Технология работы с листами книги excel

Мы все знаем что лист это наша рабочая область и именно поэтому Excel позволяет вставлять любое количество новых листов в книгу, удалять ненужные и переименовывать уже созданные. Благодаря этому можно размещать любое количество информации в книге, распределяя ее по соответствующим листам.

По умолчанию каждая книга Excel содержит как минимум один рабочий лист, но работая с большим объемом данных можно создать столько рабочих листов сколько это потребуется.

ВСТАВКА НОВОГО ЛИСТА

Чтобы вставить новый рабочий лист, нужно найти и нажать на кнопку Новый лист (выглядит как плюсик). Откроется пустой лист:

ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ ЛИСТА

Мы знаем что при создании новой книги в Excel содержиться всего один рабочий лист с заголовком Лист1, но это имя не подходит для работы (чтобы в будущем легче было различать листы). Поэтому лучше его переименовать и сейчас мы научимся этому исскуству.

Щелкаем правой кнопкой мыши по ярлычку листа, который требуется переименовать, и из контекстного меню выберите пункт Переименовать. Вводим желаемое имя листа. Как только переименовали щелкаем мышью за пределами ярлыка или нажимаем клавишу Enter на клавиатуре. Лист будет переименован.

УДАЛЕНИЕ ЛИСТА

Бывает так что нам не нужны некоторые листы и их нужно удалить, а делается это очень просто. Щелкаем правой кнопкой мыши по ярлычку листа, который необходимо удалить, и из контекстного меню выберите пункт Удалить.

Удаление листа из рабочей книги нельзя отменить. Это одно из немногих необратимых действий в Excel. Поэтому будьте осторожны с удалением листов.

КОПИРОВАНИЕ ЛИСТОВ

Если необходимо скопировать содержимое c одного листа на другой, Excel позволяет создавать копии существующих листов. Щелкаем правой кнопкой мыши по ярлычку листа, который необходимо скопировать, и из контекстного меню выбераем пункт Переместить или скопировать.

Откроется диалоговое окно. Здесь можно указать перед каким листом требуется вставить копируемый лист. Ставим флажок Создать копию, а затем нажимем OK. Лист будет скопирован. Он будет иметь точно такое же название, что и исходный лист, плюс номер версии.

Также можно скопировать лист совершенно в любую книгу Excel, при условии, что она в данный момент открыта. Необходимую книгу можно выбрать из раскрывающегося списка в диалоговом окне Переместить или скопировать.

ИЗМЕНЕНИЕ ЦВЕТА ЯРЛЫЧКА У ЛИСТОВ

Можно изменить цвет ярлычка у рабочих листов, чтобы систематизировать их и упростить навигацию по книге Excel. Для этого щелкаем правой кнопкой мыши по ярлычку нужного рабочего листа и из контекстного меню выберите пункт Цвет ярлычка. Откроется палитра цветов. Выбераем необходимый цвет. При наведении курсора на различные варианты, появится предварительный просмотр.

Защита листа

Чтобы никто кроме владельца Excel книги не смог отредактировать, удалить или сделать какие-либо плохие действия лист можно защитить от любых действий. Делается это очень просто. Щелкаем правой кнопкой мыши по ярлычку листа, который необходимо защитить, и из контекстного меню выбераем пункт Защитить лист….

Откроется диалоговое окно в котором нужно создать пароль для отключения защиты и поставить галочки перед пунктами, которые необходимы для защиты листа. После выбора пунктов защиты нажимаем ОК вводим еще раз пароль и на этом настройка защиты листа окончена. Пока защита действует никто не может изменить данный лист!

На сегоднешнем уроке я постарался рассказать и показать на примерах о самых необходимых манипуляций с листами в Excel. Я думаю что это все очень понятно и просто. Удачи Вам в изучении!

Создание и выполнение

основных операций

с рабочей книгой

Microsoft Excel и

ее листами.

Печать книг и

ее элементов

Автор: учитель информатики Прутко Иван Владимирович

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ        

СОЗДАНИЕ И ВЫПОЛНЕНИЕ ОСНОВНЫХ ОПЕРАЦИЙ С РАБОЧЕЙ КНИГОЙ MICROSOFT EXCEL        

Основные элементы электронной таблицы        

Особенности экранного интерфейса программы Microsoft Excel        

Создание новой рабочей книги        

Выполнение операций с книгами        

РАБОТА С ЛИСТАМИ КНИГИ        

Операции над листами рабочей книги        

ПЕЧАТЬ КНИГ И ЕЕ ЭЛЕМЕНТОВ        

Предварительный просмотр и печать таблицы Excel        

Параметры печати        

Печать рабочих листов книги Excel        

ЗАКЛЮЧЕНИЕ        

ВВЕДЕНИЕ

Microsoft Excel (также иногда называется Microsoft Office Excel) – программа для работы с электронными таблицами, созданная корпорацией Microsoft для Microsoft Windows, Windows NT и Mac OS. Она предоставляет возможности проведения экономико-статистических расчетов, графические инструменты и, за исключением Excel 2008 под Mac OS X, язык макропрограммирования VBA (Visual Basic для приложений). Microsoft Excel входит в состав Microsoft Office и на сегодняшний день Excel является одним из наиболее популярных приложений в мире.

В 1982 году Microsoft выпустила на рынок первый электронный табличный процессор Multiplan, который был очень популярен на CP/M системах, но на MS-DOS системах он уступал Lotus 1-2-3. Первая версия Excel предназначалась для Mac и была выпущена в 1985 году, а первая версия для Windows была выпущена в ноябре 1987 года. Lotus не торопилась выпускать 1-2-3 под Windows, и Excel с 1988 года начала обходить по продажам 1-2-3, что в конечном итоге помогло Microsoft достичь позиций ведущего разработчика программного обеспечения. Microsoft укрепляла свое преимущество с выпуском каждой новой версии, что имело место примерно каждые два года. Текущая версия для платформы Windows – Excel 12, также известная как Microsoft Office Excel 2007. Текущая версия для платформы Mac OS X – Microsoft Excel 2008.

Microsoft также решила использовать буквы XL как сокращённое название программы: иконка Windows-программы состоит из стилизованного изображения этих двух букв, а расширение файлов по умолчанию в Excel – .xls. В сравнении с первыми табличными процессорами Excel представляет множество новых функций пользовательского интерфейса, но суть остается прежней: как и в программе-родоначальнике, VisiCalc, ячейки расставляются в строки и столбцы и могут содержать данные или формулы с относительными или абсолютными ссылками на другие клетки.

Excel был первым табличным процессором, позволявшим пользователю менять внешний вид таблицы (шрифты, символы и внешний вид ячеек). Он также первым представил метод умного пересчета ячеек, когда обновляются только те ячейки, которые зависят от изменённых ячеек (раньше табличные процессоры либо постоянно пересчитывали все ячейки или ждали команды пользователя).

Начиная с 1993 года, в состав Excel входит Visual Basic для приложений (VBA), язык программирования, основанный на Visual Basic, позволяющий автоматизировать задачи Excel.

Версии для Windows и Windows NT:

1988 год – Excel 2.0 для Windows.

1990 год – Excel 3.0.

1992 год – Excel 4.0.

1993 год – Excel 5.0 (Office 4.2 и 4.3, также есть 32-битная версия только для Windows NT).

1995 год – Excel 7 для Windows 95 (включён в пакет Microsoft Office 95).

1997 год – Excel 97 (включён в пакет Microsoft Office 97).

1999 год – Excel 2000 (9) — Microsoft Office 2000.

2001 год – Excel 2002 (10) — Microsoft Office XP.

2003 год – Excel 2003 (11) — Microsoft Office 2003.

2007 год – Excel 2007 (12) — Microsoft Office 2007.

Цели работы:

• показать порядок создания рабочей книги Microsoft Excel и работы с ее листами;
• печать книги и ее элементов.

