Текстовой редактор microsoft word режимы работы текстового редактора

В текстовом редакторе Microsoft Word имеется пять режимов просмотра документа. Что-то лучше подойдет для редактирования, что-то для настроек макета или формирования заголовков, а что-то окажется оптимальным решением для чтения документов, особенно если речь идет о планшетах или смартфонах.

Режимы выбираются на вкладке ленточного меню «Вид» через область, которая так и называется «Режимы». По умолчанию документы открываются в режиме «Разметка страницы», но в любой момент есть возможность переключить в один из четырех дополнительных вариантов: «Режим чтения», «Веб-документ», «Структура» и «Черновик».

Режим чтения

Как легко догадаться из названия, данный режим лучше всего подойдет для чтения документов. Удобное компактное представление текста и картинок к нему — текст отображается на двух полосах, словно читаешь книгу. Особо удобно использовать данное представление на планшетах, однако и на компьютерах это будет более читабельно, тем более если вносить правки в текст вам не требуется.

Современные версии Microsoft Word позволяют при повторном открытии документа сразу перейти в ту область документа, на которой вы остановились в прошлой раз — для этого реализован автоматический функционал закладок, который предлагает вам вернуться к прежнему месту документа при следующем открытии. Таким образом, читать книги в формате документов Word стало гораздо удобнее, чем раньше.

Разметка страницы

Данный режим работы с текстовым документом предназначен в первую очередь для настроек макета страницы. Здесь удобно выстраивать ширину полей страницы и положение текста, красные строки, колонтитулы и многие другое. Для этих целей активируются или отключаются инструменты «Линейка» и «Сетка» через ленточное меню «Вид» в области «Показать».

Здесь же вполне удобно набирать и редактировать сам текст, вставлять в него картинки, таблицы и прочие элементы. Однако для чтения данный режим работы будет не самым удобным. Также есть более удобный режим для формирования структуры заголовков документа.

Веб-документ

Данный режим, по идее, предназначен для тех, кто занимается разработкой и поддержкой сайтов. Он позволяет сформировать внешний вид последующего веб-документа. Однако вряд ли контент-менеджеры и разработчики сайтов создают предварительные макеты в документах Word. Скорее, данная опция предназначена для заказчиков, которые таким образом могут передать свои пожелания разработчикам.

Структура

В режиме структуры удобно перемещать элементы относительно друг друга. Поставив курсор на конкретный абзац при помощи кнопок вверх и вниз через в ленточном меню есть возможность быстро перемещать элементы текста относительно друг друга.

Здесь же удобно выбирать уровни заголовков для разных элементов текста. Просто выделив элемент текста, через ленточное меню из выпадающего списка выбираем уровень заголовка — от первого до девятого.

Черновик

Режим черновика предоставляет работу с текстом, без использования дополнительных элементов, таких как картинки, колонтитулы и прочие. Все внимание тексту, ничто не отвлекает и тем самым можно сконцентрироваться на быстром редактировании. В этом режиме также можно поработать с макетом страницы, так как элемент «Линейка» здесь тоже есть, можно также заняться форматированием — выровнять текст, поменять шрифт, его цвет и размер и многое другое.

Microsoft Word– один
из самых популярных текстовых редакторов.
Редактор обладает большими и постоянно
растущими возможностями по обработке
и оформлению текстов, со средним набором
типов шрифтов, их размеров, возможностью
расширения и с использованием графической
информации. С помощью этого редактора
можно быстро и с высоким качеством
подготовить любой документ – от простой
записки до оригинал – макета сложного
издания.

Редактор разработан
фирмой Microsoft и полностью использует
преимущества пользовательского
интерфейса ОС Windows. Существует множество
версий данного редактора (MS Word 2000, MS Word
2002, MS Word 2003). Каждая новая версия является
дальнейшим развитием предыдущей и
сохраняет преемственность. Поэтому
использование при работе новых версий
MS Word обычно не вызывает у пользователей
особых затруднений.

Любой текст,
набранный в MS Word, называется документом.
Каждый документ получает свое имя.
Большие возможности MS Word имеет при
работе со шрифтами. Возможно изменение
начертания, размера, цвета и стиля
шрифтов. Разнообразие шрифтов позволяет
создавать документы разного типа:
визитки, письма, брошюры, документацию,
приглашения, объявления, вывески, книги
и т.д. Доступна настройка всех параметров
абзаца (отступ, межстрочный шаг,
выравнивание).

MS Word позволяет
создавать таблицы в тексте, которые
можно видоизменять, а также проводить
различные операции с ячейками таблицы.
MS Word поддерживает работу с графикой.
Под графикой подразумеваются рисованные
картинки, фотографии, а также фигуры,
создаваемые вручную. Имеется возможность
разработки высокохудожественных
надписей. Любой графический объект
настраивается (яркость, контрастность,
размер, цвет, положение и др.).

Использование MS
Word позволяет выполнять многие операции
верстки, свойственные профессиональным
издательским системам, и готовить
полноценные оригинал – макеты для
последующего тиражирования в типографии.
Имеется система готовых шаблонов и
стилей оформления, функции автотекста
и автокоррекции, форматная кисть,
пользовательские панели инструментов,
макроязык и др.

MS Word позволяет
реализовать возможности новейших
технологий связывания и встраивания
объектов, которые дают возможность
включать в документы текстовые фрагменты,
таблицы, иллюстрации, подготовленные
в других приложениях ОС Windows. Встроенные
объекты можно редактировать средствами
этих приложений.

Встроенный редактор
формулпозволяет осуществлять запись
математических формул. Кроме всего
перечисленного в MS Word имеется множество
дополнительных функций, ускоряющих и
облегчающих работу с текстами:

• изменение масштаба
  просмотра документа;

• создание колонтитулов
  и автоматическая нумерация страниц;

• создание границ
  вокруг текста и страниц;

• разработка своего
  стиля и использование его в дальнейшем
  для быстрого форматирования текста;

• работа с макросами;

• поддержка нескольких
  окон;

• удобная справочная
  система;

• проверка орфографии,
  грамматики и синтаксиса, поддержка
  нескольких словарей для проверки
  правильности написания;

• проверка
  правописания, подбор синонимов и
  автоматический перенос слов;

• настройка панелей
  инструментов (добавление и удаление
  кнопок и команд);

• возможность
  предварительного просмотра документа
  перед печатью;

• настройка параметров
  страницы и поддержка нестандартных
  форматов бумаги;

• вставка в текст
  специальных символов.

Редактор MS Word
обладает отдельными недостатками.
Имеются некоторые сложности с
преобразованием файлов при переводе
текстов, подготовленных с помощью более
ранней версии в более позднюю и наоборот.

При подготовке
крупных блоков сравнительно однородной
текстовой информации (статьи, брошюры
гуманитарной тематики) пользователю
вполне достаточно применять основной
набор операций (ввод, модификация текста,
работа с фрагментами, поиск и замена).
Эти операции быстрее выполняют более
простые текстовые редакторы. Подготовленный
в этих редакторах текстовый файл легко
преобразуется в файл формата MS Word, а
затем средствами этого редактора
доводится до нужного вида, что может
существенно экономить время.

Другим недостатком
редактора является трудоемкость при
вводе сложных математических выражений
и формул.

Кроме того, он не
предназначен для изготовления
полиграфической продукции особо сложной
структуры (атласы, альбомы, обложки), а
также для редактирования высококачественных
иллюстраций.

В зависимости от
потребностей пользователя можно выбрать
различные варианты этого редактора:
минимальный, выборочный, стандартный,
полный.

Р

Рис. 4.3.

ассмотрим возможности
данного редактора на примере MS Word 2000,ярлык которого представлен
на рисунке 4.3.

При работе в MS Word
используется левая кнопка мыши, правая
– в основном для вызова контекстного
меню с дополнительными функциями.
Большинство функций можно вызвать также
с помощью специальных комбинаций
«горячих» клавиш. Это позволяет экономить
время, а работа с программой становится
более эффективной. Все перемещения по
столу мыши на экране повторяет курсор
(указатель). Основная его форма – стрелка.
В тексте курсор имеет форму вертикальной
черты. Любая команда задается нажатием
на кнопку. Кнопка имеет два состояния:
включенное и выключенное. Под «нажатием»
подразумевается наведение указателя
на кнопку и одинарный щелчок левой
кнопкой мыши.

Главное окно MS
Word можно разделить на пять областей
(рис. 4.4):

• строка
  заголовка;

• строка
  меню;

• панели
  инструментов;

• рабочая
  область;

• строка
  состояния.

Строка заголовкапомимо собственно заголовка содержит
пиктограмму системного меню и кнопки
управления окном.

Строка менюсодержит команды основного меню. Все
команды являются иерархическими. При
выборе одной из таких команд на экране
появляется ее ниспадающее меню (рис.
4.5).

Панели инструментов
–удобное средство для быстрого
выполнения команд и процедур. Для работы
с панелями инструментов необходима
мышь или аналогичное устройство
позиционирования. Для того, чтобы
выполнить команду или процедуру,
представленную на панели инструментов
соответствующей кнопкой, достаточно
нажать мышью эту кнопку. Панели
инструментов доступны в любой момент,
поскольку они располагаются поверх
окон документа.

Под
строкой меню располагаются панели
инструментов:СтандартнаяиФорматирование(рис. 4.6). Помимо этих
двух панелей имеется большое число
других панелей, показанных в таблице
4.1.

Таблица 4.1.
Панель инструментов	Состав, назначение	Примечание
Стандартная	Элементы управления файловыми операциями, редактированием, экранным отображением	Устанавливается по умолчанию
Форматирование	Элементы управления форматированием документа	Устанавливается по умолчанию
Visual Basic	Доступ к средствам создания и редактирования макросов и Web – сценариев	Макросы служат для автоматизации типовых операций. Web – сценарии обеспечивают динамичный характер просмотра Web – страниц
Web	Элементы управления для навигации в Web – структурах	В качестве Web – структур могут выступать World Wide Web, корпоративные сети Intranet
Web – компоненты	Комплект компонентов для создания элементов управления Web – страницей	Применяются для создания обратной связи с потребителем документа (опросные листы, анкеты, бланки заказов, заявок и др.)
Word – Art	Элементы управления для создания художественных заголовков	Устанавливается по умолчанию
Автотекст	Средство быстрого доступа к настройке функции автотекста	Одновременно предоставляет быстрый доступ к средствам настройки функций автозамены и автоформата
База данных	Элементы управления, характерные для работы с базами данных	В качестве базы данных могут выступать как таблицы MS Access, так и собственные таблицы MS Word
Буфер обмена	Средство управления буфером обмена	Буфер обмена в отличие от стандартного буфера обмена ОС Windows может содержать до 12 объектов
Настройка изображения	Элементы управления для основных функций настройки растровых изображений	Позволяют настраивать яркость, контрастность, размер, рамку, режимы обтекания текстом и прочие параметры выделенного растрового объекта
Рамки	Элементы управления для создания фреймов	MS Word 2000 поддерживает два типа фреймов: фреймы в электронных документах и фреймы в печатных документах
Рецензирование	Элементы управления для редактирования и комментирования документов	Измененные данные сохраняются в документе на правах новых версий. Автор текста может просмотреть предлагаемые изменения, после чего принять их или отвергнуть
Рисование	Элементы управления и инструменты для выполнения простейших графических работ	Графические объекты, создаваемые инструментами данной панели, имеют характер векторных объектов
Таблицы и границы	Элементы управления для создания таблиц	Предоставляет средства для сортировки данных и проведения итоговых расчетов в таблицах
Формы	Элементы управления для разработки стандартных форм	Позволяют создавать три типа форм: Web – формы, формы MS Word, печатные формы
Элементы управления	Компоненты ActiveX для создания элементов управления Web – страниц и Web – форм	Средства панели инструментов позволяют использовать около 150 готовых компонентов и установку дополнительных компонентов ActiveX

Строка состояния
расположена в нижней части главного
окна. В левой части строки состояния
отображается информация о текущем
документе (в соответствии с таблицей
4.2) и индикаторы режима работы.

