Технология обработки данных средствами ms excel

38

Содержание

Введение…………………………………………………………………………….3

1.Технология
обработки числовых данных в Microsoft
Excel.…………………4

2.Основы
автоматизированной обработки экономической
информации в

системе
«1С Предприятие»……………………………………………………..18

3.Использование
справочных правовых информационных
систем в

организации
процесса управления на
предприятии…………………………….28

4.Электронная
почта…………………………………………………………….30

5.Телеконференции……………………………………………………………….32

Заключение………………………………………………………………………37

Список
литературы……………………………………………………………..38

Введение

В
настоящее время компьютер используется
во всех сферах деятельности человека.
В связи с этим очень актуальным является
обзор основных видов современных ЭВМ.

Практика
проводится после окончания студентами
второго курса, в течение двух недель.

Целью
практики является получение студентами
первичных профессиональных
умений и знакомство с новейшим компьютерным
и периферийным оборудованием.

Задачей
практики является приобретение студентами
навыков решения инженерных задач на
современном компьютерном оборудовании,
закрепление теоретических знаний,
полученных по дисциплинам: «Информатика»,
«Средства и технический Интернет».

Применяется
пакет программ фирмы Microsoft — табличный
процессор «Microsoft Excel;

программа
«1С Предприятие»;

справочная
правовая информационная система
«КонсультантПлюс»;

электронная
почта.

Microsoft
Excel (также иногда называется Microsoft
Office
Excel) — программа
для работы с электронными
таблицами,
созданная корпорацией Microsoft
для Microsoft
Windows,
Windows
NT
и Mac OS.
Она предоставляет возможности
экономико-статистических расчетов,
графические инструменты и, за исключением
Excel 2008 под Mac
OS X,
язык макропрограммирования VBA
(Visual Basic для приложений). Microsoft Excel входит
в состав Microsoft
Office
и на сегодняшний день Excel является одним
из наиболее популярных приложений в
мире

Связанные
данные

В
нижней части экрана видны
Ярлычки листов.
Если щелкнуть на ярлычке левой клавишей
мыши, то указанный лист становится
активным и перемещается наверх. Щелчок
правой кнопкой на ярлычке вызовет меню
для таких действий с листом, как
перемещение, удаление, переименование
и т.д.

В
левом нижнем углу окна рабочей книги
находятся кнопки прокрутки,
с помощью которых можно переходить от
одного рабочего листа к другому.

Щелкнув
правой кнопкой мыши на кнопках прокрутки
ярлычков, можно открыть констектно
зависимое
меню для выбора нужного рабочего листа.

Расположение
рабочих книг

Предположим,
вы хотите видеть на экране сразу все
открытые книги, Excel без труда выполнит
ваше желание, причем вы сможете легко
ориентироваться в своих книгах. С помощью
команды Excel Окно
Расположить
можно расположить открытые рабочие
книги на экране четырьмя способами.

*
рядом — рабочие книги открываются в
маленьких окнах, на которые делится
весь экран «плиточным» способом;

*
сверху вниз — открытые рабочие книги
отображаются в окнах, имеющих вид
горизонтальных полос,

*
слева направо — открытые рабочие книги
отображаются в окнах, имеющих вид
вертикальных полос;

*
каскадом — рабочие книги (каждая в своем
окне) «выкладываются» на экране
слоями.

Переходы
между рабочими книгами

Независимо
от того, решили ли вы расположить на
экране все открытые рабочие книги или
просто «уложили» их друг на друга
в порядке открытия, вы можете легко
переходить от одной книги к другой. В
Excel предусмотрено несколько быстрых
способов перехода к нужной книге. Для
этого можно использовать мышь, клавиши
экстренного доступа или меню Excel Окно.
Вот эти способы:

*
щелкните на видимой части окна рабочей
книги;

*
нажмите клавиши <Ctrl+F6>
для перехода из окна одной книги в окно
другой.

*
откройте меню Excel Окно. В нижней его
части содержится список открытых рабочих
книг. Для перехода в нужную книгу просто
щелкните по имени.

Копирование
данных из одной рабочей книги в другую

С
помощью команды Excel Копировать
можно копировать данные из одной рабочей
книги в другую. Например, вы открыли две
рабочих книги одна из которых содержит
квартальный бюджет, а другая — годовой.
Для экономии времени было бы неплохо
скопировать данные по первому кварталу
из первой рабочей книги во вторую. При
этом исходные данные в первой рабочей
книге, не изменяв, появится копия этих
данных.

Чтобы
скопировать данные из одной рабочей
книги в другую, откройте обе рабочие
книги. Выделите данные в первой книге
и щелкните на кнопке Копировать
панели
инструментов
Стандартная
переключиться в другую книгу, используйте
любой из перечисленных выше методов.
Например, согласно одному из них, выберите
из меню Окно
имя второй рабочей книги. Перейдите в
нужный рабочий лист и выделите ячейку,
в которую предполагаете вставить данные.
Щелкните на кнопке Вставить
панели инструментов Стандартная.
Excel моментально скопирует данные во
вторую рабочую книгу.

Перенос
данных между рабочими книгами

Эта
процедура аналогична копированию
данных. Отличие заключается в использовании
другой кнопки. Выделите данные в первой
рабочей книге и щелкните на кнопке
Вырезать
панели инструментов Стандартная,
чтобы извлечь данные. Перейдя в другую
рабочую книгу, выделите нужную ячейку
и щелкните на кнопке Вставить
панели инструментов Стандартная.
В результате Excel удалит данные из первой
рабочей книги и вставит их во вторую.

Существует
быстрый способ переноса данных рабочего
листа (листов) между рабочими книгами.
Он состоит в использовании метода
«перетащить и опустить». Сначала
откройте книги, задействованные в
операции переноса данных. Выберите из
меню Excel команду Окно/Расположить.
В открывшемся диалоговом окне Расположение
окон выберите
вариант рядом и щелкните на кнопке ОК.
Вы должны видеть хотя бы небольшую часть
окна каждой рабочей книги. Выделите
ярлычок листа (листов), который вы хотите
скопировать. Поместите указатель мыши
поверх выделенного ярлычка листа,
щелкните и, не отпуская кнопку мыши,
перетащите ярлычок в окно другой рабочей
книги. Когда вы отпустите кнопку мыши,
лист будет «прописан» в новой (для
него) рабочей книге.

Создание
связей между рабочими листами и рабочими
книгами.

Excel
позволяет использовать в таблице данные
с других листов и из других таблиц.

Связывание
— это процесс динамического обновления
данных в рабочем листе на
основании
данных другого источника (рабочего
листа или рабочей книги). Связанные
данные отражают любые изменения, вносимые
в исходные данные.

Связывание
выполняется посредством специальных
формул, которые содержат так называемые
внешние
ссылки.
Внешняя ссылка может ссылаться на ячейку
из другого рабочего листа той же рабочей
книги или на ячейку любого другого
рабочего листа любой другой рабочей
книги. Например, связи между двумя
листами достигается за счёт введения
в один лист формулы связи со ссылкой на
ячейку в другом листе.

Excel
позволяет создавать связи с другими
рабочими листами и другими рабочими
книгами трех типов:

*
ссылка на другой рабочий лист в формуле
связывания с использован ссылки на
лист;

*
ссылка на несколько рабочих листов в
формуле связывания с использованием
трехмерной ссылки,

*
ссылка на другую рабочую книгу в формуле
связывания. Формула связывания вводится
в ячейку, в которой нужно получить
результат.