СОЗДАНИЕ И ВЫПОЛНЕНИЕ ОСНОВНЫХ ОПЕРАЦИЙ НАД РАБОЧЕЙ КНИГОЙ MICROSOFT EXCEL

Основные элементы электронной таблицы

Файл, с которым работает Excel, называется книгой. Книга, как правило, состоит из нескольких рабочих листов, которые могут содержать таблицы, тексты, диаграммы, рисунки.

Книга является хорошим организационным средством. Например, можно в одной книге собрать все документы (рабочие листы), относящиеся к определенному проекту (задаче), или все документы, которые ведутся одним исполнителем. Основа рабочего листа (рис. 1) представляет собой сетку из строк и столбцов. Ячейка образуется пересечением строки и столбца. Выделенная мышью ячейка (ячейки) называется активной (на рис. 1 активная ячейка выделена рамкой).

Рисунок 1. Элементы таблицы

Строка в рабочем листе идентифицируется именем (цифрой), которое появляется на левой стороне рабочего листа. Столбец в рабочем листе также идентифицируется именем (буквами латинского алфавита), которое появляется вверху рабочего листа.

Ячейка – основной элемент таблицы. Каждая ячейка определяется своим местом (адресом) в таблице – индексом столбца (A, В, С, …) и номером строки (1, 2, 3, …), на пересечении которых она находится. Например, ячейка в столбце А в первой строке носит название Al, а ячейка в том же столбце, но во второй строке – А2. Каждая ячейка содержит один элемент информации, будь то цифровое значение, текст или формула.

Особенности экранного интерфейса программы Microsoft Excel

После запуска программы на экране появляется стандартное Windows-окно. В центре этого окна располагается Рабочий лист, состоящий из отдельных ячеек.

Между панелью инструментов и рабочим полем располагается дополнительная строка (рисунок 2), которая называется Строкой формул.

Рабочее поле Excel состоит из ячеек, дающих пространственную привязку информации к рабочему листу. В левом верхнем углу рабочего поля на пересечении номеров строк и столбцов располагается особая кнопка Выделить все (рисунок 2), позволяющая выделить сразу весь документ.

Рисунок 2. Строка формул и кнопка Выделить все

Над вертикальной линейкой и справа у горизонтальной линейки прокрутки имеются особые полосы разделения окна (рис. 3), перемещение которых делит экран рабочей таблицы на подокна. Это удобно использовать при работе с большими таблицами, у которых данные частично находятся за пределами экрана. В этом случае можно зафиксировать в верхнем подокне «шапку» таблицы, а в нижнем прокручивать данные таблицы. Для удобства работы в таком варианте можно зафиксировать это разделение окон из меню Окно командой Закрепить области.

Рисунок 3. Полосы разделения окна

Excel позволяет хранить целый набор документов в виде одной электронной книги. В этой книге каждый из документов размещается на своем рабочем листе, ярлычок которого располагается в нижней левой части экрана (рис. 4).

Рисунок 4. Ярлычки Рабочих листов

Здесь же расположены кнопки прокрутки ярлычков рабочих листов:

	– переход к первому листу;
	– перемещение по книге назад;
	– перемещение по книге вперед;
	– переход к последнему листу.

Создание новой рабочей книги

Создание новой рабочей книги возможно двумя способами.

Первый способ:

1. Щелчком левой кнопки мыши развернуть меню Сервис, щёлкнуть левой кнопкой мыши по строке Параметры… и в появившемся окне щёлкнуть мышью по вкладке Общие (рис. 5). В окне Листов в новой книге установить требуемое количество листов в создаваемой книге и щёлкнуть по кнопке OK.

Рисунок 5. Установка требуемого количества листов в создаваемой книге

1. На панели инструментов Стандартная щёлкнуть по кнопке Создать.
2. Щелчком левой кнопки мыши развернуть меню Файл и щёлкнуть мышью по строке Сохранить как…. В появившемся окне щёлкнуть по стрелке окна Мои документы. В раскрывшемся меню щёлкнуть по строке с адресом вашего каталога, а затем в нижнем окне Имя файла вместо стандартного имени ввести имя файла создаваемой рабочей книги, после чего щёлкнуть по кнопке Сохранить. В последующем при работе с этим файлом такие действия не выполнять не нужно, если не требуется замена имени файла, достаточно периодически щёлкать по кнопке Сохранить на панели инструментов Стандартная.
3. На панели инструментов Стандартная щёлкнуть мышью по кнопке Открыть. В появившемся окне щёлкнуть по стрелке окна Мои документы. В раскрывшемся меню щёлкнуть по строке с адресом каталога, а затем щёлкнуть по кнопке Открыть.

На рисунке 6 показан порядок создания рабочей книги Excel.

Рисунок 6. Порядок создания рабочей книги Excel

Второй способ:

Переименовать стандартную рабочую книгу, которая открывается автоматически при загрузке программы MS Excel, и сохранить её в нужном каталоге. Для этого необходимо выполнить пункт 3 предыдущего способа. При применении этого способа потребуется добавление новых листов в книгу, так как стандартная книга содержит три листа.

Выполнение операций с книгами

Расположение рабочих книг. Если необходимо видеть на экране сразу все открытые книги, то с помощью команды Excel Окно/Расположить (рис. 7) можно расположить открытые рабочие книги на экране четырьмя способами (рис. 8).

Рисунок 5. Расположение рабочих книг

• рядом – рабочие книги открываются в маленьких окнах, на которые делится весь экран «плиточным» способом;
• сверху вниз – открытые рабочие книги отображаются в окнах, имеющих вид горизонтальных полос,
• слева направо – открытые рабочие книги отображаются в окнах, имеющих вид вертикальных полос;
• каскадом – рабочие книги (каждая в своем окне) «выкладываются» на экране слоями.

Рисунок 7. Способы расположения рабочих книг

На рисунке 8 представлено окно Excel, в котором книги расположены рядом.

Рисунок 8. Расположенные рядом рабочие книги

Переходы между рабочими книгами. Независимо от того, расположены ли на экране все открытые рабочие книги или они просто «уложены» друг на друга в порядке открытия, можно переходить от одной книги к другой. В Excel предусмотрено несколько быстрых способов перехода к нужной книге. Для этого можно использовать мышь, клавиши экстренного доступа или меню Excel Окно. Вот эти способы:

• щелкнуть на видимой части окна рабочей книги;
• нажать клавиши <Ctrl+F6> для перехода из окна одной книги в окно другой.
• открыть меню Excel Окно. В нижней его части содержится список открытых рабочих книг. Для перехода в нужную книгу необходимо щелкнуть по имени (рис. 9).

Рисунок 9. Переход из одной книги в другую

Копирование данных из одной рабочей книги в другую. С помощью команды Excel Копировать можно копировать данные из одной рабочей книги в другую.

Чтобы скопировать данные из одной рабочей книги в другую, необходимо открыть обе рабочие книги. Выделить данные в первой книге и щелкнуть на кнопке Копировать панели инструментов Стандартная переключиться в другую книгу, перейти в нужный рабочий лист и выделить ячейку, в которую предполагается вставить данные. Щелкнуть на кнопке Вставить панели инструментов Стандартная. Excel скопирует данные во вторую рабочую книгу.

Перенос данных между рабочими книгами. Эта процедура аналогична копированию данных. Отличие заключается в использовании другой кнопки. Здесь необходимо выделить данные в первой рабочей книге и щелкнуть на кнопке Вырезать панели инструментов Стандартная, чтобы извлечь данные. Перейдя в другую рабочую книгу, выделить нужную ячейку и щелкните на кнопке Вставить панели инструментов Стандартная. В результате Excel удалит данные из первой рабочей книги и вставит их во вторую.

