Тело листа excel это

План урока:

Понятие и назначение электронных таблиц

Рабочий лист и книга, ячейка и ее адрес, диапазон ячеек

Интерфейс MS Excel: строка заголовка, строка меню, панель инструментов

Типы данных в Excel

Виды ссылок: абсолютные и относительные

Встроенные функции и их использование

Диаграмма. Виды и порядок построения диаграммы

Понятие и назначение электронных таблиц

Электронной таблицей (табличным процессором) называют программное обеспечение, основными задачами которого являются создание, изменение, сохранение и визуализация данных, представленных в табличной форме.

Современные электронные таблицы выпускаются и поддерживаются разными коммерческими производителями, а также открытыми сообществами разработчиков, но основные функциональные возможности этих продуктов, представленные на первом рисунке, схожи.

Рисунок 1 – Основные функции электронных таблиц

Как правило, электронные таблицы предназначены для решения следующих задач:

— хранение разнородных данных в электронном виде в табличной форме;

— организация вычислений, выполняемых в автоматическом режиме;

— статистический анализ данных и поиск управленческих решений;

— построение графиков и диаграмм для наглядного представления данных;

— создание отчетов в форматах, удобных для последующей печати или распространения в сети.

Рабочий лист и книга, ячейка и ее адрес, диапазон ячеек

Электронные таблицы представляют собой строгую иерархическую конструкцию из книг, содержащих листы, каждый из которых разделен на пронумерованные строки и столбцы, по аналогии с архивными записями или бухгалтерскими книгами прошлого века, для замены которых была придумана этап программа. Далее работу с электронными таблицами мы будем рассматривать на примере Microsoft Excel.

Книгой в среде Excel называют файл, содержащий один или несколько листов с данными, часто объединенных по какому-то признаку, например, расписания занятий на каждый день недели.  

Рабочий лист электронной таблицы – это базовый элемент Excel, представляющий собой отдельную таблицу, имеющую свое имя (заголовок), и свою внутреннюю адресацию. Именно на листах хранятся и редактируются данные, задаются формулы для расчетов и выводятся графики.

Адресация рабочего листа Excel задается в двумерной системе координат, где первой координатой является столбец листа, а второй – строка.  

Ячейка Excel – это хранилище одного элемента данных таблицы, доступ к которому осуществляется по адресу ячейки – номерам столбца и строки, на пересечении которых находится ячейка. Например, ячейка, расположенная в столбце «B» строки «6», будет иметь адрес «B6».

Диапазоном ячеек называют прямоугольную область, охватывающую стразу несколько строк и/или столбцов. Такие области имеют составную адресацию. Например, диапазон, охватывающий столбцы от «A» до «E» и строки от «4» до «9» включительно, будет иметь адрес «A4:E9».

Интерфейс MS Excel: строка заголовка, строка меню, панель инструментов

Интерфейс электронной таблицы Excel видоизменяется с каждым выпуском, следуя общему стилю и функциональности всего пакета MS Office. Тем не менее некоторые ключевые элементы, такие как строка заголовка, меню и панель инструментов присутствуют в каждой версии.

Строка заголовка, помимо стандартных кнопок сворачивания/разворачивания/закрытия, присущих большинству программных окон, содержит название текущей открытой книги, что позволяет идентифицировать ее среди множества других открытых книг.   

Рисунок 2 – Строка заголовка Excel

Под строкой заголовка располагается меню, в состав которого в стандартном режиме работы входят следующие разделы:

— «Файл»;

— «Главная»;

— «Вставка»;

— «Разметка страницы»;

— «Формулы»;

— «Данные»;

— «Рецензирование»;

— «Вид»;

— «Разработчик»;

— «Справка».

Рисунок 3 – Строка меню

При выполнении определенных задач состав меню может динамически видоизменяться, дополняясь новыми пунктами. Например, при редактировании диаграмм добавляются «Конструктор диаграмм» и «Формат».

Рисунок 4 – Динамически добавляемые пункты меню

На панели инструментов Excel, находящейся непосредственно под строкой меню, размещаются элементы управления, относящиеся к данному разделу. Пример содержимого панели приведен на рисунке.

Рисунок 5 – Фрагмент панели инструментов для пункта меню «Главная»

Типы данных в Excel

Мы уже выяснили, что в таблицах можно хранить разнородные данные, но, чтобы Excel мог их правильно отображать, сортировать и корректно обрабатывать в функциях, каждому элементу данных должен быть сопоставлен его тип.

Тип данных – это формальное соглашение о том, какой объем памяти будет занимать элемент данных, как он будет храниться, обрабатываться в формулах и преобразовываться в другие типы.

Основные типы данных Excel:

— число;

— текст;

— дата и время;

— логическое значение;

— формула.

В большинстве случаев тип данных определяется автоматически, но бывают ситуации, когда Excel «не понимает» что имел в виду пользователь, тогда формат данных (включающий тип и способ его представления) указывают вручную. Это можно сделать как для отдельных ячеек, так и для целых столбцов, строк или диапазонов. Функция выбора формата доступна из контекстного меню.

Рисунок 6 – Команда контекстного меню для выбора формата данных

В появившемся окне «Формат ячеек», в первой его вкладке «Число», можно указать формат данных.

Рисунок 7 – Окно «формат ячеек»

Не все форматы отвечают за разные типы данных. Например, форматы «Числовой», «Денежный» и «Финансовый» – это просто разные представления числового типа, определяющие количество знаков после запятой, правила вывода отрицательных чисел, разделители разрядов и пр.

Виды ссылок: абсолютные и относительные

Поскольку каждая ячейка, строка, столбец или диапазон имеют свой адрес, при составлении формул и выражений мы можем ссылаться на эти элементы.

Ссылка в Excel – это адрес элемента или группы элементов данных, заданный в абсолютном или относительном виде.

Относительная ссылка – это простой адрес вида «столбец, строка», используемый в качестве аргумента в формуле. Относительной она называется потому, что Excel запоминает расположение адресуемой ячейки относительно ячейки с формулой, и при изменении положения формулы на листе будет меняться и ссылка.

Примеры относительных ссылок: «B3», «F2», «AP34».

Абсолютная ссылка – это адрес вида «$столбец, $строка», ссылающийся на ячейку, позиция которой остается неизменной при перемещении ячейки с формулой. Допускается отдельно «фиксировать» столбец или строку, указывая перед ними знак «$».

