Текстового процессора ms word для редактирования текста

Microsoft Word– один
из самых популярных текстовых редакторов.
Редактор обладает большими и постоянно
растущими возможностями по обработке
и оформлению текстов, со средним набором
типов шрифтов, их размеров, возможностью
расширения и с использованием графической
информации. С помощью этого редактора
можно быстро и с высоким качеством
подготовить любой документ – от простой
записки до оригинал – макета сложного
издания.

Редактор разработан
фирмой Microsoft и полностью использует
преимущества пользовательского
интерфейса ОС Windows. Существует множество
версий данного редактора (MS Word 2000, MS Word
2002, MS Word 2003). Каждая новая версия является
дальнейшим развитием предыдущей и
сохраняет преемственность. Поэтому
использование при работе новых версий
MS Word обычно не вызывает у пользователей
особых затруднений.

Любой текст,
набранный в MS Word, называется документом.
Каждый документ получает свое имя.
Большие возможности MS Word имеет при
работе со шрифтами. Возможно изменение
начертания, размера, цвета и стиля
шрифтов. Разнообразие шрифтов позволяет
создавать документы разного типа:
визитки, письма, брошюры, документацию,
приглашения, объявления, вывески, книги
и т.д. Доступна настройка всех параметров
абзаца (отступ, межстрочный шаг,
выравнивание).

MS Word позволяет
создавать таблицы в тексте, которые
можно видоизменять, а также проводить
различные операции с ячейками таблицы.
MS Word поддерживает работу с графикой.
Под графикой подразумеваются рисованные
картинки, фотографии, а также фигуры,
создаваемые вручную. Имеется возможность
разработки высокохудожественных
надписей. Любой графический объект
настраивается (яркость, контрастность,
размер, цвет, положение и др.).

Использование MS
Word позволяет выполнять многие операции
верстки, свойственные профессиональным
издательским системам, и готовить
полноценные оригинал – макеты для
последующего тиражирования в типографии.
Имеется система готовых шаблонов и
стилей оформления, функции автотекста
и автокоррекции, форматная кисть,
пользовательские панели инструментов,
макроязык и др.

MS Word позволяет
реализовать возможности новейших
технологий связывания и встраивания
объектов, которые дают возможность
включать в документы текстовые фрагменты,
таблицы, иллюстрации, подготовленные
в других приложениях ОС Windows. Встроенные
объекты можно редактировать средствами
этих приложений.

Встроенный редактор
формул
позволяет осуществлять запись
математических формул. Кроме всего
перечисленного в MS Word имеется множество
дополнительных функций, ускоряющих и
облегчающих работу с текстами:

  • изменение масштаба
    просмотра документа;

  • создание колонтитулов
    и автоматическая нумерация страниц;

  • создание границ
    вокруг текста и страниц;

  • разработка своего
    стиля и использование его в дальнейшем
    для быстрого форматирования текста;

  • работа с макросами;

  • поддержка нескольких
    окон;

  • удобная справочная
    система;

  • проверка орфографии,
    грамматики и синтаксиса, поддержка
    нескольких словарей для проверки
    правильности написания;

  • проверка
    правописания, подбор синонимов и
    автоматический перенос слов;

  • настройка панелей
    инструментов (добавление и удаление
    кнопок и команд);

  • возможность
    предварительного просмотра документа
    перед печатью;

  • настройка параметров
    страницы и поддержка нестандартных
    форматов бумаги;

  • вставка в текст
    специальных символов.

Редактор MS Word
обладает отдельными недостатками.
Имеются некоторые сложности с
преобразованием файлов при переводе
текстов, подготовленных с помощью более
ранней версии в более позднюю и наоборот.

При подготовке
крупных блоков сравнительно однородной
текстовой информации (статьи, брошюры
гуманитарной тематики) пользователю
вполне достаточно применять основной
набор операций (ввод, модификация текста,
работа с фрагментами, поиск и замена).
Эти операции быстрее выполняют более
простые текстовые редакторы. Подготовленный
в этих редакторах текстовый файл легко
преобразуется в файл формата MS Word, а
затем средствами этого редактора
доводится до нужного вида, что может
существенно экономить время.

Другим недостатком
редактора является трудоемкость при
вводе сложных математических выражений
и формул.

Кроме того, он не
предназначен для изготовления
полиграфической продукции особо сложной
структуры (атласы, альбомы, обложки), а
также для редактирования высококачественных
иллюстраций.

В зависимости от
потребностей пользователя можно выбрать
различные варианты этого редактора:
минимальный, выборочный, стандартный,
полный.

Р

Рис. 4.3.

ассмотрим возможности
данного редактора на примере MS Word 2000,ярлык которого представлен
на рисунке 4.3.

При работе в MS Word
используется левая кнопка мыши, правая
– в основном для вызова контекстного
меню с дополнительными функциями.
Большинство функций можно вызвать также
с помощью специальных комбинаций
«горячих» клавиш. Это позволяет экономить
время, а работа с программой становится
более эффективной. Все перемещения по
столу мыши на экране повторяет курсор
(указатель). Основная его форма – стрелка.
В тексте курсор имеет форму вертикальной
черты. Любая команда задается нажатием
на кнопку. Кнопка имеет два состояния:
включенное и выключенное. Под «нажатием»
подразумевается наведение указателя
на кнопку и одинарный щелчок левой
кнопкой мыши.

Главное окно MS
Word можно разделить на пять областей
(рис. 4.4):

  • строка
    заголовка;

  • строка
    меню;

  • панели
    инструментов;

  • рабочая
    область;

  • строка
    состояния.

Строка заголовкапомимо собственно заголовка содержит
пиктограмму системного меню и кнопки
управления окном.

Строка менюсодержит команды основного меню. Все
команды являются иерархическими. При
выборе одной из таких команд на экране
появляется ее ниспадающее меню (рис.
4.5).

Панели инструментов
удобное средство для быстрого
выполнения команд и процедур. Для работы
с панелями инструментов необходима
мышь или аналогичное устройство
позиционирования. Для того, чтобы
выполнить команду или процедуру,
представленную на панели инструментов
соответствующей кнопкой, достаточно
нажать мышью эту кнопку. Панели
инструментов доступны в любой момент,
поскольку они располагаются поверх
окон документа.

Под
строкой меню располагаются панели
инструментов:СтандартнаяиФорматирование(рис. 4.6). Помимо этих
двух панелей имеется большое число
других панелей, показанных в таблице
4.1.

Таблица
4.1.

Панель
инструментов

Состав,
назначение

Примечание

Стандартная

Элементы управления файловыми
операциями, редактированием, экранным
отображением

Устанавливается по умолчанию

Форматирование

Элементы управления форматированием
документа

Устанавливается по умолчанию

Visual Basic

Доступ к средствам создания и
редактирования макросов и Web –
сценариев

Макросы служат для автоматизации
типовых операций. Web – сценарии
обеспечивают динамичный характер
просмотра Web – страниц

Web

Элементы управления для навигации
в Web – структурах

В качестве Web – структур могут
выступать World Wide Web, корпоративные
сети Intranet

Web – компоненты

Комплект компонентов для создания
элементов управления Web – страницей

Применяются для создания обратной
связи с потребителем документа
(опросные листы, анкеты, бланки
заказов, заявок и др.)

Word – Art

Элементы управления для создания
художественных заголовков

Устанавливается по умолчанию

Автотекст

Средство быстрого доступа к настройке
функции автотекста

Одновременно предоставляет быстрый
доступ к средствам настройки функций
автозамены и автоформата

База данных

Элементы управления, характерные
для работы с базами данных

В качестве базы данных могут
выступать как таблицы MS Access, так и
собственные таблицы
MS
Word

Буфер обмена

Средство управления буфером обмена

Буфер обмена в отличие от стандартного
буфера обмена ОС Windows может содержать
до 12 объектов

Настройка изображения

Элементы управления для основных
функций настройки растровых изображений

Позволяют настраивать яркость,
контрастность, размер, рамку, режимы
обтекания текстом и прочие параметры
выделенного растрового объекта

Рамки

Элементы управления для создания
фреймов

MS Word 2000 поддерживает
два типа фреймов: фреймы в электронных
документах и фреймы в печатных
документах

Рецензирование

Элементы управления для редактирования
и комментирования документов

Измененные данные сохраняются в
документе на правах новых версий.
Автор текста может просмотреть
предлагаемые изменения, после чего
принять их или отвергнуть

Рисование

Элементы управления и инструменты
для выполнения простейших графических
работ

Графические объекты, создаваемые
инструментами данной панели, имеют
характер векторных объектов

Таблицы и границы

Элементы управления для создания
таблиц

Предоставляет средства для сортировки
данных и проведения итоговых расчетов
в таблицах

Формы

Элементы управления для разработки
стандартных форм

Позволяют создавать три типа форм:
Web – формы, формы MS Word, печатные формы

Элементы управления

Компоненты ActiveX для создания
элементов управления Web – страниц и
Web – форм

Средства панели инструментов
позволяют использовать около 150
готовых компонентов и установку
дополнительных компонентов ActiveX

Строка состояния
расположена в нижней части главного
окна. В левой части строки состояния
отображается информация о текущем
документе (в соответствии с таблицей
4.2) и индикаторы режима работы.

Включение/выключение
режимов работы осуществляется
соответствующими командами (табл. 4.2).

Таблица 4.2.

Индикатор

Значение

Стр. 5

Порядковый номер видимой
в окне страницы документа

Разд 1

Номер раздела, в котором
находится видимая страница

6/32

Номер видимой страницы/
общее число страниц в документе

На 19,1см

Расстояние от курсора
ввода до верхнего края страницы

Ст 27

Номер строки, в которой находится
курсор

Кол 1

Номер позиции курсора в строке

ЗАП

Индикатор режима записи макрокоманды

ИСПР

Индикатор режима редакторской
правки

ВДЛ

Индикатор режима расширения
маркировки

ЗАМ

Индикатор режима замены

УКРАИНСКИЙ

Индикатор языка

Рабочая область является
основной для работы с документом, в
которой могут быть одновременно открыты
окна для нескольких документов.

Линейкипозволяют визуально оценить текущее
положения курсора в тексте. Однако в MS
Word линейки выполняют дополнительные
функции. Горизонтальная линейка позволяет
визуально изменять:

  • отступы
    абзацев;

  • поля
    на странице;

  • ширину
    колонок и столбцов таблиц;

  • позиции
    табуляции.

При перемещении
курсора маркеры отступов и позиции
табуляции на горизонтальной линейке
отражают установки для того абзаца, в
котором находится курсор. Вертикальная
линейка отображается вдоль левого поля
страницы. С ее помощью можно быстро
регулировать верхние и нижние поля
страницы, а также высоту строк в таблице.
Можно по своему усмотрению отображать
линейки на экране или удалить их,
освободив тем самым больше места для
документа.

Режимы просмотра
документов

В левой части
горизонтальной полосы прокрутки
располагаются кнопки режима просмотра
(рис. 4.7). MS Word поддерживает несколько
режимов представления документов.

Вобычном режимепредставляется
только содержательная часть документа
без реквизитных элементов оформления,
относящихся не к тексту, а

к печатным страницам
(колонтитулы, колонцифры, подстраничные
сноски и т. п.). Этот режим удобен на
ранних этапах разработки документа
(ввод текста, редактирование,
рецензирование), а также во всех случаях,
когда содержательная часть документа
имеет более важное значение, чем внешнее
представление. В этом режиме операции
с объемными документами проходят
быстрее, что важно при работе на
малопроизводительных компьютерах.

В режиме Web –
документа
экранное представление не
совпадает с печатным. Это отображение
характерно для электронных публикаций
в World Wide Web. Понятие печатной страницы
для электронных документов не имеет
смысла, поэтому назначенные параметры
страницы не учитываются, а форматирование
документа на экране является относительным.