Использование
в формуле связывания ссылки на другой
рабочий лист

При
работе с большим количеством данных и
создании многочисленных paбочих листов
для хранения этих данных возникают
ситуации, когда формула на одном рабочем
листе использует данные из другого
рабочего листа. Такие формулы весьма
полезны, поскольку избавляют вас от
необходимости хранить избыточные данные
на многих рабочих листах.

При
связывании рабочих книг используется
ряд терминов, которые вам следует знать.
Рабочая книга, содержащая формулу
связывания, называется зависимой
рабочей книгой,
а рабочая книга, содержащая связываемые
данные — исходной
рабочей книгой.

Чтобы
сослаться на ячейку в другом рабочем
листе, поставьте восклицательный знак
между именем листа и именем ячейки.
Синтаксис для этого типа формул выглядит
следующим образом: =ЛИСТ!Ячейка. Если
ваш лист имеет имя, то вместо обозначения
лист используйте имя этого листа.
Например, Отчет!B5.

Если
имя содержит пробелы (например, Бюджет
99), то при создании ссылок на другие
листы это имя необходимо заключать в
одинарные кавычки.

Связывание
нескольких рабочих листов

Часто
встречаются ситуации, когда формула
должна ссылаться на диапазон ячеек,
включающий два или даже больше листов
в рабочей книге. Обычно это происходит,
когда создаются идентичные рабочие
листы для распределения бюджета за
разные периоды времени, для сведений о
работе различных бригад или для сведений
о продажах в различных регионах. У вас
также могут быть разные рабочие листы,
но их итоговые значения специально
содержатся в ячейках с идентичными
адресами. И все эти итоговые значения
можно затем свести воедино для получения
общего итога в одной формуле, содержащей
ссылку на все эти листы и адреса ячеек.

В
таких случаях Excel ссылается на диапазоны
ячеек с помощью трехмерных ссылок.
Трехмерная
ссылка
устанавливается путем включения
диапазона листов (с указанием начального
и конечного листа) и соответствующего
диапазона ячеек. Например, формула,
использующая трехмерную ссылку, которая
включает листы от Лист1 до
Лист5
и ячейки А4:А8, может иметь следующий
вид: =SUM(ЛИСТ1:ЛИСТ5!А4:А8).

Трехмерные
ссылки можно включить в формулу и другим
способом. Для этого достаточно щелкнуть
на рабочем листе, который нужно включить
в формулу. Но сначала начните формулу
в ячейке, где хотите получить результат.
Когда дойдет черед до использования
трехмерной ссылки, щелкните на ярлычке
первого листа, подлежащего включению
в ссылку, затем нажмите (и не отпускайте)
клавишу <Shift>
и щелкните на ярлычке последнего листа,
подлежащего включению в ссылку. После
этого выделит нужные ячейки. Завершив
построение формулы, нажмите клавишу
<Enter>.

Связывание
рабочих книг

При
связывании рабочих книг используется
ряд терминов, которые вам следует знать.
Рабочая книга, содержащая формулу
связывания, называется зависимой
рабочей книгой,
а рабочая книга, содержащая связываемые
данные — исходной
рабочей книгой.

Связь
между двумя файлами достигается за счет
введения в один файл формулы связи со
ссылкой на ячейку в другом файле, файл,
который получает данные из другого,
называется файлом назначения, а файл,
который предоставляет данные, —
файлом-источником.

Как
только связь устанавливается. Excel
копирует величину из ячейки в
файле-источнике в ячейку файла назначения.
Величина в ячейке назначения автоматически
обновляется.

При
ссылке на ячейку, содержащуюся в другой
рабочей книге, используется следующий
синтаксис: [Книга]Лист!Ячейка. Вводя
формулу связывания для ссылки на ссылку
из другой рабочей книги, используйте
имя этой книги, заключенное в квадратные
скобки, за которыми без пробелов должно
следовать имя рабочего листа, затем
восклицательный знак (!), а после него —
адрес ячейки (ячеек). Например
‘C:Petrov[Журнал1.хls]Литература’!L3.

Обновление
связей

Работая
с несколькими рабочими книгами и формулам
связывания, необходимо знать, как эти
связи обновляются. Будут ли результаты
формул обновляться автоматически, если
изменить данные в ячейках, на которые
есть ссылки только в том случае, если
открыты обе рабочие книги.

Если
данные в исходной рабочей книге изменяются
в тот момент, когда зависимая книга
(которая содержит формулу связывания)
закрыта, то связанные данные не обновляются
немедленно. Открывая зависимую рабочую
книгу следующий раз, Excel запросит от вас
подтверждение на обновление данных.
Чтобы обновить все связанные данные в
рабочей книге, выберите ответ Да. Если
у вас есть связи, которые обновляются
вручную, или вы хотите сами обновить
связи, выберите ответ Нет.

Для
удаления листа выберите команду Удалить
из контекстно-зависимого меню для
ярлычков. Для удаления сразу нескольких
рабочих листов предварительно выделите
их при нажатой клавише Ctrl.

Проверьте:

·
знаете
ли вы, что такое:
рабочая книга Excel; рабочий лист; правила
записи формул для связи рабочих листов;

·
умеете
ли вы:
вставлять рабочий лист; удалять;
переименовывать; перемещать; копировать;
открывать окна; закрывать; упорядочивать;
осуществлять связь между листами одной
и разных рабочих книг.

Сортировка
списка

Вы
можете отсортировать список в алфавитном,
числовом или хронологическом порядке
не более чем по трем полям. Для каждого
столбца можно задать возрастающий и
убывающий порядок сортировки.

Возрастающий
порядок сортировки:

—
Числа будут отсортированы в порядке от
наименьшего отрицательного до наибольшего
положительного числа.

—
Значения даты и времени будут отсортированы
в порядке от наиболее раннего до наиболее
позднего значения.

—
Текст будет отсортирован по алфавиту.
При этом сначала будут расположены
заданные в качестве текста числовые
значения.

—
При сортировке в возрастающем порядке
логических значений сначала будет
отображено значение ЛОЖЬ, а затем –
значение ИСТИНА.

—
Значения ошибки будут отсортированы в
том порядке, в котором они были обнаружены
(с точки зрения сортировки все они
равны).

—
Пустые ячейки будут отображены в конце
отсортированного списка.

Убывающий
порядок сортировки:

В
случае убывающего порядка сортировки
Excel сортирует записи в обратном описанному
выше порядке. Только пустые ячейки
по-прежнему будут отображены в конце
списка.

Пользовательский
порядок сортировки:

Вместо
возрастающего и убывающего порядка
сортировки Вы можете применять также
пользовательский порядок сортировки,
определяемый заданным пользовательским
списком.

Сортировка
списка

Для
сортировки списка поместите указатель
ячейки внутри списка и выполните команду
Данные – Сортировка.

Excel
автоматически выделит список и выведет
на экран диалоговое окно “Сортировка
диапазона” (Рис. 6.3.26.), в котором нужно
указать параметры сортировки.

Вы
можете задать сортировку не более чем
по трем полям списка и указать для
каждого поля свой порядок сортировки.

Excel
автоматически распознает имена полей,
если формат ячеек, содержащих имена,
отличается от формата ячеек с данными.