Примеры абсолютных ссылок:

— на ячейку E32: «$E$32»;

— на столбец F: «$F2»;

— на строку 4: «A$4».

Порядок создания формулы в Excel

Рассмотрим шаги создания формулы на примере произведения чисел.

При правильном выполнении всех шагов, в ячейке C1 отобразится произведение чисел из ячеек A1 и B1. Более того, это произведение будет автоматически изменяться при изменении множителей.

Ошибки при вводе формул

При вводе новой формулы в ячейку, перед ее выполнением Excel осуществляет синтаксический анализ выражения и контроль входящих в него ссылок. Несоответствия приводят к выводу ошибки, которую необходимо устранить, прежде чем формула будет вычисляться.

Самые распространенные ошибки при вводе формул:

«#ДЕЛ/0!» – произошло деление на ноль или на пустую ячейку;

«#Н/Д» – один из аргументов функции в данный момент недоступен;

«#ИМЯ?» – некорректно задано название функции или аргумента;

«#ПУСТО!» – указанный диапазон не содержит ячеек;

«#ЧИСЛО!» – ячейка содержит значение, которое нельзя преобразовать в число;

«#ССЫЛКА!» – ссылка некорректна;

«#ЗНАЧ!» – один или несколько аргументов функции принимают недопустимые значения.

Встроенные функции и их использование

Программный пакет Excel не был бы таким эффективным и удобным инструментом, если бы не огромное количество встроенных функций, позволяющих пользователям, не являющимся ни программистами, ни математиками, решать задачи анализа данных разной степени сложности, приложив минимум усилий.

В списке встроенных представлены математические, логические, статистические и финансовые функции, операции обработки текста, дат и времени, процедуры взаимодействия с базами данных.

 Для использования встроенных функций откройте раздел меню «Формулы». На панели инструментов появятся кнопка «Вставить функцию», а также библиотека функций с удобными рубрикаторами по типам решаемых задач.

Рисунок 13 – Библиотека функций на панели инструментов

Рассмотрим использование встроенных функций на конкретном примере.

Пример вычисления математической функции

Допустим, перед нами стоит задача определения среднего балла ученика по имеющемуся списку оценок.

Шаг 1. На пустом листе в столбце B создайте список дисциплин, а в столбце C – соответствующих им оценок. Под списком дисциплин разместите ячейку с текстом «Средний балл».

Шаг 2. Поместите курсор в ячейку столбца C, расположенную напротив ячейки с текстом «Средний балл». В меню выберите пункт «Формулы» и нажмите на панели инструментов кнопку «Вставить функцию».

Шаг 3. Из списка функций выберите «СРЗНАЧ» — вычисление среднего значения, и нажмите кнопку «ОК». Появится окно заполнения аргументов функции, в которое Excel уже автоматически вписал столбец оценок.

Шаг 4. Если автоматически выбранный диапазон вас не устраивает, его можно скорректировать вручную. В нашем случае в диапазон попала ячейка с адресом C9, в которой никаких оценок нет. Ограничьте диапазон строками с третьей по восьмую, просто выделив его мышью.

Шаг 5. Подтвердите выбор, нажав кнопку «ОК». В ячейке C10 при этом появится среднее значение.

Шаг 6. Выводимое значение получилось не очень красивым, ограничим его одним знаком после запятой. Для этого щелкните правой кнопкой мыши по ячейке и в контекстном меню выберите «Формат ячеек…»

Шаг 7. В появившемся окне выберите формат «Числовой», число десятичных знаков – 1.

Теперь расчет и отображение среднего балла работают как нам нужно.

Диаграмма. Виды и порядок построения диаграммы

Диаграмма в excel – это форма наглядного графического представления набора данных.

Доступ к панели инструментов «Диаграммы» осуществляется через меню «Вставка».

В Excel имеется множество шаблонов диаграмм, объединенных в группы, самые популярные среди которых:

            — гистограммы;

            — точечные диаграммы;

            — графики;

            — круговые диаграммы.

Рассмотрим пошаговый порядок построения диаграммы успеваемости по четвертям учебного года. В качестве наиболее подходящего вида диаграммы определим столбчатую (гистограмму).

Шаг 1. Дополните таблицу из предыдущего примера тремя столбцами оценок, сформировав тем самым аттестацию за четыре четверти. Над оценками проставьте номера соответствующих четвертей.

Шаг 2. Выделите на листе область, охватывающую все введенные данные и подписи.

Шаг 3. В меню «Вставка» — «Диаграммы» выберите первый элемент – «Гистограмма».

Шаг 4. Проверьте корректность создания диаграммы, при необходимости отмените шаги 2,3 и выделите диапазон заново.

Шаг 5. Измените название диаграммы. Щелкнув по нему мышью, введите «Успеваемость по четвертям».

Шаг 6. Слева на оси оценок мы видим значения 0 и 6. Таких оценок не бывает, поэтому исправим формат вывода. Наведите курсор мыши на ось оценок, нажмите правую кнопку и выберите «Формат оси…».

Шаг 7. В открывшемся окне параметров введите минимум – 1, максимум – 5, основные и промежуточные деления – 1.

Шаг 8. Добавьте к диаграмме таблицу оценок, нажав кнопку «+» в правом верхнем углу диаграммы и выбрав «Таблица данных».

Если вы все сделали правильно, то диаграмма будет выглядеть как на рисунке.

Поздравляем! Вы научились основам ввода, обработки и визуализации данных в программе Microsoft Excel.

Новый документ, который автоматически открывается при запуске табличного редактора Excel, называется «Книга» и имеет условное название «Книга 1». Каждая книга состоит из листов таблиц, которые являются основой документа Excel и представляют собой место для хранения данных и работы с ними.

Лист (рабочий лист) — это составная часть книги, основа документа Excel, представляющая собой место для внесения и хранения данных, графического представления обработки этих данных, а также ведения различных вычислений и расчетов.

Имена листов

Книга может состоять как из одного (минимальное количество листов в книге), так и из нескольких листов, количество которых определяется в настройках приложения. Каждый лист имеет свое уникальное в пределах книги имя и символизируется ярлычком, расположенным в левой нижней части окна книги, левее горизонтальной полосы прокрутки. Цвет ярлычков может изменяться. На ярлычках листов отображаются их имена. Стандартные имена листов можно изменять, присваивая им любые другие названия. Имена листов не должны быть пустыми, не должны превышать 31-го символа и не должны содержать двоеточий, косых черт, вопросительных знаков, звездочек и квадратных скобок.