Существует быстрый способ переноса данных рабочего листа (листов) между рабочими книгами. Он состоит в использовании метода «перетащить и опустить». Сначала нужно открыть книги, задействованные в операции переноса данных. Выбрать из меню Excel команду Окно/Расположить. В открывшемся диалоговом окне Расположение окон выбрать вариант рядом и щелкните на кнопке ОК. При этом необходимо видеть хотя бы небольшую часть окна каждой рабочей книги. Выделить ярлычок листа (листов), который нужно скопировать. Поместить указатель мыши поверх выделенного ярлычка листа, щелкнуть и, не отпуская кнопку мыши, перетащить ярлычок в окно другой рабочей книги. Когда кнопка мыши будет отпущена, лист будет «прописан» в новой (для него) рабочей книге.

Создание связей между рабочими листами и рабочими книгами. Excel позволяет использовать в таблице данные с других листов и из других таблиц.

Связывание – это процесс динамического обновления данных в рабочем листе на основании данных другого источника (рабочего листа или рабочей книги). Связанные данные отражают любые изменения, вносимые в исходные данные.

Связывание выполняется посредством специальных формул, которые содержат так называемые внешние ссылки. Внешняя ссылка может ссылаться на ячейку из другого рабочего листа той же рабочей книги или на ячейку любого другого рабочего листа любой другой рабочей книги. Например, связи между двумя листами достигается за счёт введения в один лист формулы связи со ссылкой на ячейку в другом листе.

Excel позволяет создавать связи с другими рабочими листами и другими рабочими книгами трех типов:

• ссылка на другой рабочий лист в формуле связывания с использованием ссылки на лист;
• ссылка на несколько рабочих листов в формуле связывания с использованием трехмерной ссылки;
• ссылка на другую рабочую книгу в формуле связывания. Формула связывания вводится в ячейку, в которой нужно получить результат.

Использование в формуле связывания ссылки на другой рабочий лист. При работе с большим количеством данных и создании многочисленных рабочих листов для хранения этих данных возникают ситуации, когда формула на одном рабочем листе использует данные из другого рабочего листа. Такие формулы весьма полезны, поскольку избавляют от необходимости хранить избыточные данные на многих рабочих листах.

Рабочая книга, содержащая формулу связывания, называется зависимой рабочей книгой, а рабочая книга, содержащая связываемые данные – исходной рабочей книгой.

Чтобы сослаться на ячейку в другом рабочем листе необходимо поставить восклицательный знак между именем листа и именем ячейки. Синтаксис для этого типа формул выглядит следующим образом: =ЛИСТ!Ячейка. Если лист имеет имя, то вместо обозначения лист следует использовать имя этого листа. Например, Отчет!B5.

Если имя содержит пробелы (например, Бюджет 99), то при создании ссылок на другие листы это имя необходимо заключать в одинарные кавычки.

Связывание нескольких рабочих листов. Часто встречаются ситуации, когда формула должна ссылаться на диапазон ячеек, включающий два или даже больше листов в рабочей книге. Обычно это происходит, когда создаются идентичные рабочие листы для распределения бюджета за разные периоды времени, для сведений о работе различных бригад или для сведений о продажах в различных регионах. У пользователя также могут быть разные рабочие листы, но их итоговые значения специально содержатся в ячейках с идентичными адресами. И все эти итоговые значения можно затем свести воедино для получения общего итога в одной формуле, содержащей ссылку на все эти листы и адреса ячеек.

В таких случаях Excel ссылается на диапазоны ячеек с помощью трехмерных ссылок. Трехмерная ссылка устанавливается путем включения диапазона листов (с указанием начального и конечного листа) и соответствующего диапазона ячеек. Например, формула, использующая трехмерную ссылку, которая включает листы от Лист1 до Лист5 и ячейки А4:А8, может иметь следующий вид: =SUM(ЛИСТ1:ЛИСТ5!А4:А8).

Трехмерные ссылки можно включить в формулу и другим способом. Для этого достаточно щелкнуть на рабочем листе, который нужно включить в формулу. Но сначала следует ввести формулу в ячейке, где необходимо получить результат. Когда дойдет очередь до использования трехмерной ссылки, необходимо щелкните на ярлычке первого листа, подлежащего включению в ссылку, затем нажать (и не отпускать) клавишу и щелкнуть на ярлычке последнего листа, подлежащего включению в ссылку. После этого выделить нужные ячейки. Завершив построение формулы, нужно нажать клавишу .

Связывание рабочих книг. Рабочая книга, содержащая формулу связывания, называется зависимой рабочей книгой, а рабочая книга, содержащая связываемые данные – исходной рабочей книгой.

Связь между двумя файлами достигается за счет введения в один файл формулы связи со ссылкой на ячейку в другом файле, файл, который получает данные из другого, называется файлом назначения, а файл, который предоставляет данные – файлом-источником.

Как только связь устанавливается. Excel копирует величину из ячейки в файле-источнике в ячейку файла назначения. Величина в ячейке назначения автоматически обновляется.

При ссылке на ячейку, содержащуюся в другой рабочей книге, используется следующий синтаксис: [Книга]Лист!Ячейка. Вводя формулу связывания для ссылки на ссылку из другой рабочей книги, необходимо использовать имя этой книги, заключенное в квадратные скобки, за которыми без пробелов должно следовать имя рабочего листа, затем восклицательный знак (!), а после него – адрес ячейки (ячеек). Например ‘C:Petrov[Журнал1.хls]Литература’!L3.

Обновление связей. Работая с несколькими рабочими книгами и формулам связывания, необходимо знать, как эти связи обновляются. Будут ли результаты формул обновляться автоматически, если изменить данные в ячейках, на которые есть ссылки в только в том случае, если открыты обе рабочие книги.

Если данные в исходной рабочей книге изменяются в тот момент, когда зависимая книга (которая содержит формулу связывания) закрыта, то связанные данные не обновляются немедленно. Открывая зависимую рабочую книгу следующий раз, Excel запросит подтверждение на обновление данных. Чтобы обновить все связанные данные в рабочей книге, следует выбрать ответ Да. Если имеются связи, которые обновляются вручную, или же пользователь сам хочет обновить связи, необходимо выбрать ответ Нет.

РАБОТА С ЛИСТАМИ КНИГИ

Операции над листами рабочей книги

Выделение рабочих листов. В Excel рабочие листы можно выделить двумя способами:

• Ctrl + последовательные щелчки по ярлычкам позволяют выделить несколько несмежных рабочих листов, для снятия выделения необходимо еще раз щелкнуть левой кнопкой мыши по ярлычку рабочего листа при нажатой клавише Ctrl;
• Shift + щелчок на начальном и конечном ярлычке. Эта команда позволяет выделить диапазон листов. Снятие выделения производится аналогично предыдущему способу, только в данном случае должна быть нажата клавиша Shift.

Приведенные выше способы можно комбинировать между собой. На рисунке 10 показан пример выделенных смежных и несмежных листов.

Рисунок 10. Пример выделенных листов

Кроме того, можно также выделить все листы рабочей книги, для этого следует нажать правой кнопкой мыши на любом из ярлычков и в появившемся меню выбрать команду Выделить все листы.

Добавление новых листов в рабочую книгу. Когда открывается новая рабочую книгу в Excel, в ней уже содержится несколько рабочих листов. По умолчанию установлено три рабочих листа, но это значение можно изменить. Добавить новые листы в рабочую книгу можно двумя способами.

Первый способ: в меню Вставка выбрать пункт Лист либо нажать комбинацию клавиш .

Второй способ: щелкнуть правой кнопкой мыши по ярлыку листа, при этом раскроется контекстно-зависимое меню (рис. 11). В этом меню необходимо выбрать пункт Добавить… При этом откроется окно, представленное на рисунке 12. В этом окне можно выбрать для добавления как чистый лист, так и шаблон. Шаблоны располагаются на вкладке Решения.

