Текстовой процессор word своими словами - Word и Excel

Компьютер или ноутбук используется для работы с разными файлами: тексты, аудио, видео, графика, презентации и т.п. Программу, которая предназначена для работы с текстами, называют текстовым редактором. Что такое Word и при чем тут тексты?

Содержание:
1. О возможностях программы Word
2. Что в имени тебе моем?
3. Программа Word и бесплатные аналоги
4. Разные версии Word и пакета Microsoft Office
5. Как правильно говорить: текстовый редактор или текстовый процессор
6. Что стало со словом «Ворд» в русском языке

Word – это программа для набора и оформления текста. Такая программа является текстовым редактором.

В переводе с английского «Word» означает «слово».

В программе Word можно создавать тексты разной степени сложности: заметка, статья, реферат, курсовая или дипломная работа, книга.

О возможностях текстового редактора Word

Ранее для набора текста была предназначена печатная (или пишущая) машинка. И там, чтобы исправить что-то в тексте, приходилось перепечатывать заново всю страницу или даже несколько страниц. Правда, были дорогие пишущие машинки со специальной красящей лентой, которые позволяли делать незаметные исправления букв, замену одних букв текста на другие. Но такие машинки были большой редкостью.

Благодаря появлению компьютеров и текстовых редакторов работа с текстами сильно упростилась. В том числе, перестало быть проблемой внесение любых исправлений и дополнений в тексты.

В Word имеется много инструментов, чтобы красиво и наглядно оформить тексты. Для оформления текста можно выбрать размер, стиль и цвет шрифта. В текст можно вставить картинку, рисунок, фото, график, таблицу, список, формулы, диаграммы и ссылки на другие материалы.

Для удобства перемещения по тексту можно оформить заголовки и содержание текста, а также вставить колонтитулы и при необходимости добавить водяные знаки.

Файл, созданный в Word, можно легко распечатать на принтере. Для этого в программе имеется команда «Печать». Кстати, программа Word была одной из первых разработок, которая позволяет печатать страницы на принтере точно так, как они выглядят на экране. При печати не происходит сдвигов текста или перемещений картинок.

Если Вы хотите создать новый документ в программе Word, то увидите перед собой чистый лист бумаги на экране вашего устройства. Можно сразу печатать текст или вставить, например, картинку. Если закончилась первая страница, тогда автоматически будет добавлена следующая страница. В любое время можно открыть свой текст в этой программе, чтобы внести в него исправления, либо продолжить работу с ним.

Что в имени тебе моем?

Файлы Word называются документами. В том числе, название связано с форматом doc (сейчас это docx), что является сокращением от английского «document».

Какой формат у файлов, которые созданы в Word? Пользователь сохраняет текст, который он напечатал в программе Word, в формате docx. До Word 2003 включительно у файлов был старый формат doc. Также Ворд позволяет создавать и другие форматы документов, например, pdf. Данный формат широко распространен и применяется на практически всех устройствах, в том числе на мобильных телефонах, смартфонах, планшетах.

Приведем пример имени файла, созданного в Word. Такой файл получает имя, например, test1.docx или text5.docx.

Программа Word и ее бесплатные аналоги

Допустим, Вам прислали файл в формате docx. Как открыть такой файл, чтобы узнать его содержимое? Для этого на компьютере должна быть программа, которая откроет текстовый файл. Как быть, если нет такой программы? Надо ее установить, желательно с официального сайта.

Получается, что программа Word (или ее аналог) нужна, чтобы открыть файл docx, а также чтобы создать и редактировать документ. Иногда, правда, файлы с расширением .doc и .docx открываются и без установки программы Word, поскольку эти расширения стали признанным стандартом.

На официальном сайте Word можно использовать программу один месяц, а потом потребуется приобрести лицензию. Microsoft Office и программа Word из данного офисного пакета являются платными продуктами.

Есть различные бесплатные аналоги Word, выполняющие похожие фукции. Наиболее популярными из них являются Libre Office и Open Office. Между этими двумя офисными пакетами принципиальных отличий нет. При желании можно попробовать каждый из них, чтобы выбрать для себя подходящий вариант.

Скачать Libre Office на русском языке: https://ru.libreoffice.org/

Русскоязычный Open Office https://www.openoffice.org/ru/

Если ведется совместная работа над каким-либо серьезным документом, то используют Microsoft Office. В этом случае не возникает проблем, что в общем документе, например, не совпадает форматирование из-за использования разных офисных программ.

Очень популярным и бесплатным является приложение Google Docs (docs.google.com). Работает с форматом docx и doc.

Огромный плюс состоит в том, что есть доступ из облака. И поэтому документ в Гугл Документах можно открыть на любом устройстве, имеющем выход в интернет.

Другой плюс в том, что в Гугл Документах есть бесплатный инструмент – голосовой ввод. Благодаря этой возможности можно говорить текст голосом, а компьютер (ноутбук, планшет. смартфон) будет записывать вашу речь в виде текста. Вы говорите, а на экране автоматически печатается ваша речь. И при этом не надо стучать по клавишам – замечательно!

Разные версии программы Word и пакета Microsoft Office

Word входит в состав офисного пакета Microsoft Office. Кроме текстового редактора, в этот пакет также входят электронные таблицы Excel, презентации PowerPoint, программа для работы с электронной почтой Outlook и др.

Word и Microsoft Word – это разные наименования одной и той же программы. Кому как удобно, тот так ее и называет. Она входит в состав офисного пакета Microsoft Office.

Microsoft – это компания, которая создала операционную систему Windows, а также разработала офисные программы Office. Была основана Биллом Гейтсом. Microsoft специализируется в области разработки программного обеспечения.

Первый офисный пакет появился в 1990 году, он назывался Office 1.0. Потом было создано много офисных программ. До сих пор используют версии Office 2003, Office 2007, Office 2010, Office 2013. Также выпущен Office 2016 и Office 2019. Причем, Office 2016 был представлен 29 июля 2015 года вместе с операционной системой Windows 10.

В соответствии с разными версиями Office есть разные версии текстового редактора: Word 2003, 2007, 2010, 2013, 2016, 2019. При переходе от версии 2003 к 2007 был сменен формат файлов от doc к docx. Формат .docx является более экономичным с точки зрения расходования памяти, он занимает меньше места на жестком диске компьютера или в памяти мобильного устройства, чем прежний формат .doc.

О возможностях пакета Microsoft Office

Файлы, созданные с помощью пакета Microsoft Office, хорошо «понимают» друг друга и отлично взаимодействуют между собой. Например, Word «дружит» с Excel. Допустим, если в табличном редакторе Excel создана какая-то таблица, то ее можно перенести через буфер обмена в редактор Word. И там, в текстовом редакторе появится эта же таблица с теми же данными внутри нее и с тем же форматированием, с теми же размерами или с пропорциональными размерами.

Также программы Word и Excel могут взаимодействовать наоборот. Созданная в текстовом редакторе Word таблица может быть перенесена в Excel, где ее данные можно дополнительно обработать с помощью дополнительных возможностей Excel.

Что интересно и полезно, так это то, что даже простые тексты можно переносить из текстового редактора в табличный редактор Excel. При этом текст автоматически преобразуется в таблицу. Эту таблицу можно будет обработать средствами Excel. А потом можно обратно преобразовать таблицу без особого труда Excel в текст Ворд. Таким нехитрым способом можно, например, упорядочить какой-то список, сделанный в текстовом редакторе.

Таким же образом, программа Word «дружит» с остальными программами, входящими в состав офисного пакета Microsoft Office. Поэтому тексты из Word можно помещать в презентации PowerPoint, отправлять по электронной почте с помощью программы Outlook и делать с ними многое другое.

Как правильно: текстовый редактор или текстовый процессор

Текстовый редактор – это программа для простого ввода текста и его редактирования. В Windows есть встроенная бесплатная программа Блокнот. Несмотря на кажущуюся простоту Блокнота, стоит отметить, что системные администраторы активно используют Блокнот в своей работе. Вызвано это тем, что текст, созданный в Блокноте, не имеет лишнего форматирования, это «чистый» текст.

Блокнот является примером простого текстового редактора. Но простота становится и некоторым ограничением в применении. Например, текст из Блокнота невозможно распечатать точно в таком же виде, как он виден на экране монитора – распечатка получится несколько иная.

Текстовый процессор, в отличие от редактора, предоставляет много дополнительных инструментов для работы с текстом. С этой точки зрения программу Word можно смело назвать текстовым процессором.

С другой стороны, в настоящее время Word принято называть текстовым редактором. Этот термин является более распространенным и понятным большинству пользователей по сравнению с несколько туманным понятием «текстовый процессор».

Таким образом, программу Ворд можно назвать и текстовым редактором, и текстовым процессором. Более популярным является название «текстовый редактор», которое прижилось у большинства пользователей.

Слово «Ворд» в русском языке

Word по-русски можно произнести как «Ворд». В русский язык много слов и терминов ИТ-сферы пришло из английского языка. Например, слово computer – «компьютер». В русском языке изначально использовались термины: ЭВМ – электронно-вычислительная машина, либо «вычислитель». Сейчас слово «компьютер» прочно обосновалось в русском языке.

Как Вы думаете, можно ли в русском языке склонять слово «Ворд» (например, «у меня нет Ворда»)?

На экзамене, конечно, лучше сказать, что не установлена программа Microsoft Word. В курсовой, дипломной или иной работе тоже надо писать, что не установлена программа Microsoft Word. Однако программе Word уже более 30 лет, и в разговорной речи слово «Ворд» уже давно склоняется.

Слово «Ворд», заимствованное из английского языка, в русском языке подчиняется правилам русского языка. «Ворд» имеет мужской род, единственное число и склоняется по падежам:

Именительный падеж (отвечает на вопросы: Кто? Что?) – ворд
Родительный падеж (отвечает на вопросы: Кого? Чего?) – ворда
Дательный падеж (отвечает на вопросы: Кому? Чему?) – ворду
Винительный падеж (отвечает на вопросы: Кого? Что?) – ворд
Творительный падеж (отвечает на вопросы: Кем? Чем?) – вордом
Предложный падеж (отвечает на вопросы: О ком? О чем?) – ворде

Мы говорим по-русски «ворд», и при этом понимаем не дословный перевод «слово», а многофункциональный текстовый редактор (текстовый процессор). Вот так, благодаря техническому прогрессу в IT-сфере, принципиально меняются значения вроде бы простых и понятных слов: «слово» («word») становится не просто словом, а удобной программой.

Дополнительные материалы:

1. Как открывать документ docx или doc удобной программой в Windows

2. Как поставить значок градуса в Ворде или с помощью Таблицы символов в любой программе Windows

3. Что такое шрифт по умолчанию в Word и как его изменить

4. Новые буквы пишутся поверх прежних в Word: замена букв и вставка

5. Как сделать сложную сортировку в Ворде по трем параметрам

Получайте новые статьи по компьютерной грамотности на ваш почтовый ящик:

Необходимо подтвердить подписку в своей почте. Спасибо!

Источник

Анастасия Николаевна Королева

Эксперт по предмету «Информатика»

Задать вопрос автору статьи

Определение 1

Microsoft Word – текстовый процессор, который предназначен для практически всех видов обработки текста. В документах процессора кроме текста можно использовать рисунки, таблицы, формулы и т.п.

MS Word является наиболее популярным текстовым процессором, которые известны на сегодняшний день. Программа обеспечивает удобство и простоту работы для создания профессионально оформленных документов.

Назначение текстового процессора MS Word

Основные возможности программы включают:

набор и редактирование текста;
поддержка правильности орфографии и грамматики;
оформление страниц документа;
работа с таблицами, графиками и рисунками;
создание шаблонов деловых писем, визитных карточек и других официальных документов;
возможность использования простейших формул для расчета в таблицах;
слияние документов;
защита документа паролем;
печать документа;
создание pdf-документа;
обеспечение совместной работы с документом и т.п.

Документы различных версий Microsoft Word имеют расширения .doc или .docx.

Для запуска Microsoft Word необходимо выполнить следующие операции: нажать клавишу Windows – Все программы – Microsoft Office – Microsoft Office Word.

После запуска процессора MS Word автоматически создается новый документ.

Особенности версий MS Word 2007 и выше в сравнении с предыдущими версиями программы

Интерфейс MS Word 2007 и более новых версий кардинально отличается от предыдущих версий программы.
Стартовое окно текстового процессора MS Word 2007 имеет вид:

Рисунок 1. Стартовое окно MS Word 2007

MS Word 2007 от предыдущих версий отличается отсутствием привычных панелей инструментов, которые размещались в любом удобном для пользователя месте окна программы. Отсутствуют также раскрывающиеся меню. Исключением является кнопка «Office», которая находится в левом верхнем углу окна программы.

«Текстовый процессор MS Word» 👇

Рисунок 2.

Инструменты для работы в программе расположены на ленте, которая занимает верхнюю часть окна приложения.

Рисунок 3. Лента

На ленте располагаются наиболее часто используемые команды, представленные в виде значков. Обратим внимание, что добавление или удаление значков на ленте главного меню невозможно.

На ленте располагаются три основных элемента:

Вкладки, которые находятся в верхней части ленты. По умолчанию их 7 (Главная, Вставка, Разметка страницы, Ссылки, Рассылки, Рецензирование, Вид), но в ходе работы с программой можно добавлять новые вкладки (например, вкладка Разработчик и т.д.). Каждая из вкладок представляет определенный набор функций.
Группы, которые находятся на каждой вкладке и отображают связанные общим назначением команды.
Команды – кнопки, поля для ввода информации или меню.

В правом нижнем углу многих групп находится небольшая диагональная стрелка, которая называется кнопкой вызова диалогового окна и вызывает диалоговое окно или область задач с дополнительными возможностями данной группы.

Рассмотрим вкладку Главная, которая состоит из следующих групп:

Буфер обмена;
Шрифт;
Абзац;
Стили;
Редактирование.

На панель вынесены кнопки, которые наиболее часто используются. Всплывающие подсказки, которые высвечиваются при наведении на любую кнопку меню, информируют о предназначении инструментов.

Рисунок 4. Всплывающая подсказка

В Word некоторые вкладки появляются только для определенных объектов. Например, при выделении рисунка появится вкладка Формат, на которой расположены дополнительные группы и команды для работы с рисунками.

Рисунок 5. Вкладка Работа с рисунками

Также во всех программах MS Word 2007 и выше располагается панель быстрого доступа. По умолчанию она располагается возле кнопки «Office» выше ленты и предназначена для размещения на ней кнопок часто выполняемых операций (по умолчанию – Сохранить, Отменить ввод, Повторить ввод).

Находи статьи и создавай свой список литературы по ГОСТу

Поиск по теме

Источник

Наверняка, Вы уже не один раз слышали о компании Microsoft, а также о том, какое она предоставляет программное обеспечение. Наиболее популярным из них считается Office, а большое количество людей использует текстовый процессор под названием Microsoft Office Word: студенты, бизнесмены, домохозяйки, офисные работники и т.д. Почему именно он, а не какой-либо другой текстовый процессор? Ведь на самом деле, его аналогов на сегодняшний день довольно много, но большинство людей предпочитают именно его. Все очень просто. Ведь именно Microsoft Word предоставляет множество возможностей своим пользователям. Вообще, текстовые процессоры, в отличие от тестовых редакторов, предоставляют больше возможностей для того, чтобы форматировать текст, внедрять в него таблицы, формулы, графики и другие объекты. Именно поэтому они довольно часто используются не только для набора текста, но и для того, чтобы создавать различные документы, а в том числе и официальные.