Работа с листами

Любой лист состоит из вертикальных столбцов и горизонтальных строк ячеек, в которые вводятся данные. Вносить и изменять данные можно как в одном, так и сразу в нескольких листах одновременно. Новые листы можно добавлять в книгу в любое время, а очередность листов в книге можно изменять по своему усмотрению. Листы можно удалять, разбивать окна листов на сектора, создавать копии листов, скрывать и отображать.

Некоторые действия, совершаемые с листами, могут быть ограничены при помощи защиты структуры и окон.

Надстройка для работы с листами

Действия с листами, можно осуществлять не только при помощи стандартных средств Excel, но и программно, при помощи надстроек. Также, надстройки позволяют совершать с листами некоторые действия, которые вообще в программе Excel не предусмотрены, например, сортировка листов или объединение листов из разных книг в одну.

надстройка для быстрой работы с листами

При помощи надстройки для Excel можно быстро переименовать листы рабочей книги, расставить их в нужной последовательности, размножить в заданном количестве, выборочно удалить по условию, объединить листы из разных рабочих книг в одну, разъединить листы и сохранить их отдельными файлами, отправить на печать только определенные листы из множества рабочих книг, делать листы видимыми, скрытыми и очень скрытыми по заданной маске, сортировать листы по возрастанию и убыванию, быстро устанавливать и снимать защиту как с одного, так и со всех листов сразу.

В открывшемся запросе электронной почты выберите «Отправить текущий лист как тело сообщения» и нажмите «ОК».

• Это сделает текущий рабочий лист телом исходящего электронного письма. Он автоматически откроет почтовый клиент по умолчанию в вашей системе, и рабочий лист будет частью тела сообщения электронной почты.

Обратите внимание, что когда вы используете вышеуказанный метод для отправки части рабочего листа в теле сообщения электронной почты, он не сохраняет никаких функциональных возможностей рабочего листа Excel. Это может быть полезно, если вы хотите быстро отправить часть большого набора данных вместо отправки всего рабочего листа.

Отправить один лист Excel как вложение по электронной почте

Вы можете отправить один лист Excel (из многих листов в книге) в качестве вложения к электронному письму. Для этого вам нужно создать новую книгу с этим единственным листом, а затем отправить ее с помощью функции «Отправить получателю электронной почты».

Отправить всю книгу как вложение по электронной почте

Вы можете легко отправить всю книгу, вложив ее как часть электронного письма.

Вот как это сделать:

Хотя вы можете делать все вышеупомянутые вещи, не используя параметр «Отправить на почту», он действительно ускоряет процесс и делает его более эффективным.

Отправка листа/книги по почте

и осуществить массовую рассылку сразу множеству разных получателей, с возможностью указать для каждого получателя отдельную тему письма, текст и вложить в каждое письмо указанные файлы. Так же можно указать адреса для отправки копий и скрытых копий, вставить в письмо диапазон ячеек с форматированием и указанную подпись. Рассылка может производиться как при помощи MS Outlook, так и без него.

Отправка листа/книги
С этой вкладки можно отправить указанному получателю активный лист, активную книгу или выбранные листы. Так же с этой вкладки можно управлять собственной адресной книгой MulTEx: добавлять и удалять адреса в книгу.

Отправить:

• активный лист — в созданное письмо будет вложена новая книга, содержащая только один лист — тот, который был активным на момент отправки сообщения. Лист отправляется как есть — т.е. адресат получит точную копию листа на момент отправки (даже если какие-то изменения не были сохранены перед отправкой).
• активную книгу полностью — в созданное письмо будет вложена копия активной на момент отправки сообщения книги. Книга отправляется как есть — т.е. адресат получит точную копию книги на момент отправки (даже если книга не была сохранена перед отправкой).
• выбранные листы как новую книгу — в этом случае становится доступным окно выбора листов активной книги, в котором можно отметить флажками только те листы, которые необходимо отправить. Отмеченные листы впоследствии будут объединены в одну новую книгу, которая и будет вложена в письмо. Все листы переносятся как есть, даже если исходная книга не была сохранена перед отправкой.

Отправить на адрес:

Тема письма: — указывается тема письма. Желательно указывать не более 255 символов, т.к. более длинный текст будет обрезан до 255 символов, т.к. большинство почтовых программ не работают с темой, длина текста которой превышает 255 символов.

Отправить копию на адрес — записывается вручную или выбирается из списка действительный адрес электронной почты, на которую должна быть отправлена копия письма. Адрес может быть выбран из адресной книги MulTEx или занесен вручную.

Массовая рассылка
Данная вкладка поможет сделать рассылку писем группе адресатов на основе созданных на листе Excel списков. Можно один раз создать несколько списков под различные ситуации (для оповещения о совещаниях, отправки отчетов и т.д.) и использовать их потом не создавая каждый раз списки получателей, тексты и темы заново. Каждому получателю может быть отправлен свой текст сообщения со своей темой и своими вложенными файлами или всем адресатам могут быть назначены одинаковые тема, текст сообщения, вложения. Так же можно дополнительно указать адреса для отправки копий писем и скрытых копий:

Адреса получателей — указывается диапазон ячеек на листе(только один столбец!) с адресами электронной почты получателей.

Тема(ы) сообщений — указывается диапазон ячеек на листе(только один столбец!) с темой письма.
Одна тема для всех писем — устанавливается, если для всех адресатов необходимо указать только одну тему. В данном случае названием темы будет значение верхней левой ячейки указанного диапазона.

Текст(ы) сообщений — указывается диапазон ячеек на листе(только один столбец!) с текстом письма.
Один текст для всех писем — устанавливается, если для всех адресатов необходимо указать только один текст сообщения. В данном случае в качестве текста для всех сообщений будет текст верхней ячейки указанного диапазона.

Вложения — указывается диапазон ячеек на листе(только один столбец!) с полным путем к файлу для отправки(для указания полного пути можно воспользоваться командой MulTEx — Путь к файлу ). Можно в одной ячейке указать несколько вложений. Указывать следует через запятую с указанием полного пути к каждому файлу. Разделение путей к файлам должны быть без пробелов — только запятая. Иначе вложение может не прикрепиться.
Одно вложение для всех писем — устанавливается, если всем адресатам необходимо отправить одинаковые файлы. В данном случае отправлены будут файлы, пути к которым указаны в верхней левой ячейке указанного диапазона.