В режиме разметкиэкранное представление документа
полностью соответствует печатному,
вплоть до назначенных параметров
печатной страницы. Этот режим удобен
для большинства работ, связанных с
форматированием текста, предназначенным
для печати.

В режиме структурыдокумент отображается с утрированным
выделением его структуры. Режим полезен
в тех случаях, когда разработку документа
начинают с создания плана содержания.
При его включении на панели инструментов
автоматически открывается вспомогательная
панельСтруктура, элементы управления
которой позволяют править структуру
документа.

Выбор одного из
четырех вышеуказанных режимов
представления документа выполняют с
помощью командных кнопок, расположенных
в левом нижнем углу окна приложения,
или командами меню Вид.

Через меню Виддоступно также специальное представление
(пятый режим)Схема документа, при
котором окно приложения имеет две
рабочие панели. На левой панели
представляется структура документа, а
на правой – сам документ. Этот режим,
сочетающий достоинства режимов разметки
и структуры, полезен при навигации по
объемному документу.

Через меню Файл
доступны еще два режима представления
документа, используемые для предварительного
просмотра. Для электронных документов
используют команду ФайлПредварительный просмотрWeb –
страницы
, а для печатных документов
ФайлПредварительныйпросмотр. В первом случае созданный
документ отображается как Web – страница
в окне браузера, зарегистрированного
ОС в качестве принятого по умолчанию.

Впроцессе работы можно изменятьмасштаб
изображения
: увеличить изображение
до 200% – для детальной работы или уменьшить
– для просмотра общего вида страницы.
Кроме этого любой из перечисленных выше
режимов можно отобразитьВо весь экран(команда из менюВид), что позволяет
опытному пользователю максимально
использовать экранную область.

Контекстное менюпозволяет выполнять многие из команд,
не обращаясь к строке меню, что ускоряет
выполнение типовых операций.

Вызов контекстного
меню осуществляется нажатием правой
кнопкой мыши в окне документа или
клавишами Shift+F10на клавиатуре.
Содержание меню определяется характером
работы в MS Word. Например, если нажать
правую кнопку мыши в тот момент, когда
указатель расположен в пределах текста
на экране появится контекстное меню
(рис. 4.8).

Создание документа

Основные этапы
создания документа показаны на рисунке
4.9.

В текстовом
процессоре Word 2000 принято использовать
два метода создания нового документа:
на основе готового шаблона или на основе
существующего документа. Второй метод
проще, но первый методически более
корректен.

При создании
документа на основе существующего
документа открывают готовый документ
ФайлОткрыть, сохраняют его
под новым именемФайлСохранитькак, затем выделяют в нем все
содержимоеПравкаВыделитьвсеи удаляют его нажатием клавишиDELETE, после чего получают пустой
документ, имеющий собственное имя и
сохраняющий все настройки, ранее принятые
для исходного документа.

Создание документа
на основе готового шаблона выполняется
следующим образом. Командой ФайлСоздатьоткрывают диалоговое окноСозданиефайла, включают
переключательСоздать документи
выбирают шаблон (рис. 4.10). Если никаких
предпочтений нет, следует выбрать шаблонНовый документна вкладкеОбщие.

Созданный
документ приобретает имяДокумент1,
принятое по умолчанию. Его целесообразно
сразу же сохранить под «правильным»
именем, выбрав для него соответствующую
папку и дав командуФайлСохранитькак. Диалоговое окноСохранениедокумента(рис. 4.11) в текстовом
процессоре MS Word 2000 предполагает сохранение
не только в папкуМои документы, но
и в другие папки.

В левой части окна
Сохранениеимеется пять кнопок,
позволяющих быстро выбрать локацию
сохраняемого файла.

Журнал
логическая папка. Если нужно сохранить
документ в одну из папок, которой
пользовались в последнее время, это
удобное средство доступа.

Мои
документы
– традиционная папка для
хранения авторских документов в ОС
Windows.

Рабочий
стол
– не слишком удобное место для
хранения документов. Однако, если
документ будет использоваться очень
часто и всегда должен быть «на виду»,
его можно сохранить здесь.

Избранное
особая логическая папка пользователя,
предназначенная для хранения ярлыков
Web – страниц. Ее нецелесообразно
использовать для сохранения текстовых
документов.

Web – папки
особые папки, хранящиеся в Web – структурах,
например, в World Wide Web или в корпоративной
сети Intranet. В общем случае при использовании
Web – папок сохранение документа происходит
не на локальном компьютере, а на удаленном
Web – сервере.

При необходимости
сохранить документ в произвольную
папку, не представленную в данном списке,
следует выполнить навигацию по файловой
структуре с использованием раскрывающей
кнопки на правом краю поля Папка.

Специальные
средства ввода текста

Остановимся на
особенностях текстового процессора MS
Word 2000, позволяющих автоматизировать
ввод текста.

Все операции ввода,
редактирования и форматирования текста
протоколируются текстовым процессором,
и потому необходимое количество последних
действий можно отменить. Последнее
действие отменяют комбинацией клавиш
CTRL+Z. Эта команда имеет кумулятивный
эффект: серия команд отменяет серию
последних действий. Другие аналогичные
средства – команда:ПравкаОтменитьдействиеи кнопкаОтменить действиена панели инструментовСтандартная.
Длинные последовательности действий
можно отменять также с помощью списка
действий (кнопка, раскрывающая список,
присоединена к кнопкеОтменить
действие
).

После отмены ряда
действий существует возможность
вернуться к состоянию, предшествовавшему
отмене. Для этого служит команда ПравкаВернуть действиеили кнопкаВернуть действиена панели инструментовСтандартная.

Буфер обмена.При компиляции документа путем
использования фрагментов текста, взятых
из разных первоисточников, удобно
пользоваться буфером обмена. Необходимые
элементы управления находятся на панели
инструментов Буфер обмена (ВидПанелиинструментовБуферобмена).

Панель
инструментовБуфер обмена(рис.
4.12) имеет три ряда по четыре ячейки для
хранения данных (очередной ряд открывается
только при заполнении предыдущего). О
содержании конкретной ячейки можно
судить по всплывающей подсказке,
отображаемой при наведении указателя
мыши на ячейку. При переполнении буфера
обмена ячейки сдвигаются вниз, очередной
элемент поступает в последнюю ячейку,
содержимое первой ячейки теряется.

Копилка представляет
собой средство множественной вырезки
и вставки. Фрагмент документа может
быть помещен в копилку не иначе, как
вырезанием. В копилку можно поместить
отдельные фрагменты текста, графики,
таблицы и другие объекты из различных
мест документа. Объекты, помещенные в
копилку, хранятся там в порядке
поступления. Элементы отделены друг от
друга символами абзаца. Чтобы поместить
текст или рисунок в копилку их выделяют,
а затем нажимают клавишиCTRL+F3.

Содержимое копилки
можно вставить в требуемое место
документа как единое целое. В дальнейшем
можно изменить в документе порядок
следования элементов копилки.

Вставка содержимого
копилки в документ может осуществляться
с сохранением содержимого копилки или
с её очисткой, если необходимость в ее
содержимом отсутствует.

Для вставки
содержимого копилки с ее одновременной
очисткой используют клавиши CTRL+SHIFT+F3.

Для вставки
содержимого копилки без ее очистки, в
меню Вставкавыбирают командуАвтотекст, а затем — командуАвтотекст, затем в полеИмя элементавыбераютКопилкаи нажимают кнопкуВставить.

Для просмотра
содержимого копилки выберают команду
Автотекств менюВставка, а затем
— командуАвтотекст, после чего из
списка элементов автотекста выбераютКопилка. Содержимое копилки появится
в полеОбразец.

Автотекст
это режим автоматического ввода
фрагментов текста. Он представлен двумя
функциями: автозавершением и собственно
автотекстом. Их принцип действия состоит
в следующем.

Текстовый
редактор хранит словарь автотекста,
состоящий из слов и фраз, встречающихся
в документах достаточно часто. При вводе
первых четырех символов словарного
элемента на экране появляется всплывающая
подсказка с полным текстом слова или
фразы (рис. 4.13). Если этот вариант подходит
пользователю, он завершает ввод всего
фрагмента нажатием клавишиENTER.Однако пользователь может самостоятельно
выбрать необходимый элемент текста из
списка с иерархической структурой.
Список элементов автотекста открывается
с помощью панели инструментовАвтотекст(ВидПанели инструментов –
Автотекст,
рис. 4.14).

Настройку
словаря автотекста выполняют в диалоговом
окнеАвтозамена(Сервис – Автозамена
– Автотекст)
. Простейший способ
наполнения словаря новым содержанием
– выделить текст на экране, щелкнуть
на кнопкеАвтотекстна панели
инструментовАвтотекст,и в открывшемся
диалоговом окне использовать кнопкуДобавить.

Использование
средства автозамены при вводе.

Последние версии
текстового процессора MS Word позволяют
эффективно сократить объем вводимого
текста за счет использования средства
Автозамена. Оно позволяет заменить
ввод длинных последовательностей
символов произвольным сочетанием других
символов. Например, если в тексте часто
встречается словосочетание «диалоговое
окно», его можно заменить коротким
сочетанием «.до». Точка перед
символами позволяет отличать их от
двухбуквенных предлогов или союзов.

Настройку средства
Автозаменавыполняют в диалоговом
окнеСервисАвтозамена. Для
этого надо установить флажокЗаменять
при вводе
, ввести заменяемую комбинацию
в полеЗаменить, а замещающую
комбинацию – в полеНа, после чего
пополнить список автозамены щелчком
на кнопкеДобавить (рис. 4.15).

Ввод специальных
и произвольных символов
. При вводе
текста часто существует необходимость
ввода специальных символов, не имеющих
соответствующей клавиши в стандартной
раскладке клавиатуры, а также символов,
раскладка для которых неизвестна.
Средством для ввода специальных и
произвольных символов, а также для
закрепления их за избранными клавишами
является диалоговое окноСимвол(ВставкаСимвол). Данное окно
имеет две вкладки:СимволыиСпециальные символы.

На вкладке
Специальные символыприсутствует
список специальных символов, таких как
«длинное» («полиграфическое») тире,
«копирайт», «торговая марка» и других.
Для вставки такого символа достаточно
щелкнуть на кнопкеВставить.

Вместе
с тем, для большинства специальных
символов существуют клавиатурные
комбинации, приведенные в списке. В том
же окне имеются кнопкиАвтозаменаиКлавиша, позволяющие либо выполнять
ввод специальных символов обычными
символами и автоматически производить
замену, либо закрепить специальный
символ за избранной комбинацией клавиш.

На вкладке Символыпредставлены элементы управления для
ввода произвольных символов (рис. 4.16).
Центральное положение в окне занимает
таблица символов текущего набора.

Выбор шрифта
выполняют в раскрывающемся списке
Шрифт. Если шрифт относится к
категории универсальных шрифтовUNICODE,
то для него имеется и возможность выбора
символьного набора в соответствующем
раскрывающемся спискеНабор.

Если символ надо
вставить только один раз, достаточно
щелкнуть на командной кнопке Вставить.
Если предполагается многократное
использование данного символа, за ним
можно закрепить постоянную комбинацию
клавиш (кнопкаКлавиша) или создать
элемент для спискаАвтозаменас
помощью одноименной кнопки.

Специальные
средства редактирования текста

Режимы вставки
и замены символов.
Текстовый процессор
предоставляет возможность выбора между
двумя режимами редактирования текста:
вставки и замены. В режиме вставки
вводимый текст «раздвигает» существующий
текст. В режиме замены новые символы
замещают символы предшествующего
текста, находившиеся в точке ввода.
Режим вставки применяют при разработке
основных содержательных блоков текстовых
документов, а режим замены – при
редактировании стандартных форм и
элементов (колонтитулов, реквизитных
элементов в письмах, служебных записках,
бланках).

