Текстовые данные в excel представляют собой - Word и Excel

высвечивается адрес текущей ячейки.

Строка состояний отображает информацию о текущем состоянии таблицы и программы и о результатах выполняемых операций. При выборе какой-либо команды в строке состояний появляются краткие сведения о её назначении.

Ярлыки рабочих листов предназначены для работы с рабочими листами (добавление, удаление, перемещение и переименование рабочего листа, и т.п.).

К основным элементам можно отнести также линейки горизонтальной и вертикальной прокрутки для просмотра необходимой области таблиц, делителя окон прокрутки, которая позволяет одновременно увидеть на экране несколько фрагментов рабочего листа и осуществлять их совместную обработку.

Данные вводятся в ячейки. Ячейка таблицы может содержать три типа данных: числа, формулы и текст, или может быть пустой. Числа представляют собой значения, которые используются в вычислениях или расчетах. Даты также относятся к числам. Формулы являются инструкциями к вычислениям и расчетам. Текстовые данные представляют информацию содержательного характера, например, фамилия, имя, адрес и т.п.

Для ввода данных необходимо выбрать ячейку с помощью курсора или указателем «мышь» с двойным щелчком. Вводимые данные отображаются в активной ячейке и в строке формул одновременно. По умолчанию числовые данные выравниваются по правому краю, а текстовые по левому. Для ввода формул необходимо ввести символ «=» (знак равенства) и далее задать саму формулу.

Для изменения формата данных ячейки или диапазона используется команда Формат ►Ячейки►Число.

Все вычисления в таблицах Excel выполняются с помощью формул. Формула может содержать числовые константы, ссылки на

ячейки и на функции Excel, соединенные знаками математических операций. Скобки позволяют изменять стандартный порядок выполнения действий. Если ячейка содержит формулу, то в рабочем листе отображается текущий результат вычисления этой формулы. Если сделать ячейку текущей, то сама формула отображается в строке формул.

Особенность использования формул заключается в том, что изменение содержимого какой либо ячейки приводит к изменении или пересчету значений всех ячеек, которые связаны с этой ячейкой формулами. Это означает что, формула может содержать ссылки на ячейки, то есть адреса ячеек, содержимое которых используются в вычислениях и результат вычисления формулы зависит от числа, находящегося в другой ячейке. Таким образом, ячейка содержащая формулу является зависимой.

Ссылку на ячейку можно задать разными способами. Во-первых, адрес ячейки можно ввести вручную. Другой способ состоит в щелчке на нужной ячейке или выборе диапазона, адрес которого требуется ввести. Ячейка или диапазон при этом выделяются пунктирной рамкой.

Все диалоговые окна программы Excel, которые требуют указания номеров или диапазонов ячеек, содержат кнопки, присоединенные к соответствующим полям. При щелчке на такой кнопке диалоговое окно сворачивается до минимально возможного размера, что облегчает выбор нужной ячейки (диапазона) с помощью щелчка или протягивания

Для редактирования формулы следует дважды щелкнуть на соответствующей ячейке. При этом ячейки (диапазоны), от которых зависит значение формулы, выделяются на рабочем листе цветными рамками, а сами ссылки отображаются в ячейке и в строке формул тем же цветом. Это облегчает редактирование и проверку правильности формул.

Ссылки могут быт абсолютными и относительными. По умолчанию,

ссылки на ячейки в формулах рассматриваются как относительные, т.е. при копировании формулы адреса в ссылках автоматически изменяются в соответствии с относительным расположением исходной ячейки и создаваемой копии.

Например, в ячейке D5 имеется ссылка на ячейку C3. В относительном представлении можно сказать, что ссылка указывает на ячейку, которая располагается на один столбец левее и на две строки ниже данной. Если формула будет скопирована в другую ячейку, то такое относительное указание ссылки сохранится. Например, при копировании формулы в ячейку Н5 ссылка будет продолжать указывать на ячейку, располагающуюся на один столбец левее и на две строки ниже, т.е. на ячейку G3.

Абсолютная ссылка при копировании не изменяется, и ячейка, на которую указывает ссылка, рассматривается как постоянная. Элементы номера ячейки, использующие абсолютную адресацию, предваряются символом $. Например, при последовательных нажатиях клавиши F4 номер ячейки А1 будет записываться как А1, $А$1, А$1 и $А1.

В двух последних случаях один из компонентов номера ячейки рассматривается как абсолютный, а другой — как относительный.

Копирование и перемещение ячеек в программе Excel можно осуществлять методом перетаскивания или через буфер обмена. При работе с небольшим числом ячеек удобно использовать первый метод, при работе с большими диапазонами — второй.

Чтобы методом перетаскивания скопировать или переместить текущую ячейку (выделенный диапазон) вместе с содержимым, следует навести указатель мыши на рамку текущей ячейки (он примет вид стрелки с дополнительными стрелочками). Теперь ячейку можно перетащить в любое место рабочего листа (точка вставки помечается всплывающей подсказкой). Для выбора способа выполнения этой операции, а также для более надежного контроля над ней

рекомендуется использовать специальное перетаскивание с помощью правой кнопки мыши. В этом случае при отпускании кнопки мыши появляется специальное меню, в котором можно выбрать конкретную выполняемую операцию.

Передача информации через буфер обмена имеет в программе Excel определенные особенности, связанные со сложностью контроля над этой операцией. Вначале необходимо выделить копируемый (вырезаемый) диапазон и дать команду на его помещение в буфер обмена: Правка►Копировать или Правка► Вырезать. Вставка данных в рабочий лист возможна лишь немедленно после их помещения в буфер обмена. Попытка выполнить любую другую операцию приводит к отмене начатого процесса копирования или перемещения. Однако утраты данных не происходит, поскольку «вырезанные» данные удаляются из места их исходного размещения только в момент выполнения вставки.