Включение/выключение
режимов работы осуществляется
соответствующими командами (табл. 4.2).

Таблица 4.2.
Индикатор	Значение
Стр. 5	Порядковый номер видимой в окне страницы документа
Разд 1	Номер раздела, в котором находится видимая страница
6/32	Номер видимой страницы/ общее число страниц в документе
На 19,1см	Расстояние от курсора ввода до верхнего края страницы
Ст 27	Номер строки, в которой находится курсор
Кол 1	Номер позиции курсора в строке
ЗАП	Индикатор режима записи макрокоманды
ИСПР	Индикатор режима редакторской правки
ВДЛ	Индикатор режима расширения маркировки
ЗАМ	Индикатор режима замены
УКРАИНСКИЙ	Индикатор языка

Рабочая область является
основной для работы с документом, в
которой могут быть одновременно открыты
окна для нескольких документов.

Линейкипозволяют визуально оценить текущее
положения курсора в тексте. Однако в MS
Word линейки выполняют дополнительные
функции. Горизонтальная линейка позволяет
визуально изменять:

• отступы
  абзацев;

• поля
  на странице;

• ширину
  колонок и столбцов таблиц;

• позиции
  табуляции.

При перемещении
курсора маркеры отступов и позиции
табуляции на горизонтальной линейке
отражают установки для того абзаца, в
котором находится курсор. Вертикальная
линейка отображается вдоль левого поля
страницы. С ее помощью можно быстро
регулировать верхние и нижние поля
страницы, а также высоту строк в таблице.
Можно по своему усмотрению отображать
линейки на экране или удалить их,
освободив тем самым больше места для
документа.

Режимы просмотра
документов

В левой части
горизонтальной полосы прокрутки
располагаются кнопки режима просмотра
(рис. 4.7). MS Word поддерживает несколько
режимов представления документов.

Вобычном режимепредставляется
только содержательная часть документа
без реквизитных элементов оформления,
относящихся не к тексту, а

к печатным страницам
(колонтитулы, колонцифры, подстраничные
сноски и т. п.). Этот режим удобен на
ранних этапах разработки документа
(ввод текста, редактирование,
рецензирование), а также во всех случаях,
когда содержательная часть документа
имеет более важное значение, чем внешнее
представление. В этом режиме операции
с объемными документами проходят
быстрее, что важно при работе на
малопроизводительных компьютерах.

В режиме Web –
документаэкранное представление не
совпадает с печатным. Это отображение
характерно для электронных публикаций
в World Wide Web. Понятие печатной страницы
для электронных документов не имеет
смысла, поэтому назначенные параметры
страницы не учитываются, а форматирование
документа на экране является относительным.

В режиме разметкиэкранное представление документа
полностью соответствует печатному,
вплоть до назначенных параметров
печатной страницы. Этот режим удобен
для большинства работ, связанных с
форматированием текста, предназначенным
для печати.

В режиме структурыдокумент отображается с утрированным
выделением его структуры. Режим полезен
в тех случаях, когда разработку документа
начинают с создания плана содержания.
При его включении на панели инструментов
автоматически открывается вспомогательная
панельСтруктура, элементы управления
которой позволяют править структуру
документа.

Выбор одного из
четырех вышеуказанных режимов
представления документа выполняют с
помощью командных кнопок, расположенных
в левом нижнем углу окна приложения,
или командами меню Вид.

Через меню Виддоступно также специальное представление
(пятый режим)Схема документа, при
котором окно приложения имеет две
рабочие панели. На левой панели
представляется структура документа, а
на правой – сам документ. Этот режим,
сочетающий достоинства режимов разметки
и структуры, полезен при навигации по
объемному документу.

Через меню Файл
доступны еще два режима представления
документа, используемые для предварительного
просмотра. Для электронных документов
используют команду Файл–Предварительный просмотрWeb –
страницы, а для печатных документов
–Файл–Предварительныйпросмотр. В первом случае созданный
документ отображается как Web – страница
в окне браузера, зарегистрированного
ОС в качестве принятого по умолчанию.

Впроцессе работы можно изменятьмасштаб
изображения: увеличить изображение
до 200% – для детальной работы или уменьшить
– для просмотра общего вида страницы.
Кроме этого любой из перечисленных выше
режимов можно отобразитьВо весь экран(команда из менюВид), что позволяет
опытному пользователю максимально
использовать экранную область.

Контекстное менюпозволяет выполнять многие из команд,
не обращаясь к строке меню, что ускоряет
выполнение типовых операций.

Вызов контекстного
меню осуществляется нажатием правой
кнопкой мыши в окне документа или
клавишами Shift+F10на клавиатуре.
Содержание меню определяется характером
работы в MS Word. Например, если нажать
правую кнопку мыши в тот момент, когда
указатель расположен в пределах текста
на экране появится контекстное меню
(рис. 4.8).

Создание документа

Основные этапы
создания документа показаны на рисунке
4.9.

В текстовом
процессоре Word 2000 принято использовать
два метода создания нового документа:
на основе готового шаблона или на основе
существующего документа. Второй метод
проще, но первый методически более
корректен.

При создании
документа на основе существующего
документа открывают готовый документ
Файл–Открыть, сохраняют его
под новым именемФайл–Сохранитькак, затем выделяют в нем все
содержимоеПравка–Выделитьвсеи удаляют его нажатием клавишиDELETE, после чего получают пустой
документ, имеющий собственное имя и
сохраняющий все настройки, ранее принятые
для исходного документа.

Создание документа
на основе готового шаблона выполняется
следующим образом. Командой Файл–Создатьоткрывают диалоговое окноСозданиефайла, включают
переключательСоздать документи
выбирают шаблон (рис. 4.10). Если никаких
предпочтений нет, следует выбрать шаблонНовый документна вкладкеОбщие.

Созданный
документ приобретает имяДокумент1,
принятое по умолчанию. Его целесообразно
сразу же сохранить под «правильным»
именем, выбрав для него соответствующую
папку и дав командуФайл–Сохранитькак. Диалоговое окноСохранениедокумента(рис. 4.11) в текстовом
процессоре MS Word 2000 предполагает сохранение
не только в папкуМои документы, но
и в другие папки.

В левой части окна
Сохранениеимеется пять кнопок,
позволяющих быстро выбрать локацию
сохраняемого файла.

Журнал–
логическая папка. Если нужно сохранить
документ в одну из папок, которой
пользовались в последнее время, это
удобное средство доступа.

Мои
документы– традиционная папка для
хранения авторских документов в ОС
Windows.

Рабочий
стол– не слишком удобное место для
хранения документов. Однако, если
документ будет использоваться очень
часто и всегда должен быть «на виду»,
его можно сохранить здесь.

Избранное–
особая логическая папка пользователя,
предназначенная для хранения ярлыков
Web – страниц. Ее нецелесообразно
использовать для сохранения текстовых
документов.

Web – папки–
особые папки, хранящиеся в Web – структурах,
например, в World Wide Web или в корпоративной
сети Intranet. В общем случае при использовании
Web – папок сохранение документа происходит
не на локальном компьютере, а на удаленном
Web – сервере.

При необходимости
сохранить документ в произвольную
папку, не представленную в данном списке,
следует выполнить навигацию по файловой
структуре с использованием раскрывающей
кнопки на правом краю поля Папка.

Специальные
средства ввода текста

Остановимся на
особенностях текстового процессора MS
Word 2000, позволяющих автоматизировать
ввод текста.

Все операции ввода,
редактирования и форматирования текста
протоколируются текстовым процессором,
и потому необходимое количество последних
действий можно отменить. Последнее
действие отменяют комбинацией клавиш
CTRL+Z. Эта команда имеет кумулятивный
эффект: серия команд отменяет серию
последних действий. Другие аналогичные
средства – команда:Правка–Отменитьдействиеи кнопкаОтменить действиена панели инструментовСтандартная.
Длинные последовательности действий
можно отменять также с помощью списка
действий (кнопка, раскрывающая список,
присоединена к кнопкеОтменить
действие).

После отмены ряда
действий существует возможность
вернуться к состоянию, предшествовавшему
отмене. Для этого служит команда Правка–Вернуть действиеили кнопкаВернуть действиена панели инструментовСтандартная.

Буфер обмена.При компиляции документа путем
использования фрагментов текста, взятых
из разных первоисточников, удобно
пользоваться буфером обмена. Необходимые
элементы управления находятся на панели
инструментов Буфер обмена (Вид–Панелиинструментов–Буферобмена).

Панель
инструментовБуфер обмена(рис.
4.12) имеет три ряда по четыре ячейки для
хранения данных (очередной ряд открывается
только при заполнении предыдущего). О
содержании конкретной ячейки можно
судить по всплывающей подсказке,
отображаемой при наведении указателя
мыши на ячейку. При переполнении буфера
обмена ячейки сдвигаются вниз, очередной
элемент поступает в последнюю ячейку,
содержимое первой ячейки теряется.

Копилка представляет
собой средство множественной вырезки
и вставки. Фрагмент документа может
быть помещен в копилку не иначе, как
вырезанием. В копилку можно поместить
отдельные фрагменты текста, графики,
таблицы и другие объекты из различных
мест документа. Объекты, помещенные в
копилку, хранятся там в порядке
поступления. Элементы отделены друг от
друга символами абзаца. Чтобы поместить
текст или рисунок в копилку их выделяют,
а затем нажимают клавишиCTRL+F3.

Содержимое копилки
можно вставить в требуемое место
документа как единое целое. В дальнейшем
можно изменить в документе порядок
следования элементов копилки.

Вставка содержимого
копилки в документ может осуществляться
с сохранением содержимого копилки или
с её очисткой, если необходимость в ее
содержимом отсутствует.

Для вставки
содержимого копилки с ее одновременной
очисткой используют клавиши CTRL+SHIFT+F3.

Для вставки
содержимого копилки без ее очистки, в
меню Вставкавыбирают командуАвтотекст, а затем — командуАвтотекст, затем в полеИмя элементавыбераютКопилкаи нажимают кнопкуВставить.