Текущий режим
правки текста индицируется на экране
индикатором Замена. В режиме замены
включен индикаторЗАМв строке
состояния окна программы. Двойной щелчок
на этом индикаторе позволяет переключать
режимы. Настройка режима правки
выполняется на вкладкеПравкадиалогового окнаПараметры(Сервис
– Параметры – Правка).

Использование
Тезауруса.Тезаурус представляет
собой словарь смысловых синонимов. При
подготовке технической документации
особую роль играют смысловые синонимы
к используемым глаголам. Для выделенного
слова тезаурус удобно вызывать через
пунктСинонимыконтекстного меню.
Однако этот прием используют не для
всех слов (преимущественно, для глаголов
в неопределенной форме). Общий прием
вызова тезауруса состоит в использовании
команды строки менюСервис – Язык –
Тезаурус
.

Окно Тезаурусимеет две панели (рис. 4.17). Его особенность
состоит в том, что поиск синонима является
двухуровневым. Заменяющий синоним можно
выбирать как на левой панели, так и на
правой. Замена производится щелчком на
командной кнопкеЗаменить. Кроме
синонимов в некоторых случаях тезаурус
позволяет находить антонимы слов и
связанные (как правило, однокоренные)
слова.

Средства
автоматизации проверки правописания.
Средства автоматизации проверки
правописания включают средства проверки
орфографии и грамматики. Текстовый
процессор позволяет реализовать два
режима проверки правописания –
автоматический и командный.

Для работы в
автоматическом режиме надо установить
флажки Автоматически проверять
орфографию и Автоматически проверять
грамматику
на вкладкеПравописаниедиалогового окнаПараметры(Сервис
– Параметры – Правописание
). В
автоматическом режиме слова, содержащие
орфографические ошибки, подчеркиваются
красным цветом, а выражения, содержащие
грамматические ошибки, – зеленым. Для
того, чтобы узнать характер ошибки, надо
щелкнуть правой кнопкой мыши на помеченном
фрагменте. В зависимости от характера
ошибки контекстное меню содержит пунктОрфографияилиГрамматика. С их
помощью открывается диалоговое окно,
в котором имеются элементы управления
для получения более точной справки о
характере ошибки, а так же предложенные
варианты исправления предполагаемой
ошибки.

Встроенное
автоматическое средство проверки
правописания является, по существу,
экспертной системой и допускает
настройку. Так, например, если рекомендации
экспертной системы неточны или
неприемлемы, от них можно отказаться
командой Пропустить.

Встроенный словарь
системы проверки правописания не
подлежит правке. Все дополнения и
изменения вносятся в специальный
подключаемый пользовательский словарь.
Каждый пользователь может создать
несколько специализированных
пользовательских словарей, ориентированных
на различные области знаний (право,
экономика, финансы, вычислительная
техника и др.). Подключение нужного
словаря для работы с конкретным документом
выполняется выбором словарного файла
в раскрывающемся списке Вспомогательные
словари
на вкладкеСервис – Параметры
– Правописание
. Постепенно наполняясь
конкретным содержанием, вспомогательные
словари пользователя становятся мощным
средством повышения производительности
его труда.

Средства
рецензирования текста

Под рецензированием
можно понимать два процесса: редактирование
текста с регистрацией изменений и
комментирование текста. В отличие от
обычного редактирования при рецензировании
текст документа изменяется не окончательно.
Новый вариант и старый «сосуществуют»
в рамках одного документа на правах
различных версий.

Основным средством
рецензирования является панель
Рецензирование(Вид – Панелиуправления – Рецензирование). На
ней представлены четыре группы элементов
управления (рис. 4.18), предназначенных
для:

  • создания, просмотра
    и удаления примечаний;

  • регистрации,
    просмотра, принятия и отмены изменений;

  • выбора
    цвета выделения примечаний;

  • сохранения версий
    документа.

Для создания
примечания служит кнопка Добавить
примечание
. При ее использовании
последнее слово текста выделяется
заданным цветом. Открывается дополнительная
панель для ввода текста примечания.
Когда примечание создано, его можно
просмотреть в форме всплывающей
подсказки, если навести указатель мыши
на выделенное слово. Вместе с текстом
примечания отображаются сведения о
том, кто его внес.

Для регистрации
изменений в тексте служит кнопка
Исправления. Все редактирование
текста в режиме регистрации исправлений
считается неавторским и выделяется
особым методом (метод выделения можно
задать на вкладкеИсправлениядиалогового окнаСервис – Параметры).
Прочие элементы управления данной
панели позволяют выполнять переходы
между исправлениями, принимать или
отвергать их.

Если документ
проходит многоступенчатое редактирование,
часто возникает необходимость хранить
его промежуточные версии. MS Word 2000
позволяет хранить несколько версий
документа в одном файле. Это удобное
средство отличается тем, что при
сохранении нескольких версий (в отличие
от нескольких копий) эффективно
используется рабочее место на диске.
При сохранении очередной версии не
происходит повторного сохранения всего
документа – сохраняются только отличия
текущей версии от предшествующей. Для
сохранения текущей версии используют
соответствующую кнопку панели
Рецензирование, а для загрузки одной
из промежуточных версий – командуФайлВерсии.

Форматирование
текста

Форматирование
текста осуществляется средствами меню
Форматили панели Форматирование.
Основные приемы форматирования включают:

  • выбор и изменение
    гарнитуры шрифта;

  • управление размером
    шрифта;

  • управление
    начертанием и цветом шрифта;

  • управление методом
    выравнивания;

  • создание
    маркированных и нумерованных списков
    (в том числе многоуровневых);

  • управление
    параметрами абзаца.

Настройка шрифта.Выбор гарнитуры шрифта действует на
выделенный текстовый фрагмент. Если ни
один фрагмент не выделен, он действует
на весь вводимый текст до очередной
смены гарнитуры.

Особенность
текстовых процессоров MS Word состоит в
том, что они ориентированы на работу с
многоязычными шрифтовыми наборами.
Выбор других шрифтовых наборов действует
только до ближайшего переключения
раскладки клавиатуры с основной
(английской) на дополнительную (русскую,
украинскую), после чего происходит
неконтролируемый автоматический возврат
к использованию одного из шрифтов
UNICODE.

Настройку
шрифта выполняют в диалоговом окне
Шрифт (Формат – Шрифт), которое имеет
три вкладки:Шрифт, Интервал и Анимация(рис. 4.19).

На вкладке Шрифтвыбирают:

  • гарнитуру
    шрифта;

  • его
    размер (измеряется в пунктах);

  • вариант
    начертания;

  • цвет
    символов;

  • наличие
    подчеркивания;

  • характер
    видоизменения.

При
выборе гарнитуры шрифта следует иметь
в виду, что существует две категории
шрифтов: с засечками и без засечек
(рубленые). Характерными представителями
первой категории являются шрифты
семейства Times,
а второй – шрифты семейства Arial.
Шрифты, имеющие засечки, легче читаются
в больших текстовых блоках – их
рекомендуется применять для оформления
основного текста.

Шрифты, не имеющие
засечек, рекомендуется использовать
для заголовков в технических текстах,
а также для оформления дополнительных
материалов (врезок, примечаний и прочего).

Большинство
гарнитур шрифтов являются пропорциональными.
Это означает, что ширина отдельных
символов и расстояние между соседними
символами не являются постоянными
величинами и динамически меняются так,
чтобы сопряжение символов было наиболее
благоприятным для чтения.

Особую группу
представляют так называемые моноширинные
шрифты. В них каждый символ вместе с
окаймляющими его интервалами имеет
строго определенную ширину.

Такие шрифты
применяют в тех случаях, когда надо
имитировать шрифт пишущей машинки, а
также при вводе текстов, представляющих
листинги программ. Характерными
представителями таких шрифтов являются
шрифты семейства Courier.

При выборе размера
шрифта руководствуются назначением
документа, а также вертикальным размером
печатного листа. Для документов, имеющих
формат типовой книжной страницы, обычно
применяют шрифт размером 10 пунктов
(один пункт равен 1/72 дюйма). Для документов,
готовящихся для печати на стандартных
листах формата А4 (210х297 мм), выбирают
размер 12 пунктов. При подготовке
документов, предназначенных для передачи
средствами факсимильной связи, применяют
увеличенный размер – 14 пунктов и т.д.

Интервал задается
путем выбора одного из трех значений
(Обычный, Разреженный, Уплотненный) на
вкладке Формат – Шрифт – Интервал.

Эффекты анимации
используют очень редко и только при
подготовке электронных документов,
распространяемых в формате текстового
процессора. Настройка метода
выравнивания.
MS Word поддерживают четыре
вида выравнивания:

  • по
    левому краю;

  • по
    центру;

  • по
    правому краю;

  • по
    ширине.

Выбор вида
выравнивания выполняют соответствующими
кнопками панели инструментов Форматирование
или из раскрывающегося списка Формат
– Абзац – Отступы и интервалы –
Выравнивание
(рис. 4.20).

Настройка
параметров абзаца.
Кроме режима
выравнивания настраиваются следующие
параметры абзаца:

  • величина отступа
    слева (от левого поля);

  • величина отступа
    справа (от правого поля);

  • величина отступа
    первой строки абзаца («красная строка»);

  • величина интервала
    перед абзацем и после него.

Для печатных
документов величину отступа для основного
текста, как правило, не задают (необходимое
положение текста определяется шириной
полей). Для Web – страниц величина абзацного
отступа имеет большое значение. Это
один из весьма немногих параметров
форматирования, допускаемых для Web –
документов, поэтому его используют
очень широко.

Обычная практика
назначения формата состоит в том, что
для документов простой структуры
(художественных) используют отступ
первой строки (это особенно важно для
текстов на русском и немецком языках),
а для документов сложной структуры
(технических) и документов на английском
языке используют интервалы между
абзацами. Промежуточное положение
занимают документы, относящиеся к
естественнонаучным и гуманитарным
дисциплинам.

Средства создания
маркированных и нумерованных списков.
Специальное оформление маркированных
и нумерованных списков редко применяют
в художественных документах и персональной
переписке, но в служебных документах
и, особенно, в Web – документах оно
используется достаточно широко. В Web –
документах оформление маркированных
списков особо усиливают за счет применения
специальных графических маркеров, стиль
которых должен тематически сочетаться
с содержанием и оформлением документов.

Для
создания нумерованных и маркированных
списков нужно сначала выполнить
настройку, затем вход в список и, наконец,
выход из него. Настройку выполняют в
диалоговом окнеСписок, открываемом
командойФормат – Список. Данное
окно имеет три вкладки:Маркированный
список, Нумерованный список и Многоуровневый
список
(рис. 4.21) В качестве элементов
управления здесь представлены образцы
оформления списков. Для выбора нужного
достаточно щелкнуть на избранном
образце.

Для создания списка
по команде служат кнопки НумерацияиМаркеры, представленные на панелиФорматирование. Как маркированный,
так и нумерованный список легко превратить
в многоуровневый. Для перехода на новые
(или возврата на предшествующие уровни)
служат кнопкиУвеличить отступ и
Уменьшить отступ
на панелиФорматирование.

Для списков с очень
глубоким вложением уровней (более трех)
можно настроить стиль оформления каждого
из уровней. Для этого служит командная
кнопка Изменитьна вкладкеМногоуровневыйдиалогового окнаСписок.

Характерной
особенностью процессора MS Word 2000, связанной
с его ориентацией на создание Web –
документов, является возможность
использования графических маркеров.
Для выбора графических маркеров служит
командная кнопка Рисунокна вкладкеМаркированныйдиалогового окнаСписок. Она открывает диалоговое
окноРисованный маркер, в котором
можно выбрать желаемый маркер, в том
числе и анимированный (на вкладкеФильмы).

