Техническое задание для excel

Здравствуйте, уважаемые заказчики программ для Excel.

Пожалуйста, выделите несколько минут своего времени, чтобы узнать, 
как правильно составить (оформить) заказ на программу (макрос для Excel)

К написанию этой статьи меня побудил тот факт, что подавляющее большинство заказов приходит в таком виде, что сразу и не понять, что нужно сделать.

Есть, конечно, какие-то ГОСТы на техзадания, — но, к счастью, по ним никто ТЗ не пишет, — ибо там слишком много лишнего.
Поэтому я опишу свой взгляд на идеальное техзадание (далее — ТЗ), не претендуя на истину в последней инстанции.

Для примера, можете ознакомиться с примерами неправильно оформленных заказов (ссылка будет добавлена чуть позже), а в конце этой статьи будут примеры идеальных заказов (когда я сразу начинаю работу над программой, и спустя пару часов вы уже можете получить тестовый вариант программы)

Вкратце, структура идеального техзадания выглядит так:

1) Предназначение программы — что она должна делать (1-2 предложения)

Например: Программа должна собирать данные из множества файлов Excel, расположенных в заданной папке, и формировать 2 отчёта: в форматах XLS и CSV

2) Исходные данные — примеры файлов, описание их особенностей

Например: Исходные данные — файлы Excel, расположенные в подпапках одной папки. Во вложении — архив folder.rar, содержащий примеры нескольких таких файлов, с сохранением структуры подпапок. Кроме того, нам понадобятся данные ещё из одного файла Excel — см. файл Реестр.xls во вложении. Файл Реестр состоит из нескольких листов (нам нужны будут данные только со второго листа), путь к файлу меняться не будет (в настройках программы надо иметь возможность выбирать путь к файлу РЕЕСТР, и папке с файлами XLS)
Количество файлов XLS — разное, примерно от 100 до 1500.

3) Что надо получить в результате — примеры файлов, краткое описание

Например: По нажатию одной кнопки, программа должна формировать 2 файла — см. примеры таких файлов во вложении (Результат.xls и data.csv)
Файлы должны сохраняться в той же папке, где и исходный файл Реестр.xls, имя создаваемого файла Excel должно содержать текущую дату (например, «12-10-2012 report.xls»)
Файл CSV должен быть в кодировке UTF-8 (для последующей загрузки на сайт)

4) Как всё должно работать (что откуда берется, куда подставляется, и т.д. и т.п.)

Например: при нажатии кнопки (кнопку можно расположить в файле Реестр.xls), макрос перебирает все файлы XLS в заданной папке, с первого листа каждого файла берет табличку (начиная со строки 5), и копирует данные в таблицу файла РЕЕСТР, вставляя новые данные ниже существующих. После этого строки с одинаковым артикулом (столбец 2) объединяются — при объединении строк суммируется количество (столбец 5).
Когда все данные собраны, копия листа 2 файла РЕЕСТР сохраняется в файл 12-10-2012 report.xls
Из файла 12-10-2012 report.xls создаётся файл CSV (c перестановкой столбцов, см. пример)

5) Информация по срокам, контактные данные

Например: Сроки не поджимают, на желательно сделать в течение 3-4 дней.
На все вопросы готов ответить по Скaйпу — мой ник: super_client, или через Viber / WhatsApp по номеру такому-то

Конечно, и по такому заданию мне наверняка придётся задать несколько уточняющих вопросов, — но, в целом, все понятно, что надо делать.

Более подробно о некоторых моментах:

Как лучше излагать задачу, чтобы она была мне понятна:

Чем подробнее вы опишете суть задачи — тем лучше. Не экономьте слова — представьте, что вы объясняете суть задачи человеку, абсолютно незнакомому со спецификой вашей деятельности (например, соседской бабушке). Если вы сможете описать задачу так, что даже бабушка поймёт, что и как должно работать, — тогда ваше задание будет рассмотрено в кратчайшие сроки (и, вполне возможно, вы получите готовую программу в тот же день)

Не используйте при изложении сути задачи специальных терминов, особенно из области программирования. Просто, своими словами, объясните, — что есть сейчас, и что должно получиться, — и тогда мы с вами обязательно поймём друг друга, и программу вы получите точно в том виде, как вам надо.