Копия на адреса — указывается диапазон ячеек на листе(только один столбец!) с адресами электронной почты, которые должны быть поставлены в копию письма. В одной ячейке можно указать сразу несколько электронных адресов, разделив их точкой-с-запятой: mail1@mail.info;mail2@mail.info;mail3@mail.info . Никаких лишних пробелов между адресами быть не должно.
Одна копия для всех писем — устанавливается, если всем письмам необходимо указать одинаковые адреса для копий. В данном случае адреса для всех сообщений будут взяты из верхней левой ячейки указанного диапазона.

Скрытая копия на адреса — указывается диапазон ячеек на листе(только один столбец!) с адресами электронной почты, которые должны быть поставлены в скрытую копию письма.
Скрытая копия — если адрес получателя записан в скрытой копии, то никто из других получателей не будет видеть, что он поставлен в копию.

В одной ячейке можно указать сразу несколько электронных адресов, разделив их точкой-с-запятой: mail1@mail.info;mail2@mail.info;mail3@mail.info . Никаких лишних пробелов между адресами быть не должно.
Одна скрытая копия для всех писем — устанавливается, если всем письмам необходимо указать одинаковые адреса для скрытых копий. В данном случае адреса для всех сообщений будут взяты из верхней левой ячейки указанного диапазона.

Пример таблицы для массовой рассылки:

ВАЖНО! Массовая рассылка MulTEx не имеет никаких ограничений по числу отправляемых сообщений. Но различные почтовые серверы могут устанавливать свои лимиты. Например, Gmail и Yandex могут заблокировать email, с которого ведется рассылка, если общее количество отправленных сообщений в день превысит 100 штук. Поэтому производить важные массовые рассылки рекомендуется с собственного SMTP-сервера или корпоративного email.

Настройки массовой рассылки
Отправка без использования Outlook — для массовой рассылки предусмотрена возможность, отправки писем без использования почтовой программы (хоть и написано без использования Outlook, на самом деле имеется наличие почтовой программы вообще не требуется). Отправка отправляется посредством CDO (Collaboration Data Objects) — библиотекой, встроенной в операционную систему Windows. Для того, чтобы её использовать необходимо лишь знать настройки почтового сервера (Яндекс, Рамблер, Mail.ru и др.).

Шаблон — имя шаблона учетной записи. После выбора шаблона из списка, поля Сервер, Пользователь, Пароль и Порт заполнятся автоматически значениями, назначенными для данного шаблона. Это позволяет не вбивать каждый раз одни и те же настройки, если используется несколько различных учетных записей.
Сервер — имя почтового сервера SMTP. SMTP — Simple Mail Transfer Protocol — простой протокол передачи почты. Это сетевой протокол, предназначенный для передачи электронной почты в сетях TCP/IP. Если почтовый ящик на сервисе mail.ru заканчивается на inbox.ru, list.ru или bk.ru, то адрес SMTP-сервера тоже с большой вероятностью изменится(smtp.inbox.ru, smtp.list.ru и smtp.bk.ru). Точные значения можно найти на сайте поставщика услуг (Яндекс, Mail, Gmail, Rambler и т.д.) в описаниях настроек для Outlook. Большинство из них размещают всю подробную информацию в открытом доступе.
Пользователь — имя пользователя. Как правило совпадает с учетной записью для входа в почту.
Пароль — пароль для входа в почту.

Порт — порт сервера SMTP. У большинства почтовых серверов это значение 25 или 465. Узнать точное значение можно только на самом сервере. Большинство из них размещают всю подробную информацию в открытом доступе.
Использовать SSL/TLS — Secure Sockets Layer/Transport Layer Security. Многие почтовые серверы используют шифрование методом SSL или TLS, что необходимо учитывать при настройке отправки. Если указанный почтовый сервер использует SSL/TLS и галка не будет поставлена — с большой долей вероятности письма просто не будет отправлены сервером. Точные значения можно узнать на сайте поставщика услуг(Яндекс, Mail, Gmail, Rambler и т.д.) в описаниях настроек для Outlook и найти тот параметр, который отвечает за SSL/TLS.
В таблице ниже приведены настройки для наиболее популярных почтовых сервисов:

Добавить шаблон — с помощью данной команды можно запомнить введенные настройки сервера, пользователя, пароля и порта в новый шаблон для удобство выбора настроек отправки, чтобы не вбивать эти настройки в последующем.
Изменить шаблон — с помощью данной команды можно изменить настройки шаблона. Выберите необходимый шаблон, внесите изменения в необходимые поля и нажмите кнопку (Изменить шаблон).
Удалить шаблон — удаляет выбранный шаблон настроек. Выполнение данной команды необратимо, поэтому рекомендуется аккуратно применять её либо сделать резервную копию настроек перед удалением.
Удалить все шаблоны — удаляет все шаблоны настроек. Выполнение данной команды необратимо, поэтому рекомендуется аккуратно применять её либо сделать резервную копию настроек перед удалением.
Все шаблоны хранятся в специальном файле «MailSet.xml», содержащим адресную книгу и настройки CDO. Вы можете самостоятельно делать резервные копии данного файла при помощи команды Резервное копирование и восстановление. При переустановке MulTEx этот файл не удаляется и не заменяется.

Формат сообщений:

• Простой текст (.txt) — при создании писем текст сообщения никак не преобразуется и любые теги будут вставлены как есть. При этом даже если текст внутри ячейки отформатирован стандартными средствами Excel — этот формат не будет применен.
• Форматированный текст (.htm) — при создании письма в тексте будут учитываться теги HTML-разметки и такой текст будет преобразован в форматированный текст. Например, текст вида:

-важный текст выделить <strong>жирным</strong> или <span style=»color: red;»>красным</span>; -вставить гиперссылки на сайт(<a title=»www.excel-vba.ru» href=»http:\www.excel-vba.ru»>www.excel-vba.ru</a>) или e-mail(<a title=»info@excel-vba.ru» href=»mailto:info@excel-vba.ru»>info@excel-vba.ru</a>); -<span style=»text-decoration: underline;»>подчеркнуть текст</span> или <span style=»background-color: yellow;»>заполнить цветом</span>; -назначить размер шрифта, например <span style=»font-size: 30px»>30 пикселей</span> -назначить любой доступный шрифт, например <span style=»font-family: Comic Sans MS»>Comic Sans MS</span> -и т.д.

