент можно в блоке «Стили». После нажатия отображается окошко со всеми возможными готовыми стилями. Выбрать можно любой из стилей. Кликаем на понравившейся вариант.

1. На экране отобразилось маленькое окошко, которое требует подтверждения корректности вбитых диапазонных координат. Если вы заметили, что в диапазоне существует ошибка, то можете отредактировать данные. Нужно внимательно отнестись к пункту «Таблица с заголовками». Если в табличке присутствуют заголовки, то возле этого свойства необходимо поставить галочку. После проведения всех настроек кликаем «ОК».

1. Готово! Табличка приняла внешний вид выбранного вами стиля. В любой момент этот стиль можно поменять на другой.

Переход к форматированию

Возможности автоматического форматирования устраивают далеко не всех пользователей табличного процессора. Существует возможность ручного форматирования таблички при помощи специальных параметров. Отредактировать внешний вид можно при помощи контекстного меню или же инструментов, расположенных на ленте. Пошаговое руководство:

1. Производим выделение необходимой области редактирования. Нажимаем на нее ПКМ. На экране отобразилось контекстное меню. Кликаем на элемент «Формат ячеек…».

1. На экране отобразилось окошко под названием «Формат ячеек». Здесь можно выполнить различные манипуляции редактирования табличных данных.

В разделе «Главная» располагаются различные инструменты форматирования. Для того чтобы применить их к своим ячейкам, необходимо произвести их выделение, а затем кликнуть по любому из них.

Форматирование данных

Формат ячейки — это один из основных элементов форматирования. Этот элемент не только видоизменяет внешний вид, но и указывает табличному процессору способ обработки ячейки. Как и в предыдущем способе, это действие можно реализовать через контекстное меню или же инструменты, находящиеся в специальной ленте вкладки «Главная».

Открыв окошко «Формат ячеек» при помощи контекстного меню, можно произвести редактирование формата через раздел «Числовые форматы», находящегося в блоке «Число». Здесь можно выбрать один из следующих форматов:

• дата;
• время;
• общий;
• числовой;
• текстовый и т.д.

После выбора необходимого формата кликаем «ОК».

Ко всему прочему, у некоторых форматов существуют дополнительные параметры. Выбрав числовой формат можно отредактировать количество цифр после запятой у чисел дробного типа.

Установив формат «Дата», можно выбрать, в каком виде будет отображаться дата на экране. У параметра «Время» существуют такие же настройки. Кликнув на элемент «Все форматы», можно просмотреть все возможные подвиды редактирования данных в ячейке.

Перейдя в раздел «Главная» и раскрыв список, находящийся в блоке «Число», можно также отредактировать формат ячейки или диапазона ячеек. В этом списке находятся все основные форматы.

Нажав на элемент «Другие числовые форматы…» отобразится уже известное окошко «Формат ячеек», в котором можно произвести более детальную настройку формата.

Выравнивание содержимого

Перейдя в окошко «Формат ячеек», а затем в раздел «Выравнивание» можно произвести ряд дополнительных настроек, позволяющих сделать внешний вид таблички более презентабельным. В этом окошке находится большое число настроек. Поставив галочку около того или иного параметра, можно произвести объединение ячеек, осуществить перенос текста по словам, а также реализовать автоматический подбор ширины.

Ко всему прочему, в данном разделе можно реализовать расположение текста внутри ячейки. Существует возможность выбора вертикального и горизонтального отображения текста.

В разделе «Ориентация» можно произвести настройку угла позиционирования текстовой информации внутри ячейки.

В разделе «Главная» находится блок инструментов «Выравнивание». Здесь, как и в окошке «Формат ячеек», находятся настройки выравнивания данных, но в более обрезанном виде.

Настройка шрифта

Раздел «Шрифт» позволяет выполнить большой комплекс действий по редактированию информации, находящейся в выделенной ячейке или диапазоне ячеек. Здесь можно отредактировать следующее:

• тип;
• размер;
• цвет;
• начертание и т.д.

На специальной ленте находится блок инструментов «Шрифт», который позволяет выполнить такие же преобразования.

Границы и линии

В разделе «Граница» окошка «Формат ячеек» можно произвести настройку видов линии, а также выставить желаемый цвет. Здесь же можно выбрать стиль границы: внешний или внутренний. Существует возможность полного удаления границы, если она не нужна в таблице.

К сожалению, на верхней ленте отсутствуют инструменты для редактирования границ таблицы, но существует небольшой элемент, который находится в блоке «Шрифт».

Заливка ячеек

В разделе «Заливка» окошка «Формат ячеек» можно отредактировать цвет табличных ячеек. Существует дополнительная возможность выставления различных узоров.

Как и в предыдущем элементе, здесь существует только одна кнопка на ленте инструментов, которая находится в блоке «Шрифт».

Бывает так, что пользователю недостаточно стандартных оттенков для работы с табличной информацией. В этом случае нужно перейти в раздел «Другие цвета…» через кнопку, располагающуюся в блоке «Шрифт». После нажатия отображается окошко, которое позволяет выбрать другой цвет.

Стили ячеек

Стиль ячеек можно не только задавать самостоятельно, но и выбирать из интегрированных в сам табличный процессор. Библиотека стилей обширна, поэтому каждый пользователь сможет подобрать для себя подходящий стиль.

Пошаговое руководство:

1. Выделяем необходимые ячейки для применения готового стиля.
2. Переходим в раздел «Главная».
3. Кликаем «Стили ячеек».
4. Выбираем понравившейся стиль.