Для просмотра
содержимого копилки выберают команду
Автотекств менюВставка, а затем
— командуАвтотекст, после чего из
списка элементов автотекста выбераютКопилка. Содержимое копилки появится
в полеОбразец.

Автотекст–
это режим автоматического ввода
фрагментов текста. Он представлен двумя
функциями: автозавершением и собственно
автотекстом. Их принцип действия состоит
в следующем.

Текстовый
редактор хранит словарь автотекста,
состоящий из слов и фраз, встречающихся
в документах достаточно часто. При вводе
первых четырех символов словарного
элемента на экране появляется всплывающая
подсказка с полным текстом слова или
фразы (рис. 4.13). Если этот вариант подходит
пользователю, он завершает ввод всего
фрагмента нажатием клавишиENTER.Однако пользователь может самостоятельно
выбрать необходимый элемент текста из
списка с иерархической структурой.
Список элементов автотекста открывается
с помощью панели инструментовАвтотекст(Вид–Панели инструментов –
Автотекст, рис. 4.14).

Настройку
словаря автотекста выполняют в диалоговом
окнеАвтозамена(Сервис – Автозамена
– Автотекст). Простейший способ
наполнения словаря новым содержанием
– выделить текст на экране, щелкнуть
на кнопкеАвтотекстна панели
инструментовАвтотекст,и в открывшемся
диалоговом окне использовать кнопкуДобавить.

Использование
средства автозамены при вводе.

Последние версии
текстового процессора MS Word позволяют
эффективно сократить объем вводимого
текста за счет использования средства
Автозамена. Оно позволяет заменить
ввод длинных последовательностей
символов произвольным сочетанием других
символов. Например, если в тексте часто
встречается словосочетание «диалоговое
окно», его можно заменить коротким
сочетанием «.до». Точка перед
символами позволяет отличать их от
двухбуквенных предлогов или союзов.

Настройку средства
Автозаменавыполняют в диалоговом
окнеСервис–Автозамена. Для
этого надо установить флажокЗаменять
при вводе, ввести заменяемую комбинацию
в полеЗаменить, а замещающую
комбинацию – в полеНа, после чего
пополнить список автозамены щелчком
на кнопкеДобавить (рис. 4.15).

Ввод специальных
и произвольных символов. При вводе
текста часто существует необходимость
ввода специальных символов, не имеющих
соответствующей клавиши в стандартной
раскладке клавиатуры, а также символов,
раскладка для которых неизвестна.
Средством для ввода специальных и
произвольных символов, а также для
закрепления их за избранными клавишами
является диалоговое окноСимвол(Вставка–Символ). Данное окно
имеет две вкладки:СимволыиСпециальные символы.

На вкладке
Специальные символыприсутствует
список специальных символов, таких как
«длинное» («полиграфическое») тире,
«копирайт», «торговая марка» и других.
Для вставки такого символа достаточно
щелкнуть на кнопкеВставить.

Вместе
с тем, для большинства специальных
символов существуют клавиатурные
комбинации, приведенные в списке. В том
же окне имеются кнопкиАвтозаменаиКлавиша, позволяющие либо выполнять
ввод специальных символов обычными
символами и автоматически производить
замену, либо закрепить специальный
символ за избранной комбинацией клавиш.

На вкладке Символыпредставлены элементы управления для
ввода произвольных символов (рис. 4.16).
Центральное положение в окне занимает
таблица символов текущего набора.

Выбор шрифта
выполняют в раскрывающемся списке
Шрифт. Если шрифт относится к
категории универсальных шрифтовUNICODE,
то для него имеется и возможность выбора
символьного набора в соответствующем
раскрывающемся спискеНабор.

Если символ надо
вставить только один раз, достаточно
щелкнуть на командной кнопке Вставить.
Если предполагается многократное
использование данного символа, за ним
можно закрепить постоянную комбинацию
клавиш (кнопкаКлавиша) или создать
элемент для спискаАвтозаменас
помощью одноименной кнопки.

Специальные
средства редактирования текста

Режимы вставки
и замены символов.Текстовый процессор
предоставляет возможность выбора между
двумя режимами редактирования текста:
вставки и замены. В режиме вставки
вводимый текст «раздвигает» существующий
текст. В режиме замены новые символы
замещают символы предшествующего
текста, находившиеся в точке ввода.
Режим вставки применяют при разработке
основных содержательных блоков текстовых
документов, а режим замены – при
редактировании стандартных форм и
элементов (колонтитулов, реквизитных
элементов в письмах, служебных записках,
бланках).

Текущий режим
правки текста индицируется на экране
индикатором Замена. В режиме замены
включен индикаторЗАМв строке
состояния окна программы. Двойной щелчок
на этом индикаторе позволяет переключать
режимы. Настройка режима правки
выполняется на вкладкеПравкадиалогового окнаПараметры(Сервис
– Параметры – Правка).

Использование
Тезауруса.Тезаурус представляет
собой словарь смысловых синонимов. При
подготовке технической документации
особую роль играют смысловые синонимы
к используемым глаголам. Для выделенного
слова тезаурус удобно вызывать через
пунктСинонимыконтекстного меню.
Однако этот прием используют не для
всех слов (преимущественно, для глаголов
в неопределенной форме). Общий прием
вызова тезауруса состоит в использовании
команды строки менюСервис – Язык –
Тезаурус.

Окно Тезаурусимеет две панели (рис. 4.17). Его особенность
состоит в том, что поиск синонима является
двухуровневым. Заменяющий синоним можно
выбирать как на левой панели, так и на
правой. Замена производится щелчком на
командной кнопкеЗаменить. Кроме
синонимов в некоторых случаях тезаурус
позволяет находить антонимы слов и
связанные (как правило, однокоренные)
слова.

Средства
автоматизации проверки правописания.Средства автоматизации проверки
правописания включают средства проверки
орфографии и грамматики. Текстовый
процессор позволяет реализовать два
режима проверки правописания –
автоматический и командный.

Для работы в
автоматическом режиме надо установить
флажки Автоматически проверять
орфографию и Автоматически проверять
грамматику на вкладкеПравописаниедиалогового окнаПараметры(Сервис
– Параметры – Правописание). В
автоматическом режиме слова, содержащие
орфографические ошибки, подчеркиваются
красным цветом, а выражения, содержащие
грамматические ошибки, – зеленым. Для
того, чтобы узнать характер ошибки, надо
щелкнуть правой кнопкой мыши на помеченном
фрагменте. В зависимости от характера
ошибки контекстное меню содержит пунктОрфографияилиГрамматика. С их
помощью открывается диалоговое окно,
в котором имеются элементы управления
для получения более точной справки о
характере ошибки, а так же предложенные
варианты исправления предполагаемой
ошибки.

Встроенное
автоматическое средство проверки
правописания является, по существу,
экспертной системой и допускает
настройку. Так, например, если рекомендации
экспертной системы неточны или
неприемлемы, от них можно отказаться
командой Пропустить.

Встроенный словарь
системы проверки правописания не
подлежит правке. Все дополнения и
изменения вносятся в специальный
подключаемый пользовательский словарь.
Каждый пользователь может создать
несколько специализированных
пользовательских словарей, ориентированных
на различные области знаний (право,
экономика, финансы, вычислительная
техника и др.). Подключение нужного
словаря для работы с конкретным документом
выполняется выбором словарного файла
в раскрывающемся списке Вспомогательные
словарина вкладкеСервис – Параметры
– Правописание. Постепенно наполняясь
конкретным содержанием, вспомогательные
словари пользователя становятся мощным
средством повышения производительности
его труда.

Средства
рецензирования текста

Под рецензированием
можно понимать два процесса: редактирование
текста с регистрацией изменений и
комментирование текста. В отличие от
обычного редактирования при рецензировании
текст документа изменяется не окончательно.
Новый вариант и старый «сосуществуют»
в рамках одного документа на правах
различных версий.

Основным средством
рецензирования является панель
Рецензирование(Вид – Панелиуправления – Рецензирование). На
ней представлены четыре группы элементов
управления (рис. 4.18), предназначенных
для:

• создания, просмотра
  и удаления примечаний;

• регистрации,
  просмотра, принятия и отмены изменений;

• выбора
  цвета выделения примечаний;

• сохранения версий
  документа.

Для создания
примечания служит кнопка Добавить
примечание. При ее использовании
последнее слово текста выделяется
заданным цветом. Открывается дополнительная
панель для ввода текста примечания.
Когда примечание создано, его можно
просмотреть в форме всплывающей
подсказки, если навести указатель мыши
на выделенное слово. Вместе с текстом
примечания отображаются сведения о
том, кто его внес.

Для регистрации
изменений в тексте служит кнопка
Исправления. Все редактирование
текста в режиме регистрации исправлений
считается неавторским и выделяется
особым методом (метод выделения можно
задать на вкладкеИсправлениядиалогового окнаСервис – Параметры).
Прочие элементы управления данной
панели позволяют выполнять переходы
между исправлениями, принимать или
отвергать их.

Если документ
проходит многоступенчатое редактирование,
часто возникает необходимость хранить
его промежуточные версии. MS Word 2000
позволяет хранить несколько версий
документа в одном файле. Это удобное
средство отличается тем, что при
сохранении нескольких версий (в отличие
от нескольких копий) эффективно
используется рабочее место на диске.
При сохранении очередной версии не
происходит повторного сохранения всего
документа – сохраняются только отличия
текущей версии от предшествующей. Для
сохранения текущей версии используют
соответствующую кнопку панели
Рецензирование, а для загрузки одной
из промежуточных версий – командуФайл–Версии.

Форматирование
текста

Форматирование
текста осуществляется средствами меню
Форматили панели Форматирование.
Основные приемы форматирования включают:

• выбор и изменение
  гарнитуры шрифта;

• управление размером
  шрифта;

• управление
  начертанием и цветом шрифта;

• управление методом
  выравнивания;

• создание
  маркированных и нумерованных списков
  (в том числе многоуровневых);

• управление
  параметрами абзаца.

Настройка шрифта.Выбор гарнитуры шрифта действует на
выделенный текстовый фрагмент. Если ни
один фрагмент не выделен, он действует
на весь вводимый текст до очередной
смены гарнитуры.

Особенность
текстовых процессоров MS Word состоит в
том, что они ориентированы на работу с
многоязычными шрифтовыми наборами.
Выбор других шрифтовых наборов действует
только до ближайшего переключения
раскладки клавиатуры с основной
(английской) на дополнительную (русскую,
украинскую), после чего происходит
неконтролируемый автоматический возврат
к использованию одного из шрифтов
UNICODE.

Настройку
шрифта выполняют в диалоговом окне
Шрифт (Формат – Шрифт), которое имеет
три вкладки:Шрифт, Интервал и Анимация(рис. 4.19).

На вкладке Шрифтвыбирают:

• гарнитуру
  шрифта;

• его
  размер (измеряется в пунктах);

• вариант
  начертания;

• цвет
  символов;

• наличие
  подчеркивания;

• характер
  видоизменения.

