Технология создания документов в excel - Word и Excel - помощь в работе с программами

Присвоение
имени рабочему листу.

2.
Разметка
рабочего листа.

3.
Определение
формата ячеек.

4.
Ввод исходных данных в ячейки.

5.
Ввод формул.

6.
Форматирование таблицы.

Присвоение
имени рабочему листу.

Выберите
Лист4 Вашего
файла.

Выберите
пункт меню Формат/Лист/Переименовать
и введите имя Расход.

Разметка
рабочего листа.

Введите
в ячейки:

А1
– заголовок таблицы Расход
за первое полугодие.
В3
– слово Январь.
С помощью черного крестика заполните
ячейки C3:G3
названиями остальных месяцев.
А4:А9
– названия статей расходов.
А10
и Н3 – слово Всего.

Отформатируйте
ячейки В4:Н10:

Выделите
ячейки В4:Н10.
Задайте
формат: Формат/Ячейки/Число/Денежный.
Установите
в качестве денежной единицы – рубль.
Укажите
число десятичных знаков – 0.

Ввод
исходных данных в ячейки.

Выделите
область исходных данных В4:С9.
Введите
в каждую ячейку произвольные данные.
Если
при вводе появятся символы #######, это
означает, что число не помещается в
ячейку. Увеличьте ширину ячейки либо
вручную, либо с помощью команды
Формат/Столбец/Автоподбор
ширины.

Ввод
формул.

В
примере формулы – это суммы различных
областей ячеек. Такое суммирование
можно выполнить автоматически. Для
этого:

Выделите
В4:Н10 (область исходных данных и будущих
результатов вычислений).
Нажмите
кнопку Автосуммирование
на
стандартной панели инструментов 
.

При
этом MS
Excel
автоматически
просуммирует данные по строкам и столбцам
и запишет результаты в соответствующие
пустые ячейки столбца Н и строки 10.

Чтобы
посмотреть, какие формулы записаны в
той или иной ячейке надо выделить ее.
При этом в строке формул появится
формула, находящаяся в ней.

После
внесения формул пересчет их результатов
при каждом изменении исходных данных
будет происходить автоматически.

Чтобы
наглядно увидеть схему вычислений
используется Трассировка
зависимостей.
Для этого:

Выделите
ячейку, например Н4.
Выполните
команду Сервис/Зависимости/Влияющие
ячейки.
Для
удаления трассировки выполните команды

Сервис/Зависимости/Убрать
все стрелки.

Форматирование
таблицы.

Для
форматирования таблицы:

Выделите
таблицу (ячейкиА3:Н10).
Выберите
команду Формат/Автоформат.
Выберите
из списка любой подходящий формат
таблицы.

При
необходимости выполните автоподбор
ширины и масштабирование с помощью
команды Вид/Масштаб/По
выделению.

Форматирование
заголовков.

Для
форматирования заголовков:

Выделите
ячейки А1:Н1.
Выполните
команду Формат/Ячейки/Выравнивание
и включить флажки: по горизонтали – по
центру
выделения,
по вертикали – по
центру.
Установите
шрифт: ARIALCYR,
Полужирный, Размер 14.
Удалите
сетку на рабочем листе. Для этого
выполните команду

Сервис/Параметры/Вид.
Удалите
галочку в окошке Сетка.

Рабочий
лист Расход
создан.
Переходим к созданию листа Приход.

Переименуем
Лист5.

Щелкните
левой кнопкой мыши по ярлычку листа.
Выполните
команду Формат/Лист/Переименовать.
Введите
название листа Приход.

Лист
Приход по
содержанию напоминает лист Расход.
Для его
создания воспользуемся операциями
копирования различных
элементов готового листа Расход.

Скопируем
информацию о форматах ячеек. Для этого:

Выберите
лист Расход,
выделите
область А1:Н10 (вся таблица), выполните
команду Правка/Копировать.
Выберите
лист Приход,
поместите
курсор в ячейку А1, выполните команду
Правка/Специальная
вставка/Вставить/Форматы.

Копируем
названия столбцов:

Выберите
лист Расход,
выделите В3:Н3, выполните команду

Правка/Копировать.

Выберите
лист Приход,
поместите
курсор в ячейку В3, выполните команду
Правка/Специальная вставка/Вставить
значения.

Копирование
формул будем выполнять в два приема,
так как в MS
Excel
нет возможности
копировать и вставлять в непрямоугольные
области:

Выберите
лист Расход,
выделите В10:Н10, выполните команду

Правка/Копировать.

Выберите
лист Приход,
поместите
курсор в ячейку В10, выполните команду
Правка/Специальная вставка/Вставить/
Формулы.

Выберите
лист Расход,
выделите Н4:Н10, выполните команду

Правка/Копировать.

Выберите
лист Приход,
поместите
курсор в ячейку Н4, выполните команду
Правка/Специальная
вставка/Вставить/Формулы.

Заполним
ячейки рабочего Приход:

Выберите
лист Приход.
Введите
в ячейки А4:А9 названия статей расхода.
Введите
в ячейку А1 текст: Приход
за первое полугодие.
Введите
названия статей прихода.
Введите
произвольно исходные данные.
Удалите
лишние строки (7:9). Для этого выделите
строки 7:9 и выполните команду
Правка/Удалить.

Обратите
внимание, что нумерация строк сохранилась
и формулы в передвинутых ячейках
сохранились.

Сохраните
файл.

После
создания таблицы, возможно потребуется
ее отредактировать. Редактирование
таблицы (удаление, вставка, перемещение,
копирование, изменение данных) выполняется
с помощью соответствующих команд меню
Правка и
Вставка.

Например,
внесите следующие изменения в таблицу
Расход:

Удалите
строку Налоги
из таблицы
Расход.
Для этого выделите эту строку и выполните
команду Правка/Удалить.
Вставьте
новую строку Прочие
расходы
в таблицу Расход.
Для этого выделите строку, перед которой
надо вставить новую, и выполните команду
Вставка/Строки.
Появится
новая строка перед выделенной. Введите
название и исходные данные.
Переместите
строку Электричество
в первую
позицию статей таблицы Расход.

Иногда
требуется транспонировать таблицу.
Транспонирование
таблицы
– это превращение строк в столбцы, а
столбцов в строки.

Выполните
транспонирование таблицы Расход.
Для этого:

Выделите
таблицу (А3:Н10).
Выполните
команду Правка/Копировать.
Выделите
ячейку, которая должна соответствовать
верхнему левому углу новой таблицы,
(например, Лист6,
А3).
Выполните команду Правка/Специальная
вставка.
В диалоговом окне установите флажок
Транспонировать.

В
табличном процессоре существует
возможность скрыть любые (смежные и
несмежные) столбцы и строки.

Для
скрытия строк или столбцов надо их
выделить щелчком по заголовкам и
выполнить команду Формат/Строка(Столбец)/Скрыть.
Для выделения несмежных строк (столбцов)
выделяйте их (кроме первой) при нажатой
клавише Ctrl.

Скрытие
не изменяет значения формульных данных,
рассчитанных с их помощью.

Чтобы
вновь показать на экране скрытые элементы
надо либо выделить всю таблицу (если
необходимо показать все скрытые строки
и столбцы), либо выделить смежные столбцы
или строки между которыми находится
тот или иной скрытый столбец (строка).

Скройте
в таблице Расход
строки со
статьями Командировки
и Закупка
сырья.
Отобразите эти строки.

Для
работы с большими таблицами удобно
некоторые столбцы или строки (например,
шапку таблицы) «закрепить». Для этого
используются команды фиксации строк и
столбцов:

Выполните
команду Окно/Разделить.
Переместите
маркеры разделения в нужные позиции.
Выполните
команду Окно/Закрепить
области.

Чтобы
снять закрепление областей, выполните
команду Окно/Снять
разделение.

Например,
зафиксируйте столбец с названиями
статей и строку с названиями месяцев в
таблице Расход.

Соседние файлы в папке Дёмина

#
12.03.20155.88 Mб10GPSS World Student Setup.msi
#
#
#
#
#

Источник

Рабочее поле таблицы предназначено для создания документов. В отличие от Word документ Excel может состоять из нескольких независимых частей (листов). Таблицы можно форматировать, задавать стиль, объединять в сводные таблицы.

Документ может быть оформлен с использованием графических элементов, рисунков, графиков, диаграмм, декоративных надписей и спецэффектов. Но самое основное назначение документов Excel ‒ это создание таблиц с формулами и работа с базой данных.

Создание пустой книги Excel;
Интерфейс программы Excel;
Расположение информации в ячейках Excel.