Рис.
6.3.26. Диалоговое окно “Сортировка
диапазона”.

Если
выполненное программой выделение
диапазона не совсем корректно, установите
переключатель внизу диалогового окна
в нужное положение (Идентифицировать
поля по “подписям (первая строка
диапазона)” или же “обозначениям
столбцов листа”).

Заданные
в диалоговом окне “Сортировка” диапазона
и “Параметры сортировки” параметры
будут сохранены и отображены в диалоговом
окне при следующем его открытии.

Вы
можете также задать сортировку столбцов
диапазона вместо строк. Для этого нажмите
в диалоговом окне “Сортировка диапазона”
кнопку “Параметры” и в диалоговом окне
“Параметры сортировки” в группе
“Сортировать” установите переключатель
в положение “Столбцы диапазона”.

Фильтрация
данных в списке

Фильтрация
данных в списке позволяет отобразить
только те записи, которые соответствуют
заданным условиям.

Автофильтр

При
применении автофильтра имена полей
будут дополнены раскрывающимися
списками, из которых можно выбрать
нужное значение поля или задать
пользовательский критерий.

Вставка
автофильтра

1.
Поместите указатель ячейки внутри
списка.

2.
В подменю Данные – Фильтр выберите
команду “Автофильтр”. Рядом с именами
полей будут отображены кнопки со
стрелками, нажав которые, можно открыть
список.

3.
Откройте список для поля, значение
которого хотите использовать в качестве
фильтра (критерия отбора). В списке будут
приведены значения ячеек выбранного
поля.

4.
Выберите из списка нужный элемент. На
экране будут отображены только те
записи, которые соответствуют заданному
фильтру.

5.
Выберите при необходимости из списка
другого поля нужный элемент. На экране
будут отображены только те записи,
которые соответствуют всем заданным
условиям фильтрации (условия отдельных
полей объединяются с помощью логической
операции “И”).

Кнопки
открытия автофильтров полей, для которых
заданы условия фильтрации, окрашены
синим цветом.

Если
перед выполнением команды “Автофильтр”
Вы выделили один или несколько столбцов,
то раскрывающиеся списки будут добавлены
только соответствующим полям.

Чтобы
снова отобразить на экране все записи
списка, выполните команду “Отобразить
все” из подменю Данные – Фильтр.

Критерий
фильтрации для отдельного поля можно
убрать, выбрав в списке автофильтра
этого поля элемент “Все”.

Чтобы
деактивировать функцию автофильтра
(удалить раскрывающиеся списки), выберите
повторно команду Данные – Фильтр –
Автофильтр.

Применение
пользовательского автофильтра

Применяя
пользовательский автофильтр, Вы можете
соединить с помощью логических операторов
отдельные условия отбора записей.

—
Вставьте в список автофильтр, выбрав
команду Данные – Фильтр – Автофильтр.

—
Откройте список автофильтра для нужного
поля и выберите в нем элемент (Условие).

—
В открывшемся диалоговом окне
“Пользовательский автофильтр” (Рис.
6.3.27.) укажите первый критерий.

—
Выберите логический оператор, объединяющий
первый и второй критерии.

Рис.
6.3.27. Диалоговое окно “Пользовательский
автофильтр”.

Вы
можете задать для отдельного поля в
пользовательском автофильтре один или
два критерия. В последнем случае их
можно объединить логическим оператором
“И” либо “ИЛИ”.

—
Задайте второй критерий.

—
Нажмите кнопку “OK”. Excel отфильтрует
записи в соответствии с указанными
критериями.

Расширенный
фильтр

Для
задания сложных условий фильтрации
данных списка Excel предоставляет в помощь
пользователю так называемый расширенный
фильтр.

Диапазон
критериев

Критерии
можно задать в любом свободном месте
рабочего листа. В диапазоне критериев
Вы можете вводить и сочетать два типа
критериев:

Простые
критерии: программа сравнит содержимое
полей с заданным критерием (аналогично
применению автофильтра).

Вычисленные
критерии: в этом случае можно указывать
также возвращаемые формулой значения,
которые не представлены в списке.

При
указании простых критериев сначала в
диапазоне критериев следует указать
имена полей, причем можно ввести только
те имена полей, для которых задаются
критерии.

В
строке (строках), расположенной
непосредственно под строкой с именами
полей, следует задать критерии. При
задании критериев Excel не различает
регистр. Вы можете использовать при
задании критериев символы подстановки
? и *.

Все
критерии, заданные в одной строке, должны
выполняться одновременно (соответствует
логическому оператору “И”). Чтобы
задать соединение критериев оператором
“ИЛИ”, укажите критерии в различных
строках.

Макрос
– это макрокоманда(так звучит в правильном
переводе с англ.языка), содержащая
последовательность действий, записанных
пользователем. Запись производится с
помощью встроенного в пакет Microsoft Office
языка программирования – Visual
Basic for Application(VBA).

Зачем
же нужны макросы? А нужны они для того,
чтобы избавить Вас от рутинного выполнения
одних и тех же действий. Например, Вам
каждый день приходиться копировать
данные, расположенные в одном и том же
месте в другое место по несколько раз.
Скучно и утомительно. Вы просто можете
записать один раз все эти действия
макрорекордером, а в дальнейшем только
вызывать записанный макрос и он все
сделает за Вас. Что немаловажно, для
использования макрорекордера и записи
макроса не надо обладать никакими
навыками программирования. Надо просто
уметь нажать кнопку. А какую именно я
сейчас и расскажу.
Для пользователей
Excel
2003
запись макроса доступна из:
Сервис—Макрос—Начать
запись(рис.1)

рис.1

Для
пользователей Excel
2007
можно вынести на ленту панель «Разработчик»
– Меню—
Параметры
Excel—
Основные—
Показывать
вкладку «Разработчик» на ленте(рис.2)
– и оттуда вызывать запись макроса, а
можно записывать и непосредственно из
строки состояния.

рис.2

Для
этого нужно убедиться в том, что в
настройках Строки состояния стоит
галочка напротив «Запись
макроса«(рис.3).
Если данная галочка включена, то в строке
состояния будет значек, отображающий
текущее состояние записи(Нет
записи
– рис.4, Идет
запись
– рис.5).

рис.3

рис.4

рис.5

Перед
записью Вы можете дать имя записываемому
макросу и назначить сочетание клавиш,
при нажатии которых этот макрос будет
запускаться. Вы нажали кнопку записи и
у Вас появилось окно, как на рис.6.

рис.6

Имя
макроса
– не должно содержать пробелов, запятых,
двоеточий и т.п. Допустимы символы
кириллицы, латиницы, цифры и нижнее
подчеркивание(я
предпочитаю давать макросам имена,
содержащие только буквы латиницы).
Имя макроса всегда должно начинаться
с буквы. Лучше давать макросу сразу
понятное имя, отражающее примерную суть
того, что он делает. Сохранить в –
выбираете место хранения записываемого
макроса.
После записи макроса Вы
сможете запустить его из любой версии
Excel, нажав сочетание клавиш Alt+F8
и выбрав из списка(рис.7).

рис.7

Также
это окно можно вызвать и через панель:

в
Excel
2007
– вкладка
«Разработчик»—Макросы;
в
Excel
2003
– Сервис—Макрос—Макросы.