При
выборе гарнитуры шрифта следует иметь
в виду, что существует две категории
шрифтов: с засечками и без засечек
(рубленые). Характерными представителями
первой категории являются шрифты
семейства Times,
а второй – шрифты семейства Arial.
Шрифты, имеющие засечки, легче читаются
в больших текстовых блоках – их
рекомендуется применять для оформления
основного текста.

Шрифты, не имеющие
засечек, рекомендуется использовать
для заголовков в технических текстах,
а также для оформления дополнительных
материалов (врезок, примечаний и прочего).

Большинство
гарнитур шрифтов являются пропорциональными.
Это означает, что ширина отдельных
символов и расстояние между соседними
символами не являются постоянными
величинами и динамически меняются так,
чтобы сопряжение символов было наиболее
благоприятным для чтения.

Особую группу
представляют так называемые моноширинные
шрифты. В них каждый символ вместе с
окаймляющими его интервалами имеет
строго определенную ширину.

Такие шрифты
применяют в тех случаях, когда надо
имитировать шрифт пишущей машинки, а
также при вводе текстов, представляющих
листинги программ. Характерными
представителями таких шрифтов являются
шрифты семейства Courier.

При выборе размера
шрифта руководствуются назначением
документа, а также вертикальным размером
печатного листа. Для документов, имеющих
формат типовой книжной страницы, обычно
применяют шрифт размером 10 пунктов
(один пункт равен 1/72 дюйма). Для документов,
готовящихся для печати на стандартных
листах формата А4 (210х297 мм), выбирают
размер 12 пунктов. При подготовке
документов, предназначенных для передачи
средствами факсимильной связи, применяют
увеличенный размер – 14 пунктов и т.д.

Интервал задается
путем выбора одного из трех значений
(Обычный, Разреженный, Уплотненный) на
вкладке Формат – Шрифт – Интервал.

Эффекты анимации
используют очень редко и только при
подготовке электронных документов,
распространяемых в формате текстового
процессора. Настройка метода
выравнивания.MS Word поддерживают четыре
вида выравнивания:

• по
  левому краю;

• по
  центру;

• по
  правому краю;

• по
  ширине.

Выбор вида
выравнивания выполняют соответствующими
кнопками панели инструментов Форматирование
или из раскрывающегося списка Формат
– Абзац – Отступы и интервалы –
Выравнивание(рис. 4.20).

Настройка
параметров абзаца.Кроме режима
выравнивания настраиваются следующие
параметры абзаца:

• величина отступа
  слева (от левого поля);

• величина отступа
  справа (от правого поля);

• величина отступа
  первой строки абзаца («красная строка»);

• величина интервала
  перед абзацем и после него.

Для печатных
документов величину отступа для основного
текста, как правило, не задают (необходимое
положение текста определяется шириной
полей). Для Web – страниц величина абзацного
отступа имеет большое значение. Это
один из весьма немногих параметров
форматирования, допускаемых для Web –
документов, поэтому его используют
очень широко.

Обычная практика
назначения формата состоит в том, что
для документов простой структуры
(художественных) используют отступ
первой строки (это особенно важно для
текстов на русском и немецком языках),
а для документов сложной структуры
(технических) и документов на английском
языке используют интервалы между
абзацами. Промежуточное положение
занимают документы, относящиеся к
естественнонаучным и гуманитарным
дисциплинам.

Средства создания
маркированных и нумерованных списков.Специальное оформление маркированных
и нумерованных списков редко применяют
в художественных документах и персональной
переписке, но в служебных документах
и, особенно, в Web – документах оно
используется достаточно широко. В Web –
документах оформление маркированных
списков особо усиливают за счет применения
специальных графических маркеров, стиль
которых должен тематически сочетаться
с содержанием и оформлением документов.

Для
создания нумерованных и маркированных
списков нужно сначала выполнить
настройку, затем вход в список и, наконец,
выход из него. Настройку выполняют в
диалоговом окнеСписок, открываемом
командойФормат – Список. Данное
окно имеет три вкладки:Маркированный
список, Нумерованный список и Многоуровневый
список(рис. 4.21) В качестве элементов
управления здесь представлены образцы
оформления списков. Для выбора нужного
достаточно щелкнуть на избранном
образце.

Для создания списка
по команде служат кнопки НумерацияиМаркеры, представленные на панелиФорматирование. Как маркированный,
так и нумерованный список легко превратить
в многоуровневый. Для перехода на новые
(или возврата на предшествующие уровни)
служат кнопкиУвеличить отступ и
Уменьшить отступна панелиФорматирование.

Для списков с очень
глубоким вложением уровней (более трех)
можно настроить стиль оформления каждого
из уровней. Для этого служит командная
кнопка Изменитьна вкладкеМногоуровневыйдиалогового окнаСписок.

Характерной
особенностью процессора MS Word 2000, связанной
с его ориентацией на создание Web –
документов, является возможность
использования графических маркеров.
Для выбора графических маркеров служит
командная кнопка Рисунокна вкладкеМаркированныйдиалогового окнаСписок. Она открывает диалоговое
окноРисованный маркер, в котором
можно выбрать желаемый маркер, в том
числе и анимированный (на вкладкеФильмы).

Работа со стилями

Абзац – прстейший
элемент оформления любого документа.
Каждый заголовок документа тоже
рассматривается как отдельный абзац.
В меню Формат – Абзацимеется немало
различных элементов управления для
настройки каждого абзаца отдельно путем
использования стилей.

Стиль
оформления
– это именованная совокупность настроек
параметров шрифта, абзаца, языка и
некоторых элементов оформления абзацев
(линий и рамок). Благодаря использованию
стилей обеспечивается простота
форматирования абзацев и заголовков
текста, а также единство их оформления
в рамках всего документа.

Особенностью
текстовых процессоров MS Word является
то, что они поддерживают два типа стилей:
стили абзаца и знаковые стили (стили
символов). С помощью стилей абзаца
выполняют форматирование абзацев, а с
помощью знаковых стилей можно изменять
оформление выделенных фрагментов текста
внутри абзаца. Наличие двух типов стилей
позволяет реализовать довольно сложные
приемы форматирования.

Настройка стиля.Настройку стиля (рис. 4.22) выполняют в
диалоговом окнеСтиль (Формат – Стиль).Настраиваемый стиль выбирают в спискеСтили(при этом на панеляхАбзациЗнакиотображаются образцы
применения данного стиля).

Для
изменения стиля служит командная кнопкаИзменить, открывающая диалоговое
окноИзменение стиля. Каждый из
компонентов стиля настраивается в
отдельном диалоговом окне. Выбор
компонента выполняют в меню, открываемом
с помощью кнопкиФормат.

При проведении
настройки стиля важно правильно выбрать
исходный стиль. Он должен быть как можно
ближе к желаемому, чтобы минимизировать
количество необходимых настроек.

Создание стиля.
Для создания стиля служит командная
кнопкаСоздатьв диалоговом окнеСтили и форматирование(Формат–Стили и форматирование).

В окне Создание
стиляследует:

• ввести
  название нового стиля в поле Имя;

• выбрать
  тип стиля (стиль абзаца или знаковый
  стиль);

• выбрать
  стиль, на котором основан новый стиль;

• указать
  стиль следующего абзаца;

• приступить
  к настройке элементов стиля щелчком
  на кнопке Формат.

Важной чертой
программы является принцип наследования
стилей. Он состоит в том, что любой стиль
может быть основан на каком – то из
существующих. Это позволяет, во – первых,
сократить до минимума настройку стиля,
сосредоточившись только на его отличиях
от базового, а во – вторых, обеспечить
принцип единства оформления всего
документа в целом.

Шаблоны

Совокупность
стилевых настроек сохраняется вместе
с готовым документом. Эти настройки
можно использовать для подготовки новых
документов, используя технологию работы
с шаблонами. По своей сути, шаблоны –
это заготовки будущих документов. Пример
шаблона для письма показан на рисунке
4.23.

Шаблоны
поставляются вместе с текстовым
процессором и устанавливаются на
компьютере вместе с ним. От обычных
документов шаблоны отличаются тем, что
в них приняты специальные меры, исключающие
возможность их повреждения. Открывая
шаблон, создают новый документ путем
внесения изменения в содержание шаблона.
При сохранении записывается созданный
документ, а шаблон, использованный в
качестве его основы, остается в неизменном
виде и пригоден для дальнейшего
использования.

Использование
шаблона для создания документа. По
командеФайл–Создатьоткрывается
диалоговое окноСоздание документа,
в котором можно выбрать шаблон, на базе
которого документ будет разрабатываться.
В этом случае документ сразу получает
несколько готовых стилей оформления,
содержавшихся в шаблоне.

Лабораторная работа

Режимы работы текстового редактора Word

Цель работы:

• изучить основные элементы рабочего окна текстового редактора Word;

• научиться представлять документ в различных режимах отображения;

• научиться устанавливать масштаб документа, параметры страницы, вставлять номера страниц в документ.

Методические указания:

1. Изучите теоретический материал, запишите основные определения.

2. Оборудование и ПО: ПК, инструкционная карта, текстовый редактор Microsoft Word 2010.

3. Изучите методику выполнения работы и выполните задания.

Краткие теоретические сведения

Программа Microsoft Word представляет собой мощный текстовый процессор, являющейся составной частью пакета прикладных программ Microsoft Office. Word предназначен для создания, просмотра, модификации и печати текстовых документов, предусматривает выполнение операций над текстовой и графической информацией.

Word позволяет управлять оформлением отдельных символов, абзацев, создавать и использовать готовые библиотеки стилей, работать с таблицами, проверять орфографию и грамматику, применять переносы, добавлять нумерацию страниц, создавать и добавлять рисунки, предоставляет возможность автоматической нумерации заголовков, создание оглавлений, верхних и нижних колонтитулов. С помощью Word можно быстро и с высоким качеством подготовить любой документ — от простой записки до оригинал-макета сложного издания.

Основные элементы окна текстового редактора Word

• Кнопка «Office (для Microsoft Word 2007) — имеет круглую форму и расположена в левом верхнем углу окна, открывает меню, в котором содержатся команды меню “Файл” предыдущих версий Word. В Microsoft Word 2010 меню «Файл» включено в ленту.

• Панель быстрого доступа — содержит кнопки инструментов, которые используют для вызова того или иного диалогового окна либо выполнения соответствующей команды.

• Рабочая область — основной и самый большой элемент интерфейса, где выполняется работа с текущим документом.

• Лента — размещена между Панелью быстрого доступа и рабочей областью и содержит набор команд, объединенных в группы по функциональному признаку.

• Координатная линейка — определяет границы документа и позиции табуляции. Различают вертикальную и горизонтальную линейки. По умолчанию координатная линейка градуирована в сантиметрах.

• Вертикальная и горизонтальная полосы прокрутки — служат для перемещения текста документа в рабочем поле окна.

• Строка состояния — находится внизу окна, включает в себя информационные и практические функции и содержит информацию о текущем состоянии документа и режиме работы редактора.

• Текстовый курсор — короткая мигающая линия, показывает позицию рабочего поля, в которую будет помещен вводимый символ или элемент текста.