Работа со стилями

Абзац – прстейший
элемент оформления любого документа.
Каждый заголовок документа тоже
рассматривается как отдельный абзац.
В меню Формат – Абзацимеется немало
различных элементов управления для
настройки каждого абзаца отдельно путем
использования стилей.

Стиль
оформления

– это именованная совокупность настроек
параметров шрифта, абзаца, языка и
некоторых элементов оформления абзацев
(линий и рамок). Благодаря использованию
стилей обеспечивается простота
форматирования абзацев и заголовков
текста, а также единство их оформления
в рамках всего документа.

Особенностью
текстовых процессоров MS Word является
то, что они поддерживают два типа стилей:
стили абзаца и знаковые стили (стили
символов). С помощью стилей абзаца
выполняют форматирование абзацев, а с
помощью знаковых стилей можно изменять
оформление выделенных фрагментов текста
внутри абзаца. Наличие двух типов стилей
позволяет реализовать довольно сложные
приемы форматирования.

Настройка стиля.Настройку стиля (рис. 4.22) выполняют в
диалоговом окнеСтиль (Формат – Стиль).Настраиваемый стиль выбирают в спискеСтили(при этом на панеляхАбзациЗнакиотображаются образцы
применения данного стиля).

Для
изменения стиля служит командная кнопкаИзменить, открывающая диалоговое
окноИзменение стиля. Каждый из
компонентов стиля настраивается в
отдельном диалоговом окне. Выбор
компонента выполняют в меню, открываемом
с помощью кнопкиФормат.

При проведении
настройки стиля важно правильно выбрать
исходный стиль. Он должен быть как можно
ближе к желаемому, чтобы минимизировать
количество необходимых настроек.

Создание стиля.
Для создания стиля служит командная
кнопкаСоздатьв диалоговом окнеСтили и форматирование(ФорматСтили и форматирование).

В окне Создание
стиля
следует:

  • ввести
    название нового стиля в поле Имя;

  • выбрать
    тип стиля (стиль абзаца или знаковый
    стиль);

  • выбрать
    стиль, на котором основан новый стиль;

  • указать
    стиль следующего абзаца;

  • приступить
    к настройке элементов стиля щелчком
    на кнопке Формат.

Важной чертой
программы является принцип наследования
стилей. Он состоит в том, что любой стиль
может быть основан на каком – то из
существующих. Это позволяет, во – первых,
сократить до минимума настройку стиля,
сосредоточившись только на его отличиях
от базового, а во – вторых, обеспечить
принцип единства оформления всего
документа в целом.

Шаблоны

Совокупность
стилевых настроек сохраняется вместе
с готовым документом. Эти настройки
можно использовать для подготовки новых
документов, используя технологию работы
с шаблонами. По своей сути, шаблоны –
это заготовки будущих документов. Пример
шаблона для письма показан на рисунке
4.23.

Шаблоны
поставляются вместе с текстовым
процессором и устанавливаются на
компьютере вместе с ним. От обычных
документов шаблоны отличаются тем, что
в них приняты специальные меры, исключающие
возможность их повреждения. Открывая
шаблон, создают новый документ путем
внесения изменения в содержание шаблона.
При сохранении записывается созданный
документ, а шаблон, использованный в
качестве его основы, остается в неизменном
виде и пригоден для дальнейшего
использования.

Использование
шаблона для создания документа
. По
командеФайлСоздатьоткрывается
диалоговое окноСоздание документа,
в котором можно выбрать шаблон, на базе
которого документ будет разрабатываться.
В этом случае документ сразу получает
несколько готовых стилей оформления,
содержавшихся в шаблоне.

Идея полного обзора функциональности MS Word появилась во время разговора с Евгенией Крюковой, в ходе которого обнаружилась странная ситуация. Мы выяснили, что ежедневно работаем с Word’ом, но едва ли используем даже 10 % возможностей этой программы. Вам знакома эта проблема? Тогда гайд исправит ситуацию: поможет эффективнее использовать MS Word, экономить время и усилия с помощью малоизвестных функций и трюков.

С MS Word и не такие трюки по плечу

Зачем знать все функции MS Word

Все возможности текстового редактора Microsoft знать и использовать необязательно. Вы можете успешно решать рабочие задачи, изредка переключаясь между вкладками «Главная» и «Вставка». Но вы будете работать еще эффективнее, если вооружитесь даже несколькими трюками из этого обзора.

Вот простой пример, знакомый вебмастерам. Некоторые специалисты перед переносом текста из документа Word в редактор CMS копируют контент в «Блокнот». Это очищает текст от форматирования Word, которое может конфликтовать с шаблонными форматами «движка». Так вот, «Блокнот» вам не нужен. Чтобы решить проблему, достаточно выделить текст в Word и нажать кнопку «Удалить все форматирование».

Форматирование можно удалить без «Блокнота»

Обратите внимание, обзор написан для версии Word’а 2013 года. Актуальной стабильной версией программы является MS Word 2016, выпущенная в сентябре 2015 года. Однако эта версия программы пока не стала основной. Убедиться в этом можно, ознакомившись с результатами опроса участников группы «Контент-маркетинг».

Без претензии на репрезентативность: версия 2013 года самая популярная

Как создать и сохранить документ MS Word

Чтобы создать документ, откройте рабочую папку. Нажмите правую кнопку мыши и выберите опцию «Создать — Microsoft Word Document».

Создаем документ MS Word в папке

Чтобы легко находить документ, назовите его.

Называем документ сразу после создания

Также вы можете запустить MS Word через меню «Пуск». Обратите внимание на иллюстрацию.

Запускаем Word через меню «Пуск»

При запуске через меню пуск вы создали новый документ с названием по умолчанию. Назовите его и сохраните в выбранную папку, чтобы не потерять. Для этого нажмите на значок «Сохранить» или воспользуйтесь комбинацией клавиш Shift+F12.

Сохраняем документ в рабочую папку

Нажмите кнопку «Компьютер», чтобы сохранить документ на компьютере. Также вы можете поместить его на облачный диск OneDrive.

Выбираем место сохранения документа

Назовите документ и сохраните его в выбранную папку.

Называем и сохраняем документ. Теперь он не потеряется

Вы создали и сохранили документ. Приступайте к работе.

Как использовать возможности вкладки «Главная»

Инструменты на панели управления MS Word объединяются с помощью тематических вкладок. Такой тип интерфейса называется лентой. По умолчанию открывается основной набор инструментов, выделенный на вкладке «Главная».

Вкладка «Главная» на панели инструментов MS Word

Ниже описаны задачи, которые можно решать с помощью инструментов вкладки «Главная».

Блок инструментов «Буфер обмена»

Вы можете копировать, вырезать и вставлять контент. Чтобы воспользоваться опциями «Вырезать» и «Копировать», выделите нужный фрагмент текста.

Вырезаем, копируем и вставляем текст

Обратите внимание на варианты вставки. Вы можете сохранить исходное форматирование, объединить форматы или сохранить текст без форматирования. Также вы можете воспользоваться специальными режимами вставки.

Выбираем режим вставки

Зачем нужна специальная вставка? Например, представьте, что вам необходимо работать с текстом, скопированным из другого документа или с сайта. Исходное форматирование может не совпадать с форматированием вашего документа.

Форматирование не совпадает

Эта проблема решается с помощью специальной вставки. Воспользуйтесь соответствующим меню. В открывшемся окне выберите вариант «Неформатированный текст».

Выбираем опцию «Неформатированный текст»

Теперь вам будет удобнее форматировать скопированный контент.

Скопированный контент удобно форматировать

С помощью меню «Буфер обмена» вы можете выбрать скопированный ранее контент и вставить его в документ. Чтобы открыть буфер обмена, нажмите на отмеченную на иллюстрации стрелку. Выберите нужный элемент. С помощью выпадающего меню выберите опцию «Вставить». Также вы можете удалить скопированный элемент из буфера.

Пользуемся буфером обмена

Вы можете настраивать параметры вставки по умолчанию. Для этого воспользуйтесь меню «Вставить – Вставка по умолчанию».

Настраиваем параметры вставки по умолчанию

Укажите подходящие настройки и сохраните изменения. Обратите внимание на параметры вставки в другой документ. Большинство пользователей может заменить дефолтное значение «Сохранять исходное форматирование» на «Сохранить только текст».

Настраиваем параметры вставки по умолчанию

Блок инструментов «Шрифт»

Чтобы изменить шрифт по умолчанию, воспользуйтесь отмеченным на иллюстрации выпадающим меню. Обратите внимание, чтобы изменить существующий текст, фрагмент необходимо выделить перед выбором шрифта.

Меняем шрифт

С помощью соответствующего меню вы можете выбрать подходящий размер шрифта. Обратите внимание на возможность увеличить или уменьшить шрифт выделенного фрагмента. Отметьте текст и воспользуйтесь кнопками, отмеченными на иллюстрации.

Меняем размер шрифта

Выбрать подходящий регистр можно с помощью соответствующего меню. Выделите нужный фрагмент текста, воспользуйтесь отмеченной на иллюстрации кнопкой и выберите нужный вариант.

Меняем регистр

Вы можете выделить фрагмент текста полужирным, курсивом или подчеркиванием. Для этого выделите контент и воспользуйтесь отмеченными кнопками. С помощью выпадающего меню вы можете выбрать способ подчеркивания текста.

Выделяем текст полужирным, курсивом или подчеркиванием

Чтобы зачеркнуть фрагмент текста, выделите его и воспользуйтесь соответствующей кнопкой.

Зачеркиваем фрагмент текста

С помощью кнопок X2 и X2 можно добавить подстрочный и надстрочный текст.

Добавляем подстрочный и надстрочный текст

С помощью отмеченных кнопок можно изменить цвет, выделить текст маркером или применить к нему эффекты.

Выделяем текст с помощью цвета, маркера или эффектов

Обратите внимание на возможность настройки расширенных параметров шрифта. Чтобы войти в меню, нажмите отмеченную на иллюстрации кнопку.

Входим в меню настроек расширенных параметров шрифта

На вкладке «Шрифт» укажите подходящие параметры основного текста и заголовков. С помощью кнопки «По умолчанию» вы можете вернуть дефолтные настройки, а с помощью кнопки «Текстовые эффекты» выбрать дополнительные эффекты.

Блок инструментов «Абзац»

Чтобы создать маркированный, нумерованный или многоуровневый список, воспользуйтесь показанными на иллюстрации выпадающими меню.

Создаем списки

Чтобы создать маркированный или нумерованный список, установите курсор на новую строку и нажмите на соответствующую кнопку. С помощью выпадающего меню выберите подходящий знак маркера.

Выбираем знак маркера

С помощью меню «Определить новый маркер» вы можете использовать дополнительные знаки.

Маркер может выглядеть по-разному

Чтобы создать многоуровневый список, в соответствующем выпадающем меню выберите опцию «Изменить уровень списка».

Выбираем нужный уровень списка

Выбрать подходящий стиль списка можно в библиотеке. А меню «Определить новый многоуровневый список» и «Определить новый стиль списка» помогут вам создать собственный шаблон списка.

Выбираем готовый или создаем новый шаблон

Вы можете выбрать подходящий способ выравнивания текста с помощью соответствующего меню. Чтобы обеспечить читабельность текста, используйте выравнивание по левому краю.

Выравниваем текст

При необходимости измените междустрочный интервал. В большинстве случаев вам подойдет стандартный интервал 1,15. Если вы готовите документ для детей или пожилых людей, увеличьте интервал до 1,5 или 2,0. Дальнейшее увеличение интервала снизит читабельность текста.

В большинстве случаев используйте стандартный интервал. Для детей его можно увеличить

С помощью заливки можно выделить фрагмент текста цветом. Например, вы можете выделить абзац или ячейку таблицы. Чтобы добавить фон, выделите фрагмент текста и выберите с помощью выпадающего меню «Заливка» подходящий цвет.