Рисунок 11. Добавление нового листа

Рисунок 12. Окно добавления нового листа

Для того чтобы сразу после вставки нового листа добавить в рабочую книгу еще ряд дополнительных листов, следует нажать несколько раз комбинацию клавиш – это клавиатурный эквивалент команды Правка/Повторить вставку рабочего листа. При каждом нажатии указанной клавиши в рабочую книгу будет добавляться один лист.

Перемещение между листами книги. В любой момент времени в рабочей книге активным может быть только один рабочий лист. Активизировать другой рабочий лист можно как с помощью мыши, так и с помощью клавиатуры, ниже приводятся варианты активизации рабочего листа различными способами:

• щелкнуть левой кнопкой мыши по ярлычку нужного листа;
• использовать одну из комбинаций клавиш: – активизируется предыдущий лист, если он существует; – активизируется следующий лист, если он существует.

Если в рабочей книге имеется несколько листов, не все их ярлычки могут быть видимы. Для просмотра других ярлычков листов следует воспользоваться кнопками прокрутки.

Чтобы отобразить на экране большее или меньшее количество ярлычков, нужно перетащить разделитель ярлычков в соответствующем направлении.

Перейти на тот или иной рабочий лист можно также следующим способом: щелкнуть правой кнопкой мыши на одной из кнопок прокрутки, при этом откроется список всех листов рабочей книги, в этом списке можно выбрать нужный лист (рис. 13).

Рисунок 13. Активизация нужно листа из списка

Удаление рабочего листа. Удалить рабочий лист из книги можно двумя способами:

• выполнить команду Правка/Удалить лист;
• щелкнуть правой кнопкой мыши на ярлычке листа и выбрать команду Удалить из контекстного меню.

Чтобы удалить из рабочей книги несколько листов с помощью одной команды, нужно их предварительно выделить, затем удалить листы с помощью одного из описанных выше методов. Следует отметить, что операция удаления листа из рабочей книги необратима.

Переименование листов. По умолчанию рабочие листы называются Лист1, Лист2 и так далее. Чтобы изменить имя листа, необходимо воспользоваться одним из следующих методов:

• воспользоваться командой Формат/Лист/Переименовать;
• дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на ярлычке листа;
• щелкнуть правой кнопкой мыши на ярлычке листа и выбрать из контекстного меню команду Переименовать.

После выполнения любого из перечисленных действий Excel выделит ярлычок листа, так что можно будет отредактировать имя листа или заменить его другим.

Имя листа может состоять максимум из 31 символа, причем пробелы не допускаются. В имени листа нельзя использовать следующие символы:

: – двоеточие;

/ – косую черту;

– обратную косую черту;

? – знак вопроса;

* – звездочку.

Хотя Excel позволяет использовать квадратные скобки в именах рабочих листов, лучше их не применять, так как могут возникнуть проблемы в формулах, использующих внешние связи.

Перемещение и копирование листов. Переместить листы в пределах одной книги или из одной книги в другую можно тремя способами:

• щелкнуть на ярлычке листа левой кнопкой мыши и перетащить его в нужное место;
• выбрать команду Правка/Переместить/скопировать лист;
• щелкнуть правой кнопкой мыши по любому из ярлычков и выбрать команду Переместить/скопировать.

При использовании двух последних способов откроется диалоговое окно Переместить или скопировать (см. рис. 14).

Рисунок 14. Диалоговое окно перемещения и копирования рабочих листов.

В этом диалоговом окне в выпадающем списке в книгу: следует выбрать название нужной рабочей книги, а в поле перед листом: должно быть выделено название листа, перед которым будет следовать перемещаемый лист.

Рабочий лист можно также не перемещать, а скопировать, для этого необходимо установить галку Создавать копию.

Если перемещаемый рабочий лист имеет название, совпадающее с названием уже существующего листа в рабочей книге, Excel изменит имя так, чтобы сделать его уникальным. Например, имя Лист1 превратится в Лист1(2).

Чтобы переместить или скопировать несколько листов одновременно, их необходимо предварительно выделить.

При копировании листа в другую рабочую книгу копируются также все имена диапазонов и пользовательские форматы, имеющиеся на этом листе.

Скрывание рабочего листа. Для того чтобы скрыть рабочий лист необходимо выбрать команду Формат/Лист/Скрыть. Активный лист (или выделенные листы) скроются из вида. В каждой рабочей книге должен быть хотя бы один видимый лист, поэтому Excel не позволит скрыть все листы рабочей книги.

Для отображения скрытого листа нужно выбрать команду Формат/Лист/Отобразить. Excel откроет диалоговое окно (см. рис. 15) со списком скрытых листов. В этом окне следует выбрать лист, который нужно отобразить, и щелкнуть на кнопке ОК. В этом диалоговом окне нельзя одновременно выбрать несколько листов, поэтому для каждого листа, который необходимо отобразить, придется повторить указанную команду.

Рисунок 15. Отображение скрытых листов

Изменение масштаба отображения рабочих листов. Excel позволяет изменять масштаб отображения рабочих листов. Обычно стандартным является масштаб 100%. В Excel можно изменять «процент увеличения» от 10 (очень мелкий) до 400 (очень крупный). Использование малого процента увеличения (уменьшение масштаба) позволяет увидеть большую площадь рабочего листа. Это дает возможность оценить компоновку листа в целом. Увеличение же наоборот позволяет видеть мелкие детали текста.

Самый простой способ изменения коэффициента масштабирования активного рабочего листа заключается в использовании инструмента Масштаб (см. рис. 16), который находится в панели инструментов Стандартная. Для изменения масштаба необходимо щелкнуть на кнопке раскрытия списка и выберать нужное значение увеличения. Вид экрана сразу же изменится. Можно также ввести значение увеличения непосредственно в поле инструмента Масштаб. При выборе опции По выделению масштаб рабочего листа изменится так, чтобы отобразить на экране только выделенные ячейки.

Рисунок 16. Изменение масштаба отображения рабочих листов

Увеличение влияет только на активный рабочий лист, поэтому для разных листов выбирать различные коэффициенты масштабирования.

Для более точного выбора коэффициента масштабирования следует воспользоваться командой Вид/Масштаб. Эта команда открывает диалоговое окно Масштаб (см. рис. 17).

Здесь можно выбрать один из переключателей или непосредственно ввести значение из интервала от 10 до 400% в поле ввода, которое находится напротив переключателя произвольный.

Коэффициент масштабирования влияет только на то, как рабочая таблица выглядит на экране. А на ее вид при распечатке он не оказывает никакого влияния.

Рисунок 17. Окно выбора коэффициента масштабирования

Перемещение по таблице. Самый простой способ переместиться в нужную ячейку – щелкнуть по ней левой кнопкой мыши или использовать курсорные клавиши. В Excel существуют и другие способы перемещения по таблице, облегчающие работу по вводу данных:

• клавиша приводит к перемещению в следующую (справа) ячейку в строке, а – в предыдущую. Нажатие клавиши приводит к перемещению на ячейку вниз, а – вверх;
• нажатие несколько раз клавиши и затем клавиши приводит к тому, что курсор переместится под ту ячейку, в которой производилось первичное нажатие клавиши . Это удобно в тех случаях, когда таблица заполняется построчно;
• нажатие сочетаний клавиш приводит к перемещению курсора к ближайшей ячейке, где имеются какие-то данные. Если же таких ячеек на пути не встречается, курсор перемещается к одному из краёв таблицы;
• если выделен диапазон ячеек, одна из них все равно остается невыделенной. При этом нажатие клавиш , [+Shift] приведет к циклическому перемещению активной ячейки. В процессе этого можно вводить данные, выделение не снимется. Если в процессе перемещения активной ячейки нажать (не выходя из режима редактирования), значение из этой ячейки скопируется во все ячейки выделенного диапазона;
• нажатие клавиш / приводит к перемещению на страницу вниз / вверх.

