Текст по столбцам excel 2016

Иногда во время работы с исходными данными в Excel пользователи получают довольно специфические списки, где в рамках одной строки собрано сразу несколько категорий значений, которые хотелось бы разделить на столбцы для создания полноценной таблицы. Заниматься форматированием вручную – не лучшая затея, особенно когда функциональность программы предусматривает автоматический инструмент для выполнения поставленной задачи.

Как выглядит склеенный текст в Excel

Сначала я хочу кратко рассказать о том, какую трудность будем решать при помощи следующей инструкции. Например, у вас есть перечень товаров с количеством и ценой, но все это написано в одной строчке с разделением через запятую, точку или любой другой символ. Такой пример показан на следующем изображении.

Это может быть совершенно любая информация: ФИО людей, даты, перечни разных форматов. Главное условие для корректного разделения всей этой информации на корректные столбцы – наличие одного и того же разделителя, который алгоритм и будет брать во внимание.

Разделение текста на столбцы в Excel

Задача ясна, значит, сейчас предстоит разобраться с ней. Откройте лист и найдите там необходимый диапазон с данными. Если еще не вставили его в Excel, создайте пустой лист и сделайте это. После этого выполните такие действия:

1. Выделите только первый столбец, не затрагивая остальные строки (они и так являются пустыми, ведь символы просто не помещаются в рамку одной ячейки и переходят на другие). Перейдите на вкладку «Данные».

2. Вызовите инструмент «Текст по столбцам».

3. В большинстве случаев используется формат данных «С разделителями», который и следует отметить маркером, а затем перейти к следующему этапу в Мастере.

4. Снимите галочку с пункта «Знак табуляции», если в ваших строках применяется другой разделитель для значений. В случае когда действительно разделителем выступает табуляция, оставьте значение по умолчанию и сразу жмите «Далее».

5. Если сняли галочку со знака табуляции, выберите другой разделитель, использующийся в вашем списке. Программа предлагает три стандартных варианта и возможность указать свой.

6. В моем случае разделителем выступает косая черта (слэш) – нужно отметить галочкой «Другой» и напечатать этот знак в соответствующем поле. Как только вы это сделаете, ниже сразу отобразится результат выполнения операции.

7. Если при использовании в качестве разделителя выступают последовательные знаки, например кавычки, отметьте маркером пункт «Считать последовательные разделители одним» и из раскрывающегося списка выберите подходящий для вас вариант.

8. После нажатия по «Далее» отобразится последний шаг настройки, где вам предстоит задать формат данных в столбце. Этот этап можно пропустить, оставив значение «Общий».

9. Вернитесь к листу в Excel и убедитесь в том, что разделение прошло успешно. По надобности поправьте размеры ячеек и перенесите то содержимое, которое было отмечено другим разделителем и не посчиталось автоматически.

Остается только произвести любое оформление для созданной таблицы, чтобы продолжить с ней взаимодействие. Я не буду заострять на этом внимание, а только максимально сжато расскажу о формировании простой таблицы:

1. Выделите столбцы и строки, перейдите на вкладку «Вставка» и нажмите «Таблица».

2. Создайте таблицу с заголовками или без, оставив расположение данных в состоянии по умолчанию.

3. Если нужно, разверните меню «Форматировать как таблицу» и выберите другой вариант визуального оформления.

Конечно, это далеко не вся информация по теме. Если вы желаете более детально ознакомиться с ней, прочитайте другую мою статью – «Как работать в Excel с таблицами».

Разделение текста на столбцы сэкономило огромное количество времени. Просто представьте, если бы все эти данные пришлось сортировать вручную. Теперь вы знаете, что встроенный в Microsoft Excel инструмент с этим прекрасно справляется в автоматическом режиме, освобождая вас от необходимости выполнять муторные манипуляции.

Эта функция крайне удивительна и может послужить вам в разных ситуациях.

Самое простое её использование — разделить текст по нескольким столбикам, но её также можно использовать и для других целей.

Сегодня, я продемонстрирую несколько вариантов использования функции «Текст по столбцам».

Итак, начнём!

Как использовать функцию «Текст по столбцам»

Все очень просто — щелкните «Данные» -> «Текст по столбцам»

Далее откроется окно функции. Само выполнение состоит из 3 этапов. На каждом определяются некоторые параметры, которые индивидуальны в каждом случае, не переживайте, мы их рассмотрим.

Итак, давайте я покажу вам варианты использования.