Создание документа начинается с выбора шаблона таблицы. По умолчанию открывается простая таблица в виде рабочего поля, состоящего из ячеек одинаковой ширины и высоты. Такой вид таблицы используется чаще всего для отчетов, не требующих специального оформления, либо автор документа желает создать свой собственный дизайн и структуру таблицы, которой нет в коллекции шаблонов Excel.

Облегчить процесс форматирования таблицы можно с помощью встроенных стилей оформления таблиц, находящихся в разделе «Стили» закладки «Главная».

При помощи инструмента «Форматировать как таблицу…» можно выбрать один из вариантов оформления. Причем заголовки столбцов будут по умолчанию снабжены инструментами сортировки и фильтрации данных (удобно использовать для таблиц больших размеров). Применить один из стилей таблицы можно следующим образом:

выбрать рабочую область таблицы, щелкнуть по иконке подходящего шаблона, затем уточнить при необходимости диапазон таблицы в окне настройки и нажать кнопку ОК.

Далее можно приступать к форматированию заголовков, и наполнению таблицы.

Разработчики Microsoft Excel создали дополнительно множество готовых шаблонов и стилей таблиц, которые оформлены и содержат формулы для выполнения наиболее популярных расчетов. Пользователь может не знать, как выполняются те или иные расчеты. Достаточно ввести исходные данные и расчет будет произведен автоматически. Скачать эти шаблоны можно на официальном сайте корпорации Microsoft в разделе «Шаблоны» и сохранить на компьютере. Вот небольшой перечень готовых бесплатных расчетов:

Средства для отслеживания личных финансов;
Расчет кредита на обучение;
Расписание занятий;
Учебный календарь;
Планировщик проекта;
Учет проектов;
График погашения кредита.

И еще тысячи шаблонов для обучения, календарей, документов и отчетности, счетов, планирования и т.д.

Интерфейс программы Excel

Интерфейс Excel аналогичен Word, состоит из вкладок, ленты меню с набором команд и инструментов вверху экрана. Чуть ниже, расположена строка формул, а внизу экрана находится строка состояния, отражающая статистические данные рабочей таблицы и выполняемых действий.

Набор инструментов в ленте меню логичен и достаточный для работы с таблицами, но при желании может быть изменен в окне «Параметры Excel».

Вкладка Главная

Эта закладка содержит основные инструменты форматирования и редактирования таблиц и отдельных ячеек:

Блок «Буфер обмена» предназначен для копирования и вставки содержимого ячеек или диапазона таблицы.
Блок «Шрифты» отвечает за оформление всех характеристик шрифта (размер, тип, цвет, фон и начертание).
Блок «Выравнивание» определяет расположение содержимого ячейки относительно границ (по правому или левому краю, по центру) и его распределение и ориентацию внутри ячейки.
Блок «Число» отвечает за отображение стиля и формата чисел.
Блок «Стили» был описан выше. Дополнительно имеется форматирование стилей отдельных ячеек с добавлением других элементов.
Блок «Ячейки» предназначен для добавления или удаления столбцов, строк или ячеек и настройки размера, видимости, защиты, форматирования ячеек и листов таблицы.
Блок «Редактирование» позволяет добавлять некоторые быстрые функции (суммирование, автоматическое заполнение или очищение ячеек), а также фильтровать и находить нужные данные.

Вкладка Вставка

Закладка «Вставка» предназначена для добавления в таблицу различных элементов и их настройки. В рабочую область таблицы можно добавить:

сводные таблицы;
фигуры, элементы SmartArt, рисунки картинки;
диаграммы и графики;
специальные диаграммы и графики (спарклайны);
фильтры;
ссылки;
графически надписи и объекты;
нестандартные символы и формулы (изображение).

После добавления этих элементов становится доступным специальное меню для форматирования и настройки.

Вкладка Разметка страницы

Отвечает за настройку параметров страницы, каждого листа книги, формата текста в ячейке, определяет стили и темы оформления таблиц, заголовков и упорядочивания элементов документа.

Вкладка Формулы

Эта вкладка, пожалуй, самая важная и интересная среди всех инструментов Excel. Позволяет вставлять существующие или создавать собственные формулы, отлаживать каждый элемент формулы по отдельности, присваивать имена ячейкам, определять зависимости ячеек, а также контролировать правильность вычислений.

Вкладка Данные

Закладка предназначена для работы с данными из сторонних источников, выполнения сортировки и фильтрации данных таблицы, а также перераспределения, консолидации и построения простых сценариев для данных таблицы. В этой же вкладке можно построить или удалить группировку части значений внутри таблицы или автоматически добавить промежуточные итоги для сформированных групп.

Вкладка Рецензирование

Вкладка «Рецензирование» позволяет настраивать и выполнять проверку правописания, создавать примечания, добавлять защиту различных уровней для всех элементов документа посредством паролей, а также регулировать доступ к документу при совместной работе над документом.

Вкладка Вид

В этой закладке можно настроить различные режимы просмотра документа на экране монитора, масштаб, отображения фоновых инструментов. Настроить закрепление заголовков (полезно для многостраничных таблиц), расположение и переход в другие окна (при просмотре и работе с несколькими файлами). Здесь же находится инструмент для записи и отображения макросов.

Строка формул

Строка формул состоит из окна, в котором указано имя активной ячейки или ее адрес. В следующем окне отображена формула, которую содержит эта ячейка. В этой же строке (если установить курсор) можно создавать формулу с помощью Мастера функций (кнопка слева от поля строки). Мастер функций помогает пошагово создать формулу, показывая подсказки и перечень доступных функций в качестве аргументов.

Расположение информации в ячейках Excel

Содержимое ячейки состоит из значений, текста или формул. Чтобы их добавить в пустую ячейку, необходимо выбрать ячейку курсором или стрелками. Если в ячейке содержатся какие-либо данные, целесообразно включить режим редактирования (дважды щелкнуть мышью до появления курсора внутри).

В формулах в качестве ее компонентов выступают значения других ячеек. По умолчанию в формуле они указываются в виде ссылки. Ссылки бывают двух типов:

R1C1;
A1.

Принципиальное отличие этих двух типов при отображении их в формулах:

При редактировании и просмотре формул, все адреса влияющих ячеек имеют свой цвет. Параллельно сами ячейки выделены рамкой этого же цвета.

Источник

Как в эксель создать документ

Как создать файл в формате Excel?

Если Вам необходимо создать файл Excel, то создавайте его только(!) при помощи Microsoft Excel. Причина проста — таблица созданная в LibreOffice, корректно читаться будет только этим самым LibreOffice. А вот если Вы попробуете эту таблицу открыть при помощи Microsoft Excel, то будете очень огорчены тем, что мало того что формулы не работают, так еще и бывает текст смещен. А сам файл создать несложно: кликаем по правой кнопке мыши и выпавшем меню выбираем «создать»/»лист Microsoft Excel».

Самый простой способ — это воспользоваться пакетом Microsoft Office, а именно Microsoft Excel. Там это сделать достаточно тривиально, поэтому, думаю, что это можно не описывать. Теперь другие способы. 😉

Первый из низ, это воспользоваться сторонним пакетом, таким, как например LibreOffice. Для этого, следует открыть приложение LibreOffice Calc, внести нужные данные, далее, пройти в меню «Файл»->»Сохранить как. «. В открывшемся диалоговом окне, выбрать тип файла — «Microsoft Excel (.xls)», ввести имя файла, и собственно говоря, нажать «Сохранить». В данном, случае, нужно быть внимательным, т.к. по умолчанию, формат файлов — .ods.

Второй способ — наиболее интересный. Бывают такие случаи, что требуется оформить результат работы программы в «удобный» для пользователя формат, но по каким-либо причинам, невозможно сделать прямое взаимодействие с Microsoft Excel (к примеру, программа, результат которой следует вывести в данном формате работает на отличной от Windows операционной системе).

Есть несколько способов — первый, перевести данные в формат CSV, и с помощью многочисленных конвертеров (или с помощью самого пакета MS Office) перевести в формат XLS.

Для платформы Microsoft Windows, удобнее всего, будет воспользоваться языком программирования C#. Дело в том, что описание всего интерфейса Microsoft Excel тянет на отдельную книгу, поэтому отсылаю читателя вот сюда или сюда.

Если мы имеем Linux приложение (т.е. XLS-файл, нужно создать из Linux’а, не используя офисные пакеты), то можно воспользоваться языком Perl, с подключенным модулем Spreadsheet::WriteExcel.

Вот, простой пример:

$worksheet->write(1,1,»This is a test»);

Вот, собственно и все.

Да, о самом модуле, его найти можно здесь.