после вставки в письмо будет выглядеть так:

-важный текст выделить жирным или красным ;
-вставить гиперссылки на сайт(www.excel-vba.ru) или e-mail(info@excel-vba.ru);
— подчеркнуть текст или заполнить цветом ;
-назначить размер шрифта, например 30 пикселей
-назначить любой доступный шрифт, например Comic Sans MS
-и т.д.

Только создавать письма, но не отправлять — доступно только при отправке писем через Outlook. Если установлен, то все письма из списка массовой рассылки будут созданы и выведены на экран, но для их отправки придется вручную нажать кнопку Отправить. Для чего это может быть нужно? Для тестирования формирования писем. Можно выбрать заведомо меньший диапазон ячеек для рассылки и сформировать одно-два письма, чтобы посмотреть как они будут выглядеть в итоге.

Дополнительно
При использовании массовой рассылки к создаваемым письмам можно добавить таблицу на основе ячеек листа и подпись. В качестве подписи к сообщению можно использовать имеющиеся в Outlook подписи, либо создать свою.

Добавить в текст сообщения таблицу — в сообщение будет добавлена таблица из указанных ячеек. Может пригодиться в случаях, когда уже есть заготовленные данные в ячейках Excel и надо вставить их в письмо.

• Адреса ячеек с таблицей — указывается адрес ячеек (непрерывный прямоугольный диапазон), в которых расположена таблица и которую необходимо вставить в письмо.
• Метка в письме, вместо которой вставлять таблицу — можно указать специальную метку внутри текста писем(например — ) и тогда таблица будет вставлена вместо этой метки. Если поле с меткой оставить пустым — таблица будет вставлена в конец сообщения. Если метка указана, но отсутствует в тексте письма — таблица не будет вставлена.

  Например, необходимо разослать письма с таблицей коэффициентов сотрудников отдела для начисления ЗП. Таблица может выглядеть примерно так:
  
  Сама таблица расположена на Лист1 в ячейках A1:D9 . На примере таблицы рассылки из рис.3 , в ячейке текста письма записано следующее:
  Добрый день.
  Ниже приведена таблица коэффициентов для начисления ЗП сотрудникам отдела продаж:

  Простой текст (.txt)
  
  Форматированный текст (.htm)
  

  Добавить к тексту сообщения подпись — к сообщениям будет добавлена выбранная или созданная подпись. Если отключен — сообщения будут созданы без подписи.
  Примечание: по умолчанию все письма, созданные программно в Outlook создаются без подписи, даже если это указано настройками самого Outlook.

  Созданные ранее подписи (подписи Outlook) — по умолчанию включен. При его выборе в окне перечислены и доступны для выбора все подписи, которые были созданы в почтовой программе Outlook (если они имеются).
  Просмотр и создание данных подписей Outlook доступно из настроек:
  для 2007: Сервис —Параметры —Сообщение —Подписи
  для 2010 и выше: Файл (File) —Параметры (Options) —Почта (Mail) —Подписи (Signatures)
  При установке данного пункта необходимо выбрать название подписи для вставки в сообщения. Если подписи ранее в Outlook не создавались, то список будет пуст и для вставки подписи необходимо либо создать новую подпись в Outlook(если предполагается использование её в будущем), либо воспользоваться созданием произвольной подписи.

  Произвольная подпись — если нет подписей Outlook или необходимо использовать подпись, отличную от имеющихся — можно создать подпись «на раз». После выбора пункта Произвольная подпись поле выбора подписей станет активным для ввода любого текста.

  

  Как и сам текст письма, подпись может быть простой и форматированной. Пункты работают как для подписей Outllok, так и для произвольной подписи. В случае с подписями Outlook при переключении с Простого текста на Форматированный и обратно будут отображаться подписи только этого типа(.htm или .txt).

  • Простой текст подписи (.txt) — для подписей Outlook будут отображены все подписи формата .txt, а при создании произвольной подписи текст подписи никак не преобразуется и любые теги будут вставлены как есть.
  • Форматированный текст подписи (.htm) — для подписей Outlook будут отображены все подписи формата .htm, а при создании произвольной подписи в тексте будут учитываться теги HTML-разметки и такой текст будет преобразован в форматированный текст. Например, текст подписи вида:

  Отправка книги или листа по электронной почте

  Если вам часто приходится рассылать определенные книги или листы по электронной почте, то вы должны были заметить, что процедуру эту быстрой не назовешь. Если делать ее «классически», то надо:

  • открыть почтовую программу (например Outlook)
  • создать новое сообщение
  • вбить туда адрес, тему и текст
  • прикрепить к сообщению файл (не забыть!)
  • нажать кнопку Отправить

  На самом деле почту можно легко отправлять прямо из Excel кучей разных способов. Поехали.

  Способ 1. Встроенная отправка

  Если у вас еще старый добрый Excel 2003, то все просто. Открываете нужную книгу/лист и выбираете в меню Файл — Отправить — Сообщение (File — Send To — Mail Recipient) . Откроется окошко, в котором можно выбрать один из двух вариантов отправки:

  В первом случае текущая книга будет добавлена в сообщение как вложение, во втором — содержимое текущего листа попадет прямо в текст сообщения как текстовая таблица (без формул).

  Кроме этого в меню Файл — Отправить (File — Send To) есть еще несколько более экзотических вариантов отправки:

  Сообщение (для ознакомления)(Mail Recipient for Review) — отправляется вся книга целиком и при этом для нее включается отслеживание изменений, т.е. начинает явно фиксироваться — кто, когда и в каких ячейках какие изменения производил. Отобразить внесенные изменения потом можно в меню Сервис — Исправления — Выделить исправления (Tools — Track changes — Highlight changes) или на вкладке Рецензирование — Исправления (Reveiw — Track Changes) Выглядеть это будет примерно так:

  В новых Excel 2007/2010 ситуация немного другая. В этих версиях для отправки книги по почте нужно выбрать кнопку Офис (Office Button) или вкладку Файл (File) и команду Отправить (Send) . Далее, пользователю предлагается набор вариантов отправки:

  Обратите внимание на то, что в новых версиях исчезла возможность отправки отдельного листа книги, вставленного в тело письма — как это было в Excel 2003 и старше. Осталась только возможность отправить весь файл целиком. Зато появилась полезная возможность отправлять в известном формате PDF и менее известном XPS (аналог PDF, но не требует Acrobat Reader для чтения — открывается прямо в Internet Explorer). Команду отправки книги для ознакомления можно вытащить как дополнительную кнопку на панель быстрого доступа через Файл — Параметры — Панель быстрого доступа — Все команды — Отправить на проверку (File — Options — Quick Access Toolbar — All Comands — Send for Review) .