Общий вид окна текстового редактора Word

Лента

Строка заголовка

Панель

быстрого

доступа

Линейка

Кнопки режимов

представления

документа

Строка состояния

Полоса

прокрутки

Кнопки режимов

представления

документа

Линейка

В центре окна Microsoft Office Word 2010 размещается страница документа, в рабочей области которой происходит набор текста и размещение различных объектов (рисунков, таблиц, диаграмм). Страница может отображаться несколькими способами, переход к которым осуществляется путем выбора вкладки Вид или с помощью кнопок, располагающихся в нижней правой части рабочего экрана :

1. Разметка страницы — это способ отображения рабочей области документа, при котором представлены измерительные линейки, а сам документ разбит на страницы разделенные полями. Это наиболее универсальный режим для работы – доступны все инструменты форматирования, можно добавлять в документ таблицы и различные графические объекты.

2. Режим чтения — предназначен для максимального удобства чтения документа. Присутствие кнопок команд минимизировано, а рабочая область занимает максимум пространства.

3. Веб-документ — данный режим используется для работы с документами, предназначенными для публикации во всемирной сети Интернет.

4. Структура — режим предназначен для работы со структурированным документом.

5. Черновик — режим отображения документа предназначен для набора текста без форматирования и вставки различных объектов (рисунков, таблиц). Здесь отсутствует вертикальная линейка, границы и поля документа. Разрыв страницы показан точечной горизонтальной линией.

Технология работы:

ЗАДАНИЯ:

1. Установка режима отображения документа

Текстовый редактор Word предоставляет возможность работать в следующих основных режимах: Режим чтения, Веб-документ, Структура, Черновик, Разметка страницы. Для выбора режима отображения документа используется вкладка Вид или кнопки отображения режимов отображения документов.

Опробуйте все перечисленные режимы в порядке их перечисления, обратите внимание на вид отображаемого на экране документа. Верните исходный режим работы Разметка страницы.

2. Масштаб документа

Для увеличения или уменьшения размера отображаемого на экране документа используется кнопка Масштаб , располагающаяся в нижней правой части рабочего экрана. Для открытия диалогового окна Масштаб выполните щелчок мыши по кнопке.

ПРИМЕЧАНИЕ: Изменять масштаб отображаемого документа можно, одновременно прокручивая колесико мыши и удерживая клавишу CTRL .

С помощью кнопки Масштаб установите масштаб документа равный 75%. Сколько страниц документа одновременно отобразилось на экране? Затем последовательно установите масштаб по ширине текста и равный 100%. Используя средства автоматической регулировки масштаба с помощью мыши, установите удобный для работы масштаб отображения документа.

3. Параметры страницы.

На первом этапе работы с документом необходимо установить параметры его страниц: размер страницы, поля и ориентация страницы. Установленные параметры страниц могут быть изменены в процессе работы над документом. Для установки параметров страницы необходимо перейти на вкладку Разметка страницы и щелкнуть по значку открытия диалогового окна Параметры страницы .

Установите альбомную, а затем книжную ориентацию листа для данного документа. Как изменится вид документа?

Установите следующие параметры для данного документа:

— формат бумаги — А4;

— ориентация – книжная;

— верхнее поле – 2 см.;

— нижнее поле – 2,5 см.;

— левое поле – 2,3 см.;

— правое поле – 2 см.

4. Вставка номера страницы.

Колонтитулы представляют собой области, расположенные на верхнем и нижнем полях страниц документа. В колонтитулах, как правило, размещается такая информация, как название документа, тема, имя автора, номера страниц или дата. Для работы с колонтитулами предназначена панель Колонтитулы, расположенная на вкладке Вставка.

Разбейте предложенный документ на страницы (Вставка, Номер страницы), выберите опции: положение внизу страницы, выравнивание справа.

Ответьте на вопросы:

1. Какой режим отображения документа является универсальным и наиболее удобным для работы с документом и почему?

2. Что понимается под параметрами страницы?

3. К какой категории действий (форматирование или редактирование) можно отнести установку размера бумаги или документа?

4. Какая информация располагается в колонтитулах?

5. Как быстро войти в область редактирования колонтитулов?

6. Как узнать, сколько знаков содержит данный документ? Опишите порядок действий и определите общее количество знаков в представленном документе, число слов, абзацев и строк.

Текстовый редактор Word имеет пять режимов просмотра документа. Все они немного отличаются и имеют разное предназначение. Сегодня я расскажу вам о каждом из них.

Осуществить быстрое переключение между режимами просмотра вы можете, щелкнув мышью на мини-пиктограммы в нижней-правой части экрана или воспользовавшись меню «Вид».

Режим разметки страницы

Наиболее часто используемый, основной рабочий режим просмотра документа — это режим Разметки страницы, включенный в MS Word по умолчанию.

Положение, размер и форма всех элементов страницы — текста, таблиц, рисунков и т.п. в нем полностью соответствует тому, как это будет выглядеть на распечатанном листе.

В то же время, в основном рабочем режиме видны и те служебные элементы, которых при печати будет не видно – подчеркивания орфографических ошибок, рамки колонок, символы табуляции и т.п.

Редактирование документа возможно.

Режим черновика

«Упрощенная» версия стандартного режима разметки, призванная автора сосредоточиться на тексте, а не на том, как в итоге будет выглядеть документ. В режиме черновика форматирование текста отображается полностью, а разметка страницы — сильно в упрощенном виде, в частности становятся не видны колонтитулы, сноски, фон, границы страницы, и графические объекты без установленного обтекания текстом.

Редактирование документа возможно.

Режим веб-документа

Отображает страницу Word-документа, как если бы просмотр осуществлялся е в Web-обозревателе. В этом режиме отображается фон страницы, текст выравнивается по левой границе окна документа, а рисунки занимают те же позиции, что и в окне Web-обозревателя.

Редактирование документа возможно.

Режим чтения

Режим предназначен исключительно для чтения документа с экрана – текст разбивается на сравнительно небольшие фрагменты и отображается значительно более крупным шрифтом для удобства восприятия.

Редактирование документа в режиме чтения невозможно, зато возможно оставлять примечания по тексту, доступные после в режиме разметки.

Режим структуры документа

В режиме структуры удобно работать с большими документами, состоящими из нескольких частей и включающих несколько уровней заголовков.  Для удобства отображения, вы можете сворачивать отдельные части документа, настраивать заголовки, переносить их по документу.

В режиме структуры не отображаются границы страниц, колонтитулы, рисунки, фон и другие элементы оформления документа. Редактирование документа возможно.

Текстовый редактор. Работа с текстом

Код ОГЭ по информатике: 2.3.1. Создание текста посредством квалифицированного клавиатурного письма с использованием базовых средств текстовых редакторов. Работа с фрагментами текста. Страница. Абзацы, ссылки, заголовки, оглавления. Проверка правописания, словари. Включение в текст списков, таблиц, изображений, диаграмм, формул

---

---

Для организации работы с текстами существует множество программ, например WordPerfect, OpenOffice.org Writer, AbiWord. Здесь и далее приведено описание работы с документами в окне текстового процессора MS Word, однако большинство правил верны и при работе в любом другом текстовом редакторе.

Правила набора текста и составления документов

Профессиональный набор и оформление документов предполагают соблюдение определенных правил работы.

• Ввод текста производят с клавиатуры. Позиция ввода подсвечивается курсором ввода — мигающей вертикальной чертой.
• Текст следует набирать последовательно, отделяя слова и предложения только одним пробелом. Если в тексте нужны некие специальные промежутки, нельзя ставить несколько пробелов подряд — для этого существуют табуляция, различные виды выравнивания текста, отступы (выступы) и поля документа.
• В конце каждого абзаца (и только в этом случае!) следует нажимать клавишу Enter — при этом в текст будет вставлен специальный (невидимый) символ, и курсор будет переведен в следующий абзац. Внутри текущего абзаца курсор будет перемещаться на следующую строку автоматически. При крайней необходимости начать новую строку не завершая абзаца используется комбинация клавиш Shift+Enter.
• Отступ первой строки абзаца («красная строка») не выполняется с помощью пробелов или нажатия клавиши Tab — его следует установить, например, с помощью линейки.
• Центрирование заголовка выполняют только с помощью выравнивания абзаца по центру. При изменении текста или размера шрифта заголовок будет по–прежнему оставаться посередине строки. Для этой цели не применяются пробелы перед текстом заголовка.
• Для набора текста с новой страницы предназначена комбинация клавиш Ctrl+Enter.
• Знаки препинания в документе расставляются по следующим правилам:

а) запятая, точка, двоеточие, точка с запятой, вопросительный и восклицательный знаки набираются вслед за словом без пробела;

б) кавычки и скобки также набираются без пробелов, вплотную к тексту, который они обрамляют;

в) тире обрамляется пробелами с обеих сторон, дефис ставится без пробелов. Правильная расстановка знаков препинания позволит, например, избежать такой ситуации, когда точка или запятая располагается не в конце строки, а автоматически переносится на следующую.

• В некоторых ситуациях требуется, чтобы два слова находились обязательно рядом на одной строке (например, инициалы человека рядом с его фамилией, единицы измерения рядом с числом и т. п.). В таком случае между ними следует поставить «неразрывный» пробел — он устанавливается с помощью комбинации клавиш Ctrl + Shift+пробел.
• Для набора разреженного текста используют разреженный шрифт. Не следует вставлять пробелы между буквами — это приводит к некорректному расположению текста, невозможности проверить правописание, организовать поиск текста. По этим же причинам нельзя расставлять переносы в словах с помощью знака «дефис». В Word имеется возможность автоматической расстановки переносов.
• Набранный текст следует сохранять как можно чаще. Для этого необходимо использовать возможности панели быстрого доступа, команд кнопки Office, комбинации клавиш — те средства, которые наиболее удобны в данный момент. Для важных текстов следует установить опцию автосохранения.
• Перед окончанием работы с текстом следует воспользоваться автоматической проверкой орфографии и грамматики. Даже правильно оформленный, но неграмотный документ создает негативное впечатление.

Пример 1. Выбрать вариант текста, где правильно расставлены пробелы и оформлены знаки препинания.

1) Слова принадлежат веку , а мысли—векам .

2) Слова принадлежат веку, а мысли— векам.

3) Слова принадлежат веку,   а мысли —   векам.

4) Слова принадлежат веку, а мысли — векам.

Решение. В варианте (1) перед запятой и точкой не должно быть пробелов (они должны быть «прижаты» к предыдущим словам). В этом же варианте отсутствуют необходимые пробелы вокруг тире. В варианте (2) есть пробел только после тире, а перед ним отсутствует. Вариант (3) содержит более одного пробела подряд между словами. В варианте (4) знаки расставлены корректно.

Ответ: вариант (4).

Запуск текстового редактора

Запуск редактора MS Word осуществляется стандартными способами Windows — например, с помощью меню кнопки Пуск / Программы. Запуск приводит к автоматическому созданию нового текстового документа под рабочим названием Документ1.