Если
Вы перед записью назначили макросу
сочетание клавиш, то соответственно Вы
также можете вызвать этот макрос и
нажатием данного сочетания.

Примечание:
необходимо помнить, что макрос записывает
АБСОЛЮТНО ВСЕ Ваши действия – ошибки,
прокручивание экрана, переключение
между листами, выделение ячеек и т.д.
Так что перед записью своих действий
советую сначала тщательно продумать
все свои действия, чтоб в дальнейшем
записать только то, что нужно записать.
Это сократит как сам код, так и время
его выполнения.

Сводные
таблицы в Excel

Возьмем
следующие исходные
данные.
Это таблица продаж.

В
таблице видно кто, что, когда и на какую
сумму продал.

Чтобы
узнать общую сумму продаж на каждому
продавцу придется взять калькулятор и
посчитать. Или можно посчитать с помощью
формулы excel. Для Иванова это будет
следующая формула: =D2+D5+D8+D11. Так и ошибиться
не долго!

Более
правильным способом будет использование
сводной таблицы.

Щелкните
курсором на ячейку A1, чтобы excel понял с
какими данными мы собираемся работать.

Выберите
в меню Данные
— Сводная таблица… Далее
появится серия диалогов, для настройки
сводной таблицы.

В
первом
диалоге нужно
указать параметры сводной таблицы. Ничего
не меняйте в нем и нажмите Далее.

Второй
диалог попросит
выделить данные для сводной таблицы.
Excel сам выделил всю нашу таблицу (т.к. у
нас фокус стоит на ячейке A1), ничего не
меняйте здесь и нажмите Далее.

В
третьем
диалоге нужно
указать где будем создавать сводную
таблицу. Выберите флаг Существующий
лист, затем
щелкните ячейку F1
и нажмите готово.

Теперь
на нашем листе появилась форма
сводной таблицы и список полей.

Форма
сводной таблицы содержит три области
для перетаскивания в них полей: для
столбцов, для строк и для данных.

Из
диалога Список
полей сводной таблицы
перетащите поле Фамилия
в область Перетащите
сюда поля строк. Форма
сводной таблицы немного изменилась.

Excel
выбрал все уникальные значения столбца
Фамилия и расположил их в строках нашего
будущего отчета.

Теперь
перетащите поле Сумма
в область
данных.

Excel
посчитал сумму продаж для каждого
продавца. Главное быстро и без ошибок.
Отчет можно считать готовым.

Но
для большего понимания возможностей
сводной таблицы укажем еще область
столбцов. Эта область кажется теперь
скрытой, но на самом деле ее видно.
Перенесите поле Дата
на правый
верхний угол отчета,
вот сюда:

Как
только вы отпустите кнопку мыши отчет
сразу изменится, показав динамику продаж
по дням для каждого продавца.

Отчет
получился слишком подробным. Сгруппируем
его по месяцам.

Щелкните
правой
кнопкой
по полю отчета Дата,
в появившемся меню выберите Группа
и структура,
затем Группировать…

В
следующем
диалоге
Excel просит нас указать как именно
группировать и сразу предлагает по
месяцам (выделено). Ничего не меняем и
нажимаем ОК.

Теперь
дата продажи в отчете сгруппирована по
месяцам.

Изменение
сводного отчета Excel

Чтобы
изменить отчет, например, заменить поле
строк, просто перетяните это поле из
отчета за его пределы. А затем перенесите
туда другое поле, например, поле Продукт.

Получили
отчет по продажам продуктов по месяцам.

А
вот что получится, если мы заменим поле
Дата
на Фамилия.

Возможности
сводных таблиц кажутся безграничными.
А как вам это?

Цель работы:

• Научиться вводить данные в электронные таблицы.
• Научиться форматировать ячейки таблицы.
• Научиться работать со встроенными функциями Microsoft Excel 2010.

Теоретический материал

Интерфейс Excel 2010. Стартовое окно программы содержит три пустых листа рабочей книги. Вверху находится лента с инструментами вкладок: Главная, Вставка, Разметка страницы, Формулы, Данные, Рецензирование, Вид.

Для вызова полного набора инструментов той или иной панели надо открыть окно данной панели, нажав на стрелочку в правом нижнем углу.

При этом откроется соответствующее окно с инструментами.

Пользователь, используя команды вкладки Главная, в документе Microsoft Excel 2010 может отформатировать ячейки и документ.

Формат ячейки включает в себя параметры, которые определяют:

•  вид представления числового значения ячейки (Главная/ Число или в контекстном меню Формат ячейки/ Число);
•  выравнивание и ориентацию содержимого ячейки (Главная/ Выравнивание или Формат ячейки/ Выравнивание);
•  вид шрифта (Главная/ Шрифт или Формат ячейки/ Шрифт);
•  обрамление ячейки (Главная/ Шрифт или Формат ячейки/ Граница);
•  Заполнение (фон) ячейки (Главная/ Шрифт или Формат ячейки/ Заливка).

Кроме этого, можно установить параметры защиты данных, записанных в ячейку (Главная/ Ячейки/ Формат/ Защита или Формат ячейки/ Защита). Так же на вкладке Главная можно задать стиль ячеек или таблицы (Главная/ Стили).

Команды группы Ячейки позволяют Вставить или Удалить ячейки, строки и столбцы. С помощью команды Формат задать Размер, Видимость строки или столбца, Упорядочить листы и установить Защиту.

Обычно ячейки форматируются путем изменения отдельных параметров. Перед тем как изменить формат ячейки, необходимо установить на нее табличный курсор. Если же требуется установить формат для нескольких ячеек одновременно, следует предварительно выделить эти ячейки.

Ввод данных в ячейки Excel

В ячейки листа Excel можно вводить – числовые данные, текстовые данные и формулы. Кроме того, есть возможность ввести логические и ошибочные значения, значения даты и времени.

После ввода цифровых и текстовых данных нет необходимости нажимать клавишу Enter. Для перехода к следующей ячейке достаточно воспользоваться клавишами со стрелками или клавишей Tab.

Если необходимо начать ввод данных в текущей ячейке с новой строки, перейдите в режим редактирования ячейки и нажмите клавиши Alt+Enter.

По умолчанию текст в ячейках выравнивается по левому краю, а числа — по правому. При необходимости форматирование можно провести вручную.

Формулой в Excel называется последовательность символов, начинающаяся со знака равенства “=”. В эту последовательность символов могут входить постоянные значения, ссылки на ячейки, имена, функции или операторы. Результатом работы формулы является новое значение, которое выводится как результат вычисления формулы по уже имеющимся данным.

Если значения в ячейках, на которые есть ссылки в формулах, меняются, то результат изменится автоматически.

После того как формула введена в ячейку, вы можете ее перенести, скопировать или распространить на блок ячеек.

При перемещении формулы в новое место таблицы ссылки в формуле не изменяются, а ячейка, где раньше была формула, становится свободной. При копировании формула перемещается в другое место таблицы, ссылки изменяются, но ячейка, где раньше находилась формула, остается без изменения. Формулу можно распространить на блок ячеек.

При копировании формул возникает необходимость управлять изменением адресов ячеек или ссылок. Для этого перед символами адреса ячейки или ссылки устанавливаются символы “$”. Изменяться только те атрибуты адреса ячейки, перед которыми не стоит символ “$”. Если перед всеми атрибутами адреса ячейки поставить символ “$”, то при копировании формулы ссылка не изменится.