Деление строки

Допустим, у нас есть такая табличка:

И, например, нам нужно разделить имя + фамилию и поместить их в разные столбцы.

Как это сделать?

Пошаговая инструкция:

• Выделите диапазон ячеек и откройте окно функции («Данные» -> «Текст по столбцам»);

• На первом этапе выбираем «с разделителями», так как мы будем делить строку по пробелу;

• На втором этапе, собственно, указываем что пробел в нашем случае будет разделителем строки;

• И на третьем этапе указываем куда поместить данные;

• Подтверждаем.

Результат:

Примечание:

• Таким образом, в нашем конкретном случае пробел являлся разделителем. Если же у вас будет строка не просто имя пробел фамилия, а будут, например, инициалы, нужно будет менять схему деления;

• Также не забывайте о том, что результат выполнения функции будет статическим, т.е. если в изначальных ячейках меняются значения — вам нужно будет заново использовать функцию.

Делим электронную почту на имя пользователя и домен

Итак, в этом случае, мы будем использовать другой разделитель.

Допустим, у нас есть следующая табличка:

Я просто придумал эти почты исходя из фильмов по супергероям 🙂

Разделителем, как вы могли догадаться, в этом случае будет знак «@».

Давайте разделим строки.

Как это сделать?

Пошаговая инструкция:

• Выделите диапазон ячеек и откройте окно функции («Данные» -> «Текст по столбцам»);

• На первом этапе выбираем «с разделителями», так как мы будем делить строку по знаку «@»;

• На втором этапе, в опции «другой» укажите наш разделитель;

• И укажите куда поместить данные после обработки;

• Подтвердите.

Результат:

Получаем главный адрес сайта из ссылки

Бывает такое, что из множества ссылок вам нужно «вытащить» только главные адреса сайтов.

Например, в случае https://yandex.ru/primer1 главный адрес будет yandex.ru.

Итак, допустим у нас есть следующая табличка:

Давайте разделим строки и получим главные адреса сайтов!

Как это сделать?

Пошаговая инструкция:

• Выделите диапазон ячеек и откройте окно функции («Данные» -> «Текст по столбцам»);

• На первом этапе выбираем «с разделителями»;

• На втором этапе выберите «другой» и укажите «/»;

• Укажите куда нужно поместить данные;

• Подтвердите.

Результат:

Далее можно очистить таблицу от ненужных столбцов и дубликатов.

Важная информация: в случае, если ваши ссылки не имеют https:// в начале — все будет еще проще, вы получите главный адрес сайта в первом столбике.

Приведение дат к общему формату

Часто бывает так, что при импорте дат из разных источников они имеют разный формат.

Но что делать если этих данных очень много, а необходимо сделать так, чтобы все даты были в одном, «общем», формате?

Допустим, у нас есть такая табличка:

Давайте приведем все даты к одному формату!

Как это сделать?

Пошаговая инструкция:

• Выделите диапазон ячеек и откройте окно функции («Данные» -> «Текст по столбцам»);

• На первом этапе выбираем «с разделителями»;

• На втором этапе уберите все галочки;

• На третьем этапе выберите опцию «дата — ДМГ» и укажите куда поместить обработанные данные;

• Подтвердите.

Готово! Таким образом даты были отформатированы.

Смена формата с текстового на числовой

Бывают случаи, когда вы получаете от кого-то табличку, но не можете быстро произвести расчеты, так как некоторые числа в ней имеют текстовый формат.

Такое может быть по нескольким причинам:

• Перед числом есть знак “ ‘ “;

• Эти числа выведны благодаря некоторым функциям, которые присваивают им текстовый формат.

Допустим, у нас есть такая табличка:

Давайте переведем их в формат «Числовой».

Как это сделать?

Пошаговая инструкция:

• Выделите диапазон ячеек и откройте окно функции («Данные» -> «Текст по столбцам»);

• На первом этапе выбираем «с разделителями»;

• На втором этапе уберите все галочки;

• нужная опция «общий»;

• Подтвердите.

Итак, теперь все числа автоматически отформатируются как «общий» формат и их можно использовать при вычислениях.

Убираем несколько первых символов значения каждой ячейки

При работе в Excel вы можете столкнуться и с такой задачей.

Допустим, у нас есть такая табличка:

Давайте удалим первые пять букв с начала каждой строки.

Как это сделать?

Пошаговая инструкция:

• Выделите диапазон ячеек и откройте окно функции («Данные» -> «Текст по столбцам»);

• На первом этапе выбираем «фиксированной ширины»;

• На втором этапе — поставьте указатель на нужное количество символов (в нашем случае пять);

• Укажите куда нужно поместить данные;

• Подтвердите.