Первое, что мне нужно понять из задания, — что является исходными данными, и что должно получится в результате.

Не надо описывать структуру ваших таблиц на словах  — просто прикрепите к заказу исходный файл, и примеры результата.
Из описания я должен понять, где программа должна искать исходные файлы, сколько файлов надо создать, куда и под каким именем помещать эти файлы.

Если на выходе должен получаться файл CSV — так вы и прикрепляйте пример в CSV, а не в виде книги Excel (XLS, XLSX и т.д.)
Если надо загружать данные с сайта — обязательно укажите, с какого конкретно сайта, с каких страниц, какие именно данные с веб-страницы нужны.

Второе, что мне необходимо понять, — это какие исходные данные (файлы) меняются, а какие — остаются постоянными.

Если, например, требуется обрабатывать прайс-лист вашей организации, — сообщите, исходный файл прайс-листа всегда один и тот же (вы вручную вносите в него изменения),
или же этот файл постоянно меняется (например, ежедневно выгружается из программы 1С).

Это связано с тем, что мне необходимо понимание, можно ли встраивать код программы в этот конкретный файл, или же код надо выносить в отдельный файл-надстройку (если каждый день — новый исходный файл, все исходные файлы XLS регулярно заменяются новыми)
Если какой-то один из исходных файлов регулярно не заменяется новым, то обычно я в него и встраиваю программу (и размещаю кнопки запуска программы на листах этого файла Excel)

Третье — требуется разобраться, как из исходных данных получается результат

Если алгоритм обработки данных сложный — опишите лишь основные моменты (несколько предложений), не надо на первом этапе расписывать всё подробно.
Проще будет потом все рассказать по Скайпу (обратите внимание — именно через голосовую связь, по Скайпу или телефону. По переписке обсуждать нюансы — слишком много времени занимает)

Если программа должна хитрым образом переставлять данные в столбцах — желательно сопроводить примеры файлом цветовыми пометками — например, одинаковые поля в исходном и конечном файлах выделить одним цветом (это куда удобнее для восприятия, нежели 20 предложений с перечислением, какой столбец в какое место результата вставлять)

Чтобы не тратить лишее время на описание сложных алгоритмических конструкций, после оформления заказа дождитесь ответа разработчика, — там уже вы сможете обсудить все нюансы.
Основное правило в таких обсуждениях — сначала заказ с примерами файлов (обратите внимание — с примерами файлов!), и только потом обсуждение.
Если вы мне сначала звоните в скайп (не выслав файлы), и начинаете задавать вопросы, — а можно ли в моём файле сделать то-то и то-то, — я не смогу вам ответить (я, увы, не телепат)

Что самое важное в оформлении заказа:

1. прикрепить примеры файлов, на их примере показать, что надо сделать
2. оставить контактную информацию (Скайп, номер сотового, номер Viber / WhatsApp)
3. указать сумму, которую вы готовы заплатить, если программа будет полностью соответствовать вашим пожеланиям

Ещё несколько рекомендаций по оформлению заказа

PS: один из моих коллег очень удачно описал, что нужно для постановки задачи.

в постановке любой задачи должны быть понятны ответы на следующие вопросы: 1. Где находятся исходные данные, как организованы или как и в каком виде они поступают в систему 2. Что должно быть результатом работы системы (для чего все это делается, как должны выглядеть результаты) 3. Правила по которым исходные данные преобразуются в конечный результат (если в ходе обработки нужна доп. информация от оператора, должно быть понятно какие данные и каким способом должен внести оператор, если используются справочники то какие, где они есть и какова их роль в расчете) 4. Что служит толчком для запуска системы (нажата кнопка, изменились данные, открыт файл и пр.) когда есть ТОЧНЫЕ ответы по каждому из пунктов — только тогда можно что-то делать

Пример отчета по корреляции эффективности проведения корпоративных мероприятий и выполнения планов по ключевым показателям KPI на дашборде в Excel. Скочать готовый пример шаблона для презентации отчета и визуального анализа можно в конце статьи. Но сначала рассмотрим все принципы его функциональных, интерактивных возможностей в области визуализации данных.