Кстати говоря, модуль является кросс-платформенным, так что ничего не мешает установить Perl в Windows, подключить модуль и «ваять» уже там.

Вставка объекта в электронную таблицу Excel

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Для включения содержимого из других программ, таких как Word или Excel, можно использовать связывание и внедрение объектов (OLE).

Технология OLE поддерживается многими различными программами, и технология OLE используется для создания содержимого, которое создается в одной программе, доступной в другой программе. Например, вы можете вставить документ Office Word в книгу Office Excel. Чтобы узнать, какие типы контента можно вставить, в группе текст на вкладке Вставка нажмите кнопку объект . В поле тип объекта отображаются только программы, установленные на вашем компьютере и поддерживающие объекты OLE.

При копировании данных между Excel или любой программой, поддерживающей технологию OLE, например Word, вы можете скопировать эти данные как связанный объект или внедренный объект. Основные различия между связанными и внедренными объектами находятся в том месте, где хранятся данные, а также о том, как объект будет обновлен после того, как вы поместите его в конечный файл. Внедренные объекты хранятся в книге, в которой они вставлены, и не обновляются. Связанные объекты сохраняются как отдельные файлы, и их можно обновить.

Связанные и внедренные объекты в документе

1. внедренный объект не имеет соединения с исходным файлом.

2. связанный объект связан с исходным файлом.

3. исходный файл обновляет связанный объект.

Когда следует использовать связанные объекты

Если вы хотите, чтобы информация в конечный файл обновлялась при изменении данных в исходный файл, используйте связанные объекты.

При использовании связанного объекта исходные данные сохраняются в исходном файле. В конечном файле выводится представление связанных данных, в котором хранятся только исходные данные (и размер объекта, если объект является диаграммой Excel). Исходный файл должен быть доступен на вашем компьютере или в сети для поддержания связи с исходными данными.

Связанные данные могут быть обновлены автоматически при изменении исходных данных в исходном файле. Например, если выбрать абзац в документе Word, а затем вставить его как связанный объект в книгу Excel, то при изменении данных в документе Word можно обновить данные в Excel.

Использование внедренных объектов

Если вы не хотите обновлять скопированные данные при изменении в исходном файле, используйте внедренный объект. Версия исходного кода полностью внедрена в книгу. Если вы копируете данные как внедренный объект, конечный файл требует больше места на диске, чем при связывании данных.

Когда пользователь открывает файл на другом компьютере, он может просматривать внедренный объект без доступа к исходным данным. Так как внедренный объект не содержит связей с исходным файлом, объект не обновляется при изменении исходных данных. Чтобы изменить внедренный объект, дважды щелкните объект, чтобы открыть его и изменить его в исходной программе. Исходная программа (или другая программа, поддерживающая редактирование объекта) должна быть установлена на вашем компьютере.

Изменение способа отображения объекта OLE

Вы можете отобразить связанный объект или внедренный объект в книге так, как она отображается в программа-источник или в виде значка. Если книга будет просматриваться в Интернете и вы не планируете печатать книгу, вы можете отобразить объект в виде значка. Это уменьшает объем отображаемого пространства, занимаемого объектом. Для просмотра, в котором нужно отобразить сведения, дважды щелкните значок.

Как создать реестр документов в Excel: пошаговая инструкция с фото

Здравствуйте, друзья сайта itswat.ru . Людям определённых профессий приходится работать с большим количеством всевозможных документов – внутренних, входящих, исходящих и других. В крупных организациях, где число документов гигантское, система их учёта чётко отлажена. Для создания электронных реестров используются профессиональные программы, лицензия на которые стоит прилично. Но что делать небольшой, только родившейся и ещё не раскрученной компании, или скромному предпринимателю? Документов не слишком много, но они есть и все очень важные. Их потеря может выйти боком, а платить ежемесячно за профессиональное ПО – лишние и пока неуместные траты. Мой ответ – используйте Excel и с помощью нескольких функций систематизируйте и учитывайте свои «важные бумажки». Итак, тема данного материала — как создать реестр документов в Excel. Дело не сложное, но муторное и с множеством нюансов, поэтому расскажу пошагово с картинками.

Что можно поместить в реестр?

Реестр в Excel можно создать для чего угодно, например, для договоров с партнёрами, клиентами или подрядчиками. Ниже вы можете увидеть картинку – шаблон таблицы с заголовками столбцов, отражающими данные, которые необходимо учесть.

Вы можете сделать также реестр платежей. Тоже прикреплю фото примера, может, кому-нибудь пригодится.

Я же буду создавать реестр текстовых документов, содержащих описания товаров, которые я когда-то составлял по просьбе одной бизнесвумен, по чистой случайности, завалявшиеся на моём ноутбуке. Делаю я это не по необходимости, а для того, чтобы наглядно продемонстрировать вам весь процесс. Это и будет пошаговая инструкция. Уяснив принципы, вы легко сможете адаптировать её под себя, изменив шапку таблицы и выбрав только те действия, которые понадобятся именно вам. Я использую Excel 2007, но версия не принципиальна. Вы можете работать в Excel 2010 или более поздних годов выпуска, ничего не потеряете, так как во всех редакциях используемые мной функции также присутствуют, а разделы меню и команды находятся там же, где и раньше.

Пошаговая инструкция

Друзья, вот план того, что нам предстоит сделать для создания удобного и функционального реестра документов:

Создаём новый документ, задаём ему имя и сохраняем как «Книга с поддержкой макросов».

Выделяем примерную область значений, выбираем раздел «Вставка», элемент «Таблица», подтверждаем наличие заголовков.

Заполняем названия заголовков. В моём случае это «Номер», «Заказчик», «Папка», «Название», «Документ» и «Директория».

Приступаем к заполнению столбцов.
Столбец «Номер» заполняется просто. Необходимо ввести в первую строку значение 1, а во вторую – 2, выделить обе заполненные ячейки, зацепиться за маленький чёрный квадратик в правом нижнем углу выделенной области и протащить его вниз на нужное количество строк. В нижних ячейках автоматически проставятся значения от 1 до …(зависит от нас).

Столбец «Заказчик» можно заполнить вручную или способом, описанным для столбца «Название» при условии, что имена заказчиков – это по совместительству названия папок в общей директории.

В столбце «Папка» я хочу видеть адрес папки, в которой располагается конкретный документ и при этом сделать его ссылкой, при нажатии на которую Excel будет перебрасывать меня в эту папку. Для этого я воспользуюсь функцией «ГИПЕРССЫЛКА». Подробнее опишу ниже.
В столбце «Название» мне нужно отобразить имена документов, но вводить их все вручную очень долго. В Excel существует небольшая хитрость, позволяющая в разы ускорить процесс и автоматически заполнить ячейки названиями всех документов, находящихся в указанной папке. Это возможно благодаря функции «Файлы», ищите алгоритм чуть ниже.
Столбец «Документ» будет содержать рабочую ссылку на нужный файл, нажатие на которую спровоцирует его открытие. Как это сделать, ищите чуть ниже.
Столбец «Директория» — это всё тот же адрес папки, но без гиперссылки. Он нужен для того, чтобы заполнить предыдущие столбцы.

Чтобы получить активный адрес папки, где расположен нужный документ, воспользуемся функцией «Гиперссылка»:

Ставим курсор в первую ячейку соответствующего столбца.
Копируем адрес нужной папки.

Вставляем его сразу в «Директорию», он пригодится в дальнейшем.

Нажимаем в строке значений на fx и находим нужную функцию или вписываем вручную =ГИПЕРССЫЛКА(«адрес папки»).

Ещё один способ, на мой взгляд, самый удобный – щёлкаем в нужной ячейке ПКМ (правой кнопкой мыши), в меню выбираем команду «Гиперссылка», в открывшемся мастере отыскиваем нужную папку и подтверждаем действие.

Так придётся делать для каждого документа, но если учесть, что большое количество их расположено в одной и той же папке, то процесс не должен отнять много времени. Для последующих документов, являющихся соседями первого по директории, адрес можно просто скопировать.

С названием немного сложнее:

Добавляем к адресу, помещённому нами в «Директорию» ещё один обратный слеш и звёздочку, то есть *.

Выбираем раздел меню «Формулы», функцию «Диспетчер имён».

А в её мастере команду «Создать».

Задаём имя, в моём случае это будет «Название».

В строке «Диапазон» пишем =ФАЙЛЫ( и щёлкаем курсором по соответствующей ячейке в столбце «Директория», закрываем скобку).