Место вставки определяется путем указания ячейки, соответствующей верхнему левому углу диапазона, помещенного в буфер обмена, или путем выделения диапазона, который по размерам в точности равен копируемому (перемещаемому). Вставка выполняется командой Правка►Вставить. Для управления способом вставки можно использовать команду Правка ► Специальная вставка. В этом случае правила вставки данных из буфера обмена задаются в открывшемся диалоговом окне.

В таблицах может быть выделена группа соседних ячеек. Такая группа называется диапазоном в формулах, и используется как одно целое. Например, диапазон В2:В17 обозначает группу ячеек столбца В начиная с ячейки В2 и до ячейки В17 включительно, а диапазон В1:Е1 обозначает группу ячеек строки 1 начиная с ячейки В1 и до ячейки Е1. Теперь легко представить прямоугольный диапазон А4:Е8. К выделенным диапазонам можно применить различные действия, операции, вычисления и функции как к единому объекту, т.е. действия

коснутся каждой ячейки из указанного диапазона.

MS Excel обладает собственными средствами автоматизации ввода: автозавершение и автозаполнение. Эти средства используются для ввода часто повторяющихся или однотипных данных. Автозавершение используется для автоматизации ввода повторяющихся текстовых данных в ячейки одного столбца рабочего листа, например при вводе фамилий. Для того чтобы использовать средства автозавершения, заполненные ячейки по столбцу должны идти подряд, без промежутков между ними. При ввода текстовых данных в очередную ячейку проверяется соответствие введенных символов строкам, имеющемся в этом столбце выше. При обнаружении однозначного совпадения, введенный текст автоматически дополняется. Можно подтвердить операцию автозавершения нажатием клавиши ENTER, или продолжать ввод, не принимая предлагаемый вариант. При встрече в столбце пустой ячейки операция автозавершение прерывается.

Автозаполнение используется при работе с числами и формулами. Для этой цели используется маркер автозаполнения(см.рис.1) — выделенный черный квадратик в правом нижнем углу рамки текущей ячейки(курсора). При наведении на него указатель мыши (он обычно имеет вид толстого белого креста) приобретает форму тонкого черного крестика. Перетаскивание маркера заполнения рассматривается как операция «размножения» содержимого ячейки в горизонтальном или вертикальном направлении.

Если ячейка содержит число (в том числе дату, денежную сумму), то при перетаскивании маркера происходит копирование ячеек или их заполнение арифметической прогрессией. Для выбора способа автозаполнения следует производить специальное перетаскивание с использованием правой кнопки мыши.

Пусть, например, ячейка А2 содержит число 1. Наведите указатель

Соседние файлы в папке Информатика_1

Источник

Хитрости »

1 Май 2011 60934 просмотров

Ячейка в Excel может содержать следующие типы данных: дата, время, число, текст, формула

ТЕКСТ И ФОРМУЛЫ
Любой произвольный набор символов, если он не представляет собой число или дату, будет воспринят как текст: «привет», «12 штук».
Если данных в ячейке начинаются со знака =, —, + — Excel попытается вычислить выражение, следующее за знаком, т.к. посчитает это формулой.

ЧИСЛА, ПРОЦЕНТЫ, ДАТА, ВРЕМЯ

ЧИСЛА
Для представления чисел в Excel используется 15 цифр. Если введено число длиной более 15 цифр (как до, так и после десятичной запятой), Excel сохранит его с точностью до 15 цифр, заменив оставшиеся разряды нулями. Например, если в ячейку с общим или числовым форматом ввести число: 123456789123456789, то последние три цифры(789) будут заменены на нули: 123456789123456000.
Очень большие числа автоматически представляются в экспоненциальном формате: 1,2Е+19 = 1,2*1019 или 1,2Е-19 = 1,2*10-19. Наибольшее положительное число 9,9Е+307; наименьшее положительное число 1 Е-307 (числа, большие 9,9Е+307 становятся текстом, меньшие 1Е-307 – нулем)
Для определения целой и дробной частей чисел используется разделитель: в российском языковом стандарте это запятая; в английском – точка
Возможность Excel работать только с числами не более 15-ти знаков и такого числа разрядов после запятой порождает некоторые недопонимания в расчетах со стороны пользователей: Excel неправильно считает. Почему?
ПРОЦЕНТЫ
Главное здесь помнить, что 100% это по сути 1. Отсюда вывод — проценты это те же числа, только при вводе в ячейку значения со знаком процента(%) Excel сам автоматом делит введенное число на 100 и присваивает формат «Процентный», который визуально уже обратно умножает на 100. Но это только виртуальное умножение, на самом деле в ячейке хранится уже поделенное число. Т.е. если мы введем в ячейку значение 20%, то Excel запомнит его как значение 0,2 и применит процентный формат. И дальнейшие расчеты будут вестись именно со значением 0,2.
ДАТА
Дата для Excel это тоже число, только представленное иным форматом.
В Excel отсчет даты и времени начинается с 01.01.1900. Для компьютеров под управлением Macintosh в Excel отсчет начинается с 02.01.1904. Для корректной совместимости с такими компьютерами в Excel предусмотрена возможность включения исчисления дат 1904: Файл→ Параметры→ Дополнительно→ Использовать систему дат 1904 (File→ Options→ Advanced→ Use 1904 date system).
Если в ячейку ввести число 43587 и присвоить этой ячейке формат Даты — «ДД.ММ.ГГГГ» (правая кнопка мыши по ячейке→ Формат ячеек→ вкладка Число→ Дата (Format Cells→ вкладка Number→ Date)), то в ячейке будет отображено 02.05.2019. Т.е. 43587 в переводе на дату равно 02.05.2019.
43587 — это количество дней, прошедших с даты 01.01.1900. Следовательно 1 — это одни целые сутки.
ВРЕМЯ
Т.к. целые числа для Excel это даты, то логично предположить, что дробная часть чисел будет восприниматься как время. Например, 0,5 = 12:00, а 0,124 — 2:58:34.
Следовательно, если записать в ячейку 43587,124 и назначить формат «ДД.ММ.ГГГГ чч:мм:сс», то в перевод на дату/время это будет — 02.05.2019 2:58:34.