План корпоративных мероприятий и KPI

«Персонал успешного предприятия – это в первую очередь команда, а не сборище личностей» – Ли Якокку. Чтобы поострить сильную компанию важно объединять ее сотрудников в одну команду с четко поставленными целями и задачами. Вместе с ростом компании формируется ее внутренняя корпоративная культура, которая полностью несет ответственность за нематериальную мотивацию сотрудников предприятия. Для этих целей необходимо регулярно проводить корпоративные мероприятия:

1. Презентовать вклад команды сотрудников в достижения компании.
2. Транслировать ценности формирования корпоративной культуры.
3. Создать условия для тимбилдинга и командообразования.
4. Развивать внутренние коммуникации.
5. Выявлять потенциальных формальных и неформальных лидеров.
6. Адаптировать и мотивировать новичков.
7. Просто развлечь с помощью тематического отдыха для сотрудников.

Но не мене важно анализировать эффективность и результативность проведения корпоративных мероприятий по влиянию активности сотрудников на ключевые показатели роста компании. Для этого лучше всего воспользоваться средствами визуализации данных. Ведь уровень мотивации сотрудников нельзя вычислить холодными точнейшими расчетами. Поэтому применяя визуализацию данных в качестве инструмента решения для поставленной аналитической задачи, в результате получаем лучшие преимущества:

1. Своевременное определение тенденции для контроля или изменения хода стратегии.
2. Усиление мотивации для достижения цели с помощью визуальной картинки.
3. Укрепление веры в результат.
4. Удобные и комфортные условия с интерактивными возможностями для анализа ключевых показателей.

Одним из таких бюджетных решений является пример дашборда для визуального анализа отчета по результатам проведения корпоративных мероприятий в Excel.



Техническое задание для визуализации данных в Excel

По традиции сначала моделируем ситуацию для примера практического использования дашборда и ознакомления с его принципами действия.

На протяжении года на предприятии ежемесячно проводились корпоративные мероприятия в разные дни каждого месяца. В результате на конец учетного периода необходимо проанализировать эффективность проведения программы по корпоративным мероприятиям. А также определить их влияние на 4 ключевые показатели эффективности сотрудников и предприятия в целом:

1. Динамика изменения объема продаж.
2. Динамика выполнения ежемесячных и ежедневных планов продаж.
3. Показатель конверсии охвата клиентов в лиды и закрытие сделок.
4. Ключевые показатели эффективности работы сотрудников (KPI):

• охваты;
• оферты;
• лиды.

Для привередливых аналитиков предоставляется возможность выборки данных в любом диапазоне периода внутри месяца. Это позволит детально проанализировать ежедневные изменения до и после проведения корпоративного мероприятия по всем ключевым показателям.

Этапы работы визуализации дашборда

Поэтапно рассмотрим структуру и принципы работы для визуализации данных на дашборде с интерактивными функциями комфортного анализа.

Слева находится блок панели управления с интерактивным визуальным календарем:

В самом верху расположен переключатель форматов календаря (США и Европейский). Под календарем второй переключатель между режимами выборки данных. Вариативный (для произвольной выборки периода) и недельный (для удобной еженедельной выборки данных).

Ниже находятся 3 элемента управления выборкой. Первые два счетчика указывают на начало и конец периода выборки внутри месяца. Последний счетчик – это переключатель по номерам недели 1-6 (I-VI). Он активен только при переходе на соответствующий режим переключателем выше. При выборе указанного периода на календаре автоматически подсвечиваются синим цветом выбранные дни месяца.

Под элементами управления выборки данных за произвольный период, расположен переключатель между месяцами.