Если в ссылке используются символы $, то она называется абсолютной, если символов $ в ссылке нет — относительной. Адреса таких ссылок называются абсолютными и относительными, соответственно.

Функция Excel — это заранее определенная формула, которая работает с одним или несколькими значениями и возвращает результат.

Функции в Excel используются для выполнения стандартных вычислений в рабочих книгах. Значения, которые используются для вычисления функций, называются аргументами. Значения, возвращаемые функциями в качестве ответа, называются результатами. Помимо встроенных функций вы можете использовать в вычислениях пользовательские функции, которые создаются при помощи средств Excel.

Аргументы функции записываются в круглых скобках сразу за названием функции и отделяются друг от друга символом точка с запятой “;”.

Скобки позволяют Excel определить, где начинается и где заканчивается список аргументов. Внутри скобок должны располагаться аргументы.
В качестве аргументов можно использовать числа, текст, логические значения, массивы, значения ошибок или ссылки. Аргументы могут быть как константами, так и формулами.

Для удобства работы функции в Excel разбиты по категориям: функции управления базами данных и списками, функции даты и времени, DDE/Внешние функции, инженерные функции, финансовые, информационные, логические, функции просмотра и ссылок. Кроме того, присутствуют следующие категории функций: статистические, текстовые и математические.

При помощи текстовых функций имеется возможность обрабатывать текст: извлекать символы, находить нужные, записывать символы в строго определенное место текста и многое другое.

С помощью функций даты и времени можно решить практически любые задачи, связанные с учетом даты или времени (например, определить возраст, вычислить стаж работы, определить число рабочих дней на любом промежутке времени).

Логические функции помогают создавать сложные формулы, которые в зависимости от выполнения тех или иных условий будут совершать различные виды обработки данных.

В Excel широко представлены математические функции. Например, можно выполнять различные операции с матрицами: умножать, находить обратную, транспонировать.

С помощью статистических функций возможно проводить статистическое моделирование. Кроме того, возможно использовать элементы факторного и регрессионного анализа.

Т.к. функция суммы используется наиболее часто, то на вкладке Главная вынесена кнопка Автосумма . Кнопка Автосумма снабжена выпадающим списком, из которого можно выбрать другую формулу для ячейки.

Условная функция. Общий вид условной функции следующий:

ЕСЛИ(<условие>; <выражение1>; <выражение2>)

Условие — это логическое выражение, которое может принимать значение ИСТИНА или ЛОЖЬ. <выражение 1> и <выражение 2> могут быть числами, формулами или текстами.

Условная функция, записанная в ячейку таблицы, выполняется так: если условие истинно, то значение данной ячейки определит <выражение 1>, в противном случае — <выражение 2>.

Логические выражения. Логические выражения строятся с помощью операций отношения (<, >, <= (меньше или равно), >= (больше или рано), =, <> (не равно)) и логических операций (логическое И, логическое ИЛИ, логическое отрицание НЕ). Результатом вычисления логического выражения являются логические величины ИСТИНА или ЛОЖЬ.

Существуют особенности записи логических операций в табличных процессорах: сначала записывается имя логической операции (И, ИЛИ, НЕ), а затем в круглых скобках перечисляются логические операнды.

И (логическое_значение1;	Возвращает значение ИСТИНА, если все аргументы
Логическое_значение2; …)	имеют значение ИСТИНА; возвращает значение (AND) ЛОЖЬ, если хотя бы один аргумент имеет значение ЛОЖЬ; например, И(2+2=4;2+3=5) равняется ИСТИНА, если ячейка B4 содержит число между 1 и 100, то И(1<B4; B4<100) равняется ИСТИНА
ИЛИ(логическое_значение1;	Возвращает значение ИСТИНА, если хотя бы один
Логическое_значение2; …)	аргументов имеет значение ИСТИНА ивозвращает
	(OR) значение ЛОЖЬ, если все аргументы имеют значение ЛОЖЬ; например, ИЛИ(2+2=4; 2+3=6) возвращает ИСТИНА; если ячейка B4 содержит число меньше 1 или больше 100, то ИЛИ(1<B4; B4>100) возвращает ИСТИНА. НЕ (логическое_зачение) (NOT) Меняет на противоположное логическоезначение своего аргумента; например НЕ(2+2=5) возвращает ИСТИНА; если ячейка B4 содержит число меньше 1 или больше 100, то НЕ(ИЛИ(1<B4; B4>100)) возвращает ЛОЖЬ

Вложенные логические функции ЕСЛИ.

Формат записи:

= ЕСЛИ(усл.1; выражение В; ЕСЛИ(усл.2; выражение С; ЕСЛИ(…))).

Число вложенных функций в принципе может быть любое, но общая длина строки не должна быть слишком большой.

Контрольные вопросы:

1. Как выполняется объединение ячеек?

2. Какие встроенные функции Microsoft Excel 2010 вы знаете?

3. Как работает Мастер функций?

4. Для чего используются функции МИН, МАКС, СРЗНАЧ?

5. В каких случаях применется условная функция ЕСЛИ?

6. Какие наиболее часто используемые функции можно выбрать с помощью команды Автосумма?

Практическая работа

Задание 1. Создать таблицу «Зачетная ведомость» и произвести простейшие статистические вычисления.

Методические указания:

1. Переименуйте рабочий лист книги Excel из Лист 1 в Зачет, дважды щелкнув мышью по названию листа: название листа находится на вкладке в нижней части окна Excel.

2. Наберите название таблицы:

• выделите ячейки с A1 по K1 (A1:K1);
• выберите Контекстное меню/ Формат ячеек/ Выравнивание/ Объединить ячейки или выполните команду Главная/ Выравнивание/ Объединить и поместить в центре ;
• наберите текст названия таблицы;
• установите размер шрифта 12, полужирное начертание.

3. Создайте таблицу с данными:

4. Вычислите лучшую оценку у ученика Абрамова К.:

• установите курсор в ячейку I6;
• нажмите на кнопку  рядом со строкой формулы, вызовите Мастер функций/ Функция/ Категория — Статистические/ МАКС;
• в строку Число1 введите диапазон ячеек C6:H6 (эти ячейки можно выделить мышью) и нажмите Ок. В ячейке появится найденное значение;
• протяните полученное значение на все остальные ячейки. В каждой строке значение вычисляется исходя из тех данных, которые в ней находятся;
• аналогичным образом найдите лучшую оценку и средний балл с помощью функций МИН и СРЗНАЧ соответственно.

5. Вычислите лучшую, худшую оценки и средний балл по каждой теме в строках 13, 14 и 15, используя команду Главная/ Редактирование/ Автосумма.

6. Найдите лучшую, худшую оценки и средний балл по всем значениям таблицы в ячейках I13, J14, K15, пользуясь данными строк или столбцов лучших, худших и средних результатов.

Задание 2. Создать таблицу «Зачетная ведомость» с использованием условной функции ЕСЛИ.

Методические указания

1. Лист 2 ЭТ переименуйте в Допуск.
2. Введите данные как показано на слайде.
3. В ячейку Е2 введите формулу вычисления среднего значения =СРЗНАЧ(B2:D2)
4. Скопируйте эту формулу в ячейки Е3, Е4, Е5.
5. К полученным результатам примените форматирование ячеек.
6. В ячейку F2 необходимо ввести формулу =ЕСЛИ(E2>=3;»Зачет»;ЕСЛИ(E2<3;»Незачет»)) и скопировать ее в ячейки F3, F4, F5.
7. Сохраните документ.