Открытие любого имеющегося файла документа Word также приводит к запуску программы.

Для работы с файлами в MS Word служит кнопка Office, расположенная в левом верхнем углу окна программы. Для сохранения документа в файле служат команды Сохранить и Сохранить как в меню этой кнопки. Команда Сохранить как запрашивает пользователя, где и под каким названием сохранять документ. Для открытия существующего документа в меню кнопки Office служит команда Открыть.

Файлы, с которыми работали недавно, можно открыть быстрее, выбрав их из списка последних открывавшихся документов в правой части меню кнопки Office.

Для закрытия окна программы (в т.ч. всех открытых в ней документов) можно использовать кнопку Выход из Word в окне меню Office либо кнопку ⊗ Закрыть в правом верхнем углу окна программы. При этом Word проверит, были ли сохранены произведенные в документах изменения. Если какой–либо документ не был сохранен, будет выдан запрос на его сохранение.

Интерфейс MS Word

ЛЕНТА

Вдоль верхнего края окна расположена лента, которая содержит несколько вкладок с кнопками. С помощью ленты можно быстро находить необходимые команды. Команды на вкладках упорядочены в логические группы. Названия вкладок отображаются на ленте вверху.

Каждая из вкладок ленты содержит группы команд определенной тематики. Так, кнопки вкладки Главная предназначены для основных действий по вводу и редактированию текста (включая работу с буфером обмена, форматирование, поиск и отбор данных).

Вкладка Вставка позволяет добавить в документ различные объекты — страницы, символы, таблицы, рисунки, клипы, диаграммы, надписи, колонтитулы, формулы, гиперссылки и др. На вкладке Разметка страницы собраны команды настройки параметров страниц документа.

ЛИНЕЙКА

Для удобства позиционирования текста и объектов в документе слева и вверху рабочей области окна выводятся соответственно вертикальная и горизонтальная линейки. Они позволяют не только оценить расположение элементов текста, но и произвести установку различных отступов, размеров полей и элементов таблиц, ширины колонок, позиций табуляции и пр.

РЕЖИМЫ ПРОСМОТРА

Документ Word может быть представлен на экране в различном виде. Для выбора режима просмотра в строке состояния (слева от ползунка масштабирования) имеется ряд кнопок. Такие же кнопки присутствуют в группе Режимы просмотра документа на вкладке ленты Вид.

Чаще всего работа ведется в режиме «Разметка страницы». В этом режиме положение текста, таблиц, рисунков и других элементов отображается на экране так, как они будут напечатаны. Режим разметки используют и для создания документа, и для окончательного его оформления. Особенно он удобен для работы со сложными элементами — колонтитулами, полями, многоколоночным текстом, графическими объектами. Именно этот режим установлен в Word по умолчанию.

Режим чтения был разработан для удобства чтения документов с экрана.

Для сохранения документа в файле нужно нажать кнопку откроется диалоговое окно, в котором предстоит выбрать папку для сохранения и ввести название файла.

Чтобы текст приобрел такой вид, как в условии, предстоит его отформатировать (оформить) и, возможно, внести в него некоторые изменения (см. пример 3).

Работа с фрагментами текста

ПЕРЕМЕЩЕНИЕ ПО ДОКУМЕНТУ

Чтобы поставить курсор в определенное место документа, надо подвести в эту позицию указатель мыши и один раз щелкнуть ее левой кнопкой. Указатель при наведении на текст имеет вид латинской буквы I.

Передвижение по документу с помощью мыши осуществляется с использованием полос прокрутки. Для перемещения надо потянуть мышью бегунок или нажать стрелки на полосах прокрутки. Для построчного просмотра документа следует нажимать одинарные стрелки на полосе прокрутки, для постраничного просмотра — двойные.

Для перемещения по документу в Word активно используются разные комбинации клавиш

ВЫДЕЛЕНИЕ ФРАГМЕНТОВ ТЕКСТА

Для выполнения многих действий с текстом — шрифтового форматирования, копирования и перемещения, удаления, преобразования в таблицу и др. — следует предварительно выделить необходимый фрагмент. Выделение можно осуществить с помощью мыши, клавиш или их комбинаций. Выделенный фрагмент будет слегка затенен серо–голубым фоном.

Для выделения используют следующие способы.

• Выделить любой фрагмент: провести по нему мышью с нажатой левой кнопкой.
• Выделить слово: дважды щелкнуть по нему мышью.
• Выделить строку: щелкнуть мышью в поле слева от строки — в так называемой зоне выделения (курсор при этом должен иметь вид стрелки, направленной вправо вверх). Если выделяемых строк несколько, протянуть мышь вдоль них по зоне выделения.
• Выделить абзац: щелкнуть мышью в поле слева от абзаца. Другой способ: трижды щелкнуть по самому абзацу.
• Выделить весь документ: нажать комбинацию клавиш Ctrl + A.

Для выделения также используют клавишу Shift вместе с соответствующими комбинациями клавиш перемещения. Например, комбинация Ctrl + Home перемещает курсор к началу строки, а комбинация Shift + Ctrl + Home выделяет фрагмент от текущей позиции до начала строки.

Чтобы снять выделение фрагмента, надо один раз щелкнуть мышью вне выделенного блока — например, в правом поле документа.

УДАЛЕНИЕ ТЕКСТА

Для удаления символа справа от текстового курсора надо нажать клавишу Delete, для удаления символа слева от курсора — клавишу Backspace. Для удаления фрагмента текста надо сначала выделить его, затем нажать клавишу Delete.

ОТМЕНА И ВОЗВРАТ ДЕЙСТВИЙ

Для отмены последнего выполненного действия служит кнопка ← Отменить на панели быстрого доступа. Выпадающий список у этой кнопки позволяет отменить сразу несколько последних операций (для этого нужно выбрать в списке самое раннее отменяемое действие).

Для возврата отмененных действий предназначена соседняя кнопка панели быстрого доступа → Вернуть.

Эти операции могут быть выполнены с помощью клавиатуры. Для отмены действия служат комбинации клавиш Ctrl + Z и Alt + Backspace, для возврата — Ctrl + Y.

КОПИРОВАНИЕ И ПЕРЕМЕЩЕНИЕ ДАННЫХ. БУФЕР ОБМЕНА

Перемещать и копировать можно только выделенные фрагменты документа. В пределах видимой части документа проще всего использовать перетаскивание выделенного фрагмента мышью. Для этого фрагмент нужно захватить указателем мыши (который должен иметь вид стрелки, повернутой влево вверх) и перетащить в требуемую позицию (она помечается вертикальной пунктирной линией).

Для копирования при перетаскивании фрагмента следует нажать и удерживать клавишу Ctrl.

Если требуется перетащить фрагмент за пределы видимой части документа, надо подтянуть его к верхнему или нижнему краю листа и, не отпуская кнопку мыши, задержать там — документ начнет автоматически прокручиваться. В нужный момент следует вернуть указатель в поле документа и отпустить фрагмент в требуемой позиции.

Для перетягивания фрагмента удобно использовать правую кнопку мыши — после ее отпускания на экран выводится контекстное меню, где надо выбрать необходимое действие (например, Переместить или Копировать). Это меню позволяет и отказаться от операции (команда Отменить).

Другой подход — использовать для копирования и перемещения текста буфер обмена — специальную область памяти компьютера для хранения промежуточной информации. Буфер обмена является общим для всех приложений MS Office, включая MS Word.

Для копирования и перемещения фрагмента сначала следует отправить его в буфер обмена, а затем извлечь в нужную позицию. При этом отправить фрагмент можно двумя способами: удалив из исходного текста («вырезать» в буфер обмена) либо оставив в документе («скопировать» в буфер).

Вырезание в буфер обмена можно выполнить с помощью кнопки Вырезать вкладки ленты Главная (группа Буфер обмена), копирование — соседней кнопкой Копировать. Кроме того, можно выбрать эти команды из контекстного меню выделенного фрагмента (вызвав его правой кнопкой мыши). Удобно использовать комбинацию клавиш: для вырезания — Ctrl+X или Shift+Del, для копирования — Ctrl+С или Ctrl+Ins.

Информация из буфера обмена может быть вставлена кнопкой Вставить вкладки ленты Главная (группа Буфер обмена) либо комбинациями клавиш Ctrl+V или Shift+Ins.

После вставки фрагмента буфер обмена MS Office не очищается. Следовательно, можно неоднократно вставлять тот же самый фрагмент (в том числе и в документы других приложений).

ПОИСК И ЗАМЕНА ТЕКСТА

Часто в документе требуется найти или заменить какие–либо фрагменты текста. Для этого служат кнопки группы Редактирование на вкладке ленты Главная.

Чтобы найти текст, надо нажать кнопку Найти, в открывшемся окне ввести в поле «Найти» искомый текст и нажать кнопку Найти далее. Для поиска следующих вхождений этого же текста надо многократно нажимать кнопку Найти далее. Найденные фрагменты текста будут по очереди выделяться в документе фоновой заливкой. Кнопка Найти в приведет к одновременному выделению всех вхождений такого фрагмента в тексте.

Если поиск требуется только в какой–то части текста, ее необходимо предварительно выделить.

Word позволяет организовать автоматическую замену найденного фрагмента текста другим. Для этого в том же окне поиска имеется вкладка Заменить. С помощью кнопки Заменить вкладки ленты Главная можно вызвать это окно, раскрытое сразу на вкладке замены. В появившемся диалоговом окне надо заполнить строку Найти (т. е. указать, что надо заменить) и строку Заменить на (т. е. указать, чем надо заменять).

Форматирование текста

ШРИФТОВОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ТЕКСТА

Форматирование — это изменение внешнего вида документа или отдельных его частей. Можно форматировать символы, абзацы, таблицы, страницы и др.

Внешний вид символов текста определяет шрифт. Шрифтовое оформление текста можно задать как до его набора, так и по окончании. Если фрагмент уже набран, перед шрифтовым оформлением его необходимо предварительно выделить.

Наиболее часто используемые опции шрифтового (и не только) оформления собраны на мини–панели форматирования. Она всплывает автоматически при выделении текста, поначалу полупрозрачная, но при наведении на нее курсора становится яркой.

Полностью все опции шрифтового форматирования собраны в диалоговом окне Шрифт, которое вызывается с помощью значка Шрифт этой же группы. Это же окно можно вызвать командой Шрифт контекстного меню выделенного фрагмента.

Шрифтовое оформление включает в себя нижеперечисленные составляющие.

1. Гарнитуру (тип, или семейство) шрифта, например Times New Roman, Агial, System или Calibri. Гарнитура определяет внешний вид шрифта для всех его размеров и вариантов начертания.
2. Способ начертания шрифта определяет разновидности написания символов одного шрифта. Обычно к ним относят курсив, полужирный и подчеркнутый варианты шрифта. (На ленте соответствующие кнопки действуют как переключатели — при повторном их выборе происходит отмена данного начертания.) Свойства шрифта «полужирный» или «светлый» называют насыщенностью.
3. Размер (кегль) шрифта. Причем нужный размер можно как выбирать из выпадающего списка, так и вводить с клавиатуры. Кегль измеряется в пунктах («пт») — типографской единице измерения, равной приблизительно 0,35 мм.
4. Способ подчеркивания текста. Может быть одинарным, двойным, точечным, пунктирным и др.
5. Цвет символов текста. По умолчанию устанавливается цвет авто — темный на светлом фоне.
6. Иные специальные эффекты шрифтового оформления, например зачеркивание, теневое или контурное оформление, установка всех прописных букв, надстрочных или подстрочных индексов и др.

