Текстовые процессоры основные возможности текстового процессора ms word

Рекламный блок

Информационный блок

1.   Возможности
программы Microsoft Word

Итак, какие же
возможности предоставляет программа Microsoft Word ?

Возможность
создавать новый документ, используя при этом шаблоны. Стоит уточнить, что сюда
входят такие шаблоны, которые могут использоваться для создания стандартных
писем, поздравительных записок, факсов, отчетов и других документов.

Возможность
одновременно открывать и работать не с одним числом документов.

Автоматически
проверять орфографию, стилистику и грамматику при вводе текста в документ.

Возможность
автоматические корректировать ошибки, которые больше всего повторяются в
написанном.

Включает в себя
расширенные возможности по форматированию документа.

MS Word, в отличие
от WordPad, позволяет выравнивать документ по обоим краям (или по центру), а
также предоставляет возможность использовать многоколоночную верстку.

Возможность
применять стили для быстрого форматирования документа.

Предоставляет
возможность по автоматизации ввода стандартных и повторяющихся элементов
текста.

Включает в себя
удобные механизмы по работе со сносками, ссылками, колонтитулами.

Позволяет включать
в текст элементы, которые были созданы в других программах, входящих в
Microsoft Office: электронные таблицы, графические изображения или фотографии,
графику, видеоизображения, звуки и многое другое.

Возможность
подготавливать гипертекстовые документы Internet и простые электронные таблицы.

Возможность
автоматические создавать указатели и оглавление документа.

Возможность для
отправки готового документа сразу из Word’a по электронной почте или же другому
человеку или предприятию на факс.

Содержит
встроенную объемную систему помощи и мастер подсказок.

Стоит отметить,
что методы работы с текстовым процессором Microsoft Word 2013 (или более ранней
версии), такие же, как и с любым приложением, входящим в Office, полностью
основаны на зрительском восприятии. Получается, когда пользователь открывает
документ, то графика, текст и форматирование выглядят в точности так же, как он
и будет распечатан на бумаге.

Именно благодаря
своим возможностям Microsoft Office Word заработал уважение и признание
большого количества пользователей.

Функциональные
возможности текстового процессора Microsoft Word

Широкий спектр
функциональных возможностей обеспечили текстовому процессору Microsoft Word
высокий уровень популярности среди пользователей. По своим характеристикам он
приближается к настольным издательским системам.

В процессе
подготовки документа в распоряжении пользователя имеется набор средств и
процедур организации работы по вводу, редактированию и форматированию текста и
встроенных объектов. К основным функциональным возможностям по работе с
документом можно отнести: использование шрифтов различных размеров и начертаний
символов и различных способов их выделения; установка параметров абзаца;
задание междустрочных интервалов; проверка правописания и подбор синонимов;
автоматическую нумерацию страниц; автоматический перенос слов на новую строку;
поиск и замена слов; печать верхних и нижних заголовков страниц (колонтитулов);
установка сносок; построение оглавлений, указателей; набор текста в несколько
колонок; создание таблиц, рисунков и построение диаграмм; просмотр документов
перед печатью; установка размеров бумажного носителя и параметров печати;
отмена и повторение предыдущих действий пользователя; вставки полей с
информацией стандартного типа (дата, время, авторские данные и т.д.); создание
макрокоманд и гипертекстовых ссылок; включение в документ различных объектов
(файлов, формул и др.); импорт документов, созданных в других приложениях и
т.д.

Текстовый
процессор предлагает также широкий выбор средств придания документу
привлекательного внешнего вида: автоформатирование, применение стилей,
библиотеки стилей и шаблонов документов. При помощи шаблонов можно
автоматизировать процесс подготовки стандартных документов, таких, как:
факсимильные сообщения, стандартная деловая переписка и документация.
Предоставляется возможность работы со структурой документа, процедурой слияния,
подготовки документов-форм.

Рассмотрим
некоторые функциональные возможности текстового процессора Microsoft Word2000
более подробно.

Проверка
орфографии. В систему проверки орфографии включено множество новых слов: это,
прежде всего, имена и фамилии.

Выбор нужного
шрифта. В Word 2000более удобно выбирать желаемый шрифт, который появляется в
виде списка ниспадающего WYSIWYG-меню. Название шрифтов в списке
воспроизводится самим этим шрифтом. Это позволяет быстро найти подходящую
гарнитуру.

Множественный
буфер обмена.Достоинством офисного пакета Office2000 является наличие
множественного буфера обмена, позволяющего размещать до 12 фрагментов данных
(буфер обмена вызывается командой Вид► Панели инструментов►Буфер обмена).

Темы оформления.
Темы оформления предназначены для автоматизированного оформления Web-страниц.
Темы оформления предлагают фоновые рисунки, а также определяют шрифт, кегль,
формат и цвет текста. Все темы доступны в приложении FrontPage,
предназначенного для создания Web-страниц, и могут редактироваться с его
помощью. Аналогичные темы доступны в других приложениях Office, что позволяет
разрабатывать документы в едином стиле.

Средства для
создания Web-страниц. Мастер по созданию Web-страниц позволяет использовать
общие темы оформления и средства навигации между страницами. Наличие шаблонов
помогает строить профессиональныеWeb-страницы.

Интеграция с
электронной почтой.Текстовый процессор Word предлагает возможности работы с
электронной почтой. При использовании Word как редактора сообщений электронной
почты пользователи получают возможности по использованию бланков, автоподписи
почтовых сообщений и др.

Функциональные
возможности программы MS Word позволяют выполнять, например, следующие
непростые процедуры с текстом.

1. Сохранение
текста в других форматах. По умолчании Word сохраняет файлы под именем
«Документ» в формате .doc. При необходимости файл можно сохранить с изменением
формата, например, на .txt или rtf, что расширяет число программ, открывающих
сохраненный файл.

2. Многооконный
режим. В многооконном режиме Word выделяет для каждого документа отдельную
область памяти, а на экране – отдельное окно. Окна могут располагаться каскадом
(друг за другом) или мозаикой. При этом можно переносить или копировать
фрагменты текста из одних окон в другие.

3. Вставка
объектов.Редактор Word позволяет создать или взять из другой программы и
вставить в простой текст нетекстовый объект, например, таблицу, рисунок,
диаграмму, клип, буквицу, гипертекстовую ссылку и др. Сочетание простого текста
с вставленными объектами украшает документ и повышает информативное наполнение.

4. Автоматическое
создание оглавлений и списка литературы.При работе с многостраничными
документами, состоящими их нескольких разделов или частей, Word сохраняет в
памяти заголовки разделов и формирует оглавление документа с обозначением номера
страницы для каждого заголовка. При изменении текста созданное оглавление можно
обновлять.Аналогично формируется список литературы, в котором перечисляются все
источники, процитированные в документе.

5. Отправка файла
по электронной почте. Созданный в редакторе Word файл можно отправить по
электронной почте без выхода в почтовую программу, что значительно упрощает
процесс работы с сетевыми документами.

6. Использование
шаблонов. В редакторе имеется большой набор образцов документов – шаблонов.
Наличие шаблонов значительно сокращает время подготовки документов и упрощает
проблемы их стандартизации. К часто используемым относятся, например, шаблоны
делового письма или резюме (краткие сведения о специалисте при поступлении на
работу).

7. Электронные
расчеты в таблицах. Текстовый редактор Word выполняет некоторые функции
электронных таблиц, в частности, позволяет проводить по формулам расчеты
табличных данных, например, сумму данных по столбцам.

Полный перечень
функциональных возможностей текстового процессора значительно шире приведенного
списка. Возможности каждого процессора закладываются в меню, которое состоит из
совокупности командных вкладок и кнопок исполнения команд. Знание меню и
порядка работы с кнопками исполнения команд характеризует умение пользователя и
степень его подготовки к работе с текстовым процессором.