Итак, какие же возможности предоставляет программа Microsoft Word 2013?

Возможность создавать новый документ, используя при этом шаблоны. Стоит уточнить, что сюда входят такие шаблоны, которые могут использоваться для создания стандартных писем, поздравительных записок, факсов, отчетов и других документов.
Возможность одновременно открывать и работать не с одним числом документов.
Автоматически проверять орфографию, стилистику и грамматику при вводе текста в документ.
Возможность автоматические корректировать ошибки, которые больше всего повторяются в написанном.
Включает в себя расширенные возможности по форматированию документа.
MS Word, в отличие от WordPad, позволяет выравнивать документ по обоим краям (или по центру), а также предоставляет возможность использовать многоколоночную верстку.
Возможность применять стили для быстрого форматирования документа.
Предоставляет возможность по автоматизации ввода стандартных и повторяющихся элементов текста.
Включает в себя удобные механизмы по работе со сносками, ссылками, колонтитулами.
Позволяет включать в текст элементы, которые были созданы в других программах, входящих в Microsoft Office: электронные таблицы, графические изображения или фотографии, графику, видеоизображения, звуки и многое другое.
Возможность подготавливать гипертекстовые документы Internet и простые электронные таблицы.
Возможность автоматические создавать указатели и оглавление документа.
Возможность для отправки готового документа сразу из Word’a по электронной почте или же другому человеку или предприятию на факс.
Содержит встроенную объемную систему помощи и мастер подсказок.

Стоит отметить, что методы работы с текстовым процессором Microsoft Word 2013 (или более ранней версии), такие же, как и с любым приложением, входящим в Office, полностью основаны на зрительском восприятии. Получается, когда пользователь открывает документ, то графика, текст и форматирование выглядят в точности так же, как он и будет распечатан на бумаге.

Именно благодаря своим возможностям Microsoft Office Word заработал уважение и признание большого количества пользователей.

Использование стилей в Microsoft Word 2016

Возможности текстового редактора Microsoft Word 2019

Рекламный блок

Информационный блок

Источник

Word 2016 предназначен для создания профессионально оформленных документов. Он также помогает эффективно создавать документы и систематизировать их.

При создании документа в Word вы можете выбрать пустой документ или шаблон. В любом случае создание документов и предоставление общего доступа к ним выполняется одинаково. Эффективные средства редактирования и рецензирования Word помогают совместно работать над улучшением документа.

Создание документа

Как правило, документы удобнее создавать на основе шаблона, а не пустой страницы. Шаблоны Word содержат уже настроенные темы и стили и готовы к использованию. Остается только добавить в них содержимое.

При каждом запуске Word вы можете выбрать шаблон из коллекции, посмотреть дополнительные шаблоны в соответствующей категории или поискать их в Интернете.

Чтобы подробнее изучить шаблон, щелкните его для предварительного просмотра в увеличенном масштабе.

Если вы не хотите использовать шаблон, нажмите кнопку » Пустой документ».

Открытие документа

При каждом запуске Word в левом столбце отображается список последних открытых документов. Если в нем нет нужного документа, нажмите кнопку Открыть другие документы.

Если Word уже запущен, на вкладке Файл выберите команду Открыть и выберите расположение файла.

При открытии документа, созданного в более ранней версии Word, в строке заголовка окна документа отображается надпись «Режим ограниченной функциональности». Вы можете работать в этом режиме или обновить документ, чтобы использовать все возможности Word 2016.

Сохранение документа

Чтобы сохранить документ в первый раз, сделайте следующее:

На вкладке Файл выберите команду Сохранить как.
Выберите нужную папку для сохранения документа.

Примечание: Чтобы сохранить документ на компьютере, выберите папку в разделе Этот компьютер или нажмите кнопку Обзор. Чтобы сохранить документ в Интернете, выберите расположение в Интернете в разделе Сохранить как или щелкните Добавление места. Если файлы размещены в Интернете, вы можете делиться ими, отправлять отзывы о них и совместно работать над ними в режиме реального времени.
Нажмите кнопку Сохранить.

Примечание: По умолчанию Word сохраняет файлы в формате DOCX. Чтобы сохранить документ в другом формате, откройте список Тип файла и выберите нужный вариант.

Чтобы сохранить документ в процессе работы, нажмите кнопку Сохранить на панели быстрого доступа.

Чтение документов

Документ можно открыть в режиме чтения, скрыв большинство кнопок и инструментов, которые могут отвлекать от чтения.

Откройте нужный документ.

Примечание: Некоторые файлы, например защищенные документы или вложения, автоматически открываются в режиме чтения.
На вкладке Вид нажмите кнопку Режим чтения.
Перемещаться по страницам документа можно одним из следующих способов:
- Щелкните стрелку в левой или правой части страницы.
- Нажимайте клавиши Page Down и Page Up или ПРОБЕЛ и Backspace. Также можно использовать клавиши со стрелками или колесо прокрутки мыши.
- На устройствах с сенсорными экранами поведите пальцем влево или вправо.
  
  Совет: Нажмите Вид, а затем — Редактировать документ, чтобы снова внести изменения в документ.

Регистрация изменений

При совместной работе с документом или самостоятельном редактировании можно включить отслеживание изменений. Word отметит все добавленные, удаленные и перемещенные элементы, а также изменения форматирования.

Откройте нужный документ.
На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Исправления и выберите пункт Исправления.

Дополнительные сведения см. в записи отслеживания изменений.

Печать документа

На вкладке «Печать» можно предварительно просмотреть документ, изменить параметры печати и распечатать документ.

На вкладке Файл нажмите кнопку Печать.
Сделайте следующее:
- В разделе Печать в поле Копии укажите число копий для печати.
- В разделе Принтер убедитесь, что выбран нужный принтер.
- В разделе Настройка выбраны параметры, заданные по умолчанию для указанного принтера. Чтобы изменить какой-либо параметр, щелкните его и выберите нужное значение.
После установки нужных параметров нажмите кнопку Печать.

Дополнительные сведения см. в статье Печать документа.

Более сложные действия

Дополнительные сведения об основах работы в Word см. в статье Новые возможности Word 2016.

К началу страницы

Используя Word в Интернете, вы используете веб-браузер для создания, просмотра и редактирования личных документов, которые хранятся в OneDrive. Если у вашей организации или учебы есть планMicrosoft 365 или SharePoint, начните использовать Word в Интернете, создав или храня документы в библиотеках на сайте. Сохранение изменений

Word автоматически сохраняет изменения. Просмотрите строку состояния в левом нижнем углу Word в Интернете. В ней будет надпись Сохранено или Сохранение.

Совместный доступ к документам через Интернет

Так как документ находится в Интернете, вы можете предоставить общий доступ к нему, отправив ссылку вместо почтового вложения. Другие пользователи могут просмотреть его в браузере или на мобильном устройстве.

Выберите пункты Файл > Общий доступ > Предоставить доступ другим людям.

Создание комментариев в браузере

Выноска показывает, куда в документе добавлены комментарии.

Вы можете отвечать на примечания и помечать просмотренные элементы галочкой.

Редактирование в браузере

Если при попытке написать что-то в документе ничего не происходит, то, вероятно, выбран режим чтения. Переключитесь в режим правки: нажмите кнопку « Изменить документ> Изменить в Word в Интернете.

После этого можно ввести и отформатировать текст, добавить изображения, настроить макет страницы и т. д. Для доступа к расширенным возможностям редактирования выберите команду Открыть в Word.

Совместная работа над документом

Для совместной работы в Word в Интернете вы редактируем документ, как обычно. Если другие разработчики также редактирует его, Word в Интернете оповещение о присутствии. Вы можете узнать, кто работает над документом, щелкнув ленту.

Если щелкнуть имя автора, будет показана часть документа, которую он изменяет. Изменения можно просматривать по мере внесения. Они могут работать в Word в Интернете, Word 2010 или более поздней версии или Word для Mac 2011.

Добавление колонтитулов

Чтобы добавить в документ колонтитулы, щелкните Вставка > Колонтитулы.

Нажмите кнопку Параметры, чтобы настроить параметры их отображения.

Добавление номеров страниц

Щелкните Вставка > Номера страниц и затем выберите из коллекции вариант отображения номеров страниц.

Выберите Включить количество страниц, чтобы отображались как номер текущей страницы, так и общее число страниц (страница X из Y).

Поиск и замена текста

Чтобы быстро найти все вхождения определенного слова или фразы в документе, щелкните Главная > Найти (или нажмите клавиши CTRL+F). Результаты выводятся рядом с документом, так что вы можете просмотреть их в контексте. Если щелкнуть результат поиска, будет выполнен переход к этому вхождению.

Для поиска и замены текста нажмите кнопку Заменить (или нажмите клавиши CTRL+H).

Печать в Word в Интернете

Щелкните Файл > Печать. Word в Интернете создает предварительный просмотр документа в формате PDF, который сохраняет весь макет и форматирование документа. Отправьте PDF-файл на печать, и он будет распечатан в необходимом виде.

Microsoft Word 2013 — это текстовый редактор, предназначенный для создания профессионально оформленных документов. Он помогает легко и эффективно создавать документы и систематизировать их.

Первым делом при создании документа в Word 2013 нужно выбрать пустой документ или шаблон. Дальнейшие действия по созданию документов и предоставлению общего доступа к ним остались без изменений. Эффективные средства редактирования и рецензирования помогают совместно работать над улучшением документа.

Выбор шаблона

Как правило, документы удобнее создавать на основе шаблона, а не пустой страницы. Шаблоны Word содержат темы и стили и готовы к использованию. Остается только добавить в них содержимое.

При каждом запуске Word 2013 можно выбрать шаблон из коллекции, щелкнув категорию для просмотра ее шаблонов или загрузив шаблоны из Интернета. Если использовать шаблон не требуется, просто выберите пункт Новый документ.

Чтобы подробнее изучить шаблон, щелкните его для предварительного просмотра в увеличенном масштабе.

К началу страницы

Открытие документа

Если Word уже запущен, на вкладке Файл выберите команду Открыть и выберите расположение файла.

При открытии документа, созданного в более ранней версии Word, в строке заголовка окна документа отображается надпись «Режим ограниченной функциональности». Можно работать в этом режиме или обновить документ для использования новых и улучшенных возможностей Word 2013.

К началу страницы

Сохранение документа

Чтобы сохранить документ в первый раз, сделайте следующее:

Откройте вкладку Файл.
Нажмите кнопку Сохранить как.
Выберите нужную папку для файла.

Примечание: Чтобы сохранить документ на компьютере, выберите папку в группе Компьютер или нажмите кнопку Обзор. Чтобы сохранить документ в Интернете, выберите расположение в группе Окружение или Добавление места. Если файлы размещены в Интернете, ими можно обмениваться, оставлять комментарии и совместно работать с документами в реальном времени.
Нажмите кнопку Сохранить.

Примечание: По умолчанию Word сохраняет файлы в формате DOCX. Чтобы сохранить документ в другом формате, откройте список Тип файла и выберите нужный вариант.

Чтобы сохранить документ в процессе работы, нажмите кнопку Сохранить на панели быстрого доступа.

К началу страницы

Чтение документов

Откройте документ в приложении » Чтение Mode«, чтобы скрыть большинство кнопок и инструментов, чтобы не отвлекаясь на чтение.

Откройте нужный документ.

Примечание: Некоторые файлы, например защищенные документы или вложения, автоматически открываются в режиме чтения.
На вкладке Вид нажмите кнопку Режим чтения.
Перемещаться по страницам документа можно одним из следующих способов:
- Щелкните стрелку в левой или правой части страницы.
- Нажимайте клавиши Page Down и Page Up или ПРОБЕЛ и Backspace. Также можно использовать клавиши со стрелками или колесо прокрутки мыши.
- На устройствах с сенсорными экранами поведите пальцем влево или вправо.
  
  Совет: Нажмите Вид, а затем — Редактировать документ, чтобы снова внести изменения в документ.

К началу страницы

Регистрация изменений

Откройте нужный документ.
На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Исправления и выберите пункт Исправления.

Дополнительные сведения см. в записи отслеживания изменений.

К началу страницы

Печать документа

Откройте вкладку Файл и нажмите кнопку Печать.
Сделайте следующее:
- В разделе Печать в поле Копии укажите число копий для печати.
- В разделе Принтер убедитесь, что выбран нужный принтер.
- В разделе Настройка выбраны параметры, заданные по умолчанию для указанного принтера. Чтобы изменить какой-либо параметр, щелкните его и выберите нужное значение.
После установки нужных параметров нажмите кнопку Печать.

Дополнительные сведения см. в статье Печать и предварительный просмотр документов.

Более сложные действия

Выйдите за рамки основных сведений о документах, создав оглавлевую таблицу или сохранив документ в качестве шаблона.

К началу страницы

Важно:
Office 2010 больше не поддерживается. Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать удаленно с любого устройства и продолжать получать поддержку.

Повысить статус

В этой статье

Что такое Word?
Поиск и применение шаблона
Создание нового документа
Открытие документа
Сохранение документа
Чтение документов
Отслеживание изменений и вставка примечаний
Печать документа

Что такое Word?

Microsoft Word 2010 — это программа word-обработки, предназначенная для создания профессиональных документов. Благодаря средствам форматирования документов Word помогает эффективнее упорядочивать и писать документы. Word также включает мощные средства редактирования и редактирования, чтобы вы могли легко взаимодействовать с другими пользователями.

К началу страницы

Поиск и применение шаблона

Word 2010 позволяет применять встроенные шаблоны, применять собственные настраиваемые шаблоны и выполнять поиск по различным шаблонам, доступным в Интернете.

Чтобы найти и применить шаблон в Word, выполните следующие действия.

На вкладке Файл нажмите кнопку Создать.
В разделе «Доступные шаблоны» выполните одно из следующих действий:
- Чтобы использовать один из встроенных шаблонов, щелкните «Примеры шаблонов «, выберите нужный шаблон и нажмите кнопку «Создать».
- Чтобы повторно использовать шаблон, который вы недавно использовали, щелкните «Последние шаблоны», выберите нужный шаблон и нажмите кнопку «Создать».
- Чтобы использовать созданный ранее шаблон, щелкните «Мои шаблоны», выберите нужный шаблон и нажмите кнопку «ОК «.
- Чтобы найти шаблон на сайте Office.com, в разделе Office.com Templates щелкните требуемую категорию шаблона, выберите нужный шаблон и нажмите кнопку «Скачать», чтобы скачать шаблон с сайта Office.com на компьютер.

Примечание: Вы также можете искать шаблоны на сайте Office.com в Word. В поле поиска Office.com введите один или несколько условий поиска, а затем нажмите кнопку со стрелкой для поиска.

К началу страницы

Создание нового документа

Откройте вкладку « Файл» и нажмите кнопку » Создать».
В разделе «Доступные шаблоны» щелкните «Пустой документ».
Щелкните Создать.

Дополнительные сведения о создании документа см. в разделе «Создание документа».

К началу страницы

Открытие документа

Откройте вкладку Файл и нажмите кнопку Открыть.
В левой области диалогового окна « Открыть» щелкните диск или папку, содержащую документ.
В правой области диалогового окна « Открыть» откройте папку, содержащую нужный документ.
Щелкните документ и нажмите кнопку » Открыть».

К началу страницы

Сохранение документа

Чтобы сохранить документ в формате, используемом Word 2010 и Word 2007, сделайте следующее:

Откройте вкладку Файл.
Выберите команду Сохранить как.
В поле «Имя файла » введите имя документа.
Нажмите кнопку Сохранить.