По умолчанию, если количество часов больше 23, введенное время преобразуется в формат «дата время». Например, 24:12:15 автоматом будет отражено как 01.01.1900 0:12:15
Чтобы увидеть сумму часов, а не дата+время, необходимо для ячейки установить формат «[ч]:мм:сс»(ч в квадратных скобках [ч] говорит Excel, что необходимо отображать суммарно часы, а не превращать их в дни)

Именно такое хранение Excel-ем дат и времени дает нам возможность производить с датами и временем математические операции. Например, можно узнать, какая дата будет через 7 дней:
=A1+7
где в A1 записана текущая дата =СЕГОДНЯ()
Или объединить ячейки с датой и временем так, чтобы получилась одна ячейка в формате даты-времени. Например, в столбце А у нас записаны даты, а в столбце B — время. И необходимо в столбце С получить дату и время вместе. Использовать для этого текстовые функции(вроде СЦЕПИТЬ(CONCATENATE) или амперсанда(&)) не получится, т.к. это все же числа. И правильно их именно складывать, а не объединять:
=A1+B1
где
A1 — дата
B1 — время
Если же необходимо именно объединять дату и произвольный текст(=»Отчет по магазину за «&B1, где в B1 — дата), то можно получить совсем не то, что ожидалось. Подробнее об этом и о том, как это можно исправить я описывал в статье: Видимое значение ячейки в реальное

Важно знать, что при изменении данных, Excel автоматически пытается определить тип вводимых данных и преобразовать их в максимально приближенный формат (на свое усмотрение). Порой это может сыграть очень плохую шутку. Например, если попытаться в русской локализации записать в ячейку текст вида 2.1, то Excel непременно преобразует его в дату — 02.янв. Причина тому тот факт, что разделителем целой и дробной части является запятая, а разделителем дней, месяцев и лет в дате – точка. Так же подобное преобразование может происходить и при вводе значения вроде «

02-12

» — Excel переведет его в дату «

02.дек

«. В данном случае дату мы получаем потому, что Excel понимает формат даты «

ДД-ММ-ГГ

» и умеет распознавать в нем именно дату. Чтобы Excel не делал подобных преобразований необходимо перед внесением данных установить формат ячейки — Текстовый (Text) и только после этого вводить в ячейку данные. Или ставить перед такими числами апостроф —

‘2.1

Так же преобразование в число будет происходить, если мы постараемся ввести в ячейку значение, которое Excel может в него преобразовать(не только дата). Например, когда необходимо записать числа с ведущими нулями(вроде такого «00023543»). Как правило это артикулы и различные ID, но может быть что угодно. Так вот, при вводе в ячейку с общим или любым числовым форматом значения «00023543», Excel автоматом преобразует это значение в 23543, т.е. удалит ведущие нули. При этом сразу эту ошибку можно и не заметить, если при этом для ячейки установлен числовой формат вроде Табельный номер или просто такой: «00000000». Иногда это действительно лучше, т.к. в ячейке на самом деле число, а отображается как некий ID. Но проблема в том, что тогда отображаемое значение «00023543» не будет равно такому же текстовому значению, т.к. фактически там число 23543. И если необходимо этого избежать, то здесь так же необходимо сначала назначить ячейке формат Текстовый (Text), и только после этого начинать вводить данные в эти ячейки.

Есть и другой вариант: когда вы открываете файл(в основном это относится к текстовым файлам и CSV), в котором уже есть подобные «числа»(2.1, 5.10 и т.п.). Они уже в момент открытия в большинстве случаев будут преобразованы в даты и менять формат ячеек уже поздно. Но можно попробовать схитрить и установить на время открытия таких файлов разделитель целой и дробной части — точка. Сделать это можно через Параметры:

Excel 2003: меню Сервис —Параметры… -вкладка Международные
Excel 2007: Кнопка Офис —Параметры(Excel Options) —Дополнительно(Advanced)
Excel 2010 и выше: Файл(File) —Параметры(Options) —Дополнительно(Advanced)

Снять галку с «Использовать системные разделители(Use system separators)» и установить в полях ниже свои. Как правило помогает установка в качестве разделителя целой и дробной части(decimal separator) точки вместо запятой.

Статья помогла? Сделай твит, поделись ссылкой с друзьями!

Источник

A text string, also known as a string or simply as text, is a group of characters that are used as data in a spreadsheet program. Text strings are most often comprised of words, but may also include letters, numbers, special characters, the dash symbol, or the number sign. By default, text strings are left-aligned in a cell while number data is aligned to the right.

Note:

The information in this article applies to Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel for Mac, and Excel Online.

Format Data as Text

Text strings usually begin with a letter of the alphabet, but any data entry that is formatted as text is interpreted as a string.

Convert Numbers and Formulas to Text with the Apostrophe

Text strings are also created in Excel and Google Sheets by entering an apostrophe ( ‘ ) as the first character of data.

The apostrophe is not visible in the cell but forces the program to interpret whatever numbers or symbols are entered after the apostrophe as text.

For example, to enter a formula, such as =A1+B2, as a text string, type:

'=A1+B2

The apostrophe, while not visible, prevents the spreadsheet program from interpreting the entry as a formula.

Convert Text Strings to Number Data in Excel

At times, numbers copied or imported into a spreadsheet are changed into text data. This causes problems if the data is being used as an argument for some of the program’s built-in functions, such as SUM or AVERAGE. Options for fixing this problem include using Paste Special or the Error button.

Convert Text to Numbers With Paste Special

Using paste special to convert text data to numbers is relatively easy. It also keeps the converted data in its original location. This is different than the VALUE function which requires the converted data to reside in a different location from the original text data.

Convert Text to Numbers Using the Error Button

As shown in the image above, the Error button, or Error Checking button, in Excel is a small yellow rectangle that appears next to cells that contain data errors. You’ll see it when number data formatted as text is used in a formula.

To use the Error button to convert the text data to numbers:

Select the cell(s) containing the bad data.
Select the Error button (yellow exclamation sign) next to the cell to open a context menu.
Select Convert to Number.