Возможности
Мicrosoft Word :

·       
Возможность создания нового документа с
помощью шаблонов (в Word включены шаблоны стандартных писем, поздравительных
записок, отчетов, факсов и ряд других документов).

·       
Возможность одновременного открытия и
работы с большим количеством документов.

·       
Автоматическая проверка орфографии,
грамматики и стилистики при вводе документа.

·       
Автоматическая коррекция наиболее часто
повторяющихся ошибок.

·       
Расширенные возможности форматирования
документа.

·       
В отличие от WordPad, Word допускает
выравнивание документа по обоим краям, многоколоночную верстку.

·       
Использование стилей для быстрого
форматирования документа.

·       
Возможность автоматизации ввода
повторяющихся и стандартных элементов текста.

·       
Удобные механизмы работы с ссылками,
сносками, колонтитулами.

·       
Включение в текст элементов, созданных в
других программах Microsoft Office – графических изображений, электронных
таблиц и графиков, звуков, видеоизображений и т.д.

·       
Возможность подготовки простых электронных
таблиц и гипертекстовых документов Internet.

·       
Возможность работы с математическими
формулами.

·       
Возможность автоматического создания
указателей и оглавления документа.

·       
Возможность отправки готового документа непосредственно
из Word на факс и по электронной почте (необходимость оснащения модемом).

2.Основные функции
текстового редактора MS Word

Любой человек,
довольно часто использующий персональный компьютер для работы с текстом, знаком
с программой под названием Microsoft Word. И не важно, какая версия у Вас
установлена. В любом случае, данный текстовый редактор предоставляет
пользователям, которые его используют, большой набор функций, созданных для
удобства работы с этой программой. Давайте рассмотрим основные функции
рассматриваемой программы на примере текстового редактора MS Word 2010. Вообще,
стоит отметить, что работа в Word относится к области технологии по обработке
текста.

Итак, в основные
функции рассматриваемой программы входит:

Редактирование, создание
текста. Сохранение документа в виде файла с необходимым расширением (в 2003
расширение по умолчанию — *.doc, в 2007, 2010 — *.docx). Поиск необходимого
файла на информационном носителе (жесткий диск, флешка, диск, дискета и др), а
также считывание его с диска.

Поиск
орфографических ошибок в существующем тексте и проверка лексики.

Возможность текст
разбивать на страницы.

Пользователь может
форматировать тексты по своему усмотрению.

Возможность
создавать оглавление документа (причем в автоматическом режиме).

Встроенная
возможность многооконного режима (работа с окнами).

Распечатка файлов
различных форматов. Причем данный текстовый редактор отличается следующим: что
видит пользователь — то и будет распечатано, так называемый режим WYSIWYG (What
You See Is What You Get).

Удаление объектов
из файла, а также их внедрение туда.

Вставка и создание
рисунков в файле (причем можно вставить и уже готовые фотографии). Можно
использовать библиотеку под названием CLIPART, где хранятся готовые рисунки
формата *.wmf, а также вставлять их в файл.

Вставка в файл
научных формул (химических, математических и др.) и диаграмм.

Изменение размера
и вида используемого в тексте шрифта (причем не для всего текста в целом, а для
разных частей может быть использован свой собственный формат печати).

Выделение
необходимых участков текста или блока, а также их перенос на новое место. Если
потребуется, то их можно удалить. Также включена возможность обрамления
требуемых участков текста.

Создание и вставка
в файл электронных таблиц. Причем в них можно по-своему усмотрению изменить
число строк и столбцов.

Создание баз
данных в электронных таблицах, а также выполнение сложных или простых
математических вычислений.

Возможность
программировать на языке под названием Word Basic, а также создавать
макрокоманды. Макрос или макрокоманда — это предложение языка, которое
идентифицирует набор самых простых команд. В макросе обычно сохраняется
комбинация клавиш, которая в дальнейшем может использоваться далеко не один
раз. С помощью макросов можно автоматизировать самые используемые операции.
Следует отметить, что кроме клавишных макросов существуют языковые макросы,
которые создаются на языке программирования Word Basic.

Создание конвертов
писем, этикетов и эмблем.

Вставка в файл
видеоклипов, текстовых спец эффектов, мультимедийных и звуковых файлов.

Просмотр перед
печатью текста, с возможностью его увеличения для лучшего просмотра.

В рассматриваемый
текстовый редактор входит обширная справочная система, благодаря которой
пользователь может довольно быстро получить помощь.

Выше были
перечислены основные функции, которые может выполнять текстовый редактор MS
Word 2010, но на самом деле их намного больше! Эта программа была создана
специально для того, чтобы облегчить жизнь пользователям!

                                   
ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Методы работы с
текстовым редактором Word, как и с любым другим приложением Office, полностью
основаны на зрительном восприятии: когда мы открываем документ, то текст,
графика и форматирование выглядят на экране также как и на печати.

                       ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ
ИСТОЧНИКИ

1.     http://256.ru/office-programs/word/6-vozmozhnosti/

2.     http://256.ru/office-programs/word/7-osnovnye-funkcii/

3.     http://bseu.by/it/oivt/tema4v2.htm

4.     https://poznayka.org/s72110t1.html

5.     http://osvoenie-pk.ru/word.htm

Идея полного обзора функциональности MS Word появилась во время разговора с Евгенией Крюковой, в ходе которого обнаружилась странная ситуация. Мы выяснили, что ежедневно работаем с Word’ом, но едва ли используем даже 10 % возможностей этой программы. Вам знакома эта проблема? Тогда гайд исправит ситуацию: поможет эффективнее использовать MS Word, экономить время и усилия с помощью малоизвестных функций и трюков.

Зачем знать все функции MS Word

Все возможности текстового редактора Microsoft знать и использовать необязательно. Вы можете успешно решать рабочие задачи, изредка переключаясь между вкладками «Главная» и «Вставка». Но вы будете работать еще эффективнее, если вооружитесь даже несколькими трюками из этого обзора.

Вот простой пример, знакомый вебмастерам. Некоторые специалисты перед переносом текста из документа Word в редактор CMS копируют контент в «Блокнот». Это очищает текст от форматирования Word, которое может конфликтовать с шаблонными форматами «движка». Так вот, «Блокнот» вам не нужен. Чтобы решить проблему, достаточно выделить текст в Word и нажать кнопку «Удалить все форматирование».

Обратите внимание, обзор написан для версии Word’а 2013 года. Актуальной стабильной версией программы является MS Word 2016, выпущенная в сентябре 2015 года. Однако эта версия программы пока не стала основной. Убедиться в этом можно, ознакомившись с результатами опроса участников группы «Контент-маркетинг».

Как создать и сохранить документ MS Word

Чтобы создать документ, откройте рабочую папку. Нажмите правую кнопку мыши и выберите опцию «Создать — Microsoft Word Document».

Чтобы легко находить документ, назовите его.

Также вы можете запустить MS Word через меню «Пуск». Обратите внимание на иллюстрацию.

При запуске через меню пуск вы создали новый документ с названием по умолчанию. Назовите его и сохраните в выбранную папку, чтобы не потерять. Для этого нажмите на значок «Сохранить» или воспользуйтесь комбинацией клавиш Shift+F12.

Нажмите кнопку «Компьютер», чтобы сохранить документ на компьютере. Также вы можете поместить его на облачный диск OneDrive.

Назовите документ и сохраните его в выбранную папку.

Вы создали и сохранили документ. Приступайте к работе.

Как использовать возможности вкладки «Главная»

Инструменты на панели управления MS Word объединяются с помощью тематических вкладок. Такой тип интерфейса называется лентой. По умолчанию открывается основной набор инструментов, выделенный на вкладке «Главная».

Ниже описаны задачи, которые можно решать с помощью инструментов вкладки «Главная».

Блок инструментов «Буфер обмена»

Вы можете копировать, вырезать и вставлять контент. Чтобы воспользоваться опциями «Вырезать» и «Копировать», выделите нужный фрагмент текста.