Чтобы сохранить документ, чтобы он был совместим с Word 2003 или более ранней версии, выполните следующие действия.

Откройте документ, который вы хотите использовать в Word 2003 или более ранней версии.
Откройте вкладку Файл.
Нажмите кнопку Сохранить как.
В списке Тип файла выберите значение Документ Word 97–2003. Формат файла будет изменен на DOC.
В поле Имя файла введите имя документа.
Нажмите кнопку Сохранить.

Дополнительные сведения о создании документа, совместимого с Word 2003 или более ранними версиями, см. в статье «Создание документа для использования в предыдущих версиях Word».

К началу страницы

Чтение документов

Откройте документ, который вы хотите прочитать.
На вкладке « Вид» в группе » Представления документов» щелкните «Полноэкранный режим чтения»
Перемещаться по страницам документа можно одним из следующих способов:
- Щелкните стрелки в нижних углах страниц.
- На клавиатуре нажмите клавиши PAGE DOWN, PAGE UP или SPACEBAR и BACKSPACE.
- Щелкните стрелки навигации в верхней части экрана.
  
  Совет:
  Щелкните «Параметры просмотра», а затем выберите команду «Показать » для просмотра двух страниц или экранов за раз.

Дополнительные сведения о просмотре документов см. в статье » Чтение документов в Word».

К началу страницы

Отслеживание изменений и вставка примечаний

Чтобы включить отслеживание изменений, на вкладке «Рецензию» в группе «Отслеживание » нажмите кнопку «Отслеживать изменения».
Чтобы вставить комментарий, на вкладке «Рецензию» в группе » Примечания » нажмите кнопку «Создать примечание».

Дополнительные сведения о том, как отслеживать изменения, внесенные при изменении, см. в разделе «Отслеживание изменений и вставка примечаний».

К началу страницы

Печать документа

Откройте вкладку Файл и нажмите кнопку Печать.
Сделайте следующее:
- В разделе «Печать» в поле « Копии» введите количество копий, которые нужно распечатать.
- В разделе «Принтер» убедитесь, что выбран нужный принтер.
- В разделе Настройка выбраны параметры, заданные по умолчанию для указанного принтера. Если вы хотите изменить параметр, щелкните нужный параметр, а затем выберите нужный параметр.
Когда параметры будут удовлетворены, нажмите кнопку » Печать».

Дополнительные сведения о том, как распечатать файл, см. в разделе «Предварительный просмотр и печать файла».

К началу страницы

Источник

Microsoft Word– один
из самых популярных текстовых редакторов.
Редактор обладает большими и постоянно
растущими возможностями по обработке
и оформлению текстов, со средним набором
типов шрифтов, их размеров, возможностью
расширения и с использованием графической
информации. С помощью этого редактора
можно быстро и с высоким качеством
подготовить любой документ – от простой
записки до оригинал – макета сложного
издания.

Редактор разработан
фирмой Microsoft и полностью использует
преимущества пользовательского
интерфейса ОС Windows. Существует множество
версий данного редактора (MS Word 2000, MS Word
2002, MS Word 2003). Каждая новая версия является
дальнейшим развитием предыдущей и
сохраняет преемственность. Поэтому
использование при работе новых версий
MS Word обычно не вызывает у пользователей
особых затруднений.

Любой текст,
набранный в MS Word, называется документом.
Каждый документ получает свое имя.
Большие возможности MS Word имеет при
работе со шрифтами. Возможно изменение
начертания, размера, цвета и стиля
шрифтов. Разнообразие шрифтов позволяет
создавать документы разного типа:
визитки, письма, брошюры, документацию,
приглашения, объявления, вывески, книги
и т.д. Доступна настройка всех параметров
абзаца (отступ, межстрочный шаг,
выравнивание).

MS Word позволяет
создавать таблицы в тексте, которые
можно видоизменять, а также проводить
различные операции с ячейками таблицы.
MS Word поддерживает работу с графикой.
Под графикой подразумеваются рисованные
картинки, фотографии, а также фигуры,
создаваемые вручную. Имеется возможность
разработки высокохудожественных
надписей. Любой графический объект
настраивается (яркость, контрастность,
размер, цвет, положение и др.).

Использование MS
Word позволяет выполнять многие операции
верстки, свойственные профессиональным
издательским системам, и готовить
полноценные оригинал – макеты для
последующего тиражирования в типографии.
Имеется система готовых шаблонов и
стилей оформления, функции автотекста
и автокоррекции, форматная кисть,
пользовательские панели инструментов,
макроязык и др.

MS Word позволяет
реализовать возможности новейших
технологий связывания и встраивания
объектов, которые дают возможность
включать в документы текстовые фрагменты,
таблицы, иллюстрации, подготовленные
в других приложениях ОС Windows. Встроенные
объекты можно редактировать средствами
этих приложений.

Встроенный редактор
формулпозволяет осуществлять запись
математических формул. Кроме всего
перечисленного в MS Word имеется множество
дополнительных функций, ускоряющих и
облегчающих работу с текстами:

изменение масштаба
просмотра документа;
создание колонтитулов
и автоматическая нумерация страниц;
создание границ
вокруг текста и страниц;
разработка своего
стиля и использование его в дальнейшем
для быстрого форматирования текста;
работа с макросами;
поддержка нескольких
окон;
удобная справочная
система;
проверка орфографии,
грамматики и синтаксиса, поддержка
нескольких словарей для проверки
правильности написания;
проверка
правописания, подбор синонимов и
автоматический перенос слов;
настройка панелей
инструментов (добавление и удаление
кнопок и команд);
возможность
предварительного просмотра документа
перед печатью;
настройка параметров
страницы и поддержка нестандартных
форматов бумаги;
вставка в текст
специальных символов.

Редактор MS Word
обладает отдельными недостатками.
Имеются некоторые сложности с
преобразованием файлов при переводе
текстов, подготовленных с помощью более
ранней версии в более позднюю и наоборот.

При подготовке
крупных блоков сравнительно однородной
текстовой информации (статьи, брошюры
гуманитарной тематики) пользователю
вполне достаточно применять основной
набор операций (ввод, модификация текста,
работа с фрагментами, поиск и замена).
Эти операции быстрее выполняют более
простые текстовые редакторы. Подготовленный
в этих редакторах текстовый файл легко
преобразуется в файл формата MS Word, а
затем средствами этого редактора
доводится до нужного вида, что может
существенно экономить время.

Другим недостатком
редактора является трудоемкость при
вводе сложных математических выражений
и формул.

Кроме того, он не
предназначен для изготовления
полиграфической продукции особо сложной
структуры (атласы, альбомы, обложки), а
также для редактирования высококачественных
иллюстраций.

В зависимости от
потребностей пользователя можно выбрать
различные варианты этого редактора:
минимальный, выборочный, стандартный,
полный.

Рис. 4.3.

ассмотрим возможности
данного редактора на примере MS Word 2000,ярлык которого представлен
на рисунке 4.3.

При работе в MS Word
используется левая кнопка мыши, правая
– в основном для вызова контекстного
меню с дополнительными функциями.
Большинство функций можно вызвать также
с помощью специальных комбинаций
«горячих» клавиш. Это позволяет экономить
время, а работа с программой становится
более эффективной. Все перемещения по
столу мыши на экране повторяет курсор
(указатель). Основная его форма – стрелка.
В тексте курсор имеет форму вертикальной
черты. Любая команда задается нажатием
на кнопку. Кнопка имеет два состояния:
включенное и выключенное. Под «нажатием»
подразумевается наведение указателя
на кнопку и одинарный щелчок левой
кнопкой мыши.

Главное окно MS
Word можно разделить на пять областей
(рис. 4.4):

строка
заголовка;
строка
меню;
панели
инструментов;
рабочая
область;
строка
состояния.

Строка заголовкапомимо собственно заголовка содержит
пиктограмму системного меню и кнопки
управления окном.

Строка менюсодержит команды основного меню. Все
команды являются иерархическими. При
выборе одной из таких команд на экране
появляется ее ниспадающее меню (рис.
4.5).

Панели инструментов
–удобное средство для быстрого
выполнения команд и процедур. Для работы
с панелями инструментов необходима
мышь или аналогичное устройство
позиционирования. Для того, чтобы
выполнить команду или процедуру,
представленную на панели инструментов
соответствующей кнопкой, достаточно
нажать мышью эту кнопку. Панели
инструментов доступны в любой момент,
поскольку они располагаются поверх
окон документа.

Под
строкой меню располагаются панели
инструментов:СтандартнаяиФорматирование(рис. 4.6). Помимо этих
двух панелей имеется большое число
других панелей, показанных в таблице
4.1.

Таблица 4.1.
Панель инструментов	Состав, назначение	Примечание
Стандартная	Элементы управления файловыми операциями, редактированием, экранным отображением	Устанавливается по умолчанию
Форматирование	Элементы управления форматированием документа	Устанавливается по умолчанию
Visual Basic	Доступ к средствам создания и редактирования макросов и Web – сценариев	Макросы служат для автоматизации типовых операций. Web – сценарии обеспечивают динамичный характер просмотра Web – страниц
Web	Элементы управления для навигации в Web – структурах	В качестве Web – структур могут выступать World Wide Web, корпоративные сети Intranet
Web – компоненты	Комплект компонентов для создания элементов управления Web – страницей	Применяются для создания обратной связи с потребителем документа (опросные листы, анкеты, бланки заказов, заявок и др.)
Word – Art	Элементы управления для создания художественных заголовков	Устанавливается по умолчанию
Автотекст	Средство быстрого доступа к настройке функции автотекста	Одновременно предоставляет быстрый доступ к средствам настройки функций автозамены и автоформата
База данных	Элементы управления, характерные для работы с базами данных	В качестве базы данных могут выступать как таблицы MS Access, так и собственные таблицы MS Word
Буфер обмена	Средство управления буфером обмена	Буфер обмена в отличие от стандартного буфера обмена ОС Windows может содержать до 12 объектов
Настройка изображения	Элементы управления для основных функций настройки растровых изображений	Позволяют настраивать яркость, контрастность, размер, рамку, режимы обтекания текстом и прочие параметры выделенного растрового объекта
Рамки	Элементы управления для создания фреймов	MS Word 2000 поддерживает два типа фреймов: фреймы в электронных документах и фреймы в печатных документах
Рецензирование	Элементы управления для редактирования и комментирования документов	Измененные данные сохраняются в документе на правах новых версий. Автор текста может просмотреть предлагаемые изменения, после чего принять их или отвергнуть
Рисование	Элементы управления и инструменты для выполнения простейших графических работ	Графические объекты, создаваемые инструментами данной панели, имеют характер векторных объектов
Таблицы и границы	Элементы управления для создания таблиц	Предоставляет средства для сортировки данных и проведения итоговых расчетов в таблицах
Формы	Элементы управления для разработки стандартных форм	Позволяют создавать три типа форм: Web – формы, формы MS Word, печатные формы
Элементы управления	Компоненты ActiveX для создания элементов управления Web – страниц и Web – форм	Средства панели инструментов позволяют использовать около 150 готовых компонентов и установку дополнительных компонентов ActiveX

Строка состояния
расположена в нижней части главного
окна. В левой части строки состояния
отображается информация о текущем
документе (в соответствии с таблицей
4.2) и индикаторы режима работы.

Включение/выключение
режимов работы осуществляется
соответствующими командами (табл. 4.2).

Таблица 4.2.
Индикатор	Значение
Стр. 5	Порядковый номер видимой в окне страницы документа
Разд 1	Номер раздела, в котором находится видимая страница
6/32	Номер видимой страницы/ общее число страниц в документе
На 19,1см	Расстояние от курсора ввода до верхнего края страницы
Ст 27	Номер строки, в которой находится курсор
Кол 1	Номер позиции курсора в строке
ЗАП	Индикатор режима записи макрокоманды
ИСПР	Индикатор режима редакторской правки
ВДЛ	Индикатор режима расширения маркировки
ЗАМ	Индикатор режима замены
УКРАИНСКИЙ	Индикатор языка

Рабочая область является
основной для работы с документом, в
которой могут быть одновременно открыты
окна для нескольких документов.

Линейкипозволяют визуально оценить текущее
положения курсора в тексте. Однако в MS
Word линейки выполняют дополнительные
функции. Горизонтальная линейка позволяет
визуально изменять:

отступы
абзацев;
поля
на странице;
ширину
колонок и столбцов таблиц;
позиции
табуляции.

При перемещении
курсора маркеры отступов и позиции
табуляции на горизонтальной линейке
отражают установки для того абзаца, в
котором находится курсор. Вертикальная
линейка отображается вдоль левого поля
страницы. С ее помощью можно быстро
регулировать верхние и нижние поля
страницы, а также высоту строк в таблице.
Можно по своему усмотрению отображать
линейки на экране или удалить их,
освободив тем самым больше места для
документа.

Режимы просмотра
документов

В левой части
горизонтальной полосы прокрутки
располагаются кнопки режима просмотра
(рис. 4.7). MS Word поддерживает несколько
режимов представления документов.

Вобычном режимепредставляется
только содержательная часть документа
без реквизитных элементов оформления,
относящихся не к тексту, а

к печатным страницам
(колонтитулы, колонцифры, подстраничные
сноски и т. п.). Этот режим удобен на
ранних этапах разработки документа
(ввод текста, редактирование,
рецензирование), а также во всех случаях,
когда содержательная часть документа
имеет более важное значение, чем внешнее
представление. В этом режиме операции
с объемными документами проходят
быстрее, что важно при работе на
малопроизводительных компьютерах.

В режиме Web –
документаэкранное представление не
совпадает с печатным. Это отображение
характерно для электронных публикаций
в World Wide Web. Понятие печатной страницы
для электронных документов не имеет
смысла, поэтому назначенные параметры
страницы не учитываются, а форматирование
документа на экране является относительным.

В режиме разметкиэкранное представление документа
полностью соответствует печатному,
вплоть до назначенных параметров
печатной страницы. Этот режим удобен
для большинства работ, связанных с
форматированием текста, предназначенным
для печати.

В режиме структурыдокумент отображается с утрированным
выделением его структуры. Режим полезен
в тех случаях, когда разработку документа
начинают с создания плана содержания.
При его включении на панели инструментов
автоматически открывается вспомогательная
панельСтруктура, элементы управления
которой позволяют править структуру
документа.

Выбор одного из
четырех вышеуказанных режимов
представления документа выполняют с
помощью командных кнопок, расположенных
в левом нижнем углу окна приложения,
или командами меню Вид.

Через меню Виддоступно также специальное представление
(пятый режим)Схема документа, при
котором окно приложения имеет две
рабочие панели. На левой панели
представляется структура документа, а
на правой – сам документ. Этот режим,
сочетающий достоинства режимов разметки
и структуры, полезен при навигации по
объемному документу.

Через меню Файл
доступны еще два режима представления
документа, используемые для предварительного
просмотра. Для электронных документов
используют команду Файл–Предварительный просмотрWeb –
страницы, а для печатных документов
–Файл–Предварительныйпросмотр. В первом случае созданный
документ отображается как Web – страница
в окне браузера, зарегистрированного
ОС в качестве принятого по умолчанию.

Впроцессе работы можно изменятьмасштаб
изображения: увеличить изображение
до 200% – для детальной работы или уменьшить
– для просмотра общего вида страницы.
Кроме этого любой из перечисленных выше
режимов можно отобразитьВо весь экран(команда из менюВид), что позволяет
опытному пользователю максимально
использовать экранную область.

