Такое рабочая книга excel ее структура - Word и Excel - помощь в работе с программами

Окно
табличного процессора Excel предназначено
для ввода электронной таблицы и содержит
следующие элементы:

стандартные
элементы окна Windows;
поле
имени содержит имя или адрес активной
ячейки или диапазона ячеек;
строка
формул предназначена для отображения
и редактирования содержимого активной
ячейки;
строка
состояния выводит информацию о режиме
работы, состоянии индикаторов режимов
и клавиатуры.

В
рабочей области окна расположена рабочая
книга. Рабочая книга — это файл,
предназначенный для хранения электронной
таблицы, имеет расширение .xls. Рабочая
книга состоит из рабочих
листов.
По умолчанию во вновь создаваемой книге
содержится 3 рабочих листа. Пользователь
может управлять этим количеством с
помощью установки значения параметра
Листов в новой книге на вкладке Общие
диалогового окна команды Параметры
меню Сервис.

Каждый
рабочий лист имеет имя (ярлык рабочего
листа). По умолчанию листы именуются
Лист1, Лист2, ЛистЗ, Диаграмма1, они могут
быть следующих типов:

рабочий
лист — электронная таблица;
лист
диаграммы — графическое представление
данных электронной таблицы.

Рабочий
лист представляет собой сетку из строк
и столбцов. Максимальный размер рабочего
листа — 256 столбцов, 65536 строк. Столбцы
именуются латинскими буквами от А до Z
и от АА до IV. Строки именуются числами
от 1 до 65536.

На
пересечении строки и столбцов рабочего
листа расположены ячейки (клетки). Каждая
ячейка имеет адрес, который образуется:
<имя столбца><имя строки>, например
А10. Ввод и редактирование данных
производится в активной ячейке. Активная
ячейка выделяется жирной рамкой Ее имя
содержится в поле имени. Существует
также понятие диапазона ячеек. Диапазон
(блок, интервал) ячеек — это прямоугольная
область в таблице, содержащая несколько
выделенных ячеек. Адрес диапазона
образуется как: <адрес 1-й ячейки> :
<адрес последней ячейки>, например
А1:А10, A10:D20.

В
ячейки рабочего листа можно вводить
данные двух типов: константы и формулы.
Константы — это значения, которые не
изменяются до тех пор, пока их не изменяют
преднамеренно. Константы могут быть
следующих типов: числовые, текстовые
(надписи), даты и времени суток, а также
двух специальных типов — логические
значения и ошибочные значения.

Число
в Excel может состоять только из следующих
символов: цифры от 0 до 9, +, -, (,), /, $, %, (.),
Е, е. Запятая в числе интерпретируется
как разделитель десятичных разрядов.
Символ разделителя может быть изменен
в приложении Язык и стандарты панели
управления Windows.

Существуют
следующие правила ввода чисел:

Если
ввод числа начинается со знака «+» или
«-», пиксел опускает «+» и сохраняет
«-», интерпретируя введенное значение
как отрицательное число.
Числовые
значения, заключенные в круглые скобки,
интерпретируются как отрицательные.
Например, (5) интерпретируется, как -5.
Символ
Е или е используется при вводе чисел в
поненциальном представлении. Например,
1Е6 интерпретируется как 1 000 000 (единица,
умноженная на десять в шестой степени).
При
вводе больших чисел позволяется
вставлять робел для отделения сотен
от тысяч, тысяч от миллионов и т. д. При
таком вводе числа в ячейках появляются
пробелами, а в строке формул без пробелов.
Если
ввод числа начать со знака денежной
единицы, к ячейке будет применен денежный
формат.
Если
ввод числа закончить знаком %, к ячейке
будет применен процентный формат.
Перед
вводом рациональной дроби, чтобы Excel
не итерпретировал ее как дату, следует
ввести 0 и пробел, например 3/4 ввести 0
3/4. Числа можно вводить в различных
форматах. В Excel имеется набор стандартных
числовых форматов, которые ри желании
могут быть изменены. Также можно создать
собственные пользовательские форматы.

Обычно
ввод чисел осуществляется в общем
числовом формате. В соответствии с ним
числа в ячейке отражаются в привычном
виде. Если длина числа не превышает
ширину ячейки, то оно отображается в
том виде, в котором вводится, если
превышает, то число будет выведено в
экспоненциальной форме. Если значение
числа превышает допустимое по формату
значение, то в ячейке выводится признак
переполнения — ####. Изменить, стандартный
формат можно на вкладке Вид команды
Ячейки меню Формат.

Ввод
текста аналогичен вводу числовых
значений. Текст — это произвольная
последовательность символов, не
воспринимаемая как число, дата, время
суток или формула. При вводе длинного
текста, который не может быть полностью
отображен в одной ячейке, Excel способен
вывести его, перекрывая соседние ячейки.
Но при этом текст все равно будет
храниться только в одной ячейке. При
вводе текста в ячейку, которая перекрыта
содержимым другой ячейки, перекрывающий
текст обрезается. В строке формул при
активизации ячейки с длинным текстом
отображается весь хранящийся в ней
текст. Длинный текст в ячейке можно
увидеть, расширив столбец двойным
щелчком на границе столбца в его
заголовке. Ширина столбца настроится
по максимальной ширине значений в этом
столбце. Облегчить чтение длинных
текстовых значений может также перенос
текста. Этот режим позволяет вводить
длинные текстовые значения с переносом
на следующие строки без наложения текста
на другие ячейки. При этом Excel увеличивает
высоту строки, которая содержит ячейку
с дополнительными строками. Чтобы
установить этот режим, следует включить
флажок Переносить по словам на вкладке
Выравнивание команды Ячейки меню Формат.

Иногда
требуется ввести число со знаком «+»
перед ним. При простом наборе «плюс
число» Excel воспримет ввводимое значение
как числовое, и знак «+» опустит. Чтобы
заставить Excel обращаться со специальными
символами, как с обычными, нужно ввести
числовой текст. Числовой текст может
состоять из текста и чисел или только
из чисел. Если значение, вводимое в
ячейку, будет состоять из текста и чисел,
оно будет интерпретироваться как
текстовое. Для того чтобы создать
текстовое значение, состоящее целиком
из числовых символов, следует начать
ввод с апострофа или ввести сначала
знак равенства, а затем значение,
заключенное в кавычки. Знак равенства
с кавычками или апостроф появляются в
строчке формул, но не выводятся в ячейке.
В то время как числовые значения по
умолчанию выравниваются по правому
краю, числовой текст, как и обычный,
выравнивается по левому.