Во второй вкладке диалогового окна шрифта — Интервал — можно задать разреживание и уплотнение текста с различными коэффициентами. Так можно организовать, например, разреженный шрифт для заголовков.

Кнопки форматирования на ленте имеют функцию предпросмотра: если навести на них курсор — в тексте будет показан результат такого форматирования выделенного фрагмента.

Для очистки шрифтового формата служит кнопка Очистить формат.

ФОРМАТИРОВАНИЕ АБЗАЦЕВ

Абзацем в Word называется фрагмент текста между нажатиями клавиши Enter. При ее нажатии в текст вставляется специальный (непечатаемый) символ ¶ , который называется знаком конца абзаца.

Непечатаемые символы обычно не отображаются на экране. Чтобы увидеть этот и другие непечатаемые символы, надо включить режим их отображения с помощью кнопки ¶ Отобразить все знаки. В таком режиме видно, как устроен текст, и зачастую именно благодаря этому режиму можно понять, почему в расположении текста произошли какие–либо изменения. Другие непечатаемые символы: обычный пробел — • (точка), неразрывный пробел — о, конец страницы — длинная точечная линия.

Абзац может содержать любое количество строк (в том числе и не содержать текста вообще).

Если необходимо форматировать несколько абзацев, следует предварительно их выделить.

Большая часть параметров абзацного форматирования сосредоточена в группе кнопок Абзац вкладки ленты Главная. Среди них — тип выравнивания текста абзаца, межстрочное расстояние, отступы и выступы и др. Кроме того, группа Абзац имеется также на вкладке Разметка страницы.

Весь набор опций абзацного форматирования представлен в диалоговом окне Абзац. Существует четыре варианта выравнивания текста в абзаце: по левому краю, по правому краю, по центру и по ширине.

При выравнивании по левому краю текст абзаца будет прилегать к левому краю
полосы документа, а правый будет неровным, рваным.

Аналогично — для абзацев текста, выровненных по правому краю.
Их строки будут иметь выровненный правый край и неровный левый.

Выравнивание абзаца по центру чаще всего применяют
для заголовков, названий, подписей.

Выравнивание по ширине означает, что оба края абзаца — левый и правый — будут ровными за счет вставки дополнительных промежутков (не пробелов!) между словами текста.

Установка отступа абзаца изменяет положение текста относительно левого и/или правого полей страницы. Имеется возможность установить отступ всех строк, только первой строки и всех остальных строк. Для этого можно воспользоваться кнопками Слева и Справа на вкладке ленты Разметка страницы.

Для установки отступов удобно использовать горизонтальную линейку. Необходимо всего лишь перетащить нужный бегунок линейки в требуемую позицию.

На ленте в группе Абзац вкладки Главная имеются кнопки Увеличить отступ и Уменьшить отступ, позволяющие изменить левый отступ. Такие же кнопки имеются на мини–панели инструментов.

Расстояние между строками абзаца по вертикали называется межстрочным интервалом и устанавливается в диалоговом окне Абзац либо с помощью кнопки. Чаще всего используются одинарный (1,0) и полуторный (1,5) интервалы. Коэффициенты означают, что расстояние между строками равно высоте одной или полутора строк текста.

Можно устанавливать интервалы между самими абзацами. Для этого используются кнопки До и После на вкладке ленты Разметка страницы.

ОБРАМЛЕНИЕ И ЗАЛИВКА

Word предоставляет возможность установить обрамление текста (границы). Обрамлять можно один или несколько абзацев, с одной или с нескольких сторон, границы могут быть разной толщины, цвета и находиться на разном расстоянии.

Самый простой способ установки границ — с помощью кнопки группы Абзац вкладки ленты Главная. Ее выпадающий список содержит перечень возможных вариантов обрамления. Тот вариант, который был выбран последним, будет отображаться на самой кнопке и в ее подписи. Чтобы повторно выбрать этот же вариант заливки, можно нажимать только кнопку, без выбора строки списка. Чтобы удалить границы, надо выбрать в выпадающем списке кнопки ленты команду Нет границы.

Можно изменить цвет фона для выбранного абзаца (абзацев). При фоновой заливке изменяется фон всего абзаца — от левого до правого поля. Обычно такая заливка используется для визуального выделения фрагментов документа.

Для установки цвета фона можно использовать кнопку Заливка в группе кнопок ленты Абзац вкладки Главная.

Организация списков

При работе с текстом часто возникает необходимость пометить абзацы — иногда специальными значками–маркерами, иногда с помощью цифр или комбинированным способом. Для решения этой задачи Word предусматривает три вида списков — маркированные, нумерованные и многоуровневые.

Оформление списков в Word производится с помощью первых трех кнопок группы Абзац на вкладке ленты Главная — каждая из них отвечает за один из видов списков.

Можно сначала набрать текст, затем оформить его в виде списка; можно поступить наоборот. Часто первый вариант оказывается эффективнее.

Параметры страницы

Для настройки внешнего вида страниц служат кнопки Поля, Ориентация и Размер на вкладке ленты Разметка страницы (в группе Параметры страницы).

В выпадающих списках этих кнопок перечислены наиболее часто используемые варианты настроек. Так, размер бумаги чаще всего используют А4 (210 х297 мм) или его половинку — А5 (148 х210 мм). Ориентация бумаги может быть книжной (длинная сторона листа расположена вертикально) или альбомной (длинная сторона листа расположена горизонтально).

Номера страниц можно вставить с помощью кнопки Номер страницы в группе Колонтитулы на вкладке Вставка.

Пользователю предлагается несколько вариантов нумерации — вверху и внизу страницы, на боковых полях документа. Там же находится и команда удаления всей нумерации страниц.

Стили и темы в оформлении документов Word

При работе с документом часто приходится оформлять одинаково однородные фрагменты — заголовки, названия рисунков и таблиц, основной текст документа и т. п. Облегчить единообразное оформление документов помогают стили. Они позволяют применить совокупность атрибутов форматирования за одно действие. С помощью стилей автоматически создается оглавление документа.

Стиль — набор параметров форматирования, который применяется к символам текста, абзацам, таблицам и спискам.

Стиль символа задает форматирование фрагмента текста внутри абзаца: гарнитуру шрифта, его размер, цвет, начертание и др.

Стиль абзаца определяет внешний вид абзаца: выравнивание текста, отступы, межстрочный интервал, обрамление.

Стиль таблицы задает вид границ, заливку, выравнивание текста и шрифты в таблице.

Стиль списка применяет одинаковое выравнивание, шрифты, знаки нумерации или маркеры к спискам.

Документ всегда оформлен с использованием стилей, даже если они специально не применялись. По умолчанию к тексту документа применяется стиль Обычный. Для применения иного стиля можно использовать кнопки из группы Стили на вкладке Главная.

Автоматическое оглавление документа

Word помогает автоматизировать многие операции по оформлению текста. Так, кнопки вкладки Ссылки позволяют автоматически сформировать оглавление документа и предметный указатель, вставить в текст сноски и перекрестные ссылки, создать списки литературы и иллюстраций.

Группа кнопок Оглавление предназначена для сборки оглавления документа и его обновления в случае внесения изменений в текст. Для этого сначала надо оформить встроенными стилями Заголовок 1 — Заголовок 9 те заголовки, которые требуется включить в оглавление. Заголовок 1 применяют к названиям самого верхнего уровня (главам), Заголовок 2 — к вложенным подзаголовкам (параграфам, разделам). Следует использовать столько уровней заголовков, сколько должно содержать будущее оглавление.

Затем надо установить курсор в позицию будущего оглавления (обычно в начало или конец документа) и выбрать на вкладке Ссылки в списке кнопки Оглавление один из видов автоматического (автособираемого) оглавления. Если ни один из них не подходит — внешний вид оглавления можно изменить, выбрав у кнопки Оглавление команду Оглавление.

Word найдет все заголовки, оформленные указанными стилями, отсортирует их по уровню заголовка, добавит соответствующие номера страниц и отобразит оглавление в документе.

Оглавление будет представлять из себя единое поле. В заголовке этого поля можно выбрать кнопку замены вида оглавления и команды его удаления (Удалить оглавление) или обновления (Обновить таблицу).

Ссылки

СНОСКИ

Сноски (обычные и концевые) используют для различных уточняющих сведений. Обычные сноски печатаются внизу каждой страницы документа. Концевые сноски размещаются в конце документа. Один документ может содержать как обычные, так концевые сноски.

Сноска состоит из двух связанных частей: знака сноски и текста сноски. Знак сноски вставляется в позицию курсора. Текст сноски (в конце страницы или документа) повторяет этот знак и содержит разъяснение, уточнение, ссылку. Можно задать автоматическую нумерацию сносок (при перемещении, копировании или удалении знака сноски Word перенумерует оставшиеся сноски).

Для организации сносок служат кнопки группы Сноски на вкладке Ссылки (при этом Вставить сноску добавляет обычную сноску). После ввода текста в области сносок следует вернуть курсор в основной документ, щелкнув в нем мышью.

Для удаления сноски следует выделить ее знак в тексте и нажать клавишу Del.

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ

Очень удобным средством Word является автоматизированное формирование списка источников литературы к научной работе, реферату, статье. Если в документе потребуется сделать повторную ссылку на источник информации или произойдут изменения в списке источников — программа отследит нумерацию, автоматически внесет все изменения в список и т. д. Для формирования списка источников литературы предназначены кнопки вкладки Ссылки (группа Ссылки и списки литературы).

Для добавления первой ссылки на источник служит кнопка Вставить ссылку/Добавить новый источник. В окне следует заполнить сведения о нем (краткие или подробные).

Ссылка будет вставлена в текст в таком виде, который определен с помощью кнопки Стиль. Если был выбран стиль ISO цифровая ссылка — будет вставлен порядковый номер, если один из стилей ГОСТ — фамилия автора и год издания. И в том, и в другом случае ссылку можно будет отредактировать командами ее контекстного меню.

Для повторной ссылки на тот же источник достаточно будет выбрать его из списка кнопки Вставить ссылку.

В конце документа можно собрать список всех источников, использованных в документе, с помощью кнопки Список литературы.

Организация табличных данных

Таблицы используются для упорядочения данных, создания макетов страниц со столбцами текста и рисунков; их можно применять для создания бланков документов.

Для работы с таблицами Word имеет на ленте две контекстно–зависимые вкладки — Конструктор и Макет, объединенные в группу Работа с таблицами. Они становятся доступными, как только курсор попадает в таблицу. Вкладка Конструктор позволяет быстро форматировать таблицу, а вкладка Макет используется для редактирования таблиц.

СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦ

Для того чтобы быстро создать простую таблицу, достаточно нажать кнопку Таблица на вкладке Вставка и обвести в появившейся сетке ячеек нужное количество строк и столбцов.

Можно создать таблицу, используя команду Вставить таблицу. При этом в диалоговом окне надо указать число столбцов и строк в создаваемой таблице.

ВЫДЕЛЕНИЕ ЭЛЕМЕНТОВ ТАБЛИЦЫ

Для многих операций с таблицей потребуется выделить ее полностью или частично.

Те же действия можно выполнить с помощью кнопки Выделить на вкладке Макет в группе Таблица — в ее выпадающем списке есть команды Выделить ячейку, Выделить строку, Выделить столбец, Выделить таблицу.

ДОБАВЛЕНИЕ И УДАЛЕНИЕ ЭЛЕМЕНТОВ ТАБЛИЦЫ

На вкладке Макет в группе Строки и столбцы сосредоточены кнопки, которые позволяют добавить строки выше и ниже текущей и столбцы — левее и правее текущего. Команды кнопки Удалить удаляют выделенные элементы таблицы (ячейки, строки, столбцы).

Можно использовать для этих операций контекстное меню — в нем также имеются соответствующие команды удаления и вставки.

Чаще всего для добавления новой строки в таблицу устанавливают курсор справа от той строки, за которой последует вставка, и нажимают клавишу Enter. Это самый простой способ вставки строк.

Самым простым способом удаления элементов таблицы является их выделение и нажатие клавиши Backspace. Однако необходимо иметь в виду, что клавиша Delete удаляет не строки, столбцы, ячейки, а их содержимое (очищает их).

ИЗМЕНЕНИЕ РАЗМЕРОВ ЭЛЕМЕНТОВ ТАБЛИЦЫ

Ширину любого столбца, высоту любой строки, как и отдельных ячеек таблицы, легко изменить перетаскиванием мышью их границ. Для этого надо выделить нужные элементы таблицы, подвести курсор к границе (при этом курсор приобретет форму двойной черты с двунаправленной стрелкой) и перетащить появившуюся пунктирную линию на нужную позицию. Если предварительно никакой элемент таблицы выделен не был, изменения коснутся текущей строки или столбца.

Для изменения размеров очень удобно использовать линейку. Как только курсор устанавливается в таблицу, на горизонтальной и вертикальной линейках появляются метки, соответствующие границам столбцов и строк. Их можно перемещать вдоль линейки, тем самым изменяя высоту строк и ширину столбцов. Если никакой элемент таблицы выделен не был, изменения коснутся всех ее строк/столбцов, иначе — только выделенного блока.

ОБЪЕДИНЕНИЕ И РАЗБИЕНИЕ ЭЛЕМЕНТОВ ТАБЛИЦЫ

Часто несколько ячеек таблицы требуется объединить в одну — например, в шапке таблицы.

Самый простой способ объединения — выделить требуемые ячейки, вызвать контекстное меню и выбрать из него соответствующую команду Объединить ячейки. Эта же команда имеется в группе Объединить контекстной вкладки Макет.

Вызов операции разбиения ячейки осуществляется аналогично, однако при этом требуется указать, как именно следует ее разбить — на сколько строк и/или столбцов.

ВЕРТИКАЛЬНАЯ ОРИЕНТАЦИЯ ТЕКСТА

Способы оформления текста внутри таблиц такие же, как и при работе со свободным текстом: можно использовать шрифтовое и абзацное форматирование, создавать маркированные и нумерованные списки и т. д. Кроме того, в ячейках таблицы можно выравнивать текст не только по горизонтали, но и по вертикали.

Для этого служат девять кнопок группы Выравнивание вкладки Макет. Соответствующие команды имеются и в контекстном меню таблицы — в подменю Выравнивание ячеек.

Кнопка Направление текста работает как переключатель, вращая текст на 90° влево или вправо.

Вставка в текст различных объектов

ВСТАВКА СПЕЦИАЛЬНЫХ СИМВОЛОВ

При вводе текста часто приходится использовать символы, которых нет на клавиатуре. Это могут быть математические знаки, буквы иных алфавитов, служебные символы и др.

Для вставки таких символов надо щелкнуть на вкладке Вставка в группе Символы по кнопке Символ. В появившемся списке следует выбрать нужный символ. Он будет вставлен в текущую позицию.

Если в списке нет требуемого знака, надо выбрать команду Другие символы — откроется диалоговое окно Символ, где отображается полный перечень возможных символьных наборов различных шрифтов.

В диалоговом окне нужно выбрать шрифт — его таблица будет отображена в центральной части окна. Существуют специализированные шрифты, являющиеся наборами математических символов, музыкальных знаков и т. п. Примером наиболее часто используемых коллекций символов–рисунков служат шрифты Symbol, Webdings, Wingdings, Wingdings2 и Wingdings3.

Кнопка Вставить добавляет символ в позицию курсора и не закрывает окно. Можно продолжить выбор и вставку новых символов.

Вторая вкладка — Специальные знаки — этого окна позволяет вставлять в текст различные служебные символы: знак конца абзаца, разрывы строк, разделов, колонок, неразрывные пробелы, дефисы и т. п.

В Word встроен формульный редактор, позволяющий набирать математические формулы.

Для вставки формулы используется команда Формула, кнопка которой находится в группе Символ вкладки ленты Вставка. При ее нажатии в документ помещается формульный блок и открывается контекстно–зависимая вкладка Работа с формулами/Конструктор, на которой сосредоточены все команды набора формул.

Для вставки в формульный блок фрагментов формулы следует выбирать соответствующие шаблоны в выпадающих списках кнопок группы Структуры. Выбранный шаблон будет вставлен в позицию курсора.

Шаблоны можно вкладывать один в другой для построения многоступенчатых формул. Так, можно использовать шаблон интеграла, вложив в его подынтегральное выражение, например, шаблон дроби.

ВСТАВКА ГРАФИЧЕСКИХ ОБЪЕКТОВ

К графическим объектам Word можно отнести рисунки из графических файлов и коллекции клипов MS Office, организационные и обычные диаграммы, надписи и фигурный текст WordArt. Кроме того, средствами Word можно создавать несложные рисунки самостоятельно. Для вставки всех этих объектов используют группы кнопок Иллюстрации и Текст вкладки ленты Вставка.

Работа с этими графическими объектами производится с использованием возможностей контекстных вкладок, которые появляются при выделении объекта. Для выделения объекта достаточно щелкнуть по нему мышью — вокруг него появятся ограничивающие маркеры.

Так, для выделенного рисунка (в том числе рисунка клипа) на ленте добавится вкладка Работа с рисунками, для фигуры — Средства рисования, для диаграммы — Работа с диаграммами, для фигуры SmartArt — Работа с рисунками SmartArt.

1. При вставке рисунков (кнопка Рисунок) на экран выводится окно открытия файлов. Оно позволяет выбрать рисунки из файлов графических форматов JPG, BMP, GIF, TIFF, PNG и др.
2. Вставка клипов (кнопка Клип) добавляет в текст мультимедийные файлы из коллекций, содержащих рисунки, звуки, анимацию, фильмы. Вместе с MS Office поставляется коллекция готовых клипов при наличии подключения к Интернет можно вставить дополнительные клипы.
3. В поставку Word входит также набор готовых фигур нескольких категорий: линии, основные фигуры, фигурные стрелки, блок–схемы, звезды, ленты и выноски. Их можно выбрать в меню кнопки Фигуры.
4. Объекты SmartArt занимают промежуточное положение между фигурами и диаграммами. Они позволяют представить различную информацию в виде удобных графических блоков. В окне их выбора для каждого объекта приведен пример, описание в правой панели и всплывающая подсказка. Каждый из блоков объекта впоследствии можно изменять, вписывать в них тексты, форматировать.
5. При попытке вставить в документ Word диаграмму (кнопка Диаграмма) автоматически запускаются электронные таблицы MS Excel, откуда заимствованы виды диаграмм.
6. Для создания фигурного текста предназначена кнопка WordArt в группе Текст на вкладке ленты Вставка. Фигурный текст является графическим объектом, а не текстом. Сначала в выпадающем списке нужно выбрать подходящий стиль из коллекции WordArt, затем ввести текст в появившемся окне, указав параметры его шрифтового оформления. К фигурному тексту можно добавлять тень, наклонять, вращать, растягивать его (с помощью кнопок контекстной вкладки Работа с объектами WordArt / Формат).
7. Кнопка Надпись содержит список заготовок для создания надписей различного типа. Надпись — это объект векторной графики, в который вставлен текст. Надписи используют при оформлении документов, например, чтобы вынести цитату в центр страницы, разместить дополнительные материалы «на полях» и т. д.

Для удаления любого графического объекта достаточно выделить его и нажать клавишу Delete.

Сервисные функции

ПРОВЕРКА ПРАВОПИСАНИЯ

Проверку правописания в Word можно производить как в процессе работы над документом (программа будет «на лету» выделять ошибки для их немедленного исправления), так и по окончании составления документа по запросу пользователя. Второй способ предпочтителен для больших документов, перегруженных вставленными объектами. Выбор варианта устанавливается в окне настройки параметров Word (вызывается кнопкой Office/Параметры Word) — в разделе Правописание.

При постоянном контроле ошибки будут выделяться при наборе текста: красной волнистой линией будут подчеркнуты слова с орфографическими ошибками, зеленой волнистой линией — предложения, нарушающие правила грамматики.

Если была выбрана проверка по запросу пользователя, то запустить ее можно кнопкой находится в группе Правописание на вкладке ленты Рецензирование. Проще использовать клавишу F7. Запустится процесс проверки, и при обнаружении ошибок отобразится окно проверки правописания.

Чтобы проверка осуществлялась корректно, надо указать язык, на котором составлен документ. Обычно Word определяет язык автоматически, для установки языка вручную служит кнопка Выбрать язык в группе кнопок Правописание. В открывшемся окне можно выбрать язык и установить флажок Определять язык автоматически.

В случае обнаружения ошибок Word предлагает помощь в их исправлении. Проще всего для исправления ошибок использовать контекстное меню, выбрав в нем нужный вариант.

Для проверки орфографии Word использует свои встроенные словари. Однако любой язык развивается, поэтому пользователю предоставляется возможность пополнять словарный запас программы. Для этого предназначена команда Добавить в словарь.

РАССТАНОВКА ПЕРЕНОСОВ

Для автоматической расстановки переносов служит команда Расстановка переносов/Авто вкладки ленты Разметка страницы (группа Параметры страницы).

Нельзя вставлять переносы вручную с помощью знака «–» (дефис) — после того как в текст будут внесены изменения, слово может сместиться в середину строки, и в нем останется знак переноса. Для вставки переносов вручную служит «мягкий перенос», который проще всего вставить с помощью комбинации клавиш Ctrl + –.

---

Конспект урока по информатике «Текстовый редактор. Работа с текстом».

Вернуться к Списку конспектов по информатике.

Рекламный блок

Информационный блок