В самом центре верхней части дашборда находится блок визуализации основных значений показателей:

Данный блок состоит из двух частей визуализации: абсолютных и относительных значений.

В правой части абсолютных значений отображается динамика продаж. А также диапазоны выборки (фиолетовая полоса с 15-21 день месяца включительно – итого 7 дней) и диапазон от начала месяца до конца выбранного периода (синяя полоса периода с 1-21 включительно с периодом выборки 7 дней).

В правой части отображаются относительные значения в зависимости от выбранного одного из четырех отчетов с помощью переключателя, расположенного ниже. Здесь также фигурируют выбранные периоды, окрашенные соответствующими цветами.

Важно отметить! Доля фиолетового цвета окрашена по краям в синий цвет, так как выбранный период (15-21) вложен в начальный (1-21).

Глядя на изображение выше его визуализацию данных следует прочитать так: на период с 15-21 дня месяца приходится 33% продаж а именно $15795. Всего выбрано с начала месяца 74% данных соответственно от начала месяца до начала выборки остается 41% продаж (74%-33%), а на конец месяца после выборки остается – 26% (100%-74%).

Применяется лаконичный подход отображения данных с минимальным количеством подписей на графиках, чтобы не превратить визуализацию в информационный мусор.

Красная полоса на против 10-го числа месяца это дата проведения корпоративного мероприятия. Она привязана к третьему верхнему крайнему правому блоку, а также видна на визуальном календаре. Целостная картина верхней части визуализации на дашборде позволят наглядно определить дату:

В правом верхнем блоке отображается рекламный баннер проведенного корпоративного мероприятия и день проведения в текущем месяца. День с корпоративным мероприятием отображается на всех трех блоках:

1. На визуальном календаре число обведено красным квадратом.
2. На графике динамики продаж – вертикальная красная полоса.
3. Красное число напротив выпадающего списка.

С помощью элемента управления «выпадающий список» можно изменить дату для экспериментального визуального анализа. Притом дата изменения сохраняется при переключении на следующий месяц.

Полезный совет! Данный прием динамического изменения значений в разных ячейках определенного диапазона был реализован в Excel благодаря использованию динамических именных диапазонов. Ссылки на именные диапазоны следует прописать в полях для заполнения ссылок на значения элемента управления выпадающего списка, как показано низе на картинке:

С помощью переключателя в нижнем правом углу третьего блока (в виде красной круглой кнопки) можно отключить/включить отображение даты как вертикальной полосы на графике, так и красной обводки числа на визуальном календаре.

Ниже находятся 4 блока сводки отчетов по основным ключевым показателям с вышеупомянутым переключателем между ними:

Каждый отчет имеет свою круглую кнопку переключателя в верхнем правом углу для отображения вспомогательных объектов на главном графике. Это удобно для детального анализа по инструментам визуализации данных:

Как видно на рисунке при переключении между отчетами изменяется функция правой части главного центрального блока. Теперь диаграмма визуализирует проценты выполнения планов продаж. А именно в период с 1-21 было выполнено 70% месячного плана продаж. Для детального анализа выбран период с 15-21 в нем 32% выполнения месячного плана по продажам. Ежедневный план продаж находится на уровне $1650.

Чтобы не нагружать визуализацию данных большим количеством информации одновременно, можно выборочно отключать их переключателями в верхнем правом углу каждого блока со соответствующим цветом.

Каждый из 4-х блоков соответствует 4-м показателям обусловленных выше в ТЗ (Техническом Задании). Но последний блок KPI следует рассмотреть более детально.

Как планировать KPI для персонала предприятия?

Перед тем как рассчитать показатель KPI (Key Performance Indicators) кратко напомним об его главном предназначении. Для этого дадим ответ на простой вопрос: зачем нужен KPI если есть план продаж? Все очень просто – нет более лживой отчетности о продажах чем в деньгах. Например, рост продаж может быть искусственно раздут как финансовый пузырь. Для этого могут быть задействованы все вспомогательные инструменты торговли:

• скидки;
• рассрочка;
• товарное кредитование;
• бесплатная доставка и др.