В
Excel дата и время суток интерпретируются
как числа. Основной единицей измерения
времени в Excel являются сутки. Они
представляются последовательными
десятичными значениями от 1 до 65380.
Базовая дата, представляемая десятичным
числом 1, — это воскресенье, 1 января
1900 г. Максимальное десятичное значение
даты ; 65380 представляет 31 декабря 2078
года. При вводе даты г Excel сохраняет ее
в виде десятичного значения, которое
равно количеству дней между заданной
и базовой датой. Время суток — это
десятичная дробь, которая представляет
часть суток между их началом (12:00 ночи)
и заданным временем. Например, 12:00 дня
представляется значением 0,5.

Внешнее
представление в ячейках рабочего листа
зависит от формата, назначенного ячейке.
В форматах даты и времени используются
следующие разделители: «.», «/ », « — » —
для даты; «> — для времени.

При
вводе даты между 1920 и 2010 гг. можно
указывать только две последние цифры
года. При вводе даты вне этого диапазона
год нужно записывать полностью.

Чтобы
ввести текущее время в ячейку или в
формулу, следует одновременно нажать
клавиши Ctrl, Shift и «:». Для ввода текущей
даты в ячейку или формулу следует
одновременно нажать клавиши Ctrl и «;».

При
вводе даты и времени нет различий между
строчными и прописными буквами. При
использовании 12-часового формата после
ввода времени через пробел следует
ввести АР (А) — для ввода времени до
полудня и РМ (Р) — для ввода времени
после полудня. Например, 3:00 РМ означает
15:00. Дату и время можно ввести в одну
ячейку. Тогда их следует разделить
пробелом.

Данные
типа даты и времени суток могут участвовать
в вычислениях (сложение, вычитание), а
также входить в состав формул в виде
текста (тогда их необходимо заключить
в двойные кавычки).

24.
EXCEL.ФОРМУЛЬНЫЕ
ВЫРАЖЕНИЯ.

Формула
– это краткая запись некоторой
последовательности действий, приводящих
к конкретному результату. Формула может
содержать не более 1024 символов. Структуру
и порядок элементов в формуле определяет
ее синтаксис.

Все
формулы в Excel должны начинаться со знака
равенства. Без этого знака все введенные
символы рассматриваются как текст или
число, если они образуют правильное
числовое значение.

Формулы
содержат вычисляемые элементы (операнды)
и операторы. Операндами могут быть
константы, ссылки или диапазоны ссылок,
заголовки, имена, функции.

По
умолчанию вычисления по формуле
осуществляется слева направо, начиная
с символа «=». Для изменения порядка
вычисления в формуле используются
скобки.

Пример
формулы:

=А1+В1

Пример
функции:

=ВПР(A4;$A$34:$D$40;4;ЛОЖЬ)

В
Excel включено 4 вида операторов:
арифметические, текстовые, операторы
сравнения, адресные операторы.

Арифметические
операторы используются для выполнения
основных математических вычислений
над числами. Результатом вычисления
формул, содержащих арифметические
операторы, всегда является число. К
арифметическим операторам относятся:
+, -, *, /, %,^.

Операторы
сравнения используются для обозначения
операций сравнения двух чисел. Результатом
вычисления формул, содержащих операторы
сравнения, являются логические значения
Истина
или Ложь.
К операторам сравнения относятся: =, >,
<, >=, <=, <>.

Текстовый
оператор & осуществляет объединение
последовательностей символов в единую
последовательность.

Адресные
операторы объединяют диапазоны ячеек
для осуществления вычислений. К адресным
операторам относятся:

:
— оператор диапазона, который ссылается
на все ячейки между границами диапазона
включительно;

,
— оператор объединения, который ссылается
на объединение ячеек диапазона. Например,
СУММ(В5:В15,С15:С25);

“ “ – оператор
пересечения, который ссылается на общие
ячейки диапазона. Например, в формуле
СУММ(В4:С6 В4:D4) ячейки В4 и С4 являются
общими для двух диапазонов. Результатом
вычисления формулы будет сумма этих
ячеек.

Приоритет
выполнения операций:

операторы
ссылок (адресные) «:», «,», « »;
знаковый
минус ‘-‘
вычисление
процента %;
арифметические
^, *, /, +, -;
текстовый
оператор &;
операторы
сравнений =, <, >, <=, >=, <>.

Если
неизвестно точно, в каком порядке Excel
будет выполнять операторы в формуле,
стоит использовать скобки, даже тогда,
когда на самом деле в них нет никакой
необходимости. Кроме того, при последующих
изменениях скобки облегчат чтение и
анализ формул.

После
ввода формулы в ячейку рабочего листа
на экране в окне рабочего листа в ячейку
выводится результат вычисления. Для
вывода в ячейки формул следует установить
флажок Формулы
на вкладке Вид
команды Параметры
меню СЕРВИС.

Ссылка
является идентификатором ячейки или
группы ячеек в книге. При создании
формул, содержащих ссылки на ячейки,
формула связывается с ячейками книги.
Значение формулы зависит от содержимого
ячеек, на которые указывают ссылки, и
оно изменяется при изменении содержимого
этих ячеек. С помощью ссылок в формулах
можно использовать данные, находящиеся
в различных местах листа, или использовать
значение одной и той же ячейки в нескольких
формулах. Кроме того, можно ссылаться
на ячейки, находящиеся на других листах
книги, или в другой книге, или даже на
данные другого приложения. Ссылки на
ячейки других книг называются внешними.
Ссылки на данные других приложений
называются удаленными.

В
Excel существуют три типа ссылок:
относительные, абсолютные, смешанные.

Относительная
ссылка
указывает на ячейку, основываясь на ее
положении относительно ячейки, в которой
находится формула, например «на две
строки выше». При перемещении формулы
относительная ссылка изменяется,
ориентируясь на ту позицию, в которую
переносится формула. Например, если в
клетке С1 записана формула: =А1+В1, то при
копировании ее в клетку С2 формула будет
иметь следующие относительные ссылки
=А2+В2; при копировании в D1: =В1+С1.