The data in the selected cells is converted to numbers.

Concatenate Text Strings in Excel and Google Spreadsheets

In Excel and Google Spreadsheets, the ampersand (&) character joins together or concatenates text strings located in separate cells in a new location. For example, if column A contains first names and column B contains last names of individuals, the two cells of data can be combined together in column C.

The formula that does this is:

=(A1&" "&B1)

The ampersand operator doesn’t automatically put spaces between the concatenated text strings. To add spaces to a formula, surround a space character (entered using the space bar on the keyboard) with quotation marks.

Another option for joining text strings is to use the CONCATENATE function.

Split Text Data into Multiple Cells With Text to Columns

To do the opposite of concatenation, to split one cell of data into two or more separate cells, use the Text to Columns feature.

To split data in a cell, follow these steps:

Select the column of cells containing the combined text data.
Select the Data tab.
Select Text to Columns to open the Convert Text to Columns wizard.
Select Delimited and select Next.
Choose the correct text separator or delimiter for your data, such as Tab or Space, and select Next.
Choose a column data format, such as General, and select Advanced.
Choose alternative settings for the Decimal separator and Thousands separator if the defaults, the period and the comma respectively, are not correct. After you’ve made your changes, select OK.
Select Finish to close the wizard and return to the worksheet.
The text in the selected column is separated into two or more columns.

Thanks for letting us know!

Get the Latest Tech News Delivered Every Day

Источник

Содержание

Классификация типов данных
- Текстовые значения
- Числовые данные
- Дата и время
- Логические данные
- Ошибочные значения
- Формулы
Вопросы и ответы

Многие пользователи Excel не видят разницы между понятиями «формат ячеек» и «тип данных». На самом деле это далеко не тождественные понятия, хотя, безусловно, соприкасающиеся. Давайте выясним, в чем суть типов данных, на какие категории они разделяются, и как можно с ними работать.

Классификация типов данных

Тип данных — это характеристика информации, хранимой на листе. На основе этой характеристики программа определяет, каким образом обрабатывать то или иное значение.

Типы данных делятся на две большие группы: константы и формулы. Отличие между ними состоит в том, что формулы выводят значение в ячейку, которое может изменяться в зависимости от того, как будут изменяться аргументы в других ячейках. Константы – это постоянные значения, которые не меняются.

В свою очередь константы делятся на пять групп:

Текст;
Числовые данные;
Дата и время;
Логические данные;
Ошибочные значения.

Выясним, что представляет каждый из этих типов данных подробнее.

Урок: Как изменить формат ячейки в Excel

Текстовые значения

Текстовый тип содержит символьные данные и не рассматривается Excel, как объект математических вычислений. Это информация в первую очередь для пользователя, а не для программы. Текстом могут являться любые символы, включая цифры, если они соответствующим образом отформатированы. В языке DAX этот вид данных относится к строчным значениям. Максимальная длина текста составляет 268435456 символов в одной ячейке.

Для ввода символьного выражения нужно выделить ячейку текстового или общего формата, в которой оно будет храниться, и набрать текст с клавиатуры. Если длина текстового выражения выходит за визуальные границы ячейки, то оно накладывается поверх соседних, хотя физически продолжает храниться в исходной ячейке.

Числовые данные

Для непосредственных вычислений используются числовые данные. Именно с ними Excel предпринимает различные математические операции (сложение, вычитание, умножение, деление, возведение в степень, извлечение корня и т.д.). Этот тип данных предназначен исключительно для записи чисел, но может содержать и вспомогательные символы (%, $ и др.). В отношении его можно использовать несколько видов форматов:

Собственно числовой;
Процентный;
Денежный;
Финансовый;
Дробный;
Экспоненциальный.

Кроме того, в Excel имеется возможность разбивать числа на разряды, и определять количество цифр после запятой (в дробных числах).

Ввод числовых данных производится таким же способом, как и текстовых значений, о которых мы говорили выше.

Дата и время

Ещё одним типом данных является формат времени и даты. Это как раз тот случай, когда типы данных и форматы совпадают. Он характеризуется тем, что с его помощью можно указывать на листе и проводить расчеты с датами и временем. Примечательно, что при вычислениях этот тип данных принимает сутки за единицу. Причем это касается не только дат, но и времени. Например, 12:30 рассматривается программой, как 0,52083 суток, а уже потом выводится в ячейку в привычном для пользователя виде.

Существует несколько видов форматирования для времени:

ч:мм:сс;
ч:мм;
ч:мм:сс AM/PM;
ч:мм AM/PM и др.

Аналогичная ситуация обстоит и с датами:

ДД.ММ.ГГГГ;
ДД.МММ
МММ.ГГ и др.

Есть и комбинированные форматы даты и времени, например ДД:ММ:ГГГГ ч:мм.

Также нужно учесть, что программа отображает как даты только значения, начиная с 01.01.1900.

Урок: Как перевести часы в минуты в Excel

Логические данные

Довольно интересным является тип логических данных. Он оперирует всего двумя значениями: «ИСТИНА» и «ЛОЖЬ». Если утрировать, то это означает «событие настало» и «событие не настало». Функции, обрабатывая содержимое ячеек, которые содержат логические данные, производят те или иные вычисления.

Ошибочные значения

Отдельным типом данных являются ошибочные значения. В большинстве случаев они появляются, когда производится некорректная операция. Например, к таким некорректным операциям относится деление на ноль или введение функции без соблюдения её синтаксиса. Среди ошибочных значений выделяют следующие:

#ЗНАЧ! – применение неправильного вида аргумента для функции;
#ДЕЛ/О! – деление на 0;
#ЧИСЛО! – некорректные числовые данные;
#Н/Д – введено недоступное значение;
#ИМЯ? – ошибочное имя в формуле;
#ПУСТО! – некорректное введение адресов диапазонов;
#ССЫЛКА! – возникает при удалении ячеек, на которые ранее ссылалась формула.