Нажимаем ОК и «Закрыть».
Ставим курсор в первую ячейку столбца.
Вписываем туда формулу =ИНДЕКС(Название;СТРОКА()-1), где Название – это имя, заданное нами на четвёртом шаге данного алгоритма, а -1 обозначает, что данная ячейка стоит второй в столбце.
Нажимаем «Энтер» и видим, что в столбце появились имена всех файлов, расположенных в указанной папке.

Таким методом можно поместить в реестр названия не всех файлов, а выборочно в зависимости от формата. Для этого предварительно в адресе папке, указываемом в столбце «Директория», после звёздочки следует написать расширение файла, например, *docx, xls или jpeg. Это актуально, когда в одной папке находятся вперемешку файлы разных форматов – таблицы, картинки, текстовые документы и любые другие.

Если что-то вам по моим картинкам и описанию не понятно, то посмотрите следующую подробную инструкцию в формате видео.

Друзья, столбец «Документ» содержит то же название, но являющееся ссылкой. Чтобы этого добиться, следует проделать все те же действия, что и в предыдущем алгоритме до шага 8. Мы их опустим, так как повторно делать одно и то же не нужно. Теперь немного усложняем формулу. Она примет вид =ГИПЕРССЫЛКА(ИНДЕКС(Название;СТРОКА()-1)). После её размещения и ввода строки заполнятся теми же названиями, но являющими собой активные ссылки.

Вот, кажется, и всё. Старался описать алгоритм наиболее подробно. Меня ещё недавно спросили, как создать реестр сведений о доходах физических лиц, то есть формировать справки 2-НДФЛ и вести их учёт в программе «Налогоплательщик ЮЛ». Тема, в общем, та же, но программа другая, поэтому я решил посвятить ей отдельный материал. До скорых встреч.

Создание комплексных документов в excel

Практическая работа №1

Создание комплексных документов

в табличном процессоре Microsoft Office Excel

Цель работы: использование информационной технологии для создания комплексных документов в табличном процессоре Microsoft Office Excel и изучение основных приемов работы с многостраничной электронной книгой; использование возможностей табличного процессора Microsoft Office Excel для расчетов, графического представления данных и прогнозирования.

Табличный процессор Microsoft Office Excel 2007 дает возможность анализировать, использовать и обрабатывать данные для принятия решений. Он содержит набор инструментов для работы с информацией, представленной в табличной форме. Таблица представляет собой сложный объект, который состоит из элементарных объектов: строка, столбец, ячейка, диапазон ячеек.

Строка — это все ячейки, расположенные на одном горизонтальном уровне. Заголовки строк представлены в виде целых чисел.

Столбец — это все ячейки, расположенные в одном вертикальном ряду таблицы. Заголовки столбцов задаются буквами латинского алфавита.

Ячейка — это элементарный объект электронной таблицы. Адрес ячейки образуется из заголовков столбца и строки, на пересечении которых она находится.

Диапазон ячеек — это группа смежных ячеек, образующих прямоугольную область. Он задается указанием адресов первой и последней его ячеек, разделенных двоеточием.

Электронные таблицы, с которыми работает пользователь, называются рабочими листами. Документы электронных таблиц могут включать несколько рабочих листов и называются рабочими книгами. Книга в Microsoft Office Excel представляет собой файл, используемый для обработки и хранения данных.

В работе с электронными таблицами можно выделить три основных типа данных: число, текст и формула. Текстом в электронных таблицах является любая последовательность символов, состоящая из букв, цифр и пробелов. Число, в отличие от текста, может участвовать в вычислительных операциях. В зависимости от решаемой задачи важно выбрать наиболее подходящий формат представления данных. Для ввода данных в ячейку нужно её выделить (установить курсор на ячейке), ввести данные и нажать клавишу Enter.

Назначение электронной таблицы в первую очередь состоит в автоматизации расчетов над данными. Для этого в ячейки таблицы вводятся формулы, которые являются основным средством для анализа данных. С помощью формул можно складывать, умножать и сравнивать данные, а также объединять значения. Существует стандартный порядок выполнения вычислений, однако его можно изменить с помощью скобок.

Ввод любой формулы начинается со знака равенства. Если его пропустить, то вводимая формула будет воспринята как текст. В формуле используются адреса объектов (ячейки, строки, столбца, диапазона ячеек), которые называются ссылками. Ссылки позволяют связывать между собой любые ячейки электронной таблицы и проводить необходимую обработку табличных данных.

Ссылка на ячейку может быть относительной или абсолютной. Относительными называются ссылки, которые при копировании в составе формулы в другую ячейку автоматически изменяются. Абсолютными называются ссылки, которые при копировании в составе формулы в другую ячейку не изменяются.

Заканчивается ввод формулы нажатием клавиши Enter. Результатом вычислений по арифметической формуле является число. Редактирование содержимого ячейки можно производить в строке формул.

Строкой формул называется специальная строка, расположенная над заголовками столбцов и предназначенная для ввода и редактирования формул и иной информации. Строка формул состоит из двух основных частей: адресной строки, в которой располагаются адреса выделенной ячейки или диапазона ячеек, и строки ввода, в которой отображается информация в ячейке.

Функции — это заранее определенные формулы, которые выполняют вычисления разной степени сложности по заданным величинам, называемым аргументами, и в указанном порядке. Microsoft Office Excel позволяет использовать большой набор функций, что облегчает расчеты в таблицах. Использование функций производится по следующей схеме:

1. Установить курсор в той ячейке, где ожидается получить ответ и удалить её содержимое.

2. Выполнить команду меню Формулы > Вставить функцию или вызвать Мастер функций нажатием кнопки, находящейся рядом со строкой редактирования.

3. На вкладке Библиотека функций выбрать категорию (финансовая, логическая, текстовая, дата и время, ссылки и массивы, математическая или другая) и название необходимой функции. Нажать кнопку ОК.

4. В появившемся диалоговом окне в соответствующих окошках указать необходимые аргументы функции. Нажать кнопку ОК.

Диаграмма является объектом электронной таблицы и предназначена для представления данных в графической форме. Microsoft Office Excel поддерживает различные типы диаграмм, что позволяет представлять данные наиболее понятным для аудитории способом. Создав диаграмму, можно изменить вид элементов диаграммы или удалить те элементы, которые не требуется отображать.

Линии тренда позволяют наглядно показать тенденции изменения данных и оценить значения, которые находятся за пределами фактических данных, то есть помогают анализировать задачи прогноза. Линию тренда можно добавить к ряду данных на диаграмме без накопления, линейчатой, плоской, биржевой, точечной или пузырьковой диаграмме, диаграмме с областями и гистограмме.

Сформировать и заполнить финансовую сводку за неделю. Построить диаграмму изменения финансового результата.

1. На компьютере в своей папке создать документ Microsoft Office Excel.

2. Дать документу имя Комплекс и открыть его.

3. Дать рабочему листу имя Результат.

4. Разместить на листе таблицу 1 согласно рисунку. Выделенные значения не нужно вносить с клавиатуры (они появляются после расчета).

5. Для ввода дней недели набрать Понедельник и произвести автокопирование до Воскресенья (левой кнопкой мыши протянуть вниз за маркер автозаполнения в правом нижнем углу ячейки).

6. Произвести расчет в графе «Финансовый результат» для понедельника по формуле:

= Доход – Расход (в ячейке D4 набрать формулу =В4-С4 и нажать клавишу Enter)

7. Скопировать полученную формулу для получения данных финансового результата за все дни недели (двойной щелчок мыши по маркеру автозаполнения в правом нижнем углу ячейки).

8. Изменить цвет отрицательных значений финансового результата на красный цвет.

8.1 Выделить протягиванием диапазон ячеек с результатами расчетов.

8.2 Выполнить команду меню Главная.

8.3 На вкладке Ячейки выбрать команду Формат > Формат ячеек.

8.4 Указать формат ячеек Денежный с выделением отрицательных чисел красным цветом, число десятичных знаков два.

8.5 Нажать кнопку ОК.

9. Рассчитать средние значения дохода и расхода.

9.1 Установить курсор в ячейку B11.

9.2 Выполнить команду меню Формулы.

9.3 На вкладке Библиотека функций выбрать категорию Другие функции > Статистические > СРЗНАЧ

9.4 В появившемся диалоговом окне в качестве первого числа выделить протягиванием диапазон ячеек В4:В10 с данными для расчета среднего значения дохода.

9.5 Нажать кнопку ОК для завершения ввода формулы.

9.6 Аналогично произвести расчет среднего значения расхода.

10. Рассчитать общий финансовый результат за неделю (на вкладке Библиотека функций можно воспользоваться кнопкой Автосумма на панели инструментов).

11. Построить диаграмму для анализа финансовых результатов по дням недели.