Абсолютными
являются ссылки на ячейки, имеющие
фиксированное расположение на листе.
Эти ссылки не изменяются при копировании
формул. Абсолютная ссылка содержит знак
$ перед именем столбца и именем строки.
Например:
$A$1

Смешанные
ссылки
— это ссылки, являющиеся комбинацией
относительных и абсолютных ссылок.
Например, фиксированный столбец и
относительная строка: $D6.

Ссылки
на ячейки других листов книги имеют
следующий формат:

<имя
раб.листа>!ссылка на ячейку, например:
Лист2!А1:А10
.

Если
имя рабочего листа содержит пробелы,
то оно заключается в одинарные кавычки,
например: ‘лицевой
счет’!А1:А10
.

Excel
позволяет ссылаться на диапазон ячеек
нескольких рабочих листов. Такая ссылка
называется объемной. Например:
Лист1:Лист5!$A$1:$D$3
.

Ссылки
на ячейки других книг имеют следующий
формат:

[имя
книги]<имя листа>!ссылка на ячейку,
например: [книга2]Лист3!Е5:Е15.

В
Excel существует еще один стиль ссылок,
называемый R1C1. При использовании этого
стиля Excel ссылается на ячейки по номерам
строк и столбцов. В этом режиме
относительные ссылки выводятся в
терминах их отношения к ячейке, в которой
расположена формула, а не в терминах их
действительных
координат.
Стиль
R1C1 используется при отражении ссылок
в макросах.

В
большинстве случаев работа с текстовыми
значениями происходит так же, как с
числами. Для объединения текстовых
значений используется оператор &,
причем таких операторов в формуле может
быть несколько. С помощью оператора &
можно объединять и числовые значения.
В результате будет сформирован числовой
текст. Этот оператор можно также
использовать для объединения текстовых
и числовых значений.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

Источник

Структура рабочей книги[править]

Документ Excel имеет расширение «*.xls» («*.xlsx» в Microsoft Office Excel 2007 и более поздних версиях) и называется рабочая книга.
Рабочая книга состоит из листов. По умолчанию их создается три. Переключаться между листами можно, используя закладки (ярлычки) в нижней части окна «Лист 1» и т. д.
Каждый лист представляет собой таблицу. Таблица состоит из столбцов и строк.
Столбцов в листе 16384 (2 в 14 степени), а строк 1048576 (2 в 20 степени). Количество ячеек — 17179869184 (2 в 34 степени).
Столбцы обозначаются буквами латинского алфавита (в обычном режиме) от «A» до «Z», затем идет «AA-AZ», «BA-BZ», «AAA» и т. п. до «XFD» (16384).
Строки обозначаются обычными арабскими числами.

На пересечении столбца и строки находится ячейка. Каждая ячейка имеет свой уникальный (в пределах данного листа) адрес, который составляется из буквы столбца (в обычном режиме) и номера строки (например «A1»). Вспомните морской бой, шахматы или как вы находите ваше место в кинотеатре.
Адрес ячейки (ссылка на ячейку) используется в расчётах (и не только) для того, чтобы «достать» данные из этой ячейки, и использовать в формуле.

Только одна из ячеек листа в текущий момент времени является активной. Вокруг активной ячейки видна жирная чёрная рамка с квадратиком в нижнем правом углу (маркером автозаполнения). Даже если выделен диапазон ячеек, все равно одна из выделенных ячеек будет иметь белый цвет. Это не значит, что она не выделена, это значит, что в выделенном диапазоне она активная — именно в нее будет вводится набираемый с клавиатуры текст.

Отдельно следует сказать о так называемых «объединенных ячейках»: в программе Excel допустимо объединять ячейки, при этом визуально границы ячеек стираются и область ячеек, к которой было применено объединение ячеек, условно становится одной ячейкой.
Пример: выделим ячейки D2:E5 и объединим их (правая кнопка мыши в контекстном меню выбираем «Формат ячеек», переходим на вкладку «Выравнивание» ставим птичку напротив «объединение ячеек»). После этой операции при попытке установить курсор в любую из ячеек диапазона, будет выделятся (визуально) сразу 8 ячеек, однако текущей ячейкой будет являться левая верхняя, в этом примере — это ячейка D2.

Операции над листами (ярлычками) рабочей книги[править]

С использованием левой кнопки мыши:

щелчок левой кнопкой по закладке (ярлычку) — переключение на соответствующее окно (либо использовать сочетание клавиш Ctrl+PageUp / Ctrl+PageDown;
перетаскивание левой кнопкой мыши — изменение порядка расположения листов;
Ctrl + перетаскивание левой кнопкой мыши — создание копии листа;
Ctrl + последовательные щелчки по ярлычкам — выделение нескольких листов;
⇧ Shift + щелчок на начальном и конечном ярлычке — выделение диапазона листов;
двойной щелчок по ярлычку — переименование листа. Нажимаем ↵ Enter для завершения.

По нажатию правой кнопки мыши над ярлычком открывается контекстное меню, в котором доступны следующие команды:

«Добавить…». Открывается окно, в котором выбираем, что добавить: новый лист, диаграмму, готовый шаблон и т. д.;
«Удалить». Надеюсь, без комментариев;
«Переименовать». Надеюсь, без комментариев;
«Переместить/Скопировать…». Интересная и полезная команда:
- в выпадающем списке «в книгу: » выбираем, куда мы копируем лист: в один из открытых документов или в новую книгу;
- В списке «перед листом: » будут отображены листы выбранной книги. Выбираем, переместить лист в конец или перед каким листом вставить;
- Если не устанавливать галочку «Создавать копию», лист будет перемещен в выбранную книгу (то есть в этой его не останется!), если установить — в выбранной книге будет создана копия этого листа.
«Выделить все листы». Надеюсь, без комментариев;
«Цвет ярлычка…». Тоже вроде без комментариев. Разве что хочу отметить, что активный «цветной» ярлычок отображается «некорректно» (IMHO);
«Исходный текст». «Господа программеры» разберутся, для чего эта команда, обычным же пользователям сюда не ходить.