  Способ 2. Простые макросы для отправки

  Отправка макросом гораздо проще. Открываем редактор Visual Basic через меню Сервис — Макрос — Редактор Visual Basic (Tools — Macro — Visual Basic Editor) , вставляем новый модуль в меню Insert — Module и копируем туда текст этих двух макросов:

  После этого скопированные макросы можно запустить в меню Сервис — Макрос — Макросы (Tools — Macro — Macros) . SendWorkbook отправляет на заданный адрес всю текущую книгу, а SendSheet — Лист1 как вложение.

  При запуске макроса Excel будет обращаться к Outlook, что вызовет появление вот такого сообщения безопасности на экране:

  Дождитесь, пока кнопка Разрешить станет активной и нажмите ее, чтобы подтвердить свою отправку. После этого созданные автоматически сообщения будут помещены в папку Исходящие и отправятся получателям при первом запуске Outlook или, если он у вас запущен, непосредственно сразу же.

  Способ 3. Универсальный макрос

  А если хочется отправлять не текущую книгу, а любой другой файл? И текст сообщения тоже неплохо было бы задать! Предыдущие макросы здесь не помогут, поскольку ограничены возможностями самого Excel, но можно создать макрос, который будет из Excel’я управлять Outlook’ом — создавать и заполнять окно нового сообщения и отправлять его. Макрос выглядит так:

  Адрес, тема, текст сообщения и путь к вложенному файлу должны быть в ячейках A1:A4 текущего листа.

  Файл с детальными расчетами во вложении. Если в настройках массовой рассылки выбран , то значения ячеек указанной таблицы будут просто объединены, с соблюдением переносов на строки и в результате письмо будет выглядеть так: Если в настройках массовой рассылки выбран , то значения ячеек указанной таблицы будут вставлены в письмо как есть: с границами ячеек и всем форматированием. Т.е. таблица будет вставлена точно так же, как она выглядит на листе:

6.4. Рабочий лист Excel и его структурные элементы

Любая рабочая книга (именно так называется файл, созданный программой Excel) состоит из рабочих листов. В общем случае лист Excel представляет собой таблицу, состоящую из строк и столбцов. Каждый рабочий лист книги Excel состоит из 256 столбцов и 65536 строк.

По умолчанию в состав каждой книги включается три рабочих листа, которым по умолчанию присвоены названия Лист1 , Лист2 и Лист3 (см. рис. 6.1 – открыт рабочий лист с именем Лист1 ). Однако количество листов, которые по умолчанию включаются в состав новой книги, можно изменить. Для этого необходимо выполнить команду главного меню Сервис ? Параметры , затем в открывшемся окне Параметры (рис. 6.2) на вкладке Общие в поле Листов в новой книге с клавиатуры либо с помощью кнопок счетчика указать требуемое значение и нажать кнопку ОК .

Рис. 6.2. Параметр ввода количества листов в новой книге

Перечень ярлыков всех имеющихся в книге листов отображается слева внизу окна, между строкой состояния и рабочей областью. Ярлык активного в данный момент листа по умолчанию отображается тем же цветом, что и сам лист, ярлыки остальных листов – затемнены. Чтобы открыть лист, просто щелкните мышью на его ярлыке. Порядок следования листов в книге можно изменять по своему усмотрению путем перетаскивания мышью ярлыков.

Предлагаемые по умолчанию имена рабочих листов далеко не всегда бывают оптимальными. Иногда требуется назвать лист так, чтобы его имя как-то характеризовало содержимое листа. Чтобы переименовать лист, щелкните на его ярлыке правой кнопкой мыши, в появившемся меню выполните команду Переименовать , и с клавиатуры введите подходящее имя.

Если понадобится, вы можете добавлять в рабочую книгу новые листы. Для выполнения данной операции предназначена команда главного меню Вставка ? Лист . При ее выполнении в текущую книгу добавляется новый лист с присвоенным по умолчанию именем ЛистN , где N – следующий порядковый номер листа. Если нужно, переименуйте лист так, как рассказано выше.

Если необходимо удалить из книги рабочий лист, щелкните на его ярлыке правой кнопкой мыши и в появившемся меню выберите команду Удалить . Если удаляемый лист является пустым, то он будет удален сразу. Если же он содержит какую-то информацию, то после выполнения команды Удалить будет выдан запрос на подтверждение данной операции.

* * * 

При желании вы можете скрыть от посторонних один или несколько рабочих листов. Для этого откройте этот лист и выберите в главном меню команду Формат ? Лист ? Скрыть . В результате данный рабочий лист будет скрыт без предупреждения.

Чтобы вернуть отображение скрытого ранее листа, используйте в главном меню команду Формат ? Лист ? Отобразить . Отметим, что она становится доступной только при наличии в данной книге скрытых рабочих листов. При выполнении этой команды отображается окно, которое показано на рис. 6.3.

Рис. 6.3. Перечень скрытых листов

Здесь представлен перечень ранее скрытых рабочих листов. Чтобы отобразить какой-либо из них, щелкните на нем мышью и нажмите ОК .

* * * 

Вы можете быстро переместить или скопировать все данные с одного рабочего листа на другой, либо вообще в другую рабочую книгу. Эту возможность особенно удобно использовать при работе с большими объемами данных. Щелкните правой кнопкой мыши на ярлыке листа, содержимое которого нужно переместить либо скопировать, и в появившемся меню выполните команду Переместить/скопировать – при этом отобразится окно, которое показано на рис. 6.4.

Рис. 6.4. Перемещение и копирование информации

Здесь в поле в книгу следует указать рабочую книгу Excel, в которую будут скопированы или перемещены данные (по умолчанию выбрано название текущей книги). Не забывайте, что выбрать книгу для перемещения или копирования информации можно только из числа открытых в данный момент книг Excel.