Контекстное менюпозволяет выполнять многие из команд,
не обращаясь к строке меню, что ускоряет
выполнение типовых операций.

Вызов контекстного
меню осуществляется нажатием правой
кнопкой мыши в окне документа или
клавишами Shift+F10на клавиатуре.
Содержание меню определяется характером
работы в MS Word. Например, если нажать
правую кнопку мыши в тот момент, когда
указатель расположен в пределах текста
на экране появится контекстное меню
(рис. 4.8).

Создание документа

Основные этапы
создания документа показаны на рисунке
4.9.

В текстовом
процессоре Word 2000 принято использовать
два метода создания нового документа:
на основе готового шаблона или на основе
существующего документа. Второй метод
проще, но первый методически более
корректен.

При создании
документа на основе существующего
документа открывают готовый документ
Файл–Открыть, сохраняют его
под новым именемФайл–Сохранитькак, затем выделяют в нем все
содержимоеПравка–Выделитьвсеи удаляют его нажатием клавишиDELETE, после чего получают пустой
документ, имеющий собственное имя и
сохраняющий все настройки, ранее принятые
для исходного документа.

Создание документа
на основе готового шаблона выполняется
следующим образом. Командой Файл–Создатьоткрывают диалоговое окноСозданиефайла, включают
переключательСоздать документи
выбирают шаблон (рис. 4.10). Если никаких
предпочтений нет, следует выбрать шаблонНовый документна вкладкеОбщие.

Созданный
документ приобретает имяДокумент1,
принятое по умолчанию. Его целесообразно
сразу же сохранить под «правильным»
именем, выбрав для него соответствующую
папку и дав командуФайл–Сохранитькак. Диалоговое окноСохранениедокумента(рис. 4.11) в текстовом
процессоре MS Word 2000 предполагает сохранение
не только в папкуМои документы, но
и в другие папки.

В левой части окна
Сохранениеимеется пять кнопок,
позволяющих быстро выбрать локацию
сохраняемого файла.

Журнал–
логическая папка. Если нужно сохранить
документ в одну из папок, которой
пользовались в последнее время, это
удобное средство доступа.

Мои
документы– традиционная папка для
хранения авторских документов в ОС
Windows.

Рабочий
стол– не слишком удобное место для
хранения документов. Однако, если
документ будет использоваться очень
часто и всегда должен быть «на виду»,
его можно сохранить здесь.

Избранное–
особая логическая папка пользователя,
предназначенная для хранения ярлыков
Web – страниц. Ее нецелесообразно
использовать для сохранения текстовых
документов.

Web – папки–
особые папки, хранящиеся в Web – структурах,
например, в World Wide Web или в корпоративной
сети Intranet. В общем случае при использовании
Web – папок сохранение документа происходит
не на локальном компьютере, а на удаленном
Web – сервере.

При необходимости
сохранить документ в произвольную
папку, не представленную в данном списке,
следует выполнить навигацию по файловой
структуре с использованием раскрывающей
кнопки на правом краю поля Папка.

Специальные
средства ввода текста

Остановимся на
особенностях текстового процессора MS
Word 2000, позволяющих автоматизировать
ввод текста.

Все операции ввода,
редактирования и форматирования текста
протоколируются текстовым процессором,
и потому необходимое количество последних
действий можно отменить. Последнее
действие отменяют комбинацией клавиш
CTRL+Z. Эта команда имеет кумулятивный
эффект: серия команд отменяет серию
последних действий. Другие аналогичные
средства – команда:Правка–Отменитьдействиеи кнопкаОтменить действиена панели инструментовСтандартная.
Длинные последовательности действий
можно отменять также с помощью списка
действий (кнопка, раскрывающая список,
присоединена к кнопкеОтменить
действие).

После отмены ряда
действий существует возможность
вернуться к состоянию, предшествовавшему
отмене. Для этого служит команда Правка–Вернуть действиеили кнопкаВернуть действиена панели инструментовСтандартная.

Буфер обмена.При компиляции документа путем
использования фрагментов текста, взятых
из разных первоисточников, удобно
пользоваться буфером обмена. Необходимые
элементы управления находятся на панели
инструментов Буфер обмена (Вид–Панелиинструментов–Буферобмена).

Панель
инструментовБуфер обмена(рис.
4.12) имеет три ряда по четыре ячейки для
хранения данных (очередной ряд открывается
только при заполнении предыдущего). О
содержании конкретной ячейки можно
судить по всплывающей подсказке,
отображаемой при наведении указателя
мыши на ячейку. При переполнении буфера
обмена ячейки сдвигаются вниз, очередной
элемент поступает в последнюю ячейку,
содержимое первой ячейки теряется.

Копилка представляет
собой средство множественной вырезки
и вставки. Фрагмент документа может
быть помещен в копилку не иначе, как
вырезанием. В копилку можно поместить
отдельные фрагменты текста, графики,
таблицы и другие объекты из различных
мест документа. Объекты, помещенные в
копилку, хранятся там в порядке
поступления. Элементы отделены друг от
друга символами абзаца. Чтобы поместить
текст или рисунок в копилку их выделяют,
а затем нажимают клавишиCTRL+F3.

Содержимое копилки
можно вставить в требуемое место
документа как единое целое. В дальнейшем
можно изменить в документе порядок
следования элементов копилки.

Вставка содержимого
копилки в документ может осуществляться
с сохранением содержимого копилки или
с её очисткой, если необходимость в ее
содержимом отсутствует.

Для вставки
содержимого копилки с ее одновременной
очисткой используют клавиши CTRL+SHIFT+F3.

Для вставки
содержимого копилки без ее очистки, в
меню Вставкавыбирают командуАвтотекст, а затем — командуАвтотекст, затем в полеИмя элементавыбераютКопилкаи нажимают кнопкуВставить.

Для просмотра
содержимого копилки выберают команду
Автотекств менюВставка, а затем
— командуАвтотекст, после чего из
списка элементов автотекста выбераютКопилка. Содержимое копилки появится
в полеОбразец.

Автотекст–
это режим автоматического ввода
фрагментов текста. Он представлен двумя
функциями: автозавершением и собственно
автотекстом. Их принцип действия состоит
в следующем.

Текстовый
редактор хранит словарь автотекста,
состоящий из слов и фраз, встречающихся
в документах достаточно часто. При вводе
первых четырех символов словарного
элемента на экране появляется всплывающая
подсказка с полным текстом слова или
фразы (рис. 4.13). Если этот вариант подходит
пользователю, он завершает ввод всего
фрагмента нажатием клавишиENTER.Однако пользователь может самостоятельно
выбрать необходимый элемент текста из
списка с иерархической структурой.
Список элементов автотекста открывается
с помощью панели инструментовАвтотекст(Вид–Панели инструментов –
Автотекст, рис. 4.14).

Настройку
словаря автотекста выполняют в диалоговом
окнеАвтозамена(Сервис – Автозамена
– Автотекст). Простейший способ
наполнения словаря новым содержанием
– выделить текст на экране, щелкнуть
на кнопкеАвтотекстна панели
инструментовАвтотекст,и в открывшемся
диалоговом окне использовать кнопкуДобавить.

Использование
средства автозамены при вводе.

Последние версии
текстового процессора MS Word позволяют
эффективно сократить объем вводимого
текста за счет использования средства
Автозамена. Оно позволяет заменить
ввод длинных последовательностей
символов произвольным сочетанием других
символов. Например, если в тексте часто
встречается словосочетание «диалоговое
окно», его можно заменить коротким
сочетанием «.до». Точка перед
символами позволяет отличать их от
двухбуквенных предлогов или союзов.

Настройку средства
Автозаменавыполняют в диалоговом
окнеСервис–Автозамена. Для
этого надо установить флажокЗаменять
при вводе, ввести заменяемую комбинацию
в полеЗаменить, а замещающую
комбинацию – в полеНа, после чего
пополнить список автозамены щелчком
на кнопкеДобавить (рис. 4.15).

Ввод специальных
и произвольных символов. При вводе
текста часто существует необходимость
ввода специальных символов, не имеющих
соответствующей клавиши в стандартной
раскладке клавиатуры, а также символов,
раскладка для которых неизвестна.
Средством для ввода специальных и
произвольных символов, а также для
закрепления их за избранными клавишами
является диалоговое окноСимвол(Вставка–Символ). Данное окно
имеет две вкладки:СимволыиСпециальные символы.

На вкладке
Специальные символыприсутствует
список специальных символов, таких как
«длинное» («полиграфическое») тире,
«копирайт», «торговая марка» и других.
Для вставки такого символа достаточно
щелкнуть на кнопкеВставить.

Вместе
с тем, для большинства специальных
символов существуют клавиатурные
комбинации, приведенные в списке. В том
же окне имеются кнопкиАвтозаменаиКлавиша, позволяющие либо выполнять
ввод специальных символов обычными
символами и автоматически производить
замену, либо закрепить специальный
символ за избранной комбинацией клавиш.

На вкладке Символыпредставлены элементы управления для
ввода произвольных символов (рис. 4.16).
Центральное положение в окне занимает
таблица символов текущего набора.

Выбор шрифта
выполняют в раскрывающемся списке
Шрифт. Если шрифт относится к
категории универсальных шрифтовUNICODE,
то для него имеется и возможность выбора
символьного набора в соответствующем
раскрывающемся спискеНабор.

Если символ надо
вставить только один раз, достаточно
щелкнуть на командной кнопке Вставить.
Если предполагается многократное
использование данного символа, за ним
можно закрепить постоянную комбинацию
клавиш (кнопкаКлавиша) или создать
элемент для спискаАвтозаменас
помощью одноименной кнопки.

Специальные
средства редактирования текста

Режимы вставки
и замены символов.Текстовый процессор
предоставляет возможность выбора между
двумя режимами редактирования текста:
вставки и замены. В режиме вставки
вводимый текст «раздвигает» существующий
текст. В режиме замены новые символы
замещают символы предшествующего
текста, находившиеся в точке ввода.
Режим вставки применяют при разработке
основных содержательных блоков текстовых
документов, а режим замены – при
редактировании стандартных форм и
элементов (колонтитулов, реквизитных
элементов в письмах, служебных записках,
бланках).

Текущий режим
правки текста индицируется на экране
индикатором Замена. В режиме замены
включен индикаторЗАМв строке
состояния окна программы. Двойной щелчок
на этом индикаторе позволяет переключать
режимы. Настройка режима правки
выполняется на вкладкеПравкадиалогового окнаПараметры(Сервис
– Параметры – Правка).

Использование
Тезауруса.Тезаурус представляет
собой словарь смысловых синонимов. При
подготовке технической документации
особую роль играют смысловые синонимы
к используемым глаголам. Для выделенного
слова тезаурус удобно вызывать через
пунктСинонимыконтекстного меню.
Однако этот прием используют не для
всех слов (преимущественно, для глаголов
в неопределенной форме). Общий прием
вызова тезауруса состоит в использовании
команды строки менюСервис – Язык –
Тезаурус.

Окно Тезаурусимеет две панели (рис. 4.17). Его особенность
состоит в том, что поиск синонима является
двухуровневым. Заменяющий синоним можно
выбирать как на левой панели, так и на
правой. Замена производится щелчком на
командной кнопкеЗаменить. Кроме
синонимов в некоторых случаях тезаурус
позволяет находить антонимы слов и
связанные (как правило, однокоренные)
слова.

Средства
автоматизации проверки правописания.Средства автоматизации проверки
правописания включают средства проверки
орфографии и грамматики. Текстовый
процессор позволяет реализовать два
режима проверки правописания –
автоматический и командный.

Для работы в
автоматическом режиме надо установить
флажки Автоматически проверять
орфографию и Автоматически проверять
грамматику на вкладкеПравописаниедиалогового окнаПараметры(Сервис
– Параметры – Правописание). В
автоматическом режиме слова, содержащие
орфографические ошибки, подчеркиваются
красным цветом, а выражения, содержащие
грамматические ошибки, – зеленым. Для
того, чтобы узнать характер ошибки, надо
щелкнуть правой кнопкой мыши на помеченном
фрагменте. В зависимости от характера
ошибки контекстное меню содержит пунктОрфографияилиГрамматика. С их
помощью открывается диалоговое окно,
в котором имеются элементы управления
для получения более точной справки о
характере ошибки, а так же предложенные
варианты исправления предполагаемой
ошибки.

Встроенное
автоматическое средство проверки
правописания является, по существу,
экспертной системой и допускает
настройку. Так, например, если рекомендации
экспертной системы неточны или
неприемлемы, от них можно отказаться
командой Пропустить.

Встроенный словарь
системы проверки правописания не
подлежит правке. Все дополнения и
изменения вносятся в специальный
подключаемый пользовательский словарь.
Каждый пользователь может создать
несколько специализированных
пользовательских словарей, ориентированных
на различные области знаний (право,
экономика, финансы, вычислительная
техника и др.). Подключение нужного
словаря для работы с конкретным документом
выполняется выбором словарного файла
в раскрывающемся списке Вспомогательные
словарина вкладкеСервис – Параметры
– Правописание. Постепенно наполняясь
конкретным содержанием, вспомогательные
словари пользователя становятся мощным
средством повышения производительности
его труда.

Средства
рецензирования текста

Под рецензированием
можно понимать два процесса: редактирование
текста с регистрацией изменений и
комментирование текста. В отличие от
обычного редактирования при рецензировании
текст документа изменяется не окончательно.
Новый вариант и старый «сосуществуют»
в рамках одного документа на правах
различных версий.

Основным средством
рецензирования является панель
Рецензирование(Вид – Панелиуправления – Рецензирование). На
ней представлены четыре группы элементов
управления (рис. 4.18), предназначенных
для:

создания, просмотра
и удаления примечаний;
регистрации,
просмотра, принятия и отмены изменений;
выбора
цвета выделения примечаний;
сохранения версий
документа.

Для создания
примечания служит кнопка Добавить
примечание. При ее использовании
последнее слово текста выделяется
заданным цветом. Открывается дополнительная
панель для ввода текста примечания.
Когда примечание создано, его можно
просмотреть в форме всплывающей
подсказки, если навести указатель мыши
на выделенное слово. Вместе с текстом
примечания отображаются сведения о
том, кто его внес.

Для регистрации
изменений в тексте служит кнопка
Исправления. Все редактирование
текста в режиме регистрации исправлений
считается неавторским и выделяется
особым методом (метод выделения можно
задать на вкладкеИсправлениядиалогового окнаСервис – Параметры).
Прочие элементы управления данной
панели позволяют выполнять переходы
между исправлениями, принимать или
отвергать их.

Если документ
проходит многоступенчатое редактирование,
часто возникает необходимость хранить
его промежуточные версии. MS Word 2000
позволяет хранить несколько версий
документа в одном файле. Это удобное
средство отличается тем, что при
сохранении нескольких версий (в отличие
от нескольких копий) эффективно
используется рабочее место на диске.
При сохранении очередной версии не
происходит повторного сохранения всего
документа – сохраняются только отличия
текущей версии от предшествующей. Для
сохранения текущей версии используют
соответствующую кнопку панели
Рецензирование, а для загрузки одной
из промежуточных версий – командуФайл–Версии.