Перемещение по таблице (активация нужной ячейки)[править]

Самый простой способ — щелкнуть левой кнопкой на нужной ячейке.
С помощью клавиш управления курсором (стрелочек) можно переместить «курсор» (рамку) на ячейку вверх/вниз/вправо/влево.
С помощью окна «Переход» (активируется сочетанием клавиш Ctrl+G) — в строку «Ссылка: » вводим необходимый адрес ячейки, например BH12543, и нажимает ↵ Enter. Данный способ удобен в тех случаях, когда необходимо переместиться к ячейке находящейся в той части листа рабочей книги, которая значительно отдалена от текущего положения активной ячейки (в окне «Переход» допустимо вводить и адрес диапазона — в этом случае, кроме перемещения к диапазону, также происходит его выделение)

Нажатие клавиши Tab ↹ приводит к перемещению в следующую (справа) ячейку в строке, а ⇧ Shift+Tab ↹ — в предыдущую. Нажатие клавиши ↵ Enter приводит к перемещению на ячейку вниз, а ⇧ Shift+↵ Enter — вверх.
Однако, если нажать несколько раз Tab ↹, затем нажать ↵ Enter, курсор прыгнет под ту ячейку, в которой мы в первый раз нажали Tab ↹. Это удобно в тех случаях, когда мы заполняем таблицу построчно.
Нажатие сочетаний клавиш Ctrl+клавиши управления курсором приводит к «прыжку» курсора к ближайшей ячейке, где имеются какие-то данные. Если же таких ячеек на пути не встречается, курсор прыгает к одному из краёв таблицы.
Если выделен диапазон ячеек, одна из них все равно остается белой, «невыделенной» (см. выше). При этом нажатие клавиш Tab ↹, ↵ Enter [+⇧ Shift] приведет к циклическому перемещению активной ячейки. В процессе этого можно вводить данные, выделение не снимется. Если в процессе перемещения активной ячейки нажать Ctrl+↵ Enter (не выходя из режима редактирования), значение из этой ячейки скопируется во все ячейки выделенного диапазона;
Нажатие клавиш Page Up / Page Down приводит к перемещению на страницу вниз / вверх;

Выделение ячеек, диапазонов ячеек, столбцов и строк[править]

Чтобы выделить одну ячейку, щелкните на ней левой кнопкой мыши;
Чтобы выделить связный диапазон ячеек, наведите курсор мыши на ячейку, которая будет началом/концом выделенного диапазона, зажмите левую кнопку мыши, и, не отпуская ее, двигайте мышь до той ячейки, которая будет концом/началом выделенного диапазона, затем отпустите левую кнопку мыши;
Если нужно выделить два и более несвязных диапазона/ячейки, выделите сначала первый/первую, затем зажмите Ctrl, и не отпуская его, выделите остальные диапазоны/ячейки. Они добавятся в выделение;
Нажатие сочетания клавиш Ctrl+A приводит к выделению всей таблицы. Но не всегда, есть маленький нюанс. Если справа, справа и на одну строку вниз, или снизу есть ячейка, содержащая данные, после первого нажатия этого сочетания выделится диапазон, начальной ячейкой которого будет активная ячейка, конечной — ячейка с данными. Повторное нажатие Ctrl+A приведет к выделению всей таблицы;
Чтобы выделить всю таблицу, можно щелкнуть левой кнопкой мыши на пересечении столбцов и строк («между» столбцом «A» и строкой «1»);
Чтобы выделить весь столбец, щелкнете на заголовке столбца («шапка» таблицы сверху);
Чтобы выделить всю строку, щелкнете на заголовке строки («шапка» таблицы слева);
Чтобы выделить диапазон столбцов или строк, наведите курсор мыши на начало диапазона, зажмите левую кнопку, и, не отпуская ее, передвигайте курсор;
С зажатой клавишей Ctrl можно выделять не только несвязные ячейки и диапазоны, но и строки и столбцы;
Если зажать клавишу ⇧ Shift и нажимать на клавиши управления курсором, выделяется диапазон, началом которого будет активная в момент нажатия клавиш управления курсором ячейка, а концом ячейка с координатами, зависящими от того, сколько раз и какие вы нажали клавиши управления курсором.

Изменение ширины столбцов и высоты строк[править]

При наведении курсора мыши на границу между двумя строками или столбцами (в «шапке» таблицы), курсор изменяет форму. Если зажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместить курсор, будет изменяться ширина столбца или высота строки. При этом появится всплывающая подсказка, в которой будет отображаться числовое значение ширины (высоты).
При изменении ширины столбцов, первое число будет означать, сколько символов шрифта текущего размера поместится в этой ячейке. Число в скобках показывает ширину в пикселях.
При изменении высоты строк, первое число показывает, какого максимального размера (шрифта) текст поместится в эту ячейку. Число в скобках показывает высоту в пикселях.
Если выделить несколько столбцов (строк), затем изменить ширину (высоту) одной из них, все выделенные столбцы (строки) станут такой же ширины (высоты).

Если выполнить двойной щелчок левой кнопкой мыши на правой границе столбца (нижней границе строки), то ширина столбца (высота строки) подгонится под содержимое (под самый «длинный» («высокий») элемент. Аналогично, если выделены несколько столбцов (строк), то двойной щелчок на правой (нижней) границе любого из них подгонит все выделенные столбцы (строки) под содержимое;
Если щелкнуть правой кнопкой на заголовке столбца (строки), в контекстном меню появятся команды «Ширина столбца…» («Высота строки»). После выбора одной из них откроется окно «Ширина столбца» («Высота строки»), в котором пользователь может ввести числовое значение ширины (высоты) в количестве символов (размер шрифта).