Санкт-Петербургское государственное бюджетное специальное

реабилитационное образовательное учреждение среднего профессионального образования  техникум для инвалидов «Профессионально-реабилитационный центр»

Методическое пособие

Конспект лекций по дисциплине

ЕН.02. «Информационные технологии в профессиональной деятельности»

Тема: Работа в программе Microsoft Excel

для обучающихся Санкт-Петербургского государственного бюджетного

специального реабилитационного образовательного учреждения среднего профессионального образования  техникума для инвалидов

“Профессионально-реабилитационный центр”

Разработали:

Таранова О.А.– преподаватель

СПб ГБУ «Профессионально-реабилитационный центр»

Санкт – Петербург

2015 г.

Содержани

1. Обработка данных средствами табличного процессора Microsoft Excel 3

2. Основные понятия 3

3. Ячейки и их адресация 4

4. Диапазон ячеек 4

5. Ввод, редактирование и форматирование данных 4

6. Ввод текста и чисел 4

7. Копирование содержимого ячеек 5

8. Форматирование содержимого ячеек 5

9. Автоматизация ввода 6

10. Формулы 7

11. Ссылки на ячейки 7

12. Абсолютные и относительные ссылки 8

13. Построение диаграмм и графиков 9

14. Тип диаграммы 9

15. Создание диаграммы. 10

16. Выбор данных 10

17. Оформление диаграммы 11

18. Размещение диаграммы 12

19. Редактирование диаграммы 12

20. Инструменты управления диаграммами. 13

21. Изменение типа диаграммы. 13

22. Замена источника данных. 14

23. Замена столбцов и строк. 14

24. Редактирование элементов диаграммы. 14

25. Удаление диаграммы. 15

26. ОШИБКИ ПРИ ОБРАБОТКЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ТАБЛИЦ 15

1. Обработка данных средствами табличного процессора Microsoft Excel

Для представления данных в удобном виде используют таблицы, что дает возможность не только отображать, но и обрабатывать данные. Класс программ для этой цели называется табличными процессорами.

Особенность табличных процессоров заключается в возможности применения формул для описания связи между значениями различных ячеек. Расчет по заданным формулам выполняется автоматически. Изменения содержимого какой-либо ячейки приводит к пересчету значений всех ячеек, которые с ней связаны формульными отношениями.

Применение табличных процессоров упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без проведения расчетов вручную. Служат для:

1. • проведения однотипных расчетов над большими наборами данных;

2. • автоматизации итоговых вычислений;

3. • решения задач путем подбора значений параметров;

4. • обработки результатов экспериментов;

5. • проведения поиска оптимальных значений параметров;

6. • подготовка табличных документов;

7. • построение диаграмм и графиков по имеющимся данным.

Программа Microsoft Excel предназначена для работы с таблицами данных, преимущественно числовых. При формировании таблицы выполняют ввод, редактирование и форматирование текстовых и числовых данных, а также формул. Наличие средств автоматизации облегчает эти операции.

1. Основные понятия

Документ Excel называется рабочей книгой. Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру и может содержать одну или несколько таблиц. В окне документа в программе Excel отображается только текущий рабочий лист, с которым и ведется работа. Каждый рабочий лист имеет название, которое отображается на ярлычке листа, находящемся в его нижней части (Рис. 1). По ярлычкам можно переходить к другим рабочим листам внутри одной книги. Чтобы переименовать рабочий лист, надо дважды щелкнуть на его ярлычке. Рабочий лист состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами, и, далее, двухбуквенными комбинациями. Всего рабочий лист может содержать до 16 384 столбцов от А до IV. Строки последовательно нумеруются цифрами от 1 до 1048 576.

Рис. 1. Расположение ярлычков листа на экране

1. Ячейки и их адресация

На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Они являются минимальными элементами для хранения данных. Обозначение отдельной ячейки сочетает в себе номера столбца и строки (в этом порядке), на пересечении которых она расположена (А1, D4). Номер ячейки выполняет функции ее адреса. Адреса ячеек используются при записи формул, определяющих взаимосвязь между значениями, расположенными в разных ячейках. Одна из ячеек всегда активна и выделяется рамкой активной ячейки. Эта рамка играет роль курсора. Операции ввода и редактирования всегда приводятся в активной ячейке.

1. Диапазон ячеек

На данные с соседних ячейках можно ссылаться в формулах как на единое целое. Такую группу ячеек называют диапазоном. Наиболее часто используются прямоугольные диапазоны, образующиеся на пересечении группы последовательно идущих строк и столбцов. Диапазон ячеек обозначают, указывая через двоеточие номера ячеек в противоположных концах прямоугольника на пример (А1:С15). Выделение диапазона производят протягиванием указателя от одной угловой ячейки до противоположной по диагонали. Чтобы выбрать столбец или строку целиком, следует щелкнуть на их заголовке. Протягиванием по заголовкам можно выбрать несколько идущих подряд столбцов или строк.

1. Ввод, редактирование и форматирование данных

Отдельная ячейка может содержать данные одного из типов: текст, число, дата, время или формула. Тип данных определяется автоматически при вводе в ячейку. Ввод формулы всегда начинается со знака равенства.

1. Ввод текста и чисел

Ввод данных осуществляется непосредственно в текущую ячейку или в строку формул. Место ввода обозначается текстовым курсором. Если щелкнуть на строке формул или дважды на текущей ячейке, можно редактировать содержимое ячейки. Чтобы завершить ввод, сохранив данные, используют Enter. Для очистки содержимого ячейки — Delete.

1. Копирование содержимого ячеек

Копирование и перемещение ячеек в Excel можно осуществлять методом перетаскивания (для небольшого числа ячеек) или через буфер (при работе с большими диапазонами).

Чтобы скопировать или переместить текущую ячейку (выделенный диапазон) вместе с содержимым, следует навести курсор на рамку текущей ячейки, он примет вид стрелки. Теперь ячейку можно перетащить в любое место рабочего листа (точка вставки помечается всплывающей подсказкой).

Для выбора способа перетаскивания можно использовать специальное перетаскивание при нажатой правой кнопке мыши. При отпускании кнопки в появившемся меню можно выбрать операцию.

При использовании буфера обмена вставка данных возможна лишь немедленно после копирования или вырезания. «Вырезанные» данные удаляются из места их исходного размещения только в момент вставки. Команды Копировать и Вырезать можно найти в контекстном меню, которое открывается при нажатии правой клавиши мыши на объекте или на Вкладке Главная, подменю Буфер обмена.

Контекстное меню Подменю Буфер обмена

1. Форматирование содержимого ячеек

По умолчанию текстовые данные выравниваются по левому краю ячейки, а числа по правому. Изменить формат отображения данных — команда Формат, Ячейки. Вкладки этого диалогового окна (Рис. 2) позволяют выбирать формат записи данных, направление текста и метод его выравнивания, определять шрифт и начертание, задавать фоновый цвет, управлять отображением и видом рамок.

Рис. 2. Окно Формат ячеек

1. Автоматизация ввода

Для ввода повторяющихся или однотипных данных. К числу средств автоматизации ввода относятся: автозавершение, автозаполнение числами и автозаполнение формулами.