Выбираем цвет фона

С помощью меню «Границы» можно управлять границами ячеек в таблицах. Выделите интересующие вас ячейки. С помощью выпадающего меню выберите подходящее действие.

Управляем границами ячеек в таблице

Блок инструментов «Стили»

С помощью меню «Стили» выберите подходящий стиль оформления текста. Если хотите применить его к существующему контенту, выделите соответствующий фрагмент и определите стиль. Чтобы использовать стиль для создаваемого контента, установите курсор на чистую строку и выберите подходящий вариант оформления. Например, вы можете использовать соответствующий стиль для заголовков.

Используем стиль «Заголовок 1»

Блок инструментов «Редактирование»

С помощью меню «Найти» вы можете быстро искать интересующий вас контент. Обратите внимание на доступ с помощью выпадающего меню к расширенным настройкам поиска.

Ищем потерявшийся контент

Функцию «Заменить» удобно использовать во время редактирования текста. Например, можно автоматически заменить в тексте слово «копирайт» на «копирайтинг». Для этого воспользуйтесь меню «Заменить», укажите нужные слова в полях «Найти» и «Заменить на».

Указываем нужные значения

Нажмите кнопку «Заменить все». После обработки запроса программа сообщит число выполненных замен.

Автоматически заменили четыре слова

Используйте функцию «Выделить» для быстрого выделения контента. Например, вы можете в два клика выделить весь текст, выбрать произвольные объекты или выделить фрагменты с одинаковым форматированием.

Быстро выделяем весь текст

С помощью функции «Свернуть ленту» вы можете спрятать инструменты управления программой. На панели останутся только вкладки.

Сворачиваем ленту

Чтобы вернуть инструменты на панель, раскройте любую вкладку и воспользуйтесь опцией «Закрепить ленту».

Закрепляем ленту

Как использовать возможности вкладки «Вставка»

На вкладке «Вставка» находятся инструменты, с помощью которых можно вставлять различные объекты в документ MS Word.

Блок инструментов «Страницы»

В меню «Титульная страница» можно выбрать шаблон титульной страницы для документа.

При необходимости добавляем к документу титульную страницу

С помощью функций «Пустая страница» и «Разрыв страницы» можно создать пустую страницу или перейти к новой странице. Например, если вам необходимо вставить пустую страницу между абзацами, установите между ними курсор и воспользуйтесь функцией «Пустая страница».

Создаем пустую страницу

Блок инструментов «Таблицы»

С помощью выпадающего меню «Таблица» вы можете вставить или нарисовать в документе таблицу. Это можно сделать несколькими способами.

Чтобы быстро добавить таблицу, воспользуйтесь графическим инструментом. Выделите с помощью курсора мыши необходимое количество ячеек в таблице. После этого установите курсор на выделенную область и нажмите левую кнопку мыши.

Создаем таблицу с помощью графического меню

Функция «Вставить таблицу» позволяет указать вручную число строк и столбцов. Также вы можете выбрать способ определения ширины столбцов.

Указываем количество столбцов и строк вручную

Функция «Нарисовать таблицу» позволяет выполнить соответствующее действие. Используйте ее для создания нестандартные таблиц. Например, вы можете нарисовать таблицу с разным числом ячеек в строках.

Рисуем таблицу

Чтобы определить свойства нарисованной таблицы, воспользуйтесь соответствующим меню.

Определяем свойства таблицы

С помощью меню «Таблицы Excel» можно вставить в документ MS Word таблицы из MS Excel. В меню «Экспресс-таблицы» вы найдете шаблоны таблиц.

Пользуемся шаблонами таблиц

Блок инструментов «Иллюстрации»

С помощью функции «Рисунки» вы можете вставить в документ изображение с жесткого диска компьютера. Меню «Изображения из интернета» позволяет найти подходящие фото в Сети.

Ищем фотографии в интернете

В результатах поиска приоритет отдается фото, распространяемым по лицензии Creative Commons.

Функция «Фигуры» поможет добавить в документ шаблонную фигуру, например, сердечко, звездочку или стрелку. Чтобы воспользоваться инструментом, с помощью выпадающего меню откройте каталог и выберите подходящую фигуру.

Выбираем подходящую фигуру

С помощью курсора мыши определите размер и расположение фигуры в документе.

Выбираем расположение и размер фигуры

Оформите фигуру с помощью функций «Заливка», «Контур», «Эффекты».

Выбираем цвет заливки

Функция SmartArt позволяет вставить в документ графические объекты. С помощью выпадающего меню выберите тип и подходящий рисунок.

Выбираем тип объекта SmartArt

Установите курсор на элементы рисунка и добавьте текст.

Добавляем текст

Обратите внимание на возможность менять цвет объектов SmartArt.

Меняем цвет объектов

С помощью меню «Диаграмма» в документ можно добавить диаграммы. Обратите внимание на возможность выбора типа графика.

Выбираем тип диаграммы

Вставьте необходимые значения в таблицу данных.

Редактируем таблицу данных

С помощью меню «Снимок» вы можете сделать снимок области экрана и вставить его в документ. Для этого с помощью выпадающего меню выберите опцию «Вырезка экрана», а с помощью курсора мыши выберите область, которую хотите снять.

Быстро вставляем в документ снимок экрана

Блок инструментов «Надстройки»

В надстройках вы найдете магазин приложений Office. В нем есть платные и бесплатные инструменты для решения специальных задач. Чтобы выбрать подходящее приложение, нажмите на кнопку «Магазин» и воспользуйтесь поиском. Также вы можете просматривать инструменты по категориям.

Ищем приложения в магазине

Например, с помощью приложения MailChimp for MS Word вы можете создавать Email-кампании прямо в документе. Чтобы воспользоваться приложением, нажмите кнопку «Доверять». Возможности инструмента станут доступными после авторизации.

Авторизуемся в приложении MailChimp for MS Word

В меню «Мои приложения» отображается список установленных приложений. Вы можете удалить неиспользуемые и добавить новые инструменты.

Просматриваем установленные приложения

Функция «Википедия» позволяет искать информацию на соответствующем ресурсе непосредственно из документа MS Word. Также вы можете быстро вставить изображения из «Википедии» в документ.

Чтобы воспользоваться инструментом, нажмите отмеченную на иллюстрации кнопку и выделите слово или термин, значение которого хотите найти. Для работы инструмента необходим доступ к интернету.

Ищем определение в «Википедии»

Чтобы вставить изображение, нажмите на знак «плюс», отмеченный на иллюстрации.

Вставляем в документ изображение

Также можно вставить в документ текстовую цитату из «Википедии». Для этого выделите нужный фрагмент и нажмите знак «плюс».

Выделяем текст и вставляем в документ Word

Инструменты мультимедиа

С помощью инструмента «Видео из интернета» вы можете вставить в документ соответствующие объекты. Чтобы воспользоваться функцией, нажмите кнопку «Видео из интернета», найдите видео с помощью поиска на YouTube или в Bing, выделите и вставьте объект.

Вставляем видео в документ

Теперь видео можно просмотреть в документе MS Word. Для этого понадобится доступ к интернету.

В Word'е можно смотреть видео

Функция «Ссылки»

С помощью выпадающего меню «Ссылки» можно вставлять в документ гиперссылки, закладки и перекрестные ссылки. Чтобы вставить гиперссылку, скопируйте URL веб-страницы в буфер обмена. Затем выделите фрагмент текста, который станет анкором ссылки.

Копируем URL и выделяем анкор

В выпадающем меню «Ссылки» выберите опцию «Гиперссылка». Вставьте скопированный URL и нажмите кнопку «ОК».

Вставляем URL и сохраняем ссылку

Функция «Закладка» позволяет быстро переходить к отмеченным разделам текста. Чтобы добавить закладку, выделите нужный фрагмент текста, а в выпадающем меню «Ссылки» выберите опцию «Закладки». Назовите закладку и нажмите «Добавить».

Добавляем закладку

Чтобы быстро перейти к заложенному контенту, выберите меню «Закладка», выберите нужную закладку и нажмите «Перейти».

Переходим к закладке

Функция «Примечание»

Функцию «Примечания» удобно использовать при групповой работе с документом. Чтобы добавить к тексту примечание, выделите фрагмент текста и нажмите отмеченную кнопку.

Добавляем примечание

Чтобы изменить, удалить или пометить примечание готовым, установите на него курсор и откройте контекстное меню с помощью правой кнопки мыши. Выберите необходимую опцию.

Помечаем, изменяем или удаляем примечание

Блок инструментов «Колонтитулы»

С помощью инструментов группы «Колонтитулы» можно добавить на страницы верхние и нижние колонтитулы, а также пронумеровать страницы документа.

Чтобы добавить верхний колонтитул, воспользуйтесь соответствующим меню. Выберите шаблон колонтитула.

Выбираем шаблон колонтитула

Введите текст. Для сохранения изменений закройте окно колонтитулов.

Вводим текст и сохраняем изменения

Чтобы удалить или изменить колонтитул, воспользуйтесь соответствующими опциями в меню «Верхний колонтитул».

Изменяем или удаляем колонтитул

Аналогичным способом можно работать с нижним колонтитулом.

С помощью функции «Номер страницы» можно пронумеровать страницы документа. Для этого с помощью выпадающего меню выберите расположение и шаблон нумерации.

Нумеруем страницы

Блок инструментов «Текст»

С помощью функции «Текстовое поле» можно выделить фрагмент текста в документе. Используйте его, если нужно оформить врезку, цитату, определение. Чтобы воспользоваться инструментом, с помощью выпадающего меню выберите шаблон текстового поля.

Выбираем шаблон текстового поля

Добавьте текст и сохраните изменения.

Добавляем текст

Функция «Просмотреть экспресс-блоки» позволяет вставить автотекст, свойства документа или поле. Например, вы можете вставить дату публикации, название, адрес и телефон организации и другие данные.

Вставляем в документ дату публикации

С помощью меню «Добавить объект WordArt» можно добавить в документ визуально привлекательную надпись. Для этого воспользуйтесь отмеченным на иллюстрации меню. Выберите подходящий объект и добавьте текст.

Используем объект WordArt

Функция «Добавить буквицу» позволяет оформить абзацы с помощью выделяющейся заглавной буквы. Установите курсор в начале абзаца. С помощью соответствующего меню выберите расположение заглавной буквы. Обратите внимание на возможность изменять параметры буквицы. Вы можете выбрать шрифт, высоту и расстояние от текста.

Выделяем заглавную букву

Добавьте в документ строку для цифровой подписи. Для этого воспользуйтесь отмеченным на иллюстрации меню. В открывшемся окне укажите необходимую информацию и сохраните изменения.

Вставляем поле для цифровой подписи

Функция «Дата и время» поможет добавить в документ актуальную дату и время. Нажмите на соответствующую кнопку, выберите формат отображения даты и нажмите кнопку «ОК».

Функция «Объект» позволяет вставить в документ объекты или текст из файла. Чтобы вставить текст из файла, выберите соответствующую опцию в выпадающем меню. Найдите на жестком диске файл, текст которого хотите вставить в документ, и нажмите «Вставить».

Вставляем в документ объект или текст из файла

Блок инструментов «Символы»

Функция «Уравнение» поможет вставить в документ математическую формулу. С помощью выпадающего меню выберите стандартную формулу или перейдите к конструктору. Добавьте необходимые значения и сохраните изменения.

Используем конструктор формул

С помощью меню «Символ» в документ можно вставить отсутствующие на клавиатуре символы. Обратите внимание на возможность вставить дополнительные символы из диалогового окна.

Вставляем в документ специальные символы

Как использовать возможности вкладки «Дизайн»

С помощью инструментов вкладки «Дизайн» вы можете изменить оформление документа. Если хотите изменить стандартные настройки, начните с выбора темы.