Формулы

Отдельной большой группой видов данных являются формулы. В отличие от констант, они, чаще всего, сами не видны в ячейках, а только выводят результат, который может меняться, в зависимости от изменения аргументов. В частности, формулы применяются для различных математических вычислений. Саму формулу можно увидеть в строке формул, выделив ту ячейку, в которой она содержится.

Обязательным условием, чтобы программа воспринимала выражение, как формулу, является наличие перед ним знака равно (=).

Формулы могут содержать в себе ссылки на другие ячейки, но это не обязательное условие.

Отдельным видом формул являются функции. Это своеобразные подпрограммы, которые содержат установленный набор аргументов и обрабатывают их по определенному алгоритму. Функции можно вводить вручную в ячейку, поставив в ней предварительно знак «=», а можно использовать для этих целей специальную графическую оболочку Мастер функций, который содержит весь перечень доступных в программе операторов, разбитых на категории.

С помощью Мастера функций можно совершить переход к окну аргумента конкретного оператора. В его поля вводятся данные или ссылки на ячейки, в которых эти данные содержатся. После нажатия на кнопку «OK» происходит выполнение заданной операции.

Урок: Работа с формулами в Excel

Урок: Мастер функций в Excel

Как видим, в программе Excel существует две основные группы типов данных: константы и формулы. Они, в свою очередь делятся, на множество других видов. Каждый тип данных имеет свои свойства, с учетом которых программа обрабатывает их. Овладение умением распознавать и правильно работать с различными типами данных – это первоочередная задача любого пользователя, который желает научиться эффективно использовать Эксель по назначению.

Источник

Государственное
автономное учреждение дополнительного профессионального

образования
«Смоленский областной институт развития образования»

Кафедра
психолого-педагогического проектирования

Конспект
лекций:

«Ввод
и редактирование данных в MS Office Excel 2007»

Автор-составитель:

С.В. Гаврыш, ст. преподаватель

Смоленск

2016

В ячейки таблицы Excel можно вводить данные трех типов: текст,
число, формула. Ввод данных осуществляется

непосредственно в текущую ячейку или в
строку формул. Вводимые данные в любом случае отображаются как в ячейке, так и
в строке формул.

Общие правила ввода данных

1.
Выделите ячейку.

2.
Введите данные с клавиатуры непосредственно в ячейку или в строку
формул.

3.
Подтвердите ввод. Подтвердить ввод можно одним из трех способов:
нажать клавишу Enter или Tab; нажать кнопку Ввод (галочка)
в

строке формул; выделить любую другую ячейку
на листе (нельзя использовать при вводе формул).

При вводе неправильного символа его можно удалить. Для
удаления символа слева от текстового курсора надо нажать клавишу Back Space.

При вводе данных переводить текстовый курсор в ячейке
клавишами клавиатуры нельзя. Это можно сделать только с использованием мыши.
Необходимо навести указатель мыши и один раз щелкнуть левой кнопкой мыши.

Для отказа от ввода данных в ячейку следует нажать клавишу Esc
или кнопку Отмена (крестик) в строке формул

В ячейке может находиться до 32767 символов. Исключение
составляют формулы. Длина записи для формулы – 8192 символа.

Текстовые
данные представляют собой строку символов

произвольной длины. Все, что не может
интерпретироваться Excel как число или формула, воспринимается программой как
текст. Текстовые данные автоматически выравниваются по левому краю ячейки.
Когда длина текста превышает ширину ячейки, его часть отображается в соседней
ячейке, если она пуста. Иначе текст «обрезается», – в этом случае можно
увеличить ширину столбца.

	А	В	С
1	Наименование товара	Цена единицы	Кол-во
2

Расположить текст несколькими строками в одной ячейке
можно двумя способами:

1.
Нажать левый <Alt> + <Enter>.

2.
Вкладка Главная группа Формат кнопка Перенос
текста

3.
Вкладка Главная группа Формат кнопка и в
диалоговом окне на вкладке Выравнивание установить флажок
в поле Переносить по словам. Это действие можно выполнить
предварительно или после ввода текста.

При вводе текста нельзя расставлять переносы в словах с
использованием клавиши дефис ( — ). Это может затруднить последующую работу с
данными (сортировки, выборки и т. п.).

Числовые данные – это целые или вещественные
числа. Дробная часть должна отделятся от целой части запятой. Удобнее всего
набирать числа на малой цифровой клавиатуре (при включенном индикаторе Num
Lock) – точка этой части клавиатуры соответствует десятичной запятой. Числа
автоматически выравниваются по правому краю ячейки.

При первоначальном вводе числа (до изменения ширины
столбцов) в ячейку может отобразиться число из 11 цифр. При этом ширина столбца
может автоматически увеличиться. При вводе большего числа число будет
отображено в экспоненциальном формате.

Если же ширина столбца была уменьшена и число не помещается
в ячейке, то вместо числа в ячейке отображаются символы ####. При этом число
можно увидеть в строке формул или в виде всплывающей подсказки при наведении
указателя мыши на ячейку. В ячейке число может быть отображено при увеличении
ширины столбца или при уменьшении размера шрифта.

Наибольшее число, которое можно ввести в ячейку составляет
9,99999999999999*10³⁰⁷. Точность представления чисел – 15 разрядов
(значащих цифр).

Можно вводить числа с простыми дробями. При вводе с клавиатуры
простую дробь от целой части числа отделяют пробелом. В строке формул

простая дробь отображается
как десятичная .

Для удобства представления больших чисел группы разрядов
при вводе можно отделять пробелами. Например, число 12345678 можно ввести как
12 345 678. В строке формул при этом число будет отображаться без пробелов
между разрядами

Группы разрядов числа (за исключением первой группы) должны
обязательно включать три знака. В противном случае данные в ячейке не будут
восприниматься как число. Формат с разделителем разрядов запоминается в ячейке.
После очистки содержимого ячейки и ввода новой числовой информации (включая
даты и время) к ней автоматически будет применяться установленный числовой
формат. Для возможности ввода другой числовой информации необходимо очистить
формат ячейки.