Результат:

Важная информация: можно использовать сразу несколько указателей, в таком случае строка будет разделена на большее количество частей.

Преобразуем числа со знаком минус на конце в отрицательные числа

Такое встречается довольно редко, но все равно будет полезно знать, что делать в такой ситуации.

Допустим, у нас есть такая табличка:

Давайте обработаем эти числа.

Как это сделать?

Пошаговая инструкция:

• Выделите диапазон ячеек и откройте окно функции («Данные» -> «Текст по столбцам»);

• На первом этапе выбираем «с разделителями»;

• На втором этапе уберите все галочки;

• На третьем этапе щелкните на «Подробнее…»;

• В открывшемся окне поставьте галочку на опции указанной на картинке ниже;

• Укажите куда поместить обработанные данные;

• Подтвердите.

Готово, теперь числа будут отрицательными. Можете использовать их в формулах.

Помогла ли Вам статья?

In this guide, we’re going to show you how to split text in Excel by a delimiter.

Download Workbook

We have a sample data which contains concatenated values separated by “|” characters. It is important that the data includes a specific delimiter character between each chunk of data to make splitting text easier.

Text to Columns feature for splitting text

When splitting text in Excel, the Text to Columns is one of the most common methods. You can use the Text to Columns feature with all versions of Excel. This feature can split text by a specific character count or delimiter.

1. Start with selecting your data. You can use more than one cell in a column.
2. Click Data > Text to Columns in the Ribbon.
3. On the first step of the wizard, you have 2 options to choose from — these are slicing methods. Since our data in this example is split by delimiters, our choice is going to be Delimited.
4. Click Next to continue
5. Select the delimiters suitable to your data or choose a character length and click Next.
6. Choose corresponding data types for the columns and the destination cell. Please note that if the destination cell is the same cell as where your data is, the original data will be overwritten.
7. Click Finish to see the outcome.

Using formulas to split text

Excel has a variety of text formulas that you can use to locate delimiters and parse data. When using formulas to do so, Excel automatically updates the parsed values when the source is updated.

The formula used in this example uses Microsoft 365’s dynamic array feature, which allows you to populate multiple cells without using array formulas. If you can see the SEQUENCE formula, you can use this method.

Syntax

How it works

The formula replaces each separator character with space characters first. (see SUBSTITUTE) The number of space characters will be equal to the original string’s character count, which is enough number of spaces to separate each string block (see REPT and LEN).

The SEQUENCE function generates an array of numbers starting with 1, up to the number of maximum columns. Multiplying these sequential numbers with the length of the original string returns character numbers indicating the start of each block.

This approach uses the MID function to parse each string block with given start character number and the number of characters to return. Since the separators are replaced with space characters, each parsed block includes these spaces around the actual string. The TRIM function then removes these spaces.

Flash Fill

The Flash Fill is an Excel tool which can detect the pattern when entering data. A common example is to separate or merge first name and last names. Let’s say column A contains the first name — last name combinations. If you type in the corresponding first name in the same row for column B, Excel shows you a preview for the rest of the column.

You can see the same behavior with strings using delimiters to separate data. Just select a cell in the adjacent column and start typing. Occasionally Excel will display a preview. If not, press Ctrl + E like below to split your text.

Power Query

Power Query is a powerful feature, not only for splitting text, but for data management in general. Power Query comes with its own text splitting tool which allows you to split text in multiple ways, like by delimiters, number of characters, or case of letters.

1. Select the cells containing the text.
2. Click Data > From Sheet. If the data is not in an Excel Table, Excel converts it into an Excel Table first.
3. Once the Power Query window is open, find the Split Column under the Transform tab and click to see the options.
4. Select the approach that fits your data layout. The data in our example is using By Delimiter since the data is separated by “|”.
5. Power Query will show the delimiter character. If you are not seeing the expected delimiter, choose from the list or enter it yourself.
6. Click OK to split text.
7. If your data includes headers in its first row, like our example does, click Transform > Use First Row as Headers to keep them as headers.
8. One you satisfied with the result, click the Home > Close & Load button to move the split data into your workbook.

VBA

VBA is the last text splitting option we want to show in this article. You can use VBA in two ways to split text:

1. By calling the Text to Columns feature using VBA,
2. Using VBA’s Split function to create array of sub-strings and using a loop to distribute the sub-strings into adjacent cells in the same row.