В поле перед листом содержится список рабочих листов книги, выбранной в поле в книгу . Здесь нужно щелчком мыши указать имя рабочего листа, перед которым должен появиться новый лист со скопированной (перемещенной) информацией.

Если установить флажок Создавать копию , то лист-источник по окончании операции останется на своем месте. Если же данный флажок снят, то он исчезнет (будет перемещен в место, указанное в окне Переместить или скопировать , см. рис. 6.4).

6.4.1. Понятие ячейки и диапазона

Ячейка – это наименьшая (элементарная) часть рабочего листа (электронной таблицы), предназначенная для ввода и хранения информации и расположенная на пересечении строки и столбца (о строках и столбцах рабочего листа мы расскажем ниже). Совокупность нескольких ячеек называется диапазон .

Каждая ячейка имеет уникальные координаты (адрес). Адрес ячейки определяется с помощью строк с буквами и цифрами, которые расположены соответственно вверху и слева рабочей области. Например, на рис. 6.5 курсор установлен в ячейку с адресом С4 .

Рис. 6.5. Ячейка С4

Заполнять ячейку можно по-разному: вводом данных с клавиатуры, через выполнение расчета (когда значение ячейки высчитывается формулой на основании значений других ячеек), импортированием данных из других файлов (причем не обязательно Excel, но и других), с помощью макросов, вставкой данных из буфера обмена, и др.

Данные в ячейках могут быть представлены в разных форматах: формат даты, числовой формат, текстовый формат, и т. д. Выбор подходящего формата производится в окне Формат ячеек , вызываемом при активизации команды Формат ? Ячейки либо нажатием комбинации клавиш Ctrl + 1 . Учтите, что при работе с числовыми данными в качестве разделителя по умолчанию используется запятая, а при работе с датами – точка. При вводе числовых данных и дат они по умолчанию выравниваются по правому краю ячейки, а введенный текст – по левому краю.

Вы можете перетаскивать ячейки с одного места на другое вместе со всем содержимым. Для этого выделите ячейку курсором, подведите указатель мыши к любому ее углу, кроме правого нижнего. Когда появится крестик со стрелками, нажмите и удерживайте левую мыши, и перетаскивайте ячейку со всем содержимым в любое другое место. Все это относится и к выделенным диапазонам.

Но учтите, что перетаскивать подобным образом ячейки и диапазоны можно только в том случае, если в настройках программы включен соответствующий режим. Выполните команду Сервис ? Параметры , и в открывшемся окне перейдите на вкладку Правка – на ней должен быть установлен флажок Перетаскивание ячеек (рис. 6.6).

Рис. 6.6. Включение режима перетаскивания ячеек

Если на этой же вкладке установлен флажок Предупреждать перед перезаписью ячеек , то программа будет выдавать дополнительный запрос на замену имеющихся в ячейке-приемнике данных новыми. Отметим, что этот флажок доступен только при установленном флажке Перетаскивание ячеек , и по умолчанию установлены оба этих флажка.

* * * 

Чтобы выделить ячейку, поместите на нее курсор щелчком мыши либо с помощью клавиш со стрелками. Диапазон выделяется так: нужно нажать левую кнопку мыши и перетащить указатель в любое место – в зависимости от требуемого размера диапазона. При этом первая ячейка диапазона (то есть ячейка, с которой началось перетаскивание указателя мыши) визуально останется невыделенной, но в состав диапазона она также будет включена.

При необходимости можно выделить несколько ячеек, которые не входят в один диапазон, то есть не граничат между собой и расположены независимо друг от друга в разных местах рабочего листа. Для этого щелкайте на них мышью, удерживая при этом нажатой клавишу Ctrl . Аналогичным образом осуществляется выделение нескольких разных диапазонов.

Вы можете добавлять новые ячейки в любое место рабочей области. Для этого выберите в главном меню команду Вставка ? Ячейки либо в контекстном меню – команду Добавить ячейки . В результате на экране откроется окно Добавление ячеек (рис. 6.7).

Рис. 6.7. Добавление ячейки

В данном окне с помощью переключателя укажите направление смещения имеющихся ячеек для освобождения места для новой ячейки, и нажмите ОК . Чтобы удалить содержимое ячейки, выделите ее щелчком мыши и нажмите клавишу Delete (с помощью этой же клавиши удаляется и содержимое диапазона). Если же требуется удалить саму ячейку (а не только находящиеся в ней данные), то выделите ее курсором и выполните команду контекстного меню Удалить . На экране отобразится окно, которое показано на рис. 6.8.

Рис. 6.8. Удаление ячеек

Здесь следует указать направление сдвига – влево либо вверх (в соответствии с выбранным направлением будут перемещены данные на место удаляемой ячейки), и нажать ОК . Вы можете объединить несколько расположенных рядом ячеек (при условии, что выделенный диапазон является прямоугольным) в одну большую ячейку. Для этого выделите их и выберите в главном меню команду Формат ? Ячейки , после чего в открывшемся окне перейдите на вкладку Выравнивание (рис. 6.9).

Рис. 6.9. Объединение ячеек

Здесь необходимо установить флажок объединение ячеек , после чего нажать кнопку ОК . Если потом потребуется разъединить ячейки, которые ранее были объединены, то следует выделить объединенную ячейку и снять флажок объединение ячеек , после чего нажать кнопку ОК .

Как правило, ввод текста в ячейку осуществляется с клавиатуры. При вводе большого количества текста может возникнуть иллюзия того, что он перекрывает содержимое соседних ячеек. Однако это не так: текст всегда остается в той ячейке, в которую он был введен. Чтобы удостовериться в этом, установите курсор в ячейку, содержащую много текста, и посмотрите в строку формул (с этим элементом интерфейса Excel мы познакомимся ниже) – в ней отобразится весь введенный в ячейку текст. Если после этого переместить курсор в соседнюю ячейку, которая якобы перекрыта, то в строке формул отобразится ее прежнее значение, что убеждает нас в том, что введенная ранее информация не пострадала.

При ручном редактировании содержимого ячейки необходимо помнить важный нюанс. Дело в том, что если попытаться сразу внести исправления, то можно потерять всю ранее введенную в данную ячейку информацию. Чтобы войти в режим редактирования содержимого ячейки, выделите ее курсором и дважды щелкните мышью; к аналогичному результату приведет нажатие клавиши F2 . После этого в ячейке появится курсор ввода текста. Переместите его с помощью клавиш со стрелками в то место, где необходимо внести исправления, и отредактируйте содержимое ячейки по обычным правилам работы с текстами.