Форматирование
текста

Форматирование
текста осуществляется средствами меню
Форматили панели Форматирование.
Основные приемы форматирования включают:

выбор и изменение
гарнитуры шрифта;
управление размером
шрифта;
управление
начертанием и цветом шрифта;
управление методом
выравнивания;
создание
маркированных и нумерованных списков
(в том числе многоуровневых);
управление
параметрами абзаца.

Настройка шрифта.Выбор гарнитуры шрифта действует на
выделенный текстовый фрагмент. Если ни
один фрагмент не выделен, он действует
на весь вводимый текст до очередной
смены гарнитуры.

Особенность
текстовых процессоров MS Word состоит в
том, что они ориентированы на работу с
многоязычными шрифтовыми наборами.
Выбор других шрифтовых наборов действует
только до ближайшего переключения
раскладки клавиатуры с основной
(английской) на дополнительную (русскую,
украинскую), после чего происходит
неконтролируемый автоматический возврат
к использованию одного из шрифтов
UNICODE.

Настройку
шрифта выполняют в диалоговом окне
Шрифт (Формат – Шрифт), которое имеет
три вкладки:Шрифт, Интервал и Анимация(рис. 4.19).

На вкладке Шрифтвыбирают:

гарнитуру
шрифта;
его
размер (измеряется в пунктах);
вариант
начертания;
цвет
символов;
наличие
подчеркивания;
характер
видоизменения.

При
выборе гарнитуры шрифта следует иметь
в виду, что существует две категории
шрифтов: с засечками и без засечек
(рубленые). Характерными представителями
первой категории являются шрифты
семейства Times,
а второй – шрифты семейства Arial.
Шрифты, имеющие засечки, легче читаются
в больших текстовых блоках – их
рекомендуется применять для оформления
основного текста.

Шрифты, не имеющие
засечек, рекомендуется использовать
для заголовков в технических текстах,
а также для оформления дополнительных
материалов (врезок, примечаний и прочего).

Большинство
гарнитур шрифтов являются пропорциональными.
Это означает, что ширина отдельных
символов и расстояние между соседними
символами не являются постоянными
величинами и динамически меняются так,
чтобы сопряжение символов было наиболее
благоприятным для чтения.

Особую группу
представляют так называемые моноширинные
шрифты. В них каждый символ вместе с
окаймляющими его интервалами имеет
строго определенную ширину.

Такие шрифты
применяют в тех случаях, когда надо
имитировать шрифт пишущей машинки, а
также при вводе текстов, представляющих
листинги программ. Характерными
представителями таких шрифтов являются
шрифты семейства Courier.

При выборе размера
шрифта руководствуются назначением
документа, а также вертикальным размером
печатного листа. Для документов, имеющих
формат типовой книжной страницы, обычно
применяют шрифт размером 10 пунктов
(один пункт равен 1/72 дюйма). Для документов,
готовящихся для печати на стандартных
листах формата А4 (210х297 мм), выбирают
размер 12 пунктов. При подготовке
документов, предназначенных для передачи
средствами факсимильной связи, применяют
увеличенный размер – 14 пунктов и т.д.

Интервал задается
путем выбора одного из трех значений
(Обычный, Разреженный, Уплотненный) на
вкладке Формат – Шрифт – Интервал.

Эффекты анимации
используют очень редко и только при
подготовке электронных документов,
распространяемых в формате текстового
процессора. Настройка метода
выравнивания.MS Word поддерживают четыре
вида выравнивания:

по
левому краю;
по
центру;
по
правому краю;
по
ширине.

Выбор вида
выравнивания выполняют соответствующими
кнопками панели инструментов Форматирование
или из раскрывающегося списка Формат
– Абзац – Отступы и интервалы –
Выравнивание(рис. 4.20).

Настройка
параметров абзаца.Кроме режима
выравнивания настраиваются следующие
параметры абзаца:

величина отступа
слева (от левого поля);
величина отступа
справа (от правого поля);
величина отступа
первой строки абзаца («красная строка»);
величина интервала
перед абзацем и после него.

Для печатных
документов величину отступа для основного
текста, как правило, не задают (необходимое
положение текста определяется шириной
полей). Для Web – страниц величина абзацного
отступа имеет большое значение. Это
один из весьма немногих параметров
форматирования, допускаемых для Web –
документов, поэтому его используют
очень широко.

Обычная практика
назначения формата состоит в том, что
для документов простой структуры
(художественных) используют отступ
первой строки (это особенно важно для
текстов на русском и немецком языках),
а для документов сложной структуры
(технических) и документов на английском
языке используют интервалы между
абзацами. Промежуточное положение
занимают документы, относящиеся к
естественнонаучным и гуманитарным
дисциплинам.

Средства создания
маркированных и нумерованных списков.Специальное оформление маркированных
и нумерованных списков редко применяют
в художественных документах и персональной
переписке, но в служебных документах
и, особенно, в Web – документах оно
используется достаточно широко. В Web –
документах оформление маркированных
списков особо усиливают за счет применения
специальных графических маркеров, стиль
которых должен тематически сочетаться
с содержанием и оформлением документов.

Для
создания нумерованных и маркированных
списков нужно сначала выполнить
настройку, затем вход в список и, наконец,
выход из него. Настройку выполняют в
диалоговом окнеСписок, открываемом
командойФормат – Список. Данное
окно имеет три вкладки:Маркированный
список, Нумерованный список и Многоуровневый
список(рис. 4.21) В качестве элементов
управления здесь представлены образцы
оформления списков. Для выбора нужного
достаточно щелкнуть на избранном
образце.

Для создания списка
по команде служат кнопки НумерацияиМаркеры, представленные на панелиФорматирование. Как маркированный,
так и нумерованный список легко превратить
в многоуровневый. Для перехода на новые
(или возврата на предшествующие уровни)
служат кнопкиУвеличить отступ и
Уменьшить отступна панелиФорматирование.

Для списков с очень
глубоким вложением уровней (более трех)
можно настроить стиль оформления каждого
из уровней. Для этого служит командная
кнопка Изменитьна вкладкеМногоуровневыйдиалогового окнаСписок.

Характерной
особенностью процессора MS Word 2000, связанной
с его ориентацией на создание Web –
документов, является возможность
использования графических маркеров.
Для выбора графических маркеров служит
командная кнопка Рисунокна вкладкеМаркированныйдиалогового окнаСписок. Она открывает диалоговое
окноРисованный маркер, в котором
можно выбрать желаемый маркер, в том
числе и анимированный (на вкладкеФильмы).

Работа со стилями

Абзац – прстейший
элемент оформления любого документа.
Каждый заголовок документа тоже
рассматривается как отдельный абзац.
В меню Формат – Абзацимеется немало
различных элементов управления для
настройки каждого абзаца отдельно путем
использования стилей.

Стиль
оформления
– это именованная совокупность настроек
параметров шрифта, абзаца, языка и
некоторых элементов оформления абзацев
(линий и рамок). Благодаря использованию
стилей обеспечивается простота
форматирования абзацев и заголовков
текста, а также единство их оформления
в рамках всего документа.

Особенностью
текстовых процессоров MS Word является
то, что они поддерживают два типа стилей:
стили абзаца и знаковые стили (стили
символов). С помощью стилей абзаца
выполняют форматирование абзацев, а с
помощью знаковых стилей можно изменять
оформление выделенных фрагментов текста
внутри абзаца. Наличие двух типов стилей
позволяет реализовать довольно сложные
приемы форматирования.

Настройка стиля.Настройку стиля (рис. 4.22) выполняют в
диалоговом окнеСтиль (Формат – Стиль).Настраиваемый стиль выбирают в спискеСтили(при этом на панеляхАбзациЗнакиотображаются образцы
применения данного стиля).

Для
изменения стиля служит командная кнопкаИзменить, открывающая диалоговое
окноИзменение стиля. Каждый из
компонентов стиля настраивается в
отдельном диалоговом окне. Выбор
компонента выполняют в меню, открываемом
с помощью кнопкиФормат.

При проведении
настройки стиля важно правильно выбрать
исходный стиль. Он должен быть как можно
ближе к желаемому, чтобы минимизировать
количество необходимых настроек.

Создание стиля.
Для создания стиля служит командная
кнопкаСоздатьв диалоговом окнеСтили и форматирование(Формат–Стили и форматирование).

В окне Создание
стиляследует:

ввести
название нового стиля в поле Имя;
выбрать
тип стиля (стиль абзаца или знаковый
стиль);
выбрать
стиль, на котором основан новый стиль;
указать
стиль следующего абзаца;
приступить
к настройке элементов стиля щелчком
на кнопке Формат.

Важной чертой
программы является принцип наследования
стилей. Он состоит в том, что любой стиль
может быть основан на каком – то из
существующих. Это позволяет, во – первых,
сократить до минимума настройку стиля,
сосредоточившись только на его отличиях
от базового, а во – вторых, обеспечить
принцип единства оформления всего
документа в целом.

Шаблоны

Совокупность
стилевых настроек сохраняется вместе
с готовым документом. Эти настройки
можно использовать для подготовки новых
документов, используя технологию работы
с шаблонами. По своей сути, шаблоны –
это заготовки будущих документов. Пример
шаблона для письма показан на рисунке
4.23.

Шаблоны
поставляются вместе с текстовым
процессором и устанавливаются на
компьютере вместе с ним. От обычных
документов шаблоны отличаются тем, что
в них приняты специальные меры, исключающие
возможность их повреждения. Открывая
шаблон, создают новый документ путем
внесения изменения в содержание шаблона.
При сохранении записывается созданный
документ, а шаблон, использованный в
качестве его основы, остается в неизменном
виде и пригоден для дальнейшего
использования.

Использование
шаблона для создания документа. По
командеФайл–Создатьоткрывается
диалоговое окноСоздание документа,
в котором можно выбрать шаблон, на базе
которого документ будет разрабатываться.
В этом случае документ сразу получает
несколько готовых стилей оформления,
содержавшихся в шаблоне.

Источник

Часть 1. Основные понятия и функции
текстового процессора

В этой статье на примере процессора MS
Word излагается технология создания текстовых
документов, тесно связанная с другими
приложениями компьютерной технологии, — в
первую очередь с электронными таблицами, базами
данных и сетью Интернет.

Хотя эти статьи не являются ни курсом
делопроизводства, ни курсом верстки, особое
внимание уделено “литературным” вопросам
подготовки документа, который, в частном случае,
может быть и служебной запиской, и руководством
пользователя, и оригинал-макетом книги,
передаваемым в типографию для тиражирования.

Рассказ о текстовых документах мы
разделили на две части. В части 1 рассматриваются
общие вопросы, которые помогут вам получить
целостное представление о постановке задачи и
механизмах создания текстового документа:

— задачи, решаемые текстовым
процессором;

— основные понятия процессора;

— окно MS Word и основные
инструментальные средства процессора.

В заключение части 1 изложены
рекомендации и требования, связанные с
“литературным” оформлением текстового
документа.

В части 2 на ряде примеров излагаются
принципы технологии подготовки как
структурных элементов текстового документа, так
и документа в целом.

1. Редакторы текстов и документов

Текстовые процессоры предназначены
для создания, редактирования и отображения
произвольных текстовых документов — от
конфетной обертки или визитной карточки до
многотомной энциклопедии со множеством таблиц,
рисунков, указателей.

Многие элементы текстового документа
(таблицы, рисунки и т.п.) имеют графическую
природу, и поэтому текстовый документ
принципиально отличается от текстового файла.
Поэтому редакторы текстовых документов чаще
всего называют текстовыми процессорами.

Ныне наиболее известны процессоры
“Лексикон”, Microsoft Word, WordPerfect и др.

Кроме того, особое место в группе
пакетов, работающих с документами, занимают так
называемые настольные издательские
системы (НИС) — Aldus PageMaker, Corel Ventura, QuarkXPress. Как
правило, издательские системы используются
только для подготовки набранного документа к
тиражированию (верстка, макетирование издания).
Для набора текста удобнее применять
текстовые процессоры (типа MS Word), а для создания и
редактирования иллюстраций — графические
системы (типа CorelDRAW! — векторные изображения или
Adobe Photoshop — растровые изображения). Впрочем,
современный Word давно примыкает к НИС, и его
полиграфические возможности (см. часть 2) так
велики, что почти любую книгу можно подготовить к
печати, не прибегая к услугам издательских
систем.

Тем не менее Word не предназначен для
изготовления полиграфической продукции особо
сложной структуры — например, всевозможных
атласов, многокрасочных (“глянцевых”) журналов
и т.п.

MS Word — один из основных элементов
офисной технологии Microsoft, которая по разным
причинам стала стандартом де-факто в российских
организациях.

Вам
необходимо четко различать три текстовых
редактора, которые уже много лет функционируют в
среде Windows.

1. Блокнот, создающий текстовые файлы
“канонического” формата в кодировке CP-1251 или
Unicode.

2. WordPad — текстовый процессор
(упрощенный вариант MS Word, ранее Write), создающий
форматированные текстовые документы и способный
служить OLE-сервером.

3. Мощный текстовый процессор MS Word.

2. Основные задачи текстового
процессора

Формулируя задачи, которые должен
решать текстовый процессор, нам нужно
ориентироваться на некий усредненный,
обобщенный “образ” документа. Иными словами, мы
должны перечислить задачи, которые приходится
решать большинству пользователей (например,
при подготовке такой книги, как наша).

Прежде всего текстовый процессор
должен обслуживать “макрооперации”:

1) основной стандарт редактирования;

2) базовый набор операций: работу с
блоками (фрагментами) текста — выделение блока,
перемещение, копирование и удаление; поиск и
замену фрагментов текста; печать файла или его
фрагмента;

3) подготовку полноценного
форматированного текстового документа (с
графикой, таблицами и т.д.).

В свою очередь, при решении третьей
группы задач процессор должен обладать
следующими возможностями.

· Форматирование символов с
применением “типографских” шрифтов TrueType (OpenType)
и возможностью присваивать выделенной
последовательности символов произвольные начертания
(обычный, полужирный, курсив, полужирный
курсив). Кроме того, пользователь должен
иметь возможность подчеркивать символы,
преобразовывать их в ^{верхние} и _нижние
индексы, в капитель; изменять расстояние между
символами с учетом их рисунка (кернинг), набирать
сжатый текст или текст разрядкой, смещать
символы относительно базовой линии строки.

· Форматирование абзацев с
установкой границ абзаца на странице (между
полями), установкой отступа или выступа в первой
(красной) строке, установкой междустрочного
интервала, c выравниванием текста в границах
абзаца и т.д.

· Форматирование страниц с
вставкой колонтитулов и сносок.

· Автоматизированное
составление указателей — в первую очередь
предметного указателя и оглавления документа.

· Вставка в документ и обработка
графических объектов (фотографий,
рисунков, диаграмм, рисованных объектов и др.).

· Вставка в документ и обработка таблиц.

· Табуляция в абзацах.

· Создание многоколоночных
документов (в том числе в “газетном стиле”).

· Проверка правописания и
автоматический перенос слов с учетом языка
документа или его фрагментов.

· Поиск синонимов и антонимов слов
по тезаурусу.

· Декоративные функции:
обрамление объектов документа (абзацев, страниц,
ячеек таблиц, графики) различными типами рамок и
заливка рамок — цветом, оттенком серого, узором;
создание художественных надписей, буквиц и т.п.

· Вставка в документы объектов,
созданных в других приложениях.

· Выполнение требований,
предъявляемых к оригинал-макету документа, —
например, устранение “висячих строк”, запрет
отрывать заголовок от следующего абзаца и др.

· Вставка разрывов страниц,
произвольных символов, названий структурных
элементов документа — рисунков, таблиц, формул.