Выбираем тему документа

Чтобы отменить изменения, воспользуйтесь опцией «Восстановить тему шаблона» или выберите тему «Стандартная».

В меню стили выберите подходящий по вашему мнению стиль.

Меняем стиль документа

Функция «Цвета» позволяет вручную настроить цвет шрифта основного текста, заголовков и гиперссылок. Вы можете выбрать стандартный набор цветов или указать цвета для разных элементов стиля самостоятельно.

Настраиваем цвета

С помощью меню шрифты можно быстро настроить шрифт для заголовков и основного текста. Вы можете выбрать стандартные пары или указать шрифт вручную.

Настраиваем шрифты

Меню «Интервал между абзацами» можно использовать для изменения соответствующих настроек. Есть возможность удалить интервал, выбрать стандартные или задать собственные значения.

Настраиваем интервал между абзацами

С помощью меню «Эффекты» можно выбрать дополнительные эффекты оформления. Функция «По умолчанию» будет полезна, если вы хотите применять настройки дизайна к новым документам.

Блок инструментов «Фон страницы»

Функция «Подложка» позволяет выбрать стандартную или настроить пользовательскую подложку. Чтобы задать параметры вручную, воспользуйтесь опцией «Настраиваемая подложка».

Настраиваем подложку

С помощью функции «Цвет страницы» можно изменить соответствующую настройку. Обратите внимание на опцию «Способы заливки». С ее помощью вы можете добавить на страницы текстуру, узор и рисунок.

Меняем цвет страницы

Функция «Границы страницы» позволяет добавлять на страницы границы. Используйте шаблонные или собственные настройки.

Как пользоваться возможностями вкладки «Разметка страницы»

Инструменты вкладки позволяют менять разметку страниц документа.

Блок инструментов «Параметры страницы»

Функция «Поля» позволяет выбрать стандартные или указать собственные параметры полей. Чтобы задать пользовательские значения, воспользуйтесь опцией «Настраиваемые поля».

Настраиваем поля

Функция «Ориентация» дает возможность выбрать книжную или альбомную ориентацию листов документа. С помощью меню «Размер» можно менять размеры листов. По умолчанию используется размер A4.

Меняем размер документа

В меню «Колонки» вы можете указать число колонок на листе. Функции «Разрывы» и «Номера строк» позволяют настроить разрывы страниц и добавить нумерацию строк соответственно. Меню «Расстановка переносов» дает возможность включить перенос слов со строки на строку по слогам. По умолчанию эта функция выключена. Не меняйте эту настройку без необходимости.

При необходимости включаем переносы

Блок инструментов «Абзац»

С помощью функции «Отступ» вы можете регулировать отступ от левого или правого края до абзаца. Чтобы воспользоваться функцией, установите курсор в начале выбранного абзаца и задайте значение отступа.

Уменьшаем отступ от левого края

С помощью функции «Интервал» можно изменить интервал между выбранными абзацами. Для этого установите курсор перед выбранным абзацем и установите значения.

Меняем интервал между выбранными абзацами

Блок инструментов «Упорядочение»

Функция «Положение» позволяет задать расположение объекта в тексте. Чтобы воспользоваться инструментом, выделите выбранный рисунок и воспользуйтесь выпадающим меню.

Выбираем расположение объекта

Функция «Обтекание текстом» дает возможность выбрать способ обтекания объекта текстом. Чтобы протестировать инструмент, выделите рисунок и воспользуйтесь выпадающим меню.

Выбираем способ обтекания рисунка текстом

С помощью кнопки «Область выделения» вы можете вывести в область задач список объектов. С помощью функций «Выровнять», «Группировать» и «Повернуть» можно выполнить соответствующие действия с выделенными объектами.

Как использовать возможности вкладки «Ссылки»

С помощью инструментов на вкладке «Ссылки» вы можете управлять сносками, ссылками, добавлять оглавление, предметный указатель и таблицу ссылок.

Блок инструментов «Оглавление»

Функция «Оглавление» позволяет создать в документе оглавление. Чтобы воспользоваться инструментом, с помощью выпадающего меню выберите опцию «Автособираемое оглавление». Программа включит в оглавление заголовки всех уровней. Если выбрать опцию «Ручное оглавление», придется указывать названия разделов самостоятельно.

Добавляем в документ оглавление

Функция «Добавить текст» позволяет добавить или удалить из таблицы текущий заголовок. Функция «Обновить таблицу» дает возможность включить в оглавление новые разделы.

Блок инструментов «Сноски»

С помощью меню «Вставить сноску» вы можете добавить соответствующий элемент. Выделите фрагмент текста, к которому относится сноска, и нажмите отмеченную на иллюстрации кнопку.

Вставляем сноску

С помощью функции «Вставить концевую сноску» можно добавить сноску в конец документа. Используйте выпадающее меню «Следующая сноска» и функция «Показать сноски» для быстрого перехода между сносками.

Блок инструментов «Ссылки и списки литературы»

С помощью меню «Вставить ссылку» вы можете сослаться на источник информации, например, на книгу. Установите курсор рядом с фрагментов текста, к которому относится ссылка. Нажмите соответствующую кнопку, в открывшемся окне укажите необходимую информацию и сохраните изменения.

Ссылаемся на источник

С помощью функции «Управление источниками» можно редактировать список, сортировать и удалять источники.

Редактируем список источников

Выпадающее меню «Стиль» позволяет выбрать стиль ссылок. С помощью функции «Список литературы» в документ можно вставить соответствующую информацию.

Вставляем в документ список литературы

Блок инструментов «Названия»

Функция «Вставить название» позволяет добавить название или подпись к изображениям, таблицам и формулам в документе. Чтобы воспользоваться инструментом, выделите нужный объект и нажмите отмеченную на иллюстрации кнопку. Добавьте информацию и сохраните изменения.

Добавляем подпись к изображению

С помощью функции «Список иллюстраций» вы можете добавить в документ соответствующую информацию.

Добавляем в документ список иллюстраций

С помощью меню «Перекрестная ссылка» добавьте в текст перекрестные ссылки на абзацы, рисунки и другие объекты.

Блок инструментов «Предметный указатель»

Функция «Пометить элемент» позволяет добавлять объекты в предметный указатель. Чтобы использовать инструмент, выделите объект, например, фрагмент текста или рисунок, воспользуйтесь соответствующим меню и заполните информацию.

Добавляем элемент в предметный указатель

С помощью меню «Предметный указатель» настройте отображение предметного указателя в документе.

Блок инструментов «Таблица ссылок»

С помощью функции «Пометить ссылку» можно включить соответствующий элемент в таблицу. А функция «Таблица ссылок» позволяет вставить в документ список ссылок.

Помечаем ссылки и строим таблицу

Как использовать возможности вкладки «Рассылки»

Инструменты вкладки помогут организовать физическую и электронную рассылки.

Блок инструментов «Создать»

Функция «Конверты» позволяет корректно добавить информацию на бумажные конверты. Чтобы воспользоваться инструментом, нажмите отмеченную кнопку и добавьте необходимую информацию. Теперь можете напечатать данные на конверте. Обратите внимание на поле «Подача». Здесь указан способ подачи конверта в принтер.

Печатаем информацию на конверте

Функция «Наклейки» поможет корректно напечатать информацию на наклейках для посылок, конвертов, CD.

Блоки инструментов «Начало слияния», «Составление документа и списка полей», «Просмотр результатов» и «Завершение»

Функция «Начать слияние» позволяет отправить сообщение нескольким получателям. Например, можете отправить письмо или электронное сообщение. Для этого нажмите кнопку «Начать слияние» и выберите опцию «Пошаговый мастер слияния». Следуйте подсказкам в области задач.

«Пошаговый мастер слияния» объединяет инструменты групп «Начало слияния», «Составление документа и списка полей», «Просмотр результатов» и «Завершение».

Используем «Пошаговый мастер слияния» с помощью подсказок в области задач

Выберите тип документа и нажмите «Далее».

Выбираем тип документа

Выберите основу для создания письма: текущий документ, шаблон или существующий документ. Создайте список получателей. Для этого выберите опции «Создание списка – создать» и введите данные.

Создаем список получателей

Напишите сообщение, просмотрите его и завершите работу с мастером. Теперь можете напечатать объединенный документ или отправить его в виде электронного сообщения.

Завершаем слияние

Как использовать возможности вкладки «Рецензирование»

Используйте вкладку «Рецензирование» для правок и оценки документа.

Блок инструментов «Правописание»

С помощью отмеченной на иллюстрации кнопки можете запустить штатное средство MS Word для поиска ошибок и опечаток. Обратите внимание, программа «видит» не все ошибки, а также иногда предлагает исправления там, где ошибок нет.

Проверяем правописание с помощью штатного инструмента MS Word

Функция «Определить» поможет определять значение неизвестных слов. Обратите внимание, для использования инструмента необходимо выбрать в магазине приложений словарь и установить его. Меню «Тезаурус» позволяет подобрать синонимы к выделенным словам. Функция «Статистика» показывает число слов, знаков, абзацев и строк в документе или его фрагменте.

С помощью тезауруса ищем синонимы

Блок инструментов «Язык»

Меню «Перевод» позволяет автоматически перевести выделенное слово или фразу. Выделите интересующий вас контент и воспользуйтесь отмеченной на иллюстрации кнопкой.

Автоматически переводим слово на английский язык

Функция «Язык» позволяет выбрать язык проверки правописания, а также настроить языковые параметры.

Блок инструментов «Примечание»

С помощью инструментов блока можно добавлять, просматривать, редактировать и удалять примечания. Обратите внимание, примечания можно создавать также с вкладки «Вставка».

Работаем с примечаниями

Блоки инструментов «Запись исправлений» и «Изменения»

С помощью функции «Исправления» можно отслеживать внесенные в документ изменения. Обратите внимание на меню «Область проверки». Оно позволяет выбрать способ отображения списка изменений: внизу или сбоку от документа.

Отслеживаем внесенные изменения

Инструменты блока «Изменения» позволяют принимать или отклонять изменения, а также переходить к предыдущему или следующему исправлению.

Функция «Сравнить» дает возможность сравнивать версии документов и объединять исправления нескольких пользователей. Функции «Блокировать авторов» и «Ограничить редактирование» защищают документ от нежелательных для вас действий других пользователей.

Как использовать возможности вкладки «Вид»

Инструменты вкладки «Вид» позволяют настроить отображение документа.

Блок инструментов «Режимы просмотра»

С помощью инструментов блока можно выбрать режим просмотра страницы. Например, вы можете просмотреть структуру документа.

Просматриваем структуру документа

Блок инструментов «Показ»

С помощью инструментов группы можно включить отображение линейки, сетки и области навигации. Последняя функция позволяет быстро переходить к нужному разделу документа.

Включаем отображение линейки, сетки и области навигации

Блок инструментов «Масштаб»

Функция «Масштаб» помогает выбрать произвольный масштаб отображения документа. Функция «100 %» позволяет вернуться к стандартному масштабу в один клик.

Меняем масштаб и возвращаемся к стандартному режиму

Функции «Одна страница» и «Несколько страниц» настраивают отображение на экране одной или нескольких страниц соответственно. Меню «По ширине странице» увеличивает ширину страницы до ширины окна.

Увеличиваем ширину страницы

Функция «Новое окно» открывает текущий документ в новом окне. Это удобно, если вы редактируете контент и хотите сверяться с оригиналом. Функция «Упорядочить все» объединяет несколько документов в одном окне. Функция «Разделить» необходима, чтобы в одном окне работать с разными частями документа.

С помощью функции «Рядом» вы можете расположить два документа в одном окне рядом друг с другом. Это удобно при необходимости сравнить содержание.