Обратите внимание на варианты вставки. Вы можете сохранить исходное форматирование, объединить форматы или сохранить текст без форматирования. Также вы можете воспользоваться специальными режимами вставки.

Зачем нужна специальная вставка? Например, представьте, что вам необходимо работать с текстом, скопированным из другого документа или с сайта. Исходное форматирование может не совпадать с форматированием вашего документа.

Эта проблема решается с помощью специальной вставки. Воспользуйтесь соответствующим меню. В открывшемся окне выберите вариант «Неформатированный текст».

Теперь вам будет удобнее форматировать скопированный контент.

С помощью меню «Буфер обмена» вы можете выбрать скопированный ранее контент и вставить его в документ. Чтобы открыть буфер обмена, нажмите на отмеченную на иллюстрации стрелку. Выберите нужный элемент. С помощью выпадающего меню выберите опцию «Вставить». Также вы можете удалить скопированный элемент из буфера.

Вы можете настраивать параметры вставки по умолчанию. Для этого воспользуйтесь меню «Вставить – Вставка по умолчанию».

Укажите подходящие настройки и сохраните изменения. Обратите внимание на параметры вставки в другой документ. Большинство пользователей может заменить дефолтное значение «Сохранять исходное форматирование» на «Сохранить только текст».

Блок инструментов «Шрифт»

Чтобы изменить шрифт по умолчанию, воспользуйтесь отмеченным на иллюстрации выпадающим меню. Обратите внимание, чтобы изменить существующий текст, фрагмент необходимо выделить перед выбором шрифта.

С помощью соответствующего меню вы можете выбрать подходящий размер шрифта. Обратите внимание на возможность увеличить или уменьшить шрифт выделенного фрагмента. Отметьте текст и воспользуйтесь кнопками, отмеченными на иллюстрации.

Выбрать подходящий регистр можно с помощью соответствующего меню. Выделите нужный фрагмент текста, воспользуйтесь отмеченной на иллюстрации кнопкой и выберите нужный вариант.

Вы можете выделить фрагмент текста полужирным, курсивом или подчеркиванием. Для этого выделите контент и воспользуйтесь отмеченными кнопками. С помощью выпадающего меню вы можете выбрать способ подчеркивания текста.

Чтобы зачеркнуть фрагмент текста, выделите его и воспользуйтесь соответствующей кнопкой.

С помощью кнопок X₂ и X² можно добавить подстрочный и надстрочный текст.

С помощью отмеченных кнопок можно изменить цвет, выделить текст маркером или применить к нему эффекты.

Обратите внимание на возможность настройки расширенных параметров шрифта. Чтобы войти в меню, нажмите отмеченную на иллюстрации кнопку.

На вкладке «Шрифт» укажите подходящие параметры основного текста и заголовков. С помощью кнопки «По умолчанию» вы можете вернуть дефолтные настройки, а с помощью кнопки «Текстовые эффекты» выбрать дополнительные эффекты.

Блок инструментов «Абзац»

Чтобы создать маркированный, нумерованный или многоуровневый список, воспользуйтесь показанными на иллюстрации выпадающими меню.

Чтобы создать маркированный или нумерованный список, установите курсор на новую строку и нажмите на соответствующую кнопку. С помощью выпадающего меню выберите подходящий знак маркера.

С помощью меню «Определить новый маркер» вы можете использовать дополнительные знаки.

Чтобы создать многоуровневый список, в соответствующем выпадающем меню выберите опцию «Изменить уровень списка».

Выбрать подходящий стиль списка можно в библиотеке. А меню «Определить новый многоуровневый список» и «Определить новый стиль списка» помогут вам создать собственный шаблон списка.

Вы можете выбрать подходящий способ выравнивания текста с помощью соответствующего меню. Чтобы обеспечить читабельность текста, используйте выравнивание по левому краю.

При необходимости измените междустрочный интервал. В большинстве случаев вам подойдет стандартный интервал 1,15. Если вы готовите документ для детей или пожилых людей, увеличьте интервал до 1,5 или 2,0. Дальнейшее увеличение интервала снизит читабельность текста.

С помощью заливки можно выделить фрагмент текста цветом. Например, вы можете выделить абзац или ячейку таблицы. Чтобы добавить фон, выделите фрагмент текста и выберите с помощью выпадающего меню «Заливка» подходящий цвет.

С помощью меню «Границы» можно управлять границами ячеек в таблицах. Выделите интересующие вас ячейки. С помощью выпадающего меню выберите подходящее действие.

Блок инструментов «Стили»

С помощью меню «Стили» выберите подходящий стиль оформления текста. Если хотите применить его к существующему контенту, выделите соответствующий фрагмент и определите стиль. Чтобы использовать стиль для создаваемого контента, установите курсор на чистую строку и выберите подходящий вариант оформления. Например, вы можете использовать соответствующий стиль для заголовков.

Блок инструментов «Редактирование»

С помощью меню «Найти» вы можете быстро искать интересующий вас контент. Обратите внимание на доступ с помощью выпадающего меню к расширенным настройкам поиска.

Функцию «Заменить» удобно использовать во время редактирования текста. Например, можно автоматически заменить в тексте слово «копирайт» на «копирайтинг». Для этого воспользуйтесь меню «Заменить», укажите нужные слова в полях «Найти» и «Заменить на».

Нажмите кнопку «Заменить все». После обработки запроса программа сообщит число выполненных замен.

Используйте функцию «Выделить» для быстрого выделения контента. Например, вы можете в два клика выделить весь текст, выбрать произвольные объекты или выделить фрагменты с одинаковым форматированием.

С помощью функции «Свернуть ленту» вы можете спрятать инструменты управления программой. На панели останутся только вкладки.

Чтобы вернуть инструменты на панель, раскройте любую вкладку и воспользуйтесь опцией «Закрепить ленту».

Как использовать возможности вкладки «Вставка»

На вкладке «Вставка» находятся инструменты, с помощью которых можно вставлять различные объекты в документ MS Word.

Блок инструментов «Страницы»

В меню «Титульная страница» можно выбрать шаблон титульной страницы для документа.

С помощью функций «Пустая страница» и «Разрыв страницы» можно создать пустую страницу или перейти к новой странице. Например, если вам необходимо вставить пустую страницу между абзацами, установите между ними курсор и воспользуйтесь функцией «Пустая страница».

Блок инструментов «Таблицы»

С помощью выпадающего меню «Таблица» вы можете вставить или нарисовать в документе таблицу. Это можно сделать несколькими способами.

Чтобы быстро добавить таблицу, воспользуйтесь графическим инструментом. Выделите с помощью курсора мыши необходимое количество ячеек в таблице. После этого установите курсор на выделенную область и нажмите левую кнопку мыши.

Функция «Вставить таблицу» позволяет указать вручную число строк и столбцов. Также вы можете выбрать способ определения ширины столбцов.

Функция «Нарисовать таблицу» позволяет выполнить соответствующее действие. Используйте ее для создания нестандартные таблиц. Например, вы можете нарисовать таблицу с разным числом ячеек в строках.

Чтобы определить свойства нарисованной таблицы, воспользуйтесь соответствующим меню.

С помощью меню «Таблицы Excel» можно вставить в документ MS Word таблицы из MS Excel. В меню «Экспресс-таблицы» вы найдете шаблоны таблиц.

Блок инструментов «Иллюстрации»

С помощью функции «Рисунки» вы можете вставить в документ изображение с жесткого диска компьютера. Меню «Изображения из интернета» позволяет найти подходящие фото в Сети.

В результатах поиска приоритет отдается фото, распространяемым по лицензии Creative Commons.

Функция «Фигуры» поможет добавить в документ шаблонную фигуру, например, сердечко, звездочку или стрелку. Чтобы воспользоваться инструментом, с помощью выпадающего меню откройте каталог и выберите подходящую фигуру.

С помощью курсора мыши определите размер и расположение фигуры в документе.