11.1 Выделить протягиванием диапазон ячеек с данными финансового результата D4:D10.

11.2 Выполнить команду меню Вставка.

11.3 На вкладке Диаграммы выбрать категорию Линейчатая.

11.4 Выбрать тип диаграммы Линейчатая с группировкой.

11.5 Выполнить команду меню Работа с диаграммами > Макет (диаграмма является активным объектом).

11.6 На вкладке Подписи использовать инструменты меню для внесения названия диаграммы и подписей данных.

12. Сохранить изменения, не закрывая документ Комплекс и программу Microsoft Office Excel.

Осуществить прогноз численности населения России на 2012 год добавлением линии тренда к ряду данных диаграммы.

1. В открытом документе Комплекс дать новому листу имя Тренд.

2. Разместить на листе таблицу 2 согласно рисунку.

3. Построить диаграмму численности населения.

3.1 Выделить протягиванием диапазон ячеек с числовыми данными о количестве человек (B3:G3).

3.2 Выполнить команду меню Вставка.

3.3 Выбрать тип диаграммы Гистограмма с группировкой.

3.4 Внести название диаграммы и подписи данных. Легенду не добавлять.

4. Создать подпись горизонтальной оси диаграммы.

4.1 Выполнить команду меню Работа с диаграммами > Конструктор (диаграмма является активным объектом).

4.2 На вкладке Данные выполнить команду Выбрать данные.

4.3 В открывшемся окне Выбор источника данных нажать кнопку Изменить в окне Подписи горизонтальной оси (категории).

4.4 Выделить протягиванием диапазон ячеек с годами в таблице 2 согласно приведенному рисунку.

4.5 Нажать кнопку ОК в окне Подписи оси.

4.6 Нажать кнопку ОК в окне Выбор источника данных.

5. Добавить линию тренда к созданной диаграмме.

5.1 Выполнить команду меню Работа с диаграммами > Макет (диаграмма является активным объектом).

5.2 На вкладке Анализ выполнить команду Линия тренда > Дополнительные параметры линии тренда.

5.3 В открывшемся окне Формат линии тренда указать параметры согласно приведенному рисунку.

5.4 Нажать кнопку Закрыть. На диаграмме будут показаны линия тренда и прогноз на один период вперед.

6. Сохранить изменения, не закрывая документ Комплекс и программу Microsoft Office Excel.

Рассчитать удельный вес каждого показателя в общей сумме бюджета в 2012 году.

1. В открытом документе Комплекс дать новому листу имя Удельный вес.

2. Разместить на листе таблицу 3.

Таблица 3. Влияние каждого показателя на общую сумму бюджета

Как создать новый текстовый документ Эксель?

Всем привет, у меня уже есть похожая статья, где я описывал как создать новый документ Ворд, теперь пришла очередь Майкрософт Эксель!

Ms Excel – это текстовый документ, который имеет оформление в виде таблиц и более того к полям таблицы можно применять различные математические функции. Вообще МС Эксель имеет очень много функций, но данная статья о том, как создать новый текстовый файл Эксель.

Способ №1. Как создать новый документ Excel на рабочем столе.

Чтобы создать новый документ Эксель на рабочем столе или в необходимой рабочей папке делаем следующее:

Переходим на рабочий стол Виндовс или в рабочую папку
Кликаем правой кнопкой мыши по пустому месту
В появившемся меню ищем кнопку «Создать», далее нажимаем на «Электронная таблица MS Excel»
Теперь на рабочем столе или папке у вас появится файл с названием «Электронная таблица Excel», обычно после создания файла эта надпись выделена синим цветом, это означает что мы можем задать свое название документу Эксель.

Вот и все! Теперь вы можете открыть данный файл и создать необходимую вам таблицу! Не забывайте переодически сохранять документы в которых вы работаете.

Способ №2. Как сделать новый документ в Экселе.

Во втором способе я вам рассказать, как создать другой файл Эксель из самой программы. Для этого следуем инструкции:

Мышкой нажимаем кнопку «Пуск» в левом нижнем углу. И ищем папку «Microsoft Office . », нажимаем на нее и открываем программу MS Excel.
Если у вас установлена Windows 7, то после «Пуска» переходим во вкладку «Все программы» и следуем также как описано выше!
Открылась программа Эксель, выбираем пункт «Пустая книга«, теперь вы можете в ней работать, но чтобы создать документ Экселя, вам необходимо его сохранить.
В левом верхнем углу нажимаем кнопку «Файл».
Далее нажимаем «Сохранить».
Вам будет предложено место для сохранения нового документа, поставьте необходимую папку для сохранения нового файла Эксель и задайте ему нужное название.
Нажмите кнопку «Сохранить или Ок».

Вот и все! Ничего сложного в этом нет, не торопитесь и у вас все получится!

Как создать новую таблицу в одном документе Экселя

В экселе можно создавать несколько рабочих окон, таблиц, вкладок, листов называйте их как хотите, но сам Эксель подписывает их как «Лист 1, Лист 2 и т.д.»

Каждый лист в документе Excel можно назвать как вам необходимо — это позволяет делать документ многогранным и очень полезным, вы можете хранить разные отчеты или таблицы расчетов в одном файле Экселя. Очень удобно не правда ли?

Итак как сделать несколько документов в одном Ексель файле?

Для начала создайте документ Ексель, как описано выше или откройте уже существующий документ.
Теперь внимательно внизу страницы ближе к левому краю, вы должны увидеть надпись «Лист 1 (Sheet 1)» или «Любое название связанное с информацией в этой таблице».
Рядом с этой вкладкой вы найдете кнопку в виде «Плюсика (+)», она бывает слева или справа от вкладки «Лист 1». Нажав на «Плюсик» вы создадите новый лист документа в Экселе.
Чтобы переключиться между таблицами, просто щелкните на необходимый лист левой кнопкой мыши!
Чтобы изменить название листа для удобства, щелкните по нужному листу дважды быстро, у вас откроется окно, где вы сможете задать свое название новой таблице или переименовать старую таблицу.

Вот и все! Желаю удачи и успехов!

Если вам понравилась статья, пожалуйста поделитесь ей в своих социальных сетях с помощью кнопок ниже. Спасибо!

Источник

Microsoft Excel – самая популярная программа для работы с электронными таблицами. Ее преимущество заключается в наличии всех базовых и продвинутых функций, которые подойдут как новичкам, так и опытным пользователям, нуждающимся в профессиональном ПО.

В рамках этой статьи я хочу рассказать о том, как начать работу в Эксель и понять принцип взаимодействия с данным софтом.

Создание таблицы в Microsoft Excel

Конечно, в первую очередь необходимо затронуть тему создания таблиц в Microsoft Excel, поскольку эти объекты являются основными и вокруг них строится остальная работа с функциями. Запустите программу и создайте пустой лист, если еще не сделали этого ранее. На экране вы видите начерченный проект со столбцами и строками. Столбцы имеют буквенное обозначение, а строки – цифренное. Ячейки образовываются из их сочетания, то есть A1 – это ячейка, располагающаяся под первым номером в столбце группы А. С пониманием этого не должно возникнуть никаких проблем.

Обратите внимание на приведенный выше скриншот. Вы можете задавать любые названия для столбцов, заполняя данные в ячейках. Именно так формируется таблица. Если не ставить для нее границ, то она будет бесконечной. В случае необходимости создания выделенной таблицы, которую в будущем можно будет редактировать, копировать и связывать с другими листами, перейдите на вкладку «‎Вставка» и выберите вариант вставки таблицы.

Задайте для нее необходимую область, зажав левую кнопку мыши и потянув курсор на необходимое расстояние, следя за тем, какие ячейки попадают в пунктирную линию. Если вы уже разобрались с названиями ячеек, можете заполнить данные самостоятельно в поле расположения. Однако там нужно вписывать дополнительные символы, с чем новички часто незнакомы, поэтому проще пойти предложенным способом. Нажмите «‎ОК» для завершения создания таблицы.

На листе вы сразу же увидите сформированную таблицу с группировками по столбцам, которые можно сворачивать, если их отображение в текущий момент не требуется. Видно, что таблица имеет свое оформление и точно заданные границы. В будущем вам может потребоваться увеличение или сокращение таблицы, поэтому вы можете редактировать ее параметры на вкладке «‎Конструктор».

Обратите внимание на функцию «‎Экспресс-стили», которая находится на той же упомянутой вкладке. Она предназначена для изменения внешнего вида таблицы, цветовой гаммы. Раскройте список доступных тем и выберите одну из них либо приступите к созданию своей, разобраться с чем будет не так сложно.