Сравниваем содержание документов

С помощью функции «Перейти в другое окно» можно быстро переходить в другие открытые документы.

Функция «Макросы» автоматизирует часто выполняемые задачи. Чтобы воспользоваться инструментом, необходимо создать макрос. Например, представьте, что вам часто приходится выделять фрагменты текста полужирным курсивом. Чтобы выполнять это действие автоматически, создайте макрос. Действуйте так:

  • Выделите произвольный фрагмент текста. В выпадающем меню «Макросы» выберите опцию «Запись макроса».

Создаем макрос

  • Выберите способ запуска макроса: с помощью кнопки на панели инструментов или сочетания клавиш на клавиатуре.
  • Задайте сочетание клавиш для активации макроса.

Задаем сочетание клавиш

  • Нажмите кнопку «Назначить» и выполните команды, которые необходимо включить в макрос. Для этого перейдите на вкладку «Главная», выберите выделение полужирным и курсивом.
  • Вернитесь в меню «Макросы» и остановите запись.
  • Проверьте работу макроса. Для этого выделите фрагмент текста и нажмите заданное сочетание клавиш.

Проверяем работу макроса

Дополнительные трюки для повышения эффективности работы с MS Word

Ниже вы найдете список лайфхаков, с помощью которых можно быстро решать стандартные задачи при работе с MS Word:

  • Используйте контекстное меню. Оно вызывается щелчком правой кнопки мыши.

Вызываем контекстное меню

    Чтобы выделить абзац, трижды щелкните левой кнопкой мыши по любому слову.

    Чтобы вставить на страницу текст-заполнитель, напишите следующие символы: =lorem(2,2). С помощью цифр в скобках определите количество абзацев и строк заполнителя. Если заменить «lorem» на «rand», в качестве заполнителя будет использован случайный текст.  

Вставляем текст-заполнитель

  • Чтобы быстро создать надстрочную или подстрочную надпись, выделите нужное слово и нажмите сочетание клавиш «Ctrl +» или «Ctrl Shift +» соответственно.
  • Чтобы выделить предложение, нажмите Ctrl и установите курсор на любом слове.
  • Выбирайте тип сохраняемого файла. Например, вы можете сохранить данные в формате PDF. Для этого выберите опцию «Сохранить как» и выберите нужный тип файла.

Выбираем тип файла при сохранении

  • Чтобы создать горизонтальную линию, введите три дефиса подряд и нажмите клавишу Enter.
  • Чтобы напечатать тире, воспользуйтесь сочетанием клавиш Alt + 0151.
  • Чтобы быстро переместить фрагмент текста, выделите его, нажмите F2, установите курсор на место вставки и нажмите Enter.

Нужны ли все функции Word рядовому пользователю

Наверняка нет. Для повседневной работы вы можете использовать несколько инструментов MS Word, которые знаете и к которым привыкли. А с помощью этого обзора можно расширить собственный арсенал, найти быстрый способ решения тех или иных задач. Помните, что инструменты Word организованы с помощью вкладок. В свою очередь, на вкладках инструменты группируются в блоки, позволяющие решать близкие задачи.

В комментариях поделитесь предложениями и замечаниями к обзору. Также расскажите о трюках, которые вы используете при работе с MS Word.

Как работать в Word для чайников


Автор:
Обновлено: 29.04.2018

Microsoft Word — это текстовой редактор, который может быть частью пакета Microsoft Office или программой, установленной на вашем компьютере отдельно. Программа может использоваться для записи писем и различных типов документов, которые могут включать в себя графику и изображения. В этом руководстве объясняется, как открыть Microsoft Word, запустить, создать и сохранить новый документ с использованием операционной системы Windows 7.

Не стоит бояться, что что-то может не получиться или пойти не так. Эта программа создавалась для пользователей, и она продумана до мелочей, чтобы вам было максимально удобно использовать ее. И конечно же в каждом деле главное тренировка, не бойтесь делать ошибок. Если вы случайно нажали не туда, в левом верхнем углу всегда есть изогнутая стрелка, которая позволяет отменить последнее действие. Сделать это можно также используя сочетание клавиш Ctrl и Z.

Как работать в Word для чайников

Как работать в Word для чайников

Последний совет перед началом подробных инструкций по использованию текстового редактора от Windows — не забывайте сохранять файл. Это особенно важно при работе с объемными текстами или серьезной документацией. Бывает всякое: могут отключить электричество, ноутбук может разрядиться и выключиться, да и от поломок никто не застрахован. Терять важные файлы и потом тратить часы на их восстановление — не самое приятное занятие. Все, что вам нужно — время от времени нажимать на дискету в левом верхнем углу.

Содержание

  • Как создать документ
  • Навигация по программе
  • Как выбрать (выделить) текст
  • Меняем размер и шрифт
  • Выравнивание текста
  • Как выделить текст жирным шрифтом, курсивом или подчеркиванием
  • Копируем и вставляем
  • Как создать нумерованный или маркированный список
  • Вставляем таблицу
    • Видео — Word для начинающих

Как создать документ

Программу можно найти в меню «Пуск» в разделе «Microsoft Office». Следуйте этим пошаговым инструкциям, чтобы запустить документ в Microsoft Word.

  1. Шаг 1. На рабочем столе или в меню «Пуск» откройте Microsoft Word.

    Открываем Microsoft Word

    Открываем Microsoft Word

  2. Шаг 2. Microsoft Word откроется и предложит вам выбрать шаблон документа или пустой документ.

    Выбираем шаблон

    Выбираем шаблон

  3. Шаг 3. Если вы не хотите использовать какой-либо из отображаемых шаблонов, щелкните пустой документ.

    Щелкаем пустой документ

    Щелкаем пустой документ

  4. Шаг 4. Новый пустой документ откроется для вас, чтобы начать вводить текст.

Навигация по программе

  1. Шаг 1. Мигающий курсор (указатель мыши) в документе сообщает вам, где вы печатаете. Где бы ни находился мигающий курсор, буквы, которые вы вводите, будут вставлены в эту точку. Когда вы начинаете пустой документ, мигающий курсор будет в начале вашего документа, это значит, что он готов для начала ввода.

    Мигающий курсор

    Мигающий курсор

  2. Шаг 2. По мере ввода курсор также перемещается с каждой буквой. Это показывает вам, где находится фокус для ввода.

    Где находится фокус для ввода

    Где находится фокус для ввода

  3. Шаг 3. Переместите указатель мышью туда, где вы хотите изменить или добавить текст. Щелкните мышью. Мигающий курсор будет перемещен в то место, где вы нажали, для редактирования или вставки текста.
  4. Шаг 4. Перемещаться по документу можно с помощью стрелок. Нажатие этих клавиш со стрелками перемещает мигающий курсор вверх, вниз по строкам текста, и направо/налево по одному символу.

    Перемещаться по документу можно с помощью стрелок

    Перемещаться по документу можно с помощью стрелок

Как выбрать (выделить) текст

Выбор или выделение текста позволяет вам изменять выделенный фрагмент с точки зрения стиля, шрифта и/или цвета и даже заменять слова, если это необходимо. Следуйте этим пошаговым инструкциям, чтобы выбрать текст в документе.

Шаг 1. Для выбора текста используется мышь. При перемещении указатель будет меняться.

Шаг 2. Переместите указатель на начало необходимого фрагмента. Нажмите и удерживайте левую кнопку мыши. Выполняя это, переместите указатель туда, где необходимо остановить выбор. При перемещении мыши текст будет выделяться. Когда вы закончите свой выбор, отпустите левую кнопку мыши.

Выделение текста с помощью мыши

Выделение текста с помощью мыши

Выбранный текст теперь может быть отформатирован или изменен.

Скопировать текст можно с помощью клавиш Ctrl+C. Удалить текст — Backspace.

Backspace

Backspace

Меняем размер и шрифт

Следующие действия могут помочь сделать ваш текст более интересным и привлекательным. Текст может быть изменен по-разному.

  1. Шаг 1. Для начала фрагмент текста нужно выделить, вы уже умеете это делать.
  2. Шаг 2. Чтобы поменять вид шрифта, щелкните на стрелку рядом со стилем шрифта в панели инструментов.

    Меняем вид шрифта

    Меняем вид шрифта

  3. Шаг 3. Выберите стиль шрифта из раскрывающегося списка.

    Выбираем стиль шрифта

    Выбираем стиль шрифта

  4. Шаг 4. Рядом с полем стиля шрифта находится поле, содержащее число и стрелку. Оно изменяет размер шрифта. Нажмите на стрелку. Выберите размер так же как и стиль из раскрывающегося списка опций. Итак, выбрав шрифт Bad Scrit и размер — 16, мы получим следующее.

Пример шрифта Bad Scrit и размера -16

Пример шрифта Bad Scrit и размера -16

Выравнивание текста

Иногда создаваемый документ может требовать разное расположение абзацев. По умолчанию текст выравнивается по левому краю. Однако текст может выравниваться и по правому краю и по центру.

Выравнивание текста по левому краю

Выравнивание текста по левому краю

На заметку! Выделить весь текст Ctrl + A. 

  1. Шаг 1. Чтобы изменить макет вашего текста, выделите текст, любым удобным для вас способом.
  2. Шаг 2. Чтобы выровнять его по центру, щелкните значок «Выровнять по центру» на ленте форматирования в верхней части документа.

    Выравнивание текста по центру

    Выравнивание текста по центру

  3. Шаг 3. Чтобы выровнять выделенный текст по правому краю, щелкните следующий значок в этом ряду.
  4. Шаг 4. Чтобы «обосновать» текст так, чтобы он был выровнен как справа, так и слева, щелкните значок «Выравнивание по ширине».

Изменить выбранный текст можно, используя комбинацию сочетаний клавиш, что иногда бывает проще:

  1. По центру — выделите текст, нажмите клавишу Ctrl + E.
  2. По правому краю — Ctrl + R.
  3. По ширине — Ctrl + J.
  4. По левому краю — Ctrl + L.

Горячие клавиши word

Горячие клавиши word

Как выделить текст жирным шрифтом, курсивом или подчеркиванием

Возможность изменить стиль шрифта может сделать ваш документ более интересным. Различные стили текста, такие как полужирный или курсив, могут выделять его. Подчеркивание может быть полезно для заголовков.

  1. Шаг 1. Как обычно, выделите необходимый вам фрагмент текста.
  2. Шаг 2. Чтобы изменить выделенный шрифт на полужирный, нажмите «Ж» на панели форматирования.

    Чтобы изменить выделенный шрифт на полужирный, нажмите "Ж"

    Чтобы изменить выделенный шрифт на полужирный, нажмите «Ж»

  3. Шаг 3. Чтобы изменить выделенный шрифт на курсив, нажмите «К» в ленте форматирования.
  4. Шаг 4. Чтобы изменить выделенный текст так, чтобы он был подчеркнут, нажмите «Ч» на ленте форматирования.

    Чтобы текст был подчеркнут, нажмите Ч

    Чтобы текст был подчеркнут, нажмите Ч

  5. Шаг 5. Также можно изменить выделенный текст, используя сочетания клавиш:
  • полужирный — Ctrl + B;
  • курсив — Ctrl + I;
  • подчеркивание — Ctrl + U.

Копируем и вставляем

Говорить о важности этих двух функций не приходится. Они значительно экономят наше время, позволяют вставлять текст из сторонних источников, не перепечатывая его, как это было во времена печатных машинок.

  1. Шаг 1. Выделите нужный вам фрагмент.
  2. Шаг 2. Щелкните по значку копирования в левой части ленты форматирования. Текст тут же скопируется в буфер обмена вашего компьютера.

    Кнопка копирования

    Кнопка копирования

  3. Шаг 3. Переместите курсор и нажмите «Вставить».