Text to Columns by VBA

The following code can split data from selected cells into the adjacent columns. Note that each supported delimiter is listed as an argument which you can enable or disable by giving them either True or False. Briefly, True means that you want to set that argument as a delimiter and False means ignore that character.

An easy way to generate a VBA code to split text is to record a macro. Start a recording section using the Record Macro button in the Developer tab, and use the Text to Columns feature. Once the recording is stopped, Excel will save the code for what you did during recording.

The code:

Sub VBATextToColumns_Multiple()
Dim MyRange As Range
Set MyRange = Selection ‘To work on a static range replace Selection via Range object, e.g., Range(“B6:B12”)

MyRange.TextToColumns _
Destination:=MyRange(1, 1).Offset(, 1), _
DataType:=xlDelimited, _
TextQualifier:=xlDoubleQuote, _
ConsecutiveDelimiter:=False, _
Tab:=True, _
SemiColon:=False, _
Comma:=False, _
Space:=False, _
Other:=True, _
OtherChar:=»|»
End Sub

Split Function

Split function can be useful if you want to keep the split blocks in an array. You can only use this method for splitting because of the single delimiter constraint. The following code loops through each cell in a selected column, splits and stores text by the delimiter “|”, and uses another loop to populate the values in the array on cells. The final EntireColumn.AutoFit command adjusts the column widths.

The code:

Sub SplitText()
Dim StringArray() As String, Cell As Range, i As Integer
For Each Cell In Selection ‘To work on a static range replace Selection via Range object, e.g., Range(“B6:B12”)
StringArray = Split(Cell, «|») ‘Change the delimiter with a character suits your data
For i = 0 To UBound(StringArray)
Cell.Offset(, i + 1) = StringArray(i)
Cell.Offset(, i + 1).EntireColumn.AutoFit ‘This is for column width and optional.
Next i
Next
End Sub

Разделение текста из одной ячейки на несколько столбцов с сохранением исходной информации и приведением ее к нормальному состоянию — проблема, с которой когда-нибудь может столкнуться каждый пользователь Excel. Для разделения текста на столбцы используются различные методы, которые определяются исходя из предоставленной информации, необходимости получения конечного результата и степени профессионализма пользователя.

Необходимо разделить ФИО по отдельным столбцам

Для первого примера возьмем таблицу с именами нескольких зарегистрированных в ней людей. Это делается с помощью инструмента «Текст по столбцам». После составления одного из документов обнаружилась ошибка: фамилии, имена и отчества прописаны в одну колонку, что создает некоторые неудобства при последующем заполнении документов. Чтобы получить качественный результат, нужно разбить название на отдельные столбцы. Как это сделать — рассмотрим далее. Описание действий:

1. Давайте откроем документ с ошибкой, которую мы допустили ранее.
2. Выделите текст, удерживая ЛКМ и растягивая выделение до самой нижней ячейки.
3. Найдите «Данные» в верхней ленте — вперед.

1. После открытия находим в группе «Работа с данными» «Текст по столбцам». Щелкните ЛКМ и перейдите к следующему диалоговому окну.

1. По умолчанию формат исходных данных будет установлен с разделителями. Выйдите и нажмите кнопку «Далее».
2. В следующем окне вам нужно определить, что такое разделитель в нашем тексте. У нас есть этот «пробел», что означает, что мы ставим галочку перед этим значением и соглашаемся с действиями, предпринимаемыми, нажимая кнопку «Далее».

От эксперта! Для разделения текста можно использовать запятые, точки, двоеточия, точки с запятой, пробелы и другие знаки.

1. Далее вам нужно определить формат данных столбца. По умолчанию — «Общие». Для нашей информации этот формат является наиболее подходящим.
2. В таблице выберите ячейку, в которую будет помещен форматированный текст. Мы отступаем на один столбец от исходного текста и записываем соответствующего получателя в адрес ячейки. Когда закончите, нажмите «Готово».

Примечание эксперта! Введенный форматированный текст из-за разного количества символов в полном имени может не поместиться в выбранные ячейки, поэтому итоговую таблицу необходимо отредактировать. Для этого используется увеличение размера ячеек.

6

Разделение текста с помощью формулы

Сложные формулы можно использовать для независимого разделения текста. Они нужны для точного расчета положения слов в ячейке, обнаружения пробелов и разделения каждого слова на отдельные столбцы. Например, мы также будем использовать таблицу с полным названием. Чтобы сделать разделение, вам нужно выполнить три шага.