Автозавершение применяют при вводе в ячейки одного столбца текстовых строк среди которых есть повторяющиеся. Если при вводе в ячейку обнаружено соответствие ранее введенным строкам, введенный текст автоматически дополняется. Нажатие Enter подтверждает автозавершение, иначе ввод можно продолжать, игнорируя предлагаемый вариант. Операция действует при введении данных в ячейки, идущие подряд.

Автозаполнение числами. В правом нижнем углу рамки текущей ячейки имеется черный квадратик – маркер автозаполнения. При наведении на него указателя мыши (обычно он имеет форму толстого белого креста), он приобретает форму тонкого черного крестика. Перетаскиванием маркера можно «размножить» содержимое ячейки по вертикали или горизонтали.

Если ячейка содержит число (дату, денежную сумму), то при перетаскивании происходит копирование ячеек или их заполнение арифметической прогрессией. При перетаскивании правой кнопкой мыши в диалоговом окне (появляется после отпускания мыши) можно выбрать способ автозаполнения.

Пример: пусть А1 содержит 1. Перетаскиваем маркер на ячейки В1, С1. В открывшемся меню выбираем Копировать ячейки, все ячейки будут содержать 1. Если выберем Заполнить, то в ячейках окажутся числа 1, 2 и 3.

Чтобы сформулировать условия заполнения нужно выполнить последовательность команд Правка, Заполнить, Прогрессия. В окне выбирается тип прогрессии, величина шага и предельное значение.

Автозаполнение формулами выполняется также. Ее особенность заключается в необходимости копирования ссылок на другие ячейки. В ходе автозаполнения принимается во внимание характер ссылок в формуле: относительные ссылки изменяются в соответствии с относительным расположением копии и оригинала, абсолютные остаются без изменений.

1. Формулы

Вычисления осуществляются при помощи формул. Формула может содержать числовые константы, ссылки на ячейки и функции Excel, соединенные знаками математических операций. Скобки позволяют изменить стандартный порядок выполнения действий. Если ячейка содержит формулу, то в рабочем листе отображается текущий результат вычисления этой формулы. Если сделать ячейку текущей, то сама формула отображается в строке формул (Рис. 3).

Рис. 3. Отображение формулы в «строке формул»

Правило использования формул в Excel:

• если значение ячейки действительно зависит от других ячеек таблицы, всегда следует использовать формулу. Это гарантирует, что последующее редактирование таблицы не нарушит ее целостности и правильности вычислений в ней.

• формулы обязательно должны вводиться в английской раскладке клавиатуры.

1. Ссылки на ячейки

Формула может содержать ссылки, то есть адреса ячеек, содержимое которых используется в вычислениях. Таким образом, результат вычисления формулы зависит от числа, находящегося в другой ячейке. Ячейка, содержащая формулу, является зависимой. Значение, отображаемое в ячейке с формулой, пересчитывается при изменении значения ячейки, на которую указывает ссылка. Ссылку можно задать разными способами:

• адрес ячейки можно ввести вручную;

• щелкнуть на нужной ячейке или выбрать диапазон, адрес которого нужно ввести (выделяются при этом пунктирной рамкой).

Обратите внимание на кнопки минимизации, присоединенные к соответствующим полям у всех диалоговых окон, которые требуют указания номеров ячеек (Рис. 4).

Рис. 4. Кнопки минимизации на панели редактирования свойств формулы

Эти кнопки сворачивают окно до минимального размера, что облегчает выбор ячеек на листе. Для редактирования формулы следует дважды щелкнуть на соответствующей ячейке. При этом ячейки, от которых зависит значение формулы, выделяются на рабочем листе цветными рамками, а сами ссылки отображаются в ячейке и в строке формул тем же цветом. Это облегчает редактирование формул.

1. Абсолютные и относительные ссылки

По умолчанию, ссылки на ячейки в формулах рассматриваются как относительные. Это означает, что при копировании формула адреса в ссылках автоматически изменяются в соответствии с относительным расположением исходной ячейки и создаваемой копии.

При абсолютной адресации адреса ссылок при копировании не изменяются, так что ячейка, на которую указывает ссылка, рассматривается как нетабличная. Для изменения способа адресации при редактировании формулы надо выделить ссылку на ячейку и нажать клавишу F4. Адрес ячейки предваряется знаком $.

1. Построение диаграмм и графиков

Чтобы помочь вам проанализировать и понять информацию, представленную в числовом виде, MS Excel позволяет вывести ее в графическом виде – как график или диаграмму. Способность наглядно представлять большие массивы числовых данных делает MS Excel очень удобным средством отслеживания зависимостей и составления прогнозов.

В программе Excel термин диаграмма используется для обозначения всех видов графического представления числовых данных. Построение графического изображения производится на основе ряда данных. Так называют группу ячеек с данными в пределах отдельной строки или столбца. На одной диаграмме можно отображать несколько рядов данных.

Чтобы создать диаграмму, упрощающие понимание данных рабочего листа, сначала потребуется познакомиться со структурой и назначением самой диаграммы.

Ряды данных. Числовые данные, на основе которых MS Excel строит диаграмму.

Ось Х. Определяет ширину диаграммы.

Ось Y. Задает высоту диаграммы.

Легенда. Содержит текст, описывающий отображение на диаграмме данные.

Заголовок диаграммы. Описывает назначение диаграммы.

Диаграмма представляет собой вставной объект, внедренный на один из листов рабочей книги. Она может отображаться на листе с данными или на любом другом листе (часто для диаграммы отводят отдельный лист). Диаграмма сохраняет связь с данными, на основе которых она построена, и при обновлении этих данных немедленно изменяет свой вид.

1. Тип диаграммы

Форму диаграммы выбирают в разделе Диаграммы на вкладке Вставка. Для выбранного типа диаграммы справа указывается несколько вариантов представления данных (Рис. 5). Необходимо выбрать один из вариантов и нажать на кнопку ОК.

Рис. 5. Окно выбора типа диаграммы

Гистограмма. Количественные показатели представляются в виде вертикальных столбцов, увеличивающихся в верхнем направлении. Эффективна при сравнении двух или большего количества показателей, например ежемесячных продаж или объемов продаж разных менеджеров.

График. Количественные показатели представляются в виде линий. На графике показаны только самые верхние точки гистограммы.

Круговая. Подобна графику, но в ней цветом заливается вся область под линией.

Линейчатая. Напоминает гистограмму, повернутую на 90⁰: столбцы «растут» слева направо.

С областями. Позволяет сравнить показатели относительно общего, например, объем продаж, совершенных одним менеджером, по отношению к объему продаж всей компании.

1. Создание диаграммы.

Перед созданием диаграммы необходимо ввести дополнительную информацию, которая нужна для обозначения в MS Excel отдельных элементов диаграммы. (Вы вполне можете изменить диаграмму и в дальнейшем, если не хотите, чтобы MS Excel выводила отдельные подписи прямо сейчас.)

1. Выбор данных

Для выбора данных, по которым будет строиться диаграмма, используется команда Выбор данных на вкладке Конструктор (Рис. 6). Если диапазон выбран заранее, то в области окна мастера появится отображение диаграммы (Рис. 7).

Рис.6. Окно выбора источника данных

Рис.7. Отображение диаграммы

Итак, чтобы создать диаграмму, выполните ряд действий.

1. Выделите числовые данные и подписи данных, которые будут принимать участие в создании диаграммы.