Ввод и редактирование данных в ячейках[править]

Для ввода данных в одну ячейку достаточно сделать ее активной и начать набирать текст, при этом мы входим в режим редактирования данных в ячейке. Для выхода из режима редактирования нужно нажать ↵ Enter или Tab ↹ ([+⇧ Shift]). Если до этого в ячейке были данные, они сотрутся;
Для ввода одинаковых данных во многие ячейки, выделяем нужные ячейки, пишем текст, и, не выходя из режима редактирования, нажимаем Ctrl+↵ Enter;
Для изменения данных в ячейке, делаем ее активной и делаем на ней двойной щелчок;
Для изменения данных в ячейке, делаем ее активной и нажимаем F2;
Для изменения данных в ячейке, делаем ее активной, щелкаем в строке формул, и в ней изменяем содержимое ячейки, для завершения нажимаем ↵ Enter, либо зеленую галочку слева.
Для принудительного ввода разрыва строки достаточно в нужном месте текста ячейки нажать Alt+↵ Enter

Добавление примечания к ячейке[править]

Для вставки примечания делаем одно из указанных ниже действий:

Щелкаем правой кнопкой в нужной ячейке → «Добавить примечание» → Пишем текст примечания и оформляем → щелкаем за пределами примечания для завершения;
Выделяем нужную ячейку → меню «Вставка» → «Примечание» → … ;
Выделяем нужную ячейку → меню «Рецензирование» → «Создать примечание» → … или быстрой комбинацией ⇧ Shift+F2 (для Excel 2007)

Откроется окошко, в верхней части которого вставится имя текущего пользователя. В нём пишем текст примечания, причем его можно оформлять (шрифт, начертание, цвет, выравнивание). Для завершения щелкаем за пределами примечания.

В верхнем правом углу ячейки с примечанием появится красный треугольник. При наведении мыши на эту ячейку появится примечание:

К тексту примечания применимы некоторые приемы форматирования (размер, вид шрифта и др.)

При щелчке правой кнопкой на ячейке с примечанием в контекстном меню появятся пункты для работы с примечанием:

С пунктами 1-2 все понятно. Альтернативный способ удалить примечание: меню «Правка» —> «Очистить» —> «Примечания».

Команда «Отобразить или скрыть примечание» делает так, чтобы примечание всегда отображалось, даже без наведения на ячейку мыши. Есть способ отобразить разом все примечания во всех ячейках: меню «Вид» —> «Примечания». При этом откроется панель инструментов «Рецензирование», в котором находятся некоторые дополнительные команды для работы с примечаниями.

Если в этом режиме щелкнуть правой кнопкой мыши на границу примечания, в контекстном меню появится команда «Формат примечания», после выбора которой открывается окно «Формат примечания». В этом окне можно поменять заливку, границы, направление текста и другие настройки примечания.

Если при создании примечание не помещается, раздвиньте сразу границы. Автоматически границы не подгоняются и пользователю потом будет видно не все примечание.

Источник

Анастасия Николаевна Королева

Эксперт по предмету «Информатика»

Задать вопрос автору статьи

Рабочая книга располагается в рабочей области окна табличного процессора.

Определение 1

Рабочая книга – это файл, который предназначен для хранения электронной таблицы и имеет расширение .xlsx. Рабочая книга состоит из рабочих листов, которых по умолчанию в новой рабочей книге 3.

Рабочий лист является основным элементом рабочей книги и предназначен для ввода, редактирования, хранения данных, выполнения вычислений. Основной структурной единицей рабочего листа является ячейка.

Рабочие листы могут быть двух типов:

рабочий лист с данными электронной таблицы (по умолчанию имеют имена Лист1–Лист3);
лист диаграммы с графическим представлением данных электронной таблицы (по умолчанию называются Диаграмма1, Диаграмма2 и т.д.).

Сделаем домашку
с вашим ребенком за 380 ₽

Уделите время себе, а мы сделаем всю домашку с вашим ребенком в режиме online

Бесплатное пробное занятие

*количество мест ограничено

Рабочий лист разбит на строки (нумеруются арабскими цифрами) и столбцы (именуются латинскими буквами).
Максимально допустимое число листов в одной книге – 255.

Количество листов в рабочей книге можно изменить в меню Параметры кнопки Office на вкладке Основные в группе При создании новых книг.

Ярлыки всех рабочих листов в книге отображается в нижнем левом углу окна над строкой состояния.

Операции с рабочими листами

Для добавления нового рабочего лист можно воспользоваться контекстным меню ярлыка любого рабочего листа, в котором нужно выбрать пункт Вставить.

Рисунок 1. Контекстное меню ярлыка рабочего листа

С помощью контекстного меню можно также переименовать, переместить или скопировать рабочий лист, изменить цвет ярлычка листа, скрыть лист, выделить все листы и удалить лист.

«Рабочая книга и листы в MS Excel» 👇

При удалении листа рабочей книги стоит обратить внимание, что в случае, если на листе содержатся какие-либо данные, программа выдаст дополнительный запрос подтверждения его удаления.

Программа не позволит удалить все листы рабочей книги (должен остаться хотя бы один).
Выделение листов происходит аналогично выделению любых объектов электронной таблицы. Для выделения:

одного листа нужно щелкнуть по ярлыку листа;
нескольких смежных листов – щелкнуть по ярлыку первого листа и, при нажатой клавише Shift, щелкнуть по ярлыку последнего листа;
нескольких несмежных листов – щелкнуть по ярлыку первого листа и, при нажатой клавише Ctrl, отмечать мышкой ярлыки нужных листов.

Можно защитить лист от несанкционированного доступа или изменения. Для этого в диалоговом окне Защита листа нужно выбрать нужный вариант защиты, который применяется только к текущему листу.

Рисунок 2. Диалоговое окно Защита листа

Перед защитой листа нужно выделить ячейки, которые необходимо оставить незаблокированными.

Режим скрытия формул

На рабочем листе можно включить режим скрытия формул в ячейках. При использовании такого режима при выделении ячеек в строке формул не будут отображаться формулы, которые в них содержатся. Для включения режима скрытия формул нужно:

Выделить ячейки, формулы в которых нужно скрыть.
Из контекстного меню открыть вкладку Защита диалогового окна Формат Ячеек и установить флажок Скрыть формулы.

Групповое редактирование и форматирование

Для одновременного выполнения редактирования или форматирования нескольких рабочих листов их нужно сгруппировать. Для группировки листов их нужно выделить, после чего все действия, которые будут выполняться на одном листе, автоматически будут применяться к аналогичным ячейкам остальных листов, которые включены в группу. Отмена группировки выполняется с помощью команды Разгруппировать листы.

Создание колонтитулов

Определение 2

Колонтитулы – области, которые расположены в верхнем и нижнем полях каждой из страниц документа.
Колонтитулы можно создать в режиме просмотра Разметка страницы.