Выделение ячеек, диапазонов ячеек, столбцов и строк.  Чтобы выделить одну ячейку необходимо щелкнуть на ней левой кнопкой мыши.

Для того чтобы выделить связный диапазон ячеек, нужно навести курсор мыши на ячейку, которая будет началом/концом выделенного диапазона, нажать левую кнопку мыши, и, не отпуская ее, двигать мышь до той ячейки, которая будет концом/началом выделенного диапазона, после этого отпустить левую кнопку мыши.

Если нужно выделить два и более несвязных диапазона/ячейки, необходимо выделите сначала первый/первую, затем нажать клавишу , и не отпуская ее, выделить остальные диапазоны/ячейки. Они добавятся в выделение.

Для выделения всей таблицы следует воспользоваться сочетанием клавиш , также всю таблицу можно выделить, щелкнув левой кнопкой мыши на пересечении столбцов и строк.

Чтобы выделить всю строку или весь столбец, необходимо щелкнуть на заголовке строки или столбца.

Чтобы выделить диапазон столбцов или строк, следует навести курсор мыши на начало диапазона, нажать левую кнопку, и, не отпуская ее, передвигать курсор.

Для одновременного выделения несвязных ячеек, строк и/или столбцов необходимо перед началом процесса выделения нажать клавишу и не отпускать ее, однако убрать из выделения ошибочно выбранные элементы нельзя.

Сочетание клавиш выделяется диапазон, началом которого будет активная в момент нажатия клавиш управления курсором ячейка, а концом ячейка с координатами, зависящими от того, сколько раз и какие нажимались клавиши управления курсором.

Изменение ширины столбцов и высоты строк. Для изменения ширины столбца или высоты строки необходимо навести курсор мыши на границу между столбцами или строками, курсор изменит свою форму, затем следует нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместить курсор. При этом появится всплывающая подсказка, в которой будет отображаться числовое значение ширины (высоты). Первое число означает, сколько символов шрифта текущего размера поместится в этой ячейке. При изменении ширины столбцов число в скобках показывает ширину в пикселях, а при изменении высоты строк – текст какого размера (шрифта) поместится в эту ячейку, число в скобках показывает высоту в пикселях.

Если выделить несколько столбцов (строк), затем изменить ширину (высоту) одной из них, все выделенные столбцы (строки) станут такой же ширины (высоты).

Если выполнить двойной щелчок левой кнопкой мыши на правой границе столбца (нижней границе строки), то ширина столбца (высота строки) подгонится под содержимое (под самый «длинный» («высокий») элемент). Аналогично, если выделены несколько столбцов (строк), то двойной щелчок на правой (нижней) границе любого из них подгонит все выделенные столбцы (строки) под содержимое.

Если щелкнуть правой кнопкой на заголовке столбцы (строки), в контекстном меню появятся команды «Ширина столбца…» («Высота строки»). После выбора одной из них откроется окно «Ширина столбца» («Высота строки»), в котором можно ввести числовое значение ширины (высоты) в количестве символов (размере шрифта) (см. рис. 18).

Рисунок 18. Изменение ширины столбца и высоты строки

ПЕЧАТЬ КНИГ И ЕЕ ЭЛЕМЕНТОВ

Предварительный просмотр и печать таблицы Excel

После окончания оформления книги ее можно распечатать. Однако перед печатью макет книги следует просмотреть и при необходимости установить требуемые параметры печати.

Для предварительного просмотра необходимо воспользоваться командой Файл/Предварительный просмотр или нажать кнопку Предварительный просмотр на панели инструментов Стандартная.

Макет рабочей книги будет показан в окне предварительного просмотра. Документ можно просмотреть, используя линейки прокрутки и панель инструментов предварительного просмотра (см. рис. 19).

Рисунок 19. Панель инструментов предварительного просмотра

Панель инструментов имеет следующие кнопки:

• кнопки Далее и Назад предназначены для просмотра следующих и предыдущих страниц книги;
• кнопка Печать служит для печати книги;
• кнопка Страница предназначена для перехода в диалоговое окно Параметры страницы;
• если нажать на кнопку Поля, на странице появятся пунктирные линии, обозначающие границы полей и колонтитулов, а также маркеры ширины столбцов, для изменения размера поля с помощью мыши следует перетащить маркер левого поля (размер поля можно увидеть в строке состояния в нижней части экрана);
• Кнопка Разметка страницы служит для перехода в режим разметки, в этом режиме можно изменить границы с помощью мыши;
• Кнопка Закрыть предназначена для выхода из режима просмотра.

Параметры печати

Перед выводом на печать для созданной таблицы можно задать дополнительные установки. Эти установки задаются в диалоговом окне команды Параметры страницы из меню Файл (см. рис. 20).

Рисунок 20. Диалоговое окно Параметры страницы

В таблице 1 приведены опции настройки опции настройки страницы.

Таблица 1. Опции настройки страницы

Опции	Закладка	Назначение
Ориентация	Страница	Ориентация представлена двумя вариантами: вертикальным   расположением страницы; горизонтальным расположением страницы
Масштаб	Страница	Подбор масштаба таблицы при выводе на печать. Опция Разместить не более чем на используется для сжатия таблицы так, чтобы она уместилась на установленном количестве страниц
Размер бумаги	Страница	Выбор различных размеров бумаги
Границы	Поля	Определение верхних, нижних, левых и правых границ. Установки для области верхнего или нижнего колонтитула от края страницы
Центрировать	Поля	Область печати может быть центрирована горизонтально или вертикально на странице
Создать верхний/нижний колонтитул	Колонтитулы	Определение верхнего и нижнего колонтитула в книге
Сквозные строки, Сквозные столбцы	Лист	Выбор строк и столбцов, которые будут использоваться как фиксированные заголовки на каждом печатающемся листе. Функция у таких заголовков такая же, как и у заголовков, созданных с помощью команды Закрепить области
Сетка	Лист	Включение и отключение печати линий сетки, по умолчанию — значение опции Включено
Черно-белая	Лист	Подавление цвета при печати
Заголовки строк и столбцов	Лист	Включение и отключение вывода на печать заголовков строк и столбцов, обозначенных буквами и цифрами

Печать рабочих листов книги Excel

Для печати данных в таблице следует нажать кнопку Печать, которая находится на панели инструментов Стандартная. Для задания установок печати нужно воспользоваться командой Файл/Печать, при этом появится окно диалог Печать (см. рис. 21).

Рисунок 21. Диалоговое окно Печать

Окно диалога Печать может использоваться для определения нескольких копий или выбора страниц, листов или областей рабочей книги, которые будут отпечатаны.

Excel позволяет распечатать не весь лист, а лишь некоторую область, так называемую область печати. Как только область печати для рабочего листа установлена, Excel по умолчанию будет печатать только ее для всех рабочих листов.

Для каждого листа можно задать свою собственную область печати, для этого необходимо сделать следующее:

1. Выделить область рабочего листа, которая будет определена как область печати.
2. Выбрать команду Область печати в меню Файл.
3. Выбрать Задать. Ограничительная линия появится вокруг выделенной области.

Для очистки предварительно определенной области печати нужно выбрать команду Область печати в меню Файл, затем Убрать.

Параметры печати многостраничной таблицы устанавливаются в диалоговом окне при выборе закладки Лист команды Параметры страницы из меню Файл (см. рис. 22).

Рисунок 22. Закладка Лист команды Параметры страницы

При многостраничной печати в полях Сквозные строки и Сквозные столбцы задаются адреса строк/столбцов, содержащих заголовки таблицы.

Последовательность вывода страниц для многостраничных таблиц задается установкой переключателей и показана стрелкой внизу экрана.