Учтите, что редактирование данных в ячейке возможно только в том случае, когда включен соответствующий режим. Для этого в окне Параметры , открываемом с помощью команды главного меню Сервис ? Параметры , на вкладке Правка должен быть установлен флажок Правка прямо в ячейке (см. рис. 6.6).

* * * 

Иногда возникает необходимость ввести текст в ячейку в несколько строк. Однако после нажатия клавиши Enter происходит не переход к следующей строке, а завершение ввода данных с выходом из режима редактирования. Но решить проблему несложно – для перехода в ячейке к новой строке нужно нажимать комбинацию клавиш Alt + Enter .

Возможности Excel предусматривают быстрый ввод данных в ячейки с помощью встроенного механизма автозаполнения. Для этого выполните следующий порядок действий:

1. введите значение в первую ячейку диапазона и нажмите Enter ;

2. установите на нее курсор и подведите указатель мыши к правому нижнему углу ячейки (этот угол помечен жирной точной), чтобы указатель превратился в небольшой крестик;

3. нажмите левую кнопку мыши и, удерживая ее, перетащить курсор в том направлении, в котором необходимо заполнить ячейки;

4. отпустите кнопку мыши.

В результате выполненных действий будут заполнены все ячейки выделенного диапазона (в них будет скопировано значение, введенное в первую ячейку). Кроме этого, возле последней ячейки выделенного диапазона появится кнопка, при нажатии на которую открывается меню, изображенное на рис. 6.10.

Рис. 6.10. Выбор способа автозаполнения

Здесь нужно указать подходящий вариант автозаполнения ячеек. При выборе пункта Копировать ячейки содержимое первой ячейки выделенного диапазона будет скопировано во все остальные ячейки. Если выбран вариант Заполнить (кстати, он недоступен тогда, когда первая ячейка диапазона содержит текстовое значение), то все ячейки будут заполнены числовой последовательностью в порядке возрастания. Например, если в первой ячейке диапазона введено значение 1 , то при выборе варианта Заполнить значения следующих ячеек сформируются так: 2 , 3 , 4 , 5 , 6 , 7 , 8 , 9 , 10 , 11 , и т. д. Если выбран вариант Заполнить только форматы , то во все ячейки диапазона будет скопирован только формат первой ячейки, а при выборе варианта Заполнить только значения – только значение первой ячейки (форматы останутся прежними).

6.4.2. Строки и столбцы как элементы рабочего листа

Как и ячейки, строки и столбцы являются ключевыми структурными элементами рабочего листа Excel. По умолчанию рабочий лист содержит 256 столбцов и 65536 строк, причем каждую строку или столбец можно добавлять, удалять или перемещать вместе со всем содержимым. Столбцы по умолчанию именуются буквами английского алфавита, а каждая строка имеет определенный номер. Что касается размеров (высота строки и ширина столбца), то их вы можете легко изменить по своему усмотрению.

Заголовки столбцов и номера строк отображаются только в том случае, если в окне Параметры на вкладке Вид (рис. 6.11) установлен флажок заголовки строк и столбцов . По умолчанию данный флажок установлен.

Рис. 6.11. Включение отображения заголовков строк и столбцов

Можно включить настройку, при которой имена столбцов будут формироваться по аналогии со строками, то есть с применением не букв, а цифр. Для этого нужно в окне Параметры на вкладке Общие (рис. 6.12) установить флажок Стиль ссылок R1C1 . По умолчанию данный флажок снят.

Рис. 6.12. Включение стиля ссылок R1C1

Для быстрого выделения строки щелкните мышью на ее номере, столбца – на его названии. Чтобы выделить несколько строк или столбцов, наведите указатель мыши на номер строки (заголовок столбца), откуда начинается выделение, и, нажав левую кнопку мыши, перетащите ее указатель на столько строк (столбцов), сколько нужно выделить. Для выделения нескольких строк, расположенных не подряд, а на расстоянии одна от другой, щелкайте на них мышью, удерживая при этом нажатой клавишу Ctrl (таким же образом производится выделение столбцов).

Чтобы быстро очистить всю строку или столбец, выделите ее (его) и нажмите клавишу Delete . Если же требуется не просто очистить строку (столбец) от всего содержимого, но и удалить саму строку (столбец), то щелкните правой кнопкой мыши на номере строки (названии столбца), и в появившемся меню выберите пункт Удалить . При этом на место удаленной строки сместится информация, расположенная ниже, а на место удаленного столбца – информация, расположенная правее.

Однако вы можете не только удалять имеющиеся строки (столбцы), но и добавлять новые. Чтобы добавить строку, щелкните правой кнопкой мыши на номере строки, над которой ее нужно вставить, и в появившемся меню выберите команду Добавить ячейки . Таким же способом выполняется вставка столбцов (разумеется, в этом случае контекстное меню нужно вызывать на имени столбца); при этом новый столбец вставляется левее выделенного столбца.

Любую строку либо столбец вы можете скрыть. Для этого после предварительного выделения нужно выполнить главного меню Формат ? Строка ? Скрыть либо Формат ? Столбец ? Скрыть . Если понадобится восстановить скрытые строк и столбцы, используйте команды главного меню соответственно Формат ? Строка ? Отобразить и Формат ? Столбец ? Отобразить .

Высоту строки и ширину столбца можно регулировать по своему усмотрению путем перетаскивания мышью их границ (это необходимо делать на номере строки или заголовке столбца). Есть и другой способ: установите курсор в любую ячейку строки или столбца и выполните команду главного меню соответственно Формат ? Строка ? Высота или Формат ? Столбец ? Ширина . При этом на экране отобразится окно, которое показано на рис. 6.13 (это пример для ширины столбца; высота строки настраивается в аналогичном окне).

Рис. 6.13. Настройка ширины столбца

В данном окне с клавиатуры введите требуемое значение (для столбца – в диапазоне от 0 до 255 , для строки – в диапазоне от 0 до 409 ), и нажмите кнопку ОК . Если ввести значение 0 , то строка или столбец будут скрыты. 

Данный текст является ознакомительным фрагментом.