Сделать это можно и с помощью горячих клавиш. Все как и в прошлый раз: нажмите одновременно Ctrl и С, чтобы скопировать текст, и Ctrl и  V, чтобы вставить.

Как создать нумерованный или маркированный список

Использование нумерованных или маркированных списков может помочь выделить элементы или показать важные шаги, иерархию или последовательность чего-либо.

  1. Шаг 1. Чтобы создать нумерованный список, щелкните значок нумерации.

    Создаем нумерованный список

    Создаем нумерованный список

  2. Шаг 2. В тексте появится первый пункт.

    Первый пункт

    Первый пункт

  3. Шаг 3. Начните вводить свой текст. По окончании ввода нажмите на кнопку «Ввод» на вашей клавиатуре. Появится второй пункт. И так далее.

    Второй пункт

    Второй пункт

Чтобы остановить добавление новых элементов и вернуться к стандартному тексту, щелкните значок нумерации еще раз в верхней части документа.

Маркированный список создается по такому же принципу, единственное отличие заключается в 1 шаге. Вместо кнопки «Нумерация» нажмите на кнопку «Маркеры», она расположена правее.

Есть еще один способ создания списка. Сначала пользователем вводятся все пункты списка, каждый обязательно с новой строки. Когда все пункты набраны выделите их все и нажмите либо на нумерацию, либо на маркеры, в зависимости от того какой именно список вам нужен.

Создание нумерованного списка с помощью выделения

Создание нумерованного списка с помощью выделения

У вас получится тот же результат. Это разные способы и здесь нет правильного или неправильного, главное, что цель достигнута. Используйте удобный вам способ.

Пример нумерованного списка

Пример нумерованного списка

Вставляем таблицу

Таблицы помогают структурировать информацию, подавать ее в более презентабельном виде. Без этого навыка не обойтись.

  1. Шаг 1. В верхней панели инструментов перейдите на вкладку «Вставка».
  2. Шаг 2. Нажмите на значок таблицы. Перед вами откроется окно, в котором нужно выбрать количество ячеек. Сделать это можно и вписав цифры вручную. Для этого на появившейся панели нажмите на область «Нарисовать таблицу».

Вставляем таблицу

Вставляем таблицу

Вам останется лишь заполнить поля. Если вам вдруг понадобятся дополнительные строки или колонки, вам не придется переделывать ее целиком. Щелкните левой кнопкой мыши в области таблицы. В появившемся меню нажмите «Вставить» и выберите подходящий вариант.

Добавление необходимых столбцов в таблицу

Добавление необходимых столбцов в таблицу

Эти основные знания должны сформировать у вас основные принципы работы с текстом. Выделим основные:

  1. Текст вводится туда, где находится мигающий курсор и никуда больше.
  2. Чтобы изменить символ, слово, строку, абзац или весь текст, его в первую очередь нужно выделить. Необходимо, чтобы компьютер понимал над чем именно он должен производить действия.
  3. Выделив текст с ним можно делать все что угодно. Вы можете потренироваться, выделить фрагмент и поочередно нажимать на кнопки, которые расположены на вкладке «Главная». Вы заметите, какие функции могут использоваться совместно, а какие являются взаимоисключающими.
  4. Не забывайте сохранять изменения, так вы обезопасите себя.
  5. Используйте те способы решения стоящей перед вами задачи, которые удобны именно вам.

Видео — Word для начинающих

Рекомендуем похожие статьи

Почти каждый работник любой отрасли рано или поздно сталкивается с необходимости редактирование текста на компьютере, это может быть заявление или другой тип документа, поэтому мы расскажем как можно отредактировать текст в MS Word, если не знаешь, как им пользоваться. Мы покажем вам на примерах как быстро научиться редактировать текст в этой программе.

О Microsoft Word

Программа известна многим и является частью операционной системы Windows. Ранее часто встречалась как предустановленный редактор, сейчас ее приходится устанавливать самостоятельно.

Для установки можно использовать целый пакет от Microsoft, в который входят и другие программы, либо скачать только «Ворд». Популярными сейчас становятся и онлайн-версии. Одна из них доступна в Google Disk. Это практически копия «Ворда».

Функции программы

Редактирование текста в «Ворде» – многооперационный процесс. Помимо простого ввода и замены символов, программа поддерживает работу с таблицами, картинками и пр. Может менять кегль, начертание и цвет шрифта.

Работа с Microsoft Word

В программе также есть функция замены текста или как ее еще называют автоисправление. Также есть проверка правописания, сохранение документа в определенном формате и многое другое.

Начало работы с документом

Итак, прежде чем начать редактирование текста в «Ворде», нужно понимать, над чем конкретно вы будете работать. Возможно, у вас уже есть готовый текст, который требует корректирования, а возможно вы захотите создать новый, а после отредактировать его.

Если вы собираетесь открыть файл для редактирования, нужно найти его и кликнуть по нему правой кнопкой мыши. Иногда система назначает основным текстовым редактором другую программу, поэтому необходимо открывать файлы через свойства документа. В списке находим строку «Открыть с помощью…». Далее останется выбрать из предложенного Microsoft Word.

Открыть документ можно и непосредственно в программе. Для этого запускаем ее и переходим во вкладку «Файл», ищем строку «Открыть», а далее находим нужный нам текст.

Если вы хотите конвертировать «ПДФ» в «Ворд» для редактирования текста, придется использовать стороннюю программу или онлайн-конвертер. Но стоит быть готовым к тому, что текст может быть отображен не полностью или некорректно, поэтому его нужно будет редактировать и форматировать.

Если вы собираетесь начать работу с чистого листа, то просто запустите программу, и перед вами будет пустое пространство, куда и нужно вводить информацию.

Microsoft Word

Инструменты программы

Для редактирования документов в «Ворде» может понадобиться довольно обширный инструментарий, хотя все зависит от ваших требований. Все необходимые опции можно найти во вкладках сверху.

Например, во вкладке «Главная», можно выбирать стиль шрифта и его кегль, настраивать начертание и ориентацию в тексте. Тут же можно активировать маркированные списки и изменение межстрочного интервала и отступа.

В целом в этой вкладке все понятно и именно она нужна чаще всего для форматирования.

Не менее важной вкладкой является «Вставка». Благодаря ей можно в текст внедрить изображение, клип, фигуры или таблицы. Все это помогает отформатировать текст и сделать его разнообразнее.

Форматирование

Форматирование документов в текстовых редакторах происходит по схожим алгоритмам, поэтому если вы хоть раз это делали в одной из программ, то сможете повторить подвиг и во всех остальных.

Как работает форматирование? Предположим вы написали текст, который сейчас выглядит как сплошное полотно из слов. Если у вас есть заголовок, вы можете выделить его и выбрать во вкладке «Главная» стили. Тут представлены заголовки разного уровня, все зависит от того, как вы хотите форматировать текст.

Панель редактирования

Если у вас один заголовок, то можете использовать любой из них, если в тексте предполагается большое количество заголовков и подзаголовков, тогда придется выбирать стили разного уровня, чтобы они выделялись в документе.

Если в тексте есть важная цитата или какое-то особенное словосочетание, его можно выделить курсивом или жирным начертанием. Для этого снова-таки нужно выделить этот кусок текста и выбрать соответствующий вариант во вкладке «Главная».

В целом по такому принципу работает практически весь инструментарий. Чтобы увеличить кегль, выделяем текст и выбираем желаемое значение. Чтобы поменять стиль, точно также выделяем текст и выбираем из выпадающего списка.

Работа с таблицей

Сложнее дела обстоят с форматированием и редактированием таблиц. Дело в том, что сама программа предполагает создание таблицы, но также предполагает импорт их из Excel. Это еще одна программа пакета от Microsoft, которая является редактором таблиц.

Работа с таблицами

Если вы хотите разобраться в редактировании текста в таблице в «Ворде», тогда нужно перейти во вкладку «Вставка» и выбрать соответствующий вариант. Здесь можно выбрать количество столбцов и строк. В случае необходимости их можно будет добавить к готовой таблице.

Внутри ячеек можно писать текст. Его также форматируют, как если бы не было границ. Единственное, что он может не помещаться в рамки, поэтому их придется расширять. Также пользователи часто сталкиваются со смещением столбцов или строк. Частично они могут «перепрыгивать» со страницы на страницу, и разрываться.

Поэтому многие советуют все же нарисовать таблицу и оформить ее в Excel, а после просто импортировать в документ «Ворд».

Редактирование и правописание

Этот раздел будет полезен для тех, кто не дружит с русским языком. Как уже упоминалось, редактирование текста в «Ворде» может осуществляться с помощью разных инструментов. Например, многие используют функцию «Правописание». Она есть на вкладке сверху, а также ее можно вызвать, кликнув на F7.

Появится окно, в котором будут отображены все текущие ошибки, а рядом будут предоставлены варианты замены. Однако стоит понимать, что работает это не всегда корректно. Например, плохи дела с некоторыми фамилиями и неологизмами. Программа будет вам всячески предоставлять какие-то странные варианты для замены или вовсе укажет, что вариантов не существует.

Проверка правописания

Не совсем корректно работает и автоматическое редактирование текста в «Ворде». Существует опция «Найти и заменить». В этом случае можно найти в тексте определенное слово, которое возможно изначально было неправильно написано, а после многократно скопировано, и заменить его на правильный вариант. Та же история и с символами, которые должны иметь определенный вид.

Лучшие текстовые редакторы

Конечно, Microsoft Word – не единственная программа, которая работает с текстом. Кроме того, текстовые редакторы могут использоваться для работы с языком программирования. Поэтому вариантов может быть много, но вот лучшие приложения придется поискать:

  • Google Docs;
  • Libre Office;
  • Sublime Text;
  • WPS Office;
  • NotePad++.

Это одни из самых лучших вариантов, которые помогут справиться с текстом в любом формате.

Google Docs

Как уже упоминалось, это наиболее приближенный и похожий на «Ворд» редактор. Особенность его в том, что им можно пользоваться бесплатно, без скачивания и установки. Нужно лишь завести Google Disk и работать в браузере. Как вы понимаете, этот редактор зависим от интернет-соединения.

Google Docs

Тем не менее работает он стабильно. В нем есть все инструменты для редактирования и форматирования. Кстати, правописание здесь работает в разы лучше. Сохранять текст можно в стандартном формате, а также в PDF, TXT, HTML и др.

Libre Office

Еще один клон «Ворда». Редактор входит в бесплатный пакет с другими программами. Можно его установить отдельно. Интерфейс очень похожий на Microsoft Word. Поэтому работа с ним также проста и понятна. Есть все необходимые инструменты для редактирования и форматирования.

Sublime Text

А это одна из лучших программ для программистов. В ней можно заниматься привычным редактированием текста, а еще использовать плагины на языке программирования Python.

Sublime Text

На деле редактор отлично справляется и с другими языками, поэтому популярен среди программистов. Вряд ли этот вариант кто-то установит для того, чтобы использовать его в работе с обычным тестом. В 2018 году вышла версия 3.1, с момента разработки приложения изменилось много, поэтому рекомендуется устанавливать именно одну из последних версий.

WPS Office

Еще одна альтернатива Word. Эта программа отличается тем, что на смартфон ее можно установить бесплатно, а работать с ней очень просто. У нее есть русский интерфейс. Недостатками этого пакета программ считается наличие платных функций. То есть установить редактор можно бесплатно, но во время редактирования или форматирования некоторые опции будут доступны только за деньги.

NotePad++

Это свободный текстовый редактор. Он имеет исходный код для работы в Windows. Также поддерживает большое количество языков программирования. Использует в работе подсветку синтаксиса.

Источники: fb.ru

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
  • Текстовая формула найти в excel
  • Текстовые редакторы кроме word
  • Текстовая строка в ячейке excel
  • Текстовые редакторы блокнот wordpad ms word
  • Текстовая страница в excel