Оформите фигуру с помощью функций «Заливка», «Контур», «Эффекты».

Функция SmartArt позволяет вставить в документ графические объекты. С помощью выпадающего меню выберите тип и подходящий рисунок.

Установите курсор на элементы рисунка и добавьте текст.

Обратите внимание на возможность менять цвет объектов SmartArt.

С помощью меню «Диаграмма» в документ можно добавить диаграммы. Обратите внимание на возможность выбора типа графика.

Вставьте необходимые значения в таблицу данных.

С помощью меню «Снимок» вы можете сделать снимок области экрана и вставить его в документ. Для этого с помощью выпадающего меню выберите опцию «Вырезка экрана», а с помощью курсора мыши выберите область, которую хотите снять.

Блок инструментов «Надстройки»

В надстройках вы найдете магазин приложений Office. В нем есть платные и бесплатные инструменты для решения специальных задач. Чтобы выбрать подходящее приложение, нажмите на кнопку «Магазин» и воспользуйтесь поиском. Также вы можете просматривать инструменты по категориям.

Например, с помощью приложения MailChimp for MS Word вы можете создавать Email-кампании прямо в документе. Чтобы воспользоваться приложением, нажмите кнопку «Доверять». Возможности инструмента станут доступными после авторизации.

В меню «Мои приложения» отображается список установленных приложений. Вы можете удалить неиспользуемые и добавить новые инструменты.

Функция «Википедия» позволяет искать информацию на соответствующем ресурсе непосредственно из документа MS Word. Также вы можете быстро вставить изображения из «Википедии» в документ.

Чтобы воспользоваться инструментом, нажмите отмеченную на иллюстрации кнопку и выделите слово или термин, значение которого хотите найти. Для работы инструмента необходим доступ к интернету.

Чтобы вставить изображение, нажмите на знак «плюс», отмеченный на иллюстрации.

Также можно вставить в документ текстовую цитату из «Википедии». Для этого выделите нужный фрагмент и нажмите знак «плюс».

Инструменты мультимедиа

С помощью инструмента «Видео из интернета» вы можете вставить в документ соответствующие объекты. Чтобы воспользоваться функцией, нажмите кнопку «Видео из интернета», найдите видео с помощью поиска на YouTube или в Bing, выделите и вставьте объект.

Теперь видео можно просмотреть в документе MS Word. Для этого понадобится доступ к интернету.

Функция «Ссылки»

С помощью выпадающего меню «Ссылки» можно вставлять в документ гиперссылки, закладки и перекрестные ссылки. Чтобы вставить гиперссылку, скопируйте URL веб-страницы в буфер обмена. Затем выделите фрагмент текста, который станет анкором ссылки.

В выпадающем меню «Ссылки» выберите опцию «Гиперссылка». Вставьте скопированный URL и нажмите кнопку «ОК».

Функция «Закладка» позволяет быстро переходить к отмеченным разделам текста. Чтобы добавить закладку, выделите нужный фрагмент текста, а в выпадающем меню «Ссылки» выберите опцию «Закладки». Назовите закладку и нажмите «Добавить».

Чтобы быстро перейти к заложенному контенту, выберите меню «Закладка», выберите нужную закладку и нажмите «Перейти».

Функция «Примечание»

Функцию «Примечания» удобно использовать при групповой работе с документом. Чтобы добавить к тексту примечание, выделите фрагмент текста и нажмите отмеченную кнопку.

Чтобы изменить, удалить или пометить примечание готовым, установите на него курсор и откройте контекстное меню с помощью правой кнопки мыши. Выберите необходимую опцию.

Блок инструментов «Колонтитулы»

С помощью инструментов группы «Колонтитулы» можно добавить на страницы верхние и нижние колонтитулы, а также пронумеровать страницы документа.

Чтобы добавить верхний колонтитул, воспользуйтесь соответствующим меню. Выберите шаблон колонтитула.

Введите текст. Для сохранения изменений закройте окно колонтитулов.

Чтобы удалить или изменить колонтитул, воспользуйтесь соответствующими опциями в меню «Верхний колонтитул».

Аналогичным способом можно работать с нижним колонтитулом.

С помощью функции «Номер страницы» можно пронумеровать страницы документа. Для этого с помощью выпадающего меню выберите расположение и шаблон нумерации.

Блок инструментов «Текст»

С помощью функции «Текстовое поле» можно выделить фрагмент текста в документе. Используйте его, если нужно оформить врезку, цитату, определение. Чтобы воспользоваться инструментом, с помощью выпадающего меню выберите шаблон текстового поля.

Добавьте текст и сохраните изменения.

Функция «Просмотреть экспресс-блоки» позволяет вставить автотекст, свойства документа или поле. Например, вы можете вставить дату публикации, название, адрес и телефон организации и другие данные.

С помощью меню «Добавить объект WordArt» можно добавить в документ визуально привлекательную надпись. Для этого воспользуйтесь отмеченным на иллюстрации меню. Выберите подходящий объект и добавьте текст.

Функция «Добавить буквицу» позволяет оформить абзацы с помощью выделяющейся заглавной буквы. Установите курсор в начале абзаца. С помощью соответствующего меню выберите расположение заглавной буквы. Обратите внимание на возможность изменять параметры буквицы. Вы можете выбрать шрифт, высоту и расстояние от текста.

Добавьте в документ строку для цифровой подписи. Для этого воспользуйтесь отмеченным на иллюстрации меню. В открывшемся окне укажите необходимую информацию и сохраните изменения.

Функция «Дата и время» поможет добавить в документ актуальную дату и время. Нажмите на соответствующую кнопку, выберите формат отображения даты и нажмите кнопку «ОК».

Функция «Объект» позволяет вставить в документ объекты или текст из файла. Чтобы вставить текст из файла, выберите соответствующую опцию в выпадающем меню. Найдите на жестком диске файл, текст которого хотите вставить в документ, и нажмите «Вставить».

Блок инструментов «Символы»

Функция «Уравнение» поможет вставить в документ математическую формулу. С помощью выпадающего меню выберите стандартную формулу или перейдите к конструктору. Добавьте необходимые значения и сохраните изменения.

С помощью меню «Символ» в документ можно вставить отсутствующие на клавиатуре символы. Обратите внимание на возможность вставить дополнительные символы из диалогового окна.

Как использовать возможности вкладки «Дизайн»

С помощью инструментов вкладки «Дизайн» вы можете изменить оформление документа. Если хотите изменить стандартные настройки, начните с выбора темы.

Чтобы отменить изменения, воспользуйтесь опцией «Восстановить тему шаблона» или выберите тему «Стандартная».

В меню стили выберите подходящий по вашему мнению стиль.

Функция «Цвета» позволяет вручную настроить цвет шрифта основного текста, заголовков и гиперссылок. Вы можете выбрать стандартный набор цветов или указать цвета для разных элементов стиля самостоятельно.

С помощью меню шрифты можно быстро настроить шрифт для заголовков и основного текста. Вы можете выбрать стандартные пары или указать шрифт вручную.

Меню «Интервал между абзацами» можно использовать для изменения соответствующих настроек. Есть возможность удалить интервал, выбрать стандартные или задать собственные значения.

С помощью меню «Эффекты» можно выбрать дополнительные эффекты оформления. Функция «По умолчанию» будет полезна, если вы хотите применять настройки дизайна к новым документам.

Блок инструментов «Фон страницы»

Функция «Подложка» позволяет выбрать стандартную или настроить пользовательскую подложку. Чтобы задать параметры вручную, воспользуйтесь опцией «Настраиваемая подложка».

С помощью функции «Цвет страницы» можно изменить соответствующую настройку. Обратите внимание на опцию «Способы заливки». С ее помощью вы можете добавить на страницы текстуру, узор и рисунок.

Функция «Границы страницы» позволяет добавлять на страницы границы. Используйте шаблонные или собственные настройки.