· Создание перекрестных ссылок и
гиперссылок.

· Регистрация исправлений,
сравнение версий документа, рецензирование,
вставка примечаний и скрытого текста.

· Механизмы оптимизации работы
над документом (автотекст, автозамена) и т.д.

· Печать документов в двух
ориентациях (книжной и альбомной); размещение
нескольких страниц на одном листе; печать
конвертов и почтовых наклеек.

· Слияние данных из
различных источников (например, адресов из
таблицы MS Word), с основным документом (например, с
письмом в разные адреса) и др.

3. Основные понятия текстового
процессора

3.1. Что такое Microsoft Word

После запуска MS Word процессор по
умолчанию предлагает вам начать создание нового
документа под условным наименованием Документ1
(Document1). Шаблон этого документа (Обычный) хранится
в стандартном файле Normal.dot (см. следующий пункт).
Вы можете подготовить документ (или часть
документа), а затем сохранить его на диске
(команда [Файл-Сохранить как…]) в виде файла с
произвольным именем и расширением doc.

Открытие и сохранение
файлов-документов выполняется по стандартным
правилам Windows. С помощью вкладки [Сервис—Параметры…/Сохранение]
вы можете заранее указать промежуток времени
(например, 20 минут), по истечении которого Word
будет автоматически сохранять ваш документ.
На этой же вкладке мы рекомендуем вам установить
флажок “Всегда создавать резервную копию”.

В отличие от Paint Word является многооконным
приложением. Это означает, что вы можете
одновременно открыть несколько документов,
причем часть из них может быть готовыми файлами,
а часть — заготовками (без имени, но с
обозначениями Документ1, Документ2 и т.д.).

Максимальное число одновременно
открытых документов определяется памятью
машины, вашими потребностями и способностью
лавировать при работе между несколькими окнами.

Как уже говорилось, MS Word позволяет разделить
(расщепить) окно документа на два подокна
(команда [Окно-Разделить]) и одновременно
работать с разными частями одного и того же
документа.

В новых версиях MS Word используется
модифицированный стандарт MDI, — для каждого
открытого документа открывается копия окна
приложения.

Предусмотрены и средства
конвертирования файла из одного формата в
другой; в частности, новый MS Word позволяет
сохранять файлы в форматах Word 6.0/95, htm, rtf и
многих других. Кроме того, Word дает возможность
восстанавливать текст из любого файла.

3.2. Шаблоны документов

Пользователи часто работают с
документами определенного типа, например, — с
отчетами, деловыми письмами, календарями,
приглашениями и т.д. Документы одного типа обычно
имеют сходные элементы (например, одинаковые
фрагменты текста), сходный стиль оформления,
требуют специфического подбора пиктограмм
панелей инструментов и т.п. Word позволяет
упростить подготовку нового документа,
предлагая для него специальную заготовку — шаблон.
В комплекте Windows имеются готовые шаблоны для
документов общего типа (Normal, Обычный), для
расписаний встреч, факсов, резюме, дипломов,
сертификатов и т.д. Пользователь имеет
возможность по команде [Файл-Создать…] создавать
собственные шаблоны, например, бланки писем с
логотипом и реквизитами фирмы, заготовки
договоров или приглашений и т.п.

Шаблон — это служебный файл с
расширением dot, который содержит
всевозможную информацию о структуре и
оформлении документов конкретного типа, а также
инструментарий для подготовки таких документов:

— фрагменты стандартного текста с
форматированием, принятым для документов этого
типа (например, для служебной записки или
поздравления);

— стили;

— элементы автотекста;

— макросы;

— меню, панели инструментов и
сочетания клавиш.

Для документов общего типа
предусмотрен стандартный шаблон Обычный
(Normal.dot).

3.3. Структура страницы

Чтобы не запутывать вас
многочисленными возможностями форматирования
страницы в текстовых процессорах, рассмотрим
лишь один формат, который использует подавляющее
большинство пользователей.

Страница — это лист бумаги формата A4
(210х297 мм). Будем считать, что задана односторонняя
печать без переплета в книжной ориентации.

Общий формат страницы показан на рис.
1:

1 — верхнее поле: расстояние между
верхним краем страницы и верхним краем первой
строки на странице;

2 — нижнее поле: расстояние между
нижним краем страницы и нижним краем последней
строки на странице;

3 — левое поле: расстояние между левым
краем страницы и левым краем всех строк, не
имеющих отступа по левому краю;

4 — правое поле: расстояние между
правым краем страницы и правым краем всех строк,
не имеющих отступа по правому краю;

5 — от края до верхнего колонтитула:
расстояние от верхнего края страницы до верхнего
края этого колонтитула;

6 — от края до нижнего колонтитула:
расстояние от нижнего края страницы до нижнего
края этого колонтитула.

Поля страницы (в см) устанавливают
на вкладке Поля команды [Файл-Параметры
страницы…], а нумеруют страницы с помощью
команды [Вставка-Номера страниц…]. Кроме
того, левое и правое поля страницы можно
изменить, передвигая методом “Drag-and-Drop” края
серых областей на горизонтальной линейке.

Рис. 1. Общий формат страницы в
текстовом процессоре

На странице мы различаем следующие
структурные элементы:

· основной текст;

· верхний и нижний колонтитулы;

· сноски.

Основной текст страницы — это строки и
абзацы, таблицы и рисунки. Некоторые из абзацев
могут быть заголовками; рисунки и таблицы могут
иметь подписи.

Колонтитул размещается в
верхней или нижней части страницы и содержит
некоторую информацию, которая как-то
идентифицирует данный документ (номер раздела,
название документа или раздела, дату, марку фирмы
и т.п.). В колонтитул входит номер страницы.
Колонтитулы автоматически воспроизводятся на
каждой странице документа.

Чтобы вставить и отредактировать
верхний (Header) или нижний (Footer) колонтитул,
необходимо выбрать команду [Вид-Колонтитулы].
Колонтитул обычно связан с определенным стилем
(см. п. 5).

Сноска — это примечание к
слову или словосочетанию, которое может
находиться или в нижней части страницы, или в
конце документа. Каждая сноска помечается либо
автоматически (порядковым номером со сквозной
нумерацией — 1, 2, …), либо пометкой по вашему
выбору (например, звездочкой или номером). Сноска
обычно связана с определенным стилем (см. п. 5).

Чтобы вставить сноску, необходимо
выбрать команду [Вставка-Сноска…] (или
[Вставка-Ссылка
Сноска…]); чтобы отредактировать сноску,
надо выбрать команду [Вид-Сноски].

Все
сноски данной страницы в отличие от колонтитула
располагаются в пределах места, отведенного
основному тексту страницы. Поэтому, чем больше
сносок вы набрали на данной странице, тем меньше
места останется для основного текста. Правда,
если сносок слишком много, часть их может перейти
на другую страницу.

3.4. Ориентация

Если вас не устраивает книжная
ориентация текста, описанная выше (например, в
документе имеются многоколоночные таблицы), вы
можете на вкладке [Файл-Параметры
страницы…/Размер бумаги] включить радиокнопку
Альбомная (landscape, ориентация). Строки текста
будут располагаться вдоль длинной стороны листа.

3.5. Символы, слова, строки, предложения

В позицию текстового курсора может
быть введен любой символ из любого шрифта,
подключенного к Windows. Символ — минимальная
единица текстовой информации. Если для какого-то
символа текущего шрифта нет клавиши (или вы не
помните ее), — например, “№”, “е”, — введите
символ клавишами { + NNN}, где NNN — десятичный код
символа (при включенном индикаторе NumLock).

Слово — это произвольная
последовательность букв и цифр,
ограниченная с обоих концов служебными
символами. Служебный символ — это пробел, точка,
запятая, дефис и т.п.

Строка — произвольная
последовательность символов между левой и
правой границами абзаца (см. ниже).

Предложение — произвольная
последовательность слов между двумя точками.

3.6. Абзац

Абзац (paragraph) — это структурный
элемент текстового файла или текстового
документа, представляющий собой, по мнению
автора текста, законченный по смыслу фрагмент
изложения.

В большинстве простых текстовых
редакторов абзац — это группа смежных строк
файла, первая из которых начинается с отступом (в
начале строки находится несколько пробелов), а
все последующие начинаются с отличного от
пробела символа. Концом абзаца считается строка,
за которой следует либо конец файла, либо строка
с отступом.

В процессоре Word абзац — это
произвольная последовательность символов,
замкнутая символом “Возврат каретки” (код 13).

Допускаются пустые абзацы (одиночные
символы “Возврат каретки”).

Абзац — простейшее, но
фундаментальное понятие Word.

Абзац всегда начинается с новой
строки, однако в отличие от многих текстовых
редакторов Word не требует обязательного отступа вправо
в первой (красной) строке абзаца. Первая строка
может начинаться с отступом влево по
отношению к остальным строкам абзаца (“висячая
строка”), с нулевым отступом или, как обычно, с
отступом вправо. Word фактически рассматривает
абзац как одну длинную “строку”, размещая
набранные слова в строке страницы (в пределах
границ абзаца) и перенося слово на новую строку,
если оно не уместилось в текущей.

Далее мы рассмотрим принципиально
важные для нас характеристики абзаца.

В нашей книге понятия “параметры”,
“атрибуты”, “свойства”, “характеристики”,
“признаки” часто считаются синонимами.
Применительно к абзацу параметрами мы будем
считать характеристики его формата,
а атрибутами — требования, предъявляемые к
положению абзаца на странице.

Параметры абзаца устанавливают на
вкладке Отступы и интервалы диалогового окна
<Абзац> команды [Формат-Абзац…]
(Format-Paragraph…). Перечислим все параметры абзаца:

— отступ левой границы абзаца от
границы левого поля страницы

(–5 Ј О_л Ј
+5);

— отступ правой границы абзаца от
границы правого поля страницы

(–5 Ј О_п Ј +5);

— отступ или выступ первой (красной)
строки абзаца по отношению к левой границе всех
остальных строк абзаца (О 0; В 0);

— междустрочный интервал;

— дополнительный интервал перед
абзацем (в пунктах) — И_пд 0;

— дополнительный интервал после
абзаца (в пунктах) — И_пс 0;

— способ выравнивания текста
относительно границ абзаца.

Отступы. Все отступы отсчитываются
от границ полей (не страницы!) в сантиметрах.
Значение О_л и О_п может быть
отрицательным. Условно мы отметили этот факт
значениями –5 и +5, хотя в действительности
значения отрицательных отступов зависят от
ширины страницы, — строка абзаца может выходить
за пределы границы поля, но не может оказаться вне
страницы.

Отступ всех строк от правой
границы поля всегда равен О_п (в см),
например, 2,5; –1 и т.д. Если О_п < 0, строка
переходит на правое поле.

Алгоритм установки левого отступа
сложнее.

Если в списке первая строка: окна
<Абзац> выбран элемент Отступ или (нет),
первая строка будет набираться с отступом О_л
+ О (от границы левого поля), а остальные — с
отступом О_л.

Если в указанном списке выбран элемент
Выступ, то первая строка будет набираться с
отступом О_л, а все остальные — с отступом В
+ О_л(от границы левого поля).

Междустрочный интервал можно
выбрать из списка междустрочный: одинарный,
полуторный, двойной, минимум, точно или
множитель. По умолчанию предлагается одинарный
интервал, величина которого равна максимальному
кеглю шрифта в данной строке плюс небольшой
добавок, зависящий от шрифта. Если вы хотите
выбрать интервал минимум, точно или множитель,
то в поле значение: придется указать интервал
в пунктах или множитель (например, 1,2; 3 и т.п.).

Примечание. Если в строке окажутся
слишком крупные символы, рисунки или формулы,
интервал автоматически увеличится.

Отбивка. В книгах и газетах между
смежными абзацами часто вставляют небольшой дополнительный
промежуток (чтобы текст лучше читался). Этот
промежуток в полиграфии называют отбивкой.
Отбивку можно задать (в пунктах) в полях Интервал
перед: (отбивка сверху, И_пд 0) или Интервал после:
(отбивка снизу, И_пс 0).

Помните, что общий промежуток между
абзацами всегда равен сумме Ипс (верхнего
абзаца) и Ипд (нижнего абзаца) плюс междустрочный
интервал.

Рис. 2. Примеры абзацев

На рис. 2 в качестве примера
наглядно показаны четыре абзаца с разными
параметрами. Пунктирной чертой отмечены поля
страницы.

В абзаце 1 задан выступ первой
строки и О_л < 0;
О_п > 0. В абзаце 2 нулевой В (О); О_л = 0, О_п
< 0; междустрочный интервал увеличен, и между
абзацами 1 и 2 установлена небольшая отбивка.

Абзацы 3 и 4 следуют один за другим без
отбивки, причем в абзаце 3 задан отступ первой
строки и О_л =
= О_п = 0 (обычная практика). В абзаце 4 задан отступ
первой строки и О_л < 0; О_п = 0.

Между вторым и третьим абзацами
указана большая отбивка (одним из способов:
большим И_пс второго абзаца, большим И_пд
третьего абзаца или суммой И_пс + И_пд)_.

Выравнивание текста в границах абзаца
(alignment). Это — одна из характеристик абзаца в
текстовом документе. Для каждого абзаца с
помощью радиокнопок панели инструментов или раскрывающегося
списка в диалоговом окне команды [Формат-Абзац…/Отступы
и интервалы] можно указать один из четырех
способов выравнивания: “По левому краю”
(абзаца), “По центру” (в границах абзаца на
странице или в строке ячейки), “По правому краю”
(абзаца) и “По ширине” (текст абзаца
выравнивается по левой и правой границам абзаца
на странице или в ячейке). При выравнивании “По
ширине” промежутки между словами на строке
абзаца могут увеличиться. Для их уменьшения
используют перенос слов (см. часть 2). Ниже
показаны все способы выравнивания.

Атрибуты. На вкладке [Формат-Абзац…/Положение
на странице] можно установить флажки атрибутов
текущего абзаца:

1) запрет висячих строк (о висячих
строках будет подробно рассказано в части 2 этой
статьи);

2) не разрывать абзац;

3) не отрывать от следующего;

4) с новой страницы.

Установка флажка 2) означает, что
текущий абзац целиком окажется на одной
странице.

Активизированный флажок 3) означает,
что если следующий абзац приходится переносить
на другую страницу, за ним последует и текущий
абзац.

Примечание. В частности, этот флажок
устанавливается автоматически, если текущий
абзац форматирован стилем Заголовок 1,
Заголовок 2 и т.д. Иными словами, заголовок любого
уровня не может занимать последнюю строку на
странице.

Установка флажка 4) означает, что
текущий абзац будет начат с новой страницы.

3.7. Таблицы

На страницах документа могут
размещаться специфические объекты MS Word —
таблицы.

Каждая таблица состоит из
некоторого количества строк и столбцов;
на пересечении строки и столбца находится ячейка
таблицы.

Работа с таблицами (меню [Таблица])
подробно описана в части 2 этой статьи.

3.8. Поля

В документах Word предусмотрен особый
структурный элемент — поле (field). Информация,
которая вводится в поля, служит специальным
целям. Например, если вы введете в строку текста
поле “Дата”, на месте этого поля при открытии
документа будет автоматически появляться текущая
дата. Если вы введете в строку поле
“Предметный указатель”, Word автоматически
включит значение этого поля (которое вы наберете
или укажете) в предметный указатель.