Защита данных

Защита тоже относится к сфере форматирования. В знакомом нам окошке «Формат ячеек» существует раздел под названием «Защита». Здесь можно выставить параметры защиты, которые позволят запретить редактирование выделенного диапазона ячеек. А также здесь можно включить скрытие формул.

На ленте инструментов раздела «Главная» в блоке «Ячейки» находится элемент «Формат», позволяющий произвести аналогичные преобразования. Нажав на «Формат», на экране отобразится список, в котором существует элемент «Защита». Кликнув на «Защитить лист…», можно запретить редактирование всего листа искомого документа.

Темы оформления таблиц

В табличном процессоре Excel, как и текстовом процессоре Word, можно выбрать тему оформления документа.

Пошаговое руководство:

1. Переходим во вкладку «Разметка страницы».
2. Кликаем на элемент «Темы».
3. Выбираем одну из готовых тем.

Трансформация в «Умную таблицу»

«Умная» таблица является особым видом форматирования, после использования которого массив ячеек получает определенные полезные свойства, облегчающие работу с большими объёмами данных. После преобразования диапазон ячеек начинает рассматриваться программой как целый элемент. Использование этой функции избавляет пользователей от пересчета формул после добавления новых строчек в таблицу. Ко всему прочему, «Умная» таблица имеет особые кнопки в заголовках, которые позволяют фильтровать данные. Функция предоставляет возможность закрепить шапку таблицы в верхней части листа. Трансформация в «Умную таблицу» производится следующим образом:

1. Выделяем необходимую область для редактирования. На ленте инструментов выбираем элемент «Стили» и кликаем «Форматировать как таблицу».

1. На экране отобразился список готовых стилей с предустановленными параметрами. Жмем на понравившейся вариант.

1. Появилось вспомогательное окно с настройками диапазона и отображения заголовков. Выставляем все необходимые параметры и жмем кнопку «ОК».

1. После проведения этих настроек наша табличка превратилась в «Умную таблицу», с которой намного удобнее работать.

Пример форматирования таблицы

Разберем на простом примере, как пошагово произвести форматирование таблицы. К примеру, мы создали табличку следующего вида:

Теперь перейдем к ее детальному редактированию:

1. Начнем с заголовка. Выделяем диапазон А1…Е1, и кликаем на «Объединить и переместить в центр». Этот элемент находится в разделе «Форматирование». Ячейки объединились, а внутренний текст выровнялся по центру. Выставляем шрифт «Arial», кегль – «16», «Полужирный», «Подчеркнутый», оттенок шрифта – «Фиолетовый».
2. Перейдем к форматированию заголовков столбиков. Выделяем ячейки А2 и В2 и кликаем «Объединение ячеек». Аналогичные действия производим с ячейками А7 и В7. Выставляем следующие данные: шрифт – «Arial Black», кегль – «12», выравнивание – «По левому краю», оттенок шрифта – «Лиловый».
3. Производим выделение С2…Е2, удерживая «Ctrl», производим выделение С7…Е7. Здесь выставляем следующие параметры: шрифт – «Arial Black», кегль – «8», выравнивание – «По центру», цвет шрифта – «Лиловый».
4. Переходим к редактированию записей. Производим выделение основных показателей таблицы – это ячейки А3…Е6 и А8…Е8. Выставляем следующие параметры: шрифт – «Arial», «11», «Полужирный», «По центру», «Синий».
5. Выравниваем по левому краю В3…В6, а также В8.
6. Выставляем красный цвет в А8…Е8.
7. Производим выделение D3…D6 и нажимаем ПКМ. Кликаем «Формат ячеек…». В появившемся окошке выбираем числовой тип данных. Аналогичные действия производим с ячейкой D8 и выставляем три цифры после запятой.
8. Переходим к форматированию границ. Производим выделение А8…Е8 и жмем «Все границы». Теперь выбираем «Толстая внешняя граница». Далее производим выделение А2…Е2 и также выбираем «Толстая внешняя граница». Таким же образом производим форматирование А7…Е7.
9. Производим установку цвета. Выделяем D3…D6 и назначаем светло-бирюзовый оттенок. Производим выделение D8 и выставляем светло-желтый оттенок.
10. Переходим к установке защиты на документ. Производим выделение ячейки D8, жмем на нее ПКМ и кликаем «Формат ячеек». Здесь выбираем элемент «Защита» и ставим галочку около элемента «Защищаемая ячейка».
11. Перемещаемся в основное меню табличного процессора и переходим в раздел «Сервис». Затем передвигаемся в «Защита», где выбираем элемент «Защитить лист». Выставление пароля – необязательная функция, но при желании его можно поставить. Теперь данную ячейку невозможно отредактировать.

На этом примере мы детально рассмотрели, как пошагово можно отформатировать табличку в табличном процессоре. Результат форматирования выглядит следующим образом:

Как мы видим, табличка внешне кардинально изменилась. Её вид стал более удобным и презентабельным. Аналогичными действиями можно отформатировать абсолютно любую таблицу и поставить на нее защиту от случайного редактирования. Ручной способ форматирования намного эффективней использования готовых стилей, так как вручную можно задать уникальные параметры для любого вида таблицы.

Заключение

Табличный процессор обладает огромным количеством настроек, позволяющих произвести форматирование данных. В программе существуют удобные встроенные готовые стили с установленными параметрами форматирования, а через окошко «Формат ячеек» можно реализовать собственные настройки вручную.