Комьюнити теперь в Телеграм

Подпишитесь и будьте в курсе последних IT-новостей

Основные элементы редактирования

Работать в Excel самостоятельно – значит, использовать встроенные элементы редактирования, которые обязательно пригодятся при составлении таблиц. Подробно останавливаться на них мы не будем, поскольку большинство из предложенных инструментов знакомы любому пользователю, кто хотя бы раз сталкивался с подобными элементами в том же текстовом редакторе от Microsoft.

На вкладке «‎Главная» вы увидите все упомянутые инструменты. С их помощью вы можете управлять буфером обмена, изменять шрифт и его формат, использовать выравнивание текста, убирать лишние знаки после запятой в цифрах, применять стили ячеек и сортировать данные через раздел «‎Редактирование».

Использование функций Excel

По сути, создать ту же таблицу можно практически в любом текстовом или графическом редакторе, но такие решения пользователям не подходят из-за отсутствия средств автоматизации. Поэтому большинство пользователей, которые задаются вопросом «‎Как научиться работать в Excel», желают максимально упростить этот процесс и по максимуму задействовать все встроенные инструменты. Главные средства автоматизации – функции, о которых и пойдет речь далее.

Если вы желаете объявить любую функцию в ячейке (результат обязательно выводится в поле), начните написание со знака «=», после чего впишите первый символ, обозначающий название формулы. На экране появится список подходящих вариантов, а нажатие клавиши TAB выбирает одну из них и автоматически дописывает оставшиеся символы.
Обратите внимание на то, что справа от имени выбранной функции показывается ее краткое описание от разработчиков, позволяющее понять предназначение и действие, которое она выполняет.
Если кликнуть по значку с функцией справа от поля ввода, на экране появится специальное окно «‎Вставка функции», в котором вы можете ознакомиться со всеми ними еще более детально, получив полный список и справку. Если выбрать одну из функций, появится следующее окно редактирования, где указываются аргументы и опции. Это позволит не запутаться в правильном написании значений.
Взгляните на следующее изображение. Это пример самой простой функции, результатом которой является сумма указанного диапазона ячеек или двух из них. В данном случае знак «:» означает, что все значения ячеек указанного диапазона попадают под выражение и будут суммироваться. Все формулы разобрать в одной статье нереально, поэтому читайте официальную справку по каждой или найдите открытую информацию в сети.
На вкладке с формулами вы можете найти любую из них по группам, редактировать параметры вычислений или зависимости. В большинстве случаев это пригождается только опытным пользователям, поэтому просто упомяну наличие такой вкладки с полезными инструментами.

Вставка диаграмм

Часто работа в Эксель подразумевает использование диаграмм, зависимых от составленной таблицы. Обычно это требуется ученикам, которые готовят на занятия конкретные проекты с вычислениями, однако применяются графики и в профессиональных сферах. На данном сайте есть другая моя инструкция, посвященная именно составлению диаграммы по таблице. Она поможет разобраться во всех тонкостях этого дела и самостоятельно составить график необходимого типа.

Подробнее: Как построить диаграмму по таблице в Excel: пошаговая инструкция

Элементы разметки страницы

Вкладка под названием «‎Разметка страницы» пригодится вам только в том случае, если создаваемый лист в будущем должен отправиться в печать. Здесь вы найдете параметры страницы, сможете изменить ее размер, ориентацию, указать область печати и выполнить другое редактирование. Большинство доступных инструментов подписаны, и с их использованием не возникнет никаких проблем. Учитывайте, что при внесении изменений вы можете нажать комбинацию клавиш Ctrl + Z, если вдруг что-то сделали не так.

Сохранение и переключение между таблицами

Программа Эксель подразумевает огромное количество мелочей, на разбор которых уйдет ни один час времени, однако начинающим пользователям, желающим разобраться в базовых вещах, представленной выше информации будет достаточно. В завершение отмечу, что на главном экране вы можете сохранять текущий документ, переключаться между таблицами, отправлять их в печать или использовать встроенные шаблоны, когда необходимо начать работу с заготовками.

Надеюсь, что эта статья помогла разобраться вам с тем, как работать в Excel хотя бы на начальном уровне. Не беспокойтесь, если что-то не получается с первого раза. Воспользуйтесь поисковиком, введя там запрос по теме, ведь теперь, когда имеются хотя бы общие представления об электронных таблицах, разобраться в более сложных вопросах будет куда проще.

Источник

Санкт-Петербургское государственное бюджетное специальное

реабилитационное образовательное учреждение среднего профессионального образования  техникум для инвалидов «Профессионально-реабилитационный центр»

Методическое пособие

Конспект лекций по дисциплине

ЕН.02. «Информационные технологии в профессиональной деятельности»

Тема: Работа в программе Microsoft Excel

для обучающихся Санкт-Петербургского государственного бюджетного

специального реабилитационного образовательного учреждения среднего профессионального образования  техникума для инвалидов

“Профессионально-реабилитационный центр”

Разработали:

Таранова О.А.– преподаватель

СПб ГБУ «Профессионально-реабилитационный центр»

Санкт – Петербург

2015 г.

Содержани

1. Обработка данных средствами табличного процессора Microsoft Excel 3

2. Основные понятия 3

3. Ячейки и их адресация 4

4. Диапазон ячеек 4

5. Ввод, редактирование и форматирование данных 4

6. Ввод текста и чисел 4

7. Копирование содержимого ячеек 5

8. Форматирование содержимого ячеек 5

9. Автоматизация ввода 6

10. Формулы 7

11. Ссылки на ячейки 7

12. Абсолютные и относительные ссылки 8

13. Построение диаграмм и графиков 9

14. Тип диаграммы 9

15. Создание диаграммы. 10

16. Выбор данных 10

17. Оформление диаграммы 11

18. Размещение диаграммы 12

19. Редактирование диаграммы 12

20. Инструменты управления диаграммами. 13

21. Изменение типа диаграммы. 13

22. Замена источника данных. 14

23. Замена столбцов и строк. 14

24. Редактирование элементов диаграммы. 14

25. Удаление диаграммы. 15

26. ОШИБКИ ПРИ ОБРАБОТКЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ТАБЛИЦ 15

Обработка данных средствами табличного процессора Microsoft Excel

Для представления данных в удобном виде используют таблицы, что дает возможность не только отображать, но и обрабатывать данные. Класс программ для этой цели называется табличными процессорами.

Особенность табличных процессоров заключается в возможности применения формул для описания связи между значениями различных ячеек. Расчет по заданным формулам выполняется автоматически. Изменения содержимого какой-либо ячейки приводит к пересчету значений всех ячеек, которые с ней связаны формульными отношениями.

Применение табличных процессоров упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без проведения расчетов вручную. Служат для:

• проведения однотипных расчетов над большими наборами данных;
• автоматизации итоговых вычислений;
• решения задач путем подбора значений параметров;
• обработки результатов экспериментов;
• проведения поиска оптимальных значений параметров;
• подготовка табличных документов;
• построение диаграмм и графиков по имеющимся данным.

Программа Microsoft Excel предназначена для работы с таблицами данных, преимущественно числовых. При формировании таблицы выполняют ввод, редактирование и форматирование текстовых и числовых данных, а также формул. Наличие средств автоматизации облегчает эти операции.

Основные понятия

Документ Excel называется рабочей книгой. Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру и может содержать одну или несколько таблиц. В окне документа в программе Excel отображается только текущий рабочий лист, с которым и ведется работа. Каждый рабочий лист имеет название, которое отображается на ярлычке листа, находящемся в его нижней части (Рис. 1). По ярлычкам можно переходить к другим рабочим листам внутри одной книги. Чтобы переименовать рабочий лист, надо дважды щелкнуть на его ярлычке. Рабочий лист состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами, и, далее, двухбуквенными комбинациями. Всего рабочий лист может содержать до 16 384 столбцов от А до IV. Строки последовательно нумеруются цифрами от 1 до 1048 576.

Рис. 1. Расположение ярлычков листа на экране

Ячейки и их адресация

На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Они являются минимальными элементами для хранения данных. Обозначение отдельной ячейки сочетает в себе номера столбца и строки (в этом порядке), на пересечении которых она расположена (А1, D4). Номер ячейки выполняет функции ее адреса. Адреса ячеек используются при записи формул, определяющих взаимосвязь между значениями, расположенными в разных ячейках. Одна из ячеек всегда активна и выделяется рамкой активной ячейки. Эта рамка играет роль курсора. Операции ввода и редактирования всегда приводятся в активной ячейке.