2. Перейдите во вкладку Вставка. Изучите список доступных типов диаграмм.

3. Щелкните на кнопке понравившегося типа диаграммы, например График или Гистограмма. На экране появиться палитра подтипов диаграммы.

4. Выберите необходимый вариант. MS Excel создаст диаграмму и отобразит на экране вкладку Работа с диаграммами.

1. Оформление диаграммы

На вкладке Макет режима Работа с диаграммами (Рис. задаются:

• название диаграммы, подписи осей;

• отображение и маркировка осей координат;

• отображение сетки линий, параллельных осям;

• описание построенных графиков (Легенда);

• отображение надписей, соответствующих отдельным элементам данных на графике (Подписи данных);

• представление данных, использованных при построении графика, в виде таблицы (Таблица данных).

и т.д.

Рис. 8.

В зависимости от типа диаграммы некоторые из перечисленных вкладок могут отсутствовать.

1. Размещение диаграммы

Указать место размещения диаграммы (новый рабочий лист или уже имеющийся) (Рис.9) можно на Вкладке Конструктор режима Работы с диаграммами. Этот выбор важен только для последующей печати документа, содержащего диаграмму.

Рис.9 Окно Выбора размещения диаграммы

1. Редактирование диаграммы

Готовую диаграмму можно изменить. Она состоит из набора отдельных элементов, таких как сами графики (ряды данных), оси координат, заголовок диаграммы, область построения и т.д.

При щелчке на элементе он выделяется маркерами, а при наведении на него указателя мыши — описывается всплывающей подсказкой. Открыть диалоговое окно для форматирования элемента — меню Формат (для выделенного элемента) или через контекстное меню (команда Формат). Если требуется внести существенные изменения, следует вновь воспользоваться командами на вкладках Конструктор, Макет. Предварительно диаграмму надо выделить.

Чтобы удалить диаграмму, можно удалить рабочий лист, на котором она расположена (Контекстное меню, Удалить), или выбрать диаграмму, внедренную в рабочий лист, и нажать на клавиатуре клавишу Delete.

1. Инструменты управления диаграммами.

После щелчка на диаграмме MS Excel выведет на экран вкладку Работа с диаграммами, которая содержит инструменты управления диаграммами, разбитые на четыре категории.

Тип. Позволяет изменять тип диаграммы.

Данные. Применяется для изменения источника данных диаграммы: числовых данных, откладываемых вдоль осей X и Y.

Макеты диаграмм. Инструменты этого раздела применяются для изменения отдельных элементов диаграмм, например заголовка диаграммы, подписей осей X и Y, расположения легенды (вверху, внизу, слева или справа) и т.д.

Стили диаграмм. Предоставляет возможность кардинальным образом изменить вид диаграммы.

1. Изменение типа диаграммы.

Имея в своем распоряжении готовую диаграмму, вы можете поэкспериментировать со способом представления числовых данных в графическом виде. Например, изменить гистограмму на диаграмму с областями. Чтобы изменить тип диаграммы, выполните ряд действий.

1. Щелкните на диаграмме, тип которой требуется изменить. На экране появится вкладка Работа с диаграммами.

2. Перейдите во вложенную вкладку Конструктор.

3. Щелкните на кнопке Изменить тип диаграммы в разделе Тип. Вы увидите диалоговое окно Изменение типа диаграммы.

4. Выберите необходимый тип диаграммы, например Круговая или Линейчатая. В правой панели диалогового окна вы увидите различные макеты для указанного типа диаграммы.

5. Щелкните на понравившемся макете диаграммы в правой панели.

6. Щелкните на кнопке ОК. MS Excel применит к диаграмме новый тип.

Совет. Если вам не нравится, как выглядит диаграмма, нажмите Ctrl+Z, чтобы вернуться к исходному дизайну.

1. Замена источника данных.

Еще один способ изменения вида диаграммы – это замена источника данных (ячеек с числовыми данными, на основе которых строится диаграмма). Чтобы изменить источник данных для диаграммы, выполните ряд действий.

1. Щелкните на диаграмме, которую требуется изменить. На экране появится вкладка Работа с диаграммами.

2. Перейдите во вложенную вкладку Конструктор.

3. Щелкните на кнопке Выбрать данные раздела Данные. Вы увидите диалоговое окно Выбор источника данных.

4. (не обязательно) Щелкните на кнопке свертывания диалогового окна для просмотра большей части текущего рабочего листа.

5. Выделите все ячейки, данные которых принимают участие в построении диаграммы, включая ячейки с подписями, значениями и формулами.

6. Щелкните на кнопке ОК.

MS Excel выведет диаграмму, построенную на основе данных.

1. Замена столбцов и строк.

Программа MS Excel создает диаграммы, автоматически размещая подписи данных вдоль оси Х, а значения – вдоль оси Y. Тем не менее, подписи со значениями можно поменять местами, сразу же знакомясь с получаемым результатом.

Чтобы поменять столбцы и строки данных местами при построении диаграммы, выполните приведенную ниже инструкцию.

1. Щелкните на диаграмме, которую необходимо изменить. На экране появится вкладка Работа с диаграммами.

2. Перейдите во вложенную вкладку Конструктор.

3. Щелкните на кнопку Строка/столбец раздела Данные. MS Excel поменяет местами данные, выводимые вдоль осей X и Y.

1. Редактирование элементов диаграммы.

Чтобы сделать диаграмму информативнее, в нее добавляются вспомогательные текст и объекты.

• Заголовок диаграммы.

• Легенда.

• Подписи данных.

• Подписи осей.

• Название осей.

• Сетка.

Каждый элемент диаграммы MS Excel можно либо переместить в другое место, либо вообще удалить. Чтобы изменить вспомогательные элементы диаграммы, выполните ряд действий.

1. Щелкните на диаграмме, которую необходимо изменить. На экране появится вкладка Работа с диаграммами.

2. Перейдите во вложенную вкладку Макет.

3. Щелкните на кнопке с названием элемента диаграммы, которую вы хотите изменить, например Легенда или Названия осей. На экране появится меню доступных вариантов.

1. Удаление диаграммы.

Диаграммы весьма функциональны, но даже их изредка приходится удалять. Чтобы удалить диаграмму, выполните следующее.

1. Щелкните на диаграмме, которую необходимо удалять.

2. Нажмите клавишу .

Совет. Вы также можете щелкнуть на диаграмме правой кнопкой мыши и выбрать в появившемся контекстном меню команду Вырезать.

1. ОШИБКИ ПРИ ОБРАБОТКЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ТАБЛИЦ

###…###	Значение (результат) формулы не умещается в ячейке или слишком много значащих цифр в числе
#ДЕЛ/0!	Делитель в Формуле принял значение «Ноль» (попытка деления на ноль)
#ИМЯ?	Указано имя, которое невозможно распознать. Например, искажено имя функции, использовано имя ячейки, которое ранее не было определено или имя ячейки набрано русскими буквами
#ЧИСЛО!	Недопустимое значение аргумента в функции (например, извлекается корень из отрицательного числа)
#ССЫЛКА!	Недопустимая ссылка на ячейку
#ЗНАЧ!	Недопустимый тип аргумента функции или операнда формулы (например, вместо числа введен текст или использована относительная ссылка, вместо абсолютной и при копировании формулы используются пустые (незанятые) ячейки)