Подготовка данных к печати. Для подготовки данных к печати необходимо выполнить следующие действия:

1. Открыть файл и перейти на нужный лист.
2. В меню Файл выбрать команду Параметры страницы и перейти на закладку Поля.
3. Установить нужные параметры полей.

Размещение таблицы на заданном числе страниц. Чтобы разместить распечатываемые данные на одной странице, необходимо уменьшить их масштаб, для этого следует выполнить следующие действия:

1. Перейти на нужный рабочий лист.
2. Убедиться, что данная таблица занимает в ширину не более одной страницы.
3. В окне просмотра нажать на кнопку Страница для перехода в диалоговое окно Параметры страницы.
4. Выбрать закладку Страница.
5. Выбрать ориентацию страницы.
6. Установить переключатель Разместить не более чем на и ввести нужную цифру в поле стр. в ширину.
7. Нажать на кнопку Просмотр для того, чтобы убедиться, что данные при печати умещаются на одной странице.

Разделение документа на страницы. Для больших таблиц Excel автоматически производит разбивку на страницы, однако иногда необходимо задать разделение на страницы принудительно, для этого следует выполнить следующие действия:

1. Выделить строку, с которой необходимо начать новую страницу.
2. В меню Вставка выбрать команду Разрыв страницы.

Excel вставит конец страницы (широкую пунктирную линию) над выделенной строкой.

Задание заголовков для печати. Если требуется, чтобы названия столбцов в первой строке рабочего листа печатались на каждой странице в качестве заголовков, то необходимо выполнить следующие действия:

1. В диалоговом окне Параметры страницы выбрать закладку Лист.
2. Выбрать поле Сквозные строки (в поле должен мигать текстовый курсор).
3. На рабочем листе выделить с помощью мыши первую строку. При необходимости переместить окно диалога Параметры страницы так, чтобы оно не мешало выделять нужные строки и столбцы.
4. Нажать на кнопку Просмотр, чтобы войти в режим просмотра перед печатью.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В данной работе были рассмотрены основы работы с книгами Excel, ее листами, коротко изложена история развития табличного процессора Excel, показаны его основные возможности при работе с книгами и листами.

В данной работе было рассмотрено следующее:

• основные элементы электронной таблицы и особенности экранного интерфейса Microsoft Excel;
• способы создания новой рабочей книги;
• выполнение операций с книгами;
• операции над листами рабочей книги;
• печать книг и ее элементов.

К работе прикладывается презентация, наглядно демонстрирующая особенности работы с книгами Excel и ее листами.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Е.В. Михеева. Информационные технологии в профессиональной деятельности. Москва изд.центр «Академия». 2006 год.5-е издание.
2. Э.В. Фуфаев. Пакеты прикладных программ. Уч. пособие для НПО – Москва. Изд. центр «Академия», 2-е издание, 2006 год.
3. Е.В. Михеева. Информатика: Учебник для СПО – Москва. Изд. центр «Академия», 2007 год.

Презентация

Во втором занятии рассмотрено создание новой книги, открытие и сохранение. Пользователь узнает способы быстрого перемещения по листу, осуществления поиска данных и их замену, а также хитрости управления листами.

Навыки MOS 77-420

Название навыка	Номер навыка
Создание чистой рабочей книги	1.1.1
Создание чистой рабочей книги	1.1.2
Создание чистой рабочей книги	1.1.5
Поиск данных в книге	1.2.1
Изменение порядка листов	1.2.3
Демонстрация использования GoTo	1.2.4
Демонстрация использования NameBox	1.2.5
Изменение цвета закладки	1.3.1
Сокрытие листа	1.4.1
Сохранение книги в альтернативный формат файла	1.5.2
Сохранение файлов в удаленных местах	1.5.8
Поиск и замена данных	2.1.2

Теория:

Создание рабочих книг. Открытие и сохранение книги

Видеоверсия

Текстовая версия

Навигация по рабочим листам и книгам

Видеоверсия

Текстовая версия

Управление рабочими листами

Видеоверсия

Текстовая версия

Поиск и замена данных

Видеоверсия

Текстовая версия

Флешкарты

Так называемые карты памяти, смотрите на карту и пытаетесь ответить, по клику на карту отобразится правильный ответ. Карты памяти хороши для запоминания ключевых позиций занятия. Все занятия данного курса снабжены картами памяти.

Практика

В практической части вы найдете задания по прошедшему занятию. После их выполнения у вас есть возможность сравнить свой вариант с подготовленным лектором ответом. Настоятельно рекомендуется смотреть решение только после того, как вы выполнили задание самостоятельно. Для некоторых заданий есть небольшие подсказки

Задание 1. Работа с существующей книгой и листами

Задание 2. Приобретение навыков навигации по рабочим листам книги

Задание 3. Приобретение навыков управления рабочими листами книги

Задание 4. Групповая работа с листами в книге

Тест

Полезное

Одновременный ввод данных на несколько листов в Excel

Секреты поиска в Excel

Каждый пользователь, который регулярно работает в редакторе таблиц Microsoft Excel, стремится сделать свою работу в программе более комфортной, удобной и эффективной. Разработчики Microsoft реализовали множество функций и настроек, позволяющих пользователю решать поставленные задачи максимально продуктивно. Давайте разберёмся, как работать в Excel с листами, что это такое и для чего они нужны.

Листы необходимы для того, чтобы пользователю было удобнее оперировать данными в пределах одной книги. Такой подход позволяет избежать создания множества отдельных документов, кроме того, это даёт более широкие возможности для работы с разными таблицами и данными. Если у вас информация содержится в отдельных файлах, взаимодействие с ней будет затруднительным.

Чтобы легче было ориентироваться, вы можете переименовать листы, подписав их по своему усмотрению. Делается это очень просто. Щёлкните правой клавишей мыши по ярлыку текущей страницы и нажмите на пункт «Переименовать». После этого текущее название выделится чёрным, и вы сможете ввести туда свой вариант названия.

Если трёх имеющихся по умолчанию страниц вам недостаточно для работы, вы можете добавить ещё столько, сколько нужно. Внизу, рядом с вкладками каждой страницы, есть специальная пиктограмма. Щёлкните по ней либо нажмите комбинацию клавиш Shift+F11. Вы также можете установить другое начальное число листов в каждой создаваемой книге Excel. По умолчанию их три, но перейдя в окно параметров, вы сможете установить любое другое количество.

Удаление выполняется в пару кликов. Нажмите правой кнопкой мыши на вкладке страницы, в появившемся меню выберите пункт «Удалить». Копирование листа выполняется в том же меню, просто выберите пункт «Переместить или скопировать». В открывшемся окне поставьте галочку «Создать копию» и укажите книгу, в которую будет перемещена страница, либо выберите расположение относительно остальных листов. Перемещать страницу можно простым перетаскиванием вкладки внизу.

Чтобы пользователю было проще ориентироваться в книге Excel, разработчиками была реализована функция выделения ярлыка страницы цветом. Щёлкнув по вкладке правой кнопкой мыши, выберите в меню «Цвет ярлычка». Во всплывшем окне укажите желаемый цвет.

С листами можно работать не только отдельно, но и группируя их между собой. То есть изменения, касающиеся одного, будут применены и ко всем остальным страницам группы. Для этого отметьте один лист и нажмите Ctrl. Держа клавишу зажатой, продолжайте отмечать каждый ярлык. Закончив выделение, отпустите клавишу Ctrl. Для отмены нажмите правой кнопкой мыши и в появившемся списке выберите «Разгруппировать».

В случае, если необходимо закрепить столбцы и строки, выделите строчку, расположенную под теми, которые вы бы хотели закрепить. Далее перейдите на вкладку «Вид» и нажмите кнопку «Закрепить области», в выплывающем списке выберите одноимённый пункт. После этого вы обнаружите, что на странице появилась линия, отделяющая строки. Закрепление столбцов выполняется точно так же. Только выделять нужно следующую колонку справа от тех, что вы хотите закрепить. Для отмены перейдите на вкладку «Вид», нажмите «Закрепить области» и в открывшемся меню выберите пункт «Снять закрепление областей».