В результате план продаж выполнен, выручка растет. НО! Уже в среднесрочной перспективе снижается прибыль, снижаются оборотные средства, растет дебиторская задолженность и возвраты просроченных товаров.

Поэтому так важно использовать KPI, который нацелен не на денежные суммы в результате продаж, а на результаты выполнения задач, поставленных перед сотрудниками компании. Например, составление и распространение предложений потенциальным клиентам по определенным каналам взаимосвязи, проведение опросов, выполнение взаимодействий, проведение консультаций и презентаций для целевой аудитории и другие подобного рода ключевые задачи, непосредственно влияющих на эффективность деятельности предприятия.

Полезный совет! Финансовые философы, выступающие на корпоративных мероприятиях, также рекомендуют фокусироваться не на результатах и конечных целях, а на конкретных действиях ведущих к достижениям целевых результатов. Планомерное сегментирование задач на подзадачи, сохранение последовательности выполнения действий и т.д.

Заработная оплата должна состоять из двух частей:

1. Ежемесячнй оклад.
2. Премия KPI двух уровней:

• коэффициент нижнего уровня премирования до 100% выполнения плана по KPI – в таком случае премия будет начислена с понижающим коэффициентом (например, при 80% выполнения плана по ключевому показателю выплачивается 80% премии, 70% плана = 70% премии, а меньше 70-ти % премия не выплачивается вообще);
• коэффициент верхнего уровня премирования свыше 100% — премия будет начислена с повышающим коэффициентом (например, 110% перевыполнение плана = 110% премии и максимальный предельный уровень премии 120%).

Обратите внимание! На 4-ом блоке можно управлять уровнями нижних пределов KPI. В данном примере нижний уровень предела премирования установлен на 80%. То есть при выполнении меньше 80% процентов общего плана KPI премия не выплачивается, а только лишь оклад. Нижний уровень при необходимости можно динамически изменять прямо на дюшбаре. С помощью интерактивного элемента управления выпадающий список. Также на графике оранжевым цветом вертикальной линией отмечен день, когда был достигнут уровень нижнего предела премирования KPI. А конкретно 20-го числа в текущем месяце:

Это весьма юзабильно использовать для финансового анализа и планирования стратегии вознаграждения персонала при тех или иных сложившихся условиях.

Полезный совет! На практике не рекомендуется использовать больше, чем 3 ключевых показателя для составления планов по KPI.

Стоит отметить, что при составлении планов по KPI начисление бонусов за выполнение можно выводить усредненный KPI (как в данном примере). Или отдельно указать по каждому ключевому показателю свои уровни нижних приделов и коэффициенты премирования как для понижающего, так и повышающего уровня премирования.

Детальный визуальный анализ за выбранный период данных

В самом низу дашборда находятся еще 2 блока, где детально отображаются показатели внутри выбранного периода данных текущего месяца:

Слева (CHOICE PERIOD) представленные данные по продажам. Уровень ежедневных планов продаж и их перевыполнение.

Справа (SALES FUNNEL) можно детально рассмотреть схему конверсии по воронке продаж с относительными показателями на прохождении каждого этапа воронки. Также только по выбранному периоду.

Стоит отметить, что диапазон периода для выборки данных может охватывать целый месяц. Поэтому эти же два блока могут быть применимы и для общего анализа за текущий месяц.

Все блоки гармонично сочетаются в одну большую картинку визуализации данных на дашборде Excel:

Скачать план корпоративных мероприятий по KPI в Excel

Иза своей функциональности данный шаблон визуализации данных существенно снизил свою универсальность практического применения. Не все его функции походят для большинства предприятий, но его вполне можно использовать в качестве Технического Задания (ТЗ) для похожих будущих проектов на Power BI и других средах разработки визуализации. Без ТЗ результат ХЗ! Данный пример не содержит макросов, он без защитных паролей и предоставлен к свободному использованию для любых целей. Вы можете изменять и улучшать шаблон под свои потребности. Исходные данные по традиции заполняются на отдельном листе «Data».