Любое поле можно ввести с помощью
универсальной команды [Вставка-Поле…],
однако для наиболее важных типов полей (например,
для предметного указателя) предусмотрены
отдельные команды в пункте меню [Вставка], —
например, [Оглавление и указатели…].

С помощью переключателей на вкладках Вид
и Печать окна команды [Сервис-Параметры…]
вы можете выдать поля на экран и (или) на печать.
Следует различать код поля и значение
поля. Поле выдается на экран и печать в фигурных
скобках, причем сначала указывается код, а
затем значение поля, например: { XE
“Окно:документа” } (в данном случае это
элемент предметного указателя). С помощью
полей ведется, в частности, непосредственный
обмен данными в приложениях Windows.

3.9. Формы

Форма — это структурированный
документ с пустыми именованными полями ввода
(или другими элементами управления),
предназначенный для заполнения физическим или
юридическим лицом и дальнейшей ручной или
автоматизированной обработки.

В роли форм могут выступать: анкеты,
всевозможные бланки, опросные листы, тесты,
избирательные бюллетени, справки, контракты,
договора, расписки; диалоговые окна (реже окна
документов) для ввода просмотра и модификации
данных в ИС и т.д.

Разработчики MS Word различают три типа
форм:

— web-формы;

— печатные формы;

— электронные формы.

Web-форма отображается
обозревателем Интернета на web-странице.
Пользователь (зритель) заполняет такую форму
(например, оформляет заказ на товар или заявку на
участие в конференции, заполняет личную анкету) и
нажимает какую-либо кнопку (например, Отправить).
Форма пересылается в базу данных на сервере HTTP
(протокол Web) и там обрабатывается.

Печатная форма чаще всего
создается как обычный текстовый документ (часто
с применением табличной технологии), а затем
печатается и заполняется вручную или на пишущей
машинке, — как стандартный бланк.

Что касается электронной формы, то
предполагается, что она заполняется
пользователем непосредственно в Word, а затем
передается в базу-адресат по электронной почте
или на один из серверов сети. Специальное
приложение может выполнить необходимые операции
над электронными формами: сортировку, выборку,
суммирование и т.п.

Примечание. В статье об MS Excel показан
пример анкеты, которая, строго говоря, может
одновременно служить и печатной, и электронной
формой. В самом деле, анкету можно просто
распечатать в необходимом количестве
экземпляров, а затем раздать персонам для
заполнения. С другой стороны, пользователь
может заполнить анкету в Excel, сохранить ее в файле
с каким-либо заранее обусловленным именем и
переслать файл как вложение по той же
электронной почте.

В MS Word создается, как правило, шаблон
электронной формы. Для этого фактически
используется технология визуального
программирования, позволяющая с помощью панели
инструментов “Элементы управления”
спроектировать своеобразное диалоговое окно с
текстовыми полями (полями ввода), флажками,
раскрывающимися списками. При этом создатель формы
может воспользоваться разнообразными
декоративными функциями процессора (вставить
картинки, логотипы, “залить” участки формы
цветом, узором и т.п.).

Пользователь формы выбирает
команду [Файл-Создать…], затем задает шаблон
формы, открывает его и заполняет как обычное
диалоговое окно. Затем форму необходимо
сохранить под каким-либо именем ([Файл-Сохранить
как…]) и переслать по назначению.

Рис. 3. Пример электронной формы

На рис. 3 показан пример простой
электронной формы, не требующий пояснений. В
форме использованы основные элементы
управления: текстовые поля, раскрывающийся
список (он показан целиком), флажок, радиокнопки.

3.10. Язык текстового документа

Word фактически является
“интернациональной” программой: он позволяет с
равным успехом набирать и русские, и английские,
и, скажем, немецкие тексты, независимо от
“родного” языка вашей версии продукта.

Тем не менее язык абзаца (абзацев)
может служить одним из его параметров, которым
пользуется система проверки правописания,
рассмотренная в части 2.

Любой фрагмент документа (абзац или
выделенная последовательность абзацев) может
быть явно объявлен принадлежащим тому или иному
языку. Для этого необходимо выбрать команду [Сервис-ЯзыкВыбрать язык…] и
в ее окне диалога выбрать язык из списка Пометить
выделенный текст как…, т.e. выбрать элемент Русский, Английский (США ) и т.д. Такое же окно можно
получить и при модификации или создании стиля
абзаца (см. часть 2).

Если фрагмент документа содержит
текст на разных языках, для автоматического
определения языка при проверке правописания в
этом же окне можно установить флажок Определять
язык автоматически.

3.11. Структура документа

Каждый документ обычно делится на
структурные разделы, которые называются
по-разному: части, главы, параграфы, пункты,
подпункты и т.д. Каждый раздел имеет заголовок,
снабженный каким-либо текстовым обозначением
или номером, например: Глава 5, 3.2, 5.4.1 и т.п.

Word не знает, что такое глава, что такое
параграф или пункт. Для этой программы
существует только понятие “заголовок” (heading),
причем допускаются заголовки девяти уровней
— от первого (наивысшего) до девятого.

Каждый заголовок — это абзац.
Любому абзацу вы можете присвоить статус
заголовка того или иного уровня. Например, абзацу

Глава 2. Персональный компьютер и его
системы

можно присвоить статус “Заголовок 1”.

В нашем учебнике используются
заголовки трех уровней:

· Заголовок 1 — Глава
2. Персональный компьютер…

· Заголовок 2 — 2.2.
Представление и организация данных…

· Заголовок 3 — 2.2.2.
Байт

Обратите внимание, что в нумерации
заголовков мы придерживаемся определенного
порядка: высший уровень мы отмечаем названием
“Глава”, второй и третий уровни —
структурированным номером (2.2, 2.2.2).

Таким образом, при таком подходе
процессору MS Word совершенно безразлично
конкретное содержание (включая номер) того
абзаца, который мы объявили заголовком, скажем,
второго уровня.

Процесс управления заголовками
средствами программы Word будем называть структурированием
документа. Разумеется, выделять, нумеровать,
форматировать заголовки и составлять оглавление
можно и вручную, однако Word позволяет резко
упростить эту работу.

Во-первых, мы можем одним щелчком мыши
присвоить любому абзацу статус заголовка любого
уровня (т.е. форматировать абзац стилем Заголовок 1, Заголовок 2 и т.д.).

Во-вторых, если нас не устраивает
внешний вид заголовка того или иного уровня,
можно изменить его стиль (см. часть 2), и все
заголовки того же уровня автоматически
изменят свой внешний вид в соответствии с новым
стилем.

В-третьих, при желании можно поручить
процессору дополнительную работу —
автоматически пронумеровать все заголовки в
соответствии с их иерархией и выбранным вами
форматом номера.

В-четвертых, с помощью Word можно
составить оглавление документа (Table of Contents),
причем и в этом случае заголовку конкретного
уровня приписывается определенный стиль
оформления: Оглавление 1, Оглавление
2 и т.д. Обычно стиль строки оглавления
отличается от стиля заголовка в тексте. При этом
в оглавление можно включить только заголовки,
уровень которых не ниже заданного (например,
заголовки с первого по третий уровень). Это
позволяет избежать слишком подробных и плохо
читаемых оглавлений.

В целом такой механизм дает
возможность в дальнейшем как угодно
модифицировать документ (вставлять или удалять
разделы, добавлять и удалять текст в разделах), —
при этом оглавление легко заменить или обновить.

Кроме того, MS Word позволяет
сформировать и другие справочные разделы
документа: предметный указатель (терминов),
список иллюстраций, таблицу ссылок.

4. Окно процессора Word

4.1. Общие сведения

Общий вид окна приложения MS Word
(совместно с окном документа) показан на рис.
4. Окно содержит все стандартные элементы,
рассмотренные нами ранее.

На рис. 4 показаны зона заголовков,
горизонтальное меню, три панели инструментов
(две вверху и одна внизу), полосы прокрутки,
линейки и строка состояния.

Рис. 4. Общий вид окна Word

Перечислим элементы окна, специфичные
для процессора Word.

1) На горизонтальной линейке
“укреплены” треугольники. Верхний треугольник
(слева) предназначен для установки отступа в
первой (красной) строке абзаца, а пара нижних
треугольников (слева и справа), как правило,
применяются для установки отступов абзаца от
границ полей страницы (т.е. установки левой и
правой границ абзаца). Эти отступы можно
установить, передвигая треугольники вдоль
линейки методом “Drag-and-Drop”. Кроме того, с помощью
нижних треугольников можно переместить
разделители столбцов таблицы.

На линейках имеются деления, причем
светлые участки линейки — это ширина и высота
области текста на странице, а серые участки
слева, справа, сверху и снизу — это поля
страницы.

2) В левой части горизонтальной полосы
прокрутки находятся четыре кнопки выбора режима
отображения: слева направо — Обычный, Web-документ,
Разметка страницы и Структура.

3) В строке состояния находятся четыре
вспомогательных поля: ЗАП, ИСПР, ВДЛ и ЗАМ.
Для активизации поля необходимо дважды щелкнуть
на нем мышью, — надпись на поле становится
черной.

· ЗАП — на экран выдается окно
<Запись макроса>, и вы можете приступить к
визуальному созданию макроса (см. часть 2).

· ИСПР — процессор
переключается в режим записи и отображения исправлений
(см. часть 2).

· ВДЛ — указатель мыши
переключается в режим выделения.

· ЗАМ — процессор
переключается из режима вставки символов в
режим замещения (замены).

Для восстановления стандартного
состояния переключателя ИСПР, ВДЛ или ЗАМ
дважды щелкните на нем мышью.

Примечание. Для переключения между
режимом вставки и замены символов можно
использовать клавишу . По умолчанию перед началом работы
процессор Word устанавливает режим вставки.

4.2. Отображение документа на экране

Как уже говорилось ранее, текстовый
документ может иметь четыре^* основных
режима отображения на экране:

· режим Обычный;

· режим Web-документа;

· режим Разметка страницы;

· режим Структура документа.

Обычный режим устанавливается по
умолчанию.

Чтобы установить режим отображения,
необходимо воспользоваться любым из двух
способов: 1) выбрать пункт меню [Вид] и
щелкнуть мышью на одной из четырех радиокнопок: [Обычный],
[Web-документ], [Разметка страницы] или [Структура];
2) щелкнуть мышью на любой из четырех кнопок в
группе полей выбора в левой части горизонтальной
полосы прокрутки.

Как использовать режимы отображения?
Наиболее универсальным является режим
разметки страницы. В этом режиме вы видите
документ именно таким, каким он появится на
бумаге после распечатки (точнее, почти таким).
Отделку текста целесообразно вести именно в
режиме разметки страницы; более того, некоторые
элементы документа (например, колонтитулы) можно
вставлять только в этом режиме. Если ваша
работа с Word в основном заключается в отделке
текста, советуем вам “забыть” о режиме Обычный
и пользоваться только режимом Разметка
страницы.

На старых машинах работа в этом режиме
отличалась низкой производительностью, особенно
при прокрутке документа и вводе символов. На
современных ПК разница в производительности
между этими режимами практически незаметна,
однако в обычном режиме вы не видите ни
колонтитулов, ни сносок, ни номеров страниц
(границей раздела между страницами служит
пунктирная черта).

Режим структуры документа (Структура)
следует устанавливать только в одном случае: при
форматировании заголовков документа. Далее мы
покажем, что можно обойтись и без этого режима.

4.3. Основные инструментальные средства

MS Word располагает теми же
инструментальными средствами, что и остальные
приложения Microsoft Office. Главное в этих средствах:
инструментальная триада “горизонтальное меню —
панели инструментов — контекстное меню”, а
также другие элементы интерфейса, тщательно
изученные нами в статье “Графический интерфейс
пользователя”.

4.4. Ввод текста в программе Word

При вводе текста необходимо следовать
основному стандарту редактирования, описанному
нами в статье о текстовых файлах.

Принципиальное упрощение этого
стандарта, предусмотренное в Word, заключается в
том, что для перехода на новую строку вам не
нужно нажимать клавишу . Когда набираемый текст достигает
правого края абзаца, Word автоматически переходит
на новую строку. При этом, если необходимо, на
новую строку будет перенесено либо последнее
слово текущей строки, либо часть слова (если
допускается автоматический перенос — см. часть
2).

Закончив набор абзаца, нажмите
клавишу .
В текстовом процессоре Word символ, посылаемый в
текст при нажатии , служит не концом строки, а концом
абзаца.

Если вы хотите перейти на новую строку в
пределах абзаца, нажмите+.

Для переключения алфавита
(английского на русский и наоборот) можно
использовать два способа: либо нажать левые
клавиши + (или + , — в зависимости от настройки
клавиатуры в Панели управления), либо щелкнуть
левой кнопкой мыши на пометке En (Ru) на
панели задач и выбрать язык в небольшом меню.

Позиция ввода очередного символа
отмечается текстовым курсором — мерцающей
вертикальной чертой. Конец набранного текста
(жирная горизонтальная черта) появляется в обычном
режиме отображения и в режиме структуры
документа.

Позиция текстового курсора называется
также точкой вставки (insertion point). Эта точка
определяет позицию документа, в которой
появляются:

· копируемый (перемещаемый)
фрагмент документа;

· содержимое буфера обмена при
выполнении команды [Правка-Вставить] или один
из фрагментов буфера обмена Office после щелчка на
одном из значков панели “Буфер обмена”;

· таблица, создаваемая в документе
по команде [Таблица-Добавить Таблица];

· вставляемые графические
объекты и объекты OLE.

Структурный элемент документа, в котором
находится текстовый курсор, называется текущим
(current) — текущее слово, текущий абзац, текущая
страница и т.д.

В отличие от многих текстовых
редакторов Word позволяет выдавать на экран
изображения непечатаемых символов (пробела,
маркера конца абзаца, маркера конца ячейки,
символа Tab). Пробел отображается небольшой черной
точкой, маркер конца абзаца — символом ¶, маркер
конца ячейки таблицы — символом ¤, знак
табуляции — символом и.

При отделке текста эти символы
помогают управлять размещением абзацев,
переносами, форматированием ячеек таблиц и т.д. В
панели инструментов “Стандартная” имеется
переключатель ¶, с помощью которого можно
включить или выключить показ на экране всех
непечатаемых символов. Рекомендуется отключать
отображение непечатаемых символов перед печатью
документа, перед составлением оглавления и
указателей (иначе вы можете забыть о
существовании на страницах каких-либо
“паразитных” текстов).

Примечание. Переключатель ¶
соответствует флажку Все на вкладке [Сервис-Параметры…/Вид].
Если вы не видите на экране знака табуляции,
установите флажок Знаки табуляции на вкладке
Вид окна команды [Сервис-Параметры…].

5. Стили оформления

Мы рассматриваем два типа стилей
оформления:

· стиль абзаца, представляющий
собой следующую совокупность параметров
форматирования: все характеристики шрифта, все
характеристики абзаца, табуляцию, границы и
заливку, язык, вид рамки, нумерацию (если данный
абзац станет элементом списка-перечисления (см.
часть 2));

· стиль символов,
представляющий собой следующую совокупность
параметров форматирования: все характеристики
шрифта, границы и заливку, язык.