Как видите, можно значительно повысить эффективность работы в программе. Научившись правильно работать с листами в Microsoft Excel, решать определённые задачи станет гораздо проще, кроме того, вы сэкономите немало времени. Пишите в комментариях, помогла ли вам статья освоить операции с листами в Экселе и спрашивайте всё, что вас интересует по рассмотренной теме.

Microsoft Excel – самая популярная в мире программа электронных таблиц,
входящая в стандартный офисный пакет Microsoft Office. Она выдержала уже
несколько переизданий, возможности каждой новой версии расширяются, появляются
новые формулы, макросы для вычислений, которые используются в бухгалтерском
учете, научных и инженерных приложениях. MS Excel – универсальная программа для
составления электронных таблиц любой сложности и дизайна, графиков и диаграмм,
поэтому современные офисные работники готовят в ней отчеты, экспортируют в
Excel данные из других офисных программ.

Приложение Excel, будучи составной частью популярного пакета (имеется
в виду Microsoft Office), по массовости своего использования уступает, пожалуй,
только другому приложению этого же пакета (имеется в виду редактор Word). Хотя
это утверждение основано и не на статистических данных, однако, думается,
выглядит вполне правдоподобно. В любом случае, малознакомым широкому кругу
пользователей приложение Excel никак не назовешь. У Microsoft Excel есть
существенный, и, как представляется, не до конца раскрытый потенциал, и задача
данного пособия состоит в том, чтобы показать возможности MS Excel при решении
прикладных задач.

Основные
функции Excel:

−
проведение различных вычислений с использованием мощного аппарата функций и
формул;

−
исследование влияния различных факторов на данные; − решение задач оптимизации;

−
получение выборки данных, удовлетворяющих определенным критериям;

−
построение графиков и диаграмм.

Общие
сведения о книгах и листах Microsoft Excel

При
запуске Excel открывается рабочая книга с пустыми рабочими листами. Рабочая
книга в Microsoft Excel представляет собой файл, используемый для обработки и
хранения данных. Такие файлы имеют расширение — .xlsх. Каждая книга может
состоять из нескольких листов, поэтому в одном файле можно поместить
разнообразные сведения и установить между ними необходимые связи. Имена листов
отображаются на ярлычках в нижней части окна книги. Для перехода с одного листа
на другой следует указать соответствующий ярлычок. Название активного листа
выделено жирным шрифтом. Рабочий лист — это собственно электронная таблица,
основной тип документа, используемый в Excel для хранения и манипулирования
данными. Он состоит из ячеек, организованных в столбцы и строки, и всегда
является частью рабочей книги. В рабочем листе Excel 2007имеется 16 384столбца, заголовки которых указаны в
верхней части листа с помощью букв английского алфавита и1048576строк. Столбцы по умолчанию озаглавлены
буквами, строки — цифрами. Щелкните мышью на любой ячейке вашего рабочего листа
и, таким образом, вы сделаете ее текущей или активной (она пометится рамкой). В
поле имени, будет показан адрес текущей ячейки, например В4. Ячейка — это
основной элемент электронной таблицы только в ней может содержаться какая-либо
информация (текст, значения, формулы).

Элементы экрана

Строка заголовка находится в верхней части экрана и имеет обычный вид
для программ, работающих под управлением Windows, дополнительно здесь
установлена кнопка Office , которая
предназначена для вывода списка возможных действий с документом, включая
открытие, сохранение и печать. Также на строке заголовка есть панель быстрого
доступа.

Рис. 1.1. Структура рабочего
листа

Строка меню.

Под
строкой заголовка находится строка меню, в которой перечислены группы команд: Главная, Вставка, Разметка страницы, Формулы,
Данные, Рецензирование, Вид. Каждая группа объединяет набор команд,
имеющих общую функциональную направленность.

Рис. 1.2. Вид строки меню

Ввод и редактирование данных

Для ввода информации в заданную ячейку нужно установить на нее
курсор или нажать мышью на этой ячейке. После этого можно начинать вводить
данные. С вводом первого символа вы переходите в режим ввода, при этом в строке
формулы дублируется текстовая информация вводимая в ячейку а в строке состояния
отображается слово Ввод.

Строка формул Microsoft Excel, используется для ввода или
редактирования значений или формул в ячейках или диаграммах. Здесь выводится
постоянное значение или формула активной ячейки. Для ввода данных выделите
ячейку, введите данные и щелкните по кнопке с зеленой «галочкой» или нажмите
ENTER. Данные появляются в строке формул по мере их набора.

Поле имени находится в левом конце строки ввода. Используйте поле
имени для задания имен активной ячейке или выделенному блоку. Для этого
щелкните на поле имени, введите туда имя и нажмите ENTER. Такие имена можно
использовать при написании формул или при построении диаграмм. Также поле имени
можно использовать для перехода к поименованной ячейке или блоку. Для этого
откройте список и выберите из него нужное имя.

Рис. 1.3. Вид строки формул

Если
информация уже введена в ячейку и нужно лишь добавить или скорректировать ранее
введенные данные, дважды нажмите мышью на нужной ячейке или нажмите клавишу F2,
когда требуемая ячейка выделена. При этом вы переходите в режим ввода и можете
внести необходимые изменения в данные, которые находятся в этой ячейке.

Каждая
ячейка имеет адрес, который обозначается именем столбца и именем строки.
Например А2. Если надо задать адрес ячейки,
которая находится на другом рабочем листе или в другой рабочей книге, перед
именем ячейки задают имя рабочего листа, а во втором случае и имя рабочей
книги. Например: Лист
1!А1или =[Работа1]Задание1!$B$4.

Наряду с понятием адреса ячейки в
электронной таблице используется понятие ссылки. Ссылка– это элемент
формулы, который используется тогда, когда надо сослаться на какую-нибудь
ячейку таблицы. В этом случае адрес будет использоваться в качестве ссылки.

Есть два стиля представления ссылок в Microsoft
Excel:

— Классический;

— Стиль ссылок R1C1
(здесь R — row (строка), C — column (столбец)).

Ссылки
в Excel бывают 3-х видов:

— Относительные ссылки (пример:A1);

— Абсолютные ссылки (пример: $A$1);

— Смешанные ссылки (пример: $A1 или A$1, они наполовину относительные,
наполовину абсолютные).

Относительные ссылки

Относительные ссылки на ячейки — это ссылки, значения которых
изменяются при копировании относительно ячейки, куда будет помещена формула.

Например,
ячейка B2 содержит формулу = B5+C8, т. е. первый операнд находится на три
ячейки ниже в том же столбце, а второй операнд находится на 6 строк ниже и один
столбец правее ячейки B2. При копировании данной формулы и вставке ее в ячейку
С3, ссылки в ней снова будет указывать на ячейки, расположенные: первая — на
три ячейки ниже в том же столбце, вторая — на 6 строк ниже и один столбец
правее ячейки С3. Так, если формула из ячейки B2 копируется в ячейку С3, то
формула примет вид =С6 + D9, а если ско-пировать содержимое В2 в B3, то в
ячейке B3 формула примет вид = B6+C9.

Рис.
1.4. Относительная ссылка

Абсолютные ссылки

Если необходимо, чтобы ссылки не изменялись при
копировании формулы в другую ячейку, используют абсолютные ссылки. Абсолютная
ссылка всегда указывает на одну и ту же ячейку, независимо от расположения формулы,
её содержащей. Для создания абсолютной ссылки на ячейку необходимо поставить
знак доллара ($) перед той частью ссылки, которая не должна изменяться.
Например, если в A1 находится формула =$B$5+$C$8, то при копировании
содержимого ячейки A1 в ячейку В2 или A3 в этих ячейках также будетнаходиться
формула =$B$5+$C$8, что говорит о том, что исходные данные всегда будут браться
из ячеек В5 и С8.