В большинстве случаев следует вводить числа без указания
размерности. В противном случае такая информация не воспринимается как число.
Исключение составляет обозначение рубля (следует вводить число, а затем букву р
с точкой), а также процентов (следует вводить число, а затем символ процента
%). Обозначение рубля и процентов запоминается в ячейке. После очистки
содержимого ячейки и ввода другого числа, к нему автоматически будет
применяться установленное обозначение. Для возможности ввода другой числовой
информации необходимо очистить формат ячейки.

В отдельных случаях необходимо вводить числа, которые, по
сути, являются текстом и не должны распознаваться как числа. Это могут быть,
например, номера банковских счетов, номера телефонов, коды и артикулы, почтовые
индексы, номера домов и квартир и т. п. Для того чтобы Microsoft Excel
автоматически назначал таким числам текстовый формат, перед числом необходимо
ввести знак апострофа (‘). Этот знак отображается только в строке формул, но не
отображается в ячейке. Такая ячейка будет помечена в левом верхнем углу зеленым
треугольником. При выделении такой ячейки слева может появляться кнопка Источник
ошибки. Если ввод апострофа перед числом произведен специально,
то следует щелкнуть по кнопке и выбрать команду Пропустить ошибку.
Если апостроф перед числом введен ошибочно, то следует щелкнуть по кнопке и
выбрать команду Преобразовать в число.

Числовые данные имеют несколько форматов, в том числе и
форматы Дата и Время.

Microsoft Excel воспринимает даты начиная с 1 января 1900
года. Даты до 1 января 1900 года воспринимаются как текст. Наибольшая возможная
дата – 31 декабря 9999 года.

Произвольную дату следует вводить в таком порядке: число
месяца, месяц, год. В качестве разделителей можно использовать точку (.), дефис
(-), дробь (/). При этом все данные вводятся в числовом виде. Точка в конце не
ставится. Например, для ввода даты 12 августа 1918 года с клавиатуры в ячейку
следует ввести:

•
12.8.1918 или  12-8-1918 или  12/8/1918.

При вводе года можно ограничиться двумя цифрами, если речь
идет о датах с 1 января 1930 года по 31 декабря 2029 года. Например, для ввода
даты 12 апреля 1961 года с клавиатуры в ячейку достаточно ввести:

•
12.4.61 или

•
12-4-61 или  12/4/61.

Для дат текущего десятилетия год можно указывать
одной цифрой. Например, для ввода даты 2 ноября 2002 года с клавиатуры в ячейку
достаточно ввести:

•
2.11.2 или

•
2-11-2 или  2/11/2.

Независимо от способа ввода, первоначально
дата в ячейке отображается в полном формате.

При вводе даты текущего года можно ограничиться
вводом только числа месяца и месяца с использованием тех же разделителей.
Например, для ввода даты 2 ноября сего года с клавиатуры в ячейку достаточно
ввести:

•
2.11 или  2-11 или  2/11.

Но тогда и дата в ячейке первоначально будет отображена в
кратком формате

Текущую дату можно ввести
комбинацией клавиш Ctrl + Shift + 4.

Независимо от способа ввода и последующего форматирования
дата в строке формул всегда отображается в полном формате: ДД.ММ.ГГГГ.

Время следует вводить в таком порядке: час, минуты,
секунды. Впрочем, секунды вводить не обязательно. В качестве разделителей
следует использовать двоеточие (:). Точка в конце не ставится. Например, для
ввода времени 14 часов 12 минут 00 секунд в ячейку достаточно ввести: 14:12.

Для отображения времени суток в 12-часовом формате следует
ввести букву a или p (обязательно в английской раскладке клавиатуры),
отделенную пробелом от значения времени, например 9:00 p. После ввода время
будет отображено с обозначением РМ

Чтобы ввести текущее
время, можно нажать комбинацию клавиш Ctrl +

Shift + 6.

Ячейка может содержать одновременно дату и время. Для этого
необходимо ввести дату, ввести пробел, а затем ввести время. Можно вводить и в
обратной последовательности: сначала время, а потом дату, но пробел должен быть
обязательно.

Формат даты (времени) запоминается в ячейке. После очистки
содержимого ячейки и ввода другой числовой информации, она автоматически будет
приобретать вид даты (времени). Для возможности ввода другой числовой
информации необходимо очистить формат ячейки.

Формат числовых данных можно установить:

•
Вкладка Главная
группа
Число кнопка вкладка Число

•
используя кнопки на вкладке Главная группа Число,
которые позволяют установить в текущей ячейке (или диапазоне) денежный,
процентный и финансовый форматы, а также изменить разрядность (количество
десятичных знаков).

Формулы. Ввод формулы всегда должен
начинаться с символа «=» (знак равенства). Формула может содержать числовые
константы,ссылки на ячейки и функции Excel, соединенные
знаками математических операций.

Скобки позволяют изменить
стандартный порядок выполнения действий.

Замена содержимого

Для замены содержимого ячейки достаточно выделить ее,
ввести новые данные и подтвердить ввод.

Следует иметь в виду, что при вводе некоторых типов
числовых данных (даты, время, числа с разделителями разрядов, проценты и др.)
автоматически устанавливается формат данных в ячейке. Ввод новых числовых
данных вместо существовавших может привести к их неправильному отображению.
Так, если в ячейке была ранее введена дата, то после ввода обычного числа
Microsoft Excel преобразует его в дату. Например, число 178 будет отображено
как дата 26.06.1900. В этом случае следует очистить формат ячейки.

Редактирование содержимого

Содержимое ячейки можно редактировать непосредственно в
ячейке или в строке формул.

При правке содержимого непосредственно в ячейке необходимо
щелкнуть по ней два раза левой кнопкой мыши так, чтобы текстовый курсор начал
мигать в ячейке, или выделить ячейку и нажать клавишу F2. После этого
произвести необходимое редактирование и подтвердить ввод данных.