Как пользоваться возможностями вкладки «Разметка страницы»

Инструменты вкладки позволяют менять разметку страниц документа.

Блок инструментов «Параметры страницы»

Функция «Поля» позволяет выбрать стандартные или указать собственные параметры полей. Чтобы задать пользовательские значения, воспользуйтесь опцией «Настраиваемые поля».

Функция «Ориентация» дает возможность выбрать книжную или альбомную ориентацию листов документа. С помощью меню «Размер» можно менять размеры листов. По умолчанию используется размер A4.

В меню «Колонки» вы можете указать число колонок на листе. Функции «Разрывы» и «Номера строк» позволяют настроить разрывы страниц и добавить нумерацию строк соответственно. Меню «Расстановка переносов» дает возможность включить перенос слов со строки на строку по слогам. По умолчанию эта функция выключена. Не меняйте эту настройку без необходимости.

Блок инструментов «Абзац»

С помощью функции «Отступ» вы можете регулировать отступ от левого или правого края до абзаца. Чтобы воспользоваться функцией, установите курсор в начале выбранного абзаца и задайте значение отступа.

С помощью функции «Интервал» можно изменить интервал между выбранными абзацами. Для этого установите курсор перед выбранным абзацем и установите значения.

Блок инструментов «Упорядочение»

Функция «Положение» позволяет задать расположение объекта в тексте. Чтобы воспользоваться инструментом, выделите выбранный рисунок и воспользуйтесь выпадающим меню.

Функция «Обтекание текстом» дает возможность выбрать способ обтекания объекта текстом. Чтобы протестировать инструмент, выделите рисунок и воспользуйтесь выпадающим меню.

С помощью кнопки «Область выделения» вы можете вывести в область задач список объектов. С помощью функций «Выровнять», «Группировать» и «Повернуть» можно выполнить соответствующие действия с выделенными объектами.

Как использовать возможности вкладки «Ссылки»

С помощью инструментов на вкладке «Ссылки» вы можете управлять сносками, ссылками, добавлять оглавление, предметный указатель и таблицу ссылок.

Блок инструментов «Оглавление»

Функция «Оглавление» позволяет создать в документе оглавление. Чтобы воспользоваться инструментом, с помощью выпадающего меню выберите опцию «Автособираемое оглавление». Программа включит в оглавление заголовки всех уровней. Если выбрать опцию «Ручное оглавление», придется указывать названия разделов самостоятельно.

Функция «Добавить текст» позволяет добавить или удалить из таблицы текущий заголовок. Функция «Обновить таблицу» дает возможность включить в оглавление новые разделы.

Блок инструментов «Сноски»

С помощью меню «Вставить сноску» вы можете добавить соответствующий элемент. Выделите фрагмент текста, к которому относится сноска, и нажмите отмеченную на иллюстрации кнопку.

С помощью функции «Вставить концевую сноску» можно добавить сноску в конец документа. Используйте выпадающее меню «Следующая сноска» и функция «Показать сноски» для быстрого перехода между сносками.

Блок инструментов «Ссылки и списки литературы»

С помощью меню «Вставить ссылку» вы можете сослаться на источник информации, например, на книгу. Установите курсор рядом с фрагментов текста, к которому относится ссылка. Нажмите соответствующую кнопку, в открывшемся окне укажите необходимую информацию и сохраните изменения.

С помощью функции «Управление источниками» можно редактировать список, сортировать и удалять источники.

Выпадающее меню «Стиль» позволяет выбрать стиль ссылок. С помощью функции «Список литературы» в документ можно вставить соответствующую информацию.

Блок инструментов «Названия»

Функция «Вставить название» позволяет добавить название или подпись к изображениям, таблицам и формулам в документе. Чтобы воспользоваться инструментом, выделите нужный объект и нажмите отмеченную на иллюстрации кнопку. Добавьте информацию и сохраните изменения.

С помощью функции «Список иллюстраций» вы можете добавить в документ соответствующую информацию.

С помощью меню «Перекрестная ссылка» добавьте в текст перекрестные ссылки на абзацы, рисунки и другие объекты.

Блок инструментов «Предметный указатель»

Функция «Пометить элемент» позволяет добавлять объекты в предметный указатель. Чтобы использовать инструмент, выделите объект, например, фрагмент текста или рисунок, воспользуйтесь соответствующим меню и заполните информацию.

С помощью меню «Предметный указатель» настройте отображение предметного указателя в документе.

Блок инструментов «Таблица ссылок»

С помощью функции «Пометить ссылку» можно включить соответствующий элемент в таблицу. А функция «Таблица ссылок» позволяет вставить в документ список ссылок.

Как использовать возможности вкладки «Рассылки»

Инструменты вкладки помогут организовать физическую и электронную рассылки.

Блок инструментов «Создать»

Функция «Конверты» позволяет корректно добавить информацию на бумажные конверты. Чтобы воспользоваться инструментом, нажмите отмеченную кнопку и добавьте необходимую информацию. Теперь можете напечатать данные на конверте. Обратите внимание на поле «Подача». Здесь указан способ подачи конверта в принтер.

Функция «Наклейки» поможет корректно напечатать информацию на наклейках для посылок, конвертов, CD.

Блоки инструментов «Начало слияния», «Составление документа и списка полей», «Просмотр результатов» и «Завершение»

Функция «Начать слияние» позволяет отправить сообщение нескольким получателям. Например, можете отправить письмо или электронное сообщение. Для этого нажмите кнопку «Начать слияние» и выберите опцию «Пошаговый мастер слияния». Следуйте подсказкам в области задач.

«Пошаговый мастер слияния» объединяет инструменты групп «Начало слияния», «Составление документа и списка полей», «Просмотр результатов» и «Завершение».

Выберите тип документа и нажмите «Далее».

Выберите основу для создания письма: текущий документ, шаблон или существующий документ. Создайте список получателей. Для этого выберите опции «Создание списка – создать» и введите данные.

Напишите сообщение, просмотрите его и завершите работу с мастером. Теперь можете напечатать объединенный документ или отправить его в виде электронного сообщения.

Как использовать возможности вкладки «Рецензирование»

Используйте вкладку «Рецензирование» для правок и оценки документа.

Блок инструментов «Правописание»

С помощью отмеченной на иллюстрации кнопки можете запустить штатное средство MS Word для поиска ошибок и опечаток. Обратите внимание, программа «видит» не все ошибки, а также иногда предлагает исправления там, где ошибок нет.

Функция «Определить» поможет определять значение неизвестных слов. Обратите внимание, для использования инструмента необходимо выбрать в магазине приложений словарь и установить его. Меню «Тезаурус» позволяет подобрать синонимы к выделенным словам. Функция «Статистика» показывает число слов, знаков, абзацев и строк в документе или его фрагменте.

Блок инструментов «Язык»

Меню «Перевод» позволяет автоматически перевести выделенное слово или фразу. Выделите интересующий вас контент и воспользуйтесь отмеченной на иллюстрации кнопкой.

Функция «Язык» позволяет выбрать язык проверки правописания, а также настроить языковые параметры.

Блок инструментов «Примечание»

С помощью инструментов блока можно добавлять, просматривать, редактировать и удалять примечания. Обратите внимание, примечания можно создавать также с вкладки «Вставка».

Блоки инструментов «Запись исправлений» и «Изменения»

С помощью функции «Исправления» можно отслеживать внесенные в документ изменения. Обратите внимание на меню «Область проверки». Оно позволяет выбрать способ отображения списка изменений: внизу или сбоку от документа.

Инструменты блока «Изменения» позволяют принимать или отклонять изменения, а также переходить к предыдущему или следующему исправлению.

Функция «Сравнить» дает возможность сравнивать версии документов и объединять исправления нескольких пользователей. Функции «Блокировать авторов» и «Ограничить редактирование» защищают документ от нежелательных для вас действий других пользователей.