Рис.
1.5. Абсолютная ссылка

Смешанные ссылки

Ссылки на ячейки могут быть смешанными. Смешанная
ссылка содержит либо абсолютный столбец и относительную строку, либо абсолютную
строку и относительный столбец. Абсолютная ссылка столбцов имеет вид $A1 или
$B1. Абсолютная ссылка строки имеет вид A$1, B$1. При изменении позиции ячейки,
содержащей формулу, относительная часть ссылки изменяется, а абсолютная не
изменяется. При копировании формулы вдоль строк и вдоль столбцов относительная
часть ссылки автоматически корректируется, а абсолютная остается без изменений.

Кроме понятия ячейки используется
понятие диапазона – прямоугольной области, состоящей из нескольких (или одного)
столбцов и нескольких (или одной) строк. В качестве адреса диапазона
указываются адреса левой верхней и правой нижней ячеек диапазона, разделенные
знаком двоеточие (:).
Например, диапазон A1:C4 содержит 12 ячеек (по 3 ячейки в строках и 4 ячейки в
столбцах).

Для
работы с несколькими ячейками сразу необходимо выделить блок ячеек. Это
выполняется следующим образом: для смежных ячеек щелкните на ячейке и удерживая
кнопку мыши, протяните по листу указателем. При этом будет произведено
выделение всех смежных ячеек. Блок описывается двумя адресами, разделенными
знаком двоеточия — адресом верхней-левой и нижней-правой ячеек. На рисунке,
например, выделен блок: A2:D4.

Рис.
1.7. Диапазон ячеек

В
Excel можно выделять целые рабочие листы или их части, в том числе столбцы,
строки и диапазоны (группы смежных или несмежных ячеек). Для выделения
несмежных строк, столбцов или диапазонов необходимо нажать и удерживать в
процессе выделения клавишу Ctrl.

Автозаполнение

Информация
может вноситься в диапазон вручную или с использованием средства Автозаполнение,
которое облегчает копирование данных из ячеек в соседние ячейки.

С
помощью перетаскивания маркера заполнения ячейки её содержимое можно копировать
в другие ячейки той же строки или того же столбца. Данные в Excel в основном
копируются точно так же, как они были представлены в исходных ячейках.

Однако,
если ячейка содержит число, дату или период времени, то при копировании с
помощью средства Автозаполнение происходит приращение значения её содержимого.
Например, если ячейка имеет значение «Январь», то существует возможность
быстрого заполнения других ячеек строки или столбца значениями «Февраль»,
«Март» и так далее. Могут создаваться пользовательские списки автозаполнения
для часто используемых значений, например, названий районов города или списка фамилий
студентов группы.

В
Excel разработан механизм ввода «рядов данных». Под рядами данных
подразумеваются данные, отличающиеся друг от друга на фиксированный шаг. При
этом данные не обязательно должны быть числовыми.

Для
создания рядов данных необходимо выполнить следующие действия:

— введите
в ячейку первый член ряда;

— подведите
указатель мыши к черной точке в правом нижнем углу выделенной ячейки (в этот
момент белый крестик переходит в черный) и нажмите на левую кнопку мыши;

— удерживая
нажатой кнопку мыши, выделите нужную часть строки или столбца;

— после
того как вы отпустите кнопку мыши, выделенная область заполнится данными.

Понятие формулы

Формулы – это выражение, начинающееся со знака
равенства«═» и
состоящее из числовых величин, адресов ячеек, функций, имен, которые соединены
знаками арифметических операций. К знакам  арифметических операций,
которые используются в Excelотносятся:сложение; вычитание; умножение; деление;
возведение в степень.

Некоторые операции в формуле имеют более высокий
приоритет и выполняются в такой последовательности:

возведение в степень и выражения в скобках;

умножение и деление;

сложение и вычитание.

Результатом выполнения формулы является значение,
которое выводится в ячейке, а сама формула отображается в строке формул. Если
значения в ячейках, на которые есть ссылки в формулах, изменяются, то результат
изменится автоматически.

В
формуле может быть указана ссылка на ячейку, если необходимо в расчетах
использовать её содержимое. Поэтому ячейка, содержащая формулу, называется
«зависимой ячейкой», а ячейка содержащая данное – «влияющей ячейкой». При
создании на листе формул можно получить подсказку о том, как связаны зависимые
и влияющие ячейки. Для поиска таких ячеек служат команды панели инструментов
«Зависимости». Значение зависимой ячейки изменится автоматически, если
изменяется значение влияющей ячейки, на которую в формуле есть ссылка. Формулы
могут ссылаться на ячейки или на диапазоны ячеек, а также на их имена или заголовки.

Перемещение и копирование формул

Ячейки
с формулами можно перемещать и копировать. При перемещении формулы все ссылки
(и абсолютные и относительные ), расположенные внутри формулы, не изменяются.
При копировании формулы абсолютные ссылки не изменяются, а относительные ссылки
изменяются согласно новому расположению ячейки с формулой.

Для
быстрого копирования формул в соседние ячейки можно использовать средство
автозаполнения.

Если
при вводе формул или данных допущена ошибка, то в результирующей ячейке
появляется сообщение об ошибке. Первым символом всех значений ошибок является
символ #. Значения ошибок зависят от вида допущенной
ошибки. Excel может распознать далеко не все ошибки, но те, которые обнаружены,
надо уметь исправить.

Таблица 1

Сообщения
об ошибках в формулах

#####	Ширина ячейки недостаточна для отображения результата вычисления или отрицательный результат вычислений в ячейки, отформатированной как данные типа даты и времени
#Знач	Нервный тип аргумента или операнда. Например, указание в качестве аргумента ячейки с текстом, когда требуется число
#Дел/0	Деление на 0
#Имя	Еxcel не может распознать текст, введённый в формулу, например неверное имя функции
#Н/Д	Данные ячейки одного из аргументов формулы в данный момент доступны
#Ссылка	Неверная ссылка на ячейку
#Число	Невозможно вычислить результат формулы, либо он слишком велик или мал для корректного отображения в ячейки
#Пусто	Результат поиска пересечений двух непересекающихся областей, то есть неверная ссылка

Функции Excel 

Функции Excel —
это специальные, заранее созданные формулы, которые позволяют легко и быстро
выполнять сложные вычисления.

Excel имеет несколько сотен встроенных
функций, которые выполняют широкий спектр различных вычислений. Некоторые
функции являются эквивалентами длинных математических формул, которые можно
сделать самому. А некоторые функции в виде формул реализовать невозможно.

Синтаксис функций

Функции состоят из двух частей: имени функции
и одного или нескольких аргументов. Имя функции, например СУММ, — описывает
операцию, которую эта функция выполняет. Аргументы задают значения или ячейки,
используемые функцией. В формуле, приведенной ниже: СУММ — имя функции; В1:В5 —
аргумент. Данная формула суммирует числа в ячейках В1, В2, В3, В4, В5.

=СУММ(В1:В5)

Знак равенства в начале формулы означает, что
введена именно формула, а не текст. Если знак равенства будет отсутствовать, то
Excel воспримет ввод просто как текст.

Аргумент функции заключен в круглые скобки.
Открывающая скобка отмечает начало аргумента и ставится сразу после имени
функции. В случае ввода пробела или другого символа между именем и открывающей
скобкой в ячейке будет отображено ошибочное значение #ИМЯ? Некоторые функции не
имеют аргументов. Даже в этом случае функция должна содержать круглые скобки:

=С5*ПИ()

При использовании в функции
нескольких аргументов они отделяются один от другого точкой с запятой.