При правке содержимого ячейки в строке формул необходимо
щелкнуть в строке формул левой кнопкой мыши так, чтобы в ней начал мигать
текстовый курсор. После этого произвести необходимое редактирование и
подтвердить ввод данных.

Для удаления символа, стоящего справа от текстового
курсора, следует нажать клавишу Delete, для удаления символа,
стоящего слева от текстового курсора, – клавишу BackSpace. Для
удобства работы в режиме

редактирования ячейки можно выделять
фрагменты текста. Для выделения одного слова достаточно дважды щелкнуть по нему
левой кнопкой мыши. Для выделения произвольного фрагмента следует провести по
нему указателем мыши при нажатой левой кнопке мыши. Кроме того, фрагменты
текста ячеек можно выделять перемещением курсора клавишами клавиатуры при
нажатой клавише Shift.

Средства автоматизации ввода

Так как таблицы часто содержат повторяющиеся или однотипные
данные, программа Excel предоставляет средства автоматизации ввода. К числу
таких средств относятся автозавершение и автозаполнение Автозавершение

При вводе текстовых данных в непрерывный ряд ячеек одного
столбца можно воспользоваться автозавершением. В ходе ввода текстовых данных в
очередную ячейку Excel проверяет соответствие вводимых символов значениям,
имеющимся в этом столбце выше. Если обнаружено совпадение первых символов,
вводимый текст автоматически дополняется имеющимся значением. Нажатие клавиши <Enter>подтверждает
операцию

автозавершения. Если текст должен быть
другим, ввод следует продолжать, не обращая внимания на предлагаемый вариант.

Автоматический ввод производится только для записей,
которые содержат текст или текст в сочетании с числами. Записи, полностью
состоящие из чисел, дат или времени, необходимо вводить самостоятельно. Автозаполнение

В правом нижнем углу текущей ячейки имеется
черный

квадратик – маркер заполнения.

При наведении указателя мыши на этот маркер, он

приобретает форму тонкого
черного крестика.

Протягивание маркера заполнения рассматривается как
операция «размножения» содержимого ячейки в горизонтальном или вертикальном
направлении. При этом следует сначала ввести значение в ячейку, затем снова
сделать ячейку активной и протянуть маркер.

Автозаполнение числами

Протягивание левой кнопкой мыши маркера
ячейки, содержащей число, скопирует это число в последующие ячейки. Если при
протягивании маркера удерживать клавишу <Ctrl>, то ячейки будут
заполнены последовательными числами (рисунок 2.1).

Рис. 2.1

При протягивании вправо или вниз числовое значение
увеличивается, при протягивании влево или вверх – уменьшается. По ходу
протягивания появляется всплывающая подсказка.

При протягивании маркера заполнения правой кнопкой
мыши появится контекстное меню, в котором можно выбрать нужную команду:

·Копировать – все ячейки
будут содержать одно и то же число;

·Заполнить – ячейки будут содержать последовательные
значения (с шагом арифметической прогрессии 1).

Заполнение числами с шагом отличным от 1 1 способ:

1.
заполнить две соседние ячейки нужными значениями;

2.
выделить эти ячейки;

3.
протянуть маркер заполнения (рисунок 2.2).

Рис. 2.2 2 способ:

1.
ввести начальное значение в первую ячейку;

2.
протянуть маркер заполнения правой кнопкой мыши;

3.
в контекстном меню выбрать команду Прогрессия;

4.
в диалоговом окне выбрать тип прогрессии — арифметическая и
установить нужную величину шага (в нашем примере это — 3).

3 способ:

1.
ввести начальное число;

2.
выделить диапазон заполнения;

3.
на вкладке Главная в группе Редактирование Заполнить

Прогрессия;

4.
в диалоговом окне сформулировать правило заполнения.

Автозаполнение текстом

Если ячейка содержит текст и число (например,
Изделие 1), то при протягивании маркера левой кнопкой мыши будет
меняться числовое значение (Изделие 2, Изделие 3,…), а при нажатой
клавише <Ctrl>, содержимое будет скопировано.

Протягивание правой кнопкой вызовет контекстное
меню, в котором выбирается нужная команда.

Если ячейка содержит только текстовые данные,
то протягивание маркера копирует текст, кроме специальных значений, являющихся
назначенными элементами списка. Такими значениями являются, например,
названия дней недели, месяцев. Просмотреть наборы списков и определить новые
списки можно в диалоговом окне Кнопка Microsoft Office кнопка
Параметры Excel выбрать раздел Основные, а затем в группе
Основные параметры работы с Excel нажмите кнопку Изменить списки.

При автозаполнении элементами списков справедливо то же
правило, что и с числами: при протягивании вправо или вниз – увеличение (вперед
по списку), при протягивании влево или вверх – уменьшение (назад по списку).

Для заполнения ячейки текстовым значением, уже имеющимся в
данном столбце, можно использовать команду контекстного меню ячейки

Выбрать из раскрывающегося списка.

Редактирование данных

Изменение содержимого ячейки (способы):

•
активизировать ячейку, ввести новое значение;

•
активизировать ячейку, щелкнуть в поле содержимого ячейки строки
формул, внести изменения;

•
дважды щелкнуть в ячейке (в ней появится текстовый курсор),
внести изменения.

Удаление содержимого ячейки (диапазона):

•
активизировать ячейку (выделить диапазон), нажать

клавишу <Delete>;

•
контекстное меню ячейки (диапазона) Очистить

содержимое;

 для текущей ячейки (диапазона)
выполнить на вкладке Главная группа РедактированиеОчиститьОчистить
содержимое.

Выделение фрагментов таблицы

При выделении указатель мыши должен иметь вид белого
крестика. Выделенные ячейки затеняются, кроме той, с которой началось
выделение. Вся группа выделенных ячеек обводится рамкой (рисунок 2.3). Две или
несколько смежных ячеек называют диапазоном и обозначают, указывая через
двоеточие адреса крайних ячеек, например, В2:D5.