Как использовать возможности вкладки «Вид»

Инструменты вкладки «Вид» позволяют настроить отображение документа.

Блок инструментов «Режимы просмотра»

С помощью инструментов блока можно выбрать режим просмотра страницы. Например, вы можете просмотреть структуру документа.

Блок инструментов «Показ»

С помощью инструментов группы можно включить отображение линейки, сетки и области навигации. Последняя функция позволяет быстро переходить к нужному разделу документа.

Блок инструментов «Масштаб»

Функция «Масштаб» помогает выбрать произвольный масштаб отображения документа. Функция «100 %» позволяет вернуться к стандартному масштабу в один клик.

Функции «Одна страница» и «Несколько страниц» настраивают отображение на экране одной или нескольких страниц соответственно. Меню «По ширине странице» увеличивает ширину страницы до ширины окна.

Функция «Новое окно» открывает текущий документ в новом окне. Это удобно, если вы редактируете контент и хотите сверяться с оригиналом. Функция «Упорядочить все» объединяет несколько документов в одном окне. Функция «Разделить» необходима, чтобы в одном окне работать с разными частями документа.

С помощью функции «Рядом» вы можете расположить два документа в одном окне рядом друг с другом. Это удобно при необходимости сравнить содержание.

С помощью функции «Перейти в другое окно» можно быстро переходить в другие открытые документы.

Функция «Макросы» автоматизирует часто выполняемые задачи. Чтобы воспользоваться инструментом, необходимо создать макрос. Например, представьте, что вам часто приходится выделять фрагменты текста полужирным курсивом. Чтобы выполнять это действие автоматически, создайте макрос. Действуйте так:

• Выделите произвольный фрагмент текста. В выпадающем меню «Макросы» выберите опцию «Запись макроса».

• Выберите способ запуска макроса: с помощью кнопки на панели инструментов или сочетания клавиш на клавиатуре.
• Задайте сочетание клавиш для активации макроса.

• Нажмите кнопку «Назначить» и выполните команды, которые необходимо включить в макрос. Для этого перейдите на вкладку «Главная», выберите выделение полужирным и курсивом.
• Вернитесь в меню «Макросы» и остановите запись.
• Проверьте работу макроса. Для этого выделите фрагмент текста и нажмите заданное сочетание клавиш.

Дополнительные трюки для повышения эффективности работы с MS Word

Ниже вы найдете список лайфхаков, с помощью которых можно быстро решать стандартные задачи при работе с MS Word:

• Используйте контекстное меню. Оно вызывается щелчком правой кнопки мыши.

Чтобы выделить абзац, трижды щелкните левой кнопкой мыши по любому слову.

Чтобы вставить на страницу текст-заполнитель, напишите следующие символы: =lorem(2,2). С помощью цифр в скобках определите количество абзацев и строк заполнителя. Если заменить «lorem» на «rand», в качестве заполнителя будет использован случайный текст.  

• Чтобы быстро создать надстрочную или подстрочную надпись, выделите нужное слово и нажмите сочетание клавиш «Ctrl +» или «Ctrl Shift +» соответственно.
• Чтобы выделить предложение, нажмите Ctrl и установите курсор на любом слове.
• Выбирайте тип сохраняемого файла. Например, вы можете сохранить данные в формате PDF. Для этого выберите опцию «Сохранить как» и выберите нужный тип файла.

• Чтобы создать горизонтальную линию, введите три дефиса подряд и нажмите клавишу Enter.
• Чтобы напечатать тире, воспользуйтесь сочетанием клавиш Alt + 0151.
• Чтобы быстро переместить фрагмент текста, выделите его, нажмите F2, установите курсор на место вставки и нажмите Enter.

Нужны ли все функции Word рядовому пользователю

Наверняка нет. Для повседневной работы вы можете использовать несколько инструментов MS Word, которые знаете и к которым привыкли. А с помощью этого обзора можно расширить собственный арсенал, найти быстрый способ решения тех или иных задач. Помните, что инструменты Word организованы с помощью вкладок. В свою очередь, на вкладках инструменты группируются в блоки, позволяющие решать близкие задачи.

В комментариях поделитесь предложениями и замечаниями к обзору. Также расскажите о трюках, которые вы используете при работе с MS Word.

ОИТ, КИТ 1 курс

Тема Технологии
и системы обработки текстовых документов.

Лекция Текстовый
процессор Microsoft
Word

2. Основные приёмы работы по созданию текстовых документов средствами текстового процессора Microsoft Word

1. Общая характеристика и функциональные возможности текстового процессора Microsoft Word

Практически все
виды работ пользователя на персональном
компьютере в той или иной степени связаны
с подготовкой данных для последующей
обработки. Прежде всего, это относится
к работам, связанным с подготовкой
документов. В состав подготавливаемого
документа могут входить текстовые
данные, таблицы, математические формулы,
графические объекты и т. д. Главная
задача любого текстового редактора
заключается в обеспечении оптимальных
для пользователя условий по созданию
и обработке документа.

Современный
текстовый редактор представляет собой
программный продукт, обеспечивающий
пользователя ПК средствами создания,
обработки и храпения документов различной
природы и степени сложности. В последнее
время тексто­вые редакторы вытесняются
текстовыми процессорами, которые
позволяют не только набирать “чистый”,
неформатированный текст, но и оформлять
его: произ­вольно размещать на странице,
выделять шрифтами, цветом и т. д. Однако
без ущерба для понимания можно в равной
степени использовать оба термина.

Обилие различных
типов документов привело к многообразию
существующих текстовых редакторов. В
качестве классифицирующего признака,
с помощью ко­торого можно разделить
все множество текстовых редакторов на
4 группы, при­мем тип обрабатываемого
объекта.

1. Редакторы
текстов
— предназначены для создания и
редактирования текстов, например текстов
программ (MultiEdit,
Brief,
Norton
Editor,
Quick).

2. Редакторы
документов
— предназначены
для работы с документами, структурно
состоящими из вложенных документов,
страниц, абзацев и т. и. В структуру
документа могут входить таблицы,
графические образы, которые могут
создаваться в других приложениях. Среди
редакторов, предназначен­ных для
работы с текстовыми документами, можно
вы/юлить Лексикон, Ami
Pro,
MultiEdit,
Microsoft
Word.
Признавая общность последних по типу
создаваемого и обрабатываемого объекта,
нельзя не отметить их различия по
возможностям, предоставляемым
пользователю.

3. Издательские
системы
— используются
для подготовки больших слож­ных
документов (книги, альбомы, журналы,
газеты). В качестве примеров издательских
систем можно назвать Corel
Ventura
Publisher,
Adobe
PageMaker,
QuarkXPress.
Необходимо отметить, что работа с
издательскими системами предполагает
использование редакторов документов
на этане пред­варительном подготовки
материалов. Издательские системы
предназначены для верстки текста.
Верстка текста заключается в размещении
текста по страницам создаваемого
документа, вставке рисунков, использовании
различ­ных шрифтов применительно к
документам, уже созданным при помощи
ре­дакторов текстов. В целом, на наш
взгляд, различия между редакторами
доку­ментов и издательскими системами
не представляются принципиальными. По
общему мнению, в последнее время
редакторы по своим возможностям не
только приблизились к издательским
системам, но даже в некоторых вопросах
стали их превосходить.

4. Редакторы
научных текстов.
Особенность данного класса редакторов
в том, что они обеспечивают подготовку
и редактирование научных текстов,
содержащих большое количество
математических 4юрмул, графиков,
специ­альных символов и т. п. Среди
наиболее известных редакторов научных
текстов можно выделить системы ТЕХ и
MathOr.
Необходимо отметить, что современные
текстовые редакторы включают в себя
средства подготовки документов с
формулами. Вопрос только в том, как
соотносятся обычный текст и формулы.
Использование редакторов научных
текстов оправдано тогда, когда
подготавливаемый текст содержит много
формул.