Диапазон ячеек

На данные с соседних ячейках можно ссылаться в формулах как на единое целое. Такую группу ячеек называют диапазоном. Наиболее часто используются прямоугольные диапазоны, образующиеся на пересечении группы последовательно идущих строк и столбцов. Диапазон ячеек обозначают, указывая через двоеточие номера ячеек в противоположных концах прямоугольника на пример (А1:С15). Выделение диапазона производят протягиванием указателя от одной угловой ячейки до противоположной по диагонали. Чтобы выбрать столбец или строку целиком, следует щелкнуть на их заголовке. Протягиванием по заголовкам можно выбрать несколько идущих подряд столбцов или строк.

Ввод, редактирование и форматирование данных

Отдельная ячейка может содержать данные одного из типов: текст, число, дата, время или формула. Тип данных определяется автоматически при вводе в ячейку. Ввод формулы всегда начинается со знака равенства.

Ввод текста и чисел

Ввод данных осуществляется непосредственно в текущую ячейку или в строку формул. Место ввода обозначается текстовым курсором. Если щелкнуть на строке формул или дважды на текущей ячейке, можно редактировать содержимое ячейки. Чтобы завершить ввод, сохранив данные, используют Enter. Для очистки содержимого ячейки — Delete.

Копирование содержимого ячеек

Копирование и перемещение ячеек в Excel можно осуществлять методом перетаскивания (для небольшого числа ячеек) или через буфер (при работе с большими диапазонами).

Чтобы скопировать или переместить текущую ячейку (выделенный диапазон) вместе с содержимым, следует навести курсор на рамку текущей ячейки, он примет вид стрелки. Теперь ячейку можно перетащить в любое место рабочего листа (точка вставки помечается всплывающей подсказкой).

Для выбора способа перетаскивания можно использовать специальное перетаскивание при нажатой правой кнопке мыши. При отпускании кнопки в появившемся меню можно выбрать операцию.

При использовании буфера обмена вставка данных возможна лишь немедленно после копирования или вырезания. «Вырезанные» данные удаляются из места их исходного размещения только в момент вставки. Команды Копировать и Вырезать можно найти в контекстном меню, которое открывается при нажатии правой клавиши мыши на объекте или на Вкладке Главная, подменю Буфер обмена.

Контекстное меню Подменю Буфер обмена

Форматирование содержимого ячеек

По умолчанию текстовые данные выравниваются по левому краю ячейки, а числа по правому. Изменить формат отображения данных — команда Формат, Ячейки. Вкладки этого диалогового окна (Рис. 2) позволяют выбирать формат записи данных, направление текста и метод его выравнивания, определять шрифт и начертание, задавать фоновый цвет, управлять отображением и видом рамок.

Рис. 2. Окно Формат ячеек

Автоматизация ввода

Для ввода повторяющихся или однотипных данных. К числу средств автоматизации ввода относятся: автозавершение, автозаполнение числами и автозаполнение формулами.

Автозавершение применяют при вводе в ячейки одного столбца текстовых строк среди которых есть повторяющиеся. Если при вводе в ячейку обнаружено соответствие ранее введенным строкам, введенный текст автоматически дополняется. Нажатие Enter подтверждает автозавершение, иначе ввод можно продолжать, игнорируя предлагаемый вариант. Операция действует при введении данных в ячейки, идущие подряд.

Автозаполнение числами. В правом нижнем углу рамки текущей ячейки имеется черный квадратик – маркер автозаполнения. При наведении на него указателя мыши (обычно он имеет форму толстого белого креста), он приобретает форму тонкого черного крестика. Перетаскиванием маркера можно «размножить» содержимое ячейки по вертикали или горизонтали.

Если ячейка содержит число (дату, денежную сумму), то при перетаскивании происходит копирование ячеек или их заполнение арифметической прогрессией. При перетаскивании правой кнопкой мыши в диалоговом окне (появляется после отпускания мыши) можно выбрать способ автозаполнения.

Пример: пусть А1 содержит 1. Перетаскиваем маркер на ячейки В1, С1. В открывшемся меню выбираем Копировать ячейки, все ячейки будут содержать 1. Если выберем Заполнить, то в ячейках окажутся числа 1, 2 и 3.

Чтобы сформулировать условия заполнения нужно выполнить последовательность команд Правка, Заполнить, Прогрессия. В окне выбирается тип прогрессии, величина шага и предельное значение.

Автозаполнение формулами выполняется также. Ее особенность заключается в необходимости копирования ссылок на другие ячейки. В ходе автозаполнения принимается во внимание характер ссылок в формуле: относительные ссылки изменяются в соответствии с относительным расположением копии и оригинала, абсолютные остаются без изменений.

Формулы

Вычисления осуществляются при помощи формул. Формула может содержать числовые константы, ссылки на ячейки и функции Excel, соединенные знаками математических операций. Скобки позволяют изменить стандартный порядок выполнения действий. Если ячейка содержит формулу, то в рабочем листе отображается текущий результат вычисления этой формулы. Если сделать ячейку текущей, то сама формула отображается в строке формул (Рис. 3).

Рис. 3. Отображение формулы в «строке формул»

Правило использования формул в Excel:

если значение ячейки действительно зависит от других ячеек таблицы, всегда следует использовать формулу. Это гарантирует, что последующее редактирование таблицы не нарушит ее целостности и правильности вычислений в ней.
формулы обязательно должны вводиться в английской раскладке клавиатуры.

Ссылки на ячейки

Формула может содержать ссылки, то есть адреса ячеек, содержимое которых используется в вычислениях. Таким образом, результат вычисления формулы зависит от числа, находящегося в другой ячейке. Ячейка, содержащая формулу, является зависимой. Значение, отображаемое в ячейке с формулой, пересчитывается при изменении значения ячейки, на которую указывает ссылка. Ссылку можно задать разными способами:

адрес ячейки можно ввести вручную;
щелкнуть на нужной ячейке или выбрать диапазон, адрес которого нужно ввести (выделяются при этом пунктирной рамкой).

Обратите внимание на кнопки минимизации, присоединенные к соответствующим полям у всех диалоговых окон, которые требуют указания номеров ячеек (Рис. 4).

Рис. 4. Кнопки минимизации на панели редактирования свойств формулы

Эти кнопки сворачивают окно до минимального размера, что облегчает выбор ячеек на листе. Для редактирования формулы следует дважды щелкнуть на соответствующей ячейке. При этом ячейки, от которых зависит значение формулы, выделяются на рабочем листе цветными рамками, а сами ссылки отображаются в ячейке и в строке формул тем же цветом. Это облегчает редактирование формул.

Абсолютные и относительные ссылки

По умолчанию, ссылки на ячейки в формулах рассматриваются как относительные. Это означает, что при копировании формула адреса в ссылках автоматически изменяются в соответствии с относительным расположением исходной ячейки и создаваемой копии.

При абсолютной адресации адреса ссылок при копировании не изменяются, так что ячейка, на которую указывает ссылка, рассматривается как нетабличная. Для изменения способа адресации при редактировании формулы надо выделить ссылку на ячейку и нажать клавишу F4. Адрес ячейки предваряется знаком $.

Построение диаграмм и графиков

Чтобы помочь вам проанализировать и понять информацию, представленную в числовом виде, MS Excel позволяет вывести ее в графическом виде – как график или диаграмму. Способность наглядно представлять большие массивы числовых данных делает MS Excel очень удобным средством отслеживания зависимостей и составления прогнозов.

В программе Excel термин диаграмма используется для обозначения всех видов графического представления числовых данных. Построение графического изображения производится на основе ряда данных. Так называют группу ячеек с данными в пределах отдельной строки или столбца. На одной диаграмме можно отображать несколько рядов данных.

Чтобы создать диаграмму, упрощающие понимание данных рабочего листа, сначала потребуется познакомиться со структурой и назначением самой диаграммы.

Ряды данных. Числовые данные, на основе которых MS Excel строит диаграмму.

Ось Х. Определяет ширину диаграммы.

Ось Y. Задает высоту диаграммы.

Легенда. Содержит текст, описывающий отображение на диаграмме данные.

Заголовок диаграммы. Описывает назначение диаграммы.

Диаграмма представляет собой вставной объект, внедренный на один из листов рабочей книги. Она может отображаться на листе с данными или на любом другом листе (часто для диаграммы отводят отдельный лист). Диаграмма сохраняет связь с данными, на основе которых она построена, и при обновлении этих данных немедленно изменяет свой вид.

Тип диаграммы

Форму диаграммы выбирают в разделе Диаграммы на вкладке Вставка. Для выбранного типа диаграммы справа указывается несколько вариантов представления данных (Рис. 5). Необходимо выбрать один из вариантов и нажать на кнопку ОК.