Существует много разных средств разработки программ и сайтов. Выбор средства разработки зависит от заказчика и самого разработчика

В техническом задании необходимо указать, какое средство разработки будет использовано. Иногда бывает, что лучше выбрать сразу несколько средств разработки, чем пытаться решить задачу одним способом.

Microsoft Access

Эта программа позволяет работать с базами данных и содержит средства управления интерфейсом пользователя, например, отчетами и формами. Программа распространяется как отдельное приложение, а также входит в пакет программ Microsoft Office.

Скорость создания интерфейса в Microsoft Access выше, чем в других системах. При этом изменения в программу могут вносить и специалисты, не имеющие навыков программирования. Вот состав базы данных

• Таблицы — они используются для хранения конкретных данных: чисел, текста, изображений в базе данных

• Язык SQL — это специальный язык управления применяется для выполнения запросов из таблиц базы данных

• Формы — используются для построения интерфейса, например, кнопок с которыми работает пользователь

• Отчеты — этот раздел программы позволяет вам создавать различные виды отчетов для вывода на печать их из базы данных

• VBA — язык программирования для создания взаимодействия интерфейса форм, отчетов, запросов и таблиц

Примечание

Для технического задания необходимо расписать подробно какие формы и отчеты будут разработаны. Заранее уточните их интерфейс, т.к. некоторые отчеты реализовать бывает очень сложно или даже невозможно.

Microsoft SQL Server

При разработке баз данных используют Microsoft SQL Server совместно с другим средством разработки Access или Visual Studio. SQL Server — серверная программа и не предназначена для создания интерфейса пользователя.

Несомненным ее плюсом является то, что она работает постоянно на сервере, все 24 часа в сутки. Это позволяет построить интерфейс для работы с удаленными офисами, организовать работу сайта и провести множество других полезных функций в реальном времени.

Существует множество версий этой системы, но для большинства решаемых задач, не связанных с большим количеством данных, вам может подойти любая программа, в том числе и бесплатная версия.

Microsoft Visual Studio

Для построения web интерфейса и windows форм применяется Microsoft Visual Studio совместно со средой разработки Microsoft Framework.NET.

Интерфейс, создаваемой этой программой может быть достаточно гибкий и профессиональный. Удобно эту программу применять и для создания «коробочных» решений. Но для рядового пользователя освоить эту программу будет очень сложно и специалистов, кто может вносить изменения в такую программу еще меньше, чем на Access

Microsoft Visual Studio применяют для создания различных приложений. Это может быть интерфейс Windows для настольных приложений (программ для вашего компьютера) или для интернет серверов (ASP.NET технология).

При использовании этой программы необходимо изучить язык программирования Visual Basic.NET или C#. Для работы с сайтами — язык Java, HTML, для работы с базами данных — Access или SQL Server.

Данное средство разработки самое мощное из всех предлагаемых Microsoft приложений для разработчика, но и конечно самое сложное в применении, т.к. надо знать не только хорошо современные языки разработки, но и много функций, которые есть в технологии .NET.

Общий вывод такой, если Вы не специалист в этой области, то разработку такой программы лучше отдать профессионалам. Минимальное время для изучения Visual Studio составляет — 3 года, только после этого вы сможете разбираться в тонкостях этой системы и разрабатывать удобные программы.

Microsoft Word

Microsoft Word используется как дополнительная отчетность в базах данных. Очень удобно, например, создать шаблон договора в этой программе, а потом его заполнить данными из Microsoft Access или программы Windows.

Таким образом, вы быстро создаете типовые документы и при этом всегда имеете возможность внести изменения в них при просмотре, перед началом печати.

Microsoft Word имеет два вида файла, один имеет формат *.dot, dotx, другой *.doc, docx. В основном пользователи используют второй вид файлов для вывода уже созданных документов на печать или для их дополнительного редактирования.