В заключение
краткого обзора текстовых редакторов
можно сделать вывод, что возможные
различия между ними в настоящее время
перестали быть принципи­альными.
Тенденция в развитии текстовых редакторов
заключается в создании редакторов,
позволяющих пользователям одновременно
работать с текстами, со­держащими
объекты и фрагменты различной природы.
Особенно четко это про­слеживается
в редакторах документов.

Как правило,
исходным моментом работы с документом
является текст, к которо­му добавляются
объекты и фрагменты различной природы.
Работа специалиста-экономиста с
документами в первую очередь имеет
целью расширение информационной базы
принимаемых хозяйственных решений.
Поэтому желательно, чтобы при работе с
документом основное рабочее время
тратилось бы специалистом не на создание
документа (набор), а на придание ему
требуемого вида и его анализ.

Последнее достижимо
при расширении технологических
возможностей редакто­ров за счет
приближения компьютерной технологии
работы с документом к чело­веческой.
В целом Word
7.0 можно рассматривать как очередной
шаг в направлении превращения редактора
документов в настольную издательскую
систему с точки зрения его возможностей
по работе с текстами различной струк­туры
и сложности.

При сохранении
всех возможностей Word
6.0 и его пользовательского интер­фейса
Word
7.0 имеет ряд новых принципиальных
особенностей. У пользовате­ля редактора
Word
7.0 появилась возможность выделять
определенные фраг­менты текста цветом
с целью, например, отметить какие-то
важные его моменты. При этом цветные
отметки видны только при просмотре
текста на экране и на печать не выводятся.
Это соответствует принятой технологии
работы с научным текстом.

Проверка правильности
набора (написания) текста выполняется
одновременно с набором. Это тоже более
естественно, чем проверка текста после
набора. При этом неправильно набранное
(по мнению редактора Word)
слово подчеркивается красной волнистой
линией с целью обратить внимание
пользователя. Следует по­мнить, что
ошибочным признается как действительно
неправильно набранное сло­во, так и
неизвестное редактору.

В Word
7.0 реализована система Microsoft
IntelliSense
— система интеллекту­альной подсказки.
Эта система предназначена для повышения
эффективности работы с документом за
счет вывода на экран соответствующих
подсказок. При­знавая определенную
формализованность в работе мастера
подсказок, следует согласиться с тем,
что его появление является шагом в
направлении интеллекту­ализации
общения пользователя и компьютера.
Анализируя действия пользовате­ля и
признавая их неоптимальными, редактор
через мастера стремится их оптими­зировать.

Изменения произошли
в системе поиска и замены. Теперь
пользователю стали доступны поиск и
замена всех форм слова (в английском
тексте), что сделало эти операции более
гибкими и приближенными к смысловому
анализу текста.

Обеспечивается
использование системы электронной
почты, не покидая редакто­ра. Можно
редактировать и создавать почтовые
сообщения как обычный доку­мент. У
пользователя появилась возможность
создавать профессиональный
доку­мент-сообщение, вставляя в него
таблицы, графики и другие объекты.

В Word
7.0 при оформлении (обычных) писем методом
слияния текста и полей из базы данных
можно использовать адреса, которые
хранятся в адресных книгах Microsoft
Exchange
или Schedule+.
Связанная работа этих приложений
позволя­ет легко объединить информацию
из различных приложений.

Понятия, вопросы
создания и работы с документом,
рассматриваемые далее относительно
Word,
в целом применимы к любому редактору
документов. Следует отметить, что
используемые ниже термины “редактор
документов” и “текстовый редактор”
можно считать равнозначными. В качестве
объекта редактирования понимается
некоторым образом организован­ный
набор символов. Набор символов может
быть представлен как некоторый документ.
Документ может включать в себя текст,
графические объекты, таблицы и объекты
из других приложений.

Главное меню
Microsoft Word, панели инструментов

Структура окна
Word
типична для приложений Windows.
В нее входят элементы, необходимые для
редактирования и формати­рования
текстов. В верхней части окна располагаются
панели
команд,
к которым относятся строка
меню и
панели
инструментов.
После
установки программы в ней по умолчанию
присутствуют две панели инструментов
— Стандартная и Форматирование. Однако
если в ходе работы возникает необходимость
в других панелях инструментов, их тоже
можно открыть и расположить вдоль любой
границы окна или отдельно.

Под панелями
инструментов располагается линейка,
проградуированная в сантиметрах или
дюймах. Она помогает контролиро­вать
размещение элементов страницы и управлять
операциями форматирования.

Основную часть
окна занимает рабочая
область,
содержащая окно редактируемого документа.
Если окно документа развернуто на всю
рабочую область, то оно совпадает с
окном программы. Поэто­му в окне
присутствуют два набора кнопок управления
размером. Верхние кнопки относятся к
программе, а нижние — к документу, и
путать их не надо.

Вертикальная
полоса прокрутки Word
имеет особен­ность. Под ней расположены
три дополнительные кнопки
перехода: на
страницу вверх и вниз или к избранному
объекту, в качестве которого может
выступать страница, раздел, таблица,
сноска, заголовок, рисунок и т.п.

В самой нижней
части окна располагается строка
состояния.
Она содержит справочную информацию о
документе и индикаторы, указывающие на
текущий режим работы.

В каждом приложении
Microsoft
Office
выполнение различных операций
осуществляется с помощью команд. Команду
можно выбрать несколькими способами:
в ниспадающем или динамиче­ском меню,
путем нажатия кнопки в панели инструментов
или комбинации горячих клавиш.

Строка меню

Строка меню
располагается под строкой заголовка и
содержит группы команд, объединенные
по функциональному признаку.

Все приложения
содержат восемь одинаковых меню:

• Файл (File)
— содержит команды для управления
документами:

создания, открытия,
сохранения, закрытия, предварительного
просмотра перед печатью, печати и
рассылки.

• Правка
(Edit)
— включает стандартный для среды Windows
набор команд редактирования, предназначенных
для отмены и повторения команд, выделения,
копирования, удаления и пе­ремещения
по документу.

• Вид
(View)
— команды этого меню позволяют
устанавливать режимы просмотра активного
документа и способы отображе­ния на
экране панелей инструментов.

• Вставка (Insert)
— объединяет команды, предназначенные
для вставки в активный документ информации
или объектов из других источников (поля,
номера страниц, рисунки и т.д.).

• Формат (Format)
— содержит все команды форматирования
документа: установки шрифта, выравнивания
элементов и т.д.

• Сервис (Tools)
— объединяет команды, предназначенные
для выполнения специальных операций:
проверки орфографии, автозамены,
настройки панелей инструментов, меню
и клавиш сокращения, установки параметров
и опций.

• Окно (Window)
— включает команды, которые позволяют
зада­вать режимы отображения окон
документов и выполнять пере­ход из
одного окна документа в другое.

• Справка (Help)
— содержит команды доступа к справочной
системе.

Кроме перечисленных
пунктов меню, которые являются общими
для всех приложений, в каждом приложении
есть специфичные элементы. Например, в
WinWord
7.0 — это меню
Таблиц (Table),
которое
содержит команды обработки таблиц, в
Excel
7.0 — меню Данные
(Date),
объединяющее команды сортировки,
фильтрации, создания сводных таблиц, в
PowerPoint
7.0 — меню
Рисунок, включающее
команды редактирования отдельных
рисунков и групп рисунков, в системе
управления данными Access
7.0 — меню Records,
команды которого служат для сортировки,
фильтрации и сохранения записей. Следует
отметить также одну особенность
приложения Schedule-h
в нем отсутствуют меню
Формат и Окно.

Конечно, перечень
и действие команд в одноименных меню
приложений могут различаться. Однако
назначение одноименных меню разные
приложений остается неизменным.

Средства настройки,
реализованные в каждом приложении,
позво­ляют при необходимости изменить
не только состав отдельных меню, но и
состав строки меню: добавить новые или
удалить ненужные команды, изменить
порядок следования пунктов и т.д.