Колонтитул состоит их трех полей: левого, центрального и правого, которые заполняются и оформляются независимо друг от друга. Поля колонтитула можно увидеть при наведении стрелки мыши.

Для добавления колонтитула нужно щелкнуть в левом, центральном или правом поле верхнего или нижнего колонтитула, после чего автоматически откроется дополнительная вкладка Конструктор инструмента Работа с колонтитулами.

вкладка Конструктор для работы с колонтитулами»>

Рисунок 3. Дополнительная вкладка Конструктор для работы с колонтитулами

В колонтитулы можно добавлять текст прямо с клавиатуры.

С помощью кнопок группы Элементы колонтитулов в поля колонтитула можно вставить информацию, которая автоматически обновляется:

номер страницы;
число страниц – вставляет общее количество страниц для печати;
текущая дата – вставляет автоматически обновляющуюся дату при печати;
текущее время;
путь к файлу – отображает весь путь (диск, папки) к файлу, причем описание автоматически изменится, если файл будет перемещен в другую папку или переименован;
имя файла – отображает имя файла и автоматически изменяет его при переименовании;
имя листа.

При вставке сама информация не отображается, а отображается символ & (амперсант) с названием типа информации в квадратных скобках (например, &[Файл]).

С помощью кнопки Рисунок можно вставлять в колонтитулы рисунки из графических файлов.

Для изменения некоторых параметров шрифта колонтитула нужно:

Выделить текст всего поля колонтитула или нужной части.
Установить параметры шрифта с помощью элементов группы Шрифт на вкладке Главная или всплывающей мини-панели инструментов.

Можно установить особый колонтитул для первой страницы (в таком случае на первой странице он не будет отображаться) и разные колонтитулы для четных и нечетных страниц. Для этого нужно установить соответствующие флажки в группе Параметры.

Выйти из режима редактирования колонтитулов можно щелкнув на любой ячейке листа или нажав Esc.

Находи статьи и создавай свой список литературы по ГОСТу

Поиск по теме

Источник

Введение в Microsoft Excel

Microsoft Excel — одна из программ пакета Microsoft Office, представляющая из себя программируемый табличный калькулятор.

Область применения Microsoft Excel

Область применения Excel широка:

благодаря тому, что лист Excel представляет из себя готовую таблицу, Excel часто используют для создания документов без всяческих расчётов, просто имеющих табличное представление (например, прайс-листы в магазинах, расписания);
в Excel легко можно создавать различные виды графиков и диаграмм, которые берут данные для построения из ячеек таблиц (график снижения веса тела за указанный период от начала занятий спортом);
его могут использовать обычные пользователи для элементарных расчетов (сколько потратил за этот месяц, что/кому/когда дал/взял);
Excel содержит многие математические и статистические функции, благодаря чему его могут использовать школьники и студенты для расчетов курсовых, лабораторных работ;
Excel интенсивно используется в бухгалтерии — во многих фирмах это основной инструмент для оформления документов, расчётов и создания диаграмм. Естественно, он имеет в себе соответствующие функции;
Excel может даже работать как база данных. Хотя, конечно, до полноценной базы данных ему далеко;
Excel можно использовать в качестве формы для представления обработанных данных.

Способы запуска

(для версии «2003») «Пуск» → «Все программы» → «Microsoft Office» → «Microsoft Office Excel»;
(для более ранних) «Пуск» → «Все программы» → «Microsoft Excel»;
«Пуск» → «Выполнить…» → в открывшемся окне написать «excel» и нажать «ОК»;
Правый щелчок на пустом месте → «Создать» → «Лист Microsoft Excel» → будет создан пустой файл с расширением «xls» → Двойным щелчком запускаем его.

Предварительные настройки и рекомендации

Всегда должны быть включены панели инструментов «Стандартная» и «Форматирование». Включить их можно в меню «Вид» — «Панели инструментов». Также в меню «Вид» включите панели «Строка формул» и «Строка состояния»;
После установки по умолчанию установлен режим, в котором панели инструментов отображаются в одной строке, при этом не поместившиеся кнопки скрыты от пользователя, что плоxо. Наведите мышку на левую границу панели инструментов и, когда курсор примет вид четырехглавой стрелки, левой кнопкой перетащите панель инструментов во вторую строку;
По умолчанию в главном меню программы отображаются только часто используемые пункты, остальные скрыты. Включите их в меню «Сервис» — «Настройка…» — закладка «Параметры» — галочка «Всегда показывать полные меню». Там же поставьте галочку «Отображать подсказки для кнопок».

Интерфейс программы Microsoft Excel

Общие операции над листами и ячейками рабочей книги

Структура рабочей книги

Документ Excel имеет расширение «*.xls» («*.xlsx» в Microsoft Office Excel 2007) и называется рабочая книга. Рабочая книга состоит из листов. По умолчанию их создается три. Переключаться между листами можно, используя закладки (ярлычки) в нижней части окна «Лист 1» и т.д.

Каждый лист представляет собой таблицу. Таблица состоит из столбцов и строк. Столбцов в листе 256 (2 в 8 степени), а строк 65536 (2 в 16 степени). Количество ячеек предлагаю посчитать самим. Столбцы обозначаются буквами латинского алфавита (в обычном режиме) от «A» до «Z», затем идет «AA-AZ», «BA-BZ» и т.п. до «IV» (256). Строки обозначаются обычными арабскими числами.

На пересечении столбца и строки находится ячейка. Каждая ячейка имеет свой уникальный (в пределах данного листа) адрес, который составляется из буквы столбца (в обычном режиме) и номера строки (например «A1»). Вспомните морской бой, шахматы или как вы находите ваше место в кинотеатре. Адрес ячейки (ссылка на ячейку) используется в расчётах (и не только) для того, чтобы «достать» данные из этой ячейки, и использовать в формуле.

Операции над листами (ярлычками) рабочей книги

С использованием левой кнопки мыши:

щелчок левой кнопкой по закладке (ярлычку) — переключение на соответствующее окно (либо использовать сочетание клавиш Ctrl + PageUp/Ctrl + PageDown);
перетаскивание левой кнопкой мыши — изменение порядка расположения листов;
Ctrl + перетаскивание левой кнопкой мыши — создание копии листа;
Ctrl + последовательные щелчки по ярлычкам — выделение нескольких листов;
Shift + щелчок на начальном и конечном ярлычке — выделение диапазона листов;
двойной щелчок по ярлычку — переименование листа. Нажимаем «Enter» для завершения.