Файлы с расширением *.dot (dotx) применяются для работы с внешним интерфейсом, т.е при выводе документа на печать вызывается нужный шаблон, а потом строится документ, используя запрос из базы данных Access, SQL Server. Там, где есть закладки в документе подставляются нужные поля.

Такой способ работы нельзя реализовать с помощью мастера базы данных Access. Это можно сделать только на уровне программирования, т.е. нужно зайти в редактор Visual Basic и написать специальную программу. 

Выводы.

Укажите в техническом задании, какие виды отчетов в Microsoft Word необходимо реализовать в разработке программы. Например, договор, счет на предоплату, расходный и приходный кассовый ордера. Поля, которые надо изменить из программы, необходимо тоже описать в техзадании. От этих полей будет зависеть разработка форм для вывода данных в Word.

Все шаблоны dot в программе должны не меняться из интерфейса программы, необходимо предусмотреть в программе их заполнение и сохранение в формате doc.

Для быстрой разработки отчетов могут потребоваться готовые решения. Например, есть класс VBA для работы с Word, который позволяет использовать VBA код многократно, не задумываясь над техническими проблемами. Вот ссылка.

Примечание.

В версии Access 2003 есть функции экспорта документов в Word отчетов созданных в Access, но они делают это неправильно, с ошибками. Microsoft отказалась от этого интерфейса в следующих версиях базы данных.

Microsoft Excel

Microsoft Excel — очень популярная программа и используется для математических расчетов и построения графиков.

Например, можно создать некоторую группу торговых представителей в разных регионах для работы с нужными предприятиями. Если эти данные занести в Access и отправить в центральный офис, а потом выгрузить в Excel получится интересная графическая информация по продаже товаров в регионах. Это, наверное, самый лучший и наглядный способ управления таблицами в бизнесе.

Microsoft Excel имеет два вида файла, один имеет формат *.xlt (*xltx) , другой *.xls, (*.xlsx). В основном пользователи используют второй вид файлов для вывода уже созданных документов на печать или для их дополнительного редактирования.

Файлы с расширением *.xlt применяются для работы с базой данных, т.е при выводе документа на печать вызывается нужный шаблон, а потом строится документ, используя запрос из базы данных Access, SQL Server. В документе, программа находит ячейки, по названию или номеру и подставляет нужные данные из базы. Когда файл xlt сохраняется, то он уже имеет другое имя xls. Таким обрахом, шаблон xlt не изменяется.

Такой способ работы нельзя реализовать с помощью мастера базы данных Access. Это можно сделать только на уровне программирования, т.е. нужно зайти в редактор Visual Basic и написать специальную программу. 

Выводы.

В техническом задании укажите какие виды отчетов будут сделаны в Microsoft Excel. Например, график работы, график загрузки оборудования и т.п. Для этого создайте таблицу с некоторыми шаблонными данными и привяжите к ней график. Отработайте интерфейс на разных примерах. Далее уже можно отчет подключать к интерфейсу.

Иногда бывает необходимо быстро, без ошибок и профессионально реализовать интерфейс для вывода данных в Excel. Для этого необходимо использовать готовый класс Excel. Вот ссылка на такое решение.

Примечание.

В версии Access 2003 есть функции экспорта документов в Excel отчетов созданных в Access, но они делают это неправильно, с ошибками. Microsoft отказалась от этого интерфейса в следующих версиях базы данных.

Microsoft ReportViewer

С помощью этого средства разработки возможно создание отчетов как для настольных, так и для  web приложений.

Данное средство разработки отчетов встроено в Microsoft Visual Studio (VS). Укажите в техническом задании это средство разработки, если вы используете его для разработки отчетов.

Примечание.

Использование этого средства иногда предпочтительнее других, т.к. для установки готовой программы на компьютер пользователя не надо устанавливать и регистрировать дополнительные библиотеки. Также отчеты можно использовать и в web интерфейсе, и для экспорта данных в Excel, Word, PDF

Средство разработки достаточно сложное. Для изучения его возможностей можно использовать Шаблон отчетности. Загрузите каталог Leadersoft.ru