Панели
инструментов

Работа в текстовом
редакторе существенно облегчается в
случае использования панелей инструментов.
Они позволяют быстро выполнять действия
по созданию и обработке документа. Вывод
панелей инструментов выполняется по
команде Вид
/
Панели инструментов.

В Word
используются следующие панели:
Стандартная, Форматирование, Обрам­ление,
Базы данных, Рисование, Формы, Microsoft
и др.

Панели инструментов
могут выводиться на экран либо быть
спрятанными. Для их вывода необходимо
снять флажок слева от названия
соответствующей пане­ли. Панель
инструментов включает в себя некоторую
совокупность кнопок, каж­дая из которых
соответствует определенной команде
для создания и редактиро­вания
документа. Кнопка может быть цветной
(установлен флажок «Цветные кнопки»)
или черно-белой (флажок «Цветные кнопки»
снят), иметь стандартный размер или быть
большой (флажок «Большие кнопки»), иметь
подсказку или нет (флажок «Подсказки»).
Подсказка позволяет узнать назначение
кнопки.

Предлагаемые в
Word
панели инструментов не следует
рассматривать как неиз­меняемую
данность. Пользователь по своему желанию
может создать новую па­нель инструментов.
Необходимость создания новой панели
инструментов может быть связана с
желанием пользователя объединить в
одной панели кнопки раз­личных панелей
с тем, чтобы держать на экране только
одну панель инструмен­тов. При этом
пользователь, как правило, включает в
свою пользовательскую па­нель кнопки,
соответствующие наиболее часто
выполняемым командам. Для создания
новой панели инструментов следует
выполнить команду
Вид / Панели инструментов / Создать.
Далее вводится имя создаваемой панели
инструментов.

Все приложения
Microsoft
Office
имеют панели инструментов, которые
обеспечивают быстрый доступ к наиболее
часто используемым командам и опциям.
При первом запуске любого приложения
Microsoft
Office
открывается окно приложения, в котором
под строкой меню находится стандартная
панель инструментов. Стан­дартные
панели инструментов во всех приложениях
имеют одинаковую структуру, выглядят
практически одинаково и в большинстве
случаев имеют одинаковые имена.

Внешний вид и
назначение большинства кнопок стандартных
панелей инструментов одинаковы. Конечно,
панели инструментов других приложений,
например Access
7.0, имеют больше отличий.

Каждая кнопка
стандартной панели инструментов имеет
уникаль­ное имя. Чтобы узнать имя
кнопки, следует установить на ней
указатель мыши, не нажимая кнопку
манипулятора. Имя кнопки появится рядом
с указателем мыши, а краткое описание
— в строке состояния. В нижеследующей
таблице перечислены и описаны кнопки
стандартных панелей инструментов,
которые являются общими для большинства
приложений.

Кнопка	Название	Назначение
	Создать	Открытие нового документа, базирую­щегося на стандартном шаблоне.
	Открыть	Открытие существующего документа. После щелчка на этой кнопке открыва­ется стандартное диалоговое окно от­крытия документов, в котором нужно указать имя и местоположение доку­мента, который необходимо открыть.
	Сохранить	Сохранение документа. Если докумен­ту ранее не было присвоено имя, от­крывается диалоговое окно Сохранить как, в котором необходимо указать имя документа и определить место его хранения.
	Печать	Запуск операции печати активного документа. Открывает стандартное окно печати для установки парамет­ров печати.
	Предварительный просмотр	Отображение на экране документа в том виде, в каком он будет напечатан. Можно просмотреть одну или не­сколько страниц документа в увели­ченном или уменьшенном масштабе.
	Орфография	Запуск процесса проверки орфогра­фии. Можно проверить весь документ или только выделенный фрагмент.
	Удалить в буфер	Удаление и помещение в буфер обмена выделенного фрагмента документа (текста, графики, таблицы и т.д.).
	Копировать в буфер	Копирование и помещение в буфер обмена выделенного фрагмента документа (текста, графики, таблицы и т.д.).
	Вставить из буфера	Вставка информации из буфера обме­на, начиная с позиции курсора ввода.
	Копировать формат (быстрое форматирование)	Назначение параметров символов, вы­деленных до нажатия кнопки, симво­лам, выделенным после ее нажатия.
	Отменить	Отмена команды, выполненной по­следней. Эта возможность может быть реализована не для всех команд.
	Повторить	Повторное выполнение команды, от­мененной последней. Эта возмож­ность может быть реализована не для всех команд.
	Рисование	Управление отображением панели ин­струментов Рисование.
	Масштаб	Задание степени увеличения или уменьшения изображения. Если уста­новлено значение 100%, размер изо­бражения на экране соответствует ре­альным размерам документа.
	Мастер подсказок	Управление отображением Мастера подсказок. Мастер подсказок предос­тавляет советы по наиболее эффектив­ному использованию приложения в сложившейся ситуации.
	Справка	Вызов справочной подсистемы.

Кроме перечисленных
в таблице кнопок, стандартные панели
ин­струментов приложений содержат
кнопки, специфичные для дан­ного
приложения, например,
Автосуммирование и Мастер функций в
Excel
7.0, Применить
шаблон дизайна и Эффекты анимации
в PowerPoint
7.0.

В каждом приложении
можно получить подробную информацию о
назначении кнопок панелей инструментов,
воспользовавшись сис­темой
контекстно-зависимой справки. Для этого
необходимо щелк­нуть на кнопке
Справка (Help)
стандартной панели инструментов и,
когда рядом с указателем мыши появится
вопросительный знак, выполнить щелчок
на кнопке, о которой нужно получить
информа­цию. В открывшемся окне
справочной системы отобразится
инфор­мация о назначении данной
кнопки.

Панель инструментов
Форматирования

Независимо от типа
и назначения создаваемого документа,
поль­зователи стремятся оформить его
профессионально и эффектно.

Для оформления
документов предназначены команды меню
Фор­мат.
Однако намного быстрее и удобнее
форматировать докумен­ты, используя
панель инструментов
Форматирование,
В окнах всех приложений эта панель
находится под стандартной панелью
инструментов и содержит кнопки вызова
основных команд фор­матирования.
Общие элементы панели
Форматирование приложений
Excel
7.0 и PowerPoint
7.0 описаны в следующей таблице.

Элемент	Название	Назначение
	Шрифт	Указание вида шрифта путем выбора значения в списке или ввода назва­ния с клавиатуры.
	Размер шрифта	Изменение размера шрифта путем выбора значения в списке или ввода с клавиатуры.
	Полужирный	Установка полужирного (bold) начертания.
	Курсив	Установка курсивного (italic) начертания.
	Подчеркивание	Выделение символов подчеркива­нием.
	Выравнивание по левому краю	Задание такого способа выравнивания абзацев, при котором левый край абзаца ровный.
	Выравнивание по центру	Выравнивание абзаца относительно центра страницы.
	Выравнивание по ширине	Задание такого способа выравнива­ния абзацев, при котором оба края абзаца ровные.
	Выравнивание по правому краю	Задание такого способа выравнива­ния абзацев, при котором правый край абзаца ровный.
	Маркированный список	Вставка перед выделенными абзацами символа перечисления.

Кроме стандартной
панели и панели форматирования, в каждом
приложении есть несколько встроенных
панелей инструментов, отображением
которых можно управлять. Отображение
панелей задается в диалоговом окне
Панели инструментов
меню Вид.

Чтобы отобразить
на экране какую-либо панель инструментов,
следует в диалоговом окне
Панели инструментов
рядом с именем панели установить флажок.
У пользователей есть возможность
самостоятельно создавать панели и
включать в них кнопки по собственному
усмотрению.

Соседние файлы в папке KIT-OIT_zaoch_12-13

• #
• #
• #
• #
• #

  25.03.201518.62 Кб11Для лекции.xlsx

• #