Рис. 2.3 Выделить диапазон ячеек:

•
протащить мышь при нажатой левой кнопке от первой до

последней ячейки (для
прямоугольного диапазона – по диагонали);

•
щелкнуть на первой ячейке диапазона, нажать клавишу <Shift>
и, не отпуская ее, щелкнуть на последней ячейке;

•
щелкнуть на первой ячейке диапазона, нажать клавиш>у
<Shift>

и, не отпуская ее,
нажимать навигационные клавиши ().

Выделить несмежные диапазоны ячеек – добавлять
очередные ячейки (диапазоны) к выделению, удерживая клавишу <Ctrl>
.

Выделить весь
столбец – щелкнуть на его заголовке, т.е. на букве.

При этом выделяются все
1048576 ячеек текущего столбца.

Выделить всю строку – щелкнуть на ее
заголовке, т.е. на цифре. При этом выделяются все 16 384 ячейки текущей строки.

Выделить несколько столбцов (строк) –
протащить мышь по их заголовкам при нажатой левой кнопке.

Выделить весь рабочий лист – щелкнуть в
левом верхнем углу рабочей области (на пересечении заголовков строк и столбцов)
или нажать комбинацию клавиш <Ctrl> + A.

Снять выделение –
щелкнуть на любой ячейке рабочего листа.

Перемещение, копирование данных

Копировать или перемещать можно содержимое отдельной ячейки
или диапазона. Эти операции выполняются двумя основными способами:

1.
перетаскиванием мышью

2.
с использованием буфера обмена.

Первый способ удобен при перемещении на близкое расстояние
небольшого диапазона.

Перетаскивание мышью

Для перемещения содержимого следует навести указатель мыши
на рамку ячейки (диапазона) и, когда он примет вид стрелки,
перетащить при нажатой левой кнопке.

В ходе перетаскивания появляется всплывающая подсказка,
обозначающая точку вставки.

Для выполнения копирования при перетаскивании нужно
удерживать клавишу <Ctrl>.

Перетаскивание правой кнопкой мыши вызовет
контекстное меню, в котором выбирается нужный вариант завершения операции.

Применение буфера обмена

В Excel, как и в любой программе Windows, помещение в буфер
обмена выполняется командами Копировать / Вырезать,
а вставка – командой Вставить. Эти команды выбирают:

 в
контекстном меню текущей ячейки (диапазона),

 на вкладке Главная в группе Буфер обмена,

Место вставки определяется указанием ячейки,
соответствующей левому верхнему углу диапазона, помещенного в буфер обмена. При
выделении же диапазона вставки, необходимо следить, чтобы он по размерам в
точности совпадал с копируемым диапазоном.

Передача информации через буфер обмена имеет в программе
Excel особенности. Вставка данных возможна лишь немедленно после их помещения в
буфер обмена. Выполнение любой другой операции приводит к отмене начатого
процесса копирования или перемещения. Однако утраты данных не происходит,
поскольку «вырезанные» данные удаляются из места их исходного размещения только
в момент вставки в новую позицию.

Чтобы скопированные данные сохранялись в буфере обмена для
дальнейшей работы, необходимо перед началом операции копирования на вкладке Главная
в группе Буфер обмена щелкнуть на кнопке . Панель Буфера
обмена отобразится в области задач окна Excel (в левой части
экрана). В этом случае можно добавлять в буфер новые данные (до 24 элементов),
выполнять другие операции и вставлять данные из буфера в любое время и в любое
приложение Microsoft Office. Накопленные элементы остаются в буфере обмена до
закрытия всех приложений.

Щелкнув на кнопке Параметры в нижней части
панели буфера обмена, можно установить опцию Собирать данные без отображения
буфера обмена.

Excel позволяет
вставлять из буфера

обмена не только
скопированные значения, но и

форматы, формулы и т.п. Кнопка Вставить в
панели инструментов снабжена стрелкой, раскрывающей список
параметров вставки:

Формулы
– применяется при

копировании формул;

Вставить значения – вставляются только
значения, даже если ячейка содержала формулу; без рамок –
вставка значений без обрамления ячеек; Транспонировать– при
вставке поменять ориентацию ячеек на рабочем листе (с вертикальной на
горизонтальную и наоборот);

Вставить связь – скопированное значение будет
содержать ссылку на исходную ячейку.

Специальная вставка открывает
диалоговое окно для установки дополнительных параметров вставки.

Если команду Вставить вызывать не кнопкой
панели инструментов, а из контекстного меню ячейки вставки (или Главная Буфер
обмена Вставить), то рядом со вставленным
в ячейку значением появится кнопка Параметры вставки (рисунок
2.4), щелчок на которой откроет список параметров (рис. 2.5)

Рис. 2.4

Рис. 2.5

Примечание. Кнопка Параметры вставки появляется
только при вставке скопированных данных, но не вырезанных.

Источники:

Используй компьютер
эффективно. [Электронный ресурс].

URL. http://comp5.ru/Teoria/Excel2007/Excel2.php#_Toc221459888

Источник

Format Data as Text

Convert Numbers and Formulas to Text with the Apostrophe

Convert Text Strings to Number Data in Excel

Convert Text to Numbers With Paste Special

Convert Text to Numbers Using the Error Button

Concatenate Text Strings in Excel and Google Spreadsheets

Split Text Data into Multiple Cells With Text to Columns

Классификация типов данных

Текстовые значения

Числовые данные

Дата и время

Логические данные

Ошибочные значения

Формулы

«Ввод и редактирование данных в MS Office Excel 2007»

Смоленск

2016

Общие правила ввода данных

Замена содержимого

Редактирование содержимого

Средства автоматизации ввода

Автозаполнение числами

Рис. 2.1

Автозаполнение текстом

Редактирование данных

содержимое;

Выделение фрагментов таблицы

Перемещение, копирование данных

Перетаскивание мышью

Применение буфера обмена

 на вкладке Главная в группе Буфер обмена,

Рис. 2.4

Рис. 2.5

«Ввод
и редактирование данных в MS Office Excel 2007»