Рис. 5. Окно выбора типа диаграммы

Гистограмма. Количественные показатели представляются в виде вертикальных столбцов, увеличивающихся в верхнем направлении. Эффективна при сравнении двух или большего количества показателей, например ежемесячных продаж или объемов продаж разных менеджеров.

График. Количественные показатели представляются в виде линий. На графике показаны только самые верхние точки гистограммы.

Круговая. Подобна графику, но в ней цветом заливается вся область под линией.

Линейчатая. Напоминает гистограмму, повернутую на 90⁰: столбцы «растут» слева направо.

С областями. Позволяет сравнить показатели относительно общего, например, объем продаж, совершенных одним менеджером, по отношению к объему продаж всей компании.

Создание диаграммы.

Перед созданием диаграммы необходимо ввести дополнительную информацию, которая нужна для обозначения в MS Excel отдельных элементов диаграммы. (Вы вполне можете изменить диаграмму и в дальнейшем, если не хотите, чтобы MS Excel выводила отдельные подписи прямо сейчас.)

Выбор данных

Для выбора данных, по которым будет строиться диаграмма, используется команда Выбор данных на вкладке Конструктор (Рис. 6). Если диапазон выбран заранее, то в области окна мастера появится отображение диаграммы (Рис. 7).

Рис.6. Окно выбора источника данных

Рис.7. Отображение диаграммы

Итак, чтобы создать диаграмму, выполните ряд действий.

Выделите числовые данные и подписи данных, которые будут принимать участие в создании диаграммы.
Перейдите во вкладку Вставка. Изучите список доступных типов диаграмм.
Щелкните на кнопке понравившегося типа диаграммы, например График или Гистограмма. На экране появиться палитра подтипов диаграммы.
Выберите необходимый вариант. MS Excel создаст диаграмму и отобразит на экране вкладку Работа с диаграммами.

Оформление диаграммы

На вкладке Макет режима Работа с диаграммами (Рис. задаются:

название диаграммы, подписи осей;
отображение и маркировка осей координат;
отображение сетки линий, параллельных осям;
описание построенных графиков (Легенда);
отображение надписей, соответствующих отдельным элементам данных на графике (Подписи данных);
представление данных, использованных при построении графика, в виде таблицы (Таблица данных).

и т.д.

Рис. 8.

В зависимости от типа диаграммы некоторые из перечисленных вкладок могут отсутствовать.

Размещение диаграммы

Указать место размещения диаграммы (новый рабочий лист или уже имеющийся) (Рис.9) можно на Вкладке Конструктор режима Работы с диаграммами. Этот выбор важен только для последующей печати документа, содержащего диаграмму.

Рис.9 Окно Выбора размещения диаграммы

Редактирование диаграммы

Готовую диаграмму можно изменить. Она состоит из набора отдельных элементов, таких как сами графики (ряды данных), оси координат, заголовок диаграммы, область построения и т.д.

При щелчке на элементе он выделяется маркерами, а при наведении на него указателя мыши — описывается всплывающей подсказкой. Открыть диалоговое окно для форматирования элемента — меню Формат (для выделенного элемента) или через контекстное меню (команда Формат). Если требуется внести существенные изменения, следует вновь воспользоваться командами на вкладках Конструктор, Макет. Предварительно диаграмму надо выделить.

Чтобы удалить диаграмму, можно удалить рабочий лист, на котором она расположена (Контекстное меню, Удалить), или выбрать диаграмму, внедренную в рабочий лист, и нажать на клавиатуре клавишу Delete.

Инструменты управления диаграммами.

После щелчка на диаграмме MS Excel выведет на экран вкладку Работа с диаграммами, которая содержит инструменты управления диаграммами, разбитые на четыре категории.

Тип. Позволяет изменять тип диаграммы.

Данные. Применяется для изменения источника данных диаграммы: числовых данных, откладываемых вдоль осей X и Y.

Макеты диаграмм. Инструменты этого раздела применяются для изменения отдельных элементов диаграмм, например заголовка диаграммы, подписей осей X и Y, расположения легенды (вверху, внизу, слева или справа) и т.д.

Стили диаграмм. Предоставляет возможность кардинальным образом изменить вид диаграммы.

Изменение типа диаграммы.

Имея в своем распоряжении готовую диаграмму, вы можете поэкспериментировать со способом представления числовых данных в графическом виде. Например, изменить гистограмму на диаграмму с областями. Чтобы изменить тип диаграммы, выполните ряд действий.

Щелкните на диаграмме, тип которой требуется изменить. На экране появится вкладка Работа с диаграммами.
Перейдите во вложенную вкладку Конструктор.
Щелкните на кнопке Изменить тип диаграммы в разделе Тип. Вы увидите диалоговое окно Изменение типа диаграммы.
Выберите необходимый тип диаграммы, например Круговая или Линейчатая. В правой панели диалогового окна вы увидите различные макеты для указанного типа диаграммы.
Щелкните на понравившемся макете диаграммы в правой панели.
Щелкните на кнопке ОК. MS Excel применит к диаграмме новый тип.

Совет. Если вам не нравится, как выглядит диаграмма, нажмите Ctrl+Z, чтобы вернуться к исходному дизайну.

Замена источника данных.

Еще один способ изменения вида диаграммы – это замена источника данных (ячеек с числовыми данными, на основе которых строится диаграмма). Чтобы изменить источник данных для диаграммы, выполните ряд действий.

Щелкните на диаграмме, которую требуется изменить. На экране появится вкладка Работа с диаграммами.
Перейдите во вложенную вкладку Конструктор.
Щелкните на кнопке Выбрать данные раздела Данные. Вы увидите диалоговое окно Выбор источника данных.
(не обязательно) Щелкните на кнопке свертывания диалогового окна для просмотра большей части текущего рабочего листа.
Выделите все ячейки, данные которых принимают участие в построении диаграммы, включая ячейки с подписями, значениями и формулами.
Щелкните на кнопке ОК.

MS Excel выведет диаграмму, построенную на основе данных.

Замена столбцов и строк.

Программа MS Excel создает диаграммы, автоматически размещая подписи данных вдоль оси Х, а значения – вдоль оси Y. Тем не менее, подписи со значениями можно поменять местами, сразу же знакомясь с получаемым результатом.

Чтобы поменять столбцы и строки данных местами при построении диаграммы, выполните приведенную ниже инструкцию.

Щелкните на диаграмме, которую необходимо изменить. На экране появится вкладка Работа с диаграммами.
Перейдите во вложенную вкладку Конструктор.
Щелкните на кнопку Строка/столбец раздела Данные. MS Excel поменяет местами данные, выводимые вдоль осей X и Y.

Редактирование элементов диаграммы.

Чтобы сделать диаграмму информативнее, в нее добавляются вспомогательные текст и объекты.

Заголовок диаграммы.
Легенда.
Подписи данных.
Подписи осей.
Название осей.
Сетка.

Каждый элемент диаграммы MS Excel можно либо переместить в другое место, либо вообще удалить. Чтобы изменить вспомогательные элементы диаграммы, выполните ряд действий.

Щелкните на диаграмме, которую необходимо изменить. На экране появится вкладка Работа с диаграммами.
Перейдите во вложенную вкладку Макет.
Щелкните на кнопке с названием элемента диаграммы, которую вы хотите изменить, например Легенда или Названия осей. На экране появится меню доступных вариантов.

Удаление диаграммы.

Диаграммы весьма функциональны, но даже их изредка приходится удалять. Чтобы удалить диаграмму, выполните следующее.

Щелкните на диаграмме, которую необходимо удалять.
Нажмите клавишу .

Совет. Вы также можете щелкнуть на диаграмме правой кнопкой мыши и выбрать в появившемся контекстном меню команду Вырезать.

ОШИБКИ ПРИ ОБРАБОТКЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ТАБЛИЦ

###…###	Значение (результат) формулы не умещается в ячейке или слишком много значащих цифр в числе
#ДЕЛ/0!	Делитель в Формуле принял значение «Ноль» (попытка деления на ноль)
#ИМЯ?	Указано имя, которое невозможно распознать. Например, искажено имя функции, использовано имя ячейки, которое ранее не было определено или имя ячейки набрано русскими буквами
#ЧИСЛО!	Недопустимое значение аргумента в функции (например, извлекается корень из отрицательного числа)
#ССЫЛКА!	Недопустимая ссылка на ячейку
#ЗНАЧ!	Недопустимый тип аргумента функции или операнда формулы (например, вместо числа введен текст или использована относительная ссылка, вместо абсолютной и при копировании формулы используются пустые (незанятые) ячейки)

Источник