«Добавить…». Открывается окно, в котором выбираем, что добавить: новый лист, диаграмму, готовый шаблон и т.д.;
«Удалить». Надеюсь, без комментариев;
«Переименовать». Надеюсь, без комментариев;
«Переместить/Скопировать…». Интересная и полезная команда:
- в выпадающем списке «в книгу:» выбираем, куда мы копируем лист: в один из открытых документов или в новую книгу;
- В списке «перед листом:» будут отображены листы выбранной книги. Выбираем, переместить лист в конец или перед каким листом вставить;
- Если не устанавливать галочку «Создавать копию», лист будет перемещен в выбранную книгу (т. е. в этой его не останется!), если установить — в выбранной книге будет создана копия этого листа.
«Выделить все листы». Надеюсь, без комментариев;
«Цвет ярлычка…». Тоже вроде без комментариев. Разве что хочу отметить, что активный «цветной» ярлычок отображается «некорректно» (IMHO);
«Исходный текст». «Господа программеры» разберутся, для чего эта команда, обычным же пользователям сюда не ходить.

Перемещение по таблице (активация нужной ячейки)

Самый простой способ — щелкнуть левой кнопкой на нужной ячейке.
С помощью клавиш управления курсором (стрелочек) можно переместить «курсор» (рамку) на ячейку вверх/вниз/вправо/влево.

Внимание!!! Если нажать клавишу «Scroll Lock», клавиши управления курсором будут перемещать не курсор, а весь лист! Именно таким же образом в MS-DOS работала клавиша «Scroll Lock» (ведь тогда не было оконного интерфейса и колёсика (scrolling) на мышке). Excel — одна из немногих программ, где работает клавиша «Scroll Lock», причем так же, как в MS-DOS.

Нажатие клавиши «Tab» приводит к перемещению в следующую (справа) ячейку в строке, а «Shift+Tab» — в предыдущую. Нажатие клавиши «Enter» приводит к перемещению на ячейку вниз, а «Shift+Enter» — вверх.
Однако, если нажать несколько раз «Tab», затем нажать «Enter», курсор прыгнет под ту ячейку, в которой мы в первый раз нажали «Tab». Это удобно в тех случаях, когда мы заполняем таблицу построчно.
Нажатие сочетаний клавиш «Ctrl + клавиши управления курсором» приводит к «прыжку» курсора к ближайшей ячейке, где имеются какие-то данные. Если же таких ячеек на пути не встречается, курсор прыгает к одному из краёв таблицы.
Если выделен диапазон ячеек, одна из них все равно остается белой, «невыделенной» (см. выше). При этом нажатие клавиш «Tab», «Enter» [+Shift] приведет к циклическому перемещению активной ячейки. В процессе этого можно вводить данные, выделение не снимется. Если в процессе перемещения активной ячейки нажать «Ctrl+Enter» (не выходя из режима редактирования), значение из этой ячейки скопируется во все ячейки выделенного диапазона;
Нажатие клавиш «Page Up» / «Page Down» приводит к перемещению на страницу вниз / вверх;

Выделение ячеек, диапазонов ячеек, столбцов и строк

Чтобы выделить одну ячейку, щелкнете на ней левой кнопкой мыши;
Чтобы выделить связный диапазон ячеек, наведите курсор мыши на ячейку, которая будет началом/концом выделенного диапазона, зажмите левую кнопку мыши, и, не отпуская ее, двигайте мышь до той ячейки, которая будет концом/началом выделенного диапазона, затем отпустите левую кнопку мыши;
Если нужно выделить два и более несвязных диапазона/ячейки, выделите сначала первый/первую, затем зажмите «Ctrl», и не отпуская его, выделите остальные диапазоны/ячейки. Они добавятся в выделение;
Нажатие сочетания клавиш «Ctrl+A» приводит к выделению всей таблицы. Но не всегда, есть маленький нюанс. Если справа, справа и на одну строку вниз, или снизу есть ячейка, содержащая данные, после первого нажатия этого сочетания выделится диапазон, начальной ячейкой которого будет активная ячейка, конечной — ячейка с данными. Повторное нажатие «Ctrl+A» приведет к выделению всей таблицы;
Чтобы выделить всю таблицу, можно щелкнуть левой кнопкой мыши на пересечении столбцов и строк («между» столбцом «A» и строкой «1»);
Чтобы выделить весь столбец, щелкнете на заголовке столбца («шапка» таблицы сверху);
Чтобы выделить всю строку, щелкнете на заголовке строки («шапка» таблицы слева);
Чтобы выделить диапазон столбцов или строк, наведите курсор мыши на начало диапазона, зажмите левую кнопку, и, не отпуская ее, передвигайте курсор;
С зажатой клавишей «Ctrl» можно выделять не только несвязные ячейки и диапазоны, но и строки и столбцы;
Если зажать клавишу «Shift» и нажимать на клавиши управления курсором, выделяется диапазон, началом которого будет активная в момент нажатия клавиш управления курсором ячейка, а концом ячейка с координатами, зависящими от того, сколько раз и какие вы нажали клавиши управления курсором.

Внимание!!! В Excel существует только добавление к выделению (с Ctrl), убрать из выделения ошибочно выделенные ячейки нельзя! Будьте внимательны.

Изменение ширины столбцов и высоты строк

При наведении курсора мыши на границу между двумя строками или столбцами (в «шапке» таблицы), курсор изменяет форму. Если зажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместить курсор, будет изменяться ширина столбца или высота строки. При этом появится всплывающая подсказка, в которой будет отображаться числовое значение ширины (высоты).
При изменении ширины столбцов, первое число будет означает, сколько символов шрифта текущего размера поместится в этой ячейке. Число в скобках показывает ширину в пикселях.
При изменении высоты строк, первое число показывает, какого максимального размера (шрифта) текст поместится в эту ячейку. Число в скобках показывает ширину в пикселях.
Если выделить несколько столбцов (строк), затем изменить ширину (высоту) одной из них, все выделенные столбцы (строки) станут такой же ширины (высоты).