Этап №1. Переносим фамилии

На разделение первого слова требуется меньше всего времени, потому что нужно переместить только один пробел, чтобы определить правильную позицию. Далее мы рассмотрим пошаговые инструкции, чтобы понять, для чего нужны расчеты в конкретном случае.

1. Таблица с введенными полными именами уже создана. Для удобства разделения информации создайте 3 столбца в отдельной области и напишите определение вверху. Отрегулируйте размер ячеек.

1. Выберите ячейку, в которой будет записана информация о фамилии сотрудника. Активируйте его, нажав ЛКМ.

Нажмите на кнопку «Аргументы и функции», активация которой откроет окно редактирования формулы.

Здесь в заголовке «Категория» нужно прокрутить вниз и выбрать «Текст».

1. Далее находим продолжение формулы ЛЕВОЙ и нажимаем на эту строку. Соглашаемся с действиями, выполняемыми нажатием кнопки «ОК».
2. Появится новое окно, в котором нужно указать адресацию настраиваемой ячейки. Для этого нажмите на столбец «Текст» и активируйте нужную ячейку. Адресация вводится автоматически.
3. Чтобы указать необходимое количество символов, вы можете вручную подсчитать их и ввести данные в соответствующий столбец или использовать другую формулу: ПОИСК().
4. После этого формула отобразится в тексте ячейки. Щелкните по нему, чтобы открыть следующее окно.

1. Найдите поле «Искать текст» и щелкните разделитель, указанный в тексте. В нашем случае это недостаток.
2. В поле «Текст для поиска» должна быть активирована редактируемая ячейка, в результате чего произойдет автоматический перенос адресации.
3. Активируйте первую функцию, чтобы вернуться к ее редактированию. Это действие автоматически укажет количество символов перед пробелом.

Принимаем и нажимаем кнопку «ОК».

В результате вы можете увидеть, что ячейка верна и фамилия была введена правильно. Чтобы изменения во всех строках вступили в силу, перетащите маркер выделения вниз.

Этап №2. Переносим имена

Чтобы отделить второе слово, потребуется немного больше усилий и времени, так как слово разделяется двумя пробелами.

1. В качестве основной формулы прописываем аналогично предыдущему способу = PSTR(.

1. Выделите ячейку и укажите, где написан основной текст.
2. Перейдите в столбец «Исходное положение» и введите формулу ПОИСК().
3. Перейдем к нему по предыдущей инструкции.

1. Укажите пробел в поле «Искать текст.
2. Нажав на «Текст для поиска», активируйте ячейку.

1. Вернемся к формуле = PSTR в верхней части экрана.
2. В строке «Исходное положение» мы присваиваем формуле +1. Отсчет начнется со следующего символа пробела.

1. Приступаем к определению количества символов: вставляем формулу ПОИСК().
2. Следуйте этой формуле выше и введите все данные так, как вы уже понимаете.
3. Теперь в строке «Исходная позиция» можно написать формулу поиска. Активируйте еще один переход по формуле и заполните все строки известным способом, ничего не уточняя в «Начальной позиции».
4. Перейдите к предыдущей формуле ПОИСКА и добавьте +1 к «Исходной позиции.
5. Вернемся к формуле = PSTR и в строку «Количество символов» добавим выражение ПОИСК («»; A2) -1.

Этап №3. Ставим Отчество

1. После активации ячейки и передачи аргументов функции выберите ПРАВИЛЬНУЮ формулу. Щелкните «ОК».

1. В поле «Текст» введите адрес измененной ячейки.
2. Там, где необходимо указать количество знаков, пишется DLSTR (A2).

Примечание эксперта! Формула автоматически определит количество символов.

1. Чтобы точно определить количество символов в конце, нужно написать: -ПОИСК().
2. Перейти к изменению формулы. Введите пробел в поле «Поисковый текст». В «Текст для поиска» — адресация ячеек. В поле «Исходное положение» введите формулу ПОИСК (). Измените формулу с теми же значениями.
3. Перейти к предыдущему ПОИСКУ и добавить +1 в строку «Исходная позиция.

1. Перейдите к ПРАВИЛЬНОЙ формуле и убедитесь, что все сделано правильно.

Заключение

В статье мне известны два распространенных метода разделения информации в ячейках на столбцы. Следуя простым инструкциям, вы легко овладеете знаниями этих методов и сможете применять их на практике. Сложность разделения столбцов с использованием формул может отпугнуть неопытных пользователей Excel с первого раза, но практическое применение метода поможет вам привыкнуть к нему и без проблем применять его в будущем.