В процессоре MS Word аппарат стилей
играет очень важную роль:

— во-первых, вы можете создать
необходимые вам стили абзаца и (или) символов и
при необходимости применять их к тексту (т.е.
должным образом форматировать его) одним щелчком
мыши (или нажатием кнопки, или сочетания клавиш).
Например, можно создать стили рисунка, номера
рисунка и т.п. Это значительно упрощает работу;

— во-вторых, встроенные стили Нижний колонтитул, Верхний колонтитул,
Номер страницы, Текст сноски вообще
избавляют вас от необходимости заботиться о
форматировании этих элементов документа;

— в-третьих, встроенные стили Заголовок 1, Заголовок 2 и т.д.
позволяют вам автоматически составить
оглавление документа (без этих стилей Word не смог
бы отличить обыкновенный абзац от заголовка).

Любой стиль вы можете изменить по
своему усмотрению.

Список имеющихся стилей оформления
можно выдать на экран двумя способами: либо
щелкнув на кнопке раскрывающегося списка в левой
части панели “Форматирование” (рис. 4 на с. 14),
либо выбрав команду [Формат-Стиль…]. В этом
списке названия стилей абзаца помечены символом
“¶”, а названия стилей символов — буквой а.

В новейших версиях Word пометки
отсутствуют, а работа со стилями ведется с
помощью команд [Формат-Стили и
форматирование…] и [Сервис-Шаблоны и
надстройки].

Подробно работа со стилями описана в
части 2.

6. Восстановление текстов

В ряде случаев текстовый документ, на
подготовку которого затрачено много сил,
невозможно открыть ни одним приложением на вашем
ПК. Причин может быть много: физический дефект в
заголовке файла, “работа” вируса,
несовместимость двух приложений (того, в котором
создавался документ, и того, в котором его нужно
открыть) и т.д. В этом случае при открытии файла в
списке Тип файлов: необходимо выбрать
элемент Восстановление текста из
любого файла (*.*), указать имя файла и нажать
кнопку Открыть. Файл будет открыт как двоичный,
т.е. служебная информация будет
проигнорирована, а весь обнаруженный в файле
текст будет форматирован стилем Обычный.
(Таким способом в MS Word можно открыть даже
графический файл, — правда, на экране вы увидите
просто “абракадабру”.)

Обычно в тексте, который появится на
экране, будет много изъянов (например, потеряны
некоторые буквы), однако вы добились главного —
огромные куски текстовой информации можно
привести в “божеский” вид, не набирая их заново.

7. Общие принципы подготовки
текстового документа

Авторы рукописных текстов (статей,
докладов, записок и т.п.) обычно отвергают
претензии к внешнему виду своих произведений,
ссылаясь на плохой почерк, нехватку времени и т.д.
Однако оправдать внешние погрешности
современного документа, изготовленного
инструментальными средствами текстового
процессора и отпечатанного на лазерном принтере,
гораздо труднее, — их можно объяснить либо
малограмотностью автора, либо его неуважением к
читателю. Поэтому мы сочли необходимым
подготовить минимальный комплект
рекомендаций по оформлению текстового
документа, следуя которым вы могли бы без опаски
предъявить свое произведение любому адресату:
собственному другу, издательству или канцелярии
Президента РФ.

Разумеется, этот комплект не
претендует на полноту и строгость: с одной
стороны, это не курс делопроизводства (например,
правильно составить докладную министру — это
целая наука); с другой стороны, это не курс
верстки (верстальщик и технический редактор —
это самостоятельные и уважаемые профессии).

7.1. Как выбирать шрифты документа

Сотни шрифтов “TrueType”, которыми обычно
располагают владельцы компьютера, не должны
вызывать особых эмоций у пользователей.

Дело в том, что при создании более или
менее стандартного текстового документа —
статьи, реферата, книги (особенно гуманитарной) —
достаточно использовать не более двух-трех
шрифтов, иначе текст получится слишком пестрым и
плохо читаемым.

Книжный текст набирают обычно шрифтом
кегля 10–12 (пунктов), в документах меньшего
масштаба и более узкого применения (рефератах,
пояснительных записках, рукописях статей)
уместно использовать более крупный кегль — 11–14.

Примечание. До того как статья
появилась в печати, ее текст принято называть рукописью,
даже если он напечатан на лазерном принтере,
скажем, шрифтом “Times New Roman” (наиболее
распространенный ныне шрифт).

Моноширинные шрифты (типа Courier) используют только для
выделения фрагментов информации специального
характера, — например, исходных текстов
программ, простых формул, каких-то стандартных
фраз (вроде “Курить запрещается”) и т.п. Правда,
некоторые организации в России до сих пор
требуют представления документов в шрифте Courier, имитирующем шрифт пишущей
машинки.

Не следует злоупотреблять выделениями
в текстовых документах — шрифтом или
начертанием. Слишком много выделений придает
документу либо неряшливый, либо слишком
эмоциональный характер. Если вы хотите выделить
слово или словосочетание в книжке
образовательного или научного жанра, лучше всего
использовать курсив (например, алгоритм), а в
художественных произведениях, публицистике и
т.п. более уместны полужирный шрифт или
разрядка. Впрочем, из этих рекомендаций возможны
многочисленные исключения.

Вместе с тем существуют области
профессиональных и любительских занятий, в
которых широко применяются как “экзотические”,
декоративные шрифты (изготовление рекламы,
поздравлений, календарей и т.п.), так и
профессиональные шрифты — для географов,
астрономов, геологов, шахматистов, музыкантов и
т.д.

Примечание. Помните, что каждый
шрифт, как и программа, — промышленный продукт и
защищается законодательством. Изготовление
шрифта — это не забава, а сфера деятельности
некоторых коммерческих фирм, которая служит им
источником существования.

Наконец, следует иметь в виду, что в
документ текстового процессора часто включают
текстовые фрагменты, изготовленные средствами
других приложений (OLE-серверов, графических
редакторов и т.п.). Например, с помощью OLE-серверов
Microsoft WordArt и Microsoft Equation вы можете включать в
документ художественные надписи, выполненные по
своему произволу, сложные математические
уравнения, химические формулы и т.д. Точно так же
средствами современных графических редакторов
вы можете изготовить тексты самой причудливой
формы.

7.2. Прописные и строчные буквы

Как ни странно, даже образованные люди
иногда путают строчные, прописные и “заглавные”
буквы. Напомним, что в слове “Радуга” буква Р — прописная,
а остальные буквы — строчные. Иногда
прописные буквы называют заглавными. Хотя
нормами русского языка не предусмотрено особо
строгих правил употребления строчных и
прописных букв, пользователи часто
перестраховываются, набирая прописные символы
где надо и где не надо. Между тем следует иметь в
виду, что даже такие сочетания, как “президент
РФ” или “московский мэр”, в обычном тексте
пишутся со строчной буквы. Прописные буквы
употребляются в основном:

— в начале предложения и в
аббревиатурах (МВД, ОБСЕ, SQL и т.п.);

— для обозначения имен собственных
— физических лиц, организаций, планет и т.п., —
например, Московский университет, Луна и др.);

— в письмах и обращениях (г-н
Президент);

— в заголовках разделов, крупных глав
и т.д.;

— чтобы подчеркнуть масштаб понятия
(Сеть, Великая Депрессия, Вселенная) или в
качестве стилистического приема, для придания
эмоционального оттенка тексту (пиетет, ирония и
т.п.), например: рука Мастера.

Написание “Вы” не только уместно, но и
обязательно в письмах и обращениях, но в обычном
тексте, обращаясь, скажем, к читателю, следует
писать только “вы” (например, “чтобы
создать выноску, вам необходимо…”).

Такие сочетания, как “Московский
Институт Повышения Квалификации Работников
Образования”, нельзя не признать малограмотными
(интонация неуместного пиетета или, наоборот,
литературной иронии), и уж совсем недопустимо
составлять из прописных букв в обычном тексте
название рядового произведения (“КУРС
КОМПЬЮТЕРНОЙ ТЕХНОЛОГИИ”, все примеры — из
подлинных текстов).

7.3. Служебные знаки

Под служебными знаками мы понимаем
всевозможные знаки препинания и пунктуации:
кавычки, скобки, точку, запятую, двоеточие, дефис
и т.д.

Если служебный знак (например, кавычки)
является первым в слове или завершает
предложение (например, точка), между этим знаком и
первой буквой слова (последней буквой
предложения) никогда не набирайте пробел.
Запятая или точка, оторвавшиеся от слова
(набранные через пробел), делают текст
неряшливым. Примеры недопустимых текстов: фирма
“ Тюльпан”, Солнце взошло из-за тучи ., Ветер ,
поднявшийся в горах, и т.п.

Не путайте дефис (минус, -) и длинное
и короткое тире (—, –). Дефис чаще всего
применяется в сложных словах (вроде MS-DOS,
контр-адмирал, научно-технический), а тире — это
знак пунктуации. Дефис имеется на клавиатуре, а
тире набирают обычно нажатием клавиш + + “серый минус”. Короткое тире ( + “серый минус”,
“серый минус” означает правую клавиатуру)
применяют и для обозначения знака
арифметической операции “минус”.

Если предложение заканчивается двоеточием,
то следующее предложение должно, как правило,
начинаться со строчной буквы. Прописная
буква после двоеточия производит неприятное
впечатление (за редким исключением, когда это
оправдано специфическим характером текста).

Кавычки. Большинство шрифтов TrueType
содержит пять кодов, пять вариантов кавычек:
прямые кавычки (34,»), открывающие и закрывающие
кавычки (147 и 148, “”), угловые кавычки (171 и 187, «»). В
литературном тексте всегда предпочтительнее
употребление парных (угловых) кавычек
(например, «Тюльпан» или, в крайнем случае,
“Тюльпан”), однако помните, что в формальных
языках, которыми широко пользуются в
компьютерных технологиях (в командах программ,
макросах, при записи формул в Excel, в запросах Access и
Интернет), применяются исключительно прямые
кавычки (иногда апострофы), например: «Наберите
код клиента». Обычно на одной из вкладок окна
команды [Сервис-Параметры…] или в окне
команды [Сервис-Автозамена…] (на вкладке Автоформат)
можно установить автоматическую замену прямых
кавычек на парные, однако при необходимости вы
можете пользоваться известным вам клавиатурным
способом ввода нужных кавычек: + <код>.

Скобки. На клавиатуре имеются
четыре пары скобок: круглые (()), квадратные ([]),
фигурные ({}) и угловые (<>). Пользуйтесь ими по
своему усмотрению.

Особые требования при верстке
документа. Возможности использования
процессора MS Word для верстки оригинал-макета
печатного издания рассмотрены в части 2 статьи.
Например, при верстке часто используется вставка
специальных символов (команда [Вставка-Символ…])
— неразрывного пробела, длинного тире, знаков
©,®,™ и т.д.

Коротко о главном в части 1

1. Текстовый документ может содержать
информацию любой природы: текст, графические
объекты, звук, анимированные изображения,
видеоклипы (фильмы). Текстовые документы
создаются средствами текстовых процессоров типа
MS Word, “Лексикон”, WordPerfect и др.

2. Основные задачи и возможности
текстового процессора: форматирование символов
с применением “типографских” шрифтов TrueType, с
возможностью присваивать выделенной
последовательности символов произвольные начертания
(обычный, полужирный, курсив, полужирный курсив) и
возможностью подчеркивать символы,
преобразовывать их в ^{верхние} и _нижние
индексы, в капитель; изменять расстояние между
символами с учетом их рисунка (кернинг), набирать
сжатый текст или текст разрядкой, смещать
символы относительно центра строки;
форматирование абзацев с установкой границ
абзаца на странице (между полями), установкой
отступа или выступа в первой (красной) строке,
установкой междустрочного интервала, c
выравниванием текста в границах абзаца и т.д.;
форматирование страниц с вставкой
колонтитулов и сносок; автоматизированное
составление указателей, — в первую очередь
предметного указателя и оглавления документа;
вставка в документ и обработка графических объектов
(фотографий, рисунков, диаграмм, рисованных
элементов и др.); вставка в документ и обработка таблиц;
создание многоколоночных документов (в том числе
в “газетном стиле”); проверка правописания и
автоматический перенос слов с учетом языка
документа или его фрагментов; декоративные
функции: обрамление объектов документа (абзацев,
страниц, ячеек таблиц, графики) различными типами
рамок и заливка рамок — цветом, оттенком серого,
узором; создание художественных надписей, буквиц
и т.п.; вставка в документы объектов, созданных в
других приложениях; выполнение требований,
предъявляемых к оригинал-макету документа, —
например, устранение “висячих строк”, запрет
отрывать заголовок от следующего абзаца и др.;
создание перекрестных ссылок и гиперссылок;
регистрация исправлений, сравнение версий
документа, рецензирование; механизмы оптимизации
работы над документом (автотекст, автозамена) и
т.д.; печать документов в двух ориентациях
(книжной и альбомной); размещение нескольких
страниц на одном листе; печать конвертов и
почтовых наклеек и др.

3. Основные понятия текстового
процессора: структура страницы; символы, слова,
строки, предложения; абзац; язык текстового
документа; графические объекты; таблицы; поля;
формы; структура документа.

4. Приложение Windows MS Word располагает
стандартным графическим интерфейсом
пользователя: горизонтальное, нисходящее и
контекстное меню, панели инструментов, механизмы
настройки программы и отображения документа на
экране.

5. Основные средства текстового
процессора: способы отображения документа на
экране (как в целом, так и отображение
непечатаемых элементов документа); принципы
ввода текста; выделение фрагментов текста и
графических объектов; работа с буферами обмена;
принципы форматирования; способы создания
колонок в текстовом документе; cортировка данных
в текстовом документе (документ как простая база
данных); шаблоны документов; стили оформления;
отмена команд; печать документов и многое другое.

6. Предполагается, что документ, подготовленный
средствами текстового процесса, может
представлять собой законченное литературное
произведение, которое может выступать в роли
полиграфического продукта. Поэтому в данной
статье рассмотрены основные требования,
предъявляемые к документу нормами русского
языка, и требования к потребительским качествам
документа как полиграфического продукта.

* В новых версиях Word имеется еще Режим чтения.

Источник

О возможностях текстового редактора Word

Что в имени тебе моем?

Программа Word и ее бесплатные аналоги

Разные версии программы Word и пакета Microsoft Office

О возможностях пакета Microsoft Office

Как правильно: текстовый редактор или текстовый процессор

Слово «Ворд» в русском языке

Получайте новые статьи по компьютерной грамотности на ваш почтовый ящик:

Назначение текстового процессора MS Word

Особенности версий MS Word 2007 и выше в сравнении с предыдущими версиями программы

Рекламный блок

Информационный блок

Создание документа

Открытие документа

Сохранение документа

Чтение документов

Регистрация изменений

Печать документа

Более сложные действия

Совместный доступ к документам через Интернет

Создание комментариев в браузере

Редактирование в браузере

Совместная работа над документом

Добавление колонтитулов

Добавление номеров страниц

Поиск и замена текста

Печать в Word в Интернете

Выбор шаблона

Открытие документа

Сохранение документа

Чтение документов

Регистрация изменений

Печать документа

Более сложные действия

В этой статье

Что такое Word?

Поиск и применение шаблона

Создание нового документа

Открытие документа

Сохранение документа

Чтение документов

Отслеживание изменений и вставка примечаний

Печать документа

Часть 1. Основные понятия и функции текстового процессора

1. Редакторы текстов и документов

2. Основные задачи текстового процессора

3. Основные понятия текстового процессора

4. Окно процессора Word

5. Стили оформления

6. Восстановление текстов

7. Общие принципы подготовки текстового документа

Коротко о главном в части 1

Часть 1. Основные понятия и функции
текстового процессора

2. Основные задачи текстового
процессора

3. Основные понятия текстового
процессора

7. Общие принципы подготовки
текстового документа