Внимание!!! Если сделать ширину (высоту) отрицательной, выделенные столбцы (строки) исчезнут! В 2007 нельзя сделать ширину отрицательной, перетаскиванием границы.

Если выполнить двойной щелчок левой кнопкой мыши на правой границе столбца (нижней границе строки), то ширина столбца (высота строки) подгонится под содержимое (под самый «длинный» («высокий») элемент. Аналогично, если выделены несколько столбцов (строк), то двойной щелчок на правой (нижней) границе любого из них подгонит все выделенные столбцы (строки) под содержимое;
Если щелкнуть правой кнопкой на заголовке столбцы (строки), в контекстном меню появятся команды «Ширина столбца…» («Высота строки»). После выбора одной из них откроется окно «Ширина столбца» («Высота строки»), в котором пользователь может ввести числовое значение ширины (высоты) в количестве символов (размер шрифта).

Ввод и редактирование данных в ячейках

Для ввода данных в одну ячейку достаточно сделать ее активной и начать набирать текст, при этом мы входим в режим редактирования данных в ячейке. Для выхода из режима редактирования нужно нажать «Enter» или «Tab» ([+Shift]). Если до этого в ячейке были данные, они сотрутся;
Для ввода одинаковых данных во многие ячейки, выделяем нужные ячейки, пишем текст, и, не выходя из режима редактирования, нажимаем «Ctrl+Enter»;
Для изменения данных в ячейке, делаем ее активной и делаем на ней двойной щелчок;
Для изменения данных в ячейке, делаем ее активной и нажимаем «F2»;
Для изменения данных в ячейке, делаем ее активной, щелкаем в строке формул, и в ней изменяем содержимое ячейки, для завершения нажимаем «Enter», либо зеленую галочку слева.
Для принудительного ввода разрыва строки достаточно в нужном месте текста ячейки нажать «Alt+Enter»

Добавление примечания к ячейке

Для вставки примечания делаем одно из указанных ниже действий:

Щелкаем правой кнопкой в нужный ячейке → «Добавить примечание» → Пишем текст примечания и оформляем → щелкаем за пределами примечания для завершения;
Выделяем нужную ячейку → меню «Вставка» → «Примечание» → … ;

К тексту примечания применимы некоторые приемы форматирования (размер, вид шрифта и др.)

С пунктами 1-2 все понятно. Альтернативный способ удалить примечание: меню «Правка» — «Очистить» — «Примечания».

Команда «Отобразить или скрыть примечание» делает так, чтобы примечание всегда отображалось, даже без наведения на ячейку мыши. Есть способ отобразить разом все примечания во всех ячейках: меню «Вид» — «Примечания». При этом откроется панель инструментов «Рецензирование», в котором находятся некоторые дополнительные команды для работы с примечаниями.

Форматирование ячеек

Выравнивание данных в ячейках

По умолчанию, текст выравнивается по левому краю (по горизонтали), а числа — по правому (по горизонтали). По вертикали данные выровнены по нижнему краю. Выравнивание по горизонтали можно поменять с помощью кнопок на панели инструментов «Форматирование» которую можно вызвать сочетанием кнопок ctrl+1:

Здесь (слева направо) кнопки: по левому краю, по центру и по правому краю.

Выравнивание по вертикали изменяется с помощью окна «Формат ячеек», закладка «Выравнивание»:

Объединение ячеек

Крайне часто возникает необходимость создать одну большую ячейку, которая находится на пересечении нескольких столбцов и нескольких строк:

Это можно сделать двумя способами:

кнопка «Объединить и поместить в центре» на панели инструментов «Форматирование» ;
галочка «объединение ячеек» в окне «Формат ячеек», закладка «Выравнивание».

Сначала выделяем ячейки, которые хотим объединить (можно выделять несвязные диапазоны), затем выполняем одно из вышеуказанных действий. Если в выделенном диапазоне была (одна) ячейка с текстом, текст выровняется по центру объединенной ячейки (только по горизонтали). Если в выделенном диапазоне было несколько ячеек с текстом, то сохранится только значение, которое было верхним левым и тоже выровняется.

При активной объединенной ячейке на панели инструментов «Форматирование» будет вдавлена кнопка «Объединить и поместить в центре». Если при этом нажать ее, объединенная ячейка опять распадется на «родные» маленькие, а значение перенесется в верхнюю левую ячейку.

Адресом объединенной ячейки станет адрес верхней левой ячейки, остальные ячейки выделенного диапазона Excel будет рассматривать как пустые.

Очистка данных в ячейках и удаление ячеек

Выделяем «нужные» ячейки и нажимаем «Delete»;
Выделяем «нужные» ячейки, щелкаем правой кнопкой и выбираем «Очистить содержимое»;
Выделяем «нужные» ячейки, заходим в меню «Правка» → «Очистить» → «Выбираем нужный вариант»;
Клавиша ← очищает содержимое активной (одной!) ячейки и включает режим редактирования. Ее удобно использовать при необходимости удалить одно (не все, как по «Delete») значение из выделенного диапазона;
Если «родную» неотформатированную ячейку протащить с помощью маркера автозаполнения по отформатированным, произойдет своего рода удаление;
пункт меню «Правка» → «Удалить…» и пункт контекстного меню «Удалить…» приведет к открытию окна «Удаление ячеек».

В отличие от предыдущих способов (очистка), при этом способе данные из ячеек не просто стираются, а со смещением всех соседних ячеек, строк и столбцов. Меняется строение всей таблицы.

Заливка ячеек цветом

Есть два способа изменить цвет заливки выделенных ячеек:

кнопка «Цвет заливки» на панели инструментов «Форматирование» ;
окно «Формат ячеек», закладка «Вид»:

Добавление границ ячеек

Лист Excel по умолчанию представляет из себя таблицу. Однако сетка таблицы не выводится на печать, пока мы их не наведем. Существует три способа добавить границы к выделенным ячейкам:

Кнопка «Границы» на панели инструментов «Форматирование» ;
окно «Граница», вызываемое из кнопки «Границы» — «Нарисовать границы…» (см. выше):

окно «Формат ячеек», закладка «Граница»:

Источник